Curso MINSA Gestion Logistica

CURSO DE GESTIN EN LAS REDES DE ESTABLECIMIENTOS Y SERVICIOS DE SALUD

GESTIN LOGSTICA

Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud

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GESTIN LOGSTICA

Ministerio de SaludDr. Marino Costa Bauer Ministro de Salud Dr. Alejandro Aguinaga Recuenco Vice Ministro de Salud Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud (PFSS) Dr. Augusto Meloni Navarro Coordinador General Dr. Ricardo Corcuera Rodrguez Sub Director Tcnico Ing. Fernando Ferrero Pava Sub Director Administrativo Dra. Luisa Hidalgo Jara Coordinadora rea de Capacitacin y Apoyo a la Gestin

Revisin:

Dr. Pedro Mendoza Arana Dr. Marco Valverde Cribillero Dr. Napolen Chvez

Cuidado de edicin: Eduardo Arenas Silvera Agosto de 1998 MINISTERIO DE SALUD Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud rea de Capacitacin y Apoyo a la Gestin Av. Salaverry, cuadra 8 s/n Telfono 432-3535, Fax 431-6665 [email protected] http://www.minsa.gob.pe Jess Mara, Lima-Per

DISTRIBUCIN GRATUITA

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NDICE

Introduccin Texto de Autoaprendizaje ndice Gua de Trabajo Aplicativo ndice Texto de Apoyo ndice

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El presente Mdulo ha sido elaborado por ............., en el marco del Concurso N 006/MINSA-BID. Participaron en la elaboracin: Responsables: Dra. ..... Lic. ..... Dr. J..... Colaboradores: Dr. ...... Mag. ........ Dr. ...... Asesor Pedaggico: Mag. .....

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PRESENTACINUno de los objetivos del Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud es el contribuir a elevar la capacidad de gestin de las redes de servicios de salud, a fin de mejorar progresivamente la equidad, calidad y eficiencia de la atencin de salud a la poblacin. En este contexto se inscribi la ejecucin de los Cursos de Gestin en redes de establecimientos y servicios de salud, orientados a contribuir al desarrollo de la capacidad de gestin interna de los niveles directivos de establecimientos y servicios de salud, fortaleciendo especialmente su capacidad para formular un ............. con enfoque estratgico. Estos cursos se desarrollaron bajo una metodologa de enseanza-aprendizaje mixta, que combina una fase previa de autoaprendizaje, de una duracin aproximada de 30 das, con un refuerzo presencial de 4 das destinado a solucionar las reas crticas en el manejo de los instrumentos de gestin puestos a su alcance. La validacin de esta metodologa a nivel nacional, nos ha demostrado que los elementos claves para el xito de la misma lo constituyen el diseo adecuado de materiales autoinstruccionales y las tutoras locales durante las fases de autoaprendizaje. En ese sentido, el Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud, financi la elaboracin de un juego de materiales de capacitacin, validados en un grupo de establecimientos de salud, los mismos que reproducimos para su distribucin a nivel nacional. El presente documento compila tres tipos de materiales de capacitacin: Un texto autoinstruccional, diseado en un lenguaje coloquial que pretende paulatinamente introducir al lector en el tema de gestin seleccionado. Una Gua para el diseo de un Trabajo Aplicativo, que permite aplicar en su propio establecimiento los mdulos aprendidos en el texto autoinstruccional, llevando paso a paso al lector en el diseo, aplicacin o adaptacin de instrumentos de gestin. Un texto de apoyo, que resulta de la seleccin de lecturas recomendadas para reforzar los contenidos de texto autoinstruccional.

Nos sera de mucho inters recibir informacin relacionada a la aplicacin y utilidad de stos en el mejoramiento de la gestin de los establecimientos de salud; para ello, srvase enviar sus comentarios al Ministerio de Salud - Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud. Esperamos que este documento logre sensibilizarlo, motivarlo y comprometerlo en la aplicacin de herramientas de gestin que permitirn lograr una atencin de salud con calidad, equidad y eficiencia.

Augusto Meloni Navarro Coordinador General PFSS-MINSA

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Introduccin

INTRODUCCINLa estrategia para lograr el cambio y la modernizacin de las Redes de Establecimientos y Servicios de Salud, se desarrolla a travs de un proceso continuo de capacitacin, lo que permitir el mejoramiento de las competencias del personal de los establecimientos de salud, requisito para alcanzar los cambios reales en la estructura y dinmica de dichos centros. Proponemos una capacitacin sustentada en el autoaprendizaje, proceso que se caracteriza por ser autoformativo y se basa en la conviccin de que los participantes tienen expectativas, intereses y compromiso con la capacitacin permanente. Partiendo de sus conocimientos y experiencias, cada uno de los participantes puede asumir responsablemente las actividades autoinstructivas que proponemos. Mediante el desarrollo de las actividades de este material, los participantes consolidarn y mejorarn sus competencias respecto a la gestin de los establecimientos de salud. Cada una de las partes de este mdulo brindan informacin terica y metodolgica acerca del diseo y ejecucin de los instrumentos de gestin. Para lograr una participacin dinmica se propone una serie de actividades aplicativas en relacin directa a lo desarrollado tericamente y a sus responsabilidades laborales.

QU CONTENIDOS Y CON QU METODOLOGA SE DESARROLLA EL CURSO? 1. Qu contenidos estudiar?Generalmente los cursos de capacitacin determinan los objetivos educativos a lograr y ofrecen para ello un programa establecido de conocimientos a desarrollar. Nosotros consideramos que los participantes tienen experiencias, conocimientos, habilidades, actitudes y tambin inquietudes, dudas y expectativas respecto a los instrumentos de gestin; de acuerdo a esto, usted puede seleccionar entre los contenidos ofrecidos aquellos que responden mejor a sus intereses y necesidades. Lo invitamos a tomar una decisin respecto a los contenidos a estudiar tomando en cuenta: a) b) La informacin acerca de los objetivos y contenidos de cada unidad. La relacin que guardan esos contenidos con sus actividades de gestin en el establecimiento de salud y su inters por estos temas.

1.1 Seleccin de contenidos y asignacin de tiempoDe acuerdo a lo anterior, usted podr considerar que algunos temas estn directamente vinculados a sus actividades como miembro del Equipo de Gestin y los reconocer como de gran inters, estos temas sern elegidos para un estudio detenido y con profundidad. Otros temas, an cuando son vinculados a su labor de gestin, si los considera como de mediano inters, podrn ser estudiados con menor detenimiento y aquellos de inters mnimo sern revisados ligeramente, de este modo seleccionar los contenidos del mdulo que necesite y desee estudiar.

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De la seleccin realizada podr considerar necesario el estudio completo de todos los temas o elegir algunos para un estudio profundo y detenido, dejando otros para una revisin superficial. Inclusive puede ocurrir que algn participante haya decidido realizar slo una revisin de repaso de todos los temas de este mdulo por considerarlos ya conocidos. De acuerdo a su decisin usted abordar el estudio de todos o parte de los contenidos tericos del mdulo y luego deber realizar todas las actividades aplicativas propuestas que generalmente se realizan en equipo. El desarrollo completo de este mdulo autoinstruccional comprende 72 horas acadmicas, aproximadamente 24 das, correspondientes al estudio terico de todos los temas y al desarrollo de los trabajos aplicativos. El tiempo sugerido para estudiar cada da es de tres horas. La modalidad de estudio autoformativo requiere de una planificacin personal en la que hay que tomar en cuenta los siguientes aspectos: a) b) c) Los temas seleccionados. El tiempo disponible personalmente. La conformacin del equipo de estudio y el tiempo disponible para los trabajos grupales.

De acuerdo a lo expuesto ahora usted podr seleccionar los temas para su estudio y asignarles el tiempo necesario con la siguiente actividad.

2. Con qu metodologa estudiar?2.1 Metodologa del cursoLa metodologa del presente curso corresponde al Modelo pedaggico de la problematizacin. Esta metodologa considera como base de la capacitacin los conocimientos, habilidades, actitudes, en suma las competencias previas de los participantes a partir de las cuales se produce una reconstruccin y mejoramiento del nivel de competencias para disear, seleccionar, adaptar, aplicar y evaluar instrumentos de gestin de los establecimientos de salud. Las tcnicas didcticas que corresponden al modelo autoinstruccional son: a. Lectura y anlisis individual: b. De los contenidos de los temas desarrollados en el Texto Autoformativo. De las lecturas seleccionadas en el Texto de Apoyo.

Ejercicios interactivos individuales o grupales. Estos ejercicios se presentan en los temas desarrollados en el Texto Autoformativo.

c.

Trabajos grupales para actividades aplicativas: Se presentan en el Texto Autoformativo y tienen instrucciones especficas y herramientas para su ejecucin en la Gua de Trabajo Aplicativo.

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Introduccin

2.2 Materiales educativosCada mdulo tiene como materiales educativos los siguientes: a. b. c. d. Un Texto Autoformativo. Un Texto de Apoyo. Una Gua de Trabajo Aplicativo. Un video educativo.

CMO REALIZAR EL AUTOAPRENDIZAJE? 1. Actitudes favorables para el autoaprendizajeLlamamos actitud favorable para el autoaprendizaje a una buena disposicin y a un positivo estado de nimo que se debe tener frente a las actividades de aprendizaje. Si su actitud es negativa, usted se encontrar siempre luchando contra una actividad necesaria e importante que nos mantiene actualizados y activos intelectualmente y que adems realizaremos toda la vida. Si aceptamos esto no debemos rechazar el medio para nuestro perfeccionamiento profesional. Revisaremos a continuacin diferentes aspectos que debemos considerar para desarrollar esa actitud favorable en el estudio de este curso.

1.1 Metas y expectativasUsted tiene actualmente determinadas metas personales y profesionales y seguramente, en aras de la modernidad institucional, ha pensado en cambios apropiados, que generan expectativas en usted y en su equipo de trabajo. Alcanzar las metas de calidad expresadas en la Visin y Misin del Sector salud requiere del aprendizaje o desarrollo de competencias para un mejor desempeo profesional. Si comprendemos que esas competencias pueden ser fortalecidas con el desarrollo de este tipo de cursos estamos seguros que usted realizar el esfuerzo necesario para lograrlas. Le sugerimos considerar lo siguiente: Usted tiene conocimientos, habilidades, actitudes y experiencia profesional, y se encuentra actualmente en una situacin que llamamos A. El futuro prximo lo visualizamos con mejores conocimientos, con mayor destreza y con actitudes que facilitan su desempeo, a esta situacin la llamamos B. Para pasar de la situacin A a la futura situacin B el camino es el fortalecimiento de sus competencias mediante su capacidad de autoaprendizaje.

