EESSEE CCOOCCHHIINNOO IINNFFOORRMMEEcomubadenpow.webcindario.com/.../ESECOCHINOINFORME.pdf · • Buen número de informe de factibilidad para distribuir a todos • Distribución

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El largo camino de una idea a una empresa

o Cómo dominar tu informe de factibilidad en una tarde

CONTENIDO INTODUCCIÓN ................................................................................................................................... 2 EL INFORME ...................................................................................................................................... 3 DEFINICIÓN........................................................................................................................................ 5

FINALIZACIÓN ................................................................................................................................ 5 MISIONES DE EQUIPO .................................................................................................................. 6 POSIBILIDADES ............................................................................................................................. 6 SEGURIDAD ................................................................................................................................... 6 LA LEY SCOUY............................................................................................................................... 6 DURACIÓN...................................................................................................................................... 7 DEPENDENCIA............................................................................................................................... 7 TERMINADO ................................................................................................................................... 7

MARKETING ....................................................................................................................................... 8 A ELEGIR EL PROYECTO.............................................................................................................. 8 AL MEJORAR EL PROYECTO ....................................................................................................... 9

INVESTIGACIÓN .............................................................................................................................. 10 EL PLAN ........................................................................................................................................ 10 APOYO TÉCNICO......................................................................................................................... 10

EL PRESUPUESTO.......................................................................................................................... 14 EGRESOS ..................................................................................................................................... 14 INGRESOS.................................................................................................................................... 14

DISEÑO............................................................................................................................................. 16 SOPORTE ..................................................................................................................................... 16

LEVANTANDO LA PUNTERÍA ......................................................................................................... 19 BASE DE DATOS.......................................................................................................................... 19 ESPECIALIZACION....................................................................................................................... 19 INVERTIR ...................................................................................................................................... 19

CHEQUEO FINAL. ............................................................................................................................ 21 EPÍLOGO .......................................................................................................................................... 22


Introducción Página 2 de 22

INTODUCCIÓN Algunas veces te preguntarás porque ciertas cosas en la Comunidad parecen tan burocráticas y sé que estas pensando en ese maldito informe de factibilidad. Quisieras que las cosas sencillamente se hicieran sin más. Así, cuando uno toma la pelota, alquila una cancha con unos amigos y sale a jugar, por ahí todos los lunes. Si todo lo que hiciéramos fuera igual todas las semanas, todos los meses, todos los años; entonces no tendríamos necesidad de tomar demasiados recaudos. Todos los sábados nos reuniríamos a la misma hora y haríamos las mismas cosas mas o menos, y no necesitaríamos averiguar nada ni organizar nada. Pero eso seguramente tampoco te gustaría. Ésta no es la propuesta de la Comunidad. Nosotros hacemos, tenemos la necesidad de hacer y emprender cada vez un reto distinto, una meta nueva. Otra empresa. Y cuando pensamos en empresas y proyectos, nos lanzamos a lo desconocido, a cazar sueños y a materializarlos en hechos concretos. Esto no es igual al partido de los lunes. No estaremos en el mismo lugar, ni conoceremos las reglas de antemano, ni nos toparemos con los mismos adversarios. Ni el “alquiler” será igual. En esta interesante pero dura tarea de “ emprender “, si nos descuidamos, un cachetazo terminaría con nuestro proyecto. Un descuido arruinará la empresa y nos encontraremos mirándonos las caras en un sábado cualquiera por la tarde. Proyectar una empresa comienza con una investigación de las posibilidades del proyecto. Es lo que llamamos informe de factibilidad, y verás que no es un formalismo para cumplir con un capricho de los jefes. Es una necesidad que cualquier hijo de vecino tiene, cuando emprende algo. Ya sea que vaya a comprar un auto, programar sus vacaciones o escalar una cima. Necesita asesorarce para poder elegir, buscar precios, y definir que es exactamente lo que quiere. Si no lo hiciera, el vendedor le haría comprar un auto trucho, las vacaciones podrían llevarlo a la ruina o la cima siempre estarían más lejos de lo que dieron sus pasos. La misión de este librito es sacarte un poco el fastidio que te produce preparar el informe de factibilidad y ayudarte a investigar las posibilidades de cualquier proyecto, la forma de presentarlo al resto de la Comunidad y chequear el informe cuando lo tengas listo. Te sugiero que lo leas todo antes de comenzar un nuevo informe y luego lo tengas como respaldo para armarlo. Es una herramienta más para el cajón de primeros auxilio de la Comunidad. Es de uso libre y no se han registrado contradicciones ni antídotos.


El Informe Página 3 de 22

EL INFORME La confección de un informe de factibilidad es un entrenamiento para el futuro. Para presentar un proyecto a un grupo cualquiera no basta – aunque se necesita- una presentación bonita. Es necesario demostrar que se ha pensado en todos los detalles. Esto vale tanto para presentar un proyecto a una empresa comercial, una institución, un organismo gubernamental o no gubernamental, municipal, provincial, nacional o internacional. El informe de factibilidad es además la primer estrategia de publicidad de la empresa. Su diseño y su discurso deben orientarse a facilitar rápidamente su lectura y a aceptar la posibilidad de su realización. Porque primero uno tiene que asegurarse que lo lean. Evitar que lo cajoneen. Para ello se necesita:

• Diseño atrayente. • Buen número de informe de factibilidad para distribuir a todos • Distribución del informe con bastante anterioridad al día en que se

toma la decisión. Si pasa esa primera prueba, la empresa ya es un 25 % posible porque solo se toman decisiones sobre lo que se conoce Además si se lee con anticipación, se puede corregir y mejorar. Después tiene que asegurarse que se entienda. Que el informe sea claro. Que comprendan que está proponiendo. Que no agarren para el lado de los tomates para ello es necesario:

• Buena distribución de los temas en el informe. • Una clara definición del proyecto. • Información abundante sobre actividades posibles.

