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1. FRMULAS DE MATRIZ
Normalmente, las funciones producen un nico resultado. Sin
embargo, a veces resulta interesante tener funciones que calculen
varios resultados a la vez. Estas funciones se llaman frmulas de
matriz o matriciales, y su resultado puede ocupar varias
celdas.
Las frmulas de matriz tambin se usan para ahorrar tiempo cuando
escribimos frmulas, ya que puedes sustituir varias frmulas
distintas por una sola frmula de matriz.
Por ejemplo, en una hoja de clculo puedes usar una frmula de
matriz para aplicar la misma frmula sobre distintos datos. En el
siguiente caso, si no utilizas frmulas de matriz, puedes calcular
el total de dinero ingresado por la venta de unos coches
multiplicando el nmero de coches vendidos por su precio (fila
SUBTOTAL) y sumando estas cantidades (celda B9):
En lugar de realizar todas estas operaciones, podramos haber
combinado todos los clculos en una solo, usando una frmula de
matriz o matricial:
En este caso, en la celda B8 tenemos la siguiente frmula de
matriz:
{=SUMA(B5:C5*B6:C6)}
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Las frmulas de matriz se muestran encerradas entre llaves ( { }
), para diferenciarlas del resto de frmulas, y para introducirlas
debemos aceptar la frmula escrita con + + .
De esta forma, despus de introducir la frmula de matriz y pulsar
esta combinacin de teclas, Excel la colocar automticamente entre
llaves ( { } ).
En el ejemplo anterior, si, tras introducir la frmula de matriz,
modificas esta frmula y aceptas con , ten en cuenta que Excel no
introducir una frmula de matriz, sino que se tratar de una frmula
normal. Recuerda la combinacin de teclas que tienes que pulsar para
aceptar la frmula de matriz.
Hemos dicho que una frmula de matriz o matricial puede devolver
un resultado o varios; en este segundo caso, estos resultados se
pondran en varias celdas. El rango de celdas donde se colocarn los
resultados de la frmula de matriz se llama rango matricial.
Ten en cuenta que todas las celdas del rango matricial
compartirn la misma frmula de matriz, por lo que no puedes eliminar
celdas de un rango matricial.
En las frmulas simples, puedes introducir referencias a celdas o
valores constantes.Pues bien, en las frmulas de matriz o
matriciales tambin tenemos
una forma de introducir valores constantes. A estos valores
constantes en las frmulas matriciales se les denomina constantes
matriciales.
Para incluir una constante matricial en una frmula:
Escribe los valores directamente en la frmula entre llaves ( { }
). Como separador de columnas, tienes que utilizar el punto y
coma ( ; ).
Para separar las filas, utiliza el smbolo de barra invertida ( \
).
Por ejemplo, para incluir la siguiente matriz como constante
matricial:
10 2030 40
deberas escribir {10;20\30;40}.
2. CONSTANTES MATRICIALES
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Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una frmula de
matriz que se ha introducido en las celdas C1:D2:
Segn esta frmula matricial, hemos sumado las celdas A1:B2 y la
matriz {10;11\20;21}. Cmo ha hecho Excel esta suma?
Las operaciones de las frmulas matriciales se hacen celda a
celda, dentro del rango seleccionado. Por ejemplo, en este caso se
sumara el valor de la celda A1 ms 10, el valor de la celda B1 ms
11, el valor de A2 ms 20 y el de B2 ms 21. Puedes ver el resultado
de estas operaciones en la hoja de clculo.
Recuerda que las frmulas de matriz no tienen nada que ver con
las operaciones matemticas sobre matrices, son dos cosas distintas.
Por ejemplo, aqu podras multiplicar una matriz de (2x3) por otra de
(2x3), produciendo un resultado de (2x3), cosa que no puedes hacer
con las operaciones matemticas de matrices.
Si introduces una constante
matricial en una frmula "normal" (no
de matriz), slo se tendr
en cuenta para los clculos
el primer elemento de la constante
matricial.
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En este ejemplo que acabamos de ver, el rango matricial estara
formado por las celdas C1:D2 (es donde estn los resultados de la
frmula de matriz). Si intentas eliminar el contenido de una de
estas celdas individualmente, Excel te mostrar un mensaje diciendo
que no puedes hacer eso.
Adems de eliminar celdas, otras operaciones que no se pueden
realizar en celdas pertenecientes al rango de una matriz son:
Cambiar el contenido de las celdas. Mover celdas que forman
parte de la matriz. Insertar celdas en un rango matricial.
Algunas de las operaciones que s estn permitidas son las
siguientes:
Dar formato a cada una de las celdas del rango de forma
individual.
Copiar y pegar celdas de un rango matricial.
Por lo tanto, si cambias una celda que pertenece a un rango
matricial, debes tener en cuenta que no puedes hacer operaciones
que cambien nicamente esta celda: tienes que cambiar todo el rango
matricial, como si se tratase de una nica celda.
Para seleccionar un rango matricial de una frmula de matriz,
puedes
utilizar el comando Ir a Especial del men del botn (o, lo que
es
lo mismo, seleccionar la opcin Ir a de este men y pulsar el botn
Especial). En la ventana que aparecer, selecciona la opcin Matriz
actual.
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Cuando se trabaja con frmulas de matriz, cada elemento de la
frmula tiene que tener el mismo nmero de filas y de columnas. Si
esto no es as, Excel expande las frmulas de matriz. Por ejemplo, la
frmula ={1;2;3}*{2\3} se transformara en
={1;2;3\1;2;3}*{2;2;2\3;3;3}.
Para introducir una frmula de matriz, tienes que seleccionar un
rango de celdas igual al de la matriz resultante. Si no existe un
valor expansible, aparecer el valor de error #N/A.
Por otra parte, si el resultado matricial es ms grande que el
rango seleccionado, los valores sobrantes no se mostrarn en la hoja
de clculo.
Tambin hay varias cosas que tienes que tener en cuenta al
trabajar con constantes matriciales:
Pueden ser nmeros, texto, valores lgicos o incluso valores de
error.
Si introduces texto, debe ponerse entre comillas. En una misma
constante matricial se puede incluir distintos
tipos de valores. Por ejemplo: {1;VERDADERO;2\"hola";55;10}.
No pueden estar formadas por frmulas. Todas las las y todas las
columnas de una constante
matricial tienen que tener la misma longitud. Es decir, no
puedes tener una la con cinco elementos y otra con tres.
No pueden tener smbolos de moneda, parntesis ni smbolos de
porcentaje.
Ya sabemos que, en una celda, podemos hacer referencia a celdas
que se encuentran en hojas de clculo distintas, dentro de un mismo
libro de trabajo.
Excel tambin permite la creacin de vnculos o referencias
externas entre dos o ms libros, de forma que la informacin que veas
en un libro refleje los cambios que ocurren en los datos de otro
libro. Es decir, que un vnculo o referencia externa es una
referencia a una celda o a un rango de celdas que estn en una hoja
de clculo de otro libro.
Por ejemplo: podemos incluir los resultados de varios libros en
un libro resumen, de forma que se puedan comparar los resultados de
cada uno de ellos de una forma rpida; adems, podemos hacer que
cualquier cambio en los libros fuente se refleje en el libro de
resultados.
3. REFERENCIAS EXTERNAS (VNCULOS)
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Tambin tienes que tener en cuenta que, al trabajar con libros
pequeos, stos son ms fciles de editar y ms rpidos de abrir, guardar
y calcular. De esta forma, podemos tener los datos en un libro y
analizarlos en otro libro distinto, asegurndonos de que los datos
originales no van a ser modificados.
Hay una serie de conceptos que tienes que conocer:
Libro de origen (o fuente): es aquel libro que contiene los
datos a los que hace referencia una frmula que est en otro libro, a
travs de una referencia externa.
Libro de destino (tambin llamado libro dependiente o vinculado):
es el libro que tiene los vnculos con el otro libro y que, por lo
tanto, depende de los datos de este ltimo.
Referencia externa (o vnculo): en un libro de Excel, es
cualquier referencia a una celda, a un rango de celdas o a un
nombre de otro libro de trabajo.
En resumen, que en el libro de destino o dependiente hay una
referencia externa a una o varias celdas que estn en el libro
origen. O sea, que, a travs de esta referencia, en el libro destino
podemos ver y trabajar con los datos que hay en el libro
origen.
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Para que lo tengas ms claro, podemos ver las relaciones que se
establecen a travs de una referencia externa o vnculo entre un
libro de origen y un libro de destino en la siguiente imagen:
El libro de destino es donde se ha insertado el vnculo o
referencia externa, mientras que el libro de origen es realmente el
que tiene los datos, es decir, la informacin que se muestra a travs
del vnculo.
Para crear referencias externas, primero tenemos que indicar la
ruta o posicin del archivo en el disco, seguido del nombre del
libro entre corchetes ( [ ] ). A continuacin figura el nombre de la
hoja; si el nombre de la hoja de clculo o del libro de la
referencia tienen caracteres no alfabticos, estos elementos figuran
entre apstrofos o comillas sencillas ( ' ). Luego aparece el smbolo
de exclamacin ( ! ) y, a continuacin, la celda o rango de celdas al
que hacemos referencia.
Aunque puede parecer complicado, la verdad es que la mayora de
veces no tendrs que escribir toda la referencia externa, ya que se
puede introducir directamente pulsando con el ratn.
Para seleccionar mediante el ratn celdas que estn en otros
libros, podemos tener abiertos los dos libros (el de origen y el de
destino o vinculado) y organizarlos en ventanas dentro de Excel
(por ejemplo, desde el botn de la ficha Vista de la Cinta de
opciones).
Al introducir las referencias
a las celdas pulsando con el ratn, nos evitamos el
tener que teclear textos
muy largos, evitando as la posibilidad de
que se produz-can errores al escribir estas referencias.
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Luego iramos escribiendo la frmula adecuada en el libro de
destino: escribiramos el signo igual ( = ) e iramos introduciendo
los distintos elementos de la frmula (valores constantes,
operadores, referencias a celdas...).
Para introducir una referencia externa, pulsaramos en la celda o
celdas del libro de origen o fuente. Excel ir construyendo la
frmula con las sintaxis correcta.
Por supuesto, tambin podemos poner referencias externas con
funciones, como si se tratara de referencias a celdas del mismo
libro.
Si el libro al cual est vinculado el libro actual est cerrado,
la referencia externa se muestra en la barra de frmulas con la ruta
de acceso completa, tal como hemos indicado. En cambio, si el libro
de origen o fuente est abierto, la referencia externa se muestra
sin la ruta de acceso.
Cuando trabajes con celdas con mucho texto o que tengan frmulas
largas (como en ocasiones ocurre con las referencias externas),
puede ser interesante cambiar el tamao de la barra de frmulas, para
poder ver todo el contenido de la celda. Si pulsas el botn Expandir
barra de frmulas , que est en la parte derecha de la barra de
frmulas, esta barra de har ms grande, mostrando tres o ms
lneas.
Tambin puedes cambiar el tamao de la barra de frmulas
arrastrando la separacin entre esta barra y las celdas de la hoja
de clculo, cuando el cursor del ratn te lo indique .
Por otro lado, puedes cambiar el ancho de la barra de frmulas y
del cuadro de nombres, arrastrando la zona entre estos dos
elementos , cuando el cursor del ratn cambie a una flecha . De esta
forma, si lo necesitas, puedes hacer ms ancho el cuadro de nombres
y ms estrecha la barra de frmulas o al revs, para ajustarlos a tu
gusto o forma de trabajar.
En las referencias externas, ten en cuenta la ruta que se
mostrar en el caso de que tengas los documentos (es decir, los
libros) en la carpeta Documentos del usuario.
Si haces doble clic en la se-
paracin entre la barra de
frmulas y las celdas de la
hoja de clculo (cuando el cur-
sor cambie a
), el tama-
o de la barra de frmulas se ajustar auto-
mticamente al nmero de lneas que se necesite para
ver todo el contenido de
la celda.
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En Windows Vista, la carpeta Documentos es distinta para cada
usuario del sistema. Para cada uno de los distintos usuarios que
pueda haber denidos, su carpeta Documentos se almacena dentro de la
carpeta Users\nombre_de_usuario del disco duro, y su nombre real es
Documents (en la carpeta Users\nombre_de_usuario, aparte de
guardarse esta carpeta, tambin se almacenan imgenes, favoritos y
otros archivos y conguraciones propias de cada usuario).
Por lo tanto, si seleccionas una referencia externa de un libro
que est en la carpeta Documentos, vers algo parecido a esto:
Si el libro de origen est en otra carpeta, vers la ruta adecuada
en la referencia externa:
En Windows XP, la carpeta con los documentos propios del usuario
se denomina Mis documentos, y est almacenada dentro de la carpeta
Documents and Settings\nombre_de_usuario, mientras que, en
versiones anteriores de Windows, la carpeta Mis documentos se
guardaba directamente en el directorio raz del disco duro: C:\Mis
documentos.
Finalmente, indicarte tambin que, al abrir un libro que tiene
vnculos o referencias externas (es decir, el libro de destino),
aparece una barra de mensajes debajo de la Cinta de opciones, que
te indica que, por razones de seguridad, se ha desactivado la
actualizacin automtica de los vnculos.
Desde el bo-tn Opciones de esta barra podra-mos habilitar la
actualizacin auto-mtica de los vn-culos, de forma que se
actualizaran los datos desde el libro de origen, si esta informacin
hu-biera cambiado.
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Del mismo modo que se pueden hacer referencias externas a
celdas, tambin podemos utilizar nombres en las referencias.La
sintaxis utilizada es la misma que la vista hasta ahora, con la
nica diferencia de que se utiliza el nombre en lugar de las
referencias. Por ejemplo:
='C:\Trabajo\[Ventas.xls]Hoja3'!Total_Este.
Cuando trabajas con libros vinculados y quieres guardarlos,
normalmente se debe guardar el libro de origen antes de guardar el
de destino. De esta forma, nos aseguraremos de que todos los datos
del libro de destino estn actualizados.
En la ficha Datos de la Cinta de opciones, el botn del grupo de
comandos Conexiones proporciona algunas herramientas y utilidades
para el trabajo con vnculos. Por ejemplo, podemos cambiar o
actualizar los vnculos de un libro de destino en cualquier
momento.
En este cuadro de dilogo podrs ver los distintos vnculos que hay
en el libro actual, adems de hacer ciertas operaciones relacionadas
con ellos.
Para cambiar el libro de origen de los datos, pulsa en el botn
Cambiar origen. En el cuadro de dilogo que aparecer podremos
seleccionar el nombre del archivo que ser el nuevo fichero de
origen o fuente al cual el libro actual est vinculado.
Si quieres acceder al libro de origen y ste no est abierto, con
el botn Abrir origen podras hacerlo. Al editar el libro de origen y
tener abierto el libro de destino, los cambios se reflejarn en este
ltimo.
Con Actualizar valores podrs realizar una actualizacin manual de
la informacin vinculada, mientras que Romper vnculo romper los
vnculos, poniendo en las celdas que tengan vnculos el valor que
tengan en ese momento.
4. TRABAJO CON REFERENCIAS EXTERNAS
Si desde den-tro de Excel,
con la opcin Guardar
como, cambias el nombre del
libro de origen o fuente, de-
bes tener el li-bro de destino
abierto, para que este cam-
bio de nombre se refleje au-
tomticamente en las referen-
cias externas que tenga.
Ten en cuenta que la accin
de Romper vnculo no se
puede des-hacer, por lo
que es re-comendable que guardes
una copia del libro antes de hacerla, por si te equivocas o
quieres volver
a tener el libro como lo tenas
antes.
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A travs del botn Comprobar estado comprobaremos los vnculos del
libro: Excel nos dir, en la columna Estado del cuadro de dilogo, si
el vnculo est bien, si no encuentra el archivo o la hoja de origen,
si los valores de los vnculos no estn actualizados, etc.
Por ltimo, con el botn Pregunta inicial podremos indicar si, al
abrir el libro, se actualizarn automticamente o no los vnculos sin
preguntar nada, o si se preguntar al usuario si quiere
actualizarlos.
Al trabajar con libros vinculados, tienes que procurar no perder
los vnculos establecidos. Para ello, trata de guardar los libros
vinculados en la misma carpeta.
Si, por cualquier motivo, los guardas en carpetas distintas,
guarda el libro de origen antes de guardar el libro de destino.
Si, al abrir un libro de destino, Excel no encuentra el libro de
origen, te mostrar un mensaje indicndolo.
A veces, tambin puede suceder que un libro de destino ocupe
mucho espacio en disco o tarde mucho tiempo en abrirse. Esto puede
ser debido a que, en este libro de destino, se guardan las copias
de los valores contenidos en el libro de origen junto con los datos
de este libro de destino (esto suele pasar si tienes referencias
externas a muchos rangos de celdas del libro de origen y se trata
de rangos grandes).
Puedes hacer que esto no sea as accediendo al cuadro de las
Opciones de Excel (desde el men del Botn de Ofce )
y, en la seccin Avanzadas, desactivar la casilla de vericacin
Guardar valores de vnculos externos. As podrs reducir el espacio en
disco y el tiempo que se tarda en abrir la hoja de clculo.
La opcin pre-determinada
del cuadro de la Pregunta
inicial (que es Permitir que los usuarios
elijan mostrar o no la alerta)
hace que se muestre o no se muestre el
mensaje de actualizacin segn lo que est indicado en el
cuadro
de las Opcio-nes de Excel,
en la casilla Consultar
al actuali-zar vnculos automticos de la seccin Avanzadas.