1.2 El intersPara lograr xito en el aprendizaje es indispensable tener inters en el conocimiento o la competencia que se est estudiando, ese inters le brindar una fuerza motivadora para realizar el esfuerzo en su autoaprendizaje. El inters es garanta de xito y su ausencia es causa directa del fracaso en el aprendizaje, esto lo puede comprobar personalmente si responde a estas preguntas:

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a) b) c)

Cuando ley un tema de su inters Se cans o se aburri? Si asisti a una conferencia que le caus inters, mantuvo su atencin y logr su comprensin? Cuando observ una situacin interesante la record mejor posteriormente?.

La respuesta a estas interrogantes puede demostrar la importancia del inters. Sin embargo ms importante ser entender de qu depende que en algunos casos nuestro inters sea mayor y en otros disminuya o est ausente. El inters o la fuerza motivadora para el aprendizaje tiene una causa totalmente objetiva: la real necesidad del conocimiento que ser estudiado. Si usted no necesita saber un tema, si no carece de esa habilidad, si sus competencias de gestin institucional tienen un alto nivel, entonces no tiene porque tener inters en este curso. De lo contrario si usted reconoce que debe mejorar sus conocimientos y tcnicas para mejorar la gestin de su establecimiento, entonces estamos seguros que tendr un gran inters, y eso garantizar su xito en este curso.

1.3 La voluntadLa voluntad es la capacidad de cumplir lo que usted se propuso realizar, es una determinacin interior que permite emprender y terminar las jornadas de estudio resistiendo otras tentaciones: sueo, fastidio, diversin, juegos, etc. Esto no significa que deba dejar todas sus otras ocupaciones y distracciones, sino que las realice en otros momentos respetando los horarios de estudio establecidos. El cumplir con frrea voluntad con sus horas de estudio tiene una gran ventaja al realizar sus otras actividades: que no habr ningn conflicto, ni preocupacin por tareas pendientes y podr disfrutar mejor incluso de sus diversiones. La voluntad permite iniciar oportunamente su jornada de autoaprendizaje o su reunin para realizar los trabajos aplicativos, la perseverancia es mantener esa fuerza de voluntad aun cuando las jornadas duren bastante o los trabajos se hagan difciles. Sin embargo, si ha llegado a su nivel de resistencia entonces ser razonable suspender el estudio y descansar o distraerse.

1.4 La satisfaccinExisten dos actividades que permiten el desarrollo personal y social: el estudio y el trabajo y ambos son fuente genuina de satisfaccin, sobre todo cuando se realizan con libertad, sin imposiciones y con xito. Usted tiene diversas expectativas y metas, y conseguirlas, naturalmente le causa satisfaccin. Si este curso responde a sus necesidades de realizacin personal e institucional, debe generar en usted expectativas y el lograrlas le producir un gran placer. Su autoaprendizaje le permitir lograr los objetivos de capacitacin previstos y lo har sentir satisfecho y feliz.

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Introduccin

2. El proceso de autoaprendizajeEn el proceso de autoaprendizaje, al usar los textos autoformativos se presentan tres actividades fundamentales: leer, comprender y memorizar. Veamos a continuacin como realiza usted estas actividades.

2.1 LeerLa lectura le permite recibir y asimilar la informacin ofrecida en los textos. Para hacerlo con eficiencia debe considerar que este ingreso se realiza por medio de sus conocimientos previos y est influido por sus actitudes favorables en su autoaprendizaje, entre las cuales una de las ms importantes es el inters con que lo haga. Se recomienda leer y volver a leer el texto cuantas veces sea necesario. No debemos sentirnos mal por tener que consultar nuevamente el texto. La lectura debe realizarse primero en forma individual y luego puede ser grupal, sin embargo, advertimos que esta segunda forma debe ser usada luego de una lectura personal pues no se adecua a la velocidad y estilo de comprensin individual de todos los del grupo.

2.2 ComprenderEl texto ledo para ser asimilado, requiere de una comprensin del significado de la informacin. En algunos prrafos esta asimilacin requiere slo de una lectura rpida, pues su contenido puede ser para usted relativamente fcil. Otros prrafos demandan una lectura lenta e inclusive una nueva lectura con mayor esfuerzo. Para comprender mejor se recomienda: Buscar las ideas principales. Descubrir los aspectos comprendidos en las ideas principales. Encontrar las relaciones entre los aspectos estudiados. Relacionar lo estudiado con las situaciones reales.

La comprensin de un texto requiere de diversas operaciones mentales entre las cuales analizar, relacionar y sintetizar son las ms importantes. Ms adelante se desarrollan unas tcnicas acerca de estas operaciones, que sirven para fortalecer su competencia de comprensin.

2.3 MemorizarLa memorizacin de lo aprendido es un proceso indispensable si quiere utilizar posteriormente los conocimientos o habilidades adquiridos. La aplicacin de sus competencias para la gestin slo es posible si las tiene conservadas en su memoria y la recuperacin depende de cmo fue grabada en su cerebro. Consideramos que una conservacin eficaz depende principalmente de tres condiciones: a. b. El Inters por aprender un determinado asunto o una determinada actividad. Si desea saber o poder hacer algo habr cumplido con una primera condicin. La comprensin de un contenido garantiza su retencin, si una informacin tiene significado claro para usted, es seguro que lo recordar con ms seguridad.

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c.

La repeticin de una informacin, la prctica reiterada de una accin o el repaso de un tema aseguran su memorizacin siempre y cuando se hayan cumplido antes los requisitos a) y b). La sola repeticin no es suficiente para un aprendizaje eficaz produciendo una memorizacin mecnica.

Una forma eficaz de fortalecer nuestra memorizacin es realizar con verdadero inters una sntesis escrita de lo estudiado y repasar luego ese resumen. Como puede comprobarse, esta propuesta cumple las tres condiciones anteriores.

3. Tcnicas de estudioLas tcnicas de autoaprendizaje ms adecuadas son:

Para analizar: Para sintetizar: Para relacionar conceptos:

El subrayado y las anotaciones El resumen Esquemas y grficos

3.1 El subrayadoSubrayar un texto significa identificar las ideas principales o prrafos significativos para nosotros. Como es comprensible esto requiere un anlisis cuidadoso del texto. Es recomendable realizar el subrayado slo despus de haber realizado una lectura detenida que ha hecho significativa la informacin. Generalmente el subrayado ocurre en la segunda o tercera lectura de un texto. Podemos usar diferentes formas de subrayado, usar una lnea para ideas secundarias y dos lneas para las ideas principales, o colocarlas dentro de un cuadro. Recomendamos usar lneas para ideas importantes y encuadrar los conceptos bsicos. En este texto usamos como tcnica equivalente al subrayado el colocar en negrilla los conceptos clave.

3.2 Las anotacionesEl subrayado se complementa con las notas colocadas al margen de los textos que identifican lo encontrado, sealan su importancia o establecen relacin con otro asunto conocido o tratado. Las anotaciones tambin sirven para mostrar dudas o falta de comprensin del asunto tratado en estos casos se anotan preguntas al margen del texto. Las pginas de los textos estn diagramadas para permitirle escribir sus apuntes a los costados de los prrafos que deseen comentar.

3.3 El resumenEl resultado de un proceso de aprendizaje es la asimilacin comprensiva de un contenido o una competencia. Este resultado se facilita cuando toda la informacin recibida y todos los componentes asimilados se integran mediante un esfuerzo de sntesis que se presenta como un resumen escrito. El resumen debe presentar las ideas bsicas en una secuencia adecuada, en forma abreviada y en lo posible usando nuestro lenguaje personal, nuestras propias palabras.

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Introduccin

Se recomienda lograr un resumen que se presente en una extensin que no exceda la tercera o cuarta parte del texto total.

3.4 Los esquemas y grficosHacer un esquema acerca de un contenido es mostrar su estructura. El esquema debe mostrar los trminos que contienen las nociones principales y las relaciones que identificamos entre ellas, es decir con un esquema o un grfico logramos la mejor sntesis de un texto. Un esquema es adecuado y til si presenta: Informacin fundamental e importante. Contenido elaborado con palabras propias. Relaciones entre los conceptos clave. Informacin clara y abreviada. Contenido coherente y comprensible.

Si durante el estudio de este curso usted usa su texto autoformativo elaborando esquemas le aseguramos que mejorar su asimilacin significativa. Existen diversas formas de esquematizar entre ellas sugerimos las siguientes: a. Esquema vertical. Es la presentacin de los principales temas y tpicos de un texto, se construye de arriba hacia abajo y es llamado tambin cuadro sinptico. Esta forma permite presentar frases cortas. Esquema vertical con llaves. Es similar al anterior, pero es construido adems de izquierda a derecha para incluir divisiones, partes o clasificaciones. Diagrama o esquema. Es la forma ms sinttica que permite destacar las ideas centrales y adems graficar las relaciones entre ellas mediante lneas o flechas. El mdulo presenta al principio un mapa de contenidos que es un buen ejemplo de este tipo de esquemas.

b. c.

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TEXTO AUTOFORMATIVO

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NDICE

Introduccin Unidad I: El Sistema Logstico Anlisis y evaluacin de la problemtica del Sistema Logstico Unidad II: Seleccin Tcnicas para recoger y analizar la Informacin existente de los Materiales e Insumos Hospitalarios) Unidad III: Programacin Requerimiento de insumos y servicios Unidad IV: Costos Variable Costo como elementofundamental para la determinacin de necesidades Unidad V: Adquisiciones Disear uno o varios modelos de adquisiciones en funcin a la gestin moderna Unidad VI: Distribucin Estrategias de distribucin Unidad VII: Almacenamiento Seleccionar, priorizar y procesar la informacin de almacenes Unidad VIII: Control de Calidad Sistema de control de calidad para los insumos y materiales Unidad IX El Modelo Logstico Moderno Hoja de Respuestas

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Texto Autoformativo

INTRODUCCINGeneralidadesCon este material queremos darle facilidades para que usted elabore el Sistema de Gestin Logstica referido al establecimiento en el que usted labora, y al mbito de su influencia. Este material se redact de la manera ms sencilla tratando de ofrecerle la mayor cantidad de informacin bsica, adecuada para los fines propuestos en el curso Gestin en las Redes de Establecimientos y Servicios de Salud. La informacin est organizada en base a los objetivos especficos del curso y cada uno de ellos se presenta de la siguiente manera:

El objetivo expresado en forma del comportamiento final esperado en el participante. Lecturas de apoyo. Contenidos del objetivo: conceptos, instrumentos y ejemplos. Tareas de refuerzo relacionadas con el objetivo especfico y con los contenidos del mismo. Resumen de lo tratado. Ejercicio autoevaluativo.

ObjetivoEl objetivo del presente documento es asegurar que al final de su lectura y aprendizaje, usted pueda manejar con facilidad los elementos conceptuales e instrumentales que le permitan formular e instrumentar el Sistema de Gestin Logstica mejorado del establecimiento en el que labora.

Metodologa de aprendizajeEl participante deber completar secuencialmente las siguientes actividades: 1. 2. 3. 4. Revisar las lecturas de apoyo que acompaan a cada uno de los objetivos especficos. Leer, analizar e interiorizar los conceptos, instrumentos y ejemplos que se le presenta como apoyo a sus tareas. Desarrollar las tareas que le permitir reforzar el dominio en los conceptos e instrumentos que se le est entregando. Efectuar los ejercicios autoevaluativos y consultar las claves de las respuestas correctas para autoevaluar su aprendizaje.

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Mapa de ContenidosPara facilitar la lectura y aprendizaje del Texto Autoformativo, presentamos a continuacin el mapa de contenido del mdulo, el cual seala la secuencia de los objetivos a ser abordados, as como su integracin respecto al Sistema Logstico.

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Unidad IEl Sistema Logstico

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Texto Autoformativo

UNIDAD I

EL SISTEMA LOGSTICO

Al finalizar el desarrollo de esta unidad, el participante podr analizar y evaluar la problemtica actual del sistema logstico en el proceso de Gestin de la Direccin de Salud y sus establecimientos.

Buena Suerte y Exitos!

LECTURAS DE APOYOTexto de Apoyo - Lectura 1 : Resolucin Jefatural N 118-80-INAP/DNA. Normas Generales del Sistema de Abastecimiento. 25 de julio de 1980.

CONTENIDOS1.1 Modelos de Funcionamiento Logstico. 1.2 Sistema de Abastecimiento. 1.3 Cadena de Suministros. 1.4 Relacin con otras reas. 1.5 Los problemas Logsticos actuales. 1.6 La alternativa Logstica Moderna 1.7 Divisin Estratgica de Bienes y Servicios.

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PALABRAS CLAVESUsuario Interno : Aquella persona dentro de la institucin que hace uso de los servicios del establecimiento. Ejm: Profesionales de la Salud. Usuario Externo : Aquella persona ajena al establecimiento quien hace uso de los servicios del mismo. Ejm: Pacientes Recursos Estratgicos : Aquellos que son fundamentales para el normal desarrollo de la actividad principal de la institucin.

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Texto Autoformativo: Unidad I

1.1 Modelos de Funcionamiento LogsticoConceptos:

Logstica es un rea crtica de todos los establecimiento de salud y constituye un elemento de apoyo importante en la gestin, a fin de lograr los objetivos y metas trazados. En la actualidad el enfoque logstico y su posicin en el establecimiento de salud ha variado notablemente, hacindolo ms eficiente con un manejo ms tcnico y orientado a la satisfaccin de usuarios internos y externos, adicionando beneficios econmicos y la consecucin de los objetivos del establecimiento.

a) Modelo Tradicional:El modelo weberiano( 1) es el que se ha venido usando en los sistemas administrativos burocrticos.

Esto es, una estructura extremadamente formal, basada fundamentalmente en documentacin excesiva y trmites engorrosos, sistema de administracin jefatural tipo pirmide descendente. Lo que buscaba era mantener un control total del funcionamiento, inclusive prever todos los acontecimientos:(1) Max Weber (1864-1920) Socilogo alemn creador de la Sociologa de la Burocracia, famoso por la teora de las Estructuras o modelo de Weber.

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Buscaba la Mxima Eficiencia de la Organizacin, pero lastimosamente tuvo otras consecuencias.

Como resultado de todo ello, la Unidad de Logstica se transform en una oficina ineficiente, de trmites engorrosos con demoras del abastecimiento, costos operativos altos, desabastecimiento; en fin en un cuello de botella.

b) Modelo Moderno:La crisis generada por el modelo weberiano, en cuanto a la calidad del servicio se refiere, ha obligado a la bsqueda de alternativas de manejo, que brinden otra faceta de comportamiento y otra cosa ante los usuarios, proveedores, en tal sentido la Gestin Moderna exige procesos rpidos, eficientes y eficaces, que garanticen la calidad del servicio y/o producto, en concordancia con las metas y planes establecidos. El mtodo moderno est basado fundamentalmente en un manejo tcnico, que obvia procesos engorrosos, pero que incluye personal calificado de otras reas como sustento tcnico, realiza alianzas y coordinaciones con otras dependencias de la administracin,

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bajo el punto de vista de la importancia de los bienes o servicios, que se clasifican y priorizan, acorde con los objetivos del establecimiento de salud. Este modelo es el que iremos desarrollando a lo largo del mdulo, y que tiene algunas diferencias con el modelo de Weber.

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2 Sistema de AbastecimientoConceptos

Se define como un sistema constituido por objetivos, polticas, estrategias, normas, rganos y procesos tcnicamente interrelacionados, que tiene por misin procurar los recursos, los bienes y servicios no personales a las entidades de la Administracin Pblica, permitiendo su accin dinmica, eficaz y eficiente, en concordancia con los lineamientos bsicos de la poltica nacional de salud. El Sistema de Abastecimiento est compuesto por: Sub-Sistema de Informacin: Conjunto interrelacionado de procesos tcnicos, que permite detectar, recoger, inscribir, analizar, combinar, almacenar y proporcionar datos para optimizar decisiones y acciones. El Sub-Sistema de Informacin est formado por los siguientes procesos: Catalogacin. Programacin. Registro de Proveedores. Registro y Control.

Sub-Sistema de Negociacin: Este segundo conjunto interrelacionado de procesos tcnicos, permite asumir derechos sobre bienes y servicios, respondiendo a cambio con obligaciones. El Sub-Sistema de Negociacin est formado por los siguientes procesos: Adquisiciones. Recuperacin de Bienes y Servicios.

Sub-Sistema de Utilizacin y Preservacin: Conjunto de procesos tcnicos que actan sobre los bienes, los servicios y las personas que los tienen a su cargo, para cautelar su correcta utilizacin y salvaguardar su estado. El Sub-Sistema de Utilizacin y Preservacin est formado por los siguientes procesos: Almacenamiento. Mantenimiento. Seguridad. Distribucin. Disposicin final.

A estos procesos integrados y adaptados a salud los llamaremos Cadena de Suministros.

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3. Cadena de Suministros

Es importante considerar que la oficina logstica no es sinnimo de oficina de compras; aunque lgicamente este proceso es el ms conocido, no es el nico, sino que est formado por varios procesos continuos e ntimamente ligados entre s. Como hemos visto el sistema logstico se subdivide en tres Sub-Sistemas y cada uno de ellos en varios procesos. Esta es la clasificacin habitual; sin embargo, para fines prcticos y adaptado a las necesidades propias de salud veremos los siguientes procesos:

Cada uno de estos procesos se desarrolla dentro del rea logstica, pero no necesariamente a cargo del personal de logstica; pues, como veremos, son procesos tcnicos que ameritan la participacin de profesionales del rea de la salud y otras. Como se sustenta mas adelante, vamos a utilizar en el desarrollo del mdulo los procesos, enfocados hacia los recursos estratgicos, motivo por lo que las explicaciones siguientes estn dirigidas en este rumbo.

1. Seleccin:Es el proceso que se encarga de escoger los productos que se requerirn para efectuar las funciones del establecimiento de salud tanto, administrativas como de salud. Uno de sus productos son los petitorios o listados de insumos hospitalarios, los mismos que incluyen a estos productos por su denominacin comn internacional en la cantidad de items suficientes para permitir las funciones de salud. Como es fcil de comprender esta funcin la deben realizar necesariamente profesionales de la salud, aunque no en forma exclusiva como veremos ms adelante.

2. Programacin:As como la seleccin es el qu podemos usar?, la programacin representa el cunto debemos comprar? El clculo del cuanto se debe realizar en concordancia con los objetivos y metas planteados en el POI y en funcin a las necesidades reales de cada producto, acorde con la distribucin de la morbilidad local, fenmeno que es conocido por los profesionales de la salud. Por tanto este proceso tambin requiere de este personal calificado.

3. Adquisicin:Este es el proceso de compra en s, que est a cargo netamente del equipo de logstica. Sin embargo, para poder ejecutarlo se requiere de haber hecho un pedido bien especificado Las especificaciones tcnicas las deben realizar los profesionales de salud. Asimis-

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mo, se requiere evaluar las propuestas antes de tomar la decisin de adjudicacin, hecho que tambin debe ser realizado por profesionales de la salud.

4. AlmacenamientoEste es tambin un proceso logstico y en una determinada zona pero que tambin requiere de la participacin del profesional de la salud, primordialmente en auxilio del encargado del almacn, a fin que pueda ordenar los productos en forma correcta, evitando las sinonimias o las denominaciones por nombre comercial.

5. DistribucinEste proceso es el que controla el abastecimiento de los Centros Perifricos y tambin controla a los proveedores. Este es un proceso exclusivo del personal de logstica.

6. DispensacinEn el proceso de entrega al usuario final, por lo tanto no slo se despacha sino tambin se instruye en el uso adecuado, se advierte efectos secundarios, etc., y esto slo lo puede hacer personal de salud.

7. Uso RacionalEn este proceso se consume el producto, lo que debe hacerse en forma adecuada utilizando el recurso solo cuando es necesario. Adicionalmente el uso del producto puede generar demanda de otros, con lo que se enrriquecera las propuestas. Relacin entre la cadena de suministros y la divisin tradicional del sistema logstica.

Como puede apreciarse todo el sistema logstico requiere de ayuda e integracin al sistema de profesionales de la salud en calidad de equipo tcnico, pues slo as se garantizar un adecuado abastecimiento, tanto en calidad, cantidad y oportunidad a fin de garantizar un atencin de salud de ptima calidad. Es menester mencionar que los mismos procesos se utilizan en el abastecimiento de cualquier otro bien o servicio, con algunas caractersticas propias del tipo de bien o servicio del que se trate. As mismo persiste el concepto de los procesos tcnicos, por lo que debe llevarse a cabo con la estrecha colaboracin del profesional especializado en dicha rea.

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1.4 Relaciones de Logstica

Son mltiples y todas importantes, ellos deben manejarse dentro del contexto global de equipos y realizando alianzas con otras reas:

Presupuesto:Logstica mantiene un contacto permanente con presupuesto, pues la disponibilidad presupuestal es un factor limitante de compra; por ello deben actuar en forma conjunta, llevando un control paralelo y coordinado del gasto, priorizando entre ambas reas el destino del recurso financiero.

Contabilidad y Tesorera:Contabilidad y Tesorera son reas crticas en el abastecimiento motivo por el que deben trabajar en equipo a fin de coordinar las acciones a tomarse para recuperar credibilidad financiera como sujeto de crdito del establecimiento de salud. Por ejemplo: podra, a manera de una estrategia conjunta, priorizarse el pago a los proveedores de los bienes y servicios seleccionados como crticos, o estratgicos, de manera que se les cancele con celeridad extrema y prioridad mxima, pues con ello se garantizar el abastecimiento de estos recursos, al tiempo que recupera la credibilidad como usuario, y el ser sujeto de crdito, que como recursos son elementos importantes en el desarrollo de la estrategia de trabajo en los procesos de adquisiciones y nuestra posicin frente al Mercado..

Control:El sistema de control es el rea con la que se debe trabajar conjuntamente y a la que se debe otorgar toda la informacin, si es posible antes de su ejecucin y fomentar que participe como veedores de los procesos, a fin de garantizar la transparencia de los mismos.

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Jurdico:La asesora jurdica es importante para la elaboracin de las Bases Administrativas y para obtener consejos legales durante todo el proceso. Se debe tratar de que forme parte del proceso con personal que se especialice en el tema logstico.

Personal:Se debe coordinar con personal primordialmente para garantizar personal calificado en el rea logstica, con el fin de tecnificar los procesos.

Planificacin:Las relaciones de logstica con planificacin son sustancialmente para coordinar los planes a largo, mediano y corto plazo, conjuntamente con presupuesto y racionalizacin, a fin de definir las posibilidades de inversin y adquisicin. Indudablemente el SIAP establece un medio de relacin entre las diferentes reas administrativas en lo que a informacin se refiere, lo cual resulta favorable el conocimiento de hechos, pero debe reforzarse los recursos conjuntos y coordinados con las otras reas paro no solo conocerla y compartir informacin, sino brindar en conjunto un servicio integral, eficaz, eficiente y de calidad.

1.5 Los Problemas Logsticos ActualesLa mayor parte de sistemas logsticos en funcionamiento se basan en el modelo de Weber, y en ellos se encuentran diferentes problemas, a continuacin mencionamos algunos de ellos:

Insatisfaccin de usuarios internos y externos. Materiales, insumos y equipos insuficientes. Sistema burocrtico extenso y manejo bajo conceptos weberianos. Lentitud de procesos por excesivos formalismos burocrticos. Normatividad excesiva y muchas veces mal utilizada. Excesivos procesos de compras pequeas. Manejo presupuestal inadecuado. Desconexin con otras reas del Sistema de Salud. Programaciones histricas. Catlogo de bienes desactualizado e hipertrofiado por sinonimias. Ausencia de listados de insumos de uso hospitalario. Nula participacin de los profesionales de la salud en el Sistema Logstico. Sistema de informacin insuficiente.

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1.6 La Alternativa Logstica Moderna

Ante los problemas mencionados se deben enfrentar en funcin a los principios de Gerencia Moderna, motivo por el que las unidades siguientes estarn destinadas a brindar un modelo distinto con las alternativas siguientes :

Organizacin acorde con la diferenciacin de bienes y servicios hospitalarios y no hospitalarios Conformacin de equipos tcnicos como apoyo del Sistema Logstica. Catalogacin y estandarizacin de bienes. Elaboracin de listados de insumos de uso en los establecimientos de salud. Modalidades de Adquisicin propias de un Sistema Moderno: Licitaciones, tercerizacin de servicios, consignaciones. Disminucin de trmites y nmero de procesos de adquisiciones pequeas. Abastecimiento en cantidad suficiente y en el momento adecuado. Incorporacin de los anlisis de costos, costo/beneficio, costo/eficacia como elementos de decisin. Conformacin de un Sistema de Informacin Logstica.

1.7 Divisin Estratgica de Bienes y Servicios

Visto el amplio marco donde se desenvuelve el rea logstica, y la cantidad de procesos que se manejan, as como la magnitud de la institucin, se debe enfocar algunos rubros de bienes y servicios con mayor nfasis que otros, en funcin al diagnstico de la logstica actual y las alternativas que se brindarn. As tenemos, que podemos dividir a los bienes y servicios en Estratgicos y No Estratgicos. Los primeros son aquellos que son fundamentales para el normal desarrollo de la actividad principal de la institucin, y como ste es la atencin de salud, entonces los Recursos Estratgicos sern Medicinas, Material Mdico Fungible (descartable), Material Mdico No Fungible (instrumental), Equipamiento Mdico, Insumos de Laboratorio, Radiologa, entre otros. Los Recursos No Estratgicos sern aquellos que no son fundamentales para las actividades de la institucin, en nuestro caso, todo aquello no mencionado como artculos de escritorio, limpieza, etc. Por qu hacer esta divisin ? La respuesta la podremos encontrar al analizar superficialmente la estructura de gastos de una establecimiento, lgicamente en trminos gene-

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rales, pues ellos van a variar de acuerdo con la complejidad y envergadura del Centro. As tenemos:

Al mirar esta distribucin vemos que tanto lo destinado a sueldos y salarios as como los costos fijos son gastos inevitables, y que poco o nada se puede hacer para rebajarlos. De manera tal que prcticamente nos queda solo lo destinado a Recursos Estratgicos para manejar el gasto. Por ello resulta ser imprescindible su adecuado manejo, tengamos en cuenta que un millar de papel cuesta tanto o menos que un frasco de antibitico en jarabe, tan solo como ejemplo de las diferencias en los costos de uno y otro grupo. Por lo expuesto resulta imperioso destinar buena parte de nuestro esfuerzo en el manejo de los Recursos Estratgicos, lo que no quiere decir que los otros recursos no se continen utilizando y necesitando, sino que por ser incidencia en el gasto, los Recursos Estratgicos requieren de una priorizacin en su enfoque. Por tanto en las unidades que siguen las enfocaremos hacia estos recursos, haciendo hincapi en que los procesos a tratar son siempre los mismos, solo que pondremos nfasis en lo que a Recursos Estratgicos se refiere. Como puede apreciarse bsicamente nos estamos refiriendo a bienes y no a servicios, aunque veremos mas adelante opiniones de tercerizacin de servicios, esto dependiendo del proceso que estamos tratando.

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TAREAS DE REFUERZO1. Tarea N 1: Individualizacin de los Problemas de Organizacin, Funcionamiento y Diagnstico a. Cul es el principal problema de logstica? (Mencione slo 1). b. Mencione otros dos problemas de logstica en orden de importancia (Diferentes al anterior). c. Cunto tiempo demora entre el pedido por el usuario hasta la recepcin del producto por ste? (Mencione el promedio). d. Quin decide el pedido y usando qu criterio para ello?. e. Cada cunto tiempo vuelve a hacer el mismo pedido? f. Le solicitaron al usuario especificaciones tcnicas del producto solicitado. g. De dnde obtuvieron las especificaciones tcnicas?. h. Alguien evalu tcnicamente la adquisicin y en qu se bas?. i. j. l. 2. Cul es el producto de mayor consumo? Cul es el producto de mayor costo unitario?. Cules han sido los productos vencidos?.

k. Cul es el producto de mayor costo total? Tarea N 2: Divorcio entre Logstica, Contabilidad y Mantenimiento a. Se lleva un control presupuestal diferenciando por cada recurso estratgico o se hace en forma global? b. Quin lleva el control presupuestal? c. Cunto tiempo demora entre la adquisicin y el pago del bien o servicio? d. Tienen un programa de mantenimiento de equipos? e. Cunto dinero se destina a mantenimiento? Est presupuestado?

RESUMEN DE LO TRATADOEl Sistema Logstico constituye un arma fundamental en el desarrollo y gestin de un establecimiento de salud. En esta parte del Texto Autoformativo se presenta la importancia del sistema logstico dentro del establecimiento, su nueva estructura y su posibilidad frente al mbito externo. Se resaltan los procesos tcnicos que involucran a profesionales de diversas reas dentro de su funcionamiento a fin de garantizar una adquisicin adecuada en funcin a las necesidades de salud de la localidad y al planeamiento estratgico elaborado.

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EJERCICIO AUTOEVALUATIVOColoque V o F dentro de los parntesis, segn la proposicin que se indica es verdadera o falsa. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. El trabajo logstico deber ser despersonalizado. La resistencia al cambio es una caracterstica del modelo de Weber. La exhibicin de seales de autoridad es propio del modelo actual. La adquisicin es un sub-sistema del sistema de utilizacin. El Catlogo de Bienes es igual al Petitorio. La adquisicin es lo mismo que logstica. La relacin con Finanzas y Contabilidad genera credibilidad como sujeto de crdito del establecimiento de salud. El Costo de Produccin Unitario y el Gasto de Operacin Unitario dan el Costo Total Los planes a mediano plazo deben informarse a planificacin. ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

10. Los planes a largo plazo deben informarse a presupuesto.

Compare sus respuestas con las que se presentan al final de este documento y ubique el nivel de su rendimiento en la tabla de valoracin.

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Unidad IISeleccin

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Texto Autoformativo

UNIDAD II

SELECCIN

Al finalizar el desarrollo de este objetivo, el participante podr utilizar las tcnicas para recoger y analizar la informacin existente de los materiales e insumos hospitalarios, a fin de estandarizar sus denominaciones y caractersticas tcnicas en cada uno de los establecimientos de la Direccin de Salud.

Sigue Adelante!

LECTURAS DE APOYOTexto de Apoyo Lectura 2: Directiva N 001-93-INAP/DNA. Norma para la Administracin del Registro de Proveedores Inhabilitados para contratar con organismos del Estado.

CONTENIDOS2.1 Seleccin de Bienes y Servicios 2.2 Mtodos de Seleccin. 2.3 Catalogo de Bienes. 2.4 Registro de Proveedores. 2.5 Petitorio.

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PALABRAS CLAVESProtocolo: Metodologa estandarizada para determinado proceso. Ejm.: Hay protocolos diagnsticos que describen los pasos a seguir en los procedimientos el diagnstico y estudio de una enfermedad. El protocolo terapetico, que indica el tratamiento a seguirse segn el caso. Sub - Registro: Cuando los registros de un evento no son cuantificados adecuadamente. Ejm.: Un paciente viene con diagnstico de Diabetes Mellitus, Hipertensin Arterial e Infeccin Urinaria, slo se registra el primer diagnstico y no as los otros dos, por lo tanto los registros para Hipertensin Arterial e Infeccin Urinaria estarn disminuidos por omisin del registro. Denominacin Comn Internacional: Llmese as al nombre genrico con el que se conoce el producto internacionalmente. Ejm.: Ampicilina, Catter Venoso Central, Disfibrilador. No constituyendo un nombre comercial, que muchas veces confunde. Por ejemplo, glazo, cuando debe ser esmalte para uas. Forma de Presentacin: Se refiere al tipo de producto usado. Ejm.: Si hablamos de ampicilina jarabe, su presentacin ser 125 mg/cc. y su forma farmacetica ser suspensin. Unidad de Medida: La unidad mnima con el que se hace la prescripcin y el inventario. Ejm.: Tabletas, frasco (cuando es lquido), ampolla, millar (ejm. papel bond), c/u (cada uno, como para tornillos o tuercas o respuestos o equipos).

