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DISEÑO, DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL (SIM) DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
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PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
DISEÑO, DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DEL
SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL (SIM) DE
LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
Código: PGP 0.5
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 1
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Control del Documento
Cláusula de confidencialidad
La información contenida en este documento es generada en el marco del Contrato 054
celebrado entre LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACION y SYNAPSIS. Dado
que la información describe procesos sensibles de naturaleza competitiva, puede
resultar en perjuicio de las dos partes del contrato que sea conocido por personas
distintas a aquellas a las que está dirigida. Por tales razones, no podrá ser reproducida,
mostrada o divulgada sin el correspondiente permiso escrito de LA PROCURADURÍA
GENERAL DE LA NACION y SYNAPSIS.
Control de versiones
Fecha de
Actualización
Versión Revisado por Cambio / Comentarios
24/11/2006 0.1 Jorge Ruiz Creación del Documento
15/12/2006
0.2 Jorge Ruiz
Inclusión de cambios en los siguientes
capítulos:
Gestión del tiempo
Gestión de la calidad
Gestión de recursos humanos
Gestión de las comunicaciones
Gestión de riesgos
15/01/2007 0.3 Jorge Ruiz Cambios realizados por la PGN
17/01/20070.4 Jorge Ruiz
Inclusión del cronograma actualizado
y criterios de aceptación.
26/01/2007
0.5 Jorge Ruiz
Inclusión de las modificaciones
sugeridas por la PGN en reuniones de
trabajo realizadas el 24 y 25 de enero
de 2007.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 2
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Aprobación del Documento
Rol Nombre Firma Fecha
Director de Proyecto
SIM – PGNEvelin Julio Estrada
Supervisor del contrato
SIM – PGNJavier Salazar Cedeño
Asesor de calidad
proyecto SIM - PGNRigoberto Rodríguez Peralta
Gerente Proyecto SIM –
SynapsisGermán Díaz Montoya
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 3
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
TABLA DE CONTENIDO
CONTROL DEL DOCUMENTO ..................................................................................................... 2
CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD....................................................................................................2
CONTROL DE VERSIONES..................................................................................................................2
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO........................................................................................................3
1. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN ........................................................................................... 10
1.1 PROPÓSITO DEL DOCUMENTO...................................................................................................10
1.2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEL PROYECTO........................................................................10
1.2.1 DOCUMENTACIÓN UNIVERSIDAD DE LOS ANDES......................................................................10
1.2.2 PROPUESTA..........................................................................................................................11
1.2.3 CONTRATO............................................................................................................................11
1.2.4 ACTAS DE ACLARACIONES......................................................................................................11
1.2.5 TÉRMINOS DE REFERENCIA....................................................................................................11
1.2.6 ADENDA NÚMERO 1...............................................................................................................12
1. 3 OBJETIVOS DEL PROYECTO.....................................................................................................12
1.3.1 OBJETIVO GENERAL...............................................................................................................12
1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.......................................................................................................12
1.3.2.1 Consultoría.......................................................................................................................12
1.3.2.2 Bienes y servicios conexos..............................................................................................13
1.3.2.3 Otros elementos...............................................................................................................14
1.4 VISIÓN.....................................................................................................................................15
2. GESTIÓN DEL ALCANCE ...................................................................................................... 32
2.1 ENTREGABLES DEL PROYECTO.................................................................................................32
2.2 ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO (WBS).....................................................................33
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 4
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
3. GESTIÓN DEL TIEMPO .......................................................................................................... 33
3.1 DETALLE DE CADA FASE Y ETAPA.............................................................................................33
3.2 CRONOGRAMA DETALLADO.......................................................................................................40
3.3 RECURSOS ASOCIADOS............................................................................................................45
4. GESTIÓN DE COSTOS ........................................................................................................... 46
4.1 METODOLOGÍA DE CONTROL DE CAMBIOS.................................................................................46
4.1.1 SOLICITUD DE CAMBIO...........................................................................................................47
4.1.2 ANÁLISIS...............................................................................................................................47
4.1.3 CALIFICACIÓN DEL CAMBIO.....................................................................................................48
4.1.4 APROBACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CAMBIO...........................................................................49
4.1.5 EJECUCIÓN...........................................................................................................................49
4.1.6 REVISIÓN..............................................................................................................................50
5. GESTIÓN DE LA CALIDAD .................................................................................................... 50
5.1 PROPÓSITO DEL PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD.......................................................................50
5.2 ALCANCE DEL PLAN DE CALIDAD.............................................................................................50
5.2.1 GESTIÓN DE CALIDAD............................................................................................................51
5.2.2 METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE CALIDAD................................................................................51
5.2.2.1 Planeación de Calidad.....................................................................................................52
5.2.2.2 Aseguramiento de la Calidad...........................................................................................53
5.2.2.3 Control de Calidad............................................................................................................55
5.3 ACTIVIDADES DE ASEGURAMIENTO PARA CADA FASE DEL PROYECTO.......................................56
5.3.1 FASE DE INICIACIÓN...............................................................................................................57
5.3.2 FASE DE PLANEACIÓN...........................................................................................................59
5.3.3 FASE DE EJECUCIÓN.............................................................................................................61
5.3.4 FASE DE CIERRE...................................................................................................................63
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 5
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
5.4 CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS..................................................64
5.5 MANEJO DE ACCIONES PREVENTIVAS Y/O CORRECTIVAS..........................................................67
5.6 DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO.............................................................................................69
5.7 ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA GESTIÓN DE CALIDAD.....................................................70
5.8 MÉTODO PARA DOCUMENTAR LOS PROCESOS ASOCIADOS AL SIM............................................72
5.8.1 VISIÓN..................................................................................................................................72
5.8.2 OBJETIVOS............................................................................................................................72
5.8.3 ALCANCE..............................................................................................................................73
5.8.4 METODOLOGÍA......................................................................................................................73
5.8.5 MODELO DE DESCRIPCIÓN DE PROCESOS...............................................................................73
5.8.5.1 ELEMENTOS DE LA NOTACIÓN METODOLÓGICA.....................................................................74
5.8.5.2 INSTRUMENTOS METODOLÓGICOS A UTILIZAR.......................................................................77
5.8.5.3 MECANISMOS DE INTEGRACIÓN CON LA METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO RUP.............78
6. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS .................................................................................. 80
6.1 DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO...........................................................................80
6.1.1 ORGANIGRAMA......................................................................................................................80
6.1.1.1 SYNAPSIS - INFORMÁTICA SIGLO 21..........................................................................80
6.1.1.2 PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN................................................................82
6.1.2 MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES....................................................................83
6.1.3 EQUIPO DE PROYECTO, ROLES Y PERFILES.............................................................................85
6.1.3.1Gerente de Proyecto.........................................................................................................87
6.1.3.2 Líder Técnico....................................................................................................................88
6.1.3.3Asesor Funcional...............................................................................................................88
6.1.3.4 Analista de Desarrollo Organizacional y Procesos..........................................................89
6.1.3.5 Líder de Pruebas..............................................................................................................89
6.1.3.6 Asesor en arquitectura de datos y en migración de datos...............................................90
6.1.3.7 Diseñador Gráfico............................................................................................................91
6.1.3.8 Asesor en Infraestructura y en Seguridad Informática.....................................................92Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 6
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
6.1.3.9 Arquitecto de Software.....................................................................................................92
6.1.3.10 Asesor en Aseguramiento de la Calidad........................................................................93
6.1.3.11 Desarrolladores Senior...................................................................................................94
6.1.3.12 Desarrolladores Junior...................................................................................................94
6.1.3.13 Documentador Funcional...............................................................................................94
6.1.3.14 Documentador Técnico..................................................................................................95
6.1.3.15 Analista de Pruebas.......................................................................................................95
6.1.3.16 Líder de Datos, Infraestructura y Migración...................................................................96
6.1.3.17 Líder Funcional...............................................................................................................97
6.1.4 CAPACITACIÓN TÉCNICA Y FUNCIONAL....................................................................................98
6.1.4.1 Plan de capacitación en el Sistema Misional...................................................................98
6.1.4.2 Objetivos..........................................................................................................................98
6.1.4.3Alcance y estrategia nivel central y regional.....................................................................98
6.1.4.4 Capacitación funcional...................................................................................................101
6.1.4.5 Capacitación técnica......................................................................................................103
6.1.4.6 Duración.........................................................................................................................103
6.1.4.7 Relación y descripción de cursos...................................................................................104
6.1.4.8 Método pedagógico........................................................................................................106
6.1.4.9 Esquemas de evaluación...............................................................................................110
6.1.4.10 Perfil de los instructores...............................................................................................111
6.1.4.11 Informes a la gerencia de proyectos............................................................................111
6.1.4.12 Instrumentos de seguimiento.......................................................................................114
6.1.5 PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO...........................................115
6.2 APOYO A LA GESTIÓN DE CAMBIO INSTITUCIONAL....................................................................116
6.2.1 VISIÓN................................................................................................................................116
6.2.2 OBJETIVOS..........................................................................................................................117
6.2.3 ALCANCE............................................................................................................................118
6.2.4 MECANISMOS Y HERRAMIENTAS DE IDENTIFICACIÓN DE IMPACTOS EN LA PGN.......................119
6.2.4.1Beneficios del Manejo de Cambio...................................................................................121
6.2.4.2 Fases del Manejo de Cambio.........................................................................................121Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 7
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
6.2.5 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DEL CAMBIO.............................................................................123
6.2.5.1Objetivo...........................................................................................................................123
6.2.5.2 Proceso..........................................................................................................................124
6.2.5.3 Identificación de riesgos.................................................................................................125
6.2.5.4 Enunciado de riesgos.....................................................................................................125
6.2.5.5 Analizar los riesgos........................................................................................................125
6.2.5.6 Planificar los riesgos.....................................................................................................126
6.2.5.7 Seguimiento y control de riesgos...................................................................................126
6.2.5.8 Roles a cargo de la administración de riesgos...............................................................126
6.2.6 RECOMENDACIONES, MECANISMOS Y ACTIVIDADES PARA GESTIONAR LOS RIESGOS Y EL CAMBIO
....................................................................................................................................................127
7. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES .............................................................................. 129
7.1 COMITÉS.............................................................................................................................129
7.2 COMUNICADOS.......................................................................................................................132
7.2.1 MATRIZ DE COMUNICACIONES..............................................................................................133
7.3 DOCUMENTOS DEL PROYECTO................................................................................................133
7.3.1 ACTA DE INICIO...................................................................................................................134
7.3.2 ACTA DE ENTREGA DE PRODUCTO........................................................................................134
7.3.3 ACTA DE APROBACIÓN DE PRODUCTOS.................................................................................134
7.3.4 ACTA DE REUNIÓN...............................................................................................................135
7.3.5 ACTA DE FINALIZACIÓN........................................................................................................136
7.3.6 PRESENTACIONES...............................................................................................................136
7.3.7 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES..........................................................................................137
7.3.8 REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES.....................................................................................138
7.3.9 CASOS DE USO....................................................................................................................139
7.3.10 DEFINICIÓN DE ACTORES...................................................................................................140
7.4 ESTÁNDAR DE PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS.....................................................................141
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 8
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
8. GESTIÓN DE RIESGOS ........................................................................................................ 141
8.1 OBJETIVO..............................................................................................................................141
8.2 DESCRIPCIÓN.........................................................................................................................141
8.2.1 METODOLOGÍAS..................................................................................................................142
8.2.2 RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DEL RIESGO........................................................................142
8.2.3 ORIGEN Y TIPO DE RIESGOS.................................................................................................143
8.2.4 DESCRIPCIÓN RIESGOS IDENTIFICADOS.................................................................................144
8.2.5 IMPACTO.............................................................................................................................145
8.2.6 CATEGORÍA DEL RIESGO (IMPACTO *PROBABILIDAD).............................................................147
8.2.7 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE RIESGOS.................................................................................148
8.2.7.1 Acciones correctivas......................................................................................................148
8.2.7.2 Acciones preventivas.....................................................................................................149
9. ANEXOS ................................................................................................................................ 149
.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 9
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
1. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN
1.1
Propósito del documento
El propósito de este documento es describir el Plan de trabajo que se seguirá para
desarrollar el proyecto objeto de este contrato.
Su alcance es orientar la gestión, manejo y administración del proyecto, asegurando el
cumplimiento de los requerimientos de la PROCURADURÍA GENERAL DE LA
NACIÓN, la optimización de los recursos y la calidad del desarrollo del proyecto.
Algunos componentes de este documento fueron entregados con la oferta, el propósito
de incluirlos es poder agruparlos para tener un mejor manejo documental, facilitar su
revisión, análisis y actualización.
1.2. Documentos de referencia del proyecto
El proyecto tiene como base los siguientes documentos:
1.2.1 Documentación Universidad de los Andes
Anexo 4.1 Documento de Entendimiento
Anexo 4.2 Procesos Optimizados
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 10
El presente documento Plan de Gestión, contiene la visión general del contratista
respecto de la ejecución del contrato 054 de 2006, sin perjuicio de que el
contratante entienda que el alcance de este plan no modifica, limita o condiciona
las estipulaciones contempladas en el correspondiente pliego de condiciones, en
el contrato 054 de 2006 y en la oferta del contratista, razón por la cual, en caso
de que sea necesario, este último ajustará el plan de gestión de acuerdo con las
solicitudes o requerimientos de la PGN, para mantener en el desarrollo de la
ejecución del mencionado contrato, el marco establecido en los documentos
contractuales, y así lograr el cumplimiento exitoso del objeto contractual.
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Anexo 4.3 Requerimientos de alto nivel
Anexo 4.4 Requerimientos funcionales y no funcionales parte 1
Anexo 4.4 Requerimientos funcionales y no funcionales parte 2
Anexo 4.4 Requerimientos funcionales y no funcionales parte 3
Anexo 4.5 Requerimientos del prototipo técnico
Anexo 4.6 Plataforma tecnológica
http://hgestion.i-siglo21.com:9080/sites/PGNADSIM01
00_PREVENTA;04_ DOCUMENTACION_UNIVERSIDAD_ANDES
1.2.2 Propuesta
http://hgestion.i-siglo21.com:9080/sites/PGNADSIM01
00_PREVENTA;02_PROPUESTA
1.2.3 Contrato
http://hgestion.i-siglo21.com:9080/sites/PGNADSIM01
01_INCIACION;03_CONTRATO
1.2.4 Actas de aclaraciones
Aclaraciones No. 01
Aclaraciones No. 02
Aclaraciones No. 03
Aclaraciones No. 04
http://hgestion.i-siglo21.com:9080/sites/PGNADSIM01
00_PREVENTA;01_PLIEGOS
1.2.5 Términos de Referencia
http://hgestion.i-siglo21.com:9080/sites/PGNADSIM01
01_INICIACION;02_TERMINOS
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 11
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
1.2.6 Adenda Número 1
http://hgestion.i-siglo21.com:9080/sites/PGNADSIM01
01_INICIACION:04_ADENDA01
1. 3 Objetivos del proyecto
1.3.1 Objetivo general
El objeto del proyecto es el Diseño, Desarrollo e Implantación del Sistema de
Información Misional (SIM) de la PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN y
adquisición del Software base necesario para el funcionamiento del Sistema de tal
manera que:
Soporte las funciones misionales de la Entidad.
Cubra las necesidades de la Entidad en los ámbitos central y regional.
Integre los sistemas de información misionales de la PROCURADURÍA
GENERAL DE LA NACIÓN.
Permita ser adaptado a cambios en la normatividad.
1.3.2 Objetivos específicos
1.3.2.1 Consultoría
El software aplicativo a proveer es el denominado Sistema de Información Misional
(SIM) de la Procuraduría General de la Nación (PGN). EL SIM es un Sistema de
información que comprende varios subsistemas integrados entre sí y que tiene como
propósito servir de base para la administración de los procesos de intervención judicial,
disciplinarios y de prevención que debe atender la PGN para el cumplimiento de su
mandato legal y cuya relación es la siguiente:
• SIMIP: Subsistema de información misional de la PGN
• SIAM: Subsistema de información de apoyo a la misión
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 12
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
• SIREL: Subsistema de información legal y relatoría
• SIRI: Subsistema de Información de Registro de Sanciones e Inhabilidades (Aplicación
ya existente en la PGN, a la cual deben desarrollársele las interfases dentro de la
solución)
• SIC: Subsistema de información ciudadana.
El propósito del proyecto es realizar cuidadosamente la construcción del sistema a
partir de una arquitectura base y componentes que presten servicios específicos y
que jueguen roles arquitectónicos muy bien definidos y desacoplados.
Se busca lograr la sinergia establecida entre la metodología de gerencia de proyectos,
la de desarrollo y las demás metodologías que conforman herramientas integrales para
ejecutar de forma adecuada las fases del proyecto y obtener entregables de alta
calidad, minimizando los riesgos de no cumplimiento de hitos.
1.3.2.2 Bienes y servicios conexos
Diseñar, implementar, ejecutar pruebas y poner en marcha el Sistema de
Información Misional utilizando la arquitectura establecida y los componentes
tecnológicos asociados a ésta.
Hacer uso del motor de proceso como componente central para el despliegue de
los procesos misionales disciplinario, de intervención y de prevención, donde se
definan las principales reglas de negocio.
Realizar el desarrollo del SIM siguiendo los lineamientos de la metodología RUP.
Diseñar, desarrollar e implantar el SIM integrando los módulos: Subsistema de
Información Misional de la PGN (SIMIP), Subsistema de Información de Apoyo a
la Misión (SIAM), Subsistema de Información de Legislación y Relatoría (SIREL)
y Subsistema de Información a la Ciudadanía (SIC).
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 13
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Integrar el SIM con el Subsistema de Información de Registro de Sanción e
Inhabilidades (SIRI) y con el SIAF en el componente de correspondencia.
Utilizar e integrar el siguiente software base en el desarrollo del proyecto, para
proveer el SIM: Motor de base de datos, sistema de workflow, administrador de
contenido y entorno de desarrollo.
Capacitar y certificar a funcionarios de la PGN para apropiarse del conocimiento
de software base suministrado por el contratista.
Soportar técnicamente durante 12 meses a la PGN, después del recibido a
satisfacción del SIM, certificado por la supervisión del contrato, el cual incluye:
mantenimiento preventivo y correctivo del software base, actualizaciones del
software base y soporte técnico a los profesionales de la Oficina de Sistemas de
la PGN.
1.3.2.3 Otros elementos
Suministrar el licenciamiento de una base de datos relacional, con la
capacitación y el soporte respectivo.
Suministrar el licenciamiento, capacitación y soporte de una herramienta de
administración de contenido, la cual debe poseer tres grandes funcionalidades:
La primera de publicar información y generar contenido hacia el SIC; la segunda
de autenticar usuarios internos y externos, según perfiles y roles para ingresar al
sistema de información y la tercera de administrar el ciclo de vida de los
documentos de la relatoría de la PGN, cumpliendo principalmente los siguientes
propósitos: clasificación, indexación e hipervínculos internos y externos,
funcionalidades enmarcadas dentro de lo comprometido en el numeral
6.3.2.2.1.3 Administrador de contenido (CMS) de los términos licitatorios.
Entregar un documento que especifique la Propiedad Intelectual a favor de la
PGN sobre los productos resultado de las consultoría.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 14
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Entregar la licencia es el caso y la documentación correspondiente a la
metodología de desarrollo que se utilice durante la ejecución del contrato.
1.4 Visión
Dentro del análisis de la problemática presentada por la Procuraduría General de la
Nación (PGN), hemos encontrado de gran valor el esfuerzo que ha emprendido la
institución en la definición y desarrollo del proceso de renovación tecnológica en el cual,
mediante una introspección, análisis de las necesidades y una cuidadosa planeación
estratégica ha podido crear las condiciones para avanzar en un cambio organizacional
mediante el cual se pasará de una organización jerárquica y funcional a ser una
organización por procesos. Esto, que realmente es un “salto” muy interesante,
posicionará a la PGN como una de las instituciones mejor estructuradas funcional y
técnicamente y con la madurez suficiente como para considerar que en ella han
permeado los conceptos y buenas prácticas de una Arquitectura Empresarial.
Dentro del objeto del presente proyecto de diseño, construcción, implementación,
puesta en producción y documentación del sistema de información misional - SIM -
analizamos que el éxito de la solución de la problemática radica en ver el sistema como
una herramienta modular que apoye los procesos de negocio que se han definido y que
no solamente implemente las funcionalidades relacionadas sino que lo haga de una
forma óptima. Por consiguiente, es importante realizar cuidadosamente la construcción
del sistema a partir de una arquitectura base y componentes que presten servicios
específicos y que jueguen roles arquitectónicos muy bien definidos.
Esta arquitectura base, es uno de los logros que presentamos como valor agregado ya
que de su uso se asegura el éxito de la construcción ordenada, modular y desacoplada
del sistema, puesto que ya se tienen unos lineamientos claros de cómo desarrollar, qué
desarrollar, cómo integrar el desarrollo dentro del todo del sistema, buscando una
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 15
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
definición clara de servicios como eje fundamental de cualquier desarrollo. Los objetivos
del proyecto se cumplen gracias a la sinergia establecida entre la metodología de
gerencia de proyectos, la de desarrollo y las demás metodologías que conforman
herramientas integrales para ejecutar de forma adecuada las fases del proyecto y
obtener entregables de alta calidad, minimizando los riesgos de no cumplimiento de
hitos.
Este marco de la arquitectura base y de los componentes es un elemento clave en el
entendimiento de la estrategia planteada.
Otro elemento clave es la visión de la problemática que presentamos a continuación:
La Procuraduría General de la Nación (PGN) es la entidad del estado encargada de
vigilar el correcto funcionamiento de la función pública, salvaguardar los derechos e
intereses de los ciudadanos, garantizar la protección de los derechos humanos e
intervenir en representación de la sociedad para defender el patrimonio público. La
PGN ejecuta sus procesos misionales bajo una estructura organizacional que cubre
todo el territorio colombiano con sede central en Bogotá. Para cumplir con su misión, la
entidad se fundamenta en la normatividad y legislación encabezada por la Constitución
Nacional junto con las leyes, decretos y resoluciones correspondientes. Para el
desarrollo de sus procesos, la PGN cuenta con funcionarios especializados en las
diferentes áreas de la entidad, así como con una planta física con todos los recursos
para el soporte de sus actividades administrativas.
Los ciudadanos, entidades, autoridades y en general cualquier colombiano tiene el
derecho a realizar una solicitud formal a la PGN de la apertura de un proceso de
intervención, disciplinario o preventivo sobre las actuaciones de los servidores o
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 16
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
entidades publicas. Es un deber de la PGN, proporcionar los mecanismos necesarios
para cumplir con estos objetivos.
Figura 1. Elementos Básicos Funcionales de la Procuraduría General de la Nación.
La PGN es una entidad del Estado que presta un servicio importante a la ciudadanía y
como toda organización, necesita de información y recursos para poder iniciar sus
procesos y entregar un resultado final. Es por esto que su actuación se inicia con las
solicitudes que los diferentes actores le formulan a la entidad.
La dinámica de los ciudadanos frente a la PGN es un punto clave en la evaluación de la
entidad. Es así como se hace necesario el continuo monitoreo y reporte estadístico de
estas funciones. Una vez se ha presentado una solicitud, la PGN realiza un análisis
objetivo para distribuir sus recursos de la mejor manera posible para atender dichas
solicitudes. De esta manera, se da aprobación y apertura a los casos, los cuales
representan la unidad de información más robusta dentro la entidad. Cada actividad a lo
largo de un flujo de trabajo de un caso está sujeta a varios elementos misionales. La
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 17
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
administración de los funcionarios de la PGN y los actores externos involucrados en un
caso, permite definir los equipos de trabajo asociados y la correspondiente relación del
caso con actores externos. La actuación de los funcionarios frente a los casos, está
dispuesta según la organización de la PGN, las dependencias y sus respectivas
competencias. Adicionalmente, la entidad debe asignar un conjunto de recursos físicos
destinados al desarrollo de los casos. Parte de la formalidad de los procesos está dada
por el manejo que se le dé a las comunicaciones (oficios, autos, etc.) y a la
documentación asociada a los casos. Por eso, es importante mantener la relación de
las actividades con los documentos generados durante su ejecución. Si bien, el rol que
desempeña cada funcionario, se encuentra previamente definido, el control y auditoria
sobre los procesos es un elemento que se debe incluir dentro del manejo de la
información de la PGN.
Existe un mapa estratégico, en donde se establecen las políticas definidas por la
entidad. Para lograr el cumplimiento de una política se desarrollan proyectos a los que
se le asignan casos. Lo anterior permite definir prioridades para la ejecución de los
casos y así medir los logros alcanzados con los proyectos y por ende el cumplimiento
de las políticas.
Todas las funciones que realiza la PGN, desde que se realiza una solicitud hasta que
se registran las conclusiones y se cierra un caso, se rigen por la normatividad y
legislación correspondiente.
Lo anterior, a manera general, indica los elementos básicos que se deben articular para
cumplir con los propósitos y razón de ser de la entidad. Es por eso que se propone
enmarcar la funcionalidad de la información que la PGN administra en varios estadios.
Inicialmente, encontramos todas las funciones asociadas a los mecanismos de
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 18
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
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solicitudes y peticiones que se hacen a la entidad. En este primer marco de
instanciamiento, los actores acuden a la entidad para realizar una solicitud de servicio
asociada a alguna de las áreas misionales de la PGN o esta de oficio la inicia. Para ello,
se necesita la información de quien realiza la demanda y de la solicitud, petición o
notificación. Los actores que intervienen en los eventos de este frente de información
son: ciudadanía, Servidores PGN (en el caso de solicitudes misionales), organismos de
control interno disciplinario, autoridades judiciales, ONG, entidades estatales y
apoderados judiciales.
Las demandas de servicio pueden ser de tipo disciplinario, preventivo o de intervención.
Figura 2. Instanciamiento
En el marco de instanciamiento, existen los organismos de control disciplinario interno
(OCDI) que reportan los casos a la Procuraduría, teniendo en cuenta los lineamientos
que los hacen relevantes para la entidad. Una vez reportados, los casos deben ser
evaluados para el ejercicio del poder preferente. Es decir, los OCID también deben dar
a conocer a la PGN si el caso será procesado por los propios organismos o es la PGN
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quien se encargará. Si ocurre lo primero, entonces los OCID deberán, eventualmente
reportar a la PGN, las actuaciones más relevantes acerca del proceso. El reporte de
estos casos está sujeto al mapa estratégico de la PGN de tal forma que sólo se
reporten los casos prioritarios para la Institución. Las demandas de intervención, son
solicitadas a la PGN por medio de comunicaciones judiciales y administrativas. Esto con
el fin de hacer partícipe a la PGN en un proceso llevado a cabo por una entidad estatal
o judicial. En el ámbito preventivo, la PGN puede iniciar un caso por acción oficiosa, es
decir, cuando la entidad así lo crea conveniente. También pueden registrarse
demandas de servicio por organismos internacionales o novedades que llegan a la
Oficina de Prensa, entre otros.
Claramente, encontramos la necesidad de la PGN de contar con los mecanismos
adecuados para capturar la información que sirve de insumo para la ejecución de los
procesos de servicio a la Nación.
Algunas de las peticiones que se realizan en la fase de instanciamiento corresponden
a información actualizada que la PGN está en capacidad de entregar al momento de
solicitarla. Sin embargo, las funcionalidades de esta fase, en su mayoría, corresponden
a requerimientos que deben ser sometidos a un previo análisis y fundamentación en
una etapa de transición, previa a la apertura de un caso o ejecución de la demanda.
En este paso, la PGN asume una posición frente al instanciamiento y verifica los
hechos antes de dar inicio al respectivo proceso. Para ello, el requerimiento instanciado
es puesto a disposición de una o varias dependencias competentes junto con los
funcionarios necesarios para atenderlo. Las dependencias a su vez revisan si la
solicitud ya ha sido reportada, si la solicitud se encuentra asociada con otras ya
existentes o si se debe reversar. También se evalúa si la solicitud debe convertirse en
varias solicitudes. Por ejemplo, cuando se tiene un componente disciplinario, otro de
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intervención, etc. Cuando la solicitud es de carácter misional, será necesario completar
la información de la solicitud de acuerdo a las áreas misionales (disciplinaria, de
prevención o de intervención).
Figura 3. Transición
A nivel central, la División de Registro y Control y Correspondencia es la encargada de
recibir, clasificar y valorar las demandas de servicio y decidir si se asigna por
competencia a la dependencia respectiva dentro de la PGN o si la demanda es
competencia de otra entidad. A nivel territorial, el Centro de Atención al Público es la
encargada de ejecutar estas funciones.
Después de analizar elementos iniciales en la etapa de transición, se abre un caso y se
da inicio a una fase procesal. En ese momento se define una ruta y plan de actividades
a seguir, además de los actores que participarán en el proceso pero que no son los
titulares de la responsabilidad del trámite del caso. Por ejemplo, el Disciplinado, ONG,
Abogado del Disciplinado, Abogado del Peticionario o Abogado del perjudicado. El
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equipo de trabajo, encargado del caso puede tomar la decisión de relacionar varios
casos, con el objetivo de fraccionarlos o acumularlos. Para definir la ruta y plan de
actividades, la PGN tiene una estructura misional, de etapas, actividades,
procedimientos, documentos y flags, definida. Esta estructura, obedece a la estrategia
misional de la entidad para abordar los diferentes procesos. La información de su
estructura funcional sirve para definir el camino a seguir para cumplir su misión.
A lo largo del flujo de trabajo, la PGN alimenta el proceso con la gestión de los
documentos necesarios para las comunicaciones formales que mantiene con los
actores inmiscuidos. El proceso involucra el establecimiento del marco normativo, la
toma de decisiones y la definición de actuaciones frente a los hechos en curso. Dentro
de las actividades y actuaciones realizadas en los casos se consideran las
declaraciones de testigos, visitas especiales, peritazgos, audiencias, entrevistas, entre
otros. Paralelo al proceso, se realiza un seguimiento de las actividades, sus actores y
la documentación generada. Así mismo, se debe tener noción de los vencimientos de
los términos del proceso de manera que se pueda tener conocimiento previo de los
eventos críticos y estar alerta al cumplimiento de los mismos.
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Figura 4. Procesal
La administración del proceso involucra el manejo de la disponibilidad de los recursos
asignados. Por ello, cada funcionario cuenta con una agenda que está siendo revisada
permanentemente con el objetivo de administrar la disponibilidad de los servidores PGN
en el caso. Así mismo, los equipos de trabajo son administrados para estructurarlos
según marcha el proceso. Si bien, la PGN cuenta con dependencias especializadas,
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también es posible conformar dependencias virtuales, en donde se conforman equipos
de trabajo de diferentes dependencias formales para cumplir con objetivos específicos.
En el frente procesal, cada caso es tratado teniendo en cuenta si es de tipo
disciplinario, preventivo o de intervención. Para los temas disciplinarios, el proceso
empieza por una indagación preliminar, la cual busca identificar, delimitar y examinar
cuidadosamente los hechos, así como reunir los argumentos suficientes para abrir un
caso. Si se decide abrir un caso, se emite un auto de apertura del caso en el cual se
identifica al presunto infractor y se hace una relación de pruebas. A continuación, la
PGN da inicio a las labores propias de la investigación. Eventualmente, la PGN emite
una decisión donde se establecen los cargos de los que se acusa al individuo. Por
consiguiente, el proceso continúa con la defensa del individuo frente a los cargos
formulados. La PGN analiza y valora las normas, los elementos de criterio y demás
unidades de información que le permitan tomar una posición frente al caso para emitir
un fallo que puede ser sancionatorio o absolutorio. Si se trata de un fallo sancionatorio,
se envía la respectiva información a los responsables del seguimiento de la ejecución
de las sanciones.
En la función de intervención, la PGN interviene en los procesos judiciales y
administrativos, haciéndose parte en el proceso o actuación. Por ello, después de
recibir la notificación pertinente, la entidad asigna los servidores PGN que realizarán
las labores de intervención y velarán por el respeto al debido proceso. A continuación,
la entidad procede a revisar y valorar el expediente respectivo. En caso que el proceso
presente una irregularidad, la PGN toma las medidas correspondientes y las comunica.
La PGN también presenta un concepto frente al caso.
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La función preventiva inicia con una evaluación que busca establecer la situación y si se
está afectando alguna norma. En este análisis, también se verifica si ya existe control
sobre el mismo asunto. Un caso se puede abrir mediante un acto o auto administrativo
para ordenar la actuación preventiva o por iniciativa propia de la PGN. Lo anterior
conduce a evaluar los hechos, establecer un marco normativo y tomar una decisión
sobre el caso, para finalmente emitir conclusiones, y recomendaciones.
Una vez terminado el respectivo proceso (disciplinario, de intervención o prevención) y
se ha emitido el respectivo fallo, se registran las conclusiones y el caso es marcado
como cerrado. Lo anterior no implica que el caso no pueda ser reabierto en el momento
que la PGN así lo decida. La información generada en las actividades realizadas
después de terminado el caso, se incluye dentro de un marco de conclusión.
Figura 5. Conclusión
Después que el caso ha sido marcado como cerrado, se procede a enviar la
documentación física asociada al archivo central. Desde allí, el expediente puede ser
solicitado en préstamo, por lo cual se realiza un seguimiento de quien lo pide y de la
dependencia donde se encuentra. Adicionalmente, el caso puede ser reportado al
Grupo de Relatoría de la PGN como representativo para que éste se encuentre
disponible para futuras referencias.
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Con el fallo de un caso, se establecen las actuaciones que las Entidades deben seguir.
El control que se lleva para indicar si una Entidad hizo o dejó de hacer lo que
normativamente le correspondía es parte de la fase de conclusión. Por lo cual, es
primordial que los servidores de la PGN reporten las actividades de seguimiento que
hacen a las Entidades.
Un nueva solicitud inicia cuando un caso es reabierto, (por ejemplo cuando el fallo de
una tutela pide que sea revisado), la información asociada debe estar disponible para
seguir el proceso dentro de la fase procesal.
La información administrada en los frentes anteriormente propuestos, incrementa su
valor si consideramos de manera paralela un estadio permanente de monitoreo sobre
las diferentes fases en las que recae la información.
La Procuraduría General de la Nación (PGN), es la Entidad que representa a los
ciudadanos ante el Estado. Uno de los objetivos más importantes de este proyecto es
evaluar el servicio que se le está prestando a la ciudadanía. Esta retroalimentación
inicia en la fase de instanciamiento, en donde la información es generada directamente
por los actores que demandan servicios de la PGN. Los eventos que ocurren frente a la
ciudadanía permiten conformar unidades de información que le servirán a la PGN para
evaluar y mejorar los mecanismos de servicio.
Figura 6. Monitoreo
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Los recursos de la PGN ejecutan las actividades transitorias, procesales y de
conclusión con base en la jerarquía organizacional de la entidad. La forma en que los
casos siguen su curso, las actuaciones y decisiones tomadas son la fuente de
información que día a día fortalece la entidad. Este conocimiento se mantiene y se
incrementa gracias a la legislación, normatividad e historial capitalizado por el Grupo de
Relatoría. El frente de monitoreo no solo implementa la interfaz de información para la
administración de la información dentro de la funcionalidad de Relatoría y Legislación
sino que ejecuta funciones de auditoria sobre los procesos que se llevan a cabo dentro
de la entidad. Es decir, todo lo correspondiente a reportes, consultas, indicadores de
procesos, entre otros, es considerado para conformar un elemento de crecimiento
institucional.
Figura 7. Frentes de información
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La información de los diferentes frentes de información expuestos en esta sección
considera elementos relevantes en el establecimiento del marco de negocio del manejo
de la información de la PGN. La información de las actividades y demás elementos de
negocio, que no se mencionan, se pueden detallar en profundidad en los documentos,
bien estructurados, proporcionados por la PGN.
Otro punto importante, es el alcance entendido como los procesos de negocio que debe
soportar el sistema y que se clasifican en 5 grandes macro procesos:
Gestionar Políticas
Coordinar Funciones
Controlar Funciones
Ejercer Funciones Misionales
Ejercer Funciones Conexas
Para poder construir el sistema es necesario relacionar los tres elementos de
arquitectura, visión y alcance de tal forma que se pueda trazar una estrategia efectiva
de construcción y entrega de los procesos de negocio. La idea fundamental de la
construcción es que para cada proceso de negocio sea posible definir e implementar los
servicios que lo componen, siendo cada servicio desacoplado, y cohesionarlos
mediante la orquestación que ofrecerá el motor de procesos. La idea de esta cohesión
se puede observar en la siguiente gráfica:
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Figura 8. Servicios y Procesos de Negocio
En este ejemplo el proceso de negocio es implementado por servicios de diferentes
capas (presentación, negocio y datos) donde cada servicio es independiente,
desacoplado de los otros y se relacionan por medio de contratos funcionales entre ellos.
