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habla sobre la gerencia de procesos
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GERENCIA DE
PROCESOS
ISO 9001:2008
CERTIFICACION
ISO 9001
QUE SIGNIFICA LA
CERTIFICACION ISO 9000 ? La certificación de calidad es el
resultado final de un proceso organizado y sistemático, que lleva a cabo la empresa para lograr implementar exitosamente todos los estándares de calidad contemplados en la norma ISO 9001 y verificado por una entidad independiente, representante de la ISO
PASO 1 : LA DECISION
El primer paso es que la alta dirección de la empresa tome la decisión sobre si debe o no buscar la certificación ISO 9001
Iniciar el camino de implementar un sistema de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001 es una decisión gerencial, que idealmente debería partir de una estrategia determinada para la empresa, que involucra el compromiso y los recursos para alcanzar la meta de certificación
PASO 1 : LA DECISION
Por eso es muy importante que la alta dirección de la empresa tenga una buena comprensión de la norma ISO 9001 desde el punto de vista empresarial
La gerencia debe determinar claramente las razones comerciales y operativas que justifican alcanzar la certificación de calidad. El no hacerlo puede hacer fracasar el proyecto, ya que es una inversión de tiempo y dinero que no se debe desestimar
PASO 1 : LA DECISION
Entre las razones comerciales más importantes están: Sus clientes ya están exigiéndole la
certificación para seguir comprándole
Produce bienes o servicios para clientes y mercados muy exclusivos
Presta servicio Outsourcing a otras empresas
Desea exportar a países que requieren la certificación de calidad
Vende sus productos a través de grandes superficies y almacenes
No puede competir de igual a igual con otras empresas certificadas
PASO 2 : REPRESENTANTE
Para iniciar la implementación de la norma ISO 9001, uno de los directivos de la empresa deberá ser nombrado como el representante de la dirección ISO 9001
El representante de la dirección deberá tener la responsabilidad y la autoridad suficiente para dirigir el desarrollo y el mantenimiento del sistema de calidad
PASO 2 : REPRESENTANTE
Es conveniente que la persona
designada conozca la norma ISO
9001 de manera amplia, ya que
tendrá que tomar decisiones
importantes para la empresa en
relación con el sistema de calidad
El representante deberá liderar al
equipo de responsables de la
implementación de la norma
PASO 3 : EL PLAN
Para planificar adecuadamente la
implementación debe primero
hacerse un diagnóstico del estado
actual, a fin de saber cuáles
requisitos de la norma ya son
cumplidos por la empresa y en
cuales deberá concentrar sus
esfuerzos de implementación
PASO 3 : EL PLAN
El diagnóstico se realiza
comparando cada requisito de la
norma con cada proceso de la
empresa. Lo más recomendable es
conformar un equipo de personas
que conozcan bien el funcionamiento
de cada proceso para esta
evaluación
PASO 3 : EL PLAN
Después de realizar el análisis de las
brechas, la empresa ya puede
planificar el proyecto de
implementación, marcando las metas
y logros a conseguir, los tiempos
estimados para completar cada
etapa y la fecha estimada de
certificación
PASO 4 : PARTICIPACION
Es importante informar a todos los
empleados lo antes posible del plan
de la empresa para obtener la
certificación ISO 9001
Es necesario explicar el concepto de
la norma y como afectará a los
empleados, con el fin de ganar su
apoyo y confianza
PASO 4 : PARTICIPACION
Es de vital importancia explicar los roles que cada uno o cada cargo tendrá en la implementación y mantenimiento del sistema de calidad
Para que el sistema de calidad realmente sea solido y se afiance en la empresa, este debe ser asumido por los empleados, pues son ellos los que utilizaran o no las técnicas y herramientas para el mejoramiento de la calidad
PASO 5 : DOCUMENTACION
La documentación conforma la
estructura del sistema de calidad ISO
9001. La norma requiere una amplia
pero inteligente documentación para
atender todas las necesidades
La mayoría de las empresas ya
tienen documentación elaborada,
por lo que se requiere ajustarla a los
nuevos estándares
PASO 5 : DOCUMENTACION
En esta fase deberá escribirse lo que
la empresa hace en cada proceso,
haciendo los correspondientes
ajustes, requeridos por ISO 9001
Como parte del trabajo, es necesario
determinar y comprender los
requerimientos de los clientes para
implementar los controles dentro de
los procesos y darles cumplimiento
PASO 6 : EJECUCION
En esta etapa se ponen en práctica en toda la empresa los nuevos procesos de negocio que figuran en la documentación ISO 9001
En este paso, la gestión de la empresa y el personal son notificados formalmente de los procesos de trabajo nuevos o modificados en la documentación de la norma (Paso 5)
PASO 6 : EJECUCION
Este paso también incluye la redacción de algunas instrucciones detalladas de trabajo
Es cuando pueden generarse instrucciones y listas de chequeo generalmente elaboradas por los mismos empleados
En esta etapa se empieza a generar la información que evidencia la gestión de la calidad en la empresa
Esta información es importante para la auditoria de certificación, ya que se requiere entre 3 y 6 meses de información para demostrar la eficacia del sistema de gestión de calidad
PASO 7 : AUDITORIA INTERNA
ISO 9001 requiere que la empresa periódicamente auto-evalúe su sistema de gestión de calidad a través de auditorías internas.
La función principal de la auditoría interna es verificar el cumplimiento de todos los requisitos ISO 9001 del sistema de calidad recién implementado en la empresa.
Una auditoría interna ISO 9001 completa y exitosa es importante para poder obtener la certificación, por que algunos empleados tendrán que ser designados y capacitados para actuar como auditores internos
PASO 7 : AUDITORIA INTERNA
Posterior a la auditoría interna, la gerencia debe llevar a cabo la revisión del sistema de gestión de calidad.
La revisión del sistema es un balance gerencial, para conocer si el sistema es conveniente, adecuado y eficaz para la empresa
Para esto, se analizan los resultados de los procesos desde distintos puntos de vista y sobre esa base, se toman decisiones para fortalecer o no el sistema de calidad
PASO 8 : SOLICITUD
Para que la empresa pueda obtener la certificación ISO 9001, necesita seleccionar y nombrar una entidad certificadora autorizada
Esta organización se encargara de auditar el sistema de gestión de calidad de la empresa y –si la auditoria es satisfactoria– emite el certificado ISO 9001
Es importante seleccionar una entidad certificadora que sea apropiada para las circunstancias particulares de la empresa
PASO 9 : CERTIFICACION
El paso más importante es pasar la auditoria de certificación ISO 9001 y obtener la certificación respectiva
La auditoria es un proceso de evaluación del cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001
La duración de la auditoria depende del tamaño y complejidad de la empresa
El auditor externo, que es la persona que realiza la auditoria, entrevista a las diferentes personas, designadas por la empresa para responder la auditoria
PASO 9 : CERTIFICACION
También puede solicitar documentos y registros de los procesos para validar información y eventualmente puede confirmar aspectos con clientes o usuarios
Es recomendable preparar a los empleados para la auditoria y la forma como deben interactuar con el auditor externo de la norma ISO 9001
Debe tomarse en cuenta que un empleado desinformado o nervioso puede estropear la certificación
La primera vez que una empresa presenta la auditoria para la certificación, se denomina auditoria de otorgamiento, posteriormente recibirá dos auditorías de seguimiento en dos años y el tercer año se realiza la denominada “auditoria de renovación”
PASO 10 : MANTENIMIENTO
Es un error común pensar que la certificación ISO 9001 es el último paso
Para mantener la certificación, la empresa necesita mantener vivo el sistema de gestión de calidad y la mejor forma de hacerlo es utilizar todas las técnicas y herramientas implementadas en las operaciones diarias y en la mejora continua del sistema
Con el fin de aprovechar los beneficios de marketing que la norma ISO 9001 brinda a la empresa, se necesita dar a conocer adecuadamente su certificación ISO 9001
PASO 10 : MANTENIMIENTO
La empresa solo va a cosechar realmente los beneficios esperados, utilizando el sistema de gestión de calidad en el día a día del negocio
Por tanto, una vez que la empresa haya alcanzado la certificación ISO 9001 debe aprovechar correctamente el certificado para la comercialización, el uso del sistema de gestión de calidad en la actividad diaria y mejorar continuamente, con el fin de mantener la certificación
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