Objetivo del TemaEstandarizar los procedimientos de Seleccin de recursos estratgicos a utilizarse en el rea Asistencial, de manera tcnica en funcin a la relacin Costo/Beneficio y/o Costo/Eficacia.

Finalidad del TemaEstablecer pautas y normas tendientes a seleccionar adecuadamente los recursos estratgicos de los Establecimientos de Servicios de Salud, acorde con los parmetros Internacionales y Nacionales

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Texto Autoformativo: Unidad II

2.1 Seleccin de Bienes y ServiciosConcepto:

La Seleccin es un proceso tcnico, que por sus caractersticas es continuo, multidisciplinario y participativo, cuya lnea asegura el acceso a los recursos estratgicos necesarios en un determinado nivel de atencin, teniendo en cuenta la eficacia, seguridad, calidad, costo/beneficio, costo/eficiencia de los recursos e impulsar el uso racional de los mismos. Debe concluir con la elaboracin de un listado clasificado de los productos en cuestin.

El proceso de Seleccin es aquel tendiente a escoger de todo lo que se encuentra disponible en nuestro medio, aquello que va a ser utilizado en nuestro sistema de salud, para obtener una atencin adecuada, acorde con los principios que rigen a este servicio. Por ejemplo: De todos los medicamentos disponibles en el Mercado Nacional, nuestro Centro Asistencial slo trabajar con algunos de ellos, y stos tienen que ser escogidos en funcin al tipo de enfermedades y a la realidad socio-econmico y de salubridad de la localidad. Igualmente podemos citar otros ejemplos de recursos no estratgicos, supongamos que contabilidad desea un borrador para lpiz, finanzas lo quiere slo para tinta de bolgrafo, almacn desea para lpiz y tinta en el mismo borrador. De tal forma que debemos estudiar el uso y seleccionar solo un tipo de borrador, que permita satisfacer a todos. Es un proceso tcnico, pues es llevado a cabo, para el caso de los Recursos Estratgicos, por profesionales de la salud especializados, acorde con las normas Nacionales e Internacionales para este fin; utilizando como herramientas los conocimientos acadmicos sobre los diferentes recursos estratgicos, y el conocimiento del perfil de morbilidad de la localidad. Por las caractersticas definidas anteriormente, podemos inferir que para los Recursos Estratgicos son los profesionales de la salud conocen la patologas y sus tratamientos, por ello son los indicados a escoger los productos a utilizarse, y esto debe efectuarse dentro de ciertos parmetros. Por ejemplo: Como estamos refiriendo el prrafo anterior a Recursos Estratgicos tomaremos el caso de medicamentos, pues existen normas internacionales para la seleccin que las brinda la OMS; alguna de las cuales resumimos: Dar preferencia a los monofrmacos sobre las asociaciones farmacolgicas. Para un mismo fin, seleccionar la menor cantidad de alternativas teraputicas, si es posible slo una. Para seleccionar un frmaco dentro de un grupo destinado a un mismo fin, dar preferencia a aquel que: Tenga mayor experiencia internacional en su uso. Sea de un manejo ms sencillo.

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Posea mejor tolerancia. Posea menos efectos secundarios y/o adversos Posea menor riesgo de toxicidad.

Para frmacos que tengan similitud en los aspectos anteriores preferir aquel que tenga una mejor relacin costo/beneficio y/o costo/eficacia. Para el caso de costo/beneficio y/o costo/eficacia semejantes preferir al de menor costo por tratamiento.

Es un proceso continuo, pues su actualizacin debe ser permanente, a la luz de las nuevas investigaciones que el mundo moderno va adoptando. Ello quiere decir que debe actualizarse con cierta periodicidad, incorporando las nuevas tecnologas utilizadas y retirando aquellas que han pasado a la obsolescencia o han sido reemplazadas por alternativas mejores. Debe ser participativo, pues los profesionales de salud y el personal administrativo tienen que involucrarse en el proceso a fin de entenderlo y enriquecerlo con su experiencia y la ptica que sus especialidades les brinda. Ello quiere decir que no slo participan profesionales de la salud, sino tambin de otras reas, pues hemos visto que se incluyen evaluaciones de costo/beneficio, costo/eficacia, entre otras.

2.2 Mtodos de SeleccinEl punto de partida para una adecuada seleccin es el conocimiento de la demanda. En el caso de salud, debemos conocer la poblacin objetivo y sus caractersticas, as como sus requerimientos de atencin en salud, enmarcados dentro de aspectos sociales, econmicos y de salubridad ambiental. Su finalidad es asegurar el acceso a los recursos mdicos para efectuar las actividades de salud propias de la localidad, que permitan cumplir con los objetivos y metas planificados en el establecimiento. Como en cualquier proceso tcnico de mediana complejidad, existen varios mtodos de seleccin, de los cuales examinaremos los tres ms importantes:

Consumo Histrico Morbilidad Oferta / Demanda

a) Mtodos de Consumos Histricos para Seleccin:Este mtodo, registra el comportamiento anterior del consumo del recurso. Se fundamenta en el comportamiento del consumo del recurso en el transcurso del tiempo, tomando para ello un perodo determinado, y es independiente del tipo de recurso (estratgico y no estratgico).

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El perodo del cual se debe tomar informacin debe considerar necesariamente:

La Variacin Estacional Las Modificaciones del Perfil de Morbilidad Local

El perodo que se tome como universo para la recoleccin de informacin deber ser suficiente para permitir englobar los cambios en las condiciones de salud de la localidad. Como es de suponer, como en cualquier proceso estadstico, a mayor tiempo menor riesgo de error, as el tiempo recomendado no deber ser menor de un ao para considerar la variacin estacional, y por lo general no mayor de tres, pues dentro de ese perodo la morbilidad local no tendr cambios sustanciales. Por ejemplo: considerando las enfermedades de vas respiratorias, son mayores en pocas de invernales y las diarreas agudas son mas frecuentes en periodos de verano y esto se repite ao a ao, por ello si tomamos solo seis meses del ao para la toma de muestra alguna de estos grupos de enfermedad no se registrarn, pero no ser necesario tomar mas de tres aos por ver que casi siempre son en la misma proporcin. No tomamos solo un ao, pues puede existir algn fenmeno intercurrente que vare la presentacin de las enfermedades. Ejemplo: el clera, el fenmeno del Nio. Tomaremos no solo los medicamentos, sino otros insumos que se usan en proporcin a los casos presentados como formatos de registro, etc. Este procedimiento es el ms recomendable cuando existe un listado previo de recursos, o cuando se desea hacer una actualizacin del presente y se requiere de alguna informacin referencial adicional. Las fases para establecer un listado de recursos por el mtodo de consumo histrico, son las siguientes: 1. Recoger informacin sobre el consumo de recursos dentro del perodo establecido. La informacin puede obtenerse del almacn, donde se tienen registrados los ingresos y movimientos para cada uno de los productos. La otra forma de obtener es en la farmacia, si es que lleva un control de las recetas atendidas. Asimismo, puede obtenerse la informacin de la oficina logstica, quien debe tener el registro de todas las adquisiciones, independientemente de su modalidad, que se han efectuado dentro del perodo asignado. 2. Establecer una lista inicial de recursos ordenados segn criterios de frecuencia de prescripcin. Esto para permitir un rpido anlisis de frecuencia y de ser posible conseguir la informacin de la frecuencia de pedidos y el perodo que los separa, para definir el tipo y velocidad de rotacin o consumo de producto. Los ltimos productos en el listado probablemente no los estamos usando o ya dejamos de usarlos y por ende deben eliminarse. En todo caso, se deber efectuar un Pareto segn consumo (El 20% de los productos representan aproximadamente el 80% del consumo).

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Por ejemplo:

Los Productos usados en estas patologas resolvern el 80% de los problemas de salud, y son solo unos cuantos daos, que representa una pequea fraccin de todos los tipos de diagnsticos que se presentan, pero en magnitud son los ms relevantes. 3. Confrontar el listado inicial con los protocolos teraputicos. No podemos establecer una prioridad de uno sobre otro, es decir del protocolo sobre el listado, de manera que uno puede modificar al otro y viceversa. Lo que s se debe tener bien en claro, es que al final del proceso, es decir de las modificaciones a que hubiere lugar en ambos documentos, todo lo que exista en el protocolo revisado debe, necesariamente estar dentro del listado; pues si no lo est, no podr ser codificado y por lo tanto no podr ser adquirido y el protocolo habr fenecido antes de nacer. Por ejemplo: si decidimos que se debe usar isoniacida en TBC, y este producto no se pone en el listado, no se codificar, por ello no se adquirir y por lo tanto no se podr contar con l.

b) Mtodo de Morbilidad para Seleccin:Llamado as en el caso de Salud y para los Recursos Estratgicos, para los otros recursos se denomina Mtodo de la Demanda. Es un mtodo ntimamente ligado con la estructura demogrfica local y ella acorde con las condiciones socio-econmicas, que en buena medida condicionan parte del perfil de morbilidad local. El perfil de morbilidad local debe establecer un listado porcentual de la patologa de la zona considerada, esta informacin debe utilizarse para:

Enfermedades Previsibles Enfermedades No Previsibles

La metodologa a seguir es: 1. Definir la poblacin protegida en cada localidad.

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2. 3. 4.

Analizar y definir el manejo de variables (sexo, edad, raza, etc.), dentro de dicha poblacin Determinar las tasas de morbilidad y mortalidad para los diferentes grupos etreos y sexo de la poblacin objetivo. Establecer la frecuencia de cada enfermedad durante un perodo determinado, lo mismo que la frecuencia acumulada y ordenarlos en forma decreciente. Identificar las condiciones de salud ambiental de la comunidad, en especial de la poblacin protegida, determinando los factores de riesgo. Confrontar los protocolos teraputicos con la morbilidad registrada, de manera que stos respondan a las primeras causas de morbilidad y cuya resolucin absuelva la mayor parte de los problemas de salud de la localidad. El registro de la morbilidad debe ser total o de una muestra significativamente estadstica, en la que se debe registrar todos los diagnsticos de los pacientes registrados, a fin de evitar el sub-registro. Esto es importante si tenemos en cuenta que una buena parte de los consultantes, habitualmente, tienen ms de un diagnstico, sobre todo los pacientes con enfermedades crnicas y/o de la tercera edad. En la mayor parte de registros de atencin slo se coloca un diagnstico, pero sin embargo hemos prescrito tratamiento para todos los diagnsticos del paciente. Esto crea un sub-registro de la morbilidad que puede alcanzar un nivel entre 30-50%.

