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ELABORACIN DEL PLAN CONTABLE PARA LAS EMPRESAS SEGN SU ACTIVIDAD Y ASPECTOS IMPORTANTES PARA EL CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

PLAN CONTABLEEl plan de cuenta es una relacin o listado que comprende todas las cuentas que pueden de ser utilizadas al desarrollar la contabilidad de una determinada empresa u organizacin. Este cuadro puede estar acompaado de informacin complementaria que indique para cada una de las cuentas, los motivos de cargo y abono y el significado del saldo.

OBJETIVOSLa acumulacin de informacin sobre los hechos econmicos que una empresa debe registrar segn las actividades que realiza, de acuerdo con una estructura de cdigos que cumpla con el modelo contable oficial en el Per, que es el que corresponde a las Normas Internacionales de Informacin Financiera - NIIF1.

Proporcionar a las empresas los cdigos contables para el registro de sus transacciones, que les permitan, tener un grado de anlisis adecuado; y con base en ello, obtener estados financieros que reflejen su situacin financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo.

Proporcionar a los organismos supervisores y de control, informacin estandarizada de las transacciones que las empresas efectan.El Plan Contable General Empresarial tiene como objetivos:

CARACTERSTICAS DE UN PLAN DE CUENTAS:Para la correcta organizacin de un Plan de Cuentas se debe primeramente establecer un claro criterio al respecto.Para adoptar un buen criterio de ordenamiento de las cuentas, es necesario codificarlas. La codificacin consiste en la asignacin de smbolos a las cuentas a travs de nmeros, letras o la combinacin de ambos.A. SISTEMATICIDAD EN EL ORDENAMIENTOUn plan de cuentas bien estructurado debe permitir el agregado de nuevas cuentas que posibiliten el registro de nuevos hechos econmico-administrativos que surgen dentro de una empresa.B. FLEXIBILIDAD

C. HOMOGENEIDAD EN LOS AGRUPAMIENTOS PRACTICADOSRequisito necesario para facilitar la preparacin de los informes contables. Por ejemplo: todas las cuentas que representan el dinero en efectivo se deben agrupar bajo una denominacin comn, tal como Disponibilidades o Efectivo y Otros Medios LquidosD. CLARIDAD EN LA DENOMINACIN DE LAS CUENTAS SELECCIONADASLas cuentas deben dar una idea clara de las cosas o hechos que se requieren registrar bajo una denominacin para facilitar el trabajo de los tenedores de libros y evitar la realizacin de falsas imputaciones.

IMPORTANCIA DE UN PLAN DE CUENTASPermite registrar las cuentas contables de la empresa en forma de listado en un sistema automatizado y llevar un orden y control eficiente.Permite llevar un control al da de los movimientos contables de la empresa.Facilita el reconocimiento de cada una de las cuentas ya que cada una de ellas se encuentra codificada segn sea el tipo.Facilita su utilizacin a travs de un manual de cuentas que presenta las instrucciones para cada una de ellas.Brinda una estructura bsica para la organizacin del sistema contable.Permite obtener informacin contable de la empresa de una manera sencilla.Por su condicin de integridad presenta todas las cuentas que la empresa necesita para su funcionamiento.Por llevarse a travs de un sistema permite a los usuarios seguir siempre un cierto orden.Por su condicin de flexibilidad le permite a la empresa agregar o quitar nuevas cuentas segn sea necesario para la gestin organizacional.

FINALIDADESA. POSIBILITAR LA OBTENCIN DE LOS OBJETIVOS DE LA CONTABILIDADProporcionar informaciones tiles para la toma de decisiones Facilitar un adecuado control. B. PERMITIR LA CORRECTA IMPUTACIN CONTABLE DE LOS REGISTROSLas cuentas como elemento compilador y procesador de datos deben cumplir un papel importante en la correcta imputacin contable de los hechos econmicosPara cumplir con la finalidad de suministrar informacin til para la toma de decisiones, el Plan de Cuentas debe contemplar a la inclusin no especial de acuerdo a las caractersticas de informacin a cubrir.

DISPOSICIONES GENERALESLa contabilidad de las empresas se debe encontrar suficientemente detallada para permitir el reconocimiento contable de los hechos econmicos.Las operaciones se deben registrar en las cuentas que corresponde a su naturaleza. Las empresas deben establecer en sus planes contables hasta cinco dgitos, los que se han establecido para el registro de la informacin segn este PCGE En algunos casos.Si las empresas desarrollan ms de una actividad econmica, se deben establecer las subcuentas y divisionarias que sean necesarias para el registro por separado de las operaciones que corresponden a cada actividad econmica. Las empresas pueden utilizar los cdigos a nivel de dos dgitos (cuentas) y tres dgitos (subcuentas) que no han sido fijados en este PCGE.A. EMPLEO DE LAS CUENTAS

