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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL GERENCIA GENERAL ADMINISTRATIVO-FINANCIERA
GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE PRESUPUESTO
PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE SALUD –PMSS- BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO –BID-
COMPONENTE DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Guatemala, julio de 2006
ÍNDICE
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE PRESUPUESTO Página
I. PRESENTACIÓN 1
II. FASES DEL PROCESO PRESUPUESTARIO 1
III. LA APERTURA PRESUPUESTARIA 2
3.1. OBJETIVO 2 3.2. NORMAS 2 3.3. NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO DE LA APERTURA PRESUPUESTARIA 3 3.4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA PRESUPUESTARIA 4 3.5. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 5 3.5.1. Estructura programática presupuestaria 5 3.5.2. Formulario “Registro de la Ejecución Presupuestaria” e instructivo 6 3.5.3. “Informe Analítico de la Ejecución Presupuestaria de Gastos” e instructivo 9
IV. PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN FINANCIERA 11
4.1. OBJETIVOS 11 4.1.1. General 11 4.1.2. Específicos 11 4.2. NORMAS 11 4.3. NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO DE LA PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN FINANCIERA 12 4.4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN FINANCIERA 14 4.5. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 15 4.5.1. Formulario “Programación de la Ejecución Financiera” e instructivo 15 4.5.2. Formulario “Programación Física Cuatrimestral de las Áreas de Salud” e instructivo 18 4.5.3. Formulario “Programación Física Cuatrimestral de los Hospitales” e instructivo 20 4.5.4. Formulario “Programación Física Cuatrimestral de las Dependencias Técnico Normativas” e instructivo 22 4.5.5. Formulario “Producción Física Mensual de las Áreas de Salud” e
instructivo 24 4.5.6. Formulario “Producción Física Mensual de los Hospitales” e instructivo 26 4.5.7. Formulario “Producción Física Mensual de las Dependencias Técnico Normativas” e instructivo 28
V. EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 30
5.1. OBJETIVO 30 5.2. NORMAS 30 5.3. NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO DE LA ETAPA DEL COMPROMETIDO 30 5.4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ETAPA DEL COMPROMETIDO 32
VI. MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS 33
6.1. OBJETIVO 33 6.2. NORMAS 33 6.3. NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS 34 6.4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LAS MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS 35 6.5. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 36 6.5.1. Formulario “Comprobante de Modificación Presupuestaria” e instructivo 36
VII. REPROGRAMACIONES FINANCIERAS 39
7.1. OBJETIVO 39 7.2. NORMAS 39 7.3. NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO PARA LAS REPROGRAMACIONES FINANCIERAS 40 7.4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LAS REPROGRAMACIONES FINANCIERAS 41
VIII. EJEMPLO DEL REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 42
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE PRESUPUESTO
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE PRESUPUESTO I. PRESENTACIÓN
El sistema presupuestario de acuerdo a lo establecido en el artículo 7 de la Ley Orgánica del Presupuesto, lo constituye “El conjunto de principios, órganos, normas y procedimientos que rigen el proceso presupuestario de todos los organismos y entidades que conforman el sector público”.
El presupuesto como tal, es un instrumento que traduce en realizaciones las metas y objetivos de la gestión administrativa del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social –MSPAS-, y para su formulación y liquidación anual se rige por lo dispuesto en la Ley Orgánica del Presupuesto y las normas presupuestarias emitidas por la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas.
La ejecución del presupuesto del Ministerio, se realiza a través de las Unidades Ejecutoras, con
base al Plan Operativo Anual –POA-, que contiene las actividades que prevé realizar, así como las metas propuestas para el ejercicio fiscal que se presupuesta.
Para que las actividades sean llevadas a cabo con eficiencia y eficacia, y que las funciones y
procesos se realicen en forma estándar en las Unidades Ejecutoras del Ministerio, se hace necesario la creación del Manual de Organización, Normas y Procedimientos de Presupuesto, para su aplicación en Áreas de Salud, Hospitales Nacionales y las Dependencias Técnico Normativas.
Así mismo, dichos procedimientos están planteados con criterios de simplificación de pasos a
seguir, asegurando a la vez el control interno de las operaciones que se realizan, y que permita a los funcionarios y empleados del área administrativa y financiera, contar con una herramienta de apoyo para la realización de sus actividades.
El componente presupuestario es fundamental dentro del Sistema Integrado Administrativo
Financiero, que vincula el área administrativa con el área financiera a través de los procesos de la ejecución presupuestaria, y el registro de las diferentes etapas del gasto (comprometido, devengado, pagado y consumido), además proporciona información de las Unidades Ejecutoras en forma oportuna para la toma de decisiones.
II. FASES DEL PROCESO PRESUPUESTARIO
Las fases del proceso presupuestario son las siguientes: • Apertura presupuestaria • Programación de la ejecución física y financiera • Ejecución presupuestaria
o Etapas de la ejecución presupuestaria del gasto Compromiso, devengado y pagado
o Etapas de la ejecución presupuestaria del ingreso Devengado y recaudado
o Fondos rotativos • Modificaciones presupuestarias • Reprogramaciones financieras
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III. LA APERTURA PRESUPUESTARIA
El Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social asigna a las Unidades Ejecutoras el presupuesto para el ejercicio fiscal vigente, por lo tanto, en esta fase se ajustan las metas programadas en el POA conforme a los montos aprobados y se efectúa la apertura presupuestaria. 3.1. OBJETIVO
Disponer de información detallada de los recursos presupuestarios aprobados, para la compra de bienes o contratación de servicios para el ejercicio fiscal, que permita la realización de los programas de trabajo y alcanzar los resultados esperados.
3.2. NORMAS a) El Jefe de Presupuesto es responsable del cumplimiento, actualización y la correcta aplicación de
la apertura presupuestaria. b) El Jefe de Presupuesto debe realizar y/o coordinar la apertura de los créditos presupuestarios
aprobados.
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3.3. NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA PRESUPUESTARIA
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1. Gerente Administrativo Financiero
a) Recibe de la Gerencia General Administrativo-
Financiera del nivel central del MSPAS, el presupuesto aprobado y la normativa a observar para el desarrollo de sus actividades.
b) Revisa y analiza con asesores, Director Ejecutivo y
Jefes de las Unidades Administrativas y Financieras, las asignaciones aprobadas por el MSPAS.
c) Realiza ajuste y redistribución de metas en el POA,
de acuerdo a los montos presupuestarios aprobados; y
d) Traslada a Presupuesto.
2.
Jefe de Presupuesto
Recibe, revisa y entrega al Auxiliar de Presupuesto encargado del registro de asignaciones presupuestarias.
3.
Auxiliar de Presupuesto
Recibe, revisa y registra la apertura en los formatos de “Registro de la Ejecución Presupuestaria”; si son formatos preimpresos los traslada al Jefe de Presupuesto, si los formatos son llevados en forma electrónica informa al Jefe de Presupuesto para su verificación.
4.
Jefe de Presupuesto
a) Revisa la apertura del presupuesto en los formatos
preimpresos o electrónicos de “Registro de la Ejecución Presupuestaria”.
b) Si no está de acuerdo, indica al Auxiliar de
Presupuesto que proceda a su corrección; si está de acuerdo con los criterios requeridos, queda firme el registro; y
c) Si son formatos preimpresos, devuelve al Auxiliar de
Presupuesto para el control de la ejecución presupuestaria.
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3.4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA PRESUPUESTARIA
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GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERAÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS
APERTURA PRESUPUESTARIA
No. GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO JEFE DE PRESUPUESTO
1.
2.
3.
4.
Inicio
a) Recibe de la Gerencia General del MSPAS el presupuesto aprobado y la normativa a aplicar
b) Revisa y analiza con asesores, Director Ejecutivo y Jefes de las Unidades Administrativas y Financieras
c) Ajusta y redistribuye metas de acuerdo a montos aprobados y los indicados en el Plan Operativo Anual; y
d) Traslada al Jefe de Presupuesto
AUXILIAR DE PRESUPUESTO
Recibe, revisa y traslada al Auxiliar de Presupuesto para el registro de las asignaciones presupuestarias
Recibe, revisa y registra la apertura en los formatos de "Registro de la Ejecución Presupuestaria", si son preimpresos los traslada, y si son electrónicos informa al Jefe de Presupuesto para su verificación
Fin
a) Revisa la apertura en los formatos preimpresos o electrónicos.
b) Si no está de acuerdo, indica al auxiliar para su corrección; si está de acuerdo, queda firme el registro; y
c) Si son formatos preimpresos devuelve al Auxiliar de Presupuesto para el control de la ejecución presupuestaria
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3.5. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
Para realizar la apertura presupuestaria se presentan los formatos e instructivos siguientes. 3.5.1. Estructura programática presupuestaria La estructura programática es la base que sustenta al presupuesto por programas y se integra mediante la agrupación de actividades de todas las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, presentándose de manera coherente y ordenada en forma de programas y subprogramas en función de los objetivos y metas que se pretenden alcanzar. El presupuesto por programas es la técnica presupuestaria orientada a la identificación de las actividades desarrolladas por las dependencias y entidades del Estado. Básicamente pone especial atención a las acciones que se realizan y que permitan la racionalización en el uso de los recursos para lograr los objetivos y metas previstos. Para el registro del presupuesto de las Unidades Ejecutoras es necesario que exista la estructura programática presupuestaria, la cual se integra por un conjunto de categorías y elementos. Entendiéndose por categorías programáticas, los diferentes niveles de agrupación en que se puede clasificar las distintas actividades que realiza el MSPAS. Esta clasificación permite reunir de manera homogénea las acciones que se lleven a cabo para la producción de bienes y la prestación de servicios inherentes a las actividades que realizan las entidades del sector público. Las categorías programáticas que integran la estructura presupuestaria del MSPAS son las siguientes:
200X Ejercicio Fiscal
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00 Sub-programa
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000 Actividad
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000 Ubicación Geográfica
00 Fuente de Financiamiento
ESTRUCTURA PROGRAMÁTICA PRESUPUESTARIA
Para la apertura del presupuesto, las Unidades Ejecutoras deben registrar el contenido del presupuesto analítico aprobado por el MSPAS, en los formularios preimpresos utilizados para el registro de la ejecución presupuestaria o a través de medios electrónicos; de acuerdo a los formatos autorizados por la Contraloría General de Cuentas.
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3.5.2. Formulario “Registro de la Ejecución Presupuestaria” e instructivo (ver ejemplo práctico en página 42 del presente módulo)
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Instructivo del formulario “Registro de la Ejecución Presupuestaria” 1) Denominación del formulario “Registro de la Ejecución Presupuestaria”. 2) Objetivo
Llevar registro y control de los créditos presupuestarios aprobados por el MSPAS en el desarrollo de la ejecución presupuestaria de gastos de la Unidad Ejecutora, identificando las diferentes etapas del registro, así como el saldo respectivo.
3) Responsabilidad Los Jefes de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad son responsables de velar por el registro de
las diferentes etapas del gasto en los formatos de “Registro de la Ejecución Presupuestaria” y de mantener actualizada dicha información, y para el efecto designarán a un “Centralizador del Gasto” para que registre las transacciones en dichos formatos.
4) Distribución Original: para uso del encargado del registro de la ejecución presupuestaria. 5) Instrucciones para el llenado del formulario Parte superior del formulario
Esquina superior izquierda: área destinada para el logotipo del Área de Salud, Hospital o Dependencia Técnico Normativa.
Título del formulario: corresponde al nombre del formulario “Registro de la Ejecución Presupuestaria”.
Código U.E.: identifica el código de la Unidad Ejecutora, ejemplo: 009227 (Hospital General San Juan de Dios).
Nombre de la Unidad Ejecutora: identifica el nombre de la Unidad Ejecutora. Ejercicio fiscal: identifica el año del ejercicio fiscal. Cifras expresadas en Quetzales: identifica la unidad monetaria de curso legal. Sello de autorización del formulario: área que identifica la autorización del formulario por parte
de la Contraloría General de Cuentas a través del sello correspondiente. Programa / subprograma: identifica el código del programa y subprograma presupuestario. Proyecto / actividad / obra: identifica el código del proyecto, actividad y obra. Renglón: identifica el número del renglón (clasificador por objeto del gasto). Ubicación geográfica: corresponde al código de la ubicación geográfica de la Unidad Ejecutora. Fuente de financiamiento: identifica el código de la fuente financiera del presupuesto. Cuerpo central del formulario Fecha de registro: identifica la fecha del registro efectuado. Saldo inicial: corresponde al saldo inicial de apertura presupuestaria de la Unidad Ejecutora. Modificaciones presupuestarias: contiene las modificaciones efectuadas en el período. Presupuesto vigente: es el monto del presupuesto vigente de la unidad ejecutora considerando
las modificaciones presupuestarias correspondientes. Comprobante de modificación No.: contiene el número del comprobante de modificación que se
utilizó como soporte para registrar dicha transacción. Fecha del comprobante: contiene la fecha de aprobación del comprobante de modificación
presupuestaria. Fecha de Registro: identifica la fecha de registro de la etapa de la ejecución presupuestaria. Tipo de Docto.: identifica el tipo de documento que respalda el registro efectuado, de acuerdo a la
identificación siguiente: Oc = orden de compra, Acdo. Min. = Acuerdo Ministerial, Res. = Resolución, Cjch = Caja chica, Op = “Orden de pago” y Fact. = “Factura”.
No. de Documento: corresponde al número del documento de soporte del registro efectuado. Descripción: identifica la naturaleza del movimiento efectuado (En el compromiso debe anotar el
nombre del proveedor y una breve descripción de la compra realizada, en el devengado debe
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agregar el No. de factura y en el pagado debe agregar a la descripción el No. de UDAF, así como el No. de listado cuando es Fondo Rotativo Interno).
Apertura y modificación presupuestarias (A): en esta columna debe anotar el monto de la
apertura y las modificaciones aprobadas, utilizando signo positivo si son aumentos y signo negativo si son disminuciones al presupuesto.
Registro del: identifica los montos de las distintas etapas de la ejecución presupuestaria como lo es el comprometido (B), devengado (C) y pagado (D).
Saldo por: corresponde a los saldos por comprometer (E), devengar (F) y pagar (G). Dichos saldos, aplicando formulas de hojas electrónicas, se obtienen así:
La columna E “saldo por comprometer” = Saldo anterior columna E + A - B La columna F “saldo por devengar” = Saldo anterior columna F + A - C La columna G “saldo por pagar” = Saldo anterior columna G + C - D
Totales: al cierre de un mes debe anotar en la última fila la leyenda “totales”; si el movimiento de dicha partida presupuestaria ocupa mas de una hoja, debe anotar la frase “van…” y al inicio de la siguiente hoja “vienen…”, mostrando en dicha fila inicial los montos que aparecen en la hoja anterior.
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3.5.3. “Informe Analítico de la Ejecución Presupuestaria de Gastos” e instructivo
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Instructivo del “Informe Analítico de la Ejecución Presupuestaria de Gastos” 1) Denominación del formulario “Informe Analítico de la Ejecución Presupuestaria de Gastos”. 2) Objetivo
Llevar el control de las asignaciones presupuestarias autorizadas por el MSPAS a un nivel analítico, y mostrar las diferentes etapas del gasto (compromiso, devengado y pagado).
3) Responsabilidad El Jefe de Presupuesto es el responsable de velar por el control de los saldos del presupuesto
actualizado. 4) Distribución Original: para archivo de Presupuesto. 5) Instrucciones para el llenado del formulario Parte superior del formulario Esquina superior izquierda: área destinada para el logotipo de las Áreas de Salud, Hospitales o
Dependencias Técnico Normativas Encabezado del formulario: identifica el nombre del formulario, y también el código de la Entidad
Institucional, de la Unidad Ejecutora, el período y la unidad monetaria. Página: identifica el número de página del total de páginas del informe. Cuerpo del formulario Código presupuestario PG: identifica el código del programa. SPG: identifica el código del subprograma. PY: identifica el código del proyecto. ACT: identifica el código de la actividad OB: identifica el código de la obra. GP: identifica el código del grupo de gasto. REN: identifica el código del renglón del gasto (objeto del gasto). UBG: identifica el código de la ubicación geográfica. FTE: identifica el código de la fuente de financiamiento. Descripción: identifica el nombre del objeto del gasto (renglón). Presupuesto asignado: identifica el monto del presupuesto asignado a cada renglón presupuestario. Modificaciones: identifica el monto de las modificaciones presupuestarias (transferencias). Presupuesto vigente: identifica el monto del presupuesto vigente para el período. Comprometido: identifica el monto de los compromisos presupuestarios efectuados. Devengado: identifica el monto devengado aplicado a los renglones presupuestarios. Pagado: identifica el monto de los pagos efectuados. Saldo por comprometer: identifica el saldo pendiente de comprometer, se determina por la diferencia entre el presupuesto vigente y el comprometido. Saldo por devengar: identifica el saldo pendiente de devengar, se determina por la diferencia entre el presupuesto vigente y el devengado. Saldo por pagar: identifica el saldo pendiente de pagar, y se determina por la diferencia entre el devengado y pagado. Total presupuesto: identifica el total del presupuesto de la Unidad Ejecutora para cada columna.
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IV. PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN FINANCIERA
La programación financiera debe entenderse como un presupuesto de efectivo, donde se programan las necesidades de financiamiento, en los meses que se tiene previsto pagar los compromisos devengados, adquiridos por las Unidades Ejecutoras.
En esta fase del proceso presupuestario, las Unidades Ejecutoras realizan una previsión de
recursos financieros para cada uno de los cuatrimestres del ejercicio, a partir de su presupuesto anual aprobado, mediante la presentación de una programación física y financiera de sus presupuestos, a efecto de contar con los insumos necesarios para alcanzar los resultados propuestos para dicho período.
4.1. OBJETIVOS
Los objetivos de la programación financiera son los siguientes: 4.1.1. General
Disponer de una programación financiera de cuotas cuatrimestrales mensualizadas, para realizar los pagos derivados de los compromisos devengados registrados. 4.1.2. Específicos a) Controlar periódicamente la aplicación de los recursos financieros que, derivado de la producción
de bienes o servicios, requieran las Unidades Ejecutoras. b) Prever las necesidades de financiamiento para cumplir adecuadamente con la ejecución de los
programas establecidos en el Plan Operativo Anual. c) Permitir una previsión dinámica para cada uno de los cuatrimestres del ejercicio presupuestario. 4.2. NORMAS a) El Jefe de Presupuesto es responsable de la elaboración de la programación financiera,
coordinando dicha actividad con el Jefe de Tesorería. b) Para realizar la programación física y financiera debe tomarse en cuenta lo dispuesto en la Ley
Orgánica del Presupuesto, el Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto y la Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado del año corriente y la normativa interna vigente emitida por el MSPAS.
c) La cuota de pago que haya sido aprobada para la Unidad Ejecutora será el máximo de cuota de
devengado, por lo tanto, será el monto máximo que podrá remitir en órdenes de pago y fondos rotativos al Departamento Financiero del nivel central.
d) Presupuesto, en coordinación con Tesorería, debe presentar la programación financiera a la
Gerencia Administrativa Financiera de la Unidad Ejecutora para su aprobación conjunta con el Director; y posteriormente deberá remitirla al Departamento Financiero del MSPAS en los primeros cinco (5) días hábiles del mes previo al inicio del cuatrimestre conforme al presupuesto aprobado.
e) Es obligatorio presentar la programación física cuatrimestral y la producción mensual, como medio
de justificación de los recursos financieros solicitados en la programación financiera, de tal forma que Estadística y/o las diferentes dependencias de la Unidad Ejecutora deben presentar la programación física a la Gerencia Administrativa Financiera para su aprobación conjunta con el Director; y posteriormente deberá remitirla a la Unidad de Planificación Estratégica del MSPAS, en
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los primeros cinco (5) días hábiles del mes previo al inicio del cuatrimestre conforme al presupuesto aprobado. Además, debe presentar a la referida Unidad de Planificación la producción física mensual en los primeros diez (10) días del mes siguiente al que se reporta.
f) Las cuotas de compromiso y de devengado mensuales aprobadas no serán acumulativas, sin
embargo, previa justificación, podrán ser reprogramadas dentro de los meses del cuatrimestre correspondiente.
g) Las cuotas de compromiso, devengado y de pago serán aprobadas por fuente de financiamiento y
por grupo de gasto. 4.3. NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN
FINANCIERA
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1. Jefe de Presupuesto
a) Elabora la programación de cuotas de devengado
del cuatrimestre mensualizadas (programación financiera) en coordinación con el Jefe de Tesorería y el Gerente Administrativo Financiero, con base a la programación física; y
b) Traslada la Programación Financiera a la Gerencia
Administrativa Financiera
2.
Gerente Administrativo Financiero
a) Revisa y aprueba la programación financiera. b) Recibe las programaciones físicas elaboradas por
Estadística y/o las diferentes dependencias de la Unidad Ejecutora.
c) Gestiona firmas ante la Dirección de la Unidad
Ejecutora; y d) Traslada al Departamento Financiero del MSPAS
la programación financiera, y a la Unidad de Planificación del MSPAS traslada la programación física.
3. Jefe del Departamento Financiero del MSPAS
a) Recibe, revisa y analiza con los jefes de
Presupuesto y de Tesorería la programación financiera enviada por la Unidad Ejecutora.
b) Realiza el trámite establecido en el MSPAS, para
el registro y control de la programación financiera; y
c) Comunica la aprobación de la programación
financiera a la Unidad Ejecutora a través del reporte emitido en el SICOIN-WEB.
4. Gerente Administrativo Financiero
a) Recibe del MSPAS el reporte conteniendo la
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programación de cuotas aprobadas y ajusta de acuerdo a las metas programadas para el cuatrimestre.
b) Traslada la programación financiera aprobada a
Presupuesto para su conocimiento y a Tesorería, como instrumento de análisis y control de la programación de pagos, de acuerdo a los recursos monetarios que dispone para ejecutar lo previsto en el presupuesto.
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4.4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN FINANCIERA
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS
PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN FINANCIERA
No.JEFE DE PRESUPUESTO JEFE DEL DEPARTAMENTO
FINANCIERO
1.
2.
3.
4.
