EJE TEMATICO N° 1Presentado por:

Doris Helena Benito ValenciaNatali Johana Ardila

Adriana Fernanda VanegasWilliam David Fuentes

Docente

Jorge Mario Zuluaga

Universidad del QuindíoFacultad de Ciencias Humana y Bellas ArtesCiencias de la Información y Documentación,

Bibliotecología y Archivística Gestión de Documentos Electrónicos

2014

CONTENIDOEl Documento Electrónico

El ciclo vital de la información sus 3 fases

El dato individual a la información electrónica estructurada

- Que es información

- Que es un dato

-Porque es diferente la información electrónica

Creación de datos electrónicos

Modos de estructurar los datos:

-Documentos

-Bases de datos

Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica.

INTRODUCCIÓNLa evolución e implementación de nuevas tecnologías en los últimos años ha provocado cambios en el manejo de la información y se han generado muchas alternativas que permiten agilizar procesos; uno de estos casos es el documento electrónico.

Esta presentación ha sido diseñada con el fin de ampliar el concepto que tenemos sobre este tipo de documento, su creación, las fases que los componen, estructura, etc. y mas datos de interés que se abordan en el tema.

Es el soporte del cual hace constancia de un hecho o acto representativo de información; ya sea en video auditivo y de datos , el cual posee ciertas características de un documento físico, como lo son sus datos de referencia.

El documento electrónico o magnético contiene un código digital el cual puede:

*leerse*reproducirse

*interpretarse por cada individuo.

Un documento electrónico se puede manifestar como un medio de expresión y creatividad de cada persona con extensión de algunos medios que se manifiestan en:

*informática*electrónica

Este documento se queda plasmado y guardado el cual se puede realizar las modificaciones adecuadas en el lenguaje o estructura, este tiene un soporte de contener un mensaje de alfanumérico.cada individuo realiza lo necesario para el cambio o modificación del texto editándolo y guardándolo con las modificaciones necesarias.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN: SUS TRES FASES

Diseño, Creación, Mantenimiento. Existen tres fases principales en la vida de la información electrónica:

•- Fase de diseño, durante la que se define una estrategia global.

•- Fase de creación efectiva. Implica generalmente un número limitadode personas.

• - Fase de mantenimiento, que incluye la utilización y conservación delos datos.

• Estas tres fases no pueden abordarse del mismo modo.

•Existen diferencias en diversos conceptos: -Puesta al día de la información. - Frecuencia de acceso a la información. - Responsabilidad.- Etc.

¿QUÉ ES INFORMACIÓN?

Es un conjunto organizado de datos capacitado para cambiar el estado de conocimiento en el sentido de las consignas trasmitidas.

¿QUÉ ES UN DATO?

Es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, entre otros) de un atributo o característica de una entidad.

PORQUE ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA

La diferencia de información electrónica lo conlleva el soporte, ya esta esta dispuesta solo sobre medios digitales, magnéticos, electrónicos o virtuales.

CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS

El Comité CIA sobre archivos electrónicos define al documento (record) como un fragmento particular de información registrada generada, acumulada o recibida en el inicio, desarrollo o finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficientes para constituir una prueba o evidencia de esta actividad. Los datos almacenados en un documento electrónico deben constituir un conjunto coherente y consistente de información. Diseñar un sistema de clasificación es una de las tareas más importantes a la hora de delimitar documentos. Suele haber varias posibilidades de agrupar datos en un documento, según el nivel de detalle deseado: por ejemplo, en el caso de una base de datos, la totalidad de la base o un subconjunto coherente pueden formar un único documento.

CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS

El hecho que un documento electrónico sea distinto

de su soporte, tiene numerosas consecuencias. Por

ejemplo, es fácil copiar un documento electrónico de

un soporte a otro. Esto quiere decir que es más fácil

copiar y difundir la información, pero también se hace

más difícil la crucial delimitación del propio concepto

de original.