En suma con todo este proceso procedemos a elaborar un listado que solucione los problemas de salud local, brindando los instrumentos necesarios para su adecuada atencin, teniendo en cuenta los criterios para seleccionar que se mencionaron anteriormente. Este mtodo es ideal cuando se desea actualizar un listado. No puede utilizarse al establecer un nuevo establecimiento de salud, pues no se cuenta con informacin sobre la morbilidad local, aunque puede conseguirse reportes epidemiolgicos de otros servicios de salud semejantes. El tiempo que debe recogerse la informacin es variable y debe hacerse en diferentes pocas del ao, de manera que incluya a las variaciones estacionales.

c) Mtodo de Oferta / Demanda para Seleccin:Este mtodo apoya la seleccin en los servicios o programas destinados a determinados grupos de la poblacin protegida, por tanto introduce requerimientos tcnicos, financieros y administrativos especficos para atender a dichos grupos, que constituye la demanda y nosotros listaremos los productos que ellos necesitan, constituyendo la oferta. Por ejemplo: Si estamos elaborando un listado de insumos para el programa de TBC, la poblacin a atenderse rene algunas caractersticas particulares que la identifican como tal, por ende slo requerir material mdico utilizado en TBC y medicamentos usados en el procedimiento y en el manejo de las complicaciones de TBC (por ejemplo: frascos recolectores de esputo). La demanda ser un nmero determinado de pacientes con TBC y la oferta que brindamos son materiales y medicamentos dirigidos a esta patologa. Por lo tanto no podrn estar dentro de este listado otros productos distintos a los que se usan para TBC (por ejemplo: aquellos productos para el puerperio, o antiparasitarios, etc.)

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Este mtodo es ideal para poblaciones homogneas, es decir con caractersticas definidas y propias de la patologa que los rene; por ejemplo, insuficiencias renales, transplantes, SIDA, leichmaniasis, entre otros.

Conclusin

Como hemos podido apreciar todos los mtodos antes mencionados son incompletos: El de consumo histrico porque no registra procedimientos nuevos, y si son muy recientes tienen poco movimiento y corre el riesgo de eliminarlos por baja rotacin. El de morbilidad, quizs ms tcnico y exacto, pero tiene el problema del sub-registro. El de oferta y demanda, pues est dirigido slo a un grupo poblacional con caractersticas muy definidas y que no representa a la poblacin total.

En resumen podemos afirmar que:

El mtodo a utilizarse para la seleccin debera ser, preferentemente, la combinacin de dos o ms de ellos.

d) Procesos Complementarios a los Mtodos:Para que el listado elaborado, independiente del o los mtodos utilizados, pueda brindar sus bondades debemos considerar: Accesibilidad al producto. Disponibilidad del producto.

Para la Accesibilidad, es decir para que se pueda contar con el producto, ste debe estar codificado y registrado. Eso implica que deben estar dentro del Catlogo de Bienes. A su vez para tener disponibilidad del producto debemos tener a quien nos lo provea. Por ello debemos tener un Registro de Proveedores.

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2.3 Catlogo de Bienes

Incluye de manera ordenada y clasificada a todos los productos e insumos que se utilizan. Aqu estn registrados desde un tuerca hasta los equipos mdicos, pasando por los insumos utilizados todas las reas administrativas y asistencias como tiles de escritorio, artculos de limpieza, equipos de cmputo, de toda ndole, accesorios; en fin, toda la gama de artculos que pueden utilizarse, incluso hasta balas para el personal de seguridad. Por tanto, representa un listado enorme y de crecimiento constante, y pocas veces depurado, debido a que ello demanda una tarea dantesca. En este listado se agrupan los productos por familias, sub-familias, grupos y sub-grupos e tems. Para identificarlos se crea un cdigo alfa numrico, a voluntad del rea encargada pero que tienen un significado en la identificacin. Por ejemplo: El nmero 0402514015, identifica a la incubadora de transporte, tal como la libreta electoral identifica al ciudadano. En este nmero creado para nosotros la disposicin de los nmeros tiene un significado: 040 representa la familia de equipos, 25 la sub-familia de biomdicos, 14 el grupo de neonatologa y el 015 el tem mismo. Como vemos es fcil identificar el producto y decifrar el cdigo numrico, pero si lo hacemos a la inversa es decir, si se le indica un nmero y se les pide decir a qu corresponde, difcilmente alguien podr recordarlo. Si nosotros le preguntamos al encargado de la oficina de personal cuantas personas laboran en el Centro Asistencial, ste nos responder con suma exactitud, pero si le preguntamos al encargado de logstica cuntos registros tiene su catlogo de bienes no sabr la respuesta exacta. Por ello extraemos unos listados especiales y muchos ms pequeos, que denominaremos listados de insumos hospitalarios o petitorios. De otro lado, debemos considerar que para que la institucin puede adquirir algn producto o servicio, ste debe estar codificado, dentro del Catlogo de Bienes. Por lo tanto, todos los items de nuestros listados deben estar, necesariamente, dentro del Catlogo de Bienes.

2.4 Registro de Proveedores

Para contar con el insumo, producto o servicio que deseamos, requerimos a quien nos lo haga llegar, es decir a un proveedor, ya sea local o a distancia. Para asegurar a nuestros proveedores, debemos registrarlos y ordenarlos segn el tipo o tipos de insumos, productos o servicios que brinden; de manera que, cada vez que deseamos contar con algo, sepamos a quien se lo vamos a solicitar. Es deseable contar con una base de datos que nos permita saber qu artculos o servicios nos brinda cada proveedor as como quienes proveen tal o cual producto. Pero el registro no se elabora de forma rpida, sino hay que abrir las puertas para que los proveedores se registren, es decir, debemos salir a buscarlos e invitarlos a inscribirse. Esta inscripcin debe ser lo ms sencilla posible, evitando trmites largos y engorrosos, as como documentacin irrelevante. En suma debemos hacer atractiva nuestra oferta.

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El registro tampoco debe ser de duracin indefinida, sino renovable en el tiempo, para mantenerlo actualizado. Asimismo, debemos ir clasificando y catalogando a nuestros proveedores segn costos, grado de cumplimiento, etc.; informacin que se va acumulando con el tiempo, abriendo un expediente por cada proveedor, conteniendo su comportamiento como tal.

2.5 Petitorio

El petitorio representa la forma final de los listados de recursos estratgicos, debidamente ordenados y clasificados. Podemos elaborar varios petitorios o listados de insumos hospitalarios, tantos como recursos estratgicos manejemos. Es ideal tener uno por cada grupo de recurso estratgicos. Por ejemplo: El petitorio de Medicinas, probablemente es el ms difundido, pero podemos tener adicionalmente petitorios de Material Mdico Fungible o Descartable, de Material Mdico No Fungible o Instrumental, Equipos Mdicos, Material e Insumos de Laboratorio o de Diagnstico por Imgenes o de Medicina Fsica y Rehabilitacin. La idea es tener estos listados clasificados, y lo podemos hacer segn su grupo, segn la especialidad donde se usa, etc., o una mixtura de ellos. Las ventajas de trabajar con un Petitorio son varias: Fcil y rpida ubicacin del producto Fcil acceso al cdigo del catlogo de bienes. Denominacin estandarizada Forma de presentacin estandarizada. Facilita la adquisicin reduciendo tiempo de trmite. Facilita el almacenamiento por denominacin comn internacional. Facilita el control de existencias y consumo.

Como vemos un aspecto crucial es la estandarizacin del nombre o denominacin, la forma de presentacin y hasta la unidad de medida. Es muy comn encontrar en el Catlogo de Bienes denominaciones que son sinnimos, pero que cada una posee un cdigo diferente, incrementando innecesariamente el nmero de registros. Por ejemplo: Podemos encontrar en el Catlogo de Bienes los rubros alita, scalp vein, y todas ellas corresponden a un mismo producto, cuya denominacin correcta debe ser aguja pericraneal. Con este ejemplo podemos apreciar que no slo colocamos a un mismo producto varias veces, sino que lo registramos por nombres comerciales. Cuando usamos diversos nombres comerciales para un mismo producto mdico creamos confusin al sistema, pues tanto el personal de la oficina de compras, como el de almacn, lo van a conocer por una denominacin errada y creer que cada nombre es un artculo

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diferente. As podemos solicitar al almacn scalp vein, y el almacenero nos dir que no hay; sin embargo puede haber bajo el nombre de alita, pero al decirnos el almacenero que no hay el producto solicitado vamos a solicitar a logstica la adquisicin, innecesariamente, lo que ocasiona un gasto adicional, un proceso administrativo que no se requiere, un costo adicional de almacenamiento, custodia, riesgo de deterioro, etc. En fin, observamos que algo que parece inofensivo, resulta complicado y costoso, que malgasta los recursos tiempo, personal y financiero.

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TAREAS DE REFUERZO1. Seleccione un grupo farmacolgico de los descritos a continuacin: 2. 3. 4. 5. Anticidos Tuberculostticos Anti-inflamatorios no esteroideos Anticonvulsivantes Derivados penicilnicos

Del grupo seleccionado describa los frmacos que lo conforman por su denominacin comn internacional. Coloque los nombres comerciales para cada uno de los productos. Identifique al proveedor local y a distancia de cada uno de los productos comerciales. Enumere los instrumentos y procesos ha utilizado en el ejercicio.

RESUMEN DE LO TRATADOEn esta segunda unidad de aprendizaje se ha tratado sobre el proceso de seleccin, determinando su ubicacin en la cadena de suministros, desarrollando las formas de llevar a cabo el proceso y se ha pormenorizado las ventajas que se obtienen con su uso y los problemas que genera el no contar con ello. Adicionalmente, se le ha presentado otros dos instrumentos de uso en el rea logstica de crucial importancia en el abastecimiento: el Catlogo de Bienes y el Registro de Proveedores Pero lo ms importante es que usted ha comprendido que en este proceso es necesaria su participacin del profesional calificado en las labores que desempea y que no debe estar este proceso slo en manos del personal del rea logstica, sino que usted debe auxiliarlo y apoyarlo, conformando un equipo tcnico, respetando la competencia de cada uno de las reas o profesiones involucradas, para que cuente con los recursos que necesita, para brindar la atencin que el usuario se merece y necesita.

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EJERCICIO AUTOEVALUATIVO

Coloque V o F dentro de los parntesis, segn la proposicin que se indica es verdadera o falsa. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Los petitorios deben revisarse cada 5 aos. El mtodo de Consumo Histrico es prospectivo. El mtodo de Perfil de Morbilidad toma en cuenta la variacin estacional. El Petitorio se ordena slo en forma alfabtica. El Petitorio es ms importante que el Catlogo de Bienes. El Catlogo de Bienes es ms importante que el Petitorio. El Registro de Proveedores es dinmico. La autorizacin de proveedor es requisito par que nos pueda vender un producto o servicio. Puede existir ms de un Petitorio siempre que sean de diferentes rubros. ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

10. Siempre debe usarse la denominacin comn internacional.

Compare sus respuestas con las que se presentan al final de este documento y ubique el nivel de su rendimiento en la tabla de valoracin.

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Unidad IIIProgramacin

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Texto Autoformativo

OBJETIVO ESPECFICO N 3

PROGRAMACIN

Al finalizar el desarrollo de este objetivo, el participante podr determinar, en funcin a sus necesidades epidemiolgicas y demogrficas, el requerimiento de insumos y servicios basndose en conceptos y evaluaciones tcnicas.

Sigue adelante!

LECTURAS DE APOYOTexto de Apoyo - Lectura 3: Cmo estimar las necesidades de medicamentos. Manual de la Organizacin Mundial de la Salud. 1989.

CONTENIDO3.1 Estimacin de Necesidades: Ventajas, Desventajas y Clculo. 3.2 Programacin Ajustada y Valorizacin. 3.3 Abastecimiento: Estrategia Logstica. Equipo Tcnico de Programacin Cuadro de Necesidades.

3.4 Signos de Mala Programacin.

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PALABRAS CLAVESNecesidades o Requerimiento : Necesidad Real : Stock de Seguridad : Aquello que se va a utilizar para cumplir las metas de salud en la demanda. Es aquella ajustada a las condiciones y realidades de salud propios de la localidad. Aquel que constituye una cantidad determinada de un producto a fin de evitar el desabastecimiento en condiciones no previstas. Ejm.: Epidemias, incumplimiento de entrega del proveedor.

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Texto Autoformativo: Unidad III

Programacin de Requerimientos

Objetivo del temaOptimizar la programacin de requerimientos a fin de lograr un costo racional, con la cantidad suficiente de recursos estratgicos, con la debida oportunidad y que garantice las funciones operativas, sin desmedro de la calidad en la atencin o del producto final.

Finalidad del temaEstablecer criterios uniformes en la programacin de recursos estratgicos en funcin a la necesidad real de la localidad, basados en sus requerimientos.

ConceptoEs un proceso tcnico que trabaja en base a los planes, metas y objetivos del POI, auxiliado por el uso de un petitorio y que busca establecer las necesidades reales de cada producto en una localidad. Es un proceso continuo y que debe prever los acontecimientos futuros, que sean predecibles. Es un proceso tcnico pues involucra una serie de procedimientos debidamente reglados y especficos, acorde con la evolucin de los acontecimientos predecibles y que por ser tcnico, debe ser realizado por profesionales de la Salud, fundamentalmente. Se basa en un Petitorio, pues es aquello en lo que estamos todos de acuerdo, debido a su estandarizacin responde a los requerimientos de la localidad, segn observamos en la unidad anterior.

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3.1

Estimacin de Necesidades

El proceso de la estimacin de necesidades es un paso crucial en la cadena de suministros, de una adecuada formulacin de las necesidades depender el abastecimiento correcto, en la cantidad prevista y necesaria, en el momento indicado sin generar desabastecimiento ni sobrestock, y lgicamente debe estar acorde con el manejo racional del presupuesto. Es importante tener en cuenta durante el proceso de programacin el mbito geogrfico sujeto a la cobertura del servicio o bien a brindarse, considerando indefectiblemente la poblacin objetivo y la cobertura que se est brindando o aquella que se est proyectando brindar. Son dos los mtodos principales de programacin:

Mtodo del Consumo Histrico. Mtodo del Perfil de Demanda.

a) Mtodo del Consumo Histrico:Este mtodo es el ms utilizado, pero probablemente el que menos resultados favorables brinda, por las caractersticas propias de su sistema de informacin. Sin embargo, es indefectiblemente el primer instrumento con el que cuenta para preparar un cuadro de necesidades, hasta que se pueda contar con los elementos suficientes para utilizar otro mtodo de programacin, que nos pueda brindar mayor exactitud en los clculos a realizarse.

Ventajas No requiere datos de demanda. Fcil obtencin de informacin. Requiere de pocos datos. Clculos simples. Poco conocimiento de proyecciones. Disminuye tiempo de programacin.

Como puede observarse se trata de un procedimiento sencillo, slo hay que recolectar la informacin del Consumo Histrico en un determinado tiempo, al igual que lo hicimos en el proceso de seleccin. Fundamentalmente se trata de programar lo mismo que en el perodo anterior, desconociendo as la demanda real, y si es que se incrementan las metas por lo general se

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incrementa la programacin en el mismo porcentaje. Claro que puede modificarse la cantidad al libre albedro del programador, pero resulta en el fondo un procedimiento emprico, poco tcnico.

Desventajas: Difcil obtencin de datos fidedignos. Asume crecimiento perpetuo y constante. Asume productos deteriorados. Asume productos vencidos. Involucra prdidas. Asume falsos consumos. Ignora necesidades no atendidas. No provee saturacin del Mercado. No fomenta registro de demanda. No fomenta el uso racional.

Los datos de consumo, habitualmente, no son fidedignos pues muchas veces no existe control y puede estarse utilizando ms de lo debido o viceversa, asimismo considera el crecimiento constante, pues siempre se programa lo mismo o va incrementando en el mismo porcentaje a todos los productos. Lo peor viene despus, pues al tomar los datos del consumo, se hace de las Tarjetas de Control Visible del almacn, donde los productos deteriorados, vencidos o perdidos se anotan como egresos, lo que constituye un falso egreso de consumo, incrementando innecesariamente el pedido. Asimismo, asume falsos consumos. Por ejemplo: Si hemos usado el mes pasado 10,000 cpsulas de ampicilina y 15,000 de eritromicina, esto debido a que lleg la ampicilina al Centro Asistencial, y la noticia corre como reguero de plvora y todos recetan ampicilina, pero resulta que sta se agota y como alternativa slo nos queda usar eritromicina, que no tiene el mismo espectro ni aplicaciones. Resulta entonces que para el mes que sigue volveremos a pedir 10,000 ampicilinas 15,000 eritromicinas, cuando en realidad el consumo de ampicilina debiera haber sido mayor y estamos generando desabastecimiento, pero lo que es peor, estamos creando un falso consumo de eritromicina, pues no requerimos en tal cantidad. Lgicamente puede suceder que decidimos comprar 20,000 ampicilinas y 15,000 eritromicinas, solucionamos el problema de la ampicilina pero un sobrestock creamos de eritromicina. Ignora las necesidades no atendidas pues no las registra, al no haber consumo efectuado no se registra, pues no se controla las enfermedades y lo recetado para ellas, sino slo lo egresado del almacn o de la farmacia. No preve la saturacin del mercado, pues no involucra nuevos procesos o tecnologas. Tampoco fomenta el registro de la demanda, pues no la requiere y tampoco fomenta el uso racional, pues slo le interesa lo que se utiliza y no la razn de su uso.

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Clculo

Como se ve la cantidad programada ser la misma que el mes anterior, pero lo que puede hacerse para un mejor ajuste y prevenir el sobrestock, es restar las existencias actuales, de lo que estbamos programando como consumo al mes.

Por ejemplo: Tomando el caso de la eritromicina, antes mencionado, si solucionamos el problema de la ampicilina tendremos un consumo de 8,000 tab. de eritromicina al mes y tenemos un stock de 2,800 tabs.

b) Mtodo del Perfil de Demanda:Este mtodo de programacin de necesidades es un sistema algo ms complejo pero ms exacto que el anterior, pero tambin exige otro tipo de informacin y procesos. Representa el mtodo de programacin por excelencia, al cual todas las Unidades Operativas deben acceder progresivamente. Es tambin denominado Mtodo de Morbilidad, pues la programacin se realizar en funcin al nmero de eventos de una misma enfermedad. Por ejemplo: Si tengo 30 pacientes en hemodilisis, que van tres veces por semana, y el filtro se usa 10 veces, requerir un filtro por paciente cada tres semanas. Ventajas No requiere datos de consumo. Se basa en prescripcin racional. Enfoca necesidades de la clientela. Favorece elaboracin de protocolos. Favorece procesos de control. Estimula registro de demanda fidedignos. Cuantifica clientes antiguos, actuales y futuros. Identifica apertura de nuevos mercados. Puede registrarse cambios como variacin estacional.

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Como puede observarse es un procedimiento mucho ms tcnico y elaborado que el mtodo anterior, que va dirigido a satisfacer la necesidad real de la poblacin a la cual se ha definido como objetivo. No requiere de los datos del consumo histrico pues no los utiliza, puede verlos como patrn referencial, ms no es indispensable. Va dirigido a las necesidades reales del cliente externo, pero requiere de la elaboracin de protocolos, tal como se mencion en el proceso de seleccin. Estos protocolos deben cumplirse, pues, como hemos mencionado, debe existir una programacin racional. Todo ello implica que se favorece la aparicin de mecanismos de control destinados a mantener el uso racional de los recursos, disminuyendo los gastos innecesarios y las prdidas. Como requiere de los datos de morbilidad, stos deben ser fidedignos, es decir, que debe solucionarse el problema del sub-registro, como se mencion en la Unidad anterior. Por ello se conocer cuntos pacientes han habido, cuntos hay y se puede proyectar cuantos habr en el tiempo prximo o lejano. Ya que se trabaja en funcin al requerimiento real del cliente externo, esta necesidad ir incorporando nuevas tecnologas y abriendo nuevos campos en el desarrollo de la salud. Es de vital importancia tener en consideracin la variacin estacional u otro evento que se conozca con anterioridad. Por ejemplo: Vacaciones de escolares y profesores, poca alta de turismo, etc., que conllevan el incremento de algunas enfermedades y la disminucin de otras.

Desventajas Difcil registro de demanda. Requiere clculos detallados. Los resultados pueden diferir notablemente de los reportes del abastecimiento. Requiere de aplicacin de protocolos. Clculo de stock de seguridad.

