Informatica III Ifna

INFORMÁTICA III

ifna

Instituto Federal Nicolás Avellaneda

EDITORIAL DEL CENTRO EDUCATIVO ARGENTINO

BUENOS AIRES - ARGENTINA

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ÍNDICE

Introducción y orientación para el estudio del espacio curricular.......................................... 5 Cómo trabajar con este libro................................................................................................... 7 Algunas convenciones........................................................................................................... 8 UNIDAD 1: BASES DE DATOS Objetivos................................................................................................................................. 9 1. Introducción a las bases de datos.………………………………………………………... 9 1.1. ¿Cómo utilizamos la base de datos?............................................................................... 10 2. Definición de base de datos………………………………………………………………. 11 3. Objetos de una base de datos…………………………………………………………….. 12 3.1. Tablas…………………………………………………………………………………. 12 3.2. Formularios…………………………………………………………………………… 13 3.3. Consultas……………………………………………………………………………… 13 3.4. Informes………………………………………………………………………………. 14 4. Definir tablas……………………………………………………………………………... 15 4.1. Diferentes modos de ver las tablas……………………………………………………. 19 5. Clave principal e índices…………………………………………………………………. 28 6. Ordenar los datos, buscar y reemplazar (filtros)…………………………………………. 31 6.1. Búsqueda rápida y ordenar una tabla…………………………………………………. 39 7. Objetivos de una base de datos…………………………………………………………... 45 7.1. Componentes Principales de un sistema de base de datos……………………………. 47 7.1.1. Datos e información……………………………………………………………... 47 7.2. Esquemas……………………………………………………………………………… 49 8. La estructura y los campos………………………………………………………………. 52 8.1. Concepto de campo y registro………………………………………………………… 52 8.1.1. Campo: distintos tipos…………………………………………………………… 52 8.1.2. Registro…………………………………………………………………………. 54 8.2. Archivo de datos……………………………………………………………………… 55 8.3. Indexación. Reindexación…………………………………………………………….. 55 Actividades sugeridas páginas: 19, 44, 52, 56...………......................................................... Cuestionario de autoevaluación.............................................................................................. 58 UNIDAD 2: BASE DE PROGRAMACIÓN Objetivos................................................................................................................................. 59 1. Base de programación……………………………………………………………………. 59 2. Base de datos relacionales………………………………………………………………... 61 2.1. Conceptos básicos del análisis de la información…………………………………….. 71 3. Manejador de base de datos…………………………………………………………….... 80 3.1. Funciones……………………………………………………………………………... 81 3.2. Lenguajes……………….……………………………………………………………... 82 3.3. Clasificación de los DBMS…………………………………………………………… 83 3.3.1. Enfoque jerárquico……………………………………………………………….. 84 3.3.2. Enfoque de red…………………………………………………………………… 84 3.3.3. Enfoque relacional……………………………………………………………….. 84 3.3.4. Orientado a objetos………………………………………………………………. 85



3.4. El diccionario de datos……………………………………………………………… 86 3.5. Administrador de base de datos………………………………………………………. 86 4. Distintos comandos………………………………………………………………………. 87 4.1. Compilación…………………………………………………………………………... 91 5. Conformación de programas con comandos……………………………………………... 92 5.1. Depuración de errores. Corrección de errores……………………………………..…. 92 Actividades sugeridas páginas: 61, 74, 92……..…... …………............................................ Cuestionario de autoevaluación.................................................................................... 93 Soluciones sugeridas……………………………………………………………………….. 94 Glosario................................................................................................................................... 96 Bibliografía............................................................................................................................. 98

*



- Informática III -

5

Introducción y orientaciones para el estudio de este espacio curricular

Estimado alumno:

La idea de este espacio curricular, es la de facilitarle a Ud. el aprendizaje

del manejo de base de datos. Los temas abordados le permitirán diferenciar entre

los distintos tipos de bases de datos, determinar criterios de campos y registros

como así también definir diseños de estructuras, poder diferenciar campos claves y

actualizaciones de contenidos.

Así, Ud. encontrará las características básicas de una y otras formas de

manejo de base de datos.

Es importante que al analizar los temas, Ud. se detenga en la comprensión

de algunos conceptos, sobre todo en los conceptos básicos y que tienen que ver con

el análisis, creación y mantenimiento de las bases.

Observará cómo se implementan en una aplicación de ejemplo todas las

funcionalidades de la Base de Datos y los aspectos relacionados con ella. Así como

la fundamental importancia que tiene el determinar el objetivo que tendrá la

creación de una Base de Datos, qué datos son necesarios y como se utilizarán los

mismos, ya que de ello dependerá el éxito en la gestión de la base dado que como

Ud. comprobará no podemos agruparlos sin una cierta coherencia.

Estudiaremos la definición de campos. Veremos como establecer la clave

principal, cuya misión consiste en que los datos funcionen con la máxima

efectividad.




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En otro orden de ideas no se olvide que usted está estudiando bajo la modalidad...

A DISTANCIA Lo cual le permitirá:

- organizar su aprendizaje de acuerdo con sus horarios; - enfrentar los materiales de aprendizaje en forma independiente; - aunque no descarte contactarse con sus compañeros y... ¡por supuesto!, con

su tutor. - en este camino, le solicitamos no olvidar las técnicas de trabajo intelectual

que le permiten un aprendizaje acorde con las exigencias de la carrera. Es nuestro deseo que este recorrido le resulte agradable y cumpla con sus expectativas.

¿Empezamos?




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Cómo trabajar con este libro

Le pedimos que trate de respetar la secuencia planteada, dado que supone un estudio teórico, marco de las actividades que se le proponen. Las mismas, le permitirán retroalimentar los contenidos. Si duda, busque a su tutor: él lo orientará de acuerdo con sus necesidades. Si lo desea puede consultar, realizar comentarios o formular dudas y preguntas a: coordinació[email protected]




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Algunas convenciones

Indicamos a continuación los íconos que utilizaremos a lo largo de este texto:

ÍCONOS DESCRIPCIÓN Y USO

Pregunto.... ¿Qué opina Ud. de tal tema? ¿Cómo le parece que puede encararse tal situación?

Remite a leer un tema tratado anteriormente en el libro.

Indica que lo expresado en un párrafo es importante y debe ser tenido en cuenta.

Señala que determinado tema es importante y debe ser tenido presente.

ACTIVIDADES

CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN


SOLUCIONES SUGERIDAS

A B C GLOSARIO

LECTURA / BIBLIOGRAFÍA

No olvide que…




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UNIDAD 1

BASES DE DATOS

OBJETIVOS:

Al finalizar el estudio de la presente unidad, Ud. estará en condiciones de: - Abordar con un sentido amplio el concepto de Base de Datos. - Crear las tablas. - Identificar Dato, Campo y Registro. - Diseñar una Base de Datos. - Crear una clave principal. - Crear, abrir, cerrar y eliminar Bases de datos.

11 INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS

Una Base de Datos permite gestionar y organizar una serie de datos ordenándolos de tal manera que su consulta sea cómoda, práctica y productiva.

Le comento, los beneficios de utilizar una base de datos son la organización,

reordenamiento, búsqueda, extracción de datos, generación de informes y etiquetas; basados en la utilización de comandos simples y respuestas inmediatas de la computadora. Ejemplo: Lista de empleados de una fábrica. Las páginas amarillas. Listado de libros de una biblioteca, etc.

¿Le doy un ejemplo? Bien… con frecuencia, utilizamos una base de datos sin darnos cuenta de ello, cuando

consultamos la guía de teléfonos: No vamos a buscar el apellido de una persona en la columna




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de números de teléfono, cada columna tiene un dato del mismo tipo: Apellido y Nombre; Dirección; Teléfono.

1.1. ¿Cómo utilizamos la Base de Datos? Podemos utilizar una base de datos para llevar la gestión de fichas de los artículos de una

ferretería, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc. Podemos por ejemplo realizar consultas tales como ¿qué artículo se ha vendido más este mes? ¿Qué clientes compran un determinado artículo? ¿Cuál es la ganancia total del mes? etc.... Veamos un poco los distintos conceptos:

Comparación entre el Sistema Manual y el Sistema Informático

Posiblemente Ud. haya visto en una oficina pública, o en una biblioteca, sin

computadoras, como es el manejo de los informes sobre una actividad requerida. El manejo de información en la oficina tradicional se efectúa (¡o se efectuaba!) mediante uno o más muebles con varios cajones (ficheros) conteniendo las fichas con los datos. Cada fichero (cajón) contiene fichas de un mismo tema. Todas las fichas deben ser idénticas en cuanto a su estructura para que la información contenida sea fácil de buscar / encontrar / procesar / actualizar.

¿Cómo le parece a Ud. que será el manejo de informes con un sistema informático?

Comparación entre las Formas de Procesamiento:

Todo el procesamiento de la información en el Sistema Manual se efectuaba, obvio es

decirlo, de forma manual. Por consiguiente, los procesos de:

a) Carga Inicial de datos

b) Actualizaciones: proceso conocido como ABM = Altas, Bajas y Modificaciones

c) Búsquedas de información

d) Listados, debían efectuarse en modo manual, con las consiguientes pérdidas de tiempo y alta probabilidad de cometer errores.




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22 DEFINICIÓN DE BASE DE DATOS

Es el conjunto de todos los ARCHIVOS de DATOS de una empresa u organismo o persona.

La Base de Datos incluye no sólo las Tablas (Archivos de Datos) sino también las herramientas que facilitan la productividad: formularios, consultas, informes, etc. [Equivalente a "Mueble/s Fichero/s" en la forma Manual]

Una Base de Datos es un conjunto de información relacionada con un asunto o con una finalidad, tal como el seguimiento de los pedidos de clientes o una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en una máquina, o sólo lo está parte de la misma, es posible que necesite controlar información de varias fuentes distintas que tiene que organizar y coordinar.

¿Qué supone Ud. que podemos hacer con las Bases de Datos? Le comento:

• Agregar, suprimir y modificar datos dentro de un archivo, de tal manera que siempre esté actualizado Los programas de bases de datos están diseñados para aceptar grandes volúmenes de información, clasificarla y permitir su consulta rápida y ordenada de acuerdo con las necesidades de las personas.

• Elaborar etiquetas.

• Elaborar formularios que nos permitan recolectar información dentro de un proceso de trabajo o estudio.

• Introducir información de una manera cómoda, rápida y sencilla.

• Elaborar todo tipo de listas, clasificadas en orden alfabético o numérico, de acuerdo con las necesidades.

• Imprimir rápida y fácilmente la información, por medio de reportes o cuadros.

• Visualizar o imprimir archivos bajo complejas condiciones de búsqueda.

• Facilitar el manejo de la correspondencia.

• Combinar diferentes tipos de archivos con el objeto de lograr resultados importantes

Una Base de Datos es una colección de datos interrelacionados almacenados en conjunto

sin redundancias, cuya finalidad es la de servir a una aplicación o más, verá usted, que los datos




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se almacenarán de modo que resulten independientes de los programas que los manipulan. En

otras palabras, el conjunto de datos, se conoce con el nombre de base de datos.

• Es un conjunto auto descriptivo de registros integrados:

Auto descriptivo: Además de los datos fuente del usuario contiene también una

descripción de su propia estructura (diccionario de datos). Registros Integrados: La jerarquía normal de los datos es la siguiente: los bits conforman

bytes o caracteres; los caracteres constituyen campos; los campos integran registros y los

registros componen archivos. Una Base de Datos incluye archivos de datos del usuario y más,

una descripción de los datos metadatos, índices para formar las relaciones entre los datos y a la

última categoría de datos la denominaremos metadatos de aplicación, información de las

aplicaciones que la utilizan.

33 OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS

Llamamos objetos de una Base de Datos a: Tablas, Consultas, Formularios e Informes.

3.1. Tablas Una tabla es un conjunto de datos sobre un tema específico, como productos,

proveedores. Usar una tabla independiente para cada tema evita duplicación de datos, reduce errores y la hace eficiente al ingreso de datos.

Los elementos de una tabla son filas y columnas:

0 Columna es una lista vertical y 0 La fila que contiene todos los datos asociados a un mismo individuo se llama registro

La TABLA es la herramienta básica y la primera que debe crearse. Sin

TABLA no existen las demás herramientas. Una Base de Datos debe tener al

menos una Tabla aunque generalmente está constituida por varias.




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La TABLA es un "contenedor" de datos que tiene un formato tipo grilla o cuadrícula tipo planilla, con columnas (CAMPOS) y filas (REGISTROS). Como mencionamos anteriormente el usuario al crear una TABLA debe definir su ESTRUCTURA.

3.2. Formularios

Es una herramienta esencial para la Carga Inicial de Datos y para las Actualizaciones: Altas, Bajas y Modificaciones.

La importancia que tiene el Formulario se debe a la estructura misma de las TABLAS. Si pensamos un poco como haríamos para cargar los datos en la misma TABLA, la pantalla nos permite visualizar sólo parcialmente los registros grandes - pocos CAMPOS de cada registro a lo ancho- y varios registros por vez (filas) a lo alto.

Esto plantea dos tipos de problemas.

Por un lado no se ve TODO el registro. Al ir cargando los datos tendríamos que ir haciendo desplazamiento horizontal y perderíamos de vista a los campos iniciales que justamente son los que identifican al registro.

El segundo problema es que la TABLA muestra varios registros a la vez en cada pantalla y... ¡esto lo único que genera es confusión!

3.3. Consultas

Es una herramienta poderosa que le da sentido a la automatización en el

manejo de las Bases de Datos. Junto con los INFORMES constituyen las

herramientas de explotación.

Las CONSULTAS pueden obtener información de dos o más TABLAS que estén relacionadas entre sí e inclusive se puede obtener información de otras CONSULTAS previas.




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Las consultas se usan para ver, cambiar y analizar datos de distintas maneras. También se pueden usar como origen de registros para formularios e informes.

El tipo de consulta más común es la consulta de selección. Una consulta de selección recupera datos de una o más tablas usando los criterios que especifique y, a continuación, los muestra en el orden deseado.

3.4. Informes

A diferencia de las CONSULTAS que son búsquedas condicionadas (preguntas a los datos de una tabla) destinadas principalmente a ser vistas en la pantalla del monitor, los INFORMES son listados que salen por la impresora y pueden tener cálculos como subtotales, totales y promedios de campos donde figuren números.