El documento electrónico está constituido por cuatro elementos principales. Los tres primeros deben ser conservados:

Contenido del documento

Puede incluir varios tipos de datos: Textuales (páginas, párrafos, palabras);Numéricos (enteros, flotantes...);Gráficos, de imágenes, de vídeo y sonido;De enlaces hipertexto Estructura lógica del documento: Puede estar incluida en el documento o base de datos, o también ser añadida como entidad separada, en cuyo caso una misma estructura puede ser utilizada por varios documentos). La estructura lógica puede ser muy diferente de la estructura física del documento.

Contexto: Descrito en un documento asociado, puede incluir informaciones como: Los metadatos técnicos (aplicaciones y equipos informáticos necesarios, números de versión, estructura del fichero, descripción de los datos, un extracto histórico de las relaciones con otros documentos.La descripción del contexto administrativo.El contexto descrito en la documentación puede volverse complejo cuando el documento se encuentra integrado en una arquitectura de red. Presentación: Se contempla cada vez más separadamente del propio documento, lo que permite abstraer la información en sí misma del modo en que ésta será presentada. La difusión de la información en soportes variados (CD-ROM, acceso en línea, papel...), se denomina “gestión intersoporte”. El instrumento que permita, dentro de varios años, visualizar los datos documentados hoy en día, aún no se ha inventado.

El documento electrónico. Está compuesto de contenido, estructura, contexto y presentación. Como ésta última depende fuertemente del soporte de visualización utilizado, puede que su conservación sea imposible.

Modos de estructurar los datos

Para tener la posibilidad de recuperar una información específica, es necesario estructurarla. Según la finalidad de la información, existen principalmente dos medios de estructurar los datos: Base de datos: en esta estructura, los datos son almacenados en un pool o reserva de información, de donde pueden extraerse o ponerse al día.Documento: estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para dar cuenta de un razonamiento o una actividad. El documento puede a menudo servir de prueba de una actividad particular pero debe registrarse en cada caso.

Grupo de datos representando información

Redacción Documento Base de datos Tratamiento

Existen numerosas formas de documentos que necesitan tratamientos específicos: cartas, notas, formularios, informes. Los documentos pueden agruparse en expedientes para formar un conjunto coherente de información. La clasificación de los documentos es un importante factor para conseguir una cómoda recuperación de la información.

Documentos en soporte papel y electrónico Coexisten y es necesario tener en cuenta las particularidades de cada soporte.

ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA

La adquisición de equipos, aplicaciones y servicios, es un aspecto muy importante del uso y archivo de datos electrónicos. Hoy por hoy, existen muchos tipos de equipos, aplicaciones y servicios basados en diferentes tecnologías, también numerosos estándares, normas y especificaciones técnicas.

Pero debido a la rápida evolución de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, hace temer que la supervivencia a largo plazo de los datos electrónicos dependa indebidamente de su formato de almacenamiento, que bien podría no ser aceptado por futuras tecnologías.

ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA

Es muy importante tener en cuenta que a la hora de comprar se basen más en

productos que en normas. Los usuarios que produzcan o mantengan datos legibles por

máquina, deben asegurarse de disponer de los equipos, aplicaciones y documentación

necesarios para recuperar a largo plazo los datos y documentos generados por sus

aplicaciones.

Sin embargo, debe admitirse que no es siempre práctico o realista el conservar la

totalidad de equipos, aplicaciones y documentación durante un largo período. Es

evidente que la compra de productos basados en normas estables y abiertas es uno de

los principales criterios de evaluación de los productos.

BIBLIOGRAFIA 

Cornu, Jean-Michel (1996). Guía de la información electrónica : Cómo tratar los datos legibles por máquina y la documentación electrónica. Comunidades Europeas.

 

Links

http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf

http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf

http://ria.asturias.es/RIA/bitstream/123456789/56/1/02_Concepto_doc_electr_validacion.pdf

http://www.monografias.com/trabajos7/delec/delec.shtml

 http://flanagan.ugr.es/docencia/2005-2006/2/apuntes/ciclovida.pdf

http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf

 

http://es.wikipedia.org/wiki/Informaci%C3%B3n

 http://albertolacalle.com/contenidos_datos.htm

http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf