Glosario de Terminos Administrativos

5/10/2018 Glosario de Terminos Administrativos - slidepdf.com

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GLOSARIO DE TERMINOS ADMINISTRATIVOSY TÉCNICOS.

A

ACCESO : Significa acceder, entrar o ingresar en alguna parte. Ejemplo: tener accesoa los medios de almacenamiento de documentos e informaciones, a través de las vías decomunicación disponibles.

ACCION : Se refiere al ejercicio o al acto de hacer algo con un determinado propósito.

ACCION CORRECTIVA: Es la medida que se toma para corregir los desvíos que se

producen durante o después de la realización de determinadas actividades y/o procesos.

ACOMPAÑAR : Seguir la ejecución y/o evolución de algún trabajo mediante laobservación directa o a través de informes periódicos.

ACONSEJAR : Acción de guiar, sugerir o incitar a una persona, como ayuda ocolaboración para el mejor cumplimiento de sus funciones y el logro de los objetivosdeseados.

ACTITUD : Predisposición favorable o desfavorable de una o más personas pararesponder de una manera particular ante una situación externa. Es el estado de ánimo,aceptación, rechazo o indiferencia manifestada por una o más personas con relación a sutrabajo, jefe o a la empresa misma.

ACTIVIDAD : Conjunto de tareas que se realizan en una organización o sector de lamisma. La actividad está constituida por varias acciones practicadas por más de una

persona, con un resultado perfectamente caracterizable.

ACTUAR : Hacer, proceder, intervenir o poner en acción algo, de acuerdo a losobjetivos, políticas, estrategias y normas establecidas.

ADMINISTRAR: Planificar, organizar, integrar los recursos humanos, dirigir ogerenciar, controlar y evaluar los resultados delas actividades de una organización (unaempresa o un sector de la misma) , para alcanzar los objetivos deseados, de acuerdo alos recursos disponibles.

ALTERNATIVA: Opción entre dos o más posibilidades para tomar una decisión.Posibles cursos de acción que pueden ser adoptados en una determinada situación.

AMBIENTE: Conjunto de condiciones o variables externas que pueden influenciar elcomportamiento de las organizaciones.

ANALIZAR: Separar las partes de un todo o desglosar una estructura organizacionalen sus componentes más simples, a los efectos de determinar su ausencia, sus



características y la manera de su funcionamiento. Estudiar cada una de las partes de untodo, por separado.

ANEXAR: Unir, agregar o adjuntar una cosa a otra, con dependencia de ella. Por ejemplo: anexar un formulario a un expediente.

ANOTAR: Asentar, registrar o inscribir algo en un libro, formulario u otros elementosdisponibles.

APROBAR: Aceptar, Admitir, autorizar o consentir la realización de algo. Por ejemplo: aprobar la ejecución del presupuesto de la empresa.

APTITUD: Potencial físico y mental que posee una persona para realizar undeterminado trabajo. Conocimiento del trabajo, capacidad y disposición para el buendesempeño, así como para cumplir con las responsabilidades que implica elcompromiso asumido.

ARCHIVAR: Clasificar, ordenar, guardar y conservar los documentos y medios dealmacenamientos, como: papeles, microformas (microfilmes, microfichas),magnéticos( diskettes, cintas) y ópticos( CD,DVD, etc.), de modo que puedan ser localizados rápidamente en los casos necesarios. Además, proporcionar los documentosy/o informaciones requeridos en cualquier momento y lugar, para consultas y/o tomasde decisiones de los usuarios.

ASESOR: Profesional técnico especializado, con experiencia en su campo de acción,que estudia los problemas o dificultades y sugiere o recomienda las posibilidades desolución a los responsables de las organizaciones.

ASESORAR: Aconsejar, sugerir o recomendar a las personas o responsables de unaorganización, sobre las medidas a ser adoptadas referente a determinados asuntosespecializados.

ATRIBUCIÓN: Cada una de las facultades que proporciona a una persona el cargo queejerce. Asignar a una persona alguna cosa o tarea, como competencia de ella.

AUTOMATIZAR: Aplicar a una actividad rutinaria máquinas o procedimientosautomáticos, generalmente electrónicos, con el fin de mejorar el desempeño y reducir el

esfuerzo humano.

AUTORIDAD: Poder, facultad o influencia que tiene una persona sobre otra que leestá subordinada. Autorización para asumir compromisos, emplear recursos disponiblesy/o practicar otras acciones que sean necesarias para conseguir un objetivo.

