TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN

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1. ASPECTOS GENERALES SOBRE COSTOS..... 1.1 ANTECEDENTES DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS... 1.1.1 Aspectos Conceptuales...... 1.1.2 Sntesis Histrica De La Contabilidad De Costos... 1.1.3 Consideraciones Preliminares Para El Estudio De La Contabilidad De Costos..... 1.2 LA CONTABILIDAD DE COSTOS EN EL SECTOR MANUFACTURERO... 1.2.1 Costos, Gastos Y Prdidas Empresariales.. 1.2.2 Clasificacin De Los Desembolsos...... 1.3 ELEMENTOS DEL COSTO DE PRODUCCIN...... 1.3.1 Materiales Materia Prima. 1.3.2 Mano de Obra...... 1.3.2.1 Clasificacin de la mano de obra... 1.3.3 Costos Generales de Fabricacin. 1.4 CLASIFICACIN DE LOS COSTOS 1.5 SISTEMAS DE COSTOS.......... 1.5.1 Sistema de Costo por rdenes de Produccin (COP).. 1.5.1.1 Materiales... 1.5.1.2 Mano de Obra 1.5.1.3 Costos Indirectos de Fabricacin.. 1.5.2 Sistema de Costo por Procesos (SCP)... 1.5.2.1 Materiales... 1.5.2.2 Mano de Obra 1.5.2.3 Costos Indirectos de Fabricacin... 1.5.3 Costeo Basado en Actividades (ABC).. 1.6 CICLO COMPLETO DE COSTOS EN EMPRESA MANUFACTURERA Y CONTABILIZACIN......

21 21 21 23 26

26 26 28 29 29 33 33 39 39 43 46 48 50 52 54 55 55 55 58

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1.7 ASPECTOS NORMATIVOS.. 1.7.1 Estatuto Tributario: Fiscal... 1.7.2 Normas Internacionales de Contabilidad. 2. DESARROLLO COSTEO SECTOR MANUFACTURERO (Casos).. 2.1 ASPECTOS METODOLGICOS. 2.1.1 Fuentes. 2.1.2 Instrumentos. 2.1.3 Anlisis de informacin 2.2 IDENTIFICACIN INSTITUCIONAL.... 2.2.1 Productos.. 2.3 CASO 1. COSTOS POR ORDENES DE PRODUCCIN EN LA EMPRESA. 2.3.1 Descripcin Del Caso.. 2.3.2 Proceso de Costeo doctrina total o por absorcin... 2.3.3 Proceso de Costeo doctrina variable o directo. 2.4 CASO 2. COSTOS POR PROCESOS EN LA EMPRESA... 2.4.1 Descripcin Del Caso.. 2.4.2 Proceso de Costeo.. 2.5 REGISTROS CONTABLES - ESTADO DE RESULTADOS.... 2.6 ANLISIS DEL COSTEO EN EMPRESAS MANUFACTURERAS 3. LOS COSTOS INTEGRALES UNA ALTERNATIVA PARA LAS EMPRESAS MANUFACTURERAS... 3.1 PRESENTACIN DE LA PROPUESTA. 3.2 ANLISIS DEL COSTEO INTEGRAL FRENTE A AL COSTEO POR EL SISTEMA DE COSTO POR ORDENES Y POR PROCESOS CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFA ANEXOS

63 63 65 68 68 68 68 69 69 69 70 70 70 79 81 81 81 99 100

102 102

125 129 130 131 133

FIGURAS

Figura 1. Elementos del Costo de Produccin.. Figura 2. Bases y Doctrinas de Costos.. Figura 3. Ciclo proceso de Compra... Figura 4. Ciclo del Costo de la Mano de Obra.. Figura 5. Ciclo completo de Costos en la Empresa Manufacturera..

29 46 50 51 63

Figura 6. Proceso para el costeo integral en la produccin marroquinera... 103

CUADROS

Cuadro 1. Hoja de Costos (Ilustracin)...... Cuadro 2. Orden de Compra (Ilustracin)................ Cuadro 3. Formato de tarjeta de control de tiempo o reloj (Ilustracin) Cuadro 4. Informe de Unidades (Ilustracin).... Cuadro 5. Informe de Costo de Produccin (Ilustracin) Cuadro 6. Ficha Empresarial Cuadro 7. Productos Industrias Krizz. Cuadro 8. Registro de Tiempos Unitarios por referencia Cuadro 9. Peso del tiempo por referencia. Cuadro 10. Total Costo Mano de Obra Directa Variable por Referencia.. Cuadro 11. Costo Mano de Obra Directa Fija Total. Cuadro 12. Total Costo Mano de Obra Directa Fija por Referencia Cuadro 13. Consumo Materia Prima Directa por Referencia. Cuadro 14. Materia Prima Directa Variable... Cuadro 15. Mano de Obra Indirecta Fija por Referencia Cuadro 16. Materia Prima Indirecta Variable Cuadro 17. Materia Prima Indirecta Variable por Referencia. Cuadro 18. Distribucin Otros Costos Indirectos de Fabricacin.. Cuadro 19. Costos Indirectos de Fabricacin Administracin Fijo

47 49 52 57 58 69 69 71 72 72 72 73 74 74 75 75 76 76 76

Cuadro 20. Costos Indirectos de Fabricacin Produccin Fijo.. Cuadro 21. Costos Indirectos de Fabricacin y Produccin Variable Cuadro 22. Hojas de Costo por COP por Referencia - Doctrina Total.. Cuadro 23. Hoja de Costos segn Doctrina Variable.. Cuadro 24. Resumen Elementos del Costo SCP. Cuadro 25. Informe Unidades y Distribucin Costos Referencia 4442. Cuadro 26. Informe Unidades y Distribucin Costos Referencia 4366. Cuadro 27. Informe Unidades y Distribucin Costos Referencia 4446. Cuadro 28. Informe Unidades y Distribucin Costos Referencia 4430. Cuadro 29. Estado de Resultados segn Doctrina Costeo Total...... Cuadro 30. Material Directo Costeo Integral. Cuadro 31. Insumos Indirectos

77

77 77 79 82 83 87 91 95 99 107 108

Cuadro 32. Participacin en Ventas (Ingresos) Totales por Referencia...... 110 Cuadro 33. Depreciaciones Maquinarias y Equipos.... Cuadro 34. Costeo Integral Referencia 4442 Cuadro 35. Costeo Integral Referencia 4366 Cuadro 36. Costeo Integral Referencia 4446 Cuadro 37. Costeo Integral Referencia 4430 Cuadro 38. Estado de Resultados por el Sistema de Costos Integral.. 120 113 116 119 122 125

Cuadro 39. Anlisis Sistemas Tradicionales frente al Sistema Integral 125

GLOSARIO

COSTOS INTEGRALES: Es el reconocimiento de los valores totales de los factores de produccin que intervienen en cada etapa del proceso de produccin de manera directa e indirecta, fija o variable, incorporando los costos y gastos generales de administracin y ventas, salvo los costos de distribucin. PESO DEL TIEMPO POR REFERENCIA ( ): Es la relacin que existe entre el tiempo de una referencia y el tiempo agregado de todas las referencias. PESO DEL TIEMPO POR ETAPA/ACTIVIDAD ( ): El tiempo en que se realiza una etapa o actividad completa, en relacin al tiempo de ejecucin de toda la referencia. ): Es la relacin que existe entre PESO DE LA VENTA POR REFERENCIA ( el valor de la venta de la referencia y la venta total del negocio.

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA CENTRO DE INVESTIGACIONES

A. TIPO DE DOCUMENTO B. TIPO DE IMPRESIN C. NIVEL DE CIRCULACIN

Proyecto de Investigacin Procesador de Texto Biblioteca de la Universidad Cooperativa de Colombia El Costeo Integral, Una Herramienta til Para La Micro Y Pequea Empresa Manufacturera Damaris Eunice Guarn Ojeda Bucaramanga, Universidad Cooperativa de Colombia, Marzo 2009, 140 pginas. Centro de Investigaciones CEIN UCC

2. TTULO

3. AUTORA 4. PUBLICACIN

5. UNIDAD PATROCINANTE 6. TEMAS RELACIONADOS

Contabilidad de Costos, Valoracin de Empresas, Valoracin de la Produccin. 6.1 PALABRAS CLAVES Costo, Sistema de Costo, Componentes del Costo, Elementos del Costo, Peso del tiempo por referencia, Peso del Tiempo por Etapa, Peso de la Venta por Referencia, costeo, Costo Integral. 7. DESCRIPCIN DE LA INVESTIGACIN El Proyecto de Investigacin consisti en desarrollar un sistema de costeo integral para las micros y pequeas empresas del sector manufacturero, el cual permite el reconocimiento de los valores totales de los factores de produccin que intervienen en cada etapa del proceso de produccin de manera directa e indirecta, fija o variable, incorporando los costos y gastos generales de administracin y ventas, salvo los costos de distribucin.

El estudio se centra en un estudio de casos, seleccionando, una empresa del sector manufacturero, aplicando los modelos tradicionales y la metodologa propuesta de Costos Integrales con la respectiva comparacin. Igualmente generando un instructivo que permita la implementacin permanente en la empresa manufacturera. 8. FUENTES 8.1 Primarias: El estudio se centrara en una empresa manufacturera del rengln marroquinero (bolsos en cuero tipo exportacin). 8.2 Secundarias: Texto de contabilidad de costos, teora de costos, normas contables y tributarias, entre otros. 9. CONTENIDOS 9.1 JUSTIFICACIN El direccionamiento que ha tomado la economa mundial obliga al sector productivo a ser competitivo desde los diferentes puntos de vista, calidad, precios, y servicios preventa, venta y postventa. De hecho, las sociedades que hayan dinamizado sus economas soportados en la innovacin y la tecnologa han logrado liderar los crecientes mercados internacionales, pues esto se traduce en productividad y menores costos compitiendo con precios asequibles para una comunidad mundial con dificultades para acceder a medios de consumo sustentado en los altos niveles de pobreza (ms del 40% en Amrica Latina).1 Colombia pas con niveles de industrializacin discretos y un alto contenido artesanal en sus procesos productivos debe reorientar su manufactura a condiciones mnimas de competitividad pues de lo contrario el sector manufacturero se vera rezagado y con dificultades para interactuar a nivel mundial. Aunque las variables que permiten evaluar la competitividad son de diverso origen, el precio se est convirtiendo en la principal, lo cual queda demostrado con el fenmeno China, que ha ido paulatinamente invadiendo al mundo con precios atractivos para una economa popular, preocupando a los empresarios tradicionales de nuestra economa, quienes adems de ir viabilizando tecnologas para avanzar hacia la competitividad deben disponer de una herramienta precisa sobre el valor de sus costos de produccin en todos los procesos, bien sea en la generacin de productos finales o para convertirse en maquiladores de grandes empresas. Si bien es cierto los sistemas de valoracin en los procesos productivos se han definido en modelos o sistemas de costeo ampliamente aceptados en el mundo,1

Tabla 2, CEPAL 1998

algunas concepciones estn limitando los clculos para ser ms eficiente la informacin en la gestin y redireccionar la empresa para acceder a los mercados. Por un lado en la costumbre contable con los mtodos tradicionales de costeo el valor del producto definido como Costo es excluyente, dejando por fuera aspectos mucho ms onerosos en algunas empresas que los mismos costos de produccin, pues los gastos necesarios para entrar en los mercados a competir bajo estrategias de mercadeo, servicio al cliente, publicidad, sobrepasan el valor de la produccin. Por otra parte, el sector manufacturero de nuestra regin est constituido por micros y pequeas empresas, que soportan su contabilidad ms con fines fiscales que informacin para su desarrollo, en donde los sistemas de costos se estiman slo para la venta final del producto y en muchos casos de manera emprica y tener un parmetro para la fijacin de precios, desconociendo valores intermedios que les posibilite reingeniar el proceso de produccin con bases en actividades o procesos ms costosos, o acceder a la maquila de productos en proceso, as como valorar inventarios de productos en proceso. De ah que fue necesario disear una tcnica y mtodo que le permitir al empresario manufacturero tipificado como micro y pequeo productor conocer el valor de su producto en cada una de las etapas en el proceso de produccin, incorporando en este de manera pertinente todos los gastos en que incurre la empresa en el desarrollo del negocio, permitindole reconocer y determinar el valor integral o costo de produccin.

9.2 FUNDAMENTOS TERICOS El proyecto se bas en la Teora de Costos.

9.3 NORMATIVIDAD LEGAL Se tuvo en cuenta la Norma Tributaria (Estatuto Tributario), las Normas Contables (Decreto Reglamentario 2649 de 2003) y las Normas Internaciones de Contabilidad (NIC N 2)

9.4 CONTEXTO El proyecto se centr en el sector manufacturero, en una empresa de marroquinera, como estudio de casos, evaluando su condicin de costos, a partir de los mtodos tradicionales, articulando el Costeo Integral como una nueva alternativa para hacer ms eficiente la toma de decisiones.

9.5 CONCLUSIONES Gracias a la informacin suministrada por la empresa piloto, se pudo cumplir con el propsito de estructurar un sistema de costos integrales por actividades o etapas de produccin en empresas manufactureras, logrando demostrar su importancia y ventajas frente a los sistemas de costeo tradicional por rdenes y por procesos de produccin. El costeo integral por actividades o etapas de produccin, demuestra grandes ventajas para la gestin o administracin empresarial al definir costos agregados y reales a stas, segn el grado de elaboracin; pues una informacin oportuna y vers en cada etapa o actividad le permite a la administracin definir qu elaboraciones puede contratar por fuera de la empresa (con otros manufactureras del sector), a su vez en los casos de deterioro en algunas de las etapas del proceso de produccin, la administracin puede fijar responsabilidades en el personal o contratar el aseguramiento de productos en proceso, cuando su valor lo amerite. Quiz uno de los puntos ms complicados en el sector manufacturero es la valoracin de inventarios de productos en procesos para el respectivo control, al no definirse para el grado de elaboracin del producto su costo agregado, resultando el costeo integral una importante herramienta para dicho propsito. En el costeo integral, se logra llevar el valor total de la produccin desde su inicio hasta su terminacin y disposicin para entrega, pues el nico costo o gasto que no se asigna a cada una de las etapas o actividades es lo correspondiente a costos y gastos de entrega que para el caso de Industrias Krizz corresponde al costo de exportacin cancelado al agente aduanal. Los empresarios que incurran en costos ambientales, pueden integrar estos a las diferentes etapas o actividades de produccin, de manera semejante a los costos generales y en cuanto a la responsabilidad social, se debe entender que esta corresponde es a la distribucin de los beneficios o utilidades y no un costo o gasto empresarial.

9.6 RECOMENDACIONES Como respuesta a los esfuerzo de investigacin de los estudiantes de pregrado es su fase final, la universidad debe establecer convenios con el sector productivo para facilitar informacin y agilizar el desarrollo de dichos trabajos, as como establecer sistemas de divulgacin para beneficio de la comunidad; pues de nada sirve desarrollar trabajos de cierta importancia para el mejoramiento sectorial de la regin si stos se convierten en documentos restringidos o de circulacin interna solamente.

Para implementar un sistema de costeo integral se requiere orientar a los profesionales de la contadura pblica en su disposicin para aceptar y contribuir en la generacin de nuevos paradigmas, pues es recurrente que en el proceso de formacin profesional se encasille a la apropiacin de teoras y no a la transformacin o modificacin de las mismas. Es importante que los sistemas de costeo se asuman como una herramienta til en las decisiones gerenciales y no como el resultado de un sistema contable con propsitos fiscales o tributarios; as como un proceso necesario del presupuesto del negocio y no como un resultado final.

10. LUGAR

Universidad Cooperativa de Colombia

REVIS: Economista Eduardo Mantilla Pinilla (Director del Proyecto) Ing. CP. Crisanto Vergel Portillo (Calificador)

FECHA: Marzo de 2009

INTRODUCCIN

Con el presente proyecto se pretende desarrollar una tcnica para determinar los Costos Integrales de produccin en cada una de las etapas o actividades que constituyen el proceso productivo. Entendiendo que la integralidad de los costos corresponde a la remuneracin de todos los factores de produccin, distribucin y conservacin de productos, es decir, la determinacin de costos y gastos como variables de valor agregado, que se incorporan directamente en los productos en cada etapa de su proceso. El direccionamiento que ha tomado la economa mundial obliga al sector productivo a ser competitivo desde los diferentes puntos de vista, calidad, precios, y servicios preventa, venta y postventa. De hecho, las sociedades que hayan dinamizado sus economas soportados en la innovacin y la tecnologa han logrado liderar los crecientes mercados internacionales, pues esto se traduce en productividad y menores costos compitiendo con precios asequibles para una comunidad mundial con dificultades para acceder a medios de consumo sustentado en los altos niveles de pobreza (ms del 40% en Amrica Latina).2 Colombia pas con niveles de industrializacin discretos y un alto contenido artesanal en sus procesos productivos debe reorientar su manufactura a condiciones mnimas de competitividad, pues de lo contrario el sector manufacturero se vera rezagado y con dificultades para interactuar a nivel mundial. Aunque las variables que permiten evaluar la competitiva son de diverso origen, el precio se est convirtiendo en la principal, lo cual queda demostrado con el fenmeno China, que ha ido paulatinamente invadiendo al mundo con precios atractivos para una economa popular, preocupando a los empresarios tradicionales de nuestra economa, quienes adems de ir viabilizando tecnologas para avanzar hacia la competitividad deben disponer de una herramienta precisa sobre el valor de sus costos de produccin en todos los procesos, bien sea en la generacin de productos finales o para convertirse en maquiladores de grandes empresas. Los costos tradicionalmente manejados en los sistemas de costeo empresarial corresponden a: Sistema de costos por procesos. En este sistema la unidad de costeo es un proceso de produccin. Los costos se acumulan para cada proceso durante un tiempo dado. El total de costos de cada proceso dividido por el total de unidades obtenidas en el perodo respectivo, nos da el costo unitario en cada uno de los procesos. El costo total unitario del producto terminado es la suma de los costos unitarios obtenidos en los procesos por donde haya pasado el artculo.2

Tabla 2, CEPAL 1998

Sistema de Costos por rdenes de produccin. En este sistema la unidad de costeo es generalmente un grupo o lote de productos iguales. La fabricacin de cada lote se emprende mediante una orden de produccin. Los costos se acumulan para cada orden de produccin por separado y la obtencin de los costos unitarios es cuestin de una simple divisin de los costos totales de cada orden, por el nmero de unidades producidas en dicha orden. Sistema de Costos por Actividades. El costo basado en actividades es una metodologa que mide el costo y desempeo de las actividades, recursos y objetos de costos. Los recursos que se asignan primero a las actividades despus, los costos de las actividades se asignan a los objetos del costo de uso. Sistema de Costos Estimados. Consiste en predeterminar los costos unitarios de la produccin estimando el valor de la materia prima directa, la mano de obra directa y los cargos indirectos que se consideran se deben obtener en el futuro, comparando posteriormente los costos estimados con los reales y ajustando las variaciones correspondientes. Constituyen un sistema de costos predeterminados tomando en consideracin la experiencia de ejercicios anteriores. Sistema de Costos Estndar. Es aquel que basa su funcionamiento en costos estimados o estandarizados, para registrar los elementos del costo, los cuales son comparados con los costos reales, a fin de verificar la eficiencia para un determinado nivel de actividad. La caracterstica esencial es el uso de los costos predeterminados o planeados, como medida de control para cada elemento del costo durante los ciclos de produccin. Los costos se calculan una sola vez en lugar de hacerlo cada vez que se inicie una fase de produccin, orden, lote o trabajo. En s, estos mtodos son de los que disponen los empresarios para establecer el valor de su produccin, recurriendo al que consideren ms pertinentes para sus empresas, de acuerdo al criterio del profesional contable. De hecho, han sido mtodos utilizados durante aos, pero que establecen una diferencia entre el costo de produccin y los gastos, siendo hoy da para muchos ms significativo los gastos, por tanto cuando se habla del costo no se est contemplando la magnitud de estos ltimos haciendo deficientes los modelos. Si bien es cierto los sistemas de valoracin en los procesos productivos se han definido en modelos o sistemas de costeo ampliamente aceptados en el mundo, algunas concepciones estn limitando los clculos para hacer ms eficiente la informacin en la gestin, y redireccionar la empresa para acceder a los mercados. Por un lado en la costumbre contable con los mtodos tradicionales de costeo el valor del producto definido como Costo es excluyente, dejando por fuera aspectos mucho ms onerosos en algunas empresas que los mismo*s costos de produccin, pues los gastos necesarios para entrar en los mercados a

