INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL … · (Cartilla de Inducción y Reinducción) además de encontrarse publicada en la página Web de la Empresa. ... Estatuto Anticorrupción

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS S.A. E.S.P. EDESA S.A. E.S.P.

Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno

NUBIA PATRICIA PENAGOS RODRIGUEZ

Período evaluado: 1 de Julio al 31 de octubre de 2013. (cuatro meses).

Fecha de elaboración 12/11/2013

Subsistema de Control Estratégico

AVANCES

1. Elemento: Acuerdos, compromisos, o protocolos éticos EDESA S.A. E.SP., a partir del mes de julio de 2013, sensibiliza a los servidores públicos, sobre los principios y valores, a través de los correos electrónicos, enviando dos principios y dos valores con una frecuencia de 15 días, de igual forma se publica en la página Web de la Empresa. Se dio inicio a una (01) actuación presuntamente disciplinaria para investigación sobre los hechos recurrentes que hace referencia al incumplimiento de sus deberes, de un trabajador oficial.

2, y, 3. Elementos: Desarrollo del talento humano, y, Estilo de dirección

La Empresa de Servicios Públicos del Meta S.A E.S.P EDESA S.A E.S.P, para el fortalecimiento, actualización y adquisición de conocimientos específicos, se apoya con la red institucional de capacitación, ofrecidas por otras instituciones públicas y privadas que no generan costo, ésta estrategia se refleja en (20) veinte capacitaciones ejecutadas. La Empresa apoyó con Recursos Económicos (3) tres eventos de capacitación. Durante el periodo de julio a octubre de 2013 se han atendido todas las áreas de la Empresa con proyectos de aprendizaje y temas transversales programados en el Plan Institucional de Capacitación PIC El 15 de agosto de 2013 se presentó el informe de avance de la Gestión del PIC correspondiente al primer semestre de la presente vigencia. Son (6) los Municipios que han remitido las encuestas, las cuales se encuentran tabuladas y presentadas en el mes de agosto de 2013, mediante un informe. En las Jornadas de Inducción y Reinducción Institucional en proceso de programación, se diligenciarán las encuestas del Clima Laboral en los (9) Municipios, los soportes para dicha acción han sido entregados a los Coordinadores de Gestión. Teniendo en cuenta el panorama general que arrojó la encuesta del clima laboral y con el fin de propiciar un ambiente organizacional favorable, se invitó a los funcionarios a participar de la charla ofrecida por la Administradora de Riesgos Laborales SURA, El día 11 de septiembre de 2013 cuyas temáticas a desarrollar son el Clima Organizacional y la Comunicación Asertiva. Son (6) los Municipios que han realizado la Jornada de Inducción y Reinducción Institucional por parte del Coordinador de Gestión de cada Municipio, con disponibilidad del material de consulta para la transferencia de información al personal que cada uno tiene a cargo (Cartilla de Inducción y Reinducción) además de encontrarse publicada en la página Web de la Empresa. En el mes de agosto de 2013 se presentó un informe detallado de dichas jornadas. Se encuentra en proceso de programación las Jornadas de Inducción y Reinducción Institucional a (9) Municipios. Bienestar e incentivos: El 1 de agosto de 2013 con ocasión del aniversario No. 10 de la Empresa se realizó una Eucaristía y celebración sencilla con la integración de todo el personal, se realizó un concurso donde se eligió la mejor frase alusiva al aniversario de la Empresa, cuyo primer puesto fue otorgado al municipio El Dorado. Igualmente se exaltó labor por antigüedad al Coordinador de Acueducto, Alcantarillado y Aseo por sus 10 años en la Empresa concediéndose 5 días de descanso remunerado, de conformidad con la Resolución 409 de 2013. EVALUACIONES POR RESULTADOS: Los Municipios de Puerto Lleras, la Uribe, el Acueducto Regional del Ariari, entregaron las evaluaciones por resultados correspondientes a la vigencia 2012. Las áreas Dirección Financiera y Sistemas y Estadísticas presentaron oportunamente, las evaluaciones por resultados correspondientes al primer semestre de la vigencia 2013. Los Municipios de Cumaral, Puerto Lleras, el Acueducto Regional del Ariari, entregaron las evaluaciones por resultados correspondientes al primer semestre de la vigencia 2013. Se realizó el informe de avance con resultados alcanzados en el primer semestre de la vigencia 2013 en dos partes; primero el Plan Institucional de Capacitación PIC y segundo el Programa de Bienestar Social. El informe continúa con el programa de Bienestar Social que se encuentra enmarcado por dos áreas de intervención: La Calidad de Vida

Laboral y La Protección y Servicios Sociales; con beneficios y programas que buscan mejorar en el ámbito del trabajo, con alternativas que respondan a necesidades de integración, identidad cultural institucional y pertenencia.

Posteriormente de los resultados se concluye el informe del Plan Institucional de Capacitación y Bienestar Social. Gestión del Plan Institucional de Capacitación: El resultado que alcanzó las actividades propuestas con respecto a los objetivos del Plan Institucional de Capacitación, es el siguiente: Fase de Sensibilización y Formulación de Proyectos de Aprendizaje

En el proceso de sensibilización se motivó y preparó al personal para ser parte del Plan Institucional de Capacitación, en la fase de formulación de proyectos de aprendizaje, se socializó la información institucional como el Plan Estratégico, el Informe Ejecutivo Anual de la vigencia 2012 y el procedimiento a seguir, se conformaron equipos, se orientaron las mesas de trabajo en las ocho áreas de la empresa para identificar la situación problema y registrar en las fichas de formulación de aprendizaje las acciones de formación y capacitación, en ésta etapa 56 personas participaron de 81 funcionarios previstos, quienes por actividades propias de su cargo u objeto del contrato de prestación de servicios no les fue posible asistir.

Sensibilización y Participación a Nivel Central

Periodo

2do Bimestre

Número de personas sensibilizadas

56

Número Previsto 81

Resultado 69%

Sensibilización y Participación por Áreas

Segundo Bimestre Planeació

n Sistemas Y Estadística

s

Dirección Técnica Operativ

a

Dirección Financier

a

Comercial

Secretaría General

Gerenci

a

Oficina Asesora De

Control Interno

Número de funcionarios en el área que participaron en el equipo

10 3 7 11 6 16 2 1

Número de funcionarios del área

16 4 15 12 10 19 4 1

Resultado 63% 75% 47% 92% 60% 84% 50% 100% Programación del PIC institucional

Se analizaron las estrategias o métodos de aprendizaje, los recursos financieros y no financieros, que requiere apoyo interno y externo, se establecieron actividades de capacitación a desarrollar basadas en ciento cuarenta y un proyectos (141) de aprendizaje de los cuales sesenta corresponden a temáticas para abordar la situación problema del área, cuarenta y dos (42) a necesidades de formación y capacitación en el ámbito del saber, treinta y nueve (39) en el ámbito del ser y temas transversales presentes en el proceso como actividades complementarias, esenciales. Presupuesto Para la vigencia 2013 se aprobó un presupuesto por setenta y cinco millones ($75.000.000) de pesos, para atender lo descrito en el rubro; Capacitación, seminarios bienestar social y estímulos, la asignación para las actividades de formación y capacitación se encuentra por veintidós millones quinientos mil ($22.500.000) pesos. Ejecución del PIC

Se puso en marcha la gestión de la Red Institucional de Capacitación ofrecidas por otras Instituciones Públicas, se presupuestó y programó el PIC para garantizar las acciones de capacitación teniendo en cuenta las necesidades institucionales, en el primer semestre, veinte (20) responden a proyectos de aprendizaje y tres (03) a temas transversales.

Periodo 1er Bimestre 2do Bimestre 3er Bimestre

Actividades de capacitación que responden a proyectos de aprendizaje

0 8 12

Número total de actividades de capacitación realizadas

0 10 13

Resultado

0% 80% 92%

Actividades De Capacitación Programadas Segundo Bimestre

Temática Entidad Capacitadora Observación

Seminario Ley Anti trámites Escuela Superior de Administración Pública ESAP

Capacitaciones que responde a Proyectos de Aprendizaje

Taller Estrategias para el Manejo del Conflicto y la Negociación

Administradora de Riesgos Laborales ARL SURA

Seminario Contratación Estatal Escuela Superior de Administración Pública ESAP

Seminario Contratación Estatal y Estatuto Anticorrupción Seminario Tic´s Ofimática Seminario Sistema General de Regalías Seminario Elaboración y Formulación de Proyectos Seminario Actualización en Reforma Tributaria Manejo Preventivo y Seguridad Vial para Conductores de Moto


Temas Transversales

Seminario Sistema Integrado de Planeación y Gestión - Decreto 2482 de 2012

Escuela Superior de Administración Pública ESAP

Actividades De Capacitación Programadas Tercer Bimestre

Temática Entidad Capacitadora Observación

Operación y Mantenimiento de Sistemas de Potabilización

SENA Capacitaciones que responde a Proyectos de Aprendizaje

Expoestatal III Seminario de Capacitación y Actualización en Contratación Estatal

ESSE Consultores

Diseño de Redes de Acueducto y Estaciones de Bombeo

ACODAL

Evaluación de Proyectos MGA Escuela Superior de Administración Pública ESAP Seminario en Contratos Fiduciarios

Seminario Taller de Actualización Impacto Laboral y Prestaciones de la Reforma Tributaria

F & C Consultores

Conferencia Cultura de la Legalidad Escuela Superior de Administración Pública ESAP

Jornada de Capacitación sobre Transparencia y Responsabilidad Pública Seminario Atención al Ciudadano Actualización Código Contencioso V Congreso Nacional de Presupuesto Público

F & C Consultores

Taller Factores Protectores Individuales de Afrontamiento para Manejo del Estrés


Régimen de Regalías y Formulación de Proyectos


Capacitaciones que responden a Proyectos de Aprendizaje cuya modalidad era por herramienta satelital y fueron aplazadas por daños en la plataforma

Contratación Estatal y Estatuto Anticorrupción Liquidación de Sentencias contra el Estado Sostenibilidad de los Sistemas de Gestión Plan de Emergencias Administradora de Riesgos Laborales ARL

SURA Temas Transversales

Diplomado Derechos Humanos Municipio de la Uribe


Capacitaciones en proceso de ejecución, no se han concluido por su intensidad académica

Diplomado Derechos Humanos Municipio de Puerto Rico

Recursos Financieros: Se tuvo en cuenta las medidas de austeridad del gasto de los Servicios Administrativos, lo que determinó programar el plan según la oferta de la Red Institucional de Capacitación alineada con las necesidades institucionales.

En el segundo bimestre nueve (09) capacitaciones fueron realizadas por la Escuela Superior de Administración Pública ESAP y un (01) evento de capacitación por la Administradora de Riesgos Laborales ARL SURA, entidades que no generaron costo a Edesa S.A E.S.P.

En el tercer bimestre los eventos como Expoestatal III realizada en la ciudad de Bogotá y La Operación y Mantenimiento de las Plantas de Potabilización por el

SENA realizada en el Municipio de San Martin; Edesa S.A E.S.P asumió el reconocimiento de viáticos por el desplazamiento al lugar donde se efectuó la capacitación. Además dos (02) eventos fueron realizados por la Administradora de Riesgos Laborales ARL SURA y seis (06) por la Escuela Superior de Administración Pública ESAP los cuales no generaron costo alguno.

En el primer semestre se ha ejecutado siete millones setecientos treinta y cinco mil seiscientos ($7.735.600) pesos, es decir el 34% del presupuesto programado aprobado, del cual se atendió con capacitación tres áreas; Planeación, Secretaria General y Dirección Financiera, así:

Concepto

Valor

Inscripción de los funcionarios Jhonatan Alejandro León Cárdenas y Miguel Ángel Betancur Cruz –Curso Taller Diseño de Redes de Acueducto y Estaciones de Bombeo

$1.190.000

Participación de cuatro (04) funcionarios en Seminario Taller de Actualización Impacto Laboral y Prestacional de la Reforma Tributaria

$3.380.000

V Congreso Nacional de Presupuesto Público $895.000 Jornada de Inducción y Reinducción Institucional $2.270.600

Compromiso del Funcionario

Se facilitó el acceso del personal a las estrategias de aprendizaje previstas, según el cronograma bimensual toda temática se socializaba en cada área, de ciento setenta y cuatro (164) inscripciones, ciento catorce (114) Servidores Públicos se certificaron y sesenta (60) no tienen soporte por las causas que se relacionan a continuación: Segundo Bimestre

El evento Ley Antitrámite tuvo ocho (08) asistentes que no han sido certificados, la Escuela Superior de Administración Pública Sede Central de la Ciudad de Bogotá es quien genera y remite los soportes que con anterioridad se han requerido.

Un (01) funcionario que participó en la capacitación Manejo del Conflicto y la Negociación ofrecida por la Administradora de Riesgos Laborales SURA no reporta

en la base de datos de asistencia, situación informada a la entidad capacitadora. Diez (10) servidores públicos asistieron a tres (03) eventos diferentes los cuales no concluyeron. Dos (02) funcionarios inscritos no asistieron, igualmente cuatro (04) por actividades propias del cargo.

Tercer Bimestre

Tres (03) capacitaciones por herramienta satelital fueron aplazadas, siete (07) funcionarios interesados se acercaron a las instalaciones de la Sede de la Escuela Superior de Administración Pública en el Municipio de Villavicencio y al presentar problemas la plataforma, retornaron a la Empresa a realizar sus actividades diarias e informaron el hallazgo.

Cinco (05) asistentes del Seminario en Contratos Fiduciarios no se les ha generado ningún reporte por parte de la Sede Central de la

Escuela Superior de Administración Pública en la Ciudad de Bogotá, posteriormente de la solicitud. Tres (03) Funcionarios a capacitar en los diferentes eventos, por actividades propias del cargo, impidieron su participación. Trece (13) Operadores de las Plantas de Tratamiento de Agua Potable de los Municipios en la capacitación de Operación y

Mantenimiento de los Sistemas de Potabilización, no fueron certificados por el SENA por inasistencia. Cinco (05) Funcionarios en la base de datos de la Administradora de Riesgos Laborales reportan inscripción previa y la no asistencia, a

la entidad capacitadora le fue comunicada dicha inconsistencia. Un (01) funcionario no se encontró en la base de datos del evento ofrecido por la Escuela Superior de Administración Pública. Dos (02) funcionarios no asistieron a las actividades que se le tenían programadas.


Número de funcionarios capacitados

0 61 53

Número funcionarios a capacitar 0 86 88

Resultado 0% 71% 60%

Cumplimiento del Plan Institucional de Capacitación

Para el primer semestre de la vigencia 2013 se programaron veintinueve (29) capacitaciones de las cuales se ejecutaron veintitrés (23). En éste periodo dos (02) capacitaciones en Derechos Humanos que se realizan en los Municipios de la Uribe y Puerto Rico, Meta; por la Escuela Superior de Administración Pública ESAP y con el apoyo de la Alcaldía Municipal no se han concluido por su intensidad académica y aplazamiento sujeto a la disponibilidad de los responsables, tres (03) capacitaciones por herramienta satelital programadas fueron aplazadas por la ESAP por inconvenientes en la plataforma y un (01) evento donde la temática era de interés de la Oficina Asesora de Control Interno por actividades propias del cargo la funcionaria no le fue posible participar.


Número Capacitaciones ejecutadas 0 10 13

Número Capacitaciones programadas 0 10 19

Resultado 0% 100% 68%

Gestión del Programa de Bienestar Social Éste proceso permanente se encuentra enmarcado por dos áreas de intervención: La Calidad de Vida Laboral y La Protección y Servicios Sociales. Presupuesto Para la vigencia 2013 se aprobó un presupuesto por setenta y cinco millones ($75.000.000) de pesos, para atender lo descrito en el rubro; Capacitación, seminarios bienestar social y estímulos, la asignación para Bienestar Social se encuentra por cuarenta millones ($40.000.000) pesos. Calidad de Vida Laboral Clima Organizacional

Es la forma como los servidores perciben su relación con el ambiente de trabajo y qué determina su comportamiento dentro de la entidad. Dentro de esta percepción se exponen las experiencias personales de cada uno de los servidores, sus necesidades, sus motivaciones, sus expectativas y sus valores. Las actitudes son los mejores indicadores de un clima organizacional, ya que al estar conformadas por emociones, van dando forma a la atmósfera grupal. Encuesta Clima Laboral Los días 15, 16, 18, 20, 22, 24 y 28 de mayo de 2013 en las Jornadas de Inducción y Reinducción Institucional, los asistentes diligenciaron la encuesta del Clima Laboral de forma anónima, que permite conocer factores similares que pueden influir en el desempeño del personal, con el propósito de ayudar a mejorar. Tabulación de respuestas Oficina Principal Setenta y ocho (68) funcionarios han diligenciado la encuesta que consta de cincuenta y tres (53) preguntas, ésta permite analizar esos diez (10) aspectos que determinan como se predispone cada uno y el conjunto, los cuales son, La Empresa, Condiciones Ambientales, Ergonomía, Posibilidades de Creatividad e Iniciativa, Compañeros de Trabajo, Jefes y Superiores, Puesto de Trabajo, Remuneración, Reconocimiento y Comunicación.

Cultura Organizacional

La cultura organizacional dependerá de acuerdo a cada persona que labore en la misma, la Jornada de Inducción y Re inducción Institucional hace parte de las acciones que ayudan a entender cómo funcionan las cosas al interior de las organizaciones y a crear el ambiente humano en el que realizan su trabajo; en la actividad para los Servidores Públicos de la Oficina Principal se contó con la intervención del Conferencista el Doctor Peter Guzmán quien habló de las condiciones de trabajo que influyen positivamente en la empresa para que haya compañerismo, ambiente de armonía y satisfacción en las tareas recomendadas, ya que anticipadamente se ilustran la naturaleza del lugar de trabajo en múltiples aspectos; suposiciones, creencias, valores y normas.

Solución de Problemas

El conflicto puede generarse por diversos factores, por desacuerdo respecto a los propósitos o a los métodos con que se alcanzan los mismos, porque se da algún cambio organizacional, por choques de personalidad, percepciones y puntos de vista. Es necesario que el conflicto tenga un tratamiento que oriente a los involucrados a buscar métodos de solución o partan de que los problemas que surgen pueden afrontarse y resolverse de manera que la Entidad cuenta con un Comité de Convivencia Laboral.

Dos integrantes del Comité de Convivencia Laboral se capacitaron en el Manejo del Conflicto y la Negociación ofrecida por la Administradora de Riesgos Laborales SURA. Protección y Servicios Sociales Las acciones por la Empresa de Servicios Públicos del Meta S.A E.S.P EDESA S.A E.S.P es mantener constante coordinación interinstitucional para varios efectos: gestión en los procesos de afiliación y trámites que supone el acceso a éstos servicios por diferentes entidades según los servicios. El papel de éste aspecto será el de permitir una acertada coordinación y uso de los programas de promoción y prevención, que en su campo específico deben asumir los diferentes organismos. Se brindó una brigada de higiene oral.

Salud Ocupacional

Tiene como finalidad proteger y mantener la salud física, mental y social de los servidores públicos, en los puestos de trabajo y en la entidad en general, proporcionando condiciones seguras e higiénicas con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades laborales para mejorar la productividad.

En la jornada de inducción y reinducción institucional la Entidad Fumimeta Saneamiento Ambiental & Extintores Seguridad Industrial, intervino con material de apoyo para consulta (folleto) y capacitación en Prevención y Manejo de Equipos en caso de incendio.

El 19 de Junio de 2013 dos integrantes de salud ocupacional de la Dirección Técnica Operativa se capacitaron en Plan de Emergencias ofrecida por la Administradora de Riesgos Laborales SURA, Certificado por el SENA.

Programas de Recreación

La recreación propicia la exteriorización de las capacidades de expresión, imaginación, participación, comunicación e interacción para una mayor socialización y desarrollo. Las acciones que se emprendan deben estar enfocadas a actividades culturales, intelectuales, deportivas para que el servidor pueda tener una respuesta a las necesidades de integración, identidad cultural e institucional y obtener esparcimiento que lo integre con su grupo familiar y social.

La Empresa de Servicios Públicos del Meta S.A E.S.P EDESA S.A E.S.P integró al programa de Bienestar Social seis épocas especiales de año, del cual se dispusieron dos eventos:

ACTIVIDAD 1. Día de la Mujer 2. Día de la Secretaria 3. Día de la Familia 4. Amor y Amistad 5. Novenas de Aguinaldos 6. Celebración Fin de Año; Reconocimiento

Trabajador del Año.

1. la Gerencia ofreció a las mujeres de la Oficina Principal de Edesa S.A E.S.P un desayuno y un detalle en su día. 2.

3. El Gerente y la Secretaria General de Edesa S.A E.S.P celebraron el día de la Secretaria en compañía de los Directivos de la Empresa.

Recursos Financieros: En el primer semestre se ha ejecutado trescientos mil ($320.000) pesos, del presupuesto programado aprobado, así:

Concepto

Valor

Celebración día de la Secretaria

$320.000

Los métodos o estrategias de aprendizaje como la Red Institucional de Capacitación que intervinieron en las acciones de formación y capacitación sin generar costo alguno a EDESA S.A E.S.P se consideran que en el primer semestre de la vigencia son aceptables, conforme a lo formulado en las mesas de trabajo, programado; basado en la oferta de las instituciones públicas y ejecutado. Sin embargo el ejercer la capacitación con el apoyo de entidades externas como Acodal, Andesco y F&C consultores, generan confianza y por ende el grado de aprendizaje es mayor según los funcionarios. Se cumplió con las temáticas programadas mediante el esquema de enseñanza tipo charlas, conferencias, seminarios, con modalidad presencial y por herramienta satelital que permitieron el intercambio de experiencias y opiniones para mejorar. La mayoría de los capacitadores demostraron el conocimiento y dominio de sus temas, no obstante por falla de algunos servicios y en ocasiones de equipos algunos temas del todo no fueron comprendidos. La Empresa de Servicios Públicos del Meta S.A E.S.P EDESA S.A E.S.P está regida por procesos dinámicos en los que intervienen personas que trabajaban en tareas diferenciadas para lograr un objetivo común, la realidad es que hay situaciones que se deben afrontar para poder mantenerse y responder a la satisfacción de las necesidades tanto organizacionales, como individuales. Analizados estos aspectos se tuvo en cuenta dos áreas de intervención que tienen componentes esenciales del bienestar laboral y que pueden verse reflejados en la satisfacción del trabajador frente a sus expectativas, los logros en el ámbito laboral como la promoción y mantenimiento del bienestar físico, mental y social. Es importante resaltar que los Servidores Públicos de la Empresa de Servicios Públicos del Meta S.A E.S.P EDESA S.A E.S.P perciben un clima laboral aceptable aún teniendo en cuenta el panorama general de los aspectos negativos que propician éste ambiente. Los enunciados y algunas recomendaciones plasmadas pueden ser tomados en cuenta para propiciar un ambiente organizacional favorable. El 11 de septiembre de 2013 un (1) integrante del COPASO se capacitó en Comité Paritario de Salud Ocupacional ofrecida por la Administradora de Riesgos Laborales SURA y Certificado por el SENA. SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL * En las obras desarrolladas en Alturas, como tanques elevados, se está realizando las exigencias legales para el trabajo seguro en Alturas de los trabajadores de los contratistas, esto con el fin de garantizar unas condiciones mínimas de seguridad de acuerdo a la ley. Los trabajadores de los contratistas cuentan con equipo de trabajo seguro en Alturas y la capacitación correspondiente.

* Se están realizando visitas de inspección SISO a las obras contratadas por EDESA S.A. E.S.P., esto con el fin de realizar un control periódico a las obras en ejecución y mejorar todos los días las condiciones de seguridad y de salud de los trabajadores. Todos los días con las visitas realizadas por el personal de área SISO a las obras desarrolladas por EDESA S.A. se está buscando garantizar unas buenas condiciones de seguridad de las obras y la preservación de la salud y la vida de todos los que intervienen en estas. * Se realizo charla básica SISO a todos los interventores, residentes de interventoría e inspectores de obra, sobre legislación SISO, Trabajo seguro en alturas, estadísticas de accidentalidad y respuesta ante emergencias, con el fin de afianzar conocimientos sobre el tema a los funcionarios de la dirección operativa. * En el área administrativa se han generado actividades de medicina preventiva como pausas activas y actividades recreativas, como celebración de día de la familia, día de amor a amistad y celebración de cumpleaños de los compañeros de la empresa. DIFICULTADADES: * La implementación de condiciones de seguridad en las plantas de tratamiento y locaciones operativas de la empresa se ha dificultado, por la falta de presupuesto, aunque se han tomado algunas de las medidas de seguridad sugeridas que no necesitan gran inversión. * El presupuesto asignado al área SISO es mínimo para implementar medidas de seguridad requeridas, capacitaciones al personal y condiciones de salud optimas. * El presupuesto asignado por los contratistas de algunas obras es mínimo, para la mejorar de las condiciones de seguridad y de salud de sus trabajadores, por esto es importante un seguimiento continuo al cumplimiento de la legislación en salud ocupacional. El 19 de septiembre de 2013 ingresó un aprendiz del SENA para realizar la etapa de práctica en la Empresa como Técnico en Salud Ocupacional, la Administradora de Riesgos Laborales SURA ha ofrecido dos capacitaciones en las que el aprendiz ha participado cuyas temáticas son; La Promoción de la Salud en Ambientes Laborales y el Encuentro Multisectorial de Actualización en Salud y Seguridad en el Trabajo. Se actualizó y publicó las rutas de evacuación de las instalaciones de la Empresa y el Directorio telefónico en caso de emergencia. Se realizó una identificación de los factores de riesgos en las áreas, información que se encuentra en proceso de consolidación. Se llevo a cabo la Asamblea General de Accionistas, se nombró el revisor fiscal En el presente cuatrimestre se radicaron nuevamente las Tablas de Retención Documental para ser aprobadas por el Consejo Departamental de Archivo. Dando aplicación a la Ley, se modificó los integrantes del Comité de Archivo incorporando a la Jefe de la Oficina de Control Interno y el Director de Sistemas y Estadísticas. EDESA S.A. E.S.P., cumplió con el diligenciamiento de la encuesta realizada por el Departamento Administrativo de la Función Pública, dando cumplimiento a la Circular No.100-006 en la que se informa a las instituciones del orden nacional y territorial, que se debía reportar antes del 10 de octubre de 2013 la información correspondiente a los Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos.

4. Elemento: Planes y programas

AGUA PARA LA PROSPERIDAD (PLAN DEPARTAMENTAL DE AGUAS)

Realización del Comité Directivo N° 19 en el cual se aprobaron los recursos para el año 2013 – 2014 por un monto de $163.000.millones de pesos para infraestructura, aseguramiento de la prestación del servicio, componente ambiental, componente social, gastos del Gestor.

Realización del Comité Directivo N° 20, de manera virtual, en el cual se aprobó la asignación de recursos para la compra de los carros compactadores para los municipios operados por la Empresa de Servicios Públicos del Meta S.A. E.S.P., EDESA S.A. E.S.P. como parte de la implementación esquema regional de aseo 1 primera etapa en el departamento del meta y la contratación de los Planes Riesgo.

Mesas trabajo con la corporación ambiental CORMACARENA y el Ministerio de Ambiente para la formulación del Plan Ambiental del departamento.

Proyectos radicados ante ventanilla única por valor de $74.000 millones de pesos que incluye los municipios de Villavicencio, Mesetas, Puerto Lleras, Puerto Rico, Puerto Concordia, Cubarral, Guamal y Granada.

Se adelantan consultorías por valor aproximado de $10.500 millones para los Planes Maestros de Acueducto y Alcantarillado de 50 Centros poblados, Fortalecimiento institucional en la prestación de los servicios a 50 Centros poblados y catastro de usuarios.

En la actualidad se adelantan los siguientes proyectos con recursos del PDA:

OBJETO DEL PAGO CONTRATO U ORDEN DE SERVICIOS NIVEL CENTRAL

MUNICIPIO DONDE SE

REALIZO LA INVERSIÓN

AVANCE DE OBRA FÍSICO

ESTADO DEL CONTRATO

VALOR

Ampliación y optimación de las redes de distribución del sistema de acueducto urbano del municipio de granada

GRANADA 99,81% EJECUCION 16.651.219.314,00

ADICIONAL. Ampliación y optimación de las redes de distribución del sistema de acueducto urbano del municipio de granada


Construcción obras para la optimización de la línea de aducción desde la bocatoma honda hasta la PTAD municipio de Villavicencio meta

VILLAVICENCIO 84,38% EJECUCION 43.947.565.580,00

ADICIONAL. Construcción obras para la optimización de la línea de aducción desde la bocatoma honda hasta la PTAD municipio de Villavicencio meta


Ampliación y optimización sistema de acueducto del municipio san juan de arama - meta; ampliación y optimización de sistema de acueducto del municipio de el castillo - meta; ampliación y optimización sistema de acueducto del municipio de el dorado - meta

SAN JUAN DE ARAMA/ EL CASTILLO/ EL DORADO

93,47% EJECUCION 5.751.376.281,00

Gerencia Asesora e interventoria para adelantar las acciones y actividades técnicas, legales, financiera y administrativas a los actores vinculados al Plan Departamental para el manejo empresarial de los servicios públicos de agua y saneamiento PDA del Departamento del Meta INTERVENTORIA

DEPARTAMENTO DEL META

68,15% EJECUCION 14.945.350.000,00

Ampliación y optimización del sistema de acueducto urbano y construcción tanque de almacenamiento en el municipio de cumaral - meta

CUMARAL 80,58% EJECUCION 2.778.880.348,00

Mejoramiento del alcantarillado sanitario sobre el sector de la carrera 4 a 5a y calle 32 a 38, calle 26a y 33b y carrera 2 a 4, calle 9 a 13 carrera 2 a 4 y calle 8 a 12 y carrera 4 a 5 del municipio de granada meta


Ampliación y optimización del sistema de acueducto del municipio de la macarena - meta

LA MACARENA 61,13% EJECUCION 2.855.563.414,00

Ampliación y optimización sistema de acueducto del municipio de acacias meta

ACACIAS 55,48% EJECUCION 5.012.063.212,00

Mejoramiento relleno sanitario Guaratara granada meta

GRANADA 42,93% EJECUCION 920.968.720,00

Estudios y diseños fuente alterna de abastecimiento de agua para el plan maestro de acueducto del municipio de Villavicencio - meta


Optimización y ampliación del acueducto urbano del municipio de Lejanías - meta

LEJANIAS 0,00% EJECUCION 1.283.593.249,00

Ampliación y optimización del sistema de acueducto del municipio de puerto rico meta

PUERTO RICO 25,55% EJECUCION 3.600.426.310,00

Estudios centros poblados rurales: diagnóstico y formulación de proyectos de abastecimiento de agua, saneamiento básico y manejo de aguas lluvias en el departamento del meta

DEPARTAMENTO DEL META

10,83% EJECUCIÓN 2.999.951.400,00

129.014.563.651,00

Se encuentran radicados en la Ventanilla única del Ministerio los siguientes proyectos a la espera de su viabilización:

PROYECTO VALOR Ampliación y optimización del sistema de acueducto del municipio de mesetas - meta 3.189.760.657,00

Ampliación y optimización del alcantarillado sanitario del municipio de puerto rico - meta 1.813.652.998,00 Mejoramiento alcantarillado sanitario calle 23 a 14 entre carrera 6 a 12, barrio san juan bosco y la inmaculada en el municipio de granada - meta 12.550.155.675,00

Implementación esquema regional de aseo 1 primera etapa compra de carros compactadores para los municipios operados por la empresa de servicios públicos del meta s.a. e.s.p., edesa s.a. e.s.p. en el departamento del meta

2.645.880.000,00

Ampliación y optimización del sistema de acueducto del municipio de puerto lleras, meta 2.304.760.661,00 Ampliación y optimización del sistema de acueducto del municipio de puerto concordia, meta 5.205.550.697,00

Ampliación y optimización del sistema de acueducto y conexión al acueducto regional del ariari del municipio de cubarral, meta 1.500.000.000,00

TOTAL 29.209.760.688,00

Una vez actualizado el Manual de Contratación y puesto en conocimiento del área de contratación, se divulgo vía correo electrónico a todas las dependencias de la empresa para que lo tuvieran en cuenta al momento de elaborar sus estudios previos y conocieran los cambios efectuados Se incluyeron en las minutas de los contratos de obra aspectos importantes tales como:

Obligación por parte del contratista de entregar al interventor mensualmente un informe de distribución e inversión de los recursos recibidos a titulo de anticipo de acuerdo al plan de inversión de anticipo presentado, copia de los extractos bancarios y demás soportes que acrediten dicha inversión y recibos de caja donde se acredite el reintegro de los rendimientos financiero

Obligación del contratista de mantener en óptimas condiciones de funcionalidad la obra durante el proceso constructivo hasta el recibo final de la misma

Obligación del contratista de observar y a dar cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias en materia ambiental Que las actividades que incluyan el suministro e instalación de tubería u otros elementos, como ítems de pago independientes, solo serán pagados una vez sean instalados y las cantidades a pagar serán las que se cuantifiquen en cada acta.

Se realizaron las ejecuciones presupuestales de Enero a Septiembre y fueron publicadas. Se está realizando el cierre del mes de octubre, conciliando los ingresos entre las áreas de contabilidad, presupuesto y tesorería. Una vez se termine con la conciliación se realizará la ejecución y la publicación respectiva. Se realizo el PAC Inicial, primero, segundo trimestre, los cuales fueron publicados

AVANCE PLAN DE DESARROLLO

SUBPROGRAMA INDICADOR META DEL CUATRENIO

META NUMERICA

DEL CUATRIENIO

% CUMPLIMIENTO

CUATRENIO

Mantenimiento e incremento de coberturas, calidad de agua potable y saneamiento básico con una prestación del servicio competitivo y sostenible.

Abastecer con agua potable y saneamiento básico 19 resguardos.

Abastecer con agua potable y saneamiento básico 19 resguardos.

19 0%

Número de personas con cobertura de agua en el área urbana

Contar con 692.420 personas con cobertura de agua en el área urbana.

692.420 96%

Número de personas con cobertura de agua en el área rural

Contar con 69.729 personas con cobertura de agua en el área rural.

69.729 40%

Número de personas con agua apta para consumo humano en el área urbana

Contar con 692.420 personas con agua apta para consumo humano en el área urbana.

692.420 97%

Número de personas con agua apta para consumo humano en el área rural

Contar con 69.729 personas con agua apta para consumo humano en el área rural.

69.729 20%

Número de personas con alcantarillado sanitario en el área urbana

Contar con 692.420 personas con alcantarillado sanitario en el área urbana.

692.420 98%

Número de personas con alcantarillado sanitario en el área rural

Contar con 69.729 personas con alcantarillado sanitario en el área rural.

69.729 37%

Número de municipios que disponen eNnadecuadamente los residuos sólido

Contar con los 29 municipios disponiendo adecuadamente los residuos sólidos

29 66%

Fortalecimiento institucional.

Número de municipios con prestadores de servicio de acueducto, alcantarillado y aseo con procesos de fortalecimiento culminados

Lograr 27 municipios con prestadores de servicio de acueducto, alcantarillado y aseo con procesos de fortalecimiento culminados.

27 0%

Número de prestadores del servicios en el sector rural conformados y fortalecidos

Conformar y fortalecer a 30 prestadores de servicios en el sector rural conformados y fortalecidos.

30 0%

Porcentaje de área rural con diagnósticos, estudios y diseños de acueducto y alcantarillado.

Contar con el 50% de centros poblados en área rural con diagnósticos, estudios y diseños de acueducto y alcantarillado.

50% 60%

En los meses de julio a octubre de 2013, se certificaron 235 cargues entre formatos y formularios, a la Superintendencia de Servicios Públicos a través del Sistema Único de Información (SUI). La Empresa cuenta desde el año 2011, con un equipo de succión y presión (AQUATECH) para el mantenimiento de redes de alcantarillado, el cual es programado de acuerdo a las solicitudes de los coordinadores. Adicionalmente, existe una solicitud de herramientas y accesorios para el mantenimiento de las redes de alcantarillado, que se encuentra en el área de presupuesto para su respectiva disponibilidad. Se adelanta un proyecto el cual está para la viabilidad del OCAD, donde contempla la adquisición de equipos de dosificación, plantas de emergencia (planas eléctricas), obras complementarias como cerramientos y redes eléctricas con el cual se logrará mejorar la prestación de servicio de acueducto en cuanto calidad y continuidad. Además se desea aprovechar unos recursos de Colciencias para la implementación de un sistema de control donde se pueda tener en línea el funcionamiento de las diferentes plantas de potabilización, el proyecto incluye la optimización de recursos por medio de energía solar para iluminación y operación de equipos con el fin de reducir los costos de operación y tener un control en línea del funcionamiento de las plantas. Por medio de un contrato se realizan los controles mensuales de la calidad del agua en los diferentes municipios operados por la empresa lo cual nos permite tomar los controles necesarios y correctivos en la operación de las plantas de tratamiento. Los manuales existentes no han requerido actualización ya que los procesos de mantenimiento preventivo y correctivo de acueducto y alcantarillado manejan los mismos estándares desde la fecha que fueron realizados los manuales. Es de aclarar que las obras de EDESA SA ESP se rigen al RAS 2000 el cual no ha tenido ninguna modificación. La Empresa cuenta desde el año 2011, con un equipo de alta succión y presión (AQUATECH) para el mantenimiento preventivo y correctivo de redes de alcantarillado, el cual es programado de acuerdo a las solicitudes de los coordinadores. Equipo que cuenta con tecnología de punta para este tipo de labores, el cual fue importado a fin de contar con lo último en tecnología. Actualmente se tiene el contrato No. 219 de 2013 el cual tiene como objeto la prestación de servicio para el mantenimiento de los equipos de recolección de residuos sólidos y de os equipos de bombeo de los municipio de La Macarena y Mapiripan. Adicionalmente se tiene contratos de alquiler de vehículos para la recolección de residuos sólidos los cuales son el plan de contingencia cuando los vehículos de la empresa entran al taller. Está en trámite ante el ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio el proyecto de adquisición de 10 vehículos de recolección de residuos sólidos nuevos, a fin de hacer reposición de los vehículos actuales y en aquellos municipios donde se presta el servicio por medio de contratos de alquiler, realizar la prestación del mismo en forma directa. EDESA SA ESP cuenta en cada municipio que opera, con personal con experiencia y conocimiento para que dé solución de manera inmediata a los daños que se presenten en las redes. Cuando el daño es de mayor complejidad existe comunicación directa vía celular entre el coordinador de los municipios y el profesional especializado de acueducto, alcantarillado y aseo, para la solución oportuna del daño reportado. Sin embargo, EDESA SA ESP cuenta en cada municipio con una oficina de atención al cliente el cual direcciona los requerimientos de acuerdo al grado de complejidad. EDESA SA ESP cuenta con dos contratos para el suministro de accesorios y elementos de ferretería, los cuales son suministrados de acuerdo con las solicitudes de los coordinadores de los municipios, quienes la realizan de forma verbal vía telefónica o correo electrónico. En cuanto a los equipo de bombeo con motor diesel los mantenimientos preventivos se están realizando mensualmente con el personal de la empresa, quienes están capacitados para dicha labor. Se ejecutó un contrato de ahorro y uso eficiente del agua, por medio del cual se hizo la socialización a la población en los diferentes municipios operados y se realizó la instalación de elementos como son: flotadores y llaves terminales casa por casa para el control del agua suministrada.

Para llevar a cabo este tipo de programas se requiere que las redes estén presurizadas, para lo cual EDESA S.A E.S.P. está adelantando en los municipios operados, obras de optimización de redes de acueducto, sectorización e implementación de la micro y macro medición. Una vez optimizados los sistemas de acueducto en los 13 municipios operados por EDESA se puede adelantar el proceso de contratación, con empresas especializadas para la implementación del programa de detección de fugas no visibles. El proceso de adquisición de nuevos vehículos recolectores de residuos sólidos domiciliarios urbanos, actualmente tiene concepto de técnicamente aceptable por parte del ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, y por parte del gobierno departamental cuenta con aval financiero, de acuerdo a estas aprobaciones el proyecto se encuentra en etapa de asignación de Certificado de Disponibilidad Presupuestal para luego dar apertura al proceso de contratación, por lo anterior se tiene previsto para finales del año 2013 tener disponible los 10 vehículos compactadores, los cuales se distribuirán de la siguiente manera:

1 vehículo compactador de 25 y3 …………………… Cumaral

1 vehículo compactador de 25 y3 …………………… Fuente de Oro y Puerto Lleras

1 vehículo compactador de 16 y3 …………………… Puerto Concordia y Puerto Rico

1 vehículo compactador de 16 y3 …………………… San Carlos de Guaroa

1 vehículo compactador de 10 y3 …………………… Macarena

1 vehículo compactador de 10 y3 …………………… Uribe

1 vehículo compactador de 10 y3 …………………… Mapiripan

1 vehículo compactador de 10 y3 …………………… Cabuyaro

1 vehículo compactador de 10 y3 …………………… San Juan de Arama

1 vehículo compactador de 10 y3 …………………… El Dorado

Se evaluaron las plantas de tratamiento de agua potable existentes, dando como diagnostico la necesidad de optimizarlas con el fin de mejorar sus procesos; para lo cual se monto el proyecto de mejoramiento de las PTAP de los municipios de Guamal, San Carlos de Guaroa, San Juan de Arama, Cumaral, El Dorado, Cabuyaro y Macarena. El cual se encuentra en proceso de revisión en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Se gestiono ante el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA la realización del curso de técnico en sistemas de potabilización, con el fin de contar con mano de obra certificada para la operación de las plantas de tratamiento de agua potable de los municipios operados por EDESA S.A. E.S.P.; por otra parte se dio inicio al proceso de certificación en competencias laborales del personal operadores de PTAP de EDESA S.A. E.S.P. en la norma 280201141 “operar los equipos y componentes de los sistemas de potabilización de acuerdo con las normas técnicas”, el cual se encuentra en ejecución con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente.

5. Elemento: Modelo de operación por procesos

Se encuentra en diseño el aplicativo para el sistema de gestión de calidad y MECI.

6. Elemento: Estructura organizacional No se realizó modificaciones

7, 8, 9, 10, 11. Elementos: Contexto estratégico, Identificación de riesgos, análisis de riesgos, valoración de riesgos, políticas de administración de riesgos

VALORACION DEL RIESGO Se realizo seguimiento al mapa de riesgos anticorrupción y se fijaron las recomendaciones para minimizar los riesgos, los cuales se encuentran publicados en la página web de la empresa. Se viene adelantando la actualización de los riesgos con la cuarta edición de fecha septiembre de 2011, denominada guía para la administración de riesgos del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), por cada uno de los líderes de los proceso de la empresa. Sobre la Auditoria a las Regalías del Departamento del Meta, la empresa cuenta con diez hallazgos de advertencia por cuantía de $1.502.541.620 pesos, las causas obedecen a: Baja resistencia del concreto en algunas obras, el contrato no se ha cumplido la totalidad de las actividades propuestas para Acueducto Regional del Ariari (ARA), incumplimiento del objeto, pagos antieconómicos e ineficientes por concepto de socialización del proyecto, deficiencias en la planeación y falta de previsibilidad, deficiencias en la planeación y en los mecanismos de control interno, en los convenios interadministrativos: inexistencia de una adecuada planeación, programación, deficiencias en los mecanismos de control interno y supervisión; mal manejo de recursos del anticipo y falta de verificación por parte de la interventoria; mala calidad de las obras. Los líderes de los procesos se encuentran realizando las acciones preventivas con el fin de evitar un detrimento patrimonial, a través del plan de mejoramiento presentado en el aplicativo SIRECI de la Contraloría General de la Republica. En cuanto a la cartera de la empresa tiende a un riesgo alto, el cual debe emprenderse estrategias que permitan mitigar el riesgo. A corte 31 de

diciembre de 2012 el valor corresponde a $5.129.259.099.20, el corte a septiembre de 2013, con un valor de $5.569.471.049.38. Lo que significa que la cartera aumento en un 8%, pero frente a los subsidios se ha realizado una gestión que tiende a disminuir en un 65%.