Una aplicación muy útil de los informes es preparar etiquetas para correo con las direcciones de clientes que figuren en una tabla. Esto se denomina correo personalizado o mailing (se pronuncia meilin)




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44 DEFINIR TABLAS

Tablas

Una tabla es un conjunto de registros. En este sentido podemos considerarla como un

fichero que contiene registros, tantos como se quiera. Cada registro estará compuesto por una

colección de campos. Cada campo tendrá un tipo que indica la clase de datos que puede

almacenar. Y cada tipo tendrá unos atributos de tipo que limitan los valores permitidos, así como

una serie de restricciones y normas.

Tenga Ud. en cuenta, que antes de crear la Base de Datos hemos de pensar detenidamente

en la información que queremos guardar y en todas las características que tendrán. Por ejemplo,

decidimos almacenar información sobre los alumnos matriculados en una cierta asignatura.

Podemos crear una tabla que puede denominarse “Alumnos” y deseamos que contenga la

siguiente información:

• Nombre y los apellidos del alumno

• La edad del alumno. Normalmente comprendida entre 18 y 65 años

• Las notas obtenidas en los dos parciales y en las prácticas

• El DNI para comprobar que se trata del alumno cuando vayamos a examinarlo

• La nota media del alumno en la asignatura

El conjunto de esta información para cada alumno se denomina registro. La tabla estará

compuesta de una serie de registros (tantos como alumnos tengamos en la asignatura). Llamamos

campo a cada pieza particular de información que forma el registro (el nombre es un campo,

también lo es el DNI, la edad, etc.).

La tabla que queremos hacer estará, en definitiva compuesta por los siguientes campos:

Las tablas son las estructuras que permiten

almacenar los datos de la Base de Datos.




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Campo Descripción NIF NIF Nombre Nombre completo Apellido1 Primer apellido Apellido2 Segundo apellido Edad Edad Parcial1 Nota obtenida en el primer parcial Parcial2 Nota obtenida en el segundo parcial Prácticas Nota obtenida en las prácticas

Observe que no se ha definido un campo NotaMedia para almacenar la nota final de la

asignatura, quizá la más importante. Esto es debido a que es posible calcularla de alguna manera

a través del resto de campos del registro. En una tabla no debe almacenarse información no

necesaria. Además, si se almacenara, habría que recalcularla cada vez que se modificara alguno

de los campos de los que depende, lo cual representa una fuente de inconsistencia. La forma

adecuada de obtener la nota media es a través de consultas, que estudiaremos más adelante.

Creación de tablas

Una vez decididos los campos que necesitamos almacenar en la tabla, pasaremos a crear

la tabla. Para ello pulsamos el botón “Nuevo” de la ventana de la base de datos. Se abrirá un

cuadro de diálogo con varias opciones para crear la tabla. Debemos seleccionar “Vista de

diseño” y pulsar “Aceptar”.

Access nos mostrará un formulario para la definición de los campos. Esta ventana se

denomina “de diseño de tabla” frente a la “de vista de tabla” que permitirá más adelante

introducir los datos.




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Para agregar un campo, deberá escribir un nombre de campo y elegir un tipo de datos. n El nombre de campo identifica los datos almacenados en un campo. Puede tener

hasta 64 caracteres, incluyendo espacios en blanco.

n El tipo de datos indica a Access qué tipo de datos corresponde al campo, como

por ejemplo, texto, números, fechas o moneda.

Como Ud. comprenderá, es importante elegir el tipo de datos adecuado para un campo,

antes de comenzar a introducir información en la tabla. Siempre puede cambiar el tipo de un

campo, incluso cuando ya contiene información, sin embargo, si los tipos de datos no son

compatibles, se pueden perder.

¬ Agregar campos a la tabla

1. Escriba el nombre del campo en el primer renglón vacío que hay en la columna

Nombre de campo.

2. Presione Tab para pasar al cuadro Tipo de datos. Implícitamente Access tiene tipo

Texto, pero si queremos variarlo, desplegamos la lista haciendo clic en la flecha y

seleccionamos el tipo adecuado.




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3. Presione Tab para pasar al cuadro Descripción y escriba una pequeña descripción

para cada campo que aparecerá en la barra de estado en el modo de presentación

Hoja de datos, cada vez que seleccione el campo.

n Insertar un nuevo campo

Haga clic sobre la fila situada debajo de la posición donde desea insertar el campo y

después haga clic sobre el botón Insertar fila ( ) de la barra de herramientas. En la columna

“Nombre de campo” escriba el nombre que le desea dar al nuevo campo, en la columna “Tipo de

Datos” seleccione el tipo de datos que contendrá ese campo y si lo desea, establezca las

propiedades que desee para dicho campo (con F6 puede cambiar hacia la ventana de las

propiedades) y en la columna “Descripción” escriba una pequeña descripción de lo que contiene

el campo. Esta última columna es opcional.

n Borrar campos

Seleccione los campos que quiera eliminar. Para esto haga clic sobre el selector de filas

de ese campo. Si quiere seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los

selectores de filas de esos campos. Haga clic sobre el botón Eliminar fila ( ) en la barra de

herramientas. Si alguno de los campos contiene datos, Access preguntará si desea continuar. Si

desea eliminar, elija Aceptar. Si se arrepiente de la operación, elija Cancelar.

Para cada campo que definamos debemos asignarle un nombre y un tipo.

Además, para cada tipo existen una serie de atributos de tipo que permiten

describir con precisión los valores aceptados por el campo.

¿Le parece que vamos bien hasta acá? Bueno, le recomiendo resolver los ejercicios así usted mismo podrá evaluar sus conocimientos.




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ACTIVIDADES

Ejercicio Nº 1

1.- ¿Qué diría usted que es un formulario? Una hoja donde encuentra preguntas, una hoja para

presentar un diseño o... un diseño para introducir o eliminar registros? 2.- ¿Cómo definiría usted un tipo texto? ¿Cómo una letra, letras y números o... una cadena de caracteres? 3.- Describa cómo crearía una tabla.

4.1. Diferentes modos de ver las tablas

Modo de presentación Hoja de Datos

Después de incorporar todos los campos y definir sus tipos y atributos, puede usted pasar

a utilizar la tabla, introduciendo, modificando y utilizando los datos que puede almacenar. Antes,

debe guardar la definición de la tabla. Para ello pulse en el menú principal, “Archivo” y

“Guardar”, e introduzca el nombre de la tabla en el cuadro de diálogo que aparece.

Puede volver a modificar la estructura de la tabla siempre que quiera. Si ya hay datos

introducidos en la tabla, Access no permitirá modificar la definición de la tabla, o impondrá

restricciones, en el caso de que los cambios produzcan conflictos entre las nuevas definiciones y

los datos ya almacenados (por ejemplo si intenta cambiar el tipo de un campo de texto a tipo

numérico y existen registros almacenando cadenas no numéricas).

Introducción de datos

Para introducir datos en una tabla la forma más cómoda es utilizar un formulario, pero

por el momento lo haremos de una forma más directa, con el modo “Ver Datos”. Para entrar en

este modo, seleccione en la ventana de tablas la tabla que hemos creado y pulse el botón “Abrir”.

Recuerde que el modo de ver datos de una tabla presenta una tabla formada por filas y

columnas. Una fila corresponde a un registro y cada columna a un campo. Inicialmente la tabla

estará vacía. Al final de la tabla siempre aparece una fila en blanco, destinada a la inserción de




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nuevos registros. Parte de los campos de esta fila pueden aparecer rellenos con los valores por

defecto programados en la definición de la tabla. En cualquier caso la modificación de cualquier

campo de esta fila hará que automáticamente aparezca una nueva.

Los cambios en los registros se almacenan en disco automáticamente, sin que sea

necesario guardarlos explícitamente. Los cambios que se realizan en los campos de un registro

no se almacenan hasta que se abandona el registro, es decir, hasta que se comienza a editar otro

registro o se cierra la tabla. Así, podemos cancelar los cambios hechos en un registro siempre y

cuando no hayamos cambiado de registro. Basta con pulsar la tecla de escape. Una pulsación

hará que se cancele la modificación en el campo actual (si la hay) al valor anterior. Entonces, una

segunda pulsación recuperará el registro completo (si no se ha modificado el campo actual,

bastará con una pulsación para recuperar el registro completo).

Fíjese que antes de abandonar un campo, se verifican las reglas de validación de ese

campo, de manera que no se acepta el cambio hasta que todas las reglas asociadas al campo se

cumplan. Además, antes de abandonar un registro se comprobarán las reglas asociadas al mismo,

y no se hará la escritura en disco mientras no se cumpla alguna.

En nuestro ejemplo, tendríamos la siguiente tabla en vista de datos:




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Para finalizar la edición en una tabla debemos cerrarla. No será necesario guardar los

datos modificados, pues ya están almacenados en disco.

Puede probar las diferentes condiciones y chequeos de datos que se han

definido para la tabla creada introduciendo datos legales y datos con errores, para

comprobar como son detectados por Access. Salga de la tabla y compruebe como

Access no le pide confirmación para guardar los datos.

Aunque el modo ver datos de una tabla permite al usuario la inserción, borrado y

modificación de los datos contenidos en ella, no es la mejor forma de hacerlo. Lo correcto es

utilizar un formulario sobre la tabla: un diálogo más atractivo y cómodo que una simple tabla, y

que estudiaremos en su momento.

El modo de ver datos de una tabla presenta una tabla formada por filas y columnas. Una

fila corresponde a un registro y cada columna a un campo. Inicialmente la tabla estará vacía. Al

final de la tabla siempre aparece una fila en blanco, destinada a la inserción de nuevos registros.

Parte de los campos de esta fila pueden aparecer rellenos con los valores por defecto

programados en la definición de la tabla. En cualquier caso la modificación de cualquier campo

de esta fila hará que automáticamente aparezca una nueva.

• Figura 1.4 Tabla de alumnos vacía.




22

Como Ud. ha podido observar, los cambios en los registros se almacenan en disco

automáticamente, sin que sea necesario guardarlos explícitamente.

Los cambios que se realizan en los campos de un registro no se almacenan hasta que se

abandona el registro, es decir hasta que se comienza a editar otro registro o se cierra la tabla. Así,

podemos cancelar los cambios hechos en un registro siempre y cuando no hayamos cambiado de

registro. Basta con pulsar la tecla de escape. Una pulsación hará que se cancele la modificación

en el campo actual (si la hay) al valor anterior. Entonces, una segunda pulsación recuperará el

registro completo (si no se ha modificado el campo actual, bastará con una pulsación para

recuperar el registro completo).

Antes de abandonar un campo, se verifican las reglas de validación de ese campo, de

manera que no se acepta el cambio hasta que todas las reglas asociadas al campo se cumplan.

Además, antes de abandonar un registro se comprobarán las reglas asociadas al registro, y no se

hará la escritura en disco mientras no se cumpla alguna.

Es posible utilizar los comandos cortar, copiar y pegar habituales de Windows, así como

seleccionar filas y columnas completas, con las siguientes pautas:

• Se pueden seleccionar columnas completas, rangos de columnas, filas completas

y rangos de filas, así como tablas completas; no se pueden seleccionar rectángulos

de varias filas y columnas a la vez ni columnas o filas salteadas. Para seleccionar

filas existe un pulsador de selección de registro, y para las columnas hay que

pulsar sobre el recuadro de título.

• Cualquier selección puede ser copiada al portapapeles, pero no borrada ni cortada: no se pueden borrar columnas completas.

• Se pueden borrar, cortar, copiar y pegar filas completas. Es posible hacerlo entre

tablas distintas con campos diferentes, incluso desde otras aplicaciones. Entonces

Access tratará de adaptar el contenido del portapapeles a los campos de destino a

través de la concordancia de nombres de campos y sus tipos. Si no es posible

cuadrar todos los datos se creará una tabla “Errores de pegado” donde irán a parar

los datos que no han podido ser alojados.




23

• Si al pegar varias filas se quebranta alguna regla de integridad, las filas prohibidas irán a parar a una tabla “Errores de pegado”.

Para facilitar la edición de datos, Access permite personalizar parcialmente la tabla de

edición: es posible modificar el tamaño de las celdas y el tipo de letra utilizado, así como el

orden de los registros mostrados e incluso hacer que no aparezcan determinados registros,

aunque lo más correcto para crear un entorno amigable al usuario es crear un formulario, que

permite presentar diálogos mucho más cómodos y adecuados.

• Figura Tabla de alumnos con datos.

Le recomiendo que para finalizar la edición en una tabla recuerde que debemos cerrarla.

No será necesario guardar los datos modificados, pues ya están almacenados en disco. Pero si

hemos modificado el formato de presentación (tamaño de celdas, tipos de letra, orden de

presentación)

Para ver los datos de una tabla:

1. En la ventana de la base de datos, haga clic en la etiqueta “Tabla” para ver la lista

de tablas contenidas en la base de datos.

2. Haga doble clic en el nombre de la tabla que desee ver o seleccione el botón

Abrir.

Access mostrará la tabla en el modo de presentación Hoja de datos (ver fig. 12).




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Fig. 12

El modo de presentación Hoja de datos, muestra la información de la tabla organizada en

filas y columnas de forma similar a una hoja de cálculo. En una hoja de datos puede cambiar el

tamaño y orden de las columnas (campos) y ajustar el tamaño de las filas (registros). También

puede desplazarse verticalmente para ver más registros y horizontalmente para ver más campos.

3. Cuando desee volver a la ventana de la base de datos, haga clic en dicha ventana (o bien, en

la barra de herramientas, haga clic en el botón “Ventana de la base de datos” ( ). - Introducción de información

A cualquier tabla se le pueden añadir registros. Los registros añadidos, son guardados

automáticamente cuando usted se mueve a otro registro o cierra la hoja de datos. Para guardar un

registro antes de salir de él, o si se realizan cambios en el diseño de los campos desde el modo

Hoja de datos y quiere guardar estos cambios, en el menú Archivo elija la opción Guardar

registro.




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Para agregar un registro:

1. En la ventana de la base de datos, seleccione una tabla y después haga clic en el

botón Abrir.

2. Vaya al registro en blanco situado al final de la hoja de datos.

3. Escriba los datos en el registro y después presione la tecla TAB para moverse al

siguiente registro si quiere añadir más de uno o <Enter> para finalizar la

introducción de datos.

Otro modo de introducir un nuevo registro es utilizando el comando Entrada de datos del

menú Registros. Cuando seleccionamos este comando, aparece inmediatamente un registro en

blanco en un formulario u hoja de datos, ocultando todos los registros existentes. Use este

comando cuando desee agregar nuevos registros y no necesite ver los datos existentes.

En el menú Registros, elija Mostrar todos los registros para mostrar los registros ocultos

de la tabla u hoja de respuestas dinámica.

n Si desea agregar nuevos registros y ver los registros existentes, haga clic en el

botón Nuevo de la barra de herramientas ( ), elija el comando Ir a, Nuevo del

menú Registros para moverse al registro en blanco del final del formulario u hoja

de datos.

Operaciones en el modo Hoja de Datos.

n Edición

Cuando estamos viendo la tabla en modo hoja de datos, a la izquierda del registro vigente

aparece un indicador que muestra el estado del mismo (ver fig. 14). O sea, si el indicador es un

lápiz ( ), significa que ese es el registro corriente y que lo estamos modificando pero aún no

lo hemos salvado. Si aparece un triángulo ( ), indica que ese es el registro corriente y no ha

sufrido cambios que no hayan sido guardados. Aparece un asterisco en el primer registro vacío al

final de la tabla.




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Fig. 14

Mientras vemos el contenido de la tabla, podemos cambiar la información de cualquier

registro. Las siguientes teclas y combinaciones de teclas, nos ayudan en la edición de la

información:

F2- Permite seleccionar/deseleccionar un campo.

ESC- Deshacer los cambios efectuados en el registro vigente.

CTRL + ´- Reemplazar el valor de un campo con el valor del mismo campo en el registro

anterior.

TAB- Avanza al campo siguiente.

Shift-Tab- Retrocede al campo anterior.

Home- Va al primer campo del registro vigente.

End- Va al último campo del registro vigente.

Para seleccionar datos en un campo, haga clic donde quiera empezar a seleccionar y

arrastre el ratón por los datos.

Para seleccionar una columna, haga clic en el selector de campo ( ê ) .

Para seleccionar una fila, haga clic en el selector de registro ( è ).

Para seleccionar todos los registros, haga clic en la opción Seleccionar todos los registros

en el menú Edición.

Para editar los datos de los campos, haga clic en el campo que desea modificar y realice

los cambios que quiera.

n Insertar registros

1. Seleccione la fila en cuya posición desea insertar el nuevo registro.




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2. Elija la opción Insertar fila del menú Edición y proceda a llenar el registro con los

nuevos datos.

n Borrar registros.

1. Seleccione los registros que quiera borrar.

2. Elija la opción Eliminar en el menú Edición o presione la tecla SUPR.

n Copiar y mover datos.

Es posible copiar y mover los datos de uno o más registros de una hoja de datos hacia una

nueva posición.

n Para copiar o mover datos.

1. Seleccione los datos que desee copiar o mover.

2. En el menú Edición elija Copiar para copiar los datos o Cortar para moverlos.

3. Mueva el puntero del ratón al lugar donde desee colocar los datos.

4. En el menú Edición elija Pegar o Pegar datos añadidos.

Elija Pegar para reemplazar la selección actual con los registros que seleccionó. Elija

Pegar datos añadidos para agregar los registros al final de la hoja de datos.

Cambiar el aspecto de los datos

En el modo hoja de datos, puede usted cambiar el tamaño de filas y columnas y cambiar

de posición las columnas.

Cambiar el tamaño de las filas

Haga clic en el selector de filas y, sin liberar el botón del ratón, arrastre éste para

extender la selección hasta que llegue a la posición deseada.

Cambiar el ancho de las columnas

Coloque el apuntador del ratón en la línea divisoria que delimita el ancho de la columna

que quiere modificar (el puntero se convierte en una flecha doble), haga clic y sin liberar el

botón del ratón, arrastre éste para colocarlo en la posición deseada, ya sea a la izquierda o a la

derecha. El ancho que le demos a la columna, sólo variará la forma en que son mostrados los

datos, no el ancho de los campos.




28

Cambiar de posición las columnas

Seleccione las columnas que desee mover (para esto, haga clic en el selector de campo de

la columna que moverá. Si va a mover columnas contiguas, haga clic en el selector de campo de

la primera columna que desee mover y sin soltar el botón del ratón, arrastre éste para extender la

selección). Haga clic nuevamente y mantenga presionado el botón del ratón en el selector de

campo. Arrastre las columnas a la nueva posición.

55 CLAVE PRINCIPAL E ÍNDICES

En toda tabla suele existir una clave principal (también llamada clave primaria o clave

maestra). Por favor, tome Ud. nota de lo siguiente: que una clave principal es un campo o

conjunto de campos cuyos valores no se repiten, y a través de los cuales se identifica de forma

única al registro completo. Es decir, no hay dos registros en una tabla con la misma clave.

En el ejemplo de los alumnos, el campo NIF puede ser una clave principal, ya que no

habrá dos alumnos con el mismo NIF, y además es posible identificar a un alumno a través de su

NIF. El campo apellido1 no puede ser clave principal porque puede haber más de un alumno con

el primer apellido igual. El conjunto formado por (apellido1, apellido2, nombre) podría constituir

una clave principal (suponiendo que no existen dos personas que se llamen exactamente igual),

ya que a través del conjunto podemos identificar de forma única e inequívoca al registro (al

alumno).

Si no tiene ningún campo o conjunto de campos candidato a clave principal, antes de

terminar el diseño, Access le permitirá añadir un campo nuevo que sirva como clave. Este campo

se denominará id y será de tipo autonumérico.

Por lo general, si en una tabla no podemos encontrar un campo o conjunto de campos

para establecerlos como clave principal, lo más probable es que el diseño de la tabla no sea

apropiado, y quizá deberíamos volver a plantearnos la estructura de tablas que necesita nuestra

Base de Datos.




29

Sobre un campo que se emplee como clave principal, forzosamente se genera un índice

sin duplicados, y no se admitirán valores nulos para el campo. Para definir un campo/s como

clave principal, seleccione el campo que desea que sea clave y pulse el botón .

Vamos a ir introduciendo los campos de la tabla del ejemplo para ver estas definiciones.

Bien, pulse con el ratón en la hoja de diseño y vaya rellenando los campos según el siguiente

cuadro:

Campo Tipo Descripción Otros atributos NIF Texto (9) NIF Requerido; indexado sin repetición; clave

principal. Nombre Texto (40) Nombre completo Requerido Apellido1 Texto (25) Primer apellido Requerido Apellido2 Texto (25) Segundo apellido Requerido Edad Numérico Edad >=18 AND <65; Texto de validación: la edad

debe estar comprendida entre 18 y 65 años Parcial1 Numérico Nota primer parcial 1 decimal; predeterminado 0; >=0 AND <=10; Parcial2 Numérico Nota segundo parcial 1 decimal; predeterminado 0; >=0 AND <=10; Prácticas Numérico Nota prácticas 1 decimal; predeterminado 0; >=0 AND <=2;

Obteniendo la siguiente definición de tabla:




30

Resumiendo: Después de colocar todos los campos y definir sus tipos y atributos, puede

pasar a emplear la tabla, introduciendo, modificando y utilizando los datos que puede almacenar.

Antes, debe guardar la definición de la tabla. Para ello pulse en el menú principal, “Archivo” y

“Guardar”, e introduzca el nombre de la tabla en el cuadro de diálogo que aparece.

Si ya hay datos introducidos en la tabla, Access no permitirá modificar la definición de

la tabla, o impondrá restricciones, en el caso de que los cambios produzcan conflictos entre las

nuevas definiciones y los datos ya almacenados (por ejemplo si intenta cambiar el tipo de un

campo de texto a tipo numérico y existen registros almacenando cadenas no numéricas).

Recuerde que…puede volver a modificar la estructura de la tabla siempre que quiera.




31

66 ORDENAR LOS DATOS, BUSCAR Y REEMPLAZAR

(FILTROS)

Diferencias entre filtros y consultas

Tanto los filtros como las consultas se pueden emplear para buscar registros, pero hay

algunas diferencias entre la forma de prepararlos y cómo funcionan.

Con los filtros limita rápidamente los registros que está visualizando en una hoja de datos

o en un formulario a aquellos que contienen un criterio especificado.

Con las consultas visualiza campos y registros seleccionados procedentes de una o más

tablas. Puede guardar la consulta y abrirla más tarde para usarla como base de un formulario.

En la siguiente tabla podremos ver las diferencias con un poco más de detalle:

Puede... Filtro Consulta

Cambiar los registros que está visualizando en la Vista Hoja de datos o en la Vista Formulario. SI NO

Guardar la Vista registros seleccionados como una vista independiente. NO SI

Crear un formulario o un informe basándose en un subconjunto de registros. NO SI

Seleccionar los campos que quiere ver. NO SI

Incluir campos de tablas relacionadas en una vista. NO SI

Filtrar registros con un campo y un valor

Si quiere buscar registros que concuerden con un valor en un solo campo, puede usar

cualquiera de las siguientes técnicas:

El Filtro por selección le permite seleccionar un valor en una hoja de datos o en un

formulario y ver los registros que concuerdan haciendo clic sobre el botón.




32

a La opción Filtro excluyendo la selección busca todos los valores que

no concuerdan con los introducidos.

a La opción Filtrar está presente en el menú emergente de cualquier

campo. Lo único que tiene que hacer es escribir el valor que quiere

encontrar.

a La opción Filtro por formulario le muestra un registro en blanco

donde puede introducir el valor que quiere encontrar o seleccionarlo

de una lista desplegable.

• Filtro por selección.

Mediante esta técnica, lo único que tiene que hacer es seleccionar el valor que quiere

usar y hacer clic sobre un botón. Veamos esto paso a paso:

1. Abra la tabla donde se encuentra lo que se desea filtrar.

2. Busque alguno de los registros donde aparezca lo que se desea filtra y 3. selecciónelo o haga clic sobre el mismo (Figura 1).

4. Haga clic sobre Filtro por selección en la barra de herramientas Vista Hoja

de datos o Vista Formulario o haga clic en el botón derecho del ratón

sobre el campo en el que se encuentra y seleccionar la opción Filtro por

selección. Entonces verá una Vista Hoja de datos filtrada con los registros

en los que aparece lo que usted ha seleccionado.




33

Figura 1.

• Filtro excluyendo la selección.

En lugar de filtrar un valor, le puede pedir a Access que muestre todos los registros que

no concuerden con el valor que ha seleccionado:

1.- En la Vista Hoja de datos o Vista Formulario, seleccione el valor que no

quiere ver en la vista filtrada.

2.- Haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la opción Filtro

excluyendo la selección (Figura 2).

Figura 2.

• Filtrar por selección.

Si está trabajando con un gran número de registros y no le conviene buscar un valor

mediante Filtro por selección, puede usar la opción Filtrar por:




34

1.- En la ventana Vista Hoja de datos o Vista Formulario, haga clic con el botón

derecho del ratón en cualquier punto del campo que quiere filtrar (mostrándose la

figura 2), excepto en su encabezamiento (si hace clic sobre el encabezamiento

obtendrá el menú emergente equivocado).

2.- Escriba el valor en el espacio que sigue a Filtrar por:

3.- Pulse Intro para ver la lista filtrada.

En el cuadro de texto Filtrar por, puede usar los comodines o si bien lo prefiere

expresiones de Visual Basic.

• Filtro por formulario.

La opción filtro por formulario también le permite filtrar una vista usando uno o más campos.

Con esta opción puede seleccionar el valor para filtrar a partir de una lista

desplegable de todos los valores posibles de un campo.

1.- En la barra de herramientas de la Vista Hoja de datos o Vista Formulario haga

clic sobre Filtro por formulario. Si está trabajando en la Vista Hoja de datos

verá una ventana como en la figura X.

2.- Si ya ha aplicado un filtro en la ventana que está abierta, verá valores en uno o

más de los campos del formulario. Elimine todos aquellos valores que no

deberían formar parte del filtro que está creando (figura 3).

Figura 3




35

Haga clic sobre el campo filtrado para ver un menú desplegable con valores (Fig. 4)

Figura 4.

3.- Seleccione un valor en la lista.

4.- Haga clic sobre Aplicar filtro en la barra de herramientas Filtrar u Ordenar

que se muestra cuando se abre la ventana Filtro por formulario.

• Filtros avanzados. Ordenar con filtro.

Para filtros Y u O, puede que quiera pasar directamente a la opción que le permite

establecer los filtros avanzados. Con un filtro u orden avanzado puede combinar condiciones de

los campos en un filtro como desee. También puede usar esta característica para ordenar vistas

filtradas o para realizar ordenaciones de múltiples campos.

• Cómo abrir la ventana de Filtro u orden avanzado.

Para crear un Filtro u orden avanzado tiene que abrir una ventana de edición de filtros:

1.- Abra la Vista Hoja de datos o la Vista Formulario que quiere filtrar.

2.- Ejecute el comando Filtro-Filtro u orden avanzado del menú Registros.

Entonces verá la ventana Filtro que se muestra en la figura 5. No se preocupe si no ve

nada en las columnas de la mitad inferior de la ventana. Mostrará criterios que se han introducido

si ha aplicado previamente un filtro, a la vista abierta o si ha guardado un filtro la última vez que




36

abrió la vista.

Figura 5.

Cómo borrar la cuadrícula

Para eliminar la cuadrícula en la ventana Filtro de cualquier condición previa haga clic

sobre Borrar cuadrícula en la barra de herramientas Filtro u orden. La lista de campos que se

muestra en la parte superior de la ventana Filtro seguirá visible, pero las condiciones de la

cuadrícula desaparecerán.

Cómo introducir las condiciones de filtro

Para introducir una condición en la ventana filtro, introduzca el nombre de un campo en

la cuadrícula de la mitad inferior de la ventana. Hay varias formas de hacerlo:

a Haga doble clic sobre el nombre de un campo en la lista que se

encuentra en la parte superior de la ventana.

a Escriba un nombre en la fila del campo.

a Arrastre el nombre del campo desde la lista que se encuentra en la

parte superior de la ventana.

a Seleccione un nombre de campo de la lista desplegable para la fila

del campo.

A continuación introduzca un valor en la fila Criterio para el campo. Para el filtro O,

introduzca una condición adicional en la fila O para el campo que se aplique.




37

Cómo ordenar registros con un filtro avanzado

Todo lo que tiene que hacer es seleccionar la opción Ascendente o Descendente en la

lista desplegable de Ordenar de la columna del campo que quiere ordenar.

Si lo que desea es ordenar más de un campo, arrastre la columna para el primer

campo a ordenar de forma que sea la que se encuentre más a la izquierda de la cuadrícula.

Después arrastre el resto de los campos a ordenar a sus posiciones respectivas

(segunda, tercera, etc).

Para desplazar una columna en la cuadrícula:

1.- Haga clic sobre la barra gris que se encuentra sobre el nombre del campo

para seleccionarlo.

2.- Apunte de nuevo a la barra gris y mantenga presionado el ratón. Entonces

verá un rectángulo en la parte inferior de la flecha.

3.- Arrastre el campo seleccionado a su nueva posición.

Aplicar, eliminar y guardar un filtro

Una vez que haya formulado un filtro, tiene que aplicarlo para ver los registros que

selecciona. Después puede alternar entre la vista filtrada y todos los registros de la tabla original.

Cuando haya finalizado con un filtro, puede eliminarlo o guardarlo con las propiedades de una

tabla. También tiene la opción de guardar el filtro como una consulta.

Cómo aplicar un filtro

Como ya ha visto en ejemplos previos haga clic sobre Aplicar filtro en la barra de

herramientas para visualizar la vista filtrada. Access aplicará el filtro creado en la ventana Filtro

por formulario o Filtro. Si no se encuentra en ninguna de estas ventanas, aplicará el último filtro

que haya creado o guardado para la vista.

Cómo eliminar un filtro

Para eliminar un filtro haga clic sobre la opción Quitar filtro en la barra de herramientas.

Este botón es igual que el de Aplicar filtro pero su fondo es como el de un tablero de ajedrez y da

la impresión de estar presionado.




38

Cómo guardar un filtro

No puede guardar un filtro como un objeto independiente en una base de datos, pero hay

otras formas de guardar su trabajo.

Cómo guardar un filtro en la Vista Hoja de datos

Si guarda sus cambios cuando cierra la Vista Hoja de datos, Access recordará el último

filtro que aplicó. La próxima vez que abra la misma tabla, puede hacer clic sobre Aplicar filtro

para ver el mismo grupo de registros filtrados. No es necesario que cree de nuevo el filtro.

Si prefiere no guardar sus cambios cuando cierre la Vista Hoja de datos, Access usará el

último filtro que guardó con la tabla, si es que existe. El botón Aplicar filtro estará inactivo si no

hay filtro.

• Cómo usar un filtro guardado con un formulario.

Cuando usted cierra una Vista Formulario, se guarda de forma automática el último filtro

que haya usado. Al igual que en una Vista Hoja de datos, la próxima vez que abra el formulario y

haga clic sobre Aplicar filtro, se aplicará el registro.

Si crea un formulario usando una tabla que tiene un filtro guardado, el formulario tendrá

ese filtro, y aunque no muestre los registros filtrados cuando lo abra, lo hará cuando pulse la

opción Aplicar filtro.

• Cómo activar un filtro procedente de un informe.

Cuando activa la vista previa de un informe en Access no hay herramientas disponibles

para crear y aplicar un filtro. Sin embargo, al igual que con los formularios, un informe puede

obtener un filtro de la tabla en la que se basa. Para activar el filtro que un informe adquiere:

1. Abra la Vista Diseño del informe.

2. Seleccione Informe en la lista desplegable de la barra de herramientas Formato

y haga clic sobre Propiedades.

3. Haga clic sobre la lengüeta Datos.

4. Haga doble clic sobre la línea de Filtro para cambiarlo a Si.




39

5. Sin salir de la lengüeta Datos, seleccione de nuevo la tabla o la consulta

especificada como el origen de registros para el informe. Verá que el filtro

seleccionado se visualiza en la línea Filtro.

Cuando imprime o activa la vista previa de un informe tras haber realizado los pasos

anteriores, sólo se verán los registros filtrados. La siguiente vez que abra el informe, puede que

necesite repetir estos pasos para ver de nuevo la vista filtrada, aunque haya grabado los cambios

en el diseño del informe.

Ud. verá ahora una búsqueda rápida y cómo ordenar una tabla pero...hasta acá ¿Cómo llegamos? Si tiene alguna dificultad no deje de hablarlo con su tutor.

6.1. Búsqueda rápida y ordenar una tabla Otra forma de buscar

Una vez abierta la tabla usted podrá presionar el botón que le permitirá realizar

búsquedas rápidas, manteniendo el siguiente diálogo:

Búsquedas especiales (comodines * ? )




40

Cuando en el campo BUSCAR, coloquemos estos caracteres, llamados caracteres

comodines, no serán interpretados como tales, sino que significado equivale a cualquier

carácter. Mas precisamente el carácter ?, Equivale a cualquier carácter en esa posición, mientras

que el carácter * equivale a cualquier cantidad de carácter.

Ejemplo ?O?EZ

Un encuentro probable sería LOPEZ, JOPEZ

Ejemplo L* Un encuentro probable sería LUIS, Laura, López, LÓPEZ Buscar siguiente: Hallara el primer registro que cumple con la búsqueda Buscar en: Se define el campo a utilizar (lo podrá seleccionar picando en el titulo en la tabla) COINCIDIR: Seleccione: Cualquier parte del campo Hacer coincidir todo el campo Comienzo de campo




41

Seleccionando: el botón Más >>

Reemplazando Datos

Utilizando el comando Reemplazar para cambiar un dato por otro, ya sea en uno o más

registros, este cambio se puede supervisar uno por uno, o haciendo un cambio global.

REEMPLAZAR TODOS, realizara en cambio global.

Todas las funciones de diálogo Reemplazar, funcionan en forma idéntica que en el

diálogo Buscar




42

Ordenar los datos de la tabla por otras claves

Recuerde que muchas veces solo nos bastará con ordenar la tabla de acuerdo a un

criterio determinado (campo) para encontrar los datos que buscamos. Podemos ordenar un

archivo por direcciones por código postal y obtendremos como resultado, clientes por

proximidad.

Los botones para ordenar (ascendente o descendente) permiten establecer un

ordenamiento de la tabla. Este criterio es guardado como una propiedad de la tabla, es decir que,

a menos que se lo modifique, los datos de la tabla se mostraran en adelante, ordenado de acuerdo

a criterio.

Si pulsamos sobre el rótulo del campo en la tabla y luego el botón de ordenamiento

(ascendente o descendente) quedará la misma ordenada por el criterio seleccionado. Solo queda por guardar las modificaciones realizadas y la tabla quedará ordenada. Determinar manualmente el ordenamiento

Pasemos a modo diseño para la tabla seleccionada. Luego seleccionemos el botón de

propiedades .

Aparecerá un menú emergente con la opción Ordenar Por, ingresemos allí él o los

nombres de campos, (separados por comas) y cerremos guardando la selección. Aceptando la

autorización para guardar los cambios.




43

Borrar una tabla

Seleccione la tabla a eliminar y luego presione el botón derecho del Mouse

No olvide que… para borrar una tabla, deberá primero ingresar en el menú de tablas.




44

La opción del menú emergente permitirá BORRAR la tabla seleccionada.

ACTIVIDADES

Ejercicio Nº 2 1.- ¿Qué diría Ud. que se debe hacer antes de introducir o modificar los datos al utilizar

una tabla? Hacerlo directamente, emplear algún comando o ¿guardar antes la

definición de la misma?

2.- ¿Recuerda qué es un filtro avanzado? Sirve para combinar condiciones, los campos,

o... ¿para realizar ordenaciones de múltiples campos? Explíquelo.




45

77 OBJETIVOS DE UNA BASE DE DATOS

Antes de comenzar a crear una base de datos, conviene “pensarla” es decir establecer en un borrador sobre papel los objetivos de la misma. Si es una Base de Datos para otra persona o empresa, es conveniente primero hablar con los que van a utilizar la Base para determinar qué uso se va a dar de la misma. Si fuese por ejemplo una base de datos para gestionar un comercio, estas preguntas podrían ser:

– Posibilidad de introducir, modificar, consultar y listar los datos – Informes sobre los artículos más vendidos – Etiquetas postales para clientes – Existencias de artículos – Pedidos a proveedores. – Existencia de productos en Stock.

A partir de las preguntas, correcciones y apuntes que hagamos, podemos comenzar a construir las tablas que formarán nuestra BD. Es muy importante no introducir 200 campos por ejemplo en una misma tabla, sino dividir la información en varias tablas que puedan gestionarse por separado, para enlazarse cuando sea necesario.

Evidentemente, en una Base de Datos siempre nos olvidaremos algún campo, o tendremos que modificar las características de otro, pero esto siempre podremos solucionarlo.

Cuando Ud. decida utilizar una Base de Datos, deberá tener en cuenta:

a.- Versatilidad para la representación de relaciones.- El sistema de

administración de datos deberá ser capaz de representar relaciones de los datos

almacenados, y crear los archivos lógicos que se requieran.

b.- Desempeño

c.- Costo mínimo

d.- Redundancia Mínima

e.- Capacidad de Búsqueda.- La capacidad para explorar una base de datos

rápidamente y con diferentes criterios de búsqueda dependerá mucho de la

organización física de los datos.

f.- Integridad.- Toda la instalación deberá garantizar la integridad de la información

almacenada




46

g.- Reserva Privacidad y Seguridad.- La reserva se refiere al derecho de los

individuos y organismos para determinar por si mismos, Cuándo, Como y en qué

medida se permitirá la transmisión a terceros de la información que les concierne

h.- La interfase con el Pasado.- Cuando un organismo instala un nuevo software de

la Base de Datos, es importante que este pueda trabajar con los programas,

procedimientos existentes y que los datos ya almacenados puedan ser convertidos

a las nuevas formas

i.- La interfase con el Futuro.- Es importante en el diseño de una Base de datos

plantearla de manera que sea modificable sin necesidad de cambiar los programas

de aplicación en uso

j.- Afinación.- Será necesario ajustar y cambiar fundamentalmente la organización

del almacén de datos después de que el sistema haya entrado en servicio y se

hayan aclarado suficientemente las pautas de uso. A este proceso de ajuste de la

base de datos le llamamos afinación (Tunning)

k.- Migración de Datos.- Será conveniente mudar un conjunto de datos dentro del

almacén de datos a posiciones accesibles de acuerdo con su actividad. A este

proceso de ajuste del almacenamiento de los datos lo llamaremos migración de

Datos. En algunos sistemas esto se hace automáticamente en otros lo hacen los

programadores del sistema o el administrador de datos.

El administrador de la Base de Datos se encarga de supervisar y mantener la vista

lógica global de los datos.

l.- Simplicidad.- Los medios que utilicemos para representar la vista general de los

datos deberán ser concebidos de manera simple y nítida. ¿Vamos bien hasta acá?

Podemos definirla como una colección de datos que satisface las necesidades de

múltiples usuarios con una o más organizaciones. Mire, debemos tener en cuenta que: Un punto

destacable de una Base de Datos es el ser una fuente integrada, que puede ser usada por todos los

miembros de una organización quienes necesitan información contenida en esta base (base de

datos).

Una Base de Datos debería soportar:

1. Rapidez (speed) ¿Sabe usted que el sistema automatizado permite consultas en

línea? (on line queries).




47

2. Disponibilidad (total availability) Recuerde que toda la información contenida en

una base de datos deberá estar disponible para su uso.

3. Flexibilidad (flexibility) Trate que los cambios sean relativamente fáciles de

implementar.

4. Integridad (integrity) Observe que la duplicación de datos sea en lo posible

reducida y las políticas de modificación sean estandarizadas, para que así resulte

una base de datos consistente.

7.1. Componentes principales de un sistema de Bases de Datos 7.1.1. Datos e información

Observe Ud. que los datos almacenados en el sistema se dividen en una o más tablas o

record types. Desde este punto de vista existe una Base de Datos, la que contiene todos los datos

almacenados en el sistema.

Una Base de Datos es un repositorio de datos almacenados los que son integrados como

compartidos.

Por INTEGRADA entendemos que la base de datos puede considerarse como

una unificación de varios archivos de datos independientes, donde se eliminará

parcial o totalmente cualquier redundancia entre los mismos.

Por COMPARTIDA decimos que partes individuales de la base de datos pueden

compartirse entre varios usuarios distintos en el sentido de que cada uno de ellos

puede tener acceso a la misma base de datos y utilizarla con propósitos diferentes.

Tal compartimiento es una verdadera consecuencia del hecho de que la base de

datos sea integrada. La palabra compartida a menudo se amplía para abarcar no

sólo lo antes descrito, sino también al compartimiento concurrente, es decir la

oportunidad que diversos usuarios accesan en realidad la base de datos al mismo

tiempo. Un sistema de base de datos que admite esta forma de compartimiento se

llama sistema de usuarios múltiples.




48

Hardware

El hardware se compone de los volúmenes de almacenamiento secundario como cintas o

discos, donde reside la Base de Datos, junto con dispositivos asociados como las unidades de

control, los canales, etc. La Base de Datos es demasiado grande para caber en su totalidad en la

memoria principal del computador. ¿No le parece?

Software Sistemas operativos

Tenga en cuenta que entre la Base de Datos física en sí, es decir, el almacenamiento real

de los datos y los usuarios del sistema existe un nivel de software que a menudo recibe el

nombre de sistema de administración de Bases de Datos o DBMS. Este maneja todas las

solicitudes de acceso a la base de datos, solicitadas por los usuarios. Una función general del

DBMS es proteger a los usuarios de la base de datos contra los detalles a nivel de hardware, casi

de la misma manera en que los sistemas de lenguajes de programación para lenguajes como

COBOL protegen a los usuarios programadores en los detalles a nivel de hardware. En otras

palabras el DBMS ofrece una vista de la base de datos que está por encima del nivel de hardware

y apoya las operaciones del usuario.

El conjunto de datos es lo que conocemos como base de datos, ésta contiene información

acerca de una empresa determinada, el objeto primordial de un DBMS es crear un ambiente en el

que sea posible guardar y recuperar datos e información de la Base de Datos en forma

conveniente y eficiente.

Y recuerde que los sistemas de base de datos se diseñan para manejar grandes cantidades

de datos e información, el manejo de los datos incluye toda la definición de las estructuras para

el almacenamiento de los datos como los mecanismos para el manejo de la información, así

mismo el sistema de base de datos deberá cuidar la seguridad de la información almacenada en la

base de datos tanto contra las caídas del sistema como contra los intentos de acceso no

autorizado. Si los datos van a ser compartidos por varios usuarios, el sistema deberá evitar la

posibilidad de obtener resultados análogos.

Usuarios

Se consideran tres grupos de usuarios:




49

Le cuento que a la primera clase la representa el programador de aplicaciones,

encargado de escribir programas de aplicación que utilice la base de datos. Estos programas de

aplicación operan con los datos de todas las maneras usuales; recuperan información, crean

nueva información, suprimen o cambian informaciones existentes. Todas estas funciones se

realizan formulando las solicitudes adecuadas al DBMS. Los programas en sí pueden ser

aplicaciones convencionales de procesamiento por lotes o programas en línea diseñados para

apoyar al usuario final, que interactúa con el sistema desde una terminal en línea.

La segunda clase de usuario es el usuario final que accesa la base de datos desde una

terminal. Un usuario final puede emplear un lenguaje de consulta (SQL, ACCESS)

proporcionado como parte integral del sistema o recurrir a un programa de aplicación escrito por

un usuario programador que acepte órdenes desde la terminal y a la vez formule solicitudes al

DBMS en nombre del usuario final. El usuario final puede realizar, en general, las funciones de

recuperación, creación, supresión y modificación.

La tercera clase de usuario la representa el administrador de bases de datos o DBA (Data

Base Administrator). Las funciones del administrador de base de datos son entre otras las

siguientes:

• Definición del Esquema.- la creación del esquema original de la base de datos. Esto

se logra escribiendo una serie de definiciones que el compilador del Lenguaje de

definición de datos (DDL) traduce a un conjunto de tablas que se almacenan

permanentemente en el diccionario de datos.

7.2. Esquemas

Se llama esquema a la descripción lógica de la Base de Datos; El esquema es un

diagrama de los tipos de datos que se usan, y proporciona los nombres de las entidades y sus

atributos, además especifican las relaciones que existen entre ellos. (El esquema permanece, los

valores pueden variar).

• Definición de la estructura de almacenamiento y del método de acceso.- la creación

de las estructuras y almacenamiento y de métodos de acceso apropiados. Esto se

lleva a cabo escribiendo una serie de definiciones que posteriormente son traducidas

por el compilador del lenguaje de almacenamiento y definición de datos.




50

· Modificación del esquema y de la organización física.- el DBA puede realizar la

modificación del esquema de la base de datos o de la descripción de la organización

física del almacenamiento. Estos cambios aunque son relativamente poco comunes, se

logran escribiendo una serie de definiciones utilizadas, ya sea por el compilador del

DDL o por el compilador del lenguaje de almacenamiento y definición de datos para

generar modificaciones a las tablas internas apropiadas del sistema.

Fíjese Ud. que un sistema de base de datos proporciona a la empresa un control

centralizado de sus datos de operación lo que implica, que en una empresa que utilice un sistema

de base de datos debe existir una persona específica cuya responsabilidad central sea controlar

los datos de operación, ésta persona es el administrador de las bases de datos DBA.

¿Cuáles son las ventajas de tener un control centralizado de los datos? Son las siguientes: Puede reducirse la redundancia

Tenga en cuenta que en sistemas que no se usa base de datos cada aplicación tiene sus

propios archivos, esto origina enormes redundancias en los datos almacenados y como resultado

desperdicio del espacio de almacenamiento, en un sistema de base de datos la redundancia debe

controlarse, es decir el sistema debe estar al tanto y asumir las responsabilidad de propagar las

actualizaciones.

Puede evitarse la inconsistencia

Mire, esto en realidad es corolario (similar) del punto anterior, es decir cuando existen

distintas copias de los mismos datos y éstos no concuerdan entre sí.

Los datos pueden compartirse

Recuerde que no sólo significa que las aplicaciones existentes puedan compartir los datos

de la base de datos, sino también que es factible desarrollar nuevas aplicaciones que operen con

los datos almacenados.




51

Pueden hacerse cumplir las normas establecidas.

Con un control central de la base de datos el DBA puede garantizar que se cumplan todas

las formas aplicables a la representación de los datos, las normas aplicables pueden comprender

la totalidad o parte de lo siguiente: Normas de la compañía, de instalación, departamentales,

industriales, etc. es muy deseable unificar los formatos de los datos almacenados como ayuda

para el intercambio o migración de datos entre sistemas

Pueden aplicarse restricciones de seguridad.

Observe Ud. que al tener jurisdicción sobre los datos de operación el DBA puede:

- Asegurar que el único medio de accesar la base de datos sea a través de los canales

establecidos

- Definir controles de automatización para que se apliquen cada vez que se intente el

acceso de datos. Los controles pueden establecerse para cada tipo de acceso:

recuperación, modificación, eliminación, a cada parte de la información de la base

de datos

Puede conservarse la integridad.

Le comento que el problema de la integridad es garantizar que los datos de la base de

datos sean exactos. La inconsistencia entre dos entradas que representan el mismo hecho es un

ejemplo de falta de integridad que por supuesto sólo ocurre si existe redundancia de los datos

almacenados, aún cuando la redundancia se elimine la base de datos puede contener aún datos

incorrectos.

El control centralizado de la base de datos ayuda a evitar éstas situaciones en la medida

de lo posible pues permite al DBA definir procedimientos de validación que deben ejecutarse

cada vez que se intente una actualización, es conveniente señalar que la integridad de los datos

es más importante en un sistema de bases de datos que en un sistema de archivos privados.

Recuerde, ante cualquier duda que pueda surgirle y en cualquier ocasión, puede recurrir a su tutor, quien le ha de clarificar todo.




52

ACTIVIDADES SUGERIDAS

Ejercicio Nº 3

1. Una Base de Datos es una fuente integrada ¿por quién puede ser usada?

2. ¿Cuál es la sigla que corresponde al sistema de administración de Bases de Datos?

3. ¿Cómo se llama la descripción lógica de la Base de Datos?

88 LA ESTRUCTURA Y LOS CAMPOS

Cuando se trata de organizar una base de datos, debemos pensar en tres de sus ingredientes fundamentales, denominados “Estructura”, "Campo" y "Registros” con los cuales se organiza todo el funcionamiento de la base de datos. Para entender el significado de estos tres elementos, tomemos el ejemplo de una base de datos diseñada para facilitar el manejo de una biblioteca:

Ø La ficha modelo para organizar el listado de los libros será prácticamente la "Estructura" del sistema.

Ø Cada uno de los títulos que encontramos dentro de esta ficha será un "Campo".

Ø La estructura de un sistema de base de datos, está constituida por campos. Para facilitar el funcionamiento, los campos están clasificados de acuerdo con su naturaleza en diferentes tipos:

8.1. Concepto de Dato, Campo y Registro

8.1.1. Campo: distintos tipos

También llamado ítem o simplemente dato. Es el conjunto de posiciones de memoria (ya

sea externa o interna) destinadas a contener una información unitaria o independiente. Para cada

variable de información deberemos disponer de un campo (espacio físico de soporte) donde

representar el valor actual de dicha variable. En una tarjeta será un intervalo de columnas, en una

impresora un conjunto de posiciones de impresión, en un disco un espacio contiguo dentro de




53

una pista, etc.

Texto Texto o combinaciones de letras y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono. Es el más general de los tipos de datos de un campo.

Memo Texto extenso, o combinación extensa de texto y números. Típicamente, un campo destinado a “Observaciones”, es tipos de datos memo. Así por ejemplo, en una base de datos de una inmobiliaria, comentarios tales como “muy luminoso” o “a dos cuadras de la estación de Subte Bulnes”, sería un campo tipo memo. Numérico Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999.

Moneda Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales.

Autonumérico Número secuencial (1, 2, 3,.....de uno en uno) único que se asigna automáticamente cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.

Sí/No Valores Sí y No, (o Verdadero/Falso o Activado/Desactivado). Para campos que admitan sólo dos valores opuestos posibles.

Objeto OLE OLE son las siglas de una expresión inglesa que quiere decir “objeto incrustado y vinculado). Este nombre proviene de que elementos de otros programas que no son la base de datos, pueden traerse y mostrarse en ésta.

Objeto OLE es, por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios vinculado o incrustado en una tabla de Microsoft Access.

Típicamente es el lugar donde guardaríamos la foto digital de un empleado en una Oficina de Personal, o el archivo del procesador de texto con el currículum vitae de un médico




54

Hipervínculo Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de página Web o correo electrónico para Internet.

8.1.2. Registro

¿Sabe Ud. qué es un registro? Le comento…

Es el conjunto de CAMPOS que pertenecen a un único individuo y que contiene toda la información relacionada con un tema de dicho individuo.

Entendamos por "individuo" a una persona, cosa o suceso (una venta por ejemplo). Cada registro puede contener información de uno o de varios tipos (diferentes) de datos, que por consiguiente es heterogénea. Es equivalente a "Dato" en la forma Manual.

Recuerde Ud. que llamamos registro al conjunto de datos que es leído / grabado en una

sola instrucción del programa, y que constituye un mismo ente de información a efectos del

proceso. Un registro no es más que una secuencia física consecutiva de campos, sea cual sea la

estructura lógica de datos que los relaciona entre sí. Algunos autores, poniendo énfasis en el

hecho de que todos los ítems de información se vinculan en un ente común, le llaman artículo.

Atendiendo a la función informativa que desempeña un ítem dentro del registro podemos

clasificarlos en:

Literales: información estática a ser reproducida sin modificación (= literalmente). Cantidades: información del valor tomado por una Variable del tipo numérico.

Identificativo (= clave = Key): información utilizada para referenciar en forma breve

el artículo y poderlo distinguir entre los restantes artículos del mismo tipo.

Indicadores (= Flags): señal que nos permite memorizar cierta situación transitoria

del registro dentro de una gama de situaciones posibles.

Códigos: representación codificada de una información más extensa que nos

permite ahorrar espacio (abreviar) y que nos aporta mayores facilidades de cada al

proceso que la información original.

Punteros (= pointers): dirección física (normalmente una dirección en disco) en la

cual se localiza una información complementaria del registro que no se incluye para




55

ahorrar espacio o para optimizar la organización.

La longitud de un registro es teóricamente indefinida pero en la práctica muchos

sistemas establecen el límite de 32768 caracteres como máximo. Algunos soportes establecen

tamaños menores como óptimos debido a la estructura física del soporte (p. ej.:128 caracteres en

cierto tipo de diskettes), o a causa de la manipulación que va a sufrir la información (p. ej.:

transmisión por modems).

8.2. Archivo de datos

Es el conjunto de todos los REGISTROS que pertenecen a un mismo tema. En este caso, lo común es el tema.

Del mismo modo que reuniríamos todas las fichas de un mismo tema en un único cajón o fichero en la Forma Manual, en Informática se reúnen todos los registros de un mismo tema en un único ARCHIVO de DATOS.

FICHEROS o TABLAS

La agrupación organizada de conjuntos de información del mismo tipo constituye un

fichero. La nomenclatura proviene de la época de las máquinas de registro unitario, en la que

cada conjunto de datos (artículo o registro) estaba contenido en una ficha. Por razón del volumen

ocupado o por necesidad de su conservación fuera-línea, los ficheros están soportados en

memoria auxiliar (dispositivos de almacenamiento externo: discos, cintas, tambores…).




56

Los lenguajes de programación deberán proporcionar las instrucciones necesarias para

crear y organizar los ficheros a voluntad del programador y para accederlos y actualizarlos

cómodamente desde un punto de vista estrictamente lógico (prescindiendo de los detalles físicos

de los dispositivos de almacenamiento externo). EI Sistema Operativo de cada computador será

el responsable de implantar físicamente el manejo de los Ficheros en la forma más rápida y

eficiente posible, atendiendo las características técnicas particulares de cada dispositivo físico

usado.

ACTIVIDADES

Ejercicio Nº 4

1.- ¿Qué dir ía Ud. que es un DBA? Un programa, un dato o . . . ¿alguien que t iene cont ro l sobre el sist ema? 2 . - ¿Cuántos grupos de usuarios conoce usted? Uno, dos, o...¿tres? 3.- ¿A qué se le llama esquema? 4.- Explique brevemente cuáles son las ventajas de tener un control centralizado de los datos.

8.3. Indexación. Reindexación

Los campos indexados permiten acelerar las búsquedas. Podemos hacer que un dato se

repita o no en la tabla con las opciones permitir duplicado si o no.

La indexación en una base de datos es indispensable. Lo menos agradable es lo que no se

ve, es decir, la actualización de esos índices, tanto los “normales” como los índices de texto. Los

índices normales tienen la ventaja de que sólo se degradan, y puedes encontrar un registro recién

EI manejo de ficheros no es trivial y merece capítulo aparte.




57

insertado usando un índice existente sin necesidad de rehacer el índice. Sin embargo, con los

índices de texto, lo que no se indexe, sencillamente no existe, con lo que hay que actualizarlos

con cierta frecuencia.

Sólo es necesario reindexar el índice de búsqueda cuando se agregan campos de

información o se modifican los existentes. La reindexación utiliza una gran cantidad de los

recursos del sistema.

*

¡Bien! Ha finalizado Usted la Unidad I. ¿Está preparado para continuar con la II?




58


1. ¿Qué entiende usted por migración de datos?

2. Cuándo estamos utilizando una tabla, ¿Qué podemos cambiar?

3. Cuando escuchamos hablar de una Base de Datos es común asociar

este concepto ¿Con qué?

4. ¿Dónde se almacena la información propiamente dicha?

5. ¿Cuáles son los tipos disponibles para cada campo que define?

*




59

UNIDAD 2

BASE DE PROGRAMACIÓN

OBJETIVOS:

Al finalizar el estudio de la presente unidad, Ud. estará en condiciones de: - Identificarlas distintas funciones de una Base de Datos Relacional. - Utilizar distintos comandos. - Conformar programas con comandos. - Conocer los métodos básicos para depurar errores.

11 BASE DE PROGRAMACIÓN

Concepto de Bases de Datos Access

Como vimos en la Unidad I, el primer paso que debe usted seguir para la creación de

Bases de Datos, consiste en crear tablas.

Cualquiera que sea la información que Ud. posea, necesita una o más tablas en la base de

datos para almacenar dicha información. Una vez que tenga sus tablas, puede crear consultas,

formularios, informes y otros objetos que le ayuden a usar sus datos. También le es posible

modificar la apariencia o el funcionamiento de un objeto cambiando sus propiedades, así como

utilizar los Asistentes y las herramientas de Microsoft Access para crear y modificar objetos.




60

Sólo puede tener abierta una B.D. de Microsoft Access a la vez, sin embargo, es posible

abrir varias tablas al mismo tiempo en una B.D.

- Características de ACCESS

Recuerde que Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de Bases de

Datos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información

resultante del manejo de sus bases de datos.

n Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de

Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y

proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.

n Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de

consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información

deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.

Sus principales características son:




61

n Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y

efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo

documento.

n Access permite lograr un considerable aumento en la productividad

mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar

fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.


Ejercicio Nº 1

1.- Por favor: Intente crear una Base de Datos simulando que es para nuestro colegio,

empleando tres tablas.

22 BASES DE DATOS RELACIONALES ¿Sabe Ud. qué es un Sistema de Base de Datos Relacional? Le explico:

Una entidad representa el conjunto de objetos importantes (objetos tanto tangibles como

no) para una organización. Lo primero que hay que hacer en un modelo entidad relación es

definir las entidades. Las distintas entidades pueden estar relacionadas o asociadas mediante una

definición. Así, una entidad “alumno” inter acciona con una entidad “asignatura” mediante la

asociación o relación “está matriculado de”. Las representaciones tanto de entidades como de

relaciones han de tener nombres representativos. Generalmente a las entidades se les asignan

sustantivos y a las asociaciones se les asignan verbos.

Ejemplo: Alumno Impartir Asignatura Impartir

Responsa ble

Profesor




62

Cada asociación está definida por un nombre y tiene tres propiedades:

Grado, Cardinalidad o Conectividad y Participación.

• Grado: Es el número de entidades involucradas. Puede ser unario, binario o ternario.

Alumno Alumno

Asignatura

Alumno

Profesor

Compañero

Matricularse

Examinar

Relación unaria Relación binaria Relación ternaria

Asignatura

• Cardinalidad o conectividad: Número de instancias de un conjunto que interactúan

con número de instancias de otro conjunto. La cardinalidad puede ser 1:1, 1: N o N: M.

Relación 1:1 (Marido-Mujer)

Relación N:1 (Alumno-Clase)

Relación N:M (Coche-Familia)

• Participación: Determina la opcionalidad u obligatoriedad de una entidad en una

relación. Si la participación es obligatoria, todas las instancias de la entidad están

asociadas. Por el contrario si existen entidades que pueden no estar relacionadas la

participación se denomina opcional.

• Obligatoria hacia la derecha-> (Asignatura-Aula)

Dirección Examinarse Alumno Asignatura DNI NºExp Nombre Fecha Código Nombre NºCredi

tos




63

Recuerde que se denominan atributos a unos constructores que nos permiten definir las

propiedades de las entidades. Así, atributos de la entidad alumno pueden ser: su nombre, DNI,

dirección o teléfono. En una entidad siempre debe existir algún atributo distinto de todos los

elementos del conjunto. Este atributo recibe el nombre de atributo identificador (en el ejemplo

del alumno el DNI). En el caso de que un sólo atributo no permita diferenciar totalmente un

elemento se pueden tomar varios atributos identificadores. En la representación gráfica, los

atributos identificadores se escriben subrayados. Los atributos no solo forman parte de la información de las entidades, sino que también

pueden referenciar características de las asociaciones (como la fecha del ejemplo). Por otra

parte, debe usted tener en cuenta que una entidad con un único atributo puede formar por si sola

un atributo de otra entidad (no existen entidades con un sólo atributo). Ahora bien, si se pueden dar relaciones con un solo atributo, además de dicho atributo

contienen los atributos de las entidades a las que relacionan. De forma análoga, un atributo sólo

puede tener un valor. En el caso de que un atributo contenga un número variable de valores (sea

una lista o conjunto de...) entonces se la puede agrupar en una entidad independiente asociada a

la entidad padre (más adelante verá las entidades dependientes).

Entidades de datos

Para identificar una asociación entre dos entidades se usan por lo general los dos

atributos identificadores de cada entidad. En el caso de una asociación que tenga también

atributos, el atributo identificador de la misma también puede ser usado si es requerido. Una

forma muy usada de guardar sucesos temporales es asignar a una asociación un atributo de fecha,

pero en muchos casos, cuando lo que se quiere es asignar a una sola entidad una lista de

acontecimientos sucedidos a lo largo del tiempo se suelen usar unas entidades auxiliares

denominadas entidades dependientes.

Una entidad dependiente no es más que una entidad cuya existencia depende de otra.

Asignatura Oferta de asignatura

Cuatrimestre ofertado (asignatura)




64

En este ejemplo, cuatrimestre ofertado solo existe si existe la asignatura. Cuatrimestre es

una entidad dependiente y se representa por una caja con una raya encima. Las entidades

dependientes siempre se asocian a otras por medio de una relación 1:N. Los atributos

identificadores de una entidad dependiente son dos: El de la entidad fuerte (cod) y otro que

permite diferenciar el conjunto de instancias de la entidad débil relacionadas con la entidad

fuerte. Generalización y especialización

En ciertas ocasiones, varias entidades

tienen las mismas características exceptuando

algún atributo. En este caso, se puede construir

una entidad general que englobe a las anteriores.

Esta generalización evita la duplicación de

atributos. En este modelo, las entidades del nivel

inferior heredan las propiedades de las entidades del nivel superior. En el ejemplo, un militar no puede ser a la vez

recluta y mando. A este tipo de generalización se la

denomina “generalización disjunta”. No obstante,

existen otros ejemplos en los que si se pueden dar

ambos sucesos a la vez. A este nuevo tipo de

generalización se le denomina “generalización con

solapamiento”. En este último tipo de generalización se suele añadir un campo de tipo que nos

permita saber si un miembro de la entidad superior pertenece a una u otra entidad inferior (o a

ambas).

Finalmente, existe un tercer tipo de

asociación denominada “especialización”

que consiste en agrupar dos entidades en

principio disjuntas (salvo por algún que otro

atributo como el atributo identificativo) para

simplificar o aclarar el esquema de la base de

datos. Este tipo de asociación se crea de

Militar

DNI Teléfono

Nombre

Recluta

Reemplazo

Mando

Rango G

Censado

DNI Teléfono

Nombre

Estudiante

Estudios

Trabajador

Empleo GS

Censado

DNI Teléfono

Nombre

Docente

Título

Asociado

Asign. E




65

abajo hacia arriba, al contrario de lo que ocurre con las generalizaciones que se forman de arriba

hacia abajo. Para distinguir una generalización de una especialización gráficamente estas últimas

se representan mediante una letra.

Una base de datos relacional, es un sistema diseñado para el manejo de información que ha sido previamente organizada en forma de una o varias tablas relacionadas entre sí, por un campo en común.

EJERCICIO CONTROL DE UNA CLÍNICA

Ahora compondremos una base de datos que controlará una clínica. Necesitaremos tres

tablas para el control de los pacientes, ingresos en clínica y médicos. Relacionaremos las tablas,

crearemos consultas, formularios, y repasaremos conceptos.

La clínica "SAN CAMILO" necesita llevar un control informatizado de su gestión de

pacientes y médicos. Para ello se crearán tres tablas con las siguientes características:

0 Tabla PACIENTES: llevará un control de los datos de los pacientes como el Nº de

Ingreso, Nombre, Apellidos, Nº de Historia Clínica, etc.

0 Tabla INGRESOS: llevará el control de la fecha del ingreso, número de planta, número

de cama, diagnóstico, etc.

0 Tabla MÉDICOS: código del médico, Nombre, Apellidos, Especialidad, etc.

A continuación verá Usted las características de cada campo de las tablas:

TABLA PACIENTES:

Campo Tipo Tamaño Del Campo Otros

DNI Texto 12 Nombre Texto 15 Apellido Texto 30 Domicilio Texto 30 Localidad Texto 25 Provincia Texto 15 Código Postal Texto 5 Teléfono Texto 12 Historia Clínica Texto 9 Campo Clave Sexo Texto 1 Regla de validación: "H"

o "M"




66

o "M"

TABLA MÉDICOS:

Campo Tipo Largo Otros Código identificación Texto 4 Campo Clave

Nombre del Médico Texto 15

Apellido del Médico Texto 30

Especialidad Texto 25 Fecha de ingreso Fecha Máscara fecha corta Cargo Texto 25 Matrícula Número Observaciones Memo

TABLA INGRESOS:

Campo Tipo Largo Otros Número de Ingreso Autonumérico Campo Clave

Número de Historia Clínica Texto 9

Fecha de Ingreso Fecha Máscara fecha corta Código de Identificación Texto 4

Número de planta Número Número de cama Número Alérgico Sí/No Observaciones Memo Tarifa Moneda Formato Moneda Diagnóstico Texto 40

Este será el aspecto que tendrán las relaciones de las tablas:




67

Hemos creado una relación de Uno a Varios del campo Historia Clínica de las tablas

Pacientes e Ingresos. Esto significa que primero debemos introducir los datos del paciente y

luego los de la tabla de Ingresos. La relación uno a varios nos permitirá introducir varios

ingresos para un mismo paciente, pero siempre que primero el paciente esté dado de alta en la

tabla Pacientes.

Asimismo, hemos definido como campo clave de la tabla Pacientes el campo Historia Clínica que serán datos únicos que no se repetirán en la misma tabla. Como campo clave de la tabla Ingresos no hemos escogido el mismo campo Historia Clínica, sino el campo Ingreso, ya que cada número de ingreso será único. Además, no nos permitiría introducir más de una Historia Clínica en Ingresos ni establecer la relación.

Como campo clave de la tabla Médicos hemos escogido el campo Código de identificación y hemos establecido una relación de uno a varios con el mismo campo de la tabla Ingresos. Esto significa que primero hemos de introducir los datos del médico, y posteriormente, en la tabla Ingresos asignarle el ingreso de un paciente a un médico determinado.

Resumiendo: primero introduciremos los datos de los médicos y de los pacientes. Posteriormente, cuando se produzca un ingreso, asignaremos un número de documento (único) a




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un paciente (Historia Clínica) y le asignaremos un médico (Código de Identificación). En la tabla Ingresos podremos introducir varios pacientes, y asignárselo a uno de los médicos de la tabla Médicos.

Veamos una parte de la tabla Pacientes con sus datos:

DNI Nombre Apellidos Domicilio Población 12.548.543 José Eduardo Romerales Puán 75 Capital 21.345.824 Ángel Ruíz Picasso Acoyte 234 Avellaneda

Provincia Código Postal Teléfono Historia Clínica Sexo Ciudad de Buenos Aires 1425 4345-8745 10203-F H

Buenos Aires 1870 4565-3433 11454-L H Veamos una parte de los datos de la tabla Médicos: Código de Ident.

Nombre del Médico

Apellido del Médico Especialidad Fecha de

Ingreso AJH Antonio Javier Hernández Pediatría 12-08-90 CEM Carmen Estela Manrique Psiquiatría 13-02-92 Cargo Matrícula Observaciones Adjunto 2113 Está próxima su jubilación Jefe de sección 1231 Veamos finalmente una parte de los datos de la tabla Ingresos:

Número de Ingreso Historia Clínica Fecha de

Ingreso Código de

Identi. Número de

planta 1 76327-H 23/01/94 SVT 5 2 1212-A 24-02794 CSM 1

Número de cama Alérgico Observaciones

121 No 23/01/94

5 Sí Alérgico a la penicilina




69

Para no mostrar todos los datos de las tres tablas, hemos resumido los mismos.

Una vez los datos introducidos, vamos a realizar varias consultas a la base de datos.

Daremos una serie de supuestos y la solución de cómo se diseña la consulta.

Consultas a la Base de Datos:

A continuación mostraremos unos supuestos de consultas y su solución.

1) Necesitamos un listado de los nombres de los médicos y su especialidad.

- Ir a la pestaña Consultas - Nuevo - Vista Diseño y agregar la tabla Médicos

Visualizaremos su contenido con el botón Vista previa para asegurarnos de que funciona

correctamente y cerraremos la Consulta grabándola.

2) Queremos saber el Nombre y Apellido de los pacientes que ingresaron entre Enero y Marzo

del 03 y que son alérgicos.




70

Ahora el resultado se verá así:

3) Queremos saber el Nombre y Apellido de los pacientes que viven en Capital

Y así quedan los resultados:




71

Como vemos, son muchas las cosas que podemos hacer con la base de datos.

¿Qué diría Ud. que es Microsoft Access? ¿Una tabla, un dato o... un sistema?

Una B.D. de Access no es sólo una tabla de datos, sino que es un conjunto de objetos.

Access le permite a usted crear formularios, informes y otros objetos que le ayudan a presentar

sus datos tal como lo desee, pero la información propiamente dicha, se almacena en tablas.

2.1. Conceptos básicos del análisis de la información

Le recomiendo releer la Unidad I punto 3 y luego repasemos brevemente los conceptos

de:

Tablas

Recordemos que una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema específico. Los

datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). En

una tabla, un campo es una categoría o tipo de información. Pueden ser nombres de empresas,

fechas de contratación de empleados, precios de productos, etc. Un registro es un conjunto de

información acerca de una persona, cosa o evento y por lo general incluye información de varios

campos.

Consultas

Una consulta es una pregunta que usted plantea acerca de la información contenida en su

base de datos, como por ejemplo “¿Qué productos tienen proveedores australianos?”. Los datos

que responden a la pregunta pueden provenir de una tabla o de varias; la consulta reúne la




72

información solicitada. El conjunto de registros que responden a la consulta se denomina hoja de

respuestas dinámica. Una hoja de respuestas dinámica es un tipo actualizable de conjunto de

registros, que es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta.

Formularios

Mire, un formulario es, por lo general, un buen diseño para introducir, cambiar y ver los

registros de su base de datos. Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las

tablas y los presenta de acuerdo con su diseño ya sea en la pantalla o en formato impreso. En un

formulario se muestran determinados registros, con un diseño personalizado.

Informes

Un informe se utiliza para representar los datos en una página impresa y para mostrar los

sub totales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros. Los informes se pueden

presentar con un diseño personalizado.

¿Tiene Ud. alguna duda hasta aquí? Si así fuere, disculpe que insista pero... recuerde hablarlo con su tutor.

Una BASE DE DATOS puede contener o no cualesquiera de estos objetos, pero al menos debe contener una tabla.




73

- Operaciones fundamentales con las Bases de Datos

.- Abrir una base de datos.

.- Crear una base de datos.

.- Cerrar una base de datos

.- Emplear las fichas-guía.

.- Diseñar las bases de datos.

.- Usar los Asistentes de Access para crear objetos.

La ventana de la base de datos

Cuando Ud. abra o cree una base de datos, Access le presentará la ventana de la Base de

Datos en la ventana de Access. La ventana de la Base de Datos (ver fig. 1) es su centro de

control. Desde aquí puede crear y usar cualquier objeto de su Base de Datos.




74

Fig. 1

La barra de menús incluye los menús y los comandos que le permiten crear y usar objetos

en su Base de Datos. La barra de herramientas contiene las opciones que puede utilizar para

llevar a cabo operaciones comunes y para obtener ayuda sobre la tarea actual (ver fig. 2).

Fig. 2

Al crear objetos y abrir nuevas ventanas en Access, la barra de menús y la barra de

herramientas cambian para presentar los comandos y las opciones que se aplican al trabajo en

cada ventana.

Los botones de selección de objetos de la ventana de la Base de Datos proporcionan

acceso directo a todos los objetos de su base.




75


Ejercicio Nº 2

1.- Por favor, de Ud. un ejemplo de generalización disjunta. 2.- Justifique generalización con solapamiento. Abrir una Base de Datos

Fíjese que cuando se abre una B.D. en Access, lo que se abre es un archivo que contiene

los datos y las estructuras de las tablas, así como las consultas, formularios, informes y otros

objetos que constituyen la B.D. Para abrir una Base de Datos existente:

a) Haga clic en el botón “Abrir Base de Datos” ( ) de la barra de herramientas (o bien en el

menú Archivo, elija Abrir Base de Datos (ver fig. 5)).

b) Aparecerá la caja de diálogo Abrir Base de Datos (ver fig. 6). Para abrir la Base de Datos con

acceso de sólo lectura, seleccione la opción “Sólo lectura” en el cuadro de diálogo Abrir Base

de Datos. Este modo de acceso le permite ver pero no modificar los datos y objetos de la

Base de Datos.

c) Para abrir la Base de Datos con acceso exclusivo, seleccione la opción “Exclusivo”. Este

modo de acceso impide que otros usuarios modifiquen los datos y objetos en la base.

Desactive esta opción para compartir los datos en un entorno multiusuario.




76

Fig. 3

Fig. 4




77

Fig. 5

Nota: En la ventana inicial de Access, puede abrirse una Base de Datos utilizando los

números y los nombres que aparecen en la parte inferior del menú Archivo, que son las últimas

cuatro Bases de Datos que se han abierto. Esta operación se puede simplificar oprimiendo la

combinación de teclas Ctrl + O.

Crear una Base de Datos

Para crear una Base de Datos, haga clic en el botón “Nueva Base de Datos” ( ) de la

barra de herramientas (o en el menú Archivo elija “Nueva Base de Datos” u oprima Ctrl + N).

(Ver fig. 3).

Access le mostrará el cuadro de diálogo Nueva Base de Datos (ver fig. 4), donde podrá

especificar un nombre y una ubicación para la Base de Datos. Un nombre de Base de Datos

puede tener un máximo de 8 caracteres, pero no puede contener espacios. Si selecciona el

nombre de una Base de Datos existente, Access le preguntará si desea reemplazarla.




78

Fig. 6

Access abre automáticamente una nueva Base de Datos con acceso exclusivo.

- Cerrar una Base de Datos.

1. Cambie a la ventana de la Base de Datos si ésta no está activa (haga clic en la

ventana de la Base de Datos o bien, en la barra de herramientas haga clic en el botón

“Ventana de la Base de Datos” ( ).

2. En el menú Archivo, elija Cerrar Base de Datos.

- Empleo de las fichas-guía.

Recuerde que las fichas guía que reemplazan al tutorial normal que generalmente

requiere una estructura predeterminada, operan como un profesor, ayudándole a trabajar con su

Base de Datos mientras aprende. Las fichas-guía y Access se usan simultáneamente sin

necesidad de pasar de uno a otro. Puede usar las fichas-guía para crear toda una Base de Datos o

puede consultarlas cuando necesite ayuda sobre una tarea específica (ver fig. 7).




79

Fig. 7

- Diseñar una Base de Datos.

En una Base de Datos Relacional, como las que se crean con Access, la información

sobre diferentes temas se almacena en tablas separadas. Para reunir la información de una

manera significativa, deberá indicar a Access cómo se relacionan entre sí los diferentes temas.

Para diseñar una Base de Datos:

a) Determine usted el propósito de la Base de Datos. Esto le ayudará a decidir qué

desea almacenar.

b) Determine las tablas: Divida la información en diferentes temas, como por

ejemplo, empleados o pedidos. Cada tema será una tabla de la Base de Datos.




80

c) Determine los campos: Decida qué información desea almacenar en cada tabla.

Cada campo se muestra como una columna en la tabla. Por ejemplo, un campo de

la tabla Empleados podría ser Apellidos y otro podría ser Fecha de Contratación.

d) Determine las relaciones entre la información: Examine cada tabla y decida

cómo se relacionan los datos de cada tabla con los datos de las otras tablas de la

Base de Datos. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas si es necesario. e) Defina las relaciones entre las tablas. f) Refine su diseño: Asegúrese de que el diseño no tenga errores. Cree las tablas y

algunos registros de datos como muestra. Vea si obtiene los resultados deseados y

haga los ajustes necesarios. - Uso de los Asistentes de Access para crear objetos.

Al crear una nueva tabla, consulta, formulario o informe, Access presenta un cuadro de

diálogo donde puede elegir si desea comenzar con un objeto en blanco y crearlo usted o, por el

contrario, si desea utilizar un Asistente de Access como ayuda para crearlo (ver fig. 8).

Un Asistente de Access es como un experto en Bases de Datos que hace

ciertas preguntas acerca del objeto deseado y después lo crea basándose en sus

respuestas.




81

Fig. 8

33 MANEJADOR DE BASE DE DATOS

Le comento que, llamamos Manejador de Bases de Datos al Sistema de Gestión de Bases

de Datos que es esencial para el adecuado funcionamiento y manipulación de los datos

contenidos en la base. Se puede definir como: "El Conjunto de programas, procedimientos,

lenguajes, etc. que suministra, tanto a los usuarios no informáticos como a los analistas,

programadores o al administrador, los medios necesarios para describir, recuperar y manipular

los datos almacenados en la base, manteniendo su integridad, confidencialidad y seguridad".

Digamos entonces que un Gestor de Base de Datos (GBDD) es un módulo de programa

que proporciona la interfaz entre los datos de bajo nivel almacenados en la BDD y los programas

de aplicación y consultas hechos al sistema.

¿Le agradaría saber a Ud. de qué es responsable el GBDD?

El GBDD es responsable de las siguientes tareas:




82

n Interacción con el gestor de archivos: El GBDD traduce las distintas sentencias o

comandos del sistema de archivos de bajo nivel. Así, el GBDD es el responsable del

verdadero almacenamiento, recuperación y actualización de los datos en la BDD.

n Implantación de la Integridad: Los valores de los datos que se almacenan en la

BDD deberán satisfacer ciertos tipos de restricciones de consistencia.

n Implantación de la seguridad: No todos los usuarios de la BDD necesitan tener

acceso a todo su contenido, el GBDD deberá hacer cumplir estos requisitos de

seguridad.

n Copia de seguridad y recuperación: Podrían existir fallas externas al sistema que

provocarían pérdida de la información por ejemplo daño físico del disco, problemas

de suministro de energía y errores de software. Es responsabilidad del GBDD

detectar tales fallos y restaurar la información de la BDD al estado que tenía antes

de ocurrir el fallo.

n Control de recurrencia: Recuerde que cuando varios usuarios actualizan la BDD

concurrentemente, es posible que no se conserve la consistencia de los datos.

Controlar la interacción entre los usuarios concurrentes es otra responsabilidad del

gestor de la BDD.

3.1. Funciones

Las funciones esenciales de un SGDB son la descripción, manipulación y utilización de

los datos.

Descripción: Incluye la descripción de: Los elementos de datos, su estructura, sus

interrelaciones, sus validaciones. Tanto a nivel externo como lógico global e interno esta

descripción es realizada mediante un LDD o Lenguaje de Descripción de Datos.

Manipulación: Permite: Buscar, Añadir, Suprimir y Modificar los datos contenidos en la

Base de Datos.

La manipulación misma supone: Definir un criterio de selección, Definir la estructura

lógica a recuperar, Acceder a la estructura física. Esta manipulación es realizada mediante un

LMD o Lenguaje de Manipulación de Datos.




83

Utilización: La utilización permite acceder a la Base de Datos, no a nivel de datos sino a

la base como tal, para lo cual: Reúne las interfaces de los usuarios y suministra procedimientos

para el administrador.

En términos ideales, un DBMS debe contar con estas funciones, sin embargo, no todos

las poseen, así existen algunos manejadores que no cumplen la función de respaldo o de

seguridad, dejándola al usuario o administrador; sin embargo un DBMS que sea completo y que

deba manejar una base de datos multiusuario grande, es conveniente que cuente con todas estas

operaciones.

3.2. Lenguajes

Para cumplir sus objetivos el DBMS cuenta con varios lenguajes:

Lenguaje de descripción o definición de datos: Un esquema de Base de Datos se

especifica por medio de una serie de definiciones que se expresan en un lenguaje de definición

de datos (DDL-Data Definition Language). El resultado de la compilación es un conjunto de

tablas que se almacenan en el diccionario de datos.

Existe un esquema DDL para las definiciones del nivel conceptual y un subesquema DDL para las definiciones del nivel externo.

La estructura de almacenamiento y los métodos de acceso empleados por el sistema se

especifican por medio de un conjunto de definiciones de un tipo especial de DDL, llamado

lenguaje de almacenamiento y definición de datos; el resultado de la compilación es una serie de

instrucciones que especifican los detalles de implantación de los esquemas de Base de Datos que

normalmente no pueden ver los usuarios.

Este lenguaje se define como un lenguaje de control dispositivo/medio.

Existe además un DBCS que es el sistema de control de la Base de Datos y permite el

acceso a la definición de datos.




84

Lenguaje de manejo de datos: El DML (Data Managment Lenguage) es el que permite a

los usuarios manejar o tener acceso a la Base de Datos. Permite recuperar, insertar o eliminar la

información contenida. Existen dos tipos:

- Sin procedimiento: donde se indican que datos se necesitan pero no como.

- Con procedimiento: donde se indican que datos se necesitan y la forma como se

necesitan.

Además debe tener la capacidad de entender los mensajes con que contesta el DBMS

La parte del DML que permite recuperar la información se llama lenguaje de consulta

(que no es el mismo manejador de datos), este lenguaje no es algorítmico, con este las consultas

se pueden hacer desde una terminal en forma interactiva o inmerso dentro de un lenguaje de alto

nivel.

Los lenguajes de 4a. Generación permiten la generación de reportes, visualización de

gráficos o procesos de la Base de Datos de forma fácil y rápida.

Lenguajes de Programación: Estos son programas que pueden ser empleados por los

programadores, algunos lenguajes de tercera generación tiene la capacidad de entrar a interactuar

con Bases de Datos.

3.3. Clasificación de los DBMS

La forma o vista externa con que se presentan los datos al usuario en la mayoría de los

sistemas actuales es idéntica o muy semejante a la vista conceptual.

La estructura lógica, en el ámbito conceptual o externo, es la base para la clasificación de

los DBMS en las cuatro categorías siguientes: jerárquica, red, relacional y orientada a

objetos.

Cualquier categoría debe permitir un acceso aleatorio a los datos requeridos, utilizando

para tal fin una estructura de datos: redes, árboles, tablas o listas enlazadas.

Cada DBMS está diseñado para manejar un tipo de estructura lógica. No se pueden

procesar programas diseñados para otro DBMS.




85

3.3.1. Enfoque jerárquico

La Base de Datos jerárquica consta de muchos registros. Cada nodo representa un tipo de

registro conceptual o un segmento. Cada registro o segmento está constituido por un cierto

número de campos que lo describen.

Cada rama representa una relación uno a muchos. Un cliente del banco puede tener

muchos movimientos en su cuenta. En este caso 'muchos' significa cero, uno o más de uno.

3.3.2 Enfoque de red

Para representar este tipo de relación, es necesario que los dos tipos de registro estén

interconectados por medio de un registro conector llamado conjunto conector.

3.3.3. Enfoque relacional

Un DBMS de enfoque relacional utiliza tablas bidimensionales llamadas relaciones para

la representación lógica de los datos y las relaciones entre ellos.

Si las consultas sobre claves múltiples en el enfoque jerárquico se conseguían mediante

relaciones padre-hijo, en el enfoque en red mediante conjuntos, para el enfoque relacional, la

relación uno a muchos entre el registro padre de un archivo y los registros hijos de otro archivo

de la Base de Datos Relacional se consigue mediante la utilización de campos de conexión, es

decir, insertando el valor de la clave principal del registro padre en cada una de los registros

hijos, consiguiendo relaciones parecidas al enfoque en red.

Hay características propias del enfoque relacional que no se presentan en los otros dos enfoques:

Ø La facilidad para su representación lógica, al realizarse mediante tablas separadas

y no presentarse ningún tipo de jerarquía.

Ø La posibilidad de recuperar una tabla o un grupo de registros mediante una

proposición del DML, sin necesidad de acceder a otras relaciones. Su modo de

operación no esta orientado a registros sino sobre la tabla como conjunto.

Ø Se puede acceder a datos de cualquier columna de la tabla o filas de una o más

relaciones.