competir bajo estrategias de mercadeo, servicio al cliente, publicidad, sobrepasan el valor de la produccin. Por otra parte, el sector manufacturero de nuestra regin est constituido por micros y pequeas empresas, que soportan su contabilidad ms con fines fiscales que informacin para su desarrollo, en donde los sistemas de costos se estiman slo para la venta final del producto y en muchos casos de manera emprica y tener un parmetro para la fijacin de precios, desconociendo valores intermedios que les posibilite reingeniar el proceso de produccin con bases en actividades o procesos ms costosos, o acceder a la maquila de productos en proceso, as como valorar inventarios de productos en proceso. Un ejemplo claro lo constituye el sector calzado que incorpora valor al producto, desde el corte, desbastado de pieles, guarnicin, montado y soladura, y acabados y paralelamente la fabricacin de los llamados prefabricados; plantillas, suelas, tacones, entre otros., que al costearse por cualquiera de los sistemas tradicionales su valor de produccin no se obtiene sino con el producto terminado, cuando en la prctica todos los procesos anteriormente mencionados pueden manejarse por maquilas independientes y adquirirse como si fueran productos preelaborados, y si esto es viable la empresa tambin debera entrarles a valorar como si fueran maquilas, para definir polticas de produccin. De ah que sea necesario disear una tcnica y mtodo que le permita al empresario manufacturero tipificado como micro y pequeo productor conocer el valor de su producto en cada una de las etapas en el proceso de produccin, incorporando en este de manera pertinente todos los gastos en que incurre la empresa en el desarrollo del negocio. Con el presente estudio, se pretende viabilizar la tcnica y mtodo de costeo asequible para el sector manufacturero que permita el reconocimiento y determinacin del valor integral o costo de produccin. Para el efecto, se parte del anlisis de costos por dos de los sistemas ms tradiciones de costeo, tomando como estudio de casos Industrias Krizz, datos que sirven de soporte para el costeo integral y poder hacer una comparacin final demostrando lo eficiente que resulta para una empresa realizar costeo integral en cada una de las etapas de produccin.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL: Desarrollar una tcnica y mtodo que permita estructurar e implementar el costeo integral, para aproximar el valor real en cada etapa del proceso productivo en la micro y pequea empresa manufacturera.

OBJETIVOS ESPECFICOS: Identificar las tcnicas y mtodos de costeo utilizados en el sector manufacturero. Analizar las ventajas y desventajas de cada uno de los mtodos de costeo utilizados en Colombia en sector manufacturero. Evaluar mediante estudio de casos, la eficiencia de dos mtodos de costeo aceptados en el sector manufacturero. Desarrollar una tcnica y mtodo de costeo integral para el sector manufacturero en micro y pequeas empresas. Estructurar e implementar la tcnica y mtodo de costeo integral mediante aplicacin a una empresa micro o pequea del sector manufacturero.

1. ASPECTOS GENERALES SOBRE COSTOS

1.1.

ANTECEDENTES DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

1.1.1 Aspectos Conceptuales. En toda empresa es imperativo el manejo de informacin sobre las diferentes operaciones realizadas en sus procesos de gestin, y de amplio conocimiento a nivel directivo, para poder coordinar y dirigir en forma eficiente. En consecuencia, es preciso contar con un sistema de informacin que documente tanto las relaciones de la entidad con el mundo circundante, como la generada al interior de la empresa, para la pertinente toma decisiones. De ah la importancia del manejo de informacin contable. La Contabilidad es el sistema de informacin cuyo objetivo es informar sobre la situacin econmica y financiera de la empresa, y cuya funcin registrar y procesar los hechos econmicos en que se involucre tal entidad. Este sistema, comprende tres subsistemas bsicos: la Contabilidad Financiera, la Contabilidad Administrativa y la Contabilidad de costos. La Contabilidad Financiera Contabilidad General, est orientada a los usuarios externos, los cuales requieren diversas necesidades de informacin, de acuerdo a sus caractersticas y objetivos, ejemplo de estos usuarios estn: acreedores, entidades encargadas del recaudo de impuestos, entidades bancarias, entre otros. De acuerdo al tipo de informacin requerida por estos usuarios, las entidades deben utilizar patrones estndares para el procesamiento y presentacin de la informacin contable, entre las que se encuentran, las normas que constituyen los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las normas tributarias y fiscales. La Contabilidad Financiera teniendo en cuenta el sector que requiera la informacin, presenta como objetivos fundamentales: - Informar acerca de la naturaleza y solvencia del capital invertido en una empresa. - Evaluar los cambios que se producen en el capital como resultado de las actividades desarrolladas, revelando el empleo adecuado de estas, y las medidas ejecutadas.

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La Contabilidad Administrativa, Contabilidad Gerencial, est al servicio de las necesidades de la administracin, es as como su diseo debe estar enfocado a las caractersticas de cada entidad, y no especficamente obedecer a normativas externas o estndares, sino que su orientacin es pragmtica con el fin de facilitar las funciones de planeacin, control y toma de decisiones. La contabilidad de costos, se relaciona con el valor de la produccin. Antes de hablar de ella, es importante revisar el concepto de costos. Para Bernard J. Hargadon y Armando Mnera3, el costo se define como toda erogacin o desembolso de dinero (o su equivalente) para obtener algn bien o servicio. Desde el punto de vista econmico el costo se define como la remuneracin a los factores de produccin que intervienen en el proceso de trasformacin de bienes y servicios4. Para algunos estudiosos ambientalistas, el costo ambiental corresponde al valor del sacrificio que implica el uso y alteracin de los recursos naturales y del ambiente, establecido en la valoracin de las relaciones integrales que contextualizan la naturaleza, relaciones antropocntricas, ambientales y econmicas5. La Contabilidad de costos, definida por Hargadon Jr.6, es el arte o la tcnica empleada para recoger, registrar y reportar la informacin relacionada con los costos y, con base en dicha informacin, tomar decisiones adecuadas relacionadas con la planeacin y el control de los mismos. Cuyos fines principales se resumen en: - Determinar el costo de los inventarios de productos fabricados tanto unitario como global, con miras a la presentacin del Balance General. - Determinar el costo de los productos vendidos, con el fin de poder calcular la utilidad o prdida en el perodo respectivo y poder preparar el Estado de Resultados. - Dotar a la gerencia de una herramienta til para la planeacin y el control sistemtico de los costos de produccin. - Servir como fuente de informacin de costos para estudios econmicos y decisiones especiales relacionados principalmente con inversiones de capital a largo plazo, tales como reposicin de maquinaria, expansin de planta,

3

HARGADON, Bernard J. y MNERA CRDENAS, Armando. Contabilidad de Costos. 2 ed. Bogot: Norma, 1992, p.1 4 SALVATORE, Dominick. Microeconoma. 3ra. Ed. Mxico: McGraw-Hill. 1996 5 MANTILLA P, Eduardo, Valoracin de bienes y servicios ambientales, El Rasgn, CDMB. 2008 6 HARGADON,Op.cit.,p.1

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fabricacin de nuevos productos, fijacin de precios de venta, etc.7 Por lo tanto, la contabilidad de costos suministra informacin que puede ser utilizada como base en la contabilidad financiera como en la contabilidad administrativa. Dada la importancia de la contabilidad de costos y su utilizacin ampliamente en diferentes procesos afines con la administracin de las entidades y an con la gestin operativa, algunos especialistas distinguen entre contabilidad de costos y costos, segn se trate de un proceso que forme parte de un registro contable sistmico o que constituya un proceso de clculo especfico propio a una operacin de planificacin para una actividad determinada. 1.1.2 Sntesis Histrica De La Contabilidad De Costos. La contabilidad de costos como tal, surgi con el desarrollo de las empresas industriales a fines del Siglo XIX. Antes solo exista una contabilidad global basada en la acumulacin de operaciones efectuadas por el comerciante, (No obstante, la contabilidad como disciplina se remonta a unos cuatro mil aos antes de la era cristiana, conservndose archivos de los registros contables en Mesopotamia). Con el objeto de formarse una rpida idea acerca de la evolucin que la contabilidad de costos ha tenido en el tiempo, an cuando no se le identificara como tal, es preciso retraerse a las antiguas civilizaciones del Medio Oriente, en donde es posible encontrar sacerdotes y escribas que tenan como tarea realizar anotaciones para establecer cul era el costo final de alguna obra o trabajo especfico8 Algunos autores afirman que la contabilidad de costos se inici en las fabricas florentinas de telas y lana del Siglo XII9, mientras que otros ubican su nacimiento en el Siglo XIV durante el desarrollo del comercio ingls e italiano. Uno de los investigadores que ha estudiado el origen de la contabilidad de costos establece que su establecimiento surgi en Inglaterra, durante el reinado de Enrique VII (1485-1509) a consecuencia de restricciones impuestas a los fabricantes de algodn lo que oblig a stos a organizarse en comunidades industriales de manera que los vendedores se vieron en la necesidad de conocer con mayor exactitud el costo de los productos para rendir cuentas a sus mandantes10. Otro factor que aparece promoviendo el establecimiento de la contabilidad de costos durante la Edad Media fue el desarrollo del comercio y la consecuente competencia entre los distintos comerciantes, lo que hizo surgir algunos intentos para identificar los costos de fabricacin y tratar de calcularlos; ello constituy, sin7 8

HARGADON. y MNERA, Op.cit.,p.2 ULAEMMINCH, J.: Historia y Doctrinas de la Contabilidad, Madrid, 1961 9 VZQUEZ, J. C.: Tratado de Costes, Aguilar, Buenos Aires, 1978 10 GARNER, S. P.: Historical Development of Cost Accounty, The Accounting Review, New York, 1947

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embargo, un hecho aislado por cuanto la contabilidad utilizada era elemental y estaba diseada para registrar obligaciones externas y recaudos efectuados, pero no cubra transacciones internas del proceso productivo. Una notable excepcin es el sistema contable, llevado por un impresor italiano instalado en Amberes durante el Siglo XVI, cuyo nombre era Cristopher Platin, el cual utilizaba cuentas por partida doble y formaba una contabilidad de costos por rdenes de trabajo lo que le permita determinar el costo de cada libro que imprima. Este valor lo obtena acumulando el costo de los distintos tipos de papel, como asimismo los salarios que pagaba a sus dependientes y otros valores que surgan durante el trabajo. Su minuciosidad le hizo llevar un completo inventario tanto de unidades fsicas como de los valores correspondientes. Igualmente, al finalizar cada trabajo encomendado, elaboraba un asiento contable transfiriendo la cuenta que reflejaba el producto en proceso a una cuenta que denominaba libros en almacn, la que cuadraba con el inventario que mantena.11 Algunos prototipos de sistemas de contabilidad de costos eran llevados en la compaa textil de la familia Mdici, a mediados del Siglo XV, como tambin en la empresa minera que mantena la familia Fugger en Austria. En este ltimo caso, la contabilidad utilizada distingua entre el costo de los materiales utilizados, la mano de obra, el transporte y otros gastos inherentes al proceso productivo.12 A pesar de que en la prctica surgan casos como los sealados, en que se diseaban prototipos vlidos para las necesidades informativas propias de algunos comerciantes, su uso era prcticamente desconocido para el resto. Tampoco existan publicaciones o tratados sobre el particular. Una excepcin fue cuando, en 1697, John Collins public una obra en que resaltaba la diferencia entre el costo de fabricacin y los costos comerciales. Slo a fines del Siglo XVIII, en Inglaterra, comenzaron a circular algunos libros de contabilidad en que se habla de los costos fabriles. Uno de los pioneros en esta materia fue James Dobson quien en 1750 public una obra en que se refiere al costeo por lotes de productos en las fbricas de calzados y trata acerca del costo de las existencias de productos en proceso.13 Veintids aos despus, en 1777, Wardhaugh Thompson, public una obra en que resaltaba una completa descripcin de los costos por proceso en una fbrica de medias, estableciendo la forma para determinar el costo de los productos. Sin embargo, ha podido establecerse que estos mtodos y tcnicas desarrolladas por los pioneros, no

11 12

FLORENCE EDLER ROOVER, Cost Accounting in the 16th. Century, Accounting Review, 1935 GARNER, S. P.: Op. cit. 13 DODSON, JAMES: In the Accountant or The Method of Book-Keeping, Deduced from clear Principles and Illustrated by a Variety of Examples, London, 1750.

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tuvieron mayor influencia entre los dems, de modo que cada uno recurra a su propio criterio y experiencia para solucionar sus problemas.14 A principios del Siglo XIX, surgieron los primeros tratados de contabilidad de costos, publicados por Payen y Cronheln.15 Slo a partir de la segunda mitad del Siglo XIX, como consecuencia del crecimiento industrial, surgen diferentes problemticas econmicas que inciden en la necesidad de determinar con mayor exactitud el costo de fabricacin y separarlo del costo comercial. En estos estuvo la preocupacin por fijar el precio de venta de los diferentes productos, el incremento de la productividad, la cuanta de los salarios, el tratamiento de la depreciacin de los activos, la valorizacin de los inventarios, y la determinacin de la renta anual. El clculo de los costos de cada empresa era mantenido en completo secreto, y su divulgacin estaba al nivel de lo que hoy podemos definir como espionaje industrial. De este modo, los contables fueron consolidando su profesin diseando mtodos nicos para determinar los costos, cuyo dominio les era exclusivo. Esta caracterstica se mantuvo hasta la masificacin del uso industrial de equipos pesados y el desarrollo de tcnicas de produccin en masa, por cuanto ello oblig al reconocimiento y posterior determinacin del costo de la carga fabril. En 1887, un ingeniero elctrico ingls de nombre E. Garckey, y un perito contable llamado M. Fells, publicaron un completo tratado de contabilidad de costos bajo el ttulo de Factory Accounts, en donde se trata de uniformar los criterios para establecer y contabilizar los costos industriales mediante partida doble e integradamente con la contabilidad general o financiera.16 Dos aos despus, un perito contable ingls, George Norton, public un manual de contabilidad de costos dirigido a la industria textil.17 Otra obra importante para el establecimiento de la Contabilidad de Costos fue la escrita por John Mann en 1891, la cual trata detalladamente los costos indirectos que se producen en las empresas productivas y su consecuente clasificacin y distribucin. 18 Otro gran impulsor para el establecimiento organizado de un sistema de contabilidad de costos fue el ingls Alexander Hamilton Church, quien en diferentes artculos publicados en el Engeneering Magazine puso de manifiesto su importancia para medir la actividad directiva.14 15

LITHLETON, A. C.: Accounting. Evolution to 1900, New York, 1953 PAYEN, ANSELME: Essai sur la tenue des Livres d'un Manufacturier, Paris, 1817. CRONHELN, F. W.: Double Entry by single, London, 1818. 16 GARCKE, E. & FELLS, M., Factory Accounts their Principles and Practice. London Crosby, Lockwood and Son, 1887. 17 NORTON, GEORGE: Textile Manufactures Bookkeeping. London, Simpkin, 1889. 18 MANN, JOHN: The Accountant, 1891

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Existe consenso para considerar que el afianzamiento de la contabilidad de costos ocurri en el primer cuarto del Siglo XX, y sus grandes preconizadores fueron H. Arnold, J. Nicholson, D. Eggleston, y W. Kent. Tambin contribuy a su desarrollo la creacin de la National Association of Cost Accountant (actual National Association of Accountants), fundada en los Estados Unidos de Norteamrica en 1915. 1.1.3 Consideraciones Preliminares Para El Estudio De La Contabilidad De Costos. Podemos diferenciar las empresas, operacionalmente hablando, entre las que compran mercaderas, deducindose como tal, artculos totalmente elaborados para ser comercializados, y empresas que, compran materias primas, que mediante un proceso de transformacin son convertirlas en productos terminados especficos, para ser comercializados. Las primeras empresas, son solamente comerciales en tanto que las segundas son denominadas manufactureras o industriales, conocidas tambin como fbricas. Gran parte de las empresas estn divididas en departamentos. Estos pueden dividirse en el caso de las empresas industriales en departamentos productivos y departamentos de servicio. El departamento de produccin se relaciona directamente a la transformacin de las materias primas en productos terminados, estando conformado por mdulos operativos en los que se ejercen actividades manuales y mecanizadas. El departamento de servicio es aquel que no est claramente relacionado con la produccin; su funcin es suministrar servicios o asistencias, ya sea a la empresa en general o a otros departamentos tanto productivos como de servicios de la misma. Dentro de esta es posible clasificar departamentos tales como la seccin de mantenimiento y aseo, el departamento de seguridad industrial, los departamentos administrativos, etc. Se denomina producto a lo que resulta de un sistema de produccin, que puede ser un bien fsico o un servicio prestado a terceros, segn sea la actividad econmica de la empresa.

1.2 LA CONTABILIDAD DE COSTOS EN EL SECTOR MANUFACTURERO 1.2.1 Costos, Gastos Y Prdidas Empresariales. Las empresas, cualquiera que sea su actividad econmica, demanda con mayor o menor grado de especificacin, la determinacin del monto de dinero necesario para el desarrollo de sus operaciones, otorgando con ello, xito en sus labores. Toda empresa para que funcione correctamente, necesita contar con los recursos necesarios para desarrollar sus actividades, cualquiera que sea. La adquisicin de estos recursos significan para la empresa una inversin o un gasto, de igual 26

forma para poder desarrollar sus actividades, le implica sacrificios econmicos que sern necesario que cubra, de lo contrario se vera entorpecida la gestin de sta. Lo anterior afecta a todo tipo de organizaciones, sean pblicas o privadas, grandes o pequeas, con o sin nimo de lucro, lo que hace necesario a cada organizacin, precisar los gastos y costos que se derivan de sus operaciones. Es as como en una empresa industrial, por ejemplo, debern establecerse como mnimo sus costos de fabricacin, de capacidad y distribucin; una empresa comercial, por su parte, tendr que considerar sus costos de adquisicin, mantenimiento, distribucin o comercializacin, cobranza, etc. Una institucin educativa, en cambio, lo har respecto de sus costos de docencia, investigacin y extensin. El Cuerpo de Bomberos la Defensa Civil requerirn determinar el costo que tienen las provisiones necesarios para llevar a cabo el auxilio o asistencia social que su gestin establece a fin de procurar el indispensable autofinanciamiento. Un equipo de futbol de barrio, lo har acerca de calcular el monto que le significar el alquiler de una cancha de ftbol, la adquisicin de dotacin deportiva, u otras necesidades a fin de saber el valor de la cuota que deber recaudarse de los socios. Por lo tanto es preciso que se desarrollen tres etapas fundamentales, que son: - Registrar los valores que los desembolsos y erogaciones impliquen, - Establecer los distintos centros de costos; unidades organizacionales en que se producen tales imputaciones, - Clasificar, distribuir e imputar los diferentes costos. En el marco de las operaciones existen diferentes tipos de desembolsos y erogaciones cuya clasificacin contable interesa definir adecuadamente puesto que ello puede involucrar distintos resultados econmicos. Esta clasificacin se refiere a diferenciar entre costos, gastos y prdidas. Definido en forma amplia, el trmino costo representa el valor total de adquisicin o fabricacin de un bien o servicio. Dicho de otro modo, representa los beneficios que se debieron sacrificar para producir bienes, adquirir determinados productos, o lograr obtener la prestacin de un servicio vigente. De esta manera, contablemente, un costo implica la posesin de un bien, ya sea material o inmaterial, permanente o transitorio, es decir, tener un Activo vigente. Por ello, dicho activo representar un costo mientras tenga un valor en vigencia para la empresa, vale decir, que sea potencialmente capaz de producir un beneficio futuro para la empresa.

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El trmino gasto, por el contrario, es considerado, simplemente, como el consumo de un costo, es decir, un costo que se ha incurrido para producir un beneficio, razn por la cual ya no est vigente. En consecuencia, es posible definir que los gastos son aquellos costos que se han aplicado contra el ingreso de un perodo determinado. Cuando existen gastos no recuperados totalmente, es decir, cuando existe una reduccin en la participacin del patrimonio de la empresa por la cual no se ha recibido un valor compensativo equivalente, se genera una prdida. En el caso de los costos, su valor queda contabilizado como un activo, mantenindose vigente en tanto dicho activo exista, lo cual puede cubrir un perodo de tiempo relativamente extenso abarcando en consecuencia ms de un ejercicio contable. En relacin a los gastos, su valor es imputable y vlido slo durante el ejercicio en que ocurri el gasto, por lo cual se les denomina generalmente como "gastos del perodo". Al trmino del ejercicio contable, el conjunto de gastos incurridos es aplicado contra el conjunto de ingresos generados en el perodo a fin de determinar el resultado econmico obtenido por la empresa en dicho perodo, es decir, si sus actividades generaron una utilidad o excedente o, por el contrario, una prdida o dficit. En consecuencia, cada nuevo ejercicio se inicia con cero gastos. 1.2.2 Clasificacin De Los Desembolsos: Los desembolsos y erogaciones derivados de las operaciones de una empresa pueden clasificarse, desde un enfoque tradicionalista, en tres grupos: - Desembolsos y Erogaciones Capitalizables, lo cual significa que se han transformado en el costo de un Activo Fijo, Cargo Diferido u otro tipo de Activo equivalente. Los Activos Fijos estn constituidos por todos los bienes o recursos que posee la empresa que han sido adquiridos para destinarlos a la explotacin socioeconmica y sin el nimo de venderlos, como es el caso de las mquinas, bienes races, edificios, vehculos, etc. Los Cargos Diferidos estn constituidos por activos intangibles y transitorios que sern consumidos en un prximo ejercicio, como ser: gastos pagados anticipadamente, anticipos a acreedores, etc. Lo cual implicar que posteriormente dicho activo ser consumido, ya sea a travs de depreciaciones peridicas, amortizaciones o agotamiento, segn sea su naturaleza. Dicho castigo podr ser tratado como un costo de fabricacin o como un gasto del perodo, segn sea el mtodo de costeo utilizado. - Desembolsos y Erogaciones Inventariables, son considerados como tales cuando son contabilizados como Activos Circulantes o Realizables, lo que significa que se les identifica con el producto que se fabrica o comercializa, formando parte de l, es decir, constituirn parte de su costo. De este modo, 28

cuando el artculo sea realizado, es decir, vendido, se le desactivar convirtindose en un gasto imputable contra el ingreso que generar la venta lo que contablemente se conoce como "Costo de Ventas". - Desembolsos y Erogaciones Operacionales, son aquellos que tienen como finalidad incurrir en un gasto inherente al perodo en que se producen, no imputables al costo fabril, como por ejemplo los gastos de publicidad, administracin, relaciones pblicas, etc. Por esta razn, en lugar de ser activables se les imputa como gastos operacionales.

1.3 ELEMENTOS DEL COSTO DE PRODUCCIN Los elementos del costo de un producto o sus componentes integrales son los materiales directos, la mano de obra directa y los costos de fabricacin, como se ilustra en la figura 1. Figura 1. Elementos del Costo de Produccin

Fuente: Polimeni Fabozzi Adelberg, (1991)

1.3.1 Materiales Materia Prima: Insumo fsico aplicado a la produccin de un bien o servicio, pudiendo conservar o no, sus propiedades originales. Definicin y tratamiento de materiales directos e indirectos: Los materiales que realmente forman parte integral del producto terminado se conocen con el nombre de materias primas o materiales directos. Los que no se convierten fsicamente en parte del producto, y que no son fcilmente identificables, y que por lo tanto tienen importancia secundaria se llaman materiales o materiales indirectos. Para mantener una inversin en existencias equilibrada, se requiere una labor de planeacin y control. Un inventario excesivo ocasiona mayores costos incluyendo 29

prdidas debidas a deterioros, espacio de almacenamiento adicional y el costo de oportunidad del capital. La escasez de existencias produce interrupciones en la produccin, excesivos costos de preparacin de mquinas y elevadas costos de procesamiento de facturas y pedidos. La materia prima es el nico elemento del costo de fabricacin ntidamente variable. Valuacin y contabilizacin de materia prima y materiales: Existen diferentes factores que inciden en la eleccin del mtodo de valuacin ms adecuado: - Tipos de productos elaborados - Sistema de costos empleado - Poltica de reposicin - Meses de existencias normalmente disponibles - Formas de almacenaje - Necesidad de controlar el rendimiento de ciertos materiales. - Grado de inflacin o deflacin que sufra la economa - Situacin de la empresa en el mercado - Obligacin de que la valuacin de inventarios sea fiel reflejo de la realidad, evitando sobre o subvaluaciones. etc. Existen dos sistemas de inventarios: De acuerdo con el art. 450 del Cdigo de Comercio, contablemente los inventarios (ya sean de materias primas, de trabajo en proceso, de mercancas terminadas, de mercancas disponibles, etc) se deben valuar con alguno de los sistemas de valuacin de inventarios que sean aceptados en la norma fiscal. Desde el punto de vista fiscal, el costo de los activos movibles debe establecerse con base en alguno de los siguientes sistemas: a. El Juego de inventarios b. El de inventarios permanentes o continuos c. Cualquier otro sistema de reconocido valor tcnico dentro de las prcticas contables autorizado por la DIAN (Artculo 62 del Estatuto Tributario). En el sistema de Juego de Inventarios, el costo de lo vendido est constituido por la suma del inventario inicial, (la determinada al cierre del ao anterior al gravable), ms el costo de las mercancas compradas, transformadas, extradas o producidas en el ao fiscal respectivo, de la cual debe sustraerse el inventario fsico efectuado en el ltimo da del ao gravable. Lo que responde a la siguiente frmula matemtica: inventario inicial + compras - inventario final.

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A partir del ao gravable 1995 los contribuyentes obligados a presentar su declaracin del impuesto de renta y complementarios firmada por revisor fiscal (art. 203 del Cd. De Cio, y el par. 2 del art. 13 de la ley 43/90) o contador pblico (art. 596, numeral 6 del Estatuto Tributario), deben utilizar el sistema de inventarios permanentes o continuos tal como lo prev el artculo 2 de la Ley 174 de 1994 y su Decreto Reglamentado 326 de 1995. En el sistema de Inventarios Permanentes o Continuos, regulado por el Decreto Reglamentario 187 de 1975, artculos 30 y 31, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo fsico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Y el sistema permanente; o tambin llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Krdex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisicin, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta. Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes mtodos de valuacin de inventarios, entre los que tenemos el Mtodo PEPS, Mtodo UEPS, Identificacin especfica, Mtodo del Promedio ponderado, sistema retail. Normas especiales pueden autorizar la utilizacin de otros mtodos de reconocido valor tcnico (art. 63 del decreto reglamentario 2649/93). Mtodo de primeras en entrar primeras en salir (PEPS): Este mtodo consiste bsicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarn aquellos productos comprados ms recientemente. En cualquiera de los mtodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno. En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la operacin, es decir la de salida del inventario por el valor pagado en la compra. Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendi, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida segn el mtodo de valuacin de inventarios manejado por la empresa. Mtodo de ltimas en entrar primeras en salir (UEPS): En este mtodo lo que se hace es darle salida a los productos que se comprados y producidos recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es muy til cuando los precios de 31

los productos aumentan constantemente, cosa que es muy comn en los pases con tendencias inflacionarias. El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le da en el mtodo PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de adquisicin, esto debido a que como es apenas lgico, el producto se devuelve por el valor que se pago a la hora de adquirirse. Debe recordar que los diferentes mtodos de valuacin tienen validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen un costo identificado que es el valor pagado por ellas. En el caso de la devolucin en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor o costo con que salieron al momento de hacer la venta. Identificacin Especfica: Es el mtodo ms simple pero tambin el que demanda ms tiempo para determinar el costo de los materiales utilizados y el costo del inventario final. El mtodo requiere mantener un registro del precio de compra de cada unidad especfica y de la cantidad de unidades especficas usadas. El costo de los materiales utilizados se calcula multiplicando la cantidad usada por el precio especfico de cada material. Promedio ponderado: Con este mtodo lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el nmero de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra. El tratamiento de las devoluciones en ventas por este mtodo, es similar o igual que los otros, la devolucin se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto ms el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por el valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderacin. En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se incurri al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderacin. Sistema retail: El mtodo del retail permitido por la norma internacional de contabilidad nmero 2, fue adoptado en Colombia por la Ley 223 de 1995 en materia tributaria. El consejo Tcnico de la Contadura en Concepto nmero 2 de enero de 1996 lo consider como un mtodo o procedimiento para la estimacin de inventarios. El objetivo es calcular el costo de ventas mediante un mtodo alternativo, a travs de la informacin disponible de las ventas. Este procedimiento es utilizado en las empresas comerciales nicamente, que detallan 32

al pblico mercancas de alta rotacin, gran nmero de referencias y que pueden ser clasificadas por grupos homogneos. Significa que no puede ser utilizado en empresas manufactureras. En materia tributaria cualquier otro sistema tcnico diferente a los dos expuestos anteriormente, requiere autorizacin de las autoridades tributarias, antes del cierre del ejercicio en el cual se va utilizar. Desperdicio o merma: Es la prdida de materia prima luego de un proceso. No tiene ningn valor contable o econmico (ej.: evaporacin en los procesos qumicos). Estn considerados dentro del costo normal. Desecho: Son los que se producen respecto del proceso de transformacin; a diferencia del desperdicio tiene un valor de recuperacin (ej.: viruta de acero en la industria metalrgica) pero la materia prima no es recuperada para la industria de que se trata. Materia prima recuperada: Es la que una industria recupera para s misma, pudiendo utilizarla en la fabricacin de nuevos productos. Produccin defectuosa: Es la que durante el proceso productivo, por alguna razn, est mal concebida. Debe ser sometida a un reproceso, lo que implica un costo adicional, y que no debe ser cargado ni al costo original ni al precio de venta; sino que debe imputrselo al departamento que lo gener. Si tiene mucha importancia se imputa como una prdida o gasto del perodo. 1.3.2 Mano De Obra: La mano de obra de produccin se utiliza para convertir las materias primas en productos terminados. La mano de obra es un servicio que no puede almacenarse y no se convierte, en forma demostrable, en parte del producto terminado. Con los aos y el avance de la tecnologa la mano de obra ha ido perdiendo peso dentro del costo de produccin. 1.3.2.1 Clasificacin de la mano de obra: De acuerdo a la funcin principal de la organizacin: Se distinguen tres categoras generales: produccin, ventas y administracin general. Los costos de la mano de obra de produccin se asignan a los productos elaborados, mientras que la mano de obra no relacionada con la fabricacin se trata como un gasto del perodo. De acuerdo con la actividad departamental: Separando los costos de mano de obra por departamentos, se facilita el control sobre estos costos.

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Segn el tipo de trabajo: Dentro de un departamento, la mano de obra puede clasificarse de acuerdo con la naturaleza del trabajo que se realiza. Estas clasificaciones sirven generalmente para establecer las diferencias salariales. De acuerdo con la relacin directa o indirecta con los productos elaborados: la mano de obra de produccin que est comprometida directamente con la fabricacin de los productos, se conoce como mano de obra directa. La mano de obra de fbrica que no est directamente comprometida con la produccin se llama mano de obra indirecta. En las formas de remuneracin es propio de la costumbre que la mano de obra se remunere sobre la base de la unidad de tiempo trabajado (hora, da, semana, mes, ao), segn las unidades de produccin o de acuerdo a una combinacin de ambos factores. Trabajo a jornal: Se paga el tiempo que el trabajador permanece en la planta, independientemente del volumen de produccin logrado. La unidad de tiempo es la hora o el da. Sus ventajas radican en que es un mtodo barato, su clculo es sencillo y proporciona al operario la seguridad de un salario conocido y calculable. Sus desventajas se encuentran en que no proporciona verdaderos estmulos para el desarrollo de un esfuerzo mayor. Trabajo remunerado por produccin, o incentivado: En este sistema el operario percibe una retribucin diaria acorde con la cantidad de unidades producidas. Requiere determinar cul es la produccin que puede realizar un trabajador en un tiempo dado y definir un mtodo de operacin establecido, con ello se permita premiar toda superacin del nivel normal. Sus ventajas son que garantiza el operario una ganancia horaria mnima y que es un sistema ideal cuando se realizan trabajos estandarizados. La desventaja se encuentra en que representa un inconveniente cuando los productos exigen el uso de maquinarias delicadas que requieran atencin especial; adems, si el material es valioso, el desperdicio ocasionado por la mayor rapidez en la operacin puede anular los beneficios que este sistema brinda al empresario. El trabajo por pieza puede ser con: Produccin libre: el obrero permanece en la fbrica todo su turno, acreditndosele la labor realizada en ese lapso. Produccin limitada: se le adjudica al operario una produccin determinada; una vez cumplida puede retirarse; el incentivo radica en la posibilidad de trabajar menos tiempo. Remuneracin a destajo: el empleado recibe una tasa garantizada por hora para producir un nmero estndar de unidades o piezas de produccin. Si produce en exceso del nmero estndar de piezas, gana una cantidad adicional

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por pieza, calculada segn la tasa del salario por hora dividida entre el nmero estndar de piezas por hora. Algunos conceptos a tener en cuenta, para el tratamiento de un contrato individual de trabajo serian: Concepto de trabajo: El trabajo que regula este cdigo (CST) es toda actividad humana libre, ya sea material o intelectual, permanente o transitoria, que una persona natural ejecuta conscientemente al servicio de otra, y cualquiera que sea su finalidad, siempre que se efecte en ejecucin de un contrato de trabajo. (Art. 5 CST) Definicin de contrato de trabajo: 1. Contrato de trabajo es aqul por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurdica, bajo la continuada dependencia o subordinacin de la segunda y mediante remuneracin. 2. Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo recibe y remunera, patrono, y la remuneracin, cualquiera que sea su forma, Salario. (Art. 22 CST). Elementos del contrato de trabajo: Para que haya contrato de trabajo se requiere que concurran estos tres elementos esenciales: * La actividad personal del trabajador, es decir, realizada por s mismo; * La continuada subordinacin del trabajador respecto del empleador, que faculta a ste para exigirle el cumplimiento de rdenes, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de duracin del contrato. Todo ello sin que afecte el honor, la dignidad y los derechos (mnimos) del trabajador en concordancia con los tratados o convenios internacionales que sobre derechos humanos relativos a la materia obliguen al pas, y * Un Salario como retribucin del servicio. Una vez reunidos los tres elementos de que trata este artculo se entiende que existe contrato de trabajo y no deja de serlo por razn del nombre que se le d ni de otras condiciones o modalidades que se le agreguen, en especial bajo la figura de Contrato de servicios, que es la figura ms utilizada para esconder una relacin laboral. (Art. 23 CST). Contrato A Trmino Fijo: El contrato de trabajo a trmino fijo debe constar siempre por escrito y su duracin no puede ser superior a tres aos, pero es renovable indefinidamente: * Si antes de la fecha del vencimiento del trmino estipulado, ninguna de las partes avisare por escrito a la otra su determinacin de no prorrogar el contrato,

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con una antelacin no inferior a treinta (30) das, ste se entender renovado por un perodo igual al inicialmente pactado, y as sucesivamente. * No obstante, si el trmino fijo es inferior a un (1) ao, nicamente podr prorrogarse sucesivamente el contrato hasta por tres (3) perodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el trmino de renovacin no podr ser inferior a un (1) ao, y as sucesivamente. Pargrafo: En los contratos a trmino fijo inferior a un ao, los trabajadores tendrn derecho al pago de vacaciones y prima de servicios en proporcin al tiempo laborado cualquiera que ste sea. (Art. 46 CST) Contrato A Trmino Indefinido: 1.El contrato de trabajo no estipulado a trmino fijo, o cuya duracin no est determinada por la de la obra, o la naturaleza de la labor contratada, o no se refiera a un trabajo ocasional o transitorio, ser contrato a trmino indefinido. 2. El contrato a trmino indefinido tendr vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen, y la materia del trabajo. Con todo, el trabajador podr darlo por terminado mediante aviso escrito con antelacin no inferior a treinta (30) das, para que el patrono lo reemplace. En caso de no dar aviso oportunamente o de cumplirlo solo parcialmente, se aplicar lo dispuesto en el artculo 8o., numeral 7o., para todo el tiempo, o para el lapso dejado de cumplir. (art. 47 CST). Trabajo Ordinario Y Nocturno: 1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00 a.m.) y las veintids horas (10:00 p.m.) 2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintids horas (10:00 p.m.) y las seis horas (6:00 a.m.) Art. 160 CST Salario: Remuneracin que recibe el trabajador por servicios prestados en forma personal, en dinero o en especie. Pagos Que Constituyen Salarios (Que Son Factor Salarial): Constituye salario no slo la remuneracin ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestacin directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominacin que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en das de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. (art. 127 CST) Pagos Que No Constituyen Salarios (Que No Son Factor Salarial): No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participacin de utilidades, excedentes de las empresas de economa solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempear a cabalidad sus funciones, como gastos de representacin, medios de transporte, elementos de trabajo y 36

otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los ttulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentacin, habitacin o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad. (art. 128 CST) Explicacin vlida para Colombia: * Remuneraciones - Salario: Sueldo bsico + auxilio de transporte + horas extras + comisiones + viticos. - Sueldo Bsico: Asignacin bsica mensual que se le da a la persona o trabajador. - Salario Mnimo Legal Vigente (SMLV): 461.500 pesos para el ao 2008. - Auxilio de transporte: tienen derecho al auxilio de transporte quienes devenguen un salario fijo, igual o inferior a 2 veces el SMLV, su objetivo es que le trabajador cobre parte del desplazamiento entre el sitio de trabajo y su lugar de residencia. - Horas extras: horas adicionales a la jornada de trabajo. - Vacaciones (V): Art. 192 CST. Las vacaciones, es un periodo de descanso remunerado a que todo trabajador que est vinculado mediante un contrato de trabajo tiene derecho. Formula: V = Salario (Sin Auxilio de transporte) * nmero de das trabajados / 720 El empleador consigna cada mes el 4,17% del total devengado. - Dotacin: Art. 230 y ss., del cdigo laboral, ordena que el empleador debe suministrar a sus trabajadores cada 4 meses un par de zapatos y un vestido al trabajador, para las labores propias del cargo. Se entrega a quienes devenguen hasta 2 SMLV, con ms de 3 meses de servicio. * Cargas prestacionales: Las prestaciones sociales son beneficios legales que el empleador debe pagar a sus trabajadores adicionalmente al salario ordinario, para atender necesidades o cubrir riesgos originados durante el desarrollo de su actividad laboral. Las prestaciones legales en Colombia son: - Cesantas (C): Art. 249 y s.s. CST. Este beneficio tiene como fin brindarle al trabajador un medio de subsistencia por cada ao de servicio continuo prestado a la empresa o proporcional si se retira antes del ao. Frmula para liquidar cesantas:

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C = Salario * nmero de das trabajados / 360. El empleador consigna cada mes el 8,33% del total devengado. - Intereses Sobre Cesantas (I): L. 52/75. Todo empleador debe pagarle al trabajador unos intereses anuales por las cesantas, y son del 12% anual sobre el monto de las cesantas, se depositan al fondo hasta el 15 de febrero. Liquidacin: I = Cesantas * das Trabajados * 12% / 360 - Prima de servicios (P de Serv): Art. 306 CST. Un mes de salario pagadero as: una quincena el ltimo da de junio y otra quincena en los primeros veinte das de diciembre o proporcional por el tiempo laborado. P de Serv = Salario * nmero de das trabajados / 360. El empleador consigna cada mes el 8,33% del total devengado. Al momento de liquidar los pagos a los trabajadores, en Colombia se tienen en cuenta los siguientes conceptos: * Deducciones: Valores que se aplican con descuentos, pueden existir deducciones por concepto de libranzas, embargos judiciales entre otras, pero independiente de ello, deducciones obligatorias para el trabajador como los aportes a la seguridad social y las retenciones. (Los porcentajes suministrados en cada uno de los conceptos, aplican para la vigencia del ao 2008) * Aportes Parafiscales: No son impuestos ni contribuciones, constituyen una obligacin para el empleador por el hecho de tener una vinculacin laboral. - Seguridad Social: la ley 100/93 creo en Colombia el sistema de Seguridad Social Integral (SSSI) constituido por tres regmenes: Rgimen Pensional: Ampara al trabajador contra contingencias como vejez, invalidez y muerte. El aporte es del 16% sobre el salario del trabajador repartido as: Empleador: 12% - Auxilio de transporte. Trabajador: 4% sobre su salario.. .

Rgimen de Salud: Protege al trabajador contra contingencias de enfermedad o maternidad. El aporte es del 12.5% sobre el salario del trabajador repartido as: Empleador: 8.5% - Auxilio de transporte. Trabajador: 4% sobre su salario.

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Rgimen de Riesgos Profesionales: Protege al trabajador contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, el aporte depende del nivel de riesgo y lo paga todo el empleador. Las empresas utilizan por lo general el 0,522% 1%. - Cajas de Compensacin Familiar: Son entidades sin nimo de lucro encargadas de pagar el subsidio familiar y de brindar recreacin y bienestar social a los trabajadores y a quienes de el dependa. El aporte es del 4% del monto total de la nomina mensual (total devengado), lo hace el empleador. - Servicio nacional de Aprendizaje (SENA): Es una entidad estatal encargada de la preparacin e instruccin a los trabajadores de aquellas empresas obligadas a contratar aprendices para labores u oficios que requieran formacin profesional metdica. El aporte al SENA es del 2% sobre el monto total de la nomina mensual (total devengado), lo hace el empleador. - Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF): Es un establecimiento pblico de orden nacional que se encarga de la creacin y el mantenimiento de centros para la atencin integral al pre-escolar menor de 7 aos hijos de cualquier trabajador oficial o particular, el ICBF se encarga principalmente de la atencin a la niez desamparada. El aporte es del 3% sobre el monto total de la nomina mensual (total devengado). 1.3.3 Costos generales de fabricacin: Son todos los costos de produccin, relacionados con los procesos de produccin y que no estn incluidos en los Materiales ni en la Mano de Obra.

1.4 CLASIFICACIN DE LOS COSTOS De acuerdo con la funcin en que se originan: * De produccin: son los que se generan en el proceso de transformar la materia prima en productos terminados: materia prima (costo de los materiales integrados al producto), mano de obra (que interviene directamente en la transformacin del producto) y gastos de fabricacin indirectos (intervienen en la transformacin del producto, con excepcin de la materia prima y la mano de obra directa). * De distribucin o venta: son los que se incurren en el rea que se encarga de llevar el producto desde la empresa hasta el ltimo consumidor. * De administracin: se originan en el rea administrativa. Con relacin al volumen de actividad, es decir, su variabilidad: * Variables: mantienen una relacin directa con las cantidades producidas

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- Caractersticas:.

Controlabilidad. Son controlables respecto a la duracin del servicio que prestan a la empresa. Estn relacionados estrechamente con la capacidad instalada. Estn relacionados con un nivel relevante. Permanecen constantes en un amplio intervalo. Regulados por la administracin. Estn relacionados con el factor tiempo. Son variables por unidad y fijos en su totalidad.

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* Semivariables: en determinados tramos de la produccin operan como fijos, mientras que en otros varan y, generalmente, en forma de saltos (pasar de un supervisor a dos supervisores); o que estn integrados por una parte fija y una variable (servicios pblicos). * Fijos: (estructurales) en perodos de corto a mediano plazo, son constantes, independientes del volumen de produccin (alquiler de la fbrica, cargas sociales de operarios mensualizados). - Caractersticas:. .

Controlabilidad. Son controlables a corto plazo.

Son proporcionales a una actividad. Tienen un comportamiento lineal con alguna medida de actividad. Estn relacionados con un nivel relevante, fuera de ese nivel puede cambiar el costo unitario. En total son variables, por unidades son fijos.

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- Existen dos categoras de Costos Fijos:.

Costos fijos discrecionales: son susceptibles de ser modificados (sueldos, alquileres).

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Costos fijos comprometidos: no reconocen modificaciones, son los llamados costos sumergidos (depreciacin de la maquinaria). Segn su identificacin con alguna unidad de costeo: * Directos: se pueden relacionar o imputar, independientemente del volumen de actividad, a un producto o departamento determinado. Los que fsica y econmicamente pueden identificarse con algn trabajo o centro de costos (materiales, mano de obra, consumidos por un trabajo determinado). 40

* Indirectos: no se vinculan o imputan a ninguna unidad de costeo en particular, sino slo parcialmente mediante su distribucin entre los que han utilizado del mismo (sueldo del gerente de planta, alquileres, etc.). Un costo que es directo para una seccin puede ser indirecto para otra. Los costos se convierten en asignados, puesto que deben asignarse, cargarse o aplicarse a productos, procesos, trabajos u otras secciones del negocio. La asignacin de los costos indirectos implica el uso de una base o ndice que refleje la manera en que se utiliza el costo indirecto en secciones distintas. Puesto que la seleccin de una determinada base para asignar los costos a menudo es cuestin de criterio, cuanto mayor sea la proporcin de costos totales que puedan clasificarse como directos, tanto ms precisos sern los costos. Los antecedentes doctrinarios coinciden en que la diferencia entre costos directos e indirectos es la posibilidad o conveniencia de su identificacin con alguna unidad de costeo. De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados: * Histricos: se incurrieron en un determinado perodo. * Predeterminados: son los que se estiman con bases estadsticas y se utilizan para elaborar los presupuestos. De acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan a los ingresos: * Del perodo: se identifican con los intervalos de tiempo y no con los productos o servicios. * Del producto: se llevan contra los ingresos nicamente cuando han contribuido a generarlos en forma directa, sin importar el tipo de venta (a crdito o al contado). Los costos que no contribuyeron a generar ingresos en un perodo determinado, quedarn como inventariados. Segn el grado de control: * Controlables: las decisiones permiten su dominio o gobierno por parte de un responsable (nivel de produccin, stock, nmero de empleados). Es decir, una persona, a determinado nivel, tiene autoridad para realizarlos o no. * No controlables: no existe la posibilidad de su manejo por parte de un nivel de responsabilidad determinado (costo laboral).

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La controlabilidad se establece en orden a las atribuciones del responsable. A mayor nivel jerrquico existe un mayor grado de variables bajo su control. Los costos controlables no son necesariamente iguales a los costos directos. Estos costos son los fundamentos para disear contabilidades por reas de responsabilidad o cualquier otro sistema de control administrativo. Segn su cmputo: * Costo contable: slo asigna las erogaciones que demanda la produccin de un bien: materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricacin. * Costo econmico tcnico: computa todos los factores utilizados. Agrega otras partidas que si bien no tienen erogacin, s son insumos o esfuerzos que tienen un valor econmico por su intervencin en el proceso: el valor locativo del inmueble propio, la retribucin del empresario y el inters del capital propio. No significan egresos peridicos, s son ingresos medidos en trminos de costo de oportunidad, que se renuncian a percibir por ser utilizados en provecho del propio titular de dichos factores. El costo es unidad de medicin de esfuerzo de los factores de la produccin destinados a satisfacer necesidades de la humanidad y generar ingresos para la empresa. La teora general de los costos debe abarcar todos los procesos o etapas de la actividad, que crean riquezas y agregan valor, y es de aplicacin en cualquier sistema poltico: capitalista, socialista, etc. De acuerdo con la importancia sobre la toma de decisiones: * Relevantes: se modifican o cambian de acuerdo con la opcin que se adopte, tambin se los conoce como costos diferenciales, por ejemplo: cuando se produce la demanda de un pedido especial existiendo capacidad ociosa. En este caso, la depreciacin del edificio permanece constante, por lo que es un elemento relevante para tomar la decisin. * Irrelevantes: son aquellos que permanecen inmutables sin importar el curso de accin elegido. De acuerdo con el tipo de costo incurrido: * Desembolsables: implicaron una salida de efectivo, por lo cual pueden registrarse en la informacin generada por la contabilidad. * De oportunidad: se origina al tomar una determinada decisin, la cual provoca la renuncia a otro tipo de opcin. El costo de oportunidad representa utilidades

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que se derivan de opciones que fueron rechazadas al tomar una decisin, por lo que nunca aparecern registradas en los libros de contabilidad. De acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminucin en la actividad: * Diferenciales: son los aumentos o disminuciones en el costo total, o el cambio en cualquier elemento del costo, generado por una variacin en la operacin de la empresa: - Costos decrementales: cuando los costos diferenciales son generados por disminuciones o reducciones en el volumen de operacin. - Costos incrementales: cuando las variaciones en los costos son ocasionados por un aumento en las actividades u operaciones de la empresa. * Sumergidos: independientemente del curso de accin que se elija, no se vern alterados. De acuerdo con su relacin a una disminucin de actividades: * Evitables: son plenamente identificables con un producto o departamento, de tal forma que si se elimina el producto o departamento, estos costos desaparecen. * Inevitables: son los que no se suprimen, aunque el departamento o producto sea eliminado de la empresa.

1.5 SISTEMAS DE COSTOS Para lograr sus objetivos, la contabilidad de costos sigue una serie de normas y procedimientos contables que son los que constituyen precisamente los sistemas de costos. El Sistema de Costos es el conjunto de tcnicas y procedimientos que permiten cuantificar el sacrificio econmico incurrido para generar ingresos o fabricar productos y que regulan a su vez el registro, control, anlisis de los recursos materiales, laborales y financieros en el proceso de produccin. Dicho de otra forma es el esquema de clculo a aplicar para la determinacin de un costo. Los sistemas de Costos para funcionar cuentan con: * Base Histrica: Cuando el sistema de costos funciona principalmente con base en costos reales o histricos, es decir, costos en que ya se ha incurrido y cuya cuanta es conocida.

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Decir que un sistema de costos funciona con base en costos reales, equivale a decir que los costos que se contabilizan (se debitan o acreditan) en las distintas cuentas, son los que realmente ocurrieron, haciendo caso omiso de si son los costos que deberan haber ocurrido en condiciones previstas o precalculadas. * Base Predeterminada: Cuando el sistema de costos funciona principalmente con base en costos que han sido calculados con anterioridad a la ocurrencia de los costos reales. En este caso se contabilizan en las cuentas tanto los costos reales como predeterminados (o precalculados), e igualmente las diferencias (variaciones) existentes entre los dos tipos de costos.19 Generalmente se reconocen dos clases de costos predeterminados, costos estndar y costos estimados. La diferencia entre costos estimados y costos estndar, es simplemente en el grado de elaboracin de los estimativos de costo. Los costos estndar son estimativos cientficamente elaborados, con base en estudios cuidadosos de ingeniera y por tanto dichos costos dan el patrn o modelo de lo que los costos deben ser si la operacin se efecta eficientemente. Por el contrario, cuando los costos predeterminados no tienen un grado de elaboracin tal que constituyan un modelo (o estndar) de que deben ser los costos, reciben el nombre de costos estimados. Los costos estimados son, a veces, la etapa inicial para la implementacin de un sistema con base en costos estndar. Por falta de experiencia, o porque la misma produccin an no est bien normalizada (estandarizada), se empieza con estimativos razonables de los costos y poco a poco se van puliendo hasta llegar a darles la categora de estndares o modelos de lo que el costo debe ser.20 Doctrinas De Costos: As como los sistemas de costos pueden funcionar con alguna de las bases de costos, asimismo los sistemas de costos puede seguir una u otra doctrina: * Doctrina del Costeo Total o Costeo de Absorcin: Segn esta doctrina, los costos que se cargan a los productos fabricados son todos los costos de produccin, haciendo caso omiso de su comportamiento, el cual permite dividirlos en fijos y variables. Adems los ingresos deben cubrir los variables y los fijos para reemplazar los activos en el futuro. Carga como costo del producto todos los costos, excepto aquellos aplicables a los gastos de ventas generales y administrativos. Incluye en el costo de los artculos manufacturados, depreciacin, alquileres, seguros, impuestos de propiedad y dems CIF fijos,

HARGADON, Bernard J. y MNERA CRDENAS, Armando. Contabilidad de Costos. 2 ed. Bogot: Norma, 1992. P.14-15 20 HARGADON.: Op. cit. P. 224-225

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adems de Materia Directa (MD), Mano de Obra Directa (MOD), y Costos Indirectos de Fabricacin (CIF) variables. Los CIF fijos se llevan hacia los inventarios de trabajo en proceso y artculos terminados hasta que se termine y venda el producto. * Doctrina del Costeo Directo o Costeo Variable: Segn esta doctrina, los costos que se cargan a los productos fabricados son solamente los costos variables de produccin. Los costos fijos de produccin no se cargan a los inventarios de productos fabricados sino que se tratan como gastos del periodo.21 El criterio es que los costos fijos de produccin, se relacionan con la capacidad instalada, y esta a su vez est en funcin, de un periodo determinado, pero jams con el volumen de produccin. Una determinada capacidad instalada genera costos fijos, independiente del volumen de produccin, permanecen constantes, en un determinado perodo, por lo tanto no estn condicionados al volumen de produccin. Es por esto que slo se consideran los costos variables, para costear bajo este mtodo. Los costos fijos de produccin deben llevarse al perodo, es decir, enfrentarse a los ingresos del perodo de que se trate, por lo que no se asigna ninguna parte de ellos al costo de las unidades producidas. Su uso es ms apropiado para las necesidades de planeacin, control y toma de decisiones. Ya que la utilidad se mueve hacia la misma direccin del volumen de ventas, los estados financieros pueden comprenderse de manera ms fcil por parte de la Administracin. Es til en la evaluacin de desempeo y suministra informacin oportuna para realizar el anlisis de las relaciones Costo -Volumen -Utilidad. La principal desventaja es que no se ajusta a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados22. El costeo directo no puede usarse para costear los inventarios en los estados financieros externos, es por eso que las firmas que los utilizan deben agregar nuevamente, a los inventarios, los costos indirectos de fabricacin fijos aplicables para adaptarse a los procedimientos de costeo por absorcin, para presentar los informes a los accionistas. La seccin de activos corrientes del balance general ser siempre menor bajo costeo directo que bajo costeo por absorcin porque los costos indirectos de fabricacin fijos no se incluyen en los inventarios bajo el costeo directo.21 22

HARGADON.: Op. cit. p. 15 AICPA, volumen 3, AC Seccin 5.21

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Figura 2. Bases y Doctrinas de Costos

Fuente: Adaptado Bernard J. Hargadon

1.5.1 Sistema de Costo por rdenes de Produccin (COP): En este sistema la unidad de costeo es generalmente un grupo o lote de productos iguales. La fabricacin de cada lote se emprende mediante una orden de produccin. Los costos se acumulan para cada orden de produccin por separado y la obtencin de los costos unitarios es cuestin de una simple divisin de los costos totales de cada orden, por el nmero de unidades producidas en dicha orden. En algunas industrias los costos se acumulan para cada producto individual, pero el sistema es el mismo. Quiere decir que la orden de produccin no cubre un lote de productos iguales, sino un solo producto, como sucede en la construccin de barcos, mquinas especiales, etc. l El empleo del COP est condicionado por las caractersticas de la produccin. Slo es apto cuando los productos que se fabrican, bien sea para almacn o contra pedido, son identificables en todo momento como pertenecientes a una orden de produccin especfica. Las distintas rdenes de produccin se empiezan y terminan en cualquier fecha dentro del perodo contable y los equipos se emplean para diversidad de operaciones en los procesos de las rdenes. Lo que hace precisamente que se rdenes. trabaje por rdenes de produccin, es el hecho de que el reducido volumen de je artculos producidos no justifica una produccin en serie, en donde los equipos se

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pueden destinar a cumplir tan solo una tarea especfica dentro de cada cadena productiva.23 Tratamiento de los Elementos del Costo: * La hoja de Costos: Para registrar los Costos de Produccin de cada una de las rdenes, se emplea la llamada hoja de Costos Cada orden de produccin llevar una hoja de Costos (vase cuadro 1). Cuadro 1. Hoja de Costos (Ilustracin)Referencia/Producto Cantidad XX Especificaciones Colores: xxx Fecha/Periodo Orden Pcc N HOJA DE COSTOS XX Nom bre Cliente ____________ Almacn _____________ Nombre Empresa COSTOS DIRECTOS DE FABRICACIN Materia Prima Directa/V xx MOD /Variable Costo xx COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN MP INDIRECTA/V xx MO INDIRECTA/F xx CIF Part Ad-F xx CIF Par Pcc V xx xxx Valor Unitario de la referencia Valor Total Orden de la Referencia xxx xxxx CIF Par Pcc F xx MOD/ Fija Costo xx

Total Costos Indirectos de Fabricacin

Fuente: Adaptado de Contabilidad de Costos: Bernard J Hargadon

El cuadro 1, est adaptado para un sistema de costos por rdenes de produccin con base en la doctrina de costeo total, donde se cargan todos los costos de produccin, tanto fijos como variables. Est ilustracin puede adaptarse al sistema de costos por rdenes de produccin, con base en la doctrina del costeo variable o directo simplemente, los elementos del costo de produccin, seran Materiales, Mano de Obra y Costos Generales de Fabricacin. En la parte superior de la hoja de costos se anotan los datos generales referentes a la orden de produccin correspondiente, tales como nmero de la Orden de produccin; nombre del cliente si se trata de un pedido; o se coloca una X si la produccin es para el Almacn; Fecha de Iniciacin de la orden; fecha de Terminacin, descripcin de los artculos que se van a fabricar, lo cual puede

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HARGADON.: Op. cit. p. 13

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hacerse anotando simplemente la referencia de dichos artculos, nmero de unidades que integran el lote de productos iguales. En la parte inferior, se anotan los datos correspondientes a los costos de produccin de la orden. Esta seccin est dividida bsicamente en costos directos e Indirectos, y ests a su vez segn la doctrina que se aplique, pueden ser fijos y variables, o en su conjunto slo los tres elementos. A medida que se va incurriendo en los distintos costos de produccin, se va anotando en las hojas de costos respectivas, la cantidad correspondiente a cada una de las rdenes de produccin que se estn fabricando. Estas anotaciones se deben hacer con la periodicidad ms conveniente, bien sea diaria o semanal, mensual, o segn el periodo que abarque la produccin de dicha orden.

Luego se procede a liquidacin, totalizando cada uno de los elementos del costo. Para obtener los datos del Costo total y Costo Unitario, al final, cuando ya se ha terminado de fabricar la orden de produccin y se liquidan los costos. Finalmente el costo total se divide por el nmero de unidades producidas, para obtener el costo unitario de cada producto. Manejo de cada uno de los elementos del costo, segn COP. 1.5.1.1 Materiales: Materiales Directos: Corresponden a los materiales que forman realmente parte del producto que se est fabricando. Sin embargo, hay una excepcin a esta regla: a veces un material puede entrar realmente en el producto terminado pero tener un valor de poca relevancia y de difcil asignacin o identificacin con la correspondiente orden de produccin, en cuyo caso puede resultar ms conveniente tratarlo como material indirecto. Hay tambin entonces un factor de conveniencia econmica de asignacin, para que los materiales sean tratados contablemente como directos. Materiales Indirectos: Son aquellos materiales usados en la produccin, excepcin hecha de los materiales directos. Est categora incluye por ejemplo, materiales tales como aceites, lubricantes, materiales de aseo, etc., lo mismo que todos aquellos materiales que aun entrando en el producto terminado, no renen las condiciones de conveniencia econmica de asignacin a las rdenes de produccin, que justifique su tratamiento como materiales directos. La compra de Materiales es la primera etapa en el manejo de los inventarios de materia prima. La compra se genera en el momento en el que la empresa requiere de material que no se tiene en existencia, por lo tanto debe solicitarse al proveedor. 48

* Orden de Compra: Cuando el Jefe de Produccin no cuenta con existencia del material o se ha llegado al nivel de inventario en el cual debe generarse un nuevo pedido se procede a realizar una Orden de Compra (ver Cuadro 2) es un formato con numeracin consecutiva preimpresa, donde se detallan los materiales solicitados, la cual se entrega al proveedor elegido especificando los plazos de entrega, las condiciones de pago y las caractersticas del material solicitado. Cuadro 2. Orden de Compra (Ilustracin)Nombre de la Empresa Orden de Compra Proveedor: _______ Forma de Pago: _______ No._____ Fecha de Solicitud: ____________ Fecha de Entrega: _____________

Cdigo

Descripcin

Cantidad

Valor Unitario

Valor Total

Diligenciado por: ______________

Aprobado por: _______________

Fuente: Adaptado de Contabilidad de Costos: Bernard J Hargadon

La orden de compra se prepara en Original y varias copias, por ejemplo, original para el proveedor, una copia para el Auxiliar de Inventarios (con el fin de que prepar la futura Recepcin de materiales y tenga un documento para confrontar lo que ha de recibir) y la otra copia que queda en la oficina de Produccin de la empresa manufacturera. * Informe de Recepcin: Este informe de recepcin, es un formato que prepara el Auxiliar de Inventario, dando cuenta de los materiales recibidos, se especifica la