7/24/2019 El Gerente de Proyectos

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EL GERENTE DE PROYECTOS

RESPONSABILIDADES DEL GERENTE

El gerente de proyectos es el responsable de confirmar que el cliente quede satisfechoporque el alcance del trabajo se ha realizado con calidad, dentro del presupuesto y a tiempo.

PLANEAC!N

El gerente define con claridad el objeti"o del proyecto y se pone de acuerdo con el clientepara lograrlo. El gerente de proyectos encabeza la creaci#n de un plan para lograr el objeti"o delproyecto.

!$%AN&AC'N

!rganizar implica obtener los recursos adecuados para desempe(ar el trabajo. El gerentedebe decidir qu) tareas desempe(ar* el personal interno y cu*les ser*n encomendadas medianteoutsourcing a subcontratistas o consultores, adem*s el define con claridad el alcance del trabajo y

lo que entregar*, y negocia un contrato con cada subcontratista. En el caso de proyectos grandesque in"olucran a muchas personas, el gerente puede designar a l+deres de paquetes de trabajo ode grupos de tareas espec+ficas.

C!N$!LA$

El gerente instituye un sistema de administraci#n de la informaci#n del proyecto dise(adopara rastrear el a"ance real y compararlo con el planeado. Este sistema ayuda al gerente adistinguir entre estar muy atareado y obtener logros.

HABILIDADES DEL GERENTE DE PROYECTOS

El gerente es un ingrediente fundamental para el xito de un proyecto y debe

poseer un conjunto de habilidades y capacidades que inspiren al equipo para alcanzarel xito y ganarse la conanza del cliente

Habilidades de liderazgo

Liderar significa encabezar a otros para que hagan las cosas. Liderar el proyecto implicaestimular a las personas para que, trabajando en equipo, implementen el plan y logren con )-ito elobjeti"o. El liderazgo requiere que el gerente se(ale la direccin, pero no que gire instrucciones.Para liderar un proyecto es necesario in"olucrar al equipo y atribuirle facultades de decisi#n, esdecir, otorgarle empoerment.

Para liderar un proyecto es necesario in"olucrar al equipo y atribuirle facultades dedecisi#n, es decir, otorgarle empoerment. Los miembros del equipo admitir*n la responsabilidad

de planear su trabajo, decidir c#mo desempe(an sus tareas, controlar el a"ance de su trabajo yresol"er los problemas que podr+an impedirlo. Para atribuir facultades a las personas de maneraque puedan tomar las decisiones que afectan su trabajo, el gerente debe establecer lineamientosclaros y, en su caso, los l+mites necesarios.

Los gerentes de proyectos tienden a ser optimistas y piensan que los obst*culosaparentemente insuperables para realizar el proyecto a "eces s+ pueden superarse. /in embargo,si el gerente no equilibra sus grandes e-pectati"as y optimismo con la realidad, el equipo se podr+asentir frustrado. El gerente que es percibido como imprudente o insensato no conseguir* laconfianza del equipo ni del cliente.

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Los gerentes de proyectos tienen que disfrutar su trabajo y fomentar que los miembros delequipo adopten esa misma actitud positi"a. El equipo debe socializar para despu)s funcionar deforma eficaz como equipo de alto desempe(o. El gerente puede facilitar este proceso desocializaci#n si crea un sentimiento de camarader+a entre los integrantes y una t)cnica consiste enorganizar reuniones sociales peri#dicas.

El gerente puede influir en el comportamiento del equipo para que logre el objeti"o delproyecto. El liderazgo requiere que el gerente est) sumamente moti"ado y sea un ejemplo positi"opara el equipo0 es decir, que predique con el ejemplo. odo lo que diga y haga el gerente ser* unejemplo para el equipo respecto al comportamiento que se espera. El gerente debe adoptar unaactitud positi"a0 no hacer comentarios negati"os, quejarse, decir palabras altisonantes, echarculpas ni hacer comentarios despecti"os, y debe dejar claro que ese comportamiento no ser*aceptado mientras las personas trabajen en el equipo.

