MODELOS DE CARTAS.

REDACCIÓN COMERCIAL SECRETARIADO EJECUTIVO – BIOS 2012

CARTA DE RENUNCIA.

• Cuando tenemos en mente redactar un modelo

carta renuncia, nuestro propósito principal debe ser

siempre dejar una puerta abierta porque nunca se

sabe si en un futuro próximo quisiéramos optar de

nuevo a un proceso de selección en la misma

empresa en la que renunciamos ahora a trabajar.

• La redacción de un modelo de carta de renuncia debe de seguir ciertas pautas que a modo de ejemplo le vamos a exponer:

1. Ser sencillo y conciso, no escribir datos sin relevancia o de poca importancia.

2. Escribir en tan solo dos párrafos las razones por las que has decidido renunciar al empleo con sus motivos.

3. Es posible que al avisar con 15 días de antelación puedas ofrecerte para asesorar a la nueva persona que va a ocupar tu puesto. También conviene avisar que estas dispuesto a terminar con los objetivos que te habías marcado para esos 15 días que vienen.

4. Agradecer por último al jefe por haberte permitido trabajar en dicho empleo. Mantener una buena relación es siempre importante porque nunca se sabe si vas o volver o no. No cerremos las puertas.

• A la hora de renunciar a un trabajo, se puede hacer de varias formas. La manera más habitual es la de renunciar de manera voluntaria. Menos habitual son las renuncias laborales presionadas o forzadas, en cuyos casos podríamos estar hablando de despidos ilegales en los que el empresario pretende ahorrarse los costos que suponen el hecho de despedir a alguien. Una renuncia voluntaria por tanto no tiene un costo para el empresario y siempre es la mejor opción económica.

• A continuación vamos con dos modelos de renuncia, uno de ellos de renuncia voluntaria y el otro de renuncia forzada por parte del empresario, adivinen cual es cual...

Estimado señor Juan Pablo Gómez:

Escribo esta notificación para dar constancia escrita de mi deseo de renunciar a mi puesto de trabajo en su empresa. Mi renuncia es por motivos personales y no tiene ninguna relación con su empresa. Durante todo el tiempo que trabajé aquí el trato fue muy adecuado, tanto con mis compañeros como con mi jefe. Les deseo que la persona que venga a ocupar mi puesto sea tan responsable como yo.

Un saludo afectuoso

Raúl Gómez

(firma)

EJEMPLO 1

A la atención del director gerente: El señor Don Alfonso Robles

Estimado señor:

Le envío mediante la presente carta mi decisión irrevocable de renunciar de manera voluntaria a mi puesto de trabajo en su empresa.

Las condiciones laborales, así como la última legislación sobre los derechos de los trabajadores, hacen que me resulte imposible continuar trabajando con ustedes. Es por ello que renuncio de manera voluntaria y además, informo que no volveré por esta empresa a no ser que las condiciones mejoren.

Mis mejores deseos para la persona que me sustituya.

Un saludo

Raúl Gómez

(firma)EJEMPLO 2

CARTA DE PRESENTACION.

• Toda aquella persona que pretenda ocupar un cargo o desempeñar un trabajo que aún no tenga, debe redactar un modelo carta presentación.

• Ya sea antes o después de ser elegido para el dicho cargo, es muy importante presentarse de forma correcta a las personas que le han dado el puesto, o aún más importante, a las personas que están pensando darle o no el puesto a usted.

• Resulta una buena estrategia que la persona interesada no se presente por sí misma, sino que utilice a una tercera persona, que puede ser su anterior jefe, o un compañero de trabajo que ya ocupe un lugar dentro de la nueva empresa y pueda presentar de buenas maneras al nuevo aspirante.

CARTA DE REFERENCIA.