Inicio
a) Elabora la programación financiera del cuatrimestre mensualizado (en coordinación con Jefe de Tesorería y el Gerente); y
b) Traslada a la Gerencia
a) Recibe, revisa y analiza con Jefes de las Unidades de Presupuesto y Tesorería la programación financiera
b) Realiza el trámite de registro y control de la programación financiera; y
c) Comunica la aprobación a la Unidad Ejecutora a través del reporte emitido en el SICOIN-WEB
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GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO
Fin
a) Revisa y aprueba la programación financiera
b) Recibe las programaciones físicas
c) Gestiona firmas ante la Dirección; y
d) Traslada al nivel central del MSPAS la programación física y financiera a donde corresponda
a) Recibe del MSPAS el reporte con la programación financiera aprobada y ajusta de acuerdo a metas programadas; y
b) Traslada la programación financiera a Presupuesto para su conocimiento y a Tesorería como instrumento de análisis y control de los pagos
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4.5. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 4.5.1. Formulario “Programación de la Ejecución Financiera” e instructivo
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Instructivo del formulario “Programación de la Ejecución Financiera” 1) Denominación del formulario “Programación de la Ejecución Financiera”. 2) Objetivo Realizar la programación de ejecución del gasto por cuatrimestre, anotando el monto de los
importes devengados mensuales del cuatrimestre por grupo de gasto y fuente de financiamiento. 3) Responsabilidad El Jefe de Presupuesto es el responsable de la correcta utilización del formulario, así como de la
consolidación de la programación interna efectuada por la Unidad Ejecutora. 4) Distribución Original: para uso de la Unidad de Presupuesto del nivel central del MSPAS. Copia: para uso y archivo de Presupuesto de la Unidad Ejecutora. 5) Instrucciones para el llenado del formulario Parte superior del formulario Esta parte se destina a la identificación de la Unidad Ejecutora y contiene la información siguiente: Encabezado
Logotipo: en la esquina superior izquierda debe aparecer el logotipo de la Unidad Ejecutora. Título del formulario: en la parte superior central del formulario debe aparecer el título del formulario. Código: código numérico que contiene la identificación de la Entidad Institucional y de la Unidad Ejecutora, ejemplo: 9,000 + 230 = 9230 (Hospital Roosevelt).
Unidad Ejecutora: identifica el nombre de la Unidad Ejecutora que emite el formulario. Cifras expresadas en Quetzales: corresponde a la unidad monetaria oficial de Guatemala, para
expresar los importes indicados en el formulario. Cuatrimestre: identifica el mes inicial y final y año, ejemplo enero – abril 2006. Información complementaria Código Fuente: identifica el código de la fuente de financiamiento, de acuerdo al Manual de
Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. Descripción de la fuente de financiamiento: identifica el nombre de la fuente de financiamiento. Programación / reprogramación: la casilla de programación debe marcarse con una equis (x) en
el caso que el formulario corresponda a la programación inicial de la Institución para el cuatrimestre. En caso contrario, es decir, cuando se realiza alguna modificación a una programación anterior, debe marcarse la casilla de reprogramación con una equis (x). En ningún caso puede marcar las dos casillas.
Mes reprogramación: identifica el mes dentro del cuatrimestre que corresponde a la reprogramación que se está registrando, por tanto debe llenarse únicamente cuando sea una reprogramación, por el contrario si se trata de una programación dicha casilla debe aparecer en blanco.
Fecha: corresponde a la fecha de elaboración del comprobante por parte de la Unidad Ejecutora. Formulario No.: identifica el número correlativo del formulario propio para la Unidad Ejecutora. Cuerpo del formulario Esta parte se destina a la identificación de los códigos y montos de la programación o
reprogramación de la Unidad Ejecutora y contiene la información siguiente: Grupo de gasto: identifica el código del grupo de gasto que será afectado en la programación.
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Descripción del grupo de gasto: identifica el nombre del grupo de gasto de acuerdo a la denominación del manual de clasificaciones presupuestarias. También se utiliza para identificar el nombre de los programas.
Importes devengados programados: en la casilla que corresponde a cada uno de los meses debe indicarse el monto del devengado programado para dicho mes dentro del cuatrimestre para cada grupo de gasto.
Total cuatrimestre: en esta casilla se debe anotar la sumatoria de los importes de devengados programados mensuales.
Totales: en esta casilla se indican los montos totales de devengados mensuales y total del cuatrimestre, es decir que corresponde a la sumatoria de cada una de las columnas.
Parte inferior del formulario
Esta parte se destina a las observaciones pertinentes y a la firma de los funcionarios responsables por la operación que se solicita registrar y contiene la información siguiente:
Observaciones: casilla destinada a realizar anotaciones adicionales cuando corresponda.
Nombre, Firma y sello: identifica el nombre, la firma y sello del responsable del registro, Jefe de Presupuesto, así como la aprobación del Gerente Administrativo Financiero y visto bueno del Director del Área de Salud u Hospital.
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4.5.2. Formulario “Programación Física Cuatrimestral de las Áreas de Salud” e instructivo
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Instructivo del formulario “Programación Física Cuatrimestral de las Áreas de Salud” a) Denominación del formulario “Programación Física cuatrimestral de las Áreas de Salud”. b) Objetivo Realizar la programación física de los servicios de salud por cuatrimestre, anotando las metas o acciones a realizar y el seguimiento físico de lo ejecutado a la fecha por la Unidad Ejecutora. c) Responsabilidad El Gerente Administrativo Financiero es el responsable de la correcta utilización del formulario, así
como de la consolidación de la información de la programación física a realizar. d) Distribución
Original: para el Departamento de Programación de la Unidad de Planificación Estratégica del nivel central del MSPAS. Copia: para la Unidad de Presupuesto del nivel central del MSPAS.
Copia: para Presupuesto de la Unidad Ejecutora. e) Instrucciones para el llenado del formulario Parte superior del formulario Título del formulario: identifica el nombre del formulario. Logotipo de la Unidad Ejecutora: en la esquina superior izquierda esta destinada para el logotipo
del Área de Salud. Unidad Ejecutora: debe anotar el código numérico y el nombre de la Unidad Ejecutora.
Cuatrimestre: debe anotar el nombre del cuatrimestre y año, ejemplo: 2do. Cuatrimestre 2006. Cuerpo del formulario
1 Código de presupuesto: contiene las siguientes categorías, PG: identifica el código del programa presupuestario. SPG: identifica el código del subprograma presupuestario. PY: identifica el código del proyecto, y ACT/OBRA: identifica el código de la actividad u obra.
2 Descripción de acción o meta: identifica el nombre de la acción a realizar, ejemplo: rociamiento (malaria), atención del parto, egresos, emergencias, etc.
3 Unidad de medida: corresponde anotar el código numérico y el nombre de la unidad de medida, ejemplos de nombres: muestra, parto, dosis, persona, vivienda, etc.
4 Programación anual: en esta casilla se anota la cantidad anual programada (inicial y modificada) para cada acción o meta.
5 Programado para el cuatrimestre: debe indicar el monto programado para cada mes del cuatrimestre.
6 Acumulado al cuatrimestre: Contiene el total del cuatrimestre en curso más los cuatrimestres anteriores.
7 Ejecutado a la fecha: en esta columna se anota la cantidad real de acciones, variables o metas ejecutadas a la fecha.
Parte inferior del formulario
Firma y sello: área destinada para la firma de los responsables de la elaboración del formulario, así como la firma del Director del Área de Salud.
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4.5.3. Formulario “Programación Física Cuatrimestral de los Hospitales” e instructivo
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Instructivo del formulario “Programación Física Cuatrimestral de los Hospitales” a) Denominación del formulario “Programación Física Cuatrimestral de los Hospitales”. b) Objetivo
Realizar la programación física de los servicios hospitalarios por cuatrimestre, anotando las actividades específicas a realizar y el seguimiento físico de lo ejecutado a la fecha por la Unidad Ejecutora.
c) Responsabilidad El Gerente Administrativo Financiero es el responsable de la correcta utilización del formulario, así
como de la consolidación de la información de la programación física a realizar. d) Distribución
Original: para el Departamento de Programación de la Unidad de Planificación Estratégica del nivel central del MSPAS. Copia: para la Unidad de Presupuesto del nivel central del MSPAS.
Copia: para Presupuesto de la Unidad Ejecutora. e) Instrucciones para el llenado del formulario Parte superior del formulario Título del formulario: identifica el nombre del formulario. Logotipo de la Unidad Ejecutora: la esquina superior izquierda está destinada para el logotipo
del Hospital. Unidad Ejecutora: debe anotar el código numérico y el nombre de la Unidad Ejecutora.
Cuatrimestre: debe anotar el número del cuatrimestre y año, ejemplo: 2do. Cuatrimestre 2006. Cuerpo del formulario
Código de presupuesto, contiene las siguientes categorías, PG: identifica el código del programa presupuestario. SPG: identifica el código del subprograma presupuestario. PY: identifica el código del proyecto Actividad específica presupuestaria: identifica el código y nombre de la actividad específica. Unidad de medida: corresponde anotar el nombre de la unidad de medida, en el formato se anotan algunos nombres, pero puede agregar otros de acuerdo a las características particulares de cada hospital. Programado anual: contiene dos columnas, en una se anota la cantidad inicial y en la otra la cantidad modificada, en el caso de haber sufrido alguna variación la cantidad inicial programada para el año, para cada actividad específica. Producción real al cuatrimestre anterior: en esta columna se anota la cantidad de actividades específicas producidas al final del cuatrimestre anterior en forma acumulada. Programación cuatrimestral: en estas columnas se indican las cantidades de actividades específicas programadas para el cuatrimestre, en forma mensualizada.
Parte inferior del formulario
Firma y sello: área destinada para la firma de los responsables de la elaboración del formulario, así como la firma del Director del Hospital.
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4.5.4. Formulario “Programación Física Cuatrimestral de las Dependencias Técnico Normativas” e instructivo
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Instructivo del formulario “Programación Física Cuatrimestral de las Dependencias Técnico Normativas” a) Denominación del formulario “Programación Física Cuatrimestral de las Dependencias Técnico Normativas”. b) Objetivo
Realizar la programación física de las Dependencias Técnico Normativas por cuatrimestre, anotando las actividades o acciones a realizar y el seguimiento físico de lo ejecutado a la fecha por la Unidad Ejecutora.
c) Responsabilidad El Jefe de la Unidad Administrativa es el responsable de la correcta utilización del formulario, así
como de la consolidación de la información de la programación física a realizar. d) Distribución
Original: para el Departamento de Programación de la Unidad de Planificación Estratégica del nivel central del MSPAS. Copia: para la Unidad de Presupuesto del nivel central del MSPAS.
Copia: para Presupuesto de la Unidad Ejecutora. e) Instrucciones para el llenado del formulario Parte superior del formulario Título del formulario: identifica el nombre del formulario. Logotipo de la Unidad Ejecutora: la esquina superior izquierda está destinada para el logotipo de
la Dependencia Técnico Normativa. Unidad Ejecutora: debe anotar el código numérico y el nombre de la Unidad Ejecutora.
Cuatrimestre: debe anotar el número del cuatrimestre y año, ejemplo: 2do. Cuatrimestre 2006. Actividad: debe anotar el código y nombre de la actividad central o común. Cuerpo del formulario
Actividades o acciones: identifica el nombre de la actividad o acción a realizar, por ejemplo: reuniones del Consejo Técnico, elaboración de oficios, elaboración de manuales de instructivos, etc. Unidad de medida: corresponde anotar el nombre de la unidad de medida. Programado anual: contiene dos columnas, en una se anota la cantidad inicial y en la otra la cantidad modificada, en el caso de haber sufrido alguna variación la cantidad inicial programada para el año, para cada actividad o acción. Producción real al cuatrimestre anterior: en esta columna se anota la cantidad de actividades o acciones producidas al final del cuatrimestre anterior en forma acumulada. Programación cuatrimestral: en esta columna se indican las cantidades de actividades o acciones programadas para el cuatrimestre. Tiempo: contiene dos columnas donde debe anotar la fecha de inicio y final para cada actividad o acción programada. Responsable: corresponde anotar el nombre de la unidad administrativa responsable de la actividad o acción programada.
Parte inferior del formulario
Firma y sello: área destinada para la firma del responsable de la elaboración del formulario.
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4.5.5. Formulario “Producción Física Mensual de las Áreas de Salud” e instructivo
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Instructivo del formulario “Producción Física Mensual de las Áreas de Salud” a) Denominación del formulario “Producción Física Mensual de las Áreas de Salud”. b) Objetivo Reportar la producción física real de los servicios de salud por mes vencido, anotando las metas o acciones realizadas por la Unidad Ejecutora. c) Responsabilidad El Gerente Administrativo Financiero es el responsable de la correcta utilización del formulario, así
como de la consolidación de la información de la producción física realizada. d) Distribución
Original: para el Departamento de Programación de la Unidad de Planificación Estratégica del nivel central del MSPAS. Copia: para la Unidad de Presupuesto del nivel central del MSPAS.
Copia: para Presupuesto de la Unidad Ejecutora. e) Instrucciones para el llenado del formulario Parte superior del formulario Título del formulario: identifica el nombre del formulario. Logotipo de la Unidad Ejecutora: la esquina superior izquierda está destinada para el logotipo
del Área de Salud. Unidad Ejecutora: debe anotar el código numérico y el nombre de la Unidad Ejecutora.
Mes: debe anotar el nombre del mes y año, ejemplo: febrero 2006. Cuerpo del formulario
1 Código de presupuesto: contiene las siguientes categorías, PG: identifica el código del programa presupuestario. SPG: identifica el código del subprograma presupuestario. PY: identifica el código del proyecto, y ACT/OBRA: identifica el código de la actividad u obra.
2 Descripción de acción o meta: identifica el nombre de la acción a realizar, ejemplo: rociamiento (malaria), atención del parto, egresos, emergencias, etc.
3 Unidad de medida: corresponde anotar el código numérico y el nombre de la unidad de medida, ejemplos de nombres: muestra, parto, dosis, persona, vivienda, etc.
4 Programado anual: en esta casilla se anota la cantidad de programación anual inicial, para cada acción o meta, así como el saldo modificado generado por los cambios o modificaciones a la cantidad inicialmente programada.
5 Producción física: contiene la producción física del mes y el acumulado de meses anteriores. Parte inferior del formulario
Firma y sello: área destinada para la firma de los responsables de la elaboración del formulario, así como la firma del Director del Área de Salud.
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4.5.6. Formulario “Producción Física Mensual de los Hospitales” e instructivo
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Instructivo del formulario “Producción Física Mensual de los Hospitales” a) Denominación del formulario “Producción Física Mensual de los Hospitales”. b) Objetivo
Reportar mensualmente la producción física real de los servicios hospitalarios, anotando las actividades específicas realizadas por la Unidad Ejecutora.
c) Responsabilidad El Gerente Administrativo Financiero es el responsable de la correcta utilización del formulario, así
como de la consolidación de la información de la programación física a realizar. d) Distribución
Original: para el Departamento de Programación de la Unidad de Planificación Estratégica del nivel central del MSPAS. Copia: para la Unidad de Presupuesto del nivel central del MSPAS.
Copia: para Presupuesto de la Unidad Ejecutora. e) Instrucciones para el llenado del formulario Parte superior del formulario Título del formulario: identifica el nombre del formulario. Logotipo de la Unidad Ejecutora: la esquina superior izquierda está destinada para el logotipo
del Hospital Unidad Ejecutora: debe anotar el código numérico y el nombre de la Unidad Ejecutora.
