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ESTRUCTURA NORMATIVA BÁSICA PARA LA CERTIFICACIÓN DE CALIDAD
DEL LABORATORIO DE TELEMEDICINA DE LA UDFJC
CINDY CAROLINA VALDERRAMA PÉREZ
MÓNICA VIVIANA GARCÍA ACOSTA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE INGENIERIA
PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERIA INDUSTRIAL
BOGOTÁ
2016
ESTRUCTURA NORMATIVA BÁSICA PARA LA CERTIFICACIÓN DE CALIDAD
DEL LABORATORIO DE TELEMEDICINA DE LA UDFJC
CINDY CAROLINA VALDERRAMA PÉREZ
MÓNICA VIVIANA GARCÍA ACOSTA
Trabajo de monografía para optar el título de ingeniera industrial
Doctora LILIA EDITH APARICIO PICO
Directora Grupo de investigación en Telemedicina - GITEM
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE INGENIERIA
PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERIA INDUSTRIAL
BOGOTÁ
2016
Nota de Aceptación
Docente Director
Docente Evaluador
(12, Julio, 2016) (Fecha de entrega)
A Dios, mis padres, amigos y
seres queridos, y a la
Universidad Distrital Francisco
José de Caldas
AGRADECIMIENTOS
En agradecimiento a nuestros padres, y a aquellos que han sido pieza clave en
nuestra vida académica y personal: Andres Felipe Palacio por su apoyo
incondicional y sincera amistad, Eva Acosta y Martha Isabel Pérez por ser madres
que con su esfuerzo incansable nos han traído hasta este momento de nuestras
vidas. A nuestra familia por demostrar que siempre ha creído en nosotras y
nuestros demás compañeros y compañeras de clase por creer en nuestra
capacidad y brindarnos su afecto.
Gracias a todas las personas de la Universidad Distrital, por hacer parte de
nuestro gratificante proceso de formación profesional, a los docentes con quienes
fue un privilegio contar por su guía y ayuda; y al personal administrativo por su
atención y amabilidad.
Gracias a nuestra Tutora la doctora Lilia Edith Aparicio por su dedicación,
motivación y criterio.
Gracias al Grupo GITEM por la información brindada para el desarrollo de este
proyecto.
Gracias a nuestro docente evaluador Cesar Asdraldo Vargas por guiarnos al
momento de la culminación de este trabajo y hacer de él un aporte significativo
para la Universidad Distrital.
6
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 11
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 14
1.1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA 14
1.2. JUSTIFICACIÓN 15
1.3. ANTECEDENTES 15
1.4. OBJETIVOS 18
1.4.1. Objetivo General ................................................................................................................... 18
1.4.2. Objetivos Específicos .......................................................................................................... 18
2. MARCO TEÓRICO 19
2.1. MARCO LEGAL DE LA TELEMEDICINA 29
2.1.1. Marco Legal Internacional ................................................................................................... 29
2.1.2. Marco Legal en Colombia ................................................................................................... 30
2.2. CERTIFICACIÓN DE UN SISTEMA DE CALIDAD 31
2.3. ACREDITACIÓN 34
2.3.1. Marco de la Acreditación Institucional de la UDFJC ....................................................... 35
2.3.2. Proceso de Acreditación para Laboratorios de Metrología y Ensayo .......................... 38
2.5.3. Ensayos de Aptitud .............................................................................................................. 39
3. METODOLOGIA 41
4. DESARROLLO DEL PROYECTO 43
4.1. FORMULACIÓN DEL LABORATORIO DE TELEMEDICINA DE LA UD 44
4.1.1. Educación Médica ................................................................................................................ 46
4.1.1.1. Preceptos legales e institucionales ............................................................................... 47
4.1.1.2. Énfasis de la maestría ..................................................................................................... 48
4.1.2. Investigación ......................................................................................................................... 50
4.1.2.1. Preceptos legales e institucionales ............................................................................... 51
4.1.2.2. Investigación en la Universidad Distrital ....................................................................... 51
4.1.3. Asesoría Científica ............................................................................................................... 53
4.1.4. Centro de Telemedicina ...................................................................................................... 54
4.1.4.1. Servicios ............................................................................................................................ 55
4.1.4.2. Unidad de comunicación o Plataforma de comunicación .......................................... 56
4.2. CERTIFICACIÓN DE CALIDAD DEL LABORATORIO DE TELEMEDICINA DE LA UDFJC 58
4.2.1. Competencia en los Laboratorios de Ensayo y Calibración .......................................... 58
4.2.1.1. Requisitos de Gestión ..................................................................................................... 59
4.2.1.2. Requisitos técnicos .......................................................................................................... 60
4.2.1.3. Gestión del Laboratorio ................................................................................................... 61
4.2.1.4. Establecimiento de los procesos del laboratorio ......................................................... 62
4.2.1.5. Estructura documental del laboratorio .......................................................................... 63
4.2.1.6. Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.............................................. 65
4.3. MANUALES DEL LABORATORIO 73
7
4.3.1. Manual de Calidad ............................................................................................................... 73
4.3.2. Manual de Procedimientos ................................................................................................. 73
4.3.2.1. Manual de Procedimientos Administrativos ................................................................. 73
4.3.2.2. Manual de Procedimientos Técnicos ............................................................................ 75
4.3.3. Instrucciones de Trabajo ..................................................................................................... 75
4.3.3.1. Manual de Funciones y Responsabilidades ................................................................ 75
4.3.3.2. Manual de Operación y Mantenimiento de Equipos ................................................... 80
4.4. MANUALES DEL CENTRO 81
4.4.1. Manual de procedimientos .................................................................................................. 81
4.4.2. Manual de Estándares ......................................................................................................... 82
4.5. DOCUMENTACIÓN NORMATIVA DEL CENTRO DE TELEMEDICINA 90
4.5.1. Habilitación de la normatividad para la prestación de servicios en telemedicina ....... 91
4.5.2. Historia Clínica ...................................................................................................................... 93
4.5.2.1. Características de la Historia Clínica ............................................................................ 94
4.5.2.2. Creación de la Historia Clínica ....................................................................................... 95
4.5.2.3. Especificaciones técnicas para la identificación de medios de envío ...................... 97
4.5.3. Características de Calidad del Sistema de Habilitación para las Instituciones bajo la
Modalidad de Telemedicina ............................................................................................................... 113
4.5.4. Sistema de Habilitación para las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud
bajo la Modalidad de Telemedicina .................................................................................................. 114
4.4.4. Inscripción del Servicio a Través del Formulario de Novedades de Prestadores de
Servicios de Salud ............................................................................................................................... 123
4.4.5. Consentimiento Informado en Servicios bajo la Modalidad de Telemedicina ........... 123
4.4.6. Ética en la Prestación de Servicios bajo la Modalidad de Telemedicina ................... 124
5. CONCLUSIONES 125
6. RECOMENDACIONES 126
7. BIBLIOGRAFÍA 128
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Descripción general del centro de referencia y centro de atención primaria
............................................................................................................................... 23
Tabla 2. Servicios de Telemedicina ....................................................................... 25
Tabla 3. Normograma de Telesalud en Colombia .................................................. 30
Tabla 4. Estructura documental de los Procedimientos Administrativos del
Laboratorio ............................................................................................................. 73
Tabla 5. Estructura documental de los Procedimientos Técnicos del Laboratorio . 75
Tabla 5. Identificación externa de medios magnéticos .......................................... 99
Tabla 6. Tabla para la identificación de usuarios de salud que no están
identificados ......................................................................................................... 103
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1. Componentes y actores de la Telesalud ............................................. 19
FIGURA 2. Escenario de proceso de atención en Telemedicina ........................... 22
FIGURA 3. Distribución servicios habilitados bajo la modalidad de telemedicina .. 24
FIGURA 4. Modelo Institucional de Autoevaluación .............................................. 36
FIGURA 5. Factores de la Autoevaluación ............................................................ 37
FIGURA 6. Organización del sistema nacional de normalización, certificación y
metrología .............................................................................................................. 39
FIGURA 7. Funciones del Laboratorio de telemedicina de la UDFJC ................... 45
FIGURA 8. Syllabus para un curso de Telesalud ................................................... 50
FIGURA 9. Mapa de procesos del centro de referencia ........................................ 55
FIGURA 10. Aspectos evaluados en el proceso de acreditación ........................... 58
FIGURA 11. Requisitos relativos a la gestión de los laboratorios de ensayo y
calibración. ............................................................................................................. 60
FIGURA 12. Mapa de procesos del Laboratorio .................................................... 63
FIGURA 13. Niveles de la estructura documental del SGC ................................... 64
FIGURA 14. Elementos de la Auditoria Interna ..................................................... 67
FIGURA 15. Estructura normativa básica .............................................................. 90
FIGURA 16. Características de la Historia Clínica ................................................. 94
FIGURA 17. Características de calidad del SOGCS ............................................ 114
FIGURA 18. Ingreso para el diligenciamiento del formulario de inscripción en el
Registro especial de Prestadores de Servicios de Salud ..................................... 115
FIGURA 19. Registro de Usuario ......................................................................... 116
10
LISTA DE ANEXOS
ANEXO A ............................................................................................................ 132
ANEXO B ............................................................................................................ 133
ANEXO C ............................................................................................................ 135
ANEXO D ............................................................................................................ 137
ANEXO E ............................................................................................................ 141
ANEXO F ............................................................................................................ 144
ANEXO G............................................................................................................ 148
ANEXO H ............................................................................................................ 152
ANEXO I ............................................................................................................. 154
ANEXO J ............................................................................................................ 156
ANEXO K ............................................................................................................ 158
ANEXO L ............................................................................................................ 162
ANEXO M ........................................................................................................... 170
ANEXO N ............................................................................................................ 171
11
INTRODUCCIÓN
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas –UDFJC- asume la
educación como un proceso social complejo de formación de seres
humanos, de ciudadanos-profesionales, de investigadores y docentes,
tendiente a edificar un orden social democrático, basado en la convivencia,
la solidaridad, la equidad y la paz a través del dominio y el desarrollo del
conocimiento científico, tecnológico, educativo, técnico y artístico. Así
mismo, considera que la educación superior, como parte del sistema
educativo nacional, cumple un papel fundamental en la formación de
profesionales capaces de actuar como protagonistas de cambio social, a la
luz del espíritu científico dedicado a la indagación, la interpretación, y la
consecuente modificación de la realidad para gestar el progreso de una
sociedad justa, equitativa y en paz.
En esa perspectiva, la UDFJC desde su Proyecto Universitario Institucional
fundamenta su labor en la calidad de la educación. Es por ello que asume la
calidad desde una visión totalizadora que involucra a todos los actores, y todas las
funciones y las actividades que intervienen en el hecho académico y universitario.
Este compromiso con la excelencia la ha llevado a conseguir la acreditación de
alta calidad en 22 de sus proyectos curriculares por parte del Ministerio de
Educación Nacional. Ahora persigue la acreditación institucional consolidando
procesos continuos, dinámicos y flexibles de autoevaluación en miras al
reconocimiento de su calidad.
La universidad asume la calidad como el esfuerzo permanente para hacer bien y
mejorar su quehacer universitario, por ello busca permanentemente el
posicionamiento y cualificación de su oferta formativa, de investigación y
proyección social para obtener una ventaja competitiva que garantice el
sostenimiento de su propósito, además contempla una política de acreditación
institucional desde la cual se desarrollan Sistemas de Gestión de Calidad y los
laboratorios de cada facultad y proyecto curricular deben entrar en el llamado
proceso.
En otras palabras, el proceso de implementación del Sistema de Gestión de
Calidad sirve de plataforma para mejorar la calidad en pruebas, ensayos y
12
productos para la formación el estudiante ya que representa el fundamento teórico
y práctico de los principios básicos necesarios para el buen desarrollo profesional.
Adicionalmente este proceso da aval a la prestación de servicios al público en
general en un marco de Extensión Universitaria.
El grupo GITEM de la UDFJC quiere contar con un laboratorio de Telemedicina al
que se propone dotarlo con la infraestructura de Telemedicina que le permita
ejercer y proveer servicios relacionados al mismo. Además en fases posteriores a
la investigación científica, generar el trabajo de entrenamiento para otras líneas de
investigación en telecomunicaciones. Contar con un laboratorio que facilite el
trabajo de ingeniería, permitirá consolidar, dentro de la universidad, la
infraestructura necesaria para hacer desarrollo de las tesis en continuación del
trabajo de producción científica y académica de alto nivel acorde con las
necesidades de productividad de la sociedad colombiana y competitiva en el
entorno mundial. Será por tanto, plataforma de desarrollo para pruebas
relacionadas con áreas de telemedicina.
El laboratorio de Telemedicina de la Universidad Distrital servirá como apoyo a las
diferentes áreas de la universidad que deseen aprender o enfocarse en áreas de
Telemedicina. Estará fundamentado en tres ejes o funciones como son la
docencia, la investigación y el asesoramiento científico y permitirá crear
conocimiento sobre la base de proyectos de investigación relacionados, para así
mismo seguir contribuyendo al desarrollo tanto de los estudiantes, como de la
ciudad y el país. Estos ejes de operación del laboratorio serán (docencia,
investigación y asesoría científica) serán fundamentados sobre la base de la
estructura organizacional de la universidad y el reglamento de la institución y la
nación que es aplicable. Adicionalmente el laboratorio tendrá adscrito un Centro
de Telemedicina el cual deberá ser regulado como una institución prestadora de
salud específicamente como un centro de referencia.
Basado en lo anterior se ha permitido el desarrollo de este trabajo. Como no se
contaba con un diseño antecedente de la estructura funcional del laboratorio, se
realizó un planteamiento preliminar de los ejes de operación del laboratorio. Aparte
se ampliaron todos los criterios que concluyen a la certificación de la competencia
técnica del Laboratorio tales como su gestión y requisitos técnicos. Los cuales
conducen a la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, el
establecimiento de los procesos y la estructura documental (manual de Calidad,
de Procesos y de Instrucciones de Trabajo) del Laboratorio de Telemedicina de la
Universidad Distrital.
13
Habiendo realizado el proceso de investigación se determinaron las prácticas de
origen nacional (legislación colombiana) e internacional (normas ISO) que se
adoptarán como guía para el cumplimiento del estándar de calidad que las mismas
establecen. Las normas que se adoptaron se consideran idóneas para alcanzar el
objetivo de establecer y organizar los soportes necesarios para garantizar la
certificación del laboratorio y centro de Telemedicina de la Universidad. Se definió
que los parámetros establecidos para la certificación en la competencia técnica del
laboratorio de Telemedicina de la Universidad Distrital son los entregados en la
norma NTC/ISO/IEC 17025 (última versión en el año 2005). En tanto que para la
habilitación del Centro de Telemedicina adyacente al laboratorio, los parámetros
para su documentación normativa son los requisitos planteados por la Resolución
1448 y las normas que convergen al cumplimiento de esta misma además de sus
posteriores modificaciones.
Todo lo anterior debe ser considerado al momento de la instauración del
laboratorio para que el encargado sepa que debe hacerse para proseguir a su
reglamentación.
14
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
La Telemedicina suministra servicios de atención sanitaria por profesionales
mediante las TIC´s con diferentes objetivos y la finalidad de mejorar la salud de las
personas y las comunidades.1 El desarrollo de la Telemedicina es propiciada por
el aprovechamiento de la tecnología para disminuir los costos del cuidado médico.
Así pues implementa servicios y aplicaciones de atención sanitaria que usan tanto
los sistemas informáticos como los de telecomunicación, los cuales deben ser
brindados por un centro especializado. Existe un creciente énfasis para establecer
mecanismos de prueba de conformidad de los requisitos especificados por los
mercados telemáticos. De hecho la certificación y prueba de productos, el registro
de sistemas de calidad y la acreditación de laboratorios están siendo cada vez
más importantes para los organismos de estandarización.
Como entidad prestadora de servicios de laboratorio de Telesalud y Telemedicina
para investigación en medicina, la universidad debe responder a la exigencia del
cliente (receptor de la asistencia a través de Telemedicina) de que el servicio se
acople a su marco legal, más aun cuando el cliente pertenece a una localidad
internacional. El principio perseguido es la generación de un impacto
significativamente positivo en la eficiencia y eficacia de los procesos del
laboratorio. Certificar el laboratorio es sustentar su calidad, asegurando que el
servicio tiene bases sólidas y permanentes. Además permite acercarse a
segmentos específicos de la comunidad y especializarse en ellos.
Finalmente, dado que el GITEM pretende ser reconocido y aceptado como de alta
calidad en el contexto internacional de la ingeniería, desde sus líneas de
investigación, y para los propósitos de este proyecto la línea de investigación en
Telesalud y Telemedicina, se obliga a que el grupo tome parte en la consolidación
de estándares nacionales referidos a los internacionales. Una revisión profunda de
reglamentación en estándar internacional y determinar cuáles son los soportes
necesarios para la certificación de la calidad del Laboratorio de Telemedicina de la
Universidad es la cuestión que guiará este trabajo.
1 (Aparicio & Rodriguez, Telesalud y Telemedicina en Colombia: Modelos para el desarrollo, 2005)
15
1.2. JUSTIFICACIÓN
A lo largo de su trayectoria, el GITEM ha consolidado una estrategia de
transferencia de tecnología y de base de conocimiento que le permitirá ofertar un
énfasis en la maestría de ciencias de la información y las comunicaciones. Un reto
que se propone el grupo es desarrollar un sistema modelo de gestión de salud con
oportunidad de aplicación en Bogotá, que sirva de piloto para el despliegue de
soluciones en otras regiones. Es por ello que este proyecto será producto de
investigación aplicada al caso colombiano sobre estándares internacionales para
certificación de calidad de laboratorios de Telemedicina y Telesalud. Se pretende
que con la fundamentación del centro de Telemedicina de la Facultad se dé piso
firme para consolidar la infraestructura de soporte del énfasis en Telesalud de la
maestría y, por consiguiente el trabajo de despliegue posterior.
Es primordial compulsar la instauración del laboratorio de Telesalud y
Telemedicina de la universidad ya que este puede llegar a cubrir las metas de
experticia en la base de conocimiento. El laboratorio permitirá consolidar una
masa crítica para el seguimiento por repositorio de información de experiencias en
la prestación de servicios de Telesalud y Telemedicina del distrito. Por
consiguiente es necesario crear soportes que garanticen la calidad del centro de
manera que cumpla con los parámetros establecidos en el contexto nacional e
internacional para que pueda prestar efectivamente sus servicios y generar
aportación a la universidad y la comunidad en general.
1.3. ANTECEDENTES
La creciente necesidad de profesionales cualificados en el campo de la calidad de
la prestación de servicios médicos, en especial cuando son suministrados a
distancia, está empujando a las instituciones a desarrollar métodos de enseñanza
con aplicaciones reales. Algunas universidades e instituciones de educación
superior han implementado como centro de aprendizaje un laboratorio de
Telemedicina y Telesalud con el objetivo de proveer de servicios de salud
especializados a regiones apartadas del territorio nacional. Para ello emplean
tecnologías de la información y las comunicaciones, donde a partir de un sistema
computarizado de transmisión de datos y recepción de señales de audio, video y
datos, integran los servicios médicos sustituyendo el contacto cara a cara entre el
paciente y el médico, sin importar el lugar en que se encuentre y en tiempo real. 2
2 (Aparicio & Rodriguez, Telesalud y Telemedicina en Colombia: Modelos para el desarrollo, 2005)
16
Por ejemplo la Fundación Santafé ofrece servicios de Teleconsultas en vivo y
Teleconsultas en diferido a otras entidades prestadoras de salud (EPS, IPS).
Además de especialidades ofrecidas en modalidad de Telemedicina como
cardiología, medicina interna, pediatría, ginecobstetricia, cirugía general,
dermatología y urología3. La Universidad de Caldas tiene el Centro de Innovación
en e-Salud principalmente orientado a la prestación de servicios de
teledermatología en los hospitales de Caldas y por medio de un Convenio
Caprecom con la Universidad Nacional sede Manizales realizan la prestación de
servicios de Telemedicina de baja complejidad, radiología, desarrollo de
aplicativos para bioseñales, concordancia para imágenes dermatológicas y de
placas radiográficas, auscultación y registro electrocardiográfico sobre la web. 4
El Centro de Telemedicina de la Universidad Nacional posee iniciativas como la
Red Bogotá-San Andrés-Providencia y la Red Piloto de Telemedicina Bogotá-
Leticia-Apaporis. El convenio del año 2001 entre la Universidad Nacional y el
Instituto Tecnológico de Electrónica y Comunicaciones (ITEC) ha prestado hasta la
fecha, servicios de consulta especializada y cuidados intermedios en centros de
salud remotos de 43 municipios de 11 departamento, atendidos desde la unidad
localizada en el Hospital Santa Rita. Del mismo modo, la Fundación Universitaria
de Ciencias de la Salud (FUCS) posee el proyecto Telemedicina dentro de su plan
estratégico (2008-2010). Con la creación de la Oficina de Coordinación de
Telemedicina, el alcance del proyecto se extiende y trabaja fundamentado en tres
pilares: la Telemedicina para la prestación de servicios asistenciales, la
teleducación por medio de la capacitación continuada de los profesionales de la
salud y Salud 2.0 que se basa en la educación en el autocuidado a la población en
general. 5
Puesto que la Maestría en Ciencias de la Información y las Comunicaciones de la
Universidad Distrital tiene como cometido formar investigadores en diferentes
áreas e impulsar en éstas el conocimiento, y desarrollar soluciones a problemas
de acoplamiento, apropiación y desarrollo tecnológico del país, para solucionar
problemas sociales, tecnológicos y científicos. En conjunto con la secretaria del
hábitat y la secretaria de desarrollo económico, la Universidad Distrital podrá dar
un aporte de alto impacto social y económico al formar magísteres y estudiantes
pregraduales en ciencias de la salud. En este marco y el de la misión de la
3 (Fundación Santafé de Bogotá, s.f.) 4 (Sanchez, 2014) 5 (Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud, s.f.)
17
Universidad, y partiendo de experiencias documentadas de establecimiento de
laboratorios de Telemedicina certificados se iniciaran las actividades de diseño del
laboratorio, para luego sentar las bases de la documentación requerida para la
certificación de su competencia técnica. Dichas actividades tienen inmerso el
diseño del sistema de administración de calidad.
En cuanto al marco normativo colombiano, los centros de salud deben estar
regidos bajo la Resolución 1448 de 2006 en la cual se definen las condiciones de
habilitación para las instituciones que prestan servicios de salud bajo la modalidad
de Telemedicina 6; la Ley 1122 de 2007 que rige creación y funcionamiento de las
Empresas Sociales del Estado (ESE), con los servicios especializados de mediana
y alta complejidad requeridos, priorizando los servicios de Telemedicina7; la
Resolución 3763 de 2007 en la que se modifican parcialmente resoluciones 1043 y
14488; la Ley 1341 de 2009 por la cual se definen principios y conceptos sobre la
sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información
y las Comunicaciones (TIC), se crea la Agencia Nacional del Espectro y en la que
se apoyará el desarrollo de la Telesalud en Colombia, con recursos del Fondo de
las TIC y llevando la conectividad a los sitios estratégicos para la prestación de
servicios por esta modalidad, a los territorios apartados de Colombia9; la Ley 1419
de 2010 que define los lineamientos para la Telesalud en Colombia, propone el
desarrollo de un mapa de conectividad acorde con las prioridades en salud,
educación y el alfabetismo laboral10 y por último la Resolución 2003 de 201411 que
deroga la Resolución 1043 de 2006 y la Resolución 1441 de 2013, a través de un
modelo de prestación del servicio público en salud que en el marco de la
estrategia Atención Primaria en Salud12. Además estos centros deben acogerse a
las directrices las normas internacionales ISO 9001 para implementación de un
sistema de Gestión de Calidad.
Cabe resaltar que las normas ISO 9001 versión 2008 implícitamente están
contenidas en la NTC/ISO/IEC 17025 del 2005 que es la norma que se adopta
para certificar la competencia técnica en los laboratorios de ensayo y calibración.
6 (Ministerio de Protección Social, 2006) 7 (Congreso de Colombia, 2007) 8 (Ministerio de la Protección Social, 2007) 9 (Congreso de Colombia, 2009) 10 (Congreso de Colombia, 2010) 11 (Ministerio de la Protección Social, 2014) 12 (Congreso de Colombia, 2011)
18
1.4. OBJETIVOS
1.4.1. Objetivo General
Establecer y organizar los soportes necesarios para garantizar la certificación del
laboratorio de Telesalud y Telemedicina de la Universidad Distrital Francisco José
de Caldas de manera que le permita entrar en un contexto de producción industrial
y comercial al servicio del distrito.
1.4.2. Objetivos Específicos
Elaborar el documento normativo que incluya manuales de calidad,
procedimientos y de servicio, que guie el cumplimiento del estándar de calidad
del laboratorio de Telemedicina de la UDFJC en las condiciones del contexto
internacional.
Determinar que práctica/s de origen nacional o internacional se adaptará/n
como guía para el cumplimiento del estándar de calidad que las mismas
establezcan y se consideren idóneas para alcanzar el objetivo principal.
Verificar que los procesos y procedimientos del laboratorio cumplan las
exigencias definidas en el documento normativo donde también se especifican
los requisitos del proceso.
Diseñar un método para la implementación y mantenimiento de un sistema de
gestión de la calidad del laboratorio acorde a la normatividad adoptada que
soporte una ulterior acreditación del laboratorio por un organismo competente.
Validar que la propuesta de sistema de gestión de la calidad pueda operar
eficazmente para garantizar el cumplimiento permanente de los procesos
correspondientes a los servicios ofertados por el laboratorio a través del tiempo
con los requisitos definidos.
19
2. MARCO TEÓRICO
En Colombia los lineamientos normativos para el desarrollo de la Telesalud (ley
1419 de 2010) adoptan una serie de conceptos con lo que se pretende dar apoyo
al Sistema General de Seguridad Social en Salud. Allí se define la Telesalud
como el conjunto de actividades relacionadas con la salud, servicios y métodos,
los cuales se llevan a cabo a distancia con la ayuda de las tecnologías de la
información y telecomunicaciones. Incluye, entre otras, la Telemedicina y la Tele-
educación en salud. La Telemedicina es definida por esta norma como la provisión
de servicios de salud a distancia en los componentes de promoción, prevención,
diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, por profesionales de la salud que utilizan
tecnologías de la información y la comunicación, que les permiten intercambiar
datos con el propósito de facilitar el acceso y la oportunidad en la prestación de
servicios a la población que presenta limitaciones de oferta, de acceso a los
servicios o de ambos en su área geográfica. Finalmente resuelve que la Tele-
educación es la utilización de las tecnologías de la información y telecomunicación
para la práctica educativa de salud a distancia. Algunos otros elementos y actores
que componen la Telesalud se esbozan en la Figura1.
Fuente: Telemedicina, Ministerio de Salud y Protección Social
FIGURA 1. Componentes y actores de la Telesalud
20
En uno de los Informes para el desarrollo social y económico a través de la cultura
y las nuevas tecnologías dedicado a “Aplicaciones de las Tecnologías de
Información y Comunicación al ámbito de la Salud” 13, los autores exponen que el
concepto de Telemedicina da lugar a la utilización términos que infieren un entorno
conceptual más amplio. Términos como e-Salud o e-Medicina hacen referencia a
redes de comunicación y sistemas integrados de información que permiten el
intercambio de información sanitaria a distancia para actividades asistenciales de
prevención, formación, investigación y evaluación. El Ministerio de la Protección
Social, con el apoyo del Comité Asesor de Telesalud, propenderá por el desarrollo
de, redes del conocimiento, que apoyadas en las TIC´s, permitan desarrollar
buenas prácticas, investigaciones y estudios científicos, con el fin de mejorar de
una manera continua los servicios ofrecidos.
En la actualidad, las redes de comunicación y sistemas de información de
Telemedicina de Colombia prestan servicios de: teleconsulta, telediagnóstico,
telemonitoreo, teletratamiento y tele-educación. Servicios que deben cumplir con
un estricto protocolo médico que requiere, entre otras cosas, del establecimiento
de un canal de comunicación adecuado para la transmisión de información y para
el seguimiento de la evolución de la salud del paciente14. Este canal de
comunicación es el que integra los servicios médicos que son proporcionados por
medio de las TIC´S y es lo que denominaremos como red o sistema de
Telemedicina15. La Red de Telemedicina requiere de unos elementos mínimos
para asegurar el soporte médico adecuado:
1. Personal de atención primaria (centros consultantes o unidades móviles) con
preparación informática para el manejo de los sistemas y de los periféricos
médicos.
2. Centros de referencia (médicos especialistas) quienes brindan el servicio de
tele-consulta. En este centro se tendrán los equipos de videoconferencia,
programación de interconsultas y se realizarán las sesiones de tele-educación.
3. Infraestructura en Periféricos médicos que obtienen bio-señales, las convierten
en una señal compatible y automáticamente la ingresan al sistema de
comunicación elegido.
4. Red de comunicaciones que conecte todos los elementos integrantes de la
Telemedicina. En algunos países ya existe una Red Nacional de Telemedicina,
para enviar información médica a través de ella.
13 (Ledesma & Garavís , 2004) 14 (Pinzón, 2013) 15 (PIZARRO, R, 2011)
21
5. Sistema de videoconferencia que permite mantener una intercomunicación en
tiempo real entre dos o más puntos habilitados y conectados a las redes de
telecomunicación.
Típicamente un sistema de Telemedicina opera cuando existe un centro
hospitalario menor que presenta una carencia de profesionales en un área
específica. Dicho centro tendrá que ser asistido por uno de mayor envergadura, el
cual dispondrá de los especialistas y el tiempo necesario para la atención de los
pacientes de manera “remota”. El Plan Obligatorio de Salud (POS)16 de
conformidad con las normas vigentes en el país incluye la modalidad de
telemedicina cuando esta se encuentre disponible, permita la finalidad de la
prestación del servicio o garantice mayor oportunidad, en caso de que la atención
presencial esté limitada por barreras de acceso geográfico o baja disponibilidad de
oferta. Un prestador de Telemedicina puede clasificarse como prestador remisor o
como centro de referencia17.
El apoyo especializado mediante la modalidad de telemedicina de las instituciones
catalogadas como Centros de Referencia a las Instituciones Remisoras, sólo se
podrá darse en los términos definidos en la Resolución 1448 de 2006 cuando no
se pueda brindar el servicio completo de forma presencial por parte del
especialista o como complemento de la asistencia del médico tratante de la
Institución Remisora. No obstante los componentes de Tele-educación e
investigación, desarrollo e innovación (I+D+I) pueden beneficiarse de este
esquema continuamente como se verá más adelante.
La modalidad de prestación de servicios de telemedicina se enmarca en el
contexto de la red de prestación de servicios de salud (oferta pública y privada). La
cual debe incorporar la infraestructura de comunicaciones desarrollada por el
gobierno nacional en el marco de los programas de conectividad (desarrollo de
estrategias y procesos para la operativización de alianzas público privadas en TIC
y el fortalecimiento de la red de telesalud18). Del mismo modo, debe estar
enmarcada en el proceso de atención en salud y la dinámica de la prestación de
servicios bajo la modalidad de telemedicina (EAPB- Prestador remisor- Centro de
referencia). En la siguiente figura se muestra el proceso de atención en
telemedicina de manera simplificada.
16 (Congreso de Colombia, 2013) 17 (Ministerio de Protección Social, 2006) 18 (Ministerio de Salud y Protección Social , 2013)
22
Fuente: Elaboración Propia
FIGURA 2. Escenario de proceso de atención en Telemedicina
Un Centros Consultante o Centro de Atención Primaria es el espacio en donde se
atiende a la población en un primer nivel asistencial sanitario. La atención primaria
es el mecanismo mediante el cual se provee asistencia sanitaria esencial, basada
en tecnologías y métodos prácticos, científicamente fundados y socialmente
aceptables. Su objetivo central es organizar los sistemas sanitarios en torno a un
sistema centrado en el paciente19. Habitualmente, la atención primaria desarrolla
su actividad en equipos de trabajo multidisciplinarios, pero reducidos y separados
geográficamente unos de otros, que necesitan relacionarse entre sí y, sobre todo,
con otros ámbitos de actividad asistencial. Con el fin de enlazar las experiencias
de este tipo de centros y que puedan dar escenarios de transferencia de datos
médicos y poner al alcance de la población información relevante, se aprovecha
las aplicaciones de telecomunicaciones en Telemedicina. De manera que los
centros de atención primaria, cuando hacen uso de una red de
telecomunicaciones y telemedicina, se convierten en centros consultantes que
deben ser atendidos por centros de referencia. En la siguiente tabla se describen
los servicios del Centro de referencia frente a las necesidades de
telecomunicación de los Centros de Atención Primaria.
19 (Starfield, 2009)
Empresas Administradoras de Planes de Beneficio
-EAPB (Pagador)
Centro de Referencia
Telemedicina
(Complementario)
Prestador Remisor
(Primario)
USUARIO
Pago de
servicios
Acuerdo de
prestación de
servicios
Pago acuerdo
por prestación
de servicios
23
Tabla 1. Descripción general del centro de referencia y centro de atención primaria
CENTRO DE ATENCIÓN PRIMARIA CENTRO DE REFERENCIA
Aceptación del modelo de servicios
que considere la modalidad de
Telemedicina en el contexto del
proceso de atención de servicios
especializados.
Asistencia técnica y capacitación para:
Protocolos y procedimientos aplicados
por el CR.
Educación del manejo de las TIC y el
software implementado.
Capacitación del manejo de los
diferentes equipos especializados.
Adecuación de infraestructura
locativa. Adecuación de infraestructura locativa.
Plataforma tecnológica (conectividad,
dotación de equipos biomédicos,
software, equipos periféricos)
Plataforma tecnológica (conectividad,
dotación de equipos biomédicos,
software, equipos periféricos)
Talento humano con competencias
para la prestación de servicios bajo
la modalidad de Telemedicina
Prestación de servicios especializados
con talento humano de áreas especiales
de la salud y con competencias para la
presentación de servicios bajo la
modalidad de Telemedicina.
Asistencia técnica, capacitación y
entrenamiento para el uso de las TIC
y manejo de la plataforma
tecnológica.
Acompañamiento para el seguimiento
de los indicadores de proceso y
resultados de la atención bajo la
modalidad de Telemedicina.
Prestación de servicios por parte de
un centro de referencia.
Mejora continua de los procesos para
ser más eficientes.
Monitoreo y seguimiento constante
de los procesos y resultados.
Monitoreo y seguimiento constante de
los procesos y resultados. Fuente: Telesalud. Ministerio de Salud y Protección Social
Según el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud20 en Colombia a
corte de junio de 2016 hay 2166 registros de prestadores autorizados como
instituciones en los 32 departamentos y el distrito capital, con 76 servicios
habilitados de los cuales 1426 son instituciones públicas y 727 privadas y 13
instituciones pertenecen a un régimen mixto. En contraste, hay 949 registros de
prestadores facultados como centros de referencia en 26 departamentos y el
distrito capital con 118 servicios habilitados de los cuales 168 son instituciones
públicas y 753 privadas y 28 instituciones pertenecen a un régimen mixto. Todos 20 (Anónimo, Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud, 2016)
24
estos prestadores de servicios médicos brindan o requieren soporte en servicios
que pueden ser habilitados para la telemedicina. En la siguiente figura se observa
una distribución servicios habilitados bajo la modalidad de telemedicina
Fuente: Telemedicina, Ministerio de Salud y Protección Social
FIGURA 3. Distribución servicios habilitados bajo la modalidad de telemedicina
Los servicios de telemedicina proporcionan las interacciones en tiempo real entre
el paciente y el médico especialista, que incluye conversaciones telefónicas,
telediagnóstico con actividades como la revisión de la historia, el examen físico,
evaluaciones psiquiátricas, entre otras, que se pueden realizar de forma
comparable y equiparable a los realizados en visitas cara a cara tradicionales21.
Por otra parte la Dra. Aparicio22 y el grupo de investigaciones en Telemedicina
GITEM de la UDFJC proponen una clasificación del amplio aspecto de los
servicios de Telemedicina y de acuerdo a esta, presenta un modelo general de
subredes de soluciones para Telemedicina. En la tabla 1se despliegan algunos
aspectos de esta clasificación y la estructura básica de las dichas subredes.
21 (Garcia & Paredes, 2013) 22 (Aparicio & Rodriguez, Telesalud y Telemedicina en Colombia: Modelos para el desarrollo, 2005)
25
Tabla 2. Servicios de Telemedicina
ESPECIALIDAD DEFINICIÓN DEL GRUPO SERVICIOS SUBRED EQUIVALENTE
Diagnóstico de imagenología medica
Considera todos aquellos servicios donde el diagnostico medico se realiza con base a tomas de imágenes radiográficas.
Radiología convencional
Radiología especial
Ecografía
Mamografía
Tomografía axial computarizada
Neumología
Resonancia magnética nuclear
Teleimagenología
Diagnóstico de microscopia medica
Considera todos aquellos servicios donde el diagnostico medico se realiza con base a muestras de imágenes microscópicas.