Dedicadas específicamente a los modelos de cartas de referencia pedidas por los bancos. No cabe duda indicar lo mas detalladamente posible los datos. Cuanto mas detalle mejor. También se puede aplicar en las referencias personales que se solicitan para diferentes trabajos. Se trata de una modalidad muy recurrente sobre todo en los países anglosajones e Iberoamérica.

EJEMPLO:

“Mediante la presente carta hago constar que conozco de vista

trato y comunicación, desde hace más de 15 años al ciudadano

Ramón López, quien es de nacionalidad española, mayor de edad,

soltero, titular del documento nacional de identidad Nº 48366238-

V, y con domicilio en la población de Alcorcón, Municipio Madrid.

Por el conocimiento que tengo de dicho ciudadano, puedo

certificar que se trata de una persona seria, responsable, de

correctos procederes y que goza de solvencia moral en su

comunidad.”

CARTA DE SOLICITUD.

• Dependiendo de lo que se solicite, por lo general,

deben escribirse con un lenguaje claro, sin excesos de

formalidad, y exponiendo de forma clara y sencilla

aquellos detalles que se desean solicitar.

• Nunca viene mal agradecer al finalizar la carta, dando

por hecho que la solicitud va a tener respuesta.

TIPOS DE MODELO DE CARTA DE SOLICITUD:

1 - Modelo carta solicitud de trabajo.

2 - Modelo carta solicitud de préstamo.

3 - Modelo carta solicitud de beca.

4 - Modelo carta solicitud de crédito.

5 - Modelo carta solicitud de licencia.

MODELO CARTA SOLICITUD DE TRABAJO:

• Un modelo de carta de solicitud de trabajo debe tener como finalidad la de crear una muy buena imagen y una buena impresión de quien la escribe.

• Sobre todo la carta de solicitud debe ser limpia y clara, breve y concisa. Recuerda que la otra persona posiblemente tenga cientos de cartas de trabajo que revisar así que agradecerá una carta simple y breve.

• Pero a la vez de breve, debemos incluir toda la información necesaria para entender y dar a entender quiénes somos los que interactuamos.

• Antes de empezar a redactar su modelo de carta de solicitud de trabajo, conviene que reúna toda esa información para que la tenga a mano.

Información que necesitará:

- Su dirección física, dirección de correo, teléfonos, números de identidad, etc.

- Lista de trabajos anteriores ordenados con orden inverso, dejando el más antiguo para el final.

- Las escuelas o universidades.

- Las referencias o recomendaciones por parte de otras personas o instituciones.

• Por último, antes de redactar su solicitud, también conviene seguir ciertos consejos :

1 - Use un procesador de textos (tipo Word) que le ayudará con los márgenes, con la ortografía y con la configuración de su carta.

2 - Utilice el nombre de la persona encargada de contratarle. Esto ayudará a un mejor acercamiento.

3 - Si no sabe como expresar una palabra, busque en el diccionario sinónimos así evitara repetir la misma palabra una y otra vez.

4 - Despídase con un simple "atentamente" sin entrar en excentricidades ni en frases ostentosas que llamen la atención.

5 - Por último, a pesar de haber escrito la carta con el ordenador, firme la misma con un bolígrafo de tinta.

CARTA DE RECOMENDACIÓN

• Un modelo carta recomendación es un formato eficaz utilizado principalmente en los procesos de selección de personal. Acostumbran a ir acompañadas con el Curriculum vitae y tienen como finalidad la de ofrecer información extra ajena al solicitante en la que se expone de manera siempre positiva la pasada vida laboral así como sus cualidades humanas, que comprensiblemente no pueden ir incluidas en el CV.

• Lo más importante no es el contenido de la carta, ya que supuestamente va a ser positiva. Lo más importante es Quién la firma; sin embargo, redactarla puede ser muy difícil o llevar mucho tiempo. Cuanto mayor sea el cargo de quien la escribe, por lo general, no dispondrá de mucho tiempo, o considerará secundario el esforzarse por escribirla, por lo que siempre deberemos ofrecerle un borrador que le facilite su labor.

• Una carta de recomendación correcta debe tener 4 partes bien localizadas:

1 – Identificación:

Dirigida a la persona encargada de la selección del personal. Siempre es importante conocer el nombre propio y su cargo de adopción.

2 – Contexto:

En las siguientes líneas debe aparecer el trabajo o actividades desempeñadas por la persona recomendada siempre desde el punto de vista del recomendador.

3 – Recomendación:

Se trata de una frase de apoyo a la captación de la persona en la nueva empresa. Destacando lo positivo que puede llegar a ser esta nueva inserción

4 – Cierre:

Por último una despedida cordial invitando a solicitar información complementaria o aclarar dudas que pudieran surgir.

Asimismo deben aparecer los siguientes datos:

– El nombre de las personas implicadas, esto es, el nombre de la recomendada y la del que lo recomienda.

– Una descripción de la primera toma de contacto (referencia en tiempo y lugar).

– Características positivas de la persona a recomendar dentro de su entorno laboral.

– Características positivas de la persona a recomendar respecto a la persona que le recomienda.

– Información de contacto (Teléfono, email...) Quedando a disposición de la nueva empresa.

CARTA DE DESPIDO.

• El modelo carta despido es un documento difícil de redactar, y no por su contenido en sí, sino por lo duro del hecho que supone hacerse. El hecho de despedir a un trabajador no es para nada un asunto fácil, no sólo por lo traumático de la situación, sino por el hecho de que pudieran ocasionarse posteriores acciones legales que en algunos casos, conllevan a una huelga o a la paralización de todo el personal de la empresa en honor y en amistad de la persona despedida.

• En el mejor de los casos, el despido ya ha sido advertido previamente con el empleado, ya se han tratado los temas importantes y ya lo ha aceptado. Entonces, por tanto la Carta de Despido no es más que puro formalismo.

CARTA DE INVITACIÓN.

• Invitar produce placer.

• Las personas que se consideran generosas y que poseen algún tipo de sensibilidad siempre se complacen de poder hacer una invitación.

• Todos estos actos de generosidad, crean un buen ambiente, estrechan las relaciones, y resultan siempre al final con balance positivo. Por todo esto, en una invitación que se haga mediante un modelo de carta se debe expresar siempre sin olvidarnos la gratitud dando por hecho que van a aceptar nuestra invitación.

• Los puntos importantes en una carta de invitación son:

1. Fecha y hora.

2. Lugar.

3. Cantidad de personas invitadas.

4. Detalles.

CARTA DE PEDIDO.

• Una carta de pedido es consecuencia de una carta de oferta anterior, pero en muchas ocasiones son los comerciantes o clientes los que se dirigen mediante un modelo de carta de pedido de forma espontánea y por iniciativa propia.

• Lo más importante en este tipo de cartas de pedido es planificar anteriormente lo que se va a pedir. Por norma general suelen ser grandes listados de artículos con sus precios y sus unidades, o expresado en cantidades o cajas...etc. Por lo tanto no queremos equivocarnos y requiere que repasemos atentamente una y otra vez el modelo de carta de pedido antes de enviarse.

• Conviene también indicarle a la casa vendedora a la que enviamos el pedido que nos responda confirmándolo lo antes posible indicándonos también si existe algún problema de forma que tengamos un margen de maniobra para rectificar o hacer cambios.

• Los plazos de entrega y sistemas de envío también son importantes a la hora de hacer un pedido. No olvidarse del sistema de pago o cobro, si nos hacen descuentos por compras superiores a cierto numero de productos o no. Formas de financiación, comisiones, etc.

• Todos estos aspectos son de máxima importancia en función de nuestras necesidades de venta o de adquisición de productos.

• Otro dato importante dentro de la carta de pedido es conocer claramente los gastos de envío.

• A modo legal, se suele informar sobre si la carta de pedido se debe reintegrar como un contrato o como simplemente un documento.

CARTA CIRCULAR.

• Suele ocurrir en ciertas ocasiones que el empresario o dueño de un negocio o comerciante tiene interés en enviar un comunicado o hacer llegar una noticia a un numero grande de personas.

• Para realizar esto, el contenido de la carta que reciben las personas es el mismo. Este tipo de cartas recibe el nombre de circular o modelo carta circular.

• Un uso típico de un modelo carta circular es la apertura de un negocio, invitando a la inauguración, la fundación de una nueva sociedad o cualquier cambio de interés general para el resto de trabajadores.

• Al igual que el resto de cartas, no conviene exagerar la cortesía

CARTA DE ENVÍO.

• Una carta de envío es aquel tipo de carta en el que el comerciante anuncia de manera escrita el contenido de un envío o un paquete, detallando de forma descriptiva los productos, así como las unidades y datos importantes por unidad. Un modelo de carta de envío debe contener también nuestros datos personales, o los datos de la empresa que realiza dicho envío.

• Es también de suma importante anotar la fecha exacta en la que se realiza la carta y el envío, ya que la mayoría de los problemas y discrepancias entre clientes y comerciales, siempre reside en los tiempos de envío. De esta manera, siempre podemos disponer de una prueba más de que nuestra mercancía fue enviada en las fechas sugeridas por los clientes.

CARTA DE LICENCIA.

• La carta de licencia es una carta de responsabilidad

es aquella carta en la que la persona que la redacta

asume un compromiso y declara ser responsable del

asunto al que se refiera. Entonces se entiende que

una carta licencia es aquella en la cual se concede

permiso a una persona por parte de un superior, ya

sea una licencia de trabajo, licencia de manejo de

armas, licencia de manejo, licencia de inasistencias

por salud, entre otras.

CARTA DE PÉSAME.

• A lo largo de la vida, nos encontramos con cartas

desagradables, pero que no tenemos otro remedio

que enviar. Nos referimos a las cartas de pésame.

Ocurre cuando muere algún familiar de alguien que

conocemos, que para transmitirle nuestro sentimiento

y solidaridad, necesitamos un modelo de carta de

pésame para expresar dichos sentimientos. Al mismo

tiempo que se da el pésame a través de este tipo de

cartas, también es posible introducir ciertas excusas

de porqué no podemos acudir al funeral.

CARTA DE RECLAMO.

• El modelo de carta de reclamo se utiliza para realizar una queja o reclamación sobre un producto o un servicio que nos ha dejado insatisfechos o no se corresponde con el precio o lo acordado previamente.

• Una vez que nuestras expectativas no han sido cumplidas, no nos queda otra opción, si no queremos ir, que quejarnos por escrito mediante un modelo de carta reclamo, donde aparecerá de forma escrita nuestras reclamaciones y las quejas por las que consideramos que no nos ha satisfecho el producto o el servicio.

• Aunque son muy pocas las personas que se deciden a redactar una carta de reclamo, ya que muchas veces no sirven para nada, se les debe conceder un justo valor, sobre todo para el empresario, ya que es una fuente primordial para conocer los fallos de nuestro servicio. De ahí que muchos centros muestren siempre el libro de reclamaciones. Les hacemos un favor al plasmar nuestras quejas, y a la vez podemos conseguir que la calidad mejore en un futuro.

ACTA.

• El acta es la narración o reseña de lo

sucedido en una reunión, en una junta o

sesión. Estas dos definiciones establecen las

dos clases de Actas que se realizan en la

actividad comercial. La redacción de un Acta

debe ser lo más objetivo posible. Se

extenderá por la persona que actúe de

Secretario en la Junta o reunión, el cual

firmará en unión del Presidente y de todos

los Vocales que hayan asistido a la misma.

• El Acta se comenzará haciendo constar en letras el

nombre de la ciudad donde se celebre la reunión, hora y

fecha. Nombres de los asistentes, persona que la preside

y la existencia del quorum. Se hará constar también si

se reúnen en Junta General, Ordinaria o Extraordinaria,

indicando el orden del día. Se dejará constancia de todo

lo que se vaya tratando, con los nombres de los que

intervinieron e hicieron uso de la palabra y lo que

expusieron, asimismo como las incidencias que se

provoquen, todo ello en el mismo orden que vaya

sucediendo.

• Seguidamente se especificará los puntos

aprobados o los acuerdos tomados, haciendo

constar si lo fueron por mayoría o el

resultado obtenido en la votación. A

continuación se pondrá fin con la afirmación

de que el Presidente declara terminada la

sesión al no haber más asuntos de que tratar

y firman el Acta las personas a quienes les

corresponda hacerlo.

EJEMPLO DE ACTA:

Acta de la reunión de Junta Directiva

de la empresa SISTEMAS UNIDOS

En la ciudad de Madrid, a las 10:00 a.m. del día 20 de enero del 2009, se reúnen en el salón de conferencias de la empresas SISTEMAS UNIDOS, los miembros que integran este claustro, para celebrar sesión ordinaria de Junta Directiva. Preside la señora Liliana Pérez y actúa como Secretario el que suscribe.

ASISTENCIA

La Presidenta declara abierta la sesión y pide al Secretario que pase lista. El Secretario anota la asistencia de los miembros: Mario Gómez, Ricardo González, Julio Moreno, Ana Rodríguez y Susana Amador, Luego de verificar el quorum se procede a la lectura del acta de la sesión anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.

INFORME DE LA PRESIDENTA

La Presidenta presentó el libro de Balance que lleva la Empresa y el cuadro demostrativo de las operaciones realizadas, al 31 de diciembre de 2008. Dio una información amplia y detallada acerca de la marcha de los negocios y contestó satisfactoriamente todos los puntos que le fueron consultados por la Asamblea.

Los accionistas se manifestaron muy complacidos de la marcha de los negocios y se acordó por unanimidad de votos, aprobar en todas sus partes los asientos de contabilidad.

Al no existir otro asunto que tratar, la Presidenta clausura la sesión a las 12:30 p.m. y el Secretario levanta la presente acta que suscriben ambos.

Liliana Pérez PRESIDENTA

Luis Ponce SECRETARIO

INFORME.

• Un informe es la descripción y el análisis de un hecho, de un

problema, de una investigación, de un proyecto, de una tarea,

de ideas, etc.

• Dentro de una compañía, entidad o institución, los informes se

dirigen casi siempre a los superiores en rango o categoría.

Igualmente, pueden darse entre empleados de igual rango.

Además pueden ser enviados a personas fuera de la institución,

por ejemplo, a clientes, agencias, representantes, etc.

CARACTERÍSTICAS:

• Los datos en un informe, deben ser presentados en forma clara y puntualizada, ya que la intención del informe es llegar al conocimiento perfecto de la realidad de una empresa, agencia o institución.

• Una de las características más importantes del informe es que deben ser de fácil lectura, interesante y bien presentado. Su extensión debe ser únicamente la necesaria, aunque ésta depende del asunto a informar.

• La redacción debe ser corriente, directa, objetiva y exacta. El informe debe ser escueto, sin caer en el brevedad. Todas las opiniones que se den en un informe deben ser sustentadas. Se deben utilizar o mencionar el mayor número posible de datos referentes al informe que se haga (porcentaje, términos, números y otras cifras).

PARTES DE UN INFORME:

• No existe una forma o un guion exacto que sea válido para todos los casos de informes, pero como una indicación se sugiere el siguiente esquema:

1. Persona o Institución a quien va dirigido.

2. Título del informe.

3. Autor o autores.

4. Descripción del problema u objeto del informe.

5. Análisis (comprende estudios, investigaciones, métodos usados, etc.).

6. Conclusiones

7. Recomendaciones o Sugerencias.

8. Firma responsable.

9. Fecha.

EJEMPLO DE INFORME:

Informe dirigido al Gerente General

EMPRESA PRADO

Ventas de piezas de auto en la provincia de Santa Cruz

Presentado por: Mario Mora, Gerente de Ventas

El Problema:

Como las estadísticas de ventas de la compañía indican una disminución bastante significativa en las ventas de piezas automotrices en la provincia de Santa Cruz, se me encomendó hacer la investigación necesaria e informar a la Gerencia General los resultados y algunas sugerencias para su solución.

Análisis:

En mi recorrido por los establecimientos comerciales de las cabeceras de provincias he recibido numerosas quejas sobre la tardanza en los envíos de los pedidos.

Algunos comerciantes han comenzado a hacer pedidos a la competencia, precisamente a causa de la demora en la entrega de estos últimos meses y a que la competencia está ofreciendo un porcentaje mayor en las ventas al contado. Estas circunstancias son bastante graves, ya que dichos clientes, a su vez, abastecen a otros comerciantes de comunidades cercanas.

Conclusión:

Creo que es evidente que la única forma de no seguir perdiendo clientes y de atraer nuevos compradores es tratando de ganarle a la competencia en servicios y ventajas sobre las ventas.

Sugerencias:

Recomendamos hacer un estudio sobre los precios de nuestros artículos al crédito y al contado para buscar la manera de aumentar un poco los porcentajes de comisión de ventas.

Además es urgente revisar y organizar el Departamento de embarque y servicio de carga y transporte, de manera que estos servicios sean más dinámicos, ágiles y eficientes.

MEMORANDO.

MEMORANDO.• El documento llamado memorando (del latín

memorándum, algo que debe tenerse en la memoria) es la comunicación breve más usada comercialmente.

• El memorando se emplea dentro de un negocio o compañía como comunicación interdepartamental y con fines específicos, sirviendo como recordatorio de una orden, para comunicar envíos de facturas, solicitar documentos, para informar o solicitar informes, datos, etc.

CARACTERÍSTICAS:

• Por tratarse de una comunicación interna, se prefiere el menor número de elementos, así como el más funcional y práctico formato.

• Usualmente, su redacción suele hacerse en impresos que cada empresa posee con su propio membrete. Su tamaño depende de las necesidades de la empresa pero, generalmente abarca la mitad de una hoja-carta, usada vertical u horizontalmente. Puede tener líneas o no tenerlas.

• El texto del memorando se redacta en forma breve e impersonal y los párrafos se escriben a espacio sencillo. No lleva saludo, ni despedida formal. El tratamiento final es la palabra atentamente.El remitente puede firmar con su nombre completo o con sus iniciales.

PARTES DE UN MEMORANDO.

• Membrete: La palabra Memorando impresa en mayúscula y escrita en el centro.

• Fecha.

• La letra A: o la preposición PARA: que significa a quien se dirige, es decir el nombre del destinatario (departamento o jefe de Sección).

• DE: Departamento o persona que lo envía.

• ASUNTO: De que trata el documento (frase breve).

• Texto o mensaje de la comunicación.

• Iniciales o firma del remitente.

EJEMPLO DE MEMORANDO:

FECHA: 24 de septiembre de 2010

PARA: Roberto Pérez

DE: Gerente Administrativo

ASUNTO: Ascenso de categoría

Nos complace informarle que, a partir de la fecha, usted ha sido ascendido al cargo de Supervisor de Reclamos, razón por la cual debe presentarse ante el señor José Ramírez, subgerente de Recursos Humanos, quien le asignará sus nuevas funciones.

La excelencia en el desempeño de sus labores lo ha hecho merecedor del reconocimiento que hoy le brindamos.

Le deseamos éxito en sus nuevas funciones.

Copia: Dirección de Recursos Humanos

Dirección de Reclamos