Necesidades Formativas.
Ana Beln Ragel
DETECCION DE NECESIDADES FORMATIVAS Consideraciones generales La
Deteccin de Necesidades de Formacin es un proceso cuyo objetivo
principal es obtener la informacin suficiente para asegurar que el
Plan de Formacin que posteriormente se disear va a conseguir un
impacto directo en la organizacin y va a contribuir a la consecucin
de los objetivos establecidos. El diagnstico de necesidades est
vinculado a las dificultades de la organizacin, a sus carencias, a
la insuficiencia en los conocimientos y competencias profesionales
de su personal o a los cambios operados en sus procesos de trabajo
o en la cartera de productos. Un buen diagnstico debe atender a un
enfoque proactivo, es decir, a las demandas que pueden surgir de la
evolucin de la organizacin en el futuro, a cambios previstos en su
estructura, productos y procesos de produccin de bienes o
servicios. Tambin ha de estar ligado a la estrategia y las
polticas, considerando que la formacin es un excelente medio para
llevarlas a cabo, y a la consideracin de que la formacin constituye
un instrumento esencial para la gestin del cambio. Esto permite de
disponer de la informacin que permita disear un plan eficaz,
definiendo con precisin los objetivos de la capacitacin. Como
resultado del estudio detallado de las necesidades diagnosticadas
se pueden proporcionar respuestas a stas de modo que puedan
traducirse en mejoras reales para la organizacin. La deteccin de
las necesidades formativas de una organizacin es un proceso formal
de investigacin, tratamiento y anlisis de datos que se pone en
marcha con el objetivo de disponer de informacin sustantiva para
disear una estrategia de formacin que resulte til a las personas
que integran la organizacin, para la adquisicin de las competencias
necesarias a fin de alcanzar los objetivos organizacionales y para
el desarrollo profesional. La finalidad del proceso es conocer la
discrepancia entre las competencias actuales de las personas en su
ejercicio profesional y las competencias consideradas ideales para
un ejercicio ptimo. Esta diferencia o discrepancia constituye la
necesidad formativa. La aparente simplicidad de esta definicin
esconde aspectos ms complejos, algunos de los cuales se tratarn en
este documento. En particular se pondr el nfasis en la orientacin
de la deteccin y la perspectiva desde la que se percibe la
discrepancia. Es importante recordar que el proceso de deteccin de
necesidades formativas tiene como misin dar apoyo efectivo al diseo
de planes de formacin que aseguren el impacto y la mejora
continuada de la organizacin; por lo tanto, se tiene que
privilegiar la aplicabilidad por encima de la complejidad tcnica.
La intencin de las personas que disean planes de formacin no es la
investigacin social, sino la obtencin de resultados concretos.
Tcnicas y fuentes de informacin Se puede realizar una encuesta
para establecer un diagnstico sobre la formacin que se est llevando
a cabo en la actualidad, las actitudes y las expectativas ante la
formacin as como determinar cuales son las necesidades formativas
consideradas como prioritarias a partir de un cuadro de
competencias profesionales.
Necesidades Formativas.
Ana Beln Ragel
Por otro lado, los cuestionarios tienen la ventaja de resultar
poco costosos, son fciles de aplicar, simultneamente se puede
extender a una poblacin amplia, y sobre todo gozan de la ventaja
del anonimato y de la uniformidad de las respuestas (Selltiz,
1965). En tanto que la deteccin de necesidades formativas se
considera un proceso de investigacin dentro de una organizacin cuya
finalidad consiste en identificar las reas de mejora que admiten
soluciones formativas, las tcnicas y fuentes por las que se llega a
este conocimiento son las de la investigacin social aplicada. Tipos
de fuentes de informacin: Las documentales y las personales. As,
parte de la informacin necesaria se obtiene del anlisis de los
fondos documentales ms o menos formalizados de la organizacin,
desde las memorias anuales a los informes de evaluacin. Asimismo,
mediante entrevistas individuales, cuestionarios o dinmicas
grupales, tambin se pregunta a las personas que integran la
organizacin sobre sus percepciones respecto de las oportunidades y
dificultades en su puesto de trabajo y sobre su valoracin acerca de
cules de las fortalezas y dificultades pueden mejorarse con
formacin. Las fuentes documentales son las que mejor suelen
representar la perspectiva prescriptiva. Las entrevistas a
directivos y otros mandos se encuentran en un punto intermedio,
quizs ms prximas a la prescripcin que a la colaboracin, mientras
que las dinmicas grupales permiten claramente una perspectiva
colaborativa. En relacin con el otro eje, la orientacin, las tres
tcnicas admiten ambas orientaciones. As, tanto la informacin
recogida de documentos prescriptivos como de dinmicas grupales
participativas admite una lectura centrada en debilidades o
centrada en fortalezas, es decir, una orientacin hacia la carencia
o una orientacin apreciativa. De nuevo, el peso que se otorgue a
cada una dentro del procedimiento depender de las caractersticas de
la organizacin. Es importante recordar que todo el proceso tiene
que estar al servicio de obtener un plan de formacin esmerado y con
un alto nivel de aplicabilidad.