AUTORIDAD LEGAL: Autoridad otorgada a través de un documento escrito,conforme con las normas vigentes, para que el titular de un puesto pueda tomar unadecisión, dentro de sus atribuciones, para alcanzar los objetivos esperados.

AUTORIDAD PERSONAL: Habilidad de una persona para gerenciar, que se

manifiesta por medio de la inteligencia, del saber, del don de mando y de la experiencia, para influir en individuos o grupos y producir los resultados deseados. Un gerente que



tiene autoridad personal es aquel que inspira confianza y respeto, y no el temor de suscolaboradores.

AUTORIZAR: Conceder, permitir o facultar a una persona para hacer alguna cosa. Por ejemplo: autorizar el trabajo fuera de las horas normales establecidas (horas extras).

B

BASE DE DATOS O BANCO DE DATOS : Conjunto de archivos estructurados que provee una fuente única de datos para una serie de aplicaciones. Es la base de lossistemas informáticos integrados.

BACKUP : Término inglés. Copia de archivos de seguridad ( archivos de reservas).

BRAINSTORMING: Término inglés. Significa “tormenta de ideas” o “lluvia de

ideas”. Es una técnica utilizada para el análisis y solución de problemas; y, para promover la creatividad e innovación de los recursos humanos de las organizaciones.

BUSINESS TO BUSINESS: Término inglés. Es la realización de negocios entreempresas.

C

CANALES DE COMUNICACIÓN: Medios a través de los cuales se transmiten losmensajes entre personas, personas y máquinas, y máquinas con máquinas. Los mediosde comunicación más conocidos son: la telefonía fija y móvil, fax, internet- Intranet – extranet, correo electrónico, enlace satelital, fibra óptica, teleconferencia,videoconferencia y otros.

CAPACIDAD: Aptitud o suficiencia para realizar algo. Talento, habilidad para utilizar en forma efectiva los conocimientos para el logro de un objetivo.

CARGO: Posición o lugar determinado en la estructura organizacional. Se caracteriza por un conjunto de atribuciones, deberes y responsabilidades inherentes a la persona queocupa el cargo. Normalmente es impersonal.

CENTRALIZAR: Concretar la autoridad o la prerrogativa de decisión en un solo cargode la organización. En este caso no hay delegación, por lo que se retrasan lasactividades y/o procesos en los niveles de ejecución.

CLASIFICAR: Ordenar o disponer por clases y/o grupos, según el sistema o procedimientos preestablecidos.

CLIENT RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM): Término ingles que significagerenciamiento de las relaciones con los clientes.

CLIENTE POTENCIAL: Son todos aquellos que tienen necesidades y/o expectativasno satisfechas y que pueden ser incorporados como clientes de la empresa.



COLABORAR: Ayudar, contribuir o cooperar con alguna persona o grupo de personas para conseguir un objetivo. Por ejemplo: colaborar con el compañero de trabajo o con el jefe para terminar el trabajo en el tiempo establecido.

COMITÉ: Conjunto de personas designadas para realizar determinados trabajos.

Generalmente funciona en forma temporal.

COMPARAR: Cotejar, confrontar o fijar la atención en dos o más objetos, paradescubrir sus relaciones o estimar sus diferencias o semejanzas. Por ejemplo: comparar el plan de acción con el resultado obtenido.

COMPUTER OUTPUT TO LASER DISC (COLD): Término ingles. Es un sistemautilizado para la grabación de datos, informaciones y documentos, del computar a losdiscos ópticos.

COMUNICACIÓN: Acción y efecto de comunicar. Acto de transmitir o intercambiar

información, conocimiento o ideas, a través de la palabra o por escrito, ya sea en formadirecta o por medio de un “canal”. Un moderno sistema de comunicación incluye: unemisor, canal, mensaje y receptor.

COMUNICAR: Transmitir informaciones o instrucciones a los distintos miembros yniveles de una organización.

CONFIRMAR: Ratificar, asegurar o corroborar la verdad, certeza o probabilidad dealgo. Revalidar lo ya aprobado.

CONTROLAR: Vigilar, examinar o inspección la ejecución de algún trabajo,comparando los resultados obtenidos con los previstos.

CONSULTAR: Estudia, asesorarse o pedir consejo, opinión o parecer con relación aalgo.

CONSULTOR: Profesional calificado, especialista de un determinado campo, que presta sus servicios a un individuo u organización, como apoyo para el logro de susobjetivos.

COOPERAR: ídem colaborar.

COORDINAR: Integrar, armonizar y sincronizar las actividades de personas y/o de losdistintos sectores de una organización, a fin de lograr una mayor eficiencia y eficaciaen los servicios de la misma.

CORREO ELECTRÓNICO (E-MAIL): Servicio mediante el cual se pueden remitir y recibir mensajes y/o realizar negocios (e-commerce) on-line, a través de redes decomputadoras y tecnología de comunicaciones.

CREATIVIDAD: Capacidad de ingenio que posee una persona para generar algonuevo.



CRITERIO: Normas o reglas que establecen las direcciones para distinguir, deliberar ydecidir sobre un determinado asunto o tema.

CRONOGRAMA: Programación del trabajo, representado en un gráfico en el cual sedeterminan el inicio, la secuencia y el fin de una actividad, así como el tiempo previsto

para su ejecución.

CRONOLÓGICO: Colocación de algo de acuerdo con la secuencia de losacontecimientos o conforme al orden y fecha de los hechos.

CULTURA ORGANIZACIONAL: Conjunto de valores, creencias, hábitos, paradigmas y pautas de comportamiento de los individuos y grupos que conforman unaorganización. La cultura organizacional determina la forma de organización y el estilode gerenciamiento de una empresa. Actualmente es dinámica.

D

DATO: Significa hecho. Los datos son hechos o antecedentes necesarios para llegar alconocimiento de algo. Representa la materia prima de la información. En otras palabras,son elementos o antecedentes utilizados como base para obtener una información o

para tomar una decisión.

DECIDIR: Resolver o tomar determinación con respecto a una cosa. Escoger una deentre dos o más opciones para solucionar un problema o para conseguir un objetivo.

DEFINIR: Determinar y explicar, con claridad y precisión, el significado o lacomprensión de una idea o cosa. Por ejemplo: definir las tareas de un empleado.

DELEGAR: Transferencia de autoridad legal y de la responsabilidad del titular de unnivel superior al responsable de un nivel inferior de la organización

DEPARTAMENTALIZACION: Técnica de estructuración que puede ser utilizada para agrupar adecuadamente las actividades y procesos de una organización.

DEPARTAMENTO: Denominación dada a un nivel jerárquico de línea, en una

estructura organizacional. Sector o área de una organización establecido para cumplir una función específica.

DESCRIBIR: Representar, detallar o narrar una cosa, explicando sus distintas partes,cualidades o circunstancias. Por ejemplo: describir las actividades de uno de lossectores de una organización.

DESCENTRALIZACIÓN: Técnica administrativa que consiste en delegar autoridad yresponsabilidad a los escalones jerárquicos inferiores de una organización, de unamanera sistemática, duradera y estable, para la toma de decisiones relacionadas con lasactividades y /o procesos que se realizan en cada nivel.



DESCODIFICACIÓN: Proceso mediante el cual los mensajes son descifrados einterpretados por el receptor.

DETERMINAR: Establecer, precisar o definir los términos de una cosa. Por ejemplo:determinar la cantidad de artículos necesarios para completar el stock en depósito.

DIAGRAMA: Representación gráfica que permite demostrar una situación así como laexistencia o solución de un determinado problema. Es un tipo de auxiliar visual.

DIAGNOSTICAR: Proceso mediante el cual se determinan las circunstancias y lanaturaleza de un estado o situación. También, se puede decir que diagnosticar consisteen determinar la situación actual de la organización y funcionamiento de una empresa osectores de la misma, mediante el análisis de la relación causa-efecto de los datos einformaciones obtenidos de un riguroso trabajo de campo.

DIAGNOSTICO: Resultado obtenido mediante un proceso de investigación, en el cual

se delimitan las circunstancias y naturaleza de una determinada situación.

DIAGNOSTICO(INFORME DE): Informe escrito en base al diagnóstico de unaorganización o de una determinada situación, en el cual se especifican los diferentes

problemas o situaciones, así como las relaciones de causa y efecto encontradas. En esteinforme se incluyen las posibilidades de solución para los problemas detectados.

DIGITALIZACIÓN: Proceso mediante el cual los documentos e informaciones, en papel o microfilme, son controvertidos en imágenes digitales.

DIRECCIÓN O GERENCIAMIENTO: Acto o modo de encauzar, orientar oadministrar el trabajo de los demás. Empleo hábil y racional de los recursosempresariales para alcanzar un objetivo. Habilidad de utilizar la ciencia y el arte de laAdministración para lograr resultados por medio del esfuerzo de otras personas.

DOCUMENTO: Cualquier objeto que contenga información en forma de datos, texto oimagen fija.

DOWNSIZING-RIGHTSIZING-RESIZING:Término ingles. Reducción de losniveles jerárquicos en las organizaciones, en forma planificada, de modo a facilitar lacomunicación, agilizar la toma de decisiones, racionalizar el uso de los recursos, reducir

los costos operacionales y mejorar la gestión empresarial.

DRIVE: Termino inglés. Es un mecanismo informático utilizado para la grabación ylectura de discos ópticos.

E

E-COMMERCE: Término inglés. Significa realizar negocios por la vía electrónica. Esuna forma de realizar negocios utilizando la conexión virtual mediante los servicios deinternet-intranet-extranet y correo electrónico (e-mail).



EFECTIVIDAD: Es la medida de desempeño interno y externo de una organización.Está relacionada con el logro de los objetivos económicos y/o sociales, mediante laeficiencia y eficacia operacional de la empresa. Énfasis en la relación organizacióninterna-clientes o ususarios. También, efectividad es el grado de satisfacción de lasnecesidades y expectativas de los clientes internos y externos de la organización.

EFICACIA: Es la medida de desempeño externo de una organización. Está relacionadacon la capacidad de la empresa o sectores de la misma para detectar y satisfacer lasdemandas y expectativas de los clientes o usuarios. La eficacia se puede medir por elgrado de satisfacción de las necesidades de los clientes o usuarios.

EFICIENCIA: Es la medida de desempeño interno de una organización. Estárelacionada con los recursos empleados por la empresa o sectores de la misma paraconseguir los objetivos deseados. Énfasis en el uso de técnicas, sistemas y procesos o

procedimientos operacionales adecuados, para lograr mayor productividad con elmínimo esfuerzo, tiempo y costo.

La eficiencia, eficacia y efectividad deben estar estrechamente ligadas en cualquier tipode actividad y/o proceso. Sin embargo, en algunos casos se disocian causandodificultades de diversa índole. Así, no es aconsejable la eficacia sin la eficiencia, lomismo que la eficiencia sin eficacia, aunque este caso no es lo más grave. Del mismomodo, no es aconsejable la eficiencia y/o eficacia sin efectividad.

ELABORAR: Hacer o preparar alguna cosa, con un objetivo determinado. Por ejemplo, elaborar un manual de procedimiento de compras y suministros.

E-MAIL: Término inglés. Significa correo electrónico. Es un servicio que permite elintercambio de datos e informaciones on-line, en forma interactiva e instantánea.

EMITIR: Expedir o difundir alguna cosa. Por ejemplo: emitir una factura o divulgar uncomunicado de la gerencia.

EMPATÍA: Ponerse en el lugar de otras personas (por ejemplo, el gerente en el lugar de los empleados) de modo a entenderlos y comprenderlos, para dar solución a lasdificultades que se presentan en el desarrollo de las actividades y/o procesos de lasorganizaciones.

EMPOWERMENT: Término inglés. Significa concesión de autonomía al personal de

cualquier nivel de la organización para la toma de decisiones.

ENCAMINAR: Orientar o guiar a una persona respecto a lo que debe hacer. Dirigirlohacia un determinado objetivo.

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP): Término inglés. Significa planificación de los Recursos Empresariales.

EQUIPO: Grupo de personas que se organizan y trabajan en forma interactiva,interrelacionada e interdependiente, motivadas al logro de un objetivo común.

ESTANDARIZACIÓN: Consiste en el proceso de lograr y establecer la uniformidadde condiciones y sistemas dentro de los cuales deben realizarse los trabajos. Es el



resultado de un trabajo del analista de Organización y Procesos Empresariales (O&M),que determina los criterios para promover prácticas y condiciones uniformes dentro deuna organización.

ESTANDARIZAR: Disposición de carácter general que permite resolver problemas

de integración y coexistencia a cualquier sistema que lo cumpla.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Disposición orgánica de las partes de unaorganización. Conjunto de actividades, procesos y de relaciones entre los distintoselementos, niveles o grupos de una organización .

EVALUACIÓN: Consiste en señalar el valor de alguna cosa. Acción de comprobar laefectividad de un programa u otro dispositivo de actuación, por comparación, según elobjetivo propuesto. Por ejemplo, analizar en forma sistemática las compras efectuadas

por el Departamento de Administración, conforme al programa establecido,determinando las características de las dificultades surgidas durante su ejecución, con el

fin de introducir las acciones correctivas que sean necesarias para alcanzar los objetivosesperados.

F

FEEDBACK: Término inglés. Es la retroalimentación de la información. Es el retornode la información que posibilita el control y la evaluación de los resultados (outputs) deun sistema y corregir los desvíos, si hubieren.

