GUIA DE PAPELES DE TRABAJO

El propósito de esta guía es uniformizar criterios técnicos de los auditores

gubernamentales, para la elaboración, organización y referenciación de los

papeles de trabajo. Así también difundir la importancia de la reserva,

confidencialidad, propiedad y custodia de los papeles de trabajo; y elevar la

calidad del proceso de la auditoría gubernamental en concordancia con las

Normas de Auditoría Gubernamental – NAGU.

Los papeles de trabajo son la evidencia documental del trabajo del auditor y

están constituidos por el conjunto de cédulas y documentos que contienen

información obtenida y elaborada por el auditor desde la etapa de planificación

hasta la emisión del informe de auditoría. En los papeles de trabajo el auditor

muestra los métodos y procedimientos que ha seguido y las conclusiones que

ha obtenido. Asimismo, dichos papeles contienen la base para su informe, la

evidencia del alcance de su examen y la prueba de la responsabilidad

profesional correspondiente.

Los papeles de trabajo deben cumplir los siguientes objetivos:

Contribuir a la planificación y realización de la auditoria.

Constituir la fuente primordial para la redacción del Informe y la

evidencia del trabajo realizado, por ende, el soporte y respaldo de las

observaciones, conclusiones y recomendaciones incluidas en el Informe.

Facilitar la revisión y supervisión del trabajo de auditoría, permitiendo al

auditor encargado, al supervisor y niveles jerárgicos gerenciales, revisar

los detalles de la labor efectuada por los auditores y efectuar

correcciones oportunas.

Servir como antecedente para futuras auditorias, por significar una

permanente fuente de consulta proporcionando datos específicos para

planificar una nueva auditoría.

Su importancia radica en que permiten proporcionar el sustento para el Informe

de Auditoría y facilitar a los auditores la conducción y supervisión del proceso

de auditoría y, adicionalmente, permitir la revisión de la calidad de trabajo

efectuado por el auditor proporcionando al nivel revisor competente las

evidencias que respaldan los juicios significativos del auditor.

La NAGU N°3.50 – PAPELES DE TRABAJO, destaca tales propósitos al

precisar que estos constituyen el vínculo entre el trabajo del planeamiento,

ejecución y el informe de auditoría. Del mismo modo precisa que su

importancia radica necesariamente en la observancia del auditor respecto a los

requisitos técnicos que tales papeles de trabajo deben reunir para constituirse

en elementos de indudable valor.

Los papeles de trabajo deben cumplir con los siguientes requisitos:

Deben ser completos y exactos

Deben ser lo suficientemente claros, comprensibles y detallados

Deben ser legibles y ordenados

Deben contener información relevante

TIPOS DE CÉDULAS

Cédula matriz: Es la principal cédula de trabajo que presenta de manera

global los montos que son objeto de examen y, a partir de la cual se generaran

las cédulas auxiliares. Asimismo, sirve para ordenar los aspectos examinados

en una auditoría.

Cédulas auxiliares: Son las cédulas de trabajo que se originan en las cédulas

matices y son empleadas por el auditor para presentar las diferentes cuentas

que conforman un rubro del balance de comprobación en una auditoría

financiera o, la secuencia del desarrollo de una transacción operativa en un

área determinada en la auditoría de gestión, estas cédulas a su vez se pueden

denominar cédulas sumarias y cédulas analíticas.

En la elaboración de los papeles de trabajo se debe tener presente las

siguientes consideraciones:

Cada cédula debe incluir en el encabezamiento: nombre y siglas de la

entidad auditada, tipo de examen, periodo de examen y título de cédula

de Trabajo.

En la parte inferior de cada cédula de trabajo se debe incluir dos

recuadros para anotar: en el lado derecho, el código de acuerdo al

índice que corresponda, y en el lado izquierdo el nombre o iniciales de la

persona que la preparó y de quién la revisó, así como las fechas de

preparación y revisión.

Las cédulas de Trabajo deben prepararse a lápiz o lapiceros de color o

tinta negra.

Su contenido debe ser conciso mostrando relación directa con el trabajo

realmente ejecutado.

Se deben indicar específicamente las fuentes de información que

respalden la propiedad de los registros y operaciones efectuadas.

Las aseveraciones que contienen deben estar correcta y suficientemente

respaldadas y sustentadas.

La pulcritud y exactitud debe ser otro de sus atributos.

Las cédulas de trabajo deben tener referencia cruzada con otros papeles

de trabajo relacionados con el programa de auditoría.

Para evitar confusión y complicaciones al archivar los papeles de

trabajo, se debe utilizar una cédula de trabajo para un solo asunto.

Deben contar con marcas de auditoría, leyendas de las mismas,

comentarios y conclusiones del auditor, además estar codificados,

referenciados y firmados o visados por los auditores que efectuaron el

trabajo.

Las Marcas de Auditoría son signos elaborados para identificar y explicar los

procedimientos de auditoría ejecutados.

Generalmente los archivos papales de trabajo se dividen en:

Archivo permanente: Se caracteriza por constituir fuente sustancial de

información actualizada para las auditorías. Debe ser organizado de acuerdo

con la naturaleza de las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, y, a

las necesidades y requerimientos de información de auditoría.

Archivo corriente: Debe ser constituido por información relacionada con las

fases del proceso de auditoría y el periodo examinado.

Los papeles de trabajo deben ser identificados y referenciados a fin de permitir

su interrelación y facilitar su acceso a las evidencias en cualquier fase de la

auditoria. La referenciación debe efectuarse durante el curso de trabajo.

El objetivo principal de efectuar una correcta supervisión y revisión de los

papeles de trabajo, es asegurarse que el proceso de auditoría fue efectuado

adecuadamente y está documentado y sustentado correctamente; este proceso

requiere que los papeles de trabajo contengan a evidencia de que los sistemas

fueron descritos, verificados y evaluados oportunamente. Se considera que una

cédula de trabajo está terminada, cuando podemos afirmar que, de su revisión,

no surgirán preguntas o comentarios que requieren respuestas o trabajo

adicional.

El auditor encargado debe revisar los papeles de trabajo en el campo,

oportunamente, una vez que se haya efectuado un procedimiento de auditoría

específico.

Una adecuada supervisión (del Auditor Supervisor) debe ser puntual,

incluyendo como cada una de sus tareas la revisión periódica y progresiva de

los papeles de trabajo a medida que se tenga un avance en la labor de

auditoría. Además, es necesario que el supervisor efectué una revisión

completa de los papeles de trabajo, cuando el trabajo de campo concluya.

El auditor de nivel gerencial debe revisar los papeles de trabajo con la finalidad

de cerciorarse, que se cuenta con evidencia clara, demostrable y objetiva, en

respaldo de las labores de auditoría y de los hallazgos encontrados.

Los papeles de trabajo son de naturaleza reservada y secreta; debiendo

mantener dicha condición durante el transcurso de la auditoría gubernamental

e inclusive después de realizad esta.

El auditor gubernamental cautelará la integridad de los papeles de trabajo,

debiendo asegurar en todo momento y bajo cualquier circunstancia, el carácter

reservado de la información contenida en las mismas.