Ejemplo de Manual de Compras

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“MANUAL ORGANIZACIONAL” REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logística

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AUTORIZO Director de Finanzas.

MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE OPERACIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRASManual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproducción. Página 1

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“MANUAL ORGANIZACIONAL” REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logística CONTENIDO1. INTRODUCCION 2. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA 2.1 ANTECEDENTES HISTORICOS 2.2 MISION GENERAL 2.3 VISION 2.4 OBJETIVOS GENERALES 2.5 ORGANIGRAMA GENERAL 3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. 3.1 ESTRATEGISA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 3.2 VALORES 3.3. POLITICAS INTERNAS DE COMPRAS 3.4 POLITICAS EXTERNAS DE COMPRAS 3.5 ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 3.6 DESCRIPCION DE PUESTOS 3.6.1 JEFE DE COMPRAS 3.6.2 COMPRADOR JUNIOR 3.6.3 ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES 4. FLUJO DE PROCESO DE ADQUISICION DE MATERIALES 5. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 5.1 PROCEDIMIENTO DE REQUISICION DE COMPRAS 5.2 PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA

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Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproducción. Página 2

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AUTORIZO Directorde Finanzas.

5.3 PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE MATERIALES 6. FORMATOS DE CONTROL 6.1 FORMATO DE REQUISICION DE COMPRAS 6.2 FORMATO SOLICITUD DE MATERIALES

1. INTRODUCCION La empresa “FICTICIA ” dedicada a la transformación de papel, y manufactura de material impreso, buscando su posicionamiento en el mercado como una empresa competente, rentable se enfoca al desarrollo y mejora continua de procedimientos que en apego a la organización, mejorar los procesos y que contemos con las evidencias necesarias para confirmar el buen desarrollo de nuestro proceso. Dentro de los valores comerciales nos enfocamos por el bienestar de nuestros colaboradores y un buen trato hacia nuestros proveedores, competidores y comunidad con la que estamos relacionados. No solo se busca la mejora continua del proceso establecido, buscamos una aportación Social que permita mejorar nuestro entorno, apoyo a sectores vulnerables, y proveer de una seguridad social interna y externa de la organización. Nos apegamos a las normas gubernamentales, a las políticas de organismos internacionales, de leyes que rigen el comercio, las normas ecológicas y de seguridad industrias así como el cumplimiento a nuestras obligaciones fiscales. Todos nuestros colabores reciben una plática de inducción, una adhesión a nuestro código de ética y conducta comercial, además de fomentar el trabajo con valores de manera diaria, porque estamos convencidos que los valores es la fortaleza de una organización y esto permite el sano desarrollo de sus integrantes, un ambiente de trabajo armónico y respeto entre todo nuestro personal. 2. DATOS GENERALES DE LA EMPRESANOMBRES NACIONALIDAD FUNDACION FICTICIAMEXICANA 14 DE MARZO DEL 2000


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“MANUAL ORGANIZACIONAL” REALIZO Jefe de CompraREPRESENTANTE LEGAL. RFC GIRO REGISTRO IMSS CAMARA DE COMERCIO CONFEDERACION DE PAPELEROS DIRECCION. TELEFONO. PAG WEB. UBICACIÓN DE PLANTA DE PRODUCCION CELULOSA Y PAPEL

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REVISO Gerente de Compras y LogísticaLIC.


2.1. 2.2.

ANTECEDENTES HISTORICOS MISION GENERAL

Ofrecer las mejores alternativas en impresiones con altos estándares de calidad, cumpliendo con los requerimientos sociales, gubernamentales, que se exigen, mejorando los tiempos productivos bajo un ambiente de respeto, fomentando el cumplimiento a cada compromiso adquirido. 2.3. VISION

Para el 2015 colocar una planta de producción en la zona norte del País, y apertura de oficinas en el sur del país, para expandir el mercado a Latinoamérica y el Caribe. Manteniendo una competencia sana y respeto por nuestros competidores, logrando la certificación de EMPRESA SOCIALMENTE RESPONSABLE. 2.4. OBJETIVOS GENERALES

Incrementar las ventas obteniendo para diciembre del 2012 venta superior a los $. Reducir desperdicio y costos de no calidad inferior al 0.0002% sobre factura emitida por trimestre.

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por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproducción. Página 4

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“MANUALORGANIZACIONAL” REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logística

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Incrementar Utilidad, haciendo eficientes los procesos de compras, producción, distribución, de un 10% sobre presupuesto mensual por departamento.

2.5.

ORGANIGRAMA GENERAL

DIRECTOR GENERAL

DIRECTOR DE RH

DIRECTOR DE INFORMATICA Y SISTEMAS

DIRECTOR DE PRODUCCION

DIRECTOR DE VENTAS

DIRECTOR DE FINANZAS

GERENTE DE CONTABILIDAD

GERENTE DE COMPRAS Y LOGISTICA

3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. Abastecer a la línea de producción con insumos

de calidad y precios acorde a la reducción de costos de producción, para elevar la utilidad Realizar contratos con nuestros proveedores donde se establezcan los tiempos de entrega, condiciones de empaque, tiempos de entrega, y tiempo de pagos. Desarrollar a proveedores nacionales en apego a los requerimientos de la Norma ISO-9000 2000, en coordinación con el departamento de Control de Calidad, Materiales y Producción. Reducir el tiempo de proceso para requisita material apoyando al departamento emisor. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproducción. Página 5

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“MANUAL ORGANIZACIONAL” REALIZO Jefe de Compra 3.1. REVISO Gerente de Compras y Logística

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ESTRATEGIAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Suministrar en tiempo, forma y con las especificaciones correctas la demanda de materia prima para el departamento de producción Proporcionar elequipo de seguridad adecuado y solicitado por las autoridades correspondientes para seguridad de nuestro personal. Realizar cada tres meses los análisis de proveedores correspondientes a fin de conseguir los mejores precios posibles sin sacrificar calidad. En la medida que se incrementara la producción, aumentara el suministro de materia prima en producción. Esto incrementara el volumen de compras y se podrán negociar mayores descuentos y tiempos más prolongados de crédito. VALORES.Dirigirnos de forma y con lenguaje cordial con compañeros y proveedores Cumplir con la política interna de trabajo, establecidas en la política comercial de la empresa. Cumplir con las políticas internas del departamento de compras. Hacer de nuestros actos ejemplo a seguir Actuar y decir la verdad Administrar los recursos en beneficio de la empresa y nunca del beneficio personal. Cumplir con lo que aceptamos a realizar. Entregar información, resultados en tiempo y forma Realizar las funciones que marca nuestra descripción de puesto. Participar en la solución de problemas que nazcan a raíz del servicio prestado por el departamento de Compras aun cuando este nazca de nuestros proveedores o cliente internos Asumir las consecuencias de nuestros actos. Manejar la información confidencial de forma discreta. No divulgar información interna hacia nuestros proveedores. El flujo de caja, estados de cuenta, presupuestos son información confidencial, compartida con la dirección de finanzas. Apoyar en acciones con cargas del departamento. Compartir información de las negociaciones realizadas

3.2.

RESPETO

HONESTIDAD

COMPROMISO

RESPONSABILIDAD

CONFIDENCIALIDAD

TRABAJO ENEQUIPO


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Compartir problemas y encontrar soluciones en conjunto con retroalimentación Aportar ideas de mejora, críticas constructivas en un ambiente de respeto. Motivar a compañeros para el desarrollo de planes y acciones que mejoren el rendimiento colectivo. Cumplir en tiempo y forma de cada acción realizada. Atender a los compromisos y citas con proveedores Tomar acción para el cumplimiento de nuestros proveedores.

PUNTUALIDAD

3.3.

POLITICAS INTERNAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

1. Los contratos celebrados entre FICTICIA y sus proveedores deberá de ser revisado por el departamento Jurídico antes de celebrar la firma de contratos. 2. Las condiciones de pagos deben establecerse en tiempo mayor de 30 días 3. Las condiciones de entrega de Insumos y materia prima deberá ser en la planta de producción dentro de los horarios de las 7 hrs a las 18 hrs. Y solo en casos urgentes se puede ampliar el horario, estas incidencias no deben de presentarse más de 2 veces al mes. Y es responsabilidad del Jefe de Compras su autorización y realizar acciones correctivas. 4. Los compradores deberán establecer que las compras sean bajo los INCONTEM DAT, DDP, DDU 5. El personal del departamento deberá de ser bilingüe con dominio del Idioma Ingles al 100% hablado y escrito. 6. No se realizara el pedidosi la requisición de compras no cuenta con las firmas necesarias para su autorización 7. Las requisiciones serán atendidas de acuerdo al orden de llegada. 8. Las ordenes de compras se colocaran de acuerdo a: Para Materias Primas, accesorios, papelería, cafetería, uniformes, consumibles, solo a los proveedores registrados. - Para

accesorios, equipos, o servicios fuera de catálogos será colocada con el proveedor que tenga el mejor precio, de acurdo a la descripción y calidad que detalle el solicitante en la requisición. 9. A todos los proveedores de equipo, mantenimiento de edificio, se les solicitara una garantía de 1 años por el equipo y servicio prestado. 10. La gestión interna del proceso invariablemente será realizada mediante la automatización


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“MANUAL ORGANIZACIONAL” REALIZO Jefe de Compra 3.4. REVISO Gerente de Compras y Logística

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POLITICAS EXTERNAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

1. No se puede intercambiar información de los proyectos de producción de la empresa 2. No se pueden aceptar regalos, dadivas de forma personal por ningún integrante del departamento de compras. 3. No se aceptan pagos, de gastos para asistir a alguna junta o cierre con proveedores. 4. El gerente de compras es el único que realizara convenios de compras cuyos contratos tengan beneficios para la empresa. 5. Todos los acuerdos con proveedores que no impliquen un costo superior a $100000 (cien milpesos) se celebraran en las instalaciones, y pueden ser firmadas por el Jefe de Compras. 6. Los contratos celebrados con transportistas, mensajeros, deberán contar con respaldo y seguro a cuenta del transportista. 7. Se deberá vigilar y estar actualizada la información emitida por la cámara de comercio, las secretarias de: Hacienda, economía, ecología, para cumplir con nuevas disposiciones. 8. Se dará a conocer las condiciones, de embalaje y empaque de los insumos a recibir, así como la información que deberá proporcionar el transportista para poder ingresar a las instalaciones. 9. El transportista o mensajero que entregue el producto deberá proporcionar copia de la factura, copia de la orden de compras. Para que sea sellada en el departamento de recepción de materiales


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3.5.

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

DIRECTOR GENERAL

DIRECTOR DE FINANAZAS

GERENTE DE COMPRAS Y LOGISTICA

JEFE DE COMPRAS

JEFE DE LOGISTICA

INTERNACIONALES

COMPRADOR JUNIOR

3.6.

DESCRIPCION DE PUESTOS Establecer funciones y responsabilidades para cumplir los objetivos fomentando los valores en cada acción asignada

Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado

por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproducción. Página 9

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“MANUAL ORGANIZACIONAL” REALIZO Jefe de Compra 3.6.1. JEFE DE COMPRAS.DEPARTAMENTO: COMPRAS PUESTO: REALIZO: LIC. ADRIANA FLORES JEFE DE COMPRAS OBJETIVO DEL PUESTO:

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JEFE INMEDIADO: DIRECCION: GERENTE DE COMPRAS Y FINANZAS LOGISTICA JEFE DE COMPRAS REVISO: AUTORIZO: LIC. MAURICIO ALVAREZ LIC. CARMEN HERNANDEZ GERENTE DE COMPRAS Y DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS LOGISTICA Buscar el aumento de utilidades en cada operación de compras que se realice, tomando los principios éticos y comerciales de la empresa

FUNCIONES GENERALES. Tiene facultad para detener procesos que afecten los intereses de la empresa, y en representación de ella firmar acuerdos comerciales. Cumplir los objetivos que la dirección dicte siguiendo las políticas internas y externas del departamento Evaluar al personal subordinado bajo los principios de Retroalimentación, Orientación y Respeto. FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Supervisar el apego y actualización de los procedimientos del sistema ISO-9000-2000 2. Trabajar conjuntamente con el departamento Jurídico, en la redacción, revisión y autorización de contratos comerciales. 3. Establecer políticas internas y externas que faciliten la transparencia en las negociaciones propias del departamento. 4. Supervisar la actualización de la información en el sistema, como son status de requisiciones, órdenes de compras, presupuesto por departamento, cuentas por pagar. 5. Supervisar las tareas y funciones del personal subordinado 6. Realizar evaluaciones mensuales de los resultados obtenidos, realizandoestrategias que permitan el logro de objetivos trimestrales 7. Participación en la junta de FORSCAR (pronostico de ventas) realizando estimado de compras y costos de materiales. 8. Resolver controversias y diferencias que existan entre el departamento y clientes internos y externos. 9. Asistir con proveedores en convenios de contratos semestrales, anuales y quinquenales. 10. Autorizar compras en dólares, evaluando el valor de la moneda y tasas de cambio acordadas. Siendo esta fijadas al momento de la contratación. 11. Supervisar que sus subordinados cumplan

con las medidas de seguridad e higiene impuestas por la empresa así como el reglamento interno de trabajo. 12. Participar en comités y juntas de proyectos que desarrolle la empresa. 13. Proveer a sus subordinados de capacitación, orientación, propiciando la mejora continua bajo un ambiente de respeto y cordialidad. 14. Realizar cualquier función que su jefe inmediato le asigne. PERFIL DEL PUESTO Sexo: indistinto Edad: mayor de 35 CONOCIMIENTOS HABILIDADES ACTITUDES. 1-Lic. En administración o contabilidad 1-De negociación 1-Gusto por negociar 2-dominio del idioma ingles a un 100% 2-Administrar por objetivos 2-Inteligencia Emocional hablado y escrito con certificado Tolf 3-Motivador con filosofía ganar/ganar 3-Couching 3-Experiencia de 3 años en puestos 4-Liderzgo 4- Empowermen similares. 5- Saber delegar 5-Manejo de estrés 4-Dominio de contratos de compra-venta


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3.6.2 COMPRADOR JUNIORDEPARTAMENTO: COMPRAS PUESTO: REALIZO: LIC. ROSA AVILA COMPRADOR JUNIOR OBJETIVO DEL PUESTO: JEFE INMEDIADO: JEFE DE COMPRAS DIRECCION: FINANZAS COMPRADOR JUNIOR REVISO: AUTORIZO: LIC. ADRIANA FLORES LIC. CARMEN HERNANDEZ JEFE DE COMPRAS DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS ABASTECER A LA EMPRESA CON PRODUCTOS Y SERVICIOS DE CALIDAD EN TIEMPO Y FORMA CORRESPONDIENTES AL CONVENIO COMERCIAL

FUNCIONES GENERALES. Colocar ordenes de compras con proveedores de bienes y servicios que están calificados como proveedor confiable, por el compromiso a cumplir nuestros requerimientos Negociar con proveedores, las condiciones de pagos, descuentos y entregas buscando aumentar la utilidad en la reducción de costos de compras, o costo de materia prima. Evitar que las líneas de producción se detengan por falta de abasto o problemas ocasionados por la calidad de los materiales. FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Cumplir con el desarrollo de los procedimientos establecidos para sus funciones diarias 2. Respetar el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene impuestas por la empresa dentro de las políticas internas 3. Participar en las comisiones de seguridad, primeros auxilio y protección civil que se le asigne 4. Evaluar a los proveedores en conjunto con el departamento de Calidad, Producción y Finanzas 5. Tomar decisiones en la colocación de pedidos cuando se cumplan ventajas de compra. 6. Dar seguimiento en el abastecimiento oportuno asesorando al solicitante, para la entrega oportuna en tiempo y forma 7. Exigir la atención delproveedor en reclamos y devoluciones de materiales. 8. Actualizar los registros de: - requisiciones colocadas, - ordenes de compras generadas - entrada de material - devoluciones y rechazos de materiales - cuentas por pagar - notas de crédito recibidas. 9. Tomar acciones en la solución de problemas de entrega, o requisición de material 10. Informar a los solicitantes de cualquier aclaración, o falta de información. 11. Participar en las juntas diarias de producción, informando los tiempos de entrega del material. 12. Realizar cualquier función que su

jefe inmediato le asigne. PERFIL DEL PUESTO Sexo: indistinto Edad: mayor de 25 CONOCIMIENTOS HABILIDADES ACTITUDES. 1-Lic. En administración o contabilidad 1-De negociación 1-Gusto por negociar 2-dominio del idioma ingles a un 100% 2-Administrar por objetivos 2-Inteligencia Emocional hablado y escrito con certificado Tolf 3- toma de decisiones 3-Couching 3-Experiencia de 3 años en puestos 4-Liderzgo 4- Empowermen similares. 5- Saber delegar 5-Manejo de estrés 4-Dominio de contratos de compra-venta 6- Confiabilidad.


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3.6.3 ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALESDEPARTAMENTO: COMPRAS PUESTO: REALIZO: LIC. ADRIANA FLORES JEFE DE COMPRAS OBJETIVO DEL PUESTO: JEFE INMEDIADO: DIRECCION: GERENTE DE COMPRAS Y FINANZAS LOGISTICA ENCARGADO DE COMPRASINTERNACIONALES REVISO: AUTORIZO: LIC. MAURICIO ALVAREZ LIC. CARMEN HERNANDEZ GERENTE DE COMPRAS Y DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS LOGISTICA Buscar el aumento de utilidades en cada operación de compras internacionales que se realice, tomando los principios éticos y comerciales de la empresa

FUNCIONES GENERALES. Tiene facultad para detener requisiciones que no cuentan con la información necesaria para realizar la compra de importación. Proporcionara información del valor real del producto tomando en cuenta tasas de cambios y movimiento de mercados internacionales. Realizara monitoreo del curso del material desde la colocación de orden de compra hasta la llegada a las instalaciones, verificando la documentación, impedimentos y permisos. FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Cumplir con el desarrollo de los procedimientos establecidos para sus funciones diarias 2. Respetar el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene impuestas por la empresa dentro de las políticas internas 3. Participar en las comisiones de seguridad, primeros auxilio y protección civil que se le asigne 4. Mantenerse en contacto con proveedores internacionales y agentes aduanales. Po wi fi y videoconferencias según sea el caso y necesidades para confirmar la información del pedido. 5. Tomar decisiones en la colocación de pedidos cuando se cumplan ventajas de compra. 6. Dar seguimiento en el trayecto del material, hasta la llegada en las instalaciones y servicios contratados 7. Exigir la atención del proveedor en reclamos y devoluciones de materiales. 8. Actualizar los registros de: - requisiciones colocadas, - ordenes de compras generadas - entrada de material - devoluciones y rechazos de materiales- cuentas por pagar - notas de crédito recibidas. 9. Asesorar a los solicitantes de cualquier

aclaración, o falta de información, para la colocación de la requisición 10. Actualizar la información del status de órdenes de compra internacional para el Comprador Junior, y esta sea trasmitida en la junta diaria de producción. 11. Realizar cualquier función que su jefe le asigne.

PERFIL DEL PUESTO CONOCIMIENTOS 1-Lic. En administración o contabilidad 2-dominio del idioma ingles a un 100% hablado y escrito con certificado Tolf Alemán en un 80% hablado y escrito. 3-Experiencia de 3 años en puestos similares. 4-Dominio de contratos de compra-venta

Sexo: indistinto HABILIDADES 1-De negociación 2-Administrar por objetivos 3-Motivador con filosofía ganar/ganar 4-Liderzgo 5- Saber delegar

Edad: mayor de 25 ACTITUDES. 1-Gusto por negociar 2-Inteligencia Emocional 3-Couching 4- Empowermen 5-Manejo de estrés


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4. FLUJO DE PROCESO ADQUISICION DE MATERIALES.FLUJO PARA LA ADQUISICION DE MATERIALES.

SOLICITANTE

AUTORIZACION

PROCESO DE COMPRAS

RECEPCION DE MATERIAL

ALMACEN.

COMPRADOR: Recibe la requisición y realiza la orden de compra,

Recibo de materiales. Recibe el material

Emite requisición de compras en base a faltantes de insumos y materiales

NO

El jefe deldepartamento Evalúa la requisición Y las fechas para La entrega y autoriza Realiza la orden de compra y da de alta En el sistema

Verifica la Documentación

NO

SISOLICITANTE. Cualquier material diferente a insumos y materia prima, deberá levantar requisición CONTABILIDAD. Asigna el número de cuenta del cargo o gasto asignándolo a pronósticos del presupuesto departamental

Devuelve al proveedor

SIRegistra en el sistema Y genera la entrada

DOCUMENTOS: Inventario semanal Folletos técnicos Catalogo de insumos Lista de artículos

DOCUMENTOS: Catalogo de cuentas Presupuesto departamental de gastos Cargo a órdenes de producción

DOCUMENTOS: Sistema electrónico. Ordenes de compras Status de requisiciones.

DOCUMENTOS. Internas: Sistema electrónico orden de compras. Registro de entradas. Externas: Copia de orden de compra Copia de factura o remisión Impedimentos.


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5. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. Sirven para detallar las acciones de cada operación que puede repercutir en el resultado de los objetivos, su función es prever cualquier falla que puede tener el flujo de información y las responsabilidades que cada persona debe asumir para concluir con una acción en beneficio de la empresa misma 5.1 PROCEDIMIENTO DE REQUISICION DE COMPRAS

PROCEDIMIENTOOPERATIVO

REQUISICION DE COMPRAS. Establecer las acciones para la realización de requisición de compras con las condiciones necesarias para su aprobación.

OBJETIVO :ANTECEDENTES:

La recisión de compra es el documento que da aviso al departamento de compras del material a cotizar y requisita de acuerdo con las políticas de la empresa, este documento permite la descripción del material y registro de código de inventario si se trata de materia prima o insumos. Todos los empleados de la empresa están facultados para realizar requisiciones, pero el filtro es la autorización del jefe del departamento quien está facultado a pedir los respaldos necesarios que justifiquen la compra. El departamento de compras puede asesorar de forma directa en cómo llenar la requisición, cuando se trate de equipos, maquinaria o elementos de primera ocasión o importación. DESCRIPCION SOLICITAR MATERIAL 1,Se verifican existencias de forma semanal con inventario del almacén de insumos, identificando los materiales que se encuentran en su stock mínimo 2.Se enlistan los insumos por categoría y proveedor asignado según el catalogo de

insumos para producción 3.Se solicita material registrado en la lista de artículos, de acurdo a las necesidades del departamento y calendario proporcionado por compras para las adquisiciones ALMACENISTA Y JEFE DE ALMACEN Registro de existencias. (sistema electrónico de control de inventarios) RESPONSABLE DOCUMENTO A EMPLEAR

ALMACENISTA Y JEFE DE ALMACEN

Registro de existencias.

SOLICITANTE Y JEFE DEL DEPARTANTO

Requisición de compras FO 0001

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“MANUAL ORGANIZACIONAL” REALIZO Jefe de Compra4,Compras actualizara los calendarios para la recepción de requisiciones de compras de los artículos en catalogo. Siendo actualmente las siguientes días: 5 de cada mes Papelería, material de oficina y computo 12 de cada mes primeros auxilios y equipo de seguridad. 20 de cada mes cafetería. 15 de los meses Febrero y junio uniformes. 5.Para los materiales no incluidos en los catálogos deberá anexarse folleto del proveedor selecciona y especificaciones técnicas descritas ampliamente 6.Datos indispensables que debe proporcionar el solicitante en la requisición de compras electrónica. -departamento -descripción completa y detallada no usar el nombre comercial, este se puede poner en las observaciones -código del material según la lista de artículos. - costo unitario - cantidad -la fecha en la que se requiere el material 7.Si el material será ocupado en una orden de producción deberá registrarse el numero de orden de producción asignada para el traspaso del cargo 8.El jefe de cada departamento es responsable de cuidar los gastos de su departamento y por ello de vigilar que las compras solicitadas sean necesarias. Y no rebase el presupuesto anual fijado. Por ello es quien autoriza las solicitudes generadas en su departamento, en su ausencia lo puede hacer el Gerente de área 9.El sistema traslada la requisición al departamento de contabilidad donde deberá confirmar los códigos y cuenta contable que asigno el programa, el es el único autorizado para modificar cuentascontables. El costo lo reserva del flujo de caja para evitar retrasos en los pagos y la

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Actualización de este procedimiento COMPRADOR JUNIOR

Requisición de compras FO 0001 SOLICITANTE Y JEFE DEL DEPARTAMENTO Manual o folleto técnico con descripción del material a comprar.

SOLICITANTE.

Requisición de compras electrónica FO 0001

SOLICITANTE

Requisición de compras electrónica FO 0001

JEFE DEL DEPARTAMENTO Y GERENTE DE AREA

Requisición de compras electrónica FO 0001 Presupuesto anual de gastos

CONTADOR SIÑOR.

Requisición de compras electrónica FO 001 Catalogo de cuentas COI.


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“MANUAL ORGANIZACIONAL” REALIZO Jefe de Comprafalta de liquidez. 10.Cuando contabilidad libera la requisición llega en forma automática al servidor de compras donde los compradores separan las requisiciones por tipo de compra y material. Dando prioridad a todas aquellas que tengan una orden de producción asignada. Después a las que corresponde a producción, compras internacionales, y requisiciones de primera ocasión. Las compras de lista de artículos se agrupan para la compra por volumen una vez al mes. 11.Para las compras de primera ocasión el comprador deberá investigar y cotizar con 3 proveedores, recabando la información que le permita elegir al adecuado, por calidad, tiempo de entrega y costo. 12.Cuando ya se tienen la respuesta de losproveedores se levanta la orden de compra y se actualiza por partidas el status de la requisición electrónica

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COMPRADOR JUNIOR COMPRAS INTERNACIONALES JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Requisición de compras electrónica FO 001 Catalogo de insumos Lista de artículos Catalogo de proveedores. (todos en sistema electrónico)

COMPRADOR JUNIOR COMPRAS INTERNACIONALES JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS COMPRADOR JUNIOR COMPRADOR SIÑOR

Requisición de compra electrónica Carta Cotizaciones Presupuesto de proveedores

Requisición de compras electrónica. Orden de compra electrónica.

5.2. PROCEDIMIENTO ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA

PROCEDIMIENTO OPERATIVO ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA Instruir de los requerimientos mínimos a cumplir por los diferentes departamentos en la emisión y manejo de la orden de compra. Siendo este el contrato de compra- venta que celebramos con los proveedores

OBJETIVO :

ANTECEDENTES: Se necesita difundir la importancia y el valor administrativo que representa la orden de compra, donde se detallan las condiciones y características del material adquirido. Su empaque embalaje, transporte, fecha y lugar de entrega, así mismo como las condiciones que debe cumplir el material para su recepción. La descripción detallada con propiedad para evitar errores de interpretación, los códigos asignados y las cuentas que llevaran el cargo. DESCRIPCION 1.Se levanta la orden de compra con los datos siguientes. Solicitante: nombre, departamento, cuenta RESPONSABLE DOCUMENTO A EMPLEAR

COMPRADOR JUNIOR

Orden de compra electrónica.

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“MANUAL ORGANIZACIONAL” REALIZO Jefe de Compracontable. Proveedor: nombre, dirección, RFC, teléfono, contacto, tipo de transporte, condición de traslado, condiciones de pago. Material, por cada partida código, descripción, cantidad solicitada, presentación, costo unitario y total a pagar, desglose del iva. Suma de totales 2.Se envía la orden de compra al proveedor, obteniendo firma electrónica de aceptación 3.Se libera la orden de compra para que el área de recibo de materiales la tenga en forma visible y verifique la información al momento de recibir el material. 4.se revisan los documentos: copia de factura, impedimentos, y estos deben ser iguales a los registrados en la orden de compra en saldos, descripción e identificación del proveedor para el material 5.Al momento de recibir el material se tiene que verificar físicamente la descripción y esta debe de corresponder con la orden de compra en caso contrario no se recibe el material y se devuelven los documentos al transportista, avisando inmediatamente al comprador 6.Cuando el material es recibido se registra la entrada misma que libera la orden de compra como recibida al departamento de cuentas por pagar 7.Da seguimiento al cumplimiento de pagos a proveedores, tomando acciones para evitar retrasos, escalando las jerarquías cuando sea necesario.

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REVISO Gerente de Compras y LogísticaENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES


COMPRADOR JUNIORENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES

Orden de compra electrónica


ENCARGADO DE RECIBO DE MATERIALES

Copia de orden de compra Copia factura del proveedor Identificación del transportista Impedimentos aduanales.

ENGARGADO DE RECIBO DE MATERIALES


ENCARGADO DE RECIBO DE MATERIALES

Orden de compra electrónica Entrada de material

COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES

Pendientes en cuentas por pagar (reporte del sistema electrónico)

5.3 PROCEDIMIENTO MANEJO DE MATERIALESPROCEDIMIENTO OPERATIVO MANEJO DE MATERIALES


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“MANUAL ORGANIZACIONAL” REALIZO Jefe de CompraOBJETIVO :ANTECEDENTES:

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Dar a conocer el flujo que tienen el movimiento de materiales desde su recepción a las instalaciones hasta la devolución del proceso. Esto implica control de inventarios.

El manejo de materiales requiere de controles físicos, estadístico, porque es un activo de la empresa y se debe de valorar con el costo que implica para el proceso de producción, así como las ventajas en el eficiente requerimiento de materiales, su almacenaje y resguardo en condiciones propias para evitar desperdicio. DESCRIPCION 1.Cuando el área de recibo de materiales libera la entrada de este, se da aviso al usuario para quepase a recoger su material, todo el insumo y material para producción se debe dar de alta al almacén y este es el encargado de surtirlo después, nadie puede disponer de este tipo de material sin autorización del almacén. 2. El almacenista recoge el material y lo traslada al almacén u área de producción que este en espera de el. Verificando la cantidad que recoge, la identificación individual y las condiciones de embalaje. 3.Registra la entrada en el sistema de inventarios, confirmando que se registro es correcto, y que la actualización de las cantidades corresponda al físico 4.Ordena el material de acurdo al sistema PEPS, y en orden de almacenamiento A.B.C, 5.Las diferentes áreas de producción solicitan material usando un vale de salida de material donde deben especificar la orden de producción a la que se asigna el material solicitado. 6.Cuando se concluye un proceso el área de producción hace devoluciones de material sobrante en condiciones de uso, registrando la cantidad de vuelta, descripción, y orden de producción donde se uso. 7.Cuando un producto o insumo no cumple con la calidad requerida el material se RESPONSABLE DOCUMENTO A EMPLEAR

RESIBO DE MATERIALES ALMACENISTA

Entrada de material FO 002

ALMACENISTA

ALMACENISTA

Control de inventarios Sistema electrónico.

ALMACENISTA

PERSONAL DE PRODUCCION

Vale de salida de almacén.

PERSONAL DE PRODUCCION

Vale de devolución al almacén

Reporte de rechazo y queja.


Docto.

MO-ORG-004

Revisión

1

Fecha Req.12/12/11 1 19

“MANUAL ORGANIZACIONAL” REALIZO Jefe de Compradevuelve al almacén con una acta de rechazo esta se llena a mano indicando las condiciones que no cumplió el material, nombre de la persona que realiza el rechazo, y daños ocasionados en el proceso como puede ser tiempo, material desperdiciado, re trabajo, hrs. Maquina 8.Cuando el almacén recibe material rechazado debe identificar lote recibido emplayado y con una etiqueta de cuarentena y rechazo para evitar que se surta mas material, con el mismo formato de reporte de rechazo y queja, informa al departamento de compras, complementando la información con los datos de entrada y existencia actual del producto, y cantidad pendiente para producción. 9.El Comprador contacta con el representante del proveedor, estableciendo prioridad en el reemplazamiento del material, es conveniente informar que cantidad sería el mínimo a recibir para no afectar a producción. Exigiendo una solución inmediata. 10.El comprador verificara de forma personal que el proveedor cumpla con lo requerido, deteniendo su proceso de pago, recepción de nota de crédito o cambio físico del producto. 11.Calidad y el Jefe de producción asesoran al comprador en las condiciones del material, uso e incumplimiento evalúan el desempeño y atención del proveedor el cual pone en riesgo su calificación como proveedor confiable. 12.aun cuando el proveedor remplace el material se deberá exigir una nota de crédito por los daños generados. 13.las existencia se controlan con inventarios físicos semanales identificado oportunidades de mejora, y el departamento de Contabilidad levanta inventario físico mensual para corroborar la informacióndel sistema

Página

REVISO Gerente de Compras y LogísticaSUPERVISOR DE PRODUCCION

AUTORIZO Director de Finanzas.Vale de devolución al almacén.

Reporte de rechazo y queja ALMACENISTA


Orden de compra electrónica Reporte de rechazo y queja.


Reporte de rechazo y queja Orden de compra electrónica

INSPECTOR DE CALIDAD SUPERVISOR DE PRODUCCION

Reporte de rechazo y queja Orden de compra electrónica

COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES JEFE DE ALMACEN CONTADOR

Nota de crédito emitida por el proveedor.

Marbetes Cierre mensual contable.


Docto.

MO-ORG-004

Revisión

1

Fecha Req.

12/12/11 1 20


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6. FORMATOS DE CONTROL Se muestran los formatos de uso continuo los cuales tienen acceso a los clientes internos del departamento de compras.

6.1 FORMATO DE REQUISICION DE COMPRAS.

REQUISICION DE COMPRAS NOMBRE DEL SOLICITANTE DEPARTAMENTO OFICINA CANTIDAD PARTIDA CODIGO DESCRIPCION UNIDAD COSTO U SOLICITADA TOTAL FECHA REQUISICION SE NECESITA PARA:

ATUROIZACIONES

SUBTOTAL IVA TOTAL

JEFE DEL DEPARTAMENTO

CONTABILIDAD

FECHA DE RECEPCION EN COMPRAS.

El formato es similar al del sistema donde el usuario solo debe digitar la información sombreada, esto aplica para los materialescodificados.


Docto.

MO-ORG-004

Revisión

1

Fecha Req.

12/12/11 1 21


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En caso que el usuario requiera otro formato que le permita colocar la descripción por no existir código el sistema le solicita la información material con código o sin código, y captura toda la información Las autorizaciones son vía intranet al recibir el aviso de una requisición pendiente de revisar. Autoriza y pasa al siguiente departamento. En compras se registra de forma automática.


Docto.

MO-ORG-004

Revisión

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Fecha Req.

12/12/11 1 22


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6.2 FORMATO SOLICITUD Y REGISTO DE SALIDA DE MATERIAL SOLICITUD Y REGISTRO DE SALIDA DE MATERIALDEPARTAMENTO FECHA HORA REC. ALMACEN.

CANTIDAD SOLICITADA

CANTIDAD SURTIDA

DESCRIPCION

ORDEN DE PRODUCCION

CODIGO

SUPERVISOR EN TURNO

SE SURTE POR HORA DE ABASTECIMIENTO

Para ser surtido se necesita la firma del supervisor del área solicitante, quien debe de confirmar la orden de producción asignada, y la cantidad pedida. 7. ANEXOS. Son tablas diseñadas para difundir la información a los departamentos involucradosy esta esta formada en conjunto con los departamentos de Producción, Contabilidad, Compras. 7.1 CATALOGO DE INSUMOS Uso de producción, almacén, contabilidad y compras, esta es la base de datos para solicitar insumos recurrentes demandados por los distintos departamentos de producción. 7.2 LISTA DE ARTICULOS


Docto.

MO-ORG-004

Revisión

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Fecha Req.

12/12/11 1 23


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Se enumeran los diferentes materiales de uso y consumo de los departamentos administrativos, y operativos los cuales no van agregados a costos de producción, y se quedan registrados como gastos administrativos obedeciendo un presupuesto por departamento asignado de forma mensual. 7.3 PROGRAMA ANUAL DE INSUMOS Este programa se obtiene de los estimados y graficas de ventas, ponderando los datos con los costos actuales de los materiales, este registro ayuda a clarificar los costos de producción. Y planeación de flujo de efectivo. 7.4 PRESUPUESTO POR DEPARTAMENTO Es la asignación de capital para el uso y abastecimiento de artículos a los departamentos administrativos, para mantener las operaciones diarias. Y este presupuesto es autorizado en base a su consumo, número de personas y necesidad de lo artículos.


Documents

Ejemplo de Manual de Compras