Manual Access 1

5/9/2018 Manual Access 1 - slidepdf.com

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Curso de Bases de datos de la Facultad de Zootecnia, UACH

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Bases de Datos

La importancia de la información

En cualesquier actividad productiva en la que estemos inmersos, día a día debemos tomar decisiones que indicarán el rumbo de nuestra empresa, ya sea hacia el éxito o al fracaso.

Para tomar una decisión lo más acertada posible es necesario basarnos en información, perodefinitivamente, ésta debe ser de calidad, pues al momento de considerarla partimos de que esconfiable, y también debe ser suficientemente amplia, mientras mayor sea la cantidad deinformación con que se cuente será mayor la posibilidad de tomar una buena decisión.

En los tiempos actuales las fuentes de información son muy diversas y completas, eso implicaun gran esfuerzo de parte de las personas con puestos gerenciales de estar bien informados, para definir las medidas correctivas necesarias y la dirección que tomará la empresa.

En una empresa se genera información externa, en la que no tenemos ninguna influencia (el

mercado internacional, investigaciones científicas, el tipo de cambio, la política, reformasfiscales, nuevos productos de la competencia, etc.) e información interna (problemas con la producción, la nómina, gastos fijos, gastos que se deben reducir, etc.) en la que sí tenemosefecto y se verá modificada con las decisiones que se tomen.

La información interna se obtiene a partir de los datos que se generan en las diversas áreas dela empresa, el objetivo de este curso es la organización, almacenamiento, manejo y acceso

de dichos datos internos para la obtención de información que se utilizará en la toma de

decisiones en cualquier actividad productiva o de investigación.

Dichos datos internos se deben coleccionar de forma que estén interrelacionados, es decir,datos que se generen en la misma actividad (no mezclar datos de una biblioteca con un taller

mecánico), y ser almacenados juntos sin redundancia perjudicial e innecesaria para servir amúltiples aplicaciones, esto es lo que se llama una Base de datos.

Base de datos.- Es la colección de datos interrelacionados, almacenados juntos sinredundancia perjudicial e innecesaria para servir a múltiples aplicaciones.

Posteriormente de que los datos están ya almacenados sigue el análisis de dichos datos paraobtener de la información requerida.

Información.- La componen datos que se han colocado en un contexto significativo y útil y seha comunicado a un receptor, quien la utiliza en toma de decisiones. La información implica latransmisión de un conocimiento o inteligencia.

Para que la información sea considerada de calidad debe ser exacta, , oportuna y relevante, esdecir, estar libre de errores, estar en el momento que se le requiere y estar completacontestando las preguntas del ¿qué?, ¿porqué?, ¿cuando?, ¿donde?, ¿quién?, ¿cómo?, etc.,respectivamente.

Las fuentes de las cuales se puede obtener información son imágenes (fotos, televisión, etc.),textos (libros, internet, revistas, etc.), voz (radio, conferencias, preguntando a expertos) ydatos (bases de datos), entendiendo por dato como cualesquier detalle o hecho que describe aun objeto o evento.

Apuntes elaborados por: Ing. Eiden Caro Caro




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Nos enfocaremos a la fuente de datos, pues durante el curso aprenderemos como podemostrabajar con datos para obtener información.

Debido a los avances tecnológicos y a la alta competencia que existe, los datos que se generanen una empresa cada vez son de mayor cantidad por lo tanto ha sido necesaria la creación y

desarrollo de conceptos y técnicas especiales para lograr una gestión eficiente de los datos,que en ocasiones pueden llegar a ser en cantidades millonarias.

La gestión de los datos se encarga de,

definir las estructuras para el almacenamiento de los datos (Bases de datos) y

proveer los mecanismos necesarios para la gestión de la información (SistemasManejadores de Bases de datos).

Diseño de la base de datos

Dentro del primero de los puntos de la gestión de los datos, una de las técnicas másampliamente conocidas es la de Modelamiento Entidad-Relación, la cual provee un modelo

exacto de las necesidades de información de la organización e independiente de cualquier

medio de almacenamiento de datos y métodos de acceso.

Entidad.- Es un evento u objeto de importancia, real o imaginaria, de la cual se necesitaconocer o mantener información. Ejemplos: carro, alumno, inscripción, libro, concierto, etc.

Atributo.- Es cualquier detalle que sirva para calificar, identificar, clasificar, cuantificar oexpresar el estado de una entidad. Ejemplos: placas del carro, nombre del alumno, fecha deinscripción, título del libro, autor, lugar del concierto, hora, fecha, artista, etc.

Relación.- Es la asociación significativa entre dos entidades.

La técnica de Modelamiento Entidad-Relación se utiliza para el diseño de la base de datosgenerando bases de datos relacionales.

En bases de datos relacionales, la manera de organizar los datos es detectando las diversasentidades con sus atributos, que formarán sus respectivas tablas y definiendo un atributo ocampo común que permitirá que dichas tablas se relacionen con el fin de poder compartir datos entre ellas.

Los términos que se utilizan en bases de datos relacionales son los siguientes:

Campo.- es una característica que describe a una entidad, campo es lo mismo que atributo.

Campo elemental .- es una característica que esta formada por un solo dato, si se fracciona pierde sentido.

Campo no elemental .- es una característica formada de varios datos que se pueden fraccionar ysiguen dando información.

Registro.-es el conjunto de campos que dan información sobre una entidad u objeto específico





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Tabla.- es el lugar donde se almacena los registros de un grupo de objetos o entidadessimilares, una tabla se utiliza como equivalente a una entidad.

La jerarquía de la organización de los datos en una base de datos relacional se muestra en la

figura

Para crear las relaciones entre las tablas en Bases de datos relacionales se trabaja con loscampos comunes y los campos llave.

Campo común.- Es un atributo que existe en dos entidades diferentes y que permite crear unarelación entre ellas. Las características de estos campos son:

Describen lo mismo

Son del mismo tipo de datos

Son del mismo tamaño

El nombre puede ser diferente

Campo llave o clave principal o clave primaria.- Es un atributo o una combinación deatributos que permite identificar inequívocamente a una entidad específica (registro)

No debe tener un valor nulo

No debe repetirse el valor en varios registros

Su contenido no debe ser extenso

Normalmente este campo se utiliza como campo común con otras tablas, pues permiten hacer la relación exactamente con el registro que se requiere. Pero no es requisito que exista uncampo llave para que haya una relación, aunque sí es recomendable.

Existen 3 tipos de relaciones posibles entre dos tablas (entidades)


Los caracteres son alfabéticos, números, símbolos especiales o una combinación de los anteriores yforman los datos que serán guardados en los campos

Los campos elementales representan atributos cuyo valor ya no se puede subdividir más

Los campos no elementales representan atributos cuyo valor se puede subdividir más

Un registro es un conjunto de campos que se relacionancon una entidad y dan información sobre ésta

Una tabla es un conjunto deregistros que contienen datos acerca de un grupo

de entidades similares

Base dedatos, compuestade todas las tablas




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Uno a uno .- cuando dos campos que permiten la relación son campos llave a la vez.Esto se utiliza cuando una tabla tiene una extensa cantidad de campos y algunos sonmas frecuentemente utilizados que otros, es preferible separarlos en 2 o más tablassegún su uso.

Uno a muchos.- Cuando uno de los campos comunes es campos llave (es el tipo derelación más frecuente). Por ejemplo, en una relación de clientes con sus pedidos.

Muchos a muchos.- Ninguno de los dos campos comunes es llave.

Dentro del diseño de la base de datos, después de detectar las tablas, los campos y lasrelaciones, se debe de aplicar una serie de reglas ya definidas por la técnica de ModelamientoEntidad-Relación, esto se conoce como Normalización de la base de datos.

La Normalización ayuda a detectar errores en el diseño de las tablas, permitiendo reducir eltamaño de la base de datos, al momento de disminuir la redundancia innecesaria.

El conjunto de reglas se conocen como formas normales, las cuales indican lo siguiente:

1ª. Forma normal

a) Ningún campo, a excepción del campo llave, puede estar formado de varios datos(todos son campos elementales)

Ejemplo:

Campo mal definido Lo correcto

Dirección Calle, número de casa, colonia, código postal

Nombre Completo Apellido paterno, apellido materno, nombre de

pila

b) Cada campo debe ser único en el registro, es decir, que no hayan dos o mas camposque guarden datos similares (altura1, altura2, altura3).

c) No debe haber campos innecesarios (el tiempo de captura y el gasto en la adquisiciónde los datos es directamente proporcional al número de campos)


Mediciones de

Plantas

Fecha 1medición 1fecha 2

medición 2fecha 3medición 3

Mediciones de

Plantas

FechaMedición

1 registro por planta,limitado a 3

mediciones

1 registro por medición, sinlimites demediciones

Forma correcta




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2ª Forma normal

a) Creación de tablas adicionales cuando alguna tabla contenga datos que no tenganninguna relación con la entidad.

b) Creación de tablas adicionales cuando alguna tabla contenga un campo cuyo valor seacomún para varios registros, esto ayuda a estandarizar la captura.

3ª Forma Normal

Ningún campo que no sea el campo llave, puede depender del valor de otro campo

Ejemplo: Edad – depende de la fecha de nacimientoProducción mensual – depende de la producción diaria

Y por último Sentido Común para romper las reglas cuando se considere necesario.

Diseño de las herramientas para accesar los datos

La segunda de las fases de la gestión de los datos, se refiere a que se deben de generar lasherramientas necesarias para capturar, manejar los datos (clasificar, ordenar, sumarizar yrealizar cálculos) y generar salidas de información. Esto se logra utilizando programasespecializados en el manejo de las bases de datos, dichos programas se conocen con el nombre

de Sistemas Manejadores de Bases de Datos (DBMS).

Sistema Manejador de Bases de Datos.- Es un conjunto de programas especializadosdiseñados para describir (definir los datos empleados y las relaciones), proteger, almacenar yaccesar (accesos múltiples y recuperación) la base de datos.

Dentro de esta clasificación de software existe una amplia variedad de programas comerciales,como son: FoxPro, Delphi, DBase, Paradox, SQL y Access.


Cría

AreterazaPeso al nacer Peso al destete

Razas

Nombre de la raza

CríaAretesexoPeso al nacer Arete madreEdad de la madreraza de la madre

Vacas

AreteFecha de nacimientoraza

madre




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Las ventajas de utilizar un DBMS en el manejo de los datos son las siguientes:

1) Mínima redundancia (los datos no se repiten innecesariamente)

2) Consistencia, que los datos siempre se escriban igual, sin variaciones para evitar errores en la captura como los datos que a continuación se muestran: Bachilleres 1 o

Bachilleres #1 o COBACH 1 o COBACH #1 o Colegio de Bachilleres Num. 1

Otro aspecto que controla la consistencia es que si se hace referencia a un dato de un registroque se supone debe existir previamente en otra tabla, en realidad exista.

Es decir, suponga que va a registrar el pedido de un cliente, entre los datos que debe guardar esta la identificación del cliente que hizo el pedido, en este caso la consistencia verifica que elcliente del que se hace referencia este ya capturado en la tabla de clientes, de no ser así el datoes inválido.

3) Integridad, los datos que se capturen en un campo deben cumplir con un rango devalores aceptables.

Por ejemplo, en el campo de sexo, solo debe aceptar una de las letras F o M4) Compartimiento de los datos, se pueden compartir datos entre tablas y entre bases de

datos. Que es la ventaja de trabajar con bases de datos relacionales.

5) Independencia, los datos son independientes del programa que los genera, se puedenexportar a otros programas como Excel, SAS, Word, etc.

6) Seguridad, existen medidas para proteger a los datos cuando hay un accesomultiusuarios o fallas eléctricas.

Sistema de Información

La integración de la base de datos y las herramientas para realizar la gestión de ella forma loque se conoce como un Sistema de Información, aunque el concepto es más amplio, puesabarca también a los usuarios y los equipos de cómputo que intervendrán en el proceso.

Los sistemas de información se crean ante una necesidad de almacenar y analizar datos que segeneran continuamente durante la realización de actividades productivas.

Fases para diseñar un Sistema de Información.

1. Definir el problema que se requiere solucionar (ubicarse en un contexto claro y biendefinido)

2. Levantamiento de información, esto es, conocer como se trabaja en esa actividad,

detallar todas las tareas que se realizan para detectar los datos que se generan y lainterrelación que exista entre ellos.

3. Propuestas de modificaciones en el proceso para generar los datos que sean necesarioso sugerir posibles mejoras que se hayan detectado, aquí se requiere la ayuda de unexperto sobre el área en que se está trabajando.

4. Diseño de la base de datos





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En base a que previamente se hizo el levantamiento de la información, se aplica latécnica de Modelamiento Entidad-Relación con los siguientes pasos:

a) Detectar entidades

b) Detectar los atributos

c) Definir el campo llave

d) Definir las relaciones

e) Aplicar la Normalización

5. Diseño de entradas y salidas de información del Sistema, crear un bosquejo sobre lamanera en que se van a estructurar las pantallas de captura y distribuir los datos, a lavez, de definir las consultas y los reportes impresos necesarios.

6. Implementación del sistema, utilizando un Sistema Manejador de Bases de Datos(DBMS) determinado se crean todas las estructuras de almacenamiento y lasherramientas pertinentes para su manejo. Utilizando Access como DBMS, se crean lastablas, las consultas, los formularios tanto para capturar los datos como para mostrar lainformación de las consultas, los informes y un formularios principal que hará lafunción de Menú de opciones para el usuario.

7. Implantación y pruebas del Sistema, en este punto se realiza una simulación delsistema funcionando, se capturan algunos registros y se trabaja con todas las opcionesque se hayan añadido al sistema, para detectar errores en el diseño o en elfuncionamiento y mejoras posibles, en esta parte es conveniente que el usuario finalintervenga, pues sus observaciones serán valiosas.

8. Puesta en marcha del Sistema, el sistema ya funcionando en la actividad para la cualfue diseñado.

Access: Sistema Manejador de Bases de DatosLos programas especializados para lograr un manejo eficiente y seguro de una base de

datos son conocidos como Sistemas Manejadores de Bases de Datos (DBMS), dentro de estacategoría existen varios programas comerciales como son: FoxPro, Paradox, Delphi, Dbase,Oracle, SQL y Access, todos estos programas tienen dos niveles de usuarios, los usuariosgenerales, son las personas que no tienen un profundo conocimiento sobre sistemas pero queutilizando todas las herramientas y asistentes que el programa brinda puede lograr un control

aceptable sobre su base de datos, y el segundo nivel es el de usuario avanzado, los cualesescribirán sus propias instrucciones a través del lenguaje de programación que el programaincluya, esto es para ocasiones en que el manejo de los datos requiera operaciones especialesque no estén incluidas en los menús o asistentes.

Nosotros usaremos el DBMS Access, el cual es un programa popular y de fácil manejocon una interfase amigable y que utiliza como lenguaje de programación Visual Basic.





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Elementos de Access

La manera en que Access controla la base de datos es a través de los siguientes 7 elementos:

Tablas.- lugar donde se almacenan los datos que describen a objetos similares.

Formularios.- pantallas o interfases que permiten acceder de manera personalizada los datosde las tablas.

Consultas.- son todas las indicaciones necesarias para obtener cierta información de las tablas.

Informes.- son los formatos de los reportes que serán impresos a partir de los datos arrojados por una consulta o directamente de una tabla.

Macros.- son una serie de instrucciones para el programa, agrupadas para ser accesadas através de una tecla o una sola instrucción.

Módulo.- conjunto de comandos o instrucciones de programación en Visual Basic pararealizar una tarea específica personalizada.

Página.- crea una hoja de tipo HTML para el acceso de las tablas a través del WEB.

Para iniciar una base de datos en Access

Después de haber hecho el diseño de la base de datos en papel, se crean las estructurasnecesarias para guardar los datos en la computadora desde un Sistema Manejador de Bases deDatos, en este caso el ACCESS XP, el cual forma parte del suite de OfficeXPPara iniciar a trabajar en Access el primer paso es crear una base de datos nueva, donde seindicará el nombre y el lugar de almacenamiento requerido.





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El siguiente paso es crear las tablas correspondientes a las entidades detectadas.Cuando se crean las tablas lo que se hace es la estructura o el formato donde serán guardadoslos datos, aunque en un DBMS la palabra formato tiene un alcance más amplio, ya que es en

esta etapa donde se ponen los controles, que afectarán a los datos que se van a capturar,necesarios para lograr las ventajas de integridad y consistencia que antes se mencionaron.

Existen 3 maneras de crear tablas, nosotros nos concentraremos en la opción de Crear

desde Vista de Diseño de la tabla, pues es aquí donde se pueden acceder todas lasherramientas que provee ACCESS para controlar los datos que serán guardados en los camposy poner restricciones que previamente se hayan detectado durante el diseño de la base dedatos.





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Cuando se crea la estructura de la tabla se debe definir y configurar cada uno de loscampos, a esto se le llama diseño de la tabla, o sea la estructura donde serán guardados losdatos, se deben seguir una serie de pasos para cada campo o atributo detectado.

Los pasos para definir la estructura de la tabla son los siguientes:

1º. Ponerle un nombre al campo. El cual como máximo puede tener 64 caracteres, no debe

iniciar con espacios ni contener el punto ni parentesis, como por ejemplo Nom. de la empresa,también se recomienda que los nombres de los campos sean cortos, principalmenteabreviaciones, ya que para cálculos futuros se debe hacer referencia al campo respecto a sunombre, y que no contengan espacios entre las palabras para cuestiones de compatibilidad conotros Sistemas Manejadores de Bases de datos





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2º. Indicar el tipo de datos con el que se va a trabajar en ese campo.

El tipo texto se utiliza en casos donde el dato contenga letras y/o números, símbolosespeciales y/o espacios, pero con un tamaño limitado de hasta 255 caracteres. Ejemplo: Nombre, Dirección, Ciudad, etc.

El tipo memo, se utiliza en casos donde se requiere guardar un texto con longitud mayor a los255 caracteres o donde se requiera separar el dato en párrafos, por ejemplo un campo paraobservaciones generales, descripción de algo o un historial médico, para los cuales nosabemos con exactitud el espacio que se necesita para almacenar el dato, además de que serequiere utilizar el punto y aparte.

El tipo número será para campos donde se precise realizar cálculos numéricos posteriores,este tipo de campo utiliza el procesador matemático para lograr una mayor precisión en suscálculos. El tamaño del campo dependerá del dato que se espere guardar, para casos dondesolo se trabaje con números enteros (no fracciones) existen los tamaños de:

Nombre Valor mínimo Valor máximo Bytes ocupados Lugares

decimales

Byte 0 255 1 0

Entero -32.768 32.767 2 0

entero largo -2.147.483.648 2.147.483.647 4 0

Por otra parte, para datos donde se requieran fracciones existen los tamaños de:

Nombre Valor mínimo que

almacena

Valor máximo que almacena Bytes

ocupados

Lugares

decimales

Simple -3,402823E381,401298E-45

-1,401298E-453,402823E38

4 7

Doble -1,79769313486231E308 4,94065645841247E-324 8 15





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1,79769313486231E308 4,94065645841247E-324

Decimal -10^28-1 10^28-1 12 28

Los tamaños más comúnmente usados son el entero largo y el decimal dependiendo del caso.Ejemplos: número de partos (byte), circunferencia de un árbol (simple), Número de páginas de

un libro (entero), etc.

El tipo Fecha/Hora se utiliza cuando el campo esta representando una fecha y en ocasionestambién se necesita almacenar la hora, en este tipo de campo el tamaño es fijo. Ejemplo Fechade nacimiento, fecha de registro, Hora del parto, etc.

El tipo moneda trabaja con 2 lugares decimales, se utiliza principalmente para campos querepresentan dinero aunque no exclusivamente ya que se recomienda utilizar en campos donde

no se requiera mucha precisión decimal en los cálculos y que estén involucrados en una

cantidad exhaustiva de operaciones matemáticas, pues este tipo trabaja a mayor velocidad quelos tipo numéricos con tamaño doble o simple. El formato del campo se puede controlar paraque no añada el símbolo $ en los casos que no se requiera. Ejemplo costo, precio, peso al

nacer, etc.

El tipo autonumérico es útil en los casos en que se requiere un campo para trabajar comocampo llave y que no se necesita tener el control sobre el dato que se va a guardar. Este tipoautonumérico pone de manera autónoma un número secuencial según el número de registrosque se han capturado en la tabla (no importa si actualmente existen o fueron borrados de latabla), asegurando con esto que este campo siempre tendrá un valor diferente al de los demásregistros. Ejemplo id_cliente, id_carro, etc.

El tipo Sí/No trabaja para casos en que sólo se puede tener uno de estos dos valores comorespuesta, por ejemplo: Soltero? Sí o No, Hembra?, Baja?, etc.

El tipo Objeto Ole es muy importante en la actualidad donde la comunicación es principalmente visual, este tipo permite que imágenes, sonidos o archivos generados en algunaaplicación compatible con Microsoft Office, se pueda relacionar con un registro a través de uncampo. Ejemplo: Foto de la persona, Canto de una pájaro, Un registro oficial escaneado, etc.

El tipo Hipervínculo es para cuando el dato que se va a guardar se refiere a una dirección deWEB, dirección de correo o una liga a un punto específico de un documento u hojaelectrónica. La manera de hacer la liga a una parte específica de un documento cuando seestán capturando los datos en la tabla es la siguiente: abra el documento y la tabla a la vez,acomode las ventanas de tal manera que pueda observar los dos programas al mismo tiempo,abra la tabla en vista de datos, seleccione el texto del documento donde se quiere hacer la liga

y presionando la tecla de Control (Ctrl) arrastre el texto al campo tipo hipervínculo del

registro que le corresponde.





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Por último el asistente para búsquedas, es para campos que requieren una búsquedaya sea en una tabla o en una lista de valores que desde el diseño se define, para verificar si eldato capturado es el correcto, esto es sumamente útil para el control de consistencia de los

datos





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La primera opción de una búsqueda:

se utiliza principalmente cuando un campo de la tabla es común con un campo de una tabla primaria, es decir, con una tabla donde se tiene una relación de uno a muchos o de uno a uno,en este caso es imprescindible que el valor que se capture en el campo exista previamente enalgún registro de la tabla primaria, también se utiliza en tablas adicionales que se crean cuandose aplica la segunda forma normal, la cual indica que en los casos en que existan campos enuna tabla que en realidad describan a un objeto diferente se recomienda guardarlos en unatabla adicional o en casos en que los valores de un campo sean muy repetitivos (como lafamilia de una planta en un inventario de plantas) y no se quiera limitar a un grupo de valores predefinidos es mejor crear una tabla adicional donde solo se guarde ese campo y el usuarioalimente la tabla con todos los valores que requiera.

La segunda opción en una búsqueda:

se utiliza cuando un campo tiene valores bien definidos y que se quieren mostrar al usuario através de un menú de despliegue, la ventaja de esto es que el usuario no tiene que escribir elvalor completo pues con las primeras letras automáticamente se van localizando los valores enla lista o también lo puede seleccionar con el mouse. La limitante que la lista de valoresquedan fijos a los que el diseñador haya definido desde la estructura de la tabla, muy común





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en campos como: tamaño (grande, mediano, chico), estado (sólido, líquido, gaseoso), color dehoja (verde, amarillo, naranja), etc.

Menú de despliegue

Desde el asistente para búsquedas se hace todo a través de un asistente sin tener queconfigurar las opciones de manera manual a excepción de la opción de “limitar a la lista” lacual permite poner un candado a los datos válidos para el campo.





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Hasta este momento el campo ya puede recibir datos, limitados solo por el tipo dedatos que se haya definido, pero cuando se va a realizar una captura exhaustiva de datos o quela captura se deberá realizar sistemáticamente en un periodo grande de tiempo esrecomendable invertir tiempo en el diseño del campo que nos evitará problemas y dolores decabeza ocasionados por errores en la captura de los datos. Se debe tener en cuenta que loscontroles que se pongan al campo desde el diseño de la tabla, siempre van a estar presentes enese campo sin importar si se esta trabajando desde la tabla en vista de datos, los formularios olas consultas. En ocasiones es recomendable que algunos controles se definan desde el

formulario para personalizar el campo según los requerimientos de la tarea que se esté

refiriendo.

Para configurar un campo desde la vista de diseño de la tabla se hace con laspropiedades del campo, las cuales se accesan a través de las 2 fichas que se muestran en la parte inferior de la ventana de diseño.

Ficha General3º. El tamaño ya se mencionó con los tipos de datos, pues el tamaño depende del tipo de datoque se defina.

4º. Formato, aquí se especifica la manera en que se quiere que se muestren los datos en losformularios o los reportes. Se controla el color y algunas cosas del texto como si se muestra enmayúsculas o minúsculas. No es recomendable poner controles aquí pues es más sencillohacerlos a través del formulario o los informes.

5º. Máscara de entrada es una ayuda importante en la captura del dato ya que estandariza lamanera en que se forma el dato y se guarda en la tabla, es decir, con una máscara se puedehacer que el dato para todos los registros siempre se guarde en mayúsculas, minúsculas o unacombinación de éstas, también se pueden añadir caracteres constantes al dato que se esta





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capturando, por ejemplo en un campo que guarde un código de un artículo y sea necesario quetodos los códigos inicien con las letras WK se pone una máscara y así el usuario ya no tendráque escribir estas 2 letras constantes, también permite controlar la secuencia de letras ynúmeros con los que se formarán los datos del campo.

Las máscaras de entrada contiene 3 secciones, aunque la única indispensable es la primera la cual trabaja con una serie de caracteres especiales que permiten indicarle al programa como se debe de formar el dato que se va a capturar. La sintaxis de una máscara esla siguiente:

Sección primera; Sección segunda; Sección tercera

Sección Descripción

Primera Especifica la máscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para ver una lista de los caracteres que puede utilizar para definir la máscara de entrada, vea la tabla siguiente.

Segunda Especifica si Microsoft Access almacena los caracteres devisualización literales en la tabla al introducir datos. Si utiliza 0 paraesta sección, todos los caracteres de visualización literales (por ejemplo, el paréntesis de una máscara de entrada de un número deteléfono) se almacenan con el valor; si introduce 1 o deja esta secciónen blanco, sólo se almacenan los caracteres introducidos en el control.

Tercera Especifica el carácter que Microsoft Access muestra para el espacio enel que el usuario debe escribir un carácter en la máscara de entrada.Para esta sección, puede utilizar cualquier carácter; para mostrar unacadena en blanco, utilice un espacio entre comillas (" ").

Caracteres especiales que se utilizan en una máscara:

Carácter Descripción

0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [-] no permitidos).

9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos).

# Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los

datos; signos más y menos permitidos).L Letra (A a Z, entrada obligatoria).

? Letra (A a Z, entrada opcional).

A Letra o dígito (entrada obligatoria).

a Letra o dígito (entrada opcional).

& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).





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C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).

. , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de millares, fecha y hora.(Los caracteres utilizados dependen de los valores del cuadro dediálogo Propiedades de Configuración regional en el Panel de

control de Windows).

< Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.

> Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.

! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, enlugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidosen la máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada.

\ Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo como A).

En las máscaras es necesario señalar para cada espacio, que determina el tamaño delcampo, que se espera recibir. Por ejemplo: el código de un artículo que esta formado por 4letras, donde las dos primeras son WK, seguidas de 4 números opcionales. Para este caso eltipo del campo es texto, tamaño 8 pues las dos letras constantes se van a guardar como partedel dato. La máscara correspondiente es:

a las letras WK el programa las enmarcará ente comillas, quedando la máscara como:“WK”LL0099;0;” “

Otro ejemplo es cuando se requiere guardar el nombre de un perro, y para estandarizar que siempre esté capturado con la primera letra en mayúsculas y las demás en minúsculas se

pone una máscara, el tamaño del campo será 15 y la máscara es: >L<??????????????, elcarácter L nos asegura que el dato no va a iniciar con espacio sino con una letra que será laque se convierta a mayúsculas, los demás caracteres son letras opcionales pues no podemosobligar que todos los perros tengan un nombre de 15 letras.

Más ejemplos:

Campo Lo que se va a controlar Máscara requerida

Placas Formada por 3 letras 4 números y dos letras >LLL000aa


W K L L 0 0 9 9

Tamaño 8

; 0;“ ”

Indica que se guarden lasconstantes WK

Indica que se muestrenespacios en los lugaresvacíos al momento decapturar el dato




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o números opcionales, todo en mayúsculas

RFC 4 letras, 6 números, un guión, 2 letras onumeros opcionales y un número opcional,todo en mayúsculas

>LLLL000000-aa9;0

Dirección máximo 20 caracteres en minúsculas <CCCCCCCCCCCCCCCCCCCC

Peso Son 2 enteros y 3 fracciones opcionales 99.999

Las máscaras son muy útiles y trabajan como una plantilla para controlar la secuencias deletras, números o símbolos especiales que forman el dato pero NO controla cuales letras onúmeros deben ser, para eso se utiliza la regla de validación.

