COMPUTACION NOVENO AO 1 FUNDAMENTOS DE BASES DE DATOS Bases de datos Eltrminodebasesdedatosfuescuchadoporprimeravezen1963,enunsimposiocelebradoenCalifornia, Estados Unidos. Una base de datos se puede definir como un conjunto de informacin relacionada que se encuentra agrupada estructurada. Desdeelpuntodevistadelainformtica,labasededatosesunsistemaformadoporunconjuntodedatos almacenadosendiscosquepermitenelaccesodirectoaellosyunconjuntodeprogramasquemanipulenese conjunto de datos. Conceptos de bases de datos:

Es la coleccin de datos aparentes usados por el sistemade aplicaciones de una determinada empresa. Es un conjunto deinformacin relacionada que se encuentra agrupadaoestructurada. Un archivo por s mismo no constituye una base de datos, sino ms bien la forma en que est organizada la informacin es la que da origen a la base de datos. Coleccindedatosorganizadaparadarservicioamuchasaplicacionesalmismotiempoalcombinarlos datos de manera que aparezcan estar en una sola ubicacin Caractersticas de las bases de datos: Unabasededatoscontieneentidadesdeinformacinqueestnrelacionadasvaorganizacinyasociacin.La arquitecturalgicadeunabasededatossedefinemedianteunesquemaquerepresentalasdefinicionesdelas relacionesentrelasentidadesdeinformacin.Laarquitecturafsicadeunabasededatosdependedelaconfiguracindelhardwareresidente.Sinembargo,tantoelesquema(descripcinlgicacomolaorganizacin (descripcinfsica)debenadecuarseparasatisfacerlosrequerimientosfuncionalesydecomportamientoparael acceso al anlisis y creacin de informes. Ventajas en el uso de bases de datos: La utilizacin de bases de datos como plataforma para el desarrollo de Sistemas de Aplicacin en las Organizaciones se ha incrementado notablemente en los ltimos aos, se debe a las ventajas que ofrece su utilizacin, algunas de las cuales se comentarn a continuacin:

1.Globalizacindelainformacin:permitealosdiferentesusuariosconsiderarlainformacincomoun recurso corporativo que carece de dueos especficos. 2.Eliminacindeinformacininconsistente:siexistendosomsarchivosconlamismainformacin,los cambios que se hagan a stos debern hacerse a todas las copias del archivo de facturas. 3.Permite compartir informacin. 4.Permite mantener la integridad en la informacin: la integridad de la informacin es una de sus cualidades altamente deseable y tiene por objetivo que slo se almacena la informacin correcta. 5.Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es quizs el que ms ha ayudado a la rpida proliferacin del desarrollo de Sistemas de Bases de Datos. La independencia de datos implica un divorcio entre programas y datos. COLEGIO MARISTA DE ALAJUELA 2 SISTEMAS RELACIONALES Nuestroobjetodeestudiosernlossistemasrelacionales,estossonimportantesporqueofrecenmuchostiposde procesos de datos, como:

Simplicidad y generalidadFacilidad de uso para el usuario finalPerodos cortos de aprendizaje Consultas de informacin se especifican de forma sencilla. Lastablassonunmedioderepresentarlainformacindeunaformamscompactayesposibleaccederala informacin contenida en dos o ms tablas. Ms adelante explicaremos que son las tablas. Las bases de datos relacionales estn constituidas por una o ms tablas que contienen la informacin ordenada de una forma organizada. Cumplen las siguientes leyes bsicas:

Generalmente, contendrn muchas tablas.Una tabla slo contiene un nmero fijo de campos.El nombre de los campos de una tabla es distinto.Cada registro de la tabla es nico.El orden de los registros y de los campos no est determinado.Para cada campo existe un conjunto de valores posible.

Diseo de las bases de datos relacionales Elprimerpasoparacrearunabasededatos,esplanificareltipodeinformacinquesequierealmacenarenla misma, teniendo en cuenta dos aspectos:

Informacin disponibleInformacin que necesitamos La planificacin de la estructura de la base de datos, en particular de las tablas, es vital para la gestin efectiva de la misma. Eldiseodelaestructuradeunatablaconsisteenunadescripcindecadaunodeloscamposquecomponenel registro y los valores o datos que contendr cada uno de esos campos.

Loscampossonlosdistintostiposdedatosquecomponenlatabla,porejemplo:nombre,apellido,domicilio.La definicin de un campo requiere: el nombre del campo, el tipo de campo, el ancho del campo, etc.

Losregistrosconstituyenlainformacinquevacontenidaenloscamposdelatabla,porejemplo:elnombredel paciente,el apellido del paciente y ladireccin de este. Generalmente losdiferente tipos de camposquese pueden almacenar son los siguientes: Texto (caracteres), Numrico (nmeros), Fecha / Hora, Lgico (informaciones lgicas si/no, verdadero/falso, etc., imgenes. Elprincipalaspectoatenerencuentaduranteeldiseodeunatablaesdeterminarclaramenteloscampos necesarios, definirlos en forma adecuada con un nombre especificando su tipo y su longitud. COMPUTACION NOVENO AO 3 QU ES MICROSOFT ACCESS? Access esunabase de datos visual. Como todas las modernas basesdedatos que trabajanenel entorno Windows, puede manejarse ejecutando unos cuantos clics de mouse sobre la pantalla. Accesscontieneherramientasdediseoyprogramacinreservadasalosusuariosconmayorexperiencia,aunque incluyebasesdedatoslistasparaserusadas;estnpreparadasparatareasmuycomunes,quecualquierapuede realizar en un momento determinado. Ordenar libros, archivar documentacin, etc. OBJETOS DE LA BASE DE DATOS RELACIONALES Los principales objetos de las bases de datos son: 1.Tablas:unidaddondecrearemoselconjuntodedatosdenuestrabasededatos.Estosdatosestarn ordenados en columnas verticales. Aqu definiremos los campos y sus caractersticas. Ms adelante veremos qu es un campo. 2.Consultas:aqudefiniremoslaspreguntasqueformularemosalabasededatosconelfindeextraery presentar la informacin resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...) 3.Formulario:elementoenformadefichaquepermitelagestindelosdatosdeunaformamscmoday visiblemente ms atractiva. 4.Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos. 5.Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas. 6.Mdulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic CONCEPTOS BSICOS DE UNA BASE DE DATOS RELACIONAL Campo:unidadbsicadeunabasededatos.Uncampopuedeser,porejemplo,elnombredeunapersona.Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamacin o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripcin de un campo, permiteaclararinformacinreferidaalosnombresdelcampo.Eltipodecampo,permiteespecificareltipode informacin que cargaremos en dicho campo, esta puede ser:

Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255 Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres Numrico: para introducir nmeros Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora Moneda: para introducir datos en formato nmero y con el signo monetario Autonumrico: en este tipo de campo, Access numera automticamente el contenido S/No: campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un contenido del tipo S/No, Verdadero/Falso, etc.Objeto OLE: para introducir una foto, grfico, hoja de clculo, sonido, etc. Hipervnculo: podemos definir un enlace a una pgina Web COLEGIO MARISTA DE ALAJUELA 4 Asistente para bsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Registro:eselconjuntodeinformacinreferidaaunamismapersonauobjeto.Unregistrovendraaseralgoas como una ficha. Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera gil y organizada. Propiedades generales de los campos PROPIEDADDESCRIPCINTIPO DE CAMPO Tamao del campo Permite establecer la longitud mxima de un campo de texto numrico.Texto, numrico, contadorFormato Permitedeterminarlaaparienciade presentacindelosdatos,utilizandolos formatos predefinidos o nuestros propios formatosTodos, excepto OLE y MemoLugares decimales Permiteespecificarelnmerodecifras decimales para mostrar los nmeros.Numrico y monedaMscara de entrada Permite controlar y filtrar los caracteres o valores que los usuarios introducen en un controldecuadrodetexto,evitando errores y facilitando su escritura.Texto,numrico,fecha/hora, monedaTtulo Permitedefinirunaetiquetadecampo predeterminadaparaunformularioo informeTodosValor predeterminado Introduceenelcampounvalorcuando seagregannuevosregistros(long.Mx. 255 caracteres)Todos,exceptoOLEy contadorRegla de validacin Permiteescribirlacondicinquedeben satisfacerlosdatosintroducidosparaser aceptadosTodos,exceptoOLEy contadorTexto de validacin Defineeltextodelmensajequese visualizacuandolosdatosnocumplen lascondicionesenumeradasenlaregla de validacinTodos excepto OLE y contadorRequerido Permiteespecificarsiesnecesarioque exista un valor en un campo.Todos excepto contadorPermitir longitud cero Permiteespecificarsiunacadenade longitudcero("")esunaentradavlida para el campoTexto, memoIndexado Defineuncampocomondiceocampo clave.Texto,numrico,contador, fecha/hora. Access tiene una configuracin predeterminada para las propiedades de cada uno de los tipos de campo. Sin duda la msimportanteeseltamaodelcampo,yaqueestenospermitirhacerunaestimacindelespacioocupadopor nuestra base de datos en el disco duro. COMPUTACION NOVENO AO 5 INICIAR Y SALIR DE ACCESS ExistendiversasmanerasdeiniciarAccess,peroesimportantequeidentifiqueeliconoquerepresentaaesta aplicacin, el cual se muestra a continuacin: Para iniciar Access ejecute alguna de las siguientes acciones: En el Men de Inicio de Windows elija la opcin Programas y despus d clic en el icono de Si existe un icono de acceso directo a Access en el escritorio de Windows, d doble clic sobre ste. Al entrar a Access ver una pantalla similar a la siguiente: COLEGIO MARISTA DE ALAJUELA 6 En este momento el panel de tareas tiene varias opciones: 1.Archivos: Muestra el cuadro de dilogo Abrir archivo, en donde puede seleccionar un archivo para abrirlo. 2.Base de datos en blanco: Abre un nuevo archivo en blanco en el que empezar a trabajar. 3.Pgina de acceso a datos en blanco: Abre una nueva pgina para el acceso a datos. 4.Proyecto (datos existentes): Abre un proyecto de datos ya existente. 5.Proyecto (datos nuevos): Abre un proyecto de datos nuevo. 6.Elegirarchivo:MuestraelcuadrodedilogoAbrirarchivo,endondepuedeseleccionarunarchivo existente en el que basar el nuevo archivo. 7.Plantillas generales: Abre un cuadro de dilogo Plantillas para esta aplicacin. Para abrir un nuevo archivo basado en una plantilla, seleccione una plantilla y haga clic en Aceptar. 8.Plantillas de Microsoft.com: Abre la Galera de plantillas de Microsoft Office Update. Para salir de Access, solamente d clic en el botn cerrar , o vaya al men Archivoala opcin Salir. COMPUTACION NOVENO AO 7 ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS ParaabrirunabasededatosdeAccess,inicieAccessyelijalaopcindelpaneldetareasArchivos...Busqueel archivo de base de datos y d clic en el botn Abrir. SiyaestejecutndoseAccess,elijalaopcinAbrirdelmenArchivo.AparecerelcuadrodedilogoAbrir. Busque el archivo de base de datos en Buscar en: encontrado el archivo d clic sobre l para seleccionarlo y oprima el botn Abrir. Visualizacin de archivos en rutas especiales Historial: Muestra la lista de archivos recientemente abiertos. Mis documentos: Muestra los archivos en la carpeta de Mis documentos. Escritorio: Minimiza temporalmente la aplicacin para que pueda ver el escritorio de Windows. Favoritos: Muestra la lista de Favoritos usados para organizar sus pginas favoritas. Mis sitios de red: Muestra los archivos en cualquier carpeta de Web y/o red local, donde se guard informacin. Para cerrar una base de datos solamente damos clic en botn cerrary esto automticamente cerrar la base de datos actual. COLEGIO MARISTA DE ALAJUELA 8 DESCRIPCIN DE LA PANTALLA PRINCIPAL Access tiene una ventana similar a la que se muestra ms adelante, donde aparecer, adems de la barra de mens y labarradebase dedatos, la ventanadeBase deDatos,queeselcentro decontrolde labasede datosque seest utilizando en un momento dado. 1.Barra de ttulo: Aparece el ttulo de la aplicacin. 