ORGANIZACIÓN Y METODOS

Msc. Nelly SolaDOCENTE.

CONCEPTOS DE ORGANIZACION

Ordenar y agrupar actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía estableciendo las relaciones entre dichas unidades deben existir.

CONCEPTOS DE ORGANIZACION

Estructura de relaciones entre personas,trabajo y recursos.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

ES UN MEDIO A TRAVÉS DEL CUAL SE ESTABLECE LA MEJOR MANERA PARA ALCANZAR OBJETIVOS DE UN GRUPO SOCIAL.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

SUMINISTRA LOS MÉTODOS PARA QUE SE PUEDAN DESEMPEÑAR LAS ACTIVIDADES EFICIENTEMENTE, CON UN MINIMO DE ESFUERZO.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

EVITA LA LENTITUD E INEFICIENCIA EN LAS ACTIVIDADES, REDUCIENDO LOS COSTOS E INCREMENTANDO LA PRODUCTIVIDAD.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

REDUCE O ELIMINA LA DUPLICIDAD DE ESFUERZOS, AL DELINEAR LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN.

DEL OBJETO: Las actividades deben relacionarse con el objetivo y propósito de la organización.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

ESPECIALIZACION: El trabajo de una persona debe limitarse al

máximo a la ejecución de una sola actividad, mientras más específico y menor campo de acción tenga un individuo mayor será su eficiencia y destreza.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

JERARQUIA: Es necesario establecer centros de autoridad

de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes de los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

UNIDAD DE MANDO:Al determinar un centro de autoridad y

decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe y que los subordinados no deberán reportase más que a un sólo jefe.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

DIFUSION: La obligación de cada puesto que cubre

autoridad y responsabilidad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con el mismo.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓNAMPLITUD O TRAMO DE CONTROL:

Al un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportarse a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

COORDINACION: Las unidades de una organización siempre

deberán mantenerse en equilibrio de comunicación(mercadotécnia, finanzas, producción, recursos humanos).

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

CONTINUIDAD: Una vez que se ha establecido la estructura

organizacional, requiere mantenerse, mejorarse, y ajustarse a las condiciones del medio ambiente., por que son SISTEMAS CAMBIANTES.

TIPOS DE ORGANIZACIÓNFORMAL: basada

en la división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes.

Organización planeada.

Aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de documentos.

INFORMAL: Emerge espontáneamente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal.

Se forma de relaciones de amistad.

No aparece en el organigrama.

Comprende los aspectos del sistema que no han sido planeados.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.

DIVISION DEL TRABAJODEPARTAMENTALIZACIONJERARQUIZACIONDESCRIPCION DE FUNCIONES.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.

DIVISION DEL TRABAJO: Dividir la carga de trabajo entera en

tareas que pueden ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas y grupos.

Especificar que quien depende de quien.Establecer mecanismos para integrar las

actividades.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

DEPARTAMENTALIZACION.Combinar o agrupar las tareas en forma

lógica y eficiente entre los empleados.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACION.

FINANZAS

CONTABILIDAD TESORERIA PRESUPUESTO.

FUNCIONAL:

TIPO DE DEPARTAMENTALIZACION. POR PRODUCTO.

PRODUCCION

FARMACÉUTICA

QUÍMICA

COLORANTES.

TIPO DE DEPARTAMENTALIZACION POR GEOGRAFICA O TERRITORIO

VENTASREGIONALES

SUR SURESTE NORTE

TIPO DE DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTE

VENTAS ROPA

CABALLEROS JUNIOR DAMAS

TIPO DE DEPARTAMENTALIZACIONPOR PROCESO O EQUIPO

PROCESO

FUNDICION

ENSABLEJE

PINTURA

TIPO DE DEPARTAMENTALIZACIONPOR PROCESO O EQUIPO

PRODUCCION

TROQUELADOS TALADROS FRESADORAS

TIPO DE DEPARTAMENTALIZACIONPOR SECUENCIA

PRODUCCION

TURNO MATUTINOTURNO

VESPERTINOTURNO

NOCTURNO

TIPO DE DEPARTAMENTALIZACIONPOR SECUENCIA

CUENTASPOR COBRAR

CLIENTE A-C CLIENTES D-G CLIENTES H-Z

NIVELES JERÁRQUICOS DE LA ORGANIZACIÓN

LEGISLATIVO: NORMATIVO, DECISORIO, OBJETIVOS, POLITICAS

DIRECTIVO: ORIENTA, PLANIFICA, EJECUTA, ORGANIZA.

ASESOR: ACONSEJA, INFORMA.OPERATIVO: EJECUTA TRANSFORMA,

MATERIALIZA.AUXILIAR: AYUDA, AUXILIA.DESCENTRALIZACION: EJECUTA,

TRANSFORMA MATERIZA.

ELEMENTOS SISTEMICOS DE LA ORGANIZACIÓN.

FINALIDADFUNCIONESOBJETIVOS, POLITICAS, ESTRAT.RECUROS HUM. MAT.ECON.TEC.NORMATIVIDAD, ESTRUCTURASISTEMAS, PROCEDIMIENTOSCLIMA ORGANIZACIONALTURBULENCIA AMBIENTAL

CONCEPTO DE SISTEMAS

Conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario o complejo.

COMPONENTES DEL SISTEMA

INSUMOS: 4 R, INFORMACION, NORMAS, POLITICAS.

PROCESADOR: STAFF, COORDINACION MAQUINARIA, TALENTOS

HUMANOS, ESTRUCTURA,SALIDA: BIEN PRODUCTO O

SERVICIOS.REGULADOR: CONTROLRETROALIMENTADORMEDIO AMBIENTE- ENTORNORELACIÓN DE EFICIENCIA.

CLASES DE SISTEMASABIERTOCERRADOCREADONATURALADAPTABLENO ADAPTABLEMECANICO

PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAEL TODO ES PRIMARIO Y LAS PARTES

SON SECUNDARIAS.LA INTEGRACION ES LA CONDICION DE

LA INTERELACION DE LAS PARTES DENTRO DE UNA.

EL TODO ES IGUAL A LAS PARTES Y LAS PARTES SON IGUAL AL TODO.

LA NATURALEZA DE LA PARTE Y SU FUNCIÓN SE DERIVA DE SU POSICIÓN DENTRO DEL TODO.

CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

CONJUNTO DE TECNICAS QUE TIENEN LA FINALIDAD DE INVESTIGAR LA ESTRUCTURA Y EL FUNCIONAMIENTO DE LA ENTIDAD ADMINISTRATIVA A FIN DE MEJORAR LOS PROCEDIMIENTOS Y ALCANZAR OBJETIVOS

CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

CONJUNTO DE TECNICAS QUE ESTUDIAN LA ESTRUCTURA Y OPERACIÓN DE LA EMPRESA A FIN DE ALCANZAR OBJETIVOS

CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

HERRAMIENTA QUE FACILITA EL DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y OPTIMIZA LOS RECURSOS.

CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

ES EL ANALISIS ADMINISTRATIVO ES EL ESTUDIO DE LAS CAUSAS Y DE LAS SOLUCIONES A LOS PROBLEMAS QUE INCLUYEN RESPONSABILIDAD DE PLANIFICACION Y MEJORAMIENTO

IMPORTANCIA DE O Y M.HERRAMIENTA QUE AYUDA A MEJORAR

LA EFICIENCIA PARA PODER MEJORAR LOS SERVICIOS

SE APLICA AL SECTOR PÚBLICO O PRIVADO.

INSTRUMENTO DE REFORMA ADMINISTRATIVA.

SE LA CONOCE COMO AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

PERMITE DIAGNOSTICA EL ORIGEN DE LOS PROBLEMAS.

OBJETIVOS DE O Y MDETERMINAR QUE CAUSAN

CONFLICTOS ADMINISTRATIVOSELIMINAR EL TRABAJO INNECESARIO Y

GARANTIZAR EFICIENCIA.DETECTAR LA DUPLICAD DE

FUNCIONES.INCREMENTAR LA PRODUCCIÓN.MEJORAR LOS PRODUCTOS A TRAVÉS

DE MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS.

FUNCIONES DE O Y MORGANIZA O REORGANIZA LAS

UNIDADES DE TRABAJO .EFECTUA ESTUDIOS O REVISIONES

CONTINUOS DE LAS POLITICAS, OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA ORGANIZAC.

ANALIZA LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA DETERMINAR SU VALIDEZ, Y DISEÑAR MÉTODOS DE TRABAJO.

PARTICIPA EN LA DETERMINACION DE FUNCIONES DE LOS PUESTOS.

FUNCIONES DE O Y MELABORA Y ACTUALIZA MANUALES DE

PROCEDIMIENTOS, REGLAMENTOS, INSTRUCTIVOS RELACIONADOS CON LAS FUNCIONES Y SU ESTRUCTURA.

ANALIZA NECESIDADES DE ESPACIOS FISICOS, MUEBLES, EQUIPOS Y UTILES DE OFICINA Y AQUISICIONES MÁS CONVENIENTES DE ACUERDO A SUS NECESIDADES DE TRABAJO

FUNCIONES DE O Y MDISEÑA FORMULARIOS, REGISTROS, Y

CONTROLA SU IMPRESIÓN Y DISTRIBUCION .

ASESORA A LOS DIRECTIVOS DE LA ORGANIZACIÓN EN CAMBIOS Y DECISIONES ADMINISTRATIVAS.

EFECTUA ESTUDIOS DEL PROCESO DE DESARROLLO ADM.

EL PERSONAL DE ORGANIZACIÓN Y METODOS.

CONDICIONES TECNICAS:Conocimientos de las ciencias

administrativas a nivel superiorConocimiento de la instituciónExperiencia en trabajas similaresConocimiento de técnicas de análisis

administrativos.Conocimiento de relaciones humanas

EL PERSONAL DE ORGANIZACIÓN Y METODOS.

CONDICIONES PERSONALES:Actitud favorable a los estudios de

organización y sistemasHabilidad para tratar con las personasMente analítica y críticaMente creativaPersonalidad bien formadaHabilidad para trabajar en grupoPresentación, educación, ética prof.

DIAGRAMACIONTIPOS:

ASMEANSIISODIF VERSIONES YOURDON DE MARCOY GANE & SARSONDINDO

DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVOCONCEPTO

ES EL ESTUDIO QUE PERMITE DETECTAR LAS FALLAS EXISTENTES EN UNA ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN Y RECOMENDAR LAS MEJORAS QUE DEBEN INTRODUCIRSE PARA PODER GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO EFICIENTE DE LAS FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y OBJETIVOS DEL A ENTIDAD.

FASES DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO.

DIAGNOSTICODISEÑOIMPLANTACIONCONTROLEVALUACION.

CONCEPTO DE CADA FASEDEL DIAGNÓSTICO ADMINIST.

DIAGNOSTICO:Es investigar cual es la situación actual en

que se desenvuelve la empresa o entidad en determinado campo administrativo.

TECNICAS DE RECOPILACON DE INFORMACION EN EL DIAGNOSTICO

ENCUENTAENTREVISTAOBSERVACION DIRECTA DE CAMPO

CUESTIONARIOMIXTO.

PREGUNTAS PARA EL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO

PREGUNTAS¿QUÉ?¿PARA QUÉ?¿DÓNDE?¿CUÁNDO?¿QUIÉN?¿CÓMO?¿PORQUÉ?

ANÁLISISACTIVIDADPROPÓSITOLUGARORDEN /TIEMPOPERSONAMEDIOSRAZONES

CONCEPTO DE CADA FASEDEL DIAGNÓSTICO ADMINIST.

DISEÑO:Implica elaborar todos los documentos

recomendados por el informe de diagnóstico.

Implica diseñar mejoras administrativas, equipos, distribución de espacios, planes de operación, organización de procedimientos.

Se de diseñar las posibles solucionesa cada problema detectado.

CONCEPTO DE CADA FASEDEL DIAGNÓSTICO ADMINIST.

IMPLANTACION:

Poner en marcha o aplicar los estudios que han sido diseñados en la fase anterior.

FASE DE IMPLANTACIONELABORAR UN PROGRAMA PARA LA

IMPLANTACION DE LAS RECOMENDACIONES.

PROGRAMAR DE INTEGRACION DE LOS TALENTOS HUMANOS Y MATERIALES.

EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE IMPLANTACIÓN.

CONCEPTO DE CADA FASEDEL DIAGNÓSTICO ADMINIST.

CONTROL:Se presenta en cualquier fase del estudio

administrativo y consiste en observar que el trabajo se desarrolle conforme a la planificación y metodología establecida.

Puede se previo, concurrente o posterior.Permite detectar errores o inconsistenciasy sugerir las modificaciones necesarias.

CONCEPTO DE CADA FASEDEL DIAGNÓSTICO ADMINIST.

EVALUACION:Consiste en comprobar si los nuevos

sistemas introducidos rinde los resultados previstos.

Permite detectar las deficiencias que puede presentar el nuevo sistema

Es aplicada por los que diseñaron el nuevos sistema y los jefes de las unidades administrativas mediante observación directa de campo y entrevistas.

TEORIA DE LAORGANIZACION

UNIDAD IV.SE EXPLICO EN LAS PRIMERAS CLASES

CON LOS CONCEPTOS DE SISTEMA.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

DEFINICIÓN:documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información, instrucciones sobre algo importante para una empresa, que se considera necesario para mejorar la ejecución de un trabajo.

OBJETIVOS DEL MANUALMEDIO DE COMUNICACIÓN EFICAZINSTRUIR AL PERSONAL EN ALGOPRECISAR FUNCIONESEVITAR DUPLICIDADESMEJORAR EL DESEMPEÑOSER MEDIO DE INTEGRACIÓNDAR INFORMACIÓN BÁSICAPROPICIAR UNIFORMIDAD

CLASES DE MANUALES

POR SU CONTENIDO

POR SU FUNCIÓN ESPECIFICA

POR SU APLICACIÓN

PROCESO DE ELABORACIÓNPLANIFICACIÓNRECOLECCIÓNDE INFORMACIÓNPROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓNELABORACIÓN DEL MANUALREVISIÓN DEL CONTENIDOAPROBACIÓNIMPLANTACIÓNDISTRIBUCIÓNEVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

CONTENIDO DE UN MANUALCARÁTULA DE PRESENTACIÓNINTRODUCCIÓNÍNDICEPRESENTACIÓNOBJETIVOAMBITO DE APLICACIÓNDISPOSICIONES PARA LA UTILIZACIÓNASPECTOS CENTRALES DEL MANUALGLOSARIO DE TERMINOS

DISTRIBUCIÓN DE ESPACIO FÍSICO

MÁXIMO APROVECHAMIENTO DE ESPACIOAPROVECHAR LOS SERVICIOS

EXISTENTESSATISTACER NECESIDADES DE

EMPLEADOSCONSIDERAR DEMANDAS DE CLIENTESNO DESCUIDAR FACTORES HUMANOS, DE

PRESTIGIO Y PRODUCTIVIDAD

SERVICIOS INSTALACIÓNES DEFICIENTES.SERVICIOS EN LOCALES QUE NO CUMPLEN MÍNIMAS EXIGENCIAS HUMANAS Y ORGANIZACIONALES.LUGARES LÚGUBRES, INOSPITOS E INADECUADOS.DA COMO CONSECUENCIA LA INOPERANCIA Y BAJO RENDIMIENTO

DISTRIBUCION DEL ESPACIO

OBJETIVOS EN LA DISTRIBUCIÓN DE PLANTA

EMPLEO RACIONAL DE ESPACIO.INSTALACIÓN ADECUEDAD DE PERSONAL.SECUENCIA CONTÍNUA Y EFICAZ DEL

TRABAJO.CONTROL EFECTIVO

CONSIDERAR LOS PUESTOS DE TRABAJO

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE CADA PUESTO

PERSONAS QUE TRABAJAN EN EL PUESTO

HERRAMIENTAS Y EQUIPOSRELACIONES ENTRE LOS PUESTOS DE

TRABAJO

EMPLEO RACIONAL DEL ESPACIO

SECUENCIA DE TRABAJO

DELIMITACIÓN DE FUNCIONES SEGÚN CADA PROCESO.

INSTALAR LOS PUESTOS DE TRABAJO OBSERVANDO EL CUMPLIMIENTO DE TODAS LAS OPERACIONES POSIBLES

CONTROL EFECTIVO

COLOCAR LOS PUESTOS DE TRABAJO SEGÚN LOS PROCESOS Y CERCANÍA DE COLABORADORES

FACILITAR EL EJERCICIO DE LA SUPERVICIÓN DIRECTA

DISTRIBUCIONDE PLANTA

CONOCER LAS RELACIONES FUNDAMENTALES EN CADA UNIDAD

VINCULACIÓN DE UNIDADES ENTRE SÍUNIDADES SUBSIDIARIAS O

COMPLEMENTARIASCONTACTO CON EL PÚBLICO

CONSIDERACIONES ESPECIALES

QUE EL TRABAJO FLUYA EN FORMA NATURAL.QUE EL TRABAJO LLEGUE AL TRABAJADORQUE EL PERSONAL TENGA LIBRE ACCESO A

PASILLOS Y OTRAS ÁREAS DE CIRCULACIÓN, PARA CASOS DE EMERGENCIA

QUE CUENTE CON SUFICIENTES HERRAMIENTAS Y EQUIPOS DE UTILIZACIÓN CONJUNTA PARA REDUCIR TIEMPO DE TRABAJO

APROVECHAMIENTO DE ESPACIOVARIABLES FÍSICAS

LA FORMA DE LOS LOCALES O HABITACIONES DISPONIBLES

LA UBICACIÓN Y NÚMERO DE ELEMENTOS FIJOS: PUERTAS, VENTANAS, COLUMNAS LOZAS Y DEMÁS COSAS QUE PUEDEN QUITAR ESPACIO

VARIABLES FUNCIONALES

TIPO DE TRABAJO AREALIZAR

CARACTERÍSTICAS DEL MOVILIARIO Y EQUIPOS A UTILIZARSE

CARACTERÍSTICAS DEL PERSONAL QUE LABORARÁ

DIVISIÓN DEL ESPACIO

GRANDES ÁREASDESPACHOS INDEPENDIENTESÁREAS PARA UNIDADES FUNCIONALESSALAS PARA RECEPCIÓN Y REUNIONESUBICACIÓN DE EQUIPOS Y MOVILIARIO

AMBIENTACIÓN DE SERVICIOS

ACTORES AMBIENTALES FÍSICOS

ILUMINACIÓNCOLORIDOAIRE ACONDICIONADOINSONORIZACIÓN

ILUMINACIÓN

CANTIDADCALIDADSISTEMAS DE ILUMINACIÓN

ALUMBRADO DIRECTOALUMBRADO SEMIDIRECTOALUMBRADO INDIRECTO