1El gerente de proyectos lidera pro"ocando que las cosas sucedan2

Capacidad para foe!"ar el desarrollo de las perso!as

El gerente efecti"o tiene gran inter)s por capacitar y propiciar el desarrollo de las personasque trabajan en el proyecto. Apro"echa el proyecto como una oportunidad para agregar "alor a labase de conocimiento de cada persona, de modo que todos los miembros del equipo tengan m*sconocimiento y sean m*s competentes cuando termine el proyecto que cuando lo empezaron. 3ngerente de proyectos efecti"o piensa que todas las personas son "aliosas para la organizaci#n yque pueden efectuar mejores aportaciones cuando hay un aprendizaje continuo. 3n proyectoofrece muchas oportunidades para que las personas ampl+en su conocimiento t)cnico y tambi)npara que desarrollen m*s sus habilidades de comunicaci#n, la soluci#n de problemas, el liderazgo,la negociaci#n y la administraci#n del tiempo.

Habilidades para la co#!icaci$!

Los gerentes de proyectos deben ser buenos comunicadores. Comunicarse de formaregular con su equipo y tambi)n con los subcontratistas, cuando los hay, con el cliente y los

directores de su propia organizaci#n. 3na comunicaci#n efecti"a y frecuente es fundamental paramantener el proyecto en mo"imiento, identificar problemas potenciales, solicitar sugerencias paramejorar el desempe(o del proyecto, estar al tanto de la satisfacci#n del cliente y e"itar lassorpresas.

Los gerentes de proyectos deben ser buenos comunicadores. Comunicarse de formaregular con su equipo y tambi)n con los subcontratistas, cuando los hay, con el cliente y losdirectores de su propia organizaci#n. 3na comunicaci#n efecti"a y frecuente es fundamental paramantener el proyecto en mo"imiento, identificar problemas potenciales, solicitar sugerencias paramejorar el desempe(o del proyecto, estar al tanto de la satisfacci#n del cliente y e"itar lassorpresas.

El gerente establece comunicaci#n permanente con el cliente para mantenerlo informado y

determinar si han cambiado sus e-pectati"as. El gerente debe mantenerse al tanto del ni"el desatisfacci#n del cliente a lo largo del proyecto, y esto se logra al sostener charlas regulares con )l.

La comunicaci#n de los gerentes debe ser oportuna, honesta y clara, pero tambi)n serdiscreta cuando se trata de informaci#n confidencial. La comunicaci#n efecti"a genera credibilidady confianza0 es la base para manejar las e-pectati"as de los grupos de inter)s, como alpatrocinador o al cliente, los usuarios finales de los entregables del proyecto, los subcontratistas,los pro"eedores, el equipo del proyecto y los directores de la organizaci#n del proyecto.

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Es importante que el gerente proporcione retroalimentaci#n oportuna al equipo y al cliente.4ebe compartir a la bre"edad las buenas y tambi)n las malas noticias. Para que el equipo delproyecto sea efecti"o, los miembros deben contar con informaci#n actualizada.

Habilidades i!"erperso!ales

Es importante que el gerente de proyectos desarrolle una relaci#n adecuada con cada unade las personas del equipo. El gerente de proyectos debe darse tiempo para con"ersar de manerainformal con cada una de las personas del equipo y con cada persona cla"e de la organizaci#n delcliente. Estas con"ersaciones brindan al gerente la ocasi#n de conocer mejor a las di"ersaspersonas de equipo0 de saber lo que las moti"a, lo que piensan acerca de c#mo est*n marchandolas cosas, las preocupaciones que les inquietan y su opini#n de los hechos.

El gerente de proyectos debe tratar de conocer cules son los intereses de cadapersona, pero sin ser entrometido.

En las conversaciones informales, el gerente debe hacer preguntas abiertas yescuchar con suma atencin. !a cantidad de informacin que se puede obtener de larespuesta a una pregunta sencilla como" #$%u tal va todo&' es enorme.

Las habilidades interpersonales adecuadas permiten al gerente crear empat+a con laspersonas cuando se presentan circunstancias especiales.

El gerente de proyectos debe tener relaciones interpersonales adecuadas cuando deseainfluir en los pensamientos y las acciones de otros. 4urante el proyecto tendr* que persuadir ynegociar con el cliente, el equipo, los subcontratistas y los directores de su organizaci#n.

3n gerente de proyectos tambi)n necesita habilidades interpersonales para manejar lasdisensiones o las di"isiones entre los miembros del equipo. Estas situaciones requieren que elgerente las maneje con delicadeza para poder ser el mediador en una soluci#n con la que nadiequede mal, las relaciones no se deterioren y el trabajo del proyecto no se "ea afectado.

Capacidad para a!e%ar el es"r&s

Los gerentes de proyectos deben ser capaces de manejar el estr)s que se presenta enciertas situaciones laborales. En ocasiones, la acti"idad del proyecto se puede tensar e intensificar.3n gerente efecti"o es capaz de lidiar con condiciones siempre cambiantes0 incluso cuando losplanes est*n muy bien dise(ados, los proyectos est*n sujetos a hechos impre"istos que puedendespertar inquietud de inmediato. El gerente debe mantener la calma y asegurarse de que elp*nico y la frustraci#n no in"adan al equipo, al cliente o a los directores de la organizaci#n.

El gerente de proyectos puede mejorar su capacidad para manejar el estr)s haciendoejercicio con regularidad y aliment*ndose bien para tener una buena condici#n f+sica.

Habilidades para resol'er probleas

El gerente de proyectos debe ser capaz de resolver problemas. El gerente debeanimar a los miembros del equipo a que identifiquen los problemas pronto y a que los resuel"anpor su cuenta. El equipo se debe dirigir solo para resol"er problemas y no depender ni esperar algerente para iniciar la soluci#n.

En caso de que el problema sea cr+tico y ponga en peligro el alcance del objeti"o delproyecto, los miembros del equipo deben comunicar enseguida esta informaci#n al gerente paraque )l encabece la acti"idad para resol"erlo.

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Habilidades para !egociar

Los gerentes de proyectos deben tener s#lidas habilidades para negociar. La meta de unanegociaci#n es que las partes lleguen a un acuerdo aceptable para ambas respecto a algunacuesti#n0 es una forma de soluci#n de un problema. Para negociar con eficacia es preciso tenerhabilidades para escuchar. 3na parte debe sentir que la otra reconoce su posici#n y que la hacomprendido. El gerente de proyectos se debe tomar tiempo para escuchar y hacer preguntasaclaratorias o para obtener m*s informaci#n. (dems de escuchar de forma efectiva, elgerente debe ser capaz de defender el caso de forma persuasiva y de articular conclaridad su posicin respecto a los temas.

Las negociaciones no se pueden plantear como un concurso de 5ganar o perder6, 5t#malo od)jalo6 o 5todo o nada6. Por el contrario, las negociaciones efecti"as producen un resultado de5ganar, ganar6 para las dos partes. Esto requiere que el gerente sea fle-ible y que est) dispuesto allegar a un compromiso.

Es importante que las dos partes queden conformes con la negociaci#n y que ninguna sesienta molesta cuando se celebra el contrato. El gerente debe poner el ejemplo manteniendo lacompostura y el respeto por la otra parte durante el proceso de negociaci#n. Las negociaciones

efecti"as refuerzan las relaciones, en lugar de erosionarlas.

Habilidades de adi!is"raci$! del "iepo

Los gerentes efecti"os administran muy bien su tiempo. Para utilizar el tiempo disponiblede forma #ptima, los gerentes deben tener disciplina personal, ser capaces de ordenar susprioridades y estar dispuestos a delegar.

DESARROLLO DE CO(PETENCIAS DEL GERENTE DE PROYECTOS

Las personas no nacen con el conocimiento, las habilidades y las capacidades para sergerentes de proyectos efecti"os, sino que las deben desarrollar. E-isten "arios caminos para

desarrollar la competencia que se requiere para ser un gerente efecti"o. Adquiera experiencia. rabaje en la mayor cantidad posible de proyectos. Aprenda de otros. ambi)n debe obser"ar la manera en que otros participantes emplean

sus habilidades. Entreviste a gerentes de proyectos que posean las habilidades que desea desarrollar. Evalese y aprenda de sus errores.

Consgase un mentor.

articipe en programas de estudio y capacitacin. Afliese a organi!aciones. "ea. /uscr+base a publicaciones y busque art+culos relacionados con las habilidades que

desea desarrollar. #btenga un diploma.

#fr$!case de voluntario

El aprendizaje y el desarrollo son acti"idades que duran toda la "ida, no tienen fin.

DELEGAR

%elegar implica atribuir facultades al equipo para que logre el objeti"o del proyecto, y acada miembro del equipo para que obtenga los resultados esperados en su campo deresponsabilidad.

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4elegar implica bastante m*s que s#lo asignar tareas a miembros espec+ficos del equipodel proyecto. ncluye darles la responsabilidad por lograr los objeti"os del trabajo y las facultadespara tomar decisiones y emprender acciones para alcanzar los resultados esperados, as+ comoasumir la responsabilidad por los resultados que se obtengan.

Es necesario que un gerente efecti"o sepa delegar. La delegaci#n adecuada requiere dehabilidades efecti"as para la comunicaci#n. Los miembros del equipo deben estar conscientes deque les han delegado la tarea de implementar el proyecto.

4elegar implica elegir a los miembros del equipo que est)n m*s calificados paradesempe(ar cada tarea y a continuaci#n otorgarles las atribuciones necesarias paradesempe(arla. Como el gerente es el encargado de estas elecciones y asignaciones basadas enlas capacidades, el potencial y la carga de trabajo de cada persona, debe conocer las capacidadesy las limitaciones de cada miembro del equipo.

AD(INISTRACI)N DE LOS CA(BIOS

En un proyecto, lo 7nico que con toda seguridad ocurrir* es el cambio. Algunos cambiospueden ser8

niciados por el cliente o patrocinador. niciados por el equipo de proyectos. !casionados por hechos inesperados durante la ejecuci#n del proyecto. $equeridos por los usuarios de los resultados del proyecto.

3n aspecto importante de la tarea del gerente de proyectos es administrar y controlar loscambios y as+ reducir al m+nimo el efecto negati"o en el cumplimiento e-itoso del objeti"o delproyecto.

El momento en el que se identifica el cambio dentro del transcurso del proyecto afecta lasrepercusiones que podr+a tener en la consecuci#n de su objeti"o. En general, cuanto m&savan!ado seencuentre el proyecto cuando se identifiquen los cambios, tanto mayores ser&n susefectos para poderlograr los ob'etivos del proyecto.4esde el inicio del proyecto se debe instituir un

sistema de control de los cambios que defina c#mo ser*n documentados, autorizados ycomunicados. El gerente debe informar de este sistema a todas las partes que participan en elproyecto.

3n gerente de proyectos puede hacer "arias cosas para facilitar la implementaci#n y laaceptaci#n de este cambio. Precisar* de una comunicaci#n abierta y un clima de confianza paraintroducir el cambio, reducir la resistencia al mismo y conseguir un compromiso por cambiar. Esimportante que consiga que los usuarios apoyen y se comprometan con el nue"o sistema y no s#loacepten que necesitan un sistema mejor. El gerente tiene que compartir informaci#n sobre elcambio con los usuarios. Esta comunicaci#n debe ser oportuna, plena, honesta y regular.

odos los proyectos sufren cambios. El gerente debe administrar y controlar los cambios parano perder el control del proyecto.

CONCL*SION

El gerente de proyectos es la cabeza del equipo de un proyecto, el est* encargado deplanear, organizar y controlar el proyecto.

El gerente del proyecto debe tener un conjuntos de habilidades para liderar un proyecto yun de ellas es precisamente ser un buen l+der, debe ser capaz de unificar al equipo, lograndoin"olucrar al equipo y atribuirle facultades de decisi#n, es decir, otorgarle empoerment.

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!tra habilidad que debe tener un gerente de proyectos es la comunicaci#n, ya que con ellapuede crear relaciones interpersonales y detectar problemas o inconformidad en el equipo,transmitir informaci#n o acciones a realizar y ser el int)rprete entre el cliente o patrocinador y elequipo de trabajo.

/aber delejar funciones o trabajo es otro aspecto importante ya que si esto no se hace dela manera correcta puede quedarse solo con el proyecto, sobrecargado de acti"idades, conpersonal inconforme por delegarle acti"idades que no le correspond+an o delegarresponsabilidades a personas no aptas para realizar el trabajo.

4esde mi punto de "ista esta son las cualidades m*s importantes que debe tener ungerente de proyecto para que logre el )-ito el objeti"o. Adem*s como se dice en alg7n p*rrafo de lalectura 5hay que predicar con el ejemplo6.