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TABLAS DE RETENCIONDOCUMENTAL
DEFINICION: Las TDR son un listado de series y sus correspondientes tipos documentales (producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones) a las cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada fase de Archivo. (Acuerdo AGN 039 de 2002. Procedimiento para la elaboración y aplicación de las TRD)
FINALIDAD E IMPORTANCIA: Remisión de los documentos del Archivo de Gestión al Central y de éste al Archivo Histórico de cada una de las dependencias de la CVP.
IMPORTANCIA DE LA TRD
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
TABLAS DE RETENCIONDOCUMENTAL
METODOLOGIA PARA LA ACTUALIZACION DE LAS TRD
Recopilación de información institucional
Análisis de la información copilada
Entrevista a Productores de la Documentación (Aplicada de Formatos)
Análisis de la información compilada
Establecimientos de series y tipos documentales
Primera propuesta de TRD a productores
Presentación de TRD ante Comité de Archivo de la entidad
Ajuste de las TRD productos de análisis en comité
Presentación al Comité de Archivos para su aprobación
Capacitación para su Aplicación
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