Metodologa para la elaboracin de manuales administrativos

Para la elaboracin de los Manuales Administrativos no existen reglas

universales, ni metodologas pre-establecidas, solamente existen

lineamientos lgicos para su conformacin, los cuales pueden integrarse

de la siguiente forma:

Recopilacin de informacin

Interpretacin y diseo de la informacin

Elaboracin del manual

Aprobacin y actualizacin del manual Recopilacin de informacin

La recopilacin de informacin depender de las condiciones especficas

del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario

tener presente el objetivo general y los objetivos especficos del Manual,

definir a quienes estar dirigido, los trminos que sern utilizados dentro

de l y todos aquellos aspectos tcnicos que se adecen a las

caractersticas particulares del documento.

La informacin debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la

organizacin, obviamente para la elaboracin de Manuales de tipo

general, la informacin debe ser recopilada con ayuda de las altas

autoridades, mientras que para la elaboracin de los Manuales

especficos la informacin debe ser recopilada directamente de los

responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio.

La informacin puede ser recopilada a travs de entrevistas directas con

el personal, cuestionarios y por medio de la observacin directa, es

recomendable utilizar las tres tcnicas e interrelacionar la informacin

resultante en cada una de ellas. Interpretacin y diseo de la informacin

La etapa de interpretacin y diseo de la informacin, no es ms que

darle forma a la informacin recopilada bajo lineamientos tcnicos y el

criterio del personal encargado de elaborarlos.

Interpretar la informacin significa analizar en todos los datos

recopilados, su importancia y aporte al diseo del Manual,

probablemente mucha de la informacin no ser necesario incluirla

dentro del documento por considerar que no agrega ningn valor para los

usuarios directos, pero tambin se puede determinar que an hacen falta

algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de

recopilacin de informacin.

Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la informacin

recopilada verbalmente contra la informacin que proviene de las

respuestas a los cuestionarios y de lo observado durante la primera

etapa.

La depuracin y complemento de informacin es muy importante para no

elaborar documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo

que toda la informacin al momento de ser diseada es importante que

sea revisada por los entrevistados y aprobada por los funcionarios

superiores de cada uno de ellos.

El diseo del Manual es darle forma a la informacin para crear un

borrador que permita visualizar claramente el contenido del documento y

realizar los ajustes necesarios para su mejor comprensin. Elaboracin del manual

La elaboracin del Manual es la etapa ms sencilla pero laboriosa de la

metodologa, su finalidad es la creacin del documento final bajo

lineamientos claros y homogneos, utilizando para ello un lenguaje

sencillo que logre la comprensin y la adecuada aplicacin de los

usuarios directos del documento y de todos los niveles jerrquicos de la

organizacin. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos

de que se trate de un manual especfico para una tarea de tipo tcnico.

Dentro de la elaboracin del manual es importante incluir las

conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretacin

del contenido del mismo. Aprobacin y actualizacin del manual

La etapa de aprobacin de los Manuales independientemente a su

objetivo particular es de suma importancia para la adecuada utilizacin

de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la

organizacin en general.

El rgano encargado de la aprobacin de los Manuales puede ser el

Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comit

especfico para el efecto, etc. No importa quien o quienes lo aprueben lo

importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que

solamente de esa forma los Manuales sern consultados y respetados

por todos los integrantes de la organizacin.

Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su

elaboracin ser un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos

bastante altos.

Toda modificacin y/o ampliacin al contenido del Manual debe

realizarse por medio de los encargados de la elaboracin y diseo de los

mismos, y a su vez ser aprobados por el rgano competente para que

tenga la validez y el respaldo necesario. Cualquier modificacin que se

realice por separado y que no se comunique formalmente puede

considerarse invlida y los responsables de llevar a cabo las actividades

dentro de la organizacin podrn hacer caso omiso a las mismas.

A continuacin el Licenciado Oscar Yambay, consultor empresarial

experto en Organizaciones y Mtodos, ensea cmo elaborar el manual

de procedimientos y el manual de cargos y funciones. Un complemento

muy didctico para continuar aprendiendo sobre los manuales

administrativos.