2.Barra de mens: posee todos los comandos que se aplican durante el trabajo con una base de datos. 3.Barra de base de datos: contiene un acceso rpido a algunas de las opciones de los mens con la ventaja de que se encuentran ms a la mano y basta dar un clic sobre la que se desea utilizar. 4.Ventana de Base de datos: Muestra la ventana de la base de datos con toda informacin para operar la base de datos abierta. 5.Barra de Objetos: tiene una lista de todos los objetos que es posible crear y manipular en una base de datos de Access. 6.Barradeestado:muestraelestadoactualdelabasededatos,enunmomentodeterminadoestepuede indicarnos las tareas que se estn ejecutando. COMPUTACION NOVENO AO 9 PLANEANDO LA BASE DE DATOS Antesdecomenzara lacreacinde labasede datosesnecesarioconoceralgunospuntos quenos permitirn tener una base datos en ptima condiciones, el proceso de planeacin es igual de trascendente que el del desarrollo. Un mal diseo de tablas y estructuracin de la informacin permite cometer errores como: Un mal diseo de tablas NombreDireccin Eduardo CastroUrb. Los Adobes, calle 4, casa 15-B, Alajuela Melissa SalasResidencial Espaa, calle 2, casa 10, Heredia Un buen diseo de tablas NombreApellidoDireccinCalleCiudadN Residencia EduardoCastroUrb. Los Adobes4Alajuela15-B MelissaSalasResidencial Espaa2Heredia10 Puntos para a considerar en la planeacin de una base de datos: Determinar el propsito de la base de datos. Determinar los campos que se requieren. Determinar las tablas que se necesitan. Determinar la llave primaria. Determinar las relaciones entre las tablas. Dibujar un diagrama de labase de datos. CREACIN DE UNA BASE DE DATOS Paracrear unabasede datos seleccione laopcinNuevaenelmenArchivo.Aparecerelpanel detareasactivo, seleccionamos la opcin Base de datos en blanco. COLEGIO MARISTA DE ALAJUELA 10 Acontinuacinapareceelsiguientecuadro,seleccionamosnuestrarutadestino,labasededatossellamar Gimnasio, este archivo tendr extensin .mdb. Ingresado el nombre de la base de datos procedemos a presionar el botn Crear. A continuacin se nos muestra la ventana de base de datos. COMPUTACION NOVENO AO 11 CREACIN DE UNA TABLA Lo primero que har al trabajar con Access ser crear tablas que le permitan almacenar datos donde la informacin ser organizada en forma de filas y columnas. Para agregar una tabla d doble clic en la opcin Crear una tabla en vista de diseo. Aparecer una ventana similar a la siguiente: En esta ventana va a crear la estructura de la tabla, es decir, debe indicar qu campos contendr, de qu tipo y cuales sern las propiedades de cada uno, adems de indicar cual ser la llave primariay los ndices que se van a utilizar.Cada rengln contendr los atributos de cada campo con los siguientes datos. Nombre del campo steidentificaalcampodentrodelatablaypermitealusuariosaberenunmomentodadoquinformacinest almacenada. El nombre del campo puede tener de 1 a 64 caracteres (letras, nmeros y algunos caracteres especiales excepto puntos (.), signos de admiracin (!), corchetes ([ ]), acento grave (`), caracteres ASCII con valores del 0 al 31 y no puede comenzar con espacio en blanco. Es muy recomendable