Si bien esta estrategia resuelve la forma de implementar cada uno de los flujos, reusar
esta modalidad de implementación implica que para cada flujo se construirían servicios
repetidos y no reusables entre los procesos que los necesitan. En este sentido la
estrategia se enfoca en la construcción de los procesos y se define e implementa en
conjuntos de servicios afines a los cuales hemos llamado módulos base del SIM.
Módulos Base del Sistema de Información Misional
Como se indicó, cada uno de estos módulos agrupa componentes y servicios afines
funcionalmente, los cuales permiten la complementación del proceso de negocio
definido en el motor de procesos. Su gran valor es que permite una construcción
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ordenada y modular del sistema, así como una salida a producción por procesos donde
los módulos son unidades reusables y transversales a dos o más procesos.
La idea de los módulos y su relación con los procesos se estructura en la siguiente
figura:
Figura 9. Módulos Base
En la figura se aprecia que los módulos tienen relación de prestación de servicios con
diversos procesos de negocio y por lo tanto para la completitud funcional del proceso
hace falta la construcción de cada módulo de manera incremental más que incidental.
Es decir, cada proceso que se desee construir va a necesitar que ciertos servicios de
los módulos base sean construidos previamente.
Dado que el lineamiento arquitectónico del sistema es utilizar una arquitectura SOA,
tanto los módulos como la implementación de los procesos gozarán de los principios de
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especialización funcional de los servicios, de su desacoplamiento y de su construcción
ordenada en capas; lo cual implica que la esencia SOA se replica tanto en módulos
como en procesos como se ejemplifica en la siguiente figura:
Figura 10. Arquitectura SOA – Módulos
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Figura 11. Relación Procesos y Módulos
Las actividades de los procesos que implementan los módulos son ejecutadas con base
en los servicios de jerarquía organizacional de la arquitectura. Estos servicios, junto con
los servicios de colas de trabajo permiten mantener un control sobre los roles y
responsabilidades de los servidores PGN dentro de los procesos. Adicionalmente, la
arquitectura considera, a nivel general sobre el sistema los servicios de auditoria para
estas actividades.
2. GESTIÓN DEL ALCANCE
2.1 Entregables del Proyecto
Se anexa matriz de disciplinas y entregables.
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2.2 Estructura de desglose de trabajo (WBS)
Se entrega impresión de WBS.
3. GESTIÓN DEL TIEMPO
3.1 Detalle de cada fase y etapa
El proyecto se desarrolla dentro del marco de la metodología PMI, el cual esta
constituido por 4 etapas que son: Inicio, planeación, ejecución y cierre. Dentro de la
fase de ejecución se tiene contemplado el desarrollo del producto, la migración de datos
y la capacitación funcional y técnica. El desarrollo del producto se hará en tres ciclos;
cada uno de los ciclos contiene las 4 fases de la metodología RUP que son:
Concepción, elaboración, construcción y transición. La migración de datos a su vez se
hará en 4 iteraciones y cada una de ellas contiene las siguientes 5 etapas: Análisis
diseño, implementación, pruebas y recepción, para finalmente ejecutar el proceso
definitivo de migración de datos y de esta manera tener el 100% del sistema disponible
para iniciar el proceso de implantación.
Ya que el proceso de desarrollo es iterativo e incremental, se utilizará un modelo de V
el cual propone las etapas de análisis, diseño, implementación y pruebas y a su vez
planeación de pruebas funcionales, de sistema, de integración y unitarias, de modo que
al momento de llegar a la etapa de pruebas se ejecute en orden inverso las pruebas
planeadas finalizando con las de usuario.
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3.2 Cronograma detallado
Durante la fase de Planeación se trabajó en la elaboración del cronograma del
proyecto, para lo cual se tuvo en consideración los siguientes elementos:
La WBS
El modelo de procesos de negocioDiseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 40
En ciclo 1 fase de construcción Synapsis hará entrega del Documento de Plan de
implantación, el cual describirá los aspectos relevantes tales como la
infraestructura necesaria, seguridad y versionamiento del software entre otros. .
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El inventario de casos de uso
La estrategia de iteraciones en la construcción del SIM
La estrategia de migración
El plan de capacitación funcional
La estrategia de Puesta en Marcha del SIM
Con base en estos elementos, particularmente con la WBS se estructuró la
descomposición de actividades principales y sub-actividades y se preparó el
cronograma general del proyecto, al cual se le establecieron precedencias entre las
tareas tomando en consideración los siguientes criterios:
Las actividades de migración se ejecutan en forma paralela con las de desarrollo del
SIM en cada iteración, garantizando que al momento de las pruebas de usuario de una
iteración se disponga de la información migrada y certificada que sea requerida para
ejecutar dicha prueba.
Para el proceso del desarrollo del SIM se definió una primera iteración que se ha
denominado release arquitectónico y tres iteraciones para completar la totalidad de la
funcionalidad y de los requerimientos no funcionales del SIM. En forma similar la
migración tiene sus correspondientes iteraciones en paralelo.
Todas las actividades de ingeniería de software, tanto del desarrollo del SIM como de la
construcción y ejecución de la migración, se ejecutarán antes del 20 de Noviembre de
2007 con el fin de disponer de tiempo para las actividades de transición, capacitación y
puesta en marcha de la solución.
La etapa de capacitación funcional, orientada a usuarios finales y a capacitadores, que
en el futuro serán multiplicadores de conocimiento, se iniciará a mediados del mes de
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Agosto con actividades de planeación detallada y preparación de materiales. El proceso
de capacitación dispondrá de mes y medio a partir del 1 de noviembre de 2007.
En forma paralela con la finalización del proceso de capacitación se ejecutará la etapa
de cierre del proyecto, a la cual se le ha estimado una duración de un mes calendario,
correspondiente a Diciembre de 2007.
En el site del proyecto se dispone del cronograma en MS Project del cual a
continuación se presenta una vista resumida:
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3.3 Recursos asociados
PERSONAS DEDICACION
Gerente de Proyecto 100% en todas las fases del
proyecto
Líder Técnico 100% en todas las fases del
proyecto
Asesor funcional 100% en las fases inicio,
planeación y ejecución
hasta la actividad de
modelamiento de negocio.
Analista de Desarrollo
Organizacional y Procesos
100% en todas las fases del
proyecto
Líder de Pruebas 100% en todas las fases del
proyecto
Asesor en Arquitectura de
Datos y en Migración
100% en todas las fases del
proyecto
Diseñador Grafico 100% en la fase de
ejecución dentro de las
actividades de diseño
grafico
Asesor en infraestructura y en
seguridad informática
100% en la fase de
ejecución
Arquitecto de Software 100% en todas las fases del
proyecto
Asesor en aseguramiento de la 100% en todas las fases del
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Calidad proyecto
Desarrollador Senior 100% en todas las fases del
proyecto
Desarrollador Junior 100% en todas las fases del
proyecto
Documentador funcional 100% en todas las fases del
proyecto
4. Gestión de costos
4.1 Metodología de control de cambios
En caso de presentarse algún cambio o ajuste en: Los documentos, procedimientos y/o
software entregado por Synapsis, se canalizará la solicitud a través del Gerente del
proyecto para lo cual se utiliza el formato de Control de Cambios (Anexo No. 1).
Esta solicitud puede presentarse en cualquiera de las fases del proyecto y debe detallar
el cambio requerido.
El flujo de control de cambios y ajustes se presenta gráficamente a continuación:
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4.1.1 Solicitud de cambio
Un cambio podrá ser originado por iniciativa de cualquiera de las partes, contiene:
• Titulo del cambio
• Descripción del cambio
• Justificación
• Anexos
4.1.2 Análisis
El Director de Proyecto de Synapsis efectuará un análisis desde el punto de vista
funcional y técnico para calificar el cambio o ajuste.
La evaluación funcional y técnica deberá considerar, desde el punto de vista del
proyecto:
Utilidad del cambio
Viabilidad de realizar el cambioDiseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 47
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Impacto en el proyecto
Complejidad del cambio
Alcance
Tiempo
Costo
Quien asume los cambios de tiempo y costo.
4.1.3 Calificación del cambio
Resultado de esta evaluación, las calificaciones posibles son:
MEJORA
Si el requerimiento está enmarcado en el alcance del
presente proyecto y no afecta ni los costos ni los
cronogramas o su efecto es manejable a criterio del
Gerente del Proyecto.
MODIFICACIÓN
Si el requerimiento no está enmarcado en el alcance
del presente proyecto y/o afecta sustancialmente los
costos y/o los cronogramas de los Servicios.
Cualquier requerimiento que implique cambios en las
funciones o características de los servicios descritos
en el documento de casos de uso y esté fuera del
alcance de los términos de referencia.
FALLO Y/O ERRORSi el requerimiento se debe a un fallo o error del
software desarrollado, más no del software base.
Para las MEJORAS se aplicará el siguiente procedimiento:
• El Director de Proyecto de Synapsis comunicará formalmente al Gerente de
Proyecto de la PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN que el cambio solicitado
es una mejora.
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PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
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• Cualquiera de las partes podrá hacer observaciones a la calificación dentro de
los tres días hábiles siguientes a la comunicación formal. De no mediar respuesta en el
plazo indicado, esta calificación se dará por aprobada.
Para las MODIFICACIONES se aplicarán las siguientes estipulaciones:
• Las modificaciones deben ser solicitadas por escrito a la otra parte. Dentro de los
Ocho días de recepción de la solicitud, la parte receptora deberá enviar una respuesta a
la otra parte. Si la solicitud de modificación fue originada por la PROCURADURÍA
GENERAL DE LA NACIÓN el Director de Proyecto de Synapsis comunicará por escrito
al Gerente de Proyecto de la PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN si la
modificación puede ser ejecutada y el efecto en los Planes del Proyecto, Ordenes de
Trabajo, Cargos y otros términos y condiciones de este Proyecto.
• Si Synapsis solicita la modificación, el Supervisor del Contrato por parte de la
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN notificará por escrito al Director de
Proyecto de Synapsis si autoriza su realización bajo los términos y condiciones
revisados, o rechaza la modificación propuesta. Las modificaciones acordadas deberán
estar respaldadas por una comunicación escrita que lo confirme y serán incorporadas
como una modificación al Contrato. Además, se actualizará el plan de trabajo con las
actividades y tiempos estimados.
4.1.4 Aprobación de la ejecución del cambio
Después de efectuar la solicitud de cambio se debe definir si el cambio es aprobado o
no, se deben realizar los comentarios pertinentes a la aprobación.
4.1.5 Ejecución
Una vez aprobada la ejecución del cambio se procederá a su elaboración.
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4.1.6 Revisión
Cuando esté listo el cambio o ajuste se realizará la revisión del cliente para validar las
actividades realizadas.
5. Gestión de la calidad
5.1 Propósito del Plan de Gestión de Calidad
El Plan de Calidad define los mecanismos, las actividades y las instancias de tiempo
para realizar las tareas de Gestión de la Calidad que permitan cumplir con los
requerimientos y especificaciones establecidos para el proyecto.
Se enmarca dentro de una metodología de Gestión de la Calidad, la cual es utilizada
para determinar, de manera temprana, las condiciones necesarias para asegurar que
los compromisos adquiridos con la PGN respecto del proyecto, sean cumplidos.
5.2 Alcance del Plan de Calidad
El alcance de este documento es establecer los lineamientos de la gestión de la Calidad
del Proyecto, con el objeto de asegurar las necesidades y expectativas de la PGN con
relación al proyecto de “Diseño, desarrollo e implantación del sistema de información
misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación y adquisición del software de
base necesario para el funcionamiento del sistema”, en el marco del contrato número
054 de 2006.
Los puntos que se desarrollarán en el presente plan cubrirán:
Gestión de la calidad.
Definición de las actividades para el aseguramiento de calidad paraca da una de
las etapas esto es Iniciación, Planeación, Ejecución y Cierre.
Manejo de acciones preventivas y correctivas.Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 50
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V.0.5
Alcance de Revisiones y Auditorias.
5.2.1 Gestión de Calidad
La Gestión de la Calidad contempla todas las actividades administrativas del Proyecto
asociadas a la debida planificación y la continua evaluación y control de calidad. Se
incluyen toda la serie de revisiones en diferentes instancias que son utilizadas para
verificar la exitosa ejecución de los planes del proyecto y la realización de las acciones
de ajuste si es del caso.
Como resultado de la Gestión de la Calidad, se definen actividades que deben ser
ejecutadas dentro del proyecto, y que competen a los entregables del mismo (Planes,
informes, elaboración de productos, prestación del servicio).
Para asegurar el éxito de la gestión de la calidad se considera de vital importancia:
Compromiso del equipo de proyecto de Synapsis. como de la PGN en el
cumplimiento efectivo de las actividades que se planeen.
Aplicar el Plan de Gestión del Proyecto como una guía permanente en la
ejecución del mismo sin perder de vista que este Plan puede enriquecerse cada
vez más con los ajustes que pueden surgir a lo largo del proyecto.
5.2.2 Metodología de Gestión de Calidad
La metodología para la Gestión de la Calidad se basa en tres procesos básicos:
Planeación de la calidad: El objetivo es identificar cuales son los requerimientos de
calidad relevantes para el proyecto y determinar la forma como deben ser satisfechos.
Aseguramiento de la calidad: El aseguramiento de la calidad se ocupa de verificar que
la ejecución del proyecto se desarrolle de acuerdo a lo planeado.
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V.0.5
Control de la calidad: Consiste en revisar y hacer seguimiento de los resultados
específicos del proyecto para determinar dónde se cumplen o no, con los estándares de
calidad e identificar las formas para eliminar las causas de el desempeño insatisfactorio.
A continuación se detalla cada proceso y su aplicación al proyecto:
5.2.2.1 Planeación de Calidad
Las entradas de esta actividad corresponden a los documentos básicos donde han sido
especificados los requerimientos, señalados en el numeral 1.2 del Plan del proyecto,
que son:
Términos de referencia
Propuesta
Anexos
Contrato
Para identificar los requerimientos de calidad se deben revisar en detalle los
documentos de entrada, y buscar en ellos las normas o estándares y/o requerimientos
de calidad comprometidos a cumplir.
Los requerimientos identificados se concretan en las siguientes salidas, que se
constituyen en la entrada de la siguiente actividad correspondiente al aseguramiento:
Plan del proyecto, componentes:
o Planes y las metodologías a emplear en el proyecto
o Relación de entregables
o Plan de aceptación (criterios de aceptación por cada entregable)
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5.2.2.2 Aseguramiento de la Calidad
Las entradas de este proceso lo constituyen los documentos definidos en el proceso
anterior como salidas:
Plan del proyecto y sus componentes:
o Planes de trabajo
o Relación de entregables
o Plan de aceptación (criterios de aceptación por cada entregable)
También constituyen como entradas los diferentes documentos e información que la
PGN entrega a Synapsis como parte de sus compromisos, por ejemplo: Datos para las
migraciones, de las regionales, etc.
En este caso, es necesario aplicar lo planeado sistemáticamente para asegurar que el
proyecto emplea todos los procesos necesarios para lograr los requerimientos. Esto
implica el desarrollo y la puesta en práctica de los planes y de las acciones necesarias
para proporcionar confianza con revisiones, verificaciones o inspecciones de los
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 53
Términos de
referencia
Anexos
Contrato
Propuesta
Revisar en detalle los
documentos de entrada
y buscar sobre ellos las
normas o estándares y/o
requerimientos de
calidad comprometidos a
cumplir.
Plan del
proyecto:
Metodologías
Relación de
entregables
Plan de
aceptación
Entrada Proceso Salida
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
factores de calidad que afectan la prestación de los servicios de acuerdo con lo
pactado.
Para efectuar este aseguramiento los diferentes tipos de revisiones y verificaciones e
inspecciones pueden ser usados individualmente o combinados de acuerdo con las
necesidades del proyecto y su selección puede estar fundamentada en resultados de
experiencias previas.
En este nivel se consideran actividades del Equipo Operativo del proyecto y
corresponde a diferentes labores coordinadas por el Gerente y el Líder Técnico del
mismo; aquí se realizan tareas como revisiones técnicas conjuntas (PGN y Synapsis)
donde se verifica el cumplimiento de los criterios de aceptación de los entregables del
proyecto, revisiones periódicas internas (Synapsis) a los procesos dónde se analiza el
cumplimiento de las métricas establecidas, o las revisiones internas (Synapsis) como
inspecciones donde se busca encontrar la correspondencia del hacer con las normas
definidas en el Plan de Gestión del Proyecto.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 54
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
5.2.2.3 Control de Calidad
El control de calidad se ocupa de la detección de defectos. A través del control de
calidad, se evalúan los resultados de las revisiones de aseguramiento para realizar la
generación de acciones correctivas asociadas a la entrega de los productos y los
criterios de aceptación en las condiciones definidas, buscando el mejoramiento continúo
en cada uno de ellos y la disminución de recurrencia en los problemas reportados e
identificados, eliminando las causas de los resultados insatisfactorios.
El control de la calidad corresponde a las acciones especificadas aplicadas al Plan del
Proyecto, de manera conjunta entre la PGN y Synapsis, o de manera interna por
Synapsis a través de inspecciones de calidad.
Esta revisión al estado del proyecto evalúa todos sus aspectos. De esta revisión se
presenta un informe formal mensual con las recomendaciones sugeridas y es utilizada
como entrada para la siguiente revisión de este tipo.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 55
Plan del proyecto
Información PGN
Resultados del
trabajo
Resultados de las
mediciones de
calidad
Desarrollo y la puesta en
marcha de planes y
acciones para
proporcionar los productos
en las condiciones
especificadas, según el
Plan del proyecto.
Entregables
Solicitudes de
cambio
Resultados de
revisiones o
inspecciones
Ajustes al Plan del
Proyecto.
Entradas Proceso Salida
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Las actividades asociadas corresponden a las acciones correctivas y acciones
preventivas que sobre la prestación de los servicios es necesario realizar.
5.3 Actividades de Aseguramiento para Cada Fase del Proyecto
El proceso de aseguramiento de Calidad se desarrolla durante toda la vida del proyecto
y para cada una de las etapas establecidas para el proyecto.
A continuación se detalla para cada una de las etapas del proyecto como se llevará a
cabo este proceso de aseguramiento de calidad.
Cada una de las actividades realizadas sobre el proceso de calidad, están
contempladas en el Plan de QA (Quality Asurance). El Plan de QA es un plan de
seguimiento que se realiza a nivel interno; no obstante para su consulta, es posible
remitirse al site del Proyecto.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 56
Plan del
proyecto
Solicitudes de
cambio
Ajustes al Plan
del Proyecto
Resultados de
trabajo.
Resultados de
las mediciones
de calidad
Ejecución del Plan de
calidad
Inspecciones.
Resultados de las
inspecciones
Informes de
Comités
Acciones
correctivas
Acciones
preventivas.
Entradas Proceso Salida
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
5.3.1 Fase de Iniciación
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 57
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 58
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
5.3.2 Fase de Planeación
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 59
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 60
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
5.3.3 Fase de Ejecución
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 61
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 62
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
5.3.4 Fase de Cierre
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 63
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
5.4 Criterios de Aceptación de los Productos y Servicios
Cada uno de los productos y servicios objeto de este contrato tiene los siguientes
criterios de aceptación:
Synapsis se compromete a cumplir los procedimientos de aceptación de productos y
artefactos de consultoría que se enumeran a continuación:
Presentar por escrito al finalizar cada ciclo un informe del resultado de ésta,
conjuntamente con los artefactos correspondientes a la misma.
Entregar los artefactos producto de cada fase. La PGN revisará y aprobará
dichos artefactos mediante acta suscrita entre la PGN y el Contratista.
Adicionalmente, aprobará el inicio de la siguiente fase. La PGN informará por
escrito al Contratista las observaciones, comentarios y puntos para discusión y
decisión en reunión que se debe celebrar conjuntamente con el Contratista, en el
curso de los diez (10) días hábiles siguientes. El término utilizado por la PGN
para la revisión y aprobación de los artefactos no suspenderá la ejecución del
contrato.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 64
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Entregar los productos y artefactos finales de cada ciclo (generación). La PGN
aceptará los productos mediante acta suscrita entre la PGN y el Contratista.
Cada ciclo tendrá una duración máxima de 16 semanas. El Contratista se
comprometerá a participar en reuniones de socialización con el equipo directivo
de la PGN.
Elaborar las actas, papeles de trabajo, informes y la documentación general del
proyecto con copia a la PGN.
Dada la naturaleza de la metodología RUP, las aprobaciones realizadas por la
PGN de una fase o ciclo podrán estar condicionadas al comportamiento,
requerimientos y funcionalidades de las fases posteriores y de los resultados de
las pruebas que se realicen de cada una de ellas.
A la entrega de cada generación, el Contratista deberá dejar instalados en la
PGN los repositorios completos de requerimientos, pruebas, modelamiento del
sistema, solicitudes de cambio y todos los artefactos debidamente relacionados
entre ellos. De igual manera, deberá dejar configuradas en la PGN todas las
herramientas utilizadas en el proyecto, de tal forma que se pueda seguir con el
ciclo de vida utilizando el RUP y garantizando la integridad y buena evolución del
sistema.
La entrega a satisfacción será reconocida por la PGN, cuando el Contratista
concluya la instalación, configuración, montaje, programación y prueba del
correcto funcionamiento de los productos contratados, la entrega de los bienes y
la prestación de los servicios conexos. Todo lo anterior integrado a la solución
contratada.
El criterio general de aceptación de productos a adoptar en la ejecución del
contrato será el cumplimiento de todos los requisitos exigidos en el numeral 6.3.2
Especificaciones técnicas de los productos a entregar en la etapa contractual de
esta Sección. En el caso en que los nombres de los entregables que aparecen
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 65
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
en el numeral 63.2 no correspondan exactamente al nombre de los entregables
recibidos, se realizará un cuadro comparativo entre las dos listas de entregables
y se incluirá en el proceso correspondiente a la etapa de cierre.
El Contratista deberá, de acuerdo con el objeto de la presente contratación, entregar el
sistema de información misional (SIM) en producción y cumplir como mínimo con lo
siguiente:
Proveer las funcionalidades, parametrización y personalización del Sistema de
Información Misional (SIM).
Proveer el sistema de información desarrollado bajo los estándares y normas
expedidas por el gobierno nacional de Colombia donde aplique.
Proveer el software de base necesario para soportar las funcionalidades del
sistema de información Misional.
Realizar el proceso de integración con el software de base ofertado.
Construir las interfaces entre el sistema de información misional (SIM) y el SIRI.
Para las tareas que se puedan requerir, relacionadas con la construcción de
estas interfaces, el Contratista contará con el apoyo del administrador del
sistema SIRI y del proveedor del mismo. La PGN tiene un contrato de
mantenimiento del SIRI del cual se tomarán las horas que se necesiten para
desarrollar lo relacionado con la entrega de información del SIRI hacia el SIMIP.
Construir las interfaces entre el sistema de información misional (SIM) y el
sistema de información de recursos humanos y/o nómina de la Entidad (SIAF).
Construir las interfaces entre el sistema de información misional (SIM) y el
sistema de información de correspondencia de la Entidad (SIAF).
Integrar el SIM dentro del ambiente tecnológico de la PGN.
Integrar el SIM con el directorio activo de la PGN para efectos de autenticación
de sus usuarios.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 66
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Entregar en correcto funcionamiento el sistema de información SIM, operando al
menos en la sede central de la PGN y tres (3) procuradurías territoriales
incluyendo provinciales, judiciales y regionales. Las regionales son: Antioquia
con 8 provinciales, Valle con 3 provinciales y Santander con 4 provinciales.
Por correcto funcionamiento se entiende tanto el cumplimiento de los puntos
mencionados anteriormente en este numeral como el cumplimiento de los
indicadores definidos a continuación. Para efectos del recibo a satisfacción, se
medirán diariamente tales indicadores, durante un período de un mes, al cabo
del cual se obtendrá un promedio simple para cada uno de ellos. Estos son:
Indicador de disponibilidad, indicador de carga de información, indicador de
operación, indicador de integración, Indicador de interfaces, indicador de uso del
sistema e indicador de concurrencia.
5.5 Manejo de Acciones Preventivas y/o Correctivas
A lo largo de todo el proyecto y de acuerdo con los resultados del aseguramiento y
control, y cuando se requiera, es necesario desarrollar las acciones preventivas y/o
correctivas a que haya lugar con el objeto de mitigar riesgos o evitar la ocurrencia de
estos eventos.
Por lo anterior de acuerdo con la revisión efectuada y a criterio de miembros del comité,
se establecerá cuales acciones deben ser documentadas, y controladas para los fines
pertinentes y las mismas se registrarán mensualmente en los informes de proyecto
como recomendaciones y/o acciones de mejoramiento.
Las revisiones de calidad para el proyecto buscarán:
Que el proyecto cumpla con los objetivos del contrato.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 67
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Asegurar el cumplimiento de las expectativas de la PGN a través del proyecto,
sus entregables y en general la prestación de los servicios contratados.
Identificar problemas a tiempo para tomar las medidas correctivas, antes de que
estas puedan afectar en forma negativa el proyecto.
Asegurar que los riesgos están siendo atacados, mitigados y atendidos de
acuerdo con el plan de manejo de riesgos formulado.
Asegurar que los miembros del equipo de trabajo del proyecto participen
activamente en el logro de los objetivos trazados, dentro de los presupuestos
asignados.
Revisiones internas de estado del proyecto:
Estas revisiones son en general un mecanismo adicional que se establece en el
proyecto, con el fin de asegurar que el mismo, esta siendo ejecutado de acuerdo con el
Plan de Gestión del Proyecto acordados.
Con estas revisiones internas, Synapsis. pretende cubrir los aspectos operativos,
legales, administrativos, financieros, además de evaluar el funcionamiento del
proyecto en cuanto a la Administración adecuada de los riesgos y de acuerdo
con el plan establecido, al cumplimiento de los requisitos y criterios de
aceptación en los entregables, a elementos de la calidad del proyecto de los
servicios prestados por Synapsis, satisfacción de cliente cuando la revisión lo
amerite, aseguramiento de las actividades de las terceras partes y la aplicación
de las metodologías y procedimientos definidos.
Por ser un tema interno, esta revisión podrá ser realizada por personal asociado
a la Gestión de proyectos cuando la situación de acuerdo con el criterio del
gerente área de Synapsis, lo amerite.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 68
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
5.6 Documentación del Proyecto
Como evidencia de la gestión de calidad del proceso se mantendrá la documentación
respectiva de la siguiente manera:
Publicación en el site del proyecto:
http://hgestion.i-siglo21.com:9080/sites/PGNASIM01
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 69
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
5.7 Roles y Responsabilidades en la Gestión de Calidad
ROL RESPONSABILIDAD
Gerente de Proyecto PGN
Cooperar con sus recursos en el desarrollo de
acciones definidas cuando aplique.
Apoyar las decisiones sobre posibles planes
de acción a ejecutar.
Participar activamente en el planteamiento de
acciones necesarias para la mejora de los
servicios.
Gerente del Proyecto
Synapsis
Participar en las tareas de análisis de calidad,
asignando las tareas pertinentes para poner
en ejecución los planes y recomendaciones
descritas en los informes y actas del proyecto.
Participar en las actividades de aseguramiento
de la calidad.
Seguir los estándares definidos para el
desarrollo del proyecto (documentación,
prestación del servicio).
Velar por el análisis de las métricas de los
procesos y la generación de acciones cuando
haya lugar.
Asesor de Aseguramiento
de calidad
Participar en las tareas de análisis de calidad,
asignando las tareas pertinentes para poner
en ejecución los planes y recomendaciones
descritas los informes y actas del proyecto.
Realizar las actividades de revisión
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 70
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
ROL RESPONSABILIDAD
correspondientes a los procesos para el
desarrollo del proyecto.
Comunicar las acciones a desarrollar al equipo
de trabajo.
Planear la agenda y las tareas de calidad
requeridas.
Elaborar los informes de resultados del
proyecto y de calidad.
Comunicar el informe a las instancias
pertinentes del proyecto.
Proponer y seguir los estándares para el
desarrollo del proyecto (documentación,
prestación del servicio).
Administración de los registros (soportes y
evidencia de ejecución de los procesos)
necesarios de acuerdo con los procedimientos
establecidos.
Velar por el cumplimiento de las normas
establecidas para el Aseguramiento de
Calidad.
Líderes y asesores de
Synapsis.
Documentar en sus informes las acciones
preventivas, correctivas, de mejoramiento y
recomendaciones de acuerdo con las
circunstancias.
Coordinar la ejecución de las tareas
provenientes de las acciones de calidad.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 71
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
ROL RESPONSABILIDAD
Supervisar la ejecución de las tareas a
efectuar producto del informe de revisión de
estado de proyecto o de los informes de
Auditoria Interna.
Mantener informados al Asesor de calidad y
gerente del proyecto de Synapsis. sobre las
acciones a implementar y su avance.
5.8 Método para documentar los procesos asociados al SIM
5.8.1 Visión
Pensar en productos/servicios significa detallar la estructura de los procesos de negocio
que los producen, así como definir claramente la secuencia y dependencia de las
funciones que componen tales procesos y aportan en la producción y entrega de tales
productos/servicios. Para Synapsis pensar en productos/servicios como procesos de
negocio es hoy una necesidad, pues es el proceso el que orquesta las funciones con el
objetivo de satisfacer las necesidades cambiantes del cliente. Cualquier cambio o
mejora que se quiera realizar en el negocio, debe iniciar con el conocimiento de sus
procesos y la comprensión de sus interrelaciones.
5.8.2 Objetivos
Mejorar de la eficacia en la definición de procesos.
Incrementar la eficiencia.
Reducir costos.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 72
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
5.8.3 Alcance
El uso de un sistema de gestión basado en procesos de negocio constituye un nuevo
paradigma de gestión empresarial. Es así como la Metodología de Documentación de
Procesos de Sinapsis Ltda vincula los conceptos de gestión, aseguramiento y mejora
de la calidad contribuyendo a la gestión de costos y riesgos, temas que generan
mejoramiento del desempeño global de la organización y sus capacidades, la
satisfacción de las partes interesadas y el logro de ventajas competitivas.
Los sistemas de gestión basados en Procesos de Negocio son organizados
conceptualmente en modelos de procesos. Técnicamente los modelos de proceso se
representan en Diagrama de Redes de Actividad o Redes de Proceso los cuales son
descritos como Mapas de Procesos.
5.8.4 Metodología
La Metodología de Documentación de Procesos permite modelar procesos, objetivos,
metas, los requerimientos de información y las funciones del negocio. Las metas son
delegadas a las funciones del negocio, las funciones intervienen en los procesos y los
procesos generan requerimientos de información que sirven de soporte a los
responsables para llevar un control del avance hacia el logro de los objetivos y metas
del negocio.
5.8.5 Modelo de descripción de procesos
Un negocio tiene áreas de operación claves que generalmente se denominan ejes
estratégicos y dimensiones o actividades de mayor nivel, fundamentales para el
negocio. Los ejes estratégicos junto con las dimensiones constituyen la base de un
mapa de procesos. Un proceso a su vez es la representación de la conversión de
entradas en salidas de manera que un procedimiento es el detalle de pasos del proceso
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 73
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
que permiten, utilizando un determinado equipamiento, transformar un conjunto de
entradas en un conjunto de resultados o salidas deseadas; siguiendo ciertas normas o
políticas de negocio pre establecidas.
El modelo de procesos de negocio permite la compresión y la comunicación tanto de los
procesos como de las reglas del negocio, y facilita la implantación inmediata de
alternativas de cambio claves. El modelo de procesos elimina detalles extraños y
resalta información importante, reduciendo la aparente complejidad del sistema bajo
estudio. Se usan gráficos (generalmente cajas y flechas) para proveer los datos acerca
de la estructura del sistema, razón por la cual los modelos de procesos se ven como
representaciones pictóricas o gráficas denominadas Mapas de Procesos.
5.8.5.1 Elementos de la notación metodológica
Objetos de Flujo. Los objetos de flujo pueden ser eventos, actividades o puntos de
decisión. Los objetos de flujo están conectados conjuntamente en un diagrama para
crear la estructura básica de un proceso de negocios.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 74
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
act Elementos de un Diagrama de Procesos
Inicio
Activ idad
Otra Activ idad
¿Decisión?
Cancelación
Activ idad Activ idad
Final
[No]
[Si]
Carriles. El concepto de carriles es un mecanismo para clasificar actividades asociadas
a roles separados, de modo que se lustren diferentes capacidades funcionales o
responsabilidades. Los dos tipos de carriles en un diagrama de procesos de negocio
son: tipo caja o piscina (pool) y senda o carril (lane).
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 75
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Objetos de conexión. Hay tres objetos de conexión que proveen esta función: flujo de
secuencia, flujo de mensaje y asociación.
Artefactos. Los artefactos muestran información adicional acerca del proceso que no
está directamente relacionada ni con el flujo del proceso ni con el flujo de información.
Existen tres artefactos estándar: Objeto de datos, Objeto de Grupo y Anotaciones.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 76
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
5.8.5.2 Instrumentos metodológicos a utilizar
La Metodología de Documentación de Procesos de Synapsis se basa en el método
Business Process Modeling Notation (BPMN). BPMN representa el flujo de proceso de
negocio, el flujo de la información que fluye entre diferentes procesos que participan en
un conjunto de actividades relacionadas y la estructura organizacional que soporta
dichos procesos de negocio.
El modelamiento con BPMN es un estándar mundial adoptado por la industria del
software para lograr aplicaciones que soportan sus notaciones visuales y está
propuesto para que sirva tanto a analistas de procesos de negocio como a arquitectos,
desarrolladores, programadores y usuarios finales en el ejercicio de definición, diseño,
construcción, implantación, mantenimiento y mejoramiento en un sistema de gestión
basado en procesos.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 77
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Con este modelamiento se amplia la capacidad de entendimiento de los procesos
internos, su flujo y las interrelaciones entre clientes, proveedores y socios de negocio.
Adicionalmente BPMN suministra una manera amigable para entender el modelo de
procesos de negocio incluyendo el flujo del proceso, el flujo de información y las
responsabilidades de las partes involucradas en él.
5.8.5.3 Mecanismos de integración con la metodología para el desarrollo
RUP
Si bien la norma ISO 9001 define claramente los componentes de un proceso, no existe
una aproximación única para conceptualizarlos, contextualizarlos y entenderlos.
Los procesos serán entonces analizados según los siguientes componentes:
• Entradas
• Salidas
• Actividad interna (procesos, subprocesos, etc.)
• Secuencia y precedencia entre los subprocesos
• Condiciones de control
Estos componentes también son tratados por la Metodología RUP de manera más
detallada; razón por la cual ésta se describe a continuación:
La Metodología de Documentación de Procesos de Synapsis. se basa en el método
Business Process Modeling Notation (BPMN), el cual representa el flujo de proceso de
negocio, el flujo de la información que fluye entre diferentes procesos que participan en
un conjunto de actividades relacionadas y la estructura organizacional que soporta
dichos procesos de negocio, a su vez RUP utiliza Unified Modeling Language (UML)
para representar las diferentes vistas que representan el Sistema de Software a
Construir. BPMN y UML son compatibles, ya que ambos métodos ofrecen
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 78
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
representaciones del negocio que sirven para identificar las necesidades traducidas en
Casos de Uso.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 79
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
6. Gestión de Recursos Humanos
6.1 De los recursos humanos del proyecto
6.1.1 Organigrama
6.1.1.1 SYNAPSIS - INFORMÁTICA SIGLO 21
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 80
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 81
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
6.1.1.2 PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 82
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
6.1.2 Matriz de asignación de responsabilidades
El organigrama define los siguientes frentes o áreas de trabajo:
Área de Dirección
Área de Comunicación de Información de Negocio
Área Funcional
Área de Pruebas y Calidad
Área de Datos y Migración
Área Técnica
Las responsabilidades de cada área se definen a continuación:
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 83
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 84
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
6.1.3 Equipo de proyecto, roles y perfiles
A continuación se presenta la lista de las personas que conformarán el equipo de
trabajo y su dedicación:
CANTIDAD PERSONAS DEDICACION
1 Gerente de proyecto de
Proyecto
100% en todas las fases del
proyecto
1 Líder Técnico 100% en todas las fases del
proyecto
1 Asesor Funcional 100% en las fases inicio,
planeación y ejecución
hasta la actividad de
modelamiento de negocio.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 85
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
CANTIDAD PERSONAS DEDICACION
2 Analista de Desarrollo
Organizacional y Procesos
100% en todas las fases del
proyecto
1 Líder de Pruebas 100% en todas las fases del
proyecto
1 Asesor en Arquitectura de
Datos y en Migración
100% en todas las fases del
proyecto
1 Diseñador Grafico 100% en la fase de
ejecución dentro de las
actividades de diseño
grafico
1 Asesor en infraestructura y en
seguridad informática
100% en la fase de
ejecución
1 Arquitecto de Software 100% en todas las fases del
proyecto
1 Asesor en aseguramiento de la
Calidad
100% en todas las fases del
proyecto
2 Desarrollador Senior 100% en todas las fases del
proyecto
2 Desarrollador Junior 100% en todas las fases del
proyecto
1 Documentador Funcional 100% en todas las fases del
proyecto
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 86
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
6.1.3.1Gerente de Proyecto
Rol
El Director de Proyecto, involucra la asignación de recursos, definición de prioridades,
coordina la interacción del equipo de trabajo con los clientes y/o usuarios y en general,
mantiene el equipo de trabajo enfocado en el cumplimiento de las metas establecidas.
El Director de Proyecto establece un conjunto de prácticas que aseguran la integridad y
calidad de los artefactos del proyecto.
Perfil
El Director de Proyecto, para cumplir su rol en el desarrollo del proyecto, tiene
habilidades y experiencia en:
Dominio de aplicaciones empresariales y desarrollo de software-
Análisis y administración de riesgos.
Análisis de estimación, planeamiento y decisión.
Comunicación y negociación.
Liderazgo y manejo de equipos.
Buena administración del tiempo y trabajo bajo presión.
Buenas habilidades interpersonales.
Apreciaciones objetivas frente a la asignación de trabajo, asegurando un
productivo ambiente de trabajo.
Visión arquitectural, pragmático en el alcance e implementación de planes de
acción.
Enfoque en la entrega de productos de valor para el cliente y en sus
necesidades.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 87
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
6.1.3.2 Líder Técnico
Rol
El Líder Técnico es el responsable del todo el proceso de desarrollo del software. Esto
incluye, el ajuste del proceso antes de dar inicio al proyecto y mejorar continuamente el
proceso durante el esfuerzo de desarrollo.
Perfil
El Líder Técnico posee un amplio conocimiento en el desarrollo de software y buenas
habilidades de comunicación.
6.1.3.3Asesor Funcional
Rol
El Asesor Funcional se encargará de describir el flujo de los procesos de negocio de la
Procuraduría General de la Nación (PGN) y transmitirlos al equipo de trabajo. También
se encargará de describir la actuación de los diferentes actores y describir su
comportamiento a lo largo de los procesos de la PGN, así como también, de definir las
responsabilidades, operaciones, atributos y relaciones de los actores de los procesos.
Perfil
El Asesor Funcional, además de su amplio conocimiento en los procesos misionales de
la PGN es un facilitador con buenas habilidades de comunicación, está preparado para
entender a los Funcionarios de la PGN, sus requerimientos, estrategias y metas. De
esta manera, facilita el modelamiento de los objetivos de la PGN. Adicionalmente, su
perfil incluye habilidades para definir requerimientos acerca de la forma en que los
usuarios de la PGN interactúan con el sistema.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 88
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
6.1.3.4 Analista de Desarrollo Organizacional y Procesos
Rol
El Analista de Desarrollo Organizacional y Procesos, estructura y delimita el modelo
organizacional de la Procuraduría General de la Nación (PGN) con el objetivo de
coordinar el modelamiento de los casos de uso de negocio. Detalla y refina los casos de
uso del SIM existentes y establecer su interacción.
Perfil
El Analista de Desarrollo Organizacional y Procesos además de tener buenas
habilidades de comunicación, son buenos facilitadores. Este rol, presenta un buen
dominio del negocio. Los analistas están preparados para evaluar la situación de la
PGN con respecto a la introducción del SIM. Este rol, tiene conocimiento de los
servidores de la PGN, sus estrategias y sus metas, de manera que facilitan el
modelamiento de los procesos misionales. Adicionalmente, los tienen los conocimientos
y habilidades necesarias para desarrollar análisis costo/beneficio de los cambios
sugeridos en la PGN.
6.1.3.5 Líder de Pruebas
Rol
El Líder de Pruebas esta alineado con la responsabilidad de conducir el esfuerzo de
pruebas con éxito. Su papel involucra calidad y criterio para la definición de las pruebas,
planeamiento y administración de recursos y solución de situaciones que interfieren con
el desarrollo de las pruebas.
El Líder de Pruebas se encarga de:
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 89
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Negociar los propósitos y entregables de las pruebas en curso.
Asegurar una adecuada planeación y administración de los recursos para las
pruebas.
Mantener la productividad en el desarrollo de las pruebas.
Definir buenos niveles de calidad y de prueba del sistema con base en buenos
criterios y enfocándose en el proceso de desarrollo del software.
Tiene la responsabilidad de establecer grupos lógicos para el desarrollo de
pruebas y la especificación de artefactos.
Perfil
El Líder de pruebas, conoce todos los aspectos del proceso de ingeniería de software,
posee experiencia en proyectos, herramientas y técnicas de pruebas. Algunas de sus
habilidades son la planeación, administración y criterio para conducir el frente de
pruebas.
6.1.3.6 Asesor en arquitectura de datos y en migración de datos
Rol
Define las tablas, índices, vistas, restricciones, triggers, procedimientos almacenados,
tablespaces, además de otras necesidades de construcción, especificas a la base de
datos, para el almacenamiento, consulta, eliminación y modificación de objetos
persistentes. En términos de migración, esta encargado de realizar la planeación de las
iteraciones que se llevarán a cabo para la migración de datos, analizar las estructuras y
los procedimientos que se ejecutarán para la migración. En general estará encargado
de cumplir con la metodología para la migración.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 90
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Perfil
Cuenta con sólidos conocimientos en:
Bases de datos, análisis orientado a objetos y técnicas de diseño.
Arquitectura de sistemas. Incluyendo bases de datos, afinamiento del
desempeño de sistemas y balanceo de carga, entre otros.
Administración de bases de datos.
Buen conocimiento del lenguaje de implementación y de ambiente de
persistencia.
6.1.3.7 Diseñador Gráfico
Rol
El Diseñador Grafico lidera y coordina el prototipado y diseño de la interfaz de usuario.
Para ello su rol cubre las siguientes actividades:
Capturar requerimientos de interfaz de usuario, incluyendo requerimientos de
usabilidad.
Construir prototipos de interfaz de usuario.
Involucrar a los usuarios finales del aplicativo en las revisiones de usabilidad y
prueba de las interfaces.
Revisar y proveer una retroalimentación apropiada para la implementación final
de la interfaz de usuario.
Perfil
El Diseñador Gráfico tiene habilidades que mejoran continuamente en la medida que el
diseño Web presenta nuevas y mejores opciones de usabilidad. El enfoque de este
perfil esta dirigido e influenciado por consideraciones de usabilidad del sistema.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 91
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
6.1.3.8 Asesor en Infraestructura y en Seguridad Informática
Rol
El Rol Asesor en Infraestructura y en Seguridad Informática mantiene los ambientes de
desarrollo, pruebas y producción. Se encarga de planear un esquema de seguridad
para los backups y el manejo de los datos. También se encarga de verificar que todos
los ambientes (desarrollo, pruebas y producción) cuenten con el hardware, software, y
datos correctos. Garantizar que el software base se encuentre correctamente instalado.
Perfil
El Asesor en Infraestructura y en Seguridad Informática tiene un alto conocimiento de
los componentes de hardware y software usados en el proyecto y las posibles
dependencias entre estos componentes. Este rol conoce de los riesgos en seguridad de
la información y de los esquemas de seguridad para mitigar estos riesgos. Posee alto
conocimiento en sistemas operativos, redes y mecanismos de seguridad y distribución
entre otros.
6.1.3.9 Arquitecto de Software
Rol
El Arquitecto de Software lidera y coordina las actividades y artefactos a lo largo del
proyecto. El arquitecto de software establece la estructura del sistema para cada vista
arquitectural: vista de descomposición, agrupamiento de elementos y las interfaces
entre los grupos de servicios del SIM. La visión del arquitecto de software cubre la
estructura del sistema a lo ancho. Es decir, considera la articulación de todos los
subsistemas del SIM alrededor de los módulos básicos de servicios para la
construcción de todo el sistema bajo una arquitectura orientada a servicios.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 92
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Perfil
El Arquitecto de Software tiene la madurez, visión y experiencia para resolver
inconvenientes de arquitectura rápidamente y realizar juicios educados y objetivos ante
la ausencia de información.
El perfil contempla experiencia tanto en el dominio del problema a través del
entendimiento de lo requerimientos como en el dominio de la ingeniería de software.
Estas cualidades las transmite al equipo de trabajo y provee una visión global del
proyecto. El Arquitecto de software es un líder que guía los esfuerzos técnicos de los
equipos de trabajo. Así mismo tomará decisiones críticas bajo presión y se asegurará
que esas decisiones se encuentren alineadas con las metas propuestas. El Arquitecto
de Software y el director del proyecto
6.1.3.10 Asesor en Aseguramiento de la Calidad
Rol
Este rol se encarga del desarrollo, implementación y/o mejora de las metodologías de
aseguramiento de calidad de software con el objetivo de que el producto entregado
cumpla con las exigencias funcionales y no funcionales del sistema. Otras actividades
de este rol son: planificar el aseguramiento de la calidad, evaluar riesgos del proyecto,
sugerir medidas de mitigación de riesgos, participar en revisiones técnicas del proyecto
y evaluar los entregables.
Perfil
El Asesor en Aseguramiento de la Calidad, conoce ampliamente los requerimientos
funcionales y no funcionales del SIM, posee experiencia en proyectos, herramientas y
técnicas para el aseguramiento de la Calidad. Algunas de sus habilidades son la
planeación, administración y criterio para conducir el frente de pruebas.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 93
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
6.1.3.11 Desarrolladores Senior
Rol
El Desarrollador Senior es responsable del desarrollo y prueba de componentes de
acuerdo con los estándares adoptados para la construcción del los subsistemas y su
integración dentro del SIM.
Perfil
El Desarrollador Senior tiene amplio conocimiento de la plataforma bajo la cual se
desarrollara el SIM, conoce ampliamente de herramientas de desarrollo y sus
habilidades como programador son de alto nivel.
6.1.3.12 Desarrolladores Junior
Rol
Desarrollador Junior juega el mismo rol, tiene el mismo perfil y su dedicación en el
proyecto será la misma que la del Desarrollador Senior. La diferencia radica en que el
tiempo de experiencia del desarrollador Júnior es menor. Ambos perfiles cumplen con
los requerimientos para el desarrollo del proyecto.
6.1.3.13 Documentador Funcional
Rol
El Documentador Funcional se encarga de producir el material asociado a los artefactos
del frente funcional del organigrama. Define y elabora los estándares para la
documentación funcional.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 94
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Perfil
Incluye experiencia en escritura de textos y documentación bajo estándares de
especificación. Posee buenas habilidades de comunicación, que ayudan al desarrollo
de entrevistas con los usuarios para interpretar correctamente los requerimientos de los
usuarios y generar la documentación apropiada.
6.1.3.14 Documentador Técnico
Rol
El Documentador Técnico se encarga de producir guías de usuario, guías de ayuda y
anotaciones entre otros. Revisa y corrige los errores en la documentación, define
estándares para la documentación técnica, compila y edita la documentación técnica.
En general, se encarga de la producción de los documentos asociados a las áreas
técnicas.
Perfil
Incluye experiencia en escritura de textos y en el desarrollo de ayudas para sistemas de
información. Posee buenas habilidades de comunicación, que ayudan al desarrollo de
entrevistas con los desarrolladores y roles del área de pruebas para generar la
documentación apropiada.
6.1.3.15 Analista de Pruebas
Rol
El Analista de Pruebas desarrolla las siguientes actividades:
Identifica y define los requerimientos de pruebas.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 95
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Monitorea el alcance de las pruebas y evalúa la calidad.
Especifica los datos de prueba.
Evalúa las salidas arrojadas por las pruebas en cada ciclo.
Identifica los ítems de prueba objetivo.
Perfil
Las habilidades de este rol son las siguientes:
Buenas habilidades analíticas.
Conocimiento en las fallas y faltas de los sistemas de información.
Conocimiento de la plataforma del sistema.
Experiencia en esfuerzos de pruebas.
6.1.3.16 Líder de Datos, Infraestructura y Migración
Rol
El Líder de Datos, Infraestructura y Migración tiene la responsabilidad de liderar los
esfuerzos de diseño de la base de datos, su implementación, los backups y la
recuperación. Administra los esquemas de diseño, seguridad, migración y otras tareas
de administración de datos críticos del sistema.
Perfil
Tiene aptitudes de comunicación, experiencia en diseño y administración de bases de
datos, así como en migración de datos. Este perfil tiene habilidades en:
Análisis y diseño de sistemas.
Diseño de bases de datos.
Diseño de arquitecturas para el almacenamiento físico en discos.
Diseño de esquemas de seguridad.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 96
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Backup y recuperación.
Administración del control de cambio.
6.1.3.17 Líder Funcional
Rol
Lidera el grupo de analistas funcionales en el levantamiento de información del sistema,
en la descripción de los procesos de la Procuraduría General de la Nación (PGN).
Encargado del análisis de los procesos de la PGN, coordina la evaluación de asuntos
relacionados con políticas operacionales, interacción de los actores y alcances
funcionales.
Perfil
Orientada a aprovechar el alto grado de conocimiento funcional con que cuenta la
Procuraduría General de la Nación (PGN) de tal manera que autónomamente puedan
definir la funcionalidad deseada del sistema y pueda definir escenarios de prueba
consistentes para validar la construcción del sistema.
El perfil del Líder Funcional entiende las estrategias, requerimientos y metas del cliente,
coordina los esfuerzos de modelamiento de negocio de la PGN, actúa de facilitador en
el proceso de ingeniería de negocio y procesos, además toma parte en la definición de
requerimientos del producto final.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 97
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
6.1.4 Capacitación Técnica y funcional
6.1.4.1 Plan de capacitación en el Sistema Misional
Al desarrollar una estrategia general para cada sesión de capacitación, es esencial
seleccionar una estructura y una metodología que tengan la mayor efectividad en el
ambiente en el que se lleve a cabo dicha capacitación.
Esta sección contiene el plan de capacitación en el sistema misional, el cual busca
alinear el trabajo realizado por los capacitadores del proyecto, con el fin de asegurar el
aprendizaje de la aplicación y fomentar el uso adecuado de la herramienta en todas las
oficinas de la procuraduría del país.
6.1.4.2 Objetivos
Presentar las consideraciones a tener en cuenta para desarrollar las capacitaciones del
sistema misional SIM, ofreciendo una guía para desarrollarlas efectivamente y
garantizar su éxito.
6.1.4.3Alcance y estrategia nivel central y regional
Necesidades de capacitación planteadas dentro de la etapa de planeación del proyecto
Dentro de la etapa de planeación del proyecto por parte del equipo de trabajo, se
evidenciaron las siguientes restricciones, que deben ser consideradas para poder
implementar un plan de capacitación efectivo, a saber:
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 98
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
A. Restricciones:
Universo de personas a capacitar: Aunque hay un número cierto de usuarios iniciales
(300 fase 1 y 200 fase 2), no se sabe quienes son, ya que deben tener cualidades
especiales, respecto a aspectos como roles, perfiles, situación geográfica, nivelación
informática, etc, que son aspectos importantes a considerar dentro de los funcionarios a
capacitar.
Nivel de conocimiento de personas a capacitar: La PGN cuenta con personas que
poseen diferentes niveles de conocimiento en herramientas informáticas, por lo tanto
deben ser niveladas previo inicio de la capacitación.
Infraestructura instalada: La PGN debe garantizar que la infraestructura instalada
cumpla con los requerimientos de capacidad necesaria, para cumplir con la
capacitación. Es decir, que existan las condiciones técnicas en las zonas en las que se
va a llevar a cabo la capacitación.
B. Acciones a seguir:
A continuación se esbozan las acciones previas, a seguir, de acuerdo a las
restricciones planteadas:
Determinación del Universo de personas a capacitar: Se debe considerar dentro del
plan de capacitación, cual es el universo de personas a capacitar, rol que desempeña
dentro de la institución y demás aspectos relevantes.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 99
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Nivel de conocimiento de herramientas informáticas. La PGN debe considerar realizar
capacitaciones que propendan a nivelar a todos los futuros usuarios del SIM en
herramientas informáticas.
Infraestructura de comunicación instalada: La PGN, de acuerdo a los parámetros que
Synapsis entregue detallado en el Plan de Capacitación, debe revisar y adecuar, de ser
necesario, la infraestructura de comunicación que garantice la adecuada realización de
la capacitación.
C. Capacitación de Capacitadores:
La capacitación funcional del SIM será realizada por Synapsis al grupo de usuarios
contemplados en la oferta (300 fase 1 y 200 fase 2) en la modalidad “train to trainers” lo
que significa que este grupo de personas serán los capacitadores, al interior de la PGN,
del resto de funcionarios. Solo así, será posible capacitar dentro de las restricciones
mencionadas anteriormente a toda la Institución.
Este grupo de capacitadores, deberá tener, entre otras, las siguientes características:
Similar nivel de conocimiento en herramientas informáticas.
Conocimiento de los procesos de negocio de la PGN.
Representar a todos los perfiles de usuarios.
Continuidad dentro de la PGN.
Tener una actitud de servicio que les permita transferir sus conocimientos
recibidos en las capacitaciones, a los demás funcionarios.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 100
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Este nuevo enfoque al plan de capacitación de acuerdo a las restricciones planteadas
en este documento y su ejecución, son materia de análisis entre la PGN y Synapsis,
para lo cual se consideraría el control de cambio pertinente.
Una vez se determine el Plan final de Capacitación, se realizarán dos actividades
macro:
Preparación de la Capacitación (Logística)
Ejecución del Plan de Capacitación
De acuerdo a los requerimientos de la Procuraduría General de la Nación (PGN), la
capacitación funcional se realizará en dos etapas. El alcance de la primera etapa
cubre la capacitación para trescientos (300) funcionarios de la PGN distribuidos entre la
ciudad de Bogotá D.C. a nivel central y las regiones de Antioquia, Santander y Valle. El
alcance de la segunda etapa, la cual será realizada durante la etapa de
acompañamiento y garantía, cubre la capacitación para doscientos (200) funcionarios
de la PGN distribuidos en las regiones de Atlántico, Boyacá, Caldas, Caquetá, Cesar,
Córdoba, Huila, Magdalena, Meta, Quindío, Risaralda, Tolima y Bolívar.
6.1.4.4 Capacitación funcional
Para la capacitación funcional, la estrategia tanto a nivel central como regional, para la
fase 1 y fase 2, consiste en convocar grupos no mayores a 16 personas que recibirán
capacitación durante cinco días hábiles, secuenciales (una semana), cada día con 8
horas de entrenamiento, para un total de 40 horas.
El número de grupos por fase son
Fase 1: 19 grupos
Fase 2: 16 grupos
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 101
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
El número de grupos por regional se conformará con base en el número de personas
designadas por la PGN en cada regional. El cronograma refleja un número similar de
funcionarios por las regionales de la fase 1, dado que aún no se sabe con exactitud
cuantos habrá por regional. Estas capacitaciones se realizaran en cada ciudad capital
donde se llevará a cabo el entrenamiento.
El entrenamiento se llevará a cabo en salas de informática en donde se tendrá a
disponibilidad dos proyectores, uno para visualizar el material del curso y otro para
visualizar la funcionalidad del SIM. Los instructores contarán con la infraestructura
hardware y software necesario para desplegar la funcionalidad del SIM en las salas de
entrenamiento. Cada persona contará con un computador dentro de las salas de
informática. El material entregado a cada participante del entrenamiento será el
siguiente:
Manual de capacitación: Explica los flujos del sistema, procedimientos y los roles
que intervienen.
Manual de usuario: Explica el entorno visual y las funcionalidades de cada
subsistema.
Manual técnico: Explica la operatividad del sistema dentro de la plataforma
tecnológica base de la PGN.
Otros Materiales de apoyo: Para cada uno de los temas que componen la
totalidad de la capacitación, se utilizarán una serie de prácticas que guían paso a
paso la funcionalidad de la aplicación.
Se capacitará a servidores de la PGN quienes serán parte integral de las
capacitaciones subsiguientes, tanto en Bogotá, Antioquia Santander y Valle. Esto con el
objetivo de que la capacitación sea proactiva dentro de la PGN desde el inicio de las
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 102
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
capacitaciones. Estos funcionarios, podrán transmitir su conocimiento a las áreas de la
PGN y además reforzarán los temas en nuevas sesiones de entrenamiento.
Por cada curso la capacitación funcional se realizará en una semana (40 horas), para
un grupo de máximo de 16 personas y se ejecutará antes de la puesta en producción
del sistema, lo cual permitirá a medida que se va capacitando en cada regional, entrar
en producción de manera inmediata.
6.1.4.5 Capacitación técnica
La estrategia para la capacitación técnica es igual a la estrategia para la capacitación
funcional. Las variaciones para esta capacitación son:
Se realizará un sólo curso de entrenamiento que se llevará a cabo en la ciudad de
Bogotá D.C.
Los instructores de la capacitación serán los ingenieros que desarrollarán el SIM; cada
uno aportará el conocimiento en el tema de dominio dentro de la arquitectura de
hardware y software del SIM.
6.1.4.6 Duración
Para la fase 1, se inicia con la capacitación en Bogotá D.C. Después se capacitarán en
cada ciudad capital de las regionales de Valle, Antioquia y Santander, cubriendo los 300
funcionarios de la fase 1.
La capacitación funcional para la fase 2 se dividirá en zonas estratégicas, definidas de
la siguiente manera:
Zona norte: Atlántico, Cesar, Córdoba, Magdalena y Bolívar
Zona Centro: Boyacá, Caldas, Quindío y Risaralda
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 103
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Zona Sur: Caquetá, Huila, Meta y Tolima
Para cada zona definida anteriormente, se programará un máximo de 5 cursos de
acuerdo con la cantidad de personas que se identifiquen en cada región. Se iniciará con
la capacitación de las regiones de la zona norte, después con las regiones de la zona
centro y finalmente se capacitarán a los usuarios de la zona sur. Estos cursos se
realizarán en las capitales de los departamentos de cada región.
La capacitación técnica por curso, se realizará en una semana (40 horas), para un
grupo de máximo de 16 personas y se ejecutará antes de la puesta en producción del
sistema.
6.1.4.7 Relación y descripción de cursos
Cada capacitación contará con 5 talleres, uno diario durante 5 días (máximo 16
personas). Los temas a tratar dentro de los cursos de los proceso del SIM,
corresponden a los procesos misionales de la PGN implementados en el SIM y la
organización del temario de los cursos se realizará como parte del plan de
entrenamiento, antes de iniciar la capacitación. A manera general la introducción al
curso contiene las siguientes actividades:
Verificar que cada equipo esté prendido.
Llegada Usuario.
Inicio.
Saludo y presentación del grupo de trabajo.
Actividad de socialización.
Establecer compromisos y reglas de juego.
Establecer horarios.
Verificar comodidad del grupo: Iluminación, temperatura, visibilidad, comodidad.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 104
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Agenda del día, objetivos, Metodología de trabajo y Temario.
Curso navegación básica SIM.
Break.
Práctica.
Evaluación.
Curso de procesos del SIM.
Almuerzo.
Práctica y evaluación Curso de Proceso del SIM, Curso 1.
Break.
Actividad.
Curso de procesos del SIM.
Práctica.
Fin de la jornada.
Los cursos de los 4 días siguientes contienen las siguientes actividades:
Agenda del día.
Evaluación de los procesos del SIM, último curso visto el día anterior.
Curso de procesos del SIM.
Práctica.
Break.
Práctica procesos del SIM.
Evaluación.
Almuerzo.
Curso del procesos del SIM.
Práctica y Evaluación.
Break.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 105
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Actividad.
Curso del procesos del SIM.
Práctica.
Evaluación.
Control de asistencia.
Fin de la jornada.
De manera adicional, en el quinto día se realizará una actividad de aclaración de dudas
adicional a las que se hacen durante el transcurso de la capacitación.
6.1.4.8 Método pedagógico
El método pedagógico para la instrucción de los funcionarios de la PGN a nivel técnico
y funcional en el SIM, incluye los siguientes puntos:
A. Saludo y presentación del grupo de trabajo
El objetivo de esta actividad es relacionar a los funcionarios de la PGN con los
instructores para establecer los canales de comunicación precisos y afianzar la relación
entre los implicados.
B. Establecer compromisos y reglas de juego
En el espacio de tiempo establecido se definen los comportamientos que se pueden y
no se pueden tener durante la instrucción (por ejemplo, apagar los celulares). Así
mismo, se establecen compromisos por parte de todas las personas involucradas en el
proceso.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 106
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
C. Establecimiento de horarios
Esta actividad debe realizarse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Tiempo necesario para la hora de almuerzo y toma de refrigerios.
Hora de llegada y de salida del curso de capacitación.
Tiempo para ejecutar las prácticas guiadas y aplicar las evaluaciones.
Rol de cada uno de los funcionarios.
Teniendo en cuenta lo anterior, el horario propuesto para las sesiones iniciará a las 8:00
AM y se extenderá hasta las 5:00 PM, con dos descansos, cada uno de 15 minutos, el
primero a las10:00 AM y el segundo a las 4:00 PM. Se contará con una hora para el
almuerzo, de 12:30 PM a 2:00 PM.
D. Presentación en Power Point
Esta presentación como mínimo debe contener la siguiente información:
Objetivos de la capacitación
Ventajas de la aplicación
Estructura de los cursos
Índice de cursos o temas que se dictarán en la capacitación
E. Diagnóstico en mi PC
Se realiza el estudio usando como herramienta el cuestionario diseñado para ello.
Dependiendo de las respuestas obtenidas se desarrolla el curso de MI PC en Moodle.
Moodle es una herramienta gratuita basada en Web, que permite tomar cursos vía
Internet. El primer objetivo es realizar un diagnóstico del conocimiento que las personas
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 107
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
a las cuales se va a capacitar, tienen frente al manejo básico del computador. El
segundo es analizar los resultados del diagnóstico y realizar una instrucción previa a las
personas que lo necesitan, previo al inicio de los cursos. El compromiso de la
Procuraduría General de la Nación (PGN), después de realizar el diagnóstico, es
realizar las actividades necesarias para que las personas que así lo necesiten, realicen
el curso básico de uso del PC vía Web (Moodle), previo a la capacitación.
F. Entrega de manuales
Se entregará únicamente una copia impresa del manual de capacitación y de usuario,
dejando constancia de dicha entrega con las correspondientes firmas.
G. Desarrollo de los módulos que componen el sistema de información
Deben desarrollarse exponiendo los contenidos de fácil asimilación al principio, para
finalizar la capacitación con los más complejos, de modo que el auditorio asimile de
mejor manera el conocimiento.
H. Introducción al tema
Para cada tema se hace una breve introducción en donde se explica el proceso en
general y los pasos que lo componen, así como las personas responsables de atender
cada uno de estos pasos. La presentación se realiza teniendo como base el manual de
capacitación.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 108
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
I. Prácticas guiadas
Al finalizar cada introducción al tema, se le entrega al funcionario una copia impresa de
la práctica guiada por tema visto. En el desarrollo de las prácticas el instructor hará
continuo acompañamiento del proceso de aprendizaje del auditorio explicando el
entorno visual ya sea en la misma pantalla del funcionario, en una proyección utilizando
videobeam. Para el caso del módulo de Registro de Documentos se utiliza un set de
pruebas con casos reales que facilitan el aprendizaje en los usuarios.
Como soporte al proceso de capacitación de los funcionarios a capacitar en fase 1 y
fase 2, Synapsis entregará un tutorial que apoyará el proceso de capacitación. Este se
realizara sobre ambiente Web disponible sobre la red de la PGN y enlazado al SIM.
Desde el punto de vista funcional contendrá los siguientes aspectos:
Objetivos
Marco conceptual
Descripción de cada subsistema
Descripción de las funcionalidades: Tour virtual por un caso disciplinario, preventivo y
de intervención (Este tour será la base sobre la cual se desarrollarán los procesos de
capacitación formal que realice Synapsis)
Glosario
Preguntas más frecuentes
Este tutorial quedara disponible para su uso futuro dentro del SIM.
A. Evaluación del tema visto
Al finalizar la práctica guiada se le entrega al funcionario una copia impresa de la
evaluación para el tema visto que debe responder en el tiempo previsto para ello. La
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 109
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
retroalimentación de la evaluación se hará al finalizar la totalidad de la capacitación. Es
responsabilidad del instructor encargado realizar la tabulación y retroalimentación de
estas evaluaciones.
B. Entrega de certificaciones de asistencia
Para validar el cumplimiento de asistencia a la totalidad de horas necesarias para
aprobar la capacitación, se hace entrega de una constancia de la asistencia al curso a
cada Funcionario de la PGN, la cual certifica las fechas y totalidad de horas tomadas.
Esta debe estar respaldada por las firmas correspondientes.
C. Evaluación de los elementos y contenidos de la capacitación
La evaluación se realiza en el último día previsto para la capacitación, cuando hayan
finalizado todas las sesiones.
6.1.4.9 Esquemas de evaluación
Las evaluaciones se realizarán teniendo como base preguntas de fácil tabulación, se
realizará una evaluación por tema visto tan pronto este haya finalizado. Las
evaluaciones se calificarán diariamente y se hará retroalimentación de estas al final de
todas las sesiones de capacitación.
Debe permitir determinar el grado de satisfacción de los funcionarios una vez se ha
finalizado la capacitación. Evalúa el desarrollo de la capacitación en si, las habilidades
de los instructores y la participación de los funcionarios en la capacitación.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 110
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
El encargado de las capacitaciones debe elaborar los formatos para recoger y
documentar las lecciones aprendidas, preguntas frecuentes, determinar actividades de
mejora de los procesos y almacenarlas en el repositorio para que puedan utilizarse
como información histórica en futuras capacitaciones.
La PGN podrá exigir la repetición de un curso si la calificación de este, es inferior a 7 en
una escala de 1 a 10.
6.1.4.10 Perfil de los instructores
Los capacitadores son instructores que además de su formación profesional, son
instructores en la funcionalidad del sistema sobre el cual se dará la capacitación.
Nuestros instructores son profesionales de alto nivel cuya actitud es relevante en los
siguientes aspectos: Madurez y equilibrio mental, honradez y buena reputación,
positivo, propositivo y proactivo, dinamismo, puntualidad, ordenado.
Los instructores son profesionales con experiencia en capacitación en sistemas de
información. Adicionalmente tiene buen conocimiento de herramientas PowerPoint,
Word, Excel, PDF y manejo de Internet.
6.1.4.11 Informes a la gerencia de proyectos
El objetivo es generar los artefactos necesarios para comprobar que la capacitación se
está realizando de la forma correcta. En este proceso se debe medir, detectar
desviaciones y establecer medidas preventivas y correctivas. La finalidad de los
informes es asegurar que los planes actuales se lleven a cabo y que las capacitaciones
futuras se realicen con más eficiencia. Los informes a elaborar son los siguientes:
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 111
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
A. Informe consolidado de la capacitación
Seguimiento estricto y constante del desarrollo de la capacitación. Debe realizarse
comparando el avance respecto a las metas fijadas en el plan de capacitación. Es
responsabilidad del instructor elaborar y entregar dicho informe.
Periodicidad: Este informe será realizado diariamente.
B. Informe de desempeño de los instructores
El informe se realizará teniendo como base la evaluación realizada de los elementos y
contenidos de la capacitación desarrollados.
Periodicidad: Este informe será realizado diariamente.
C. Preguntas frecuentes de la capacitación
Es responsabilidad de los instructores registrar las preguntas frecuentes que haga el
auditorio sobre la aplicación. El registro se realizará diariamente al finalizar la última
sesión de capacitación del día. En la casilla correspondiente debe registrarse la
respuesta con la que se resolvió la pregunta del funcionario, el proceso al cual está
involucrada la pregunta y el cargo de la persona que formula la pregunta. En caso de
desconocer la respuesta apropiada, debe garantizarse la resolución de esta en la
próxima sesión de capacitación.
Las preguntas serán registradas en un documento de preguntas frecuentes,
posteriormente y luego de un análisis pertinente, éstas serán plasmadas en el tutorial.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 112
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Se debe garantizar que estas preguntas estarán cubiertas en las capacitaciones
posteriores.
D. Reporte de lecciones aprendidas
La elaboración de dicho reporte es responsabilidad del instructor designado para cada
oficina. En este reporte debe incluirse como mínimo las siguientes consideraciones:
Actividades realizadas correctamente y que favorecieron el curso de la capacitación.
Actividades realizadas incorrectamente y que afectaron el desarrollo de la capacitación.
Puntos que se pueden mejorar para optimizar capacitaciones futuras.
Observaciones adicionales si aplican.
E. Reporte de incidentes presentados
Es responsabilidad del instructor designado elaborar el reporte de incidencias
presentadas en el desarrollo de la capacitación. Este reporte debe contener como
mínimo los siguientes elementos:
Oficina que reporta la incidencia.
Evento que genera la incidencia.
Fecha.
Persona que reporta la incidencia.
Impacto de la incidencia en el desarrollo de la capacitación.
Acciones correctivas.
Acciones preventivas.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 113
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
6.1.4.12 Instrumentos de seguimiento
El objetivo de los instrumentos de seguimiento es comprobar lo que se está haciendo
para asegurar que el trabajo se está realizando en forma correcta. Los instrumentos
sirven para medir, detectar desviaciones y establecer medidas preventivas y
correctivas. La finalidad de los instrumentos consiste en asegurar que los planes
actuales se lleven a cabo. Los instrumentos de seguimiento hacen parte de los informes
que se entregan a la gerencia de proyectos, y son los siguientes:
A. Informe consolidado de la capacitación
El objetivo de este informe es llevar el seguimiento estricto y constante del desarrollo de
la capacitación. Debe realizarse comparando el avance respecto a las metas fijadas en
el plan de capacitación. Es responsabilidad del instructor elaborar y entregar dicho
informe.
B. Informe de desempeño de los instructores
El informe se realizará teniendo como base la evaluación realizada de los elementos y
contenidos de la capacitación desarrollados.
C. Preguntas frecuentes de la capacitación
Es responsabilidad de los instructores registrar las preguntas frecuentes que haga el
auditorio sobre la aplicación. El registro se realiza diariamente al finalizar la última
sesión de capacitación del día.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 114
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
D. Reporte de lecciones aprendidas
La elaboración de dicho reporte es responsabilidad del instructor designado para cada
oficina. En este reporte debe incluirse como mínimo las siguientes consideraciones:
Actividades realizadas correctamente y que favorecieron el curso de la
capacitación.
Actividades realizadas incorrectamente y que afectaron el desarrollo de la
capacitación.
Puntos que se pueden mejorar o hacer diferente para mejorar capacitaciones.
6.1.5 Procedimientos de administración del equipo de trabajo
Synapsis se compromete a aceptar los siguientes procedimientos de administración del
equipo de trabajo:
Si durante la ejecución del contrato, el Contratista por fuerza mayor, con previa
motivación, debe cambiar un consultor asignado a un perfil exigido, el nuevo consultor
debe cumplir con el perfil definido en estos términos de referencia. El Contratista deberá
informar del cambio a la PGN con 15 días de anticipación. De ninguna manera, el
cambio de consultor afectará el normal desarrollo del contrato, en caso contrario, la
PGN podrá dar por terminado el contrato unilateralmente por incumplimiento del
Contratista. El consultor solo podrá cambiar el equipo inicial de trabajo propuesto
durante la ejecución del contrato máximo en el 30%.
La PGN estudiará la hoja de vida del nuevo consultor a asignar al proyecto. Si cumple
con el perfil exigido será aceptado, en caso contrario, se le exigirá al Contratista (en un
tiempo prudencial que la PGN determine) la presentación de un nuevo consultor que
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 115
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
cumpla con el perfil requerido. Si definitivamente, después de dos presentaciones de
hojas de vida, el Contratista no cumple con los requisitos mínimos exigidos, la PGN
podrá cambiar el perfil requerido o dar por terminado el contrato por incumplimiento del
Contratista.
Durante la ejecución del contrato, la PGN puede solicitar, con previa motivación, el
cambio de un consultor. El Contratista debe cambiar dicho consultor por otro que
cumpla el perfil exigido. La PGN solicitará al Contratista el cambio con un mes de
anticipación. De ninguna manera, el cambio de consultor afectará el normal desarrollo
del contrato, en caso contrario, la PGN podrá dar por terminado el contrato
unilateralmente por incumplimiento del Contratista.
Si al iniciar o durante la ejecución del contrato el Contratista prevé más consultores o
perfiles adicionales a los requeridos para una función específica, la PGN evaluará y
aprobará los consultores o perfiles adicionales que proponga el Contratista, previa
justificación presentada a la PGN con una (1) semana de anticipación.
En el primer ciclo en la fase de construcción, el contratista entregará a la PGN un
documento de capacitación en el que se especifiquen todas las actividades a realizar,
con entradas, salidas y bajo la planeación de actividades, por medio de un cronograma
detallado.
6.2 Apoyo a la gestión de cambio institucional
6.2.1 Visión
Con el desarrollo de la Gestión del Cambio Synapsis ayuda a la organización a:
Reducir el riesgo al fracaso.Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 116
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Acelerar la realización de los beneficios.
Asegurar la continuidad del cambio en el tiempo.
6.2.2 Objetivos
Minimizar los paradigmas al cambio en los colaboradores afectados por el
mismo.
Maximizar el desempeño de las personas que serán impactadas, con el
propósito de conseguir todos los beneficios que propone la transformación.
Promover una atmósfera en la cual el cambio sea visualizado de una manera
positiva, a través de un plan sencillo y concreto de acción.
Mantener a la organización consciente de los objetivos específicos del proyecto a
implantar, beneficios, estatus y cambios a ser realizados en la organización.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 117
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Promover la motivación y compromiso de los miembros del equipo de proyecto, a
través de actividades de comunicación e integración.
6.2.3 Alcance
Synapsis. con base en su experiencia ha recopilado, diseñado y desarrollado su propia
metodología de gestión del cambio para la implementación de proyectos en
Tecnologías de la Información.
Esta metodología ofrece un conjunto integrado de procesos que ayudan a las
compañías a incurrir en el cambio organizacional de su negocio, inducido por cambios
en las tecnologías de información asociadas.
Las actividades de Gestión del Cambio buscan además de comunicar el alcance del
proyecto, armonizar las relaciones entre los usuarios finales, los líderes y la Gerencia,
con el fin de desvanecer la línea divisoria entre cliente – proveedor y encaminar los
esfuerzos hacia el trabajo en equipo con la visión de los intereses comunes.
De esta manera, la gestión del cambio contemplará:
Desde el punto de vista funcional, la gestión del cambio alcanzará las áreas
involucradas por el Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General
de la Nación, en particular los subsistemas de información misional de la PGN, de
información de apoyo a la misión, de información legal y relatoría, de Información de
Registro de Sanciones e Inhabilidades y de información ciudadana.
Desde la perspectiva de la estructura organizacional, la gestión del cambio alcanzará
todos los niveles de la organización, brindando el apoyo a los líderes de la organización
a fin de que puedan dirigir el cambio. Así mismo llegar a los niveles operativos con el
objeto de involucrarlos y proveerles las herramientas y técnicas que permitan optimizar
sus objetivos.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 118
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
En cuanto a los factores a considerar, la gestión del cambio considerará tanto los
factores tecnológicos, como procedimentales, culturales, legales, como de
comunicación.
6.2.4 Mecanismos y herramientas de identificación de impactos en la PGN
Impactos Legales, Organizacionales, Procedimentales, Humanos y Técnicos
La gestión del Cambio apoya a la gerencia de un proyecto, desarrollando estrategias
que mitiguen el impacto legal, Organizacional, Procedimental, Humano y los riesgos
relacionados con el talento humano, con el fin de facilitar el éxito del proyecto.
Los aspectos de una organización afectada por el cambio se presentan en el siguiente
modelo conceptual, que refleja la interrelación de la estructura organizativa o su
impacto organizacional, sus sistemas o impacto técnico, sus procesos funcionales o
impacto procedimental, su talento o impacto humano y su negocio o impacto legal y de
reglas de negocio, ya que la modificación de cualquiera de ellos influye en el resto.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 119
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
El impacto de la gestión del cambio estará principalmente centrado en:
La obtención del mayor nivel de éxito en la implantación de los sistemas
provistos.
La búsqueda de la obtención de los mayores resultados por medio de esa
herramienta tecnológica.
La mejora de los procesos.
El aprovechamiento de los beneficios de la tecnología a incorporarse.
La adaptación del sistema a la cultura organizacional así como también un
aprovechamiento de la oportunidad de mejora de esa cultura con base al nuevo
sistema.
El aumento del compromiso de los miembros de la organización y su mayor
grado de participación con los objetivos de la organización.
Los aspectos a los que se apuntará principalmente para la consecución de los objetivos
de la gestión del cambio serán:
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 120
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
El aprovechamiento y el potenciamiento de las capacidades y fortalezas
actuales.
La mejora sustancial en la comunicación organizacional.
La disminución de la resistencia al cambio.
El aumento de la motivación y compromiso de los miembros de la organización.
6.2.4.1Beneficios del Manejo de Cambio
Enfoca los mensajes de la organización.
Promueve participación y compromiso a todos los niveles.
Mitiga el impacto del cambio en la organización.
6.2.4.2 Fases del Manejo de Cambio
Para Synapsis el Manejo del cambio debe ir en línea con el cronograma general del
proyecto, la gestión del cambio es un módulo más en la implementación.
FASES DEL MANEJO DE CAMBIO
PREPARACIÓN
DEL PROYECTO
PLANO
EMPRESARIAL
REALIZACIÓN
PREPARACIÓN
FINAL
SOPORTE
Áreas Claves de
Proceso
Actividades Actividades Actividades Actividades
Manejo de
resistencias
Conocer la
organización
Definir
estrategia para
mitigar
resistencias
Seguimiento y
tratamiento a
resistencias
encontradas
Seguimiento
del cambio
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 121
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Comunicación
Presentación Kick
off
Estrategia de
comunicación de
cambio
Inicio y
ejecución de
plan de
comunicación:
Objetivos
Mensajes
Canales
Avanzar en el
plan de
comunicaciones
Comunicar
logros obtenidos
Celebrar los
éxitos
Patrocinadores
Identificar
patrocinadores:
Dueños de
Cambio, Gestores
de Cambio,
Agentes de
Cambio
Estrategia de
compromiso
para el personal
involucrado
Compromiso e
integración
Continuidad
en el
aprendizaje
Medir los
Procesos
Identificar
procesos
medibles
Identificar
brechas entre
medición actual
de los procesos
y
requerimientos
futuros
Desarrollo de
nuevas
mediciones
Comparación
de mediciones
DocumentaciónDetección de
necesidades
Preparación de
la estrategia de
documentación
Desarrollar
manuales de
usuario final
Ajuste de
manuales
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 122
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Capacitación
Detección de
necesidades
Preparación de
la estrategia de
capacitación
Impartir
capacitación de
acuerdo al
programa
Evaluación y
seguimiento
Equipo de
Proyecto
Determinar
responsabilidades
Diseñar plan de
trabajo
Seguimiento y
supervisión a
equipo de
proyecto
Reforzar
6.2.5 Identificación de riesgos del cambio
6.2.5.1Objetivo
Los objetivos perseguidos por el proceso de análisis de riesgo son los siguientes:
Identificar las áreas de riesgo en las cuales se puedan tomar decisiones
tempranas para minimizar o eliminar su probabilidad de ocurrencia.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 123
En el primer ciclo en la fase de construcción, el contratista elaborará un Documento de
Gestión de Cambio, en el que se detallará con precisión aspectos que definen la
aplicación de la metodología y los resultados que se esperan. Así mismo, se
generarán recomendaciones frente al aspecto tecnológico. Este documento aplicará
para todos los ciclos del proyecto.
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Desarrollar un plan de administración de riesgo.6.2.5.2 ProcesoA continuación
ilustramos el proceso de administración de riesgos:
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 124
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
6.2.5.3 Identificación de riesgos La identificación de riesgos
comprende:Identificación de riesgos según las tablas de riesgos: Los
riesgos son identificados de acuerdo a la característica del proyecto, para
lo cual se cuenta con una base de conocimiento de riesgos
Factores de riesgo: Posterior a la identificación de los riesgos se analizan los
factores más relevantes que pueden llegar a comprometer la ejecución del plan.
Los riesgos son tipificados de acuerdo a su categoría.
Identificación de magnitud del riesgo (bajo, medio y alto): La magnitud del riesgo
es identificada con el grado de exposición del riesgo y con el criterio del analista
Análisis de riesgos con base a la experiencia personal y organizacional: Los
riesgos son revisados nuevamente con base en la experiencia personal y
organizacional, posteriormente se decide qué riesgos pueden ser administrados
y cuáles riesgos se convierten en restricciones del plan.
6.2.5.4 Enunciado de riesgos
Permite definir, comunicar, y analizar cada uno de los riesgos identificados.
6.2.5.5 Analizar los riesgos
Se debe convertir la identificación del riesgo, en datos útiles para la toma de decisiones,
para ello se debe identificar:
Probabilidad del riesgo: Cuál es la probabilidad de ocurrencia del riesgo?
Impacto del riesgo (pérdida): Cuál es la magnitud de la pérdida?
Exposición del riesgo: Cuál es la amenaza que provoca este riesgo? =
Probabilidad x Impacto.
6.2.5.6 Planificar los riesgos
Consiste en:Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 125
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Tener en cuenta los principales riesgos.
Balancear la amenaza de riesgo contra el esfuerzo necesario para manejarlo.
Seleccionar los riesgos a administrar (riesgos con mayor probabilidad).
Definir planes de contingencia.
Especificar métricas que adviertan de la presencia de un riesgo.
6.2.5.7 Seguimiento y control de riesgos
Mediante el seguimiento y control podemos:
Monitorear las métricas definidas, para la ejecución del plan de contingencias
(triggers).
Rearmar la lista de riesgos.
Definir la importancia del proceso de seguimiento y control de proyectos, como
base para la identificación de riesgos que se transforman en problemas.
6.2.5.8 Roles a cargo de la administración de riesgos
Rol Responsabilidades
Gerente de
Proyecto (GP)
Lleva a cabo el proceso de administración de riesgos al
inicio del proyecto.
Participa en la identificación, mitigación y seguimiento de
riesgos a lo largo del proyecto.
Acepta o rechaza el nivel de riesgo para el proyecto.
Equipo del proyecto
(EP)
Realiza el proceso de administración de riesgos para
este proyecto.
Equipo de
identificación de
riesgos (EIR)
Provee entrada al proceso de identificación de riesgos.
Incluye representantes de todos los grupos afectados
por el proyecto, tanto como otros que pueden tener
conocimiento de los riesgos que el proyecto puede tener.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 126
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Equipo de
mitigación de
riesgos (EMR)
Realiza acciones para reducir la exposición para un
riesgo particular, enfocándose bien en disminuir la
probabilidad o el costo de un riesgo, o en ambos
factores. Pueden ser miembros del equipo de proyecto,
otros grupos afectados, usuarios, cliente, managment, u
otros, dependiendo del riesgo.
Equipo de Mejora
de Procesos (EMP)
Mantiene los activos del proceso de administración de
riesgos de la organización, incorporando lecciones
aprendidas por los proyectos.
6.2.6 Recomendaciones, mecanismos y actividades para gestionar los
riesgos y el cambio
En una primera etapa de diagnóstico se realizará un estudio profundo que permita
determinar la situación de los principales factores a considerarse para la gestión del
cambio, entre otros:
Las características de las áreas de la organización que se verán alcanzadas por
el sistema.
Las capacidades de los diversos miembros de la organización a fin de potenciar
sus fortalezas que permitan adoptar las mejoras.
Las oportunidades de mejora y las necesidades de capacitación.
La cultura de la organización.
Los circuitos administrativos clave.
Las principales necesidades de los miembros de la organización.
Los mecanismos de comunicación existentes y los susceptibles de mejora.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 127
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
A continuación se diseñará la mejor estrategia para realizar la gestión del cambio y se
llevará a cabo:
Colaborando con la organización en la adopción de las innovaciones
tecnológicas provistas.
Elaborando los estándares que se emplearán para medir el rendimiento de los
miembros de la organización.
Estableciendo los criterios de calidad que deberán cumplir los resultados de las
operaciones.
Diseñando los talleres, capacitaciones, e instrumentos.
Durante toda la etapa de gestión del cambio se realizarán actividades que permitan
establecer el resultado de las actividades realizadas:
Midiendo el impacto de la transición sobre sus operaciones.
Evaluando el rendimiento de los miembros de la organización en función de los
estándares esperados.
Midiendo el nivel de calidad alcanzado por los resultados de las operaciones.
Determinando el impacto de las capacitaciones en la mejora de los miembros de
la organización.
Midiendo el grado de compromiso y hasta qué punto se encuentran involucrados
los diversos actores de la organización.
Por último, se entregarán las pautas y las oportunidades de mejora que podrá continuar
aplicando la organización para lograr un nivel de calidad creciente:
Por medio de planes detallados que apunten a una mejora continua en el logro
de sus objetivos.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 128
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Por medio de los instrumentos con los que contarán los líderes de la
organización de modo que conduzcan a sus subordinados a un proceso de
mejora continua.
Por medio de una estrategia de mejora de los medios y modos de comunicación,
tanto ascendente como descendente.
Por medio de estrategias de transformación.
Por medio de estrategias para potenciar la motivación de los miembros de la
organización, por medio de factores tanto externos como internos.
7. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
El proceso de Planificación de las Comunicaciones determina las necesidades de
información y comunicación de los interesados; por ejemplo, quién necesita qué
información, cuándo la necesitará, cómo le será suministrada y quién la distribuirá. 1.
7.1 COMITÉS
La siguiente tabla lista las reuniones que se realizarán a lo largo del proyecto.
ID Evento Propósito Responsable Artefacto
generado
Periodicidad
KO Reunión de Kick
Off
Comunicar a todo
el equipo el
alcance y
características del
proyecto y
obtener el
compromiso de
Director de
Proyecto
Acta de
Reunión
Al inicio del
proyecto
1[PMI1] PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Tercera Edición. 2004 Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 129
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
todos los
involucrados.
ACD Comité Directivo Reunión para
discutir las tareas
en desarrollo, las
completadas y las
futuras. Mantener
informado al
equipo del estado
del proyecto y
asegurar que los
problemas,
riesgos o cambios
son manejados
adecuadamente.
Director de
Proyecto
Presentación
y Acta de
Reunión
Mensual
ACF Reuniones de
Cierre de Fase
Reunión formal al
final de cada fase
para identificar el
estado del
proyecto, el nivel
de calidad de los
entregables
producidos y
analizar los
riesgos,
problemas o
cambios
Director de
Proyecto
Acta de
Reunión
Al final de
cada fase
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 130
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
relevantes.
ARS Reuniones de
seguimiento
Reporte del
estado del
proyecto:
cronograma,
riesgos,
problemas y
cambios, para
mantener
informados del
estado del
proyecto a todos
los involucrados.
Director de
ProyectoPresentación Control del Proyecto (Enumera las tareas y productos realizados en el período.
Detalla desvíos con sus causas y las acciones correctivas.
Lista las tareas a ser llevadas a cabo en el período siguiente.
Presenta el
estado de
los riesgos)
–
Acta de
Reunión
Semanal
( primer día
hábil de
cada
semana)
ART Reuniones de
trabajo
Reuniones para
realizar
levantamiento de
especificaciones
Cada uno de
los frentes
Acta de
reunión
Cada vez
que se
requiera.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 131
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
funcionales y no
funcionales, así
como para revisar
modelo de datos,
aspectos
relevantes de
cada uno de los
módulos que
conforman el
sistema, y en
general cualquier
aspecto técnico
relacionado con el
proyecto.
7.2 Comunicados
Se han definido como mecanismos de envío y recepción de comunicados entre la
Procuraduría General de la Nación y Synapsis los siguientes:
Correo electrónico: Se utilizará el correo electrónico como mecanismo válido de
comunicación en el proyecto. A través de este medio se podrá distribuir información
como: (1) Alertas (2) Programación de reuniones (3) Notificaciones (4) Documentos en
versiones preliminares para revisión.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 132
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Para garantizar la correcta gestión de la información transmitida a través de correo
electrónico se ha definido una cuenta de correo para el proyecto que será utilizada
como punto único de contacto-. Esta cuenta es: [email protected]
Comunicado en medio físico: Cuando la situación lo amerite se utilizará como
mecanismo formal de comunicación el envió de comunicados en medio físico. Así
mismo se autoriza el envío –como referencia- del comunicado escaneado vía correo
electrónico.
7.2.1 Matriz de comunicaciones
7.3 Documentos del proyecto
Todos los documentos del proyecto se controlan para asegurar la disponibilidad de la
información para aquellos que la requieren.
Los siguientes formatos, serán elaborados, revisados, aprobados y archivados de
acuerdo con el procedimiento definido para cada uno según se explica a continuación.
7.3.1 Acta de inicio
El acta de Inicio es el documento en el que se deja constancia del inicio real del
desarrollo del proyecto, en ella se especifica la fecha de inicio oficial de las actividades
del proyecto.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 133
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Este documento será elaborado por los representantes de la Procuraduría General de
la Nación y el Banco Interamericano de Desarrollo para dar inicio formal al proyecto.
7.3.2 Acta de entrega de producto
Es el documento mediante Synapsis oficializa ante la Procuraduría General de la
Nación la entrega de algún software, hardware, documento, o servicio que se
encuentre incluido dentro de los productos de cada una de las etapas del proyecto.
El acta de entrega será elaborada por el Director de Proyecto de Synapsis, cada vez
que se realice la entrega de algún Producto a la Procuraduría General de la Nación y se
imprimirán dos originales de idéntico tenor, que deberán ser firmadas por el Director de
Proyecto de Synapsis y por el Gerente del Proyecto de la Procuraduría General de la
Nación para confirmar del recibo de la información.
Durante el desarrollo de este proyecto, las Actas de Entrega se realizarán de acuerdo al
formato definido entre la Procuraduría General de la Nación y Synapsis. (Anexo No. 2)
7.3.3 Acta de aprobación de productos
El acta de aprobación es el documento mediante el cual la Procuraduría General de la
Nación oficializa la aceptación de los Productos entregados por Synapsis (software,
hardware, documento, o servicio).
Este documento deberá ser elaborado por el Director de Proyecto de Synapsis cada
vez que se haya realizado una entrega de un Producto a la Procuraduría General de la
Nación y este haya revisado y aprobado el entregable. Se imprimirán dos originales de
idéntico tenor las cuales deberán ser firmadas por el Director de Proyecto de Synapsis y
por el Gerente del Proyecto de la Procuraduría General de la Nación como aprobación
del entregable.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 134
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
La Procuraduría General de la Nación tendrá un plazo no mayor a 10 días hábiles para
revisar el entregable y aprobarlo o entregar sus observaciones para que Synapsis
realice las correcciones que sean necesarias y entregar una nueva versión.
Se entregará a la Procuraduría General de la Nación una copia firmada del acta y la
otra será archivada en la Carpeta de Documentos del Proyecto de Synapsis.
Durante el desarrollo de este proyecto, las Actas de Aprobación se realizarán de
acuerdo al formato definido entre la Procuraduría General de la Nación y Synapsis.
(Anexo No. 3).
7.3.4 Acta de reunión
El acta de reunión es el documento mediante el cual se deja constancia de los
principales temas tratados en los comités y en las reuniones del Proyecto. En estas
actas se relacionan los asistentes, los temas tratados, las conclusiones y decisiones
tomadas en la reunión, se presentan los compromisos que venían pendientes de
reuniones anteriores y su cumplimiento o no. Así mismo se relacionan los nuevos
compromisos resultantes de la reunión con sus respectivos responsables y fechas en
que se deben cumplir y quienes deben firmar la aprobación del acta.
Para guardar el archivo en medio magnético la identificación de las actas corresponderá
al siguiente estándar:
Actas de Reunión de seguimiento: SIM-ARS###--MMDDAAAA
Actas de Comité operativo: SIM-ACD###--MMDDAAAA
Actas de Reuniones de trabajo: SIM-ART###--MMDDAAAA
Actas de entrega: SIM-AE###-MMDDAAAA
Actas de aprobación: SIM-AA###-MMDDAAAA
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 135
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
### corresponde a un consecutivo dentro del tipo de acta iniciando por 001.
MMDDAAAA corresponde a la fecha de la reunión.
Durante el desarrollo de este proyecto, las Actas de Reunión se realizarán de acuerdo
al formato definido entre la Procuraduría General de la Nación y Synapsis. (Anexo No.
4)
7.3.5 Acta de finalización
El acta de Finalización es el documento por medio del cual se certifica el fin del
proyecto, luego de la revisión del estado de informes y datos objeto del contrato,
verificando que se encuentran terminados y que son recibidos a entera satisfacción por
parte de la Procuraduría General de la Nación.
Este documento deberá ser revisado y aprobado por el Director de Proyecto de
Synapsis. y por el Gerente del Proyecto de la Procuraduría General de la Nación.
Un original será entregado a la Procuraduría General de la Nación y el otro original será
archivada en la Carpeta de Documentos del Proyecto de Synapsis. Durante el
desarrollo de este proyecto, el Acta de finalización se realizará de acuerdo al formato
definido entre la Procuraduría General de la Nación y Synapsis.
7.3.6 Presentaciones
Para las reuniones programadas de seguimiento al proyecto, como: los comités
directivos y reuniones de seguimiento, el director de proyecto debe elaborar la agenda,
el material y la presentación de cada comité.
Los archivos de las presentaciones se nombrarán con el siguiente estándar:
• Presentaciones de Comité directivo: PCD-###-AAAA-MM-DDDiseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 136
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
• Presentaciones de Reuniones de seguimiento: PRS-###-AAAA-MM-DD
### corresponde a un consecutivo dentro del tipo de presentación iniciando por 001.
AAAAMMDD corresponde a la fecha de la presentación.
7.3.7 Requerimientos Funcionales
El documento de Requerimientos Funcionales esta basado en la información
suministrada por la Procuraduría General de la Nación en el cual Synapsis realiza una
descripción y clasificación de cada una de las necesidades funcionales de la Procuraduría
General de la Nación orientadas a cumplir con el objetivo del proyecto. El documento de
requerimientos funcionales agrupa todos los requerimientos funcionales del Proyecto.
El documento será elaborado bajo la coordinación del Analista de desarrollo
organizacional y procesos. Por parte de la Procuraduría General de la Nación el líder
funcional será el responsable de revisar y validar los requerimientos funcionales.
Este documento elaborado por Synapsis, será entregado al gerente del proyecto de la
Procuraduría General de la Nación para que obtenga la validación por parte del
responsable. La Procuraduría General de la Nación tendrá un plazo no superior a 10
días hábiles para entregar sus observaciones y comentarios. Estas se realizarán a
través de un documento formal que será entregado impreso por parte del gerente del
proyecto de la Procuraduría General de la Nación al director de proyecto de Synapsis,
para revisión y análisis y se realizarán las modificaciones respectivas.
Aprobado el documento, se procederá a imprimir dos originales de idéntico tenor del
documento de requerimientos funcionales y dos originales del acta de entrega
correspondiente, las cuales serán firmadas por parte de la Procuraduría General de la
Nación por el gerente del proyecto y por parte de Synapsis por el director de proyecto. Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 137
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Un original del documento junto a un original del acta firmada será entregado a la
Procuraduría General de la Nación y los otros originales serán archivados en la carpeta
de documentos del proyecto de Synapsis.
Durante el desarrollo de este proyecto, cada uno de los requerimientos funcionales se
elaborará con la herramienta Enterprise Architect.
7.3.8 Requerimientos no funcionales
El documento de Requerimientos No Funcionales está basado en la información
suministrada por la Procuraduría General de la Nación en el cual Synapsis realiza una
descripción y clasificación de las necesidades no funcionales de la Procuraduría
General de la Nación orientadas a cumplir con el objetivo del proyecto.
El documento será elaborado bajo la coordinación del líder técnico de Synapsis. Por
parte de la Procuraduría General de la Nación el líder técnico será el responsable de
revisar y aprobar los requerimientos no funcionales.
Este documento elaborado por Synapsis, será entregado al gerente de la Procuraduría
General de la Nación para que obtenga la aprobación por parte del líder técnico. La
Procuraduría General de la Nación tendrá un plazo no superior a 10 días hábiles para
entregar sus observaciones y comentarios. Estas se realizarán a través de un
documento formal que será entregado impreso por parte del gerente del proyecto de la
Procuraduría General de la Nación al director de proyecto de Synapsis, para revisión y
análisis y se realizarán las modificaciones respectivas.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 138
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Aprobado el documento, se procederá a imprimir dos originales del mismo y dos
originales del Acta de Aprobación correspondiente, las cuales serán firmadas por parte
de la Procuraduría General de la Nación por el gerente del proyecto y por parte de
Synapsis por el Director de Proyecto. Un original del documento junto a un original del
acta firmada será entregada a la Procuraduría General de la Nación y los otros
originales serán archivados en la carpeta de documentos del proyecto de Synapsis.
Durante el desarrollo de este proyecto, cada uno de los requerimientos no funcionales
se realizará con la herramienta Enterprise Architect.
7.3.9 Casos de uso
Un caso de uso es una descripción de la secuencia de interacciones que se producen
entre un actor y el sistema, cuando el actor usa el sistema para llevar a cabo una tarea
específica. Expresa una unidad coherente de funcionalidad. En este documento,
Synapsis describe cada uno de los casos de uso que se presentarán con el desarrollo
del proyecto.
El documento de Casos de Uso será elaborado por el analista de desarrollo
organizacional y procesos y los analistas funcionales de Synapsis y será entregado al
gerente del proyecto de la Procuraduría General de la Nación para su revisión. El
gerente del proyecto de la Procuraduría General de la Nación tendrá un plazo no
superior a 10 días hábiles para entregar sus observaciones y comentarios, las cuales
realizará por escrito el gerente del proyecto de la Procuraduría General de la Nación al
director de proyecto de Synapsis, para revisión y análisis y se realizarán las
modificaciones a que haya lugar.
Una vez se haya firmado el acta de aprobación del documento de casos de uso,
cualquier cambio que resulte posterior se realizará mediante el procedimiento de control
de cambios.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 139
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Aprobado el documento, se procederá a imprimir dos originales del documento y dos
originales del Acta de Aprobación correspondiente, las cuales serán firmadas por parte
de la Procuraduría General de la Nación por el gerente del proyecto y por parte de
Synapsis por el director de proyecto. Un original firmado del documento junto a un
original firmado del acta será entregada al gerente del proyecto de la Procuraduría
General de la Nación y las otras serán archivadas en la carpeta de documentos del
proyecto de Synapsis.
Durante el desarrollo de este proyecto, los casos de uso se realizarán con la
herramienta Enterprise Architect.
7.3.10 Definición de actores
En el documento Definición de Actores se describen todos los roles involucrados dentro
del proyecto, especificando las características propias del rol.
Este documento será elaborado por el Analista de desarrollo organizacional y procesos
de Synapsis y presentado ante el gerente del proyecto de la Procuraduría General de la
Nación con los documentos de casos de uso.
Aprobada la definición de actores, se procederá a imprimir dos originales del
documento y dos originales del acta de aprobación, las cuales serán firmadas por parte
de la Procuraduría General de la Nación por el gerente del proyecto y por parte de
Synapsis por el director del proyecto. Un original firmado del documento junto a un
original del acta de aprobación firmada, serán archivadas en la carpeta de documentos
del proyecto de Synapsis.
Durante el desarrollo de este proyecto, la definición de actores se realizará con la
herramienta Enterprise Architect.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 140
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
7.4 Estándar de Presentación de documentos
Para la presentación de documentos, exceptuando aquellos que sean generados por la
herramienta Enterprise Arquitect, Synapsis, deberá tomar como guía el estándar de
presentación de documentos definido entre la Procuraduría General de la Nación y
Synapsis. (Remitirse al site al documento Estándar de Presentación).
8. GESTIÓN DE RIESGOS
El plan de manejo de riesgos se enmarca dentro del Plan de Gestión del proyecto como
una herramienta que guía el proceso de gestión.
8.1 Objetivo
El objetivo de la realización del Plan de Riesgos es lograr la identificación con
anterioridad de aquellas situaciones que negativamente puedan influenciar el desarrollo
normal de un proyecto, con el fin de no afectar los objetivos de calidad, tiempo y costo
del proyecto, para poder trabajar en su control y mitigación de manera proactiva en vez
de reactiva.
8.2 Descripción
La Gestión de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos relacionados con la
planificación de la gestión de riesgos, la identificación y el análisis de riesgos, las
respuestas a los riesgos, y el seguimiento y control de riesgos de un proyecto.
8.2.1 Metodologías
La gestión de riesgos está basada en la información originada con los supuestos
iniciales del proyecto y los eventos que surjan a partir del ciclo de vida del proyecto,
debido a que la mayoría de estos procesos se actualizan durante el proyecto por ser un
proceso iterativo.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 141
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
La Identificación de riesgos determina qué riesgos pueden afectar al proyecto y
documenta sus características.
El Gerente del Proyecto y el equipo de trabajo harán seguimiento e identificarán
constantemente los riesgos asociados al proyecto.
Para la identificación de los riesgos del proyecto, su impacto y su probabilidad de
ocurrencia, se realizaron las siguientes actividades: Identificación de riesgos asociados
a los términos de referencia, análisis de la lista de riesgos común a proyectos de
desarrollo de software con características similares.
8.2.2 Responsables de la gestión del riesgo
Los riesgos del proyecto estarán compartidos entre Synapsis y la PROCURADURÍA
GENERAL DE LA NACIÓN.
Los responsables de la gestión de riesgos dentro del proyecto serán el Gerente del
Proyecto de Synapsis, y por parte del cliente será el Gerente del Proyecto quienes se
encargarán de la gestión de riesgos.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 142
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Responsabilidades del Gerente del proyecto:
Planear las reuniones con el equipo de trabajo y el cliente, para identificar tanto
las fuentes de riesgo iniciales como los riesgos asociados (inherentes) al
proyecto, analizar y planificar nuevos riesgos, realizar el seguimiento de los
riesgos identificados.
Garantizar el proceso de seguimiento y control de riesgos, el cual requiere la
identificación de nuevos riesgos y la reevaluación de los existentes.
Realizar el seguimiento de las condiciones que disparan los planes para
contingencias y revisar la ejecución de las respuestas a los riesgos mientras se
evalúa su efectividad.
La gestión operativa de los riesgos será realizada por el área de calidad del
proyecto.
8.2.3 Origen y tipo de riesgos
El Origen de los riesgos pueden ser: Técnicos, Externos, Organizacionales y
Gerenciales del Proyecto; estos se clasifican en los siguientes tipos de riesgos:
Estimación
Planeación
Control
Comunicación
Priorización
Recursos
FondosDependencias del proyecto
ComplejidadDesempeño y confiabilidad
Calidad
Proveedores
Regulaciones
Mercado
Cliente
Clima
Tecnología
TécnicosGerenciales del
proyectoOrganizacionalesExternos
ORIGEN Y TIPO RIESGOS
Requerimientos
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 143
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
8.2.4 Descripción riesgos identificados
(Para realizar el seguimiento a los riesgos consultar en el site del proyecto la carpeta
de monitoreo y control)
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 144
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
8.2.5 Impacto
La evaluación del impacto de los riesgos examina el posible efecto sobre un objetivo del
proyecto con relación a: tiempo, costo, alcance o calidad, incluyendo los efectos
negativos por las amenazas que implican y los efectos positivos por las oportunidades
que generan.
Para establecer el impacto y la probabilidad de ocurrencia se debe realizar un análisis
cualitativo y un análisis cuantitativo:
El Análisis Cualitativo de Riesgos evalúa la prioridad de los riesgos identificados usando
la probabilidad de ocurrencia y el impacto correspondiente sobre los objetivos del
proyecto si los riesgos efectivamente ocurren, así como otros factores de plazo y
tolerancia al riesgo.
El Análisis Cuantitativo de Riesgos se realiza respecto a los riesgos priorizados en el
proceso Análisis Cualitativo por el impacto que pueden tener sobre las demandas
concurrentes del proyecto. El proceso Análisis Cuantitativo analiza el efecto de esos
riesgos y les asigna una calificación numérica. También se puede realizar un método
cuantitativo para tomar decisiones en caso de incertidumbre.
Las calificaciones son asignadas a los riesgos basándose en la probabilidad y el
impacto evaluado en los objetivos del proyecto, teniendo en cuenta las siguientes
matrices:
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 145
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Muy bajo /0,05 Bajo /0,10 Moderado /0,20 Alto /0,40 Muy alto /0,80
Coste Aumento de coste
insignificante Aumento del coste
<10% Aumento del coste
del 10-20% Aumento del coste
del 20-40% Aumento del coste
>40%
Tiempo Aumento de tiempo
insignificante Aumento del tiempo
<5% Aumento del tiempo
del 5-10% Aumento del tiempo
del 10-20% Aumento del tiempo
>20%
Alcance
Disminución del alcance apenas
perceptible
Áreas de alcance secundarias afectadas
Áreas de alcance principales afectadas
Reducción del alcance inaceptable para el patrocinador
El elemento terminado del
proyecto efectivamente
inservible.
Calidad
Degradación de la calidad apenas
perceptible
Sólo las aplicaciones muy exigentes se ven
afectadas
La reducción de la calidad requiere la
aprobación del patrocinador
Reducción de la calidad inaceptable para el patrocinador
El elemento terminado del
proyecto efectivamente
inservible.
Objetivo del Proyecto
Escalas relativas o numéricas Condiciones Definidas para Escalas de Impacto de un Riesgo sobre los Principales Objetivos del Proyecto .
Tabla 1. . Muestra las condiciones definidas para escalas de impacto de un riesgo sobre
los principales objetivos del proyecto
COSTO Insignificante / 0,10 Minima/ 0,30 Media / 0,50 Alta / 0,70 Muy Alta / 0,90
TIEMPO Insignificante / 0,10 0,30 Media / 0,50 Alta / 0,70 Muy Alta / 0,90
ALCANCE Insignificante / 0,10 0,30 Media / 0,50 Alta / 0,70 Muy Alta / 0,90
CALIDAD Insignificante / 0,10 0,30 Media / 0,50 Alta / 0,70 Muy Alta / 0,90
Condiciones Definidas para escala de Probabilidad de Amenaza
Minima/
Minima/
Minima/
Tabla 2. Muestra las condiciones definidas para escala de probabilidad de amenaza.
Las anteriores calificaciones asignadas a cada objetivo del proyecto (tiempo, costo,
alcance y calidad) se agruparan para asignar un puntaje al impacto y otro a la
probabilidad (en valores numéricos) en la plantilla de Manejo de Riesgos, de acuerdo a
los valores de la siguiente matriz:
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 146
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
Muy alto Alto Moderado Bajo Muy Bajo
0,80 0,40 0,20 0,10 0,05
Muy Alta 0,90 0,72 0,36 0,18 0,09 0,05
Alta 0,70 0,56 0,28 0,14 0,07 0,04
Media 0,50 0,40 0,20 0,10 0,05 0,03
Minima 0,30 0,24 0,12 0,06 0,03 0,02
Insignificante 0,10 0,08 0,04 0,02 0,01 0,01
MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO
Probabilidad
Impacto
Tabla 3. Matriz de probabilidad e impacto
8.2.6 Categoría del riesgo (Impacto *Probabilidad)
La matriz anterior específica combinaciones de probabilidad e impacto que llevan a
asignarle una categoría a los riesgos como de prioridad Muy Alta, Alta, Moderada o
Baja, según el rango en que se encuentre la calificación (impacto vs. probabilidad) que
se señala en la plantilla Manejo de Riesgos, se establecerá la categoría de acuerdo a la
siguiente tabla:
MA Muy Alto De 0.72 a 0.28
A Alto De 0.24 a 0.14
M Moderado De 0.12 a 0.06
B Bajo De 0.05 a 0.01
Categoría del Riesgo
Tabla 4. Categoría del riesgo
La categoría muestra la importancia de cada riesgo, asignándoles una prioridad por el
posible impacto significativo sobre el proyecto, con el fin de analizarlos y darles una
estrategia de solución.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 147
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
8.2.7 Seguimiento y control de riesgos
El Seguimiento y Control de Riesgos es el proceso de identificar, analizar y planificar
nuevos riesgos, el Director del Proyecto debe garantizar el proceso de Seguimiento y
Control de Riesgos, la identificación de nuevos riesgos y la reevaluación de los riesgos,
estableciendo reuniones programadas con regularidad con el equipo de trabajo y/o el
cliente para describir el resultado de las estrategias planteadas y/o la próxima actividad
a realizar, las fechas de seguimiento, número de Actas de Reunión realizadas para el
seguimiento de los riesgos identificados, volver a analizar los riesgos existentes,
realizar el seguimiento de las condiciones que disparan los planes para contingencias,
realizar el seguimiento de los riesgos residuales y revisar la ejecución de las respuestas
a los riesgos mientras se evalúa su efectividad. En cada reunión de seguimiento se
presentará un cuadro en el cual se informa las acciones realizadas para mitigar el
riesgo.
La revisión de los riesgos del proyecto se llevará a cabo de manera semanal, por el
Director del proyecto. De acuerdo a los resultados obtenidos en esa revisión, se
actualizará el manejo de riesgos y se presentará en el informe quincenal. Una vez los
riesgos estén solucionados se trasladarán a la hoja de “Riesgos Solucionados” del
mismo formato.
El proceso de seguimiento y control de riesgos determina si los supuestos preliminares
del proyecto aún son válidos.
8.2.7.1 Acciones correctivas
Una acción correctiva es una actividad que se genera como resultado de las actividades
de aseguramiento de calidad, como son las auditorias de calidad.
Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación Pág. 148
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
V.0.5
El mejoramiento continuo de la calidad incluye recomendar acciones a fin de aumentar
la efectividad y eficiencia de la organización.
8.2.7.2 Acciones preventivas
Detectar los riesgos antes de que éstos tengan un impacto negativo sobre el proyecto
9. ANEXOS
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