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Recopilación del Libro Elaboración de Actas de Gabriela Coronas Urzúa Editorial Fundación UNA Primera Edición, 1998
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EL ACTA
Contenido:
Convocatoria 2
Agenda 3
El acta 3
Aspectos procedimentales y
legales en la confección del
acta
4
Quórum 5
Moción 5
Votaciones 6
Redacción y presentación
de las actas 7
Miembros presentes y
ausentes 8
Procedimientos finales 9
Libro de Actas 10
Elaboración de actas
JUNIO 2016
REUNIONES
Al redactar un acta se debe considerar:
1. Utilizar un lenguaje claro, ágil, directo y
conciso.
2. El acta se debe redactar con base en la
minuta y procurar reconstruir fielmente
cada uno de los puntos tratados.
3. Jamás se debe comentar o criticar algo
que fue dicho o hecho en la reunión.
4. Se deben evitar todo tipo de comentarios
personales, juicios, adjetivos o adverbios
que sugieran defectos o cualidades.
5. Deben redactarse en presente de
indicativo, excepto el encabezado y el
párrafo de cierre que se redactan en
pasado.
6. Hay varios estilos aplicables a la
redacción de las actas: directo, indirecto
y mixto.
La planificación y preparación
de una junta o reunión, incluye
la preparación de documentos,
equipo audiovisual y local.
Ad e m á s i n c l u ye l a
convocatoria y la distribución
del acta respectiva.
También deberá mantenerse
un estricto procedimiento de
organización del campo de
trabajo y de los útiles de
oficina necesarios durante la
reunión.
Página 2 ELABORACIÓN DE ACTAS
CONVOCATORIA
Documento expedido
por una persona o
personas
autorizadas, por
medio del cual se
convoca, se llama o
se cita los miembros
de una institución,
asociación, empresa.
Se publica en un medio escrito cuando la normativa lo establece.
Debe llevar la firma de quien convoca, no así la agenda que no requiere
firma.
Puede enviarse por medio de una carta personalizada para lo cual deberá
imprimirse una carta para cada destinatario.
Algunos de los errores que podrían producir la invalidación de una reunión, por
defectos en la convocatoria son:
1. No expresar con claridad a quién va dirigida la convocatoria.
2. Omitir el dato correspondiente al lugar en el que se llevará a cabo la reunión.
3. No variar orden preestablecido de la agenda.
Aspectos a tener en cuenta:
Las personas son convocadas para
que de acuerdo con su estatuto y re-
glamento participen en el estudio y
resolución de asuntos que deben co-
nocerse y resolverse en las asambleas
o juntas de estos cuerpos o grupos.
Toda convocatoria debe contener da-
tos básicos tales como:
1.Expresión de ser convocatoria.
2.Lugar y fecha en que se expide
3.Destinatario (establecer a quién se
convoca; puede ser personal o en for-
ma colectiva)
4.Lugar, día y hora de la reunión
(generalmente se indica la hora de
inicio, no así la de conclusión)
5. Disposición reglamentaria en que se funda la convocatoria.
6. Señalamiento de si establece que habrá una primera y una segunda convo-
catoria y el horario de inicio para cada una)
7. Orden del día
Convocatoria
Invalidación de una reunión por defectos en la convocatoria
La agenda, incluida en la convocatoria, se digita con el estilo de enumeración.
En el caso de que la convocatoria no sea necesaria, pues el órgano colegiado ha
establecido día y hora fijos para sus sesiones ordinarias, se envía únicamente la
agenda.
Página 3 JUNIO 2016
Agenda
EL ACTA
Es el documento
ya elaborado,
donde se
registran todos
los detalles de la
reunión.
Aspectos procedimentales y legales en la
confección del acta
Levantar el acta
Se denomina levantar acta a
extender la relación de los
hechos ocurridos.
La confección del acta comienza
con la anotación de todos los
detalles que deban registrarse de
la reunión o junta. El conjunto
de anotaciones que constituyen
el documento base para la
redacción posterior del acta, se
denomina minuta.