B. SISTEMAS Y REGISTROS CONTABLES La contabilidad refleja la inversin y el financiamiento de las empresas a travs de la tcnica de la partida doble. El registro contable no est supeditado a la existencia de un documento formal. En los casos en que la esencia de la operacin se haya efectuado segn lo sealado en el Marco Conceptual para la Preparacin y Presentacin de los Estados Financieros de las NIIF, corresponde efectuar el registro contable correspondiente, as no exista comprobante de sustento.Las transacciones que realizan las empresas se anotan en los libros y registros contables que sean necesarios, sin perjuicio del cumplimiento de otras disposiciones de ley. Los libros, registros, documentos y dems evidencias del registro contable, sern conservados por el tiempo que resulte necesario para el control y seguimiento de las transacciones, sin perjuicio de lo que prescriben otras disposiciones de ley.

C. ESTRUCTURA DE CUENTAS EN EL PLAN CONTABLE GENERAL EMPRESARIAL Elemento: Se identifica con el primer dgito y corresponde a los elementos de los estados financierosRubro o cuenta: a nivel de dos dgitos, es el nivel mnimo de presentacin de estados financieros requeridos, en tanto clasifica los saldos de acuerdo a naturalezas distintas; Subcuenta: Acumula clases de activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos del mismo rubro, desagregndose a nivel de tres dgitos; Divisionaria: Se descompone en cuatro dgitos. Identifica el tipo o la condicin de la subcuenta, u otorga un mayor nivel de especificidad a la informacin provista por las subcuentas.Sub divisionaria: Se presenta a nivel de cinco dgitos. Indica valuacin cuando existe ms de un mtodo para medirla, u otorga un nivel de especificidad mayor. El Plan se encuentra desarrollado hasta un nivel de cinco dgitos, de acuerdo a la informacin que se pretende identificar como detalle. La codificacin de las cuentas, subcuentas y divisionarias previstas, se han estructurado sobre la base de lo siguiente:

D. DESCRIPCIN Y DINMICA CONTABLE Se presenta para cada cuenta en la tercera parte de este PCGE, y se divide como sigue:Contenido. Nomenclatura de las subcuentas. Reconocimiento y medicin. Dinmica de la cuenta. Comentarios. NIIF e Interpretaciones referidas.

CLASIFICACIN DEL PLAN CONTABLE

A. ASPECTOS RELACIONADOS CON LAS NORMAS O PRINCIPIOS DE CONTABILIDADLos principios de contabilidad constituyen las normas que inspiran y rigen la prctica de la contabilidad. De ellos derivan los criterios por seguir ante diversos problemas que pueden presentarse en la contabilizacin de las transacciones empresariales.La aplicacin de los principio deber conducir a que las cuentas seleccionadas para integrar el plan de cuentas sean formuladas con claridad, expresen la imagen fiel del patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados de la empresaFASES DE LA ELABORACIN DEL PLAN CONTABLE

B. ASPECTOS RELACIONADOS CON LA EMPRESAEs importante definir el tipo de empresa con el cual se va a trabajar, establecer las caractersticas del negocio har que la seleccin de las cuentas a utilizar sea ms fcilNaturaleza del ente o empresaEl Plan de Cuentas vara de acuerdo a que la empresa sea indivisa o dividida, pues si se trata del caso de las empresas divididas tendramos consecuentemente sucursales y agencias, para las cuales se habrn de crear cuentas especiales que conecten sus movimientos con las de casa matriz.Se origina en las disposiciones de tipo legal que est relacionada con la hacienda para la cual se destina el Plan de Cuentas, pues existen normas que obligan a cierto tipo de empresas a una presentacin peridica de determinadas informaciones contablesTienen que ver con la dimensin o magnitud de la empresa, pues cuanto mas grande sea la empresa, ms necesidad de control tendr y consecuentemente el Plan de Cuentas se volver ms complejo. Rgimen JurdicoTamaoExtensin

C. ASPECTOS RELACIONADOS CON LAS INFORMACIONES REQUERIDASSegn el tipo de informes por separado:

En principio, es conveniente que el plan de cuentas est dispuesto de modo tal que los informes puedan ser preparados rpidamente, as si se debe informar a la gerencia en forma peridica sobre el total de las cuentas por cobrarSegn el grado del anlisis de la informacin que se desea:

El Plan de Cuenta debe estar estructurado de tal forma a que los diversos estamentos de la empresa puedan efectuar anlisis referentes a su sector segn los informes contables.

D. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL PROCEDIMIENTO CONTABLESegn los medios de registros disponibles

Los medios de registros contables pueden ser manuales o mecanizados. Debemos sealar que el empleo de procesamiento electrnico de datos posibilita hoy en da, la posibilidad de la utilizacin de una cantidad de cuentas analticas sin ocasionar mayores atrasos en la formulacin de los informes contables. Segn su forma, directa o centralizada

Directa: cuando se emplea un nico diario para registrar todos los hechos contables.Centralizadas: Si se subdivide el diario en varias partes de acuerdo a la naturaleza de la operacin.En relacin a la divisin del trabajo

Cuando la empresa se divide en varios departamentos, conviene llevar la contabilidad seccional es decir por secciones separadas, debiendo en este caso habilitarse cuentas de enlace entre la administracin central y cada departamento, y a su vez entre los departamentos entre s.

El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas.Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado econmico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una prdida o una utilidad.EL CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLEQUE ES EL CIERRE CONTABLE?

EL CIERRE CONTABLE SEGN EL CDIGO DE COMERCIOAl cierre del ejercicio, el empresario deber formular las cuentas anuales de su empresa, que comprendern el balance, la cuenta de prdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria. Las cuentas anuales deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. Cuando la aplicacin de las disposiciones legales no sea suficiente para mostrar la imagen fiel, se suministrarn en la memoria las informaciones complementarias precisas para alcanzar ese resultado. En casos excepcionales, si la aplicacin de una disposicin legal en materia de contabilidad fuera incompatible con la imagen fiel que deben proporcionar las cuentas anuales, tal disposicin no ser aplicable.

GUA PRCTICA PARA EFECTUAR EL CIERRE CONTABLE

Hacer un balance para comprobar las sumas y los saldos al cierre del ejercicio contable, que suele ser el 31 de diciembre, lo que devuelve si la contabilidad est cuadrada o no. Habiendo completado el paso 3, ya es posible conocer el resultado antes de impuestos, o sea, la resta de los gastos contables a los ingresos contables. Pero para dar con el resultado fiscal es necesario realizar ciertos ajustes establecidos por la Ley del Impuesto de Sociedades.Revisar una por una todas las fichas del libro mayor para asegurarse de que no haya fallos en la contabilidad.Se debe realizar el ajuste de las cuentas que pueden modificar el resultado del beneficio contable. Las cuentas que se debe analizar son: existencias, inmovilizado, provisiones para gastos y riesgos, deterioro del valor de los activos, ajustes a causa de periodificacin, operaciones que hayan sido imputadas al Patrimonio Neto, amortizaciones

PROCESO DE CIERRE CONTABLECerrar las cuentas de ingresos y gastos que miden los incrementos y disminuciones del patrimonio neto de la empresa, para iniciar el siguiente periodo sin saldos de periodos anteriores.Transferir el resultado neto, diferencia positiva (utilidad) o negativa (prdida) a la cuenta de Resultados Acumulados, de tal manera que se pueda resumir en una sola cuenta el resultado neto del periodo y actualizar el saldo del rubro Resultados AcumuladosDeterminar las cuentas del Estado de Situacin Financiera a ser transferidas al saldo inicial del siguiente ejercicio.

CIERRE DE LOS LIBROSEste proceso se realiza luego de haber cerrado las cuentas de ingresos y gastos y transferido su saldo al rubro Resultados Acumulados.cierre de libros.xlsEl cierre de libros se materializa a travs de un asiento contable que permite saldar las cuentas del Estado de Situacin Financiera. Los saldos deudores se abonan y los saldos acreedores se cargan.

a. Saldar las cuentas de ingresos y gastos. Cabe precisar que la regulacin del Plan Contable General Empresarial, tambin mantiene al Elemento 8 denominado Saldos Intermediarios de Gestin y Determinacin del Resultado del Ejercicio, disponindose que la dinmica prevista en diversas cuentas de dicho elemento permite el cierre paulatino de las cuentas de gastos acumulados por su naturaleza.FASESb. Efectuar los asientos correspondientes a la participacin de los trabajadores e Impuesto a la Renta, de corresponder para determinar el resultado del periodo.

c. Efectuar las distribuciones del resultado que dispongan las normas societarias o estatutarias de la entidad.d. Cerrar las cuentas permanentes del Estado de Situacin Financiera, cargando y abonando los saldos acreedores y deudores respectivamente.FASES

PROCEDIMIENTOSe procede de manera mecnica a abonar las cuentas de gastos (dado que su saldo es deudor) y debitar las cuentas de ingresos (de naturaleza acreedora) con el fin de saldarlas teniendo como contrapartida las distintas clasificaciones de resultados (las cuentas del Elemento 8 - Saldos Intermediarios de Gestin). De acuerdo con lo antes expuesto, indirectamente, el cierre de las cuentas de ingresos y gastos permite tambin determinar la cifra del resultado del ejercicio y de esa forma reflejar el cambio patrimonial sufrido por la empresa en un periodo, dado que los saldos de dichas partidas se emplean para determinar el resultado de las transacciones de la empresa en el periodo. Los asientos de cierre se deben pasar a las respectivas cuentas de mayor, dejando saldadas las cuentas de ingresos y gastos y mediante una serie de pasos el saldo de todas estas cuentas temporales se transfiere a la cuenta Resultados Acumulados, tal como a continuacin se pretende reflejar: