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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE

EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES DE COMERCIO

EXTERIOR EN EL ARCHIVO DE TRÁMITE. EL CASO DE

SAMSUNG ELECTRONICS MEXICO S.A. DE C.V.

I N F O R M E

QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE:

LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA

P R E S E N T A:

GUILLERMO SANTIAGO PABLO

ASESOR: Lic. Daniel Martínez Bonilla

MÉXICO D.F. 2008

AMADA MADRE: ESE SUEÑO LEJANO ACARICIADO DESDE LA INFANCIA ES AHORA UN HECHO, ESTÁ EN TUS MANOS. GRACIAS POR TUS DESVELOS, TU FUERZA Y TU EJEMPLO. TE AGRADEZCO CON EL CORAZÓN HABERME ENSEÑADO MIS PRIMERAS LETRAS. A TI DEDICO ESTA TESIS.

PARA MI ASESOR: MI MÁS PROFUNDO Y SINCERO RECONOCIMIENTO POR EL APOYO ACADÉMICO Y HUMANO QUE RECIBÍ PARA HACER ESTE TRABAJO Y PRINCIPALMENTE, EN LAS HORAS DE CRISIS. DANIEL, MI GRATITUD POR SIEMPRE.

I

TABLA DE CONTENIDO Prefacio III Introducción IV CAPÍTULO 1 EL GRUPO SAMSUNG

1.1 Historia del Grupo Samsung 1 1.2 Historia de Samsung Electronics Mexico S.A. de C.V. 3 1.3 Organización Administrativa 5 1.4 Acervo de Comercio Exterior: Sección Documental de Comercio

Exterior respecto a otras Secciones de Finanzas 6 1.5 Tipo de información del acervo 6 1.6 Tipo de documentación 6 1.7 Tipos de servicios que presta el archivo 7 1.8 Usuarios del archivo 8 1.9 Antecedentes de la organización del archivo 8

CAPÍTULO 2 ARCHIVO DE TRÁMITE Y LA CLASIFICACIÓN

2.1 Concepto de archivo 20 2.2 Función y procesos de un archivo de trámite 24 2.3 Concepto de clasificación 26 2.4 Elementos que integran la clasificación 31 2.5 Tipos de clasificación 33 2.6 Análisis de los métodos de ordenación 36 2.7 Análisis del organigrama 40 2.8 Análisis de las funciones 41 2.9 Análisis documental 45 2.9.1 Proceso de comercio exterior 60

II

CAPÍTULO 3 ELABORACIÓN DEL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN

3.1 Elaboración del Sistema de Clasificación 65 3.2 Aplicación del modelo de estructura común: Conformación

de las Secciones y Series Documentales 74 3.3 Formulación de la nomenclatura a emplear 74 3.4 Codificación del método de ordenación 75 3.5 Ordenación de la documentación 75

CONCLUSIONES 80 BIBLIOGRAFÍA 81 ANEXO 1 Claves de aduanas en la que Samsung Electronics

Mexico S.A. De C.V. efectúa despachos 83 ANEXO 2 Patentes y agentes aduanales que trabajan para

Samsung Electronics Mexico S.A. De C.V. 84 ANEXO 3 Relación entre el organigrama y la creación de Fondo,

Sección, Subsección y Serie del cuadro clasificador 86

III

Prefacio La elaboración de un sistema de clasificación representó un reto profesional para mí, ya que en el tiempo que fui estudiante había elaborado de manera intuitiva un sistema de clasificación orientado a una sección para un Archivo de Concentración de la administración del Departamento del Distrito Federal con buenos resultados, ya que la esencia de ese trabajo fue adoptado para un Archivo Histórico Federal. Puedo afirmar que entre ese primer trabajo y éste que del cual doy informe hay una gran diferencia, que radica en el aspecto profesional del mismo, porque, se trata de dar forma una idea que ha madurado con el tiempo y la experiencia, al mismo tiempo que ha sido una oportunidad para plasmar mis conocimientos teóricos en una disertación sobre el tema de la clasificación de documentos de comercio exterior. Así mismo, durante el tiempo en que he desarrollado el trabajo, adquirí nuevas habilidades como la disposición al aprendizaje y la convicción propia de entregar un producto terminado totalmente nuevo. Esta experiencia ha sobrepasado mi formación profesional, lo cual me deja una profunda satisfacción porque he comprendido que por medio de la Archivonomía se puede colaborar dentro de una Compañía más allá de un proceso de guarda y custodia de documentos. Esto me ha dado un crecimiento como persona y como profesionista. El haber elaborado este sistema de clasificación es mi primera aportación profesional a la carrera y creo firmemente que no será la única. Me deja una amplia satisfacción personal y archivística porque lo he elaborado cuando la literatura especializada puede recibir esta colaboración sobre un tópico pocas veces tratado, en especial sobre una empresa transnacional. La entrego al honorable cuerpo académico para su escrutinio reiterando el profundo respeto que tengo a mis convicciones humanas, académicas, éticas y sociales.

IV

Introducción La dinámica actual de la compañía Samsung Electronics Mexico S.A. de C.V. con su rediseño de procesos orientados a ser más productiva y competitiva, le obliga a mantener un archivo organizado de manera que pueda tener seguridad para afrontar los requerimientos legales, fiscales, administrativos internos y de mercado que son comunes para las empresas que realizan importaciones y exportaciones. El presente informe habla de esa parte inicial y básicamente indispensable que es la clasificación, así es entendida como el punto de partida para llevar a cabo los demás procesos técnicos como hacer préstamos o consultas, escanear, depurar e incluso reorganizar un archivo, la idea es que la clasificación es la base de un archivo en forma real y entonces, bajo esas condiciones, es posible dar un servicio eficiente y acorde a las necesidades de la Compañía, participando así de sus metas de productividad y eficiencia. Una clasificación ambigua o errónea conlleva el fracaso total del archivo como unidad de servicio administrativo. Si bien este tema es un reclamo del campo laboral más ello no significa que no requiera ser llevado al plano de la abstracción para su resolución. De hecho, representa un basto campo para la investigación e inclusive la experimentación mediante los medios tecnológicos modernos de simulación. A diferencia de otros sistemas de clasificación elaborados, este trabajo se ha elaborado pensando en que el archivo debe de mantener un ritmo de trabajo acorde a la dinámica de la empresa, además claro, de la inclusión de los principios teóricos de la archivonomía, en forma sencilla y práctica. La clave para solucionar este caso no hubo que buscarla en modelos similares, simplemente se elaboró un modelo acorde a las necesidades de la Compañía que finalmente resultó en un trabajo por demás simplificado, acorde a su presente y flexible para el futuro. En el Capítulo 1 hago una breve presentación de la compañía desde su filiación internacional hasta su ejercicio en nuestro país, con la finalidad de situar el contexto del archivo, así mismo sitúo la posición de éste en la compañía. En el capítulo 2 posicioné el marco archivístico al que pertenece un archivo de este tipo, vinculándolo con los principios clásicos sobre los que descansa toda la archivonomía contemporánea y que son indispensables para el diseño de un trabajo de archivo. Dentro del capítulo 3 especifico la manera en que elaboré el modelo de sistema de clasificación para la compañía.

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CAPÍTULO 1

EL GRUPO SAMSUNG

1.1 Historia del Grupo Samsung1

La actividad comercial del grupo Samsung en sus diversas subsidiarias cubren diversos mercados, los cuales van desde la venta de tarjetas de crédito hasta la fabricación de satélites, sin dejar de lado fabricación de edificios e industrias pesadas, además claro, de producir artículos electrónicos.

La palabra Samsung en idioma coreano significa literalmente “tres estrellas” y su historia nos habla de una tenaz lucha de su fundador por conquistar un lugar en el comercio mundial. La historia del grupo comienza en el año de 1938 cuando el fundador de la compañía y Chairman2 Sr. Byung-Chull Lee comenzó un negocio pequeño, en Corea del Sur con el nombre de Samsung Corporation. En sus inicios, el negocio se dedicaba al ramo de la exportación, comerciando con pescado seco de Corea, vegetales y fruta para algunas ciudades en China. Por medio de un arduo esfuerzo, el negocio fue prosperando y diversificando su inversión en nuevos mercados. Desde ese tiempo la compañía dio muestra de su línea de trabajo que consiste en incorporar todo el proceso de producción y comercialización de producto terminado, fijándose la meta de ser autosuficiente y eficaz como proveedor de bienes de consumo. A partir de entonces esa es la característica de la compañía. Para las décadas subsecuentes incursionó en distintos ramos como la industria azucarera, seguros marítimos, seguros de vida, manufactura de papel e inclusive un hospital general. Su primer crecimiento destacado lo alcanza tiempo después, en 1970 cuando decide invertir su capital en industrias pesadas, químicas, petroquímicas y de construcción naval. También inicia la producción de fibra textil e integra todos los procesos para transformarla en producto terminado. Al mismo tiempo estaba ocurriendo una alta demanda en el mercado de electrónicos para el hogar. Gracias a la importancia de la marca en Corea, pudo efectuar las primeras exportaciones de sus televisiones.

1 Apuntes personales hechos durante el Curso de Inducción para Personal de Nuevo Ingreso a Samsung Electronics México S.A. de C.V. enero 2007. 2 El término Chairman designa a la más alta autoridad de la junta directiva, al jefe de un cuerpo que gobierna. [su pronunciación es Cherman]

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Con la aceptación de sus productos en el mercado internacional, pudo llevar a cabo su más grande apuesta de inversión: la fabricación de semiconductores. Por medio de los beneficios económicos de este negocio pudo comenzar su fabricación en el momento en que estos se cotizaban a muy alto precio. De esta manera continuó diversificando sus ganancias e invirtiendo en nuevas industrias como la aeroespacial y tecnología de información. Para la siguiente década, a mediados de los 80’s crea un par de institutos de investigación económica y de tecnología por medio de los cuales ha tenido la ayuda de información necesaria para ampliar su alcance futuro en electrónica, semiconductores, polímeros, ingeniería genética, óptica, telecomunicaciones, innovaciones en nanotecnología y arquitecturas de red. Una segunda fecha significativa para la compañía es el año de de 1987, cuando el Sr. Kun-Hee Lee sucede a su padre en la presidencia de la compañía. Es importante porque anuncia la “Segunda Fundación” que es un proyecto por el cual se encaminará a la compañía como una empresa de clase mundial del siglo XXI. Esta segunda fundación reestructura la forma de hacer negocios, señala cuales serán sus mercados prioritarios. Con esta base, durante los años siguientes se interna en un proceso de fusiones y desafíos y coaliciones en negocios de alta tecnología. Mediante su programa de la Nueva Gerencia se consolida la Compañía que el nuevo Chairman, Sr. Kun-Hee Lee había planeado, siendo más que una reingeniería se le denomina como “una revolución dedicada a fabricar productos de clase mundial que proporcionen satisfacción al cliente y a ser un buen ciudadano corporativo”. En la actualidad y con palabras de la directiva de la compañía, el éxito de Samsung se debe en parte a la aplicación rigurosa del control de calidad en todas sus plantas a través del mundo: su sistema “paro de línea” implica que cualquier empleado puede detener la línea de ensamble cuando se descubren productos inferiores hasta que se soluciona el problema apoyado por el programa gerencial de calidad total “Six Sigma”. El programa de la Nueva Administración intenta crear una unidad entre compañía-cliente-personal, pues se orienta a crear un ambiente de confianza y dependencia mutua con sus empleados y a los clientes les ofrece uno de los más buscados beneficios post-venta: el servicio de garantía que lo realiza máximo en 48 horas. Con estas acciones la compañía cierra el círculo de ser una compañía de clase mundial. Otras acciones que realiza el grupo a nivel mundial y que le dan presencia es que ha sido de las primeras en el mundo en reconocer sus obligaciones sociales corporativas como la asistencia social, conservación ambiental, acontecimientos culturales y de deportes. De hecho, como resultado de su activa participación en la mercadotecnia de los deportes, los esfuerzos del presidente Kun-Hee Lee lo llevaron a ser seleccionado como miembro del comité olímpico internacional (IOC) en julio de 1996.

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Para la compañía cada oportunidad constituye un desafío, por esta razón al comienzo del segundo milenio ha aprovechado las oportunidades que brinda la era digital aumentando la estructura de su negocio, la perspectiva de la gerencia y cultura corporativa para alcanzar estándares mundiales logrando así que sus productos más destacados se encuentran entre los primeros trece del mundo. Su situación actual es que como resultado de la inversión realizada en investigación económica, así como la venta de su tarjeta de crédito, le han redituado utilidades suficientes para que la revista Fortune la califique como una de las primeras diez empresas más grandes del mundo.

1.2 Historia de Samsung Electronics México S.A. de C.V. El grupo Samsung en su división de electrónica tiene una oficina corporativa denominada Samsung Electronics Co. Ltd. que es la encargada de desarrollar, producir y comercializar artículos de electrónica en todo el mundo a través de sus subsidiarias. Se organiza con oficinas centrales en cada continente y al Americano le corresponde la filial Samsung Electronics America, que tiene sus oficinas en Estados Unidos de América y es la encargada de coordinar a las demás oficinas, entre ellas están las de México y Canadá. En nuestro país opera una subsidiaria de Samsung Electronics America bajo la razón social de Samsung Electronics Mexico S.A. de C.V. y hoy en día se le reconoce como uno de los principales productores de aparatos de electrónica. Samsung Electronics Mexico S.A. de C.V. comenzó sus operaciones en julio de 1994 en la Ciudad de México. Inicialmente ocupaba un piso en la zona de Polanco, compartiéndolo junto con otras empresas de origen asiático. La razón social con la que comenzó sus operaciones era Samsung Electronics Co. y era una oficina informativa. La función de esta oficina fue básicamente efectuar los estudios de mercado para determinar la viabilidad de comercialización de los productos de la marca además de otros giros comerciales del grupo. En al año de 1995 cambia a la razón social que actualmente posee e inicia sus operaciones comercializando productos de electrónica de consumo, línea blanca, telecomunicaciones y sistemas de información a través de los distribuidores especializados en cada uno de los mercados respectivos. Entre los productos que maneja se encuentran:

Electrónica de consumo

Televisores de pantalla plana (cinescopio)

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Televisores de plasma Televisores de LCD Minicomponentes Microcomponentes Teatros en casa DVD Cámaras de video Reproductores de MP3

Línea blanca Refrigeradores Aires acondicionados Hornos de microondas Lavadoras

Sistemas de Información Monitores Discos duros Impresoras Multifuncionales

Telecomunicaciones Teléfonos celulares Conmutadores Desde del año de 2001 posee una planta armadora en el Estado de Querétaro la cual ensambla equipos de aire acondicionado, hornos de microondas, refrigeradores y lavadoras. Por medio de esta planta son suministrados una parte de los productos que comercializa entre los principales distribuidores del país. Su tenaz trabajo por alcanzar altos niveles de ventas la han llevado a colocarse en este momento a la par de marcas tradicionalmente líderes en electrónica y por encima de las de línea blanca además compite fuertemente en telecomunicaciones y tecnología de información. Su liderazgo hoy en día es ya reconocido a nivel nacional. A lo largo del tiempo que ha estado en nuestro país, ha mantenido la filosofía del Grupo contribuyendo directamente a la prosperidad de la gente mediante la generación de

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empleos directos e indirectos en la creencia de que la prosperidad mutua depende de la forma en como se maneje la empresa. Su responsabilidad social la expresa de la siguiente forma: “Una corporación no puede existir sin la sociedad”. Toma su papel como buen ciudadano corporativo muy seriamente y se mantiene firme en su objetivo de hacer una contribución social duradera a la comunidad. En México estas acciones se traducen en donaciones a instituciones de ayuda, patrocinio de equipo olímpico de Tae Kwon Do, donaciones de tecnología digital para la enseñanza en escuelas primarias.

1.3 Organización Administrativa Samsung Electronics Mexico S.A. de C.V. para su óptima administración sigue un esquema de organigrama en el cual se distribuyen las áreas, se establecen las líneas de autoridad y los canales formales de comunicación. La compañía básicamente está dirigida por una Presidencia quien dirige la estrategia de ventas y por otra parte cuida de mantener las Finanzas en un estado óptimo, manteniendo una estrecha comunicación con las oficinas de la casa matriz, en Corea. Básicamente delega responsabilidades y funciones en dos grandes divisiones: Comercial y Finanzas. Para fines de este trabajo solo se trabajará con la División de Finanzas: La Vicepresidencia de Finanzas adscribe a la Dirección de Operaciones y Recursos Humanos, Gerencia Contabilidad, Subgerencia Fiscal, Subgerencia de Costos, Subgerencia de Tesorería, Gerencia de Logística y Subgerencia de Comercio Exterior. Importaciones y Exportaciones Los procesos de importación y exportación son la forma en que esta compañía comercializadora se abastece de productos para la venta. Las áreas de la División de Finanzas participan del proceso de comercio exterior compartiendo, proveyendo o recibiendo documentación relacionada con los trámites aduanales con relación a su nivel de especialización; atienden la parte correspondiente a las obligaciones aduanales, contables, fiscales, legales y de competencia mercantil y normatividad al consumidor que la compañía debe cumplir. Debido a sus funciones, no hay un área encargada al 100% del proceso, aunque en términos estrictos, el área de Comercio Exterior sería el dueño del proceso.

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1.4 Acervo de Comercio Exterior. Sección Documental de Comercio Exterior con respecto a otras Secciones de Finanzas

La documentación generada durante los trámites de importación y exportación constituye el historial de sus operaciones y es al mismo tiempo, prueba del cumplimiento de todas las estipulaciones que el marco legal impone en la materia. De acuerdo a las funciones de que son soporte estos documentos, la compañía ha tomado la determinación de considerar a este acervo como un grupo documental por sí mismo y, por naturaleza de su información en la que se le reconoce valor fiscal. Por otra parte, la alta dirección ha considerado que para su óptimo manejo en fase de trámite, debe estar adscrito a la Dirección de Operaciones. Por medio de esta estrategia, se asegura que tenga siempre las óptimas condiciones de espacio, seguridad y recursos humanos, quienes pueden hacerse cargo sin problemas el gran volumen de la documentación y lo minucioso de sus procesos, tareas estas que por su carga de trabajo ordinaria, no podrían llevar a cabo ninguna de las áreas de la División de Finanzas.

1.5 Tipo de información del acervo La información que contienen sus documentos provee datos básicos para analizar el pago de impuestos y compensaciones, por pagos realizados en aduana o por pago a terceros. Esta información es aplicada para procesar la declaración de impuestos. Se emplea también para hacer un costeo sobre la procedencia de la mercancía, cantidad importada, país de origen, valor de la mercancía, moneda empleada para realizar la transacción, tipo de cambio. También tiene extensión al ámbito legal, por medio de esta documentación se puede comprobar que no se está incurriendo en actos de contrabando o algún otro grave delito fiscal. De esta manera la información se tipifica dentro del ámbito fiscal, específicamente del ramo aduanero.

1.6 Tipo de documentación De acuerdo al flujo de documentos establecido formalmente en la empresa, la única área que puede recibir del exterior esta documentación es el área de Comercio Exterior. Ella se encarga recopilar el total de documentos generados durante una operación y cuando la tiene completa la entrega al archivo. La entrega de esta documentación se hace mensualmente mediante los controles que han sido establecidos para tal fin: relación de entrega que funciona como acuse de recibo.

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Son documentos compuestos, es decir, expedientes producto del proceso de comercio exterior, dentro de él hay documentos principales con anexos así como documentos sueltos. La forma de transmitir la información es mediante el texto escrito, producidos por medios de impresión láser y algunas veces con firma autógrafa. Se manejan dos variantes de documentos: originales (primeros y segundos) así como copias del importador. Emplea como soporte el papel bond en tamaño carta y A4. Para los efectos del embarque, el proveedor extranjero envía juegos de documentos en original, pero también ajunta juegos con la leyenda segundo original (second original) y copia (copy), los tres están elaborados con el mismo papel, el mismo formato y disposición de los datos y calidad de tinta. La única diferencia es la leyenda hecha con un sello manual que los distingue. La aduana expide los pedimentos en cuatro juegos: copia de la aduana, copia del importador, copia del agente aduanal y copia del transportista. Para efectos legales, a la compañía solo le interesa y le corresponde la copia del importador, sin embargo hay que mencionar que no se trata de una fotocopia, es un impreso, que porta la leyenda respectiva.

1.7 Tipos de servicios que presta el archivo Los servicios que éste archivo presta son los siguientes:

• Organización de documentos de comercio exterior Se efectúan los procesos técnicos de recepción de transferencias documentales, clasificación documental, expedientación y archivo.

• Consulta de documentos A los usuarios se les permite el acceso a documentos específicos de un expediente cuando lo solicitan, de acuerdo a las especificaciones del GPPM3

• Préstamo de documentos Se realiza la salida de documentos con cargo a un responsable bajo la consigna de que será devuelto en las mismas condiciones materiales iniciales, de acuerdo al GPPM.

3 GPPM significa General Procedure and Politics Manual. Este instrumento tiene carácter de obligatoriedad, objetividad y está dirigido específicamente a un sector del personal. Se actualiza cada año, la información referida corresponde al año de 2007 y al tiempo de esta impresión estaba pendiente la actualización del año 2008.

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• Fotocopia

Se proporciona la fotocopia de los documentos a los usuarios acreditados para ello, de acuerdo al GPPM.

• Atención a auditoria

Se facilita a los auditores el acceso a documentos específicos que de antemano han sido indicados por el área de Fiscal o Comercio Exterior.

Tienen como fundamento servir para la oportuna toma de decisiones y para mantener el control de esta documentación, el préstamo de documentos se solicita a la Dirección de Operaciones y Recursos Humanos y una vez que se cuenta con su autorización, se elabora un vale que firma el responsable de la gerencia o Subgerencia solicitante. Las copias y fotocopias se proporcionan una vez que la solicitud ha sido aprobada por la Dirección de Operaciones y Recursos Humanos.

1.8 Usuarios del archivo Debido a la naturaleza de la información que es de tipo fiscal y legal, se ha adoptado como una política que solo a las gerencias o subgerencias se les puede prestar los documentos o proporcionar las fotocopias respectivas. Los principales usuarios del servicio son las siguientes áreas: Subgerencia de Comercio Exterior.

Subgerencia Fiscal.

Gerencia de Contabilidad. Subgerencia de Tesorería. Gerencia de Logística. Por la importancia de esta documentación era necesaria la implementación de un sistema de clasificación que permitiera distinguir un expediente de entre los demás, que fuera un sistema flexible y con posibilidades de expansión a la vez que sencillo de manejar.

1.9 Antecedentes de la organización del archivo La organización de esta documentación ha sido modificada en diversos momentos en el pasado, correspondiendo cada uno a los distintos criterios de distintas áreas a los que

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había sido adscrito (Tráfico, Logística y Costos), hasta que en la última reorganización la alta gerencia proveyó un protocolo para la clasificación y guarda de expedientes. Respecto a las normas dictadas para la clasificación, especificaba que debían ser empleados datos de la mercancía misma y por esta causa el proceso técnico correspondiente fue demandando una mayor cantidad de tiempo y trabajo lo cual, las áreas no podían dárselo. Fue de esta manera que surgió la necesidad de contar con personal de formación en archivonomía a fin de organizar la documentación y facilitar la toma de decisiones. Protocolo para la clasificación de expedientes de Comercio Exterior Se empleaba un protocolo elaborado por la alta dirección, que debía servir para clasificar la documentación y al mismo tiempo proveer el análisis de datos que las áreas necesitaban para sus reportes mensuales. De manera general, los pasos eran:

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PROTOCOLO

PARA CLASIFICAR DOCUMENTOS DE COMERCIO EXTERIOR

DOCUMENTOS RECIBIDOS

IDENTIFICAR GRUPO DE PERTENENCIA

ADSCRIBIR DOCUMENTOS AL

GRUPO

Crear unidad entre los documentos:

Manuales, Publicidad, Tijuana, Importaciones con retorno, Exportaciones, Reexpediciones, Aires, Hornos, Televisores, Modulares

Cuenta de gastos, comprobantes, pedimento, cartas aclaratorias

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APLICACIÓN DEL PROTOCOLO

DE CLASIFICACIÓN.

UN CASO PRÁCTICO

DOCUMENTOS RECIBIDOS:

IDENTIFICAR GRUPO DE

PERTENENCIA:

ADSCRIBIR DOCUMENTOS AL GRUPO

Cuenta de Gastos de Despachos Aduaneros # 1731, factura # 396900 por uso de muelle, factura subdividida # 167534 por vaciado y llenado de contenedor, factura subdividida # 21928 por transportación. Pedimento de importación 3042-0000602, manifestación de valor en aduana, certificados NOM, carta de explicaciones al administrador de aduanas, carta referente a actualizaciones en pagos a la aduana. Factura comercial # 7000123502, lista de empaque, certificado de origen, guía de embarque APLU005398179, póliza de seguro marítimo # 99990367021310. Cuenta complementaria de Despachos Aduaneros # 1775

Se importaron aparatos de televisión

TELEVISORES

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LUGARES DE ADSCRIPCIÓN DENTRO DEL GRUPO

(AMPLIACIÓN DEL PROTOCOLO)

PRODUCTO MODELO

AIRE ACONDICIONADO

HORNO DE MICROONDAS

TELEVISORES

EQUIPO DE SONIDO

CÓDIGO 1

AM26A1B2

MB7696

CL14A8L

MAXL45

CÓDIGO 2

AQ18A2QB

MB7696W

CL15A8L

MAXN45

CÓDIGO 3

AQT24A2QB

MB8696

CL21A8L

MAXN26

CÓDIGO 4

AW10A8JM

MB8696W

CL21A9L

MAXN55

CÓDIGO 5

AW12A8JM

MC6566

CL25A6W

MAXN73

CÓDIGO 6

AW18A1B2

MS9796

CL29A5W

MAXN75

CÓDIGO 7

MW5286

CT14F2Z

CÓDIGO 8

MW5592

CT20F2Z

CÓDIGO 9

MW7592

CT21S1BZ

CÓDIGO 10

MW7694

CT2188BW

CÓDIGO 11

MW8592

CT5038Z

OTROS

Esto significaba que:

• Cada uno de los documentos referentes a una importación o exportación debían estar guardados juntos, formando una unidad.

• La forma de identificar a qué grupo pertenecía la unidad, debía tomar en cuenta

solo el modelo de producto importado o exportado.

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Ejemplos: De una importación debía identificarse el grupo (sea, TELEVISORES) así como su modelo (sea, CT14F2Z) luego, el conjunto de documentos que integraban una cuenta de gastos debían ser clasificados y archivados en el grupo; en este caso:

TELEVISORES-CT14F2Z. Sin embargo, en la operación se compraban más de dos modelos de televisores por lo cual, en la documentación aparecían también más de dos modelos posibles para clasificar y archivar la documentación respectiva: Caso 1: El pedimento 3416-9001528, se refiere a la importación definitiva de los modelos de televisores CT14F2Z, CT20F2Z, CT5038Z. Esto ocasiona incertidumbre al clasificarla porque los tres pueden ser igualmente válidos. Entonces, se procedía a dar prioridad al modelo que tuviera mayor cantidad de ítems, en este caso es el CT20F2Z. Dentro de las carpetas de los modelos restantes se dejaba referencia cruzada. Cabe mencionar que, en particular, el grupo de este modelo CT20F2Z existió durante el último trimestre del año 1999 porque, al siguiente año, 2000, se cerró ese grupo debido a la descontinuación del producto CT20F2Z. En cambio la compra de los modelos CT14F2Z y CT5038Z se mantuvo hasta mediados del año 2000 y así mismo los grupos se mantuvieron activos a la par. En ocasión de las auditorias de su tiempo, hubo necesidad de recopilar los antecedentes de este tipo de operaciones y en el 60% de los casos solo se encontró la referencia cruzada, no los documentos originales propiciando hasta 4 revisiones de las carpetas del grupo TELEVISORES. Esto mismo ocurrió con los hornos de microondas. Las importaciones llegaban de esta forma: Caso 2: Importación = modelos: MB7696, MW5286, MW7592, MW7694. Importación = modelos: MC6566, MS9796. Importación = modelos: MB8696, MW5594. Se archivaban en el modelo que en ese momento importara el mayor número de piezas: Importación 1 = 100, 240, 100, 100 piezas respectivamente. Se archiva en MW5286.

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Importación 2 = 200, 225 piezas respectivamente. Se archiva en MS9796. Importación 3 = 292, 220 piezas respectivamente. Se archiva en MB8696. En resumen, los 4 casos descritos quedarían de la siguiente manera:

CLASIFICACIÓN FINAL DE ACUERDO AL PROTOCOLO

IMPORTACIÓN

MODELO

1

MODELO

2

MODELO

2

MODELO

4

CLASIFICACIÓNPOR MODELO:

TELEVISORES 3416-9001528

CT14F2Z

CT20F2Z

CT5038Z

-

CT5038Z

HORNOS DE MICROONDAS 0491-0000079

MB7696

MW5286

MW7592

MW7694

MW5286

3042-0000602

MC6566

MS9796

-

-

MS9796

0491-0000652

MB8696

MW5594

-

-

MB8696

Otras reglas aplicaban para grupos distintos:

• Se archivaba en forma cronológica.

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Esta regla aplicaba para los grupos restantes (Manuales, Publicidad, Tijuana, Importaciones con retorno, Exportaciones, Reexpediciones).

Las cuentas de reunían por grupo y a su interior, se ordenaban por fecha de la factura comercial. A la par de su implementación, aparecieron dos variantes que alcanzaron gran dimensión con la consecuencia de hacer obsoleto al protocolo. La primera de ellas fue que el tipo de modelo, base de la clasificación, se descontinuaba en promedio cada tres meses creando pequeños grupos que quedaban segregados, conformando con ello una amplia estructura de Secciones breves sin continuidad formal. Entre esos pequeños grupos la diferencia llegaba a ser tan sutil como el cambio de solo una letra al final del código, ejemplo: Grupo: Hornos

Modelos similares: MB8696 y MB8696W Debido esta característica complicaba el trabajo. Por otra parte, la uniformidad de la nomenclatura no se obtenía en el grado necesario: al provenir las importaciones de distintos países, cada código era elaborado bajo normas independientes de cada país entonces, el resultado era que la nomenclatura entre familias de producto variaba en la cantidad y posición de las letras así como de números empleados. La segunda variante importante fue que las importaciones se hacían por familia de producto, de manera que había hasta siete modelos en cada importación y afectaba a la clasificación para determinar en cual de ellos debía corresponder la documentación. Otros grupos como la exportación y la importación de partes se clasificaban por fecha, rompiendo con ello la homogeneidad en el método de ordenación y diversificando la estructura de la clasificación. Se hacía uso de la referencia cruzada para tener un medio de localizar un expediente dentro del universo de pequeños grupos, manteniendo así más de un expediente para cada operación dificultando el manejo de los documentos durante la consulta, al mismo tiempo que se fomentaba la explosión documental. Debido a esas dos principales variantes, el sistema respondía a la ley de la oferta y la demanda, propia del mercado pero poco funcional para el archivo. En estas circunstancias, era necesario proponer un sistema de clasificación que mantuviera la unidad documental, la univocidad para identificar un caso de entre miles y

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que fuera lo suficiente flexible para agrandar sus categorías documentales además de seguir un esquema de orgánico o funcional acorde a las necesidades de la empresa y respetando la naturaleza de la documentación.

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Situación general de la clasificación de documentos y su archivo en el momento presente Actualmente el protocolo ya no se utiliza. En su lugar se emplea el sistema de clasificación que será explicado más adelante. El archivo de Comercio Exterior tiene el objetivo de recibir del área de Comercio Exterior y mantener organizada la documentación reciente, empleando para ello los sistemas archivísticos e informáticos apropiados a fin de que satisfaga las necesidades de información de la empresa en tiempo y forma oportuna. Así mismo es el área encargada de realizar todos los procesos técnicos necesarios para mantener el archivo en un nivel funcional de trabajo y brindar los servicios de préstamo y consulta a las áreas de la División de Finanzas. Para cumplir con su objetivo, el archivo se conforma como una unidad administrativa que realiza sus procesos técnicos particulares, posee un área específica así como mobiliario y equipo de oficina. Dadas las características de este archivo, es de trámite. A continuación se describe con que cuenta el archivo para su funcionamiento:

CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVO ÁREA

EXPEDIENTES

METROS LINEALES

MOBILIARIO Y EQUIPO

PERSONAL

50 m2

34,782

137

Estantes de 6 entrepaños dispuestos en batería. Tres escritorios con cajonera, sillas, libreros, mamparas, tres computadoras personales, toma de Intranet, contactos eléctricos con energía regulada, extensiones telefónicas, una fotocopiadora, guillotina.

Un encargado y personal contratado por proyecto

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El 70% del área se destina para guarda del acervo y el resto para oficina. Éste archivo está adscrito a la Dirección de Operaciones y Recursos Humanos que asigna un presupuesto en función de los objetivos anuales fijados. Este presupuesto cubre insumos de papelería, mobiliario, equipo y el personal necesario.

Se encuentra dentro de las instalaciones de la compañía, en el domicilio fiscal Vía López Portillo # 6. Col. San Francisco Chilpan, Municipio de Tultitlán, Estado de México. Recursos empleados en el control el Archivo de Trámite El archivo de trámite esta configurado dentro de una estructura de servicios para recibir, clasificar, ordenar, describir, valorar y expurgar los documentos de la oficina productora. Cuenta además con un marco legal o administrativo por el cual le sean conferidas sus funciones, objetivos y adscripción administrativa. La creación del archivo de trámite derivó de la decisión de la alta Dirección de la compañía que en Junta de Directores, que acordó la formación de la unidad administrativa (archivo de trámite) indicando sus funciones específicas así como su posición dentro del organigrama. Posteriormente esta decisión se dio a conocer a los mandos medios de las áreas relacionadas, por medio de una circular y finalmente en junta general a todo el personal. Para su adecuado funcionamiento se emplean: a) Reglamento de Servicio

Es el instrumento que fija las normas que deben acatar los usuarios, especificando quien puede tener acceso al servicio, las condiciones de uso del mismo y las sanciones en caso de incumplimiento. Por política de la Compañía, este instrumento se inscribe en el GPPM. Además, de acuerdo a los objetivos generales y específicos fijados para el archivo de trámite, la Dirección de Operaciones a la que está adscrito orgánicamente el archivo, y siguiendo la cadena de mando y políticas en la materia, le es asignado un límite de gastos que ejerce anualmente. b) Programa de trabajo

Es el proyecto dentro del cual se especifica qué se desea obtener, el motivo, y cómo llevar a cabo los trabajos. Este será desarrollado de acuerdo a los requerimientos del caso. c) Personal Es el recurso humano formado profesionalmente con los conocimientos teóricos y prácticos, adquiridos durante años de estudio y aprendizaje indispensables para

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administrar el área así como capacitar al de nivel técnico para que desarrolle procesos necesarios. El archivo cuenta con un responsable y tres auxiliares quienes obedecen a un proyecto determinado. d) Instalaciones Es la designación de un espacio que será habilitado como local del archivo. En este rubro se incluyen la distribución en áreas de procesos técnicos y atención a usuarios además, el conjunto de mobiliario y equipamiento necesarios para su funcionamiento. Su local actualmente cuenta con todos los requerimientos necesarios para operar. e) Papelería Productos de consumo habitual durante los procesos técnicos. Se trata de bolsas de expansión, folders, etiquetas cromáticas, etiquetas blancas, protectores Mylar, etc. Este recurso es abastecido de manera regular. La intención de mencionar lo anterior descrito es, informar con cuales de estos recursos cuenta el archivo, en qué cantidad y de qué calidad porque esto nos ayuda a diseñar un mejor sistema de clasificación desde el punto de vista que es previsible saber si el diseño está acorde a su realidad actual para ponerlo en funcionamiento y posteriormente darle el seguimiento necesario4. Principalmente, es importante saber si el personal que lo manejará será especializado pues en ese caso, el sistema puede ser de un alto nivel técnico o si por el contrario, se requiere de un sistema simplificado. En el caso de esta Compañía habría sido poco útil intentar implementar un sistema de clasificación que no estuviera acorde a sus necesidades y sus recursos como ocurrió en el pasado.

4 El conocer estos caracteres externos permite hacer los cálculos necesarios para efectuar las previsiones necesarias para manejar cualquier fase de control de archivos, incluida la clasificación, de acuerdo al planteamiento de ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo en Técnicas Documéntales de Archivo. Ordenación y Clasificación de los Documentos de Archivo. Ediciones del Sur. Buenos aires, Argentina. 2003, p. 136

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CAPÍTULO 2

ARCHIVO DE TRÁMITE Y LA CLASIFICACIÓN 2.1 Concepto de archivo

Antes de exponer la definición de Archivo de Trámite, expondré el concepto de archivo: De inicio se debe considerar que no toda acumulación de documentos es un archivo. Esta notación nos advierte de algo simple aunque elemental: en la práctica cotidiana las colecciones de documentos formadas sin criterio definido de archivonomía, no se consideran archivo. Para una Organización, un archivo se constituye de los documentos creados por sus oficinas en el marco de su administración es decir, un archivo es la suma de todos aquellos documentos que tengan la finalidad específica de cumplir con una serie de servicios o fines. De todas las formas posibles para organizar un archivo, la colección no se considera archivo, porque su formación no tiene por objetivo servir a una administración, su finalidad es atesorar piezas mediante fines ajenos a la propia archivonomía. Antonia Herrera Heredia elabora el concepto basándose en la finalidad principal del archivo, el servicio: “Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y su soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia”.5 Ella toma en cuenta además, la multiplicidad de formatos que pueden tener los documentos, un productor definido y un marco de existencia, una finalidad inmediata y otra a largo plazo. Con esta fórmula clara y sencilla expone los puntos esenciales de un archivo, mismos que también mencionan Juana Molina Nortes y Victoria Leyva Palma6 cuando mencionan que en la práctica, es posible encontrar “almacenes de papel” los cuales, al no cumplir con los requisitos de tener un objetivo definido orientado al servicio de información y un cuadro de funciones, no pueden ser considerados como archivo.

5 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General: Teoría y Práctica. Diputación Provincial de Sevilla. 7ª ed. Sevilla 1989 p. 89 6 MOLINA NORTES, Juana. Técnicas de archivo y Tratamiento de la Documentación Administrativa. ANABAD. La Mancha, España. 1996

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Elio Lodolini por su parte, profundiza en la característica de relación entre los documentos dentro del archivo: “En un archivo los documentos no tienen sentido de forma aislada, lo adquieren con su correcta integración dentro de la serie documental a la que pertenece y con una mayor conservación a lo largo del tiempo”.7 En forma adicional podemos tomar en cuenta la opinión de María de la Paz Martín-Pozuelo Campillos para quien el concepto también enuncia un local y emplea estas palabras: (Archivo es) “el lugar dónde se conservan los documentos así como los documentos mismos, producidos por una organización en el ejercicio de sus fines jurídicos, administrativos y/o en casos meramente informativos”.8 Su enunciado posee los elementos básicos para formular una definición particular de archivo en general siempre que tengamos en cuenta que al ser creados por una oficina, los documentos son producto de una administración y tienen una finalidad específica, “cumplir una serie de servicios o fines para los que en definitiva surge”.9 De acuerdo a lo expuesto, los elementos del concepto de archivo son:

1) Existencia de una oficina con funciones determinadas que genera documentos que han de cumplir un objetivo determinado.

2) Los documentos generados en estos términos.

3) La finalidad de servicio en su custodia.

4) La relación de conjunto que existe entre los documentos generados como

condición para no ser acumulaciones de papel.

5) El local en que los documentos se guardan. La definición que aporta Schellenberg reúne estos términos y la cito a continuación. “Son aquellos registros de cualquiera institución pública o privada que hayan sido considerados ameritar su preservación permanente con fines de investigación o para referencia y que han sido depositados o escogidos para guardarse en una institución archivística”.10

7 LODOLINI, Elio. Archivística. Principios y Problemas. 1993. Madrid. España. Ed. La muralla. p.15 8 MARTÍN-POZUELO CAMPILLOS, María de la Paz. La construcción teórica en archivística: el principio de procedencia. p.108 9 Ibid p. 109 10 SCHELLENBERG, Theodore R. Archivos Modernos: Principios y Técnicas. Imprenta del Archivo Nacional. La Habana, Cuba 1958 p. 42

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Son estas las características las que delimitan el ser de un archivo incluyendo solo a aquellos cuyos documentos que cumplan estas características y, excluyendo a los demás si se tratara tan solo de un cúmulo de documentos o una colección. Una vez puestas de manifiesto las características elementales del concepto de archivo y con la finalidad de aterrizar en el objetivo de este trabajo, precisaré la definición de Archivo de Trámite. Definición de Archivo de Trámite La creación de divisiones de archivo para su mejor administración, deriva del planteamiento teórico de Carlos Wiffels. El propone que un documento atraviesa por un ciclo de vida, que es un ente vivo y al igual que todos los seres vivos a sufre por transformaciones que se reflejaran en el archivo. Antonia Heredia lo explica sencillamente de la siguiente manera: “Wyffels, en 1972, planteó su teoría de las tres edades de los documentos que daría lugar a diferentes categorías de archivos. Dicha teoría está en relación con la idea y realidad de que los documentos no son algo muerto o inactivo sino que tienen una vida propia. Este ciclo vital, como otros, contempla después del nacimiento, el decrecimiento y la muerte”.11 La teoría es el planteamiento de que a determinadas etapas cronológicas y administrativas, el documento puede llegar a adquirir diferentes grados de valor e integrar diferentes tipos de archivos. Para los fines de este informe solo interesa la primera de ellas. La primera etapa o edad es de circulación y trámite por los canales formales de comunicación que han sido establecidos en una Organización, en busca de una respuesta o solución al asunto que se ha iniciado. Dentro de esta fase los documentos son la base para la gestión de la oficina productora, además su ubicación física está dentro de la misma. Constituyen en sí el archivo de gestión y sus características son estar cerca del personal responsable de su tramitación y a disposición del responsable de la oficina para su oportuna toma de decisiones. En esta etapa pues, el documento es soporte de una actividad administrativa y adquiere un valor primario o administrativo por esa sola circunstancia. Durante esta etapa el documento retiene este valor, pero lo irá perdiendo conforme la acción administrativa tienda a finalizar. Sin embargo, ello no obsta para que pueda adquirir otros valores durante esta misma etapa. 11 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op. Cit. p. 173

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Para una mejor comprensión del párrafo anterior, se esquematiza a título personal, la idea general del ciclo vital del documento en el siguiente cuadro:

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ETAPAS Y ARCHIVOS CORRESPONDIENTES

CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACIÓN

ETAPA

Primera

Segunda

Tercera

TIPO DE ARCHIVO

De gestión o

Trámite

De concentración

Histórico

VALOR

Primario

Secundario

CONSERVACIÓN

Temporal

Temporal

Permanente

Schellenberg diferencia dos clases de valores, que son los primarios y los secundarios. Valores primarios son todos aquellos que derivan del cumplimiento de la función para la cual ha sido creada la oficina generadora, no van más allá de la utilidad inmediata: fiscal, legal y operativos. Los valores secundarios implican el concepto de duración, esto es: evidencia sobre el cuerpo organizacional que los produjo e información sobre personas, relacionados con fines de investigación social.12 En realidad, la mayor o menor cantidad de valores que puedan ser enunciados no limita que estos existan, de hecho cuando tenemos una menor cantidad definida, de una u otra manera podemos adscribir las cualidades del documento a uno de ellos. Al respecto Cruz Mundet especifica que los criterios para enunciar el tipo de valores posibles es en todo caso, una acción de tipo orientativa más nunca única o excluyente, “pues los (documentos) que cuentan con un alto valor primario…presumiblemente alcanzarán en el futuro un gran valor histórico”.13

12 SCHELLENBERG, Theodore R. Op. Cit. p. 165 13 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. 5° edición 2001. Madrid, España. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. p. 213

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Eduardo Núñez Fernández emplea una definición muy apropiada para archivo de trámite: “Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas”.14

2.2 Función y Procesos Técnicos del Archivo de Trámite

Este tipo de archivo está inmerso en la actividad administrativa de la oficina porque guarda una estrecha relación con los programas de planificación, organización y gestión. La función de un archivo de trámite es iniciar el control de la documentación en el marco del ciclo vital de la documentación. Para llevar a cabo esta función debe reunir la documentación generada por la oficina productora y organizar: clasificar y ordenar (elaborar el cuadro de clasificación), evitar su dispersión, mantenerla en las instalaciones adecuadas, registrar los préstamos de documentos y efectuar su reclamo, preparar las transferencias de manera regular y empleando los formatos necesarios.15 La unidad administrativa productora se apoya en su documentación para iniciar la gestión a los asuntos, se lleva a cabo el proceso para recopilar pruebas o requisitos en documentos, y finalmente se dará una solución. Encontramos como característica definitoria que hay un reflejo entre la actividad administrativa y los documentos generados. Mediante esta característica se podrá llevar a cabo la elaboración del sistema de clasificación, ordenación de documentos y codificación. Juana Molina Nortes y Victoria Leyva Palma dicen al respecto: “La organización que se dé a los documentos en esta primera etapa determinará las posibilidades de tratamiento de todas las demás. Esta organización debe basarse exclusivamente en mantener diferenciados los distintos tipos de expedientes que materializan las competencias que tienen asignada la oficina productora” Los procesos técnicos del este tipo de archivo son los siguientes16:

• Recepción de la documentación • Apertura del expediente • Clasificación del expediente

14 Toma la definición del Diccionario de Terminología Archivística. Madrid 1993. 15 NUÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Organización y gestión de archivos. Asturias, España. 1999 p. 199 16 Archivo General de La Nación. Manual de Procedimientos de las Unidades de Documentación en Trámite. Los Sistemas Red de Archivos del Gobierno Federal. Manual de Procedimientos de las Unidades de Documentación en Trámite. AGN. 2002

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• Catalogación del expediente • Análisis de trámite y expurgo • Glosa de documentos • Archivación de expedientes activos • Préstamo de expedientes activos • Cierre de los expedientes • Valoración documental • Baja parcial de los expedientes • Transferencia primaria

De acuerdo a lo anterior, uno de los procesos más importantes en un archivo de trámite es abrir los expedientes necesarios con los documentos iniciales y después continuar integrando los que recibe en el expediente correspondiente. Por esta razón mencionaré los aspectos fundamentales en este proceso:

o El expediente debe llevar la secuencia del trámite mismo. Debe ser abierto con la solicitud y posteriormente añadir los subsecuentes que sean producidos.

o Evitar abrir más de un expediente para un mismo asunto.

o No extraer documentos de los expedientes.

o Mantener una integración de subgrupos dentro del expediente cuando las

características de los documentos así lo requieran.

o Identificar el expediente mediante un título.

o Efectuar el registro de préstamo de documentos mediante el vale y la guía respectiva, cuando sea necesario.

Mediante esta forma de trabajo se le imprime una lógica especialmente útil para la que la consulta sea ágil y en los términos esperados. Esta clase de trabajo permite encontrar la información que se busca en un plazo de tiempo oportuno, para lo cual es necesario conocer con precisión que es lo que se tiene, es decir, con qué expedientes se cuenta, algo que es imposible de alcanzar si ese expediente no está organizado de forma apropiada.17

17 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 155

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2.3 Concepto de clasificación Antonia Heredia propone que la clasificación se puede entender como la realización de un trabajo en dos dimensiones, una dimensión es de carácter intelectual y otra de carácter mecánico.18 El trabajo intelectual corresponde propiamente a crear la estructura de categorías documentales necesarias para clasificar. Respecto del trabajo mecánico, se refiere al procedimiento en sí de ordenación de los documentos. Cuando los documentos quedan vinculados a una institución y adscritos a una dependencia, adquieren los elementos básicos para ser clasificados; así mismo desde el momento de su creación, llevan un orden el cual no es susceptible de ser modificado, únicamente debe ser respetado. La fuente de esta clasificación es circunstancial y para subsanarla, ella propone la clasificación aplicada, que consiste en darle formalidad a esa clasificación inicial reconstruyendo las relaciones documentales y de pertenencia a una oficina e institución. En este caso, la clasificación es obra del diseñador de la clasificación y no de una imagen del organigrama de la Institución. Para Cruz Mundet la clasificación se lleva a cabo en un plano conceptual y uno físico, es una actividad metódica cuya realización tiene la finalidad de emplear los fondos y la estructura de una institución u organismo.19 Propone dos acciones principales para ello:

• Dotar al fondo de una estructura que reproduzca el proceso mediante el cual han sido creados los documentos.

• Facilitar la localización de los documentos, proporcionando la información

suficiente para efectuar búsquedas con acierto, con exclusividad, sin ambigüedades de ningún género.

Además, es necesario aplicar los principios de procedencia y de orden original puesto que, por medio de ellos se admite un tipo de clasificación desde que nace el documento y por otra parte, es posible delimitar y reproducir al organismo productor. La definición de Mundet es la siguiente:

18 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op. Cit. p. 253. 19 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 238.

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“Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos de acuerdo con los principios de procedencia y orden original”.20 En todo caso, la finalidad de crear un sistema de clasificación no es implantar normas rígidas de trabajo para el manejo de documentos, por el contrario, su finalidad es simplificar lo complicado, como lo es en este caso, el control de la documentación. En términos sencillos, clasificación es “la operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que refleja la estructura orgánica y/o funcional del fondo”.21 Con esta base, el argumento de Schellenberg cobra vital importancia: “Al mantener sus registros o documentos para el servicio corriente, lo que principalmente le importa a cualquier dependencia del gobierno es su conservación de manera que puedan localizarse fácilmente cuando se le necesiten…dos cosas son necesarias para lograr esto:

1) los documentos o registros deben estar clasificados propiamente; y 2) también deben estar correctamente archivados o expedientados”.22

Para llegar a la conformación de estos grupos, la documentación debe ser organizada de acuerdo a su uso en las unidades administrativas, formando grupos “desde las cuestiones más importantes hasta las operaciones de generales”23, con el fin de que reflejen las funciones de manera general, así como las transacciones individuales de una dependencia. A continuación traeré a contexto las definiciones de fondo, sección y serie y de los principios de procedencia y orden original para poder estar en condiciones de elaborar un sistema de clasificación sencillo y funcional. El fondo documental es, en los términos de Michel Duchein: “Un fondo debe poseer un nombre y una existencia jurídica propios, establecidos por un acto de ley preciso y fechado, debe poseer atribuciones definidas por un texto legal o reglamento, su posición dentro en la jerarquía administrativa debe estar definida por el acto que le dio origen indicando su subordinación a otro organismo más elevado, debe tener un jefe con poder de decisión en su nivel jerárquico sin que tenga que someterse a una autoridad superior”.24

20 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 238 21 MASTROPIERO, María del carmen. Archivos privados análisis y gestión. Alfagrama Ediciones. Buenos Aires, Argentina. 2006. p.102 22 SCHELLENBERG, Theodore R. Op. Cit. p. 82. 23 SCHELLENBERG, Theodore R. Op. Cit. p. 82 24 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 234

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Duchein se esfuerza por mantener la documentación sin cambios, para él, solo hay que buscar la procedencia de la documentación. Antes de ella la tradición archivística definía al fondo de manera más sencilla, desde los preceptos del respect des fonds, que es una Circular francesa que data del 24 de abril de 1841, estipula lo siguiente: “Los documentos deben agruparse en fondos, es decir, todos los documentos que se hubieran generado en una institución en particular tales como los de una autoridad administrativa, una corporación, o una familia, debían ser agrupados juntos y considerados como fondos de esa institución en particular. Los documentos que había dentro de los fondos debían ser arreglados por grupos de asuntos o materias, y a cada grupo se le asignaba un lugar definido en relación con los otros grupos. Las piezas que había dentro de los grupos de asuntos o materias debían ser arreglados conforme lo dictaran las circunstancias, ya fuera cronológica, geográfica o alfabéticamente”.25 Por medio del respect des fonds es posible crear subdivisiones en la documentación que posteriormente tendrán el carácter de Secciones y Series. Hay una similitud entre ambas reglas, lo que sucede en realidad es que la primera está orientada a archivos de la administración actual, en la que de alguna manera existe un control general o por lo menos la memoria inmediata permite su mejor agrupación. En cuanto a la segunda, se orienta hacia los archivos antiguos, sobre los cuales la memoria es más lejana pero, de igual forma especifica crear las subdivisiones necesarias. Ambas están orientadas a crear el esquema o estructura documental de divisiones que servirán para comprender el acervo de un archivo. Mundet define la sección como: “División primera del fondo, establecida en virtud de las líneas de acción de la entidad”.26 Para Heredia la definición de serie es interesante, porque considera que son el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas por un órgano o en virtud de una función, que pueden responder a una tipología documental similar y una información similar, una tipología similar y una información diversa, incluso una tipología e información diversa. De cualquier forma representan una continuidad en el tiempo y repetición en los tipos documentales o información, pero no pueden estar conformados por una sola unidad.

25 SCHELLENBERG, Theodore R. Op. Cit. p. 219 26 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 244

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La unidad archivística está constituida por piezas singulares o por documentos compuestos que constituyen una agrupación que no deben ser separados puesto que constituyen una unidad por origen de su trámite. Esto nos lleva a considerar que la clasificación es una operación orientada a expedientes es decir, se agrupan jerárquicamente expedientes ya que se toma en cuenta al historial, la información completa y esto provee las condiciones para elaborar un sistema de clasificación completo. Adicionalmente, es importante que durante el diseño de un sistema de clasificación se introduzcan los dos principios fundamentales de la archivonomía: el de orden original y el de procedencia a fin de precisar la forma en que han sido creados la estructura y las consecuentes divisiones. Principio de Orden Original y Principio de Procedencia. Se trata de los dos principios sobre los cuales descansa toda la archivonomía contemporánea en el sentido de que la organización de un archivo depende de mantener una lógica especial en la agrupación de sus documentos en grupos específicos que no pueden ser determinados en forma arbitraria. Su expresión ha variado en el tiempo y en relación al modelo de administración que sea practicado por la institución que lo emplea, a pesar de ello es posible situar su origen en Europa. La expresión que menos ha variado y más frutos ha dado es el respect des fonds, citada. Para el principio de procedencia, Schellenberg cita al respect pour le fonds empleado por el Ministerio de Educación de Francia en 1839: “Estatuye simplemente que los documentos deben agruparse de acuerdo con la naturaleza de la institución que los acumuló”. Posteriormente se añade que este principio fue mejorado en Prusia especificando que los documentos “deben agruparse de acuerdo con sus orígenes en entidades administrativas públicas (provenienzprinzip) o principio de procedencia”.27 Este principio es útil porque nos da la noción del conjunto que estamos clasificando, pues el contenido de los documentos solo puede entenderse completamente en relación con otros documentos que se refieren a la misma actividad, si arbitrariamente fueran sacados de su contexto y reunidos con un sistema subjetivo, su verdadero significado quedaría borrado. Para el principio de orden original, Schellenberg dice: “los documentos deben guardarse en el orden que se les dio durante su función administrativa” y cita al Registraturprinzip de Prusia 1881 que especificaba “los papeles oficiales han de ser mantenidos en el orden y con las designaciones que recibieron en el curso de la actividad oficial de la oficina respectiva”.28

27 SCHELLENBERG, Theodore R. Principios Archivísticos de Ordenación. Archivo General de la Nación. p.34 28 Ibid. p. 47

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Este principio es útil porque contribuye a descubrir la significación de los papeles y a hacerlos inteligibles a quien los usa. Hablando en el tiempo reciente, Mundet especifica que el principio de procedencia consiste en respetar el origen de los fondos, es decir, en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza procedentes de una entidad… respetando la estructura o clasificación propia de dicha entidad. Por otra parte, el principio de orden original se enfoca, dice, más a conservar el método de ordenación de los documentos pues, dispone que los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina de origen.29 La autora María de la Paz Martín-Pozuelo Campillos nos dice de manera explícita porqué son importantes estos principios: porque guardan relación directa en la creación de un cuadro clasificador en cuanto que, todas las áreas administrativas y la documentación que genera (series) están representadas en este cuadro, y el cuadro perpetúa a la institución. Para ella, cuadro clasificador es sinónimo de sistema de clasificación (cita a Michel Roberge) “organiza conceptualmente a la información y permite situar a los documentos en sus relaciones para constituir los que llama dossier. El sistema de clasificación es un modelizador de información”.30 Los Sistemas De Clasificación La organización de un archivo es un proceso compuesto de varias fases que dan por resultado el funcionamiento de un servicio de información a una empresa, institución u oficina. Una de las partes principales para realizar esa organización es contar con un sistema de clasificación. En él se apoyarán los procedimientos de registro, archivo y recuperación de los documentos inclusive, es auxiliar en la valoración. Por estas razones, su diseño debe tener una forma accesible y adecuada, es decir un esquema por el cual sean agrupados los expedientes y se le asigne una categoría a cada grupo, así mismo un lugar al expediente. En los casos de tesis que abordan la elaboración de un cuadro de clasificación o un sistema de clasificación, el procedimiento presenta características comunes que se enuncian a continuación: Análisis de los documentos existentes en el archivo. Comprensión global del proceso por el cual son producidos esos documentos.

29 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 231 30 MARTÍN-POZUELO CAMPILLOS, María de la Paz. Ibid. p. 140

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Elaboración de una estructura de categoría documentales. Elección y aplicación de un método de ordenación. Dependiendo de la complejidad de la empresa o institución, la creación de una estructura de categorías puede estar dirigida a establecer el fondo, las secciones y series documentales. Para los casos más sencillos, esto no es necesario. En cualquier caso, es creada una lista en la cual aparecen los principales productores de documentos o bien, las áreas que administrativamente contienen mayor número de departamentos y tienen poder de decisión. En la lista se asigna también un número para cada productor principal. Dentro de éste número de orden pueden haber subdivisiones.

2.4 Elementos que integran la clasificación

Son elementos de la clasificación: a) Las acciones b) La estructura orgánica c) Sus asuntos o materias 31 A continuación los explico. a) Por acción entendemos cada una de las responsabilidades que una empresa cumple para realizar sus propósitos. Son las funciones y las necesarias tareas, y procedimientos contenidos en ellas. Estas actividades son en general de dos tipos: sustantivas y facilitativas. Las actividades sustantivas son las que se refieren a las labores técnicas y profesionales de la empresa. Las actividades facilitativas son las que se relacionan con la administración interna. c) La estructura orgánica es la imagen de cómo está organizada la empresa expresado en un organigrama, en él se determinará la distribución de líneas de autoridad, etc. y se emplea para aplicarlo en la creación de grupos documentales para que los documentos reflejen esa estructura. En general puede dividirse en oficinas directivas y subalternas. En las primeras se dedican a cuestiones legales, fiscales, de personal. En las subalternas se realiza prácticamente todo el trabajo de la empresa o institución. Este sistema de clasificación orgánico se recomienda para empresas o instituciones que administrativamente están bien definidos, puesto que un cambio en el organigrama significa un cambio en la organización de la documentación. 31 SCHELLENBERG, Theodore R. Archivos Modernos. Principios y Técnicas p.83

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c) El tercer elemento es definir los asuntos o materias. A partir de este momento, la manera de ordenación va tomando forma, porque se va separando lo importante de lo que no lo es tanto, se va creando categorías documentales separando los tópicos comerciales de aquellos que son operativos y hay que dar nombre a esas categorías: “Las unidades de expedientación, también se agruparán en unidades mayores. Como regla deberán reunirse en relación a la actividad. Las diferentes clases de actividades…proporcionan la base para producir los títulos por los cuales pueden agruparse los expedientes”.32 Si en el diseño de la clasificación creamos una estructura por funciones, entonces son las funciones las que se tomarán en cuenta para crear las sucesivas divisiones de clases o subclases (Secciones, Series y Subseries). Una serie puede ser definida “como un grupo de documentos, que se hayan reunido para una actividad específica. Podrá estar reunida de acuerdo a un sistema metódico o acumularse informalmente para atender alguna necesidad administrativa específica”.33 Solo por motivos de tamaño, cuando un expediente es muy grande, puede ser separado de su serie y reunir todos los documentos relativos al mismo asunto para presentar la historia completa de la transacción. Sirva así mismo esta notación para especficar que esta separación no constituye una nueva serie. Los principios de la clasificación (para un sistema de clasificación) de acuerdo a Schellenberg, implican que:

• Los documentos pueden clasificarse por asuntos aunque solo en casos excepcionales.

• Pueden conservarse en un punto central, manteniendo su inicial agrupamiento

por oficinas.

• Los documentos deben agruparse en categorías en que la experiencia demande su necesidad, nunca sobre una base especulativa. Se partirá de categorías mayores coordinadas y según se extienda la actividad, se crearan las subdivisiones necesarias siempre con el propósito de facilitar la localización de los registros.

• Conservar al corriente el esquema de clasificación para hacer los ajustes de

acuerdo a las necesidades corrientes. En su obra Principios archivísticos de ordenación, el propio Schellenberg aclara que, el significado de los documentos deriva de la actividad que tratan, y por lo tanto deben agruparse por actividad. Comienza por ser la agrupación de unidades inteligibles y luego agrupar dichas unidades a fin de que queden relacionadas entre sí. Es necesario 32 Ibid. p.88 33 SCHELLENBERG, Theodore R. Archivos Modernos. Principios y Técnicas. p.90

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un conocimiento y una sensibilidad desarrollada para encontrar ese sentido en los documentos. Otros puntos importantes que marca son los siguientes: Durante la agrupación conceptual de los documentos, no se crean grupos por asuntos. De ser necesario, los grupos pueden dividirse en series. En todo caso, el esquema a seguir tiene que hacer evidente las operaciones a que debe su existencia (funciones de una entidad orgánica) “Los documentos deben ordenarse de acuerdo al principio de procedencia”.34 Una parte importante para adscribir un expediente a una categoría documental (sección o series) es la identificación de la idea sus documentos en conjunto. Para clasificar incluyendo a la procedencia como un elemento para definir la dependencia de un expediente a una de las categorías documentales (serie, sección), es necesario conocer las funciones de la empresa a fin de revelar las interrelaciones, el carácter y la significación de los documentos.

2.5 Tipos de clasificación Como se ha explicado antes, los principios de orden original y procedencia son la base para crear un sistema de clasificación y la manera en que serán creadas las divisiones de fondo, sección, serie y sus intermedias, dependen de uno de dos factores: las funciones o el organigrama. Esto crea una estructura de categoría documentales subordinadas en secuencia ascendente de la cual deriva un tipo de clasificación funcional (basado en las funciones del área) u una clasificación orgánica (fundamentado en la oficina de la cual procede la documentación). Análisis de los niveles de clasificación: Nivel funcional y Nivel orgánico Nivel funcional El expediente se agrupa en una serie por el tópico que trata, no por la persona o las personas que intervienen en el trámite. En este caso el tópico es la base del agrupamiento. Es la función que se realiza en la institución sobre la cual gira el agrupamiento y las diferentes funciones principales proporcionan la base para producir los nombres de cada grupo (secciones y series). Mediante este tipo de clasificación los expedientes se agrupan en unidades mayores que se identifican con las funciones de la oficina, y a la vez le proporcionan los títulos 34 SCHELLENBERG, Theodore R. Princpios Archivísticos de Ordenación. p. 6

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por los cuales pueden agruparse los expedientes. La designación de las funciones y los grupos documentales principales deben coincidir, así mismo la secuencia de este esquema debe tomarse en cuenta para la creación de las subsecuentes divisiones del grupo principal. Ejemplo: No es válido crear secciones o series como “Documentos del Licenciado Pérez” porque el funcionario es temporal en la dinámica de la empresa, en cambio “Ventas” o “Finanzas” nos designan grupos homogéneos de actividades que perduran el tiempo de vida de la empresa. Hablan del papel que cumplen independientemente de la forma en que sean llevadas a cabo o del perfil de las personas que las realicen e independientemente cuan complejo puedan llegar a ser. Considerando la creación de una sección Finanzas, ésta podría tener una subsección denominada Análisis de Costos cuyos documentos incluirían la información relativa a los gastos de compras, transportación de la mercancía, pago de maniobras, servicios de terceros, merma (inventario), volumen de ventas, pago de nómina y hasta la inclusión de notas de crédito, notas de cargo. La información y los documentos no son generados por solo una oficina sino por varias que tienen adscripción (se agrupan o pertenecen) a Finanzas debido al papel que desempeñan dentro de la organización.

EJEMPLO DE SECCIÓN, SUBSECCIÓN Y SERIES CREADAS POR FUNCIÓN:

SECCIÓN: FINANZAS SUBSECCIÓN: ANÁLISIS DE COSTOS SERIES: a) Cédulas de costos

b) Reporte de gastos

c) Reporte de inventario

d) Reporte de cobranza y devoluciones

e) Reportes de ventas

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Nivel orgánico La estructura orgánica proporciona la base para el más grande o mayor agrupamiento de los documentos, que se puede llevar a cabo siguiendo el organigrama. En este caso, el agrupamiento se lleva a cabo de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad. De acuerdo a la primera división del organigrama son creados los grupos principales para adecuarlos con las principales divisiones de archivo por ejemplo, las secciones. Siguiendo la secuencia de agrupación y división del organigrama, se forman las categorías documentales de subsección y serie. Es apropiado emplear este recurso cuando la estructura de la empresa es estable ya que de otra manera, los cambios de adscripción o supresión de áreas provocarían una clausura de secciones, subsecciones y series.

EJEMPLO DE SECCIÓN, SUBSECCIÓN Y SERIES CREADAS DE ACUERDO A LA ESTRUCTURA ORGÁNICA:

SECCIÓN: FINANZAS SUBSECCIÓN: COSTOS DIVISIONES DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

DIVISIONES DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL

NOMBRE DE LA SUBDIVISIÓN DOCUMENTAL

SERIES

ALTA GERENCIA DE FINANZAS

SECCIÓN

FINANZAS

SUBGERENCIA DE COSTOS

SUBSECCIÓN

COSTOS

ANÁLISIS DE IVA COSTEO DE COMPRAS

36

Combinación de clasificación Orgánico-Funcional Existe una combinación que es la más usada actualmente y que se denomina orgánico funcional, en ella se emplea un criterio mixto tomando en cuenta diferentes niveles de unidades administrativas y, en cada una se seleccionan sus funciones, a partir de las cuales son creadas las series documentales.

EJEMPLO DE SECCIÓN, SUBSECCIÓN Y SERIE ORGÁNICO-FUNCIONALES: SECCIÓN: FINANZAS SUBSECCIÓN: COSTOS DIVISIONES DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

DIVISIONES DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL

NOMBRE DE LA SUBDIVISIÓN DOCUMENTAL

SERIES

ALTA GERENCIA DE FINANZAS

SECCIÓN

FINANZAS


SUBSECCIÓN

COSTOS

REPORTES DE COSTOS

2.6 Análisis de los métodos de ordenación Los métodos de ordenación son el instrumento por medio del cual es asignada una secuencia a un expediente dentro de un grupo específico. Estos métodos pueden ser directos o indirectos.

37

Decimos que un método es directo cuando el expediente puede se codificado y posteriormente recuperado del mobiliario sin necesidad de instrumentos descriptivos o de control.

EJEMPLO DE MÉTODO DE CLASIFICACIÓN DIRECTA

EMPLEO DEL MÉTODO DE CLASIFICACIÓN DIRECTA PARA LAS SERIES

ORGÁNICO FUNCIONALES DE LA SUBSECCIÓN COSTOS SUBSECCIÓN

SERIE

MÉTODO DE CLASIFICACIÓN

DIRECTA

COSTOS

INVENTARIOS FISCALES

ENE–DIC 2003

INVENTARIOS FISCALES. ENE-DIC 2003

DOCUMENTOS PARA CIERRE DE AUDITORIA

2003

DOCUMENTOS PARA CIERRE. 2003

ACUSES DE CUENTAS

ENE–DIC 2003

ACUSES DE CUENTAS. ENE-DIC 2003

SINIESTROS

2003

SINIESTROS. 2003

CIERRE DE EJERCICIO FISCAL

2003

CIERRE DE EJERCICIO FISCAL. 2003

En cambio, es indirecto cuando en su recuperación se hace uso de un instrumento descriptivo, por ejemplo, el catálogo.

38

EJEMPLO DE MÉTODO DE CLASIFICACIÓN DIRECTA

EMPLEO DEL MÉTODO DE CLASIFICACIÓN INDIRECTA PARA LAS SERIES

ORGÁNICO FUNCIONALES DE LA SUBSECCIÓN COSTOS SUBSECCIÓN

SERIE

MÉTODO DE CLASIFICACIÓN

INDIRECTA

COSTOS

INVENTARIOS FISCALES

ENE–DIC 2003

IF-03

DOCUMENTOS PARA CIERRE DE AUDITORIA

2003

DC-03

ACUSES DE CUENTAS

ENE–DIC 2003

AC-03

SINIESTROS

2003

SI-03

CIERRE DE EJERCICIO FISCAL

2003

CF-03

Método Alfabético Consiste en la utilización de las letras del alfabeto, como criterio de ordenación. Por medio de él, los documentos se archivan de acuerdo con la secuencia alfabética, considerando el nombre del cliente o de la empresa. Se utiliza para expedientes que se forman según una individualización por personas y que permanecen abiertos grandes periodos de tiempo.

39

Para que tenga un buen funcionamiento, se deben considerar puntos importantes como conocer el alfabeto; para archivar las letras dobles no existen, se toman como consonantes sencillas seguidas de otras35. EJEMPLO DE MÉTODO ALFABÉTICO APLICADO A SERIES DE COSTOS:

ACUSES DE RECIBO BUFFER DE PRODUCTO

CUENTAS DE GASTOS DEGRADACIÓN Método Cronológico La parte importante es la fecha de los documentos, en que se reciben o envían. Se ordenan por año, mes y día. Los más recientes deben aparecer al frente. EJEMPLO DE MÉTODO CRONOLÓGICO

03-02-2003 21-04-2003

30-05-2003 17-07-2003

Método por asuntos Los expedientes se pueden manejar por asuntos haciendo una descripción de lo que se archiva, en relación a la función de una oficina determinada de tareas constantes. Pueden crearse divisiones auxiliándose de números o de letras. EJEMPLO DE MÉTODO POR ASUNTOS (2) APLICADO A SERIES DE COSTOS:

(1) ADUANAL:

CUENTAS DE GASTOS PEDIMENTOS CON PATENTE 3052 PEDIMENTOS DE EXTRACCIÓN TRÁNSITOS

35 “La ch y la Ll no son letras; son dígrafos, signo compuesto de dos letras par representar un fonema, pero esto no significa la supresión de los fonemas, sino un cambio en la alfabetización, lo cual se determinó en el mes de abril de 1994 en Madrid, durante el Congreso de Academias de la Lengua española” en PÉREZ GARAY, Elizabeth. Archivonomía. 2ª ed. México, Trillas, 1995. p. 35

40

(2) INVENTARIOS:

INVENTARIOS INVENTARIOS DE SUCURSALES INVENTARIOS FISCALES Y PARA AUDITORIA INVENTARIOS. MOVIMIENTOS DE-

Método Numérico Se destina en orden progresivo un número para cada expediente. El número puede ser asignado por el archivista o estar marcado en el documento. Al archivar se utilizan guías para separar cada 10, 25, 50, 100 según la extensión del archivo. EJEMPLO DE MÉTODO NUMÉRICO APLICADO A LA SERIE CUENTAS DE GASTOS DE COSTOS:

711 5157 09471 10106 11119 43260

Los métodos de ordenación son por derecho propio, la parte que redondea el concepto de clasificación, nos dice dónde debe ir un expediente (antes de- o después de- e incluso podría darnos la ubicación aproximada, tratándose de un método topográfico). Con esta forma tan útil de complementar el sistema de clasificación, es de vital importancia que su elección sea los más adecuada a las necesidades que se tiene para el manejo de la documentación a fin de o crear una codificación simplificada.

2.7 Análisis del organigrama El organigrama nos muestra a la Vicepresidencia de Finanzas y sus áreas subordinadas. Las áreas que pertenecen a ésta división tienen en común una función, la cual está directa o indirectamente relacionada con control de los gastos y la administración de los ingresos. Su estructura se muestra en el siguiente cuadro:

41

El esquema actual es producto de la más reciente reestructuración y revisión de puestos y perfiles. Las cinco primeras áreas mantienen una estrecha relación debido a que intervienen en el proceso de comercio exterior, es decir, proveen de la información y recursos necesarios para que sean efectuadas las importaciones y exportaciones. Este tipo de operaciones son el principal gasto de la compañía, ya que es la forma en que ella se abastece de producto terminado, partes para ensamble y refacciones que comercializa.

2.8 Análisis de las funciones

División de Finanzas. Esta división está encabezada por la Vicepresidencia de Administración y Finanzas. A su cargo tiene las siguientes áreas:

PRESIDENCIA

VICEPRESIDENCIA DE FINANZAS

GERENCIA JR. DE COMERCIO EXTERIOR

GERENCIA DE LOGÍSTICA

GERENCIA DE CONTABILIDAD



SUBGERENCIA FISCAL

SUBGERENCIA DE TESORERÍA

ARCHIVO DE COMERCIO EXTERIOR

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

DIRECCIÓN DE OPERACIONES Y

R.H.

COORDINACIÓN DE TRÁFICO

CUADRO 1

ORGANIGRAMA DE SAMSUNG ELECTRONICS MEXICO S.A. DE C.V.

42

Dirección de Operaciones y Recursos Humanos Gerencia de Logística Gerencia Jr. de Comercio Exterior Gerencia de Contabilidad Subgerencia de Tesorería Subgerencia de Costos Subgerencia Fiscal Administración de Archivos

De manera general, estas áreas dan cumplimiento a la función de administrar los recursos financieros de la compañía, de acuerdo a su ámbito de competencia. Es de acuerdo a la división del trabajo que todas ellas participan en el proceso de comercio exterior en mayor o menor proporción. Para ello deben ser cumplidas determinadas tareas básicas y aunque en estricto orden de prioridades, la parte aduanal sería la más importante, al estar regido por un marco legal, la naturaleza del proceso de comercio exterior adquiere un carácter administrativo, fiscal-legal, y contable. A continuación se mencionará de manera general la manera en que las áreas participan: Dirección de Operaciones y Recursos Humanos Sus funciones son el reclutamiento y selección del personal, elaborar programas de capacitación e integración del personal. Es el representante legal de la Compañía y tiene adscrita al área de Legal, la cual se encarga de dar cumplimiento formal a los negocios de la empresa: elaboración de contratos y convenios, atender litigios. También se enfoca a dar solución a una auditoria fiscal cuando ésta involucra aspectos legales. Tiene adscrita el área de Administración de Archivos que se encarga de mantener organizada la documentación original generada durante el proceso de comercio exterior.

43

También es responsable del archivo de concentración de la compañía. Gerencia de Contabilidad Efectúa los registros contables referentes a gastos e ingresos. Administrativamente es responsable directo de dar el dinero necesario para cualquier gasto y en coordinación con las áreas de Costos y Fiscal elaboran los informes necesarios para integrar las declaraciones de impuestos. Participa en el proceso de comercio exterior proporcionando el dinero necesario para solventar los gastos que son generados en aduana, incluido el pago de contribuciones e impuestos. La documentación que recibe es: fotocopia de la documentación generada en el proceso. La documentación que genera es: Pólizas contables. Subgerencia Fiscal Hace el análisis para cálculo y pago de impuestos bimestral en las que quedan incluidas las operaciones de importación y exportación, atiende las auditorias internas y externas, requerimientos, solicitudes de información y mostración de documentos originales que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público requieran. Consulta la documentación cada vez que la autoridad competente en la materia así lo determine. Subgerencia de Costos Efectúa el análisis de costeo de la mercancía, compartiendo su información con Contabilidad y Fiscal en lo referente al pago realizado de impuestos en sus diferentes tasas, contribuciones y compensaciones. La documentación que recibe es: Fotocopias de cuentas de gastos. La documentación que genera es: Análisis de costos Subgerencia de Tesorería Tramita la obtención de préstamos bancarios para la compra de productos en el extranjero y mantiene una estrecha comunicación con los proveedores extranjeros a fin de hacer el seguimiento a los pagos de cada compra. La documentación que recibe es: Un juego de documentos de embarque. La documentación que genera es: transferencia electrónica.

44

Gerencia Junior de Comercio Exterior Sus funciones principales son dos: La primera es tener conocimiento de cada envío del proveedor y hacer el correspondiente seguimiento aéreo o marítimo para corroborar el estado en que llega al puerto o aeropuerto, (y comenzar con los reclamos por daño, si así fuese el caso). Después efectúa las operaciones necesarias para que la mercancía sea entregada al almacén de la compañía. La segunda función es proporcionar al Agente Aduanal la documentación y anticipos necesarios para que la mercancía sea tasada en aduana a fin de ser introducida al país cumpliendo así con los requisitos y formalidades que estipula el marco legal. Se le denomina documentación de embarque. La documentación que proporciona al agente aduanal es36: Factura comercial (Comercial Invoice). Lista de empaque (Packing List). Certificado de origen (Origin Certificate). Listado de números de serie (Serial Number List). Guía de embarque (Bill of lading, Air Waybill o Sea Waybill). Póliza de seguro (Cargo Transporting Insurance Policy). Cartas aclaratorias. Copias del certificado NOM del producto. Copias de oficios emitidos por S.H.C.P. en su función regulatoria en la materia. Una vez transcurrido el tiempo necesario para completar el trámite en aduana, el área recibe del agente aduanal: Cuenta de gastos Una cuenta de gastos se integra con documentos que se han generado en aduana y otros por el propio agente, más los mismos documentos de embarque. Estos en conjunto son prueba de legalidad en la importación y exportación. Entrega la cuenta de gastos al archivo de Comercio Exterior 36 Nota: En el caso que nos ocupa, el documento denominado orden de compra no se integra al expediente porque este giro mercantil no está sujeto de restricción aduanal en cuanto al tipo y cantidad de producto que la compañía pueda importar, de acuerdo al marco legal establecido.

45

Conserva el pedimento en copia del transportista. En este apartado quisiera mencionar la figura del Agente Aduanal quien a pesar de no formar parte de la estructura orgánica de la empresa, está impuesto por el marco legal para efectuar los trámites en aduana a nombre del importador (Samsung Electronics Mexico S.A. de C.V.) Su función es, a petición expresa del importador, verificar el estado de arribo del embarque, hacer llegar a la autoridad competente los documentos de embarque, declaratorias, constancias de pago y cartas aclaratorias necesarias para que la mercancía entre de manera legal a territorio nacional.