Patología
Dermatología
Oncología
Telemicroscopía
Operación y tratamiento medico
Considera todos aquellos servicios en los cuales hay intervención médica directa sobre el paciente en tratamiento.
Cirugía
Tratamiento médico Teleoperación
Diagnóstico de auscultación medica
Incluye todos aquellos servicios en donde el diagnostico medico se realiza en base a tomas de signos vitales o información del comportamiento o estado de salud de un sistema orgánico del paciente en tiempo real
Electrocardiología
Endoscopia
Otorrinolaringología
Oftalmología
Gastroenterología
Teleauscultación
Monitorización medica
Incluye todos aquellos servicios de control u observación médica permanente y continua
Monitorización de pacientes cardiológicos
Telemonitorización
26
sobre el paciente, en base a las manifestaciones biomédicas de los sistemas orgánicos que se le estén atendiendo.
Monitorización de mujeres en estado de embarazo
Monitorización de pacientes crónicos
Video-conferencia medica
Incluye todas aquellas difusiones e intercambios de conocimientos y apreciaciones medicas de carácter instructivo, participativo y presencial.
Educación medica
Junta medica
Asistencia medica
Psiquiatría
Televideo-conferencia
Gestión medica hospitalaria
Considera todo aquel intercambio de información que contribuya a racionalizar, agilizar, publicitar y mejorar la prestación de los servicios médicos hospitalarios.
Consulta de historias clínicas
Consulta de diagnósticos y recetas medicas
Consulta de resultados de laboratorio
Telegestión
Fuente: Elaboración Propia
27
Teniendo en cuenta lo anterior y la importancia que tiene el correcto
funcionamiento de estos servicios, surge la necesidad de desarrollar esquemas
que permitan la interacción de un amplio equipo de profesionales del campo de la
salud y que garanticen un adecuado nivel de la calidad de servicio. El esquema en
todo caso tiene correspondencia con el modelo de Tele-educación. La tele-
educación permite realizar entre otras cosas: Educación continuada, apoyo a
estudiantes en práctica, campañas de prevención, enseñanza de procedimientos
mediante técnicas interactivas o de módulos de realidad virtual, evaluación y
posibilidad de retroalimentación entre docentes y alumnos, acreditación y
certificación23.
Leonardo Yunda Pedraza24 menciona en su capítulo séptimo (2013), que las
Universidades del país vienen desarrollando diversos proyectos en Telesalud e
Informática Médica. Asegura también que son pocos los programas académicos
de pregrado tanto para el área de la salud y la ingeniería que han incursionado en
la creación de cursos o programas relacionados con el desarrollo de la Telesalud
en Colombia. No obstante se evidencia despliegue de capacitación continua en la
formación post-gradual de talleres, seminarios, diplomados y conferencias de
actualización relacionado a la Telesalud, o áreas afines de ingeniería biomédica.
De acuerdo a esto, la ley 1419 de 2010 en su Capítulo V, recomienda la necesidad
de incluir en el pensum académico, los conocimientos y técnicas para la aplicación
en Telesalud, así como la capacitación a los profesores. Es necesario adelantar un
trabajo que asegure el registro calificado de un laboratorio de Telesalud y
Telemedicina para la universidad Distrital como parte de un énfasis de la maestría
de ciencias de la información y las comunicaciones.
“El Laboratorio de Telemedicina es estudio de caso de oferta de un modo de
aprendizaje emergente soportado en el desarrollo de una red social en un entorno
de educación superior”25 . El laboratorio es el espacio académico que facilita el
acceso a experiencias reales de Telemedicina, donde el proceso de aprendizaje
se da mediante la vinculación de agentes interesados en Telemedicina
(profesionales de las ingenierías, ciencias básicas y ciencias de la salud). El uso
de plataforma virtual puede facilitar el acceso, en el ámbito de los sistemas de
información, a aplicaciones de Telemedicina en instituciones sanitarias mediante
la provisión de servicios de interactividad, comunicación, dinamismo en la
23 (Rubió, 2011) 24 (Yunda, 2013) 25 (Rubió, 2011)
28
presentación de contenidos, uso de multimedia, texto y elementos que permiten
atender a los usuarios con distintos estilos de aprendizaje. El modelo a emplear
será el de aula virtual.
El Aula Virtual del enfoque, puede abordar la necesidad de brindar a los
colaboradores, integración y flexibilidad en programas de formación empleándose
recursos tecnológicos de última generación. Entendiendo el aula virtual como un
entorno de enseñanza - aprendizaje basado en aplicaciones telemáticas
(interacción entre la informática y los sistemas de comunicación), que soporta el
aprendizaje colaborativo entre los estudiantes que participan en tiempos y lugares
que ellos escojan, mediante una intranet de computadoras, estableciendo una
comunicación entre los alumnos y profesores, entre una clase y comunidades
académicas o no académicas26.
26 (Lara, 2001)
29
2.1. MARCO LEGAL DE LA TELEMEDICINA
2.1.1. Marco Legal Internacional
El marco legal internacional no es muy claro a la hora de hablar de Telemedicina,
debido a diversas consideraciones legales y éticas. No existe reglamentación
específica sobre el tema, pero se deben tener en cuenta los lineamientos de los
países fronterizos al utilizar los servicios de Telemedicina al conectar con
profesionales de la salud de más de un país27.
No obstante se evidencian intentos aislados, específicamente de universidades o
grupos independientes, que utilizan principios bioéticos básicos para proteger la
privacidad e integridad del paciente ante la ausencia de una reglamentación
definitiva, pero no se adhieren a protocolos previamente establecidos que hagan
sus proyectos comparables28.
El Centro de Excelencia Tecnológica en Salud, basado en la experiencia de
algunos países, ha definido una posible reglamentación base:
1. Acuerdos o convenios de concertación de políticas de colaboración virtual
entre países.
2. Tramitar licencia profesional o formal que permita la atención de pacientes a
distancia.
3. La responsabilidad legal corresponde al sitio donde el paciente se encuentra y
de donde se genera la tele-consulta mientras se dictan legislaciones al
respecto.
4. Debe existir un consentimiento del paciente para autorizar la Teleconsulta,
donde se garantice la privacidad y manejo seguro de los datos que él
suministre.
5. Se deben protocolizar datos básicos de tal manera que se puedan establecer
comparaciones de resultados de los diferentes proyectos a nivel nacional.
6. Las redes primarias se pueden desarrollar inicialmente en un contexto que
implique acuerdos interinstitucionales entre hospitales o clínicas de atención en
salud, como un ejemplo organizativo que se pueda ir expandiendo de acuerdo
a las necesidades.
7. Creación o ampliación de una estructura profesional dividida en centros de
Teleconsulta de primer nivel, pues garantiza la legalidad de los conceptos en 27 (Anónimo, Telemedicine: opportunities and developments in Member States., 2009) 28 (Meneses, 2011)
30
áreas remotas o suburbanas donde el acceso a médico de especialidad es
insuficiente o precario.
8. Simultáneamente se debe trabajar en la reglamentación de estos servicios
desde el punto de vista legal, para que, cuando la red vaya creciendo, ya esté
en vigencia una reglamentación que facilite su ejercicio desde el punto de vista
clínico, que garantice su existencia desde el punto de vista económico y
soporte las decisiones que virtualmente se tomen en un ámbito legal que
favorezca a los beneficiarios del servicio.
9. Se deben tomar en cuenta las sugerencias de grupos especializados como el
G8 (Grupo Operador Clínico Hospitalario por Outsourcing S.A.S), la OMS
(Organización Mundial de la Salud) y la OPS (Organización Panamericana de
la Salud), que trabajan en el tema de la unificación de conceptos en Telesalud
y el consenso de los ministerios respectivos en cada país, para que finalmente
el ejercicio de la Telemedicina no sea obstaculizado legalmente en ninguna
región y un mayor número de pacientes puedan tener acceso a servicios de
salud de buena calidad, en forma rápida y efectiva, con la adecuada seguridad
en la transmisión y la debida confidencialidad de los datos que se
suministren29.
2.1.2. Marco Legal en Colombia
Tabla 3. Normograma de Telesalud en Colombia
29 (Garcia & Paredes, 2013)
No. TIPO DE DOCUMENTO
NOMBRE / DESCRIPCION ENTIDAD FECHA
1 Constitución Política de Colombia
Artículos 48, 49, 50 Asamblea Nacional Constituyente
--//1991
2 Ley 1753 de 2015
Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018.
Congreso de la República
09/06/2015
3 Ley 100 de 1993
Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones
Congreso de la República de Colombia
23/12/1993
4 Decreto 1011 De 2006
Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del
Presidencia de la Republica y el Ministerio
03/04/2006
31
Fuente: Agenda Estratégica de Innovación Nodo Salud. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
2.2. CERTIFICACIÓN DE UN SISTEMA DE CALIDAD
Un sistema de gestión de la calidad (SGC) es una estructura operacional de
trabajo, bien documentada e integrada a los procedimientos técnicos y
gerenciales, para guiar las acciones de la fuerza de trabajo, la maquinaria o
Sistema General de Seguridad Social en Salud
de Protección Social
5 Resolución 1448 De 2006
Por la cual se definen las condiciones de habilitación para las instituciones que prestan servicios de salud bajo la modalidad de telemedicina.
Ministerio de la Protección Social
08/05/2006
6 Ley 1122 de 2007
Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.
Congreso de la República
09/01/2007
7 Ley 1419 de 2010
Por la cual se establecen los lineamientos para el desarrollo de la telesalud en Colombia.
Congreso de la República
13/12/2010
8 Resolución 1441 de 2013
Por la cual se definen los procedimientos y condiciones que deben cumplir los prestadores de servicios de salud para habilitar los servicios y se dictan otras disposiciones.
Ministerio de Salud y Protección Social
11/05/2013
9 Ley 1341 De 2009
Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones –TIC–, se crea la agencia nacional de espectro y se dictan otras disposiciones.
Congreso de la República
30/07/2009
10 Resolución 2003 de 2014
Deroga la Resolución 1441 y la Resolución 1043 de 2006
Ministerio de Salud y Protección Social
28/05/2014
32
equipos, la información de la organización de manera práctica y coordinada que
asegure la satisfacción del cliente y bajos costos para la calidad30. En otras
palabras, un sistema de gestión de la calidad es una serie de actividades
coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (recursos,
procedimientos, documentos, estructura organizacional y estrategias) para lograr
la calidad de los productos o servicios que se ofrecen al cliente, es decir, planear,
controlar y mejorar aquellos elementos de una organización que influyen en
satisfacción del cliente y en el logro de los resultados deseados por la
organización.
La certificación es el procedimiento por el cual una tercera parte garantiza por
escrito que un producto, proceso o servicio cumple con los requisitos
especificados o implícitos. La tercera parte es una entidad sin ánimo de lucro,
acreditada por una entidad nacional de acreditación en cada país. El sistema de
aseguramiento de la calidad más aceptado internacionalmente es el de las normas
ISO. Estas se han desarrollado para ser implantadas en empresas de producción
técnica e industrial, con dificultades de aplicación a empresas de servicios, que es
como puede ser considerado un laboratorio desde el punto de vista empresarial31.
La norma ISO 9001/2008 que trata sobre los Requisitos del Sistema de gestión de
la calidad32, promueve la adopción de un sistema de gestión de la calidad basado
en procesos. Esta norma se fundamenta en establecer, documentar, implantar,
mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de la calidad. Denomina
a su enfoque "gestión por procesos definiéndolo como la mejor manera de
gestionar eficazmente las actividades, haciendo énfasis en la importancia del
cumplimiento de los requisitos, de la obtención de resultados y eficacia, y de la
mejora basada en la definición de objetivos y su medición posterior.
Introduce conceptos como “responsabilidad de la dirección” en la calidad,
"identificación y trazabilidad" de los productos, "control de los procesos" tanto de
análisis como de calidad en general, "inspección y ensayo" (donde se exige la
documentación de los procesos que se van a realizar mediante procedimientos
normalizados de trabajo). Se hace además hincapié en el "control de los productos
no conformes", en la necesidad de controlar el sistema mediante "auditorías
internas" de la calidad, realizadas por secciones por personal no implicado en el
área que se va a auditar y generales por el responsable de calidad y que son muy
30 (Rafael & Mateo, 2009) 31 (Concepción, 2003) 32 (AENOR, 2008)
33
útiles para conocer las desviaciones del sistema de calidad implantado y poder así
emprender "acciones correctivas y preventivas".
Es requisito indispensable la existencia de una persona responsable de calidad,
que es el que se encarga de la puesta en marcha y control del sistema, siempre
con apoyo incondicional de la dirección y de la redacción de un manual de calidad
que incorpore documentalmente los pilares básicos del sistema de la calidad que
se quiere implantar. Dejando evidencias documentales de todo lo que se hace,
que permita saber quién, cómo y cuándo se ejecutó cualquier actividad. Se denota
también que cualquier actividad relacionada con la calidad debe realizarse tal y
como se describe en el documento relativo a la misma33.
Con la implantación de un sistema de aseguramiento de la calidad se desarrollan
los distintos puntos de la norma en el manual de calidad, pero es el propio
laboratorio el que define qué pruebas hace, en qué tiempo responde, qué
controles tiene, los procedimientos que se van a utilizar, las acciones de formación
de personal, cuándo realiza las calibraciones, etc., y, por tanto, debe ser sencillo,
fácil de implantar, funcional y que sirva para el objetivo deseado34. Por ejemplo, en
los laboratorios es un punto importante el "control de los equipos de medición,
inspección y ensayo" (disponiendo de un documento de funcionamiento y
mantenimiento de cada equipo, así como un protocolo de calibración). Es
importante definir un "plan de formación para el personal", así como una
"definición de requisitos y funciones" de cada puesto de trabajo.
La certificación se consigue tras la fase de preparación de la documentación. La
fase siguiente es la de implantación, que consiste en conseguir que todas las
actividades se realicen tal y como se indica en la documentación, prever las
excepciones y eliminar en lo posible la improvisación, además de corregir posibles
errores en la documentación y de apreciación (puede que se haya querido ir más
lejos de lo que se puede en ese momento). En esta fase es cuando hay que crear
hábitos en el personal para que dejen evidencia de quién, dónde, cuándo y cómo
se realizó cada actividad. Cuando la dirección y el responsable de calidad
consideran que el sistema está preparado, se realiza la auditoría externa para
conseguir la certificación y, posteriormente, una vez conseguida dicha certificación
se realizan auditorías externas anuales por parte de la entidad certificadora, sólo
de los puntos que los auditores consideran más débiles o importantes según el
tipo de laboratorio. El alcance de la certificación es un tema que decide el propio 33 (AENOR, 2008) 34 (Concepción, 2003)
34
laboratorio y puede implicar a una parte del laboratorio o en muchas áreas. Así
pues el laboratorio no podrá estar certificado y disponer de métodos obsoletos o
no adecuados. Esto puede ser demostrado, en parte, con la acreditación35.
2.3. ACREDITACIÓN
La acreditación es un proceso voluntario que inicia cada Institución de Educación
Superior con el objetivo de lograr el reconocimiento público de la calidad de los
procesos que adelanta, en concordancia con el ideario de Universidad señalado
en el Proyecto Universitario Institucional36. La acreditación institucional es un
proceso que certifica el cumplimiento del proyecto de una institución y la
existencia, aplicación y resultados de mecanismos eficaces de autorregulación y
de aseguramiento de la calidad y cumplimiento de su función social. Su objetivo es
lograr el avance de las instituciones en relación a la definición de sus políticas y
mecanismos de aseguramiento de la calidad, consolidando una cultura de la
evaluación y control, incorporando buenas prácticas en la gestión institucional y la
docencia. Esto a partir de la instauración de sistemas de información, procesos de
evaluación permanente, planificación, seguimiento de resultados y ajuste
constante de las actividades.
Las instituciones que se presentan al proceso de acreditación deben someterse a
evaluación en 2 áreas mínimas: docencia de pregrado y gestión institucional.
Adicionalmente, las instituciones podrán optar por la acreditación en las áreas de
docencia de postgrado, investigación y vinculación con el medio.
La Acreditación en Colombia está organizada en tres momentos:
1. La Autoevaluación, que consiste en el estudio que llevan a cabo las
instituciones o programas académicos, sobre la base de los criterios, las
características, y los aspectos definidos por el Consejo Nacional de
Acreditación. La institución debe asumir el liderazgo de este proceso y
propiciar la participación amplia de la comunidad académica en él.
2. La Evaluación Externa o Evaluación por Pares, que utiliza como punto de
partida la autoevaluación, verifica sus resultados, identifica las condiciones
internas de operación de la institución o de los programas y concluye con un
juicio sobre la calidad.
35 (Concepción, 2003) 36 (Acreditación, 2016)
35
3. La Evaluación Final, que realiza el Consejo Nacional de Acreditación a partir de
los resultados de la autoevaluación y de la evaluación externa.
En un acto de Acreditación, el Estado adopta y hace público el reconocimiento que
los pares académicos hacen de la comprobación que efectúa una institución sobre
la calidad de sus programas académicos, su organización y funcionamiento y el
cumplimiento de su función social. El acto de acreditación lo emite el Ministro de
Educación con base en el concepto técnico del Consejo Nacional de Acreditación.
La Acreditación de calidad es voluntaria y temporal, y se asume como una forma
de rendir cuentas por parte de la institución a la sociedad, al Estado y a la
comunidad universitaria, en el sentido de que acreditar es dar fe y seguridad de
que la Universidad cumple con suficiencia los requisitos de calidad y realiza sus
propósitos y objetivos de tal forma que puedan ser considerados de excelencia.
2.3.1. Marco de la Acreditación Institucional de la UDFJC
La Acreditación Institucional de la Universidad Distrital la define como un proyecto
cultural, que orienta sus funciones de docencia, investigación y extensión, hacia el
desarrollo humano y social para la comprensión y transformación de las realidades
sociales y culturales en la perspectiva de construcción de la nación colombiana.
Su reconocimiento de alta calidad es otorgado con base en un proceso previo de
evaluación en el cual intervienen la institución, la comunidad universitaria, los
pares externos y el Consejo Nacional de Acreditación. Las condiciones iniciales
para la acreditación de calidad de programas académicos están contenidas en el
Acuerdo 02 de 2012 del Consejo Nacional de Educación Superior –CESU-37.
La Acreditación Institucional propicia el mejoramiento de la calidad de la educación
y de las funciones universitarias de docencia, investigación y extensión, y
proyección social. De manera que permite la apertura de proyectos curriculares de
manera directa sin previa visita de pares académicos.
La UDFJC decidió avanzar por el camino de la Autoevaluación y busca fomentar
en todas las dependencias y unidades de la Universidad la cultura de la
Autoevaluación que expresa la madurez que tiene la institución para mirarse a sí
misma, desprovista de todo sesgo, y, de esta manera, reconocer su realidad y
plantearse propuestas de mejoramiento continuo. El modelo institucional de
autoevaluación, formulado en el año 2002, y ajustado en concordancia con los
37 (Acreditación, 2016)
36
desarrollos de la Universidad, toma como referente el Proyecto Universitario
Institucional PUI, la Misión y la Visión. Incorpora las estrategias, y programas
formulados en el Plan de Desarrollo vigente, así como elementos de contexto que
inciden en la vida universitaria. Es por lo tanto un modelo flexible y en permanente
reformulación. A continuación se señalan los componentes más importantes según
los factores planteados por el Consejo Nacional de Acreditación en el año 2006.
Fuente: Comité Institucional de Autoevaluación y Acreditación de Calidad UDFJC
FIGURA 4. Modelo Institucional de Autoevaluación
El Comité Institucional de Autoevaluación y Acreditación, pone a disposición de la
comunidad académica, las orientaciones metodológicas para la Autoevaluación de
los proyectos curriculares de Pregrado, Especializaciones, Maestrías y
Doctorados, y la guía metodológica para la elaboración de los Planes de
37
Mejoramiento, a fin de contribuir a que los procesos de formación puedan ser
evaluados y sus resultados se constituyan en un elemento de la planeación y la
acción académica, con miras al mejoramiento de la calidad. Lo anterior sobre la
base de principios de autonomía, reconocimiento institucional, participación,
flexibilidad, visión de conjunto, complementariedad, permanencia y continuidad,
rigor y profundidad, sostenibilidad, contextualización, énfasis formativo y eticidad.38
La universidad organizo once factores de la Autoevaluación en tres categorías,
clasificándolos de acuerdo con el nivel de importancia para el desarrollo de sus
funciones misionales, tal como se observa en la figura. Del mismo modo
estableció un modelo de acreditación para la evaluación de la calidad institucional
con base en ellos. Allí presenta las características del factor, los aspectos a
evaluar y algunos indicadores.
Fuente: Comité Institucional de Autoevaluación y Acreditación de Calidad UDFJC
FIGURA 5. Factores de la Autoevaluación
Como resultado de la autoevaluación, el Comité General de Autoevaluación y
Acreditación encontró que la UDFJC, en correspondencia con su misión, ha
ejercido un impacto significativo en términos sociales, culturales y económicos en
beneficio de la ciudad-región de Bogotá y el país, a través de la formación integral
de sus estudiantes y egresados. La universidad se propone un conjunto de planes
38 (Acreditación, 2016)
Factores Críticos
1. Misión y proyecto Institucional
2. Estudiantes
3. Profesores
4. Procesos Académicos
5. Investigación
6. Pertinencia e Impacto Social
Factores Fundamentales
7. Autoevaluación y Autorregulación
8. Recursos de Apoyo Académico y Planta Física
9. Recursos Financieros
Factores de Apoyo
10. Bienestar Institucional
11. Organización, Gestión y Administración
38
de mejoramiento para identificar los cambios que debe realizar en los diferentes
procesos institucionales para mejorar la calidad de sus servicios.
2.3.2. Proceso de Acreditación para Laboratorios de Metrología y Ensayo
En el proceso de acreditación se reconoce formalmente si un laboratorio de
ensayo o metrología tiene la competencia técnica y la idoneidad requeridas para
ejecutar funciones específicas para las cuales le ha sido concedida la
acreditación39. La competencia técnica se refiere a la calificación, entrenamiento y
experiencia laboral del personal; la calibración y mantenimiento apropiada del
equipo; los procedimientos adecuados y válidos de ensayo; la trazabilidad de la
medición a normas nacionales; los procedimientos apropiados para reportar y
registrar resultados; y las facilidades para efectuar pruebas.
La acreditación de laboratorios de ensayo y/o calibración, es una forma de
determinar que un laboratorio tiene la competencia para llevar a cabo tipos
específicos de pruebas, mediciones y calibraciones. Permite que quien necesite
chequear o calibrar un producto, material o instrumento, pueda encontrar un
servicio confiable para ello. También le permite al propio laboratorio determinar si
está trabajando correctamente bajo las normas apropiadas. Es por esto que la
adopción de una guía internacional como lo es la ISO/IEC 17025, asegura un
enfoque uniforme al determinar la competencia del laboratorio y permite establecer
acuerdos internacionales de reconocimiento para los sistemas de acreditación40.
El organismo rector para realizar este proceso en Colombia es la
Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), regulada por el Gobierno
Nacional. Según lo referencia el Titulo IV sobre la Promoción y Control de Normas
Técnicas de la Circular Única de la SIC (2015)41. La SIC puede acreditar
organismos de certificación de sistemas de gestión, que entre otras funciones
pueden expedir certificados de conformidad de laboratorios de ensayo y
calibración. La Superintendencia organiza unos órganos consultivos de la
acreditación para el desarrollo de esta actividad. Establece por este concepto
comités técnicos sectoriales de la acreditación y un consejo técnico asesor. El
primer órgano está constituido por las autoridades públicas competentes y
expertos en áreas técnicas y campos específicos para la acreditación, el otro
39 (ENAC, 2000) 40 (Palomino, 2005) 41 (Superintendencia de Industria y Comercio, 2015)
39
órgano consultivo conceptúa en torno a los requisitos técnicos de acreditación y
sobre asuntos relativos al funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad.
Fuente: Red Nacional de Laboratorios
FIGURA 6. Organización del sistema nacional de normalización, certificación y metrología
Para que un Laboratorio alcance su certificación, debe cumplir con lo establecido
en la Norma ISO 17025 ya mencionada, satisfaciendo complementariamente los
demás requisitos específicos que establezca la SIC. Se desarrollará más a
profundidad en el apartado de la certificación de calidad del laboratorio de
telemedicina de la UDFJC.
2.5.3. Ensayos de Aptitud
Los ensayos de aptitud se consideran una herramienta fundamental para evaluar
la competencia y el desempeño de los laboratorios, y de algunos organismos de
inspección, identificar problemas en los laboratorios e iniciar acciones para la
mejora, además de proporcionar confianza a los clientes de los laboratorios y otras
partes interesadas, tales como las autoridades reguladoras y los organismos de
acreditación.
Consejo Nacional de Normas y Calidades
Organismo Nacional de Normalización, ICONTEC
Unidades sectoriales de normalizacion
Superintendencia de Industría y Comercio
Organismo de Acreditación, Coordinación y Supervisión
Organismo de insepección
Laboratorios de prueba y ensayo
Laboratorios de metrología
Organismo ded certificación
Consejo Técnico asesor para la acreditación
40
Las comparaciones interlaboratorios se utilizan ampliamente para varios
propósitos y su uso está aumentando internacionalmente. Ejemplos de propósitos
típicos para las comparaciones interlaboratorios son42:
Evaluar el desempeño de los laboratorios para llevar a cabo ensayos o
mediciones específicos y hacer el seguimiento del desempeño continuo de los
laboratorios;
Identificar problemas en los laboratorios e iniciar acciones para la mejora que,
por ejemplo, pueden estar relacionadas con procedimientos inadecuados de
ensayo o medida, eficacia de la formación y supervisión del personal o la
calibración de los equipos;
Establecer la eficacia y la comparabilidad de los métodos de ensayo o medida;
Proporcionar confianza adicional a los clientes de los laboratorios;
Identificar las diferencias entre laboratorios;
Instruir a los laboratorios participantes sobre la base de los resultados de
dichas comparaciones;
Validar las estimaciones de incertidumbre declaradas;
Evaluar las características de funcionamiento de un método – a menudo
descritas como pruebas de colaboración;
Asignar valores a los materiales de referencia y evaluar su adecuación para ser
utilizados en procedimientos de ensayo o medida específicos; y
Apoyar las declaraciones de equivalencia de las mediciones de los Institutos
Nacionales de Metrología a través de “comparaciones clave” y comparaciones
complementarias realizadas en nombre de la Oficina Internacional de Pesas y
Medidas (BIPM) y las organizaciones de metrología regionales asociadas.
Uno de los entes facultados para esta evaluación es el Organismo Nacional del
Acreditación de Colombia (ONAC), quien armoniza sus políticas y procedimientos
de acreditación de acuerdo con los lineamientos de la Cooperación Internacional
de Acreditación de Laboratorios (ILAC) y la Cooperación Interamericana de
Acreditación (IAAC). El ONAC pone a disposición de los laboratorios los diferentes
programas de ensayos de aptitud, nacionales y regionales, además de la
información relacionada con otros proveedores internacionales.
42 (ISO, 2010)
41
3. METODOLOGIA
Este estudio exploratorio no cuenta con suficientes antecedentes y lo que se
conoce del tema es vago, por lo cual es difícil concluir sobre qué aspectos son
verdaderamente relevantes. La metodología de esta monografía es la exploración
e indagación mediante una exhaustiva revisión bibliográfica y seguimiento de
casos. De los datos recolectados se creará un marco teórico a partir del cual se
determinan los factores relevantes al problema. Esta exploratoria es un fin por sí
misma, pero también se estableció a partir de ella una investigación posterior de
tipo descriptiva.
Para construir el documento guía de cumplimiento de estándar de calidad se
desarrolló una investigación y análisis profundo de estándar y reglamentación
internacional en servicios de Telesalud y Telemedicina. Posteriormente se
consultaron las normas de estándares de calidad que rigen en este momento para
los servicios médicos especialmente los servicios de investigación de salud por la
línea de Telesalud y Telemedicina. Se determinaron que prácticas -de origen
nacional o internacional, servirán guía para el cumplimiento del estándar de
calidad que las mismas establezcan y se consideren idóneas para alcanzar el
objetivo principal.
Para evaluar los procesos y procedimientos de cada uno de los servicios del
laboratorio se partió desde su diseño. En caso puntual del Laboratorio de
Telemedicina de la universidad al momento de realización de esta monografía no
se cuenta con un diseño antecedente de los procesos. Se planteó la realización de
este trabajo de manera que se esquematicen los procesos a que hacemos
referencia en un manual que recoja todos los aspectos que impone la norma. Asi
pues, se esquematizaron los procedimientos de gestión y técnicos que fijan los
parámetros de competencia técnica (NTC/ISO/IEC 17025) y por consiguiente los
equivalentes o aproximables en la norma concerniente a los Sistemas de Gestión
de Calidad (ISO 9001).
Se describirá el desarrollo y modo de implantación del Sistema de Calidad que
permita la acreditación del laboratorio. Para ello se documentará el sistema
conforme a la norma escogida y se definirán los procedimientos en los que se
42
basa la revisión y mantenimiento del sistema. El Sistema de Calidad como lo
concibe la norma ISO 9001:200843 consta de la siguiente documentación:
Manual de Calidad en los que se establecerán y definirán políticas, enfoques y
responsabilidades.
Manuales de Procedimientos Generales que complementan al Manual de
Calidad e instrucciones técnicas en las que se detallarán claramente todas las
operaciones necesarias para cada tipo de inspección.
Documentos e Informes. Se plantearon los documentos señalados de acuerdo
a los lineamientos del estándar adoptado.
Es oportuno hacer una exploración acerca de los criterios para acreditación y
entregar como producto adicional a este proyecto una serie de recomendaciones
para que el laboratorio cumpla con los requisitos técnicos y de gestión que se
evalúan en una auditoria de acreditación y pueda levantar la documentación
técnica que sea pertinente.
43 (AENOR, 2008)
43
4. DESARROLLO DEL PROYECTO
Tal como se abordó en el marco teórico, un sistema/red de Telemedicina consta
de unos elementos pilares para el fortalecimiento del esquema de telesalud. Por
ello en esa sección se presentaron aspectos generales sobre estos componentes
y/o actores y la forma en cómo se vinculan entre sí constituyendo redes de
comunicación y sistemas de información de Telemedicina. Observada la
oportunidad de estas redes, sus requisitos y los servicios o soluciones de
Telemedicina que prestan, se dio paso a hablar de la importancia de la interacción
entre estudiantes y profesionales de las ciencias de la salud. Como consecuencia
de dicha interacción, los proyectos de toda índole, que integran esquemas de tele-
educación médica en espacios académicos como laboratorios y entornos virtuales
de aprendizaje, tienen gran posibilidad de alcanzar desarrollo e innovación por
medio de la investigación científica.
El laboratorio de Telemedicina de la UDFJC tiene como objetivo incrementar y
fortalecer la masa crítica necesaria para el seguimiento por repositorio de
información de experiencias en la prestación de servicios de Telesalud y
Telemedicina del distrito, enlazando la Educación en Salud Pública. Se hace
preciso dotarlo de una disciplina organizativa que permita optimizar los recursos,
coordinar actividades, garantizar una prestación de servicios ágil y dinámica y
mejorar los niveles de calidad y rendimiento. Todo esto como antecedente para
planificar un sistema de gestión integrado de la calidad de acuerdo a lineamientos
referenciales. Este proyecto va a entregar la Formulación del Laboratorio de
Telemedicina de la universidad desde el marco conceptual y legal preliminar
(sección 3.1).
El resto del trabajo estará organizado como sigue: En la sección 3.2 Manual de
instrucciones, procedimientos de laboratorio y calidad. En la sección 3.3
Documentación normativa en la que se explica cuáles serán las normas bajo las
cuales deberán regirse el laboratorio y el centro y qué requerimientos debe cumplir
a partir de su creado para acogerse a la reglamentación nacional.
44
4.1. FORMULACIÓN DEL LABORATORIO DE TELEMEDICINA DE LA UD
La finalidad del laboratorio es contar con un banco donde se haga injerencia en
sistemas de información para salud y se desplieguen pruebas de diagnóstico y
productos tecnológicos desarrollados en el marco de los programas de formación
pre y postgradual. Este llevará información de epidemiologia, seguimiento médico,
e historias clínicas, para realizar su gestión de información y hacer seguimiento de
los diferentes casos que puedan presentarse. Además se realizarán repositorios a
nivel de titulación para trabajos en investigación y salud pública. Por consiguiente
el laboratorio de Telemedicina estará ligado a los grupos de trabajo o funciones
fomentados desde el Centro de Telesalud de la Universidad. Todo lo anterior
considerando que la universidad no es un prestador de servicios médicos ni de
telemedicina, y tampoco es un operador de telecomunicaciones.
La Universidad como centro de formación académica está facultada únicamente
para dar soporte y capacitación y ofertar servicios de tele-educación desde el
énfasis de la maestría previo a la apertura de la facultad de ciencias de la salud.
Adicionalmente, se tiene oportunidad de brindar asesoría médica y científica, y
realizar investigaciones. De modo que desde un punto de vista funcional y
estructural, el laboratorio realizara las siguientes funciones:
Educación médica (Docencia). El Laboratorio de Telemedicina facilitará a los
estudiantes del magister información que permitirá la adquisición de conocimientos
sobre el diseño, el proceso de implantación, la integración y la evaluación de
sistemas de Telemedicina a partir de experiencias reales. Esta vertiente puede
desplegarse mediante una asignatura que desarrolle estrategias, implantación y
evaluación de proyectos de Telemedicina en la práctica clínica. Adicionalmente
esta función brindará cursos y capacitaciones en temáticas de Telemedicina y
TIC´s enfocadas a Telesalud. Los cuáles serán tomados como materias formales
cuando se lleve a cabo el énfasis en la maestría.
Investigación. El Laboratorio actuará como Centro de Investigación Virtual en
Telemedicina, lo cual permitirá la conceptualización de un modelo teórico de la
materia (en función de la necesidad del centro asistencial y de los ciudadanos, la
finalidad y el uso; los cambios organizativos, de gestión y culturales, y los
elementos favorecedores y distorsionadores asociados al proceso de implantación
de una experiencia de Telemedicina). Actuará como referente teórico y práctico
soportando el trabajo de avanzada en investigación y desarrollo de prototipos,
45
soluciones y enfoques de Telemedicina en el marco de la maestría y
posteriormente desde la facultad de ciencias de la salud de la universidad.
Asesoramiento científico. El Laboratorio estará destinado a los profesionales de
la salud y a las entidades sanitarias que tengan interés en implantar experiencias
de Telemedicina, de modo que desde él tendrán acceso a simulaciones virtuales
de posibles experiencias reales en función de una serie de parámetros
establecidos y a la metodología de análisis de procesos. Se podrán brindar
asesorías en servicios de Telemedicina desde la experiencia acumulada por el
centro y el acopio de tesis de investigación, en conexión con el sistema de
información SITEM. El asesoramiento puede ser requerido por operadores de
telecomunicaciones, hospitales y centros de salud remisores, y médicos
particulares quienes precisen de acompañamiento y apoyo en el desarrollo de
protocolos del sistema de Telesalud, y documentación relacionada, para obtener
la habilitación de los servicios o la acreditación de las instituciones por entes
reguladores.
Fuente: Elaboración Propia
FIGURA 7. Funciones del Laboratorio de telemedicina de la UDFJC
Educación Medica
Investigación
Asesoría Cientifica
LABORATORIO DE
TELEMEDICINA
CENTRO DE
TELEMEDICINA
(Servicios)
Teleconsulta
Telediagnostico
46
4.1.1. Educación Médica
Incontables programas académicos en el área de las ciencias de la salud han
innovando en sus métodos y en sus planes educacionales. Figura un mayor
énfasis en su aprendizaje y la flexibilidad educacional ha entrado a pasos
agigantados en las aulas universitarias. Se habla de integración, de educación
centrada en el estudiante, de aprendizaje basado en problemas. La integración,
como proceso facilitador de un aprendizaje coherente, ha ido imponiéndose
tranquilamente y ha permitido que el estudiante fuera desarrollando un
pensamiento crítico, capaz de llevar adelante, desde temprano, los principios del
razonamiento clínico44. Es aquí donde aparece el desarrollo de la Telemedicina y
de allí la importancia de que un mayor número de estudiantes sean capaces de
aprenderla.
Considerando que la UDFJC, ofrece actualmente algunos programas que cuentan
con laboratorios en ramas afines a la Telesalud como lo son la Maestría en
Telemedicina, la Especializaciones en Higiene y Salud Ocupacional e Ingeniería
en Saneamiento ambiental. Y que, de forma paralela adelanta el proyecto de
construcción de la sede Bosa el Porvenir en cuya segunda etapa, se proyecta el
funcionamiento de la Facultad de Ciencias de la Salud, donde la Universidad
ofrecerá programas de medicina, enfermería, psicología, entre otros. La
Universidad contará con la infraestructura para capacitar al personal de las
ciencias médicas en materia de Telesalud y Telemedicina, facilitándose la
implementación de la Maestría en Telesalud o un énfasis en Telesalud.
El Campus Virtual de la Salud Pública45 (CVSP) reconoce como uno de sus
componentes principales la integración de las tecnologías de la información y la
comunicación (TIC’s) en los sistemas de atención sanitaria como estrategia para
asegurar la descentralización y el incremento en la cobertura de los procesos
educativos. El aula virtual debe equiparse con recursos de comunicación (debates
y foros) y académicos (materiales de aprendizaje, repositorio documental
específico de la práctica telemédica, aplicaciones y simulaciones prácticas).
Con miras a la consecución del objetivo de educar y difundir información médica a
público en general, estudiantes y profesionales, se ha establecido que una de las
herramientas a emplear serían las aulas virtuales. Entornos virtuales de
aprendizaje (EVA) con lo que ya cuenta la Universidad para crear y desarrollar
44 (Yunda, 2013) 45 (Anónimo, Campusvirtualsp.org, 2016) (Starfield, 2009)
47
cursos o modelos de formación didácticos en la web que posibilitan la interacción
didáctica. Estas herramientas son de gran utilidad en el ámbito educativo, ya que
permiten a los profesores la gestión de cursos virtuales para sus alumnos
(educación a distancia, educación en línea o e-learning), o la utilización de un
espacio en línea que dé apoyo al aprendizaje semipresencial.
El laboratorio puede establecer una conexión con programas académicos de las
demás facultades especialmente con los currículos ligados a la Facultad de
Ciencias y Educación. Empleando plataformas como Moodle o una Intranet que lo
conecte con otros laboratorios de especialidades afines. En todo caso es
imprescindible contar con una subdirección de laboratorio que trabaje con
legislación, reglamentación, y estándares.
4.1.1.1. Preceptos legales e institucionales
En la ley 1419 de 2010 se establecen los lineamientos para el desarrollo de la
Telesalud, en el caso del laboratorio de Telemedicina que pretende establecer una
unidad de educación la ley promueve la inclusión en el pensum académico de los
conocimientos y técnicas de Telesalud, con sus componentes, a través de un
proceso escalonado y progresivo, así como los cursos de capacitación necesaria a
los docentes.
Además recomienda la inclusión de esta materia en carreras como ingeniería
electrónica, eléctrica y de sistemas, que es una de las pretensiones a realizar
cuando se implemente el laboratorio, también se realizará en primera medida con
licenciatura en biología y se creará la maestría en Telesalud o con énfasis en
Telesalud y posterior a eso la creación de la facultad de medicina, todo
progresivamente. Esto será apoyado bajo El Ministerio de la Protección Social,
con el Comité Asesor de Telesalud, que se establece en la presente ley,
propenderá por el desarrollo de redes del conocimiento, que apoyadas en las
tecnologías de la información y la comunicación, permitan desarrollar buenas
prácticas, investigaciones y estudios científicos, con el fin de mejorar de una
manera continua, los servicios que ofrecerá el laboratorio.
Por otro lado, la Ley 1164 de 2007 - talento humano en salud, explicita que la e-
Learning será herramienta para apoyar la educación continua en el marco de la
certificación de profesionales. Por lo cual el Ministerio de Protección Social lanzó
48
un Programa Piloto de Actualización Médica46 ofreciendo cursos virtuales en los
Departamentos: Nariño, Cauca, Córdoba, Boyacá y Meta. Este cuenta con el aval
científico de la Academia Nacional de Medicina. Son cursos gratuitos que han
beneficiado a más de 981 profesionales capacitándolos en temas como: Diabetes,
hipertensión, cefalea. También se tiene el Apoyo Colciencias para consolidar
programas de capacitación virtual (Convenio Academia Nacional de Medicina -
300 millones de pesos) y otros cursos virtuales para capacitación al personal de
salud que trabaja en las IPS objeto del proyecto.
4.1.1.2. Énfasis de la maestría
En el enfoque de tele-educación para la Telesalud, los centros de Telsalud y
Telemedicina que han sentado un precedente en esta práctica ofrecen cursos
virtuales o capacitaciones presenciales y por tele-presencia donde se llevan a
cabo simulaciones con pacientes virtuales, inclusive se llegan a realizar prácticas
formativas (Rotaciones) por los Centros. Sin embargo, dado que la universidad
tiene ocasión de brindar a la comunidad esta formación desde una modalidad de
oferta académica de nivel superior, como lo es la maestría, se presenta a
continuación un programa de estudios base. Este programa o Syllabus tal como lo
presenta Leonardo Yunda en su libro de Libro Telesalud e Informatica médica47,
pretenden dar una visión de los contenidos de un curso en Telesalud en el cual se
llevaran a cabo prácticas de Laboratorio que justifican la creación de este espacio.
Es importante destacar que en el esquema, aunque se muestra la estructura para
la elaboración de un Syllabus por competencias, la idea central es presentar una
propuesta de las Unidades.
46 (Ministerio de Salud y Protección Social, 2009) 47 (Yunda, 2013)
49
50
Fuente: Leonardo Yunda, Telesalud e Informática Medica, 2013
FIGURA 8. Syllabus para un curso de Telesalud
4.1.2. Investigación
Una típica línea de investigación en telemedicina se dedica a contribuir al
desarrollo y al uso de la telemedicina mediante el desarrollo de prototipos de
telemedicina software y/o hardware y la generación de modelos de evaluación de
redes de telemedicina, con el propósito de mejorar la atención y la cobertura de
los servicios de salud48. En contables laboratorios de telemedicina como el de la
Universidad de los Andes, se lleva a cabo un trabajo conjunto con otras
especialidades como la electrofisiología, microscopia, y la denominada e-Health,
para desarrollar trabajos de investigación en temas como: Redes de telemedicina
y Sistemas de Información; Telemetría; estandarización, protocolización y
normalización en telemedicina; herramientas de apoyo como algoritmos de
compresión, algoritmos de filtrado, de tratamiento de imágenes y señales,
criptografía, firma digital; normatividad y evaluación de redes de telemedicina; etc.
Otros objetivos pueden ser definir, diseñar, implementar y evaluar Sistemas de
Telemedicina centrados en el cuidado ambulatorio de personas mayores y
pacientes crónicos. También se puede adelantar este mismo trabajo como lo hace
el Grupo de Bioingeniería y Telemedicina de la Universidad Politécnica de Madrid,
para crear Asistentes Personales Inteligentes, capaces de comunicar con
dispositivos médicos de monitorización de manera no intrusiva, que doten al
paciente de independencia y supervisión remota. La Universidad de Valladolid,
España tiene como línea de investigación el desarrollo y puesta en marcha de
aplicaciones Web en el campo de e-health (tecnologías JSP, PHP, bases de
48 (Universidad de los Andes, 2016)
51
datos) y de aplicaciones móviles en salud (m-health). Y en adición a las líneas de
investigación consultadas investiga en temas de actualidad en Telemedicina como
Medicina 2.0, Cloud computing y Big data en medicina.
4.1.2.1. Preceptos legales e institucionales
En el Artículo 7º de la Ley 29 de 1990 por la cual se dictan disposiciones para el
fomento de la investigación científica y el desarrollo tecnológico y se otorgan
facultades extraordinarias, se establece que la inclusión de apropiaciones
presupuestarias para planes y programas de desarrollo científico y tecnológico,
por parte de establecimientos públicos del orden nacional, se hará en consulta con
el Fondo Colombiano de Investigaciones Científicas y Proyectos Especiales
"Francisco José de Caldas", Colciencias, con el fin de racionalizar el gasto público
destinado a este efecto.
Colciencias es el Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e
Innovación (CTeI) que depende de la Presidencia de la Republica y lidera el
Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación. La entidad cuenta con un
programa de apoyo a la formación de investigadores a través de la financiación de
estudios de maestría y doctorado. Adicionalmente financia programas o proyectos
de CTeI en variadas líneas de investigación (en las que se incluyen la Salud, las
TIC´s y la Biotecnología) buscando promover la generaciones conocimiento y
fortalecer las capacidades del a investigación y desarrollo con énfasis en la
solución de los problemas del país y sus regiones.
4.1.2.2. Investigación en la Universidad Distrital
La universidad posee dos elementos de infraestructura de importancia crítica, para
el desarrollo de la investigación científica interinstitucional e internacional, que son
el Centro de Computación de Alto Desempeño (CECAD) y la sala de
videoconferencia Access Grid adscritos a la Facultad de Ingeniería.
El CECAD es un laboratorio creado por la UDFJC, para fomentar el desarrollo de
la investigación y transferencia de conocimiento en las áreas de la ingeniería, las
ciencias sociales y en general de todas las divisiones de la Universidad que
participan en el desarrollo de la comunidad académica, institucional y nacional
para el crecimiento de la industria local, regional y nacional, que redunde en el
52
bienestar de la sociedad49. Con él se potenciarán las áreas de investigación de
estudiantes de Doctorado, Postgrado y Pregrado en todas las áreas de la ciencia
que requieran de una herramienta con alta capacidad de cálculo y de
almacenamiento de información. Sus funciones entre otras son las siguientes:
Prestar servicios de almacenamiento y calculo científico, a los grupos de
investigación de la Universidad y de las universidades adscritas a Grid
Colombia, que requieran y o participen el proyectos de gran envergadura y en
general brindar el apoyo a la observación, investigación y el desarrollo
científico (O+I+D.)
Fomentar el entrenamiento de estudiantes en las áreas de las ciencias bajo la
modalidad de trabajos de investigación y tesis de grado, que requieran de un
centro de cómputo de alto rendimiento que requieran además compartir equipo
computacional con otras instituciones nacionales e internacionales con
interconexión con el CECAD a través de la Red Nacional de Tecnología
Avanzada (RENATA).
Entrenar a profesores e investigadores en el uso de herramientas con alto
poder de cálculo, para que puedan llevar a feliz término la investigación y
experimentación de proyectos de sus respectivas áreas.
Los servicios que ofrece el Access Grid son50:
Oficina Virtual: Servicio a cargo de la Red de Investigaciones de Tecnología
Avanzad de la distrital (RITA-UD). Permite la realización de sesiones de trabajo
en colaboración, compartir documentos, hacer presentaciones, desarrollar
ideas a través de la pizarra electrónica, dialogar, hacer encuestas y transmitir
archivos de audio y vídeo. Este servicio puede ser usado por cualquier
docente, investigador, directivo o administrativo, de cualquiera de las
152 instituciones conectadas a RENATA.
Video-Conferencia: Servicio de emisión de conferencias en las que podrá
conectar varias salas con las que se puede interactuar, compartir archivos,
recibir y enviar señales de audio y vídeo.
Streaming: Servicio de transmisión unidireccional de conferencias, seminarios,
encuentros o documentos audiovisuales en directo.
Otros Servicios: Bibliotecas digitales y colecciones en línea.
49 (CECAD, 2015) 50 (CECAD, 2015)
53
4.1.3. Asesoría Científica
En parangón con los servicios de asesoría y consultoría en Telemedicina de la
Fundación Santafé y la empresa ConsultorSalud, el Laboratorio de Telemedicina
de la UDFJC podrá ofrecer consultoría en el área de Telemedicina a cualquier
empresa o entidad de salud que lo requiera, sobre la base de la experiencia que
se vaya formando en el Centro de Telesalud. Para ello deberá contar con un
equipo interdisciplinario facultado para estudiar con profundidad la situación de las
organizaciones, y plantear soluciones conjuntas sostenibles y perdurables en
tiempo. Este equipo tendrá conocimiento científico en Medicina, Ingeniería
(específicamente en informática y telemática) y Salud Pública.
Las instituciones que soliciten esta asesoría pueden requerir apoyo especializado
para disminuir su estructura de costos en ejes específicos como: disminución de
las tasas de remisión de pacientes, disminución de tiempos para la atención de
pacientes, etc. Además, para incrementar la capacidad resolutiva del prestador
primario es necesario incrementar su capacidad tecnológica. Factores críticos para
ese propósito son: la ampliación de las competencias de todo el equipo de
atención primaria, en particular el médico general hacia sus capacidades en
medicina familiar; y la ampliación de las capacidades tecnológicas mediante la
introducción de pruebas rápidas diagnósticas, además de las plataformas de
telemedicina y sistemas de información. Se facilitaran asistencias de:
Asesoría en implementación de Centros de Referencia o instituciones
remisoras en telesalud y su respectivo montaje de infraestructura.
Asesoría legal y acompañamiento en Habilitación y acreditación en telesalud.
Asesoría en adquisición y compra de equipos especializados.
Referenciación competitiva en calidad y seguridad para el paciente.
Cumplimiento de normas en cuanto a historia clínica, tecnología en
comunicaciones e instrumentación médica y recurso humano.
Seguimiento de casos clínicos: se llevará a repositorio la historia clínica para
posteriormente programar rutinas de seguimiento y elaborar indicadores de
esta información.
Evaluación de tecnología a nivel de calibración de equipos, instalación, e
integración con otras tecnologías.
54
4.1.4. Centro de Telemedicina
El Laboratorio de Telemedicina de la Universidad Distrital tendrá asociado un
Centro de Referencia de Tele-salud. Lo anterior en concordancia con lo estipulado
en el artículo 2 de la resolución 1448, donde se establece que el laboratorio de
Telemedicina debe ser evaluado como un Centro de Referencia. Este centro
actuará de enlace en el ámbito de los sistemas de información entre las
instituciones responsables de diferentes experiencias de Telemedicina y la
Universidad. Teniendo alcance de educación médica, de tele diagnóstico, de tele
consulta, mercadeo y servicios, y, sistematizará los datos más relevantes para su
posterior análisis. Por todo lo anterior, pretende ser un corredor tecnológico que
conecte a los centros de salud y a los propios servicios de la universidad.
En un estudio referencial, denominado Planeación Estratégica para la
Implementación de un Centro de Tele-salud para la Ciudad de Bogotá, el centro
de Tele-salud de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas es
caracterizado como la unidad central que tiene selectas especialidades básicas en
donde se presta el servicio de consulta a centros consultantes de atención
primaria, que son los que tienen contacto con el paciente51. Este centro contaría
con especialistas capacitados en informática y en el manejo de herramientas
auxiliares para la atención médica a distancia.
Este Centro de Telesalud estará dividido en cuatro grupos o direcciones en los
cuales se basará la infraestructura organizacional, la logística y la calidad. En una
primera aproximación se encuentra la dirección científica, la encargada de dirigir y
generar planes estratégicos en el área de investigación y desarrollo y mantener el
centro de tele salud a la vanguardia frente a la evolución tecnológica que esta
pueda tener referente a la Telemedicina. Una dirección de servicios se encargará
de orientar de forma detallada y de generar las guías de aprendizaje y
capacitación de tele-diagnóstico y tele-consulta, y realizar las capacitaciones
pertinentes de acople a los centros de atención primaria. También se contará con
una la Dirección ejecutiva para la administración del centro y una Dirección de
marketing y relaciones públicas encargada de promover y gestionar el los servicios
de Telesalud.
En el siguiente mapa de procesos se presenta una visión general de cada uno de
los procesos estratégicos del centro de referencia. Los cuáles serán llevados a
51 (Ceballez & Tovar, 2016)
55
cabo, para cumplir con una planeación inicial y suplir las necesidades del usuario
de manera satisfactoria, y de manera interna generar una serie de actividades
controladas y evaluadas de manera continua con un fin específico. En este sentido
el laboratorio desarrollara prácticas de docencia, investigación y asesoría, que
fortalezcan los servicios del centro de Telesalud
Fuente: (Ceballez & Tovar, 2016)
FIGURA 9. Mapa de procesos del centro de referencia
4.1.4.1. Servicios
Para ofrecer servicios individualizados, según las necesidades de atención de
cada paciente, y mediante distintos canales de comunicación informarlos con
relación a su proceso médico, los centros de Telesalud cuentan con un portafolio
de servicios y productos para teleconsulta médica y telemonitorización52. Los
primeros son servicios basados en la utilización de equipos hardware y una
Plataforma de Aplicaciones, que comunican de forma interactiva (mediante
videoconferencia) dos extremos en una red - paciente y profesional médico, a la
vez que permite el acceso a datos personalizados que permiten la gestión y
prevención de la salud. Los productos y servicios de telemonitorización son
servicios basados en la utilización de equipos electrónicos diseñados para la toma
52 (Valero, Sánchez, & Bermejo, 2007)
56
de datos de las señales vitales de pacientes. El funcionamiento de los equipos
será guiado por un experto de forma remota, quien concluirá sobre los datos
tomados.
La provisión de estos servicios requiere del soporte en cuanto al almacenamiento
de aplicaciones y datos y su ejecución segura; el control de acceso; la provisión de
banda ancha y las pertinentes copias de seguridad, entre otros. La plataforma
SITEM prestará el acceso remoto y ubicuo a cada usuario, implicando la
asistencia técnica de los servicios del centro. Partiendo de esto, distintos servicios
de telemonitorización (y gestión de la enfermedad) y teleconsulta (y servicios
interactivos de control del paciente por parte del profesional médico), inter-
operarán bajo la Plataforma de Aplicaciones de Telemedicina del GITEM.
El centro de Referencia será el núcleo operativo de la Plataforma de Aplicaciones
de Telemedicina dado que es la locación desde la cual se suministraran todos los
servicios a pacientes, centros médicos, profesionales y estudiantes de la salud y
otros usuarios. Junto a los equipos de hardware con capacidad de conexión
recogida de datos y procesamiento que requiere el centro, son necesarios los
productos y sistemas para el entorno profesional y para el del paciente. Se
requieren equipos informáticos de hogar, equipos de videoconferencia y las
comunicaciones de banda ancha que soporten unidades de telecuidado
domiciliario y móviles, monitores de señales vitales y los equipos homólogos
dirigidos al médico.
4.1.4.2. Unidad de comunicación o Plataforma de comunicación
Para lograr la comunicación del Laboratorio con los hospitales, con la Secretaria
de Salud y con el Ministerio de Salud y Protección Social y validar sus estándares
frente al sistema de salud colombiano y su infraestructura para servicios y
cobertura, la Unidad de comunicación se dividirá en un componente de portal y
otro de red.
Para poder realizar la implementación de la plataforma de comunicaciones el
grupo GITEM planteó el sistema de información para proyectos en Telemedicina
(SITEM). Este es un Portal Web especializado en la gestión de datos e
información de diferentes componentes estructurales de los sistemas de
Telemedicina. Provee un ambiente de apoyo a las comunidades de práctica
involucradas en la investigación, el diseño, el mantenimiento, el desarrollo y la
implementación de redes de Telemedicina. Facilita la obtención de información
57
ubicua y en tiempo real, lo cual es indispensable para el soporte en la toma de
decisiones.
El desarrollo del SITEM se convierte en un modelo a seguir para proyectos
básicos de Telemedicina o Telesalud orientados a la Web ya que propone una
arquitectura de desarrollo interoperable, escalable y fundamentado en software
libre. Es implementado sobre una arquitectura multicapa que distribuye los
diferentes componentes en tres capas principales: Presentación, aplicación y
datos y una capa de seguridad. A nivel de usuario el SITEM está compuesto por
siete subsistemas autónomos, que prestan servicios a sus pares. Estos agrupan
seis componentes claves en todo proyecto de Telemedicina: entidades de salud,
operadores de telecomunicaciones, tecnologías de interconexión, equipos y
tecnologías de captura de datos, proyectos e instituciones relacionadas con la
Telemedicina y servicios médicos - incluyendo módulos de vademécum, consulta
de procedimientos, enfermedades y especialidades médicas.
58
4.2. CERTIFICACIÓN DE CALIDAD DEL LABORATORIO DE TELEMEDICINA
DE LA UDFJC
La acreditación como se vio en el marco teórico es un servicio de atestación y
declaración de tercera parte sobre la competencia técnica y la imparcialidad de los
organismos que evalúan la conformidad de productos y procesos con normas
técnicas de mercado o con requisitos técnicos de exigencia legal53. La actividad de
acreditación se realiza de conformidad con la norma NTC ISO/IEC 17011. El
proceso de acreditación emplea evaluadores calificados y expertos técnicos de
larga experiencia en el área a acreditar, y la aplicación de mecanismos de control
para asegurar la imparcialidad y transparencia, tales como auditorías internas,
evaluaciones de pares, revisiones por la dirección, y de instrumentos para resolver
reclamos y resolver apelaciones. Los aspectos básicos que se evalúan son:
Fuente: Organismo Nacional de Acreditación de Colombia
FIGURA 10. Aspectos evaluados en el proceso de acreditación
4.2.1. Competencia en los Laboratorios de Ensayo y Calibración
La NORMA TÉCNICA NTC-ISO/IEC 17025 de 2005, contiene todos los requisitos
que tienen que cumplir los laboratorios de ensayo y de calibración si desean
demostrar que poseen un sistema de gestión (sistemas de la calidad,
administrativos y técnicos), son técnicamente competentes y son capaces de
generar resultados técnicamente válidos. (Icontec, 2005) Estos laboratorios deben
funcionar de acuerdo con un sistema de gestión de la calidad que incorpore todos
53 (ONAC, 2016)
59
aquellos requisitos de la Norma ISO 9001 que son pertinentes al alcance de los
servicios de ensayo y de calibración cubiertos por el sistema de gestión del
laboratorio dados por esta norma. De este modo, para que los organismos de
acreditación puedan reconocer y acreditar la competencia de los laboratorios de
ensayo y de calibración es conveniente que se basen en la NTC 17025.
Esta Norma Internacional cubre los muestreos, ensayos o pruebas y las
calibraciones que se realizan utilizando métodos normalizados, métodos no
normalizados y métodos desarrollados por el propio laboratorio. Sin embargo no
cubre el cumplimiento de los requisitos reglamentarios y de seguridad.
4.2.1.1. Requisitos de Gestión
Como la Universidad desarrolla actividades distintas de las deensayo y/o de calibración, debe definir la responsabilidad,autoridad e interrelación del personal que participa o influye enlas actividades de ensayo y/o de calibración del laboratorio.
Organización.
El establecimiento, implementación y mantenimiento del sistemade gestión inicia con la documentación de sus políticas,sistemas, programas, procedimientos e instrucciones en unmanual de calidad.
Sistema de Gestión.
Todos los documentos distribuidos entre el personal dellaboratorio como parte del sistema de gestión deben serrevisados y aprobados, para su uso, por el personal autorizadoantes de su emisión.
Control de documentos.
El laboratorio debe establecer y mantener procedimientos parala revisión de los pedidos, las ofertas y los contratos.
Revisión de pedidos, ofertas y contratos.
Cuando el laboratorio precise subcontratar un trabajo se debeencargar este trabajo a un subcontratista competente quecumpla con la NTC 17025 para el trabajo en cuestión.
Subcontratación de ensayos y
calibraciones.
El laboratorio debe tener una política y procedimientos para laselección, compra, recepción y almacenamiento de los serviciosy suministros, reactivos y materiales consumibles que utiliza yque afectan a la calidad de los ensayos y/o de las calibraciones.
Compras de servicios y
suministros.
El laboratorio debe cooperar con los clientes o sus representantes brindando una buena comunicación, asesoramiento y consejos de orden técnico, así como opiniones e interpretaciones basadas en los resultados.
Servicio al cliente.
Debe tenerse una política y un procedimiento para la resolución de las quejas recibidas de los clientes o de otras partes.
Quejas.
60
Fuente: Elaboración Propia
FIGURA 11. Requisitos relativos a la gestión de los laboratorios de ensayo y calibración.
4.2.1.2. Requisitos técnicos
Entre otros, los factores que determinan la exactitud y la confiabilidad de los
ensayos y/o de las calibraciones realizadas por un laboratorio incluyen elementos
provenientes de factores humanos; de las instalaciones y condiciones
ambientales; de los métodos de ensayo y de calibración, y de la validación de los
métodos; de los equipos; de la trazabilidad de las mediciones; del muestreo; de la
manipulación de los ítems de ensayo y de calibración, etc. El grado con el que los
factores contribuyen a la incertidumbre total de la medición difiere
considerablemente según los ensayos y calibraciones. El laboratorio deberá tener
en cuenta estos factores al desarrollar los métodos y procedimientos de ensayo y
calibración y la calibración de los equipos que emplee.
Cuando se presenten no conformidades con los procedimientos o requisitos, se contara con políticas y procedimientos que identifiquen el trabajo no conforme y facilítenla toma de acciones.
Control de trabajos de ensayo y/o
calibraciones no conformes
Como primera instancia, se investigan las caudas raíces del problema, luego se seleccionan e implementan las acciones correctivas que correspondan. Estas acciones producen resultados que serán seguidos o se auditaran.
Acciones correctivas
Se deben identificar las mejoras necesarias y las potenciales fuentes de no conformidades.
Acciones preventivas.
Se deben establecer y mantener procedimientos para la identificacion, recopilación, codificación, acceso, archivo, almacenamiento, mantenimiento y disposicion de los registros de calidad y tecnicos.
Control de los registros.
Deben efectuarse periodicamente auditorias internas de las actividades para verificar que las operaciones cumplen con los requisitos del sistema de gestión y la ntc 17025
Auditorias internas
Debe efectuarse de acuerdo con un calendario y procedimiento predeterminado una revision que asegure de que se mantienen adecuadas las actividades de ensayo y calibracion y el sistema de gestión.
Revisiones por la dirección
61
4.2.1.3. Gestión del Laboratorio
Como lo aconsejan las normas ISO, la metodología a seguir para este proceso es
la del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).
Planificación: esta etapa debe ser efectuada por el Comité de Autoevaluación y
Acreditación de la Universidad y el encargado del Laboratorio. Se tomara como
marco conceptual el presente trabajo a fin de contextualizar el espacio y las
Normas aplicables para el Diseño del Sistema de Gestión de Calidad. De aquí
mismo se extraerá la estructura formal del Laboratorio. Posteriormente, teniendo
claridad en los objetivos y responsables del programa, se establecerán las
medidas de mejora continua que darán cumplimiento al diseño y documentación
del SGC. En este punto es importante remitirse a los apartados de Competencia
en los laboratorios de ensayo y calibración y Requisitos técnicos para elaborar una
lista de chequeo y evaluar el nivel de cumplimiento con la norma NTC 17025.
Realización: debe gestarse una capacitación dictada por auditores de la
Superintendencia de Industria y Comercio. De experiencias similares54 se sabe
que esta consta de un ciclo de 6 módulos en Acreditación de Laboratorios con
base en la norma. Los seminarios estarán dirigidos a todo el personal que forma
parte del Laboratorio, profesores y estudiantes en práctica. Con estas charlas se
llega a la completa comprensión de los requisitos generales de la documentación,
control de los documentos y registros del SGC. Con ello se da pie a diseñar el
manual de calidad, e procedimientos técnicos y administrativos, y otros. Una vez
diseñados y documentados los procesos y las medidas de mejora, se planifica y
ejecuta la implementación especificando las actividades por completo.
Verificación: se llevará a cabo la verificación de los documentos elaborados y la
verificación del cumplimiento de las actividades descritas en los procedimientos
conforme a los requisitos de la NTC 17025. Tal como se especifica en esta norma,
se deberá realizar el procedimiento de Auditoría Interna. Es indispensable la
participación del encargado del Laboratorio así como de todo el personal.
Actuación: con base en las no conformidades detectadas en la auditoria interna
se hacen ajustes de acuerdo a un Plan de Mejora de acciones correctivas
establecido para tal fin.
54 (Palomino, 2005)
62
4.2.1.4. Establecimiento de los procesos del laboratorio
A continuación se adopta la identificación de procesos que cubren los requisitos
de la norma realizada por Palomino en sus Lineamientos Básicos para la
Implementación de un SGC de acuerdo a la Norma ISO 17025 en los Laboratorios
de la Escuela de Geología de la UIS:
Procesos Estratégicos: Estos procesos orientan la gestión de las actividades:
Planificación del Sistema de Gestión de Calidad (4.1, 4.2, 5.2)
Revisión por la dirección (4.14)
Procesos Misionales: Estos procesos contribuyen a la provisión de los servicios:
Programación del servicio
Realización de la prueba (5.4, 5.6)
Análisis y reporte de resultados (5.10)
Entrega de resultados (5.10)
Procesos de Apoyo: Estos procesos brindan soporte a los demás procesos para
lograr la eficacia y eficiencia del SGC:
Compras (4.6)
Enfoque al cliente (4.6, 4.8)
Mantenimiento (5.5, 5.8)
Recursos humanos (4.1, 5.2)
Recursos físicos (5)
Procesos de Medición, Análisis y Mejora: Estos procesos generan información
sobre el desempeño del SGC:
Auditoría interna (4.13)
Acciones correctivas (4.10)
Acciones preventiva (4.11)
Control de documentos (4.3)
Control de registros (4.12)
Control de trabajo no conforme (4.9)
Mejoramiento continuo (5.9)
Cada uno de estos procesos tiene correspondencia con uno o varios de los
numerales de la norma, como se destacó entre paréntesis. En la siguiente figura
se presenta el Mapa de procesos generalizado para el Laboratorio de
Telemedicina de la Universidad Distrital, bajo el cual operará el Sistema de
Gestión de la Calidad.
63
Fuente: Elaboración Propia
FIGURA 12. Mapa de procesos del Laboratorio
4.2.1.5. Estructura documental del laboratorio
El desarrollo de un sistema documental contribuye a garantizar la eficacia del
Sistema de Gestión de Calidad, ya que recogerá por escrito su funcionamiento. El
principal documento que se elaborará como constancia escrita del sistema es el
Manual de Calidad. Este lo describirá y será referente permanente durante la
aplicación y mantenimiento del sistema. Más adelante se tratará en forma
detallada este documento.
La estructura documental del SGC, constará de tres niveles: Manual de Calidad,
Manual de Procedimientos e Instructivos de trabajo. El Manual de Procedimientos
se divide en Manual de Procedimientos técnicos y Manual de Procedimientos
Administrativos. En el nivel de Instructivos de trabajo se encuentran el Manual de
Funciones y Responsabilidades, el Manual de Operación de Equipos, y otros
formatos, planos, plantillas y listados. En la siguiente figura se muestran estos
noveles y su contenido.
64
Fuente: Moreno, M. et al. (Gestión de la Calidad y Diseño de las Organizaciones)
FIGURA 13. Niveles de la estructura documental del SGC
Según la norma ISO 9001 de 2008 los documentos son un soporte, un registro,
una acción correctiva y preventiva e información de novedades. Producto de la
gestión del Laboratorio se recopilaran datos, los cuales constituyen información.
En caso de ser requerida esta información se hace necesario un proceso
administrativo coordinado en el que los documentos soporten la comunicación y
permitan la fluidez de la información. Teniendo en cuenta lo anterior, es importante
implementar una administración documental para dar respuesta a las solicitudes o
tramites de comunicaciones internas o externas con el Laboratorio, dando así
soporte al Proceso de Dirección.
Todo documento debe estar sujeto a un control o verificación, apoyándose en
herramientas que permitan la comprobación, ilustración y soporte de los
contenidos del documento y su estructura, la cual debe estar acorde a la función
que persigue y sujeto a disposiciones legales. Adicionalmente, el acervo
documental requiere una asistencia, actualización (del medio físico o electrónico
de registro) y conservación para lo cual se precisa una recopilación de los
documentos, su debida clasificación y organización por contenidos, y ubicación
según condiciones técnicas como las dictadas por la Guía Técnica 185 de 2009.
Todo lo anterior facilitará la consulta de cualquiera de los documentos enlistados.
65
4.2.1.6. Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad
La etapa de implementación consiste en solventar lo que debe definirse en el
laboratorio de telemedicina e iniciar la metodología para el sistema de gestión de
calidad e ir mejorando continuamente los servicios que van a prestarse. La
implementación se asienta en la capacitación del personal, enfocándose en los
principios y compromisos del sistema de calidad. Ello se desarrollará de la
siguiente forma:
1. Estableciendo un comité de calidad y un encargado de su representación
2. Llevando a cabo una divulgación de los documentos
3. Evaluando la implementación del Sistema de Gestión de Calidad con respecto
a los requisitos de la NTC-ISO-IEC 17025 mediante Auditorías Internas y el
diseño de un plan de desarrollo de actividades de evolución del sistema de
gestión de calidad
4.2.1.6.1 Establecimiento del Comité de Calidad y su representante
La NTC 17025 establece que el sistema de gestión de calidad que se diseñe e
implemente debe mantenerse. Con esto se propone la creación de un equipo de
trabajo que sea responsable de las actividades necesarias para el mantenimiento
de dicho sistema. Para ello han de reunirse el Director del Laboratorio y el
Personal Técnico para establecer la forma en cómo se llevará a cabo dicha
implementación y quien se encargará de ella. En esta reunión deberán
establecerse del mismo modo los objetivos y funciones del comité de calidad, los
cuales serán expresados en el Manual de Calidad del Laboratorio para dejar
evidencia del compromiso adquirido.
Las funciones del Comité de Calidad, su representante y el encargado de la
administración de la documentación se enlistan en la Sección de Manuales de
Procedimientos del Laboratorio. Las personas que están en los cargos a los que
se les asignan tales responsabilidades dentro del sistema de gestión de calidad
deben confirmar su cumplimiento y dejar evidencia con firma en un acta que
describe la celebración del evento que dio inicio a la implementación del Manual
de Calidad y sus respectivos documentos55.
55 (Palomino, 2005)
66
4.2.1.6.2 Difusión de los documentos
La difusión del Manual de Calidad debe ser directa y ser estudiada por los
miembros del laboratorio para que todos sean partícipes en la consecución de los
objetivos planteados. La documentación del sistema de gestión de calidad debe
estar explicada de manera sencilla ya que los documentos elaborados serán
seguidos de cerca por cada uno de ellos en todas sus etapas. Para el manejo
eficiente de la documentación se aconseja determinar la ubicación de los
documentos en fólderes según la necesidad de uso y dejar copias digitales de
toda la información que contienen estos documentos.
4.2.1.6.3 Evaluación de la implementación del SGC con respecto a los requisitos
de la NTC 17025
La norma NTC-ISO-19011 habla sobre las directrices para la auditoria de los
sistemas de gestión de la calidad y/o ambientales. Enfatiza la importancia de las
auditorías como una herramienta de gestión para el seguimiento y la verificación
de la implementación de una política de organización para la gestión de la calidad
y/o ambiental. De esta norma rescatamos lo siguiente:
AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD
Auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión
en que cumplen los criterios de establecidos. Las auditorías internas,
denominadas en algunos casos como auditorías de primera parte, se realizan por,
o en nombre de, la propia organización, para la revisión por la dirección y con
otros fines internos, y pueden constituir la base para una autodeclaración de
conformidad de una organización. Las auditorías externas incluyen lo que se
denomina generalmente auditorías de segunda parte y tercera parte. Las
auditorías de segunda parte las llevan a cabo entidades que tiene un interés en la
organización, tal como los clientes, proveedores o por otras personas en su
nombre. Las auditorías de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones
auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el
registro o la certificación de conformidad de acuerdo con los requisitos de las
Normas ISO 9001 y para el caso en particular del Laboratorio certificado de
competencia técnica según la Norma ISO-17025.
67
Lo que busca la actividad de auditoría de calidad es encontrar una relación estrecha y coherente entre lo que se
hace, lo que se debe hacer, y lo que se quiere lograr. En la siguiente figura se esquematizan los aspectos más
importantes del Programa de Auditoria interna. Todos ellos deben tenerse en cuenta a la hora de elaborar el
Programa de Auditoría Interna del Laboratorio de Telemedicina de la universidad.
Fuente: Elaboración Propia
FIGURA 14. Elementos de la Auditoria Interna
68
PLAN DE DESARROLLO DE ACTIVIDADES DE EVALUCIÓN DEL SGC
Siguiendo el ejemplo de la Escuela de Geología de la Universidad Industrial de
Santander, se tiene conocimiento de que para la futura implementación del
Sistema de Gestión de Calidad se precisa verificar que los documentos de la
estructura documental del sistema se utilicen en su totalidad y adecuadamente por
todo el personal del Laboratorio, verificando el cumplimiento de las actividades
descritas en los procedimientos. Este proceso de evaluación del Sistema de
Gestión de Calidad contará con la orientación del Coordinador del Laboratorio y la
disposición de todo el personal relacionado con la ejecución de los ensayos a
suministrar la información requerida.
1. Inicio de la Auditoría
Designación del líder del equipo auditor: Para dar cumplimiento a esta
actividad, se debe contar con una persona que haya recibido la
capacitación y el título de Auditor. Además que cuenta con los
conocimientos técnicos necesarios para dar concepto de los mismas.
Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría: Los
objetivos, criterios y alcance de la auditoría se establecerán en el Programa
de Auditorías que será donde se determinen los objetivos de la auditoría
definiendo qué es lo que se va a lograr con esta evaluación del sistema. El
alcance de la auditoría describe la extensión, los límites, las actividades y
procedimientos que van a ser auditados, así como el período de tiempo
cubierto por la auditoría. Los criterios se utilizan como una referencia frente
a la cual se determina la conformidad, incluye procedimientos, normas,
leyes, reglamentos y requisitos del sistema de gestión que plantea la NTC
17025.
Determinación de la viabilidad de la auditoría: La viabilidad de la auditoría
se determina teniendo en consideración los siguientes factores:
La información suficiente y apropiada para planificar la auditoría
La cooperación adecuada del personal del Laboratorio
El tiempo y los recursos adecuados
El interés del Laboratorio por evaluar su sistema de gestión de calidad
69
Establecimiento del contacto inicial con el auditado: El contacto inicial con el
personal del Laboratorio se debe realizar informalmente con el propósito de
establecer canales de comunicación, proporcionar información sobre la
fecha y duración del proceso de auditoría, solicitar acceso a los documentos
pertinentes, incluyendo registros, determinar las reglas de seguridad
aplicables al Laboratorio y hacer preparativos para la auditoría.
Revisión de la documentación: Antes de realizar las actividades de auditoría
se envía la documentación del Laboratorio al auditor líder, con suficiente
anticipación a la actividad de la Auditoría, con fin de que bajo su criterio y
formación como auditor interno, se determine la conformidad inicial del
sistema, según la documentación, con los criterios de auditoría y teniendo
en cuenta el enfoque de la auditoria. En la documentación enviada, se
incluirá el Manual de Calidad del Laboratorio ya que este contiene en forma
general la estructura documental de la cual se basa el laboratorio para
desarrollar sus actividades. Una vez el auditor líder estudia el Manual de
Calidad, y encontrando que la documentación resulta adecuada con los
objetivos y el alcance de la auditoría, comunica al Laboratorio
informalmente su punto de vista, con lo que la Dirección del Laboratorio da
continuidad al proceso de Evaluación del Sistema de Gestión de Calidad.
2. Preparación de las actividades de auditoría
Preparación del Plan de Auditoría: El auditor líder prepara el Plan de
Auditoria el cual incluye los objetivos de la auditoría, alcance de la auditoría,
áreas a auditar, criterios, documentos de referencia, participantes en la
auditoría, actividades a desarrollar y las condiciones bajo las cuales se
entrega el informe final de auditoría. El plan de auditoria se realiza teniendo
presente que debe ser una herramienta de carácter proactivo y no reactivo
para el personal auditado.
Asignación de tareas al equipo auditor: Las funciones del auditor líder se
encuentran en el plan de auditoría donde se describe la agenda con las
actividades que tiene que desarrollar, la fecha y la hora.
Preparación de los documentos de trabajo: Durante esta actividad se
prepararon los documentos de trabajo necesarios como referencia y registro
del desarrollo de la auditoría. Se realiza una lista de chequeo donde se
presenta un cuestionario de evaluación con el fin de que el Laboratorio
70
obtenga una aproximación del grado de cumplimiento de los aspectos que
son evaluados de acuerdo con los requisitos de la NTC 17025. Las
preguntas se encuentran agrupadas por secciones, en un orden que, no
coincidiendo con el de presentación de la norma, se ha considerado el más
adecuado a efectos de evaluación. En cada pregunta se indica el apartado
de la norma al que se refiere, responsable de dar cumplimiento a dicho
requisito. La forma de cumplir con el conjunto de preguntas pretende ser
sencilla, marcando las respuestas que pueden ser de uno de los tipos
siguientes:
DI: Documentado e Implementado Eficazmente
DIN: Documentado e Implementado pero No Eficazmente
NDA: No Documentado pero existen Actuaciones que pretenden
resolver la cuestión
NDNA: No Documentado No se realizan Actuaciones relativas a la
cuestión
NA: No es de Aplicación en el Laboratorio
3. Realización de las actividades de auditoría
Realización de la reunión de apertura. La reunión de apertura se lleva a
cabo según lo establecido en el Plan de Auditoría con el fin de confirman el
plan de auditoría, proporcionar un breve resumen de las actividades a
desarrollar, confirmar los canales de comunicación y proporcionar al
personal auditado la oportunidad de realizar preguntas.
Inicialmente se presenta al auditor líder encargado de la actividad,
incluyendo una descripción general de sus funciones adicionalmente se
consideraron los siguientes puntos:
Se confirman los objetivos, alcances y criterios de la auditoría
Se confirma la agenda como la fecha y hora de las actividades
Se explica también la forma como se recogerá la información en cada
actividad
Se aclara que se mantendrá la confidencialidad de la información que se
recolecte
También en esta reunión se define la fecha de entrega del informe final,
estableciéndose el plazo máximo.
71
Comunicación durante la auditoría: Durante la actividad, el auditor líder
mantendrá una comunicación activa con el personal del Laboratorio, donde
se le informa periódicamente los progresos de la auditoría.
Recopilación y verificación de la información.
Utilizando herramientas como lista de chequeo y los distintos formatos para
registro de hallazgos, se inicia la recopilación y verificación de la
documentación, identificando inicialmente las fuentes de información según
los documentos de referencia expresos en el Plan de Auditoría empleando
un muestreo apropiado y teniendo siempre en cuenta los objetivos, el
alcance y los criterios del Plan de Auditoría. Los métodos empleados para
recopilar la información deben ser principalmente entrevistas en el lugar de
trabajo, observación de actividades y revisión de los documentos que
forman parte del sistema de gestión del Laboratorio.
Generación de hallazgos de la auditoría: Una vez se da origen a los
hallazgos que se pueden identificar como oportunidades de mejora u
observaciones, se registraron en su respectivo formato teniendo en cuenta
que la evidencia de la auditoría y los criterios de la misma constituyen el
hallazgo lo que da origen a la conformidad o no conformidad de la situación
encontrada.
Preparación de las conclusiones de la auditoría: Una vez finalizada la
actividad de campo, el auditor líder realiza un resumen de lo que fue la
actividad antes de continuar con la reunión de cierre. Debe haber
conclusiones relacionadas al grado de conformidad del sistema de gestión
con los criterios de la auditoría así como el nivel de implementación del
sistema.
Realización de la reunión de cierre: La reunión de cierre iniciara a la hora
prevista en el Plan de Auditoría, la cual es presidida por el auditor líder,
quien presenta los hallazgos y conclusiones de la auditoría de tal manera
que sean comprendidos y reconocidos por el personal auditado, donde se
generaran inmediatamente las acciones correctivas y compromisos
pertinentes a las no conformidades detectadas, adicionalmente, se
establece la entrega del informe final y sus respectivas observaciones, al
cliente de la auditoría en este caso al Comité de Calidad del Laboratorio.
72
4. Preparación, aprobación y distribución del informe de la auditoría
Preparación del informe de auditoría: El auditor líder se encargó de la
preparación y el contenido del informe de la auditoría utilizando para esto el
Informe Final de Auditorías Internas de Calidad, en el cual se indica el
objetivo y alcance de la auditoría, las áreas que fueron auditadas, el
balance de los hallazgos, observaciones, anexos respectivos y planes de
acción acordados.
Aprobación y distribución del informe de la auditoría: El informe final de
auditoría se emite en la fecha establecida por parte de la Dirección del
Laboratorio, el cual es fechado, revisado y aprobado de acuerdo con el
procedimiento de Auditorías del Laboratorio.
Seguimiento y plan de mejora: Una vez se recibe dicho informe, el
Laboratorio toma las medidas correctivas necesarias para dar solución a las
no conformidades encontradas en el sistema, donde se especifica la
descripción de las acciones a tomar, los responsables, las fechas
establecidas para su implementación y una acción de seguimiento para
asegurar que las acciones tomadas sean eficaces.
Finalización de la auditoría: Una vez concluidas todas las actividades
relacionadas en el Plan de Auditorías y el informe de la auditoria aprobada
se da por finalizada la actividad de auditoría. Los documentos
pertenecientes a esta actividad se archivan de acuerdo con el
procedimiento de control de documentos y control de registros establecido
en el Laboratorio, con el fin de que sea tenido en cuenta para el
seguimiento de las acciones tomadas, y futuras revisiones por la dirección.
73
4.3. MANUALES DEL LABORATORIO
4.3.1. Manual de Calidad
El Manual de Calidad será la evidencia primordial del SGC. Contendrá la política
general del Laboratorio y los procedimientos que inciden en la misma, tales como
la distribución de la responsabilidad, las relaciones entre el personal,
instrucciones, políticas de revisión y actualización del SGC, etc. Para sustentar el
interés en la mejora continua y demostrar la competencia técnica del Laboratorio,
el manual acreditará el complimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO-IEC
17025 presentando una estructura y secuencia acorde con la misma. Será
elaborado, revisado y aprobado por el encargado del laboratorio y el personal
técnico con base en la documentación de los procesos del sistema de calidad.
Esto tendrá lugar después de definir los documentos que componen las siguientes
secciones.
4.3.2. Manual de Procedimientos
Un Manual de Procedimientos es la perspectiva global de los procesos,
posicionándolos respecto de la cadena de valor para determinar el alcance del
sistema de gestión de la calidad. Este documento contendrá la descripción de las
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones del Laboratorio.
Incluye los cargos que intervienen describiendo sus tareas y el perfil de los
responsables de su ejecución.
4.3.2.1. Manual de Procedimientos Administrativos
Con el fin de estandarizar la documentación de las actividades administrativas del
laboratorio, se tendrán que diseñar documentos específicos que respondan a los
requisitos de la norma NTC 17025. En la siguiente tabla se describen los
procedimientos Administrativos que formaran parte de la estructura documental
del Laboratorio de Telemedicina de la UDFJC.
Tabla 4. Estructura documental de los Procedimientos Administrativos del Laboratorio
PROCEDIMIENTO FORMATO CORRESPONDENCIA CON REQUISITO DE LA NTC-17025
Procedimientos de Control de Documentos
Listado Maestro de Documentos 4.3
Control de Entrega de Documentos 4.4
74
Procedimiento para Revisión de Solicitudes, Ofertas y Contratos
Formato para Revisión de Solicitudes de Servicio 5.10 Reporte de Resultados
Procedimiento de Compras
Formato Orden de Compra
4.6 Formato para Evaluación de Proveedores
Formato de Indicadores de Desempeño de Proveedores
Procedimiento para el control de ingreso de personas al Laboratorio
Registro de control de ingreso de personas al Laboratorio 5.3.4
Procedimiento para Servicio y Atención al Cliente
Encuesta de Satisfacción del Cliente
4.7 Registro de Visitas de Clientes al Laboratorio
Procedimiento para Tratamiento y Seguimiento de Quejas y Reclamos
Registro de Queja o Reclamo
4.8
Procedimiento para el Control de Trabajo No Conforme
Formatos del Procedimiento de Auditorias: Informe de No Conformidad y Plan de Mejora
4.9
Procedimiento para Acciones Correctivas
Plan para Acciones Correctivas
4.10 Registro de Acción Correctiva
Formato del Procedimiento de Auditorias: Informe de No Conformidad
Procedimiento para Acciones Preventivas
Plan para Acciones Preventivas 4.11
Registro de Acción Preventivas
Procedimiento para Control de Registros
Listado Maestro de Registros 4.12
Formato para Control de Registros
Procedimiento de Gestión de Auditorias
Plan de Auditoria Interna
4.13 5.9
Informe Final de Auditoria Interna
Informe de No Conformidad
Plan de Mejora
Programa de Auditoria Interna
Procedimiento de Revisión por la Dirección
Programación para Revisión Gerencial
4.1 4.14 5.9 Registro de Revisión Gerencial
Procedimiento para Capacitación del Personal
Formato del Plan de Capacitación del Personal
5.1 5.2 4.2
Formato para Registro de Asistencia al Programa de Capacitación
75
Procedimiento para Evaluación del Desempeño del Personal
Programa de Evaluación del Desempeño 5.2
4.2 Registro de Evaluación del Desempeño
Fuente: (Palomino, 2005)
4.3.2.2. Manual de Procedimientos Técnicos
Los procedimientos técnicos al igual que los administrativos, se elaboran de
acuerdo a la norma NTC 17025, documentando las actividades de carácter técnico
del Laboratorio.
Tabla 5. Estructura documental de los Procedimientos Técnicos del Laboratorio
PROCEDIMIENTO FORMATO CORRESPONDENCIA CON REQUISITO DE LA NTC-17025
Procedimiento para Calculo de Incertidumbre
Formato para Evaluación de Incertidumbre de Medición
5.4.6 Instructivo para Calculo de Incertidumbre
Procedimiento para Mantenimiento de Equipos de Medición y Ensayo
Verificación de Equipos de Medición y Ensayo
5.3 5.5
Registro de Retiro de Equipos de Medición y Ensayo
Solicitud de Mantenimiento de Equipos de Medición y Ensayo
Procedimiento para Calibración de Equipos
Registro de Calibración de Equipos
5.6
Programa de Calibración de Equipos
Registro de Intervalos de Calibración de Equipos
Formato para Mantenimiento de Orden y Aseo
Ficha Técnica y Hoja de Vida del Equipo del Laboratorio
Fuente: (Palomino, 2005)
4.3.3. Instrucciones de Trabajo
4.3.3.1. Manual de Funciones y Responsabilidades
Este manual contiene la descripción de los cargos de: Coordinador o encargado
del Laboratorio, Técnico del Laboratorio y Auxiliar de Laboratorio.
76
Con la elaboración de este documento se dará cumplimiento a los numerales de
la norma NTC 17025, 4.1.5 (Requerimientos administrativos) y 5.2 (Personal). Se
deberá crear los procedimientos y formatos que registren todo lo relacionado con
el personal. Inicialmente se realizara un análisis de cargos tal como lo viene
haciendo la Universidad. Es decir, se contemplarán las consideraciones dadas por
la Resolución 1101 de 202 “Por la cual se establece el Manual Descriptivo de
Funciones Generales y Específicas y los Requisitos Mínimos para los cargos de la
Planta de Personal Administrativo de La Universidad Distrital Francisco José de
Caldas”. Allí, en el numeral 4.5 (Funciones Y Requisitos Mínimos de Los Cargos
del Nivel Técnico) se presenta tanto el análisis del cargo como la descripción y
especificación del mismo.
El nivel jerárquico de Técnico comprende los empleos cuyas funciones exigen el
desarrollo de procesos y la aplicación de tecnologías, que permiten obtener
resultados en beneficio de la academia y la investigación de la Universidad. Tal
como figura en la resolución56, se extraen las siguientes funciones específicas:
1. Recibir instrucciones del jefe inmediato sobre la realización y distribución del
trabajo.
2. Efectuar el mantenimiento preventivo y las reparaciones de los equipos de
laboratorio.
3. Realizar y dar a conocer por escrito al Coordinador de Laboratorio, una
evaluación técnica semestral sobre el estado y funcionamiento de los equipos.
4. Presentar por escrito al Coordinador de Laboratorio, un listado de repuestos y
demás elementos necesarios para las labores de mantenimiento y reparación,
indicando las especificaciones de los mismos.
5. Actualizar la ficha de inventario de cada uno de los equipos al igual que la ficha
de usos o aplicaciones de los mismos.
6. Asesorar al personal que realice las prácticas en el manejo, mantenimiento y
buen uso de los equipos e instrumentos del respectivo laboratorio.
7. Planear, organizar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar con eficiencia el
desarrollo dc los proyectos y las actividades propias de su trabajo.
8. Participar con su labor diaria en la misión, visión, objetivos, políticas, propósitos
y principios de la Universidad.
9. Firmar inventario individual y responsabilizarse por todos los elementos
devolutivos asignados a su cargo.
56 (Universidad Distrital Francisco José de Caldas, 2002)
77
10. Las demás que le asigne el Coordinador del Laboratorio o que se deriven de la
normatividad vigente en la Universidad.
En el nivel jerárquico de Auxiliar Administrativo se encuentran las funciones que
implican el ejercicio de actividades de apoyo administrativo o complementario de
las tareas propias de los niveles superiores57. Estas funciones son:
1. Recibir instrucciones del jefe inmediato sobre la distribución y realización del
trabajo.
2. Cumplir cabalmente y en su totalidad con él horario asignado por el
Coordinador de Laboratorio respectivo.
3. Atender oportunamente el suministro de equipos y elementos requeridos por
los estudiantes, monitores o profesores para la realización de prácticas, trabajo
de grado y demás servicios que presta el Laboratorio.
4. Llevar estricto control de los materiales, equipos y reactivos prestados para las
prácticas, así corno del estado en que se entrega el equipo, llenando todos los
datos del formato respectivo, dejando constancia escrita de los faltantes,
deficiencias o irregularidades que se presenten.
5. Revisar cuidadosamente la cantidad y el estado del material y equipos al ser
devueltos, una vez finalizada las prácticas.
6. Responder ante el Coordinador de Laboratorio por la conservación y cuidado
de los equipos, elementos y demás materiales de laboratorio, confiados a su
custodia.
7. Informar oportunamente al Coordinador de Laboratorio sobre las anomalías
presentadas durante las prácticas, así corno de los inconvenientes que impidan
su buena ejecución.
8. Preparar los reactivos según las formulaciones e indicaciones dadas por los
profesores de las respectivas asignaturas y rotularlos con nombres,
concentración y fecha.
57 (Universidad Distrital Francisco José de Caldas, 2002)
78
9. Facilitar sitios de trabajo a los estudiantes en los laboratorios según la
disponibilidad locativa, para la realización de prácticas extra - clase, trabajos de
grado y grupos de trabajo, suministrándoles el material requerido, siempre y
cuando lleve el visto bueno del Coordinador de Laboratorio.
10. Atender las solicitudes de espacio físico y materiales requeridos por los
profesores y monitores, según la disponibilidad locativa, de equipos y
elementos, para el estudio de situaciones experimentales que ellos tengan a
bien realizar.
11. Revisar sistemáticamente las instalaciones de los laboratorios e informar por
escrito al Coordinador de laboratorio de las reparaciones necesarias.
12. Llevar archivo de las fórmulas de preparación de colorantes, soluciones,
medios de cultivo y demás reactivos que se utilicen.
13. Velar porque las instalaciones, elementos y equipos-se mantengan en perfecto
estado de orden y aseo.
14. Entregar al Coordinador de laboratorio la lista de nuevos deudores mínimo una
vez por semana.
15. Realizar los inventarios de los equipos, elementos, máquinas y demás
materiales del laboratorio respectivo que estén a su cargo.
16. Llevar actualizado un kárdex de reactivos, materiales, vidriería y otros
elementos de consumo, que permita conocer a tiempo las necesidades de
pedido. 17.
17. Firmar inventario individual y responsabilizarse por todos los elementos
devolutivos asignados a su cargo.
18. Las demás que les sean asignadas por el Coordinador del laboratorio o que se
deriven de la normatividad vigente en la Universidad.
En adición a estos cargos, tal como se vio en 4.2.1.6. (Implementación de la
documentación) se propone la creación de un Comité de Calidad y con él una
función de Coordinación o representación con el fin de dar cumplimiento al
requisito del numeral 4.1.5.i de la norma NTC 17025.
79
El comité se encargará de promover, implementar, actualizar y verificar la
ejecución del Sistema de Gestión de Calidad según los requisitos de la Norma
NTC 17025; así mismo, satisfará las necesidades de quienes utilicen los servicios
del laboratorio. Además el comité debe58:
1. Definir y mantener la Política de Calidad
2. Revisar y aprobar el Manual de Calidad
3. Revisar permanentemente el proceso de implementación del Sistema de
Calidad
4. Determinar el número de Auditorías internas al año para el sistema de calidad
5. Revisar y aprobar los controles establecidos para el sistema de calidad
6. Iniciar acciones para prevenir la ocurrencia de no conformidades relacionadas
con el servicio, el proceso y el Sistema de Gestión de Calidad
7. Identificar y registrar cualquier no conformidad relacionada con el otorgamiento
del servicio, el proceso y el Sistema de Gestión de Calidad
8. Verificar la implementación de acciones correctivas y preventivas
9. Controlar el proceso posterior hasta que la no conformidad se haya corregido y
otras funciones convenientes.
Se sugiere nombrar al Director del Laboratorio como el representante ante el
Sistema de Gestión de Calidad y en mutuo acuerdo con el comité de calidad,
quien independiente de otros deberes y responsabilidades debe tener autoridad y
responsabilidad definida a fin de asegurar que el Sistema de Gestión de Calidad
se implemente y siga en todo momento, a partir de este requisito se definen las
siguientes responsabilidades para el Coordinador de Calidad del Laboratorio
interesado, las cuales estarán expresas en el Manual de Calidad del Laboratorio:
1. Formular estrategias para cumplir con los Objetivos de Calidad.
2. Verificar el cumplimiento de las Políticas establecidas en el Laboratorio.
3. Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos por la norma NTC-17025.
4. Controlar la calidad de los trabajos, exigiendo el cumplimiento de las normas,
especificaciones y demás actividades que afecten la calidad del servicio.
5. Comprometerse y velar porque se actúe de buena fe en todas las actividades.
Adicionalmente resulta muy importante tener una persona competente en la
administración de la documentación, a la cual se le encomendaran las siguientes
responsabilidades:
58 (ISO, 2010)
80
1. Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.
2. Hacer seguimiento para revisar y actualizar los documentos cuando sea
necesario y aprobarlos nuevamente.
3. Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los
documentos dentro del Laboratorio.
4. Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se
encuentran disponibles en los puntos de uso.
5. Asegurar que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.
6. Asegurar que se identifican los documentos de origen externo y se controla su
distribución, y prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y
aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por
cualquier razón.
4.3.3.2. Manual de Operación y Mantenimiento de Equipos
Como complemento a los manuales de fabricante de los equipos, el manual de
operación y mantenimiento de equipos estará dirigido al personal que operará o
proporcionará mantenimiento preventivo a los equipos del laboratorio. Se
desarrolla con el fin de apoyar en la comprensión de los requerimientos técnicos
relacionados con la instalación, uso y mantenimiento de un grupo de equipos de
Telemedicina que resultan de gran importancia para la realización de las prácticas
de laboratorio y en actividades de investigación. En el manual se encontrará la
descripción de algunos de los equipos más comúnmente usados y sus principales
funciones.
En adición a esta tarea, se requiere la codificación y organización de los formatos
necesarios para llevar un adecuado registro de los equipos, su mantenimiento y
calibración.
81
4.4. MANUALES DEL CENTRO
Pese a que la universidad no tiene proyección de clasificar como institución
prestadora de servicios de salud, en el supuesto de la implementación del centro
de Telemedicina como vertiente del Laboratorio de Telemedicina, dicho centro
tiene características de centro de referencia. Para el efecto de solicitar ante un
ente acreditador la evaluación del nivel de calidad de atención de los servicios
prestados por el mismo, se adoptan una serie de manuales de estándares y
procedimientos. Uno de ellos es el manual único de procedimientos de habilitación
de la Resolución N°. 1043 de 2006 del cual extraemos el proceso de habilitación
elaborando su respectivo mapa de procesos. Un segundo manual es la adaptación
para los centros de referencia del Manual único de estándares y de verificación
que deben cumplir los Prestadores de Servicios de Salud para habilitar sus
servicios e implementar el componente de auditoría conforme a esta misma
norma, este manual es general para todos los prestadores de servicios de salud,
por ello la Resolución 1448 de 2006 en su Anexo Técnico N° 2 establece un
manual único para servicios de telemedicina exclusivamente.
4.4.1. Manual de procedimientos
Con el fin de garantizar la aplicación uniforme y la confiabilidad de la verificación
de las condiciones de habilitación en todo el país, en la Resolución No. 1043 de
2006 se estandarizan los principales procesos para su implementación, mediante
formatos y diagramas de flujo de los principales procesos de habilitación.
La implementación del sistema de habilitación, es el macroproceso en el cual,
interactúan las entidades territoriales de salud y los prestadores de servicios de
salud, con el propósito de que se cumplan los estándares en todo el país. Se inicia
con la expedición de la norma por parte del Ministerio de la Protección Social y
termina cuando se haya verificado el cumplimiento de los estándares, o cuando se
modifiquen. Los principales procesos que lo constituyen son:
Proceso de autoevaluación y declaración
Proceso de Registro
Proceso de Verificación
Proceso de Conductas
En el ANEXO K se encuentran los mapas de proceso del macroproceso y sus
subprocesos.
82
4.4.2. Manual de Estándares
4.4.2.1. Estándares de habilitación para centros de referencia
En el Manual de estándares de las condiciones tecnológicas y científicas para la
habilitación de las Instituciones que prestan servicios de salud bajo la modalidad
de Telemedicina59 contenido en los anexos de este trabajo (ANEXO L) se dan
algunos lineamientos para realizar la autoevaluación y verificación del
cumplimiento de los estándares de habilitación para centros de referencia. Así
pues, el centro de Telemedicina de la UD podrá realizar una evaluación en forma
ordenada, sistemática y exhaustiva de sus estándares o criterios, y determinar
exactamente el incumplimiento de alguno de ellos para el mejoramiento de la
calidad de la prestación de los servicios que ofrezca.
Los estándares son: 1. Recursos humanos. 2. Infraestructura, Instalaciones
Físicas y su mantenimiento. 3. Dotación y su mantenimiento. 4. Medicamentos,
Dispositivos médicos y su gestión. 5. Procesos prioritarios asistenciales. 6.
Historia Clínica y registros clínicos. 7. Interdependencia de servicios. 8. Referencia
de pacientes. 9. Seguimiento a riesgos.
Estos estándares tienen un modo de verificación general que plantea la
Resolución 2003 de 2014, la resolución 1448 plantea un modo para cada uno de
sus estándares como se menciona en el ANEXO L.
1. Verifique en las hojas de vida del personal que cuentan con la certificación del
entrenamiento el cual puede ser expedido por la misma institución, de acuerdo
con lo establecido en el criterio.
2. Si los certificados son expedidos por la propia institución solicite y evalúe el
programa de educación continua
3. Revise el contenido del programa de educación continuada donde se
desarrollen habilidades para el manejo de tecnologías de las
telecomunicaciones y la informática para la prestación de servicios en
telemedicina (sistema de historias clínicas electrónicas)
4. Si aplica monitorización remota de signos vitales: fonendoscopio digital,
imágenes médicas análogas y digitales y demás según el servicio habilitado,
verifique en las hojas de vida de los equipos si existe la información que
59 Anexo técnico 2 de la Resolución 1448 de 2006
83
permita establecer cronológicamente los mantenimientos que se han realizado
y las novedades del equipo.
5. Solicite el inventario de equipos utilizados para telemedicina y verifique que la
institución cuenta con contratos vigentes para su mantenimiento, o que dispone
de personal capacitado para estas actividades.
6. De acuerdo con los servicios ofrecidos por la IPS determine cuales equipos
periféricos se requieren para poder realizar la actividad
7. Solicite a la institución una demostración de la forma como se captura la
información y evalúe la calidad de la imagen y los datos al ser reproducidos
8. Solicite los soportes que demuestren que la institución ha establecido
estándares de oportunidad y que los evalúa periódicamente
9. Solicite los documentos que demuestran que la institución ha estandarizado los
procedimientos e indague sobre los mecanismos adoptados por el prestador
para su difusión y su evaluación
10. Indague con el equipo tratante sobre los mecanismos adoptados por la
institución para garantizar el acceso a la información almacenada
11. Indague sobre los planes de contingencia diseñados por la institución en caso
de pérdida de datos
12. Verifique la periodicidad con que se realicen las copias de seguridad
13. Cada remitente o prestador debe garantizar la asignación de nombres de
usuario y contraseñas personales e intransferibles, teniendo en cuenta los
diferentes perfiles de usuario con acceso restringido a la información
14. Verifique que se estén utilizando los parámetros de digitalización y compresión
establecidos en la tabla de valores mínimos de referencia de imágenes.
(ANEXO M)
15. Solicite a la institución copia del contrato o contratos con el centro de referencia
y verifique que este haya declarado los servicios que tiene contratados con la
institución remisora
16. Solicite a la institución los soportes que demuestran:
Que se han identificado los principales riesgos
Que existen instrumentos y mecanismos para detectarlos cuando estos se
materialicen
Que se consolida la información obtenida a partir de estos instrumentos y que
se intervienen las desviaciones presentadas60.
60 (Rueda Olivella, 2013)
84
4.4.2.2. Manual de Habilitación de Prestadores de Servicios de Salud
Basado en la Resolución 2003 de 2014 por la cual se definen los procedimientos y
condiciones que deben cumplir los Prestadores de Servicios de Salud para
habilitar los servicios y se dictan otras disposiciones, tanto los prestadores
remisores como los centros de referencia, son considerados prestadores de
servicios de salud y, por lo tanto, deben cumplir además de las disposiciones
definidas para la modalidad con las exigencias y procedimientos establecidos en el
Decreto 1011 de 2006.61 Solo podrán prestar y contratar servicios bajo la
modalidad de telemedicina aquellos Prestadores de Servicios de Salud que
cumplan con los estándares establecidos en esta Resolución, que presten los
servicios directamente, que se hayan inscritos en el Registro Especial de
Prestadores de Servicios de Salud (REPS), o que correspondiendo a un servicio
existente, hayan reportado el empleo de las herramientas de telemedicina para ser
consideradas como Prestadores Remisores o como Centros de Referencia, como
es el caso del Centro de Telemedicina.
El prestador que declare servicios bajo la modalidad de telemedicina será
responsable del cumplimiento de todos los estándares aplicables al servicio que
inscribe, aun cuando para su organización concurran diferentes organizaciones o
personas que aporten recursos, de diversa índole, requeridos para el cumplimiento
de los estándares, el representante legal del Centro será el responsable del
cumplimiento de todas las condiciones de habilitación previstas por el Sistema
Obligatorio de Garantía de Calidad, y que le sean aplicables al prestador. Además,
después de que se haga la autoevaluación con las condiciones definidas en las
capacidades explicadas más adelante, debe tenerse en cuenta la visita de
verificación del cumplimiento de dichas capacidades y cada cuanto debe
realizarse. La Resolución 2003 de 2014 es una actualización de la Resolución
1043 del año 2006 y de la Resolución 1441 de 2013.
4.4.2.2.1. Habilitación
Se considera habilitado el servicio cuando el prestador cuenta con código activo
asignado por la Entidad Departamental o Distrital de Salud. La habilitación de los
servicios dependerá de si el servicio ofertado requiere o no visita previa, conforme
a lo estipulado en el artículo 10 de la presente resolución, en éste caso el código
se activará en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS),
61 (Ministerio de Salud y de la Protección Social, 2013, pág. 13)
85
una vez se haya realizado la visita por la entidad correspondiente y se haya
verificado el cumplimiento de las condiciones de habilitación por parte del
prestador. Una vez habilitado el servicio, la Entidad Departamental y/o Distrital de
Salud, entregará la certificación de habilitación del servicio y el o los
correspondiente(s) distintivo(s).
4.4.2.2.2. Distintivos
El distintivo de habilitación es el instrumento que les sirve a los ciudadanos para
ejercer control y verificación que los servicios de salud se están prestando en
servicios debidamente habilitados. Por cada servicio habilitado, las Entidades
Departamentales y Distritales de salud entregarán un distintivo en el momento de
la activación del código del prestador realizando el control de entrega respectivo. A
través de este mecanismo se fortalece la capacidad de control de las Entidades
Departamentales y Distritales de Salud sobre el estado de habilitación de los
servicios ofrecidos por las instituciones prestadoras de servicios de salud de su
jurisdicción. Es obligación del prestador de servicios de salud hacer el uso
adecuado del distintivo.
4.4.2.2.2.1. Obligaciones
El prestador que ostente el distintivo de Habilitación en un servicio se
comprometerá a:
1. Mantener permanentemente las condiciones de habilitación.
2. Informar a la Entidad Departamental y/o Distrital de Salud correspondiente,
cualquier novedad respecto al cumplimiento de las condiciones de habilitación
y de no cumplirlas retirar inmediatamente el Distintivo, con el fin de evitar en
cualquier caso la prestación de servicios de salud en condiciones inferiores a
las definidas por la normatividad específica mientras es exhibido.
3. Cada prestador de servicios de salud, una vez recibido el Distintivo, deberá
fijarlo (sin laminar) en lugar visible al público y cerca al acceso del servicio
específico que se encuentra habilitado
4. No adulterar, modificar, laminar o duplicar por cualquier medio del Distintivo de
habilitación velando por su buen estado y conservación.
5. No fijar un facsímil de cualquier naturaleza diferente al original.
6. Promover la información a los usuarios sobre su propósito y significado.
86
7. Retirarlo y devolverlo a la Entidad Departamental y/o Distrital de Salud en caso
de presentar novedad de cierre., deterioro del distintivo, inactivación de los
servicios habilitados, o revocatoria de la habilitación de un servicio.
La Entidad Departamental o Distrital de Salud Correspondiente son las
responsables de:
1. Elaboración, distribución, custodia y control de los distintivos de habilitación
2. Velar por la existencia de las condiciones de habilitación exigidas para cada
servicio habilitado que ostente el Distintivo.
3. Orientar a los usuarios que lo soliciten sobre el propósito, alcance y
mecanismos de control que activa el distintivo de Habilitación.
4. Atender las quejas, reclamos y cualquier tipo de inquietud que los usuarios
manifiesten respecto a servicios de salud que ostenten el distintivo y que en su
concepto, no constituyan garantía de calidad en la atención.
5. Verificar diligentemente el cumplimiento de las condiciones de habilitación de
los servicios sobre los cuales existe reclamo alguno por parte de los usuarios.
6. Retirar inmediatamente el distintivo de todo servicio que no mantenga las
condiciones de habilitación que ameritaron su expedición y autorización de
uso.
7. Verificar el restablecimiento pleno de las condiciones de habilitación que
ameritaron su retiro en caso de que así haya sido, antes de volverlo a entregar.
8. Promover el uso adecuado del Distintivo de Habilitación y su apropiación por
parte de los usuarios como mecanismo de fortalecimiento de su participación
activa en su autocuidado y el control de la oferta del Sistema General de
Seguridad Social en Salud.
9. Custodia del distintivo y entrega del mismo en caso de reapertura del servicio
en un plazo no mayor a un año.
10. En caso de reapertura del servicio luego del año de cierre, o por deterioro del
distintivo, la Entidad Departamental o Distrital de Salud deberá otorgar un
nuevo distintivo y destruir el anterior, dejando constancia de la situación en un
acta y realizando la actualización respectiva en el aplicativo web del Registro
Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS) en la opción de
distintivos.
El Ministerio de la Protección Social se compromete a:
1. Divulgar el concepto del Distintivo de Habilitación, sus contenidos, propósitos,
alcance y características que garanticen su legitimidad.
87
2. Entregar a la entidad territorial las condiciones para la edición de los distintivos
que habrá de expedir.
4.4.2.2.3. Vigencia de la inscripción
La vigencia de la habilitación será de 4 años a partir de la inscripción, vencido éste
término se renovará automáticamente por periodos de un año, siempre y cuando
realice la autoevaluación anual y ésta sea reportada en el Registro Especial de
Prestadores de Servicios de Salud (REPS).
La inobservancia del cumplimiento del proceso de autoevaluación y su reporte en
el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS), tendrá como
resultado la inactivación del Prestador de Servicios de Salud del Registro Especial
de Prestadores de Servicios de Salud (REPS). En consecuencia el Prestador de
Servicios de Salud deberá realizar nuevamente la inscripción ante la Entidad
Departamental o Distrital de Salud correspondiente, como nuevo prestador de
servicios de salud.
Los prestadores que cumplan los cuatro años de vigencia de la habilitación,
conforme a lo previsto en el artículo 14 del Decreto 1011 de 2006, renovarán
anualmente su habilitación, siempre y cuando el prestador, antes del 31 de mayo
de cada año, haya realizado el proceso de autoevaluación esta se hará
ingresando a la página web de la Entidad Departamental o Distrital de Salud
enlace de habilitación de prestadores de servicios de salud, con usuario y
contraseña y proceder a verificar la información declarada, registrar novedades si
procede, según proceso de novedades o ratificar la información del Registro
Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS) vigente tanto en
evaluación, como en inscripción y generar la constancia de actualización anual de
información para ser presentada cuando sea requerida.
4.4.2.2.4. Verificación del Cumplimiento de las Condiciones de Habilitación
El proceso de verificación de las condiciones de habilitación de los servicios de
salud, debe cumplirse de acuerdo con los criterios definidos para cada estándar,
toda nuevo Prestador de Servicios de Salud deberá tener verificación previa de
condiciones de habilitación expedida por la Entidad Departamental o Distrital de
Salud, que dispondrá de seis meses desde la presentación de la solicitud para
realizar la verificación. En toda visita de verificación previa, los estándares de
talento humano, historias clínicas y procesos prioritarios, se verificarán con base
88
en la planeación que se tenga y no se exigirá el resultado de los referidos
estándares. Las visitas a los Prestadores de Servicios de Salud que inicien su
funcionamiento o, realicen una nueva inscripción producto de la inactivación en el
Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS), deberán dar
cumplimiento a las condiciones definidas en el Manual de Habilitación de
Prestadores de Servicios de Salud.
A continuación se presentan los requerimientos generales que debería tener el
centro de telemedicina según la Resolución 2003 de 2014:
Talento Humano
• Permanencia o presencialidad: El personal debe permanecer en un mismoservicio
• Disponibilidad: Personal a disposición y localizable para hacerse presente dentrodel tiempo requerido para atender el evento en salud.
• Exclusividad: Personal que no puede ser compartido con otros servicios.
• Personal en entrenamiento: Corresponde al Talento Humano que realizaactividades asistenciales pero que aún no ha sido titulado o certificado. Estepersonal, si bien atiende pacientes, debe realizarlo bajo supervisión de personallegalmente autorizado para el ejercicio profesional.
• Auxiliares en las áreas de la salud: Los auxiliares con estudios certificados antesde la vigencia del Decreto 3616 de 2005, deben presentar el certificado deestudio respectivo.
• La certificación de los procedimientos, intervenciones y actividades que puedenser realizados por el talento humano en salud, relacionados con la profesión uocupación de la salud para la que fue capacitado y entrenado, deberá serexpedida por las instituciones educativas respectivas reconocidas por el estado.
• Certificado de formación en la competencia
Historia Clínica y Registros
• Prescripción médica, plan de tratamiento o dosimetría,
• Registro en físico firmado por el técnico que suministra el tratamiento.
• Relacionar tratamiento con plan inicial, existencia de soportes de simulación por paciente, existencia de una imagen física o virtual.
Dotación y mantenimiento
• Tener los manuales correspondientes a cada equipo para la verificación de que se están siguiendo las recomendaciones de mantenimiento y calibración establecidas por el fabricante.
Gestión de medicamentos ,Dispositivos Médicos e Insumos
• Certificación de buenas prácticas de manufactura para los servicios que la requieran.
89
Infraestructura
• Adecuación del espacio: Intervención de la infraestructura física, en la que no se modifican las condiciones espaciales y técnicas de los ambientes, no aumentando el área construida, mejorando las condiciones existentes.
• Ambiente y área :Lugar físico delimitado por barrera fija piso techo, en el cual se realiza una actividad específica o varias compatibles.
• Ampliación del terreno: Extensión o adición del área física de la edificación existente.
• Baño y Unidad sanitaria: Ambiente que cuenta con lavamanos y sanitario y en el caso del baño una ducha tambien. Los lavamanos deben tener llaves para suministro de agua y sifón, de uso exclusivo para lavado de manos, la grifería, donde se requiera por las condiciones de asepsia.
• Barrera física: Elementos materiales que permiten separar áreas o espacios, ambientes o servicios entre sí.
• Disponibilidad
• Lavaplatos y Vertedero: Aparatos sanitarios dotados con un sistema que garantice un arrastre hidráulico, para vertimiento de residuos líquidos, secreciones o excretas, dotado con ducha (o aspersor) tipo teléfono. el vertedero es exclusivo para residuos liquidos.
• Pocetas de aseo y de lavado: Cuenta con punto hidráulico y desagüe, localizadas, en general, dentro de ambientes organizados para recibir también los elementos de aseo
• Remodelación del edificio
Procesos prioritarios asistenciales
• Proceso en salud: Conjunto de actividades que se realizan a una persona o un insumo biológico específico, con el fin de transformarlo, obteniendo como resultado un servicio o un producto.
• Procedimiento en Salud: Actividad que hace parte de un proceso y ayuda en la realización o generación del servicio o producto.
• Guía clínica de atención: Conjunto de recomendaciones sobre promoción, prevención, detección, diagnóstico, tratamiento, seguimiento y/o rehabilitación de una patología o problemática de salud específica. Esta debe contener como mínimo objetivos, población objeto, alcance, recomendaciones y algoritmos de manejo y metodología de realización.
• Protocolo: Conjunto de normas y a realizar dentro de un servicio o programa, frente a una situación específica dentro de la institución y su ejecución debe ser de carácter obligatorio. Sólo se exigirá las guías y protocolos de los procedimientos que realicen.
• Manual: Documento o cartilla que contiene las nociones básicas y la forma correcta de aplicación de un tema o un compendio y colección de textos seleccionados y fácilmente localizables.
Interdependencia de Servicios
• No aplica para Centros de Referencia
90
4.5. DOCUMENTACIÓN NORMATIVA DEL CENTRO DE TELEMEDICINA
En primera instancia los parámetros por lo cual debe regirse el laboratorio son los
establecidos en la Resolución 1448 de 2006 en el que se definen las condiciones
de habilitación para las instituciones que prestan servicios de salud bajo la
modalidad de Telemedicina, cada artículo de la norma remite a los estándares de
otra resolución.
Fuente: Elaboración Propia
FIGURA 15. Estructura normativa básica
Lo primero que debe definirse es si es un centro de referencia o institución
remisora, en el artículo 4 establecen los estándares de la historia clínica definidos
en la Resolución 1995 de 1999 con las normas que lo modifican y la circular No 2
de 1997 del archivo general de la nación, a su vez la resolución 1995 en su
artículo 10 señala los contenidos mínimos de información de la atención prestada
al usuario, y conlleva a la resolución 3374 de 2000 donde se señalan los
parámetros básicos que deben contener los archivos con cada información. Y esta
norma nos remite a Resolución 4678 de 2015 que determina la Clasificación Única
de Procedimientos en Salud (CUPS) y es una lista para la clasificación de códigos
Resolución 1448 de 2006
Condiciones para la modalidad de Telemedicina
Resolución 1995 de 1999
Párametros para la Historia Clinica
Resolución 3374 de 2000
Datos minimos que debe contener la Historia clinica
Resolución 4678 de 2015
Clasificación Unica de Procedimientos en Salud (CUPS)
Resolución 255 de 2007
Código unico de Medicamentos (CUM)
Decreto 1011 de 2006
Capacidades tecnologicas, suficiencia patrimonial y tecnico administrativas
Anexo Tecnico 2 Resolución 1448
Capacidades tecnologicas y cientificas
Resolución 1043 de 2006
Capacidades de suficiencia Patrimonial y Tecnico-Administrativas
Circular 0076 de 2007
Formulario de novedades de Prestadores de Servicios de Salud
Resolución 2003 de 2014
Manual de Habilitación de Prestadores de Servicios de Salud
Ley 23 de 1981
Etica en la prestacion de servicios bajo la modalidad de Telemedicina
Art. 4
Art. 6
Art. 13
Art. 10
91
según ordenamiento lógico y detallado de los procedimientos y servicios en salud
que se realizan en el país.
En el artículo 6 de la resolución 1448 define las características de calidad del
sistema de habilitación para las instituciones bajo la modalidad de Telemedicina
que aparecen en el artículo 3 del Decreto 1011 de 2006. Posterior a eso en la
resolución aparece la sección del sistema de habilitación para las instituciones
prestadoras de servicios de salud bajo la modalidad de Telemedicina, en el
artículo 7 habla de inscripción en el registro especial de prestadores de servicios
de salud y los pasos que deben seguirse basados en el decreto mencionado y en
el artículo 10 hace referencia a las capacidades tecnológicas y científicas que son
descritas en el anexo técnico de la resolución dado que es un centro de referencia,
las capacidades técnico administrativas y de suficiencia patrimonial y financiera
mencionadas también en el Decreto 1011. La circular 0076 de 2007 remite a la
inscripción del servicio a través del formulario de novedades de prestadores de
servicios de salud luego de haber sido autoevaluadas las capacidades
anteriormente descritas.
Se señala el consentimiento informado en servicios bajo la modalidad de
Telemedicina en los que se explican los riesgos y los beneficios de utilizar la
modalidad de Telemedicina en los pacientes y luego la ética en la prestación de
servicios bajo la modalidad de Telemedicina que se sujetarán a las disposiciones
establecidas en la Ley 23 de 1981.
La ley 1419 de 2010 se establecen los lineamientos para el desarrollo de la
Telesalud ya que uno de los pilares del laboratorio será la docencia.
4.5.1. Habilitación de la normatividad para la prestación de servicios en
telemedicina
La habilitación de los servicios de salud en la modalidad de Telemedicina permite
que los usuarios lleguen a diversos servicios de salud y viceversa, todo con el fin
acortar distancias y reducir los costos de desplazamiento. Algunas de las
características particulares implícitas de la Telemedicina son:
Servicios complementarios e instantáneos a la atención de un especialista, es
decir para la obtención de una segunda opinión.
Diagnósticos inmediatos por parte de un médico especialista en un área
determinada.
92
Educación remota para los estudiantes de alguna área particular en salud o
bien sea de otras carreras con intereses el tecnologías de información.
Servicios de archivo digital de exámenes radiológicos, ecografías, tomografías
e imágenes de laboratorio. Esta modalidad conlleva a una disminución del
tiempo entre la toma de exámenes y la obtención de resultados o entre la
atención y el diagnóstico certero del especialista, quien no debe viajar o el
paciente no tiene que ir a examinarse, y reducir así costos de tiempo y dinero.
La prestación de los servicios de salud es un deber constitucional para todas las
personas de un país, donde se pretende definir las responsabilidades del Estado
para proteger la vida, los derechos de la seguridad social y la salud de todas las
personas que lo conforman. De igual manera, el Estado tiene a cargo la
organización, dirección y reglamentación de los servicios de atención en salud y
saneamiento ambiental y ejercer la vigilancia y control de la prestación de los
servicios de salud.
Basado en eso, se crean los modelos para la habilitación de los servicios de salud
dentro del estado colombiano y así mismo las normas que regulan o de las cuales
la prestación de servicios en la modalidad de Telemedicina debe estar regida para
la calidad del mismo.62
Para realizar la implementación de la documentación normativa, el laboratorio de
Telemedicina debe en primer lugar regirse por la Resolución 1448 de 2006 que
tiene por objeto regular la prestación servicios de salud bajo la modalidad de
Telemedicina y establece las condiciones de habilitación de obligatorio
cumplimiento para las instituciones que prestan servicios de salud bajo dicha
modalidad. Algunos puntos que el grupo Grupo Bioingenium de la Universidad
Nacional (portal web -Centro de Telemedicina), resalta de esta resolución son:
La Telemedicina no es un tipo de servicio sino una modalidad de prestación del
servicio.
Sólo se podrá presentar en situaciones en que por limitaciones de oferta o de
acceso no se pueda brindar el servicio completo de forma presencial por parte
del especialista o como complemento de la asistencia del médico tratante de la
Institución Remisora.
62 (Yunda, 2013)
93
Las entidades que prestan servicios de salud bajo la modalidad de
Telemedicina se clasifican en Instituciones Remisoras y Centros de Referencia.
En cualquier caso éstas deben ser IPS's y por lo tanto deben cumplir con la
reglamentación exigida para este tipo de instituciones.
A partir del 9 de enero de 2005 toda institución que desee prestar servicios de
salud en la modalidad de Telemedicina deberá realizar el trámite de Inscripción
en el Registro Especial de Prestadores de Salud, ya sea que se inscriban
nuevos servicios o se registre la novedad de prestación bajo esta modalidad.
La inscripción de prestación de un servicio en modalidad de Telemedicina
presupone el cumplimiento de los estándares de condiciones tecnológicos y
científicos exigidos por la resolución.
Para la atención de pacientes bajo esta modalidad es necesario que al
paciente se le haya informado en qué consiste esta modalidad de servicio,
incluyendo los riesgos y beneficios de este tipo de atención. Para este efecto,
se dejará constancia en la historia clínica del paciente, quien con su firma
autógrafa o huella dactilar declarará que comprendió la información entregada
y que aceptó ser atendido bajo esta modalidad.
Las actuaciones de los médicos en el ejercicio de la prestación de servicios
bajo la modalidad de Telemedicina, se sujetarán a las disposiciones
establecidas en la Ley 23 de 1981, adicionalmente se tendrá en cuenta que el
profesional tratante que pide la opinión de otro colega es responsable del
tratamiento y de otras decisiones y recomendaciones entregadas al paciente,
de la calidad de la atención que éste recibe y no debe optar por la consulta de
Telemedicina, a menos que considere que es la mejor opción disponible. Sin
embargo, el Tele-experto es responsable de la calidad de la opinión que
entrega.
4.5.2. Historia Clínica
Para definir los parámetros de la historia clínica se toma en cuenta la Resolución
1995 de 1999 en la cual se establecen las normas para el manejo de las mismas.
La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio, sometido a reserva y que
sólo puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los
94
casos previstos por la Ley. Podrán acceder a la información contenida en la
historia clínica, en los términos previstos en la Ley:
El usuario.
El Equipo de Salud.
Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.
Las demás personas determinadas en la ley. 63
Sobra decir que esta determinación es obligatoria para todos los prestadores de
servicios de salud y demás personas naturales o jurídicas que se relacionen con la
atención en salud, además establecido en el artículo 4 de la resolución 1448.
4.5.2.1. Características de la Historia Clínica
Fuente: Elaboración Propia
FIGURA 16. Características de la Historia Clínica
63 (Ministerio de Salud, 1999)
La historia clínica de un usuario debe reunir información de los aspectoscientíficos, técnicos y administrativos relativos a la atención en salud enlas fases de fomento, promoción de la salud, prevención específica,diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, abordándolocomo un todo en sus aspectos biológico, psicológico y social, einterrelacionado con sus dimensiones personal, familiar y comunitaria.
Integralidad:
Los registros de la prestación de los servicios en salud deben consignarseen la secuencia cronológica en que ocurrió la atención. Desde el punto devista archivístico la historia clínica es un expediente que de maneracronológica debe acumular documentos relativos a la prestación deservicios de salud brindados al usuario.
Secuencialidad:
Para los efectos de la presente resolución, es la aplicación de criterioscientíficos en el diligenciamiento y registro de las acciones en saludbrindadas a un usuario, de modo que evidencie en forma lógica, clara ycompleta, el procedimiento que se realizó en la investigación de lascondiciones de salud del paciente, diagnóstico y plan de manejo.
Racionalidadcientífica:
Es la posibilidad de utilizar la historia clínica en el momento en que senecesita, con las limitaciones que impone la Ley.
Disponibilidad:
Es el diligenciamiento de los registros de atención de la historia clínica,simultánea o inmediatamente después de que ocurre la prestación delservicio.
Oportunidad:
95
4.5.2.2. Creación de la Historia Clínica
1. Todo prestador de servicios de salud que atiende por primera vez a un usuario
debe realizar el proceso de apertura de historia clínica.
2. La identificación se hará con el número del documento de identidad de la
persona. Se debe utilizar una historia única institucional, la cual estará ubicada
en una base de datos organizada de acuerdo a los tiempos de retención,
donde se indique donde se encuentra, a quien y en qué fecha ha sido
entregada.
3. Los folios que componen la historia clínica deben numerarse en forma
consecutiva, por tipos de registro, por el responsable del diligenciamiento de la
misma.
4. Cada historia debe contener identificación del usuario, registros específicos y
anexos correspondientes.
Identificación del usuario: Los contenidos mínimos que deben tener son los
datos personales de identificación del usuario; apellidos y nombres completos,
estado civil; documento de identidad; fecha de nacimiento; edad; sexo;
ocupación; dirección y teléfono del domicilio y lugar de residencia; nombre y
teléfono del acompañante; nombre, teléfono y parentesco de la persona
responsable del usuario; según el caso; aseguradora y tipo de vinculación.
Registros específicos: es el documento en el que se consignan los datos e
informes de un tipo determinado de atención. Los contenidos mínimos de
información de la atención prestada al usuario, que debe contener el registro
específico son los mismos contemplados en la Resolución 3374 del 2000 y las
normas que la modifiquen o adicionen y los generalmente aceptados en la
práctica de las disciplinas del área de la salud.
La Resolución 3374 define el Registro Individual de Prestación de Servicios de
Salud (RIPS) como:
El conjunto de datos mínimos y básicos que el Sistema General de Seguridad Social
en Salud requiere para los procesos de dirección, regulación y control, y como soporte
de la venta de servicio, cuya denominación, estructura y características se ha
unificado y estandarizado para todas las entidades a que hace referencia el artículo
96
segundo de la presente Resolución. Los datos de este registro se refieren a la
identificación del prestador del servicio de salud, del usuario que lo recibe, de la
prestación del servicio propiamente dicho y del motivo que originó su prestación:
diagnóstico y causa externa. 64
Anexos: Son todos aquellos documentos que sirven como sustento legal,
técnico, científico y/o administrativo de las acciones realizadas al usuario en los
procesos de atención, tales como: autorizaciones para intervenciones
quirúrgicas, procedimientos, autorización para necropsia, declaración de retiro
voluntario y demás documentos que las instituciones prestadoras consideren
pertinentes. En los casos de imágenes diagnósticas, los reportes de
interpretación de las mismas también deberán registrarse en el registro
especifico de exámenes paraclínicos y las imágenes diagnosticas podrán ser
entregadas al paciente, explicándole la importancia de ser conservadas para
futuros análisis, acto del cual deberá dejarse constancia en la historia clínica
con la firma del paciente.
5. La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de 20 años
contados a partir de la fecha de la última atención. Mínimo cinco (5) años en el
archivo de gestión del prestador de servicios de salud, y mínimo quince (15)
años en el archivo central. Una vez transcurrido el término de conservación, la
historia clínica podrá destruirse.
6. Se puede utilizar medios físicos o técnicos como computadoras y medios
magneto-ópticos, cuando así lo consideren conveniente, atendiendo lo
establecido en la circular 2 de 1997 expedida por el Archivo General de la
Nación. Los programas automatizados que se diseñen y utilicen para el manejo
de las Historias Clínicas, así como sus equipos y soportes documentales,
deben estar provistos de mecanismos de seguridad, que imposibiliten la
incorporación de modificaciones a la Historia Clínica una vez se registren y
guarden los datos.
7. En todo caso debe protegerse la reserva de la historia clínica mediante
mecanismos que impidan el acceso de personal no autorizado para conocerla
y adoptar las medidas tendientes a evitar la destrucción de los registros en
forma accidental o provocada. Se debe velar por la conservación de la misma y
responder por su adecuado cuidado.65
64 (Ministerio de Salud, 2000) 65 (Ministerio de Salud, 1999)
97
4.5.2.3. Especificaciones técnicas para la identificación de medios de envío
Todos los datos y la identificación de la información deben tener en cuenta que los
prestadores de servicios de salud y las entidades administradoras de planes de
beneficios, deberán identificar los registros individuales de atención, manuales o
automáticos. Los RIPS se presentan en diez archivos que tienen estructuras y
datos específicos, sólo se aceptan los archivos de texto que cumplan el estándar
TXT. Cada archivo consiste en un conjunto de registros separados por un salto de
línea y cada uno de los registros está formado por campos separados por coma
(,). Los tipos de archivos son los siguientes:
CT= Archivo de control: Es la estructura de datos que permite el control de la
recepción de los datos de prestaciones de salud. Todo envío debe contener
este archivo y su diligenciamiento es obligatorio. El archivo de control debe
tener todos los datos correctos para continuar con la validación de los
siguientes archivos. (ANEXO A)
AF = Archivo de transacciones: El archivo de transacciones equivale al
encabezado de una factura de compra/venta de servicios más el valor total con
sus descuentos y comisiones, bonificaciones u otras pactadas entre proveedor
y pagador. (ANEXO B)
US = Archivo de usuarios de los servicios de salud: Van los datos de los
usuarios atendidos en el período, correspondientes a su identificación,
características básicas, lugar de residencia y pertenencia al Sistema de
Seguridad Social. (ANEXO C)
AC = Archivo de consulta: En el archivo de consulta se incluyen las realizadas
por los distintos profesionales de la salud, las de primera vez y de control, las
realizadas en la consulta ambulatoria, en el servicio de urgencias, las
interconsultas intrahospitalarias y en urgencias, las juntas médicas, las visitas
domiciliarias y las realizadas como parte de control de pacientes especiales.
De acuerdo a las especificaciones realizadas por la clasificación única de
procedimientos en salud vigente.
Las consultas a registrar son las realizadas por médicos (generales y
especialistas), odontólogos (generales y especialistas), enfermeras, terapistas,
98
nutricionistas, optómetras y otros. Se incluyen aquí las consultas de medicina
laboral y del trabajo.
En la prestación del servicio de consulta odontológica (general o
especializada), la consulta corresponde a la sesión en la cual el odontólogo
hace el examen integral del estado buco-dental y formula un plan de
tratamiento integral. Las sesiones para ejecutar ese plan se registran en
procedimientos. Igualmente se incluyen las consultas de control del
tratamiento. (ANEXO D)
AP = Archivo de procedimientos: En este archivo se registran los datos de los
procedimientos diagnósticos, terapéuticos quirúrgicos y no quirúrgicos, de
protección específica y de detección temprana de enfermedad general o de
enfermedad profesional. Los procedimientos incluyen la aplicación de vacunas,
procedimientos odontológicos incluidos los de PyP, procedimientos de
laboratorio clínico, procedimientos quirúrgicos y no quirúrgicos, como las
terapias física, respiratoria, infiltraciones, lavado gástrico, entre otros. (ANEXO
E)
AU = Archivo de urgencias con observación: Los datos que conforman el
registro de urgencias corresponden a la estancia del paciente en la unidad de
observación de urgencias, ocupando una cama. Cuando sólo se generó la
atención inicial de urgencias (consulta de urgencia, procedimientos
diagnósticos o terapéuticos) y debe permanecer varias horas en el servicio de
urgencias pero no está bajo observación, no se debe generar este archivo.
(ANEXO F)
AH = Archivo de hospitalización: Los datos que conforman el registro de
hospitalización corresponden a la estancia del paciente en cualquier servicio
hospitalario ocupando una cama. Si se genera una hospitalización se debe
realizar el registro individual de la hospitalización y además se deben generan
registros individuales de prestación de servicios de procedimientos,
interconsultas, medicamentos y otros servicios que debe ser registrados en los
respectivos RIPS. Si el paciente permanece más de 6 horas en urgencias y la
EPS exige al hospital la hospitalización pero no hay camas disponibles, no se
puede reportar como hospitalización.
Cuando se realiza una hospitalización obstétrica y se hacen procedimientos
relacionados con el parto, se debe diligenciar el Registro individual de Recién
99
Nacido, así como todos los RIPs relacionados con las prestaciones individuales
de la madre. (ANEXO G)
AN = Archivo de recién nacidos (ANEXO H)
AM = Archivo de medicamentos (ANEXO I)
AT = Archivo de otros servicios (ANEXO J)
Antes de entrar a la validación de los datos de los archivos descritos, debe
verificarse que el nombre del archivo se encuentre en el archivo de control y que
contenga el mismo número de registros. El archivo de control debe tener todos los
datos correctos para continuar con la validación de los demás archivos y debe
conservarse el orden con que se han colocado anteriormente.
Las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud en la transferencia de datos a
las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios, deben enviar los datos en
los respectivos archivos, dentro del mismo mes o en los primeros veinte días del
mes siguiente a la facturación de los servicios de salud. Debe enviarse de acuerdo
con la especificación dada en el Anexo Técnico No. 1, de la Resolución 3374. La
especificación de la identificación externa del medio magnético (CD o DVD),
deberá tener una identificación como se muestra en la tabla:
Tabla 6. Identificación externa de medios magnéticos DATO DESCRIPCIÓN
Código de la entidad que envía los datos
Código asignado a la Institución prestadora de servicios de salud, según sea el caso
Nombre de la entidad que envía los datos.
Nombre asignado a la Institución prestadora de servicios de salud, según sea el caso
Fecha de la remisión de los datos
Fecha de la remisión
Número del volumen enviado
Colocar el número del volumen (CD o DVD) de tantos volúmenes que contienen los datos que se están reportando (Ej.: 1/3, 2/3, 3/3)
Nombre del responsable del envío
Nombre completo y legible
Teléfono del responsable del envío
Indicativo y número telefónico
RIPS período de reporte
Descripción del período de reporte
Fuente: (Yunda, 2013)
Nombres de los archivos. Los archivos de datos deberán identificarse con el
Tipo de archivo (dos caracteres), el número de la remisión de los datos (de uno a
100
seis caracteres). Es decir, el nombre queda con un total máximo de ocho
caracteres más la extensión del archivo, que debe ser Txt.
Archivo de control. Corresponde al archivo del registro de control de los archivos
enviados en el(los) medios magnéticos (CT). Este es el primer archivo e irá en el
primer volumen de los medios magnéticos que contengan los archivos.
Archivos de registro de datos. Son los archivos que contienen los datos de las
facturas o transacciones (AF), de los usuarios (US), de las consultas (AC), de los
procedimientos (AP), de hospitalización (AH), de las urgencias con observación
(AU), recién nacidos (AN), medicamentos (AM) y otros servicios (AT).
Estos archivos de datos deben cumplir con las siguientes especificaciones:
Los campos del archivo deben estar separados por comas. La coma solamente
debe ser utilizada para este fin. Cuando el campo no contenga valor, igual se
debe incluir el campo separado por coma (,).
Dentro de los campos de datos tipo texto no deben contener ningún tipo de
separador o carácter especial, sólo se acepta el espacio en blanco.
Los campos con datos numéricos que incluyan decimales, deben utilizar como
separadores de decimales el punto (.). Los datos deben venir sin separación de
miles.
Los campos con el dato “fecha” deben tener el formato Día/Mes/Año
(dd/mm/aaaa), incluido el carácter (/).
No se debe utilizar un calificador de campo de texto, es decir, ningún dato de
campo debe venir encerrado entre comillas (““), ni ningún otro carácter
especial.
Los campos que contienen horas y minutos deben tener el formato hora:
minutos (hh:mm), incluye los dos puntos. Sistemas de veinticuatro (24) horas.
No colocar ningún carácter especial de fin de registro o archivo.
101
Para optimizar el proceso del envío de los archivos, se pueden comprimir con
formato ZIP y enviarlos en medio magnético en CD o DVD. 66
Basado en el artículo 4 de la resolución anteriormente mencionada, especifica
cuáles son los requisitos mínimos que deben cumplir las facturas de los diez
archivos que establece la resolución:
Datos Relativos al control:
Código del prestador de servicios de salud
Fecha de remisión
Código del archivo
Total de registros
Datos relativos a la transacción:
Código de identificación del prestador del servicio de salud en el SGSSS,
asignado por la Dirección Local, Distrital, Departamental de Salud, o por el
Ministerio de Salud para las instituciones de su competencia: El código del
prestador es el número de habilitación generado por el ente territorial
correspondiente, es de 12 posiciones, incluye sedes. Para consultarlo favor
entrar en https://prestadores.minsalud.gov.co/habilitacion/ . Aplica para todos
los archivos reportados.
Nombre o razón social cuando es una persona jurídica o apellidos y nombre
del prestador cuando éste es un profesional independiente
Tipo de documento de identificación del prestador
Número del documento de identificación del prestador
Número de la factura:
Contrato por capitación: todas las atenciones prestadas en el período, a los
usuarios incluidos en el contrato, deben tener el mismo número de factura.
Contrato por paquete, tales como: actividad final, atención integral por
diagnóstico, paquete de evento como el parto. Para este tipo de atenciones
se puede registrar así:
Las atenciones que están incluidas en el paquete pueden llevar el
mismo número de factura (esta es la situación correcta)
Cuando el paquete incluya atenciones ambulatorias y hospitalización,
las atenciones ambulatorias pueden llevar número distintos de factura y
66 (Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación – OTIC, 2016, pág. 10)
102
todas las atenciones dentro de la hospitalización un sólo número de
factura que identifica la hospitalización.
Contrato por evento: todas las atenciones prestadas en el evento, a los
usuarios incluidos en el contrato, deben tener el mismo número de factura.
Fecha de expedición de la factura
Fecha de inicio del período de la facturación enviada
Fecha de finalización del período de la facturación enviada
Código y nombre de la Entidad Administradora de Planes de Beneficios o quien
paga la factura: Cuando el pagador es una empresa pública o privada que
contrata los servicios de salud ocupacional (SST), también debe diligenciarse
el NIT de la empresa pagadora.
Número de contrato, cuando se requiera
Plan de beneficios
Número de la póliza del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT)
Valor del pago compartido (Copago)
Valor de la comisión a reconocer por la EPS, por los estudios diagnósticos
realizados para confirmar enfermedad profesional
Valor de descuentos
Valor neto a pagar por la entidad contratante:
Cuando es capitación: en éste campo se coloca el valor convenido para la
cápita mensual, sin que corresponda a la sumatoria de los valores de las
atenciones prestadas. En cada atención el campo valor se llena con “cero”.
Cuando es por paquete, pago global, DRG, atención integral u otra similar,
se registra el valor correspondiente a la sumatoria de las atenciones
nucleares, finales o que identifican al paquete, más las de evento que se
incluyan en este mismo archivo. En el caso de las atenciones por paquete,
a las actividades intermedias se les colocará valor “cero”.
Para las demás atenciones, independientemente del tipo de contrato, se
debe diligenciar el valor total de la factura.
Datos de identificación de usuarios:
Cuando los servicios de salud se presten a personas que se encuentren afiliadas
al SGSSS, bien sea en el régimen contributivo o en el subsidiado, se deben
diligenciar los siguientes datos:
103
Tipo y número de identificación del usuario: Se registra como CC (Cédula
ciudadanía), CE (Cédula de extranjería), CD (Carné diplomático), PA
(Pasaporte), RC (Registro civil), TI (Tarjeta de identidad), AS (Adulto sin
identificación), MS (Menor sin identificación), NV (Certificado de nacido vivo),
SC (Salvoconducto) o PR (Pasaporte de la ONU). En el caso de que un
usuario del servicio de salud no cuente con una identificación de acuerdo los
tipos de identificación establecidos, se debe tener en cuenta lo establecido por
la resolución 2232 de 2015, Anexo técnico, tabla 1 o la normatividad vigente
sobre el tema. Su detalle se presenta al final de la descripción del archivo de
usuarios – US. Si no tiene el documento (después de haber verificado que en
realidad no ha sido registrado) el tipo de identificación será MS.
El personal de la IPS debe insistir en la exigencia del registro civil a todos los
niños. MS y AS en poblaciones especiales, el registro se debe ceñir a lo
contenido en la “Tabla para la identificación de usuarios de salud que no están
identificados de la Registraduría Nacional del Estado Civil”
Tabla 7. Tabla para la identificación de usuarios de salud que no están identificados
CONDICIÓN TIPO DOCUMENTO
LONG.
COMPOSICIÓN DEL NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN
Personas de la tercera edad bajo la protección de los ancianatos.
AS 10 Código departamento+ código municipio + S+ consecutivo por afiliado (Alfanumérico). Ej.: 08001S8125
Indígenas mayores de edad
AS 10 Código departamento+ código municipio + I+ consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej.: 76001I8125
Habitantes de la calle mayores de edad.
AS 10 Departamento + municipio +D + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej.: 05001D0008
Habitantes de la calle menores de edad.
MS 10 Departamento + municipio +D + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej.: 05001D0008
Menores de edad desvinculados del conflicto armado. Población infantil vulnerable bajo protección en instituciones diferentes al ICBF. Menores de edad a cargo del ICBF.
MS 10 Código departamento+ código municipio + I Código de departamento + código de municipio + A + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej: 25001A0009
104
Indígenas menores de edad
MS 10 Código de departamento + código de municipio + I + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej: 08001I8125. Solo aplica para Régimen Subsidiado.
Menor de edad recién nacido con edad menor o igual a un (1) mes.
MS 12 Número de documento de la madre o el número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno (1). "Las entidades Territoriales y las EPSS deben gestionar la plena identificación del menor y reportar la actualización antes que cumpla el año.
Desplazados menores de edad
MS 10 Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej: 05001P0008 *Las entidades Territoriales y las EPSS deben gestionar la plena identificación del menor y reportar la actualización del documento a la BDUA.
Desplazados mayores de edad
AS 10 Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej: 05001P0008. *Las entidades Territoriales y las EPSS deben gestionar la plena identificación de esta población y reportar la actualización del documento a la BDUA.
Población Reclusa con identificación interna asignada por el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario – INPEC
MS 6 Número asignado por el INPEC. Para menores de tres (3) años que convivan con sus madres recluidos en los establecimientos a cargo del INPEC.
AS Número asignado por el INPEC. Para internos recluidos en los establecimientos de reclusión a cargo del INPEC
Fuente: Registraduria Nacional del Estado Civil, según el Anexo Técnico, tabla 1 de la Resolución N° 2232 de 2015.
Tipo de usuario: Los valores de este dato pueden ser 1 (Contributivo), 2
(Subsidiado), 3 (Vinculado), 4 (Particular), 5 (Otro), 6 (Desplazado con
afiliación al régimen contributivo), 7 (Desplazado con afiliación al régimen
subsidiado) o 8 (Desplazado no asegurado). Estos valores han sido ajustados
para poder identificar la población desplazada, con y sin subsidios, y poder
tener control sobre la obligatoriedad de atenderlos prioritariamente por el ente
que corresponda. La condición de desplazado se acredita, inicialmente, con la
carta que expide Acción Social o la entidad competente a la persona y su
inclusión en el comprobador de derechos que expide mensualmente la SDS –
105
Dirección de Aseguramiento, con base en la información entregada por la Red
de Solidaridad.
Tipo de afiliado
Para todos los usuarios de los demás planes de beneficios o eventos especiales,
se deben diligenciar, además de los anteriores, los siguientes:
Apellidos
Nombres
Ocupación
Edad
Unidad de medida de la edad
Sexo
Departamento y municipio de residencia habitual del usuario: El código del
departamento y el municipio de residencia se encuentra en la tabla DIVIPOLA
a la cual se tiene acceso a través del siguiente enlace
http://geoportal.dane.gov.co:8084/Divipola/
Zona de residencia habitual
Datos de la Consulta:
Código del prestador de servicios de salud
Número de la factura
Tipo y número de identificación del usuario
Fecha de la consulta
Número de autorización, cuando se requiera
Código de consulta: La Clasificación Única de Procedimientos en Salud
(CUPS) está establecida el Resolución 4678 de 2015 en la que se establece
una lista para la clasificación de códigos según ordenamiento lógico y detallado
de los procedimientos y servicios en salud que se realizan en el país, en
cumplimiento de los principios de interoperabilidad y estandarización de datos,
para este caso solo se utilizarían los códigos relacionados con consulta, que se
identifican a continuación:
Consulta médica electiva: Cuando la consulta es solicitada por un usuario
que acude al médico porque se siente enfermo, presenta alguna
sintomatología o disfuncionalidad, pero no la percibe como riesgo de
106
agravamiento o muerte se considera que es una consulta electiva, de tipo
resolutivo.
Cuando al usuario se le hace una consulta para valoración y detección
temprana de alteraciones o enfermedades del crecimiento y desarrollo, del
embarazo, de patologías como el VIH, ya sea por demanda espontánea
(cuando dice que solicita que le hagan un chequeo general, o de su cavidad
bucal) o dentro de una actividad de tamizaje a usuarios con perfil de riesgo,
o cuando se hace una actividad de promoción de la salud mediante
educación, por demanda del usuario o dentro de un programa del cual es
referido, se considera una Consulta de P y P, de tipo electivo, es decir,
programable.
Los códigos de las consultas no permiten la diferenciación entre resolutivo y
P y P, por lo cual debe complementarse con la variable de finalidad.
Los códigos de consulta electiva de primera vez son los siguientes:
- 89.0.2.01: Consulta de Medicina General electiva
- 89.0.2.02: Consulta de Medicina Especializada electiva
Cuando el paciente es atendido para hacer un control de su estado de
salud, después de haber seguido un tratamiento, o para confirmar o
descartar el diagnóstico con los resultados de ayudas diagnósticas
realizadas, se considera una consulta de control, y se usan los siguientes
códigos:
- 89.0.3.01: Consulta de Medicina General de control
- 89.0.3.02: Consulta de Medicina Especializada de control
Consulta Médica de urgencias: La que se presta en los servicios de
urgencias:
- 89.0.7.01: Consulta de urgencia por medicina general
- 89.0.7.02: Consulta de urgencia por medicina especializada
Consulta Médica domiciliaria o al sitio de trabajo: Es la consulta que se
realiza en el domicilio del usuario, como parte de programas de cuidado
domiciliario, o en el sitio de trabajo como parte de las acciones de
prevención de riesgos laborales, o de tamizaje por parte de la EPS o ARL.
- 89.0.1.01: Consulta por medicina general
- 89.0.1.02: Consulta por medicina especializada
107
Consulta odontológica electiva: Cuando el usuario llega al servicio de
consulta odontológica porque presenta alguna sintomatología de salud oral,
incluyendo el dolor y la disfuncionalidad (por ejemplo, se muerde la lengua),
pero el dolor no es tan grave como para una consulta de urgencia y cuando
acude para valoración sin presencia de ninguna sintomatología o signo de
enfermedad bucal (esto porque en esta consulta puede diagnosticarse el
Z.711), se considera que es una consulta electiva:
- 89.0.2.03: Consulta odontológica general de primera vez
- 89.0.2.04: Consulta odontológica especializada de primera vez
Las consultas de control en odontología se realizan cuando un tratamiento
ha sito terminado (es decir cuando se han realizado todos los
procedimientos necesarios por el paciente y definidos en el plan de
tratamiento realizado en la consulta de primera vez. Se codifican así:
- 89.0.3.04: Consulta odontológica especializada de control
- 89.0.3.03: Consulta odontológica general de control
Consulta odontológica de urgencias: Cuando el usuario llega al servicio de
consulta odontológica de urgencias o a la consulta ambulatoria destinada
en franjas horarias o profesionales a este tipo de atención. El motivo más
frecuente es el dolor, pero también puede ser por accidentes y traumas que
requieran una atención inmediata. Para estos casos los códigos a utilizarse
son:
- 89.0.7.03: Consulta de odontología general
- 89.0.7.04: Consulta de odontología especializada
Consulta de enfermería de P y P: Las consultas que realizan los
profesionales de Enfermería son de P y P, y los códigos que deben
utilizarse son:
- 89.0.2.05: Consulta de primera vez por enfermería
- 89.0.3.05: Consulta de control o seguimiento por enfermería
- 89.0.1.05: Atención (visita) domiciliaria por enfermería
Consultas por otros profesionales: Las consultas por otros profesionales se
realizan cuando se requiere una valoración general del usuario desde el
punto de vista de la disciplina y su rol en el equipo de salud, para iniciar un
tratamiento. Estas consultas se consideran de primera vez.
- 89.0.2.09: Trabajo Social
108
- 89.0.2.10: Foniatría y fonoaudiología
- 89.0.2.11: Fisioterapia
- 89.0.2.12: Terapia respiratoria
- 89.0.2.13: Terapia ocupacional
- 89.0.2.0.8: Psicología
- 89.0.2.07: Optometría
- 89.0.2.06: Nutrición y dietética
Si el profesional realiza intervenciones propias de su disciplina y después
de éstas debe valorar el avance o la evolución, se considera una consulta
de control.
- 89.0.3.09: Trabajo Social
- 89.0.3.10: Foniatría y fonoaudiología
- 89.0.3.11: Fisioterapia
- 89.0.3.12: Terapia respiratoria
- 89.0.3.13: Terapia ocupacional
- 89.0.3.08: Sicología
- 89.0.3.07: Optometría
- 89.0.3.06: Nutrición y dietética
Interconsultas: Las interconsultas son consultas mediante las cuales un
médico general o especialista u otro profesional de salud, a solicitud del
médico tratante (general o especialista), emite opiniones, juicios,
orientaciones y recomendaciones sobre la conducta a seguir en
determinados pacientes, sin asumir la responsabilidad directa en el manejo
del tratamiento, tanto en el ámbito ambulatorio como intrahospitalario. Los
códigos correspondientes a las interconsultas son: del 89.0.4.02 al
89.0.4.13
Junta médica: La junta médica es una consulta que se realiza a un usuario
por varios médicos generales o especialistas simultáneamente, con el fin de
decidir una conducta de manejo y tratamiento y otorgamiento de derechos
para calificación de origen y pérdida de la capacidad laboral (Decreto 19 de
2012, artículo 142). Independientemente de cuantos profesionales
participen y de la forma como se pague por cada profesional, se registra
una sola consulta. Los códigos para la Junta Médica son:
- 89.0.5.01: Participación en Junta médica, por medicina general, cuando la
Junta Médica sea de médicos generales.
109
- 89.0.5.02: Participación en Junta médica por medicina especializada,
cuando la Junta Médica sea de médicos especialistas
- 89.0.5.03: Participación en Junta médica por otro profesional de salud,
cuando en la Junta Médica participen distintos profesionales.
Consulta de Medicina alternativa
- 89.0.2.14: De primera vez
- 89.0.3.14: De control
Salud mental: La primera consulta de valoración, diagnóstico y definición
del plan de tratamiento, se codifica como una consulta global o de primera
vez, y los códigos son:
- 89.0.2.02: Consulta de primera vez por medicina especializada
- 89.0.2.08: Consulta de primera vez por sicología
Las consultas de control o seguimiento a la evolución y cumplimiento de
tratamiento, se codifican con:
- 89.0.3.02: Consulta de control o seguimiento por medicina especializada:
- 89.0.3.08: Consulta de control o seguimiento por sicología
Las demás atenciones en salud mental se registran como procedimientos,
con los códigos:
- Del 94.0.1.00 al 94.1.4.00 con finalidad diagnóstica,
- De la 94.2.6.00 a la 94.4.9.15 con finalidad terapéutica.
Odontología: cuando el odontólogo realiza una consulta con fines de
detección temprana de patología oral, ésta se considera de P y P, pero no
se puede diferenciar a posteriori porque no existe una finalidad referida a
ésta en la resolución 3374 de 2000. 67
Finalidad de la consulta
Causa externa que originó la consulta
Diagnóstico principal
Diagnóstico relacionado No. 1: Estos códigos aparecen en una tabla de
Referencias CIE que se encuentra en el siguiente enlace
http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Consultas/ConsultarDetalleReferenciaBasi
ca.aspx?Code=CIE10
67 (Ministerio de Salud, 2015)
110
Diagnóstico relacionado No. 2: También se encuentran en la tabla de
Referencias CIE.
Diagnóstico relacionado No. 3: También se encuentran en la tabla de
Referencias CIE.
Tipo de diagnóstico principal
Valor de la consulta
Valor de la cuota moderadora
Valor neto a pagar por la entidad administradora del plan de beneficios
Datos de los procedimientos:
Código del prestador de servicios de salud
Número de la factura
Fecha del procedimiento
Número de autorización, cuando se requiera
Código del procedimiento
Ámbito de realización del procedimiento
Finalidad del procedimiento
Personal que atiende, el cual aplica exclusivamente cuando el procedimiento
es relacionado con el parto
Diagnóstico principal, solo para procedimientos quirúrgicos
Diagnóstico relacionado, solo para procedimientos quirúrgicos
Complicación (cuando ocurra dentro de un procedimiento)
Forma de realización del acto quirúrgico
Valor del procedimiento
Datos de la prestación individual de servicios de urgencia con observación:
Código del prestador de servicios de salud
Número de la factura
Tipo y número de identificación del usuario
Fecha de ingreso a observación
Hora de ingreso a observación
Número de autorización, cuando se requiera para continuar con el servicio de
urgencia
Causa externa
Diagnóstico principal a la salida
Diagnóstico relacionado No. 1, a la salida
111
Diagnostico relacionado No. 2, a la salida
Diagnostico relacionado No. 3, a la salida
Destino del usuario a la salida de observación
Estado a la salida
Causa básica de muerte (cuando ocurra)
Fecha de salida de observación
Hora de salida de observación
Datos de hospitalización:
Código del prestador de servicios de salud
Número de la factura
Tipo y número de identificación del usuario
Vía de ingreso a la institución
Fecha de ingreso
Hora de ingreso
Número de autorización, cuando se requiera
Causa externa
Diagnóstico principal de ingreso
Diagnóstico principal de egreso
Diagnóstico relacionado No. 1, de egreso (si se requiere)
Diagnóstico relacionado No. 2, de egreso (si se requiere)
Diagnóstico relacionado No. 3, de egreso (si se requiere)
Diagnóstico de la complicación (si ocurriera)
Estado a la salida
Diagnóstico de la causa básica de muerte (cuando ocurra)
Fecha de egreso
Hora de egreso
Datos de recién nacidos:
Código del prestador de servicios de salud
Número de la factura
Tipo y número de identificación del usuario
Fecha de nacimiento
Hora del nacimiento
Edad gestacional
112
Control prenatal
Sexo
Peso
Diagnóstico del recién nacido
Diagnóstico de la causa básica de muerte (cuando ocurra)
Fecha de muerte
Hora de muerte
Datos de medicamentos:
Código del prestador de servicios de salud
Número de la factura
Tipo y número de identificación del usuario
Medicamentos del POS
Código del medicamento
Tipo de medicamento
Número de unidades aplicadas o administradas del medicamento
Valor unitario
Valor total
Medicamentos fuera del POS
Número de autorización, cuando se requiera
Código del medicamento
Nombre genérico del principio activo (medicamento)
Forma farmacéutica
Concentración
Unidad de medida
Número de unidades administradas o aplicadas
Valor unitario
Valor total
Datos de otros servicios:
Número de autorización
Tipo de servicio:
113
Estancia: Incluye la estancia en urgencias, la hospitalaria, el uso de salas
de cirugía (derecho a sala), sala de partos o sala de procedimientos. La
estancia en servicios de hospitalización, debe registrarse por tipo de
servicio o unidad especial (UCI, cuidado intermedio, unidad de quemados u
otros). Se debe diligenciar la cantidad total de unidades en días para
hospitalización; en horas para la observación en urgencias; en salas
especiales solamente se debe diligenciar el valor total por su utilización
para un determinado procedimiento, de acuerdo con el manual tarifario
utilizado.
Materiales e insumos utilizados en la atención: Aplica sólo a materiales e
insumos que no se encuentren incluidos en el valor de procedimiento,
según el tarifario utilizado. Se debe diligenciar el número de unidades
aplicadas o utilizadas en la atención del paciente.
Traslado de pacientes: Incluye el traslado del paciente antes de la atención
en ese centro, durante la hospitalización o cuando es dado de alta y debe
ser llevado a otra institución de mayor o menor nivel, o a la casa, albergue u
otro. Se debe diligenciar el número de viajes realizados en el o los traslados
del paciente (de ida y regreso), por cada tipo de traslado.
Honorarios: Aplica sólo a honorarios de profesionales de la salud y sólo
cuando no se encuentren incluidos dentro de la liquidación propia de un
procedimiento o actividad según el tarifario utilizado. Se registran los
honorarios por servicios distintos a los de procedimientos quirúrgicos, que
ya se han incluido en el valor de éste.
Código del servicio
Nombre del servicio
Cantidad
Valor unitario del material, insumo, traslado, honorarios o estancias
Valor total del material, insumo, traslado, honorarios o estancias:
4.5.3. Características de Calidad del Sistema de Habilitación para las
Instituciones bajo la Modalidad de Telemedicina
Se deberá garantizar el cumplimiento de las características de calidad
establecidas en el artículo 3 del Decreto 1011 de 2006, que establecen que para
efectos de evaluar y mejorar la Calidad de la Atención de Salud, el SOGCS deberá
cumplir con las características dispuestas en la siguiente figura:
114
Fuente: Elaboración Propia
FIGURA 17. Características de calidad del SOGCS
4.5.4. Sistema de Habilitación para las Instituciones Prestadoras de
Servicios de Salud bajo la Modalidad de Telemedicina
Según el Decreto 1011 de 2006, Articulo 6, define el sistema único de habilitación
de la siguiente manera:
Es el conjunto de normas, requisitos y procedimientos mediante los cuales se establece,
registra, verifica y controla el cumplimiento de las condiciones básicas de capacidad
tecnológica y científica, de suficiencia patrimonial y financiera y de capacidad técnico-
administrativa, indispensables para la entrada y permanencia en el Sistema, los cuales
buscan dar seguridad a los usuarios frente a los potenciales riesgos asociados a la
prestación de servicios y son de obligatorio cumplimiento por parte de los Prestadores de
Servicios de Salud y las EAPB (Empresas Administradoras de Planes de Beneficios)68
El sistema de habilitación pretende formalizar el servicio de salud para el beneficio
de las personas, asegurando las condiciones mínimas necesarias para la
prestación de este tipo de servicio, requerimientos que son evaluados, teniendo en
cuenta ciertos criterios y que son agrupados por áreas de servicio y que
68 (Ministerio de Salud, 2006)
Es la posibilidad que tiene el usuario de utilizar los servicios de salud que legarantiza el Sistema General de Seguridad Social en Salud.Accesibilidad.
Es la posibilidad que tiene el usuario de obtener los servicios que requiere,sin que se presenten retrasos que pongan en riesgo su vida o su salud. Estacaracterística se relaciona con la organización de la oferta de servicios enrelación con la demanda y con el nivel de coordinación institucional paragestionar el acceso a los servicios.
Oportunidad.
Es el conjunto de elementos estructurales, procesos, instrumentos ymetodologías basadas en evidencias científicamente probadas quepropenden por minimizar el riesgo de sufrir un evento adverso en elproceso de atención de salud o de mitigar sus consecuencias.
Seguridad.
Es el grado en el cual los usuarios obtienen los servicios que requieren, conla mejor utilización de los recursos de acuerdo con la evidencia científica ysus efectos secundarios son menores que los beneficios potenciales.
Pertinencia.
Es el grado en el cual los usuarios reciben las intervenciones requeridas,mediante una secuencia lógica y racional de actividades, basada en elconocimiento científico.
Continuidad.
115
adicionalmente una institución que pretenda habilitar un servicio de salud bajo la
modalidad de Telemedicina, necesita cumplir estos criterios de evaluación.
4.5.4.1. Inscripción en el registro especial de prestadores de servicios
de salud
Para realizar la inscripción en el registro especial de prestadores de servicios de
salud, se debe:
1. Entrar al link
http://prestadores.minsalud.gov.co/habilitacion/ingreso.aspx?ets_codigo=54
iniciar proceso para registrarse y crear un usuario y contraseña de ingreso.
Fuente: Portal Ministerio de Salud
FIGURA 18. Ingreso para el diligenciamiento del formulario de inscripción en el Registro especial de Prestadores de Servicios de Salud
2. Diligenciar toda la información solicitada en el formato de registro de usuario
nuevo y finalizar haciendo clic en el botón Acepto.
116
Fuente: Portal Ministerio de Salud
FIGURA 19. Registro de Usuario
3. Una vez aceptado el usuario y la contraseña haga clic en el anterior enlace e
iniciar el diligenciamiento del formulario de inscripción en el registro especial de
prestadores de servicios de salud, digitarlos y presione el botón ingresar.
4. En la parte superior izquierda se encuentra un menú con los respectivos
hipervínculos que conforman el proceso de diligenciamiento del formulario,
(Datos del prestador, Datos de la sede, Servicios a prestar) y diligenciar la
información respectiva, al final presionar el botón GRABAR.
117
5. Ingresar al último hipervínculo llamado: Imprimir formulario de Inscripción,
verificar la información registrada, posteriormente imprimir 2 copias y llevarlos
con los soportes exigidos para que el Instituto Departamental de Salud asigne
su código de prestador, valide la información ante el Ministerio y se quede
formalmente HABILITADO.69
La Telemedicina no es un tipo de servicio sino una modalidad de prestación del
servicio por lo tanto cuando se abra un nuevo servicio éste se registrará bajo los
parámetros establecidos en la normatividad vigente pero registrando la modalidad
de Telemedicina para lo cual utilizará el formulario anexo 2 a la resolución 1448.
Hay que tener en cuenta que se debe realizar una autoevaluación de las
capacidades que aparecen dicho anexo, para verificar que se cumplan con los
requisitos y solo cuando se esté seguro, realizar la inscripción en el registro
especial para prestadores de servicios de salud.
Como el centro de telemedicina es un Centro de Referencia para realizar la
inscripción ante el Instituto Departamental de Salud debe llevar únicamente:
Original y copia física del formulario completo de Inscripción en el Registro
Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS) especificando en
ambos casos los servicios que ofrecerá al (los) Prestador(es) Remisor(es) bajo
la modalidad de Telemedicina.
4.5.4.2. Capacidades tecnológicas y científicas
Se debe realizar una autoevaluación de las capacidades tecnológicas y científicas
que se encuentran en el anexo 2 de la resolución 1448 (ANEXO K), esto le
permite, tanto al Centro de Referencia como a la Entidad Territorial de Salud,
realizar una evaluación en forma ordenada, sistemática y exhaustiva, y determinar
exactamente el incumplimiento de algu no de sus estándares o criterios.
El instrumento de verificación contiene los criterios de los seis estándares de
habilitación aplicables a un Centro de Referencia, los cuales son transversales a
toda la institución, independientemente del tipo o número de servicios prestados
bajo esta modalidad.
69 (Instituto Departamental de Salud - Norte de Santander, 2016)
118
Las fichas contienen los nombres de los estándares y cuentan con 6 columnas,
así:
La primera columna describe los criterios que permiten orientar la verificación
del estándar.
La segunda columna, encabezada por la letra “C”, se utiliza cuando el criterio
se cumple en su totalidad.
La tercera columna, encabezada por las letras “NC” se utiliza cuando todo el
criterio o parte de él se incumple.
La cuarta columna, encabezada por las letras “NA” se utiliza cuando el criterio
establecido no es aplicable a ese prestador en particular.
La quinta columna, correspondiente a las “Observaciones” es utilizada por el
prestador cuando este realiza su autoevaluación y por la
Entidad Territorial de Salud al momento de realizar la visita de verificación, y
siempre se debe diligenciar cuando se ha marcado la columna “NC” o “NA”
La sexta columna describe la forma como se debe verificar el criterio en
cuestión.
Las casillas que aparecen al frente de cada criterio, o detalle por servicio, y que
corresponden a las columnas “C”, “NC” y “NA”” se deben diligenciar marcando una
X según el caso. 70
Los criterios expuestos en los anexos de la Resolución 1448 de 2006, refieren a la
prestación de los servicios de salud en la modalidad de Telemedicina, expedida
por el Gobierno Nacional a través del Ministerio de la Protección Social. Estos
documentos son la guía para la habilitación en los servicios de salud, tanto para
las instituciones de referencia como para las instituciones remisoras, la cual está
dividida en seis pilares importantes que toda institución de salud debe tener:
Recurso humano: Criterio que verifica que los profesionales de salud tengan
los conocimientos básicos necesarios para la prestación de los servicios en la
modalidad de Telemedicina y cuenten con las certificaciones adecuadas para
la prestación de servicios en cualquiera de sus modalidades. Se incluye la
capacitación en Telesalud, el cual tiene como objetivos: socializar los
elementos que hacen parte de la Telesalud, el reconocimiento de los
antecedentes, los beneficios a la comunidad, los aspectos legales y los
beneficios tanto para la institución como para los profesionales mismos.
70 Anexo técnico 2
119
Infraestructura e instalaciones físicas y su mantenimiento: Criterio por el
cual se realiza la autoevaluación de las condiciones físicas de los elementos
que hacen parte de la infraestructura tecnológica que soportara el servicio a
prestar a través de la modalidad de Telemedicina. Adicionalmente, se define la
ubicación física de la institución en la zona o región.
Dotación y su mantenimiento: Este criterio dentro de la autoevaluación
verifica que la institución cuenta con un modelo organizado que soporta los
aspectos de mantenimiento de los equipos biomédicos utilizados dentro de la
institución.
Igualmente se verifican aspectos como mantenimiento en la parte de
infraestructura tecnológica: servidores, equipos de cómputo al servicio de la
Telesalud, aseguramiento de los enlaces de comunicación y permite verificar
que los dispositivos necesarios para la prestación de un servicio que implique
el análisis de imágenes de radiología sean los indicados.
Procesos prioritarios asistenciales: Permite verificar los procesos que llevan
a cabo las instituciones de salud en los modelos y métodos que permitan
realizar campañas de Promoción y Prevención en la comunidad. Las guías de
procedimiento de atención a los pacientes son los elementos de verificación
dentro de la autoevaluación y que comúnmente las instituciones de salud
constantemente deben actualizar y llevar a cabo en la prestación de los
servicios de salud tanto para los servicios que comúnmente viene prestando
como para los servicios que prestara con el apoyo de la Telesalud. Desde un
punto de vista tecnológico este criterio también pretende asegurar que los
sistemas de información en salud como apoyo a los servicios de salud
regulares, estén constantemente disponibles y permitan ser accedidos desde
cualquier dispositivo con una conexión a internet.
Historia clínica y registros asistenciales: Uno de los criterios de mayor
importancia ya que este crea un estrecho vínculo entre los dos debido a la
definición de responsabilidades que debe tener un departamento con el otro.
Este criterio verifica los siguientes aspectos:
Que la institución cuenta con un servicio de almacenamiento de historias
clínicas digitales en servidores y cumple con los aspectos de ley en cuanto
a su tiempo de almacenamiento.
120
Que la institución cuente con las estrategias de seguridad a nivel de
software adecuada que impiden que las historias clínicas puedan ser
dañadas, accedidas o modificadas por personas no autorizadas.
Que la institución tiene definido los procedimientos para el manejo de las
historias clínicas haciendo referencia a las creadas bajo los servicios de
Telesalud.
Que la institución cuenta con planes de contingencia en casos de pérdida
de la información por motivos de fallas en los sistemas.
Mientras que los anteriores criterios se centran en el manejo de las historias
clínicas de los pacientes que son atendidos por la institución, quien presta este
tipo de servicio bajo esta modalidad, también este criterio verifica los métodos
que permiten identificar al iniciador del mensaje de datos o lo que
comúnmente se le conoce como Teleconsultor que utiliza los servicio de
Telesalud de la institución prestadora del servicio. En cuanto a este último
criterio, la legislación nacional aún no tiene un modelo legal que permita definir
cuáles son los modelos válidos para la identificación de estos tipos de
mensajes y que en últimas sea un elemento legal.
Entre los modelos más utilizados están los: “e-Tokens” utilizados en su
mayoría por el sector bancario y autenticación por claves y nombres de
usuarios o por firmas digitalizadas y registradas ante cámara de comercio.
Interdependencia de servicios: Criterio que deben cumplir los centros de
remisión, ya que se debe verificar que cuentan con un convenio o acuerdo con
algún centro de referencia con el fin de aplicar el modelo de Telesalud.
Seguimiento de riesgos: Criterio final el cual permite realizar un seguimiento
a los servicios prestados en Telesalud y los riesgos que se presentan al hacer
uso de esta modalidad de servicio.
Para la verificación de este criterio se evalúa la existencia de un instrumento
que consolide los aspectos de mayor relevancia para la institución para tomar
las decisiones más adecuadas en cuanto a los limitantes en la prestación o
riesgo que conlleva algún servicio de salud ofrecido por la institución.
Una vez cumplido con cada uno de los criterios, se pasa a la fase de presentación
ante la organización que habilitara los servicios de Telesalud de la institución.
Usualmente las Secretarias de Salud Departamentales son quienes habilitan y
121
mantienen en constante observación, a las instituciones de salud de la región para
que los tipos de servicios de salud, posterior a la revisión y certificado de
habilitación se estén prestando adecuadamente a la comunidad que atiende dicha
institución. 71
4.5.4.3. Capacidades Técnico Administrativas.
Son condiciones de capacidad técnico administrativa para una Institución
Prestadora de Servicios de Salud, las siguientes basadas en la Resolución
1043 de 2006:
1. El cumplimiento de los requisitos legales exigidos por las normas
vigentes con respecto a su existencia y representación legal, de acuerdo
con su naturaleza jurídica.
2. El cumplimiento de los requisitos administrativos y financieros que
permitan demostrar que la Institución Prestadora de Servicios de Salud,
cuenta con un sistema contable para generar estados financieros según
las normas contables vigentes.
La institución prestadora de servicios de salud que no cuente con personería
jurídica y dependa directamente de una entidad territorial o sea propiedad de una
entidad promotora de salud, administradora del régimen subsidiado, entidad
adaptada, caja de compensación familiar, empresa de medicina prepagada o de
otra entidad, sea este o no su objeto social, en este caso perteneciente a la
Universidad Distrital, la demostración de la existencia y representación legal de la
institución prestadora de servicios de salud, se hará con el certificado de
existencia y representación legal de ella, expedido por la autoridad competente
Las instituciones prestadoras de servicios de salud que se hallen en procesos de
reestructuración de pasivos o en procesos concordatarios, en los términos
establecidos en la Ley 550 de 1999, o en el Código de Comercio, demostrarán las
condiciones de suficiencia patrimonial y financiera, una vez culmine el proceso de
reestructuración o concordatario. 72
71 (Ministerio de la Protección Social, 2006) 72 (Ministerio de Salud y de la Protección Social, 2013, pág. 15)
122
4.5.4.4. Suficiencia Patrimonial y Financiera.
Es el cumplimiento de las condiciones que posibilitan la estabilidad financiera
de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud en el mediano plazo,
su competitividad dentro del área de influencia, liquidez y cumplimiento de
sus obligaciones en el corto plazo. Estas son según la Resolución 1043 de
2006:
1. Que el patrimonio total se encuentre por encima del cincuenta por ciento (50%)
del capital social, capital fiscal o aportes sociales, según corresponda de
acuerdo a la naturaleza jurídica de la institución prestadora de servicios de
salud y de conformidad a los lineamientos señalados en el Plan General de
Contabilidad Pública y el Plan de Cuentas para instituciones prestadoras de
servicios de salud privadas.
2. Que en caso de incumplimiento de obligaciones mercantiles de más de 360
días, su valor acumulado no supere el 50% del pasivo corriente. Entiéndase
por obligaciones mercantiles: aquellas acreencias incumplidas a favor de
terceros, originadas como resultado de aquellos hechos económicos propios
del objeto de la institución
3. Que en caso de incumplimiento de obligaciones laborales de más de 180 días,
su valor acumulado no supere el 50% del pasivo corriente. Entiéndase por
obligaciones laborales: aquellas acreencias incumplidas exigibles a favor de los
empleados, ex empleados y pensionados, originadas como resultado de la
causación de derechos laborales.
4. Que para la inscripción en el registro de prestadores de servicios de salud, se
tomarán como base los estados financieros de la vigencia fiscal del año
inmediatamente anterior al registro. Sin embargo, se podrán tomar como base
estados financieros de períodos menores al año, cuando se realicen
operaciones financieras dirigidas al cumplimiento de condiciones de suficiencia
patrimonial y financiera. En todo caso, los estados financieros deberán estar
dictaminados por el revisor fiscal de la institución o el contador según sea el
caso de la entidad a la cual pertenezca.
5. La institución que preste servicios de salud, que no cuente con personería
jurídica y dependa directamente de una entidad territorial o sea de propiedad
de una entidad promotora de salud, administradora del régimen subsidiado,
123
entidad adaptada, caja de compensación familiar, empresa de medicina
prepagada o de otra entidad, sea ese o no su objeto social, demostrará la
suficiencia patrimonial y financiera con los estados financieros de la entidad a
la cual pertenece.73
4.4.4. Inscripción del Servicio a Través del Formulario de Novedades de
Prestadores de Servicios de Salud
Una vez hecha la autoevaluación y la verificación del cumplimiento de los
requisitos se procede a realizar la inscripción de la modalidad de Telemedicina a
través del formulario de novedades de prestadores de servicios de salud adoptado
mediante circular 0076 de 2007. Este formulario básicamente contiene los datos
del prestador de servicio, como dirección, teléfonos de contactos, novedades de la
sede, novedades de capacidad instalada, novedades del prestador y su
representante legal y novedades del servicio. (ANEXO N)
Completando el formulario, es necesario radicar una copia en la Dirección
Departamental o Distrital de Salud. El servicio de salud bajo la modalidad de
Telemedicina, le corresponde requerimientos enfocados más a las áreas
tecnológicas, claro sin obviar los lineamientos básicos contemplados dentro de lo
que requiere un servicio de salud bajo cualquier tipo de modalidad.
4.4.5. Consentimiento Informado en Servicios bajo la Modalidad de
Telemedicina
Para la atención de pacientes bajo la modalidad de Telemedicina, será necesario
que al paciente se le haya informado en qué consiste esta modalidad de servicio,
incluyendo los riesgos y beneficios de este tipo de atención. Para este efecto, se
dejará constancia en la historia clínica del paciente, quien con su firma autógrafa o
huella dactilar declarará que comprendió la información entregada y que aceptó
ser atendido bajo esta modalidad.
En los casos en los cuales la condición médica o mental del paciente no le permita
expresar su consentimiento éste podrá ser dado por los padres legítimos o
adoptivos, el cónyuge o compañero (a) permanente, los parientes consanguíneos
en línea directa o colateral hasta el tercer grado o su representante legal.
73 (Ministerio de la Protección Social, 2006)
124
4.4.6. Ética en la Prestación de Servicios bajo la Modalidad de Telemedicina
Las actuaciones de los médicos en el ejercicio de la prestación de servicios bajo la
modalidad de Telemedicina, se sujetarán a las disposiciones establecidas en la
Ley 23 de 1981 y demás normas que la reglamenten, modifiquen, adicionen o
sustituyan.
Adicionalmente, y teniendo en cuenta las declaraciones sobre responsabilidad y
normas éticas en la utilización de la Telemedicina, promulgadas por la Asociación
Médica Mundial en su 51ª Asamblea General, en la prestación de servicios de
salud bajo esta modalidad se deberán observar las siguientes reglas:
a) El profesional tratante que pide la opinión de otro colega es responsable del
tratamiento y de otras decisiones y recomendaciones entregadas al paciente. Sin
embargo, el Teleexperto es responsable de la calidad de la opinión que entrega, y
debe especificar las condiciones en las que la opinión es válida estando obligado a
abstenerse de participar si no tiene el conocimiento, competencia o suficiente
información del paciente para dar una opinión fundamentada.
b) El profesional que utiliza la Telemedicina es responsable por la calidad de la
atención que recibe el paciente y no debe optar por la consulta de Telemedicina, a
menos que considere que es la mejor opción disponible. Para esta decisión, el
médico debe tomar en cuenta la calidad, el acceso y el costo.
125
5. CONCLUSIONES
Los lineamientos de este documento normativo constituyen una serie de
indicaciones sobre lo que debe realizarse para ejecutar la implementación de las
actividades de certificación en competencia técnica del laboratorio de
Telemedicina con la definición de los soportes de calidad. Antes hacer uso de esta
estructura normativa debe hacerse un estudio primario del estado del Laboratorio
el cual a la fecha no ha sido creado porque se está articulando la propuesta a
través de la línea de investigación a la que pertenece este trabajo. La propuesta
debe ser presentada como un proyecto de prospectiva de investigación y cuando
sea aprobada e incluida en el plan de desarrollo de la universidad, se trazará la
ruta de inversión que conduzca a la creación del laboratorio.
Partiendo de la descripción inicial del Laboratorio, se sugirieron una serie de
atributos de Calidad conformes a la normatividad internacional contenida en la
norma NTC-17025. De esta norma se extraen los parámetros, que debe cumplir
un laboratorio de ensayo y la forma en cómo deben elaborarse los manuales de
calidad y de procedimientos, dimensionando las necesidades organizacionales del
Laboratorio. Producto del examen realizado sobre la documentación se
identificaron algunos de los formatos y registros de calidad que se originan de los
procesos planteados. En conjunto, documentos y procesos brindan solidez al
modelo de Gestión de la Calidad que se implementará en su debido momento. Se
recalca que el éxito de la implementación del SGC incide en que además de
realizar los procedimientos exigidos por la norma, se elaboren los formatos y
registros a los que se hace mención para lograr la eficaz operación y control del
sistema.
Adicionalmente a la norma de certificación de la competencia técnica se
apropiaron diferentes normas que regulan a los centros de referencia que es como
será tratado el Centro de Telemedicina. Por tanto, para el Centro de Telemedicina
se aplicaron los métodos y medidas que insta la normatividad colombiana apoyada
en la estructura de la Resolución 1448 de 2006. Dicha resolución fue derogada en
el año 2013 y nuevamente en el 2014, pero se decidió seguir los parámetros de la
Resolución 1448 porque por un lado, esta estructura paso a paso los requisitos de
los centros prestadores de servicios de salud y por otro, las actualizaciones de las
subsecuentes normas no los han modificado sustancialmente. Cabe anotar a la
fecha de entrega de este trabajo no existe una ley nacional que reglamente
laboratorios de Telemedicina.
126
Para implementar el sistema de acreditación de la calidad el laboratorio debe
desarrollar diversos puntos de la norma ISO 9001. En este trabajo, se
desarrollaron los requisitos relativos a la gestión y competencia técnica del
Laboratorio de Telemedicina de la UD, los cuales en buena parte adelantan el
trabajo de documentar e integrar los procedimientos técnicos y gerenciales que
hacen parte de un Sistema de Gestión de Calidad. Es a través de estos que se
garantiza la calidad de los productos y servicios del laboratorio y el centro. Por
tanto este trabajo entrega un apartado en donde se indica que debe hacerse en
cada fase del ciclo PHVA, luego se identifican los procesos estratégicos,
misionales y de apoyo, y los procesos de medición, análisis y mejora en
correspondencia con los numerales de la NTC – 17025. También se da una
estructura documental del laboratorio y unos pasos para el desarrollo de la
implementación de esta documentación.
No se valida aun la propuesta del sistema de gestión porque las auditorías
internas de calidad solamente pueden ser realizadas para un sistema de gestión
de calidad implementado y documentado, pero cuando sea procedente, se dará
lugar a la revisión por la dirección (coordinación del Laboratorio) para declarar sus
conformidad. La evaluación del sistema se hará a través de un plan estructurado
de Auditoría Interna propuesto en este trabajo el cual está esquematizado
completamente en su sección correspondiente.
En conclusión, el Laboratorio de Telemedicina de la Universidad Distrital Francisco
José de Caldas será en principio parte de la Maestría en Ciencias de la
Información y la Comunicación, en un énfasis en Telemedicina. Servirá también de
espacio de investigación y práctica de carácter científico, tecnológico o técnico
para otros programas que necesiten elaborar ensayos o realizar proyectos
basados en Telemedicina. En paralelo, se pretende conformar un Centro de
Telesalud con el cual el Laboratorio trabajara de la mano. El Centro prestara los
servicios de salud citados, en tanto que el laboratorio servirá de prueba para los
exámenes y la plataforma tecnológica de la red de Telemedicina con la que
operará el Centro. Es por esto que se aconseja seguir la estructura normativa
planteada ya que cuando se cree el Centro la infraestructura de habilitación que
dará soporte a los servicios requeridos será proveída por la gestión del laboratorio.
127
6. RECOMENDACIONES
Se recomienda una debida divulgación de las intenciones de este proyecto por
cuanto con él se pretende compulsar la instauración del laboratorio de Telesalud y
Telemedicina de la universidad, del cual se puede llegar a cubrir las metas de
experticia en la base de conocimiento. Por consiguiente el soporte normativo
entregado debe ser reconocido por las partes internadas como marco de calidad
contextualizado para que pueda prestar efectivamente sus servicios y generar
aportación a la universidad y la comunidad en general.
Se recomienda consultar las últimas versiones de las normas en las etapas de
implementación y evaluación tanto del laboratorio como del centro ya que siempre
están en constante actualización debido a los cambios tecnológicos que se
presentan.
Se recomienda mantener actualizados los documentos del Sistema de Gestión de
Calidad conforme haya cambios en la estructura organizacional del Laboratorio y
la Universidad. Por tanto, esta actualización de documentos debe ponerse a
disposición del personal competente y hacer parte de un programa de
administración de la documentación liderado por la coordinación del Laboratorio.
No está de más decir que el reajuste de los manuales se debe hacer siguiendo la
reglamentación vigente.
Se recomienda llevar a cabo las auditorías internas que hagan falta para asegurar
el correcto funcionamiento del SGC del Laboratorio. Esto siguiendo el
procedimiento establecido y consultando de ser preciso a personal experto
externo.
Se recomienda la capacitación permanente del personal del Laboratorio mediante
cursos y talleres de actualización y profundización en los temas relacionados con
la actividad técnica y de talento humano, además del manejo de herramientas
para el mejoramiento continuo del SGC.
128
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132
ANEXO A
Dato Valores Permitidos
Long. Como Registrar Validaciones
Código del prestador de servicios de salud
Valor único 10 Número completo del código asignado en el proceso de habilitación por el ente territorial (SDS), de doce dígitos
Validar formato, longitud
Fecha de remisión
Valor único 10 Fecha de envío de los datos con la estructura de fecha: dd/mm/aaaa
Validar formato Validar que no sea mayor a la actual
Código del archivo
Valor único 8
Dos caracteres para identificar el tipo de archivo, seis caracteres como máximo para el número de la remisión de envío. El número de remisión es un número asignado por la entidad que envía los archivos de RIPS. Puede obedecer a un número consecutivo de envío en la institución
Validar que las dos primeras letras correspondan a los nombres definidos para los archivos. Que los nombres no se encuentren repetidos
Total de registros
Valor único 10 El número de registros que contiene el respectivo archivo, en número entero
Que sea numérico y entero
74
74 (Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación – OTIC, 2016, pág. 11)
133
ANEXO B Dato Valores Permitidos Long. Como Registrar Validaciones
Código del prestador de servicios de salud
Un único valor 12 Registrar el número completo del código de doce dígitos, asignado a la IPS en el proceso de habilitación por el ente territorial (SDS).
Que se encuentre en la Base de Datos de habilitación. Que sea el mismo registrado en el archivo de control.
Razón social o apellidos y nombre del prestador
Un único valor 60 Nombre completo del profesional independiente o nombre o razón social de la IPS, como aparece en el registro de habilitación.
No debe estar vacío.
Tipo de identificación del prestador de servicios de salud
NI= Número de identificación tributaria – NIT CC=Cédula de Ciudadanía CE=Cédula de Extranjería PA= Pasaporte
2
Registre el tipo de documento de identificación:
NI: Si es persona jurídica
CC, CE, PA si es profesional independiente
No se valida
Número de identificación del prestador
Un único valor 20 Escribir todos los números del identificador numérico, es decir, el número del documento de identificación que haya señalado.
Valida que el número no tenga más de 16 caracteres, sin guion
Número de la factura Un único valor 20 Escribir el número de la factura según las reglas establecidas, es decir que es el número que corresponda al sistema de numeración consecutiva según las disposiciones de la DIAN
Si la contratación es por capitación debe aparecer un sólo registro con un único número de factura y las atenciones sólo deben aparecer con éste número. Si la contratación es por evento o paquete, todos los números de factura que estén en el archivo de transacciones deben aparecer en las atenciones. En éste caso, también un número de factura puede identificar varias atenciones.
Fecha de expedición de la factura
Un único valor 10 Registrar la fecha en que se expide la factura con la estructura de fecha: dd/mm/aaaa
Validar formato. Que no sea mayor a la actual
Fecha de inicio Un único valor 10 Se registra la fecha de inicio del período que se está reportando, con la estructura de fecha: dd/mm/aaaa
Validar formato. Que no sea mayor a la actual Que no sea mayor a la fecha final
Fecha final Un único valor 10 Se registra la fecha del último día del mes, del período que está reportando, con la estructura de fecha: dd/mm/aaaa
Validaciones del formato de fecha Que no sea mayor a la fecha actual
134
Que no sea menor que la fecha de inicio
Código entidad administradora
Un único valor 6 Escribir el código de la entidad administradora asignado por la Superintendencia Nacional de Salud, a quien la IPS cobrará esos servicios, es decir, el código del pagador.
Verifica que el código se encuentre en la tabla de Entidades Administradoras. Cuando es una empresa pública o privada, no se valida.
Nombre entidad administradora
30 Registrar el nombre de la Entidad Administradora. No se valida
Número del contrato Un único valor 15 No es un dato obligatorio. No se valida
Plan de beneficios 30 No es un dato obligatorio. No se valida
Número de la póliza Un único valor 10
Se diligencia cuando se trata de atenciones por accidente de tránsito o por atención como particular por una póliza de salud, de alguna aseguradora distinta a las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios en Salud. En los demás casos, diligenciarla si existe.
No se valida
Valor total del pago compartido (copago)
Un único valor 15 Se registra el valor real y total cancelado por los usuarios por las atenciones incluidas en este registro. Se utilizarán como separadores de decimales el punto (.).
Validar que no haya valores negativos
Valor de la comisión Un único valor 15 Se registra sólo si aplica Se utilizarán como separadores de decimales el punto (.).
No se valida
Valor total de descuentos
Un único valor 15 Se registra sólo si aplica Se utilizarán como separadores de decimales el punto (.).
No se valida
Valor neto a pagar por la entidad contratante
Un único valor 15
Se registra el valor a cobrar al pagador si es: capitación, por paquete, pago global, DRG, atención integral u otra similar, Se utilizarán como separadores de decimales el punto (.).
Cuando los registros corresponden a contratación por capitación, se valida que el número de la factura sea el mismo de todas las atenciones.
75
75 (Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación – OTIC, 2016, págs. 11-14)
135
ANEXO C
Dato Valores Permitidos Long. Como Registrar Validaciones
Tipo de identificación del usuario.
CC= Cédula ciudadanía CE= Cédula de extranjería CD= Carné diplomático PA= Pasaporte RC= Registro civil TI= Tarjeta de identidad AS= Adulto sin identificar MS= Menor sin identificar NV= Certificado de nacido vivo SC= Salvoconducto PR= Pasaporte de la ONU
2
Para los adultos, mayores de 18 años de nacionalidad colombiana, el documento con el cual se deben identificar es la cédula de ciudadanía. Para los extranjeros que se encuentran de paso en el país se identifican con la Cédula de Extranjería, Carné Diplomático, Pasaporte, Salvoconducto o Pasaporte de la ONU para los refugiados o asilados. Los niños entre 7 y 17 años, deben identificarse con la tarjeta de identidad. Para niños menores de 7 años, el tipo documento será el registro civil. Para menores de 3 meses, el tipo documento será el Registro Civil o el certificado de Nacido Vivo. MS: Sólo se debe utilizar para el Recién Nacido vivo sin identificar (hasta los 30 días de nacido), y se registra: Número de documento de la madre si existe o el número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno.
Se valida que el valor seleccionado esté en los valores permitidos: CC, CE, CD, PA, RC, TI, AS, MS, NV, SC, PR.
Si el tipo de documento es TI o CC el campo debe ser numérico.
Se valida que el tipo de documento corresponda a la edad:
- Si valor de la edad es 3: el tipo de documento debe ser: RC, MS o CN.
- Si Edad > 17 años, no puede ser RC, TI, MS, NV
- Si la unidad de medida de la edad es 2 o 3 el tipo de documento no puede ser CC, TI, AS.
- Si la unidad medida de la Edad es 3 el tipo de documento tiene que ser RC, NV.
- Si tipo documento es MS o NV la edad debe estar entre 1 a 90 días.
- Si tipo documento es AS la edad debe ser mayor a 17 años.
Número de identificación del usuario del sistema
CC = Cédula ciudadanía
10
Para el caso de poblaciones especiales utilizar la “Tabla para la identificación de población especial sin documento de identidad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, presentada al final de la descripción del archivo de usuarios – US. No se debe reportar el valor “NU”, que se incluía originalmente la resolución 3374 de 2000, por ser un tipo de documento no válido. Para las personas que se reportaron con Número Único de Identificación Personal “NU”, éstas se deben manejar como “RC” ó “TI”.
Se valida: Que la longitud sea menor o igual a la
máxima permitida para cada tipo de documento.
MS, se valida de acuerdo con la tabla para la identificación de usuarios de salud que no están identificados por la Registraduria Nacional del Estado Civil, según el Anexo Técnico, tabla 1 de la Resolución N° 2232 de 2015..
En el caso de que un usuario del servicio de salud no cuente con una identificación de acuerdo los tipos de identificación establecidos, se debe tener en cuenta lo establecido por la resolución 2232 de 2015, Anexo técnico, tabla 1 o la normatividad vigente sobre el tema. Su detalle se presenta al final de la descripción del archivo de usuarios – US.
CE = Cédula de extranjería
6
CD= Carné diplomático 16
PA = Pasaporte 16
RC = Registro civil 11
TI = Tarjeta de identidad
11
AS = Adulto sin identificación
10
MS = Menor sin identificación
12
NV= Certificado de nacido vivo
9
SC= Salvoconducto 16
PR= Pasaporte de la ONU
16
Código entidad administradora de planes de beneficio
Valor único 6
Número completo del código de la Entidad Administradora de Planes de Beneficio, asignado por la Superintendencia Nacional de salud. Cuando el pagador es una empresa pública o privada que contrata los servicios de salud ocupacional (SST), debe diligenciarse el NIT de la empresa pagadora.
Se valida que el valor se encuentre en la tabla de EAPB y entidades territoriales. Cuando es una empresa pública o privada, no se valida.
136
Tipo de usuario
Los valores de este dato quedan así: 1= Contributivo 2= Subsidiado 3= Vinculado 4= Particular 5= Otro 6=Desplazado con afiliación al régimen contributivo 7=Desplazado con afiliación al régimen subsidiado 8=Desplazado no asegurado
1
En el caso de reporte de información de atenciones dentro del Sistema de Riesgos Laborales SRL, solamente se puede diligenciar las opciones 1, 4 ó 6. Si el tipo de usuario es “Otro”, corresponde a usuarios de los Regímenes Especiales (Fuerzas Armadas, Magisterio, ECOPETROL, Congreso de la República) o a Entidades Obligadas a Compensar (EOC).
Se valida que el valor seleccionado esté dentro del rango de la tabla: de 1 a 8
Primer apellido del usuario
Dato de registro obligatorio.
30 Debe registrarse el primer apellido del usuario cuando éste tiene dos apellidos; o el único que tenga; el apellido de soltera en las mujeres.
Se verifica que exista.
Segundo apellido del usuario
No es obligatorio 30 Debe registrarse el segundo apellido cuando el usuario lo tiene. No se valida
Primer nombre del usuario
Dato de registro obligatorio.
20 Debe registrarse el primer nombre del usuario. Se verifica que exista.
Segundo nombre del usuario
No es obligatorio 20 Debe registrarse el segundo nombre si lo tiene. No se valida
Edad Un único valor. 3 Este dato se refiere a la edad del usuario en valores enteros, en el momento de la atención.
Se valida que esté dentro de los siguientes rangos:
Si la UME es1: El rango va de 1 a 120 años
Si UME es 2, el rango va de 1 a 11 meses.
Si UME es 3, el rango va de 1 a 29 días.
Unidad de medida de la edad (UME)
1 = Años 2 = Meses 3 = Días
1 Se registra marcando la opción que corresponda a: años, meses o días.
Se valida que el valor seleccionado en el campo anterior esté dentro de los valores permitidos.
Sexo M = Masculino F = Femenino
1 Se registra marcando la opción que corresponda Se valida que esté dentro del rango de valores permitidos.
Código del departamento de residencia habitual
Un único valor 2 Se entiende por residencia habitual, el lugar donde la persona lleva 6 ó más meses viviendo de manera permanente. Se registra el código correspondiente al departamento en la tabla DIVIPOLA.
Se valida que esté dentro del rango de valores permitido (tabla de referencia DIVIPOLA).
Zona de residencia habitual
U = Urbana R = Rural
1 Debe registrarse si la persona reside en zona rural o urbana. Se valida que esté dentro del rango de valores permitidos.
76
76 (Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación – OTIC, 2016, págs. 14-16)
137
ANEXO D
Dato Valores Permitidos Long. Como Registrar Validaciones
Número de la factura
Único valor: número de la factura.
20 Se registra el número de la factura según las reglas establecidas para el archivo de transacción.
Se valida que el número de factura esté contenida en el archivo de transacciones. Que cumpla las reglas de registro de la factura: un sólo número para contratos de capitación.
Código del prestador de servicios de salud
Único valor: código del prestador. 12 posicione s Departamento (2)+ Municipio (3) + Nit o Cédula sin dígito de verificación + Número de sede principal (2)
12
Registrar el número completo del código de doce dígitos, asignado a la IPS en el proceso de habilitación por el ente territorial (SDS). Aplica para todos los archivos reportados.
Que se encuentre en la Base de Datos de habilitación. Que sea el mismo registrado en el archivo de control.
Tipo de identificación del usuario.
CC= Cédula ciudadanía CE= Cédula de extranjería CD= Carné diplomático PA= Pasaporte RC= Registro civil TI= Tarjeta de identidad AS= Adulto sin identificar MS= Menor sin identificar NV= Certificado de nacido vivo SC= Salvoconducto PR= Pasaporte de la ONU
2
Para los adultos, mayores de 18 años de nacionalidad colombiana, el documento con el cual se deben identificar es la cédula de ciudadanía. Para los extranjeros que se encuentran de paso en el país se identifican con la Cédula de Extranjería, Carné Diplomático, Pasaporte, Salvoconducto o Pasaporte de la ONU para los refugiados o asilados. Los niños entre 7 y 17 años, deben identificarse con la tarjeta de identidad. Para niños menores de 7 años, el tipo documento será el registro civil. Para menores de 3 meses, el tipo documento será el Registro Civil o el certificado de Nacido Vivo. MS: Sólo se debe utilizar para el Recién Nacido vivo sin identificar (hasta los 30 días de nacido), y se registra: Número de documento de la madre si existe o el número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno.
Se valida que el valor seleccionado esté en los valores permitidos: CC, CE, CD, PA, RC, TI, AS, MS, NV, SC, PR.
Si el tipo de documento es TI o CC el campo debe ser numérico.
Se valida que el tipo de documento corresponda a la edad:
- Si valor de la edad es 3: el tipo de documento debe ser: RC, MS o CN.
- Si Edad > 17 años, no puede ser RC, TI, MS, NV
- Si la unidad de medida de la edad es 2 o 3 el tipo de documento no puede ser CC, TI, AS.
- Si la unidad medida de la Edad es 3 el tipo de documento tiene que ser RC, NV.
- Si tipo documento es MS o NV la edad debe estar entre 1 a 90 días.
- Si tipo documento es AS la edad debe ser mayor a 17 años.
Número de identificación del usuario del sistema
CC = Cédula ciudadanía
10 Para el caso de poblaciones especiales utilizar la “Tabla para la identificación de población especial sin documento de identidad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, presentada al final de la descripción del archivo de usuarios – US. No se debe reportar el valor “NU”, que se incluía originalmente la resolución 3374 de 2000, por ser un tipo de documento no válido. Para las personas que se reportaron con Número Único de Identificación Personal “NU”, éstas se deben manejar como “RC” ó “TI”.
Se valida: Que la longitud sea menor o igual a la
máxima permitida para cada tipo de documento.
MS, se valida de acuerdo con la tabla para la identificación de usuarios de salud que no están identificados por la Registraduria Nacional del Estado Civil, según el Anexo Técnico, tabla 1 de la Resolución N° 2232 de 2015..
En el caso de que un usuario del servicio de salud
CE = Cédula de extranjería
6
CD= Carné diplomático 16
PA = Pasaporte 16
RC = Registro civil 11
TI = Tarjeta de identidad
11
AS = Adulto sin identificación
10
138
MS = Menor sin identificación
12 no cuente con una identificación de acuerdo los tipos de identificación establecidos, se debe tener en cuenta lo establecido por la resolución 2232 de 2015, Anexo técnico, tabla 1 o la normatividad vigente sobre el tema. Su detalle se presenta al final de la descripción del archivo de usuarios – US.
NV= Certificado de nacido vivo
9
SC= Salvoconducto 16
PR= Pasaporte de la ONU
16
Fecha de la consulta
Dd/mm/aaaa 10
Se registra la fecha en que fue realizada la consulta por el profesional de salud.
Se valida que se use el formato estándar de fecha. Verificar que la fecha de la consulta no supere la actual.
Número de autorización
15 Sólo se registra si la IPS ha requerido autorización para realizar determinadas atenciones y el pagador le ha asignado un número de autorización.
Se debe diligenciar cuando se ha generado una autorización para la prestación del servicio.
Código de la consulta
Un único valor posible de esa variable: el código CUPS.
Este dato corresponde al código de la consulta, según disciplina (medicina, odontología, enfermería, nutrición, psicología, optometría, etc.), de acuerdo con la clasificación CUPs vigente. De acuerdo con el código CUPS se debe especificar si es de primera vez, o de control y si es general o especializada, cuando aplica.
Que exista en la tabla de procedimientos en salud: CUPS
Finalidad de la consulta
01=Atención del parto 02=Atención del recién nacido 03=Atención en planificación familiar 04=Detección de alteraciones de crecimiento y desarrollo del menor de diez años 05=Detección de alteración del desarrollo joven 06=Detección de alteraciones del embarazo 07=Detección de alteraciones del adulto 08=Detección de alteraciones de agudeza visual 09=Detección de enfermedad profesional 10=No aplica
2
La consulta puede ser realizada al usuario con fines de resolución de problemas de salud (diagnósticos y terapéuticos) o de Promoción de la salud y Prevención de la enfermedad (detección temprana o protección específica). Los valores del 01 al 08 corresponden a una finalidad de DETECCION TEMPRANA. La finalidad 10 corresponde a una finalidad RESOLUTIVA, es decir cuando el paciente acude al médico porque se siente enfermo, presenta alguna sintomatología o ha sido víctima de un evento de causa externa, tales como accidentes, maltrato, agresión, violencia.
Se valida: 1. Que la finalidad exista en la tabla de finalidad. 2. Referencia cruzada: si la finalidad está en el rango de 1 a 8, el diagnóstico principal debe ser un código “Z” y el primer diagnóstico relacionado puede ser un código correspondiente a una patología o un signo o síntoma. 3. Si la finalidad es 10 el diagnóstico no puede tener con código “Z”.
139
Causa externa
01=Accidente de trabajo 02=Accidente de tránsito 03=Accidente rábico 04=Accidente ofídico 05=Otro tipo de accidente 06=Evento catastrófico 07=Lesión por agresión 08=Lesión auto infligida 09=Sospecha de maltrato físico 10=Sospecha de abuso sexual 11=Sospecha de violencia sexual 12=Sospecha de maltrato emocional 13=Enfermedad general 14=Enfermedad laboral 15=Otra
2
Los valores del 1 al 12 se refieren a las causas externas que originaron la atención, como: accidentabilidad, violencia general y violencia intrafamiliar. El valor 13 se refiere a la enfermedad cuya etiología no corresponde a una causa externa, y cae en el ámbito de la “enfermedad general”; el 14 corresponde a una posible enfermedad laboral y la 15 a otras causas no contempladas en esta tabla, como podrían ser las demás que incluye la CIE en su décima versión, es decir, las de los capítulos XIX, XX o XXI, letras S, T, U, V, Y o Z.
Se valida que la causa externa se encuentre en la tabla de valores permitidos.
Código del diagnóstico principal
Un único valor del diagnóstico: el código de cuatro dígitos.
4
La afección principal se define como la diagnosticada al final del proceso de atención de la salud o de la consulta, como la causante primaria de la solicitud de atención del paciente. Si no se hace ningún diagnóstico, registre la condición más relevante que pueda identificar como resultado final de la valoración que puede ser incluso la condición de persona que teme estar enferma, a quien no se hace diagnostico (código Z711 del CIE) o un síntoma principal, hallazgo anormal o problema más importante, como afección principal. Consultar reglas de codificación dispuestas en los distintos medios.
Campo obligatorio. Si la consulta es de P y P (finalidad 1 al 9) lleva un código “Z”, si es resolutiva (finalidad 10) no puede llevar un código “Z”. Validar referencia cruzada entre: datos de edad y sexo y los diagnósticos de la CIE, tabla de referencia con rangos permitidos para edad y sexo.
Código del diagnóstico relacionado No. 1
Un valor único: código alfanumérico de cuatro dígitos
4
Otras afecciones o problemas relacionados con la afección principal, es decir, coexistieron durante el manejo de la afección principal, y/o que fueron atendidos durante el episodio de atención de la salud.
Incluir las otras afecciones o problemas relacionados con la afección principal de acuerdo con la CIE. Para el caso de un evento relacionado con riesgos laborales, incluir el diagnóstico asociado referido a los capítulos XIX, XX y XXI relacionados con los códigos T, U, V y Z de la CIE que corresponde a la causa externa por la cual se solicita la atención. Se valida que esté en la tabla de referencia de CIE
140
Código del diagnóstico relacionado No. 2
Un valor único: código alfanumérico de cuatro dígitos
4 Igual especificación que en el anterior, cuando se requiera. Igual especificación que en el anterior
Código del diagnóstico relacionado No. 3
Un valor único: código alfanumérico de cuatro dígitos
4 Igual especificación que en el anterior, cuando se requiera. Igual especificación que en el anterior
Tipo de diagnóstico principal
1 = Impresión diagnóstica 2 = Confirmado nuevo 3 =Confirmado repetido
1 Debe registrarse el tipo de diagnóstico según el grado de aproximación y confirmación del diagnóstico, que tenga el médico en el momento de la atención.
Se valida que el tipo de diagnóstico corresponda a los valores permitidos en la tabla de Tipo de Diagnóstico.
Valor de la consulta
Un único valor del dato: un número de máximo 15 caracteres.
15
Este dato corresponde al valor que el prestador cobrará al pagador por esa consulta, cuando ésta se paga por evento. Si las consultas se realizan como parte de un paquete de servicios, cualquiera sea éste (capitación, pago fijo por actividad final, DRG, atención integral por patología o condición del paciente), ésta no tiene valor unitario, por cuanto el valor corresponde al paquete. Se debe registrar en este campo “0”.
Se valida que el campo sea numérico.
Valor de la cuota moderadora
Un único valor del dato: un número de máximo 15 caracteres.
15
Corresponde al pago que debe hacer el usuario del servicio, como cuota de recuperación, cuota moderadora o copago. En los dos últimos casos el prestador actúa como recaudador de ingresos a terceros, pues estos dineros corresponden al pagador. Se debe registrar el valor pagado por el usuario.
Se valida que el campo sea numérico.
Valor neto a pagar
Un único valor del dato: un número de máximo 15 caracteres.
15
Este dato corresponde al valor que el prestador cobrará al pagador por esa consulta, cuando ésta se paga por evento. Si las consultas se realizan como parte de un paquete de servicios, cualquiera sea éste (capitación, pago fijo por actividad final, DRG, atención integral por patología o condición del paciente), ésta no tiene valor unitario, por cuanto el valor corresponde al paquete. Se debe registrar en este campo “0”.
Se valida que el campo sea numérico.
77
77 (Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación – OTIC, 2016, págs. 18-25)
141
ANEXO E
Dato Valores Permitidos Long. Como Registrar Validaciones
Número de la factura
Único valor 20 Corresponde al número de la factura con la cual el prestador de servicios de salud cobra los servicios a la EAPB y entidades territoriales
Se valida que el número de factura esté contenida en el archivo de transacciones. Que cumpla las reglas de registro de la factura: un sólo número para contratos de capitación.
Código del prestador de servicios de salud
Único valor: código del prestador. 12 posicione s Departamento (2)+ Municipio (3) + Nit o Cédula sin dígito de verificación + Número de sede principal (2)
12
Registrar el número completo del código de doce dígitos, asignado a la IPS en el proceso de habilitación por el ente territorial (SDS). Aplica para todos los archivos reportados.
Que se encuentre en la Base de Datos de habilitación. Que sea el mismo registrado en el archivo de control.
Tipo de identificación del usuario.
CC= Cédula ciudadanía CE= Cédula de extranjería CD= Carné diplomático PA= Pasaporte RC= Registro civil TI= Tarjeta de identidad AS= Adulto sin identificar MS= Menor sin identificar NV= Certificado de nacido vivo SC= Salvoconducto PR= Pasaporte de la ONU
2
Para los adultos, mayores de 18 años de nacionalidad colombiana, el documento con el cual se deben identificar es la cédula de ciudadanía. Para los extranjeros que se encuentran de paso en el país se identifican con la Cédula de Extranjería, Carné Diplomático, Pasaporte, Salvoconducto o Pasaporte de la ONU para los refugiados o asilados. Los niños entre 7 y 17 años, deben identificarse con la tarjeta de identidad. Para niños menores de 7 años, el tipo documento será el registro civil. Para menores de 3 meses, el tipo documento será el Registro Civil o el certificado de Nacido Vivo. MS: Sólo se debe utilizar para el Recién Nacido vivo sin identificar (hasta los 30 días de nacido), y se registra: Número de documento de la madre si existe o el número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno.
Se valida que el valor seleccionado esté en los valores permitidos: CC, CE, CD, PA, RC, TI, AS, MS, NV, SC, PR.
Si el tipo de documento es TI o CC el campo debe ser numérico.
Se valida que el tipo de documento corresponda a la edad:
- Si valor de la edad es 3: el tipo de documento debe ser: RC, MS o CN.
- Si Edad > 17 años, no puede ser RC, TI, MS, NV
- Si la unidad de medida de la edad es 2 o 3 el tipo de documento no puede ser CC, TI, AS.
- Si la unidad medida de la Edad es 3 el tipo de documento tiene que ser RC, NV.
- Si tipo documento es MS o NV la edad debe estar entre 1 a 90 días.
- Si tipo documento es AS la edad debe ser mayor a 17 años.
Número de identificación del usuario del sistema
CC = Cédula ciudadanía 10 Para el caso de poblaciones especiales utilizar la “Tabla para la identificación de población especial sin documento de identidad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, presentada al final de la descripción del archivo de usuarios – US. No se debe reportar el valor “NU”, que se incluía originalmente la resolución 3374 de 2000, por ser un tipo de documento no válido. Para las personas que se reportaron con Número Único de Identificación Personal “NU”, éstas se deben manejar como “RC” ó “TI”.
Se valida: Que la longitud sea menor o igual a la
máxima permitida para cada tipo de documento.
MS, se valida de acuerdo con la tabla para la identificación de usuarios de salud que no están identificados por la Registraduria Nacional del Estado Civil, según el Anexo Técnico, tabla 1 de la Resolución N° 2232 de 2015..
CE = Cédula de extranjería
6
CD= Carné diplomático 16
PA = Pasaporte 16
RC = Registro civil 11
TI = Tarjeta de identidad 11
AS = Adulto sin identificación
10
142
MS = Menor sin identificación
12 En el caso de que un usuario del servicio de salud no cuente con una identificación de acuerdo los tipos de identificación establecidos, se debe tener en cuenta lo establecido por la resolución 2232 de 2015, Anexo técnico, tabla 1 o la normatividad vigente sobre el tema. Su detalle se presenta al final de la descripción del archivo de usuarios – US.
NV= Certificado de nacido vivo
9
SC= Salvoconducto 16
PR= Pasaporte de la ONU
16
Fecha del procedimiento
Dd/mm/aaaa 10 Se registra la fecha en que fue realizada la consulta por el profesional de salud.
Se valida que se use el formato estándar de fecha. Verificar que la fecha de la consulta no supere la actual.
Número de autorización
Un único valor 15 Sólo se registra si la IPS ha requerido autorización para realizar determinadas atenciones y el pagador le ha asignado un número de autorización.
Se debe diligenciar cuando se ha generado una autorización para la prestación del servicio.
Código del procedimiento
Un único valor posible de esa variable: el código CUPS.
8 En este campo se registra el código del procedimiento, según corresponda en la Clasificación Única de Procedimientos en Salud (CUPS) Colombia.
Que exista en la tabla de procedimientos en salud: CUPS
Ámbito de realización del procedimiento
1 = Ambulatorio 2 = Hospitalario 3 = Urgencias
1 En este campo se registra en qué ámbito se realiza el procedimiento, es decir, en qué tipo de servicio está siendo atendido el usuario.
Verifica que el valor seleccionado esté dentro del rango de valores de esa variable.
Finalidad del procedimiento
1 = Diagnóstico 2 = Terapéutico 3 = Protección específica 4 = Detección temprana de Enfermedad general 5 = Detección temprana de Enfermedad laboral
1
Los procedimientos tienen la finalidad diagnóstica cuando se realizan para establecer (confirmar o descartar) un diagnóstico presuntivo; o aún si no existiere un diagnóstico presuntivo, se realizan para establecer las condiciones del paciente en relación con la sintomatología, la causa o motivo de la solicitud de atención y la anamnesis. Los procedimientos tienen la finalidad terapéutica, cuando se realizan para tratar el problema de salud por el cual consultó el paciente, tanto en la consulta externa como en la urgencia o la hospitalización. Los procedimientos tienen una finalidad de protección específica cuando se realizan para “evitar” una condición de salud específica (embarazo) o una enfermedad (inmuno prevenible o laboral) mediante la aplicación de un dispositivo o una vacuna. Los procedimientos se realizan con una finalidad de detección temprana, cuando se busca identificar valores de los indicadores vitales que indiquen un riesgo de desarrollar una enfermedad.
Verifica que el valor seleccionado esté dentro del rango de valores de esa variable.
143
Personal que atiende
1 = Médico especialista 2 = Médico general 3 = Enfermera 4 = Auxiliar de enfermería 5 = Otro
1 Sólo debe registrarse para el procedimiento: “Atención del parto”. Verifica que el valor seleccionado esté dentro del rango de valores de esa variable, cuando el procedimiento es: atención del parto.
Código del diagnóstico principal
Un único valor del diagnóstico: el código de cuatro dígitos.
4
Sólo se diligencia cuando se trata de procedimientos quirúrgicos. Se codifica según Reglas de Codificación de la CIE
Verifica que el campo esté diligenciado cuando el procedimiento se encuentre en la tabla de CUPS marcada como procedimiento quirúrgico. Que el diagnóstico esté en la tabla de CIE, en los rangos permitidos para edad y sexo.
Diagnóstico relacionado
Un valor único: código alfanumérico de cuatro dígitos
4 Se diligencia cuando se trata de procedimientos quirúrgicos, y sólo cuando en la cirugía se encuentra una condición adicional a la inicialmente identificada, según Reglas de Codificación.
Que el diagnóstico esté en la tabla de los diagnósticos (CIE) en los rangos permitidos para edad y sexo.
Complicación Un valor único: código alfanumérico de cuatro dígitos
4
Se registra según reglas de codificación con CIE, cuando surja una complicación directamente relacionada con el procedimiento (el acto quirúrgico, la administración de la anestesia, la aplicación de sangre, líquidos, prótesis u otros).
Que el diagnóstico esté en la tabla de los diagnósticos (CIE) en los rangos permitidos para edad y sexo.
Forma de realización del acto quirúrgico
1 = Único o unilateral 2 = Múltiple o bilateral, misma vía, diferente especialidad 3 = Múltiple o bilateral, misma vía, igual especialidad 4 = Múltiple o bilateral diferente vía, diferente especialidad 5 = Múltiple o bilateral, diferente vía, igual especialidad
1 La IPS lo registra cuando las atenciones son contratadas por evento y se convienen las reglas de liquidación según el número de procedimientos quirúrgicos realizados en una misma intervención.
Valida que el valor esté en la tabla de valores permitidos.
Valor del procedimiento
Un valor único: código alfanumérico de cuatro dígitos
15
Este dato corresponde al valor que el prestador cobrará al pagador por ese procedimiento, cuando éste se paga por evento. Si el procedimiento se realiza como parte de un paquete de servicios, cualquiera sea éste (capitación, pago fijo por actividad final, DRG, atención integral por patología o condición del paciente), ésta no tiene valor unitario, por cuanto el valor corresponde al paquete. Se debe registrar en este campo “0” (cero).
Se valida que el campo sea numérico.
78
78 (Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación – OTIC, 2016, págs. 26-27)
144
ANEXO F
Dato Valores Permitidos Long. Como Registrar Validaciones
Número de la factura
Único valor 20 Corresponde al número de la factura con la cual el prestador de servicios de salud cobra los servicios a la EAPB y entidades territoriales
Se valida que el número de factura esté contenida en el archivo de transacciones. Que cumpla las reglas de registro de la factura: un sólo número para contratos de capitación.
Código del prestador de servicios de salud
Único valor 12
Registrar el número completo del código de doce dígitos, asignado a la IPS en el proceso de habilitación por el ente territorial (SDS). Aplica para todos los archivos reportados.
Que se encuentre en la Base de Datos de habilitación. Que sea el mismo registrado en el archivo de control. Debe ser igual en todos los registros del archivo AF
Tipo de identificación del usuario.
CC= Cédula ciudadanía CE= Cédula de extranjería CD= Carné diplomático PA= Pasaporte RC= Registro civil TI= Tarjeta de identidad AS= Adulto sin identificar MS= Menor sin identificar NV= Certificado de nacido vivo SC= Salvoconducto PR= Pasaporte de la ONU
2
Para los adultos, mayores de 18 años de nacionalidad colombiana, el documento con el cual se deben identificar es la cédula de ciudadanía. Para los extranjeros que se encuentran de paso en el país se identifican con la Cédula de Extranjería, Carné Diplomático, Pasaporte, Salvoconducto o Pasaporte de la ONU para los refugiados o asilados. Los niños entre 7 y 17 años, deben identificarse con la tarjeta de identidad. Para niños menores de 7 años, el tipo documento será el registro civil. Para menores de 3 meses, el tipo documento será el Registro Civil o el certificado de Nacido Vivo. MS: Sólo se debe utilizar para el Recién Nacido vivo sin identificar (hasta los 30 días de nacido), y se registra: Número de documento de la madre si existe o el número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno.
Se valida que el valor seleccionado esté en los valores permitidos: CC, CE, CD, PA, RC, TI, AS, MS, NV, SC, PR.
Si el tipo de documento es TI o CC el campo debe ser numérico.
Se valida que el tipo de documento corresponda a la edad:
- Si valor de la edad es 3: el tipo de documento debe ser: RC, MS o CN.
- Si Edad > 17 años, no puede ser RC, TI, MS, NV - Si la unidad de medida de la edad es 2 o 3 el tipo de
documento no puede ser CC, TI, AS. - Si la unidad medida de la Edad es 3 el tipo de
documento tiene que ser RC, NV. - Si tipo documento es MS o NV la edad debe estar
entre 1 a 90 días. - Si tipo documento es AS la edad debe ser mayor a 17
años.
Número de identificación del usuario del sistema
CC = Cédula ciudadanía 10 Para el caso de poblaciones especiales utilizar la “Tabla para la identificación de población especial sin documento de identidad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, presentada al final de la descripción del archivo de usuarios – US. No se debe reportar el valor “NU”, que se incluía originalmente la resolución 3374 de 2000, por ser un tipo de documento no válido. Para las personas que se reportaron con Número Único de Identificación Personal “NU”, éstas se deben manejar como “RC” ó “TI”.
Se valida: Que la longitud sea menor o igual a la máxima
permitida para cada tipo de documento.
MS, se valida de acuerdo con la tabla para la identificación de usuarios de salud que no están identificados por la Registraduria Nacional del Estado Civil, según el Anexo Técnico, tabla 1 de la Resolución N° 2232 de 2015..
En el caso de que un usuario del servicio de salud no cuente con una identificación de acuerdo los tipos de identificación establecidos, se debe tener en cuenta lo
CE = Cédula de extranjería
6
CD= Carné diplomático 16
PA = Pasaporte 16
RC = Registro civil 11
TI = Tarjeta de identidad 11
AS = Adulto sin identificación
10
MS = Menor sin identificación
12
145
NV= Certificado de nacido vivo
9 establecido por la resolución 2232 de 2015, Anexo técnico, tabla 1 o la normatividad vigente sobre el tema. Su detalle se presenta al final de la descripción del archivo de usuarios – US.
SC= Salvoconducto 16
PR= Pasaporte de la ONU
16
Fecha de ingreso del usuario a observación
Dd/mm/aaaa 10 Debe registrarse la fecha en que el usuario ingreso a la unidad de observación, con el formato estándar de fecha. Formato = dd/mm/aaaa.
Se valida que la fecha de ingreso no sea mayor a la fecha actual. La fecha de ingreso debe ser anterior o igual a la fecha de salida o egreso de urgencias
Hora de ingreso del usuario a observación
hh:mm (hora militar) 5 Debe registrarse la hora en que el usuario pasa a la unidad de observación, con el formato estándar de hora militar.
Se valida el formato hora Que el valor no exceda de: 24 horas ni 60 minutos. Si Fecha Ingreso = Fecha Salida, la Hora de Ingreso debe ser anterior a Hora de Salida
Número de autorización
Un valor único 15 Sólo deben registrar este dato si lo necesitan para soportar el pago de la atención.
Se debe diligenciar cuando se ha generado una autorización para la prestación del servicio.
Causa externa
01 = Accidente de trabajo 02 = Accidente de tránsito 03 = Accidente rábico 04 = Accidente ofídico 05 = Otro tipo de accidente 06 = Evento catastrófico 07 = Lesión por agresión 08 = Lesión auto infligida 09 = Sospecha de maltrato físico 10 = Sospecha de abuso sexual 11 = Sospecha de violencia sexual 12 = Sospecha de maltrato emocional 13 = Enfermedad general 14 = Enfermedad laboral 15 = Otra
2
Los valores del 1 al 12 se refieren a las causas externas que originaron la atención, como: accidentabilidad, violencia general y violencia intrafamiliar. El valor 13 se refiere a la enfermedad cuya etiología no corresponde a una causa externa, y cae en el ámbito de la “enfermedad general”; el 14 corresponde a una posible enfermedad laboral y la 15 a otras causas no contempladas en esta tabla, como podrían ser las demás que incluye la CIE, es decir, las del capítulo XIX, XX o XXI, letras T, U, V, Y o Z.
Validar que se encuentre en la tabla de causa externa.
146
Diagnóstico a la salida
Un único valor del diagnóstico: el código de cuatro dígitos.
4
Debe registrarse el diagnóstico que justificó la estadía en observación, sea éste un diagnóstico de una patología o uno sintomático. En éste campo no debe ir un diagnóstico de causa externa.
Se valida que esté en la tabla de CIE.
Para el caso de un evento relacionado con riesgos laborales, tener en consideración que el diagnóstico principal corresponde a la patología básica que justifica la atención de urgencias. Todo diagnóstico principal referido riesgos laborales debe tener un diagnóstico relacionado referido al accidente o la enfermedad laboral.
Diagnóstico relacionado No. 1
Un valor único: código alfanumérico de cuatro dígitos
4
Debe registrarse el diagnóstico relacionado (si lo hay) más próximo al principal, o la causa externa si existe. Ej: Dx de salida: fractura de los huesos de la nariz. Dx relacionado 1: Luxación del maxilar Dx relacionado 2: V23 Motociclista lesionado por colisión con vehículo de transporte pesado o autobús.
Incluir las otras afecciones o problemas relacionados con la afección principal de acuerdo con la CIE.
Para el caso de un evento relacionado con riesgos laborales, incluir el diagnóstico asociado referido a los capítulos XIX, XX y XXI relacionados con los códigos T, U, V y Z de la CIE que corresponde a la causa externa asociada a la atención de urgencia. Iguales validaciones que para Dx a la salida.
Diagnóstico relacionado No. 2
Un valor único: código alfanumérico de cuatro dígitos
4 Puede corresponder a: 1) un segundo diagnóstico relacionado con el principal o de salida, o 2) a la causa externa como se muestra en el anterior ejemplo.
Incluir las otras afecciones o problemas relacionados con la afección principal de acuerdo con la CIE.
Para el caso de un evento relacionado con riesgos laborales, incluir el diagnóstico asociado referido a los capítulos XIX, XX y XXI relacionados con los códigos T, U, V y Z de la CIE que corresponde a la causa externa asociada a la atención de urgencia.
Iguales validaciones que para Dx a la salida
Diagnóstico relacionado No. 3
Un valor único: código alfanumérico de cuatro dígitos
4 Puede corresponder a: 1) un tercer diagnóstico relacionado con el principal o de salida, o 2) a la causa externa
Incluir las otras afecciones o problemas relacionados con la afección principal de acuerdo con la CIE.
Para el caso de un evento relacionado con riesgos laborales, incluir el diagnóstico asociado referido a los capítulos XIX, XX y XXI relacionados con los códigos T, U, V y Z de la CIE que corresponde a la causa externa asociada a la atención de urgencia.
Iguales validaciones que para Dx a la salida.
147
Destino del usuario a la salida de observación
1 = Alta de urgencias 2 = Remisión a otro nivel de complejidad 3 = Hospitalización
1 Debe seleccionarse uno de los posibles valores de ésta variable.
Si el destino es hospitalización, deberá aparecer un registro de hospitalización en la misma fecha o del día siguiente. Si el destino = 2, el usuario no debe aparecer en AC de urgencias con fecha posterior. Si el destino = 2, el usuario no debe aparecer en AP con fecha posterior a la fecha de salida.
Estado a la salida
1 = Vivo (a) 2 = Muerto (a)
1 Señalar si el paciente sale vivo de la observación, o muerto. Si su condición a la salida es ésta última, el siguiente campo no puede ir en blanco.
Que el valor esté en el rango permitido.
Causa básica de muerte en urgencias
Un valor único: código alfanumérico de cuatro dígitos
4
La causa básica de muerte, según la Clasificación Internacional, es la causa primaria que origina la secuencia de hechos que terminaron en la muerte, ya sea una causa externa o una enfermedad. Debe coincidir con el diagnóstico principal de la causa básica de muerte del Certificado de Defunción. Obligatorio si el estado a la salida es =2
Validar que el campo causa básica de muerte no sea nulo, si el estado es igual a 2. Se valida que el código esté en la tabla de CIE. Si hubo muerte, la fecha y hora de muerte son variables obligatorias.
Fecha de la salida del usuario en observación
dd/mm/aaaa 10 Es la fecha en que el paciente termina su estancia en observación, sin importar el número de horas o días que permanezca en este servicio y su destino inmediato.
Validar el formato fecha. La fecha de la salida no sea mayor a la actual. La fecha de salida no puede ser anterior a la fecha de ingreso.
Hora de la salida del usuario en observación
hh:mm (hora militar) 5
Es la hora en que el paciente deja efectivamente el servicio de urgencias, con el formato estándar de hora militar.
Validar el formato hora. Que el valor no exceda de: 24 horas ni 60 minutos. Si Fecha Ingreso = Fecha Salida, la Hora de Ingreso debe ser anterior a Hora de Salida.
79
79 (Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación – OTIC, 2016, págs. 28-30)
148
ANEXO G
Dato Valores Permitidos Long. Como Registrar Validaciones
Número de la factura
Único valor 20 Corresponde al número de la factura con la cual el prestador de servicios de salud cobra los servicios a la EAPB y entidades territoriales
Se valida que el número de factura esté contenida en el archivo de transacciones. Que cumpla las reglas de registro de la factura: un sólo número para contratos de capitación.
Código del prestador de servicios de salud
Único valor 12
Registrar el número completo del código de doce dígitos, asignado a la IPS en el proceso de habilitación por el ente territorial (SDS). Aplica para todos los archivos reportados.
Que se encuentre en la Base de Datos de habilitación. Que sea el mismo registrado en el archivo de control.
Tipo de identificación del usuario.
CC= Cédula ciudadanía CE= Cédula de extranjería CD= Carné diplomático PA= Pasaporte RC= Registro civil TI= Tarjeta de identidad AS= Adulto sin identificar MS= Menor sin identificar NV= Certificado de nacido vivo SC= Salvoconducto PR= Pasaporte de la ONU
2
Para los adultos, mayores de 18 años de nacionalidad colombiana, el documento con el cual se deben identificar es la cédula de ciudadanía. Para los extranjeros que se encuentran de paso en el país se identifican con la Cédula de Extranjería, Carné Diplomático, Pasaporte, Salvoconducto o Pasaporte de la ONU para los refugiados o asilados. Los niños entre 7 y 17 años, deben identificarse con la tarjeta de identidad. Para niños menores de 7 años, el tipo documento será el registro civil. Para menores de 3 meses, el tipo documento será el Registro Civil o el certificado de Nacido Vivo. MS: Sólo se debe utilizar para el Recién Nacido vivo sin identificar (hasta los 30 días de nacido), y se registra: Número de documento de la madre si existe o el número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno.
Se valida que el valor seleccionado esté en los valores permitidos: CC, CE, CD, PA, RC, TI, AS, MS, NV, SC, PR.
Si el tipo de documento es TI o CC el campo debe ser numérico.
Se valida que el tipo de documento corresponda a la edad:
- Si valor de la edad es 3: el tipo de documento debe ser: RC, MS o CN.
- Si Edad > 17 años, no puede ser RC, TI, MS, NV - Si la unidad de medida de la edad es 2 o 3 el tipo de
documento no puede ser CC, TI, AS. - Si la unidad medida de la Edad es 3 el tipo de
documento tiene que ser RC, NV. - Si tipo documento es MS o NV la edad debe estar
entre 1 a 90 días. - Si tipo documento es AS la edad debe ser mayor a
17 años.
Número de identificación del usuario del sistema
CC = Cédula ciudadanía 10 Para el caso de poblaciones especiales utilizar la “Tabla para la identificación de población especial sin documento de identidad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, presentada al final de la descripción del archivo de usuarios – US. No se debe reportar el valor “NU”, que se incluía originalmente la resolución 3374 de 2000, por ser un tipo de documento no válido. Para las personas que se reportaron con Número Único de Identificación Personal “NU”, éstas se deben manejar como “RC” ó “TI”.
Se valida: Que la longitud sea menor o igual a la máxima
permitida para cada tipo de documento.
MS, se valida de acuerdo con la tabla para la identificación de usuarios de salud que no están identificados por la Registraduria Nacional del Estado Civil, según el Anexo Técnico, tabla 1 de la Resolución N° 2232 de 2015..
En el caso de que un usuario del servicio de salud no cuente con una identificación de acuerdo los tipos de identificación establecidos, se debe tener en cuenta lo establecido por la resolución 2232 de 2015, Anexo
CE = Cédula de extranjería
6
CD= Carné diplomático 16
PA = Pasaporte 16
RC = Registro civil 11
TI = Tarjeta de identidad 11
AS = Adulto sin identificación
10
MS = Menor sin identificación
12
149
NV= Certificado de nacido vivo
9 técnico, tabla 1 o la normatividad vigente sobre el tema. Su detalle se presenta al final de la descripción del archivo de usuarios – US. SC= Salvoconducto 16
PR= Pasaporte de la ONU
16
Vía de ingreso a la institución
1 = Urgencias 2 = Consulta externa o programada 3 = Remitido 4 = Nacido en la institución
1
Las opciones 1,2 y 4 se refieren a la misma institución, es decir, si fue atendido en urgencias o consulta programada o si nació en la institución prestadora de servicios de salud. Remitido se refiere a que el paciente proviene de otro servicio en otra institución que no puede ofrecerle los servicios que su condición requiere, y por tanto se remite. Esta remisión está determinada por las condiciones convenidas con el pagador, por lo general requiere autorización previa.
Si Vía de ingreso = 1, el usuario debe aparecer en AU Si Vía de ingreso = 1 y no aparece en AU, el usuario debe aparecer en AC con consulta de urgencias Si Vía de ingreso = 2, el usuario debe aparecer en AC, con consultas generales o especializadas. Si Vía de ingreso = 4, debe aparecer la hospitalización y el procedimiento parto, de la mamá.
Fecha de ingreso del usuario a la institución
Dd/mm/aaaa 10
Se registra la fecha (día, mes y año) en que el paciente ha sido ingresado al servicio de hospitalización. Si el paciente se encuentra en urgencias y lleva 6 horas o más pero el hospital no cuenta con camas disponibles para su hospitalización, se debe seguir registrando como atención de urgencias y no como hospitalización.
Se valida que fecha de ingreso no sea mayor a la fecha actual. Debe ser anterior o igual a la fecha de salida o egreso de urgencias
Hora de ingreso del usuario a la institución
hh:mm (hora militar) 5 Debe registrarse la hora en que el usuario pasa a hospitalización, con el formato estándar de hora militar.
Validar el formato hora. Que el valor no exceda de: 24 horas ni 60 minutos. Si Fecha Ingreso = Fecha Salida, la Hora de Ingreso debe ser anterior a Hora de Salida
Número de autorización
Un valor único 15 Sólo se registra si se ha solicitado y la EPS ha autorizado mediante la asignación de un número de autorización. Es importante para efectos de la auditoria y el pago.
Se debe diligenciar cuando se ha generado una autorización para la prestación del servicio.
150
Causa externa
01 = Accidente de trabajo 02 = Accidente de tránsito 03 = Accidente rábico 04 = Accidente ofídico 05 = Otro tipo de accidente 06 = Evento catastrófico 07 = Lesión por agresión 08 = Lesión auto infligida 09 = Sospecha de maltrato físico 10 = Sospecha de abuso sexual 11 = Sospecha de violencia sexual 12 = Sospecha de maltrato emocional 13 = Enfermedad general 14 = Enfermedad laboral 15 = Otra
2
Del 1 al 12 son las causas externas que más interesan para la vigilancia de la salud pública. Si hubieren otras causas externas no contempladas en estas 12, deben seleccionar el valor: 15 otra; y si se requiere una mayor precisión en la causa que originó la atención pueden hacerlo en el campo de diagnóstico relacionado, con los diagnósticos de los capítulos XX o XXI, letras U, V , Y o Z. Los valores 13 y 14 corresponden a las causas de demanda de enfermedad general o laboral.
Validar que el valor registrado se encuentre en el rango de los valores permitidos.
Diagnóstico principal de ingreso
Un único valor del diagnóstico: el código de cuatro dígitos.
4 Corresponde al diagnóstico que dio origen a la hospitalización: en urgencias, consulta externa o remisión. En éste campo no debe ir un Dx de causa externa.
Se valida que no sea un código “Z”. Se valida que esté en la tabla de CIE. Para el caso de un evento relacionado con riesgos laborales, tener en consideración que el diagnóstico principal corresponde a la patología básica que justificó el ingreso a servicio hospitalario. Todo diagnóstico principal referido riesgos laborales debe tener un diagnóstico relacionado referido al accidente o la enfermedad laboral.
Diagnóstico principal de egreso
Un único valor del diagnóstico: el código de cuatro dígitos.
El diagnóstico principal de egreso debe ser un diagnóstico confirmado en la mayoría de los casos. Sólo habrá algunos casos en que no se pudo confirmar. Corresponde al diagnóstico que justificó la mayor parte de la estancia hospitalaria. En éste campo no debe ir un Dx de causa externa.
Se valida que esté en la tabla de CIE. Para el caso de un evento relacionado con riesgos laborales, tener en consideración que el diagnóstico principal corresponde a la patología básica que justifica la hospitalización. Todo diagnóstico principal referido riesgos laborales debe tener un diagnóstico relacionado referido al accidente o la enfermedad laboral.
151
Diagnóstico relacionado No. 1
Un valor único: código alfanumérico de cuatro dígitos
4 Los diagnósticos relacionados son todos aquellos que hacen parte del estado de salud que justificó la estadía en el hospital.
Se valida que esté en la tabla de CIE. Incluir las otras afecciones o problemas relacionados con la afección principal de acuerdo con la CIE. Para el caso de un evento relacionado con riesgos laborales, incluir el diagnóstico asociado referido a los capítulos XIX, XX y XXI relacionados con los códigos T, U, V y Z de la CIE que corresponde a la causa externa asociada a la atención hospitalaria.
Diagnóstico relacionado No. 2
Un valor único: código alfanumérico de cuatro dígitos
4 Los diagnósticos relacionados son todos aquellos que hacen parte del estado de salud que justificó la estadía en el hospital.
Igual validación que la del diagnóstico relacionado 1.
Diagnóstico relacionado No. 3
Un valor único: código alfanumérico de cuatro dígitos
4 Los diagnósticos relacionados son todos aquellos que hacen parte del estado de salud que justificó la estadía en el hospital.
Igual validación que la del diagnóstico relacionado 1.
Diagnóstico de la complicación
Un valor único: código alfanumérico
4 Se diligencia si hubo una complicación.
Se valida que esté en la tabla de CIE. Para el caso de un evento relacionado con riesgos laborales, tener en consideración que el diagnóstico de la complicación corresponde a la patología básica de la complicación.
Estado a la salida
1 = Vivo (a) 2 = Muerto (a)
1 Señalar si el paciente sale vivo de la hospitalización o muerto. Si su condición a la salida es ésta última, el siguiente campo no puede ir en blanco.
Que el valor esté en el rango permitido.
Causa básica de muerte en urgencias
Un valor único: código alfanumérico de cuatro dígitos
4
La causa básica de muerte, según la Clasificación Internacional, es la causa primaria que origina la secuencia de hechos que terminaron en la muerte, ya sea una causa externa o una enfermedad. Debe coincidir con el diagnóstico principal de la causa básica de muerte del Certificado de Defunción. Obligatorio si el estado a la salida es =2
Validar que el campo causa básica de muerte no sea nulo, si el estado es igual a 2. Valida que el código esté en la tabla de CIE.
Fecha de egreso del usuario a la institución
dd/mm/aaaa 10 Es la fecha en que el paciente deja el servicio de hospitalización.
Validar el formato fecha. La fecha de la salida no sea mayor a la actual. La fecha de salida no puede ser anterior a la fecha de ingreso.
Hora de la salida del usuario en observación
hh:mm (hora militar) 5 Es la hora en que el paciente deja efectivamente el servicio de hospitalización.
Validar el formato hora. Que el valor no exceda de: 24 horas ni 60 minutos. Si Fecha Ingreso = Fecha Salida, la Hora de Ingreso debe ser anterior a Hora de Salida.
80
80 (Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación – OTIC, 2016, págs. 31-34)
152
ANEXO H
Dato Valores Permitidos Long. Como Registrar Validaciones
Número de la factura
Único valor 20 Corresponde al número de la factura con la cual el prestador de servicios de salud cobra los servicios a la EAPB y entidades territoriales
Se valida que el número de factura esté contenida en el archivo de transacciones. Que cumpla las reglas de registro de la factura: un sólo número para contratos de capitación.
Código del prestador de servicios de salud
Único valor: código del prestador
12 Registrar el número completo del código de doce dígitos, asignado a la IPS en el proceso de habilitación por el ente territorial (SDS).
Que se encuentre en la Base de Datos de habilitación. Que sea el mismo registrado en el archivo de control.
Tipo de identificación de la madre.
CC= Cédula ciudadanía CE= Cédula de extranjería CD=Carné diplomático PA=Pasaporte RC=Registro civil TI =Tarjeta de identidad AS=Adulto sin identificación MS=Menor sin identificación SC= Salvoconducto PR = Pasaporte de la ONU
2
La madre ha sido registrada con un documento de identificación al ingreso a la atención de parto y a la hospitalización. Ese mismo tipo de documento se debe colocar en este campo para poder hacer trazabilidad cuando se requiera.
Se valida estructura. Se valida que el valor seleccionado esté en los valores
permitidos: CC, CE, CD, PA, RC, TI, AS, MS, SC. Se valida que el tipo de documento corresponda a la
edad.
Número de identificación de la madre en el Sistema
CC = Cédula ciudadanía 10
Para el caso de poblaciones especiales utilizar la “Tabla para la identificación de población especial sin documento de identidad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, presentada al final de la descripción del archivo de usuarios – US. No se debe reportar el valor “NU”, que se incluía originalmente la resolución 3374 de 2000, por ser un tipo de documento no válido. Para las personas que se reportaron con Número Único de Identificación Personal “NU”, éstas se deben manejar como “RC” ó “TI”.
Se valida: Que la longitud sea menor o igual a la máxima
permitida para cada tipo de documento.
MS, se valida de acuerdo con la tabla para la identificación de usuarios de salud que no están identificados por la Registraduria Nacional del Estado Civil, según el Anexo Técnico, tabla 1 de la Resolución N° 2232 de 2015..
En el caso de que un usuario del servicio de salud no cuente con una identificación de acuerdo los tipos de identificación establecidos, se debe tener en cuenta lo establecido por la resolución 2232 de 2015, Anexo técnico, tabla 1 o la normatividad vigente sobre el tema. Su detalle se presenta al final de la descripción del archivo de usuarios – US.
CE = Cédula de extranjería 6
CD= Carné diplomático 16
PA = Pasaporte 16
RC = Registro civil 11
TI = Tarjeta de identidad 11
AS = Adulto sin identificación
10
MS = Menor sin identificación
12
NV= Certificado de nacido vivo
9
SC= Salvoconducto 16
PR= Pasaporte de la ONU 16
Fecha de nacimiento del recién nacido
Dd/mm/aaaa 10 Fecha de nacimiento del recién nacido
Validar el formato fecha Valida que la fecha de la salida no sea mayor a la actual Validar que la fecha de salida no puede ser anterior a la fecha de ingreso.
153
Hora de ingreso del usuario a observación
hh:mm (hora militar) 5 Es la hora del alumbramiento.
Validar el formato hora. Que el valor no exceda de: 24 horas ni 60 minutos. Si Fecha Ingreso = Fecha Salida, la Hora de Ingreso debe ser anterior a Hora de Salida.
Edad gestacional
Un valor único 2 Número de semanas de gestación de la madre al momento del parto
No se valida
Control prenatal
1 = Si 2 = No
1 Identificador para determinar si la madre tuvo control prenatal
Que el valor seleccionado esté dentro del rango permitido.
Sexo 1= Masculino 2 =Femenino
1 Identificador del sexo del recién nacido Que el valor seleccionado esté dentro del rango permitido.
Peso Un valor único 4 Peso en gramos del recién nacido Se valida que sea numérico
Diagnóstico del recién nacido
Un único valor del diagnóstico: el código de cuatro dígitos.
4 Si el niño presenta alguna patología, se debe colocar un Código del diagnóstico, según la Clasificación Internacional de Enfermedades vigente. Puede ser un Dx presuntivo
Que el valor seleccionado esté dentro del rango permitido de la tabla de referencia
Causa básica de muerte en urgencias
Un valor único: código alfanumérico de cuatro dígitos
4
Si el RN fallece antes de las 24 horas de nacido, y sin que se hubiera hospitalizado por alguna patología, se debe colocar el Código de la causa básica de muerte, según la CIE. Debe coincidir con el diagnóstico principal de la causa básica de muerte del Certificado de Defunción. Debe ser igual a la registrada en el registro de defunción.
Validar que el campo causa básica de muerte no sea nulo, si el estado es igual a 2. Valida que el código esté en la tabla de CIE. Si este campo no es nulo, la fecha y hora de muerte son variables obligatorias.
Fecha de muerte del recién nacido
dd/mm/aaaa 10 Fecha de muerte del recién nacido
Validar el formato fecha Valida que la fecha muerte no sea mayor a la actual Validar que la fecha de muerte no sea anterior a la fecha de nacimiento.
Hora de muerte del recién nacido
hh:mm (hora militar) 5 Hora de defunción del recién nacido
Validar el formato hora. Que el valor no exceda de: 24 horas ni 60 minutos. Si Fecha Ingreso = Fecha Salida, la Hora de Ingreso debe ser anterior a Hora de Salida.
81
81 (Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación – OTIC, 2016, págs. 35-36)
154
ANEXO I
Dato Valores Permitidos Long. Como Registrar Validaciones
Número de la factura
Único valor 20 Corresponde al número de la factura con la cual el prestador de servicios de salud cobra los servicios a la EAPB y entidades territoriales
Se valida que el número de factura esté contenida en el archivo de transacciones. Que cumpla las reglas de registro de la factura: un sólo número para contratos de capitación.
Código del prestador de servicios de salud
Único valor 12 Registrar el número completo del código de doce dígitos, asignado a la IPS en el proceso de habilitación por el ente territorial (SDS). Aplica para todos los archivos reportados.
Que se encuentre en la Base de Datos de habilitación. Q ue sea el mismo registrado en el archivo de control.
Tipo de identificación del usuario.
CC= Cédula ciudadanía CE= Cédula de extranjería CD= Carné diplomático PA= Pasaporte RC= Registro civil TI= Tarjeta de identidad AS= Adulto sin identificar MS= Menor sin identificar NV= Certificado de nacido vivo SC= Salvoconducto PR= Pasaporte de la ONU
2
Para los adultos, mayores de 18 años de nacionalidad colombiana, el documento con el cual se deben identificar es la cédula de ciudadanía. Para los extranjeros que se encuentran de paso en el país se identifican con la Cédula de Extranjería, Carné Diplomático, Pasaporte, Salvoconducto o Pasaporte de la ONU para los refugiados o asilados. Los niños entre 7 y 17 años, deben identificarse con la tarjeta de identidad. Para niños menores de 7 años, el tipo documento será el registro civil. Para menores de 3 meses, el tipo documento será el Registro Civil o el certificado de Nacido Vivo. MS: Sólo se debe utilizar para el Recién Nacido vivo sin identificar (hasta los 30 días de nacido), y se registra: Número de documento de la madre si existe o el número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno.
Se valida que el valor seleccionado esté en los valores permitidos: CC, CE, CD, PA, RC, TI, AS, MS, NV, SC, PR.
Si el tipo de documento es TI o CC el campo debe ser numérico.
Se valida que el tipo de documento corresponda a la edad:
- Si valor de la edad es 3: el tipo de documento debe ser: RC, MS o CN.
- Si Edad > 17 años, no puede ser RC, TI, MS, NV - Si la unidad de medida de la edad es 2 o 3 el
tipo de documento no puede ser CC, TI, AS. - Si la unidad medida de la Edad es 3 el tipo de
documento tiene que ser RC, NV. - Si tipo documento es MS o NV la edad debe
estar entre 1 a 90 días. - Si tipo documento es AS la edad debe ser mayor
a 17 años.
Número de identificación del usuario del sistema
CC = Cédula ciudadanía 10
Para el caso de poblaciones especiales utilizar la “Tabla para la identificación de población especial sin documento de identidad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, presentada al final de la descripción del archivo de usuarios – US. No se debe reportar el valor “NU”, que se incluía originalmente la resolución 3374 de 2000, por ser un tipo de documento no válido. Para las personas que se reportaron con Número Único de Identificación Personal “NU”, éstas se deben manejar como “RC” ó “TI”.
Se valida: Que la longitud sea menor o igual a la máxima
permitida para cada tipo de documento.
MS, se valida de acuerdo con la tabla para la identificación de usuarios de salud que no están identificados por la Registraduria Nacional del Estado Civil, según el Anexo Técnico, tabla 1 de la Resolución N° 2232 de 2015..
En el caso de que un usuario del servicio de salud no cuente con una identificación de acuerdo los tipos de identificación establecidos, se debe tener en cuenta lo establecido por la resolución 2232 de 2015, Anexo técnico, tabla 1 o la normatividad vigente sobre el tema. Su detalle se presenta al final de la descripción del archivo de usuarios – US.
CE = Cédula de extranjería
6
CD= Carné diplomático 16
PA = Pasaporte 16
RC = Registro civil 11
TI = Tarjeta de identidad 11
AS = Adulto sin identificación
10
MS = Menor sin identificación
12
NV= Certificado de nacido vivo
9
SC= Salvoconducto 16
PR= Pasaporte de la ONU 16
155
Número de autorización
Un valor único: código alfanumérico
15
Sólo se registra si la IPS ha requerido autorización para realizar la administración del medicamento y el pagador le ha asignado un número de autorización para controlar la administración de medicamentos. En blanco cuando el medicamento no requiera autorización.
No es un dato obligatorio. No se valida
Código del medicamento
Un valor único: código alfanumérico
20
Código del medicamento de acuerdo con las codificaciones vigentes. La codificación vigente para los medicamentos es el Código Único de Medicamentos – CUM, definido por la Resolución 255 de 2007. Debe diligenciarse para todos los medicamentos facturados.
No es un dato obligatorio. No se valida actualmente
Nombre genérico del medicamento
Descripción textual del medicamento en nombre genérico (denominación común internacional)
30 Debe diligenciarse obligatoriamente para todos los medicamentos administrados al paciente.
Verificar que el campo esté diligenciado siempre, independientemente que el medicamento tenga código o no.
Tipo de medicamento
1 = Medicamento POS 2 = Medicamento no POS
1
Identificador para determinar la condición del medicamento en el plan de beneficios. Medicamento POS, cuando es un medicamento cubierto por el PBSUPC (Plan de Beneficios en Salud a cargo de la unidad de pago por capitación). Medicamento no POS, cuando es un medicamento NO cubierto por el PBSUPC.
Que el valor seleccionado esté dentro del rango permitido.
Forma farmacéutica
Descripción textual de la forma farmacéutica del medicamento, según el CUM.
20 En la Resolución 3374 dice “Diligenciable sólo cuando el medicamento es no POS”. Debe leerse “Diligenciable para cualquier tipo de medicamento”
Verificar que el campo esté diligenciado siempre, independientemente que el medicamento sea POS o No.
Concentración del medicamento
Descripción textual de la concentración del medicamento, expresada según el CUM.
20 Debe diligenciarse para todos los medicamentos facturados. Verificar que el campo esté diligenciado siempre, independientemente que el medicamento sea POS o No.
Unidad de medida del medicamento
Descripción textual de la Unidad de Medida del medicamento, según el CUM:
20 Debe diligenciarse para todos los medicamentos facturados. Verificar que el campo esté diligenciado siempre, independientemente que el medicamento sea POS o No.
Número de unidades
Número de unidades administradas o aplicadas del medicamento
5
Debe diligenciarse para todos los medicamentos facturados. Debe corresponder al número total de dosis o unidades aplicadas o administradas del medicamento.
Verificar que el campo esté diligenciado siempre, independientemente que el medicamento sea POS o No.
Valor unitario de medicamento
Un único valor del dato. 15 Se utilizarán como separadores de decimales el punto (.). Verificar que el campo esté diligenciado cuando este diligenciado el número de unidades de medicamento
Valor total de medicamento
Un único valor del dato. 15 Se utilizarán como separadores de decimales el punto (.). Verificar que la multiplicación de “Número de Unidades” por el “Valor Unitario” sea igual al “Valor total de medicamento”
82
82 (Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación – OTIC, 2016, págs. 36-38)
156
ANEXO J
Dato Valores Permitidos Long. Como Registrar Validaciones
Número de la factura
Único valor 20 Corresponde al número de la factura con la cual el prestador de servicios de salud cobra los servicios a la EAPB y entidades territoriales
Se valida que el número de factura esté contenida en el archivo de transacciones. Que cumpla las reglas de registro de la factura: un sólo número para contratos de capitación.
Código del prestador de servicios de salud
Único valor 12
Registrar el número completo del código de doce dígitos, asignado a la IPS en el proceso de habilitación por el ente territorial (SDS). Aplica para todos los archivos reportados.
Que se encuentre en la Base de Datos de habilitación. Que sea el mismo registrado en el archivo de control.
Tipo de identificación del usuario.
CC= Cédula ciudadanía CE= Cédula de extranjería CD= Carné diplomático PA= Pasaporte RC= Registro civil TI= Tarjeta de identidad AS= Adulto sin identificar MS= Menor sin identificar NV= Certificado de nacido vivo SC= Salvoconducto PR= Pasaporte de la ONU
2
Para los adultos, mayores de 18 años de nacionalidad colombiana, el documento con el cual se deben identificar es la cédula de ciudadanía. Para los extranjeros que se encuentran de paso en el país se identifican con la Cédula de Extranjería, Carné Diplomático, Pasaporte, Salvoconducto o Pasaporte de la ONU para los refugiados o asilados. Los niños entre 7 y 17 años, deben identificarse con la tarjeta de identidad. Para niños menores de 7 años, el tipo documento será el registro civil. Para menores de 3 meses, el tipo documento será el Registro Civil o el certificado de Nacido Vivo. MS: Sólo se debe utilizar para el Recién Nacido vivo sin identificar (hasta los 30 días de nacido), y se registra: Número de documento de la madre si existe o el número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno.
Se valida que el valor seleccionado esté en los valores permitidos: CC, CE, CD, PA, RC, TI, AS, MS, NV, SC, PR.
Si el tipo de documento es TI o CC el campo debe ser numérico.
Se valida que el tipo de documento corresponda a la edad:
- Si valor de la edad es 3: el tipo de documento debe ser: RC, MS o CN.
- Si Edad > 17 años, no puede ser RC, TI, MS, NV
- Si la unidad de medida de la edad es 2 o 3 el tipo de documento no puede ser CC, TI, AS.
- Si la unidad medida de la Edad es 3 el tipo de documento tiene que ser RC, NV.
- Si tipo documento es MS o NV la edad debe estar entre 1 a 90 días.
- Si tipo documento es AS la edad debe ser mayor a 17 años.
Número de identificación del usuario del sistema
CC = Cédula ciudadanía 10
Para el caso de poblaciones especiales utilizar la “Tabla para la identificación de población especial sin documento de identidad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, presentada al final de la descripción del archivo de usuarios – US. No se debe reportar el valor “NU”, que se incluía originalmente la resolución 3374 de 2000, por ser un tipo de documento no válido. Para las personas que se reportaron con Número Único de Identificación Personal “NU”, éstas se deben manejar como “RC” ó “TI”.
Se valida: Que la longitud sea menor o igual a la máxima
permitida para cada tipo de documento.
MS, se valida de acuerdo con la tabla para la identificación de usuarios de salud que no están identificados por la Registraduria Nacional del Estado Civil, según el Anexo Técnico, tabla 1 de la Resolución N° 2232 de 2015..
En el caso de que un usuario del servicio de salud no cuente con una identificación de acuerdo los tipos de identificación establecidos, se debe tener
CE = Cédula de extranjería
6
CD= Carné diplomático 16
PA = Pasaporte 16
RC = Registro civil 11
TI = Tarjeta de identidad 11
AS = Adulto sin identificación
10
MS = Menor sin identificación
12
157
NV= Certificado de nacido vivo
9 en cuenta lo establecido por la resolución 2232 de 2015, Anexo técnico, tabla 1 o la normatividad vigente sobre el tema. Su detalle se presenta al final de la descripción del archivo de usuarios – US.
SC= Salvoconducto 16
PR= Pasaporte de la ONU
16
Número de autorización
Un valor único: código alfanumérico
15
Se registra si la IPS ha requerido autorización para realizar determinadas atenciones y el pagador le ha asignado un número de autorización. Número asignado por la entidad administradora del plan de beneficios para controlar la entrega de otros servicios al usuario (Materiales e insumos, traslados, estancias, honorarios). En blanco cuando el servicio no requiera autorización.
Se debe diligenciar cuando se ha generado una autorización para la prestación del servicio.
Tipo de servicio
1 = Materiales e insumos 2 = Traslados 3 = Estancias 4 = Honorarios
1 Identificador para determinar el tipo de servicio.
Código del servicio
Un valor único: código alfanumérico
20
Código del servicio con el cual el prestador identifica el material o insumo, el traslado, la estancia y los, honorarios. Si el servicio se encuentra especificado en el codificador tarifario que este pactado, se debe colocar el código respectivo, de lo contrario, dejar en blanco.
No es un dato obligatorio. No se valida
Nombre del servicio
Descripción textual del servicio
60 Nombre del servicio con el cual el prestador identifica el material o insumo, el traslado, la estancia y los honorarios. Debe diligenciarse obligatoriamente para todos los servicios especificados
Verificar que el campo esté diligenciado siempre, independientemente que el servicio tenga código o no.
Cantidad Cantidad del servicio según el tipo de servicio.
5 Diligenciar según el tipo de servicio Verificar que el campo esté diligenciado siempre.
Valor unitario del material e insumo
Valor unitario del material o insumo, del traslado y la estancia, según los precios pactados. No aplicable para honorarios.
15 Se utilizarán como separadores de decimales el punto (.). Verificar que el campo esté diligenciado cuando este diligenciado la “Cantidad” del servicio.
Valor total del material e insumo
Valor total del material o insumo, del traslado, de la estancia y de los honorarios, según los precios pactados
15 Se utilizarán como separadores de decimales el punto (.). Verificar que la multiplicación de “Cantidad” por el “Valor Unitario del material e insumo” sea igual al “Valor total del material e insumo”
83
83 (Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación – OTIC, 2016, págs. 39-40)
158
ANEXO K
159
160
161
162
ANEXO L
163
164
165
166
167
168
169
170
ANEXO M
Tipo Imagen Características de la Imagen Tamaño de la imagen
Categoría Modalidad
Pixels Bits Imagen
Sin
Comp.
(K bytes)
Factor de
Compresión
Típico
Imagen
Comprimida
(K bytes) Ancho Alto Dig. Alm.
Macrofotografías Fotos Externas (dermatología) 1524 1120 24 24 5.001 27 185
Microfotografías Patología 800 600 24 24 1.406 20 70
Radiología
Escanografía 512 512 12 16 512 8 64
Resonancia Magnética 256 256 12 16 128 4 32
Ultrasonido 512 512 6 8 256 10 26
Medicina Nuclear 128 128 8 8 16 10 2
Placa Digitalizadas
RX General 2048 2500 12 8 5.000 10 500
Frame Grabber 512 512 12 8 256 8 32
Placa Digitalizadas
Mamografía 4096 4096 12 8 16.384 10 1.638
84
84 (Ministerio de Salud y de la Protección Social, 2004)
171
ANEXO N
Ministerio de la Protección Social República de Colombia
FORMULARIO DE NOVEDADES DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD
Adoptado mediante circular 0076 de 02 de noviembre de 2007 Antes de diligenciar el formulario, por favor lea cuidadosamente el instructivo. Formulario de distribución gratuita. Prohibida su venta. v.4.0
Para uso exclusivo de la Entidad Territorial de Salud
1. Fecha Novedad 2. No. Radicación 3. Entidad que registra
(Año) (Mes) (Día)
A. IDENTIFICACION DEL PRESTADOR
4. Código Sede Principal 5. Código Sede 6. Nombres y Apellidos del Profesional Independiente o Razón Social de la IPS
B. TIPO DE NOVEDAD
7. Novedad del Prestador
Cambio Domicilio Cambio Nomenclatura Cambio Representante Legal Disolución/Liquidación
En proceso de Disolución/Liquidación Cierre Entidad o Prestador Transformación
8. Novedad de Sede
Cambio Sede Principal Cambio Domicilio Cambio Nomenclatura Cambio Director/Gerente
Cambio Nombre Sede Apertura Sede Cierre Sede Cambio Horario
9. Novedad de Capacidad Instalada
Apertura Camas Cierre Camas Apertura Salas Cierre Salas
Apertura Ambulancias Cierre Ambulancias
10. Novedad de Servicios
Apertura Servicios Cierre Definitivo Cierre Temporal
Apertura Modalidad Cierre Modalidad Cambio Complejidad
C. NOVEDADES DEL PRESTADOR
Ubicación del Profesional Independiente o de la Sede Administrativa de la IPS
172
11. Departamento 12. Municipio 13. Dirección
14. Teléfono 15. Fax 16. Correo Electrónico
Representante Legal
17. Primer Apellido 18. Segundo Apellido 19. Primer Nombre 20. Segundo Nombre
21. Tipo Identificación 22. Número 23. Forma de Vinculación
D. DATOS DE LA SEDE DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS QUE PRESENTA LA NOVEDAD
24. Departamento 25. Municipio 26. Centro Poblado
27. Nombre de la Sede
AMBULANCIAS
28. Zona 29. Barrio 30. Dirección
31. Teléfono 32. Fax 33. Correo Electrónico
34. Para IPS, Nombre del Director, Gerente o Responsable
35. Horario de atención
Domingo Lunes Martes Miércoles Jueves
Viernes Sábado
E. NOVEDADES DE CAPACIDAD INSTALADA
Camas
36. Pediátricas 37. Adultos 38. Obstetricia 39. Cuidado Intermedio Neonatal
40. Cuidado Intensivo Neonatal 41. Cuidado Intermedio Pediátrico 42. Cuidado Intensivo Pediátrico
43. Cuidado Intermedio Adulto 44. Cuidado Intensivo Adulto 45. Unidad de Quemados Adultos
46. Unidad de Quemados Pediátrico 47. Farmacodependencia 48. Salud Mental Psiquiatría
49. Cuidado Agudo Mental 50. Cuidado Intermedio Mental
Salas
52. Salas de Quirófano 53. Salas de Partos
Ambulancias
54. Tipo 55. Modalidad 56. Placa o Matrícula 57. Año Modelo 58. Número Tarjeta de Propiedad
173
Básica TERRESTRE DAJ473 2011 10000893104
Básica TERRESTRE KDU732 2011 10001487168
Básica TERRESTRE SLF458 2008 2025458
F. NOVEDADES DE SERVICIOS
Grupo Servicio Modalidad Complejidad
Intramural Extramural Telemedicina
Ambu Hosp Móvil Domic Otras CR IR Baja Media Alta
COMO REPRESENTANTE LEGAL DE LA INSTITUCIÓN PRESTADORA DE SERVICIOS DE SALUD ARRIBA IDENTIFICADA O COMO PROFESIONAL INDEPENDIENTE, DECLARO QUE LA INFORMACIÓN PRESENTADA EN ESTE FORMULARIO ES VERAZ Y QUE
CUMPLO CON LOS REQUISITOS Y CONDICIONES DEFINIDOS EN LA REGLAMENTACIÓN LEGAL VIGENTE PARA LA HABILITACIÓN.
________________________________________________
Firma del Representante Legal o Profesional Independiente
No Identificación __________________________________