que use slo letras del alfabeto ingls y no utilice espacios en blanco en los nombres de campo para no perder compatibilidad con otros manejadores de bases de datos, por si en algn momento deseara migrar su base de datos. Tipo de dato Indicael tipodevaloresquepodrcontenerelcampoqueestdefiniendo.Accesspermiteutilizarvarios tiposde datos que se pueden seleccionar de una lista que aparece cuando se coloca en el rengln Tipos de datos. TIPO DE DATODESCRIPCIN TextoPuede contener hasta 255 caracteres (el tamao predeterminado es 50 caracteres). MemoPuede almacenar grandes cantidades de texto (hasta 64,000 caracteres). NumricoPermite almacenar datos numricos enteros o fraccionales y positivos y negativos. Seempleancondatosconlosquesevayanarealizarclculos,yaquesitiene datos numricos como telfonos o cdigos postales es mejor utilizar el tipo Texto. Fecha/HoraAlmacenafechasyhorasconlascualessepuedenrealizardespusciertos COLEGIO MARISTA DE ALAJUELA 12 clculos como el nmero de das transcurridos entre fecha y Fecha por ejemplo. Moneda Permitealmacenardatosnumricosconelformatodemonedaestablecidoenla configuracindeWindows,permitiendoindicarelsmbolodemoneda,el separador de miles y el separador de decimales. Autonumrico Puedealmacenarvaloresenterosqueseincrementanautomticamentecadavez queseagregaunregistronuevo.Generalmentepuedenutilizarsecomocampos llave. S/No Permitealmacenarvaloreslgicos.Seutilizanenaquelloscasosdondeslohay dos valores posibles para el campo: Verdadero o Falso, S o No, 0 o 1. Objeto OLE Se emplea para guardar datos generados en otras aplicaciones de Windows como imgenes, sonidos, videos, etc. Hipervnculo AlmacenaunvnculoconunrecursoenInternetquepuedeserunadireccinde una pgina Web o una direccin de correo electrnico. Asistente de bsqueda Permite restringir la entrada de datos a una lista de valores o datos de otra tabla. Descripcin Ladescripcinesdeusoopcional,peroestilpararecordarexactamentequedatosedeberaalmacenarenun campodadooparahacerobservacionesquesonimportantesalahorademanipularlosdatos.Tambinhacems sencilloelmantenimientodelabasededatos,consideradocomouncaminoparaladocumentacindelabasede datos. Propiedades del campo Laspropiedadesdelcampodependendeltipodedatoquesehayaescogidoyaparecenenlaparteinferiordela pantalla de diseo de la tabla en una ficha llamada General, conforme a la que aparece enseguida: Tamao del campo Determina el nmero mximo de caracteres que puede contener un campo de tipo Texto o el tipo de nmero en un campo de tipo numrico. TIPO DE NMERO INTERVALONMERO MXIMO DE DECIMALES TAMAO Byte0 a 255Ninguno1 byte Entero-32768 a 32767Ninguno2 bytes Entero largo-2147483648 a 2147483647Ninguno4 bytes Doble-1.797 10308 a 1.797 10308158 bytes Simple-3.4 1038 a 3.4 103874 bytes COMPUTACION NOVENO AO 13 Formato El formato permite modificar la presentacin de los datos y varan de acuerdo al tipo de dato. El formato no afecta la manera en que estn almacenados los datos. Formatos para tipo Texto y Memo CARCTERSIGNIFICADO @Carcter de texto requerido. &Carcter de texto no requerido. >Aparecen todos los caracteres a maysculas. aplican para toda la cadena. Ejemplos: FORMATOENTRADASALIDA > Carlos RamrezCARLOS RAMIREZ < Marco RojasMARCO ROJAS (@@@)@@-@@-@@123456789(123)45-67-89 Formatos para tipo Numrico y Moneda Paralosnmerosexistenmssmbolosparadarformatoytambinexistenalgunosformatospredefinidosque facilitan mucho su manejo. Los formatospredefinidosaparecen en una lista desplegable, al momento de ubicarse en lapropiedad Formato, los cuales son: TIPO DE FORMATOSIGNIFICADO GeneralMuestra el nmero tal y como se introduce. MonedaAplicalaconfiguracindeMonedaestablecidaenla Configuracin regional del Panel de control de Windows. FijoAplicalaconfiguracinespecificadaenelPaneldecontrolde Windows,enConfiguracinregional,paratodolorelativoa importesnegativos,smbolosdecimalesydemonedaycifras decimales. EstndarUtilizaelseparadordemiles;aplicalaconfiguracin especificada en el Panel de control de Windows, Configuracin regional,paratodolorelativoaimportesnegativos,smbolos decimales y de moneda y cifras decimales. PorcentajeMultiplica el valor por 100 y le agrega el smbolo de porcentaje (%). CientficoUtiliza la notacin cientfica estndar. Tambin existen smbolos que pueden utilizarse para crear formatos propios. CARCTERSIGNIFICADO . (punto)Separador de miles. , (coma)Separador de decimales. 0Muestraundgitoouncero,seutilizancuandosedeseaque seanmostrados loscerosalaizquierdao loscerosa la derecha del punto decimal. COLEGIO MARISTA DE ALAJUELA 14 #Muestra un dgito o nada. $Muestra el smbolo de pesos. %Multiplica el valor por 100 y le agrega el smbolo de porcentaje (%). E+ o e+Muestra el nmero en notacin cientfica con un signo de +. E- o e-Muestra el nmero en notacin cientfica con un signo de -. Ejemplos: FORMATOENTRADASALIDA General999.5999.5 Moneda888.5$ 888.50 Fijo777.5777 Estndar6666.56,666.5 Porcentaje.2020% Cientfico3897.53.89E+03 FormatosparatipoFecha/Hora:Losformatosparafechasyhoraspermitenmostrarlafecha/horadediversas maneras, haciendo que el uso de este tipo de datos proporcione informacin clara. Los formatos predefinidos aparecen en una lista desplegable, al colocarse en la propiedad Formato: TIPO DE FORMATO EJEMPLO Fecha general15/08/03 19:40:00 Fecha largaJueves, 15 de Septiembre de 2003 Fecha mediana30-dic-02 Fecha corta30/12/02 Hora larga3:10:00 AM Hora mediana3:10 AM Hora corta3:10 FormatosparatipodedatosS/No:PuedeestablecerlapropiedadFormato(Format)alosformatospredefinidos S/No, Verdadero/Falso oActivado/Desactivado o a un formato personalizado para el tipo de datos S/No. FORMATOSIGNIFICADO S/NoGuarda ?1 para S y 0 para No Verdadero/FalsoGuarda ?1 para Verdadero y 0 para Falso Activado/DesactivadoGuarda ?1 para Activado y 0 para Desactivado ;Esterilizado;FrtilGuarda ?1 para Estril y 0 para Frtil Lugares decimales: Indica el nmero de decimales a la derecha del punto decimal en un campo de tipo numrico o moneda. El nmero de decimales por omisin es dos. Mscaradeentrada:Permitecontrolarlaentradadedatos,atravsdesmbolosencadaposicin,queindican entradas vlidas para el campo. COMPUTACION NOVENO AO 15 La siguiente tabla muestra algunos de los caracteres que se pueden utilizar. CARCTERDESCRIPCIN 0Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos). #Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco enelmodoEdicin,peroseeliminancuandoseguardanlosdatos;signos ms y menos permitidos). LLetra (A a Z, entrada obligatoria). Letra (A a Z, entrada opcional). ALetra o dgito (entrada obligatoria). aLetra o dgito (entrada opcional). &Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria). CCualquier carcter o un espacio (entrada opcional). . , : ; - /Marcadordeposicindecimalyseparadoresdemiles,horayfecha(el carcterdependedelvalordelcuadrodedilogoPropiedadesde Configuracin regional en el Panel de control de Windows). Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas. Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar demostrarsedeizquierdaaderecha.Loscaracteresintroducidosenla mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamacin en cualquier lugar de la mscara de entrada. \Hacequeelcarctersiguientesemuestrecomouncarcterliteral(por ejemplo, \A se muestra slo como A). Los caracteres le permiten crear sus propias mscaras de entrada, pero tambin puede usar las mscaras de entrada ya definidas en el Asistente para mscaras de entrada que aparece si da un clic en el botn de tres puntos suspensivos que aparece cuando se coloca en la propiedad Mscara. Cuando se oprime el botn aparece el Asistente para mscaras de entrada. COLEGIO MARISTA DE ALAJUELA 16 Sicreanmscarasdeentradaqueutilizarenvarioscamposdesubasededatos,puedeagregarlasalalistade mscaras de entrada que aparece en el Asistente, ste le indicar la forma en que debe construir y agregar a la listas sus propias mscaras o cmo debe utilizar las ya creadas. Ejemplos: CAMPO DE EJEMPLO DESCRIPCIN MSCARA DE ENTRADA Cdigo postal Cinco dgitos de entrada obligatoria. 00000 RFC Cuatro letras de entrada obligatoria en maysculas, seis dgitos de entrada obligatoria y tres caracteres cualesquiera de entrada opcional. >AAAA000000aaa Contrasea Un campo donde se guardarn las contraseas de usuario. Requiere que la entrada de datos aparezca como asteriscos, aunque realmente se guarde lo que se est tecleando. Contrasea No. de Inventario Un nmero de mnimo 5 a 10 dgitos mximo que deben ser introducidos de izquierda a derecha. !#####00000 Ttulo Establece un alias o nombre alternativo para el nombre del campo, utilizableen los formularios e informes. Valor predeterminado Es el valor del campo que aparecer automticamente al agregar un nuevo registro en la tabla. Regla de validacin Indica losvalorespermitidos paraque el dato sea aceptadoen elcampo, esdecirquepermite limitar la entrada de datos.SepuedenutilizarexpresionesmatemticasofuncionesdeAccessuoperadoreslgicosyrelacionales dependiendo del tipo de dato de que se trate. COMPUTACION NOVENO AO 17 Texto de validacin Eselmensaje queaparecer cuandoelusuariointroduzca undatoqueno seaaceptadopor laregladevalidacin. Aparecer en un cuadro de mensaje con un botn de Aceptar. Requerido Si est en S, indica que al agregar un nuevo registro, el campo deber tener un valory no puede quedar con valor nulo, donde el valor nulo se refiere a un valor indefinido. Permitir longitud cero Si est en S, indica que se permiten cadenas vacas. Indexado. El ndice permite que las bsquedas y acceso a datos sean ms rpidos y dinmicos. Seleccin de la clave principal La clave o llave principal es una manera de identificar de forma nicaa cada registro deuna tabla, as que Access verificar que no serepitanlos valores de los camposde la clave principal.Laclave principalpuedeformarse con uno o ms campos, generalmente no ms de tres, si se quiere una base de datos consistente. Si no se especfica una clave principal, Access intentar crear una de forma automtica. Para crear un clave principal hay que decidir primero qu campo o campos actuarn como clave principal. Estando en la ventana de diseo de la tabla d un clic sobre el campo, despus de eso d otroclic en el icono de la llave que aparece en la barra de herramientas. Esteprocedimientotambinpuedeserrealizadodandounclicsobreelcampo,posteriormenteabraelmen emergente con el botn derecho y d un clic en Clave principal. Aparecer una llave del lado izquierdo del campo(s), indicando que esa es la llave principal. COLEGIO MARISTA DE ALAJUELA 18 Ejemplo: En nuestra base de datos Gimnasio necesitaremos los siguientes datos del alumno: MatrculaNombre, apellidos, direccin, etc.Actividad que realizaCuota mensualObservaciones Evidentemente esta base de datos es demasiado sencilla, pero nos servir para nuestro objetivo. Vamos a ver primero unos conceptos bsicos en el diseo de una Base de Datos. Creamos nuestra primera tabla con los siguientes pasos:

PulseClicenelbotnTablasdelaBarradeObjetos,presionamoslaopcinCrearunatablaenvistaDiseo. Introduzca de la misma manera los siguientes nombres de campos y sus respectivos tipos de datos: Seleccione con un Clicel campomatricula. Despus, d un Clic en elbotn Clave principal situado en la barra de mens y convirtalo en el campo clave. El resultado ser el siguiente:

COMPUTACION NOVENO AO 19 Para guardar la tabla, puede cerrar la ventana directamente o bien escoger la opcin Archivo_Guardar. Le pedir un nombre para la tabla. Asgnele como nombre: Alumnos y presione Aceptar. Cerrada la ventana el resultado ser el siguiente: La forma de introducir datos es de la siguiente manera, d clic con el botn derecho sobre la tabla y oprima ya con el izquierdo la opcin Abrir, doble clic sobre la tabla alumnos. Apareceunapantallaenformadetablaconlneasycolumnasdondepodemosintroducirlosdatosde loscampos. Para desplazarnos, pulsaremos la tecla de tabulacin o un clic en la siguiente casilla. Para el primer campo no hace falta escribir nada, ya que es Autonumrico. Introduzca los registrosque aparecen a continuacin. Para pasar de un registro a otro, simplemente pulse Enter. Parasalirdelatabla,utilicealgunodelosdosmtodosanteriormentedescritos(cierrelaventanaoaccedaa Archivo_ Guardar). Una vez guardada la tabla podemos modificar el contenido de los campos pulsando de nuevo el botn Abrir para aadir ms registros o modificar los ya existentes. COLEGIO MARISTA DE ALAJUELA 20 CASO PRCTICO LaBasedeDatosqueconstruiremosacontinuacin tratardegestionarunaempresallamada"AlquileresDeluxe" dedicadaal alquiler de propiedades. Esta empresa posee dosoficinas situadas en HerediayAlajuela que abarcarn propiedades de todo el Pas. Los datos que necesitaremos para construir la Base de Datos son: I.Datos del cliente (Nombre, apellidos, etc...) II.Datos de la propiedad (Tipo de propiedad, metros cuadrados, direccin, nmero de baos, etc.) De un estudio de la situacin se decidi incluir los siguientes campos en la Base de datos: 1.Cdigo de la propiedad (Nmero que identificar a la propiedad alquilada) 2.Nombre, apellidos, Cdulay direccin 3.Fecha de alquiler del contrato 4.Fecha de expiracin del contrato 5.Alquiler mensual que paga el cliente 6.Tipo de propiedad (Casa, apartamento, chalet...) 7.Tiene cochera? 8.Nmero de baos, habitaciones, direccin de la propiedad, ciudad, estado y Cdigo postal 9.Superficie en m/2 10.Extras (observaciones, extras instalados, situacin privilegiada, etc...)

Obviamente se podragestionar esta informacin en una sola tabla incluyendo todos los campos,pero sera un mal diseo tener tantos campos en una sola tabla. La redundancia de la informacin sera evidente y por ende el tamao de la base de datos tendera a ser muy grande con el pasar del tiempo. Por ello, crearemos dos tablas; una controlar los datos del cliente y otra los de la propiedad. Instrucciones A: 1.Hagauna Base de Datos en Access, nmbrelacomo: Inmobiliaria 2.Seguimosla siguiente tabla de datos: CampoTipoTamaoOtros Codigo propiedadTexto3Campo Clave NombreTexto50 ApellidosTexto50 DireccionTexto60 CiudadTexto40 CedulaTexto13 Fecha de contratoFecha/Hora Fecha de expiracionFecha/Hora Alquiler mensualNmeroEntero Oficina VendedoraTexto50 COMPUTACION NOVENO AO 21 3.PresionamoslaopcinCrearunatablaenvistaDiseo.Introduzcadelamismamaneralossiguientes nombres de campos y sus respectivos tipos de datos: 4.SehatomadocomocampoclaveelcampoCdigopropiedad.Deestaformanosaseguramosqueno repitamos dos veces un mismo cdigo. Cada propiedad tendr un nico cdigo que la identificar. 5.A continuacin, coloqueen S la opcin Requerido de los campos Nombre y Apellido. 6.En el campo Alquiler mensual, cambie las propiedades siguientes: 7.Formato: Moneda 8.Regla de validacin: