SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

Entidad: SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO Año: 2013

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Se identificaron 18 Riesgos asociados a la Corrupción, se encuentran publicados en la página web de la SNR. ' Se proyecto resolucion para la administradon del riesgo para actualizar la resolucion interna 8973 de 2008, el cual contiene las

politices de riesgo integrando los riesgos de gestion, los riesgos de corrupcion según el decreto 2482 de 2012, los riesgos

contractuales según el decreto 1510 del 2013, dcumento que esta en proceso de aprobador,

El Código de Ética de la SNR ha sido socializado en los talleres regístrales en las ciudades de Medellin, Cali, Bucaramanga, Paipa, Barranquilla y Villavicencio

La SNR viene dando cumplimiento a la politica e gobierno a través de la implementación de La Ventanilla Única de Registro VUR es 'una herramienta tecnológica, que busca acercar el proceso de registro inmueble a la ciudadania, a partir de la facilitación de sus 'relaciones con cada una de las entidades vinculadas, permitiendo la simplificación de los trámites asociados al proceso. La meta del 2013 se encuentra en la expansión de la VUR en las 18 ciudades programadas para 2013 y la continuidad en la prestación del modelo de servicio, del cual se han realizado que corresponden a las ciudades de Cali, Cúcuta, Neiva, Tunja, Santa

Marta, Villavicencio, Pasto, Buenaventura, Palmira, Envigado, Sogamoso. Popayán, Montería, Facatativá, Tuluá, Bello, Itagüí, Rionegro, quedando al corte del informe unicamente la realizadon de los convenios con las ciudades de Tunja y Pasto.

- Facilitar las consultas on-line entre entidades, permitiendo la eliminación de trámites y documentos innecesarios.

- Permitir la realización de transacciones on-line entre ciudadanos-Notarías-Oficinas de Instrumentos Públicos y entidades participantes, reduciendo tiempo, costos: haciendo más eficiente el proceso.

- Reducir los trámites, tiempo, procesos, documentos entre otros requisitos, necesarios para formalizar el registro de la propiedad inmueble.

- Articular a las entidades públicas y privadas relacionadas con la cadena del trámite de registro inmobiliario, con la Incorporación de

un modelo eficiente, seguro y expedito.

- Ampliar y mejorar la calidad en los canales de atención a los usuarios de los trámites de registro inmobiliario

El Gobierno Nacional en el marco de las politices, estrategias de modernización, simplificación de trámites y ahorro público, debe intervenir el tema del registro inmueble, de manera que garantice un proceso eficiente, articulado, transparente que entregue un mejor servicio a la ciudadanla por parte de todas las entidades y que aporte a una mayor calidad y oportunidad de la información registral. Es decir, generar un modelo de atención basado en servicios virtuales on line al ciudadano para la facilitación y máxima simplificación del proceso de registro de inmuebles.

Responsable

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Jefe Oficina Asesora de Planeación.

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Jefe OAP - Superintendente de Notariado, Registro y de Tierras

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1.

Implementar el mapa de riesgo asociado a la corrupcion de la Entidad.

2.

Fortalecer la cultura ética y los valores institucionales de la Entidad.

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3.Priorización de Trámites.

Estrategia, mecanismo, medida, etc.

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- Facilitar las consultas on-line entre entidades, permitiendo la eliminación de trámites y documentos innecesarios.

- Permitir la realización de transacciones on-line entre ciudadanos-Notarlas-Oficinas de Instrumentos Públicos y entidades participantes, reduciendo tiempo, costos: haciendo más eficiente el proceso.

- Reducir los trámites, tiempo, procesos, documentos entre otros requisitos, necesarios para formalizar el registro de la propiedad inmueble.

- Articular a las entidades públicas y privadas relacionadas con la cadena del trámite de registro inmobiliario, con la incorporación de un modelo eficiente, seguro y expedito.

- Ampliar y mejorar la calidad en los canales de atención a los usuarios de los trámites de registro inmobiliario

Para el año 2013, el proyecto VUR tiene como meta implementar el servicio en 18 ciudades de Colombia (Cali, Cúcuta, Neiva, Tunja, Santa Marta, Villavicencio, Pasto, Buenaventura, Palmira, Envigado, Sogamoso, Popayán, Montería, Facatativá, Tuluá, Bello, Itagilí, Rionegro), con lo cual se integrarían al modelo 83 notarias.

Corte a Abril 30 de 2013:

a)

Durante los meses de enero a abril de 2013 el proyecto VUR firmó convenio con las ciudades de Montería Neiva y Cali

b)

Así mismo durante este periodo se integraron 38 notarias así: Neiva cinco (05) notarías,Montería tres (03) notarías,Bello dos (02) notarías,Itagui dos (02) notarlas,Envigsdo tres (03) notarías, Cali tres (03) notarias C) Entre los meses de enero y marzo se efectuaron los 18 diagnósticos del proceso de formalización de la propiedad inmueble de las 18 ciudades programadas para 2013.

d)

En este periodo se efectuaron 14 socializaciones de los diagnósticos en las ciudades de: Montería, Neiva, Cali, Tunja, Envigado, ltagui Rionegro, Cúcuta, Tuluá, Facatatíva, Santa Marta y Vilavicencio

e)

Se realizó acompañamiento a las Gobernaciones de Bolívar, Santander y Sucre, en las capacitaciones a notarías respecto a los aplicativos para la liquidación del Impuesto de Registro.

f)

Se dio inicio a las labores de diseño de los procesos de integración tecnológica requeridos para la implementación del liquidador de derechos de registro por medios virtuales, con el acompañamiento de varias entidades financieras.

g)

Se llevo a cabo una presentación ante la Federación Nacional de Departamentos, de los principales obstáculos que se han presentado durante la expansión de la VUR en los diferentes Departamentos, con el fin de aunar esfuerzos en la eliminación de barreras que permitan facilitar la integración de los Departamentos a la VUR.

Corte a Agosto 31 de 2013:

a)

En este periodo se efectuaron 4 socializaciones de los diagnósticos en las ciudades de: Pasto, Buenaventura, Palmira y Popayán

b)

Fueron firmados los convenios con las ciudades de: Santa Marta, Pasto, Palmira, Tuluá, Buenaventura, Sogamoso, Facatatíva, Villavicencio

c)

Se integraron veinticuatro (24) notarias del país así: Santa Marta cuatro (04), Rionegro dos (02), Palmira cuatro (04) Tuluá tres (03) , Buenaventura cuatro (04), Facatativa tres (03), Villavicencio cuatro (04)

d)

Se realizó acompañamiento en la ciudad de Montería, a la capacitación proporcionada por la Alcaldía a las notarías, referente a las consultas de Paz y Salvos de predial.

e)

Se realizó acompañamiento en la ciudad de Valledupar, a la capacitación proporcionada por la Gobernación del Cesar a las notarías, referente a el uso del aplicativo para la liquidación del impuesto de registro

El informe Ejecutivo de Gestión fue publicado en los periodos establecidos por la Ley, al igual que el informe de Rendición de cuentas y el Plan para su ejecución que también fue publicado en la página Web de la entidad. Se habilitó un micro sitió con el fin de centralizar la información y se publicaron en el home principal noticias sobre las diferentes fases del proceso. https://www.supemotariado.gov.colportaisnrfindex.php?option.com_content&view=category&id=406&Itemid=280. Se creó el Comité de Rendición de Cuentas Resolución No 2392 del 12 de marzo de 2013, con el fin de obtener desde las áreas estratégicas planteadas por el DAFP (Planeación, divulgación, atención al ciudadano, control intemo e Informática los insumos para el desarrollo del proceso de Rendición de Cuentas para la vigencia 2012 adelantando las siguientes acciones: Levantamiento de base de datos e información a través de: radicación de oficios y solicitudes formales de información a las diferentes áreas de la entidad, creación de tres encuestas para aplicar en diferentes momentos del proceso).

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Dentro del Plan de Rendición de Cuentas, se plasmaron diferentes acciones de comunicación de acuerdo a la disponibilidad de recursos, las acciones aprobadas fueron desarrolladas paso a paso de acuerdo a las diferentes fases del proceso. Se gestionaron recursos y se adelantados las acciones comprometidas. Piezas tales como logo, frase de posicionamiento, imagen del proceso, invitaciones, campaña de sensibilización, boletines de prensa, notas web, herramientas multimedia entre otros aspectos. Algunas de estas piezas fueron publicadas en el micro sitió de RENDICIÓN DE CUENTAS https://wew.supemotariado.gov.corportaisnrñndex.php?option=com_content8view=category8id=4068ttemid=280.

Durante las diferentes fases se emplearon diversos recursos que hicieron posible que la ciudadanía contara con diversos canales de acceso a la Información:

Banner home principal: que viajaba al micrositio Rendición de Cuentas, en donde se consolido la mayor parte de la información. - Programa Fe Pública: Se desarrolló una nueva sección con el fin de abrir un espacio de preguntas abiertas de la ciudadania sobre la gestión 2012. - Se publicó un aviso en un periódico de circulación nacional (El Nuevo Siglo) recordando un día antes de la Audiencia Pública el lugar, fecha, hora y como la ciudadanía podía asistir, participar y conocer los resultados de la gestión de la entidad.

Se enviaron comunicados de prensa a los medios en los momentos centrales del proceso, además de alertas a través de las redes sociales de la entidad (Apertura, implementación, convocatoria Audiencia Pública y conclusiones Audiencia).

La divulgación de la gestión fue realizada a través de las redes sociales de la SNR, correos electrónicos internos para funcionarios y correos a ciudadanos suscriptores de la web de la entidad, el programa de televisión institucional Fe Pública y promocional a través de RTVC. La Superintendencia realizó dos encuesta; una dirigida a público externo y otra dirigida a público interno, esta indagó las necesidades centrales de información demandadas por la ciudadanía: los canales preferenciales y los medios sobre los cuales quedan ser informado y los de mayor acceso entre los grupos de interés identificados durante la fase de Alistamiento, que tuvo lugar desde el 22 de enero hasta el 15 de abril de 2013. Además el equipo de periodistas de la SNR se desplazó a varias regiones donde notarios, registradores y funcionarios públicos de entidades vinculadas con los objetivos misionales de la Entidad formularon preguntas de interés, las cuales fueron grabadas y contestadas por el Superintendente como representante legal de la entidad.

Durante el desarrollo del proceso se realizó una sensibilización interna con los servidores, funcionarios, contratista y directivos, la cual contó con la socialización y convocatoria. Además de la Audiencia Pública que tuvo lugar en los estudio de RTVC y que fue transmitida en directo a nivel nacional y con la invitación reiterada para que la ciudadanía participara de manera activa. La Audiencia Pública de Rendición de Cuentas tuvo lugar en las instalaciones de RTVC y contó con el recurso de transmisión en vivo, durante 2 horas, a nivel nacional. La presencia de funcionario durante la Audiencia pública correspondió a un 80% del total de los asistentes al auditorio, pero cabe resaltar que el alcance de canal institucional, llega a todos los departamentos a nivel nacional y registró audiencias en zonas a apartadas del pais. Iniciado el periodo que precede los 30 días que antecedieron la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas 2012 realizada el pasado 22 de abril. como una iniciativa institucional se abrió oficialmente con el envió y publicación de un comunicado anunciando las diferentes fase del proceso para la vigencia 2012, se enviaron alertas a través de las redes sociales anunciado el desarrollo del proceso al público intemo, se creó una sección de preguntas ciudadanas en el programa Fe Pública que se emite por el Canal Institucional y se habilitó un micro sitió en ww.v.suemotariado.gov.co dedicado a los contenidos del proceso.

Se publicó y realizo informe evaluación proceso vigencia 2012. Adicionalmente se generó una estrategia de rendición de cuentas permanente que se viene ejecutando con la asesoria del Departamento de la Función Publica, con el fin de que la SNR continuamente interactúe con la ciudadanía. Actualmente estamos participando en ferias con entidades del Sector y de la Rama Ejecutiva compartiendo experiencias exitosas para cada día prestar un mejor servicio a la ciudadania.

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4 Cierre del proceso

La Atencion al ciudadano es un proceso de la Secretaria General aunque se ha brindado la asesoria y acompañamiento pOir parte de la OAP, a la fecha solamente se ha logrado la modificacion de los procedimientos Orientacion y atencion a l ciudadano y el tratamiento de buzon de sugerencias con sus formatos respectivos. Asi mismo se trabajo en la Informacion de la Entidad hacia el ciudadano con el Afiche Institucional (Deberes y Derechos) dirigidos a todas las ORIPS y Notarias, y la Infografia de como interponer las Quejas, Reclamos, Denuncias, Sugerencias en las oficinas. Igualmente aplicando la directiva presidencial 04 CERO PAPEL, y el decreto 19 2012 de Antitramites, se logro expedir el memorando 036 del 14 de Noviembre 2013, con el cual las peticiones que ingresen al Grupo Cultura del Servicio y Orientación al Ciudadano por los distintos medios, serán radicadas y remitidas a las áreas competentes a través del Sistema de Gestión Documental IRIS, no se volverán a enviar acompañados de oficio,esto para que la gestion tenga mayor control. medicion y correcta trazabilidad. •

Se revisaron los protocolos de ateridos con respecto a las cavilas que tenia la entidad, se elaboraron nuevos protocolos con los lineamientos del DNP ajustados a las necesiddades de la SNR. Por solicitud de la Jefe Asesera de Planeacion se realizó la protocolizacion del tratamiento de las PQRDS por parte de la Delegada para el Notariado para incluido en el documento. Se realizaron dos reuniones con la asesora de ese despacho para definir el proceso. Se presentaron a Secretaria General, eslan en ajustes para su aprobados

Profesionales OAP - Se realizo un cambio en la estructura de la encuesta, se ejecuto una prueba piloto para detectar los posibles focos de insatisfaccion Grupo Cultura de servicio del ciudadano en la oficina del Centro y se diseñaron 2 tipos de encuestas de satisfaccion, para las oficinas de Registro y Notarias, y atención a l ciudaddano identificando las variables mas suceptibles de analisis, a la fecha estan siendo revisadas para aprobacion.

Profesionales OAP - Se realizaron reuniones en conjunto con los designados de Tierras, Notariado y Registro, para construir la caracterizacion de Grupo Cultura de servicio usuarios bajo los lineamientos de Gobierno en Linea. esta actividad se realizo en el 2 trimestre y atención al ciudaddano

Profesionales OAP - Se elaboró el documento bajo los linemientos de la Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Grupo Cultura de servicio Gestión, CONPES 3649 DEL 15 DE MARZO DE 2010, Ley 1450 del 2011. A la fecha esta siendo revisado y atención al ciudaddano

cargo: Jefe Oficina Asesora de Plan Nombre: ADRIANA CA 'OLINA C. : •

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2. Adoptar protocolo y estándares mínimos para los distintos canales de atenecion a los ciudadanos (Presenciales, telefónicos, Correo postal y v irtuales).

3.Conocer la percepción, la satisfacción de los usuarios por parte de la dudadania.

4 Fortalecer el conocimiento de los grupos de interés sobre la Entidad.

5. Alinear los documentos de politica de servicio al ciudadano del sector o de la entidad con la politica pública de servicio al ciudadano.

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Seguimiento de la Estrategia