Probablemente, la razn ms importante de no implementar este mtodo, es el insuficiente registro, mas ello no es un motivo suficiente para no desarrollarlo en un futuro prximo, ya que estimula el registro de morbilidad. El otro aspecto desventajoso es que requiere de clculos ms detallados y para cada uno de los productos, lo que hace del mtodo algo engorroso; mas ello es slo al inicio, con el tiempo va hacindose ms sencillo. Los resultados obtenidos de este proceso pueden diferir de los reportes anteriores del abastecimiento, tal como se observ en el ejemplo de la ampicilina y eritromicina en esta misma Unidad Educativa. La otra desventaja es que requiere que se apliquen los protocolos, que siempre es difcil, pues siempre hay quienes no estn de acuerdo con ellos y deciden prescribir otro tratamiento o procedimiento. Por ello, se debe implementar mecanismos de control destinados al cumplimiento de los protocolos, caso contrario se generar

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desabastecimiento de algunos productos y sobrestock de otros. Probablemente lo ms importante es saber qu debe tener protocolo. Para ello debe tenerse el listado de morbilidad y registrar los daos en orden descendente. Efectuamos un Pareto y solo aquello que sea realmente un problema, se protocoliza. Por ejemplo, la primera causa de morbilidad en el pas es IRA 30%, al final slo unas 7 - 10 enfermedades cubre cerca del 80% de problemas. Como este mtodo requiere de clculos exactos y rgidos, pero el comportamiento de la Salud no es paramtrica, sino mas bien evolutiva. Por ello debe hacerse el clculo de las necesidades reales o exactas a los que habr que adicionarle un stock de seguridad, del cual se hablar ms adelante. Clculos La determinacin de necesidades por este mtodo requiere al igual que en la seleccin, de tener registro de morbilidad para ejecutar la siguiente operacin:

Para el caso de salud viene a ser:

Por ejemplo: Para un nio deshidratado severo usamos dos scalp vein o alitas y si tenemos un promedio de 725 paciente entonces:

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3.2 Programacin Ajustada y Valorizacina) Programacin Ajustada:En cualesquiera de los mtodos que se utilice, esta programacin deber considerar, necesariamente, las existencias en almacn, las mismas que deben ser descontadas de la cantidad programada inicialmente.

Por ejemplo: Puede utilizarse el mismo que en eritromicina:

b) Valorizacin:Un hecho que se comporta como un factor limitante en la adquisicin es siempre la disponibilidad presupuestal. Por ello, siempre es necesario valorizar el cuadro de necesidades y tener como precio referencial el ltimo con el cual se adquiri cada uno de los productos considerados en el listado a programar.

Esta compra valorizada alcanza a S/. 2,300.00, que deber verificarse si existe presupuestalmente la cantidad necesaria para cubrir el importe, caso contrario se deber modificar el pedido.

El sistema logstico es como el sistema circulatorio. Si la sangre no fluye normalmente en el cuerpo humano, ste se debilita y puede morir. Si los insumos, materiales y equipos no llegan en la cantidad, calidad y oportunidad debida, los servicios se deterioran, los trabajadores se sienten atados de manos y los clientes se sientes engaados, se quejan y/o abandonan los servicios y la institucin, como un todo, ve desmejorado su imagen, perdiendo posicionamiento en el mercado.

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3.3 AbastecimientoQu debemos Programar?Vamos a programar las necesidades de nuestro establecimiento de salud, para poder cumplir con nuestra misin de abastecimiento.

Abastecimiento es una funcin de apoyo al funcionamiento interno de una organizacin y se orienta a suministrar y proporcionar los elementos materiales (bienes) y/o las actividades complementarias (servicios) utilizados para la Produccin del Establecimiento de Salud.

Para ello, debemos tener a la mano varias herramientas :

Estrategia Logstica. Equipo Tcnico. Cuadro de Necesidades.

a) Estrategia Logstica:El desarrollo e implementacin de la Estrategia Logstica se basa en : Importancia de la Logstica en el establecimiento de salud: Complejidad de los Mercados.

En funcin a estos aspectos se formularn las acciones y procedimientos a desarrollar frente a las dificultades del abastecimiento, a fin de superarlas y garantizar un adecuado suministro que permita el normal funcionamiento del establecimiento de salud.

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Estas variables sitan al rea logstica dentro del establecimiento de salud, donde puede tener un rol preponderante a ser slo un elemento de apoyo. Ello en funcin del establecimiento de salud y de la estrategia de gestin logstica. El rea logstica debe tener un papel importante en toda empresa, por pequea que este sea, pues en todos los casos esta rea deber realizar el suministro de una serie de insumos para el normal desarrollo de las actividades del establecimiento o los establecimientos bajo su jurisdiccin, y es en esta funcin que debe demostrar su importancia en el manejo econmico-financiero del establecimiento, logrando el funcionamiento normal del establecimiento al menor costo posible, sin desmedro de la calidad de atencin o servicio. Complejidad de los Mercados Escasez de materiales. Ritmo del cambio tecnolgico. Sustitucin de materiales y equipos. Barreras: Tcnicas Legales Polticas Econmicas.

Presencia de Monopolios u Oligopolios. Costos logsticos.

La escasez de materiales constituye un serio problema, muchas veces difcil de superar, pero que implica salir a la bsqueda de nuevos mercados. Asimismo, los cambios tecnolgicos se deben valorar a fin de establecer la importancia y el momento del abastecimiento. La sustitucin de materiales y equipos debe estar prevista y programada. Las barreras tcnicas, legales, polticas y econmicas deben conocerse y encontrar la forma de superar cada una de ellas. Por ejemplo: Tcnicas : Poco equipo de cmputo, solucionarlo con adquisicin o alquiler de acuerdo a demanda. Legales : Como derogacin del RUA (Reglamento Unico de Adquisiciones) entonces se debe conocer la norma que lo sustituye. Polticas : Como el seguro escolar, requiere de replantear las metas y revisar el POI. Econmicas : Como escasez de dinero, implica ahorro de costos y generacin de ingresos propios.

Los monopolios u oligopolios constituyen un serio problema, pues quien pone las condiciones es el proveedor, de manera que debe buscarse, cuando sea posible, otros proveedores del mismo producto, a fin de romper el monopolio u oligopolio, de manera que no sea el proveedor quien maneje el mercado.

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Otro aspecto importante de tener en cuenta es los costos logsticos pues cada proceso de adquisicin tiene un costo operativo, adems del costo de produccin, pues no se cuenta con el material o equipo, dejando de producir. Dentro de este marco se debe desarrollar el sistema logstico, evaluando las alternativas, cambios y oportunidades del medio donde se desarrolla, tanto social como estructural y poltico. Formulacin de la Estrategia:

Para definir qu se va a programar, se requiere establecer una Estrategia Logstica, para ello se debe realizar lo siguiente:

Clasificacin de los Materiales. Anlisis del Mercado de Proveedores. Anlisis de la Posicin del Establecimiento de Salud.

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Clasificacin de los Materiales: La clasificacin de los materiales est en funcin a dos variables primordiales, destinadas a seleccionar slo aquellos productos en que por sus caractersticas propias, ameriten ser adquiridos con prioridad: Dificultad y riesgo de aprovisionarse: Disponibilidad del Material: Que exista en nuestro medio. Nmero de Proveedores: a mayor nmero, mejor. Demanda en el Mercado: ?Cunto se usa?. Oportunidad: en tiempo, entrega, costo, etc. Riesgo de Almacenarlo: ?Condiciones especiales?. Posibilidad de Sustitucin: Alternativas. Incidencia sobre los beneficios: Los de mayor rotacin : Cantidad a adquirirse. Influencia sobre las operaciones. Costo: Mayor costo total. Mayor costo unitario.

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Anlisis del Mercado de Proveedores: El anlisis del mercado de proveedores est dirigido a tener la mayor cantidad de proveedores, a fin de promover una sana competencia, basadas en la calidad a menor costo. Debe evitarse en lo posible los oligopolios o monopolios. Una alternativa es salir en bsqueda de otros mercados, no necesariamente el de la localidad, a fin de incrementar el registro de proveedores y contar con mayores alternativas.

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Anlisis de la Posicin en el Sistema Administrativo: Determinando su situacin dentro del mercado: Anlisis FODA.

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Valorizar riesgos. Establecer estrategias bsicas.

Habrn productos en los que el Establecimiento de Salud ser poderoso y manejar el mercado como en lo que existe varios proveedores y habr los casos contrarios como en los monopolios o ausencia de proveedor local, cada uno de ellos amerita un trato diferente. Por ejemplo: En el primer caso pondremos condiciones y en el segundo buscaremos nuevos mercados y haremos adquisiciones suficientes por varios meses, aunque implique el tenerlos almacenados. Finalidad de la Estrategia: Bsicamente, la estrategia est destinada al encumbramiento del establecimiento de salud en el mercado mediante: La explotacin de sus fortalezas frente a usuarios y proveedores, incidiendo favorablemente en los beneficios. La reduccin de riesgos y fracasos a lmites aceptables. Es decir desempearse dentro de la Calidad del Servicio, buscando garantizar el xito en alcanzar las metas establecidas, es decir el abastecimiento.

Seleccin de los Materiales a Adquirirse: En funcin a la Estrategia Logstica y utilizando los criterios antes mencionados, los materiales los podemos clasificar en:

Dentro del grupo de crticos, se ubican los Recursos Estratgicos. Asimismo dentro de este grupo se hace un anlisis semejante en funcin a sus beneficios y costos, tal como se ver en el proceso de almacenamiento.

b) Equipo Tcnico:Ya conocemos ?qu y para qu vamos a programar?, ahora falta decidir ?quin y cunto vamos a programar?. Para determinar ?quin?, debemos seleccionar un personal con el conocimiento tcnico suficiente para determinar el requerimiento real de lo que se va a adquirir.

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Se debe formar entonces a un equipo calificado que tenga conocimientos tcnicos de: Los materiales que se van a adquirir. El uso que se les da a cada uno de ellos. El destino final de los productos.

Esto quiere decir que no va a ser la Oficina Logstica la encargada de la programacin, pues su personal est calificado en la funcin logstica, y no necesariamente en los materiales a adquirirse y cuanto ms alta sea la complejidad del establecimiento de salud mayor ser la exigencia de calificacin del personal que integre el Equipo Tcnico. Por lo tanto, es imprescindible que el personal de salud forme este equipo, mas no necesariamente en forma exclusiva; debiera tambin ser apoyado por personal de la oficina logstica, quien conoce sobre los problemas del abastecimiento. Debe entenderse que es un equipo y no una sola persona, y el equipo debe ser diferente segn sea el tipo de material o insumo a programar.

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