Dificultades

1. Elemento: Acuerdos, compromisos, o protocolos éticos

Mientras se envían por correo los valores y principios éticos, tiende a dificultar la poca participación de los servidores públicos.

2, y, 3. Elementos: Desarrollo del talento humano, y, Estilo de dirección Se continua con el manual de funciones desactualizado Las evaluaciones por resultados no son entregadas en los tiempos establecidos por la empresa. No se ha establecido el sistema para la administración de materiales e inventarios. No se ha realizado la cuantificación actualizada del patrimonio por cada servicio y municipio No se realiza los oficios remisorios al cumplimiento de los acuerdos de gestión No existe indicadores de gestión que midan la eficiencia, eficacia y efectividad en la operación. En relación al reporte que se hace a través del aplicativo SUI de la Superintendencia de Servicios Públicos, se presentó dificultades en el cargue y reporte de la información sobre 678 reportes pendientes desde el año 2006 consecuencia de varias razones como son los años transcurridos, la inexistencia de la información digitalizada de vigencias anteriores, la rotación de personal, la creación de los procesos empresariales relativamente nuevos, en comparación de las fechas sobre las cuales se adeuda la información, el inconveniente en la entrega de la información por parte de quienes la generan en los plazos establecidos en la norma, entre otros.

4. Elemento: Planes y programas

En la actualidad no se desarrolla ningún proyecto con recursos aprobados por la Asamblea Departamental. Para el año 2012 fueron aprobados $13.752.987.702, pero los recursos no fueron girados. Para el año 2013 fueron aprobados $7.676.000.000 para la construcción de Plantas de Tratamiento de Aguas Residuales, sin embargo estos proyectos no pudieron ser ejecutados ya que se requieren unos permisos ambientales que no eran exigidos anteriormente como son los Planes de Riesgo, entre otros; igualmente se adelantó una propuesta técnica ante Cormacarena para el tratamiento de dichas aguas con porcentajes de remoción mayores a los establecidos en los PSMV lo cual define los diseños finales.

Se presentaron dificultades por la falta de socialización del manual de contratación actualizado Acuerdo 004 de 2013, por falta de coordinación.

Respecto al PAC del tercer trimestre se han venido presentado dificultades en el PAC de Ingresos, ya que el sistema presenta inconsistencias. Se realizo el PAC en forma manual y se procederá a publicarlo. El Ingeniero del soporte técnico estuvo trabajando la semana pasada en aspectos contables, teniendo en cuenta que se efectúo contrato a la fecha. Esta Dirección solicitara nuevamente su presencia, con el fin de corregir las inconsistencias presentadas con el PAC. Está pendiente por realizar el convenio interadministrativo para la ejecución del el OCAD 6 por $14.874.379.144. Para el año 2013 fueron aprobados $7.676.000.000 para la construcción de Plantas de Tratamiento de Aguas Residuales, sin embargo estos proyectos no pudieron ser ejecutados ya que se requieren unos permisos ambientales que no eran exigidos anteriormente como son los Planes de Riesgo, entre otros; igualmente se adelantó una propuesta técnica ante Cormacarena para el tratamiento de dichas aguas con porcentajes de remoción mayores a los establecidos en los PSMV lo cual define los diseños finales. Agua Para La Prosperidad (Plan Departamental De Aguas) La principal dificultad que se presenta con el desarrollo del PDA es que los procesos son muy extensos e intervienen otras entidades. Así mismo los actores que intervienen en todos las actividades del PDA son de orden nacional, por lo tanto se hacen dispendiosos los procesos de reuniones y aprobaciones. Aspectos Técnico – Operativos Los planos del plan maestro de acueducto, contempla la actualización y proyección de las obras de reposición y expansión del sistema, donde el área de planeación está incorporando los planos record de los proyectos liquidados, labor que se viene llevando a cabo de forma continua. Este proceso no ha sido socializado con los coordinadores de cada municipio operado por EDESA SA ESP, motivo por el cual desconocen este proceso. Los planos del plan maestro de alcantarillado, contempla la actualización y proyección de las obras de reposición y expansión del sistema, donde el área de planeación está incorporando los planos record de los proyectos liquidados, labor que se viene llevando a cabo de forma continua. Este proceso no ha sido socializado con los coordinadores de cada municipio operado por EDESA SA ESP, motivo por el cual desconocen este proceso. El proceso de la elaboración del plan indicativo, plan de desarrollo administrativo, plan de eficiencia administrativa cero papel, plan de

racionalización de trámites, plan de gobierno en línea, plan anual de vacantes, plan anual de adquisiciones, el plan operativo anual de inversiones 2013, esta información no se ha realizado. Igualmente ocurre con la distribución presupuestal de los proyectos de inversión junto con los indicadores; proyecto de inversión ordenado según la fecha de inscripción en el banco de programa y proyectos de inversión. El plan anual de caja y las ejecuciones presupuestales mensuales no se publican oportunamente dentro de los plazos establecidos debido a que se realizan en hojas electrónicas porque los sistemas de información no cuentan con los manuales de los aplicativos o software El normograma, los estatutos, reglamento interno de trabajo de la empresa se encuentra desactualizados. La Empresa de Servicios Públicos del Meta S.A E.S.P. ha venido mejorando en la institucionalización de la generación de la información requerida por la Superintendencia de Servicios Públicos, pero, se evidencia una dificultad en la falta de la concientización del personal en pro del cumplimiento de las fechas establecidas por el ente externo y en la concepción de responsabilidad en la generación de los registros. Se viene presentando una dificultad en el servicio de aseo que debe cobrarse basado en el promedio de los últimos cuatro meses de disposición de basuras por los usuarios de cada área de prestación del servicio, en EDESA S.A. E.S.P., aun no se cumple ese requisito.

La Dirección Comercial de la empresa continúa con dificultades de la consecución de los objetivos del recaudo.

No se ha actualizado el contrato de condiciones uniformes según las necesidades del usuario, y por lo tanto las garantías en la prestación que se hacen evidentes mediante este contrato no apuntan suplir las necesidades del usuario y garantizar la prestación del servicio. No se han establecido formatos para atender solicitudes nuevas del servicio, tales como venta de agua en bloque y otros, restringiendo las posibilidades de ampliar el comercio e incrementar la aceptación de la empresa de servicios públicos EDESA S.A E.S.P como una organización con la capacidad de solucionar integralmente las necesidades del usuario en el sector de agua potable y saneamiento básico de la población. No se ha establecido el procedimiento para la incorporación de usuarios lo cual limita las proyecciones de ampliación del mercado y a su vez ingresos por prestar los servicios a una mayor escala (más usuarios y más ingresos). La empresa no ha estructurado un procedimiento que permita la detección permanente de usuarios clandestinos en los municipios, y por lo tanto las conexiones fraudulentas son una constante en la prestación, deteriorando la situación financiera por el no pago del servicio prestado y la imagen corporativa frente a quienes si pagan conforme a lo establecido por la ley. Se requiere de la construcción de formatos, capacitaciones y establecimiento de procedimientos que permitan la instalación y reposición de micro medidores que han cumplido su vida útil garantizando al usuario la veracidad de la información recolectada y el cobro preciso por el consumo. No se implementa sistema de capacitación que tienda a reforzar y actualizar los procedimientos para la lectura de micro medidores y esto se ve reflejado en las constantes quejas por facturación existente, que en principio afecta los ingresos por la omisión del pago por esta causa y además deteriora la imagen corporativa del prestador frente al usuario. Se requiere ajustar la facturación acorde a lo establecido en la ley 142 de 1994, cuya falta trae consigo implicaciones legales por incumplimiento así como inconformidad en los usuarios quienes en la mayoría de ocasiones omiten el pago del servicio y por consiguiente afecta directamente el recaudo y la estabilidad financiera de la organización. No se implementa un software integrado en el proceso de facturación dentro de la Empresa de servicios públicos EDESA S.A E.S.P, abriendo la posibilidad de un margen de error por ausencia de información o falta de comunicación entre áreas afectando directamente el desempeño comercial de la entidad y por ende su estabilidad economía y financiera. No se capacita al personal en el procedimiento de crítica de lecturas y revisión previa proyectando subjetividad lo que es contrario al objetivo misional de la empresa donde se deduce la proyección para la satisfacción de las necesidades del usuario como cliente. No existen mecanismos implementados que fomenten la eficiencia en el recaudo en cada uno de los municipios operados por EDESA S.A E.S.P lo cual se ve reflejado en los bajos porcentajes de pago sobre la facturación mensual y cartera, cuya incidencia afecta enormemente el funcionamiento y estabilidad del prestador en cada una de sus áreas y por lo tanto se caracteriza como una de las más grandes debilidades de la entidad. No se controla periódicamente la eficiencia del Recaudo en los municipios operados por EDESA S.A E.S.P y por tal motivo no se puede definir la tendencia de la organización en este factor afectando directamente el proceso de retroalimentación y establecimiento de estrategias necesarias para el alcance de la estabilidad financiera como sustento de todas las actividades a ejecutar por la entidad. No se realizan cortes, suspensiones o cobros jurídicos a usuarios en mora en cada uno de los municipios operados por EDESA S.A E.S.P contrario a lo establecido por la ley y conceptos de la SSPD, esto demerita el pago de quienes si lo

realizan cumplidamente y sostienen con su cumplimiento el funcionamiento de la organización, por lo tanto deterioran la imagen institucional y corporativa de la entidad. Esta permisividad tiene a expandirse entre los usuarios de cada municipio. No existen registros actualizados de Agua producida y Agua facturada afectando directamente el cálculo de las proyecciones y situación actual del prestador, lo cual es fundamental para planear un crecimiento continuo y proyectarse como un excelente prestador de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo. No se implementan campañas de capacitación a la comunidad referentes al control social en la prestación de los servicios públicos domiciliarios, lo cual está estipulado en la ley 142 de 1994, y su incumplimiento acarrea sanciones de diferente índole y genera inconformidad entre los usuarios reduciendo el recaudo y la estabilidad de la organización. No se implementan campañas para capacitar a usuarios y operarios en Ahorro y Uso Eficiente del Agua, por lo cual los municipios donde no se cuenta con macro medición y micro medición son aquellos que desperdician en mayor medida el recurso, no solo generando un impacto financiero para la entidad sino además un impacto ambiental y problemática social. La imagen y posicionamiento externo de la empresa de servicios públicos del Meta EDESA S.A E.S.P es bastante deficiente debido a las fuertes debilidades detectadas en el área comercial, y esto afecta directamente el ingreso de recursos mediante el recaudo por facturación de los servicios prestados. No se realiza el apoyo a usuarios para detección de fugas intradomiciliarias, lo cual causa un alto grado de insatisfacción en el cliente, que se refleja inmediatamente en una disminución en el pago de la factura generada por parte del prestador. No se certifica el personal del área en competencias laborales y por tal motivo no existe garantía de la idoneidad y las capacidades de quienes desempeñan los cargos y labores. No existe una oficina de atención al usuario y PQR dentro de las instalaciones de la oficina central de EDESA S.A. E.S.P en la ciudad de Villavicencio, lo cual proyecta una imagen de falta de atención al cliente y usuarios quienes en ocasiones prefieren acercase a la sede central para solucionar inconvenientes de gran magnitud. No existe tecnología suficiente en equipos que permitan la atención eficiente a los usuarios (geófonos y elementos de medida) y por lo tanto no se le garantiza al usuario la veracidad del cobro recibido ni el respaldo que se busca para atender las solicitudes y necesidades del cliente no se integra la información comercial con el área financiera y estas diferencias generan una disminución evidente en la efectividad del prestador para el establecimiento de estrategias donde se articulen ambas áreas en búsqueda de la promoción de la organización y su estabilidad en el tiempo. No existe un mecanismo de pago seguro (código de barras) ni pagos en línea que facilite el recaudo lo cual afecta seriamente la captación de recursos y por consiguiente el sostenimiento financiero del prestador.

No existe un programa para la vigilancia, inspección y limpieza de cuencas en las fuentes abastecedoras, lo que incrementa el impacto ambiental por la captación y dificulta la sostenibilidad del sistema en el tiempo, reduciendo la posibilidad de prestar un buen servicio a futuro y satisfacer las necesidades de los usuarios.

5. Elemento: Modelo de operación por procesos El modelo de operación por procesos presenta dificultades debido a que no se han realizado ajustes a la gestión para medir la eficiencia, eficacia y efectividad y no se han emprendido acciones correctivas y/o de mejora a las no conformidades detectadas en el diagnostico documental al Sistema de gestión de la calidad, bajo la norma técnica de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:2009

6. Elemento: Estructura organizacional

Se continúa con la dificultad que los funcionarios participen en los procesos y en el ejercicio de sus funciones a cargo y de su nivel jerárquico debido a que faltan jornadas de capacitación y socialización del mapa de procesos, aunque se realizó en la jornada de inducción y re inducción.

7, 8, 9, 10, 11. Elementos: Contexto estratégico, Identificación de riesgos, análisis de riesgos, valoración de riesgos, políticas de administración de riesgos.

Se continúa con la dificultad en actualizar los riesgos de la empresa debido a que el personal no ha tenido jornadas de capacitación y socialización de los mismos, y que el equipo multidisciplinario no está realizando las funciones que están establecidas en el Sistema integrado de gestión. No se ha realizado la reunión del equipo de apoyo para la revisión y actualización de la información sobre los riesgos por procesos de la empresa.

Subsistema de Control de Gestión

AVANCES

12. Elemento: Políticas de Operación

Se realizan a través de resoluciones emitidas por la Gerencia.

13. Elemento: Procedimientos

14. Elemento: Controles

Se encuentra definidos en los procedimientos y mapas de riesgos de la empresa. Se continúan realizando reuniones a través de los comités donde se toman decisiones como mecanismos de control para la gestión o actividades que se van a realizar.

15. Elemento: Indicadores Sin avances

16. Elemento: Manual de Operación o procedimientos

La empresa cuenta con el Diagnóstico adquisición, implementación, configuración y capacitación del software administrativo de normas MECI:1000 y NTCGP:1000 PARA EDESA S.A. E.S.P., para realizar sus respectivos ajustes y consolidar la información para obtener el manual de operación o procedimientos.

17. Elemento: Información Primaria

Los requerimientos reiterativos corresponde a un gran número de derechos de petición son relacionados con el incumplimiento de los contratistas con las obligaciones laborales del personal a cargo (emolumentos laborales), atraso con los términos de ejecución de las obras, incumplimiento de las obligaciones administrativas como actualización de pólizas presentación de informes técnicos. Sin embargo, esta área ha procedido de conformidad iniciando los procesos administrativos de posible incumplimiento. En el área jurídica se atendieron durante julio a octubre de 2013, veintiocho (28) peticiones, relacionadas con el atraso de las obras; procesos contractuales e información relacionadas con cada uno de los procesos; funciones de advertencia por las irregularidades en la ejecución de los contratos; la construcción de redes de alcantarillado en los diferentes Municipios del Departamento del Meta. Requerimiento solicitado por los entes de control (Contraloría Departamental- Procuraduría Regional del Meta, personería). Hacia los ciudadanos se atendieron por el área jurídica 40 peticiones, relacionadas con el Derecho al acceso y prestación de los servicios públicos domiciliarios, así como solicitud de construcción de redes de alcantarillado en los diferentes Municipios del Departamento del Meta; irregularidades en la ejecución de las obras y procesos de liquidación de cada uno de los contratos suscritos por la Empresa; reconocimiento de perjuicios por los daños ocasionados en la ejecución de las obras, así como reclamación de tipo laboral; donde requieren información de los proyectos ejecutados en los Municipios, así como el apoyo técnico en la visita de las obras relacionadas con información de los PSMV de los municipios así como los incumplimiento de los contratistas. QUEJAS, DENUNCIAS SOBRE ACTOS DE CORRUPCION PAGINA WEB: Implementación de la cuarta fase de gobierno en línea, incluye quejas, denuncias y demás espacios , en la página web de la empresa

18. Elemento: Información Secundaria Ingreso a la página web de la empresa información correspondiente los manuales de EDESA S.A. E.S.P., informes que se rinden interna y externamente, actas, resoluciones, con el fin de socializarlos internamente a los funcionarios de la empresa. Ingreso de la información correspondiente de la empresa, incluye información general de la empresa y sus respectivos informes publicados en la página web de la empresa.

19. Elemento: Sistemas de Información Se realizo el manual de políticas y estándares de seguridad informática para usuarios, publicado en la página web de la entidad. Se implemento y socializo las políticas tratamiento de información y bases de datos de usuarios de prestación de servicios públicos y / o contratistas de la empresa, resolución 623/2013publicado en la página web y redes sociales

20. Elemento: Comunicación Organizacional No hubo avances.

21. Elemento: Comunicación Informativa

Se realizo el cargue de 11 tramites del la empresa, pendientes para que lo carguen al portal suit. V3 Se adopto el procedimiento para la rendición de cuentas a la ciudadanía de acuerdo con los lineamientos trazados por la Gobernación

del Meta, que permita demostrar el cumplimiento a la normatividad vigente. Implementacion de la cuarta fase de gobierno en linea, incluye quejas, denuncias y demas espacios , en la pagina web de la empresa Se establecio los responsables para el levantamiento de la Informacion pendiente en construir y cargar de las vigencias 2006-2011, presenta demora en la entrega de la informacion por los responsables de ella.

22. Elemento: Medios de Comunicación Se ha realizado un despliegue publicitario de la imagen corporativa a través de los medios de comunicación de las páginas web de noticias, medios de comunicación radial y escrita. Vallas publicitarias en diferentes municipios del Departamento del Meta.

Dificultades

OPORTUNIDADES DE MEJORA

12. Elemento: Políticas de Operación

Existe la política de calidad documentada, pero no se cuenta con resultados de la encuesta, en lo relacionado con la política de calidad del Sistema de Gestión, no se puede establecer la percepción de la planta de personal. La empresa cuenta con las políticas de operación desactualizadas y se dificulta la socialización de los actos administrativos por la falta de una organización al interior de la empresa.

13. Elemento: Procedimientos

No se tiene definidos los procedimientos de acuerdo al alcance de la norma NTGP 1000:2009. Igualmente se requiere realizar procedimientos al proceso misional de la empresa en fraudulentas, cortes, suspensiones, entre otros.

14. Elemento: Controles

Se continúan realizando reuniones a través de los comités donde se toman decisiones como mecanismos de control para la gestión o actividades que se van a realizar, pero no se han establecido en los mapas de riesgos de la empresa, los cuales están programados para desarrollar en el mes de noviembre de 2013.

15. Elemento: Indicadores

Con respecto a puntos relevantes en la Dirección Financiera la recuperación de cartera en Subsidios, la cual llego a un 65%.

16. Elemento: Manual de Operación o procedimientos No han definido un cronograma que permita realizar avances frente al diagnostico adquisición, implementación, configuración y capacitación del software administrativo de normas MECI: 1000 y NTCGP: 1000 para EDESA S.A. E.S.P.

17. Elemento: Información Primaria

Falta por definir un aplicativo acorde con las exigencias de la empresa en relación a las peticiones, quejas y reclamos donde opera la empresa y en la sede principal, debido a que el sistema que funciona actualmente carece de controles.

18. Elemento: Información Secundaria Falta entrega de información actual por parte del área de técnica Operativa para publicar a la página web de la empresa

19. Elemento: Sistemas de Información No existe un sistema de información integral.

20. Elemento: Comunicación Organizacional

Falta de conexión con los municipios y equipos informáticos robustos. Se está configurando la antena principal para la conexión con los municipios operados, se presentan demoras por el factor climático. Se cuenta con un plan de comunicaciones el cual falta por aprobar y aplicarlo al interior de la empresa.

21. Elemento: Comunicación Informativa Cambio la manera de registrar los tramites por parte de la DAFP, de acuerdo a que se están estandarizando el tramite. Se Inicia el 1 de Noviembre de 2013.

Se estableció en el comité del SUI que el responsable de cargar la información pendiente de las vigencias anteriores es el Asesor SUI.

22. Elemento: Medios de Comunicación

Falta socializar los canales de comunicación con los que cuenta la empresa para conocimiento interno de los servidores públicos de la empresa para contribuir en la verificación de la funcionalidad de éstos, labor que viene desempeñando la Dirección de Sistemas y Estadísticas junto con la Dirección Comercial a través de la comunicadora social de la empresa, de la información que se despliega en la página web, carteleras, revistas, periódicos, radial, entre otros.

Subsistema de Control de Evaluación

AVANCES

23. Elemento: autoevaluación del Control Sin avances

24. Elemento: autoevaluación de Gestión (indicadores de gestión) Sin avances.

25. Elemento: Evaluación del Sistema de Control Interno

La evaluación del sistema de control interno, se realiza a través de los informes pormenorizados de control interno. Se viene realizando asesoría, acompañamiento y seguimientos algunos productos de los elementos de MECI.

26. Elemento: Auditoría Interna

Se encuentra en ejecución la Auditoria Especial a Cartera y se programo para noviembre realizar las del Sistema de Gestión de Calidad.

27. Elemento: plan de mejoramiento institucional Se presentó el plan de mejoramiento regalías vigencia 2011-2012 Contraloría General de la Republica (Departamento del Meta)

28. Elemento: Plan de Mejoramiento por Procesos Se encuentra en ejecución la Auditoria Especial a Cartera

29. Elemento: Plan de Mejoramiento Individual Se viene adelantando las evaluaciones por resultados y una serie de capacitaciones a los servidores públicos de la empresa.

Dificultades

OPORTUNIDADES DE MEJORA

23. Elemento: autoevaluación del Control Se tiene la dificultad por algunos servidores públicos en realizar autoevaluaciones del control porque falta de cultura.

24. Elemento: autoevaluación de Gestión (indicadores de gestión)

Falta de indicadores que genere información veraz, real y consistente para la toma de decisiones de acuerdo a la frecuencia. Aun no se realiza mecanismos de control y seguimiento a los riesgos por procesos. No se tiene un informe sobre los resultados obtenidos sobre los indicadores del proceso de mejoramiento continuo.

25. Elemento: Evaluación del Sistema de Control Interno Se cuentas con herramientas de cuestionarios o preguntas al evaluar el sistema anual que es entregado por el DAFP, pero no se tiene instrumentos que permitan realizar una autoevaluación por parte de los responsables de los Sistemas para los informes pormenorizados establecidos por la Ley anticorrupción.

26. Elemento: Auditoría Interna Falta coordinación sobre los resultados de las auditorias por parte de la Revisora Fiscal de la empresa, para realizar acompañamiento y seguimiento a las acciones correctivas y/o mejoramiento por parte de los responsables. Falta disposición por parte de algunos auditados para atender la Auditoría Interna, lo que genera atrasos en el cronograma.

27. Elemento: plan de mejoramiento institucional Los hallazgos sobre las Auditorias por parte de los entes externos son reiterativos, es decir, las acciones no son efectivas para subsanar las irregularidades advertidas por los entes externos, en beneficio de lograr los fines esenciales del estado.

28. Elemento: Plan de Mejoramiento por Procesos

No se realiza acciones correctivas y/o de mejora a las no conformidades detectadas por parte del funcionario responsable sobre los resultados obtenidos a los seguimientos y evaluaciones que realiza la oficina asesora de control interno.

29. Elemento. Plan De Mejoramiento Individual Se han realizado evaluaciones por resultados y capacitaciones a los servidores públicos de la empresa pero no se realiza un plan de mejoramiento individual, aunque se cuenta con el formato diseñado no se formaliza.

Estado general del Sistema de Control Interno

El estado general del Sistema de Control Interno muestra un desarrollo que requiere mejoras en busca de direccionar la misión, y el sueño para lo que fue creada la Empresa de Servicios Públicos del Meta S.A. E.S.P., en la prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo, y se requiere tomar acciones correctivas urgentes que garantice la viabilidad empresarial. El Sistema de Gestión de Calidad deberá ser fortalecido e implantar un sistema eficaz. El Sistema de Control Interno de la empresa se ha venido fortaleciendo en el control de gestión sobre los avances a los siguientes productos: - Se generó en la página web de la empresa, un espacio para los ciudadanos que permite presentar quejas o denuncias sobre actos de corrupción. - Se publicó en la página web de la empresa el informe de gestión vigencia 2012, en cumplimiento al Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011. - Mediante la resolución 623 del 29 de agosto de 2013, se adopta el manual de políticas y estándares de seguridad informática para usuarios de EDESA S.A. E.S.P. -Se elaboró el procedimiento de Audiencia Publica en rendición de cuentas - El 30 de agosto de 2013, se establece las políticas tratamiento de información y bases de datos de usuarios de prestación de servicios y/o contratistas de EDESA S.A. E.S.P. - Se presento el cargue de once tramites donde se tiene en cuenta los procesos de atención a la ciudadanía, establecidos en la ley 962 del 9 de julio de 2005 y el decreto 019 de 2012. - Se actualizó el normograma de la Empresa - Se viene adelante gestión para conformar las veedurías para las Peticiones, quejas y reclamos. - Se viene organizando el nivel técnico operativo para suministrar la información para el cargue al SUI. - Se viene adelantando la Auditoria Especial a Cartera - En cuanto a los sistemas de información se han generado dificultades debido a la falta de recursos económicos que permita ampliar el ámbito del pensamiento administrativo e integración de todos los niveles y funciones.

Recomendaciones frente al Sistema de Control Interno

Se recomienda realizar avances a las dificultades señaladas en este informe, al igual que sobre el informe presentando en julio de 2013, y el cual se encuentra publicado en la página web de la empresa, El informe publicado en julio de 2013, se generaron recomendaciones y falta tomar medidas que permitan generar valor agregado para mejorar el sistema de control interno en especial con la prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo hacia la ciudadanía metense, para seguir juntos construyendo sueños y realidades.

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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL … · (Cartilla de Inducción y Reinducción) además de encontrarse publicada en la página Web de la Empresa. ... Estatuto Anticorrupción