OBJETIVO DEL PROCESO · *Conformación y legalización de comités evaluadores y estructuradores. ... Jefe de la Unidad de Compras ... todos los interesados y los organismos de control

HOSPITAL MILITAR CENTRAL CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS: ADQUISICION DE BIENES Y

SERVICIOS CÓDIGO: AB-SUAD-CP-01

SUBPROCESOS: PLANEACIÓN Y SELECCIÓN, EJECUCIÓN Y LIQUIDACIÓN, ACTIVOS FIJOS, ALMACENES, EXAMENES

EXTRAHOSPITALARIOS.

FECHA DE EMISIÓN: 27-11-2015

VERSIÓN: 01

SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI Página 1 de 23

HOSPITAL MILITAR CENTRAL

NIT: 830.040.256-0

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OBJETIVO DEL PROCESO Coordinar y adelantar los procesos de licitación, adquisición, almacenamiento y custodia de los materiales del Hospital

Militar Central.

RESPONSABLE DEL PROCESO Subdirector Sector Defensa -Subdirector Administrativo.

SUBPROCESO Planeación y Selección- PLSE

OBJETIVO Garantizar eficiencia, eficacia y calidad a los procesos contractuales que se desarrollen en el Hospital Militar Central sirviendo de medio facilitador en la Planeación y Selección de contratistas de acuerdo a las diferentes modalidades de contratación; cumpliendo a

cabalidad con las exigencias a nivel gubernamental y al interior de la institución.

RESPONSABLE DEL SUBPROCESO

Jefe de la Unidad de Compras Licitaciones y Bienes Activos.

PROVEEDOR ENTRADA DESCRIPCION ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE

Internos: 1. Consejo Directivo. 2. Todos los procesos.

Aprobación de presupuesto para cada vigencia (1). Solicitud de

P

* Presupuesto anual para ejecutar plan de compras y plan de inversión. * Proyección Plan Anual de Adquisiciones. *Verificación de existencias a los diferentes almacenes del Hospital Militar Central. *Requerimiento de recursos para atender las actividades propias de la gestión como son: talento humano idóneo, equipos y financiero. * Conformación de cronograma para la atención de cada proceso contractual independiente su modalidad. *Conformación y legalización de comités evaluadores y estructuradores. * Recomendación del comité de adquisiciones para la apertura y adjudicación de

Internos: Todos los procesos del Hospital Militar Central que requieran bienes y servicios para su

PROCESO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS CODIGO AB-SUAD-CP-01 VERSION 01

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OBJETIVO Garantizar eficiencia, eficacia y calidad a los procesos contractuales que se desarrollen en el Hospital Militar Central sirviendo de medio

facilitador en la Planeación y Selección de contratistas de acuerdo a las diferentes modalidades de contratación; cumpliendo a cabalidad con las exigencias a nivel gubernamental y al interior de la institución.

RESPONSABLE DEL

SUBPROCESO Jefe de la Unidad de Compras Licitaciones y Bienes Activos.


3. Proceso Gestión Gerencial Y Direccionamiento. 4. Proceso de Evaluación Mejoramiento y Seguimiento. 5. Proceso Planeación.

requerimientos mediante Estudios Previos (2). Solicitud de información por procesos internos (3). Plan Estratégico/ Plan de acción institucional (5). Código de Ética y Buen Gobierno (3) Informes de auditorías internas y/o externas e inspecciones. (4).

procesos contractuales.

a) Selección del

contratista. b) Contratación de

bienes y servicios de acuerdo a la priorización de necesidades.

c) Información

requerida por procesos internos para evidencia de gestión.

funcionamiento (b).

Proceso Gestión Jurídica- Verificación contractual (a). Área de Ejecución y Liquidación (b) Área de Almacenes y Activos Fijos (b). Infraestructura (b). Oficina de Control Interno (c). Subproceso de Control Disciplinario Interno(c).

H

*Elaboración económica y jurídica de estudios previos y consolidación con el área técnica. * Seguimiento a todo el proceso pre-contractual hasta su adjudicación. * Presentar el proceso de contratación al Comité de Adquisiciones para la apertura de proceso y adjudicación del mismo. * Elaboración de proyectos de pliegos y pliegos definitivos (Verificación del Jefe de Grupo y Jefe de área). * Selección del contratista cuya oferta se ajuste a las necesidades de la entidad. *Realización de audiencias de aclaración de términos de condiciones, audiencia de riesgos y de adjudicación. * Publicaciones en las páginas oficiales e institucionales. *Tramites para la expedición del certificado de disponibilidad. *Cumplimiento a normas relacionadas con temas susceptibles a la corrupción administrativa


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RESPONSABLE DEL



V

* Lista de Verificación carpeta maestra. * Verificación por parte del Jefe del área del cumplimiento de planes: Plan de Compras, Plan de Adquisiciones y cronogramas contractuales. * Informe diario de los estados de los procesos contractuales. *Información publicada en la página web del Hospital Militar Central y en el SECOP. * Evaluación de proveedores para procesos de mínimas cuantías. *Autoevaluación y actualización de los procesos internos. * Evaluación y afinamiento a indicadores propios del área y su gestión. * Cuadros de trazabilidad contractual. * Evaluación y seguimiento a proveedores. * Proyección plan de compras siguiente vigencia. * Libros de bitácoras o registro. * Tenencia y custodia de documentación.

A

*Tomar acciones correctivas y/o preventivas.


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RESPONSABLE DEL



Externos 4. Presidencia de la República. 5. Colombia Compra Eficiente. 6. SECOP. 7. Ministerio de Hacienda. 8. Contraloría General de la Nación. 9. Procuraduría Nacional de la Nación. 10. Contratistas. 11. Aseguradoras.

Solicitud de información, cumplimiento de normatividad y publicación de cronogramas de acuerdo a la modalidad de selección contractual según sea el requerimiento por el ente externo. (4-11) Procesos contractuales (2). Informes de auditorías Internas y/o externas e Inspecciones (8,9).

P

* Cumplimiento a los lineamientos de la normatividad estatal sobre contratación pública. *Proyección y cumplimiento de cronogramas de contratación de acuerdo a la modalidad de selección. *Aplicación de los modelos de procesos, procedimientos y formatos establecidos por el Hospital Militar Central. * Actualización del historial de proponentes.

d) Entrega de información, cumplimiento de normatividad y publicación de cronogramas de acuerdo a la modalidad de selección contractual según sea el requerimiento por el ente externo. e) Planes de Mejoramiento.

Externos Presidencia de la República (d). Colombia Compra Eficiente (d). SECOP (d). Ministerio de Hacienda (d). Contraloría General de la Nación (e). Procuraduría Nacional de la Nación (e). Contratistas (d).

H

*Desarrollo y cumplimiento de cronogramas de contratación de acuerdo a la modalidad de selección. *Comunicación de convocatorias públicas, resoluciones de apertura y de adjudicación a todos los interesados y los organismos de control del estado. * Realización de audiencias de aclaración de términos de condiciones, audiencia de riesgos y de adjudicación. * Publicaciones en las páginas oficiales e institucionales. *Tramites de certificado de disponibilidad y registró presupuestal. * Tramites ante aseguradoras para la expedición de pólizas de cumplimiento y/o la constitución de encargos fiduciarios para aquellos contratos que requieren anticipos. *Firma del contrato y constitución de pólizas. *Suministro de los bienes y servicios contratados dentro del plazo de ejecución.


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RESPONSABLE DEL



V

* Lista de Verificación carpeta maestra, foliación y trámite para elaboración de contrato. *Verificación por parte del Jefe del área del cumplimiento de los cronogramas de contratación de acuerdo a la modalidad. * Cuadro Excel para el seguimiento de los procesos contractuales. * Evaluación de proveedores para procesos de mínimas cuantías. *Autoevaluación y actualización de los procesos internos. * Actualización permanente y consulta a las páginas institucionales para la selección de posibles contratistas. *Autoevaluación y actualización de los procesos internos. *Cumplimiento a normas relacionadas con temas susceptibles a la corrupción administrativa.

Aseguradoras (d).

A

*Tomar acciones Correctivas y/o preventivas.


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NORMATIVIDAD

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA. LEY 80 DE 1993. Por el cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. LEY 352 DE 1997. Por la cual se reestructura el Sistema de Salud y se dictan otras disposiciones en materia de Seguridad Social para las Fuerzas Militares y la Policía Nacional. LEY 734 DE 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. LEY 489 DE 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. LEY 1150 DE 2007. Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. LEY 1437 DE 2011. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. LEY 1474 DE 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. DECRETO 568 DE 1996. Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación. DECRETO 1957 DE 2007. Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia. DECRETO 3487 DE 2007. Por el cual se modifica el Decreto 4730 de 2005. DECRETO 4632 DE 2011. Por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley 1474 de 2011 en lo que se refiere a la Comisión Nacional para la Moralización y la Comisión Nacional Ciudadana para la Lucha contra la Corrupción y se dictan otras disposiciones. DECRETO 4170 DE 2011. Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, se determinan sus objetivos y estructura. DECRETO 1082 del 2015. Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública. DECRETO 0019 DE 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. DIRECTIVA PRESIDENCIAL 012 DE 2012. La presente directiva fija los lineamientos, criterios, medidas y acciones de corto y mediano plazo, que deberán cumplir las entidades públicas en materia de lucha contra la corrupción en la contratación estatal. MANUAL DE MECI 2014: Lineamientos MECI 2014. NTCGP 1000:2009: Sistema de gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y Otras Entidades prestadoras de servicios. DECRETO 2693 DE 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones. GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: La administración del riesgo ayuda al conocimiento y mejoramiento de la entidad, contribuye a elevar la productividad y a garantizar la eficiencia y la eficacia en los procesos organizacionales, permitiendo definir estrategias de mejoramiento continuo, brindándole un manejo sistémico a la entidad NORMAS INTERNAS

a. Resolución Anual que Determina las Cuantías. b. Resolución 1072 de 2012, por la cual se adopta el manual de supervisión e interventoría para el HOMIC. c. Código de ética. - Código del Buen Gobierno. d. Resolución 1013 de 2006 “Mapa de procesos HOMIC”.Resolución No. 770 del 19-JUL-2011, “Por la cual se delegan funciones y competencias relacionadas con la contratación de bienes,

obras y servicios con destino al Hospital Militar Central y se dictan otras disposiciones”.

http://calsegen01.alcaldiabogota.gov.co:7772/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=304#0

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=43292#0


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INDICADORES RECURSOS DOCUMENTOS VALORES

N°. de procesos recibidos/ N°. de procesos iniciados con CDP N°. de procesos recibidos con CDP/ N°. Contratos celebrados N°. de procesos adjudicados /N°. Contratos en ejecución N°. de procesos recibidos/ N°. de procesos desiertos.

Los recursos requeridos para el funcionamiento del proceso, se ilustran a continuación, siendo coherentes con la gestión que se desempeña para la atención institucional y sus requerimientos. De acuerdo al manual de funciones vigente en la

institución y los requerimientos de talento humano para el normal funcionamiento del proceso.

Los requeridos en recursos físicos y tecnológicos para la

atención y prestación de las actividades propias.

Se tendrá en cuenta cada uno de los siguientes documentos (según aplique): - Manuales propios del Grupo. - Procedimientos propios del Grupo. - Instructivos propios del Grupo según aplique. - Formatos. Que a la fecha, se encuentren vigentes y que requiera el grupo y sus áreas de apoyo para la gestión y normal funcionamiento.

Compromiso. Respeto. Lealtad. Transparencia. Humanización. Trabajo en equipo. Austeridad.


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SUBPROCESO Ejecución y Liquidación- EJLI.

OBJETIVO Realizar un control y seguimiento a la ejecución de los contratos celebrados por el Hospital con ocasión a los procesos de selección

adelantados en el área de planeación y selección del grupo gestión contratos, velando por el cumplimiento contractual y las

disposiciones legales y reglamentarias para el logro de los fines estatales.

RESPONSABLE

DEL SUBPROCESO Jefe de la Unidad de Compras, Licitaciones y Bienes activos.

PROVEEDOR ENTRADA DESCRIPCION ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE Internos: 1. Supervisor /Interventor del contrato. 2. Proceso Gestión Jurídica. 3. Proceso Adquisición de Bienes y Servicios- Grupo Gestión Contratos. 4. Proceso Gestión Gerencial- Ordenador del gasto. 5. Todos los procesos. 6. Proceso Adquisición de Bienes y Servicios- Ejecución y Liquidación. 7. Proceso Servicios Logísticos- Registro y Correspondencia. 8. Proceso Evaluación, Mejoramiento y seguimiento. Externos: 9. Trasparencia por Colombia. 10. Archivo General de la Nación. 11. Contraloría General de la República.

Acta de inicio/ Informes de supervisión/ Acta de Finalización (1).

P

Identificación de fechas de los contratos finalizados a 30 de diciembre (liquidar-acta finalización.

a) Informe de control de Ejecución y Liquidación contratos.

Internos: Proceso Adquisición de Bienes y servicios- Grupo Gestión contratos (a, b, d, f). Todos los procesos (a, b, f, l). Contratista (a, i). Proceso Gestión Jurídica (b, h). Supervisor de contrato (c). Proceso Gestión Gerencial- Ordenador del gasto (c, g, h, l, m). Supervisor designado (g). Proceso Adquisición de Bienes y servicios – Ejecución y Liquidación (f, g, j, n). Proceso Adquisición de Bienes y Servicios- Archivo (i, k, l). Proceso Servicios Logísticos- Archivo Central (i, k).

Normatividad vigente (2,3)

Identificación de la normatividad vigente para el desarrollo y ejecución de las actividades del área.

b) Aplicación de la normatividad frente al caso en particular.

Solicitudes mediante oficio (3).

H

Realizar análisis del documento, identificando la necesidad y remitir a quien corresponda.

c) Oficio/Correo Institucional.

Carpeta Maestra (2). Recepcionar la carpeta maestra con documentación y registrar en libro de control.

d) Registro en libro de control.

Minuta del contrato (2). Pólizas (2). Lineamientos establecidos (3, 4,9).

Publicar contratos en el SECOP y Página Web Hospital Militar central. e) Publicación del contrato.


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SUBPROCESO Ejecución y Liquidación- EJLI.

OBJETIVO Realizar un control y seguimiento a la ejecución de los contratos celebrados por el Hospital con ocasión a los procesos de selección adelantados en el área de planeación y selección del grupo gestión contratos, velando por el cumplimiento contractual y las



Jefe de la Unidad de Compras, Licitaciones y Bienes Activos.


Contratos, minutas, pólizas y antecedentes que dieron origen al contrato (2).

H

Realizar el foliado de las carpetas maestras y del contrato. f) Acta de seguimiento.

Internos: Proceso Evaluación, Mejoramiento y seguimiento (n). Externos: SECOP (e). Contraloría General de la República (e, l, m, n). SIGEP (l).

Oficio de designación para supervisión de contratos (5).

Elaboración, numeración y entrega de notificación para supervisores. g) Oficio.

Hoja de ruta (1). Foliado en su totalidad (6).

Trámites de controversias contractuales. h) Debido proceso.

Documentos del contrato (6,10).

Organizar el archivo central Ejecución y Liquidación de Contratos. i) Archivo organizado bajos lineamientos de archivo central.


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NORMATIVIDAD

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA. Ley 80 de 1993. Por el cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Ley 352 de 1997. Por la cual se reestructura el Sistema de Salud y se dictan otras disposiciones en materia de Seguridad Social para las Fuerzas Militares y la Policía Nacional. Ley 734 de 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Ley 1150 de 2007. Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con

SUBPROCESO Ejecución y Liquidación -EJLI.

OBJETIVO Realizar un control y seguimiento a la ejecución de los contratos celebrados por el Hospital con ocasión a los procesos de selección adelantados en el área de planeación y selección del grupo gestión contratos, velando por el cumplimiento contractual y las



Subdirector Administrativo/Jefe de la Unidad de Compras, Licitaciones y Bienes Activos.


Informe/Acta final de la ejecución del contrato (1).

H

Finalización del contrato.

j) Acta de liquidación del contrato o Acta de balance económico y financiero del contrato.

Oficios / solicitudes (5,7).

V

Alimentación de carpeta para trazabilidad de los oficios allegados para el área.

k) Trazabilidad en la documentación allegada.

Informes de supervisión. Notificaciones. Plazo de ejecución. Subdirección a la que pertenece el contrato (1).

Alimentación y verificación del cuadro de Ejecución y Liquidación para los contratos.

l) Informe de seguimiento.

Cuadro de Ejecución y Liquidación para los contratos (6).

Estadísticas mensuales de avance de liquidación de los contratos. m) Informe mensual.

Informes de auditorías Internas/Externas (8).

A Tomar acciones correctivas y Acciones Preventivas. n) Planes de mejoramiento.


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NORMATIVIDAD

Recursos Públicos. Ley 1437 de 2011. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Ley 1437 de 2011. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Decreto 568 de 1996. Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación. Decreto 1957 de 2007. Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia. Decreto 568 de 1996. Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación. Decreto 1957 de 2007. Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia. Decreto 3487 de 2007. Por el cual se modifica el Decreto 4730 de 2005. Decreto 4632 de 2011. Por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley 1474 de 2011 en lo que se refiere a la Comisión Nacional para la Moralización y la Comisión Nacional Ciudadana para la Lucha contra la Corrupción y se dictan otras disposiciones. Decreto 4170 de 2011. Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, se determinan sus objetivos y estructura. Decreto 1510 de 2013. Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública. Decreto 1082 de 2015. Por medio del cual se expide el decreto único del sector administrativo de planeación nacional Resolución no. 770 del 19-jul-2011, “Por la cual se delegan funciones y competencias relacionadas con la contratación de bienes, obras y servicios con destino al Hospital Militar Central y se dictan otras disposiciones”. Manual de MECI 2014: Lineamientos MECI 2014. NTCGP 1000:2009: Sistema de gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y Otras Entidades prestadoras de servicios. Decreto 2693 de 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones. Guía de Administración del Riesgo: La administración del riesgo ayuda al conocimiento y mejoramiento de la entidad, contribuye a elevar la productividad y a garantizar la eficiencia y la eficacia en los procesos organizacionales, permitiendo definir estrategias de mejoramiento continuo, brindándole un manejo sistémico a la entidad.


N° contratos celebrados/ N° de Contratos en ejecución

N° De contratos en ejecución/ N° de contratos adicionados

N° De contratos en ejecución/ N° de contratos prorrogados

N° de Contratos pendientes por liquidar / N° de contratos liquidados

Los recursos requeridos para el funcionamiento del proceso, se ilustran a continuación, siendo coherentes con la gestión que se desempeña para la atención institucional y sus requerimientos. De acuerdo al manual de funciones vigente en

la institución y los requerimientos de talento humano para el normal funcionamiento del proceso.

Los requeridos en recursos físicos y tecnológicos para la atención y prestación de las actividades propias.




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SUBPROCESO Activos Fijos - ACI

OBJETIVO Ingresar, egresar y manejar los inventarios de la Propiedad, Planta y Equipo del Hospital Militar Central.

RESPONSABLE DEL

SUBPROCESO



Internos 1. Proceso Gestión Gerencial y Direccionamiento- Director Hospital Militar Central. 2. Subdirectores. 3. Todos los procesos. 4. Proceso Adquisición de Bienes y Servicios- Grupo Gestión Contratos. 5. Proceso Infraestructura y Equipo- Subproceso Equipo Médico. 6. Proceso Infraestructura y equipo- Subproceso Equipo Logístico. 7. Proceso Tecnología de la Información.

Entrega física de los bienes (contrato/cumplimiento pólizas de garantía) relacionada con copia de contrato y acta de recibo de supervisión del mismo (4).

Código de ética y Buen Gobierno (1). Plan Estratégico y Plan de Acción (9).

Contrato de mantenimiento (Servicios) (4). Equipos temporales en demostración (5). Equipos tercerizados o como apoyo tecnológico (6,7).

P

*Manual de Procesos y procedimientos para el cumplimiento de las funciones. *Plan anual de actualización de inventarios. *Aplicación de la normatividad para el manejo de los activos fijos. *Recopilación de normatividad para el manejo de activos fijos en entidades públicas.

a) Manual de Procesos y Procedimientos.

b) Actualización de

los inventarios.

c) Enajenación de activos fijos.

d) Registro al Sistema.

e) Acta de Disposición Final/Resolución de Adjudicación para terceros. f) Registro Sistema

Internos Subproceso de Activos fijos- funcionarios (a, b, e, f, g, h, j, k l) Áreas funcionales del Hospital Militar (b, d). Subproceso de Activos Fijos (b, d).

Comité de Enajenación (c). Subdirección Financiera-Contabilidad.(Concepto Contable).Cuenta fiscal Mantenimiento.(concepto técnico). Apoyo Servicios Auxiliares. (Concepto técnico) (c). Proceso Evaluación, Mejoramiento y Seguimiento Oficina de Control Interno (e, g, h). Proceso de Planeación (h).

H

*Coordinar reuniones necesarias con la Oficina Asesora de Planeación- Grupo Calidad con el fin de realizar mesas de trabajo para la actualización del Manual de Procesos y procedimientos. *Elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos del área de Activos Fijos. *Desarrollar funciones de actualización e inclusión de activos fijos en los inventarios de las diferentes áreas funcionales. *Identificar e ingresar al Sistema todos los activos muebles e inmuebles que ingresen al Hospital Militar Central. *Coordinar la elaboración de los conceptos técnicos y contables para la enajenación de los activos no explotados. *Custodia de los activos no explotados que tienen saldos en libros. *Verificar el movimiento de los activos fijos que salen a mantenimiento reflejándolos al sistema. *Actualización permanente de los inventarios del Hospital Militar Central. *Presentación de la Cuenta Fiscal.


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RESPONSABLE DEL

SUBPROCESO



8. Comité de enajenación. 9. Proceso Planeación. 10. Proceso Evaluación Mejoramiento y Seguimiento.

Acta de disposición final o enajenación de los activos fijos (7) Solicitud para la actualización de los inventarios (1, 2,3). Informes de auditorías internas y/o externas e Inspecciones.

V

* Cumplimiento de Procesos y Procedimientos Activos Fijos. *Inventarios actualizados. *Validación y registro con el Sistema de Información Dinámica Net. *Verificación e identificación plena de los activos fijos. *Evaluación y actualización de los procesos internos.

Operativo. g) Planes de mejoramiento. h) Mapa de Riesgos.

i) Entrega de información, cumplimiento de normatividad y según sea el requerimiento por el ente externo. **

A

* Cumplimiento a acciones susceptibles de mejora de acuerdo a las recomendaciones hechas por entes internos o externos. *Aplicación del Mapa de Riesgos. *Tomar acciones correctivas y/o preventivas.

Externos:

9. Contraloría General de la Nación. 10. Procuraduría General de la Nación. 11. Contratistas. 12. Aseguradoras.

Solicitud de información relacionada con altas, enajenación de activos fijos, bajas, mantenimientos y activos fijos (9, 10, 11, 12, 13). Denuncia por pérdida (14, 15). Informe o resolución por cambio de Jefatura (1). Acta, conceptos, relación de bienes (4).

P

* Cumplimiento a los lineamientos de la normatividad estatal para el manejo de los activos fijos. * Actualización de inventarios (Comité de enajenación) *Aplicación de los modelos de procesos, procedimientos y formatos establecidos por el Hospital Militar Central.

Externos: Contaduría general de la Republica. Contraloría General de la Nación (i, l). Procuraduría General de la Nación (i, l).

H

*Cumplimiento del Plan Anual para la actualización de inventarios. * Tramites ante aseguradoras para reclamo o daño por perdida de activos. *Recepción/entrega de los activos fijos por garantía/mantenimiento. *Entrega por disposición final de los activos fijos. (Comité de enajenación).


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RESPONSABLE DEL

SUBPROCESO



13. Contaduría General de la República. 14. Policía Nacional.

15. Fiscalía General de la Nación.

V

* Actualización y verificación de los inventarios. *Convocatoria del Comité de Enajenación para realizar la disposición final de los activos fijos. *Autoevaluación y actualización de los procesos internos.

j) Procedimiento, instructivos documentados del área. k) Normatividad aplicable anticorrupción. l) Planes de mejoramiento.

Contratistas (i).

Aseguradoras (i). Policía Nacional (i). Fiscalía General de la Nación (i).

A

*Autoevaluación y actualización de los procesos internos. *Cumplimiento a normas relacionadas con temas susceptibles a la corrupción administrativa. *Cumplimiento de acciones de mejora a los hallazgos identificados por los entes de control.

NORMATIVIDAD

Constitución Política de Colombia. Ley 80 de 1993. Por el cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Ley 42 de 1993. Organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen. Ley 610 de Agosto de 2000. Procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías. Ley 734 de 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Ley 716 de 2001. Por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones. Decreto 2200 de 2005. Reglamenta los servicios farmacéuticos y dicta otras disposiciones.


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NORMATIVIDAD

Decreto 2676 de 2002. Normas que la modifiquen y sustituyan reglamenta la gestión integral de los residuos hospitalarios y similares. Decreto 4725 de 2005. Normas que la modifiquen y sustituyan reglamenta el régimen de registros sanitario, permisos de comercialización y vigilancia sanitaria de los dispositivos médicos para uso humano. Decreto 677 de 1995. Normas que modifiquen y sustituyan por el cual se reglamenta parcialmente el régimen de registros y licencias. Decreto 1082 de 2015. "Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública". Decreto 2324 de 2000. Por medio del cual se modifica el Decreto 1130 de 1999 y se establecen los organismos y entidades que estarán a cargo de la implantación y desarrollo de los Programas de la Agenda de Conectividad. Decreto 1757 de 2008. Por la cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia. Decreto 1282 de 2002. Por la cual se reglamenta la Ley 716, sobre el saneamiento de la información contable en el sector público. Resolución Orgánica 04536 de noviembre 3 de 1998, Procedimientos y acciones a seguir con ocasión de perdida de bienes o fondos de la Nación. Acuerdos 042 Y 046 de 2003. Por el cual se establece el manual único de medicamentos y terapéutica para SSSMP. Resolución 196 de Julio 23 de 2001, Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el control interno contable. Resolución 1403 de 2007. Determina el modelo de gestión del servicio farmacéutico, se adopta el manual de condiciones esenciales y procedimientos y dictan otras disposiciones. Resolución 276 de Octubre de 2001, Por la cual se elimina la aplicación de los ajustes por inflación de los bienes inmuebles. Resolución 001 de enero del 2002, Por medio de la cual se modifica el Plan General de Contabilidad Pública. Resolución 1478 de 2006. Normas para el control, seguimiento y vigilancia de la importación, exportación, procesamiento, síntesis, fabricación, distribución, dispensación, compra, venta, destrucción y uso de sustancias sometidas a fiscalización, medicamentos o cualquier otro producto que las contengan y sobre aquellas que son monopolio del estado. Manual de MECI 2014: Lineamientos MECI 2014. NTCGP 1000:2009: Sistema de gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y Otras Entidades prestadoras de servicios. Decreto 2693 de 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones. Guía De Administración del Riesgo: La administración del riesgo ayuda al conocimiento y mejoramiento de la entidad, contribuye a elevar la productividad y a garantizar la eficiencia y la eficacia en los procesos organizacionales, permitiendo definir estrategias de mejoramiento continuo, brindándole un manejo sistémico a la entidad.


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No Aplica.

Los recursos requeridos para el funcionamiento del proceso, se ilustran a continuación, siendo coherentes con la gestión que se desempeña para la atención institucional y sus requerimientos. De acuerdo al manual de funciones vigente en la institución y los

requerimientos de talento humano para el normal funcionamiento del proceso.

Los requeridos en recursos físicos y tecnológicos para la

atención y prestación de las actividades propias.




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SUBPROCESO Almacenes -ALMC.

OBJETIVO Controlar y mantener el inventario de insumos y elementos de consumo necesarios en el Hospital Militar Central.

RESPONSABLE

DEL SUBPROCESO Jefe de la Unidad de Compras Licitaciones y Bienes Activos.


Internos: 1.Jefatura de la Unidad de Compras, Licitaciones y Bienes Activos. 2. Proceso Planeación. 3. Grupo Gestión Contratos. 4. Todos los procesos. 5. Proceso Adquisición de Bienes y Servicios- Subproceso Almacenes. 6. Proceso de Evaluación, Mejoramiento y Seguimiento- Oficina de Control Interno. 7. Proceso Gestión Gerencial y Direccionamiento. Externos: 7. Congreso de la República. 8. Contraloría General de la República.