.FILOSOFÍA: Conjunto de principios que sirven de guía para el logro de un objetivo.

Desde el punto de vista de Organización y Procesos Empresariales(O&M) puede ser considerada como un código ético para crear un ambiente adecuado de trabajo.

FINALIDAD: Consiste en la razón de la existencia de los diferentes sectores o áreasque componen una estructura organizacional; o la razón de los pasos de un proceso o

procedimiento. En otras palabras, el “para que”, o el “por qué” de la creación o de laexistencia de los mismos.

FISCALIZAR: Indagar o inspeccionar las acciones u obras de algunas personas, con elfin de detectar posibles fallas o irregularidades.

FLUJO DE TRABAJO: Secuencia de actividades en las que varios usuarios actúansobre un conjunto de documentos para la gestión de un proceso.

FLUXOGRAMA O FLUJOGRAMA: Representación gráfica utilizada para mostrar esquemáticamente los pasos de un determinado proceso o procedimiento dentro de unaorganización, sea ésta una empresa o sector de la misma. Consta de dos partes: 1)descripción narrativa y 2) gráfico.

FORMULARIO: Instrumento, papel o electrónico, utilizado para la transmisión,recepción o conservación de informes, informaciones o datos. Comprende una parteimpresa y espacios en blanco (campos) destinados a la anotación o registro de una

información variable.



FUNCION: Conjunto de actividades desarrolladas para el logro de los objetivos de unaempresa o de un sector de la misma. Función, es también el conjunto de tareasasignadas a un puesto de trabajo.

G

GERENCIAMIENTO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS (GED):“Sumatoria de todas las tecnologías y productos que tienen por finalidad gerenciar informaciones en forma electrónica. Estas informaciones pueden ser en forma de voz,texto o imagen.” Walter W. Koch.

H

HARDWARE: Término ingles. Conjunto de equipos e instalaciones para el procesamiento y gerenciamiento electrónico de datos, informaciones y documentos.

I

IMPLANTAR O IMPLEMENTAR: Establecer y poner en funcionamiento algúnnuevo método, proceso o procedimiento operacional, una nueva estructuraorganizacional, etc.

INDIZACIÓN (INDEXACION): Proceso de descripción y catalogación de losdocumentos e informaciones a ser digitalizados, de manera a facilitar el acceso, lalocalización y recuperación rápida de los mismos una vez almacenados.

INFORMACIÓN: Reseña o noticia útil como resultado de la indagación, selección,tratamiento y combinación de datos, hechos, etc.

INFORMAR: Avisar, notificar o comunicar sobre un determinado hecho o cosa. Por ejemplo: informar al personal sobre las nuevas medidas establecidas en el reglamentointerno de la empresa.

INFORMÁTICA: Conjunto de conocimientos científicos y técnicas que hacen posibleel tratamiento automático de la información por medio de la tecnología de lainformática(equipos y programas computacionales). Desarrollo, procesamiento,

distribución, almacenamiento y recuperación de informaciones mediante la utilizaciónde sistemas computacionales.

INFORME: Noticia, testimonio o referencia que se con relación a uno o variossucesos. Transmisión escrita o verbal, en forma sintética, del resultado de undeterminado suceso o acontecimiento. Generalmente es de carácter periódico.

INPUT: Término inglés. Es el conjunto de datos, informaciones y recursosempresariales utilizados en un proceso para obtener los resultados deseados(outputs).

INTELLIGENT CARÁCTER RECOGNITION (ICR): Término inglés. Significa

Reconocimiento Inteligente de Caracteres. Son softwares que permiten elreconocimiento inteligente de caracteres, sean éstas letras, números, etc.



INTERNET: Término inglés. Es una red de redes de computadoras interconectadas através de diversos medios de comunicación (telefonía fija y móvil, fibras ópticas, enlacesatelital y otros) que permite el intercambio de informaciones entre los usuarios de todoel mundo.

INTRANET: Término inglés. Red privada que utiliza tecnología, estándares y productos de internet, y opcionalmente de otro. Es una red interna de información.

K

KAIZEN: Término japonés. Significa mejora gradual y continua del trabajo.

KANBAN: Término japonés. Método que se utiliza en el proceso de producción yadministración de materiales. El kanban es una tarjeta o ficha en la cual se registran losdatos de la producción, transporte, proveedores, etc. Así, se tiene kanban de producción,

kanban de proveedores y otros.

KNOW-HOW: Término ingles. Significa experiencia técnica capitalizada mediante elejercicio de la profesión. Es la capacidad para la realización de determinados trabajos o

para dar solución a los problemas empresariales. Es básicamente el saber hacer.

L

LAYOUT: Término inglés . En organización significa la posición ideal de los distintoselementos de producción (personas, mobiliarios, máquinas y/o equipos, etc.) en un lugar

de trabajo, realizada en base a normas técnicas.También, se puede definir el layout como el trazado y la disposición de los distintossectores que componen una organización, teniendo en cuenta los espacios disponibles ysiguiendo un flujo racional del trabajo, con el fin de obtener economía en losmovimientos realizados y en los tiempos empleados para la producción de bienes oservicios. De esta forma se puede lograr una mayor productividad y una disminución enlos costos de producción.

LINEA DE MANDOS: Esquema de relaciones que existen entre los distintos sectoresde una organización, que delimitan la autoridad y responsabilidad correspondiente a

cada nivel, de arriba hacia abajo.

LOGOTIPO: Marca o distintivo que caracteriza e identifica a una empresa uorganización, utilizado como un elemento para la comunicación con el público.

M

MANUAL: Un manual es un documento que contiene, en forma ordenada ysistemática, un conjunto de informaciones y/o instrucciones sobre objetivos, políticas,estructura organizacional, funciones, métodos, sistemas y procesos o procedimientosoperacionales de una empresa, de modo que sirva como instrumento de referencia o de



consulta. Hoy día constituye un elemento indispensable para el adecuadofuncionamiento de las organizaciones.

MANUAL DE ESTRUCTURAS: El manual de estructuras contiene informacionesgenerales sobre la división del trabajo, así como de la diferenciación, integración y

relaciones entre las distintas dependencias o sectores que componen una organización.La estructura organizacional de una empresa se representa gráficamente a través de unorganograma, en el cual se pueden visualizar los distintos niveles jerárquicos, las líneasde comunicaciones formales y de mando.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES: Conjunto integrado deorganogramas y descripción de funciones correspondientes a los distintos sectores quecomponen una organización.

MANUAL DE POLÍTICAS: Contiene las políticas establecidas para cada sector deuna organización y sirve de guía para el cumplimiento de las funciones respectivas. Por

ejemplo: política de producción, política de ventas, política financiera, política derecursos humanos y otros.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO O DE OPERACIONES: Los manuales de procedimientos o de operaciones contienen un conjunto de definiciones operacionales,señalando la secuencia de las acciones o pasos a seguir para la realización de lostrabajos. Además, contienen ilustraciones a base de formularios, fluxogramas,diagramas de flujos y otros, para una mejor aclaración de su contenido.

META: Idem objetivo.

MÉTODO: Es un conjunto de técnicas interdependientes para la realización dedeterminados trabajos o una secuencia de operaciones. Por ejemplo, se puede utilizar método manual, mecánico o electrónico, para el registro de las operaciones contables,registro de inventarios, para el control de cobranzas, etc.

MICROFICHA: Es una película transparente y flexible que contiene miles demicroimágenes de los documentos obtenidos a través de un proceso fotográfico.

MIGRACIÓN: En el sistema de gestión documental, copia de informaciones o datosde un medio auxiliar de almacenamiento a otro.

MOVIMIENTO: es una acción única y simple en un procedimiento.

N

NEGLIGENCIA: Significa descuido, falta de atención en el desarrollo de lasactividades y/o procesos por parte del personal. La negligencia puede comprometer lacalidad de los productos o servicios de una organización.

OBJETIVO: Es el resultado o producto que se desea obtener mediante la realización de

una determinada actividad y/o proceso. También se puede decir que los objetivos soneventos o realizaciones que se esperan llevar a cabo.



ON-LINE: Término inglés. Significa conectado al sistema informático y accesible enforma directa e instantánea.

OPTICAL CARÁCTER RECOGNITION (OCR): Término inglés. SignificaReconocimiento Óptico de caracteres. Es un dispositivo que permite el reconocimiento

y la validación de caracteres de los documentos e informaciones para almacenarlos por medios electrónicos; o para la recuperación de documentos e informacionesalmacenados.

ORGANIZAR: Fase o etapa del proceso administrativo que consiste en identificar yagrupar adecuadamente las distintas actividades, propias de una empresa o de un sector de la misma, con delimitación y escalonamiento de la autoridad y responsabilidadcorrespondientes, así como el establecimiento de las relaciones entre los distintosniveles de la estructura organizacional de modo que sea posible una mejor utilización delos recursos disponibles, para conseguir los objetivos deseados.

ÓRGANO: Agrupación de actividades afines y/o de personas dependientes de unaautoridad única, a fin de alcanzar los objetivos organizacionales o sectoriales.

Es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo una o varias funciones y puede estar integrado por uno o varios puestos. De ahí proviene el término“organograma” que representa gráficamente el conjunto de órganos o unidades queintegran una organización.

Los términos: órgano, sector área, unidad y dependencia, son utilizados por el profesional de Organización y Procesos Empresariales (O&M) para referirse a unsubsistema del sistema organizativo de una empresa o institución, cuando no conoce ono desea mencionar el nivel jerárquico de tal subsistema como, “gerenciar”,“departamento”, etc.

ORGANOGRAMA U ORGANIGRAMA: Es la representación gráfica de laestructura organizacional de una empresa, que especifica los niveles jerárquicos y laslíneas formales de autoridad entre los distintos sectores que componen la organización.

ORIENTAR: Indicar, guiar o encaminar a una persona hacia un fin determinado. Por ejemplo: orientar a un empleado para realizar su trabajo.

OUTPUT: Término inglés. Significa salida. Son los productos o servicios obtenidoscomo resultado de un proceso.

P

PASO U OPERACIÓN: Es cada una de las acciones, físicas o mentales, necesarias para realizar una tarea, proceso o procedimiento.

PASSWORD: Término inglés. Significa seña o palabra clave para acceder a unservidor.

PLANIFICAR: Fase o etapa del proceso administrativo que consiste en determinar lavisión, misión, filosofía, objetivos, políticas, estrategias, programas, procedimientos y



normas por seguir, mediante una descripción detallada, para facilitar su ejecución.Establecer por anticipado lo que se hará en el futuro, habida cuenta de los recursosdisponibles.

PLANIFICACIÓN AL NIVEL DIRECTIVO O INSTITUCIONAL (PLAN

ESTRATÉGICO): Es la planificación que se realiza en el nivel institucional(dirección superior) de una empresa. Establece el qué hacer. Considera la empresacomo un todo. Su contenido es general y sintético y generalmente es a largo plazo.

PLANIFICACIÓN AL NIVEL INTERMEDIO (PLAN TÁCTICO): Es la planificación que se realiza en el nivel intermedio (gerencia intermedia) de unaempresa. Establece el cómo hacer. Considera cada sector de la empresa, por separado,

por ejemplo, planificación de la producción, de comercialización, de finanzas, deadministración, etc. Es generalmente a mediano plazo.

PLANIFICA AL NIVEL OPERACIONAL (PLAN OPERACIONAL):

Es la planificación que se realiza en el nivel operacional de una empresa. Establece enforma específicamente y detallada el qué hacer y cómo hacer cada tarea. En cuanto altiempo es a corto plazo.

PODER: Facultad o potestad que tiene una persona para influir sobre un individuo ogrupo, a fin de conseguir el objetivo deseado.

POLÍTICA: Es un conjunto de pautas que se establecen como guías para la actuaciónde los integrantes de una organización. Indica la forma de proceder y los límites dentrode los cuales deben realizarse las actividades y/o procesos para alcanzar los resultados

predeterminados. Toda política debe estar orientada hacia el objetivo de la organización.

PREPARAR: Elaborar, proyectar o disponer la realización de alguna cosa, con un findeterminado. Por ejemplo, preparar un informe sobre los materiales utilizados para laconstrucciones de una obra.

PRINCIPIO: Verdad fundamental que sirve de base para el razonamiento. Normas decarácter general que sirven de guía para una acción en situaciones determinadas.

PROCEDIMIENTO: Formas de actuación preestablecidas con el fin de orientar a losmiembros de una organización en la ejecución de sus tareas respectivas. Los

procedimientos deben estar de acuerdo con los objetivos, políticas, estrategias y normasestablecidas.

PROCESO: Transformación de las entradas (inputs) en los productos o servicios(outputs) deseados mediante el uso de los recursos empresariales.

PRODUCTIVIDAD: Aumento de la producción que se obtiene mediante la utilizaciónadecuada de los recursos productivos (mano de obra, máquinas, equipos, herramientas,materia prima, energía, tiempo y otros), lográndose de esta forma una disminución en elcosto de producción de los bienes o servicios que produce la empresa. Este aumento dela producción se debe principalmente a la racionalización de los métodos y sistemas de

trabajo, y a la adecuada utilización de los recursos empresariales.



PROGRAMA: Etapa de un plan en la cual se especifican las distintas actividades por realizarse y el tiempo previsto para su ejecución, asimismo, dónde y cuando introducir acciones correctivas, si fueren necesarias, para alcanzar un objetivo.

PROMOVER: Impulsar o fomentar la realización de alguna cosa en procura de su

logro. Por ejemplo, promover el cumplimiento del horario de trabajo por parte del personal.

PROPONER: Plantear, exponer o sugerir una cosa a una persona o grupo, con el propósito de inducirlo a adoptarla. Por ejemplo, proponer al gerente una persona paraocupar un cargo vacante.

PROVEER: Abastecer, proporcionar o suministrar lo necesario para la realización dealgo. Por ejemplo, proveer al sector de producción de la materia prima necesaria para laelaboración de un producto determinado.

PROVIDENCIA: Dar disposiciones o tomar las medidas necesarias para la ejecuciónde alguna cosa.

R

REALIZAR: Hacer, ejecutar o llevar a la práctica alguna cosa. Hacer real o efectivauna cosa.

RECOMENDAR: Encomendar o aconsejar la adopción de alguna medida pararesolver una situación determinada.

REGISTRAR: Escribir o asentar en un papel algún hecho o acontecimiento. Digitar ygrabar por medios electrónicos ciertos datos y documentos de interés.

REGLA: Guía especifica y detallada a la que deben ajustarse las acciones a fin delograr el objetivo propuesto.

REGLAMENTO: Conjunto de normas o reglas que rigen las relaciones entre losDistintos elementos que componen una organización. Su cumplimiento es de carácter obligatorio por los clientes internos y externos de la empresa.

RESPONSABILIDAD: Obligación o compromiso que tiene todo miembro de unaorganización de cumplir con las disposiciones establecidas, destinadas al logro de losobjetivos deseados.

RUTINA: Es el conjunto de fases o etapas estrechamente relacionadas entre sí dentrode una actividad y/o proceso.

La rutina representa las costumbres o hábitos adquiridos para la realización dedeterminados trabajos. Estos trabajos se realizan generalmente más por la práctica que

por métodos científicos.



S

SISTEMA: Conjunto de partes estrechamente relacionadas entre sí que forman un“todo” unitario a los efectos de alcanzar un objetivo común. Disposición ordenada delas partes que componen un todo y que son interdependientes, integrándose con miras allogro del objetivo deseado.

SOFTWARE: Término inglés. “Es el cerebro del sistema y consiste en lasinstrucciones, procedimientos y supervisión del sistema en forma electrónica” DonM.Avedon.

SOMETER: Proponer a consideración de una o más personas las medidas a adoptarseen un determinado caso.

SUPERVISAR: Vigilar, revisar, inspeccionar la ejecución del trabajo o la actuación deuna o varias personas en un lugar de trabajo, proporcionando guía y orientación para elcumplimiento de las tareas asignadas.

SUPERVISIÓN: Nivel específico de dirección de una estructura organizacional. Guíay dirección proporcionada a una o más personas para realizar un trabajo determinado.

SUPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM): Término ingles. Significa Gerenciamientode la Cadena de Proveedores.

T

TAREA: Acción única y completa realizada por una persona en un tiempodeterminado. La tarea tiene una acción de inicio y otra de fin, perfectamentecaracterizables.

TÉCNICA: Conocimientos y habilidades para utilizar o aplicar los recursostecnológicos y empresariales, de modo a alcanzar un fin determinado.

TECNOLOGÍA: Conjunto de conocimientos técnicos especializados que se aplican

para satisfacer las necesidades humanas y empresariales. Incluye las máquinas yequipos así como los recursos humanos, con los conocimientos especializados paramanejarlos. Es una de las variables del ambiente que tiene mayor influencia sobre lasactividades y/o procesos de una organización.

TECNOLOGÍA DE CAPITAL INTENSIVO(TECNOLOGÍA INTENSIVA):Se refiere a la utilización preferentemente de máquinas y equipos, con énfasis en laautomatización. Por ejemplo, procesamiento automático de datos ydocumentos(imágenes), producción industrial en masa y otros.

TECNOLOGÍA INTERMEDIA: Se refiere a la utilización de máquinas y/o equipos y

recursos humanos, con conocimientos técnicos y habilidades para manejarlos. Por ejemplo, en una empresa industrial, un operador por cada máquina.



TECNOLOGÍA DE MANO DE OBRA INTENSIVA: Se refiere a la utilización preferentemente de personas que poseen habilidades manuales. Por ejemplo, producciónde bienes artesanales.

V

VERIFICAR: Confirmar, constatar, evidenciar o comprobar la veracidad de una cosa.Por ejemplo: verificar el trabajo de un empleado.

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Glosario de Terminos Administrativos