La minuta
Es el borrador del acta, del
documento ya elaborado.
Toma de actas
Tomar el acta significa anotar
todos los detalles de la reunión.
.
Algunas sugerencias útiles para la persona
que toma el acta son:
Manténgase alerta cuando se introduce
un tema nuevo para registrar el nombre
de la persona que toma la palabra.
Haga un esquema del sitio que ocupa
cada miembro durante la reunión para
identificar fácilmente a cada persona que
pide la palabra.
Tenga una copia de la agenda y de
materiales de consulta.
Registre textualmente las resoluciones,
correcciones, conclusiones y acuerdos.
Marque con algún signo los acuerdos que
deben ser ejecutados inmediatamente
después de la reunión.
Anote los puntos de la agenda que no
fueron conocidos en la sesión.
Lleve un control permanente de los
miembros que salen y entran.
Verifique que en todo momento haya
quórum.
JUNTA DIRECTIVA
SESIÓN ORDINARIA Nº18-97
AGENDA
1. Aprobación del acta Nº 17-97
2. Correspondencia e informes
3. Informe de la Biblioteca
Página 4 ELABORACIÓN DE ACTAS
Aspectos
procedimentales
y legales en la
confección del
acta
Datos básicos para la toma de
actas
Identificación de la institución,
empresa y órgano colegiado
Lugar y fecha de reunión.
Indicación de si la reunión es
ordinaria o extraordinaria,
solemne, especial, etc.
Lista de miembros presentes y
ausentes (e invitados si los
hubiere)
Quién preside la sesión
Quién actúa como secretario
de actas
Miembros presentes y ausentes
Al detallar los nombres de las
personas que asisten a la reunión
se debe señalar, en cada caso,
cuál es la representación de cada
uno en la sesión (representante,
jefe, director, invitado).
Al consignar los nombres de los
miembros ausentes debe indicar,
si hay una excusa que justifique
su inasistencia (vacaciones,
permiso, enfermedad, etc.)
Las intervenciones de cada uno de los miembros de un cuerpo colegiado
pueden significar valiosos aportes que coadyuven en la definición de políticas
y en la toma de decisiones importantes, por lo que se recomienda registrar en
la minuta las intervenciones de cada uno de los miembros participantes para
que quede constancia de cuál fue su aporte en determinado asunto.
Registre
Persona que interviene
Todos los pros y contras
Información nueva
Todas las mociones
Resultado de las mociones
Votaciones
Resoluciones sobre acciones
por tomar
No registre:
Experiencias de los
participantes.
Información redundante
Comentarios personales
Divagaciones sobre temas
ajenos al tema de
discusión
Intervenciones miembros del cuerpo colegiado
Página 5 JUNIO 2016
El quórum.
Existen dos tipos: estructural y
funcional
El quórum estructural lo constituyen los
miembros que, de acuerdo con la
normativa vigente de cada organización,
integran el órgano colegiado y son ellos
los únicos con derecho a voz y voto.
El quórum funcional es la mayoría
necesaria para que los acuerdos sean
Falta de quórum
Cuando el número de miembros
que se presenta no alcanza el
quórum requerido, deberá
extenderse un acta, en la que
quedará constancia de las
personas presentes, y la anotación
de que la reunión no se llevó a
cabo por falta de quórum. Este
procedimiento salvaguarda
El quórum.
Número de
miembros
necesario para
iniciar la
reunión.
Clasificación de las mociones
Clasificación más simple y
funcional
Moción
propuesta que
haga algún
miembro
asistente a la
reunión, y que
desea que se
someta a
votación
Mociones principales: son las
mociones que deben ser presentadas,
secundadas y sometidas a votación,
por tratarse de propuestas concretas.
Mociones subsidiarias: son aquellas
que hacen objeción o reparo a la
consideración del asunto; vuelven a
la mesa, posponen, refieren o
enmiendan.