Mes: debe anotar el nombre del mes y año que esta reportando, ejemplo: Mayo 2006. Cuerpo del formulario
Código de presupuesto: contiene las siguientes categorías, PG: identifica el código del programa presupuestario. SPG: identifica el código del subprograma presupuestario. PY: identifica el código del proyecto Actividad específica presupuestaria: identifica el código y nombre de la actividad específica. Unidad de medida: corresponde anotar el nombre de la unidad de medida, en el formato se anotan algunos nombres de unidades de medida, pero puede agregar otros de acuerdo a las características particulares de cada hospital. Programado anual: contiene dos columnas, en una se anota el inicial y en la otra el modificado, en el caso de haber sufrido alguna variación la cantidad inicial programada para el año, para cada actividad específica. Producción física: contiene tres (3) columnas donde debe anotar la producción real acumulada inicial, la producción real del mes y la producción real acumulada final.
Parte inferior del formulario
Firma y sello: área destinada para la firma de los responsables de la elaboración del formulario, así como la firma del Director del Hospital.
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4.5.7. Formulario “Producción Física Mensual de las Dependencias Técnico Normativas” e instructivo
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Instructivo del formulario “Producción Física Mensual de las Dependencias Técnico Normativas” a) Denominación del formulario “Producción Física Mensual de las Dependencias Técnico Normativas”. b) Objetivo
Reportar mensualmente la producción física real de las Dependencias Técnico Normativas, anotando las actividades o acciones a realizar y el seguimiento físico de lo ejecutado a la fecha por la Unidad Ejecutora.
c) Responsabilidad El Jefe de la Unidad Administrativa es el responsable de la correcta utilización del formulario, así
como de la consolidación de la información de la programación física a realizar. d) Distribución
Original: para el Departamento de Programación de la Unidad de Planificación Estratégica del nivel central del MSPAS. Copia: para la Unidad de Presupuesto del nivel central del MSPAS.
Copia: para Presupuesto de la Unidad Ejecutora. e) Instrucciones para el llenado del formulario Parte superior del formulario Título del formulario: identifica el nombre del formulario. Logotipo de la Unidad Ejecutora: la esquina superior izquierda está destinada para el logotipo de
la Dependencia Técnico Normativa. Unidad Ejecutora: debe anotar el código numérico y el nombre de la Unidad Ejecutora.
Mes: debe anotar el nombre del mes y año, ejemplo: Mayo 2006. Actividad: debe anotar el código y nombre de la actividad central o común de acuerdo a la estructura programática presupuestaria.
Cuerpo del formulario
Actividades o acciones: identifica el nombre de la actividad o acción a realizar, por ejemplo: reuniones del Consejo Técnico, elaboración de oficios, elaboración de manuales de instructivos, etc. Unidad de medida: corresponde anotar el nombre de la unidad de medida. Programado anual: contiene dos columnas, en una se anota la cantidad programada inicial y en la otra la cantidad modificada, en el caso de haber sufrido alguna variación la cantidad inicial programada para el año, para cada actividad o acción. Producción: contiene dos columnas, en una se anota la producción real del mes y en la otra la producción acumulada de actividades o acciones ejecutadas a una fecha determinada (mes vencido). Responsable: corresponde anotar el nombre de la unidad administrativa responsable de la actividad o acción realizada.
Parte inferior del formulario
Firma y sello: área destinada para la firma del responsable de la elaboración del formulario.
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V. EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA El proceso de la ejecución presupuestaria, constituye el momento de la aplicación o carga de gastos o ingresos a una o varias estructuras programáticas presupuestarias, ésto se lleva a cabo al realizar las metas y objetivos definidos en el Plan Operativo Anual de la Unidad Ejecutora. En el área de presupuesto, la etapa del compromiso constituye la reserva de fondos para la adquisición de bienes o contratación de servicios. 5.1. OBJETIVO
Conocer los procedimientos para llevar a cabo el registro y control presupuestario, por la adquisición de bienes y/o contratación de servicios, que ayuden al mejor aprovechamiento de los recursos financieros asignados a las Áreas de Salud, Hospitales y Dependencias Técnico Normativas, para una eficiente prestación de los servicios públicos. 5.2. NORMAS a) El Jefe de Presupuesto de la Unidad Ejecutora es responsable del cumplimiento, actualización y
aplicación de los procedimientos de la ejecución presupuestaria, en las áreas que corresponden a su ámbito.
b) El Jefe de Presupuesto debe supervisar que se mantengan actualizados los formatos de “Registro
de la Ejecución Presupuestaria” en la etapa correspondiente al comprometido. c) Para la aplicación de los procedimientos de la ejecución presupuestaria, se debe observar lo
dispuesto en la normativa legal vigente. 5.3. NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ETAPA DEL COMPROMETIDO
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1. Unidad solicitante
a) Elabora la solicitud de pedido de bienes y/o contratación de
servicios de acuerdo a las normas DAM vigentes; y b) Traslada a la Gerencia Administrativa Financiera para la
autorización.
2.
Gerente Administrativo Financiero
a) Recibe la solicitud de pedido de bienes y/o servicios y revisa; si
no esta de acuerdo devuelve a la unidad solicitante. Si está de acuerdo firma de autorizado y gestiona la firma ante la Dirección; y
b) Traslada la solicitud a Compras para que inicie el proceso de la
compra.
3.
Jefe de Compras
a) Recibe la solicitud de pedido. b) Consulta si los bienes y/o servicios solicitados están incluidos
en el “Plan de Compras”, si no están incluidos, traslada al
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Gerente Administrativo Financiero, quien en coordinación con la Dirección Ejecutiva, autoriza la compra y realiza el ajuste al Plan de Compras.
c) En caso que no exista un “Plan de Compras”, traslada al
Gerente Administrativo Financiero, quien en coordinación con la Dirección Ejecutiva, autoriza la compra.
d) Realiza el proceso de compra de acuerdo a la Ley de
Contrataciones del Estado y las Normas DAM vigentes, y elabora la orden de compra, la firma; y
e) Traslada a Presupuesto para el registro de la etapa del
comprometido.
4.
Auxiliar de Presupuesto
a) Recibe la orden de compra y verifica la disponibilidad
presupuestaria; si no existe disponibilidad, devuelve la orden de compra a Compras para que notifique a la unidad solicitante el requerimiento de modificación presupuestaria o reprogramación financiera ante la Gerencia Administrativa Financiera de la Unidad Ejecutora. Si existe disponibilidad presupuestaria, registra la etapa del comprometido en los formatos de “Registro de la Ejecución Presupuestaria”.
b) Traslada la orden de compra al Jefe de Presupuesto.
5.
Jefe de Presupuesto
a) Firma y sella la orden de compra en la parte del formulario
destinada para el efecto, certificando de esta manera la afectación presupuestaria; y
b) Traslada la orden de compra a Compras (original y dos copias);
reservando una copia para su archivo. (Periódicamente debe revisar el registro del compromiso en los formatos de “Registro de la Ejecución Presupuestaria”)
6.
Jefe de Compras
Recibe la orden de compra y realiza la gestión para obtener las firmas del Gerente Administrativo Financiero y del Director, posteriormente traslada: a) Original al proveedor para que realice el despacho del producto
o prestación del servicio, según las características indicadas en dicha orden.
b) Copia a Almacén o Mantenimiento, según corresponda para
que tenga conocimiento de los productos o servicios que el proveedor entregará en las bodegas o realizará en las instalaciones de la Unidad Ejecutora; y
c) Copia para archivo.
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- 32 -
5.4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ETAPA DEL COMPROMETIDO
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERAÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS
ETAPA DEL COMPROMETIDO
No. UNIDADSOLICITANTE
GERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Inicio
a) Elabora la solicitud de pedido
b) Trasladaa) Recibe solicitud, revisa, si no esta de acuerdo devuelve. Si está de acuerdo autoriza y gestiona firma ante la Dirección; y
b) Traslada la solicitud a Compras
JEFE DE COMPRAS AUXILIAR DE PRESUPUESTO JEFE DE PRESUPUESTO
a) Recibe la solicitud de pedido.
b) Consulta si los bienes o servicios están incluidos en el “Plan de Compras”, si no están, traslada al Gerente, quien en coordinación con la Dirección, autoriza la compra y ajusta Plan de Compras.
c) En caso que no exista Plan de Compras, traslada al Gerente, quien en coordinación con el Director, autoriza la compra.
d) Realiza el proceso de compra de acuerdo a la Ley de Contrataciones del Estado y Normas DAM, y elabora y firma la Oc, y
e) Traslada a Presupuesto
a) Si no existe pptto. devuelve la Oc para que notifique a la unidad solicitante
b) Si existe pptto. registra el compromiso; y
c) traslada al Jefe de Presupuesto
a) Firma y sella la orden de compra, y
b) Traslada a Compras
Fin
Recibe la orden de compra, gestiona firmas, y traslada:a) Original al proveedor para el despacho
b) Copia a Almacén o Mantenimiento, según corresponda, y
c) Copia para archivo
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VI. MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Las modificaciones presupuestarias son los procesos mediante los cuales se realizan cambios a los créditos asignados a los programas, subprogramas, proyectos, actividades, grupos de gasto y ubicación geográfica, previstos en el presupuesto de ingresos y egresos de las Unidades Ejecutoras del MSPAS. Se origina del análisis, control y seguimiento de la ejecución física y financiera del presupuesto asignado y las asignaciones reales, cuando las indicadas en el Plan Operativo Anual tienden a quedar con déficit y otras con disponibilidades que no se utilizarán. Los casos que originan las modificaciones presupuestarias son los siguientes: • Una mala estimación de los créditos asignados originalmente en el presupuesto. • La incorporación de nuevos programas, subprogramas, proyectos o actividades. • Un reajuste de gastos, con el objetivo de racionalizar el uso de los recursos. • Una alteración de las metas planteadas inicialmente, como consecuencia de una emergencia o
calamidad pública. Tipos de modificaciones presupuestarias: • Ampliación: son incrementos a los créditos presupuestarios asignados a las estructuras
presupuestarias (programas, subprogramas, proyectos, actividades u obras y grupos de gastos), siempre que se disponga de las fuentes de financiamiento para atender la erogación y que exista la autorización expresa del nivel central.
• Disminución: son disminuciones a los créditos presupuestarios asignados a las estructuras presupuestarias (programas, subprogramas, proyectos, actividades u obras y grupos de gastos). Una razón para realizar una disminución presupuestaria puede tener origen en que los ingresos presupuestarios sean menores a los programados.
• Traspasos o Transferencias Internas: son traslados de créditos presupuestarios de una estructura presupuestaria a otra dentro de la misma Unidad Ejecutora; también puede decirse que son traslados internos en la fuente de financiamiento de los gastos, que no modifican la composición del gasto en el ámbito de la estructura programática o del objeto del gasto. En todo caso, necesita la autorización expresa del nivel central del MSPAS
6.1. OBJETIVO
Readecuar los créditos presupuestarios que inicialmente fueron aprobados en el presupuesto de gastos, como consecuencia del análisis, control y seguimiento físico y financiero del mismo. 6.2. NORMAS a) El Jefe de Presupuesto de la Unidad Ejecutora, es responsable del cumplimiento, actualización y la
correcta ejecución de la modificación presupuestaria. b) Los encargados del área administrativa y financiera de las Unidades Ejecutoras deben utilizar los
formularios e instructivos del presente procedimiento. c) Para la aplicación de los procedimientos de la modificación presupuestaria, se debe observar lo
dispuesto en la normativa legal vigente.
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- 34 -
6.3. NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO PARA LAS MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1. Jefe de Presupuesto
a) Elabora el Comprobante de Modificación
Presupuestaria y la justificación correspondiente; y b) Traslada al Gerente Administrativo Financiero.
2.
Gerente Administrativo Financiero
Revisa la propuesta de modificación presupuestaria y resuelve así: a) En caso de no estar de acuerdo, emite la observación
y la devuelve a Presupuesto para su reformulación. b) Si está de acuerdo, firma de autorizado y obtiene la
firma del Director, y la traslada a la Jefatura del Departamento Financiero del nivel central del MSPAS.
3. Jefe del Departamento Financiero del nivel central del MSPAS
Recibe la propuesta de modificación presupuestaria y con el Jefe de la Unidad de Presupuesto, revisa, analiza y resuelve así: a) En caso de no estar de acuerdo, la devuelve a la
Unidad Ejecutora para su corrección. b) Si está de acuerdo, la autoriza y realiza las gestiones
para el registro y control; y c) Notifica a la Unidad Ejecutora de lo actuado.
4.
Jefe de Presupuesto
Recibe notificación de la aprobación de la modificación solicitada de parte del MSPAS y la traslada al Auxiliar de Presupuesto.
5.
Auxiliar de Presupuesto
a) Registra la modificación presupuestaria en los
formatos de “Registro de la Ejecución Presupuestaria”; y
b) Archiva.
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- 35 -
6.4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LAS MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERAÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS
MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS
No.JEFE DE PRESUPUESTO AUXILIAR DE
PRESUPUESTO
GERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Inicio
a) Elabora Comprobante de Modificación Presupuestaria y justifica los motivosb) Traslada adjuntando las justificaciones
JEFE DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO
Revisa la propuesta de modificación presupuestaria
Jefe del Departamento Financiero recibe propuesta de modificación, y con Jefe de Presupuesto revisan
b) Archiva
Fin
Autorizasi / no?
Autorizasi / no?
Autoriza y realiza gestiones para el registro y control, y traslada
Recibe notificación de la aprobación de la modificación del MSPAS y traslada a) Registra la
modificación presupuestaria en los formatos de "registro de la ejecución presupuestaria"
A
B
Devuelve a la UE para su corrección
Devuelve para su reformulación
Gestiona firmas y traslada
no si
no
U N I D A D E J E C U T O R A ENTE RECTOR MSPAS
A
B
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- 36 -
6.5. FORMATO E INSTRUCTIVOS 6.5.1. Formulario “Comprobante de Modificación Presupuestaria” e instructivo
NOMBRE DE ÁREA DE SALUD / HOSPITAL
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
PRESUPUESTOPágina 1 de 1
DÍA MES AÑO
No. DOCTO. DE RESPALDO
PG SPG PY A/O REN/RUB UBG NOMBRE DEL RENGLÓN DE GASTO
TOTAL Q.
PG SPG PY A/O REN/RUB UBG NOMBRE DEL RENGLÓN DE GASTO
TOTAL Q.
JUSTIFICACIÓN:
COMPROBANTE No.
MONTO Q.
-
FINANCIAMIENTOORIGEN >
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DE FUENTE
DESTINO >
TIPO DE DOCUMENTO DE RESPALDO
CLASE
MODIFICACIÓNDE
AMPLIACIÓN
TRANSF. INTERNADISMINUCIÓN
Jefe de Presupuesto
CRÉDITOS PRESUPUESTARIOS DISMINUIDOS
CRÉDITOS PRESUPUESTARIOS INCREMENTADOS
MONTO Q.
CÓDIGO UNIDAD EJECUTORA
FinancieroGerente Administrativo
EGRESOINGRESO
MODIFICA
Director
-
COMPROBANTE DE MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA
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- 37 -
Instructivo del formulario “Comprobante de Modificación Presupuestaria” 1) Denominación del formulario “Comprobante de Modificación Presupuestaria”. 2) Objetivo Realizar las solicitudes de modificaciones presupuestarias que se van requiriendo durante la
ejecución del presupuesto, cuando la aprobación sea facultativa del MSPAS hacia las Unidades Ejecutoras.
3) Responsabilidad El Jefe de Presupuesto de la Unidad Ejecutora del MSPAS es el responsable de la correcta
elaboración del formulario. 4) Distribución Original: para uso de la Unidad de Presupuesto del nivel central del MSPAS. Copia: para uso y archivo de Presupuesto de la Unidad Ejecutora. 5) Instrucciones para el llenado del formulario Parte superior del formulario Área de identificación de la Unidad Ejecutora: la esquina superior izquierda está destinada para
el logotipo del Área de Salud, Hospital o la Dependencia Técnico Normativa, a la par del logotipo debe anotar el nombre de la Unidad Ejecutora, la Gerencia Administrativa Financiera y la Unidad o Departamento de Presupuesto.
Número de página: identifica el número de página de un número posible de páginas. Título del formulario: identifica la denominación del formulario. Código: código numérico que contiene la identificación de la Entidad Institucional y de la Unidad
Ejecutora, ejemplo: 9,000 + 230 = 9230 (Hospital Roosevelt). Unidad Ejecutora: identifica el nombre de la Unidad Ejecutora que emite el formulario. Fecha: corresponde a la fecha de emisión del formulario (en el formato día, mes y año). Tipo de documento de respaldo: identifica el documento que se utilizó para el registro de la
transacción, es decir el documento fuente utilizado para emitir el formulario (Resolución, Acuerdo Ministerial, oficio, programación física o cualquier otra evidencia). El documento de respaldo que justifica la transacción debe adjuntarse como soporte.
Número de documento de respaldo: corresponde al número asignado al documento que sirvió de respaldo para el registro de la transacción.
Comprobante No.: corresponde al número correlativo asignado al formulario, propio de cada Unidad Ejecutora.
Clase de modificación: debe marcar una de las casillas con una equis (x); la clase de modificación “ampliación”, se utiliza cuando se trata de una ampliación presupuestaria, la “disminución” cuando se trata de una reducción del presupuesto y la “Transf. interna” en los casos de modificaciones al presupuesto de la propia Unidad Ejecutora, como por ejemplo, cambio de fuente de financiamiento que no altere la composición del gasto en el ámbito de la estructura programática o del objeto del gasto.
Modifica: debe marcar con una equis (x) una de las casillas, si la modificación es al presupuesto de ingresos o egresos.
Financiamiento: origen y destino: identifica el código y fuente de financiamiento, según el clasificador de fuentes de financiamiento. Si hay cambio de la fuente inicial (origen) a la final (destino) es necesario especificar ambas fuentes, de lo contrario se ingresa el mismo código y nombre en ambos campos.
Cuerpo del formulario La parte central del formulario consta de dos partes: la primera parte para anotar los créditos
presupuestarios disminuidos, y la segunda parte para los créditos presupuestarios incrementados. En ambos casos, se indica la estructura presupuestaria; y
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- 38 -
Nombre del renglón de gasto: corresponde a la denominación del renglón de gasto de acuerdo a la Clasificación por Objeto del Gasto del Sector Público Guatemalteco.
Monto Q.: debe indicar los montos sin incluir decimales. Total Q.: corresponde a la sumatoria de los montos indicados en los créditos presupuestarios
disminuidos o incrementados respectivamente. Justificación: área destinada para anotar un resumen de la justificación de lo actuado y cualquier
información adicional que sea pertinente. Parte inferior del formulario Esta parte se destina a la firma de los funcionarios responsables de la modificación presupuestaria
y contiene la firma y sello: Del Jefe de Presupuesto, responsable del registro de la modificación; del Gerente Administrativo Financiero, quien aprueba la modificación; y del Director de la Unidad Ejecutora, quien firma de conformidad.
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- 39 -
VII. REPROGRAMACIONES FINANCIERAS Son los cambios a la programación financiera autorizada en un cuatrimestre específico; dichos cambios consisten en trasladar de un grupo de gasto a otro los recursos financieros, para ejecutar el presupuesto conforme a los cambios realizados en el Plan Operativo Anual. En consecuencia, las reprogramaciones son cambios aplicados a las cuotas mensuales de devengados y pagos aprobadas, cuando la Unidad Ejecutora utiliza mayores recursos financieros en un grupo de gastos respecto a lo programado, en contra posición a otro que necesita menores recursos. La reprogramación financiera no necesariamente requiere una modificación al presupuesto, no obstante si la reprogramación implica una modificación presupuestaria, ésta deberá realizarse simultáneamente en las fechas establecidas de acuerdo a la normativa interna vigente. 7.1. OBJETIVO Hacer cambios a las cuotas de compromiso y devengados aprobados por el nivel central del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. 7.2. NORMAS a) El Jefe de Presupuesto de la Unidad Ejecutora coordinadamente con el Jefe de Tesorería, son
responsables del cumplimiento de las reprogramaciones financieras. b) Para la aplicación de los procedimientos de las reprogramaciones financieras se debe observar lo
dispuesto en la normativa legal vigente.
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- 40 -
7.3. NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO PARA LAS REPROGRAMACIONES FINANCIERAS
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1. Jefe de Presupuesto
a) Elabora en coordinación con el Jefe de Tesorería, la
reprogramación de la ejecución financiera, utilizando el mismo formato de la programación financiera (punto 4.5.1.), con la respectiva justificación; y
b) Traslada al Gerente Administrativo Financiero.
2.
Gerente Administrativo Financiero
a) Revisa la reprogramación financiera y, si no está de
acuerdo, la devuelve a Presupuesto para su corrección. Si está de acuerdo firma de autorizado y obtiene la firma del Director de la Unidad Ejecutora; y
b) Traslada a la Jefatura del Departamento Financiero
del nivel central del MSPAS.
3.
Jefe del Departamento Financiero del nivel central del MSPAS
Recibe la reprogramación financiera y, con los jefes de la Unidad de Presupuesto y de Tesorería, revisa, analiza y resuelve así: a) Si no está de acuerdo, la devuelve a la Unidad
Ejecutora para su corrección. b) Si está de acuerdo, la autoriza y realiza el
procedimiento establecido para el registro y control; y c) Notifica a la Unidad Ejecutora la aprobación a través
del reporte emitido por el SICOIN-WEB.
4.
Jefe de Presupuesto
Recibe notificación de la aprobación de la reprogramación financiera por parte del MSPAS, y la traslada a Tesorería.
5.
Jefe de Tesorería *
a) Recibe la reprogramación financiera y realiza el
registro correspondiente en el formulario de “Ejecución de la Cuota Financiera”; y
b) Archiva.
* O la persona que designe
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- 41 -
7.4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LAS REPROGRAMACIONES FINANCIERAS
* O la persona que designe
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERAÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS
REPROGRAMACIONES FINANCIERAS
No.JEFE DE PRESUPUESTO JEFE DE TESORERÍA *
GERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
1.
2.
3.
4.
5.
Inicio
a) Elabora con Jefe de Tesorería la reprogramación financiera y justifica los motivos; y
b) Traslada adjuntando las justificaciones
DEPARTAMENTO FINANCIERO
Revisa reprogramación financiera
Recibe reprogramación, y con Jefe de Presupuesto y Tesorería, revisa y resuelve
b) Archiva
Fin
Autorizasi / no?
Autorizasi / no?
Realiza gestiones para el registro y control, y notifica a la UE de lo actuado
Recibe notificación de la aprobación de la reprogramación del MSPAS y traslada a) Realiza el registro de
la reprogramación financiera en el formulario de "Ejecución de la Cuota Financiera"
A
B
Devuelve a la UE para su corrección
Devuelve para su corrección
Trasladano si
no
U N I D A D E J E C U T O R A ENTE RECTOR MSPAS
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si
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- 42 -
VIII. EJEMPLO DEL REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
Muestra el movimiento del renglón 266 de enero y febrero 2006, (el “Informe Analítico de la Ejecución Presupuestaria de Gastos” incluye el renglón mencionado (ver 3.5.3.).
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