Requisitos que han de cumplir las tablas en las Bases de Datos Relacionales:




86

Ø La tabla puede tener solo un tipo de registro

Ø Cada registro posee un número determinado de campos, cada uno de ellos con su

nombre correspondiente. La Base de Datos tendrá muchas tablas.

Ø Dentro de cada tabla, cada campo es distinto

Ø Cada registro de una tabla es único; no hay registros duplicados.

Ø Los registros dentro de cada tabla no tienen una secuencia determinada.

Ø Se pueden crear nuevas tablas relacionando campos procedentes de dos o más

tablas existentes.

3.3.4. Enfoque orientado a objetos

En los últimos años la tecnología de diseño de las Bases de Datos se ha aplicado a

terrenos ajenos al campo del procesamiento de datos, que en general carecen de al menos una de

las características siguientes:

· Uniformidad

· Orientación a registros

· Elementos de datos de pequeño tamaño

· Campos atómicos

Las nuevas aplicaciones incluyen estas nuevas características:

· Diseño asistido por computadora (CAD, Computer - Aided Desing)

· Ingeniería de software asistida por computadora (CASE, Computer- Aided

Software Engineering).

· Bases de Datos multimedia.

· Sistemas de información para oficinas (SIO).

· Bases de Datos de hipertexto.

Estas nuevas aplicaciones de las Bases de Datos no se consideraban en los años setenta,

cuando se diseñaron inicialmente la mayor parte de los sistemas comerciales de Base de Datos.

Ahora son posibles debido al incremento de memoria principal y de tamaño de los discos,

al aumento de la velocidad de las unidades centrales de procesamiento, al menor costo del

hardware y a la mejor comprensión de la gestión de las Bases de Datos obtenidos en los últimos

años.




87

El modelo relacional y los modelos relacionales entre entidades no resultan suficientes

para modelar las necesidades de datos de estas aplicaciones nuevas. Además, hasta las

necesidades de modelado de las aplicaciones comerciales tradicionales se han hecho más

complejas con el paso del tiempo, y resulta difícil expresar algunas de estas necesidades en el

modelo relacional, como por ejemplo, imágenes y Base de Datos de hipertexto.

3.4. El Diccionario de datos

Es una metabase, o una Base de Datos que contiene datos sobre los datos. Es una Base de

Datos del sistema y puede ser accesada de igual forma como se accesa cualquier tabla en la Base

de Datos.

3.5. Administrador de Base de Datos (DBA)

Verá Ud. que una de las razones principales para tener sistemas de gestión de BDD es

tener control central de los datos y de los programas que accesan a esos datos. La persona que

tiene dicho control central sobre el sistema se llama administrador de la BDD (database

administrator (DBA)). Las funciones del DBA incluyen:

n Definición de la estructura de almacenamiento y del método de acceso:

Estructuras de almacenamiento y métodos de acceso adecuados se crean

escribiendo un conjunto de definiciones que son traducidas por el compilador del

lenguaje de almacenamiento y definición de datos.

n Modificación del esquema y de la organización física: las modificaciones, tanto

al esquema de la BDD como a la descripción de la organización física de

almacenamiento, se logran escribiendo un conjunto de definiciones que son

usadas por el compilador del lenguaje de definición de datos.

n Concesión de autorización para el acceso a los datos: esto para regular qué

partes de la BDD van a poder ser accedidas por varios usuarios.

n Especificación de las restricciones de integridad: las restricciones se mantienen

en una estructura especial del sistema que consulta el gestor de la BDD cada vez

que tiene lugar una actualización en el sistema.




88

44 DISTINTOS COMANDOS

Access cuenta con un asistente para botones de comando que podemos utilizar en cualquier momento.

Utilicemos un ejemplo: como crear una réplica de la Base de Datos.

1. Abrir la Base de Datos de la que se desee crear una réplica. Antes de crear

una réplica de una Base de Datos, se deben leer los cambios que se van a

producir en la Base de Datos al crear la réplica.

2. Si la Base de Datos está protegida por una contraseña de Base de Datos,

eliminar la contraseña.

3. En el menú Herramientas, seleccione Réplica, y luego hacer clic en Crear

réplica.

4. Haga clic en Sí cuando se le pregunte si desea cerrar la Base de Datos.

5. Haga clic en Sí o en No (se recomienda hacer clic en Sí) cuando se pregunte,

si desea crear una copia de la Base de Datos (este cuadro de diálogo sólo

aparecerá si la Base de Datos debe ser convertida primero a un Diseño

principal antes de crear la primera réplica) (Fig. 1.1).




89

(Fig.1.1)

En el cuadro de diálogo Ubicación de la nueva réplica (Fig. 1.2), seleccionar la

ubicación en la que se desea colocar la nueva réplica.

(Fig. 1.2)

6. Hacer clic en Aceptar.

Utilización de comandos de Microsoft Access para réplicas.

Con los comandos del submenú Réplica del menú Herramientas de Microsoft

Access, puede crear Diseños principales y réplicas mientras trabaja (Fig. 1.3).




90

(Fig. 1.3)

- Crear Réplica: Con el comando Crear réplica, se puede crear una réplica de

la Base de Datos en la que esté trabajando. Si la Base de Datos no es el Diseño

principal, Microsoft Access la convierte de forma automática.

- Recuperar diseño principal: El comando Recuperar diseño principal

permite asignar el Diseño principal a otra réplica si el Diseño principal actual

se ha dañado.

- Sincronizar ahora: Con el comando Sincronizar ahora, puede intercambiar

datos entre los miembros del conjunto de réplicas. Esos miembros pueden estar

situados en su equipo, en otro equipo conectado a una red, o en una ubicación

Internet.

- Resolver conflictos: Con el comando Resolver conflictos, se pueden

comparar dos miembros del conjunto de réplicas que estén en conflicto. Los

conflictos pueden producirse cuando se sincronizan los miembros. Por

ejemplo, dos réplicas pueden tener filas que han sido cambiadas desde la

última sincronización. Debe decidir cuál de los cambios es el que se acepta.

Ahora vamos a utilizar un proyecto de Microsoft Access en un entorno

multiusuario




91

Cuando se trabaja en un entorno multiusuario, se pueden utilizar varios métodos para

compartir datos en un proyecto de Microsoft Access (.ADP) y se deben tener en cuenta algunas

consideraciones. Este tema proporciona información de referencia acerca de:

1. Utilizar proyectos de Access en un entorno multiusuario

2. Manipular actualizaciones de forma simultánea

3. Replicar una base de datos de SQL Server

En un entorno multiusuario, cada usuario necesita tener su propia copia del archivo de

proyecto de Access conectada a la misma base de datos de Microsoft SQL Server. No se puede

compartir el mismo archivo de proyecto de Access entre dos o más usuarios.

Abrir un proyecto de Access

1. En el menú Archivo, haga clic en Abrir .

2. Haga clic en un acceso directo de la Barra de ubicaciones o, en el cuadro Buscar en,

haga clic en la unidad o carpeta que contenga el proyecto de Microsoft Access que

desee.

3. En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta que abra la que contiene

el proyecto de Access.




92

Si no encuentra el proyecto de Access que desea abrir, haga clic en Herramientas y, a

continuación, haga clic en Buscar. En el cuadro de diálogo Buscar, especifique más criterios de

búsqueda.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación y, a

continuación, haga clic en la opción: Obtener más información sobre buscar archivos.

4. Haga clic en el proyecto de Access que desee abrir y, a continuación, siga uno de

estos procedimientos:

· Para abrir el proyecto de Access, haga clic en Abrir.

· Para abrir el proyecto de Access para tener acceso de sólo lectura, haga

clic en la flecha Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir como de

sólo lectura.

Puede abrir un proyecto de Access sólo en modo exclusivo. Si intenta abrir un proyecto

de Access mientras otro usuario lo tiene abierto, Access solicitará que abra una copia del archivo

de sólo lectura.

Para obtener ayuda acerca de una opción en el cuadro de diálogo, haga clic en el signo de

interrogación y, a continuación, haga clic en el elemento.

4.1. Compilación

Le comento…Hay tres tipos de compilación del servidor MySQL:

• Estándar: Los binarios estándar de MySQL son los recomendados para la mayoría de los

usuarios, e incluyen el motor de almacenamiento InnoDB.

• Max (No se trata de MaxDB, que es una cooperación con SAP): Los binarios incluyen

características adicionales que no han sido lo bastante probadas o que normalmente no

son necesarias.

• MySQL-Debug: Son binarios que han sido compilados con información de depuración

extra. No debe ser usada en sistemas en producción porqué el código de depuración

puede reducir el rendimiento.




93


Ejercicio 3

1.- Abra un proyecto en Access y trate de efectuar una réplica, por favor.

55 CONFORMACIÓN DE PROGRAMAS CON COMANDOS .

5.1. Depuración de errores. Corrección de errores

Uno de los principales obstáculos a la productividad de los desarrolladores ha consistido

en la falta de herramientas integradas para el desarrollo de bases de datos y la depuración. SQL

Server 2000 ayudó a salvar este escollo al proporcionar una estrecha integración con Microsoft

Visual Studio®. La solución SQL Server 2005 supondrá avances adicionales que cambian de

forma esencial la manera en que se desarrollan e implantan las Bases de Datos. A través de

soporte para XML (Extensible Markup Language) y de una mayor integración con las

tecnologías.NET y las herramientas de desarrollo de Microsoft, SQL Server 2005 aumentará de

forma significativa la productividad y flexibilidad de los desarrolladores.

Entre las mejoras que aportará a la productividad de los desarrolladores se incluyen las

siguientes:

Herramientas mejoradas, Soporte ampliado de lenguajes de programación, XML y

servicios Web, Capacidades de análisis de alcance empresarial global.

Los desarrolladores podrán utilizar una herramienta de desarrollo para Transact-SQL,

XML, MDX (Multidimensional Expresión) y XML/A (XML for Analysis). La posibilidad de

integración con el entorno de desarrollo de Visual Studio resultará en un desarrollo y depuración

de errores más eficientes de las aplicaciones de línea de negocio y de inteligencia empresarial.

*

¡Lo felicito! Ha finalizado Ud. la materia




94


1. ¿A qué se le llama Gestor de Bases de Datos?

2. ¿Qué es un sistema de Base de Datos Relacional?

3. ¿Qué entiende por Clave principal?

4. ¿A qué le llamaría usted ordenar los datos?

5. ¿Cómo se ordenan los datos?

6. ¿Para qué se pueden emplear los filtros?

7. ¿Puede usted reemplazar información?

*




95


SOLUCIONES SUGERIDAS

UNIDAD 1:

1. ¿Qué entiende Ud. por migración de datos?

El proceso de ajuste del almacenamiento de los datos.

2. Cuándo estamos utilizando una tabla, ¿Qué podemos cambiar?

Los campos.

3. Cuando escuchamos hablar de una Base de Datos es común asociar

este concepto ¿Con qué?

Con un conjunto de objetos.

4. ¿Dónde se almacena la información propiamente dicha?

En una tabla.

5. ¿Cuáles son los tipos disponibles para cada campo que define?

Texto, memo, numérico, fecha/hora, moneda, autonumérico, si/no,

Objeto ole, hipervínculo, Formato.

UNIDAD 2:

1. ¿A qué se le llama Gestor de Bases de Datos?

Un módulo de programa que proporciona la interfaz entre los datos

de bajo nivel almacenados en la Base de Datos y los programas de

aplicación y consultas hechos al sistema.




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2. ¿Qué es un sistema de Base de Datos Relacional?

Un sistema diseñado para el manejo de información organizada en forma de

una o varias tablas relacionadas entre sí por un campo común.

3. ¿Qué entiende por Clave principal?

Un campo que permite que los datos funcionen con la máxima

efectividad.

4. ¿A qué le llamaría usted ordenar los datos?

A la acción que se realiza cuando se selecciona la opción Ascendente/

descendente.

5. ¿Cómo se ordenan los datos?

De acuerdo a un criterio determinado. Utilizando los botones de: Ordenar.

6. ¿Para qué se pueden emplear los filtros?

Para buscar registros.

7. ¿Puede usted reemplazar información?

Sí, por supuesto.

*




97

A B C GLOSARIO

AUTONUMÉRICO: Contador incrementado. BYTE: Conjunto de 8 bits. CARACTERES: Letras y números. CUADRÍCULA: Tabla. DATABASE ADMINISTRATOR (DBA): Administrador de Base de Datos. DBMS: Sistema de Administración de Base de Datos. DDL: Compilador del lenguaje de definición de datos. DESELECCIONAR: Quitar la selección. EMERGENTE: Que nace y tiene orígen de otra cosa. ENTIDAD: Conjunto de objetos importantes EXPLÍCITAMENTE: Clara y determinadamente. FILTRAR REGISTROS: Buscar. HIPERVÍNCULO: Referencia a un documento de Internet. INCREMENTADO: Aumentado.




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METADATOS: Descripción de los datos. METADATOS DE APLICACIÓN: Ultima categoría de datos. SPEED: Rapidez. TOTAL AVAILABILITY: Disponibilidad de la información. TUNNING: Afinación. OBJETO OLE: Objeto de otra aplicación. COMPATIBLE: Apto o proporcionado para unirse ESTANDARIZAR: Unificar para crear tipos uniformes HERRAMIENTAS CASE: Para la automatización del desarrollo del software ISO: Organismos de estandarización Internacionales KERNEL: Núcleo

MAPPING: Funciones de correspondencia METABASE: Descripción de la base METADATOS: Descripción de los datos SQL: Lenguaje de consulta TUNNING: Afinación

*




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BIBLIOGRAFÍA

Sugerimos la lectura de los siguientes textos como complemento de lo visto en el módulo:

Estructura de Datos, Autor Aarón M. Tenenbaum, Moshe J. Augentein. Primera edición.

Diseño y Administración de Base de Datos Gary W. Hansen, James V. Hansen, Segunda Edición.

Guía de Estructura y Procesamiento de Datos Profesor David López, Segundo semestre U.N.I.R. (Maracaibo).

Structure Architecture And Organization, Second Edition. Hayes, J.Mcgraw-Hill, 1998. Microsoft Diseño Estructurado, Fernando Saez Vacas. Alianza Informática, 2002. Computer Architecture And Organization, Second Edition. Hayes, J.Mcgraw-Hill, 2001.

*



Documents

Informatica III Ifna