Mociones incidentales: son aquellas
que reclaman cuestiones de orden,
lectura de documentos, retiran una
moción, suspenden una regla,
dividen una proposición, etc.
Mociones de privilegio: son aquellas
que se presentan para levantar una
sesión, plantear una cuestión de
privilegio, modificación del orden
del día, etc.
Mociones de reconsideración: son
aquellas que tienen por finalidad
rescindir o revocar una moción.
Moción de orden: se refieren a
propuestas en relación con el
procedimiento seguido durante la
reunión; pueden presentarse en
cualquier momento de la discusión o
durante la votación.
Moción de forma: son aquellas que
pretenden corregir el estilo de un
texto, haya sido éste aprobado o no.
Es recomendable que el proponente
presente la moción por escrito, para
que la secretaria de actas se limite
únicamente a transcribirla tal como
fue presentada.
Moción de fondo: son aquellas que se
refieren al fondo del asunto de que se
trata; conllevan la decisión del
asunto, adiciones o modificaciones
sustantivas a una propuesta ya
conocida.
Clasificación más frecuente
Página 6 ELABORACIÓN DE ACTAS
Votaciones
Constituyen la
parte más
Importante de las
reuniones, por
que reflejan la
voluntad de los
participantes en
la toma de
decisiones.
Una vez terminada la discusión de las mociones, no puede discutirse más, y
se procede a votar.
La votación puede definirse por mayoría absoluta (la mitad más uno de los
miembros presentes), por mayoría relativa (mayor número de votos
obtenidos), o por mayoría calificada (dos tercios o tres cuartos del quórum).
Cuando una moción es sometida a votación, deberá dejarse constancia del
número de personas que votan a favor o en contra.
Los votos en blanco y los votos nulos, que sólo pueden darse en los casos de
votación secreta y escrita, no se suman ni a la mayoría ni a la minoría,
únicamente se computan para efectos de quórum y para determinar el
número de votantes.
Ningún miembro puede ausentarse durante la votación.
La secretaria de actas deberá anotar las entradas y salidas de los miembros,
señalando la hora en que éstas ocurran, pues el número de votos deberá
corresponder con el número de miembros presentes en el momento de la
votación.
Igualmente, debe quedar constancia en el acta de la hora en que ingresan los
miembros que se integren a la sesión en forma tardía, pues su presencia en la
sala aumenta el número de votos en aquellas votaciones que se realicen a
partir de su ingreso.
Votaciones
Votaciones públicas y secretas
La mayoría de las votaciones son públicas.
El Presidente solicitará, en cada caso en que una moción deba ser votada, la
manifestación expresa por parte de los miembros presentes de apoyarla o
rechazarla. Esta expresión podrá ser de manera verbal o simplemente levantando
la mano; en algunos casos las personas que emitan su vota afirmativo lo
manifiestan poniéndose de pie.
Las votaciones pueden también ser secretas. Se utiliza, por regla general, cuando
se trata de tomar resoluciones respecto a personas determinadas.
Técnicas secretariales
Una vez concluida la redacción, se debe digitar un borrador que deberá someterse a
revisión de la persona responsable (Presidente o Secretario), quien hará las
observaciones y correcciones que juzgue convenientes.
Una vez editado la versión final deberá entregarse una copia a cada uno de los
miembros asistentes para que la conozcan y pueda ser sometida a aprobación en la
sesión siguiente.
En caso de llevar un libro de actas, trascribir el documento completo, una vez que el
acta haya sido aprobada.
Página 7 JUNIO 2016
Redacción
Estilos de redacción utilizados en las actas: directo, indirecto y mixto.
aclara acota afirma
aprueba agrega añade
asevera confirma comunica
defiende detalla dice
explica expone informa
El estilo directo es
aquel que retoma
textualmente lo
que la persona
dijo,
entrecomillado
(cita textual).
Estilo indirecto, que es
el utilizado en la
mayoría de las actas, es
el que retoma lo que
alguien dice, pero con
redacción propia de
quien elabora el acta;
constituye una
reelaboración del
discurso; normalmente
se combinan ambos.
Los verbos que se utilizan más frecuentemente en la redacción de actas son:
Estilo mixto
combinan ambos.
El encabezado
Es el párrafo inicial de un acta, en el cual
se consignan los datos básicos: lugar, hora
y fecha de la reunión, el tipo de reunión
(ordinaria o extraordinaria) y número de la
sesión. Se recomienda digitarlo en
mayúscula total y a espacio sencillo.
Las actas deben seguir una numeración
corrida. Suele utilizarse la numeración
consecutiva seguida de un guión y el año.
Las actas que se levantan como
requisito de procedimientos legales
Deben mecanografiarse a espacio sencillo,
en estilo bloque extremo, es decir, no se
utilizan sangrías, tabulaciones, ni ninguna
técnica que signifique dejar espacios en
blanco.
También se transcriben con este formato
las actas que se consignan en un libro de
actas.
Redacción
y
presentación
de las
actas
.
Página 8 ELABORACIÓN DE ACTAS
El
encabezado, la
lista de
miembros presentes
y ausentes, el
orden del día
deben aparecer
siempre en la
primera página
del documento.
Forma de escribir los miembros presentes y ausentes
1. Lista de los miembros presentes y ausentes, en dos columnas, en la primera
columna, aparecerá el nombre completo de la persona, con sus dos apellidos y
en la segunda el cargo de representación que ostenta, se digita a espacio
sencillo.
Debe separarse, en listados aparte, los nombres de los miembros asistentes, los
de aquellas personas que están ausentes y los de los invitados.
2. Se establece un orden jerárquico de acuerdo con la estructura organizacional
de la empresa o institución; en otras, se elabora la lista en orden estrictamente
Registro de llegadas tardía
Si algún directivo se integra a la reunión después de que se hubiera iniciado, pero se debe
registrar su asistencia, y en el cuerpo del acta la hora en que ingresó.
Siempre se debe consignar el nombre de la persona que preside la reunión, y el nombre de
quien actúa como Secretaria de Actas.
Seguidamente se incluirá Orden del Día.
Miembros presentes y ausentes
La segunda página así como las subsiguientes deben llevar un encabezamiento
similar al que se utiliza en la carta de dos o más páginas.
Cuerpo del acta
Es recomendable que la TOTALIDAD de las actas, se digite con letras; de no ser así, al
menos los números y fechas deberán escribirse siempre con letras, para evitar la posibilidad
de alteraciones posteriores.
El cuerpo del documento, es decir, el acta misma, deberá estructurarse en artículos; cada
tema o punto de agenda corresponde a un artículo, que debe llevar un título.
Cada artículo deberá digitarse en párrafo aparte, como un subtítulo, con la palabra Artículo,
el número correspondiente y el título respectivo; se pueden utilizar números arábigos,
romanos o escribir la numeración con letras. Se recomienda destacarlo con mayúsculas,
seguido de un punto.
Márgenes
Se recomienda como norma general, fijar márgenes de una pulgada en los márgenes
superior, inferior y derecho, y una pulgada y media en el margen izquierdo.
Página 9 JUNIO 2016
Acuerdos
Se recomienda digitarlos a espacio sencillo, con mayúscula total y destacados, con sangría
de cinco espacios en ambos márgenes y con negrita. Se identifican con números romanos o
con números ordinales, al igual que los considerandos.
Desde el punto
mecanográfico
las mociones
debe destacarse
del resto del
texto.
Párrafo de conclusión
Debe redactarse un párrafo muy sencillo, en el que se indique la hora en que terminó la
reunión.
Cuando deba levantarse la sesión por falta de quórum, debe utilizarse el siguiente párrafo:
Por haberse roto el quórum, a las dieciséis horas y doce minutosminutos se suspende
Edición
Consiste en corregir errores, mejorar la redacción, añadir información que se considere
relevante, si ésta fue considerada en la reunión, eliminar información que no sea
indispensable porque resulte reiterativa, etc.
La edición y revisión del acta la realiza generalmente el presidente o el secretario de la
Transcripción de acuerdos
Es la acción de hacerle llegar, por escrito, las decisiones del órgano colegiado a las
instancias o las personas involucradas. Debe hacerse en forma clara y concisa, con formato
de carta, en el estilo que se utilice frecuentemente en la oficina (bloque o semibloque).
Se realiza por medio de cartas, personales o colectivas, según el caso. Puede hacerse
mediante cartas circulares cuando la transcripción deba hacerse a un numeroso grupo de
personas.
Control de Acuerdos
Se elabora con el propósito de dar seguimiento a los acuerdos tomados. Deben anotarse
todos los datos relativos a los acuerdos, una vez que han sido comunicados, para verificar
su ejecución.
Distribución del Acta
Una vez que el acta ha sido corregida y editada, se prepara la versión final del acta, de la
cual deberán imprimirse tantas copias como participantes haya en el órgano colegiado.
Estas copias deben enviarse a cada uno de los miembros con suficiente tiempo antes de la
siguiente sesión, en la que deberá leerse el acta para su aprobación.
Cuando los miembros hayan leído previamente el acta, no será necesaria su lectura
durante la reunión, a no ser que exista una normativa específica que así lo indique.
Procedimientos finales
Ana Teresa Gamboa Soto Junio 2016
Recopilación:
Libro Elaboración
de Actas de
Gabriela Coronas
Urzúa
Editorial Fundación
UNA
Primera Edición, 1998
Aprobación
Para que los acuerdos tengan validez y
puedan ser ejecutados, es indispensable
que el acta esté aprobada, salvo los
casos en que los acuerdos hayan sido
declarados firmes.
La aprobación de un acta debe
hacerse en la sesión siguiente y requiere
de mayoría simple.
Las líneas o renglones sin utilizar
Deberán rayarse de manera que
no sea posible escribir en ellas
posteriormente, para evitar
posibles modificaciones,
agregados o alteraciones, o en su
defecto escribir en ellas la
leyenda: no corre.
Notas marginales
Son aquellas que contienen
información que faltó en el
documento original, y que no
puede incluirse al final porque el
acta ya fue firmada. Se escribe
entonces una nota completa al
margen del libro y deberá ser
firmada por las mismas personas
firmantes del acta.
Anulación de un acta
Las actas pueden considerarse ilegales cuando se consigne en ellas información
que no sea veraz o que no refleje la realidad de lo que ocurrió en la reunión.
Cuando de hecho se anula la reunión o junta, por defectos de la convocatoria o por
errores en el cómputo y verificación del quórum, porque contenga información
falseada, o por presentarse borrones o tachaduras.
Acta de cierre
Cada libro deberá contener un acta de
cierre, en la que se detallarán los
aspectos fundamentales de su
contenido; número de actas, período al
que corresponde, folios dañados o
manchados, etc.
ELABORACIÓN DE ACTAS
Las actas pueden considerarse ilegales cuando se consigne en ellas
información que no sea veraz o que no refleje la realidad de lo que ocurrió
en la reunión.
Libro de Actas
Libro en que se transcriben textualmente las actas, una vez aprobadas.
También constituye un libro de actas, el conjunto de éstas correspondiente a
un período determinado, que se encuadernan o empastan para su conservación.
Consta de un determinado número de hojas, foliadas y selladas.
La custodia del libro de actas está a cargo del secretario. Deben ser firmadas
por el Presidente y el Secretario.
Las actas no pueden contener borrones ni tachaduras. En los casos en que se
detecten errores en el acta ya transcrita en el libro, deberá corregirse el error
por nota, es decir, escribir una nota al final del acta, antes de las firmas, en la
que se indicará cuál deber la lectura definitiva en un caso específico.
Deberá consignarse exactamente el número de folio (página) y la línea
(renglón) que se corrige. En estos casos, al margen correspondiente se hará la
anotación V/n que significa ver nota.