Del modelo a la prctica 1. El punto de partida Dnde y cundo se
inicia un proceso de diagnosis de necesidades formativas?
Posiblemente las respuestas a estas preguntas dependen del tipo y
del tamao de la organizacin y de su momento de desarrollo. La
iniciativa puede surgir a partir de una necesidad especfica, como
la adquisicin de nuevas competencias institucionales, o del cambio
del sistema de gestin de la informacin, o de una poltica particular
del rea de recursos humanos a partir de la evaluacin del plan de
formacin vigente. Puede ser tambin una iniciativa de algn colectivo
especfico de la organizacin que haya detectado la necesidad de
profundizar en algn aspecto de su trabajo. Los orgenes pueden ser
diversos, pero lo destacable es que en algn momento una parte de
la
Necesidades Formativas.
Ana Beln Ragel
organizacin toma conciencia de la importancia de ir ms all de
los obligatorios cursos de formacin y centrar sus esfuerzos en
saber cules son las necesidades formativas reales que tienen las
personas que la integran. Esta introspeccin (insight) inicial es la
semilla de un posible buen plan de formacin, pero es preciso
garantizar condiciones bsicas a fin de que pueda crecer y dar
frutos. El abec de la gestin de proyectos seala que nunca se tiene
que llevar a cabo un proyecto que no est alineado con los objetivos
de la organizacin y sin contar con el apoyo explcito de buena parte
de la direccin. Continuando con la metfora, hay que sealar que el
arraigo del proyecto de diagnosis de necesidades formativas al ms
alto nivel del rea de recursos humanos es el punto cero del
proceso. Si la iniciativa ha surgido de esta instancia ser una
etapa ya ganada pero si, por el contrario, la idea ha llegado de
alguna otra rea o, incluso, de la propia unidad de formacin, hay
que asegurarse de que los mximos responsables en materia de
recursos humanos harn suyo el proyecto antes de poder continuar. El
proceso requiere que muchas personas inviertan tiempo reflexionando
sobre sus conocimientos y capacidades, rellenando cuestionarios,
atendiendo entrevistas, asistiendo a reuniones o participando en
dinmicas de grupo. En muchos casos hay que contratar profesionales
externos a la organizacin para algunas de las tareas de
investigacin o para apoyar la gestin de la informacin, el vaciado
de entrevistas o las sntesis de dinmicas, por ejemplo. Debe tenerse
en cuenta asimismo que, en mayor o menor medida, el proyecto
remover la organizacin. La ejecucin de todas estas acciones levanta
expectativas e inquietudes entre las personas que trabajan en la
misma, situacin que tiene que canalizarse adecuadamente con el fin
de evitar o minimizar potenciales resistencias o decepciones. El
riesgo que asedia el plan es que sea considerado como un gasto de
utilidad no segura. El desafo es conseguir que tanto el proceso de
diagnosis como la propia formacin sean considerados una inversin de
rentabilidad. Hay que hacer las cosas correctamente desde el
principio, con el planteamiento de objetivos ligados a los de la
organizacin, con el diseo de un proceso de deteccin de necesidades
que responda al momento de la organizacin y, finalmente, con la
elaboracin de un plan de formacin de aplicabilidad y transferencia
de los aprendizajes al puesto de trabajo. Nada de eso es posible
sin la implicacin y el apoyo explcito de la direccin y de la lnea
de mando de la organizacin. Hay que presentarles objetivos,
metodologa de trabajo, resultados esperados, calendario y estimacin
de costes. El plan tiene que incorporar sus comentarios y
sugerencias, de modo que cuente con su autorizacin y liderazgo al
iniciar las tareas. Se tienen que definir por escrito los
objetivos, las fases de trabajo, el calendario y los recursos
estimados, que deben recogerse en un primer documento. Este
documento es el embrin del futuro plan de formacin, ya que
sintetiza la informacin ms relevante y permite entrever los
resultados esperados. Antecedentes Este apartado es una introduccin
al proyecto, en el que se explicarn brevemente las causas y el
momento en que se genera la necesidad de realizar un plan de
formacin, o un plan o programa especfico dentro del plan de
formacin general del organismo.
Necesidades Formativas.
Ana Beln Ragel
Recibido el encargo, la unidad de formacin hace un breve anlisis
de la informacin disponible sobre el colectivo a formar, los
puestos de trabajo afectados y los conocimientos y habilidades a
desarrollar. Se elabora este documento inicial de proyecto, el cual
ir evolucionando con los sucesivos acuerdos entre la direccin y la
unidad de recursos humanos/formacin, etc., y que sintetiza
eldesarrollo del Plan. Objetivos La direccin de liderar el proceso
de elaboracin y ejecucin del plan desde su inicio. mbito del Plan
de formacin Las acciones formativas propuestas dentro de este Plan
se dirigen a... nmero de personas, colectivos, etc. El Plan de
formacin afecta tanto a los servicios centrales como a los que se
encuentran en las delegaciones y unidades territoriales El Plan de
formacin tendr una duracin estimada de aos, meses, etc... Proceso
de elaboracin del Plan 1. Fase de diagnosis de necesidades
formativas El modelo de deteccin de necesidades formativas se
propone integrar las necesidades prescriptivas de la direccin con
las necesidades percibidas por los destinatarios de la formacin. La
suma de puntos de vista conforma una visin ms completa y compartida
de las reas competenciales de mejora. Durante el proceso de
deteccin se trabajar con diferentes fuentes de informacin,
documentales y personales. Las fuentes documentales a incluir son:
normativa general que enmarca las acciones del departamento u
organismo, etc.; documentacin relativa a: lneas estratgicas,
implementacin de nuevos proyectos, reestructuraciones
organizativas, etc., e informes de evaluacin de las actividades de
formacin: informes docentes, memorias, anlisis de la demanda
formativa de ediciones anteriores, etc. En cuanto a las fuentes
personales, con el objetivo de contar con la opinin de la direccin
as como de las personas y de los diversos colectivos que lo
integran, est prevista la utilizacin de las siguientes tcnicas:
Entrevistas a directivos. Dinmicas grupales (una por cada colectivo
de los que se requiere informacin sobre necesidades comunes). En
caso de que la direccin de quiera profundizar en la deteccin
individual de necesidades formativas: cuestionario individual, con
validacin posterior de superiores jerrquicos. A partir de la
informacin recogida, la unidad de formacin analizar las necesidades
comunes (y las individuales, si se ha llevado a cabo este nivel de
deteccin). La unidad de formacin elaborar el informe de diagnosis
de necesidades formativas, que servir de base para disearel Plan de
formacin. 2. Fase de elaboracin del Plan de formacin y
comunicaciones El documento del Plan de formacin contendr:
Objetivos generales y especficos del Plan. Criterios de
participacin en las actividades del Plan. Descripcin de los
programas formativos (conjunto de actividades destinadas a un
colectivo especfico). Descripcin de los mecanismos previstos de
evaluacin del Plan.
Necesidades Formativas.
Ana Beln Ragel
La/s persona/s responsable/s de la formacin: realizar/n el
seguimiento de las evaluaciones por actividades, elaborar/n una
memoria semestral y facilitar/n los datos anuales para la memoria
general. Informar/n a todo el personal afectado y a las personas
que lo supervisan a fin de que el Plan funcione adecuadamente y
pueda alcanzar los resultados previstos. Para ello se tendr en
cuenta la necesidad de planificar acciones de comunicacin asociadas
al Plan 3. Fase de ejecucin de las actividades Se procurar que las
actividades y sus sesiones tengan un calendario suficientemente
espaciado para no introducir ritmos que interfieran
considerablemente la agenda de trabajo de los asistentes. Las
actividades formativas y de desarrollo tienen como objetivo
primordial aprender trabajando, practicando (learning by doing) y
la transferencia de los aprendizajes al puesto de trabajo. Esto
supone metodologas muy activas, posible trabajo entre sesiones y
plan de accin o proyecto final de la actividad por parte de las
personas participantes. Recursos necesarios 1. Equipo de trabajo 2.
Presupuesto Presupuesto previsto Coste por persona 3. Espacios
4.Calendario Cuestionario sobre necesidades formativas:
http://www.agroasesorclm.com/?q=02.7
http://webpages.ull.es/users/ldiazvi/detnecfor.pdf (pag 6)
