Instructivo para el Análisis y Diseño de Estructuras Organizativas en

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA SECRETARÍA DE ESTADO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

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Resolución Núm. 05-09, del 04 de marzo del 2009, que modifica el Instructivo para el Análisis y Diseño de Estructuras Organizativas en el Sector Público, aprobado por la Resolución Núm. 78-06, del 23 de noviembre del 2006.

CONSIDERANDO: Que el Estado Dominicano avanza hacia un proceso de reforma y modernización de sus instituciones, lo cual ocupa un importante lugar en la agenda de trabajo de la presente gestión.

CONSIDERANDO: Que el diseño de las estructuras organizativas de las instituciones públicas constituye un factor de determinante de éxito de dicho proceso de modernización.

CONSIDERANDO: Que la Secretaría de Estado de Administración Pública (SEAP) tiene la responsabilidad legal del diseño de las estructuras organizativas de los organismos gubernamentales.

CONSIDERANDO: Que para llevar a cabo estas importantes funciones, la SEAP precisa de un instrumento técnico que facilite el análisis racional para un diseño y rediseño de estructuras organizativas que permitan incorporar los criterios técnicos que orientan la materia, así como tomar en cuenta la realidad y la cultura organizacional de las unidades administrativas del gobierno.

VISTAS:

- Ley Núm. 423-06, Orgánica de Presupuesto para el Sector Público, de fecha 17 de noviembre del 2006.

- Ley Núm. 41-08, de Función Pública y crea la Secretaría de Estado de Administración Pública, de fecha 16 de enero del 2008.

- Decreto Núm. 492-07, de fecha 30 de agosto del 2007, que aprueba el Reglamento de Aplicación de la Ley Orgánica de Presupuesto para el Sector Público.


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CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES

Art. 1.- Definición. El Sistema de Análisis y Diseño de Estructuras Organizativas es el conjunto de normas que regulan el proceso de estructuración organizacional de las instituciones gubernamentales, contribuyendo al logro de los objetivos de reforma y modernización del Estado.

Art. 2.- Objetivo del Proceso de Análisis y Diseño de Estructuras Organizativas. El Análisis y Diseño de Estructuras Organizativas tiene como objetivo optimizar el aparato estatal, reorientándolo para prestar un mejor servicio a los usuarios, de forma que acompañe eficazmente los cambios que se producen en el plano económico, político, social y tecnológico. Este proceso busca específicamente:

a) Alinear las estructuras con las estrategias institucionales a fin de viabilizar el logro de los objetivos de la misma.

b) Lograr la satisfacción de las necesidades de los usuarios de los servicios públicos.

c) Evitar la duplicación y dispersión de funciones. d) Determinar el ámbito de competencia y autoridad de las áreas y unidades

organizacionales. e) Proporcionar a las entidades una estructura que optimice la

comunicación, la coordinación y el logro de los objetivos. f) Simplificar y dinamizar su funcionamiento para lograr un mayor nivel de

productividad y eficiencia económica.

Art. 3.- Objetivos del Instructivo. Se ha establecido un procedimiento estandarizado para la aplicación del proceso de análisis y diseño de estructuras organizacionales dentro de las dependencias del Estado con el fin de:

a) Proporcionar los elementos esenciales de organización, que deben ser considerados en el análisis, diseño e implantación de la estructura organizacional de cada entidad.

b) Lograr que la estructura organizacional de las entidades del sector público sea conformada bajo criterios de orden técnico.


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Art. 4.- Alcance. El presente Instructivo es de aplicación obligatoria para todas las instituciones públicas y servirá de base a la Secretaría de Estado de Administración Pública (SEAP), para la aprobación de las estructuras organizativas que le son sometidas, evaluando si fueron considerados los elementos técnicos requeridos en el proceso de diseño organizacional.

Art. 5.- Principios del Proceso de Análisis y Diseño de Estructuras Organizativas. Los principios en los que se sustentan las normas para el Análisis y Diseño de Estructuras Organizativas son:

a) Estructuración Técnica: La estructura organizacional de cada entidad se definirá en función a su plan estratégico y programa de operaciones anual, aplicándose criterios y metodologías técnicas de organización administrativa.

b) Flexibilidad: La estructura organizacional de la entidad se adecuará a los cambios internos y del entorno.

c) Formalización: Las regulaciones en materia de organización administrativa deberán estar establecidas por escrito.

d) Servicios a los usuarios: La estructura organizacional de la entidad estará orientada a facilitar la satisfacción de las necesidades de servicios públicos de los usuarios, a través de su prestación en forma ágil, eficiente y de equidad social.

Art. 6.- Componentes. El Sistema de Análisis y Diseño de Estructuras Organizativas está compuesto por tres procesos básicos diseñados para reorganizar la entidad de forma integral o parcial, los cuales se describen a continuación:

a) Análisis Organizacional. b) Diseño Organizacional. c) Implementación del Diseño Organizacional.

Art. 7.- Aplicación. El análisis, diseño e implementación de la estructura organizacional de cada entidad es responsabilidad de la máxima autoridad ejecutiva de la misma y de los servidores públicos en su ámbito de competencia.


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Art. 8.- Actualización y Aprobación. La SEAP deberá velar por la implementación y control de las normas establecidas en este Instructivo y revisará las mismas al menos una vez al año. De ser necesario las actualizará en base al análisis de la experiencia derivada de su aplicación, la dinámica de las prácticas gerenciales y a las observaciones y recomendaciones fundamentadas que formulen las entidades públicas.

Art. 9.- Difusión. Una vez aprobado este Instructivo deberá ser notificado a todos los organismos del sector público para su conocimiento e implementación.

Art. 10.- Adecuación de la Estructura Organizacional. En base al principio de la flexibilidad que plantea esta norma, la estructura organizacional será ajustada toda vez que sea reformulada la planificación estratégica de la institución o cuando existan cambios internos y/o causas emanadas del entorno, que promuevan el mejoramiento o ampliación de los servicios. Este proceso deberá ser iniciado por la Alta Dirección de la institución o en otro caso, contar con todo el apoyo y respaldo de la misma. Algunas de las situaciones que ameritan una revisión de la estructura organizativa existente son:

a) Modificación de las estrategias institucionales. b) Altas desviaciones en los resultados de los indicadores de gestión

críticos (Ej. Tiempo de respuesta, reclamaciones, costos, etc.). c) Deterioro del Clima Organizacional.

Art. 11.- Equipo para el Análisis Organizacional. El análisis y diseño de cada institución lo realizará un equipo compuesto por los siguientes miembros:

a) Un representante de la SEAP designado para los fines, que fungirá como líder del equipo en el proceso de Análisis Organizacional.

b) Un representante del Área de Recursos Humanos de la institución analizada.

c) Un representante del Área de Calidad, Planificación y/o Desarrollo Organizacional de la institución analizada.

d) Un representante del Área Administrativa y/o Financiera de la institución analizada.


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e) De uno a tres representantes de las áreas sustantivas vinculadas con las situaciones señaladas en el artículo anterior.

Párrafo I: La máxima autoridad ejecutiva de la institución analizada será responsable de designar los representantes de cada área funcional en el equipo conformado para los fines.

Párrafo II: Cada uno de los integrantes del equipo, por su experiencia en transformación estructural y/o por su conocimiento de la institución, deberá agregar un significativo valor al proceso de análisis y diseño organizacional.

Párrafo III: En la medida de lo posible y para asegurar este aporte significativo de los miembros del equipo al resultado generado para la transformación organizacional es importante que los mismos exhiban al menos las siguientes competencias conductuales:

a) Pensamiento Analítico. b) Conocimiento de la Dinámica Organizacional. c) Innovación. d) Proactividad.

Párrafo IV: Esta designación deberá consignar y comunicar en toda la organización la prioridad de este esfuerzo institucional y la necesidad que tendrán los integrantes del equipo de contar con todo el apoyo necesario dentro de las áreas operativas para la obtención de la información requerida como base documental para el Análisis Organizacional. Inclusive debe dar la facultad a los miembros del equipo de designar personal a su cargo que le sirva de apoyo para los fines.

Art. 12.- Orientaciones para el Proceso. Los integrantes del Equipo de Análisis deben conocer, previo a las sesiones de trabajo el documento sobre Orientaciones de Diseño Organizacional anexo a este reglamento, y que en lo

adelante forma parte integral del mismo, a fin de que conozcan los conceptos de mayor importancia que deben ser considerados para la reestructuración organizacional y puedan incorporarlos en su enfoque para el análisis que servirá


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de base al equipo que posteriormente recomendará una nueva estructura a partir de los resultados de este proceso.

Art. 13.- Previsión. Cualquier inquietud en cuanto a la interpretación de algunas de las disposiciones contenidas en el presente Instructivo, deberá ser canalizada mediante una comunicación dirigida al Secretario de Estado de Administración Pública, para la posterior opinión en referencia al caso planteado.

CAPITULO II ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

Art. 14.- Definición. El Análisis Organizacional se basará en la investigación, estudio y evaluación de la situación de la institución, para la posterior emisión de un diagnóstico organizacional que deberá contener las recomendaciones que incrementen la eficiencia de los elementos de la estructura organizacional, con miras a alcanzar los objetivos institucionales.

Art. 15.- Evaluación. Se evaluará fundamentalmente:

a) La calidad de los servicios y/o bienes proporcionados a los usuarios. b) La efectividad de los procesos. c) La rapidez de respuesta de la estructura organizacional frente a los

cambios internos y externos.

Art. 16.- Marco Referencial. El Marco Referencial del análisis se referirá también a los siguientes aspectos:

a) Misión de la institución. b) Las disposiciones legales que regulan la estructura organizativa. c) Políticas asumidas en el ámbito de sus competencias y funciones. d) Plan Estratégico. e) Plan Operativo. f) Objetivos de Gestión.


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g) Análisis retrospectivo referido a las consideraciones de los elementos administrativos, formales e informales que influenciaron positiva o negativamente en el logro de los objetivos.

h) Análisis prospectivo que presente una proyección del comportamiento de la organización respecto al logro de los objetivos futuros.

i) Otros factores que tengan influencia sobre la Organización.

Art. 17.- Aspectos a Evidenciar. En base a esta información el equipo a cargo del análisis deberá explorar aspectos como:

a) Funciones de mayor importancia y las estructuras responsables, así como el volumen de trabajo y los resultados alcanzados.

b) Existencia de estructuras informales que difieren de las establecidas en la estructura formal de la institución y las razones que motivan esta diferencia.

c) Problemas evidentes de comunicación y/o solapamiento de funciones entre las diferentes unidades organizativas de la institución.

d) Problemas evidentes de resultados que afectan la calidad de los servicios que ofrece la institución.

Art. 18.- Documentación. Es importante documentar toda información que evidencie la racionalidad, y consistencia del análisis, así como la factibilidad de resolución de los aspectos considerados.

Art. 19.- Informe del Análisis. En base al resultado del análisis organizacional el equipo elaborará un informe (Diagnóstico Organizacional) con sus recomendaciones respecto de los siguientes aspectos:

a) Adecuar, fusionar, crear y/o suprimir Áreas Organizacionales. b) Reubicar las diferentes Unidades en la estructura. c) Redefinir canales y medios de comunicación interna. d) Redefinir instancias de coordinación interna y de relación

interinstitucional. e) Rediseñar procesos. f) Otros que pudieran ser considerados.


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Art. 20.- Revisión del Informe de Análisis. El representante de la SEAP es responsable de la revisión de los informes del Equipo, para asegurar que los mismos se encuentran sustentados sobre bases documentadas y que han respetado el proceso de análisis tal y como se establece en este Instructivo.

Art. 21.- Presentación Resultados del Análisis. El equipo de Análisis Organizacional deberá realizar una presentación de su Diagnóstico ante la máxima autoridad ejecutiva de la institución, a fin de que dicha autoridad pueda conocer y validar los insumos y planteamientos que servirán de base al posterior diseño, y emitir su opinión en relación al mismo.

Art. 22.- Manejo de Diferencias Conceptuales. Cualquier diferencia conceptual o de criterio que se genere en la presentación con la máxima autoridad ejecutiva de la institución deberá quedar documentada en el informe del análisis y establecerse con dicha autoridad si deberá descartarse este aspecto de la etapa de diseño.

CAPITULO III DISEÑO ORGANIZACIONAL

Art. 23.- Definición. El Diseño Organizacional es el proceso a través del cual se define o ajusta la estructura organizacional de la institución, en base al Informe de Diagnóstico Organizacional realizado.

Art. 24.- Requisitos para el Inicio del Diseño Organizacional. La máxima autoridad ejecutiva de la institución remitirá al Equipo de Análisis Organizacional una comunicación aprobando las recomendaciones del Informe Diagnóstico Organizacional realizado y autorizando iniciar sobre esa base el proceso de Diseño de la Estructura.

Art. 25.- Equipo de Diseño. Considerando que para la etapa de diseño los elementos decisivos responden a factores técnicos, sólo los representantes de las áreas de Recursos Humanos y Desarrollo Organizacional o su equivalente participarán en esta parte del proceso, asistidos por el Representante de la SEAP designado para los fines.


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Art. 26.- Previsiones de Diseño. Toda estructura organizativa será diseñada y aprobada de manera tal que permita el cumplimiento de las responsabilidades y facultades a cargo del Poder Ejecutivo, establecidas por la Constitución y las Leyes, por los objetivos, programas y políticas del Gobierno, así como el cumplimiento de la proyección programática prevista en el Presupuesto de Ingresos y Ley de Gastos Públicos de cada año.

Párrafo I: Para la definición de los cargos que integrarán la nueva estructura organizativa, se deberá consultar el Manual de Cargos aprobado por Decreto No. 468-05 y sus modificaciones, o el que lo sustituya, y el Manual de Cargos Típicos de cada Secretaría o dependencia que estuviere aprobado con el previo dictamen favorable de la SEAP.

Párrafo II: Para realizar las previsiones presupuestarias de los cargos propuestos como resultado del Diseño Organizacional se deberá conocer previo a esto lo establecido en el procedimiento definido para estos fines.

Art. 27.- Alcance del Diseño Organizacional. El alcance del proceso de Diseño Organizacional variará de acuerdo a las recomendaciones del Informe Diagnóstico Organizacional que sean aprobadas previamente por la máxima autoridad de la institución. Asimismo es posible que se requiera la aplicación de cada uno de los aspectos definidos para el proceso de diseño organizacional pero en relación a sólo una o algunas de las áreas o unidades organizativas que componen la institución y no para la organización completa, si las situaciones que ameritan la revisión de la estructura organizativa así lo requieren.

Art. 28.- Elementos del Diseño Organizacional. A fin de efectuar un diseño organizacional real y eficiente, se deberá definir y documentar cada uno de los elementos que conforman la estructura organizacional, con lo cual se garantiza que cualquier persona podrá conocer a partir de esta documentación los aspectos asociados a cada decisión estructural. Estos elementos se establecen en los artículos siguientes.

Art. 29.- Identificación de los Usuarios y sus Necesidades. Se identificarán los usuarios de la entidad y sus necesidades, de acuerdo con el ámbito de competencia establecido en el instrumento jurídico de su creación, las


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disposiciones legales relacionadas y los objetivos de gestión establecidos en su Programa de Operaciones Anual.

Art. 30.- Identificación de los Productos y/o Servicios. Se identificarán también los productos y/o servicios que proporciona la entidad, priorizándolos según criterios institucionales de acuerdo con su Plan Estratégico.

Art. 31.- Diseño de los Procesos, Resultados e Indicadores. Se diseñarán los procesos de la entidad mediante los cuales se generan los productos y/o servicios para los usuarios. El diseño de los procesos será formalizado en el Manual de Procedimientos de cada institución considerando las siguientes etapas:

a) Ordenamiento lógico y secuencial de las tareas necesarias para llevar a cabo la operación.

b) Identificación de los insumos que requieren los procedimientos y sus especificaciones.

c) Identificación de la unidad responsable de la ejecución de cada tarea. d) Descripción de los registros, formularios u otros impresos a utilizar. e) Identificación de los resultados verificables.

Art. 32.- Asignación de Autoridad y Dependencia Jerárquica. A las unidades organizativas se les proporcionará la autoridad lineal y/o funcional necesaria para la ejecución de las operaciones asignadas, en relación a su jerarquía. Se definirá la dependencia jerárquica de la unidad en función de la especialización y desagregación de las operaciones. Para estos fines se debe consultar el Clasificador de Unidades Organizativas para el Sector Público , donde están

contenidas las variables de valoración y requisitos mínimos establecidos para cada nivel de unidad organizativa.

Art. 33.- Tramo de Control. Con el fin de lograr un eficiente alcance de control, el número de unidades y equipos de trabajo dependientes de otras unidades organizativas, deberá tener una dimensión que no diluya la capacidad de dirección.

Art. 34.- Desconcentración. La máxima autoridad ejecutiva podrá disponer la desconcentración de una unidad organizativa mediante la emisión de una


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disposición legal pertinente que autorice esta desconcentración, y que contenga, al menos, lo siguiente:

a) Justificación técnica y económica. b) Objetivos. c) Ámbito de su competencia. d) Funciones específicas. e) Grado de autoridad.

Art. 35.- Canales y Medios de Comunicación Interna. Se definirán los canales de comunicación descendente, ascendente y cruzada y sus respectivos medios de comunicación, considerando lo siguiente:

a) La cadena de mando en la comunicación descendente y ascendente. b) El tipo de información que se transmitirá regularmente. c) La frecuencia y fluidez de la información. d) El alcance y cobertura del medio de comunicación.

Art. 36.- Instancias de Coordinación Interna. Las instancias de coordinación interna, deberán organizarse para el tratamiento de asuntos de competencia compartida entre unidades, que no pudieran resolverse a través de gestiones directas. Toda relación directa y necesaria de coordinación, será estipulada como función específica de cada unidad. Estas instancias de coordinación, podrán denominarse comité, o comisiones y deberán ser creadas mediante Resolución de la máxima autoridad, estableciendo:

a) El objetivo de la instancia de coordinación. b) Las funciones específicas. c) La unidad coordinadora de la instancia. d) El carácter temporal o permanente. e) La periodicidad de las sesiones.

Art. 37.- Comunicación con el Usuario. Cada entidad de acuerdo con las características del servicio que presta organizará:


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a) La obtención de retroalimentación de parte de los usuarios sobre la calidad de los productos y/o servicios prestados.

b) La atención de asuntos que faciliten los trámites al público usuario. c) Los medios de comunicación necesarios para facilitar la orientación al

público, en los trámites y gestiones que requiera realizar. d) La recepción, el registro, la canalización y el seguimiento de sugerencias,

reclamos, denuncias o cualquier otro asunto similar.

Art. 38.- Relación Interinstitucional. Los tipos de relación interinstitucional pueden ser:

a) Dependencia. Cuando la entidad ejerza autoridad de línea sobre otra, lo cual le faculta para ejercer control externo posterior, la promoción y vigilancia de su funcionamiento.

b) Funcional. Cuando ejerza autoridad funcional. Es decir, que una entidad pueda prestar apoyo a otra en áreas especializadas de las cuales esta última, por su naturaleza, no esté capacitada o en condiciones de llevar a cabo una operación, produciéndose en consecuencia una relación funcional entre entidades.

c) Complementación. Cuando una o más entidades interactúan en el tratamiento de asuntos de interés común, tendientes a la satisfacción de las necesidades de la sociedad.

Art. 39.- Instancias de Relación Interinstitucional. Para el tratamiento de asuntos de competencia externa compartida entre entidades que no pudieran resolverse, a través de gestiones directas, se deberán organizar instancias de relación interinstitucional formalizadas mediante instrumento legal o convenio interinstitucional.

Art. 40.- Duplicidad de Objetivos y Funciones Interinstitucionales. Cuando una entidad identifique la duplicidad de objetivos y funciones con otra, la máxima autoridad ejecutiva elevará esta situación a la autoridad en grado superior, con competencia, para que la considere, dirima o resuelva.

Art. 41.- Formalización del Diseño Organizacional. El diseño organizacional se formalizará mediante Resolución de la máxima autoridad y refrendada por la


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SEAP. Asimismo, deberá elaborarse el Manual de Organización y Funciones correspondiente que incluirá principalmente.

a) Las disposiciones legales que regulan la estructura. b) Misión Institucional. c) Los objetivos estratégicos. d) Breve reseña histórica de la institución. e) Catálogo de Servicios. c) El organigrama.

Párrafo: Para las unidades organizativas se establecerán entre otras:

a) Los objetivos. b) El nivel jerárquico y relaciones de dependencia. c) Organigrama parcial. d) Las funciones. e) Las relaciones de coordinación interna y externa. f) La estructura de cargos.

CAPITULO IV IMPLEMENTACION DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

Art. 42.- Plan de Implementación. La máxima autoridad ejecutiva de la entidad, aprobará mediante resolución la nueva estructura y su plan de implementación. Este último deberá contener al menos lo siguiente:

a) Objetivos y estrategias de implementación. b) Cronograma. c) Responsables de cada uno de los aspectos de la implementación. d) Recursos humanos, materiales y financieros requeridos que se

presentará de forma detallada en una Proyección Financiera asociada. e) Programa de difusión, orientación, adiestramiento y capacitación a

responsables y funcionarios involucrados. f) Tareas operativas asociadas (Ej. Cambio de posiciones y enlaces

jerárquicos en los sistemas)


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g) Indicadores de Implementación para determinar las oportunidades, eficacia y eficiencia lograda en la implementación del diseño organizacional. Regularmente estos indicadores deben estar asociados a los problemas que se pretenden resolver con el cambio organizacional implementado. (Ej. Si el problema que da lugar a la revisión es de tiempo de respuesta a los usuarios, este indicador debe ser parte de los indicadores incluidos para valorar la efectividad del cambio).

Párrafo: La experiencia demuestra que los elementos establecidos en los acápites e y f, son regularmente descuidados, por lo cual resulta de vital importancia que la institución involucre en la Etapa de Implementación a un representante del área de Comunicación Interna, a fin de que se garantice el establecimiento de una real estrategia de comunicación y se acompañe de un proceso necesario para el manejo del cambio y que exista alguien que verifique que todos los detalles operativos asociados a los cambios organizacionales que se generan han sido considerados.

Art. 43.- Previsiones Presupuestarias. Todo proyecto de estructura organizativa o de modificación de una estructura organizativa vigente que conlleve la asignación de apropiaciones presupuestarias para financiar los cargos presupuestados o a presupuestar para el ejercicio siguiente, deberá ser presentado ante el titular de la SEAP antes del 30 de junio de cada año.

Art. 44.- Aprobación del Plan de Implementación. Las instituciones deberán remitir a la Dirección General de Presupuesto (DIGEPRES) la resolución que aprueba la nueva estructura organizativa, refrendada por la SEAP, junto a la Proyección Financiera que se elaboró en el plan de implementación.

Art. 45.- Obligatoriedad. La aplicación del presente reglamento es obligatoria en cualquier proceso de diseño que se realice dentro de las dependencias del Poder Ejecutivo.

Art. 46.- Tiempo Requerido. Se sugiere que el tiempo de implementación establecido no exceda los seis (6) meses a partir de la presentación del diseño, considerando que la dinámica a lo interno y lo externo de las instituciones puede


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variar significativamente las condiciones que sirvieron de base a las recomendaciones organizacionales planteadas en el mismo.

Art. 47.- Informe de Implementación. A los seis (6) meses de finalizar el proceso de implementación de los cambios estructurales definidos, el equipo responsable deberá presentar a la SEAP un informe donde presente los resultados de los indicadores establecidos en el plan de implementación, a fin de que se verifique si es necesario realizar ajustes al proceso desarrollado y a la estructura generada a partir del mismo.

Dada y firmada a los cuatro (04) días del mes de marzo del año dos mil nueve (2009), en Santo Domingo, República Dominicana.

Lic. Ramón Ventura Camejo Secretario de Estado de Administración Pública

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