INTRODUCCIÓN A EXCEL - editorial-club-universitario.es · 7 1. INTRODUCCIÓN. Excel es una aplicación de hoja de cálculo, integrada en el entorno Windows y desarrollada por Microsoft,

INTRODUCCIÓN A EXCEL

Laureano Santamaría Arana Federico Botella Beviá

Alejandro Rabasa Dolado Jesús J. Rodríguez Sala

Oscar Martínez Bonastre

Título: Introducción a Excel con ejercicios resueltos y propuestos Autor:© Laureano Santamaría Arana Federico Botella Beviá, Alejandro Rabasa Dolado, J. Rodríguez Sala, Óscar Martínez Bonastre. Pertenecientes al área de lenguajes y sistemas informáticos del departamento de estadística y matemática aplicada de la Universidad Miguel Hernández. I.S.B.N.: 84-8454-269-6 Depósito legal: A-729-2003 Edita: Editorial Club Universitario Telf.: 96 567 38 45 C/ Cottolengo, 25 – San Vicente (Alicante) www.ecu.fm Printed in Spain Imprime: Imprenta Gamma Telf.: 965 67 19 87 C/ Cottolengo, 25 – San Vicente (Alicante) www.gamma.fm [email protected]

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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN. ............................................................................................. 7

2. DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA DE APLICACIÓN. .............................. 9 2.1. BARRA DE TÍTULO............................................................................................ 10 2.2. BARRA DE MENÚS ............................................................................................ 10 2.3. BARRAS DE HERRAMIENTAS ............................................................................ 11 2.4. BARRA DE REFERENCIA ................................................................................... 14 2.5. BARRA DE ESTADO........................................................................................... 14 3. UTILIZACIÓN BÁSICA................................................................................. 15 3.1. HOJAS DE CÁLCULO DE UN LIBRO DE TRABAJO. .............................................. 15 3.2. SELECCIÓN Y ACTIVACIÓN DE CELDAS ............................................................ 15 3.3. INTRODUCCIÓN DE DATOS ............................................................................... 16 3.3.1. Introducción de datos en una celda.............................................................. 16 3.3.2. Introducción de datos en un rango de celdas............................................... 17 3.3.3. Inserción de filas, columnas y bloques de celdas ......................................... 17 3.3.4. Borrado de celdas......................................................................................... 17 3.3.5. Mover y copiar celdas .................................................................................. 18 3.4. NOMBRES Y REFERENCIAS............................................................................... 18 3.4.1. Referencias absolutas, relativas y mixtas..................................................... 19 3.4.2. Nombres de celdas........................................................................................ 20 3.4.2.1. Reglas para dar nombre a celdas, fórmulas y constantes. .......................................................20 3.4.2.2. El comando definir nombre.....................................................................................................21 3.4.2.3. Crear nombres desde la barra de Referencia. ..........................................................................22 3.4.2.4. Editar nombres........................................................................................................................22 4. FÓRMULAS Y FUNCIONES......................................................................... 23 4.1. FORMULAS ....................................................................................................... 23 4.1.1. ¿Qué es una fórmula?................................................................................... 23 4.1.2. Sintaxis de las fórmulas................................................................................ 23 4.1.3. Operadores de cálculo de las fórmulas. ....................................................... 23 4.1.4. Orden de prioridad de los operadores. ........................................................ 24 4.1.5. Introducción de fórmulas.............................................................................. 25 4.2. FUNCIONES....................................................................................................... 25 5. FORMATO DE UNA HOJA DE CÁLCULO................................................ 29 5.1. FORMATO DE CELDAS. ..................................................................................... 29 5.2. FORMATO CONDICIONAL. ................................................................................ 30 5.3. FORMATO DE FILAS. ......................................................................................... 30 5.4. FORMATO DE COLUMNAS................................................................................. 30

6. RELLENO AUTOMÁTICO. .......................................................................... 33 6.1. RELLENAR AUTOMÁTICAMENTE DATOS BASADOS EN CELDAS ADYACENTES. 33 6.2. EL COMANDO RELLENAR................................................................................. 33 6.3. EL COMANDO SERIES. ...................................................................................... 34 7. LOS GRÁFICOS. ............................................................................................. 37 7.1. INTRODUCCIÓN. ............................................................................................... 37 7.2. ELEMENTOS DE UN GRÁFICO............................................................................ 37 7.3. ASISTENTE PARA GRÁFICOS............................................................................. 38 7.4. SELECCIÓN DE OBJETOS GRÁFICOS .................................................................. 41 8.BASES Y LISTAS DE DATOS. ....................................................................... 43 8.1. BASES DE DATOS.............................................................................................. 43 8.2. CREACIÓN Y DEFINICIÓN DE UNA LISTA DE DATOS.......................................... 43 8.3. FICHA DE DATOS. ............................................................................................. 44 8.3.1. Teclas rápidas para moverse por una ficha ................................................. 45 8.3.2. Filtrado de datos en el cuadro de diálogo Formulario ................................ 45 8.4. FILTRADO DE DATOS EN UNA LISTA................................................................. 46 8.4.1. Comando autofiltro....................................................................................... 46 8.4.2. Comando filtro avanzado. ............................................................................ 47 8.5. CREACIÓN DE UN RANGO DE CRITERIOS .......................................................... 47 8.5.1. Criterios de comparación múltiples ............................................................. 47 8.5.1.1. Criterios Y lógicos ..................................................................................................................48 8.5.1.2. Criterios O lógicos ..................................................................................................................48 8.5.1.3. Criterios Y y O lógicos ...........................................................................................................48 8.5.2. Criterios calculados ..................................................................................... 48 9. LAS FUNCIONES EN EXCEL....................................................................... 51 9.1. FUNCIONES DE TEXTO. ..................................................................................... 51 9.2. FUNCIONES MATEMÁTICAS. ............................................................................. 57 9.3. FUNCIONES DE FECHA Y HORA......................................................................... 63 9.4. FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA....................................................... 66 9.5. FUNCIONES DE INFORMACIÓN.......................................................................... 72 9.6. FUNCIONES LÓGICAS........................................................................................ 75 9.7. FUNCIONES ESTADÍSTICAS. .............................................................................. 77 9.8. FUNCIONES PARA BASES DE DATOS. ................................................................ 91 10. EJERCICIOS RESUELTOS......................................................................... 95 10.1. EJERCICIOS DE INICIACIÓN............................................................................. 95 10.1.1. Empresas y productos................................................................................. 95 10.1.2. Contabilidad casera ................................................................................... 99 10.1.3. Contabilidad Casera 2.............................................................................. 102 10.2. EJERCICIOS DE PERFECCIONAMIENTO.......................................................... 104 10.2.1. Hemeroteca............................................................................................... 104 10.2.2. Aeropuertos .............................................................................................. 107

10.2.3. Uso de Internet en España........................................................................ 111 10.2.4. Depuradora .............................................................................................. 117 10.2.5. Consulta psicológica ................................................................................ 124 10.2.6. Embalses................................................................................................... 130 11. EJERCICIOS PROPUESTOS .................................................................... 135 11.1. EJERCICIOS DE INTRODUCCIÓN A EXCEL..................................................... 135 11.1.1. Ejercicio 1................................................................................................. 135 11.1.2. Ejercicio 2................................................................................................. 135 11.1.3. Ejercicio 3................................................................................................. 136 11.1.4. Ejercicio 4................................................................................................. 136 11.1.5. Ejercicio 5................................................................................................. 138 11.1.6. Ejercicio 6................................................................................................. 139 11.2. EJERCICIOS PARA EL USO DE FUNCIONES..................................................... 140 11.2.1. Ejercicio 1. Uso de funciones estadísticas. .............................................. 140 11.2.2. Ejercicio 2. Uso de funciones aritméticas y lógicas................................. 141 11.2.3. Ejercicio 3. Cambio de divisas. ................................................................ 141 11.2.4. Ejercicio 4. Obtener una distribución de frecuencias. ............................. 142 11.2.5. Ejercicio 5: Factura ................................................................................. 143 11.2.6. Ejercicio 6. Camping “Buena Vista”. ...................................................... 144 11.3. EJERCICIOS PARA REPRESENTACIONES GRÁFICAS. ...................................... 148 11.3.1. Ejercicio 1................................................................................................. 148 11.3.2. Ejercicio 2................................................................................................. 149 11.3.3. Ejercicio 3................................................................................................. 149 11.3.4. Ejercicio 4................................................................................................. 149 11.3.5. Ejercicio 5................................................................................................. 149 11.3.6. Ejercicio 6................................................................................................. 150 11.3.7. Ejercicio 7................................................................................................. 150 11.3.8. Ejercicio 8................................................................................................. 150 11.3.9. Ejercicio 9................................................................................................. 150 11.4. EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN.............................................................. 150 11.4.1. Ejercicio 1................................................................................................. 150 11.4.2. Ejercicio 2................................................................................................. 150 11.4.2. Ejercicio 3................................................................................................. 151

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1. INTRODUCCIÓN. Excel es una aplicación de hoja de cálculo, integrada en el entorno

Windows y desarrollada por Microsoft, donde se combinan las capacidades de una hoja de cálculo normal, base de datos, programa de gráficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje propio de programación y generación de macros; todo dentro de la misma aplicación. Las hojas de cálculo son, junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informáticas de uso más general y extendidas.

Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:

– Texto. – Valores numéricos, fechas y datos horarios. – Fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor

de esta celda en función de los valores de otras celdas. Además, un programa como Excel contiene un gran número de utilidades

para introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de cálculo. Excel puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de hojas de cálculo siempre que la memoria del ordenador lo permita. Distintas hojas de cálculo se agrupan formando un fichero denominado libro de trabajo. Cada hoja puede contener hasta 65536 filas y 256 columnas, haciendo un total de 16.777.216 celdas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C,..., A, Z, AA, AB,..., IV), mientras que las filas son identificadas mediante números (1, 2, 3,..., 65536). Normalmente una casilla se identifica con la/s letra/s indicadora/s de la columna, seguidas del número indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc.).

Como se ha apuntado, con Excel se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numéricos, textos y fórmulas; además el programa permite presentar rápidamente todos estos datos mediante gráficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de cálculo o en una independiente. Estos gráficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos, diagramas de barras, de líneas, de tarta,...) y estar representados en dos o tres dimensiones, dependiendo de las necesidades del usuario.

Excel permite establecer relaciones entre los valores de distintas celdas y hojas, para realizar análisis de sensibilidad de forma rápida, recalculando toda la hoja al mínimo cambio que se efectúe en alguna de las celdas relacionadas. Permite asimismo generar aplicaciones a la medida del usuario (MACROS), ya que cuenta con un lenguaje propio de programación (Visual Basic for Applications).

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2. DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA DE APLICACIÓN. Para arrancar Excel en Windows 9x ó NT/XP se puede utilizar el menú

Inicio/Programas, del modo habitual. También se puede arrancar haciendo doble clic sobre cualquier fichero producido con Excel (extensiones *.xls o en general- *.xl*).

Una vez arrancado el programa, dependiendo de la configuración instalada, aparecerá una pantalla similar a la que se muestra en la figura 1.

Barra de Título

Barra de estado Hojas de Cálculo del Libro

Figura 1: Ventana Inicial de Excel

Barra de Menús Barras de Herramientas

Barra de Referencia

Introducción a Excel con ejercicios resueltos y propuestos

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Seguidamente se describen cada una de las barras citadas, así como sus funciones más importantes. Es necesario recalcar que las barras de herramientas son configurables por el usuario y por lo tanto su distribución, número o tipo de barras puede coincidir o no con la distribución mostrada en la figura.

2.1. BARRA DE TÍTULO

La Barra de Título contiene los siguientes elementos: Menú de control: contiene los iconos que permiten mover, minimizar,

ampliar o cerrar una ventana cualquiera en Windows. Nombre de la aplicación: en este caso Microsoft Excel. Botón de minimización o iconización: convierte la aplicación a forma de

icono. Botón de restauración: restaura el tamaño de la ventana al tamaño

estándar. Cuando la ventana no esta maximizada, en lugar de este botón aparece el botón de maximizar.

Como estos elementos son comunes a todas las aplicaciones de Windows no se va a insistir más en su descripción.

2.2. BARRA DE MENÚS

La Barra de Menús (ver figura 1) contiene la lista de menús propios de Excel. Cada menú contiene una lista con diversos comandos. Por ejemplo, seleccionando con el ratón el menú Archivo, se despliega un menú mostrando algunos comandos, entre los que están los siguientes:

Nuevo...: permite seleccionar el tipo de documento que se va a desarrollar (puede ser un libro de cálculo normal, una hoja de cálculo preparada para un uso específico, etc.), creando el correspondiente documento en blanco y sin nombre.

Abrir...: abre ficheros que han sido creados previamente, cargándolos directamente desde el disco duro o desde un disquete.

Cerrar: cierra un fichero o documento abierto. Antes de cerrar un fichero, si el usuario ha realizado algún tipo de modificación en él, Excel abre un cuadro de diálogo y le pregunta si desea guardar dichos cambios; de esta forma se evita perder información de forma involuntaria.

Guardar: actualiza en el disco la información del documento en el que se está trabajando, sin opción a modificar el nombre o a cambiar el directorio.

Guardar Como...: guarda en el disco el documento en que se está trabajando, con opción a crear un nuevo fichero con otro nombre o en otro directorio, y/o a elegir un formato diferente.

Configurar Página: este comando abre un cuadro de diálogo múltiple en el que se pueden fijar las principales características del documento de cara a su impresión posterior: tamaño y orientación del papel, márgenes, factor de zoom de impresión, características de la impresora, encabezamientos y pies de página, líneas de división, etc.

2. Descripción de la ventana de aplicación

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Área de Impresión: es muy frecuente que sólo se desee imprimir una parte de la hoja de cálculo con la que se está trabajando. Con este comando se pueden especificar con todo detalle las celdas que se desea imprimir, así como también podemos anular el área de impresión seleccionada previamente. Para determinar un área de impresión basta seleccionar dicha área en la forma que luego se verá y elegir el comando Archivo/Área de Impresión/Establecer Área de Impresión.

Vista Preliminar: este comando, similar al de Word y de otras muchas aplicaciones, permite ver en la pantalla cómo quedará el documento Excel cuando se envíe a la impresora. En modo Vista Preliminar aparecen en la pantalla algunos botones útiles para proceder a imprimir el documento (Imprimir), para modificar la Configuración de la página, o para hacer aparecer los márgenes de la página y de las celdas (Márgenes). Esta última posibilidad es muy útil para modificar interactivamente con el ratón dichos márgenes, colocando el cursor sobre las líneas de trazos que aparecen y arrastrando.

Imprimir: con este comando se procede a la impresión de una parte o del documento completo. Previamente aparece en pantalla el cuadro de diálogo donde se puede elegir la impresora, decidir si se quiere imprimir toda la hoja o sólo la parte que esté seleccionada en ese momento (aunque no coincida con lo establecido en Área de Impresión), las páginas concretas que se desea imprimir, etc.

2.3. BARRAS DE HERRAMIENTAS

Las barras de herramientas son las barras que se encuentran debajo de la barra de menús y muestran algunos botones para realizar diversas funciones. Estas barras de herramientas pueden ser modificadas por el usuario, por lo que no hay que sorprenderse de que al abrir el programa no coincidan exactamente con lo que se muestra en la figura 1

En la figura 2 se muestra el menú contextual que se abre al pulsar con el botón derecho del ratón sobre las barras de herramientas. Dicho menú muestra las barras de herramientas disponibles y marcadas en el margen izquierdo- las barras de herramientas activas.


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Es fácil modificar las barras de herramientas añadiendo o quitando botones

en cualquiera de ellas. Para ello, basta elegir Personalizar en el menú contextual de la figura 2, y se abre el cuadro de diálogo de la figura 3. Dentro de la opción Comandos se muestran a la izquierda todas las categorías de botones que existen: seleccionado una de ellas aparecen a la derecha todos los botones de esa categoría.

Figura 2: Menú contextual de barras de herramientas

Figura 3: Modificar las barras de herramientas

2. Descripción de la ventana de aplicación

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Pulsando sobre el botón Descripción aparece una pequeña descripción de su función. Para añadir un botón a una barra de herramientas basta seleccionarlo en el cuadro de diálogo y arrastrarlo hasta la barra correspondiente; para eliminarlo basta seleccionarlo sobre la barra y arrastrarlo a cualquier lugar fuera de ella. Generalmente sólo conviene que estén visibles las barras de herramientas Estándar y Formato (tener otras barras visibles de modo innecesario resta espacio de pantalla para la hoja de cálculo).

Con el menú contextual de la figura 2 puede hacerse visible cualquier otra barra que se vaya a utilizar. Con ese mismo menú permite ocultar una barra cuando ya no sea necesaria. Colocando el puntero sobre cualquier botón de las barras de herramientas, en unas décimas de segundo se obtiene una descripción breve de para qué sirve ese botón; pulsando sobre él y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, se obtiene una descripción mas detallada en la Barra de Estado, en la parte inferior de la pantalla. Para una descripción aún más detallada, se puede acudir a la Ayuda, pulsando primero sobre el botón y luego sobre el botón del que se desea obtener información.

Los principales botones de las barras de herramientas Estándar y Formato son los siguientes (por brevedad se omiten referencias a los botones Nuevo, Abrir, Guardar, etc., comunes con otras aplicaciones Windows):

Botones de modelos de formato: permiten controlar formatos de uso habitual, tales como los símbolos para unidades monetarias, el formato de porcentaje (%), el punto de miles, o el aumento o disminución de cifras decimales. El usuario puede definir estos modelos de acuerdo con sus necesidades.

Botón de auto-suma: suma automáticamente una fila o una columna de números, introduciendo en la celda activa la función SUMA con el rango de números correspondiente que Excel trata de adivinar. Si se quiere modificar ese rango basta editarlo en la barra de referencia o, más fácil, indicarlo arrastrando con el ratón sobre las celdas correspondientes de la hoja de cálculo. Si por ejemplo se desea sumar los números de las celdas comprendidas entre la C4 y la F6 (3*4 elementos) se deberá editar la celda en la barra de referencia indicando dicho rango de la forma =SUMA(C4:F6) (mediante el teclado o directamente con el ratón).

Botones de negrita, cursiva y subrayado: permiten cambiar el formato de textos y números en la forma habitual de estas opciones.

Botones de alineamiento: permiten centrar o alinear textos y números a la izquierda o a la derecha de las celdas. Por defecto Excel alinea el texto por la izquierda y los números por la derecha. El cuarto botón se llama Combinar y centrar, y permite centrar el texto de una celda a lo ancho de una selección de celdas.

Botón Asistente de Gráficos: permite arrancar el Asistente de Gráficos, con objeto de preparar un gráfico de uno de los numerosos tipos


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disponibles en Excel, a partir de los datos previamente seleccionados en la hoja de cálculo (esta selección es el punto más importante en el proceso de crear un gráfico). El gráfico se ubicará sobre la propia hoja, con la posición y tamaño que se determine arrastrando con el ratón una vez determinadas las características del mismo.

2.4. BARRA DE REFERENCIA

La Barra de Referencia, que se encuentra inmediatamente debajo de las barras de herramientas, presenta las tres zonas siguientes:

La zona de la izquierda muestra la ubicación de la celda activa indicando

la columna (A) y la fila (1) en que se encuentra. Más adelante se verán otras posibles aplicaciones de esta zona.

La zona central indica que se está en modo de edición (es decir, introduciendo nombres, funciones, números, etc.,...). El botón aspa permite anular el cambio que se está realizando en el contenido de la celda, el botón chequeo equivale a pulsar la tecla Intro, y el botón igual es equivalente a llamar al Asistente de Funciones. Excel no permite ejecutar ningún comando mientras esta zona esté activa.

La zona de la derecha muestra el contenido de la celda activa (en este caso 123.45). La edición de este contenido puede hacerse tanto en esta zona como en la propia celda.

2.5. BARRA DE ESTADO

En la parte inferior de la hoja de cálculo aparece la Barra de Estado, en la que se presenta una breve información acerca del comando que ha sido seleccionado o del estado actual del espacio de trabajo. En esta figura pueden verse también los controles que permiten moverse entre las diversas hojas de cálculo que constituyen el libro. Estos controles se explicarán en el apartado siguiente.

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3. UTILIZACIÓN BÁSICA En este capítulo se van a explicar los fundamentos necesarios para la

utilización básica de una hoja de cálculo como Excel.

3.1. HOJAS DE CÁLCULO DE UN LIBRO DE TRABAJO. Cuando se abre Excel, se abre un nuevo libro de trabajo, que por defecto

tiene 3 hojas de cálculo, llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Pulsando en los controles adyacentes, a la izquierda, pueden llegar a verse las pestañas de todas las hojas, o bien desplazarse hasta la primera o la última con una sola pulsación.

En todo momento Excel tiene, en cada libro de trabajo, una hoja de cálculo activa (aquélla cuya pestaña aparece resaltada en la parte inferior de la pantalla). Por defecto, la hoja activa es la primera, en este caso Hoja1. Puede activarse cualquier hoja sin más que pulsar con el ratón en la pestaña correspondiente. También pueden activarse varias hojas de cálculo a la vez, pulsando la tecla Ctrl al mismo tiempo que se pulsa sobre las pestañas de otras hojas (si la hoja esta activada, al pulsar sobre su pestaña con la tecla Ctrl pulsada se desactivara, y viceversa). Cuando varias hojas están activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se introducen en una de ellas se introducen también en las demás hojas activas, en las posiciones correspondientes.

Si se presiona el botón derecho del ratón sobre alguna de las pestañas, se despliega un menú contextual, que permite insertar una nueva hoja de cálculo, borrarla, cambiarle el nombre, moverla y/o copiarla, o seleccionar todas las hojas. La forma más sencilla de cambiar el nombre a una hoja de cálculo es pulsar dos veces sobre la pestaña que lleva su nombre, en cuyo caso el fondo de la pestaña pasa a ser negro, pudiendo escribir directamente el nuevo nombre. Por otra parte, es posible cambiar el orden en que aparecen las hojas de cálculo sin más que pulsar sobre la pestaña de una de ellas y arrastrarla con el ratón hasta la nueva posición que se desea que ocupe.

3.2. SELECCIÓN Y ACTIVACIÓN DE CELDAS

En la hoja de cálculo hay en todo momento una celda activa. La celda activa se distingue claramente de las demás, pues aparece con un color de fondo y enmarcada de modo diferente (normalmente en color más oscuro o si pertenece a un conjunto de celdas seleccionadas, en color más claro).

La celda activa es la única celda que está preparada para recibir los datos que se introduzcan con el teclado. Así pues, antes de introducir (o borrar) algo en una celda, hay que hacer que esa celda sea la celda activa. Una celda se convierte en celda activa pulsando el ratón sobre ella. La celda activa se puede desplazar a celdas vecinas con las flechas del teclado. Puede también avanzar o retroceder una “pantalla” con las teclas AvPag y RePag.


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El contenido de la celda activa aparece en la parte derecha de la Barra de Referencia. En esta barra o sobre la propia celda se edita el contenido de la celda. Las modificaciones se hacen efectivas al pulsar la tecla Intro o al cambiar de celda activa con las flechas del teclado.

Un concepto muy importante en Excel es el concepto de celdas seleccionadas. Si se selecciona un rectángulo de celdas, al pulsar la tecla Intro la celda activa se va desplazando por la zona seleccionada, recorriéndola por columnas. Cuando se llega a la última celda seleccionada, se vuelve a comenzar por la primera. Esto es útil para introducir texto o números en un rango de celdas, desplazándose automáticamente al pulsar Intro. A parte de la introducción de texto, hay muchas otras operaciones que se pueden realizar simultáneamente sobre varias celdas a la vez (tales como copiar, borrar, formatear, etc) siempre que dichas celdas hayan sido previamente seleccionadas. Las celdas seleccionadas se distinguen porque adquieren color oscuro. A continuación se van a describir algunas de las formas de que dispone Excel para seleccionar celdas:

Para seleccionar toda la hoja de cálculo basta con pulsar con el ratón en la esquina superior izquierda de la hoja (intersección de la fila con los nombres de columnas y la columna con la numeración de filas).

Para seleccionar una determinada fila o columna, bastará con pulsar una sola vez sobre la etiqueta, el número o la letra correspondiente a la fila o a la columna. Para seleccionar un rango de varias filas y/o columnas contiguas, basta con pulsar sobre la primera (o última) etiqueta, y arrastrar sin soltar el botón del ratón hasta la última (primera) etiqueta del rango deseado.

Para seleccionar un bloque contiguo de celdas -un rectángulo-, hay que pulsar con el ratón en una de las esquinas del bloque, y arrastrar el cursor hasta la celda ubicada en la esquina del bloque opuesta a la inicial. También se puede seleccionar un rectángulo pulsando primero sobre la celda de una esquina y luego manteniendo pulsada la tecla Mayus volviendo a pulsar sobre la celda en la esquina opuesta.

Para seleccionar bloques no contiguos de celdas basta seleccionar cada bloque por el procedimiento explicado, manteniendo presionada la tecla Ctrl. De esta forma la nueva selección no anula los bloques seleccionados previamente. Esta técnica puede utilizarse en combinación con la indicada en el punto 2 para seleccionar filas o columnas no contiguas.

3.3. INTRODUCCIÓN DE DATOS

3.3.1. Introducción de datos en una celda La forma más sencilla de introducir datos es seleccionar la celda

correspondiente para que se convierta en celda activa, y a continuación introducir en ella los datos (texto, números, fórmulas, etc.) mediante el teclado. Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la Barra de Referencia. Estos datos pueden ser editados de la forma habitual en cualquier aplicación Windows. Para desplazarse sobre el texto introducido puede utilizarse el ratón o las

3. Utilización básica

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flechas del teclado. También la selección de una parte del texto se hace del modo habitual. Los datos se terminan de introducir pulsando Intro, o simplemente cambiando de celda activa.

Recuérdese que pueden introducirse los mismos datos y/o formatos en varias hojas de cálculo simultáneamente, teniéndolas seleccionadas todas ellas al mismo tiempo.

3.3.2. Introducción de datos en un rango de celdas

Como ya se ha dicho, la selección de celdas puede emplearse también para introducir datos en un conjunto de celdas de una hoja de cálculo. Cuando una zona de la hoja está seleccionada, los datos tecleados se introducen en la celda activa de dicha zona. Cada vez que se pulsa Intro, la celda activa se traslada de modo automático a la celda siguiente de la selección. Las zonas rectangulares se recorren primero por columnas y luego por filas. Cuando se termina de recorrer toda la selección, al pulsar Intr o se vuelve a empezar otra vez por la primera celda.

3.3.3. Inserción de filas, columnas y bloques de celdas

Para insertar N filas, basta seleccionar las N filas por arriba de las cuáles se quiere realizar la inserción. A continuación se elige el comando Filas del menú Insertar. De modo análogo, para insertar N columnas, basta seleccionar las N columnas por la izquierda de las cuáles se quiere realizar la inserción. A continuación se elige el comando Columnas del menú Insertar.

Para insertar un bloque de celdas rectangular, basta seleccionar un bloque de las mismas dimensiones delante del cual se quiere realizar la inserción. A continuación se elige el comando Celdas del menú Insertar, y se abre una caja de diálogo que pregunta si se quiere desplazar las otras celdas hacia la derecha (sin que ninguna celda cambie de fila) o hacia abajo (sin que ninguna celda cambie de columna). En este cuadro de diálogo también se ofrece la posibilidad de insertar filas o columnas completas, de acuerdo con la selección realizada.

3.3.4. Borrado de celdas

El borrado de celdas puede entenderse de dos formas: 1. Eliminando de las celdas con todo su contenido. Se selecciona la zona

a borrar y se ejecuta el comando Eliminar del menú Edición. Se abre una caja de diálogo que pregunta qué celdas se quiere desplazar, las de la derecha o las de debajo, para que ocupen el lugar de las celdas que van a ser eliminadas.

2. Borrado del contenido de las celdas, pero no de las celdas propiamente dichas. Se realiza con el comando Borrar del menú Edición. Se abre un submenú donde especificar qué elementos de las celdas (todo, formatos, contenidos o comentarios) se quieren borrar. También se pueden borrar los contenidos de toda una selección de celdas por


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medio de la tecla Supr. Por supuesto el contenido de cada celda individual puede modificarse eligiéndola como celda activa y operando sobre ella en la barra de fórmulas. Las modificaciones no se hacen efectivas hasta que se pulsa Intro.

3.3.5. Mover y copiar celdas

Para trasladar (o copiar) el contenido de una selección de celdas a otra hoja de cálculo (o a otra parte de la misma hoja de cálculo), puede procederse de los modos siguientes: 1. Después de seleccionar las celdas, se elige el comando Cortar (o Copiar) del

menú Edición. La selección queda rodeada por un contorno especial, que indica que su contenido está dispuesto para ser pegado en otro sitio. A continuación, se elige el comando Pegar o Pegado Especial del menú Edición. Con el comando Pegado Especial puede controlarse exactamente lo que se quiere copiar: datos, fórmulas, formatos, o todo. Por supuesto, pueden utilizarse también los iconos correspondientes de la barra de herramientas. El contorno se elimina al hacer Pegar o al hacer un nuevo Cortar o Copiar sobre otra selección.

2. Los comandos Pegar y Pegado Especial superponen la selección sobre las celdas correspondientes a partir de la posición de la celda activa.

3. Muchas veces la forma más sencilla de trasladar o copiar una selección de celdas es por medio del ratón. Una vez que se ha realizado la selección, se coloca el cursor sobre el borde de la misma y adquiere la forma de flecha apuntando hacia la izquierda y arriba. En ese momento se pulsa el ratón y se arrastra la selección hasta la posición deseada. Arrastrando simplemente, la selección se traslada; apretando al mismo tiempo la tecla Ctrl, el texto se copia (aparece un signo + junto al cursor que indica que se está copiando).

4. Con lo indicado en el párrafo anterior, la selección de celdas se superpone sobre las otras celdas ya existentes. Si se desea insertar la selección, hay que mantener apretada la tecla Mayúsculas. En la hoja de cálculo aparecen contornos y marcas que indican cómo se va a realizar la inserción.

Es muy conveniente practicar con estas posibilidades que ofrece Excel para copiar y trasladar datos, que se encuentran entre las más utilizadas.

3.4. NOMBRES Y REFERENCIAS.

Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celda o grupo de celdas. El uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una hoja de cálculo para realizar determinados cálculos.

Una celda se referencia siempre por su identificador de columna (una letra o conjunto de 2 letras) y de fila (un número). Por ejemplo, la celda A21 es la que se encuentra en la intersección de la fila 21 con la columna A. La referencia de la celda activa se muestra en el cuadro situado a la izquierda de la barra de


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referencias. Los rangos de celdas se expresan por medio del operador dos puntos (:), que separa la referencia a la primera celda del rango de la de la última celda.

Las referencias múltiples consisten en referencias sencillas separadas por el carácter punto y coma (;).Se pueden introducir también referencias a celdas de otra hoja de cálculo, introduciendo el nombre de esa hoja antes de la referencia a las celdas, y separándolos por el signo de admiración (!), por ejemplo: Hoja1!B5:C6.

Conviene saber que en las referencias a celdas o grupos de celdas, Excel no distingue entre letras mayúsculas y minúsculas.

3.4.1. Referencias absolutas, relativas y mixtas

Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las fórmulas. Esto significa que las referencias usadas cambiarán de modo acorde tras copiar la fórmula de una celda a otra. Con mucha frecuencia éste es el comportamiento deseado.

El método más seguro para definir referencias a celdas consiste en utilizar el ratón para apuntar a la celda cuya referencia se desea insertar. Cuando se desea introducir la referencia a una celda en una fórmula, basta pulsar en dicha celda. De esta forma, se minimizan también los errores en la inserción de referencias a celdas.

Para introducir una fórmula en una celda mediante el sistema anterior, con una referencia a otra celda, basta seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda donde se desea introducir la fórmula. 2. Teclear un signo igual (=). 3. Señalar con el ratón la celda cuya referencia desea introducir y

hacer clic. La dirección de la celda apuntada aparece en la posición del punto de inserción, en la barra de fórmulas.

4. Introducir un operador, por ejemplo el operador suma (+). 5. Si se desea introducir más referencias a celdas en la fórmula,

basta repetir los pasos 3 y 4 cuantas veces sea necesario. Para terminar la formula se pulsa Intro.

En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia la fórmula a una nueva posición. Para ello hay que utilizar referencias absolutas. Es posible utilizar referencias absolutas para filas y relativas para columnas, o viceversa. Las referencias relativas se convierten en absolutas introduciendo el carácter dólar ($) antes de la letra de la columna o el número de fila, que se quieren mantener invariables. Si se desea que no cambie ni el índice de filas ni de columnas, hay que poner el carácter $ delante de cada uno de los dos índices. Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas diferentes: 1. Conforme se introduce la fórmula, se teclea el carácter $ delante del

índice de fila y/o de columna que se quiere mantener constante. 2. Colocando el punto de inserción en la barra de referencias de manera

que esté dentro de la referencia a la celda, pulsando la tecla F4 se pasa


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cíclicamente por referencias relativas, absolutas y por los dos casos mixtos. En efecto, en algunos casos, se pretende que tan sólo una de las dos dimensiones, fila o columna, permanezca constante. En tales casos, se utiliza una referencia mixta, es decir, una referencia que contenga a la vez referencias absolutas y relativas. Por ejemplo, la referencia $B5 evita que cambie la columna, mientras que la fila se adapta cada vez que se copia la fórmula. Con B$5 ocurre lo contrario: la columna cambia, mientras que la fila 5 siempre permanece constante.

3.4.2. Nombres de celdas

Hasta aquí hemos visto cómo hacer referencia a las celdas poniendo una letra y un número que hace referencia a sus coordenadas. Excel permite hacer referencia a las celdas por un nombre que puede ser utilizado posteriormente en fórmulas. De esta forma es mucho más fácil recordar la lógica de las fórmulas por medio de nombres relacionados con la información que guardan. Por ejemplo, =unidades * pvp en vez de =B2*B3

Para asignar nombre a una celda o grupo de celdas podemos hacerlo de la siguiente forma:

a) Menú Insertar Nombre b) o por el cuadro de Nombres de la barra de Referencia.

3.4.2.1. Reglas para dar nombre a celdas, fórmulas y constantes.

• El primer carácter deberá ser una letra o un carácter de subrayado. El resto de caracteres pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado.

• Los nombres no pueden ser iguales a la referencia de celda (ej.: A$100).

• El máximo nº de caracteres es 255. • No se permiten espacios. Pueden utilizarse caracteres de

subrayado y puntos como separadores; por ejemplo, Primer.Trimestre o Impuesto_Ventas.

• Los nombres pueden contener letras mayúsculas y minúsculas. Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas en los nombres. Por ejemplo, si se ha creado el nombre Ventas y, se crea otro denominado VENTAS en el mismo libro, el segundo nombre reemplazará al primero.


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3.4.2.2. El comando definir nombre.

Para dar nombre a una celda o grupo de celdas es necesario seleccionar la celda o celdas deseadas y ejecutar Menú Insertar Nombre Definir.

El cuadro de diálogo del menú Definir nombre tiene las siguientes opciones:

• Nombres en el libro: Contiene el nombre que se va a definir. Para borrar el nombre propuesto por Excel basta con escribir el nuevo nombre. Debajo tiene una lista con todos los nombres definidos en la hoja.

• Se refiere a: Contiene la referencia absoluta a la celda a la que se desea asignar un nombre ya que Excel supone que el nombre siempre debe hacer referencia a dicha celda. Debe comenzar con el símbolo igual (=). Se puede dar nombres a: - Celdas individuales: Al escribir la referencia de la celda, por

ejemplo, para la celda B4 escribiríamos =$B$4. También se pueden asignar nombres a celdas de otras hojas dentro del mismo libro de trabajo. Por ejemplo, para la celda A3 de la hoja INGRESOS escribiremos =INGRESOS!$a$3. Si la hoja pertenece a otro libro de trabajo, se debe escribir, =[Nombre_libro.XLS] nombre_hoja! Celda

- Rangos de celdas: Se escribe el rango. Por ejemplo =$A$5:$B$8 para el rango A5:B8.

- Constantes: Primero se escribe el nombre en la caja Nombres de libro y después la fórmula en la caja Se refiere a. Por ejemplo, se


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quiere asignar el nombre meses a la constante 12. En la caja Se refiere a escribiremos =12. Luego en la fórmula podremos escribiremos =3*meses.

- Fórmula: Primero se escribe el nombre de la fórmula en la caja Nombres de libro y después la fórmula en la caja Se refiere a. Por ejemplo, para asignar el nombre total a la fórmula SUMA(B2:D2), se escribe en la caja Se refiere a :=SUMA(B2:D2). Excel actualiza a =SUMA(nombre_hoja!B2:D2). Luego se utiliza en una celda con la forma =total.

• Agregar: Permite asignar nuevos nombres a otras celdas sin salir del cuadro de diálogo.

• Eliminar: Borra el nombre de la caja Nombres en el libro.

3.4.2.3. Crear nombres desde la barra de Referencia. El cuadro Nombres de la barra de referencia permite asignar un nombre a

una celda o a un rango de celdas de la siguiente forma: a) Activamos la celda o seleccionamos el rango. b) Marcamos la flecha abajo del cuadro Nombres de la barra de

referencia. c) Escribimos el nombre. d) Pulsamos Intro.

3.4.2.4. Editar nombres. Para cambiar el nombre de una celda o grupo de celdas se procede de la

siguiente manera: • Ejecutar el comando Nombres del menú Insertar. A continuación

ejecutar Definir. • Para cambiar el nombre, usaremos la caja Nombres en el libro. • Si se desea cambiar la referencia de la celda, se marca en la caja

Se refiere a.

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4. FÓRMULAS Y FUNCIONES

4.1. FORMULAS

4.1.1. ¿Qué es una fórmula?

Una fórmula es una ecuación que analiza los datos en una hoja de cálculo. Las fórmulas realizan operaciones con los valores de la hoja de cálculo, como suma, multiplicación y comparación; también pueden combinar los valores. Las fórmulas pueden hacer referencia a otras celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en otras hojas de cálculo del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros.

Excel contiene muchas fórmulas predefinidas o integradas, denominadas funciones. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.

4.1.2. Sintaxis de las fórmulas.

La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden de los elementos de una fórmula. Las fórmulas en Excel siguen una sintaxis específica que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores del cálculo. Cada operando puede ser:

• un valor que no cambie (un valor constante). • una referencia de celda o de rango • un nombre • una función de la hoja de cálculo.

4.1.3. Operadores de cálculo de las fórmulas.

Especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Se distinguen cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.


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Operador Función Símbolo Significado

Aritmético

Ejecutan las operaciones matemáticas básicas y generan resultados numéricos.

+ - * / % ^

Suma Resta/Negación Multiplicación División Porcentaje Exponente

Comparación

Comparan dos valores y generan el valor lógico VERDADERO o FALSO.

= > < >= <= <>

Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de

Texto

Combina uno o más valores de texto para generar una única cadena de texto.

& Ejemplo: "Hola" & " amigo" genera "Hola amigo"

Referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos.

: , (un espacio)

Operador de rango":" genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, estas incluidas, p.e. B5:B15 Operador de unión: combina varias referencias en una sola, p.e:. SUMA(B5:B15,D5:D15) Operador de intersección: genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias, p.e. SUMA(B5:B15 A7:D7). En este ejemplo, la celda B7 es común a ambos rangos.

4.1.4. Orden de prioridad de los operadores.

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, se ejecutarán las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación.

Orden de evaluación a) Negación b) %

4. Fórmulas y funciones

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c) ^ d) * y / e) + y – Suma y resta f) & g) = < > <= >= <> Los operadores con la misma prioridad se evalúan de izquierda a derecha.

Para cambiar el orden de evaluación se utilizan los paréntesis. Ejemplo: ¿Qué resultado proporcionan las siguientes fórmulas? a) 10-4/2+2 = 10 b) (10-4)/2+2 = 5 c) 10 - (4/2+2) = 6 d) 10 - 4/(2+2) = 9

4.1.5. Introducción de fórmulas.

Podemos introducir fórmulas de diversas maneras: a) Seleccionamos la celda en la que queremos introducir la fórmula,

y escribimos como primer carácter un signo igual (=) para activar la barra de fórmulas.

b) Podemos insertar funciones seleccionando Menú Insertar Función. Seleccione la función de hoja de cálculo deseada del cuadro de lista.

4.2. FUNCIONES

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado que se denomina sintaxis. Las funciones aceptan datos a través de los argumentos y producen un resultado que depende de los valores que tengan los argumentos en ese momento. Los argumentos de las funciones pueden ser:

• números • texto • valores lógicos (VERDADERO o FALSO) • matrices • valores de error (como #N/A ) • referencias de celda. • constantes • fórmulas • otras funciones


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La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, que la identifica, seguido de uno o más argumentos (separados por punto y coma) entre paréntesis. Las funciones que no requieren argumentos hay que escribir también los paréntesis para que se reconozca que es una función.

Si la función inicia una fórmula, se deberá escribir un signo igual en la celda delante del nombre de la misma. Ejemplos:

=MAX(A2:A5) =POTENCIA(A2;SUMA(A3:A5)) Podemos introducir una función directamente tecleándola en la barra

de fórmulas, pero recordar el nombre de una función así como el tipo, número y significado de los argumentos no siempre es fácil. Por ello, podemos utilizar el botón Pegar función que aparece en la barra de herramientas estándar, o el bien podemos utilizar el menú Insertar->Función. Aparecerá una ventana en la que tenemos todas las funciones definidas en Excel

También podemos insertar una función tecleando un igual en la barra

de fórmulas y desplegando el cuadro de nombres. Aparecerá un listado con las funciones usadas recientemente. Si la función que queremos utilizar no

4. Fórmulas y funciones

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se encuentra dentro de dicho listado mediante la opción Más funciones accedemos a la ventana Pegar función donde se muestran todas las funciones.

Una vez elegida la función, aparecerá una nueva ventana para introducir los argumentos de la misma:

Excel dispone de una excelente ayuda on-line para funciones. Para

acceder a la misma mientras estamos introduciendo una función podemos pulsar el botón de ayuda que aparece en la parte inferior izquierda de la ventana y le pediremos información acerca de la función que estamos utilizando.


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5. FORMATO DE UNA HOJA DE CÁLCULO. El formato de datos o del documento permite controlar la presentación de

aquellos dentro de la hoja para facilitar su lectura y escritura. Para aplicar un formato se selecciona el rango y se ejecuta el comando adecuado del menú formato o del menú contextual, o se pulsa con el ratón el botón correspondiente de la barra de herramientas Formato. El formato se puede aplicar sobre:

• Una parte de una celda. • Una celda individual • Un rango continuo, discontinuo o con nombre de celdas. • Una fila o una columna entera. • Toda la hoja. • Un grupo de hojas. Para borrar el formato se selecciona la celda o rango de celdas cuyo

formato se desea suprimir y se ejecuta del Menú Edición-Borrar-Formatos.

5.1. FORMATO DE CELDAS. Excel aplica, por defecto, el formato estándar que generalmente visualiza

los números tal y como se han introducido. El formato sólo afecta a la presentación del número en pantalla, pero no al número almacenado. Para cambiar el tipo de formato: Elegimos la opción Menú Formato - Celdas y aparecerá la siguiente ventana en la que escogemos de la lista de Categoría la opción deseada y el Tipo.

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INTRODUCCIÓN A EXCEL - editorial-club-universitario.es · 7 1. INTRODUCCIÓN. Excel es una aplicación de hoja de cálculo, integrada en el entorno Windows y desarrollada por Microsoft,