Manual del Sistema de Gestión de Calidad y Operaciones

Manual del Sistema de Gestión de Calidad y Operaciones Departamento Administrativo de la Función Pública 2015

Versión 20 Junio de 2015

MC Junio de 2015 – Versión 20 Copia Controlada: si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia

La versión vigente reposa en la carpeta de Calidad DAFP .

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Presentación: De acuerdo con nuestro compromiso de calidad de “ trabajar con criterios de oportunidad, responsabilidad, innovación, transparencia y uso adecuado de los recursos naturales, para el mejoramiento continuo del servicio que presta la entidad”, diseñamos el presente manual que describe el Sistema de Gestión implementado en el DAFP, con el fin de asegurar la calidad de los productos y servicios, el cumplimiento de los estándares requeridos por la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y la Norma Técnica Internacional ISO 9001:2008 y la satisfacción de nuestros usuarios. Este documento guía se encuentra en la carpeta de red Calidad_DAFP, a disposición de todos los clientes internos y externos interesados en nuestro Sistema de Gestión de la Calidad, para el buen entendimiento de la estructura, composición y compromiso de la entidad y el fácil acceso a la información institucional. Aquí podrás encontrar las políticas de operación, los objetivos institucionales, la responsabilidad frente al sistema de gestión, los procesos y procedimientos aplicables, los formatos de registro, guías de trabajo e instructivos que deben y/o pueden requerirse en la gestión.

Te invitamos a consultarlo……



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Tabla de contenido

1. Objetivo ................................................................................................ 4

2. Alcance ................................................................................................. 4

3. Reconocimiento ¿quiénes somos? ......................................................... 4

4. Misión .................................................................................................. 4

5. Visión ................................................................................................... 4

6. Objetivos institucionales y de calidad .................................................... 4

7. Decálogo de ética y buen gobierno ........................................................ 5

7.1. Objetivo ..................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

7.2. Principios ............................................................................................................. 5

7.3 Valores .................................................................................................................. 6

8. Políticas de buen gobierno para la administración de la entidad ............. 7

9. Política frente a los grupos de interés .................................................... 8

10. Estructura ............................................................................................ 8

11. Reseña histórica ................................................................................... 9

12. Servicios y trámites del DAFP .............................................................. 10

13. Requisitos de los productos y servicios del DAFP ................................. 11

14. Clientes del DAFP ............................................................................... 12

15. Políticas de operación institucionales .................................................. 12

15.1. Política de Comunicación ................................................................................ 12

15.2. Política de Gestión Documental..................................................................... 13

15.2.1. Ámbito de Aplicación ……………………………………………………………13

15.2.2 Responsabilidad……………………………………………………………………….13

15.2.3. Guías de Acción ……….…………………………………………………………….13

15.2.4. Glosario:……………………………………………………………………………….17

15.3. Política Internet y Correo Electrónico oficial ........................................... 18

15.4. Políticas de Administración del Riesgo ....................................................... 18

15.5. Política de Indicadores en el DAFP ............................................................... 20

15.6. Política Ambiental ............................................................................................ 22

15.7. Política del Teletrabajo ................................................................................... 23

15.8. Política de Tecnologías de la Información .................................................. 23

16. Establecimiento del sistema de gestión de la calidad ............................ 23

17. Descripción de procesos ...................................................................... 25

17.1. Proceso Direccionamiento Estratégico ....................................................... 25

17.2. Proceso Formulación de la Política .............................................................. 26

17.3. Proceso Instrumentalización de la Política ................................................ 26

17.4. Proceso de Difusión ......................................................................................... 27

17.5. Proceso de Asesoría y Orientación ............................................................... 27

17.6. Proceso Gestión del Talento Humano .......................................................... 27

17.7. Proceso de Gestión Financiera ...................................................................... 28

17.8. Proceso Gestión Administrativa.................................................................... 28

17.9. Proceso Gestión Contractual .......................................................................... 28

17.10. Proceso Gestión Documental ......................................................................... 29

17.11. Proceso Administración de la Tecnología Informática ............................ 29

17.12. Proceso Apoyo Jurídico y Representación Judicial ................................... 29



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17.13. Proceso de Medición y Análisis ..................................................................... 30

18. Documentos y herramientas asociados al presente manual ................. 30

18.1 Documentos: ...................................................................................................... 30

18.2 Aplicativos o herramientas: ........................................................................... 31



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1. Objetivo

Describir el Sistema de Gestión de la Calidad del Departamento Administrativo de la Función Pública, documentando y comunicando a todos los servidores, pasantes y contratistas la política y los objetivos de calidad.

Ser medio de consulta interna acerca de la gestión de la calidad y de las responsabilidades asociadas dentro del Departamento.

Establecer una guía para la aplicación de procedimientos de calidad en cada uno de los procesos del Departamento Administrativo de la Función Pública y así lograr la satisfacción de los requerimientos de los clientes en el servicio.

2. Alcance

El sistema de gestión de calidad cubre la Formulación, Instrumentalización y Difusión de Políticas Públicas, Asesoría en temas de nuestra competencia, coordinación e implementación del programa de selección meritocratica de cargos de gerencia pública y jefes de control interno, administración y otorgamiento del Premio Nacional de Alta Gerencia e Inscripción en el Banco de Éxitos, con el aporte de los siete procesos de apoyo institucional, la dirección del proceso de Direccionamiento Estratégico y la medición del proceso de Evaluación; garantizando el uso de la plataforma informática adecuada para efectuar seguimiento y medición de las políticas emitidas, en cumplimiento de su misión, mediante el mantenimiento de la infraestructura, políticas de seguridad y recurso humano idóneo.

3. Reconocimiento ¿quiénes somos? Función Pública es la entidad estratégica, técnica y transversal del Gobierno Nacional que contribuye al bienestar de los colombianos mediante el mejoramiento continuo de la gestión de los servidores públicos y las instituciones en todo el territorio nacional.

4. Misión Lideramos la modernización y el mejoramiento continuo de las Instituciones Públicas y el desarrollo de sus Servidores para afianzar la confianza en el Estado.

5. Visión En el 2019 seremos referente internacional de la modernización e innovación institucional, y de la profesionalización del empleo público.

6. Objetivos institucionales y de calidad

Establecer y aplicar directrices para desarrollar organizaciones acordes a las necesidades de los clientes y las exigencias del buen servicio.

Promover la cultura de mejoramiento sostenible y la innovación en las Instituciones Públicas en busca de mejores prácticas de gestión.

Consolidar la Gerencia Pública como eje del desarrollo institucional de la administración pública.

Gestionar conocimiento para el desarrollo efectivo de los procesos misionales y las competencias legales del Departamento.



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Implementar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones - TIC para la gestión de las políticas públicas a cargo del Departamento.

Potenciar el desarrollo del talento humano orientado a la cultura del servicio y la confianza ciudadana.

Para el cuatrienio 2014-2018 en articulación con el Plan Nacional de Desarrollo las metas a las que apunta nuestra Entidad son:

1. Fortalecer la articulación Nación-territorio.

2. Afianzar la lucha contra la corrupción, transparencia y rendición

de cuentas.

3. Promover la eficiencia y eficacia administrativa.

4. Optimizar la gestión administrativa.

7. Decálogo de ética y buen gobierno Fue construido colectivamente por parte de todos los Servidores Públicos del Departamento, orientando sus acciones hacia una conducta digna, ética y transparente, que responde a las necesidades de la sociedad y orienta su desempeño en el cumplimiento de los objetivos institucionales y la mejora permanente de la gestión administrativa de manera integral y eficiente. El Decálogo de Ética y Buen Gobierno entra en vigencia a partir de su aprobación por parte de la Directora del Departamento, adoptado mediante resolución 636 de agosto 14 de 2014. El objetivo principal de determinar principios, valores y políticas, que regulen el funcionamiento en las relaciones internas y externas de la entidad, de tal manera que sus actividades se desarrollen con criterios de

eficiencia, transparencia e integridad; con el fin de asegurar un comportamiento ético organizacional.

Principios

Son pilares, reglas o normas de carácter general, que orientan la acción de un ser humano. Su adopción por parte de los Servidores Públicos y Contratistas permite una correcta gestión y funcionamiento de la entidad. Actitud Laboral Positiva: Disposición y actitud servicial en el

desarrollo de la función pública, para satisfacer con excelencia las necesidades y requerimientos de los ciudadanos y demás entidades con buena disposición, calidad, oportunidad, pertinencia y sin discriminación.

Bienestar y Desarrollo de los Servidores: Condición en la que se integran factores que brindan calidad de vida, tranquilidad y crecimiento de los servidores públicos.

Productividad y Trabajo en equipo: Grupo de servidores unidos con un objetivo común, actuando en un espacio y tiempo determinado, teniendo habilidades complementarias, basándose en valores compartidos, aprovechando la competencia de cada integrante y alcanzando una mayor productividad.

Investigación, Innovación y Desarrollo: Elementos que integran la búsqueda de conocimientos o de soluciones a problemas de carácter científico y cultural, la generación de ideas y la implementación de los mismos en beneficio de la entidad.



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Probidad Administrativa: Conducta dirigida hacia un desempeño

honesto, intachable y leal en el desarrollo de la función o cargo, con preeminencia del interés general por sobre el particular, en virtud del cumplimiento de la misión, visón y objetivos del Departamento.

Moralidad Administrativa: Conducta dirigida hacia un desempeño honesto, intachable y leal en el desarrollo de la función o cargo, con preeminencia del interés general sobre el particular, en virtud del cumplimiento de la misión, visón y objetivos del Departamento.

Actitud de servicio: La información suministrada a la ciudadanía debe ser brindada con calidad y de manera oportuna, continua, veraz, sobre los procesos y resultados de la gestión pública, promoviendo espacios de participación. Identificación Exhaustiva de la información: La información

debe tener fundamento en todos los elementos que sirven de base para su elaboración, los cuales deben estar plenamente identificados para poder sustentar los aspectos cuantitativos y cualitativos en la rendición de cuentas o entrega de información a los entes de control interesados y la ciudadanía en general.

Uniformidad: Las políticas difundidas por el DAFP, deben tener unificación en sus criterios y la unanimidad en la transmisión de las mismas.

Valores

Estos son atributos morales y convicciones profundas de los seres humanos que determinan su manera de ser y orientan su conducta. Nos proporciona una pauta para formular metas y propósitos, personales o colectivos. Igualdad: Actuar con coherencia, sentido de equidad y justicia

frente a las acciones que se deban emprender y que brindan la misma posibilidad para todos.

Solidaridad: Unir esfuerzos individuales a fin de consolidar el trabajo en equipo que permita alcanzar los objetivos y metas propuestas.

Tolerancia: Reconocer la diferencia de pensar del otro, valorándolo y aceptando su forma de pensar y de actuar.

Diálogo: Disposición para mantener una adecuada relación interpersonal, buscando aclarar, solucionar y obtener acuerdos.

Responsabilidad: Asumir las funciones encomendadas y responder a las consecuencias de mis propios actos.

Honestidad: Desarrollo del trabajo con rectitud y sentido profesional, manejando de una manera transparente y consistente los recursos de la Entidad.



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Compromiso: Ir más allá del deber, actuando con rectitud, transparencia y dinamismo para el desarrollo de una gestión pública efectiva.

Participación: Propiciar espacios para la toma de decisiones y

realización de acciones conjuntas, con la participación e incorporación de los ciudadanos, los cuales tienen derecho a participar en las decisiones públicas que los afecten.

Respeto: Reconocimiento del otro en sus derechos y deberes, diferencias culturales, sociales y de pensamiento, brindando un trato digno independientemente de sus diferencias de opinión y jerarquía.

Cooperación: Apoyar la labor de otros mediante el trabajo conjunto, con el fin de alcanzar un objetivo común.

8. Políticas de buen gobierno para la administración de la entidad Teniendo en cuenta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en el presente Decálogo de Ética – Buen Gobierno se incorporan algunos compromisos frente a los Planes de Desarrollo Administrativo, Plan de Eficiencia Administrativa y cero papel, plan de racionalización de trámites, plan de Gobierno en Línea, plan anticorrupción y de atención al ciudadano, plan institucional de capacitación, plan de bienestar e incentivos, plan anual de vacantes y plan anual de adquisiciones, que se enumeraran a continuación: Políticas de relación con los Órganos de Control Externo

Política frente al Control Externo de la Entidad: Los Directivos, Contratistas y demás servidores públicos del Departamento, se comprometen a mantener unas relaciones armónicas con los Órganos de Control y a suministrar la información que legalmente estos requieran en forma oportuna, completa y veraz. Así mismo implementar las acciones de mejoramiento institucional

Políticas de Gestión del Recurso Humano

Compromiso con la Protección y el Desarrollo del Talento Humano: El Departamento se compromete con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de sus servidores públicos, determinando políticas y prácticas de gestión y fortaleciendo los procesos de selección, inducción, formación, capacitación, promoción y evaluación del desempeño.

Políticas de Responsabilidad con la Comunidad.

Información y Comunicación con la Comunidad: Los estados e informes económicos, financieros, contables y de gestión deben ser dados a conocer y estar disponibles para la comunidad, la cual tiene derecho a informarse permanentemente, dicha información no debe ser materia de reserva, excepto en los casos estipulados en la ley.

Compromiso con la Rendición de Cuentas: El Departamento se compromete a realizar una efectiva rendición de cuentas de manera periódica, con el objeto de informar a la ciudadanía sobre el proceso de avance de la gestión de las políticas, planes y programas y el presupuesto de la entidad.



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Atención de Quejas y Reclamos: La Oficina de Atención al ciudadano del Departamento dará respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y demás requerimientos, en los términos previstos por la ley; esta oficina contará con directrices claras y públicas sobre el procedimiento para tramitar las quejas que se instauren. Control Social: El Departamento promueve la participación de la ciudadanía y se compromete a facilitar de manera oportuna la información requerida por la ciudadanía para el ejercicio del control social.

Política frente a los grupos de interés

Compromiso frente a los Conflictos de Interés: Los Directores, Contratistas y demás servidores públicos del DAFP, deberán declararse impedidos en un asunto cuando tengan interés particular y directo en su regulación, control o decisión o lo tuviese su cónyuge o alguno de sus parientes en el grado de consanguinidad definido por la ley.

9. Estructura



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10. Reseña histórica En 1958 mediante la Ley 19 se crea el Departamento Administrativo del Servicio Civil, en un esfuerzo por dotar a la administración pública de un organismo encargado de administrar el recurso humano al servicio del Estado, así también nace la Comisión de reclutamiento, ascensos y disciplina que después tomó el nombre de Consejo Superior y actualmente Comisión Nacional del Servicio Civil. Esta Ley determinó que el Gobierno formara y adoptara una nomenclatura de cargos y una escala de sueldos para los empleados de la administración pública nacional. Durante la reforma administrativa de 1968 se expidió el Decreto 3057 mediante el cual se reestructuró el Departamento Administrativo del Servicio Civil y se creó el Fondo Nacional de Bienestar Social, adscrito al mismo y que fuera liquidado con el Decreto 2170 de 1992. El 29 de diciembre de 1992 el Gobierno expide el Decreto 2169, y modifica sustancialmente el papel que el Departamento hasta ese momento había cumplido y que consistía en ejecutar programas de carrera administrativa y de bienestar social. Mediante este Decreto le encarga la formulación de políticas y la asesoría en materia de organizaciones y administración y gestión del talento humano al servicio del Estado. Este Decreto también cambió su nombre de Departamento Administrativo del Servicio Civil por el de Departamento Administrativo de la Función Pública. En 1999 se expide el Decreto 1444, y se reestructura el Departamento teniendo en cuenta las disposiciones de la Ley 489 de 1998, en especial las relacionadas con la generación de políticas en materia de

control interno, racionalización de trámites, desarrollo administrativo, sistemas de información, banco de éxitos de la administración pública, y las de recomendar al Gobierno Nacional los criterios para el otorgamiento del Premio Nacional de Alta Gerencia. En septiembre del año 2000, el Departamento se reestructura nuevamente mediante el Decreto 1677 y finalmente en el marco del Programa de Renovación de la Administración Pública, se expide el Decreto 188 del 26 de enero de 2004, en el cual consolida la actual estructura administrativa del Departamento Administrativo de la Función Pública. En esta reforma se destacan los siguientes aspectos: Formular y promover las políticas e instrumentos en empleo

público, organización administrativa, control Interno,

racionalización de trámites

Evaluar el impacto que las mismas tienen en la Administración

Pública

Articular el Sistema de Empleo Público, como política de Estado,

con los siguientes componentes: Planificación del Empleo, Gestión

de las Relaciones Humanas y Sociales, Gestión del Desarrollo,

Gestión del Empleo, Gestión del Desempeño, Organización del

Empleo; Sistemas de Clasificación y Nomenclatura, Administración

de Salarios y Prestaciones Sociales; Democratización de la

Administración Pública y Sistema de Desarrollo Administrativo.

Consolidarse como fuente jurídica y doctrinaria en los temas de:

Empleo Público, Organización y Funcionamiento de la

Administración Pública.

Implementar y administrar con la participación de todas las

instituciones de la Administración Pública el Sistema de Gestión de



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Empleo Público, como un instrumento que sirve de apoyo a las

entidades en los procesos de planificación, desarrollo y la gestión

del recurso humano al servicio del Estado.

Mediante Decreto 264 del 31 de enero de 2007, se modifica la estructura del Departamento suprimiendo la Oficina Asesora Jurídica y creándola como Dirección Jurídica, por su competencia misional e importancia como unidad consultora del Gobierno Nacional. El 6 de octubre de 2010, mediante los Decretos 3715 y 3716 se modifica la estructura del Departamento con el fin de separar la coordinación y desarrollo de las funciones misionales y de apoyo, centralizadas en la Dirección, para lo cual se crea la Secretaria General y se modifican las funciones de la Subdirección. 11. Servicios y trámites del DAFP A través de nuestros procesos misionales de Formulación, Instrumentalización, Difusión y Asesoría, de los Subprocesos de Premio Nacional de Alta Gerencia y Selección Meritocrática de cargos de Gerencia Pública, entregamos servicios de calidad a nuestros usuarios en coherencia con el modelo de gestión pública definido en tres grandes pilares: Servidores públicos, Procesos y procedimientos y arreglos institucionales. Por lo tanto, acompañamos a las entidades en el mejoramientos de su gestión y procesos, en el establecimiento de estructuras organizacionales sólidas, flexibles y adaptables y en el fortalecimiento de servidores comprometidos, responsables en permanente desarrollo de sus competencias y habilidades, mediante la

formulación, instrumentalización, difusión y asesoría en los siguientes temas: Bienestar e incentivos Fomento a la vocación de servicio público a través de capacitación Identificación de competencias laborales Gerencia pública: acuerdos de gestión Selección de personal por meritocracia Apoyo en procesos de negociación con empleados públicos Sistema de Gestión de Calidad Premio Nacional de Alta Gerencia y Banco de Éxitos Política de Racionalización de Trámites Modelo Integrado de Planeación y Gestión Modelo Estándar de Control Interno – MECI Creación, liquidación y supresión de instituciones Estructuras, clasificación de empleos y salarios, plantas de

personal y nomenclatura

De igual manera, respondiendo a los retos planteados por las tecnologías de la información y las comunicaciones, hemos desarrollado varias soluciones tecnológicas para mejorar la gestión de las entidades públicas, entre ellas: Sirvo a Mi País: www.sirvoamipais.gov.co, portal que reconoce al

servidor público como el pilar más importante en el desarrollo de

una gestión pública eficiente y que promueve la vocación de

servicio mediante la comunicación, participación e interacción

entre los servidores.

Sistema de Información y Gestión del Empleo Público – SIGEP:

www.sigep.gov.co, Sistema de apoyo para las entidades en la

http://www.sirvoamipais.gov.co/

http://www.sigep.gov.co/



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planificación, desarrollo y gestión del recurso humano al servicio

del Estado el cual contribuye al proceso de modernización de la

Administración Pública y de sus instituciones.

Sistema Único de Información de Trámites – SUIT: herramienta

web de implementación de la Política de Racionalización de

Trámites, fuente única y válida de la información de los trámites y

otros procedimientos de cara al ciudadano.

De otro lado, la Entidad cuenta con el trámite de Otorgamiento del derecho de uso del Sello Oficial de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2009 en el Estado Colombiano, publicado en el Portal del Estado Colombiano – PEC. Al mismo tiempo, el Departamento cuenta con un Grupo de Atención al Ciudadano, el cual brinda orientación general a nuestros clientes en temas de competencia de la entidad y relacionados con su gestión. Dependiendo de la complejidad de la petición, la misma se direcciona para ser atendida por el área correspondiente. Por último, los diferentes medios de contacto para la atención de sus servicios, detallados en el Plan de Comunicaciones, entre ellos: Presencial: Carrera 6 No. 12-62

Portal web: www.funciónpublica.gov.co o

[email protected]

Redes sociales: Twitter @DAFP_COLOMBIA

www.facebook.com/FuncionPublica

Telefónico: (+57 – 1) 3344080

Fax: (+57 – 1) 3410515

Escrito: [email protected] / Ventanilla de

Correspondencia - Piso 4°

12. Requisitos de los productos y servicios del DAFP Como lineamientos generales a todos los procesos, se establecen los siguientes requisitos: Del Producto y/o Servicio: Coherencia: Relación y sincronización entre las políticas generales

(Plan Nacional de Desarrollo, Plan Sectorial y Plan Institucional), los principios y valores de la Administración Pública y el Sistema de Gestión de la Calidad del DAFP.

Recursos: Disponer del Talento Humano e insumos necesarios que se requieren para la realización del producto y/o servicio.

Calidad del Producto y/o Servicio: El producto y/o servicio satisface la necesidad identificada por el Cliente.

Oportunidad: Ejecución del producto y/o servicio de conformidad con los tiempos preestablecidos.

De Ley: Cumplimiento: Que se ajuste con los lineamientos establecidos en

las disposiciones vigentes. Del Cliente:

http://www.funciónpublica.gov.co/

mailto:[email protected]

http://www.facebook.com/FuncionPublica

mailto:[email protected]



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Confiabilidad: Seguridad y credibilidad que generan nuestros productos y/o servicios.

Fácil comprensión: Que le permita al usuario hacer uso del producto y/o servicio de manera sencilla y clara.

13. Clientes del DAFP Se definen como Clientes del DAFP los usuarios de los lineamientos y directrices en estricto orden así: Instituciones Públicas Servidores Públicos Ciudadanos 14. Políticas de operación institucionales Las Políticas de Operación parten del reconocimiento del marco legal que rige para el Departamento y se establecen a través de la definición de sus Procesos y Procedimientos, por cuanto se describen allí las líneas de acción, objetivos, actividades y controles en cada uno de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación del DAFP. Como directrices generales para todos los niveles y cargos se encuentran:

Política de Comunicación

El DAFP como formulador de políticas públicas, mantendrá la participación e integración de todos los procesos, y procedimientos a través de una comunicación interna efectiva, para que todos los servidores conozcan los planes, programas, proyectos y objetivos a

alcanzar y la ejecución de los mismos, mediante el Subproceso de Comunicación y el Plan de Comunicaciones. Se establecen niveles de autoridad y responsabilidad para las comunicaciones oficiales, las cuales se encuentran contenidas en el Subproceso de Comunicaciones, a las que se dará estricto cumplimiento. Como medida de calidad de los servicios ofrecidos, toda información que se vaya a divulgar debe obedecer al modelo establecido por la entidad y su contenido debe ser aprobado por el Líder del Proceso respectivo antes de su uso. Los informes que requieran las Instituciones y los Órganos de Control y Vigilancia, en los que se presente la gestión institucional, deberán contar con el visto bueno del Líder del Proceso respectivo y deberá ser firmado por el (la) Director (a) del Departamento o por quién éste delegue. El Boletín Noticias de la Dirección, es el medio por el cual el Director (a) comunica mensualmente las actividades relevantes desarrolladas en cada proceso, es consolidado y publicado por el Líder del Proceso de Comunicaciones de acuerdo a programación anual. Como mecanismo de comunicación para mantener informada a la Ciudadanía, los Servidores Públicos e Instituciones se utiliza el Portal Web, www.funcionpublica.gov.co, en cumplimiento de la Política de Gobierno en Línea, los lineamientos para su uso y publicación se encuentran registrados en la Guía para la publicación de documentos y artículos en el Portal Web del DAFP asociada al Proceso de Direccionamiento Estratégico.

http://www.funcionpublica.gov.co/



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La información contenida en este portal podrá ser utilizada teniendo en cuenta las normas que protegen el derecho a la propiedad intelectual y los datos que aparecen allí se introducen siguiendo estrictos procedimientos de control de calidad. Política de Gestión Documental

Las políticas de operación del Proceso de Gestión Documental están contempladas en la caracterización del proceso, procedimientos asociados, guías y manuales, dando cumplimiento a la normativa vigente sobre la adecuada gestión documental, referenciada en las directrices del Archivo General de la Nación y articuladas con la Ley de transparencia y acceso a la información, la Seguridad de la información, las directrices de Gobierno en línea y los requisitos del Modelo Estándar de Control Interno y la Norma Técnica de Calidad. El DAFP adopta a partir del segundo semestre del 2014 la gestión de documentos electrónicos de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes, que contempla la implementación de un aplicativo para el almacenamiento centralizado y administración de los archivos electrónicos de Gestión, con el propósito de facilitar su disponibilidad, utilización y conservación de la información institucional, contribuyendo de esta forma al uso eficiente de los recursos. Ámbito de Aplicación Los lineamientos para la administración de los documentos y registros, tanto físicos como electrónicos, están dados por el Proceso de Gestión Documental y su aplicación es transversal a todos los procesos y áreas del Departamento, por lo tanto, es responsabilidad de cada líder de Proceso velar por su implementación y seguimiento. Responsabilidad

Responsabilidad: El líder operativo del Proceso de Gestión Documental diseñará, aplicará y coordinará la gestión documental, como apoyo de las actividades administrativas, con base en lo expuesto en las disposiciones legales, el sistema integrado de gestión y demás normas relacionadas, velando por el estricto cumplimiento de lo aquí dispuesto. Los Líderes de los procesos institucionales, los jefes de dependencia y demás funcionarios, pasantes y contratistas de la entidad, son los responsables de cumplir y hacer cumplir todo lo relacionado con el trámite de las peticiones, la administración, organización y control de los Archivos, de preparar y enviar oportunamente las transferencias documentales al Archivo Central y la atención de consulta y préstamo de la documentación que se encuentre bajo su responsabilidad. Guías de Acción

Control de Registros: la Entidad ha establecido como registros

los documentos o tipos documentales definidos en la Tabla de

retención documental de cada una de las áreas. Para su debido

control se han establecido los lineamientos en los

Procedimientos de Control de registros y Consulta y préstamos

de documentos y/o registros, y el Inventario documental.

Radicado de Correspondencia: A través del procedimiento de

Correspondencia externa enviada y recibida y el Sistema de

Gestión Documental – ORFEO, la entidad ha establecido los

parámetros para la eficiente administración de la información.

El único medio de recepción de correspondencia es la



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ventanilla única del Grupo de Gestión Documental ubicada en

el piso cuarto del edificio sede. Se exceptúa de esta medida la

correspondencia relacionada con los procesos contractuales.

Trámite Documental: El trámite de las peticiones, denuncias y

recursos se realiza a ravés del sistema de correspondencia,

conforme a los procedimientos establecidos, el Grupo de

Gestión Documental asigna a las áreas el documento

electrónico mediante el sistema ORFEO y entrega el

documento físico por medio de la valija.

Se encuentra prohibido recibir o tramitar y/o enviar documentos oficiales sin el radicado correspondiente, con las excepciones que la entidad determine.

Producción documental: La Guía para la Elaboración o

Actualización de Documentos establece los pasos a seguir para

la creación y actualización de documentos y registros

requeridos por los procesos. Se debe redactar de manera

resumida, concreta y clara los contenidos de los diferentes

documentos relacionados con la gestión institucional. No se

debe transcribir información que se encuentre registrada en

otros documentos o normas, sino hacer referencia a ésta,

evitando la duplicidad de información.

Para la debida elaboración y conservación, la Entidad establece los siguientes tipos de documentos: Microsoft Office (Word, Excel, Power Point), PDF y/o PDF/A (ISO 19005-1:2005) para archivos de texto o imagen, MPEG-4 (ISO/IEC 14496-12) para

archivos multimedia, JPEG (ISO/IEC 15444-12) para archivos de imagen, MSG para archivos correspondientes a correos de Outlook. Los informes y reportes de gestión se deben conservar en el archivo de gestión del área que los genera. Está prohibido producir documentos en formatos o estilos distintos a los normalizados por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Si se generan documentos que no están identificados en la Tabla de Retención Documental-TRD, se deberá solicitar inmediatamente al Grupo de Gestión Documental la actualización de la TRD.

Impresión de documentos y/o registros: Antes de proceder a

imprimir documentos oficiales, se debe realizar la revisión y/o

validación previa en cuanto a redacción, ortografía, formato,

puntuación, etc. Las Resoluciones se imprimirán en un único

ejemplar para su numeración, fechado y firma; la Secretaría

General enviará copia electrónica en pdf a las áreas

interesadas. Los documentos que se reciban por PQR y D y

correos electrónicos en el sistema ORFEO no se deberán

imprimir.

Uso de herramientas electrónicas: El personal del Departamento

debe hacer uso preferente de las herramientas electrónicas

dispuestas en la entidad, evitando el uso del papel en la gestión

de sus procesos., se deberán utilizar los canales electrónicos,

para la revisión, validación y aprobación de los documentos



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que elaboren; por lo tanto, está prohibida la impresión de

borradores de respuesta o de comunicados internos y externos,

de actos administrativos y en general todo tipo de documento

previo al definitivo.

Firma de documentos y/o registros: Los reportes, actas e

informes se elaborarán de manera electrónica y se enviarán

por comunicado interno a los participantes de la reunión,

entendiéndose presentados y firmados a través de la remisión

de los mismos por el responsable que lo generó (Ver Guía para

la Elaboración o Actualización de Documentos).

Uso de Ayudas Audiovisuales: Las diapositivas que se utilicen en

las presentaciones institucionales deben conservar la plantilla

oficial definida en el Manual imagen y actos institucionales

(asociado al Subproceso de Comunicaciones), incluyendo la

fecha de elaboración en la última de éstas.

Organización y funcionamiento de los archivos físicos de

Gestión: Para la organización de los archivos físicos de gestión

se debe seguir los lineamientos establecidos en la Guía para la

Organización de los archivos de gestión y transferencias

documentales y las orientaciones dadas por el proceso de

Gestión Documental. Los documentos físicos no se deben

perforar, tachar, mutilar ni rayar, se conservan en carpetas

debidamente rotuladas e identificadas, utilizando separadores

de series y sub-series documentales.

Organización y funcionamiento de los archivos electrónicos: La

Entidad cuenta con un aplicativo para la gestión documental

denominado OpenKM, centralizado y configurado para

almacenar y respaldar los archivos electrónicos, el cual podrá

ser visto desde cualquier estación de trabajo conectado a la red

del Departamento, al cual se accede mediante el registro del

usuario y contraseña de red asignado a cada funcionario. Allí

se almacena la información definitiva, de acuerdo a lo

establecido en el Manual de Calidad frente al Control de

registros.

Al interior del área se debe definir un responsable de la administración del aplicativo, quien valida las restricciones de acceso de acuerdo con la normativa vigente, la seguridad de la información y los permisos otorgados en cada una de las áreas y garantiza que los registros electrónicos almacenados correspondan a la totalidad de la información que debe integrar el expediente respectivo.

Administración Inventario Documental: Las áreas deben

mantener actualizado el Inventario Documental y controlar

adecuadamente la consulta y préstamo de los archivos de

gestión, mediante la utilización y seguimiento del formato

vigente para tal fin.



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Cuando un funcionario, pasante o contratista, sea trasladado a otra dependencia o se retire de la entidad, debe entregar, previamente a su jefe inmediato, los archivos a su cargo debidamente organizados y registrados en el formato de inventario documental. Las áreas deben enviar los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes los inventarios actualizados al Grupo de Gestión Documental, quien revisa y publica la información en el Portal web, en cumplimiento de la Ley de transparencia y acceso a la información. Adicionalmente ésta información es publicada en Calidad DAFP por parte de la Oficina Asesora de Planeación para consulta interna de los servidores.

Documentos de Apoyo: Los archivos electrónicos de apoyo (no

definidos en la TRD) y que sean de uso temporal, serán

almacenados en la carpeta “Documentos” del equipo de

cómputo asignado a cada funcionario, quien dispone de un

espacio de almacenamiento de 4GB, por lo cual se recomienda

implementar buenas prácticas para su debido

aprovechamiento, absteniéndose de almacenar información no

institucional.

Las dependencias deben listar y mantener mínimo un año sus documentos o archivos de apoyo, de conformidad con la reglamentación vigente. Su eliminación se realizará previo visto bueno del jefe de la dependencia y la Oficina de Control Interno. Archivos Electrónicos de Apoyo:

Transferencias Documentales Primarias: Para la transferencia

al Archivo Central las áreas deben preparar y enviar los

documentos físicos una vez al año, al cumplir los tiempos

establecidos en la Tabla de Retención Documental vigente, de

acuerdo con el cronograma anual definido y las orientaciones

dadas por el proceso de Gestión Documental.

La transferencia de los documentos electrónicos de cada una de las áreas se realiza mediante el aplicativo OpenKM, a través de un comunicado dirigido al GGD, informando los documentos que han cumplido con el tiempo de retención de la TRD para que migre la información al repositorio final. La transferencia al Archivo Central física y/o electrónica debe ir acompañada por el Inventario documental, registrando los documentos a transferir. Posterior a la transferencia documental por parte de cada una de las áreas el Grupo de Gestión Documental realiza la actualización del Registro Inventario Documental del Archivo Central en CALIDAD_DAFP y el Portal Web del Departamento.

Eliminación documental: para la eliminación de documentos

que han cumplido el tiempo de retención el Grupo de Gestión

Documental presenta ante el Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo el informe de las series documentales para

aprobación y continua su trámite según el procedimiento de

Transferencias documentales primarias y secundarias.

Consulta Archivo Central: Las historias laborales que se

conservan en el Archivo Central deben ser consultadas

directamente en esta área. Si la Dirección Jurídica requiere

información sobre historias laborales debe canalizar la

solicitud a través del Grupo de Gestión Humana.



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Para la consulta de documentos en el archivo central se debe tener las manos limpias al momento de manipular la documentación, utilizar implementos de seguridad como guantes y tapabocas, tener especial cuidado al momento de pasar las hojas para evitar deterioro o rasgaduras y no consumir alimentos o bebidas cuando se esté realizando las consultas.

Se encuentra prohibido el ingreso a personas externas al archivo central y a los registros electrónico oficiales, cuando la consulta sea solicitada por usuarios externos, ésta se realiza a través del líder operativo del proceso de Gestión Documental, teniendo en cuenta las restricciones legales vigentes.

La salida temporal de los documentos en físico de la entidad se hace por solicitud expresa del líder del proceso, del jefe de la dependencia productora, por solicitud de los entes judiciales y organismos de control o por motivos técnicos como la microfilmación y/o digitalización.

Administración del Sistema de Gestión Documental- ORFEO: El

Sistema ORFEO es administrado por el proceso de Gestión

Documental, en coordinación con el proceso de Administración

de la Tecnología. Para su debida aplicación se realizarán

jornadas de inducción o re inducción dirigidas por los

profesionales de gestión documental.

Los funcionarios, pasantes y contratistas a quienes les sea asignado usuario y contraseña, harán uso del sistema de gestión documental de acuerdo con los lineamientos brindados por el Proceso de Gestión Documental y el área de sistemas.

Las propuestas de uso, administración y desarrollo del sistema de gestión documental que tengan relación directa con normas archivísticas y el proceso de gestión documental del Departamento deben ser expuestas ante el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo para la toma de decisiones.

Control Documental: La Oficina de Control Interno ejercerá el

debido acompañamiento y control de gestión a todas las etapas

que involucran la gestión documental institucional,

directamente al proceso de Gestión Documental ó a través de

las distintas auditorías de gestión a los demás procesos. De

igual manera el Jefe de la Oficina de Control Interno será

invitado permanente a las distintas sesiones del Comité

Institucional de Desarrollo Administrativo.

Glosario:

Archivo Central: unidad administrativa coordinada por el

Grupo de Gestión Documental que reúne los documentos

transferidos por las áreas una vez finalizado su trámite y

cuando su consulta es constante.

Archivo de Gestión: archivo del área que produce los

documentos y/o registros en trámite, sometidos a continua

utilización y consulta administrativa.

Documento: información registrada, cualquiera que sea su

forma o el medio utilizado.



18

Documentos de apoyo: documento generado por la misma

área o por otras áreas o instituciones, que no hace parte de

sus series documentales pero es de utilidad para el

cumplimiento de sus funciones.

Eliminación documental: actividad resultante de la

disposición final señalada en las tablas de retención o de

valoración documental.

OpenKM: aplicación web de gestión documental que

proporciona capacidades completas de gestión de

documentos incluyendo el control de versiones, metadatos, y

escaneo.

ORFEO: sistema de Gestión Documental y de procesos el cual

permite incorporar la gestión de los documentos a los

procesos de la cualquier organización, en este sistema se

registran cada una de las peticiones que ingresan al

Departamento.

Producción de documentos: generación de documentos por

parte de las áreas del Departamento en cumplimiento de sus

funciones.

Trámite: recorrido del documento y/o registro desde su

producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función. Transferencia documental: remisión de los documentos del

archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de

conformidad con las tablas de retención y de valoración

documental vigentes.

Tabla de Retención Documental – TRD: herramienta

archivística en la cual se definen las series documentales por

área con sus correspondientes tipos documentales, a las

cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del

ciclo vital de los documentos.

Política Internet y Correo Electrónico oficial

En el DAFP está prohibida la navegación por Internet en temas que atenten contra el buen nombre del Departamento o que pongan en riesgo la configuración de su infraestructura tecnológica, el envío o recepción de cualquier tipo de mensajes, con archivos de video, sonido o gráficos, que no sean institucionales, las suscripciones de las cuentas corporativas (asignadas por el DAFP) a sitios de Internet cuyo carácter no sea institucional, la generación o envío de correos electrónicos a nombre de otra persona sin autorización o suplantándola y la creación y/o envío de cartas cadena o cualquier otro esquema de pirámide de mensajes. Estos lineamientos se amplían en las Directrices y políticas de operación asociadas al Proceso de Gestión de la Tecnología Informática. La firma oficial que se debe utilizar para el envío de correos electrónicos internos y externos desde el correo institucional es la que determine el Subproceso de comunicación conforme a las directrices del Gobierno Nacional.

Políticas de Administración del Riesgo

Generalidades El DAFP define su política para la administración del riesgo adoptando la Guía para la administración del riesgo (DAFP 2011), como mecanismo para identificar, medir, valorar, monitorear, administrar y mitigar los riesgos originados en el cumplimiento de su gestión en



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todos los procesos estratégicos, misionales y de apoyo de la Entidad, buscando asegurar el logro de los objetivos institucionales. La Política está alineada con las normas aplicables a la Entidad, el sistema de gestión de calidad y el Sistema de Control Interno y es aplicable en todos los niveles del DAFP. Objetivo El objetivo de la Política de Administración del Riesgo es orientar la toma de decisiones respecto al tratamiento de los riesgos y minimizar sus efectos al interior del Departamento Administrativo de la Función Pública, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales. Tipología del riesgo en el DAFP De acuerdo con la naturaleza de la entidad y sus objetivos institucionales se identificaron los siguientes tipos de riesgos en los procesos: · Estratégico · De Imagen · Operativo · Financiero · De Cumplimiento · Tecnológico · De corrupción Responsabilidades y Compromisos frente al riesgo

· La Dirección General del Departamento y el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo tienen el compromiso de realizar el seguimiento al mapa de riesgos institucional y de aprobar la política. · La Oficina Asesora de Planeación acompañará a los procesos y orientará en la metodología a utilizar para la identificación, análisis, calificación y valoración del riesgo. Adicionalmente, consolidará el Mapa de riesgos institucional con los riesgos ubicados en zona alta o extrema y los riesgos de corrupción. · Los Líderes de Procesos y grupos de mejoramiento realizarán el seguimiento a los controles de los riesgos de acuerdo con la periodicidad establecida y actualizarán el mapa de riesgos cuando en la realización de los seguimientos encuentren situaciones que requieran ser ajustadas y lo remitirán para su revisión y aprobación a la Oficina Asesora de Planeación. · La Oficina de Control Interno asesorará en la identificación de los riesgos, y dentro de su función de evaluador independiente presentará a la Dirección del Departamento los resultados de la evaluación a los mapas de riesgos, con las recomendaciones para la mejora continua. Estructuración y seguimiento de los mapas de riesgos La política de riesgo está acompañada por elementos de base propios de la Entidad, en los cuales se sustenta su identificación y análisis, como son: estructura organizacional, plataforma estratégica, políticas de operación, procedimientos, documentación, objetivos institucionales y de procesos y análisis del entorno, con los cuales, cada proceso realizará la identificación de los riesgos y la debida documentación en lo que se denomina Mapa de riesgo por proceso y será el líder de cada uno de ellos quien se encargará del monitoreo y reporte de seguimiento en el aplicativo de Gestion SGI, según la



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periodicidad de las acciones de control establecidas, sin comprometer los tiempos fijados para cada zona de riesgo: Riesgos valorados en la “Zona de Riesgo Extrema” y alta y riesgos de corrupción: seguimiento y Mensual, Riesgos valorados en la “Zona de Riesgo Moderada, bimestral, Riesgos en Zona de riesgos baja: trimestral. Planes de Contingencia Para los riesgos calificados en el mapa de riesgos institucional en las Zonas Extrema los Líderes de Proceso deberán establecer Planes de Contingencia, entendiéndose éstos como los planes que se realizan para minimizar o corregir un riesgo que se llegara a materializar. Los Planes de Contingencia deberán ser remitidos a la Oficina Asesora de Planeación y a la Oficina de Control Interno. La Oficina Asesora de Planeación los tramitará para revisión y aprobación de la Alta Dirección. Cuando un riesgo se materialice se deberán tomar acciones inmediatas para mitigar su impacto, comunicar a todos los afectados, establecer una acción correctiva inmediata y evaluar posteriormente la continuidad del riesgo, documentando estas acciones en el plan de mejoramiento. Política de Indicadores en el DAFP

La Entidad ha definido criterios orientadores para la formulación, seguimiento y evaluación de los indicadores, tanto a nivel de políticas, como de programas, proyectos, productos y procesos, basados en el cumplimiento del Modelo Estándar de Control Interno, de la Norma

Técnica de Calidad (GP1000 e ISO) y del procedimiento de seguimiento y evaluación de la gestión institucional para asegurar el cumplimiento de sus objetivos institucionales. En este sentido, se ha considerado la medición a través de los indicadores como práctica de una verdadera gestión por procesos y ha asumido esquemas y criterios adoptados por el DAFP en la Guía para la construcción de indicadores de gestión, actualizada en el año 2012. Para llevar a cabo la medición de las metas institucionales, de los procesos identificados, de los proyectos de cada vigencia, de la gestión presupuestal y del Sistema de Gestión de la Calidad, el DAFP adoptó el esquema administrativo del triángulo: eficiencia – eficacia – efectividad, identificando en cada área el número de indicadores con los cuales se monitoreará el cumplimiento de lo planificado durante su ejecución, para la toma de decisiones oportunas. Objetivo Fomentar la cultura del autocontrol y la autoevaluación a través de la administración de indicadores y posibilitar la toma de decisiones basada en información real y oportuna en cualquiera de los procesos. Responsabilidad Los líderes de proceso junto con su equipo de trabajo son los encargados de establecer anualmente los indicadores con los cuales medirán el desarrollo, avance y resultado de los proyectos, planes, estrategias y procesos relacionados a su área, al igual que analizar periódicamente el cumplimiento y resultado de los mismos para



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tomar las acciones (preventivas, correctivas o de corrección) pertinentes. La Oficina Asesora de Planeación consolidará el estado y avance de los resultados de los indicadores de los procesos y los presentará ante el Comité Directivo mediante los informes de gestión trimestrales, para que éste determine las acciones que deberán emprender las áreas o procesos frente al resultado. La Oficina de Control Interno realizará el seguimiento y evaluación de los indicadores identificados en cada proceso. Formulación de indicadores La formulación de un indicador para un programa, proceso, proyecto o actividad la deberán realizar los dueños de dicha actividad haciendo inicialmente la pregunta: ¿Qué se quiere medir? e identificando el indicador como un mecanismo de medición y evaluación de la gestión. En este sentido, la Alta Dirección ha definido que la medición del Cumplimiento de la Gestión Institucional se basa en el cumplimiento de los compromisos SISMEG, que la medición del Sistema de Gestión de la entidad está dada en el cumplimiento de los objetivos Institucionales (asociados en el SIPLAN a cada área y proyecto), que la medición del avance y cumplimiento de la Planeación anual se encuentra en los indicadores inscritos en SIPLAN y que la medición de los Procesos se define mediante los indicadores formulados por cada uno de ellos en la “ficha de indicador por proceso. Fuentes de Información

La entidad cuenta con fuentes de información que proveen los insumos necesarios para la adecuada medición de los indicadores, como son: Aplicativo Orfeo, Sistema de Estadísticas, avances de los planes y proyectos inscritos en aplicativo SIPLAN, avances de la información de la Ficha de identificación del indicador por proceso, resultado del seguimiento de los riesgos institucionales, reportes de información SIIF y SISMEG, evaluaciones a clientes internos y externos, entre otros, por tanto se debe buscar la optimización de la información y los reprocesos en la identificación de indicadores y su medición. Seguimiento Los líderes de cada proceso actualizarán los avances del indicador en el instrumento diseñado para el efecto (reportes, sistemas de información), de acuerdo a la frecuencia establecida. Los indicadores deberán ser agrupados y analizados por el responsable del mismo y/o Líder de Proceso, identificando los datos generados por ellos con el fin de estabilizarlos y luego mejorarlos, determinar el nivel de desarrollo total o parcial de la meta establecida, y hacer replanteamientos oportunos con planes de mejoramiento que garanticen el cumplimiento de los objetivos establecidos. La información analizada en cada proceso debe ser enviada a la Oficina Asesora de Planeación los cinco primeros días hábiles de cada mes para su publicación. La Oficina de Control Interno, de acuerdo a su rol de evaluador independiente, será la encargada del seguimiento de los resultados de los procesos.



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Comunicar e informar Una vez revisados y aprobados los indicadores, por el Comité Directivo si está relacionado con metas de Gobierno y por el líder del proceso y la Oficina Asesora de Planeación si es de Proceso o proyecto, se procede a publicarlo en el archivo de calidad. Periódicamente los líderes de proceso informaran al interior de su grupo de trabajo los resultados de la medición y los resultados presentados en Comité, con el fin de involucrar a todos los servidores en el cumplimiento de las metas institucionales. Interpretación y análisis de resultados Una vez evaluados los indicadores por cada uno de los Líderes de Procesos y sus grupos de trabajo, se deben tomar las acciones preventivas o Correctivas pertinentes, mediante el establecimiento de planes de mejoramiento con acciones definidas que conlleven a la eliminación de la causa raíz de la desviación y/o incumplimiento de la meta del indicador. Actualización de indicadores Cuando se requiera actualizar los indicadores de los procesos, programas o proyectos definidos a comienzo de cada año, los Líderes de Proceso y/o su grupo de trabajo modificarán la información de la ficha del indicador durante los primeros cinco (5) días de cada mes en los aspectos cualitativos y/o cuantitativos pertinentes y este formato deberá enviarse a la Oficina Asesora de Planeación, quien revisará la pertinencia del mismo y procederá a modificar o actualizar los archivos publicados.

En el caso de sistemas externos de información tales como: SISMEG, SPI, SIIF y otros administrados por entidades externas (Presidencia de la República, NP, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, entre otros), se actualizará la información de acuerdo con los procedimientos y protocolos establecidos por ellos y coordinados internamente por la Oficina Asesora de Planeación. Política Ambiental

La entidad está comprometida con el cuidado y conservación del medio ambiente a través de la adopción de buenas prácticas en cuanto a: El uso adecuado de papel

La generación de hábitos en los servidores mediante de

sensibilización y comunicación permanente

La implementación de herramientas de tecnología sustituyendo

el uso del papel

El ahorro de energía mediante estrategias razonables y medibles

La practica constante de la separación de residuos sólidos

El adecuado manejo y disposición de los residuos peligrosos, y

El control del consumo de combustibles fósiles y generación de

CO2

Todas ellas detalladas en la Guía No.1 “Buenas Prácticas para reducir el consumo de papel” y la Guía didáctica para el buen uso de la energía Alumbrado Interior de edificaciones de Entidades Públicas.



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Política del Teletrabajo De conformidad con la Ley 1221 de 2008, la cual regula el Teletrabajo en Colombia, el DAFP define su política para la implementación de teletrabajo adoptando la Guía de operación de Teletrabajo, como mecanismo para establecer las competencias, requisitos y parámetros que deben ser cumplidos para tal fin. Por lo anterior, se define el procedimiento, la cobertura del teletrabajo en la entidad, los instrumentos de seguimiento y los servicios que este Departamento Administrativo ofrecerá bajo esta modalidad; buscando asegurar el buen desarrollo y ejecución del teletrabajo en el DAFP. Política de Tecnologías de la Información

Las Políticas de Operación de Tecnologías de la Información son las directrices orientadas a regular el buen uso, disponibilidad, integridad y seguridad de los recursos informáticos provistos por la Entidad a todos los funcionarios para el desarrollo de sus actividades misionales, están contenidas en las directrices dirigidas por el Proceso de la Tecnología Informática y dan cumplimiento a toda la normatividad vigente en la materia. Estos lineamientos son orientados desde el (la) jefe de la Oficina de Sistemas y aprobadas por la Alta Dirección. 15. Establecimiento del Sistema de Gestión de la Calidad La entidad ha establecido un Sistema de Gestión de la Calidad en el que se contempla lo siguiente:

La adopción de una Gestión por procesos que hoy cuenta con trece

identificados y documentados así: uno (1) de Dirección, cuatro (4)

Misionales, siete (7) de Apoyo y uno (1) de evaluación, los cuales

se relacionan en la forma que la entidad gestiona las políticas

públicas, sin que se tenga que cumplir una secuencia en la

totalidad de los Procesos Misionales para dar cumplimiento con el

objeto de los mismos.

La secuencia e interacción de estos procesos se muestra en el

documento identificado como “Caracterización de Procesos”, de

los que se dispone uno (1) por cada uno de los procesos (Ver

Caracterización de cada Procesos). Para asegurarse de que tanto

la operación como el control de estos procesos son eficaces, que se

mida el alcance de los resultados planificados y que se asegure la

mejora continua, se han definido los indicadores para cada

proceso (Ver indicadores de cada proceso) y los indicadores

institucionales (Indicadores SISMEG), como también el control y

monitoreo de los proyectos en ejecución en cada vigencia (Plan de

Acción Anual) .

Una definición de Política de Calidad, construida de manera

participativa y que asegura el compromiso de la Entidad frente a

este ítem, la cual se define así: “Estamos comprometidos a trabajar

con criterios de oportunidad, responsabilidad, innovación,

transparencia y uso adecuado de los recursos naturales, para el

mejoramiento continuo del servicio que presta la entidad”.

La articulación de los objetivos institucionales y de calidad con la

gestión de los procesos y proyectos a través de la identificación

como requisito en la planificación anual, con el fin de asegurar que



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todos los servidores aporten desde sus funciones al cumplimiento

de las metas y objetivos de la Entidad.

La planeación de los elementos requeridos por el

NTCGP1000:2009 y la ISO 9001:2008 en los proyectos de cada

área y proceso a través del Plan de Acción Anual, para contribuir a

la permanencia del Sistema de Gestión de la Calidad

implementado.

La responsabilidad frente al Sistema está a cargo del (la)

Director(a) General, el (la) Subdirector(a) y los (las) Directores

Técnicos de la entidad, representado en el Comité Directivo. Ellos

son quienes aseguran a través de la comunicación interna la

comprensión y el compromiso de los Servidores frente al sistema

de gestión de la calidad.

El establecimiento de los roles de autoridad y responsabilidad en

los procesos y procedimientos definidos como: Líder estratégico,

quien garantiza el seguimiento y control de los procesos y el Líder

Operativo, quien aseguran la planificación, ejecución y resultados

de los mismos.

La delegación en la Oficina Asesora de Planeación de la

implementación apropiada y oportuna del Sistema de Gestión de la

Calidad y la autoridad para asegurar su efectiva continuidad y la

designación del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, como

Representante de la Alta Dirección, quien ejerce la coordinación

del Sistema.

La creación de un Subproceso de comunicación para gestionar con

unidad de criterio la comunicación interna y externa del DAFP.

Una revisión periódica del avance y los resultados del Sistema de

Gestión de la Calidad, analizando los resultados que arroja el

Proceso de Medición y Análisis, evaluando los avances del Sistema

de Gestión Institucional y los datos de los diferentes sistema de

información existentes en reuniones de Comités con los líderes de

los procesos y las políticas.

La Gestión permanente desde la Alta Dirección de la consecución

de recursos para la continuidad el Sistema de Gestión

implementado en el DAFP.

Procedimientos de ingreso, calificación de servicios y permanencia

para contar con personal calificado para ejercer las funciones

asignadas.

Aplicación de un Plan Institucional de Capacitación que permite la

formación, competencia y toma de conciencia de los servidores del

DAFP.

La infraestructura con al que cuenta la Entidad para su

funcionamiento y la gestión de permanente para mejorar los

espacios físicos, equipos, herramientas y demás elementos

necesarios para la prestación del servicio.

La identificación de los requisitos de ley, del cliente, de la norma

del producto y de la entidad en cada proceso misional, con el fin

de que sean controlados oportunamente para asegurar la entrega

con calidad al cliente.

La planeación del servicio ofrecido por todas las áreas y procesos,

contemplando los requisitos, insumos, bienes, recursos, controles

y medición, para monitorear de manera oportuna el cumplimiento



25

de todas las etapas necesarias dentro de ciclo de producción del

DAFP.

Los métodos requeridos para el seguimiento de los resultados, el

establecimiento de acciones correctivas, la medición de la eficacia,

eficiencia y efectividad del Sistema y la toma de decisiones basada

en información real y confiable.

16. Descripción de procesos La caracterización de cada uno de los procesos se incluye como anexo al presente Manual de Calidad, al igual que los documentos que le generan valor al desarrollo de los mismos, los cuales son identificados, controlados y ejecutados por todos y cada uno de los servidores asociados a ellos, y se encuentran publicados en la carpeta de uso común denominada Calidad_DAFP.

Proceso Direccionamiento Estratégico



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Establece y coordina lineamientos, políticas de operación, plan estratégico y de comunicaciones, a través de la planificación y seguimiento a la gestión de los procesos y los servicios/productos, del análisis de las necesidades y requerimientos de los clientes, conforme a los criterios de eficacia, eficiencia y efectiva, para el cumplimiento de los objetivos y la misión del Departamento. El líder estratégico de este proceso es el (la) Director (a) de la entidad con el acompañamiento del (la) Subdirector (a), debido a las funciones que les han sido asignadas en esta materia, quienes coordinan la labor del Direccionamiento con los líderes operativos representados en el Comité Directivo de la Entidad. Como líderes operativos se encuentran: la Directora de la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites, El Coordinador del Grupo de Meritocracia, la Coordinadora del Grupo de Comunicaciones e Innovación y el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. Tiene asociado los siguientes subprocesos: Subproceso de Comunicaciones, Subproceso de Meritocracia y Subproceso Incentivos a la Gestión Pública. Los procedimientos asociados son: Elaboración, seguimiento y evaluación de la planeación en el DAFP, Presentación de Informes de Gestión, Difusión del Premio Nacional de Alta Gerencia y Banco de Éxitos, Selección Meritocrática de Gerentes Públicos y Jefes de Control Interno, Apoyo para la Selección técnica de cargos de Gerencia Pública, Apoyo para la Selección técnica de cargos de Jefes de Control Interno y Apoyo para la Selección técnica de cargos de Gerencia Pública por concursos abiertos

Proceso Formulación de la Política Su objetivo es establecer lineamientos y orientaciones dirigidas a las instituciones públicas en materia de Empleo Público, Control Interno, Gestión de la Calidad, Racionalización de Trámites, Desarrollo Administrativo, Desarrollo Organizacional y Democratización de la Administración Pública, mediante procesos de investigación, innovación, incorporación de nuevas tecnologías y requerimientos de los clientes con el fin de promover el mejoramiento continuo de la Administración Pública. Los procedimientos relacionados son: Definición de la Política. Realización de Investigación. Seguimiento y Evaluación de la Implementación de las Políticas

Públicas de competencia del Departamento.

El Líder Estratégico del proceso de Formulación es el (la) Subdirector (a) del Departamento y los Líderes Operativos son los Directores (as) de las cuatro áreas Técnicas coordinados por El (la) Director (a) de la Dirección de Empleo Público. El desarrollo del Proceso de formulación está bajo responsabilidad de los cuatro Directores Técnicos con relación a las políticas de competencia de cada Dirección. Proceso Instrumentalización de la Política Proceso Misional que tiene como objetivo validar la actualización y/o elaboración de documentos técnicos requeridos por las instituciones públicas, para la implementación y sostenibilidad de los lineamientos de política emitidos por la Entidad.



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El Líder Estratégico del proceso es el (la) Subdirector (a) del Departamento y los Líderes Operativos son los Directores (as) de las cuatro áreas Técnicas y el (la) Coordinador (a) del Grupo de Comunicaciones. El desarrollo del Proceso de Instrumentalización está bajo responsabilidad de los cuatro Directores Técnicos con relación a las políticas de competencia de cada Dirección. Proceso de Difusión Su objetivo es dar a conocer de manera comprensible, oportuna y con calidad las políticas públicas, instrumentos, normatividad, metodologías, guías y demás documentos de competencia del DAFP, a través de diferentes estrategias de difusión, para lograr su implementación y sostenibilidad en las entidades del Estado. El proceso tiene asociado un (1) procedimiento: Definición y desarrollo de estrategias de difusión. El Líder Estratégico del proceso de Difusión es el (la) Subdirector (a) del Departamento y el líder Operativo es el (la) Coordinador (a) del Grupo de Comunicaciones e Innovación, quien recoge las necesidades de los Directores (as) de las cuatro áreas Técnicas. Proceso de Asesoría y Orientación

El objetivo del Proceso de Asesoría y Orientación es acompañar, brindar información y conceptuar en las políticas y normas en materia de: Empleo Público, Desarrollo Organizacional, Democratización de la Administración Pública, Sistema de Desarrollo Administrativo, Sistemas Integrados de Gestión y Racionalización de Trámites.

Igualmente, el Proceso de Asesoría y Orientación es responsable de suministrar información general al cliente, respecto de sus peticiones relacionadas con los temas y políticas de competencia del Departamento Administrativo de la Función Pública. Siendo la Asesoría una de las principales responsabilidades del DAFP, tiene relacionado los procedimientos de: Asesoría en políticas de competencia del DAFP, Orientación en temas de competencia del DAFP y Respuesta a quejas, reclamos y denuncias formuladas por el usuario. El Líder Estratégico del proceso de Asesoría y Orientación es el (la) Subdirector (a) del Departamento y los Líderes Operativos son los Directores (as) de las cuatro áreas Técnicas, El (la) jefe del Grupo de Atención al Ciudadano; coordinados por El (la) Director (a) de la Dirección de Desarrollo Organizacional. Proceso Gestión del Talento Humano

Su finalidad es gestionar el ingreso, desarrollo y retiro del talento humano al servicio de la Entidad, a través del desarrollo de actividades, planes y programas, tendientes a garantizar servidores públicos competentes, para alcanzar los objetivos institucionales y generar continuidad en los procesos del Departamento. Las actividades que realiza este proceso están definidas en los siguientes procedimientos: Ingreso y permanencia de personal Bienestar, salud ocupacional y capacitación Nómina



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Seguridad Social y Parafiscales Evaluación de desempeño laboral y calificación de servicios Retiro del personal Expedición certificación para pensiones y/o bono pensional El Líder Estratégico del proceso de Gestión del Talento Humano es el (la) Secretario (a) General y el Líder Operativo es el (la) Coordinador (a) del Grupo de Gestión Humana. Proceso de Gestión Financiera

Administra durante cada vigencia fiscal, los recursos económicos para el cumplimiento de la misión institucional, de acuerdo con los requisitos del servicio y la normatividad vigente en la materia. Los procedimientos relacionados son: Programación, elaboración y presentación del Presupuesto DAFP. Ejecución del Gasto Arqueo de Caja Menor Gestión de Ingresos-Recaudos Conciliación Bancaria Cierre Contable Generar Informes y Estados Financieros. El Líder Estratégico del proceso de Gestión Financiera es (la) Secretario (a) General y el Líder Operativo es el (la) Coordinador (a) del Grupo de Gestión Financiera. Proceso Gestión Administrativa

Determina, administra y proporciona durante cada vigencia fiscal los bienes y servicios para el cumplimiento de la misión institucional, al mismo tiempo, mantiene y conserva la infraestructura necesaria para lograr una mejor prestación del servicio, de acuerdo con la normatividad vigente en la materia. Cuenta con los procedimientos de: Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y del Plan Anual de

Mantenimiento. Caja Menor,

El Líder Estratégico es el (la) Secretario (a) General y el líder operativo es el coordinador del Grupo de Servicios Administrativos. Proceso Gestión Contractual

Desarrollar los procesos contractuales requeridos por la institución durante cada vigencia, previstos en el Plan Anual de Adquisiciones, para atender las necesidades de bienes, obras y/o servicios, de acuerdo con la normativa vigente. Para la ejecución del proceso cuenta con los procedimientos de: Modalidad de selección de licitación pública Modalidad de selección abreviada Modalidad de selección contratación directa Modalidad de selección contrato servicios profesionales y de

apoyo a la gestión Modalidad de selección mínima cuantía Modalidad de selección concurso de méritos



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El Líder Estratégico del Proceso es el (la) Secretario (a) y el líder operativo es el Coordinador del Grupo de Gestión Contractual, quien es el responsable de las actividades de planificación, ejecución y resultados del mismo. Proceso Gestión Documental

Establece y ejecuta las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, con el fin de facilitar su utilización y conservación, teniendo en cuenta las disposiciones legales vigentes en la materia. Cuenta con cuatro (4) procedimientos: Control de documentos Control de registros Correspondencia Consulta y préstamo de documentos Se han establecido medidas para el debido control de los documentos emitidos por el Departamento que se encuentran registradas en la Guía para la elaboración o actualización de documentos, las cuales son de obligatorio cumplimiento. El Líder Estratégico del proceso de Gestión Documental es el (la) Secretario (a) General y el Líder Operativo es el (la) Coordinador (a) del Grupo de Gestión Documental. Proceso Administración de la Tecnología Informática

El objetivo de este proceso dentro del DAFP es la administración de los recursos tecnológicos mediante el diagnóstico, planeación, gestión, evaluación y construcción de soluciones de Tecnologías de Información, con el fin de fortalecer las actividades funcionales y misionales de la entidad. El Líder del Proceso de Administración de la Tecnología Informática es el Jefe de la Oficina de Sistemas. Los procedimientos relacionados son: Construcción y mantenimiento de sistemas de información Atención mesa de servicio

Proceso Apoyo Jurídico y Representación Judicial

Establece como objetivo representar a la Nación - Departamento Administrativo de la Función Pública, en los procesos judiciales en que la entidad es parte demandada y demandante, a través de la gestión de las correspondientes acciones judiciales, en defensa de sus intereses. El Líder Estratégico del Proceso Apoyo Jurídico y Representación Judicial es el (la) Director(a) Técnico (a) Jurídico (a) y el líder operativo es el Coordinador del Grupo de Defensa Judicial. Cuenta para su ejecución con los siguientes procedimientos: Apoyo Jurídico Interno Cobro de obligaciones a favor del Departamento Administrativo de

la Función Pública mediante Jurisdicción Coactiva. Representación Judicial del DAFP como Demandado Representación Judicial del DAFP como Demandante



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Proceso de Medición y Análisis

Establecer y aplicar métodos para el seguimiento, medición y evaluación de los procesos y el análisis de información que garanticen el mejoramiento continuo de la entidad es el objetivo del Proceso de Medición y Análisis.

Los Líderes estratégicos del proceso son (el) la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y el (la) Jefe de la Oficina de Control Interno y los líderes operativos son los Líderes de los procesos institucionales en función del seguimiento y control que realicen de manera permanente al desempeño de los procesos.

Para su ejecución cuenta con los siguientes procedimientos:

Auditorías

Producto/Servicio No Conforme

Acciones Correctivas y Preventivas

Seguimiento, Medición y Análisis al Sistema de Gestión de la Calidad

Seguimiento a la Gestión

Diseño, Seguimiento y Análisis de los Indicadores

17. Documentos y herramientas asociados al presente manual

Toda la información asociada al Manual de calidad se encuentra alojada en la carpeta de Calidad DAFP (aplicativo), administrada por la Oficina Asesora de Planeación o relacionada en la gestión de los procesos.

Documentos:

Caracterización de Procesos, Subprocesos y procedimientos -

Aplicativo Calidad_DAFP asociados en cada proceso

Normograma - Aplicativo Calidad_DAFP asociado en cada proceso

Manual de Contratación - Aplicativo Calidad_DAFP Proceso de

Gestión Contractual

Manual de Funciones – Aplicativo Calidad_DAFP Proceso de

Gestión Humana

Directrices y Políticas de Operación - Aplicativo Calidad_DAFP

asociadas en cada proceso

Guía de elaboración documental – Aplicativo Calidad_DAFP

Proceso Gestión Documental

Manual de Identidad Visual – Aplicativo Calidad_DAFP Subproceso

Comunicaciones

Guía de Administración del Riesgo – Aplicativo Calidad_DAFP

Proceso Direccionamiento Estratégico

Guía de Indicadores - Aplicativo Calidad_DAFP Proceso de

Direccionamiento Estratégico

Formatos vigentes generales y los específicos - Aplicativo

Calidad_DAFP asociados en cada proceso

Ficha de productos y servicios - Aplicativo Calidad_DAFP procesos

misionales

Indicadores del Sistema – Aplicativo Calidad_DAFP Procesos

identificados

Plan de Mejoramiento - Aplicativo Calidad DAFP- Proceso

Medición y Análisis



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Mapa de Riesgos por proceso e institucional - Aplicativo

Calidad_DAFP Procesos identificados

Informes de gestión - Aplicativo Calidad DAFP- Proceso Medición y

Análisis

Auditorias - Aplicativo Calidad DAFP- Proceso Medición y Análisis

Aplicativos o herramientas:

Aplicativo Calidad DAFP – Calidón – Oficina Asesora de Planeación

Sistema de Gestión Institucional - SGI – Oficina Asesora de

Planeación

Sistema Estadísticas : herramienta administrada por la Oficina

Asesora de Planeación

PROACTIVANET – herramienta administrada por la Oficina de

Sistemas

ORFEO – herramienta administrada por el Proceso de Gestión

documental

Oficina Asesora de Planeación

Junio de 2015

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Manual del Sistema de Gestión de Calidad y Operaciones