DIAGRAMA DE PROCESOS ALMACEN - .DIAGRAMA DE PROCESOS ALMACEN Page 3 of 26 PROCESO DE ALMACEN La gestión

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  • DIAGRAMA DE PROCESOS ALMACEN Javier Cifuentes Wilches / Diego guerrero

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    TABLA DE CONTENIDO

    1-Definicion del proceso de almacn 2-Sub procesos de almacn

    2.1-De entrada 2.1.1-Recepcion de mercancas 2.1.1.1-Materias primas Importadas 2.1.1.2-Materias primas nacionales 2.1.1.3-Insumos y repuestos 2.1.1.4-Producto terminado 2.1.1.5-Devoluciones 2.2-De salida 2.2.1-Salida de mercancas 2.2.1.1-Despachos materias primas 2.2.1.2-Despacho producto terminado

    2.2.1.3-Prestamos entre plantas 2.2.1.4-Consumos Internos 2.2.1.5-Devoluciones 2.3-De control 2.3.1-Inventarios 2.3.1.1-Ajustes por sobrantes o faltantes

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    PROCESO DE ALMACEN

    La gestin de almacenen una compaa como ITALCOL S.A, se podra definir como proceso logstico, que trata la recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de una ubicacin fsica hasta su despacho y/o consumo.

    El objetivo general de una gestin de almacenes consiste en garantizar el suministro

    continuo y oportuno de los materiales y medios de produccin requeridos para asegurar

    los servicios de forma ininterrumpida y rtmica, situndose as dentro del mapa de

    procesos entre la gestin de existencias y la gestin de pedidos y distribucin. Para cumplir con la trazabilidad de un proceso de almacn, es necesario identificar los mltiples sub procesos que para este caso decidimos agrupar como de entradas, salidas y control as: ENTRADAS Agrupador de los diferentes sub procesos que hacen referencia a los ingresos al almacn por medio de documentos de entradas, devoluciones o ajustes de materias primas, producto terminado, mercanca no fabricada por la empresa, insumos, repuestos entre otros. SALIDA Agrupador de los diferentes sub procesos que hacen referencia a las salidas de almacn por medio de documentos de salidas, remisiones, consumos, devoluciones o ajustes de materias primas, producto terminado, mercanca no fabricada por la empresa, insumos y repuestos entre otros. CONTROL Agrupador del sub procesos que tienen que ver con todo lo que afecta al almacn en el momento de realizar los diversos controles como conteos fsicos, ajustes por destare, ajustes por sacof entre otros. ITALCOL S.A, integra dentro de este gran proceso de almacn algunos departamentos claves como calidad, mantenimiento, servicio al cliente, costos, facturacin, operador portuario e incluso las porteras que prcticamente encabezan este flujo de procesos. El control de los ingresos y salidas de vehculos de cualquier planta, que transporten mercancas se realiza mediante un pesaje que determina en kilogramos las cantidades movilizadas, esta accin genera un tiquete de bascula que soporta otros sub procesos relacionados.

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    A continuacin explicaremos cada uno de los sub procesos de entrada, resaltando la importancia en la cadena de abastecimiento de la compaa ITALCOL S.A. Se debe resaltar que estos procesos estn soportados por documentacin (Manuales de Usuario), que permiten validar el paso a paso la realizacin de cada uno de los documentos requeridos en cada una de los mdulos del sistema de informacin. RECEPCION DE MATERIAS PRIMAS. Sub procesos que registra el ingreso de todas las materias primas nacionales o importadas por ITALCOL S.A, apoyado de operaciones de control como el pesaje (Control Carga y/o Control Bascula), dependiendo de si la mercanca llega en motonaves a puerto o directamente a las plantas va terrestre. En algunos casos se realizan muestras aleatorias con el fin de establecer la calidad de los productos, para luego ser almacenados en silos del puerto, en silos del operador portuario o en los de cada una de las plantas a las que corresponda. Cuando el producto que ingresa es importado y tiene como destino una de las plantas propias o de alguno de nuestros clientes, la descarga de mercanca se hace directamente a los medios de transporte terrestre, quienes se encargan de transportar previo control de pesaje el producto a su destino final. Pero cuando el producto que ingresa es comprado en el mercado nacional, normalmente este llega directamente a la planta destino en vehculos que deben pasar por el control de peso tanto a la entrada como a la salida y la revisin de todos los documentos soporte del ingreso como (Remisin y Factura).

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    RECEPCION DE INSUMOS Y REPUESTOS. Sub procesos que registra el ingreso de todas las mercancas (Insumos y Repuestos) nacionales o importadas por ITALCOL S.A, apoyado de operaciones de control como el pesaje (Control Carga y/o Control Bascula), dependiendo de si la mercanca llega en motonaves a puerto o directamente a las plantas va terrestre. Los insumos y/o repuestos son controlados como cualquier otra mercanca con un ingreso a almacn de la planta respectiva, Existe un poco de diferencia al momento de recibir este tipo de mercancas ya que la gran mayora llegan por va terrestre y normalmente a cada una de las plantas destino en vehculos que deben pasar por el control de peso tanto a la entrada como a la salida y la revisin de todos los documentos soporte del ingreso como (Remisin y Factura). Pero si los Insumos y repuestos llegan a puertos el procesos es muy similar al de la recepcin de materias primas importadas. Si tenemos en cuenta que los insumos hacen parte del gran grupo de materias primas, podramos decir que su proceso cuando estos insumos son importados o nacionales es igual al de descrito anteriormente. Para el caso de los repuestos el proceso de ingreso a almacn, claramente varia un poco ya que por ejemplo a estos no se les realizan pruebas de calidad, solo se validan los documentos soporte y se realiza la respectiva entrada.

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    RECEPCION DE PRODUCTO TERMINADO. Sub procesos que registra el ingreso de todas las mercancas fabricadas directamente por ITALCOL S.A, apoyado de operaciones de control como el pesaje (Control Bascula), dependiendo de si el producto terminado es despachado a otras plantas diferentes. El ingreso de este tipo de mercanca se realiza casi que de manera automtica, pues aqu no intervienen elementos externos de control, si no se toma como referencia la orden de produccin en donde podemos identificar las cantidades producidas y los costos del producto.

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    DEVOLUCIONES. Sub procesos que registra el ingreso de todas las mercancas que provienen de los clientes por diversas causales como despachos incorrectos, calidad as como los insumos, materias primas y empaques sobrantes de procesos productivos.

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    DESPACHO DE MATERIAS PRIMAS. Sub procesos que registra la salida de todas las materias primas nacionales o importadas por ITALCOL S.A, hacia las plantas de produccin o clientes de la compaa contando con el apoyo de operaciones de control como el pesaje (Control Bascula) y en el cual intervienen recursos como el turno asignado a los vehculos, la remisin que especifica las cantidades y productos que salen, factura de venta entre otros. Este despacho se realiza de manera coordinada en vehculos que se encargan de transportar la mercanca una vez a esta se le haya registrado su salida con un documento (Remisin o Factura) y validado el peso del carro al ingreso y a la salida de dicha planta o puerto. Podramos resaltar en este sub proceso, que la mercanca despachada puede salir de puerto, operador portuario o de las plantas propias de ITALCOL S.A.

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    DESPACHO DE PRODUCTO TERMINADO. Sub procesos que registra la salida de mercancas elaboradas por las plantas de ITALCOL S.A y que quedan a disposicin del almacn para su respectiva distribucin, contando con el apoyo de operaciones de control como el pesaje (Control Bascula) y en el cual intervienen recursos como el turno asignado a los vehculos, la remisin que especifica las cantidades y productos que salen, factura de venta entre otros. Es comn que el despacho de producto terminado este soportado por un documento de venta y que el medio de transporte cumpla con las condiciones de control descrita en otros sub procesos, con el fin de validar las toneladas o los kilos de producto que abandonan el almacn.

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    PRESTAMOS ENTRE PLANTAS. Sub procesos que registra la salida de mercancas de una planta de ITALCOL S.A, hacia otra planta de ITALCOL S.A, en calidad de traslados o prstamos, teniendo en cuenta que no siempre este movimiento se realiza de manera fsica, pues en algunas ocasiones los registros se hacen transaccionalmente en el sistema de informacin, pero la mercanca sigue reposando en el almacn. Los controles en este sub proceso se realizan segn la situacin y se apoyan al igual que en los dems sub procesos como el control del peso (Control Bascula) y en el cual intervienen recursos como el turno asignado a los vehculos, la remisin que especifica las cantidades y productos que salen, factura de venta entre otros.

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