PARA LA ELABORACIÓN, DICTAMINACIÓN, AUTORIZACIÓN Y REGISTRO

GUÍA DE MANUALESADMINISTRATIVOS

I. PRESENTACIÓN

II. PROPOSITO Y ALCANCE DE LA GUÍA

III. PROCESO DE ELABORACIÓN, DICTAMINACIÓN,

AUTORIZACIÓN Y REGISTRO DE LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOS

ETAPA 1 CONTAR CON ESTRUCTURA

ORGÁNICA Y REGLAMENTO INTERIOR

ALINEADOS

ETAPA 2 DESIGNAR EL ENLACE INSTITUCIONAL

ETAPA 3 CAPACITACIÓN Y ASESORÍAS

ETAPA 4 ELABORACIÓN, INTEGRACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

ETAPA 5 REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y EMISIÓN DE OBSERVACIONES

ETAPA 6 DICTAMINACIÓN Y AUTORIZACIÓN

ETAPA 7 REGISTRO

ÍNDICE

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PÁGINA

Guía de Manuales Administrativos 3

Los Manuales Administrativos de las Dependencias y Entidades son documentos que:

• Apoyan en su funcionamiento

• Concentran información amplia y detallada acerca de:

• Su quehacer

• Bases jurídicas

• Atribuciones

• Estructura Orgánica

• Objetivos

• Grado de autoridad y responsabilidad

• Funciones, actividades, operaciones o puestos en

general

• Son una herramienta útil para la inducción de personal.

En este sentido, es importante que l as Dependencias y Entidades cuenten con manuales administrativos actualizados y alineados a su Estructura Orgánica y Reglamento Interior, que propicien una Administración Pública ordenada, eficiente y transparente.

I. PRESENTACIÓN

Guía de Manuales Administrativos 4

Con la finalidad de promover, orientar y facilitar los trabajos de elaboración, actualización, dictaminación, autorización y registro de los manuales de organización, procedimientos y servicios al público se emite la presente guía, la cual tiene como objeto:

• Proporcionar a las Dependencias y Entidades la estrategia a seguir para la elaboración, dictaminación, autorización y registro de los manuales.

• Dotar a los servidores públicos de un instrumento de orientación y apoyo para llevar a cabo el proceso de elaboración de los manuales administrativos y obtener su registro.

II. PROPÓSITO Y ALCANCE DE LA GUÍA

El proceso contempla las siguientes etapas:

CONTAR CON ESTRUCTURA ORGÁNICA Y

REGLAMENTO INTERIOR ALINEADOS

Dependencia o Entidad

DESIGNAR ENLACE

INSTITUCIONAL

(Dependencia o Entidad)

CAPACITACIÓN(DGTAyFP)

YASESORÍAS

(OIC)

ELABORACIÓN, INTEGRACIÓN Y

ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

(Dependencia o Entidad)

REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y EMISIÓN DE

OBSERVACIONES(DGTAyFP)

DICTAMINACIÓN(DGTAyFP)

Y AUTORIZACIÓN(Dependencia o Entidad)

REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y EMISIÓN DE

OBSERVACIONES(DGTAyFP)

REGISTRO

DGTAyFP

III. PROCESO DE ELABORACIÓN, DICTAMINACIÓN, AUTORIZACIÓN Y REGISTRO DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Guía de Manuales Administrativos 5

ETAPA 1CONTAR CON ESTRUCTURA ORGÁNICA Y REGLAMENTO INTERIOR ALINEADOS

De conformidad con el Reglamento Interior de la Contraloría General en su artículo 15 fracción XXIX y la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo en sus artículos 33, 34 fracción XXV y 40, el Contralor General tiene la atribución de “Autorizar conjuntamente con el Titular de la Secretaría de Finanzas y Planeación, la modificación y creación de las estructuras orgánicas y plantillas de personal integrales en el caso de las Dependencias, y validar las propuestas de creación y modificación a las mismas, en el caso de las Entidades”.

En este contexto, los manuales administrativos deben ser congruentes con los documentos antes mencionados, por lo que en esta primera etapa del proceso la Dependencia o Entidad deberá contar con estructura orgánica actualizada y registrada por las instancias correspondientes. Asimismo, ésta debe estar alineada con su Reglamento Interior o similar.

Guía de Manuales Administrativos 6

ETAPA 2

Se deberá designar por escrito a un representante que coordine la elaboración o actualización e integración de los manuales administrativos al interior de la Dependencia o Entidad.

DESIGNAR EL ENLACE INSTITUCIONAL

El enlace designado deberá ser el titular de la Unidad Administrativa o quien tenga la atribución en Reglamento Interior o Estatuto Orgánico, o en suplencia, un servidor público del nivel inmediato inferior, con la finalidad de facilitar la toma de decisiones en la materia.

Una vez designado el enlace institucional, se deberá comunicar por oficio a la Dirección General de Transparencia, Anticorrupción y Función Pública, para que el personal de esa área se ponga en contacto y se determinen en caso de ser necesarias, las reuniones de trabajo para dar seguimiento al proceso de elaboración o actualización de los manuales hasta concluir con su registro.

El enlace será el único responsable del envío de las propuestas de manuales a la Dirección General de Transparencia, Anticorrupción y Función Pública de la Contraloría General, de vigilar que los grupos de trabajo solventen las observaciones que deriven de su revisión, así como de dar seguimiento a los cronogramas establecidos.

Guía de Manuales Administrativos 7

ETAPA 3CAPACITACIÓN Y ASESORÍAS

El proceso de elaboración de los manuales implica para la Dirección General de Transparencia, Anticorrupción y Función Pública proporcionar el curso de capacitación “Elaboración y Actualización de Manuales Administrativos” con una duración de 11 horas y constancia con valor curricular para los cursantes, basado en la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos emitida por la Contraloría General.

En este curso los servidores públicos obtienen las herramientas técnico-metodológicas para la descripción de las funciones, los procedimientos e identificación de las cédulas de trámites y servicios estatales, que les permitirán integrar los manuales administrativos correspondientes.

La metodología citada para el curso, se puede consultar en la página de la Contraloría General en el siguiente link:http://www.veracruz.gob.mx/contraloria/direccion_general_de_transparencia_anticorrupcion_y_funcion_publica/y a continuación dar click en Marco Normativo-Administrativo.

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ETAPA 4ELABORACIÓN, INTEGRACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEDOCUMENTOS

La elaboración, integración y actualización de los manuales deberá realizarse de conformidad a la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos.

Esta metodología contiene las etapas para elaborar los manuales administrativos, la aplicación de técnicas de investigación y los formatos para elaborar los manuales administrativos.

Posteriormente al análisis de la información se elaboran las descripciones de puestos, de procedimientos con sus respectivos diagramas de flujo y se recopilan las Cédulas Estatales de Trámites o Servicios, para integrar los manuales correspondientes.

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ETAPA 5REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y EMISIÓN DE OBSERVACIONES

Una vez integradas las propuestas de manuales de organización, de procedimientos y servicios al público, las Dependencias y Entidades remitirán éstas mediante oficio para su revisión a la Dirección General de Transparencia, Anticorrupción y Función Pública de la Contraloría General, quien emitirá las observaciones pertinentes y brindará las asesorías necesarias para que sean solventadas, en caso de no generarse observaciones realizará oficio de dictaminación.

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La Dirección General de Transparencia, Anticorrupción y Función Pública, con fundamento en la atribución que se le confiere en el Artículo 26 fracción XXXIX del Reglamento Interior de la Contraloría General, emitirá el oficio de dictamen de cada uno de los manuales de la Dependencia o Entidad que cumpla con la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos.

Posteriormente deberán recabarse las firmas de los

ETAPA 6DICTAMINACIÓN Y AUTORIZACIÓN

Titulares de las áreas responsables de la elaboración, revisión y autorización de los manuales. En las Dependencias los manuales son autorizados por el Titular de la Secretaría o su equivalente y en las Entidades, por los integrantes del Órgano de Gobierno.

Una vez autorizados, la Dependencia o Entidad debe solicitar su registro mediante oficio a la Dirección General de Transparencia, Anticorrupción y Función Pública, remitiendo dos ejemplares de los manuales en archivo electrónico PDF en disco compacto, con las firmas de autorización digitalizadas. En el caso de las Entidades se debe anexar en el archivo copia del acta de la sesión del Órgano de Gobierno mediante la cual quedaron debidamente autorizados.

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Los manuales no se consideran concluidos hasta contar con su inscripción en el Registro Estatal de Manuales Administrativos de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado.

La Dirección General de Transparencia, Anticorrupción y Función Pública asignará a los manuales autorizados un número de registro, el cual será informado a la Dependencia o Entidad mediante oficio, devolviendo un ejemplar en disco compacto con el sello de registro.

Los manuales administrativos registrados deben ser distribuidos a las áreas correspondientes y difundidos en la página electrónica de la Dependencia o Entidad. Los manuales generales de organización deben publicarse en Gaceta Oficial del Estado.

ETAPA 7REGISTRO

INFORMES:DIRECCIÓN GENERAL DE TRANSPARENCIA,

ANTICORRUPCIÓN Y FUNCIÓN PÚBLICASUBDIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN DE LOS

SERVICIOS PÚBLICOS AV. Manuel Ávila Camacho No. 156 esquina Poza Rica, Colonia Unidad Veracruzana, C.P. 91030, Xalapa, Ver.

Tel. 01 (228) 841.60.00 Ext. 3819

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