6º. Título, es para escribir el nombre largo del campo, tal como se escriba en el título serácomo se muestre el campo en un formulario o un informe pues no es conveniente que la persona que va a capturar los datos vea abreviaturas para hacer referencia al campo.

7º. Valor predeterminado. Cuando en una tabla existe un valor que es muy frecuente para

ese campo, lo cual implica que al momento de capturar el registro el dato de ese campo se va aestar repitiendo continuamente en la mayoría de los registros, para evitar tener que escribir lomismo se pone ese dato como un valor predeterminado, lo cual implica que al momento deagregar un nuevo registro el campo toma este valor por default y si es otro dato simplementese sobreescribe.

Ejemplo: En un inventario de equipo de cómputo es necesario guardar el tipo de equipo(computadora, impresora, escanner, etc.) como casi todo lo que se registre seráncomputadoras el valor predeterminado que se indique en el campo de tipo es “Computadora”.

8º. Regla de Validación. Cuando se necesita controlar el valor del dato que se va a capturar en el campo comparando dicho valor con los datos que se determinaron como válidos en elmomento del diseño se utiliza una regla de validación, la cual se basa en expresiones lógicas.

Expresiones lógicas

Son las que permiten indicar una condición que se debe cumplir sobre uno o varios campos,evaluándose y regresando un Verdadero si se cumple la condición o un Falso si se rechaza.

Se utilizan en la estructura de la tabla a través de la regla de validación del campo y la regla devalidación de la tabla.

También su uso es extenso en las consultas y eventualmente en los formularios o informes.





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Sintaxis de una expresión lógica

Ejemplos:Peso al nacer de un becerro, no debe ser mayor de 42 Kgs ni menor de 25 Kgs

PesoNac Entre 25 y 42

La fecha de nacimiento no debe ser después de la fecha actual


CampoOperador decomparación Expresión

Constante:”Rojo”,123,

#15/03/2003#Función: Fecha(), Año([fecha])Un cálculo: Fecha()-230Otro campo: [F_Nac]

>,<,>=,<=,=,<>, Entre ___Y ___, Como

Nota importante: En reglas de validación para un campo NO se puede comparar elcampo con otro campo, de ser esto necesario se debe de hacer desde la regla de validacióndel registro (Propiedades de la tabla, en vista de diseño), también se omite el nombre delcampo en cuestión, pues la regla de validación del campo implica que ya se está haciendo

referencia al mismo.




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FechaNac <=fecha()

La edad del animal al momento de registrarse debe ser máxima de 15 díasFechaNac >= fecha()-15

Cuando se tienen varias condiciones que cumplir en un campo, éstas deben de unirse con unoperador lógico, la intersección Y, el cual obliga que las dos condiciones se cumplan paraaceptar el dato y la unión O, que permite el dato siempre y cuando se cumpla al menos una delas dos condiciones.

Ejemplos de expresiones lógicas

Para la raza de una vaca solo acepta razas Charolais, Limousin y Brangus

Raza “Charolais” O “Limousin” O “Brangus”

El animal debe destetarse con mínimo de 180 días de edad y pesar más de 100 Kgs

[Fdestete] > [Fnac]+180 Y [Pdestete] > 100

Ejemplos de expresiones con campos tipo texto y fecha/Hora utilizando constantes

Campo Expresión Descripción

CiudadEnvío "Londres" Muestra los pedidos enviados a Londres.

CiudadEnvío "Londres" O "Hedge End" Utiliza el operador O (Or) para mostrar los pedidos enviados a Londres o aHedge End.

FechaEnvío Entre #5-Ene-95# Y #10-Ene-95# Utiliza el operador Entre...Y(Between...And) para mostrar lospedidos enviados no antes del 5-Ene-95ni después del 10-Ene-95.

FechaEnvío #2/2/95# Muestra los pedidos enviados el 2-Feb-95.

PaísEnvío En("Canadá", "Reino Unido") Utiliza el operador En (In) para mostrar los pedidos enviados a Canadá o al

Reino Unido.

PaísEnvio Negado "EE.UU." Utiliza el operador Negado (Not) paramostrar los pedidos enviados a paísesdistintos de EE.UU.

NombreEnvío Como "S*" Muestra los pedidos enviados a losclientes cuyo nombre empieza por S.

NombreCompañía >="N" Muestra los pedidos enviados acompañías cuyo nombre comienza por


http://hhobj_1.click%28%29/















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las letras N a Z.

IdPedido Der([IdPedido], 2)="99" Utiliza la función Der (Right) paramostrar los pedidos con valores deIdPedido que terminan en 99.

NombreCompañía Longitud([NombreCompañía])>Val(30) Utiliza las funciones Longitud (Len) yVal (Val) para mostrar los pedidos de lascompañías cuyo nombre tiene más de30 caracteres

Ejemplos de expresiones que calculan o manipulan fechas y a continuación usan el resultadocomo criterio


FechaRequerida Entre Fecha( ) Y AgregFecha("m", 3,Fecha( ))

Utiliza el operador Entre...Y(Between...And) y las funcionesAgregFecha (DateAdd) y Fecha(Date) para mostrar pedidos cuya

fecha requerida está entre el día dehoy y dentro de tres meses.

FechaPedido < Fecha( )- 30 Utiliza la función Fecha (Date) paramostrar los pedidos con unaantigüedad de más de 30 días.

FechaPedido Año([FechaPedido])=1996 Utiliza la función Año (Year) paramostrar los pedidos con fechas deentrega en 1996.

FechaPedido ParcFecha("q", [FechaPedido])=4 Utiliza la función ParcFecha(DatePart) para mostrar los pedidosdel cuarto trimestre.

FechaPedido SerieFecha(Año([FechaPedido]),Mes([FechaPedido])+1, 1)-1

Utiliza las funciones SerieFecha(DateSerial), Año (Year) y Mes(Month) para mostrar los pedidos delúltimo día de cada mes.

FechaPedido Año([FechaPedido])=Año(Ahora()) Y Mes([FechaPedido])=Mes(Ahora())

Utiliza las funciones Año (Year) y Mes(Month) y el operador Y (And) paramostrar los pedidos del año y el mesactual.

Ejemplos de expresiones que usan un valor de campo vacío (Null o cadena de longitud cero)como criterio


RegiónEnvío Es Nulo Muestra los pedidos de los clientes cuyo campoRegiónEnvío es Null (está vacío).

RegiónEnvío No es Nulo Muestra los pedidos de los clientes cuyo campoRegiónEnvío contiene un valor.

Fax " " Muestra los pedidos de los clientes que no tienen unamáquina de fax, lo que se indica mediante un valor decadena de longitud cero en el campo Fax en lugar de unvalor Null (vacío).














































23

Ejemplos de expresiones que usan parte del valor de un campo como criterio

Campo Expresión Muestra

NombreDestinatario Como "S*" Pedidos enviados a los clientes cuyos nombresempiezan por la letra S.

NombreDestinatario Como "*Importaciones" Pedidos enviados a los clientes cuyos nombresterminan por la palabra "Importaciones".

NombreDestinatario Como "[A-D]*" Pedidos enviados a los clientes cuyos nombresempiezan de la A a la D.

NombreDestinatario Como "*ar*" Pedidos enviados a los clientes cuyos nombresincluyen la secuencia de letras "ar".

NombreDestinatario Como "Casa Dewe?" Pedidos enviados al cliente con "Casa" comoprimera parte del nombre y un segundo nombre de5 letras, de las cuales las cuatro primeras son"Dewe" y la última se desconoce.

Ejemplos de expresiones que usan el resultado de una función de agregado de dominio comocriterio


Carga >(DDesvEst("[Carga]", "Pedidos") +DProm("[Carga]", "Pedidos"))

Utiliza las funciones DProm (DAvg) yDDesvEst (DStDev) para mostrar todoslos pedidos para los que el coste de cargaqueda por encima de la media más ladesviación estándar del coste de carga.

Cantidad >DProm("[Cantidad]", "Detalles de pedidos") Utiliza la función DProm (DAvg) paramostrar los productos pedidos encantidades superiores a la cantidad depedido media.

Lo anteriormente expuesto se puede resumir en el cuadro que a continuación se muestra, ahí seindica el significado de cada una de las propiedades del campo, tanto generales como de búsqueda.

Respecto a las búsquedas, aun cuando puede utilizar el asistente para realizarlas, también lo puede hacer a través de la ficha de búsqueda que se muestra en las propiedades del campo, siutiliza el asistente, éste se encarga de llenar los datos que se requieren, pero desde la ficha de búsqueda se pueden modificar las opciones inicialmente indicadas agregando mas campos,cambiando el campo dependiente o modificando el ancho de la columna, lo que sí es

importante es que desde esta ficha se determina la propiedad de Limitar a la Lista, lo cual no permite el asistente.










Curso de Bases de datos de la Facultad de Zootecnia, UACH 24

Cuadro de Propiedades del Campo

Propiedades Generales Propiedades de Búsqueda

Tamaño Control de

Origen

Como se muestra

la lista en elformulario

Cuadro de texto

Cuadro de listaCuadro Combinado

Formato El cómo se muestrael dato

Tipo de origen dela fila

De dónde se vana tomar losvalores

Tabla/ConsultaLista de Valores

Máscara deEntrada

Controla lasecuencia decaracteres queforman el dato

Origen de la fila Cuales valoresforman la lista

SELECT [campo1],[Campo2] FROM[Tabla];Dato1;dato2;..

Título Substituye elnombre del campoen los formularios einformes

Columnadependiente

De cual columnase toma el valorque se seleccione

Valor

Predeterminado

Dato que toma este

campo en unregistro nuevo

Número de

Columnas

En cuantas

columnas sedistribuyen losdatos

Regla deValidación

Condiciona el datoutilizandoexpresiones lógicas

Ancho deColumnas

Espacio parac/columnaseparado por ;

3cms;4cms

Texto deValidación

Texto libre queindica en queconsiste la RV

Limitar a la lista Solo acepta datosque estén en lalista

Requerido Obliga la captura





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Campo llave o Campo principalPara finalizar se debe señalar el campo que se utilizará como llave o principal, utilizando yasea la barra de herramienta principal con el icono

o a través del menú que aparece al presionar el botón derecho del mouse

Si al marcar el campo como campo llave aparece el siguiente error:

Nos indica que la tabla tiene capturados datos y alguno o algunos de los registros tiene elcampo que se esta indicando como llave sin un valor capturado, lo cual no es permitido, para





26

solucionar esto, debe desmarcar el campo como llave, salvar la estructura y cambiarse a lavista de datos para eliminar el registro o capturar el valor que corresponde en el campo quevamos a requerir como llave.

Otro error que puede ocurrir es

lo cual nos indica que ya se habían capturado datos en la tabla antes de señalar el campo llavey durante la captura se hicieron dos o mas registros con el mismo valor en el campo quequeremos trabajar como llave. Primero debe corregir el dato antes de hacer la modificación enla estructura.

Herramientas de Access para obtener las ventajas de unDBMS

Es a través de las propiedades de los campos y de la tabla como se logra obtener laConsistencia e Integridad, que se mencionaron como ventajas de utilizar un SistemaManejador de Bases de Datos.

• La consistencia se tendrá utilizando las búsquedas tanto en tablas adicionales como enlistas de valores y las máscaras de entrada.

• La integridad de los datos se controlará con definir correctamente el tipo de datos, las búsquedas en listas de valores definiendo que se limite a la lista y principalmente con lasreglas de Validación.

• El compartir de los datos es utilizando la opción de copiar – pegar o a través de lasconsultas de creación de tablas o de anexar datos, también esta la opción de importar o

exportar presente en el menú de opciones del botón derecho del mouse.

• La independencia de los datos se obtiene con la opción de exportar la tabla, que semuestra en el submenú de Archivo del menú principal, o con el menú que se despliega al presionar el botón derecho del mouse cuando se tiene seleccionada una tabla.





27

Desde este menú de opciones, se puede cambiar el nombre a la tabla, sacar una copia en otratabla que se guarda en la misma base de datos, imprimir el listado de los registros sin unformato determinado, etc.





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Consultas

Como ya se ha hablado, los datos guardados en las diversas tablas de la base de datos se

convierten en información hasta en el momento en que son útiles y significativos para elusuario, quien los requiere para tomar alguna decisión específica.

Para obtener información es necesario en primer término tener alimentadas las tablas con losdatos y posteriormente manejar los datos según lo que se requiera.

Access brinda una potente herramienta llamada Consultas para obtener información y algomás, a través de consultas podemos:

Compartir datos entre tablas: combinando campos de varias tablas, compartiendogrupos de registros entre dos tablas o creando nuevas tablas a partir de las yaexistentes.

Filtrar campos, trabajando solo con los campos de nuestro interes

Filtrar registros, ya sea por posición en la lista de registros a partir del primer registroque se observe en el resultado de la consulta o por valores que tengan en los campos

Calcular formulas para cada uno de los registros a partir de los datos que están en suscampos o clasificando los registros por alguna característica común para posteriormente hacer cálculos sobre el grupos de registros.

Ordenar los datos

Clasificar por una o varias características comunes entre los registros

Anexar datos de una tabla a otra

Eliminar un conjunto de registros definidos por una o varias opciones

Crear una tabla con datos específicos de otra tabla.

Reemplazar un valor de un campo por otro valor de forma selectiva

Hacer filtros dinámicos donde el usuario personaliza los filtros según sus necesidades

Tipos de Consultas

Existen 6 tipos de consultas:





29

Las consultas de selección son las más utilizadas, pues son las que muestran informaciónespecífica en la pantalla y a partir de ellas puede crear formularios e informes.

A excepción de la consulta de tabla de referencias cruzadas, el resto de las consultas se

utilizan para afectar directamente a los datos de las tablas por eso se les conocen comoconsultas de acción.

Diseño de la consulta

Al igual que las tablas, las consultas tienen dos vistas, una es vista de diseño dondeconfiguramos todo lo necesario para obtener los datos requeridos y la otra es cuando laconsulta ya esta creada y se ejecuta para obtener los resultados cada vez que se requieran.

Para crear una consulta existen dos opciones: una es con el asistente, el cual permiteseleccionar las tablas o consultas previas y los campos con los que se va a trabajar y la otra esdesde vista de diseño que es donde se tiene el control total sobre todos los elementos de la

consulta.

Nosotros usaremos la opción de crear laconsulta en vista de diseño.





30

En vista de diseño la pantalla se separa en dos partes, como se muestra en la figura

Claro que las tablas o consultas deben estar relacionadas o tener algo en común para que seestablezca una relación dentro de la consulta.

La barra principal de herramientas para el diseño de la consulta tiene los siguientes elementos

Cuando inicia la creación de la consulta usted debe seleccionar las tablas o consultas que seránel origen de los datos y posteriormente pasar los campos con los que va trabajar a lascolumnas que se muestran en la parte inferior de la pantalla. Para hacer esto solo presionedoble clic del ratón sobre el campo requerido.Los elementos que forman parte de las columnas son:


Aquí semuestran las

tablas oconsultas conlas que va atrabajar

Los campos queformarán laconsulta,seleccionados delas tablas condoble clic




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Compartir datos de varias tablas o consultas

Las tablas deben tener campos comunes para poder compartir campos entre ellas, simplemente pasa los campos que necesita a las columnas.Lo mismo es para los filtros de campos.

Ordenar en Ascendente o Descendente

Los registros se pueden mostrar ordenados respecto a uno o varios campos, seleccionando demanera individual cual es el orden que le corresponde a cada uno, el orden se realizara a partir del campo señalado que este más a la izquierda, terminando con el campo que esté en elextremo derecho.

Se utilizan varios campos cuando se considera que varios registros pueden tener repeticionesen el mismo campo y es necesario otra u otras referencias de ordenación.

Filtros de registros

Por posición en el listadoConsiderando la lista de registros resultado de la consulta se puede limitar a que se muestrensolo un cierto número de registros a partir del primer registro de la lista.Esto se hace desde la vista de diseño en la barra de herramientas con el siguiente icono

Por valor en sus campos

Usted puede condicionar los registros con los cuales va a trabajar a partir de restriccionessobre los valores posibles guardados en los campos. Esto se hace a través de expresioneslógicas.


Aunque cuenta con valores predeterminados,se personalizar el dato

Primero ordena por país




32

Como se mencionó en el diseño de la tabla las expresiones lógicas consisten en lacomparación de un campo con un dato, donde se regresa un valor verdadero si se cumple lacondición o de lo contrario regresa un valor negativo.

Cuando usted escribe un valor constante en el criterio el programa delimita ese valor según eltipo de dato que corresponda.

Constantes tipo texto:

“Alberto” , “Alemania”, “Samaniego #2345”

Constantes tipo fecha:

#25/02/2001#, #13/03/2003#, #31/12/2003#

Constantes tipo número:

123, 34.5, 45678.567

Ejemplos de campos:[FechaNacimiento], [Nombre], [Peso al Nacer]

Solicitud de un dato al usuario de la consulta

(recuerda que eres el diseñador)

Cuando se quiere hacer una consulta abierta, es decir, que no trabaje con datos fijos oconstantes, sino con los que indique la persona que esta ejecutando la consulta se hace una


CampoOperador decomparación Expresión

Constante:”Rojo”,123,#15/03/2003#

Función: Fecha(),Año([fecha])

Un cálculo: Fecha()-230

Otro campo: [F_Nac]>,<,>=,<=,=,<>,Entre ___Y ___, Como

Como el nombre del campo ya esta indicado no esnecesario escribirlo en la expresión lógica




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solicitud del dato en lugar de escribir el valor fijo desde el diseño de la consulta, para esto sereemplaza el valor fijo por una pregunta que se le hará al usuario escrita entre corchetes.Debe tener cuidado de que el texto que escriba dentro de los corchetes NO coincida con elnombre de un campo, pues esto indicaría que tome el valor del campo.

Ejemplos:

Trabajando con constantes Trabajando con una solicitud de dato

“Alemania” [De cual país quiere los pedidos?]

>45.50 >[Mayor de cual precio?]

Como “B*” Como [Con cual letra inicia?]+”*”

El signo + o & son de concatenación en datos tipo texto, es decir, sirven para unir variostextos en uno solo

Operadores de comparación:

> Mayor que< Menor que

>= Mayor o igual

<= Menor o igual

<> Diferente

Entre Vmín y Vmáx Controla rangos entre un valor mínimo y un valor máximo

= Busca valores que sean exactamente iguales a la expresión delcriterio

Como Se utiliza para encontrar solo partes de texto en un campo tipo texto,

trabaja en conjunto con los comodines * y ?, donde el * significaque substituye o ignora un grupo de caracteres y el ? solo ignora elcaracter de la posición donde se ubique.

Ejemplos del operador Como

Como “A*” busca todo lo que inicia en A

Como “*on” busca todo lo que finaliza en on

Como “*on*” busca todo lo que contenga la combinación on sin importar la posición

Como “?a*” busca todo lo que la segunda letra sea una a

también funciona para campos tipo fecha

Como “*03” Busca todas las fechas que el año terminan en 03

Como “*/03/* Busca todas las fechas que el mes es de marzo

Como “03*” Busca todas las fechas que el día es 3





34

Para formar la expresión de comparación puede utilizar el generador de expresiones.

Desde esta ventana puede accesar las funciones incorporadas y los campos de las tablas delsistema.

A continuación se muestra un cuadro con las funciones más comunes escritas con la versión

en español, considere que un registro tiene en su campo FechaNacimiento el valor de11/02/1968 y en el campo Nombre el valor de Soraya, para trabajar con el ejemplo.

Nombre de la función EjemploValor que

regresa

Ahora() Ahora() La fecha de lacomputadora

HoraActual() HoraActual() La hora de la


De aquí selecciona loscampos




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computadora

Año([campo o dato tipo

fecha])

Año(#16/10/2003#)

Año([FechaNacimiento])

2003

1968

Mes([campo o dato tipo

fecha])

Mes(#16/10/2003#)

Mes([FechaNacimiento])

10

02

Día([campo o dato tipo

fecha])

Día(#16/10/2003#)

Día([FechaNacimiento])

16

8

DíaSemana([campo o dato

tipo fecha])

DíaSemana(#16/10/2003#)

DíaSemana([FechaNacimiento])

5

1

NombreDíadelaSemana( # de

día del 1 al 7)

NombreDíaSemana(5)

NombreDíaSemana(DíaSemana([FechaNacimiento]))

Jueves

Domingo

Izq(texto,# de letras) Izq(“Alonso”,2)

Izq([Nombre],4)

Al

Sora

Der(texto,# de letras) Der(“Alonso”,2)Der([Nombre],4)

so

raya

También tiene los cuadros de ejemplos que se mostraron en el capítulo de Tablas enexpresiones lógicas.

Campos calculados

Según la tercera forma normal, ningún campo que pueda calcularse a partir de otro campodebe capturarse en el registro, por lo tanto es en consultas donde podemos obtener este tipo decampos que en ocasiones son necesarios para presentarle información al usuario.

La sintaxis de un campo calculado es la siguiente:

Nombre del campo que se va a calcular: Cálculo que generará el nuevo dato

El campo calculado se escribe en una columna vacía de la consulta en el renglón de campo


Nuevo campo con el nombredía que muestra el día de lasemana a partir de la fecha denacimiento




36

Ejemplos:fecha_prox_parto: [Fpreñez]+210Edad: (fecha()-[FechaNacimiento])/365Incremento_diario: ([pesofinal]-[pesoinicial])/([fechafinal]-[Fechainicial])

Trabajando con grupos de Registros

Se pueden clasificar o agrupar los registros respecto a uno o varios campos con valorescomunes, para posteriormente realizar algunos cálculos con campos tipo número donde solointervengan los registros del grupo.

Por ejemplo si tuviera una tabla los artículos que ha vendido, es necesario saber cuantasunidades ha vendido por cada artículo diferente, o cuales artículos son los más solicitados auncuando el volumen de la venta no sea muy alto, en cual mes es cuando mas vende, etc.

Para accesar todas las opciones de totales o grupos es necesario que presione el icono quese muestra en la barra de herramientas del diseño de la consulta.

Los cálculos que puede realizar con los registros del grupo son:

suma, promedio, desviación estandar y varianza (solo trabajan para campos tipo número); ycuenta, mínimo, máximo, primero, último (para campos tipo número, texto y fecha), enrealidad el cálculo de cuenta no considera el campo señalado sino los registros del grupo.

La opción de agrupar por se aplican en los campos respecto a los cuales se formarán losgrupos, si son varios campos se agrupa considerando los campos de izquierda a derecha

La opción de dónde es para cuando se va a condicionar con cuales registros se quiere trabajar, pero no afecta las operaciones de los grupos ni se muestra el campo en el resultado de la tabla.

La opción expresión, es para campos calculados que impliquen una función de cálculo degrupo como Suma(), Promedio(), Var(), etc.





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La combinación de todos los elementos anteriormente expuestos hacen de Consultas una potente herramienta para obtener información a partir de las tablas, dichos elementosfuncionan en su totalidad en las consultas de selección, para los otros tipos de consultasexisten limitaciones considerando el tipo de tarea para la que fueron creadas.

Cuando se hace una consulta con campos calculados no se pueden poner criterios en el campoque se esta calculando, es necesario crear otra consulta basada en la consulta donde se hicieron

los campos calculados.

Podemos mezclar varias consultas para obtener resultados complejos. Normalmente a partir delas consultas se realizan gráficas, formularios e informes impresos.

Consultas de creación de tablas

Se utilizan para crear nuevas tablas a partir de los resultados de la consulta. Se utilizancomúnmente cuando se requiere pasar solo ciertos datos a una persona extraña y no queremosque tenga acceso a todos los datos almacenados, así se crean sus propias tablas que se puedenguardar en una base de datos diferente.


R e n gl ó n N

u e v o

Botón de grupos




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Consulta de datos anexados

Se utilizan cuando el resultado de la consulta se requiere añadir a los registros ya existentes enotra tabla





39

En el renglón de Anexar a se debe indicar el campo común o el campo que corresponda en latabla de destino con el campo de origen en la consulta. Es decir, en cual campo se van aguardar los datos de esa columna de la consulta.

Consulta de actualización

Se utiliza para reemplazar un dato de la tabla por uno nuevo, a partir de una serie decondiciones que se indiquen en la consulta.


Nuevo valor que será guardado




40

Consulta de Eliminación

Para borrar definitivamente un grupo de registros de una tabla a partir de una serie decondiciones que se deben cumplir previamente, cuando se ejecuta la consulta el programa brinda la opción al usuario de cancelar la operación, pero si se acepta los datos ya no se pueden recuperar.

Consulta de tablas de referencias cruzadas

Cuando se necesita que los diferentes valores que guarde un campo formen las columnas dedel resultado de la consulta y otro campo se considere para indicar los grupos de registros conlos que se efectuarán los cálculos que se permiten con la opción de totales, se requiere unaconsulta de referencia cruzada.

Comúnmente se utiliza cuando durante el diseño de la base de datos se aplicó la primera forma

normal inciso b, la cual menciona que no deben de existir 2 o mas campos que describan elmismo atributo (Examen1, examen2, examen 3, etc), mejor se crea una tabla que maneje unregistro para cada examen, cuando se requiere ver los datos con una presentación de una tablacon una columna por examen se crea una consulta de referencia cruzada.

Tabla con error en el diseño, pero que se muestra de forma sencilla para el usuario:

Matrícula Calificación Ex1 Calificación Ex2 Calificación Ex3

145678 65 75 84





41

345236 72 83 98

Manera correcta de organizar los datos aplicando la 1ª. Forma normal

Matrícula Calificación Examen

145678 65 1

145678 75 2

145678 84 3

345236 72 1

345236 83 2

345236 98 3

Tabla creada de la manera correcta, aun cuando para el usuario no sea tan sencillo interpretar la información

Si se utiliza una consulta de

Con el siguiente diseño





42

Se obtiene un resultado similar al primer planteamiento de la tabla, donde el usuario puededistinguir fácilmente los datos

En este tipo de consultas puede trabajar con varios encabezados de fila, pero solo unencabezado de columna.





Bases de Datos ............................................................................................................................ 1

La importancia de la información .................................................................................................. ..1

Diseño de la base de datos .................................................................................................................2

Diseño de las herramientas para accesar los datos .................................................................... .....5

Sistema de Información ...................................................................................................... ..... ..... ....6Fases para diseñar un Sistema de Información................................................................................................. 6

Access: Sistema Manejador de Bases de Datos ........................................................................ 7

Elementos de Access ..........................................................................................................................8

Para iniciar una base de datos en Access .........................................................................................8Los pasos para definir la estructura de la tabla son los siguientes: ................................................................10

Expresiones lógicas ..........................................................................................................................19Sintaxis de una expresión lógica .....................................................................................................................20Ejemplos de expresiones lógicas ....................................................................................................................21

Cuadro de Propiedades del Campo ...................................................................................... ........24Campo llave o Campo principal ...............................................................................................25

Herramientas de Access para obtener las ventajas de un DBMS ...........................................26

Consultas ...................................................................................................................................28

Tipos de Consultas .................................................................................................................... ......28

Diseño de la consulta ............................................................................................................... ..... ...29Compartir datos de varias tablas o consultas ................................................................................................. .31Ordenar en Ascendente o Descendente ..........................................................................................................31

Filtros de registros ...........................................................................................................................31Por posición en el listado ............................................................................................................................... .31Por valor en sus campos .................................................................................................................................31Constantes tipo texto: .....................................................................................................................................32Constantes tipo fecha: .....................................................................................................................................32Constantes tipo número: .................................................................................................................................32Ejemplos de campos: ......................................................................................................................................32Solicitud de un dato al usuario de la consulta .................................................................................................32Operadores de comparación: ......................................................................................................................... .33

Campos calculados ......................................................................................................................... .35

Trabajando con grupos de Registros ............................................................................................ .36

Consultas de creación de tablas ......................................................................................................37

Consulta de datos anexados ............................................................................................................38Consulta de actualización ................................................................................................... ..... ..... ..39

Consulta de Eliminación .................................................................................................................40

Consulta de tablas de referencias cruzadas ...................................................................................40





Universidad Autónoma deChihuahua

Facultad de Zootecnia

Apuntes para el curso de Bases de Datos

Elaborado por: M.C. Eneith Marisol Aguilar Palma

Marzo del 2004


Documents

Manual Access 1