Si el informe se entiende, la empresa ya es un 50 % posible, porque nadie vota lo que no entiende. Luego es necesario que la crean. Que entiendan que los datos aportados son ciertos y vean – porque debe ser verdad- que el proyecto es posible. Para ello es necesario presentar:

• Un presupuesto completo y buenas formas de obtener los recursos.

• Buen apoyo técnico y logístico a través de un grupo de expertos adultos confiables.

• Una buena provisión de tiempos para alcanzar los objetivos del proyecto y cada una de las actividades.

• La razonabilidad del esfuerzo comprometido para alcanzar los objetivos.

Hasta acá tiene un 75% a su favor, pero aún falta algo más. Que además le “ pique “. Le atraiga, le susurre. Le diga “Macho, macha,


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ven haceme, soy tuyo”. Para ello es necesario:

• La interpretación de los gustos del grupo. • Una presentación inteligente de los aspectos más interesantes del

proyecto. • Exposición de los objetivos de la empresa que coincidan con las

aspiraciones y deseos del grupo, presentados como “anzuelos”. Entonces estará dado el empujoncito final y se logrará volcar al grupo a su favor. Es necesario comprender que el informe de factibilidad tiene cuatro puntales que pueden expresarse de la siguiente manera:

ESTO ES POSIBLE

SE VE POSIBLE Y NOS VA A GUSTAR

ESTO Es la definición del proyecto en términos claros, pero no solo en la realización sino también en todas las actividades que implica durante su preparación.

ES POSIBLE Es la investigación que realizó el equipo sobre como hacer el proyecto, el apoyo técnico y logístico con que se cuenta para realizarlo (Expertos, planos, materiales, lugares), los costos y como solventarlos (Presupuesto).

SE VE POSIBLE Es el diseño del informe, como primera herramienta de su promoción es la forma en que se exponen los datos para que al cabo de su lectura interese al destinatario.

Y NOS VA A GUSTAR Es el estudio que hizo el equipo sobre los consumidores de la empresa (Marketing) y que ha previsto que todos puedan interesarse con algún aspecto de la misma.


Definición Página 5 de 22

DEFINICIÓN ¿Por que tenemos que definir un proyecto? Porque no se trata de vender una idea, una sensación, algo así, como un sentimiento, sino un “Proyecto”, una actividad que durante un tiempo va a comprometer no solo a los jóvenes y adultos que la realicen, sino a todo el Movimiento. Generaciones enteras de Caminantes comprometidas por la realización de tu empresa. Pavada de responsabilidad Así es que hay que cortar. Sí. Lo siento, pero hay que cortar. Aunque duela. Una idea es muy amplia, cuanto más uno más la piensa más se expande. Si querés, puedes explayarte en ella, disfrutarla, volar, cortársela a tus amigos, a tus viejos. Pero si querés convertirla en un proyecto realizable, tenés que saber exactamente que querés hacer. Es decir DECIDIR…

QUE CUANDO DONDE COMO

CON QUIENES QUERES HACERLO Al decidir ir a un lado y no a otro, verás como la idea primera comienza a achicarse por una parte, pero agrandándose por otras. Porque cada vez que cortes, definiendo la propuesta, estarás acercándote más a algo concreto. Volves de la luna al planeta tierra y aquí abajo, aunque no lo creas todavía hay muchísimas cosas por hacer, por ver, por vivir. Cuando esté definida la propuesta, tenés que hacer el primer chequeo, para ver si está apestada. Sabes que cuando uno compra una manzana muchas veces se ve roja por fuera y al morder, uno se lleva un poquito de vida interior al estómago. Una manzana abichada. Suele suceder. Que no te pase lo mismo con tu propuesta. Hacele el siguiente examen. Cúrala si podes y si no enterrala y búscate otras propuestas un poco más sanas

FINALIZACIÓN ¿El proyecto termina algún día? ¿ Cómo sería esa realización?. Algunos proyectos se piensan con perspectivas de perdurar por varios años: un curso de Karate, la publicación de una revista, la emisión de un programa radial, la creación y funcionamiento de un criadero de animales domésticos, biblioteca pública, etc. Si fuera así es necesario marcar una fecha de finalización. Momento en que los Caminantes se desvincula del proyecto, ya sea porque alcanza una meta preestablecida (cinturón amarillo) 3º números de una revista o emisión radial), o porque delega, transfiere el “ fondo de comercio” a los que continuarán. Tal es el caso de la biblioteca. Pero una u otra cosa debe estar no solo pensada desde el principio, sino comprometida desde entonces. Caso contrario se termina abandonando la empresa por cansancio.



Testar y corregir la definición para que contenga una fecha en el calendario en donde termina la empresa. Definir como sería esa fecha (inauguración, traspaso, cierre definitivo. Exhibición, festival, etc.) Consultar con el equipo de jefes de unidad.

MISIONES DE EQUIPO ¿El proyecto tiene posibilidades para ser llevado a cabo a través de las misiones de equipo? ¿ Cómo serían las misiones propuestas?. En la Comunidad el trabajo se lleva a cabo a través de los equipos. Una empresa debe estructurarse para que sean los equipos los que ejecuten las unidades de trabajo y no los comités o toda la Comunidad amuchada. Testear y corregir la definición para que la empresa posibilite el trabajo de misiones de equipo. Definir cuales serían esas misiones. Consultar con el equipo de jefes.

POSIBILIDADES ¿Los Caminantes están en condiciones para ejecutar el proyecto? ¿Está dentro de su capacidad física, técnica y económica? Sean realistas y piensen si el costo técnico, físico o económico de la empresa puede ser sostenido por la Comunidad en el tiempo normal que le dedican al trabajo. Recuerda que la Comunidad es un trabajo de tiempo libre y no la ocupación principal de nadie. También recuerda que no se trata de convertir al grupo en una empresa de trabajos extras para salir a comprar todos los chiches de la empresa. Debe haber trabajo de entrenamiento, equipamiento y tiempo para hacer las cosas con holgura sin molestar los estudios, la familia, los amigos. Consultar con el equipo de jefes.

SEGURIDAD ¿El proyecto está dentro de los límites de seguridad permitido por la Asociación? ¿ Existe riesgo par la salud o para el patrimonio propio o ajeno?. No se trata de hacer cosas de loco. No se necesitan mártires. Accidentes sobran. No se trata de utilizar equipos inadecuados o esfuerzos sobrehumanos. Testear y sacar los puntos que sean peligrosos. Consultar con el equipo de jefes.

LA LEY SCOUY ¿Algunos aspectos del proyecto podrían violar normas éticas o legales? ¿Está enmarcado por la Ley y la Promesa Scout? La propiedad privada o intelectual, las normas de convivencia, la preservación del medio ambiente, las normas de registro de conductores muchas veces son pasada como alambre caído, en pro de concluir una empresa. Así se puede llegar a la realización, pero no se llega por ser Scout Mayor. Se aprenderá que el fin no justifica los medios y que todo es instrumental para llegar a lo que uno quiere. Una empresa que no haya reparado en esto no merece ser elegida por nadie. Cualquiera debe denunciarla. No merece gastar tiempo en averiguar la factibilidad. Pero también es posible cambiar y modificar aquellos aspectos contrarios a la Ley y la Promesa y “ Convertirla” en una empresa decente.



No tentarse.

DURACIÓN ¿La duración de la empresa terminará por cansar a la Comunidad (1 año o más)? ¿Es necesario tanto esfuerzo por una empresa de tan poco tiempo (45 días o menos)? Verificar los tiempos real que puede llevar la empresa y ajustarla a estos parámetros. Si no se puede alargar más de 45 días. Olvídenla como empresa. Preséntela en otra oportunidad como una actividad extraempresa. Mucho trabajo de gestión y organización resulta inútil para una acción que se consume en una misión de equipo. Si en cambio dura más de un año, ver la posibilidad de sacarle algunos objetivos hasta hacerla “accesible” a la Comunidad. Si no se puede. Olvídenla. Es una acción para realizar en otro marco, quizás en los Rover.

DEPENDENCIA ¿Con solo el esfuerzo de la unidad puede llevarse a cabo o depende demasiado de promesas hechas o arrancadas a terceros (donaciones no confirmadas)? ¿Que seguridad hay que las cumplan? Enbarcarse en una empresa que se estrella porque no te dieron lo que te prometieron es no solo duro, sino que es el principio del caos y se podría evitar. Conozco varios Polideportivos que no se hicieron porque a mitad de la empresa no se concretó el territorio que iban a donar o flotas de canoas que nunca zarparon porque sus dueños se arrepintieron. Lo mejor es no depender de nadie para emprender un proyecto, pero si fuera necesario o tentador, procurar Testear muy bien las posibilidades de cumplimiento de las personas y asegúralas con algún elemento que impida dar marcha atrás, haciendo una fiesta en donde el “ donante” haga el donativo antes de que se necesite o un pequeño contrato simbólico en donde se compromete a entregar lo prometido. No comiences una empresa con un camino único, porque nunca se sabe por donde se rompe el tejido.

TERMINADO Cada vez que agregues o saques elementos a tu propuesta tienes que testearlo en los términos anteriores. Esto significa construir sobre algo sólido, algo legal, algo confiable y realizable. Es decir agregar cosas posibles a una propuesta posible.


Marketing Página 8 de 22

MARKETING El marketing es un proceso que permite satisfacer las necesidades de los consumidores a través de una investigación, diseño, planificación, comunicación, publicidad, promoción y venta del producto. Nuestro producto es el proyecto. Los consumidores somos nosotros mismos, pero debemos “venderlo” a toda la Comunidad deben comprarlo “por consenso”. Lo que lo hace aún más difícil. Así es que necesitamos conocer los gustos y necesidades de toda la Comunidad para obtener un producto que satisfaga a todos. A nosotros y a ellos. Este análisis se realizará en dos etapas:

A ELEGIR EL PROYECTO Cuando se tiene varias opciones, luego de una Tormenta de Ideas la decisión sobre cuales serán aptas para la Comunidad no recae solo sobre los gustos del equipo, sino sobre las posibilidades de éxito que tenga al momento de ser elegida, de acuerdo a la situación, necesidades y gustos de cada Scout Mayor. Los caminantes en general y la agrupación.

Nos sentamos a puntear los gustos de cada miembro de la Comunidad, antes de decidir el proyecto. Porque no colgar un papel afiche en la pared y colgar el nombre de cada Scout Mayor de la Comunidad y anotar sus gustos y disgustos, aquellas cosas que nunca haría y aquellas por las que vendería su alma. Esto no solo nos asegurará trazar una estrategia, sino que nos permitirá conocer mejor a nuestros compañeros o por lo menos darnos cuenta de lo poco que lo conocemos y hacer algo para cambiar esta situación. ¿Como? Cómo en cualquier estudio de mercado será necesario quizás entrevistar a las personas cuyas opiniones se desconocen, o sondear a través de una encuesta previa a todos los miembros de la Comunidad, sobre las cosas que le gustaría hacer ¿Por qué no? Esto podría hacerce a través de una grilla de actividades posibles o mejor aún sobre las propuestas finalistas que el equipo halla seleccionado en su tormenta de ideas. Usa cualquiera de los métodos que se te ocurra, pero ten presente que ninguna empresa comercial seria, lanza un producto al mercado sin antes conocer los gustos y necesidades de los consumidores. Esto sería como vender heladeras a los pingüinos.

Tomamos en cuenta las opiniones vertidas durante el último Consejo de la Marcha en relación a la empresa anterior y las conclusiones para empresas futuras. Al momento que se selecciona el proyecto de equipo, chequear si la propuesta coincide con los lineamientos surgidos del Consejo de la


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Marcha.

Hacer un análisis de la situación real de los Caminantes y la Agrupación en cuanto a necesidades y urgencias. Más allá de los gustos u opiniones vertidas.

Hacer un diagnóstico de cómo estamos en una época

determinada del año y que necesitamos nos llevará a estudiar empresas realistas:

Cantidad de miembros de la Comunidad.

Nivel de adelanto de los Scout Mayores

Lugar físico (base, taller, campito)

Estado físico

Limitaciones de tiempo (exámenes, trabajo, etc.)

Proximidad del Campamento de Fin de Año.

AL MEJORAR EL PROYECTO No siempre se podrá conciliar los gustos de todos en la propuesta, pero es muy raro que no haya aspecto de un proyecto que no interese de alguna manera a todos. El análisis de los gustos individuales realizados al principio, será de gran ayuda cuando se empiece a dar forma al proyecto elegido. Si una porción importante de los Caminantes disfrutará con la actividad deportiva, podrá incluirse en el medio de la empresa algún deporte de cualquiera de las formas que se les antoje, como la compensación por algunos disgustos. Pero si aún uno solo quedara afuera, esto podría acarrear un gran inconveniente al momento de tener que obtener el consenso unánime de la Asamblea, así que también habrá que encontrar alguna manera de satisfacer sus gustos. Una consigna de trabajo sería:

QUE NADIE QUEDE AFUERA ¿ Les parece complejo satisfacer a todos?. Pero un grupo es complejo, porque interviene fuerzas dispares y motivaciones no expresadas, propias del ser humano. Hay que aguantársela. Para mantener un grupo unido que elija por el consenso de la actividad de los próximos meses, debe estar atento a las necesidades de todos sin exclusión. De todas maneras, pueden hacer como quieran pero sepan que la empresa resultará votada será siempre la que más guste a todos.


Investigación Página 10 de 22

INVESTIGACIÓN Recién cuando se ha definido bien la empresa y el equipo decide que tiene posibilidades de ser elegida, porque se estudio “el mercado”, se puede lanzar a la investigación de los aspectos determinantes de la realización del proyecto.

EL PLAN No tenemos todo el año para preparar el informe de factibilidad. Los Caminantes vive de empresa en empresa, no de informe de factibilidad en informe de factibilidad. Es necesario trabajar con urgencias para ello dos son los cursos de investigación:

Obtener el apoyo técnico Conocer los costos

Así es que hay que dividir las tareas y hacer un cronograma para cada uno en el equipo tenga una misión y una fecha para reportar su trabajo. (Que, cómo, donde, cuando, quienes). Primero todo se dividirán la responsabilidad para obtener el debido apoyo técnico para realizar la empresa. Resultará conveniente lanzar varias de investigación en forma paralela. Recuerda. Lo que abunda no daña. El exceso de expertos o información no da urticaria. Luego, con la información obtenida por los expertos se debe confeccionar el presupuesto.

APOYO TÉCNICO No hay que tentarse en realizar las cosas sin un mínimo de asesoramiento. Ya sea que cualquiera puede apilar ladrillos colocando una mezcla en el medio, desarmar un reloj, trepar por una montaña o subirse a un bote. Pero construir una pared sin que se caiga, volver a armar un reloj para que funcione, subir a la cima sin matarse y remar sin naufragar requiere en la mayoría de los casos, de un entrenamiento dirigido por alguien que sepa. Esto es un experto. Cuando alcanzaron a elegir la propuesta de equipo, hay que salir a buscar un experto. No queda otra.

LA BUSQUEDA Ellos suelen frecuentar talleres, sindicatos, asociaciones, profesionales, empresas privadas, clubes, instituciones de bien público. Se los ha visto trabajando en su materia, conduciendo taxis, enseñando en colegios, talleres y universidades. Existen dentro y fuera del movimiento Scout y eventualmente pueden también ser hijas, hijos, madres, padres, amigas, amigos, tías, tíos, novias, novios, profesores de Scout y de no Scout. Los vecinos del barrio pueden ser expertos en algo sin que nosotros le hayamos prestado atención. Muchas personas escriben notas en revistas especializadas y gustarían de asesorar sobre lo que escriben, siempre que se les haga cosquillas en su ego. Hay que buscarlo.



Sus números telefónicos suelen aparecer también en las guías, como cualquier persona normal y si uno disca (o digita), puede darse una buena probabilidad de encontrarlo en el otro lado del tubo. En estos casos resulta muy bueno convenir una entrevista. La primer misión de un equipo al elegir su propuesta es entrevistare con un experto orientador. Cuando tienes un problema de salud, vas a un médico clínico. Él te orienta luego que especialista ver. Igualmente, cuando uno quiere saber algo sobre una empresa, hay que empezar a dirigirse a aquellos que uno cree que más sabe sobre el asunto y luego afinar la puntería. Dice un viejo proverbio, que cuando el alumno está preparado, aparece el maestro. Esto significa que el maestro surge de la búsqueda del alumno, pero es la misma búsqueda la que va preparando al alumno a encontrar al objeto de su pesquisa. Luego, quizás, de varias decepciones y volver a comenzar, el equipo se encuentra ya preparado para conocer a su maestro. Así, la primera persona que uno consigue para hablar sobre la empresa seguramente no será el experto que nos ayude en el trabajo, pero podrá orientarnos a otro y quizás éste a otro, hasta alcanzar al maestro. En cada entrevista se van perfilando nuevos aspectos del proyecto, corrigiendo la definición y las actividades, agregando y sacando, alargando y achicando. Se va amasando la propuesta. Un poco de harina, un poco de agua. Éste camino te llevará hasta el o los expertos que necesites. En cada caso no olvides de agradecer el tiempo que te regalan y darles siempre algún recuerdo de los Caminantes, algún proyecto explicativo de cómo trabajan los Scout Mayores y mantenerle ocasionalmente en contacto. Anótalo en tu agenda de expertos, haya resultado o no la entrevista.

LA ENTREVISTA

EL PRINCIPIO El principio de toda entrevista será poner al candidato en tema. Presentarse y presentar al movimiento Scout, a su agrupación y a su Comunidad. Para ello deberán pasar por la tienda Scout y cargar el morral con algunos folletos sobre el movimiento Scout y la comunidad Caminante. Charlen entonces sobre el propósito del movimiento Scout y sobre la forma de trabajar de la Comunidad Caminante para arribar por fin a la empresa y al pedido concreto del asesoramiento sobre la base del cuestionario que le ofrecemos más adelante. Siempre dejen un folleto, ya sea que la entrevista sea exitosa o no. De esta manera también estarán haciendo promoción del movimiento Scout.

LA PREVENCIÓN Con el o los expertos se debe charlar a calzón quitado. No debe haber engaño sobre las necesidades. No es inteligente apurar a una persona a aceptar a algo distinto a lo que en realidad se le exigirá. El problema que evitas hoy, crecerá si se inflara cuando la empresa sea elegida. Si no está de acuerdo con el compromiso. A seguir buscando. Pero con lealtad. También hay que aclararle con toda confianza, que hasta el momento se



trata de una propuesta que puede no ser elegida. En cualquiera de los casos, el equipo se compromete a avisarle en forma inmediata.

EL CUESTIONARIO Adaptado a cada caso y sin que se convierta en un cuestionario rígido, te sugiero que el experto conteste estas preguntas:

1. Si un grupo como el tuyo (edades, tiempos disponibles, nivel técnico, posibilidades económicas, lugar geográfico) puede hacer la empresa que tienen en mente y en que tiempo.

2. ¿Cuáles serían las actividades necesarias que requeriría la empresa y cual podría mejorar la calidad del trabajo o incluir aspectos divertidos, variando la propuesta original?

3. ¿Cuánto tiempo demandaría cada actividad de llevarla a cabo por equipo?

4. ¿Qué trámites previos se debería hacer y que datos convienen averiguar?

5. ¿Qué tipo de entretenimiento se requiere tener para hacer la empresa? ¿Es posible hacerlo por medio de los equipos? ¿Todos deben tener el mismo entretenimiento o cada equipo puede elegir especializarse en algo distinto?

6. Explicándole el sistema de especializaciones en primera etapa de la Comunidad, solicitar cuales serían los conocimiento mínimos que deberían tener un Caminante para aprobarla.

7. ¿Dónde pueden conseguirse colaboradores para ayudar a la asistencia de cada equipo? ¿Dónde pueden buscar nuevos expertos para ello?

8. ¿Podría asistir a una reunión del consejo de Empresa, donde, en que día y durante cuanto tiempo?

9. ¿Podría asistir a una reunión de entretenimiento y equipamiento de equipo? ¿Dónde, en qué día y durante cuanto tiempo?

10. ¿Podría asistir a la realización de la empresa? 11. ¿Qué provisión, material, herramientas o equipamiento se

necesita para hacer la empresa? ¿Puede prestar algo o sabe quien puede hacerlo?

12. ¿Qué tipo de materiales, herramienta y provisiones se requieren para llevar a cabo las prácticas de entretenimiento?

13. ¿En que lugares se puede averiguar los precios de materiales, provisiones y herramienta a comprar o alquilar?



14. ¿Dónde se pueden realizar las misiones de entrenamiento y equipamiento y la realización de la empresa? ¿Cómo obtener la autorización para utilizar dichos lugares? ¿Cómo llegar?

15. ¿Cuánto tiempo requiere cada misión de entrenamiento, investigación y

equipamiento? ¿Cuánto tiempo requiere la realización tal como fue definida?

16. ¿Qué publicaciones y libros técnicos podrían ayudar a comprender la

empresa, algunos aspectos de ella o a entrenarse?

17. ¿Cómo conseguir o hacer los planos de las obras, muebles o artefactos que se deban construir?

18. ¿Cómo conseguir los mapas y cartas topográficas necesarias para la

empresa?

19. ¿Cómo visitar previamente el o los lugares en donde se lleva a cabo la realización o el trabajo de taller?

20. ¿Que direcciones útiles debe tener la Comunidad para completar la

información?

21. ¿Dónde se lo puede ubicar? ¿En que teléfono y que día y horario?

22. ¿Cuáles son los gastos u honorarios que cobraría por su tarea?

EL CONTRATO En forma verbal o aún en forma escrita, si hay confianza se puede redactar una formula de compromiso que contenga las siguientes cláusulas:

1. Que tipo de asistencia puede brindarnos. Que días compromete para la Comunidad. Horarios y lugar.

2. Que tipo de comunicación que se plantea entre el consejo de empresa y o los comités y los equipos. Forma, tiempo y lugar.

3. Obligaciones de los Caminantes en cuanto a los horarios, el trabajo, el tiempo, la obtención de recursos, utilización de materiales, la limpieza de las herramientas y los lugares, la corrección, las medidas de seguridad, etc.

El contrato es un instrumento útil a dos puntas. El experto mismo se da cuenta que la cosa va en serio y la Comunidad tiene la seguridad de contar con él y evaluar el aporte en el tiempo que está dispuesto a dar.

DOCUMENTACIÓN Muchas veces se requieren mapas, planos, formulas, revistas etc. El equipo deberá tener en cuenta en su plan, la obtención de estos recursos para completar su informe. Así: Construir algo: acompañar el plano. Recorrer el lugar: acompañar el mapa. Representar una obra: acompañar el libreto.


El Presupuesto Página 14 de 22

EL PRESUPUESTO

EGRESOS Sabes que todo proyecto tiene su costo y que de nada te sirve planificar la construcción de una cabaña sino tienes la forma de comprar los materiales. Así es que para poder planificar después, los trabajos que serán necesarios realizar para poder solventar los gastos de la empresa, tenés que detallarlos desde los principios. Para ello te conviene prestar mucha atención en la entrevista con el experto y tomar nota de todo lo que puede ser un gasto, esto incluye las cosas más insignificantes y las eventualidades que pueden surgir durante el transcurso de la empresa, tal como que no te presten lo que te prometieron. A todo proyecto por regla general tienes que adicionar:

Pasajes a los lugares de trabajo. Fotocopia y gastos de papelería. Provisión de alimento. Rollo fotográfico o cassette de vídeo para el recuerdo. Regalo para los expertos y otras personas que nos ayuden. Material de limpieza para dejar los lugares de trabajo limpios. Materiales de seguridad (botiquín, matafuegos, salvavidas, etc.)

Luego te diriges a los lugares que te indicó el experto y haces un listado de precios de acuerdo a las distintas calidades. Si nó lo hizo usa la guía amarilla de teléfono. Anota el valor de la unidad de cada producto y en los casos en que esto se requiera, las dimensiones. Ve a más de un lugar. Recuerda que hay negocios atendidos por Tito baratito o Máximo Careli. Cuando se requieran trabajos, pídeles un presupuesto escrito. En todos los casos fíjate la posibilidad de comprar con tarjetas de créditos (a veces el Jefe de Comunidad accede), en cuotas, con cheque y la posibilidad de descuento o diferencias de precios por pago contado, por cantidad o por material de desecho o de segunda selección. Si existe posibilidad de préstamo o donación, igualmente anota el precio no es un trabajo demasiado pesado ahora, y siempre tendrás a mano él calculo del valor real de la empresa. Es que nunca se sabe cuando se puede arrepentir un generoso. Un presupuesto se arma por rubros indicando la cantidad, el detalle, el precio unitario y el precio total.

INGRESOS No es necesario que detalles la forma de financiar el proyecto, porque la Comunidad ya tiene sus métodos, pero si la propuesta es muy costosa o tiene en sí formas propias de financiarse (entradas, avisos, Kiosco, ventas etc.), tienes que hacerlo con una postura estratégica para su selección. Normalmente todos los equipos tiran una línea sobre la propuesta de trabajo para obtener los fondos necesarios.


El Presupuesto Página 15 de 22

La razón de que hagas un detalle minucioso de todos los gastos de la empresa, no solo es para que el total sea un valor real, sino para que se pueda regular el flujo de caja a lo largo de la empresa. Es decir, para que se pueda programar los ingresos y los egresos en forma armoniosa. Para que no haya dinero inmovilizado ni que falte en el momento en que se necesita. Es parte de la política de ingresos también, el obtener financiaciones provisorias para algunas adquisiciones o para organizar eventos o emprendimientos que produzcan los ingresos deseados.


Diseño Página 16 de 22

DISEÑO El resultado de la investigación puede ser abundante y necesario, pero para confeccionar el “documento” informe hay que seleccionar que datos son suficientes y cuales son los interesantes. El informe en su doble función: de demostrar la posibilidad de realizar la empresa y de promocionar la idea, debe diseñarse de forma que no canse con los datos y que rápidamente convenza al lector. La información que se recabó y que no se coloca en el informe a distribuir, queda como una reserva de poder, para contestar las preguntas en la asamblea y aportar información al consejo de la empresa en caso de que salga elegida. Pero la información que va a circular en el informe de factibilidad debe estar armoniosamente seleccionado y dispuesta en forma grata y atrayente en el soporte que mejor le sirva.

SOPORTE El informe de factibilidad puede diseñarse en múltiples formatos. No hay ninguna ley que indique que debe ser una hoja oficio o de cuaderno escrito a máquina. La estrategia publicitaria que se tenga marcará el formato y el estilo del informe. Por cierto que un informe de factibilidad no es un libro, pero si puede ser una revista, un folleto, un diario, un mural. EN PAPEL: si se utiliza el soporte papel, que por otro lado no solo es el más común, si nó todavía el más práctico, se puede optar entre otros en

Una o más hojas oficio a simple o doble faz Una o más hojas cartas a simple o doble faz. Una o más hojas doble carta a simple o doble faz.

Todas ellas pueden compaginarse en forma de libretos de1/2, ¼ o 1/3 páginas o doblarse como un tríptico, dejando un mensaje en el centro. EN ROLLO: No lo he visto todavía pero el informe de factibilidad puede entregarse en un rollo largo con maderas en las puntas. ROTAFOLIO: El informe de factibilidad, puede presentarse a través de un rotafolio. Una serie de carteles expresan los aspectos de la empresa y van descubriendo a medida que se explica la empresa en la presentación. Este sistema permite apoyar la charla y además queda en la Base para consulta. Si bien es bueno para dar claridad a la exposición a mi criterio no reemplaza el informe de factibilidad entregado a cada miembro en los Caminantes. SOLIDEZ: Se puede sacar solidez con los cuadros de informe, o producir el mismo efecto a través de algunos programas de computación como el Harvard Graphics, diseñado sobre la pantalla cada diapositiva. La exposición con slides como apoyo didáctico es impresionante, pero a mi criterio no suple el informe de factibilidad entregado a cada miembro de los Caminantes.



VÍDEO: con la utilización de cámaras de videofilmación y algunos programas de computación, se puede grabar un corto que contenga toda la información que se requiera para mostrar la propuesta. Se puede hacer una copia por equipo o pasar el cassette para que cada equipo lo vea en su propia casa y lo comente aún antes de la presentación general o se puede demostrar en la asamblea. A mi criterio no suple el informe de factibilidad entregado a cada miembro de la Comunidad. DEMOS: existen varios programas de computación que permiten mostrar una serie de carteles sucesivamente a través de una serie de efectos en relación a cada cartel. Si los equipos tienen acceso a una PC se puede entregar el informe de factibilidad en disquetes.

COLOR Anuncien con color. Cualquiera sea el soporte utilizado, no se olviden que ya nadie presta atención al blanco y negro, salvo por cuestiones de revival.

CUERPOS El informe, caleciera sea la forma que se lo presente debe cortar con varios cuerpos o capítulos. Estos deberían estar lo suficientemente destacados como para poder buscar con facilidad los distintos ítems. Existe por cierto otras formas, que pueden ser muy amenas, para presentar un informe, como puede ser un relato, un dialogo entre dos personas, un poema, etc. Pero en todos los casos rápidos cada uno de los rubros típicos del informe (por ejemplo a través de notas marginales).

IMAGEN Un lugar destacado del informe debe estar cubierto con los elementos que le dan personalidad al proyecto y que son los aspectos más publicitarios del mismo. La marca. Esto es el nombre, el lema y el emblema del proyecto. El lugar donde se lo coloque puede ser cualquiera pero debe ser visible y original. Tengo que confesarles que existen muchos lugares en una hoja de papel además del margen superior. Uno puede escribir a varias columnas, escribir un titulo en cualquiera de todos los márgenes y aún en el centro. El emblema puede encontrarse al lado del nombre de la empresa, al final en cualquier parte e incluso sobre impreso detrás de la escritura.

DEFINICION Una cosa es tener en claro la definición y otra muy distinta es ayudar al lector a encontrarla. Recuerda que el informe debe ser leído y entendido. El tiempo juega en contra de cada informe. Cuanto más tiempo lleva comprender que es lo que quiere decir un escrito o un informe menor predisposición se tiene en el lector a aceptar la idea. Por eso la definición debe tener junto el nombre de la empresa una inevitable atracción. Allí van los ojos atraídos por el diseñador gráfico – que sos voz- a estrellarse en el que, como, cuando, con quienes y donde de tu propuesta.



ACTIVIDADES Un campo especial debe dedicarse a las actividades que se pueden hacer en la empresa. No se requiere un análisis detallado sino una enunciación para provocar el interés de los futuros electores.

EXPERTOS Normalmente se coloca el nombre, profesión, tiempo disponible y formas de conectarse (teléfono y horarios). Pero si esto no resulta suficiente para “vender” a través del informe, puede agregarse algo a la historia del experto que resulte atrayente, sus aventuras o su trayectoria. No desperdiciarlo. Esto ayudará a los Caminantes a ver la envergadura del proyecto y el experto a sacar brillo a su chapa.

ESPECIALIZACIONES Todos quieren saber como progresarán en su plan de trabajo a través de la empresa. Esto fue ya charlado con el experto y debe volcarce la información en el documento. Si se ha delineado una serie de requisitos para cada especialización, colocarlos a titulo de propuesta.

PRESUPUESTO Todo el presupuesto con los gastos y con los posibles ingresos debe estar expuesto en el informe.

ILUSTRACIÓN Cualquier documento, sin ilustrar cae pesado, una ilustración da aire al diseño, permite respirar entre rollo y rollo. Descansar. En algunos casos la ilustración resulta necesaria: planos, esquemas, mapas, etc.

MAPAS Si se propone la realización de un campamento, un raid o un itinerario, inevitablemente deberá acompañarse la carta o el mapa del lugar.

FOTOS Si se tienen fotos que ilustren la empresa se puede acompañar al informe. Hoy la fotocopia color son maravillosa.

PLANOS Si se construye algo debe acompañarse el plano. No se necesita que vaya en cada informe, aunque sería útil que por lo menos vaya un bosquejo.

PERFIL DE LA COMUNIDAD Si se va a remitir el informe de factibilidad al C D R o a alguna base de datos distritales, resulta conveniente acompañar el perfil de la Comunidad en el que ha sido presentado: cantidad de miembro, edades, nivel de adelanto y experiencia en la materia.


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LEVANTANDO LA PUNTERÍA Las cosas pueden hacerse como vinieron haciéndose desde siempre o mejorar cada día un poco más hacia la excelencia. Pensar en el futuro:

BASE DE DATOS Como verás el trabajo que encara un equipo al hacer su informe de factibilidad no es moco de pavo. Un buen trabajo puede no ser votado hoy pero encontrarán las voluntades que le fueron esquivas, quizás en la próxima oportunidad o en otra Comunidad. Por ello es una excelente práctica la que llevan a cabo varios distritos de intercambiarse los informes de factibilidad y de crear un banco de datos con los informes de factibilidad presentados en todas las comunidades. Una carpeta con toda esta información es un tesoro que debe guardarse celosamente cada Comunidad o Distrito. Pero que debe compartir con las demás Comunidades y Distrito. Enviar los informes de factibilidad al centro de documentos que hay en casa Scout permitirá incorporarlo a la base de datos informatizada y eventualmente recuperable por la red. Cualquier Comunidad o Distrito podría tomar la iniciativa de incorporar la información en Internet con una estructura fácil para ingresar los datos principales de cualquier informe de factibilidad: grupo, distrito, domicilio, definición de proyecto, perfil de la Comunidad en la cantidad de integrantes y experiencia, duración, costo total, etc.). Armar y difundir esta base de datos podría ser tu futura empresa.

ESPECIALIZACION Una Comunidad que está convencida en la importancia de esta etapa en la empresa daría todo su apoyo al entrenamiento de los equipos y a la optimización del informe. A través de expertos en administración de empresas y diseño gráfico o publicitario puede diseñar una especialización para aquellos que hayan demostrado interés y nivel de trabajo. Esta práctica estimula al mejoramiento de los informes y tiene una rápida consecuencia: el mejoramiento de las empresas y la excelencia de la Comunidad.

INVERTIR Para lograr una tradición de buenos proyectos es necesario gastar unos mangos en hacer el informe de factibilidad. La Comunidad puede dedicar algunos fondos de sus arcas para que cada equipo pueda llevar a cabo con holgura la investigación y la preparación gráfica de informe. En la forma que funcional las campañas electorales. El estado subvenciona con una suma de dinero partes de los gastos que representan: pegado de afiches, convenciones, espacios publicitarios, caravanas, etc. Sin fondos, seguramente que la campaña es pobre y no se puede acceder a buenas fuentes de investigación ni resulta posible publicar informes y afiches piolas, ni invitar con un café al posible experto. Que es eso de hacer el informe en una hoja de carpeta, mitad a birome, mitad a


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lápiz. Dos tachaduras y un borrón... gastencen en conseguir una máquina de escribir con una buena cinta o mejor aún una PC. Use un buen procesador de palabra o algún diseñador de dibujo y si se estiran un poquito podrían sacar los originales en láser que no es caro e impresiona.


Chequeo Final Página 21 de 22

CHEQUEO FINAL. Cada vez que termines un informe de factibilidad chequéalo con las siguientes preguntas:

1. ¿Hemos definido bien lo que nos proponemos hacer? 2. ¿Pasó la empresa las preguntas sobre la finalización, misiones de

equipo, posibilidades, seguridad, Ley Scout, duración y dependencia?

3. ¿Estamos convencidos que la empresa es buena y posible? 4. ¿Estamos convencidos que la empresa puede gustar a la

Comunidad? 5. ¿Nos hemos distribuido bien las responsabilidades en el equipo

para hacer la investigación y el diseño, ayudar? 6. ¿Hemos buscado concienzudamente a todos los expertos que nos

podrían ayudar? 7. ¿Hemos acudido a la entrevista con un folleto Scout y con un

cuestionario someramente diseñado? 8. ¿Hemos prevenido al experto de la forma de trabajo de la

Comunidad y de lo que realmente le estamos pidiendo? 9. ¿Hemos estipulado un convenio con el experto? 10. ¿Hemos incorporado al informe las actividades que se puede hacer

en la empresa? 11. ¿Hemos armado el presupuesto consultando a más de una casa

por producto? 12. ¿Hemos regateado lo suficiente las condiciones de compra, pago,

entrega, etc.? 13. ¿Hemos contemplado todos los rubros en forma minuciosa para el

presupuesto? 14. ¿Hemos hecho copias suficientes para todos los miembros de la

Comunidad y las entregamos con suficiente anticipación?


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EPÍLOGO Tienen el informe preparado. Han hecho la investigación, diseñaron el documento. Están satisfechos con su trabajo. Solo falta promocionar el producto. Pero es tema para otra historia.

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