2.9 Análisis documental Una vez que hemos enlistado los documentos de manera general en el punto 2.8, específicamente en el apartado de la descripción de funciones de la Gerencia Jr. de Comercio Exterior, procederemos a su análisis. Los documentos de embarque son entregados al agente aduanal y, después de terminar la operación en aduana, él los devuelve en un pequeño grupo denominado cuenta de gastos. Por lo general, al entregar la cuenta de gastos la operación ya está terminada. Dentro de la Compañía, es de uso común emplear el nombre del documento “cuenta de gastos” en forma de sinónimo para designar al expediente en sí, sin embargo, ocurre que la cuenta de gastos contiene solo la factura del agente aduanal y sus comprobantes, por lo cual es una parte del historial de una operación de importación o exportación. Una vez hecha esta aclaración, analizaremos cómo está conformado este historial. El expediente se conforma por documentos necesarios para el desaduanamiento de las mercancías, los cuales se tipifican para efectos prácticos en tres subgrupos, a saber:

a) Documentos de embarque b) Documentos de aduana c) Cartas aclaratorias

Documentos de embarque Son los documentos que el proveedor extranjero envía al comprador (Samsung Electronics Mexico S.A. de C.V.) para constatar la compra-venta de la mercancía y es imprescindible para el siguiente paso que es la introducción de mercancía en aduana. Indican datos esenciales de la mercancía. Estos los genera y envía el proveedor, son:

46

- Factura comercial (Comercial Invoice) Indica el tipo de mercancía, modelo, cantidad de piezas, precio unitario, costo de cada modelo así como el importe total a pagar. Menciona también el nombre del vendedor y su dirección completa, nombre del consignatario, fecha y puerto de embarque, lugar de entrega y término del pago, referencias complementarias, fecha y número de la factura, comprador (cuando es diferente del consignatario) y marcado del embarque. Está redactado en idioma inglés, firmado mediante un sello. Sus medidas son 20.9 x 29.7 cm. (ver formato de ilustración) - Lista de empaque (Packing List) Indica el tipo de mercancía, modelo, cantidad de piezas, el peso neto y peso bruto de cada modelo y volumen. Menciona también el nombre del vendedor y su dirección completa, nombre del consignatario, fecha y puerto de embarque, lugar de entrega y término del pago, referencias complementarias, fecha y número de la factura, comprador (cuando es diferente del consignatario) y marcado del embarque. Está redactado en idioma inglés, firmado mediante un sello. Sus medidas son 20.9 x 29.7 cm. (ver formato de ilustración) - Certificado de origen (Origin Certificate) Indica el nombre del exportador y su dirección completa, nombre del consignatario, vía de transportación y ruta, país de destino, marcas y números, número y tipo de paquetes, número y fecha de la factura, declaración del exportador, certificación. Está redactado en idioma inglés. Tiene el sello (certificación) de la Cámara de Comercio del país de origen de la mercancía. Sus medidas son 20.9 x 29.7 cm. (ver formato de ilustración) - Listado de números de serie (Serial Number List) Menciona uno a uno todos los objetos importados o exportados por medio del código numérico consecutivo (éste es asignado desde la línea de producción). Refiere al contenedor o al modelo de producto y después se enumeran los códigos. Sus medidas son 20.9 x 29.7 cm.

47

FORMATO DE FACTURA COMERCIAL

1) NOMBRE Y DOMICILIO DELVENDEDOR

2) CONSIGNATARIO

3) FECHA DE SALIDA

4) BUQUE

5) N° DE FACTURAY FECHA

6) NOMBRE Y DOMICILIO DELCOMPRADOR

7) OTRAS REFERENCIAS

1)

2)

3)

4)

5)

6)

7)

8) TÉRMINOS DEENTREGA Y PAGO

8)

9) 10) 11) 12) 13)

9) MARCAS

10) MODELO DE ITEMS

11) CANTIDAD

12) PRECIO UNITARIO

13) MONTO

14) TOTAL 14)

COMMERCIAL INVOICE

48

FORMATO DE LISTA DE EMPAQUE

2) CONSIGNATARIO

3) FECHA DE SALIDA

4) BUQUE

5) LISTA DE EMPAQUE

7) OTRASREFERENCIAS

8) TÉRMINOS DEENTREGA Y PAGO

9) MARCAS

11) CANTIDAD OPESO NETO

12) PESO BRUTO

13) VOLUMEN

14) TOTAL

1)

2)

3)

4)

5)

6)

7)

8)

9) 10) 11) 12) 13)

14)

10) MODELO DEITEMS

6) NOMBRE YDOMICILIO DELCOMPRADOR

1) NOMBRE YDOMICILIO DELVENDEDORPACKING LIST

49

FORMATO DE CERTIFICADO DE ORIGEN

3) DETALLES DE LATRANSPORTACIÓN

5) PAÍS DE ORIGEN

7) MARCAS

9) CANTIDAD

2) CONSIGNATARIO

1)

2)

3)

4)

5)

6)

7) 8)

1) NOMBRE YDOMICILIO DELVENDEDOR

4) NOMBRE YDOMICILIO DELCOMPRADOR

9)

10)

8) NUMERO Y TIPODE ITEMS

6) N° DE FACTURA YFECHA

10) OTRAINFORMACIÓN

CERTIFICATE OF ORIGIN

50

- Guía de embarque (Bill of lading, Air Waybill o Sea Waybill) Indica el peso total del embarque y volumen total del mismo. Menciona además, el nombre del remitente y su dirección completa, nombre del consignatario, persona a quien notificar, Está redactado en idioma inglés. Mide 21.5 x 27.9 (ver formato de ilustración) -Póliza de seguro (Cargo Transporting Insurance Policy o Certificate of Insurance) Indica el número de póliza, la referencia (número de la factura comercial), lugar y fecha, número de la cubierta, nombre de la cuenta, datos del embarque, suma del seguro, cantidad de bienes asegurados, descripción de los bienes, condiciones y cláusulas. Está redactado en idioma inglés. Sus medidas son variables: 20.9 x 29.6 cm. o 21.1 x 32.7 cm. (ver ilustración) Cartas aclaratorias Las genera la compañía para complementar la información necesaria. El importador elabora cada una de ellas para hacer énfasis en la especificidad de su operación, por ejemplo, la aclaración de un mayor número de piezas respecto de lo especificado en la factura, un acta de hechos que elabora la aduana para dar fe de un error en su sistema y que da constancia al importador, entre otros casos. Están firmadas por el representante legal de la Compañía o por los funcionarios de la aduana, respectivamente. Están redactadas en idioma español. Su tamaño es carta. - Copias del certificado NOM del producto

Indica el número de informe de prueba, tipo de producto, características generales, modalidad de la prueba, razón social y domicilio del interesado, modelos que certifica, características de alimentación y consumo de energía. Está firmado por el funcionario respectivo. Están redactadas en idioma español. Su tamaño es carta. - Oficios emitidos por S.H.C.P. en su función regulatoria en la materia

Son oficios que indican normas de nueva creación que no se encuentran en la versión impresa de la Ley Aduanera pero, que tienen vigencia inmediata. Especifican una modificación al trámite que afecta al importador y sirven de respaldo para sustentar el cumplimiento del mismo. Está firmado por el funcionario respectivo. Están redactadas en idioma español. Su tamaño es carta.

51

Documentos de aduana - Pedimento de importación En este documento se encuentran los datos de la aduana por la cual entró la mercancía, datos del importador (razón social, domicilio), fecha de entrada y fecha de pago, DTA e IVA, número y fecha de la factura, número de la guía de embarque, número de contenedor, valor en aduana, tipo de moneda empleado en la compra, país de origen, cantidad que entra en la aduana, modelo, datos del agente aduanal, observaciones. Tiene impresa la certificación de aduana además, la firma autógrafa del agente aduanal. Están redactadas en idioma español. Su tamaño es carta. - Manifestación de Valor Menciona razón social y domicilio del importador, razón social y domicilio del exportador, tipo de producto, modelo, cantidad, clasificación arancelaria, país de producción, determinación del método, precio pagado, ajustes, valor en aduana, número de pedimento, número de factura comercial. Tiene firma autógrafa del representante legal de la Compañía. Su tamaño es carta - Factura de gastos del agente aduanal Dentro de la Compañía se le denomina “cuenta de gastos” Indica el número de factura, fecha de la factura, razón social del cliente (importador), marcas y números, clase y descripción, cargos e importe respectivo, honorarios, anticipos y saldos. Están redactadas en idioma español. Su tamaño es carta. - Pedimento (de extracción, cuando corresponda) Este documento indica un nuevo número de pedimento, datos del importador, cantidad de mercancía, modelo, factura. El papel es tipo biblia. Tiene impresa la certificación de aduana además, la firma autógrafa del agente aduanal. Su tamaño es carta. - Certificado de depósito (cuando corresponda) Indica el número de certificado, datos del importador, cantidad de bultos depositados.

52

El número de documentos que integran el expediente de una sola operación de importación o exportación es de 11 en promedio. El número total de hojas por expediente es variable y va desde 9 hasta 100.

53

FORMATO DE GUÍA DE EMBARQUE

2) CONSIGNATARIO

3) NOTIFICAR A

4) PUERTO DE PARTIDA

5) PUERTO DE DESEMBARCO

7) N° DE GUÍA

8) REFERENCIAS

9) REPRESENTANTEDEL ENVÍO

11) LUGAR DE DESTINO

12) CONTENEDOR

14) PESO BRUTO

10) LUGAR Y PAISDEL EMBARCO

6) N° DE CONTRATO

1) REMITENTE 1)

2)

3) 4) 5)

6) 7)

8)

9)

10)

11)

12) 13) 14) 15)

15) VOLUMEN

13) DESCRIPCIÓNY CANTIDAD DEITEMS

16)

16) BUQUE

BILL OF LADING

54

FORMATO DE PÓLIZA DE SEGUROS

3) RECLAMARCUALQUIERCOBRO A

5) BUQUE

7) PUERTO DEPARTIDA

9) REFERENCIA

2) CONSIGNATARIO

1) ASEGURADO ANOMBRE DE

4) NOMBRE Y DOMICILIO DELCOMPRADOR

8) DESTINO

6) FECHA DE PARTIDA

10) MONTO DELSEGURO

1)

2)

3)

4)

5)

6)

7)

8)

9)

10)

11)

12)

11) CONDICIONES

12) DESCRIPCIÓN DELOS ITEMS

MARINE CARGO INSURANCE POLICY

55

FORMATO DE PEDIMENTO DE IMPORTACIÓN

1) REFERENCIA

2) FECHA DE PAGO

3) TIPO DE OPERACIÓN

4) ADUANA

5) R.F.C.IMPORTADOR

6) DOMICILIO DELIMPORTADOR

7) N° DE PEDIMENTO

8) CLAVE PEDIMENTO

1) 2)

3) 4)

5)

6)

7)

8) 9)

9) TIPO DE CAMBIO

10)

10) FACTOR DE MONEDA

11) PAIS VENDEDOR

11)

12)

12) SELLO DE PAGO

13) 14)

13) N° DE FACTURA

14) FECHA FACTURA

15) DOMICILIO PROVEEDOR

15) 16

16) TAX N°

17) 18)

17) CONTENEDOR

18) GUÍA

19) MODELO

19) 20)

20) IMPUESTOS 21) TOTAL

21)

PEDIMENTO DE IMPORTACIÓN

56

FORMATO DE MANIFESTACIÓN DE VALOR

1) NOMBRE YDOMICILIO DELIMPORTADOR

2) NOMBRE YDOMICILIO DELVENDEDOR

3) DATOS DELAGENTE ADUANAL

4) N° DE FACTURA

5) MÉTODO DEVALORACIÓN

6) VALORACIÓN

7) PROTESTA

1) 2)

3) 4)

5) 6)

7)

MANIFESTACIÓN DE VALOR

57

FORMATO DE FACTURA DE AGENTE ADUANAL

1) RAZÓN SOCIAL DEL AGENTE

2) NÚMERO DE FACTURA

3) DATOS DEL IMPORTADOR

4) GASTOS

5) IMPORTE TOTAL

2)

3)

1)

4)

5)

2)

3)

1)

4)

5)

58

2) 3)

FORMATO DE COMPROBANTE 1 DE LA CUENTA

1) RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR



4) GASTOS

5) IMPORTE TOTAL

1)

4)

5)

59

FORMATO DE COMPROBANTE 2 DE LA CUENTA

1) RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR



4) BUQUE

5) SOLICITUD

1)

2)

3)

7)

8)

6) REFERENCIA

4) 5) 6) 7) GASTOS

8) IMPORTE TOTAL

60

2.9.1 Proceso de comercio exterior Como se mencionó en el punto 1.3, todo el producto terminado, partes para ensamble, artículos de publicidad y refacciones que comercializa Samsung Electronics Mexico S.A. de C.V. se adquiere en el extranjero. Esto genera el proceso de comercio exterior, el cual podemos verlo en tres fases: La primera es el registro de la mercancía en aduana y el pago correspondiente de impuestos, y contribuciones. La segunda fase se refiere al proceso interno de entregar documentación al agente aduanal: documentos de embarque y cartas aclaratorias. La tercera fase comprende desde la compra en el extranjero hasta la entrega de la mercancía en el almacén de la compañía. Participan las áreas de:

Comercio Exterior Tráfico Logística Contabilidad Costos Tesorería Fiscal Legal

En el área de Comercio Exterior se reciben o generan los documentos, comenzando así el flujo de documentos, enviándolos hacia las demás áreas y al exterior, mediante los canales formales de comunicación y siguiendo la línea de autoridad. Al final reúne la documentación total y la transfiere al archivo de Comercio Exterior. Ésta área es el punto clave del proceso. El esquema del proceso se ilustra en el siguiente cuadro:

61

Variantes al proceso básico Este acto de comercio tiene múltiples variantes según se estipula en el marco legal, el cual se integra por el Código Fiscal de la Federación, Ley Aduanera, Ley de comercio Exterior, Ley del SAT más sus reglamentos respectivos, Acuerdos, Reglas y otras disposiciones. Dentro del marco legal se tipifican 77 variaciones37 al proceso básico de comercio exterior y cada una es considera una operación individual e independiente por sí misma porque desde el punto de vista fiscal, cada una rinde una tributación unitaria y final, por lo cual se considera que existe una nueva variante al proceso. Samsung Electronics Mexico S.A. de C.V. limita su actividad a 22 de los 77 tipos de operaciones posibles, cada variante por mérito propio al tiempo que es un trámite generador de documentación suficiente para integrar un expediente. La compañía realiza en su mayoría importaciones pero además lleva a cabo exportación, reexpedición y tránsito de mercancía, en términos generales cada una 37 Anexo 22 de las Reglas de Carácter General en Materia de Comercio Exterior para 2007.

INICIA

RECIBEDOCS. DEEMBARQUE

1

2

3

5

6

9

10

14

RECIBEFACTURA

COMERCIAL

TRAMITAPAGO A

PROVEEDOR

GENERACUENTADEGASTOS

MANDA ACOMERCIOEXTERIOR

11

13

5

12

DISTRIBUYECUENTAS

DEGASTOS

RECIBECUENTAS

DE GASTOS

ARCHIVA

RECIBECUENTAS

DE GASTOS

ARCHIVA

PROCESAINF. FISCALDE CONTAB.Y COSTOS

15

16

1214

11

COMERCIOEXTERIOR

TESORERÍA AGENTEADUANAL

ARCHIVO COSTOS FISCAL

DISTRIBUYE

TESORERÍA

AGENTE

CONTABILIDAD

4

7

9

CONTABILIDAD

RECIBECUENTAS

DEGASTOS

INTEGRACOMO PÓLIZADE EGRESO

7

8

15

CUADRO 2PROCESO DE COMERCIO EXTERIOR

ÁREAS QUE PARTICIPAN Y FLUJO DE DOCUMENTOS CORRESPONDIENTE

INICIA

RECIBEDOCS. DEEMBARQUE

1

2

3

5

6

9

10

14

RECIBEFACTURA

COMERCIAL

TRAMITAPAGO A

PROVEEDOR

GENERACUENTADEGASTOS

MANDA ACOMERCIOEXTERIOR

11

13

5

12

DISTRIBUYECUENTAS

DEGASTOS

RECIBECUENTAS

DE GASTOS

ARCHIVA

RECIBECUENTAS

DE GASTOS

ARCHIVA

PROCESAINF. FISCALDE CONTAB.Y COSTOS

15

16

1214

11

COMERCIOEXTERIOR

TESORERÍA AGENTEADUANAL

ARCHIVO COSTOS FISCAL

DISTRIBUYE

TESORERÍA

AGENTE

CONTABILIDAD

4

7

9

CONTABILIDAD

RECIBECUENTAS

DEGASTOS

INTEGRACOMO PÓLIZADE EGRESO

7

8

15

CUADRO 2PROCESO DE COMERCIO EXTERIOR

ÁREAS QUE PARTICIPAN Y FLUJO DE DOCUMENTOS CORRESPONDIENTE

62

genera su propio pedimento y paga tributación por separado entonces, podemos considerar que se reducen a 3 los tipos principales de la operación. En los cuadros 3 y 4 se muestran las variantes principales.

COMERCIO EXTERIOR

AGENTE ADUANAL

ARCHIVO

ENVÍA DOCS. AL AGENTE

ADUANAL

RECIBE DOCS.

GENERA PEDIMEN

TO Y CTA. DE GASTOS

RECINTO FISCAL

GENERA CERT. DE DEPÓSITO

GENERA PEDIMENTO

DE EXTRACCIÓN

SÍ

INTEGRACON NOM’s

Y HOJA DE

CÁLCULO

NO ENVÍA A COMERCIO EXTERIOR

ENVÍA A COMERCIO EXTERIOR

ENVÍA A COMERCIO EXTERIOR

RECIBE DE COMERCIO EXTERIOR CTAS. DE GASTOS

RECIBE DE COMERCIO EXTERIOR CTAS. DE GASTOS

ARCHIVA

CUADRO 3 PROCESO DE IMPORTACIÓN

Y VARIANTE DE DEPÓSITO FISCAL

63

Habiendo observado los caracteres internos y externos del documento, las observaciones son las siguientes:

• Una operación de comercio exterior está integrada por varios trámites individuales. Al traducir esto en documentos tenemos que, habrá tantos documentos como trámites realizados dentro de una misma operación.

• En el contexto del proceso de comercio exterior, los documentos constituyen el

historial de la operación a la cual dan soporte. Su característica es que conforman una unidad elemental.

• Cada trámite que integra el proceso de comercio exterior genera por lo menos un

documento particular y representativo sin embargo, la importancia de cada uno de ellos es parcial dentro de la operación. Es arriesgado considerar que uno solo represente a todo el conjunto.

CUADRO 4

PROCESO DE REEXPEDICIÓN

COMERCIO EXTERIOR

AGENTE ADUANAL

ARCHIVO

ENVÍA DOCS.

AL AGENTE

ADUANAL

RECIBE DOCS.

GENERA PEDIMEN

TO Y CTA. DE GASTOS

RECIBE CTAS. DE GASTOS

ARCHIVA

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• La información de cada uno es concluyente para el trámite que lo originó aunque, para efectos de referencia, algunos casos mantienen relación con otros que pueden ser del mismo trámite, por ejemplo:

• El Listado de Empaque mantiene relación hacia la Factura Comercial, por su

parte, la Guía de Embarque y el Certificado de Origen hacen referencia a la Factura Comercial; el pedimento hace referencia a Factura Comercial, a la Guía de Embarque; la Factura de gastos del agente aduanal hace referencia a la factura, pedimento y guía.

Por sus múltiples referencias, para efectuar una acertada clasificación, la información debe ser interpretada de conjunto.

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CAPÍTULO 3

ELABORACIÓN DEL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN

3.1 Elaboración del Sistema de Clasificación Es común en la elaboración de un sistema de clasificación que sea mantenida una estructura de fondo, sección y serie documentales con una tendencia al empleo de una clasificación con apego a las funciones u organigrama de la Compañía. Por clasificación sistemática entendemos el trabajo intelectual de reunir todos los documentos de un mismo universo (fondo) y dentro de él crear las divisiones principales así como las subdivisiones consecuentes para darle un carácter analítico, es decir, de lo general a lo particular. La diferencia actual con esos prototipos de sistema de clasificación es el uso de códigos especializados como las determinantes, los auxiliares, etc. además de una fuerte dependencia hacia el instrumento de descripción de la institución, un catálogo que constaba de cédulas auxiliares para cada posible variante para nombrar a un mismo expediente. Hoy en día, la computadora personal ha hecho más flexible y menos dependiente la relación entre ambos. Por lo anterior, es necesario aceptar que:

• Un sistema de clasificación para archivo requiere de una estructura documental

• Las categorías responden a los principales productores de documentos o a sus funciones

• La estructura es analítica y del tipo sistemática

• Debe ser flexible para aceptar cambios sin efectuar modificaciones radicales.

Sobre estas bases, se explicará el desarrollo del sistema de clasificación diseñado para la Compañía. Conociendo la documentación que se ha producido: El área de comercio exterior es el área clave por la cual pasa toda la documentación inclusive cuando se conforman las cuentas de gastos. Aunque ésta área no produce el total de la documentación, puede considerarse como la fuente u origen porque es quien inicia los trámites necesarios al interior de la empresa y se coordina al exterior con las personas indicadas iniciando y cerrando el proceso.

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Su función es encargarse de que la mercancía pase por aduana (importación o exportación), verifique los embarques desde su origen hasta el destino final, efectuar los anticipos y pagos al agente aduanal. Los documentos que recibe son pedimento de importación o exportación, reporte de la naviera y agente aduanal, cuenta de gastos respectivamente. Su documentación nos interesa como una serie en sí misma, la de los historiales completos que se conforman con documentación original. Para encuadrar esta serie dentro de un esquema general, hay que tomar en cuenta que el grupo mayor, de acuerdo al organigrama es Samsung Electronics Mexico. Entonces, Samsung Electronics Mexico es el fondo. De acuerdo al organigrama, tenemos dos grandes divisiones y consecuentemente dos grandes grupos; Finanzas y Comercial. Al interior del grupo de Finanzas tenemos el subgrupo de Comercio Exterior. Dentro de este subgrupo de Comercio Exterior están los casos más reducidos, aquellos que tienen como característica que no pueden fragmentarse más. Se integran por expedientes los cuales, son historiales completos de los procesos realizados. Para elaborar el cuadro de clasificación es necesario como primer paso adscribir la documentación hacia una estructura orgánica; podemos equiparar la formación del grupo y subgrupos con las categorías documentales necesarios para crear la estructura documental, es decir, creamos una clasificación orgánica (ver anexo 3). El esquema queda de la siguiente manera38:

38 Martin-pozuelo tiene el criterio que el cuadro clasificador “debe reflejar estrictamente la realidad institucional, debe contener la capacidad de cambio continuo y predecible,” La construcción teórica p. 141

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ESTRUCTURA DOCUMENTAL PARA EL PROCESO DE COMERCIO EXTERIOR

FONDO:

SAMSUNG ELECTRONICS MEXICO

SECCIÓN:

FINANZAS

SUBSECCIÓN: (OTRAS SUBSECCIONES DE LA SECCIÓN FINANZAS: )

FISCAL ADUANAL DECLARACIONES DE IMPUESTOS AUDITORIA REPORTE A CASA MATRIZ ESTADOS FINANCIEROS CONCILIACIONES BANCARIAS DICTÁMENES FISCALES)

SERIE:

VARIANTES DE LAS OPERACIONES DE COMERCIO EXTERIOR

Para completar éste cuadro es necesario definir la subserie. Dado que la documentación se encuentra dentro del área de Comercio Exterior, recurriré al repaso de sus funciones con el fin de crear una relación de pertenencia uno a uno entre las variantes del proceso y las subseries. De acuerdo al punto 2.8 (análisis de las funciones) del área de Comercio Exterior, el proceso de comercio exterior puede llegar hasta a 77 variantes, sin embargo la Compañía maneja solo 22, en todo caso y de acuerdo a su naturaleza fiscal y por el

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número de incidencia de casos en cada una de ellas, pueden tipificarse dentro de 3 principales subdivisiones: la importación, la exportación y reexpedición. Son estas las series que buscamos encuadrar. Importación, la exportación, reexpedición y tránsito son operaciones perfectamente independientes una de otra y además, terminales es decir, no hay obligaciones concatenadas que en términos fiscales vinculen a una con otra de manera directa. Son operaciones de valor independiente. Al interior de grupos la información fiscal es homogénea, comparados los grupos entre sí, son diferentes porque las tasas de IVA, DTA, compensaciones y contribuciones (información fiscal de impuestos), son de distinta naturaleza en las tres variantes. Lo anterior nos da la pauta para crear 3 subseries:

SERIE: IMPORTACIÓN.

SERIE: EXPORTACIÓN.

SERIE: REEXPEDICIÓN.

El cuadro completo es el siguiente:

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CUADRO DE CLASIFICACIÓN PARA EXPEDIENTES DE COMERCIO EXTERIOR

FONDO:

1 SAMSUNG ELECTRONICS MEXICO

SECCIÓN:

1.1 FINANZAS

SUBSECCIÓN:

1.1.1 FISCAL ADUANAL. COMERCIO EXTERIOR

SERIES:

1.1.1.1 IMPORTACIÓN

1.1.1.2 EXPORTACIÓN

1.1.1.3 REEXPEDICIÓN

El cuadro39 queda completo porque dentro de esta agrupación quedan comprendidos todos los casos existentes posibles, sin excepción. De igual manera, cualquier caso de nuevo ingreso tiene cabida en el cuadro porque, el proceso en su forma actual ha sido

39 Nota: El uso de decimales en éste cuadro tiene la finalidad de enfatizar la relación de subordinación entre fondo y sección, sección y subsección, así como mostrar la individualidad de las series en dependencia al área y tipo de información de los cuales dan referencia. El uso de estos decimales en la nomenclatura puede prescindirse sin afectación alguna al sistema de clasificación, de hecho es deseable.

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depurado por las área de la División de Finanzas en trabajo de equipo, con la finalidad de ahorrar costos y sobre este esquema se tiene ya un modelo de trabajo eficiente para la recuperación de impuestos, de manera que no hay cabida para nuevas variantes por improvisación. Bajo éste último argumento se comprende que no es posible admitir otras variables en el futuro, a pesar de la amplia variedad de casos que se prevé por la Ley aduanera. Las series tienen en su creación una naturaleza archivística si consideramos que no se efectúan movimientos entre categorías, no se modifican los grupos ni la estructura. La procedencia se está respetando, tal como lo indica el principio pues no se modifican los grupos ni la estructura que nos reporta el organigrama y los flujogramas. El acervo de Comercio Exterior queda definido como una subsección de la sección fiscal dentro del fondo Samsung Electronics Mexico en el marco de una clasificación orgánico funcional. Elección del método de ordenación: Puesto que la documentación hace referencia al proceso de comercio exterior, y este proceso se integra de operaciones particulares, es necesario comprender la documentación de cada operación particular para que en conjunto tengamos clasificado a todo el proceso. Si la totalidad de documentos de una operación en particular constituye el historial de cada operación, y este historial es equivalente al expediente completo, entonces para clasificar el expediente es necesario sintetizar la información de todos sus documentos. Esta síntesis debe orientarse con prioridad a crear el código suficiente para recuperar el expediente, debe hacer referencia a la operación de comercio exterior como prioridad. Esto está fundamentado en el secreto profesional de confidencialidad que debe privar en el manejo de estos documentos, sobre los cuales no puede exhibirse su información mercantil. Para hablar del tipo de operación de un expediente, es necesario basarnos en la cualidad de sus documentos: los caracteres externos, que los hacen diferentes entre sí, y sus caracteres internos, que establecen dos tipos de relaciones en el conjunto: El primer tipo de relación es de un vínculo uno a uno, esto significa que un documento hace referencia o tiene sustento en la información de otro. Esta relación existe por ejemplo entre la Factura Comercial y la Lista de Empaque, o de la Factura Comercial a la Guía de Embarque, también se presenta con el Certificado de Origen y el Pedimento. El segundo tipo de relación que existe entre los documentos de un expediente es de uno a varios, lo cual significa que un documento tiene sustento o hace referencia a varios otros, sean estos predecesores o posteriores. Este caso se presenta entre la

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Factura de gastos del agente aduanal, la Factura Comercial y el Pedimento. También existe entre el Pedimento, la Factura Comercial y la Guía de Embarque. Tomando como base que la relación uno a varios determina mejor la totalidad de información referente a una operación concreta dentro del proceso de comercio exterior, se puede elegir al Pedimento como un documento que cuya información es síntesis de la información necesaria. En consecuencia, el método a emplear es por asuntos, puesto que una operación de comercio exterior es un asunto en sí mismo, dado que involucra trámites específicos de una determinada característica común. Una vez establecido lo anterior, debemos enumerar los factores que serán incluidos. Estos factores darán pie a la conformación del método de ordenación. Se enuncian a continuación:

a) Identificar el tipo de variante de que se trata. Este es un paso elemental que le da adscripción en la subserie.

b) Determinación del ejercicio fiscal al cual pertenece.

c) Distinguir entre cada uno de los casos de un mismo tipo de operación

pertenecientes a un mismo ejercicio fiscal.

d) Establecer un medio para evitar o disolver la presencia de similitud en un caso de homonimia.

Identificación del tipo de variante del proceso de comercio exterior. Para la identificación del tipo de variante, el pedimento porta una inscripción en el encabezado. Siempre es una abreviación de tres letras:

IMP = IMPORTACIÓN DEFINITIVA EXP = EXPORTACIÓN DEFINITIVA IMP = REEXPEDICIÓN DEFINITIVA

El expediente es integrado en un fólder de un color distinto para cada caso.

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Determinación del ejercicio fiscal al cual pertenece. Mediante el número del pedimento es factible determinarlo porque uno de sus componentes incluye el dígito terminal del ejercicio fiscal en que fue generada la documentación. Distinción entre casos de un mismo tipo de operación Para distinguir el número de pedimento asigna un número (consecutivo dentro del sistema de aduanas) que permite efectuar esta distinción. Medio para disolver la homonimia. La clave de aduana pone la distinción entre los posibles casos de homonimia porque, desde el sistema de aduana se incluye este dato que hace irrepetible un número de pedimento. (Ver las claves que maneja la Compañía en el anexo 1) A fin de emplear con éxito el número de pedimento describo cómo está configurado. Posee tres partes principales que son:

• Aduana • Patente • Número

La aduana está indicada por una clave de dos dígitos por medio de los cuales indica en qué parte del territorio nacional fue despachada la mercancía40 . Patente es un código que pertenece al agente aduanal y esta formado por cuatro dígitos incluyendo el cero a la izquierda (Ver anexo 2). El número es un consecutivo dentro del rango del 000001 hasta el 99999 para cada ejercicio fiscal. La configuración del número de pedimento es la siguiente:

ADUANA + PATENTE + NÚMERO Ejemplo:

47 3037 3000323

40 De acuerdo al Apéndice 1 del Anexo 22 de las Reglas de Carácter General en Materia de Comercio Exterior 2007, los nombres de los lugares geográficos y sus claves se enlistan en el anexo 1.

73

Para efectos fiscales este código comienza con la aduana y el número de pedimento propiamente dicho queda al final. Respecto de aplicar esta nomenclatura de forma directa al expediente, no es viable porque, el factor aduana aparece al principio y su función es aparecer al final para que sea empleado como medio de diferenciación en la homonimia. Para el presente caso, la composición del número de pedimento se modifica en esta forma:

PATENTE + NÚMERO + ADUANA

Empleando la nomenclatura archivística, el ejemplo anterior queda de la siguiente manera:

3037 3000323 47

Bajo esa nueva forma es viable de emplear como método de ordenación.41 La ordenación comienza por la patente considerada como una cifra de 4 dígitos y se disponen de menor a mayor. Entre patentes se reserva un espacio aproximado al consumido por la misma patente durante el ejercicio fiscal inmediato anterior.42 Al interior de cada patente se inicia la ordenación por número de operación. En caso de haber homonimia esta se disuelve por la adición de la clave de la aduana. Ejemplo:

3037 3000323 3037 3000323

En apariencia, estos casos son similares, de hecho no hay elementos suficientes para decidir si es un caso repetido o hay homonimia porque ambos son importaciones definitivas, sin embargo, si ampliamos la información de estas casos, diferenciamos que son dos operaciones distintas debido a que ocurrieron en dos lugares distintos, uno fue

41 Nota: De acuerdo a la tradición archivística clásica, cuando de antemano se posee un número de orden, éste es adoptado de manera inmediata para conformar el método de ordenación eliminando las partículas de patente y aduana. Sin embargo aplicar esta costumbre para archivar los expedientes de acervo de Samsung Electronics Mexico S.A. de C.V. habría la insustituible necesidad de recorrer grandes bloques de expedientes ya archivados en toda la extensión de la numeración, tarea que sería llevada cabo en cada entrega de documentos, lo cual implicaría un esfuerzo físico considerable en el proceso de archivo. Ejemplifico la situación de la siguiente manera: Para poder ingresar los nuevos expedientes del ejercicio fiscal 2007, enfrentaríamos la labor de adicionar números cuyo rango crean una intersección, es decir, van del 7000001 al 7000300, del 7000100 al 7000300, del 7000300 al 7000400, del 7000001 al 7000500, del 7000001 al 7001800, del 7000001 al 7002000, del 7000900 al 7003000, del 7001500 al 7005000, del 7000001 al 7010000 y del 7030000 al 7120000. Ordenando los expedientes comenzando por la patente nos da una nueva opción de lograr un trabajo funcional. 42 Una ganancia que se tiene con esta sencilla medida es que al final del ejercicio fiscal, los espacios resultantes entre patentes pueden cerrarse, con la finalidad de compactar el bloque. El resultado es un aprovechamiento del espacio de la mejor manera, sin desperdicios.

74

despachado en la aduana 20 y otro en la 47. De acuerdo al método de ordenación quedan así:

3037 3000323 20 3037 3000323 47

El resultado es que mediante esta estructura documental contamos con un guión para dotar a los expedientes de un sistema de clasificación que es reflejo del organismo productor.

3.2 Aplicación del modelo de estructura común: Conformación de las Secciones y Series Documentales

El modelo de estructura que se sigue en los archivos revisados en la bibliografía es de tendencia sistemática y el modelo de la estructura que propongo también lo es porque se limita a un campo de acción concreto, tiene un diseño basado en el análisis de las funciones y principios de archivonomía, está desarrollado de acuerdo a las necesidades de la Compañía y como se mostrará a continuación su contenido puede ubicar a cada uno de los expedientes sin lugar a error por homonimia. La estructura se basa en una jerarquización de categorías en secuencia subordinada ascendente, lo cual se apega a las estructuras estudiadas. (Ver anexo 3)

3.3 Formulación de la nomenclatura a emplear a) La nomenclatura de un expediente se elabora a partir del tipo de operación, que

equivale al asunto: Importación = Fólder color manila Exportación = Fólder color azul Reexpedición = Fólder color blanco

b) Se rotula el número de la aduana. Las claves están compuestas de 2 dígitos del 0 al 9.

c) se escribe el número de la patente del agente aduanal. Están compuestas por

4 dígitos del 0 al 9.

d) Finalmente se complementa con el número de orden.

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Para ejemplificar un caso de importación tenemos lo siguiente: que haya sido generada en la aduana de la Ciudad de México, en el año 2007 por la patente 3416, emplearía un fólder color manila y su nomenclatura sería esta:

20 3416-7000301

3.4 Codificación del método de ordenación La estructura de categorías (fondo, sección, subsecciones, series) se basa en las variantes a las operaciones del proceso de importación, por consecuencia el método de ordenación es por asunto. Los tipos de operación se distinguen por color, haciendo uso del método cromático. El hecho de manejar la patente del agente aduanal lo complementa con el método numérico. Se emplean etiquetas cromáticas. Como referencia adicional se incluye la clave de aduana, que hace un complemento por clave. Al incluir también el año fiscal, se complementa con el método cronológico. La unidad de la serie son los expedientes, y la forma de distinguirlos es por su número de orden. En conjunto, esta combinación de métodos de ordenación nos evita equivocarnos al identificar un expediente. Método de ordenación combinado: Cromático-Por asunto-Numérico-Por clave Se puede ver el cuadro completo al final.

3.5 Ordenación de la documentación

Finalmente, para ordenar estos expedientes se agrupan por patente y dentro de ellas por número de orden. Para archivarlas se comienza desde la patente menor empleando bolsas de expansión de 3 ½” tamaño carta que se rotulan con etiquetas cromáticas indicando la patente. Los colores en este caso ayudan a evitar errores en la guarda colocándolos en su lugar correspondiente. Se indica el rango de números de orden de los expedientes mediante una etiqueta que indica el primero y el último dentro de cada bolsa de expansión.

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CUADRO CLASIFICADOR PARA EXPEDIENTES DE COMERCIO EXTERIOR

FONDO /

SEM /

SECCIÓN /

FINANZAS /

SUBSECCIÓN /

FISCAL ADUANAL

/ SERIES /

NOMENCLATURA

IMPORTACIÓN

CROMÁTICO +

ADUANA +

PATENTE +

NÚMERO

EXPORTACIÓN

CROMÁTICO +

ADUANA +

PATENTE +

NÚMERO

REEXPEDICIÓN

CROMÁTICO +

ADUANA +

PATENTE +

NÚMERO A efecto de ilustrar la nomenclatura en su real dimensión, puede observarse el anexo 1 para verificar los números de aduana. Para verificar los números de patente, puede observarse el anexo 2.

77

Conclusiones En la conformación del sistema de clasificación para los documentos de comercio exterior de la Compañía Samsung Electronics Mexico S.A. de C.V. ha tenido como principal premisa conservar la confidencialidad de la información de los documentos evitando emplear directamente los nombres de los tipos documentales en la composición del fondo, sección, subsección y serie. La segunda premisa ha sido sintetizar la información de la operación, a fin de crear un equivalente de los trámites derivados de la función del área dueña del proceso de comercio exterior. Finalmente, se ha tenido cuidado de adscribir esta subsección a la sección que pertenece por naturaleza de su información y siguiendo el organigrama de la Compañía. Todo lo anterior se llevó a cabo mediante el criterio basado en el principio de procedencia y del principio de orden original. El resultado obtenido con este trabajo es una clasificación a la medida de las necesidades de la Compañía que además, como un valor agregado posee la cualidad de ser flexible. Esto significa que el sistema puede ser expandido o contraído de acuerdo a las modificaciones posibles que pueda haber en el futuro para las series que se manejan, sea por cancelación de series o por adición de nuevas. Esto último es importante porque, de acuerdo a la experiencia institucional, es necesario un trabajo sólido que de resultados eficientes para poder manejar el creciente número de expedientes que hoy supera la cantidad de 36500. En la práctica, las ventajas de este sistema son que permite efectuar la expedientación y archivo de documentos con criterios uniformes, así como reducir el tiempo para realizar las búsquedas y acelerar la recuperación de expedientes en forma sencilla y rápida, ahorrar espacio en el almacenamiento físico. Esto ha sido posible porque el sistema posee sencillez, es fácil de manejar, flexible para variar cuando la organización de Samsung Electronics Mexico S.A. de C.V. lo haga durante su vida.

78

Bibliografía Básica ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Organización de los Sistemas Red de Archivos. Archivo General de la Nación. México: 1986. 59p. 968-805-297-3 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de archivo: la descripción archivística. Ediciones del Sur. Buenos Aires, Argentina. 2003. 295p. 9870868-4-2 BOBONE DE NINCI, Herminia. Organización y operaciones relativas a la administración de documentos. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. Córdoba, España: 1981. 153p. CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. Madrid. España: 2003. 413p. 84-86168-94-5 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General: teoría y práctica. Diputación Provincial de Sevilla. Sevilla, España. 1989. 289p. 84-7798-008-X MARTÍN-POZUELO CAMPILLOS, María de la Paz. La construcción teórica en archivística: el principio de procedencia. Universidad Carlos III. Madrid, España. 1996. 190p. 84-340-0898-X MASTROPIERO, María del Carmen. Archivos privados: análisis y gestión. Alfagrama Ediciones. Buenos Aires, Argentina. 2006. 352p. 987-1305-05-2 MOLINA NORTES, Juana. Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa. Anabad. La Mancha, España. 2000. 213p. 84-930900-4-2 NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Organización y gestión de archivos. Asturias, España. Ediciones Trea: 1999. 660p. 84-95178-37-0 PÉREZ GARAY, Elizabeth.Archivonomía. 2°Ed. Trillas. México: 1995. 117p. 968-24-5232-5 REYES GARCÍA, Cayetano. Identificación, clasificación y catalogación de archivos. Archivo General de la Nación: México. 1978. 300p. SCHELLENBERG R., Theodore. Archivos Modernos: principios y técnicas. Traducido por Carrera Stampa, Manuel. Imprenta del Archivo Nacional: La Habana, Cuba. 1958. 358p. SCHELLENBERG R., Theodore. Principios archivísticos de ordenación. Traducido por el Centro Interamericano de formación de Archivistas de la Universidad Nacional de Córdoba, Argentina. Archivo General de la Nación. 1982: 177p.

79

SECRETARÍA DE AGRICULTURA Y GANADERÍA. Manual para la clasificación y catalogación decimal de los archivos del ramo. Secretaría de Agricultura y Ganadería: México, 1953. 105p. SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES. Cuadro de clasificación decimal e instrucciones para la tramitación y archivo de los documentos de la Secretaría de Relaciones Exteriores. Secretaría de Relaciones Exteriores: México, 1960. 490p. WALNE, Peter. La administración moderna de archivos y la gestión de documentos: el prontuario RAMP. UNESCO. París: 1985. 532p. Tesis CARVAJAL GARIBAY, Sonia, Elaboración de un cuadro de clasificación en el archivo de trámite de la empresa Círculo Gráfico. Sonia Carvajal Garibay. Mexico: 2003. 57p. HERNÁNDEZ BARROSO, Raquel. Organización del archivo de concentración de Despachos Aduanales Alcántara S.A. de C.V. Raquel Hernández Barroso. México: 2006. 91p. HERNÁNDEZ SÁNCHEZ, Rocio Alicia. La auditoria archivística como herramienta para evaluar y mejorar los procesos técnicos del archivo histórico del Distrito Federal. Rocío Alicia Hernández Sánchez, Lizbeth Perea Valdés. México: 2006 92p. JIMÉNEZ RODRÍGUEZ, Oswaldo. Propuesta de un sistema de clasificación decimal en el archivo de personal del Instituto Nacional de Migración. Jímenez Rodríguez, Oswaldo. México: 2005. 40p. MARTÍNEZ BONILLA, Daniel. Los valores primarios en los documentos de una compra de materia prima para la industria farmacéutica con la Unión Europea. Daniel Martínez Bonilla. México: 2003. 59p. De consulta MÉXICO. Compendio de comercio exterior. Ediciones ISEF. México: 2008. 1403p. EVERETT, E. Adam. Administración de la producción y de las operaciones. Prentice Hall Hispanoamericana. México: 1991. 793p.

80

ANEXO 1

CLAVES DE ADUANAS EN LAS QUE SAMSUNG ELECTRONICS MEXICO S.A. DE C.V. EFECTÚA DESPACHOS:

ADUANA

DENOMINACIÓN

07

CD. JUÁREZ, CHUHUAHUA

11

ENSENADA, BAJA CALIFORNIA

16

MANZANILLO, COLIMA

19

MEXICALI, BAJA CALIFORNIA

20

MEXICO

24

NUEVO LAREDO, TAMAULIPAS

27

PIEDRAS NUEVAS, COAHUILA

28

PROGRESO, YUCATÁN

40

TIJUANA, BAJA CALIFORNIA

43

VERACRUZ

47

AEROPUERTO INTERNACIONAL DE LA CD. DE MÉXICO

51

LÁZARO CÁRDENAS, MICHOACÁN

52

MONTERREY, NUEVO LEÓN

80

COLOMBIA, NUEVO LEÓN

81

ANEXO 2

PATENTES Y AGENTES ADUANALES QUE TRABAJAN PARA SAMSUNG ELECTRONICS MEXICO S.A. DE C.V.

PATENTE #

AGENTE ADUANAL

0449

CONSORCIO ADUANERO Y FISCAL S.C.

0491


0760

AGENTES ADUANALES SAN MIGUEL S.C.

1442

AGENCIA ESTRATÉGICA PORTUARIA S.A. DE C.V.

3013

ROBERTO RAMOS Y SUCESORES S.A. DE C.V.

3036

ALFONSO MIGUEL NOGUEIRA NOVELO

3037


3042


3044

ZEGOLAR S.C.

3052


3098

A. PALAZUELOS Y COMPAÑÍA S.C.

3164

VICENTE CÁRDENAS GARZA

3177

AGENCIA ADUANAL DEL VALLE S.C.

3210

DESPACHOS AÉREOS INTEGRADOS S.C.

3245

MIGUEL PÉREZ ORTIZ

3332

INTERNACIONAL DE MÉXICO S.A DE C.V.

3360

SERVICIOS ADUANEROS DEL NORTE S.C.

82

ADUANA

DENOMINACIÓN

3392

BRANIFF DESPACHOS ADUANEROS S.A. DE C.V.

3407


3416


3420

LOGIS AGENTES ADUANEROS S.A. DE C.V.

3426

BRANIFF DESPACHOS ADUANEROS S.A. DE C.V.

3449

FILIBERTO VARGAS MANCILLA

3611


3647

KORAMEX FORWARDING INC. S.A. DE C.V.

3681

LOGIS AGENTES ADUANEROS S.A. DE C.V.

3848

GRUPO ADUANAL AMIGO DE TIJUANA S.A. DE C.V.

3857


3862

SERVICIOS ADUANALES LUIS HOYO S.A. DE C.V.

3921

SERVICIOS ADUANALES DEL PACÍFICO S.C.

5536

MARICELA GARCÍA ROSAS

83

ESTRUCTURA DE LA JERARQUÍA ADMINISTRATIVA EN EL PROCESO

DE COMERCIO EXTERIOR

SAMSUNG ELECTRONICS MEXICO S.A. DE C.V.

PRESIDENCIA

VICEPRESIDENCIA DE FINANZAS SUBGERENCIA FISCAL

OPERACIONES DE COMERCIO EXTERIOR

CUADRO DE CLASIFICACIÓN PARA

DOCUMENTOS DE COMERCIO EXTERIOR FONDO

1 SAMSUNG ELECTRONICS MEXICO

SECCIÓN

1.1 FINANZAS

SUBSECCIÓN

1.1.1 FISCAL ADUANAL-

COMERCIO EXTERIOR

SERIES

1.1.1.1 IMPORTACIÓN

1.1.1.2 EXPORTACIÓN

1.1.1.3 REEXPEDICIÓN

ANEXO 3

RELACIÓN ENTRE EL ORGANIGRAMA Y LA CREACIÓN DE FONDO, SECCIÓN, SUBSECCIÓN Y SERIE DEL CUADRO CLASIFICADOR

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