Normatividad aplicable (8). Directrices de Almacenes (1). Código de Ética y Buen Gobierno (7). Plan Estratégico y Plan de Acción (2).

P Planeación de los recursos. Planeación de las actividades del área.

a) Plan de Compras (Útiles de escritorio, tintas y cartuchos). b) Cronograma Anual actividades de Almacenes.

Internos: Proceso Planeación (a). Proceso Adquisición de Bienes y Servicios- Subproceso Almacenes (b, e, f). Proceso de Gestión Financiera- Subproceso Presupuesto (c). Todos los procesos (d, f). Control Interno (e). Proceso de Gestión Financiera- Subproceso Contabilidad (e). Proceso de Evaluación, Mejoramiento y Seguimiento – Oficina de Control Interno (g). Externos: Contraloría General de la Republica (g).

Contrato legalizado (3). Verificación del supervisor (4).

H

Realizar el ingreso de elementos al almacén. c) Orden de entrada física al almacén en Dinámica Net.

Solicitudes o requerimientos de las dependencias (4).

Realizar la salida de elementos e insumos.

d) Orden de despacho en Dinámica. Net.

Verificación física de los elementos (5).

Inventarios físicos. e) Estado real del inventario.

Listado de existencias seleccionado (4). Muestra (5).

V Pruebas selectivas de verificación de elementos e insumos (Periodicidad definida).

f) Verificación de las existencias en el inventario.

Informes de auditorías internas y/o auditorías externas / Inspecciones (6, 9).

A Acciones correctivas y Acciones Preventivas. g) Plan de Mejoramiento.


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NORMATIVIDAD

Constitución Política de Colombia Art 209 y 269. Ley 80 de 1993 Y demás Normas Que Modifiquen Y Sustituyan por el cual se expide el estatuto general de contratación de la administración – Congreso de la República. Ley 42/93, Organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen – Congreso de la Republica. Ley 610 Agosto 2000 Trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías – Congreso de la República. Decreto 0734 de abril de 2012, Por el cual se reglamenta el estatuto general de contratación. Decreto 2200 de 2005 – Reglamenta los servicios farmacéuticos y dicta otras disposiciones. Resolución 1403 de 2007 del ministerio de protección social y de más normas quela modifiquen y sustituyan .determina el modelo de gestión del servicio farmacéutico, se adopta el manual de condiciones esenciales y procedimientos y dictan otras disposiciones. Decreto 4725 de 2005 y demás normas que la modifiquen y sustituyan reglamenta el régimen de registros sanitario, permisos de comercialización y vigilancia sanitaria de los dispositivos médicos para uso humano. Decreto 677 de 1995 y de más normas que modifiquen y sustituyan por el cual se reglamenta parcialmente el régimen de registros y licencias, el control de calidad así como el régimen de vigilancia sanitaria de medicamentos, cosméticos, preparaciones farmacéuticos. Manual de MECI 2014: Lineamientos MECI 2014. NTCGP 1000:2009: Sistema de gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y Otras Entidades prestadoras de servicios. Decreto 2693 de 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones. Guía de Administración del Riesgo: La administración del riesgo ayuda al conocimiento y mejoramiento de la entidad, contribuye a elevar la productividad y a garantizar la eficiencia y la eficacia

en los procesos organizacionales, permitiendo definir estrategias de mejoramiento continuo, brindándole un manejo sistémico a la entidad.


No aplica. Los recursos requeridos para el funcionamiento del proceso, se ilustran a continuación, siendo coherentes con la gestión que se desempeña para la atención institucional y sus requerimientos. De acuerdo al manual de funciones vigente en la



Se tendrá en cuenta cada uno de los siguientes documentos (según aplique): - Manuales propios del área. - Procedimientos propios del área. - Instructivos propios del área según aplique. - Formatos. Que a la fecha, se encuentren vigentes y que requiera el grupo y sus áreas de apoyo para la gestión y normal funcionamiento.



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SUBPROCESO Exámenes Extrahospitalarios EXEH.

OBJETIVO Lograr una adecuada implementación y operativización del sistema de remisiones de exámenes y procedimientos de ayuda diagnóstica

y terapéutica que se envían a la red externa de pacientes ambulatorios y hospitalizados. RESPONSABLE DEL



Internos: 1. Subproceso Exámenes Extrahospitalarios. 2. Pacientes Hospitalizados y Ambulatorios. 3. Auditoria Medica. 4. Servicios médico tratante. 5. Subdirección Médica. 6. Subdirección de apoyo. 7. Proceso Adquisición de Compras Licitaciones y Bienes Activos. 8. Proceso Evaluación, Mejoramiento y Seguimiento- Control Interno. 9. Proceso Planeación. 10. Proceso Gestión Gerencial y direccionamiento. Externos: 11. Hospitales y clínicas de convenio.

Necesidades del área (1). Plan Estratégico y Plan de Acción (9). Código de Ética y Buen Gobierno (10).

P

Planeación de los recursos. a) Plan de Compras.

Internos: Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios-Jefatura de la Unidad de Compras Licitaciones y Bienes Activos (a). Proceso Planeación (a). Servicios Hospital Militar Central (b, c). Supervisores de contrato (c, e, n). Pacientes Hospitalizados y Ambulatorios (d, i). Proceso Gestión Financiera- Subproceso Presupuesto (f).

Orden médica del paciente y realizar revisión (2). Carnet de servicios médicos (2).

H

Recepcionar documentos.

b)Carta de remisión Orden Médica escaneada. c) Resumen de la Historia clínica escaneada.

Revisión de exámenes disponibles para realizar externo en la base de datos (1).

Realizar cotizaciones para prestación de servicio no contratado. d) Solicitud Cotización de exámenes vía correo electrónico.

Informe de auditoría (3). Recepcionar informe de auditoría.

b)Carta de remisión Orden Médica escaneada. c) Resumen de la Historia clínica escaneada.


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Carnet de Servicios médicos (2). Carta de remisión de prestación de servicios a la red externa como urgencia vital (4).

H

Urgencia Vital. g) Remisión a la red externa.

Subproceso Exámenes Extrahospitalarios (h, j, k, n, o). Gestión Financiera- Subproceso Facturación (l). Todos los procesos (n). Proceso Evaluación, Mejoramiento y Seguimiento (p). Externos: Clínicas y hospitales de convenio (d, g, m).

Orden médica del paciente (4). Información requerida del paciente (4).

Registrar en la base de datos documentos ambulatorio, hospitalarios y urgencias vitales.

h) Registro en la base de datos.

Documentos autorizados (1).

Organizar remisiones.

i) Carta de remisión y documentación. j) Copia de recibido remisión.

Documentación requerida (11). Factura original y copia (11). CD con RIPS validados (11).

Recepcionar facturas.

k) Cargue de facturas.

l) Oficio para facturación con relación de facturas. Facturas. m) Correo electrónico informando glosa y/o devolución de la factura.


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NORMATIVIDAD

Constitución Política de la República de Colombia - artículo 49. La Ley 10 de 1990 por medio de la cual se reorganizó el Sistema Nacional de Salud (SNS). Decreto 2759 del 11 de diciembre de 1991 Por el cual se organiza y establece el régimen de Referencia y Contra referencia. La Ley 60 de 1993 Amplió la disponibilidad de recursos tanto del situado fiscal como de las participaciones de los municipios y abrió la posibilidad, posteriormente ratificada en la ley 100 del mismo año, de otorgar subsidios a la demanda de servicios de salud. Además de otras determinaciones de competencia de los entes territoriales. La Ley 100 de 1993. Mediante el cual se establece el Sistema General de Seguridad Social. Ley 715 de 2001 capitulo IV, articulo 54. La red de servicios se organiza por grados entre sí mediante un sistema de referencia y Contrarreferencia. Provee las normas técnicas y administrativas con el fin de prestar Servicios de Salud al usuario acorde con sus necesidades, atendiendo los requerimientos de eficiencia y oportunidad. Decreto Numero 1011 de 2006: Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud. La entidad de la red externa prestadora del servicio de salud debe entregar original y copia de la factura, original de documento de referencia médica u orden médica, hoja de remisión para la prestación del servicio, resultados del procedimiento o examen realizado, CD con los RIPS validados y certificación de parafiscales a la fecha de radicación de la factura. Manual de MECI 2014: Lineamientos MECI 2014.






Contrato (7). V Alimentación cuadro control facturación contratos Extrahospitalarios.

n) Saldos de ejecución del contrato.

Identificación de acciones de mejora por el personal del área (1). Informes de auditorías Internas y/o externas e Inspecciones (8).

A Tomar Acciones correctivas y/o Acciones Preventivas. o) Mejoras al proceso. p) Planes de Mejoramiento.


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NORMATIVIDAD

NTCGP 1000:2009: Sistema de gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y Otras Entidades prestadoras de servicios. Decreto 2693 DE 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones. Guía de Administración del Riesgo: La administración del riesgo ayuda al conocimiento y mejoramiento de la entidad, contribuye a elevar la productividad y a garantizar la eficiencia y la eficacia en los procesos organizacionales, permitiendo definir estrategias de mejoramiento continuo, brindándole un manejo sistémico a la entidad.


No Aplica. Los recursos requeridos para el funcionamiento del proceso, se ilustran a continuación, siendo coherentes con la gestión que se desempeña para la atención institucional y sus requerimientos. De acuerdo al manual de funciones vigente en la






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Convenciones: P: Planear H: Hacer V: Verificar A: Actuar

Documents

OBJETIVO DEL PROCESO · *Conformación y legalización de comités evaluadores y estructuradores. ... Jefe de la Unidad de Compras ... todos los interesados y los organismos de control