GESTIN DE PROCESOS

INGENIERIAFecha: 30.06.2013

Cdigo: PR - 12Revisin 00Pgina 10 de 11

INGENIERIA.Elaborado por: Vctor Morales

Responsable del Sistema de GestinRevisado por: Andrs OlgunGerente de Ingeniera de Proyectos Aprobado por: Felipe Gell F.

Gerente General.

Firma:

Firma:

Firma:

Fecha: 30/06/13Fecha:30/06/13Fecha: 30/06/13

NDICE:

1.-OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN.2.-DEFINICIONES.3.-DESARROLLO.3.1.-ELABORACIN Y ENTREGA DE PRESUPUESTOS3.2.-ACTIVIDADES PREVIAS3.3.-PLANIFICACIN DEL PROYECTO3.4.-DESARROLLO DEL PROYECTO3.5.-REVISIN FINAL Y VERIFICACIN3.6.-ENTREGA Y SERVICIO POST-VENTA4.-RESPONSABILIDADES

5.-DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACINEl presente procedimiento tiene como objeto la metodologa establecida por FLEISCHMANN, actividades y responsabilidades, para la prestacin de los servicios diseo y desarrollo de proyectos de ingeniera de instalaciones.Este procedimiento es de aplicacin a los proyectos de Instalaciones Elctricas o de Climatizacin incluyendo la coordinacin de los mismos cuando hay ms de una especialidad.

2. DEFINICIONESDISEO Y DESARROLLO: conjunto de procesos que transforma los requisitos en caractersticas especificadas o en la especificacin de un productoREVISIN: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos

VERIFICACIN: confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificadosVALIDACIN: confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin especfica prevista3. DESARROLLO

P LEISCHMANN ha establecido una descripcin detallada de las distintas actividades que se van desarrollando durante todo el proceso de ingeniera. Estableciendo una programacin de las mimas en diferentes etapas y estableciendo la OPERACIN, DOCUMENTOS INTERNOS, DOCUMENTOS DE SALIDA EXTERNA Y, RESPONSABLES a modo de Planificacin general del proceso. Esto se recoge en el formato PROCESO DE PROYECTO. 3.1.-ELABORACIN Y ENTREGA DE PRESUPUESTOSCuando un posible cliente solicita la realizacin de un proyecto de ingeniera, el Jefe Tcnico Comercial junto con el Gerente de Ingeniera, en funcin de la especialidad del proyecto, la superficie de mismo, el uso previsto, las fechas de finalizacin y si es un cliente habitual o no, toman la decisin de si le ejecucin del mismo puede ser interesante o no. En caso que no lo sea, se comunica al cliente la excusa a la invitacin y en caso afirmativo el Jefe Tcnico Comercial elabora una propuesta comercial.Se le asigna un n de identificacin al presupuesto y para el clculo del mismo, el Jefe Tcnico Comercial hace una estimacin de las horas que se necesitaran para su desarrollo a partir del uso previsto del edificio y la superficie del mismo. En esta misma CARTA PRESUPUESTO se establece: la OFERTA ECONOMICA, la FORMA DE PAGO y las CONDICIONES COMERCIALES junto con el ALCANCE y EXCLUSIONES al mismo.Una vez elaborado, este es presentado al Gerente de Ingeniera de Proyectos para su aprobacin y envo al cliente, siendo el responsable del seguimiento de los mismos, el cual podr solicitar que los montos sean reajustados en funcin de los requisitos del cliente u ofertas comerciales al mismo.Cuando un cliente acepta el PRESUPUESTO, se solicita una ORDEN DE COMPRA o una aceptacin documentada previa a la ORDEN.

Una vez que se dispone de la aceptacin del cliente del presupuesto ofertado, se comunica esta circunstancia al Jefe Tcnico Comercial para que le asigne un CDIGO DE PROYECTO y prepare la CARPETA fsica asociada al mismo en donde se incluye copia de la CARTA PRESUPUESTO enviada y la FICHA DE PROYECTO. Adems incluye el proyecto en la PLANILLA DE INGRESO en donde se lleva un control de los proyectos, el Coordinador, la facturacin, el avance y status del mismo.3.2.-ACTIVIDADES PREVIAS El Jefe Tcnico Comercial selecciona el Coordinador de Proyecto que coordinar y supervisar las actividades del desarrollo del mismo, en funcin de la especialidad del proyecto y de las cargas de trabajo existentes. Esta comunicacin podr realizarse bien directamente o en las reuniones de coordinacin y control de avance de proyectos que tienen lugar con una frecuencia semanal.

El Coordinador del proyecto es el interlocutor establecido por FLEISCHMANN para las reuniones de coordinacin y avance del proyecto con las distintas especialidades, cliente e ITO.

El Jefe Tcnico Comercial, Gerente de Ingeniera o Coordinador del proyecto, coordinan con el cliente la fecha de la 1 reunin de presentacin y coordinacin. Uno de los dos primeros, junto con el Coordinador del Proyecto asisten a la misma, excepto en aquellos caso en donde ya se haya trabajado previamente el cliente y conozca a los mismos.

En esta reunin se comienza a tener una idea de los criterios de diseo del proyecto, de las otras ingenieras, de la arquitectura del edificio. A partir de ella se establece una PLANIFICACIN DE ACTIVIDADES en donde se establecen las fechas en las que arquitectura proporcionara los planos definitivos y el resto de las especialidades proporcionaran toda la informacin necesaria para el desarrollo del proyecto. De estas reuniones queda evidencia en la MINUTAS DE REUNION y una CARTA GANTT.3.3.-PLANIFICACIN DEL PROYECTOLa planificacin del diseo y desarrollo de los proyectos de Ingeniera de instalaciones elctricas y/o de climatizacin est realizada definiendo una clasificacin en tres etapas principales.

INGENIERIA CONCEPTUAL: Es la primera etapa de un proyecto y se fijan los objetivos deseados por el cliente, sirve para identificar la viabilidad tcnica y econmica del proyecto y marcar la pauta para el desarrollo de la ingeniera bsica y de detalle. Se basa en un estudio previo (estudio de viabilidad) y en la definicin de los requerimientos del proyecto INGENIERIA BASICA: Es aquella etapa donde se profundizan los anlisis realizados en la ingeniera conceptual que entregar los datos de entrada necesarios para el desarrollo del diseo. INGENIERIA DE DETALLE: Es la ltima etapa de la Ingeniera y tiene como objetivo obtener los diseos detallados de cada una de las instalaciones, de tal manera que los documentos que lo desarrollan han de ser suficientes para llevarlo a la ejecucinA partir de la informacin recogida en esta primera reunin, del tipo de proyecto, superficie, etc., el Coordinador del Proyecto realiza un clculo aproximado del tiempo en horas hombre que se va a necesitar para ejecutar el proyecto tanto de Proyectistas como de Dibujantes. Adems, como los clculos se establecen en funcin del listado de planos y documentos que aproximadamente contendr el proyecto, esta planilla permite tener un control del avance sobre las distintas etapas planificadas. PLANILLA HH/MO-NOMINA DE LMINASA partir de las necesidades de recursos y las fechas para la entrega del proyecto, el Coordinador del Proyecto selecciona el proyectista/s al que se le adjudica las ejecucin y desarrollo del mismo, dentro de aquellos asociados al grupo de trabajo dirigidos por el Coordinador.

Se preparan las carpetas informticas en el servidor de Ingeniera donde se van a ir archivando todos los documentos elaborados y asociados a los mismos. Esta estructura de carpetas va a depender de la especialidad del proyecto, pero todos tendrn en comn PLANOS (una o varias), CALCULOS, DOCUMENTOS (INTERNOS Y OFICIALES), VARIOS y ENVIOS.En la primera reunin entre el equipo de trabajo y el Coordinador del proyecto este les informa sobre el proyecto, fechas planificadas, especificaciones y cualquier otra informacin necesaria, tambin les proporciona la documentacin recabada hasta ese momento para la realizacin del mismo.3.4.-DESARROLLO DEL PROYECTODentro de la etapa de INGENIERA CONCEPTUAL se establecen los elementos de entrada para el Diseo y Desarrollo de los proyectos de ingeniera, basados en la Normativa vigente que determina los requisitos establecidos en las instalaciones, superficie y uso previsto, los planos de arquitectura y el resto de proyectos de instalaciones, los certificados de informaciones previas y la factibilidad de servicio (solo en electricidad). En las primeras reuniones con el cliente se hace el levantamiento de los requisitos que l quiere respecto al proyecto y se determinan la informacin necesaria a partir del CHECK-LIST DE REQUERIMIENTOS. Finalmente los datos de entrada son plasmados en el CRITERIO DE DISEO.( POR REALIZAR).En esta primera etapa, tambin se realizan los primeros clculos necesarios para determinar los equipos y se presentan los PLANOS GENERALES, el detalle de los documentos que integran esta Etapa se detalla en la planilla de PROCESO DE PROYECTO, ya que van a depender del tipo de instalacin a desarrollar.A lo largo del proceso de ejecucin del proyecto, para ir afinando los requisitos del mismo, se van produciendo diferentes comunicaciones con el cliente o su ITO, solicitndole aquella informacin necesaria a travs de los REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN (RDI), tanto del proyecto en s como de las especialidades que influyen en el mismo. El Coordinador del proyecto participa en todas aquellas reuniones de coordinacin y entrega de avances de proyecto con los mencionados anteriormente. De los temas tratados en las reuniones queda constancia en las diferentes MINUTAS DE REUNIN.(POR REALZAR).El proyectista y dibujante van ejecutando las diferentes etapas y documentos que conforman el proyecto y que se establecen como los resultados de las distintas etapas del proyecto: las memorias de clculos de potencia, caudales, alimentadores, etc., los distintos grupos de planos, itemizados y finalmente las especificaciones tcnicas, esto resultados de las etapas de diseo que se van generando, principalmente durante las etapas de INGENIERIA BASICA e INGENIERIA DE DETALLE, los documentos especficos que resultan de las diferentes etapas estn descritos en planilla de PROCESO DE PROYECTO.

El Coordinador del proyecto realiza reuniones semanales de avance del mismo para realizar un seguimiento de los plazos de cumplimiento planificados, los documentos y planos generados y entregados y a travs de la PLANILLA HH/MO-NOMINA DE LMINAS establecer el grado de avance. Adems esas reuniones sirven para la toma de decisiones tcnicas, los requerimientos que posteriormente se van a solicitar al cliente, etc.

En el caso en que sea necesaria la realizacin de cualquier prueba o ensayo, el Coordinador del proyecto comunicar al rea Tcnica dicha necesidad, segn se describe en el procedimiento PR-13 SERVICIO DE MANTENCIN

A medida que se van desarrollando los distintos documentos y planos que componen el proyecto de ingeniera, estos van siendo revisados por el Coordinador del proyecto previo a la entrega para la revisin por los ITOS o arquitectos de las empresas clientes. Los documentos proporcionados al cliente son reflejados en las CARTA DE ENTREGA. En las reuniones de coordinacin del proyecto con los distintos agentes intervinientes se van revisando las posibles interacciones entre los distintos proyectos y las modificaciones que son necesarias. Esto se refleja en las MINUTAS DE REUNIN.Con las modificaciones solicitadas, los proyectistas junto con los dibujantes reflejan los dichos cambios, pasando a la siguiente versin de planos o documentos, y vuelven a ser revisados y enviados para su aceptacin, las diferentes versiones de los planos entregados y la fecha de los mismos son recogidos en la NMINA DE LAMINAS PARA CONSTRUCCION junto con las acciones tomadas a las observaciones planteadas OBSERVACIONES AL PROYECTO. Estos cambios solicitados son revisados por el Coordinador del Proyecto y el ITO o cliente conforme a los nuevos requerimientos establecidos por lPara el desarrollo de la Etapa de INGENIERA DE DETALLE es necesario que todos los requerimientos de las especialidades y planos de arquitectura estn totalmente desarrollados y que no sufran modificaciones que interacten con el proyecto en cuestin, en caso de que falte algn requerimiento, o este no est definido en su totalidad, el proyectista deber solicitar el mismo a travs del RDI correspondiente. El proyectista va actualizando los mismos en el CHECK-LIST DE REQUERIMIENTOS.Semanalmente tienen lugar las reuniones de coordinacin y avance de proyectos de la Gerencia de Ingeniera entre los Coordinadores de proyectos de las distintas especialidades, Jefe Tcnico Comercial y el Gerente de la misma para comentar y controlar el estado de los mismos, estado de avance, incidencias, necesidades, plazos, etc., de estas reuniones queda constancia mediante un ACTA de la misma con los temas tratados.

El Jefe Tcnico Comercial, a su vez va registrando esa informacin de avance y estatus en la PLANILLA DE INGRESO de proyectos.

3.5.-REVISIN FINAL Y VERIFICACINUna vez entregada y con el visto bueno de los ltimos planos y dems documentos, el proyecto se encuentra en su fase final, previo a su verificacin, el Coordinador del Proyecto revisa el mismo conforme a los requisitos iniciales y las posibles modificaciones sufridas, analiza los clculos y que los planos presentados recogen los cambios y estn en la versin correcta. De la revisin efectuada queda constancia en la FICHA DEL PROYECTO en el campo correspondienteLa verificacin se realiza por medio del Jefe Tcnico Comercial de Ingeniera a travs de un anlisis del proyecto finalizado, para ello, y a partir de unos PROTOCOLOS DE REVISIN DE PROYECTOS, verificando que los resultados del mismo cumplen con los criterios del diseo, los planos, valores calculados y especificaciones tcnicas son correctos. Se emite un INFORME DE VERIFICACIN del mismo y en una reunin con el Coordinador del Proyecto se comentan los posibles hallazgos encontrados para su subsanacin previa a la entrega final. En el caso en que el cliente tenga contratado ITO de instalaciones tambin se le entrega para que revisen cualquier circunstancia que se desee modificar. De la verificacin efectuada tambin queda constancia en la FICHA DEL PROYECTO en el campo correspondiente

Cuando estos posibles hallazgos han sido subsanados y revisados, se genera la VERSIN V0 del mismo, se recopilan todos los documentos que lo conforman ESPECIFICACIONES TCNICAS, PLANOS, ITEMIZADO, MEMORIAS DE CALCULO, etc. y se entregan al cliente en copia informtica de los mismos, dejando constancia de ACTA DE ENTREGA.Una vez entregado el proyecto, el Gerente de Ingeniera de Proyectos avisa al Asistente de Administracin para el envo de la FACTURA con los montos pendientes segn las condiciones contractuales.

3.6.-ENTREGA Y SERVICIO POST-VENTAUna vez entregado el proyecto el Gerente de Ingeniera de Proyectos enva al cliente la ENCUESTA DE SATISFACCIN DEL CLIENTE PROYECTOS para recabar sus impresiones sobre el servicio prestado y utilizarlo como fuente de retroalimentacin. El mismo es el responsable de realizar el seguimiento y anlisis.Al tratarse de proyectos de instalaciones, la validacin final debera poder hacerse una vez ejecutada la misma, este hecho no depende de FLEISCHMANN ya que en determinadas circunstancias, los proyectos no llegan a ejecutarse, se ejecutan despus de varios aos o simplemente no hay comunicacin del cliente a tal respecto.

En este caso la validacin se realiza posteriormente a la entrega del producto al cliente y de la aceptacin del mismo y visto bueno por parte de los ITOS de proyectos contratados por el cliente o por el mismo. La validacin la efecta el Gerente de Ingeniera a partir de la informacin obtenida en la ENCUESTA DE SATISFACCIN DEL CLIENTE PROYECTOS y del ITEM Cumplimiento de las expectativas del proyecto. Esta ser positiva siempre que el cliente lo valore con una puntuacin superior a la mitad de la mxima posible. En caso de que no se reciba la encuesta la VALIDACIN ser positiva si el cliente no muestra disconformidad a travs de un reclamo. De la verificacin efectuada deja constancia en la FICHA DEL PROYECTO en el campo correspondiente.

Como parte del servicio prestado, despus de la entrega del mismo, el Coordinador del Proyecto queda a disposicin del cliente o de las empresas instaladoras o licitadoras para resolver cualquier requerimiento de informacin que le sea solicitado.Finalmente, si el proyecto es ejecutado por FLEISCHMANN, el Coordinador del proyecto debe participar en la reunin interna de entrega de informacin y aclaraciones con la gerencia de Operaciones y el rea de Estudios, segn lo establecido en el procedimiento PR-6 PLANIFICACIN DE OBRA4RESPONSABILIDADES.

Gerente de Ingeniera de Proyectos Decidir si se rechaza la participacin en proyectos solicitados por clientes Revisar, entregar y hacer un seguimiento de las Propuestas Comerciales Llevar un seguimiento de la facturacin de los proyectos

Participar en las reuniones semanales de control de proyectos

Participar, cuando sea necesario, en la reunin de presentacin inicial al cliente

Envo, seguimiento y anlisis de la Encuesta de satisfaccin del Cliente Proyectos

Realizar la validacin del diseoJefe Tcnico Comercial Elaborar las Propuestas Comerciales Asignacin de cdigo proyecto y realizar la carpeta presupuesto y la ficha del proyecto

Llevar un seguimiento de los proyectos en la Planilla de Ingreso

Seleccionar al Coordinador que coordinar la ejecucin del proyecto Participar en las reuniones semanales de control de proyectos y elaboracin del acta Participar, cuando sea necesario, en la reunin de presentacin inicial al cliente

Realizar la validacin del proyecto final antes de su entrega al cliente.Coordinador de Proyectos Interlocutor de FLEISCHMANN en las reuniones de coordinacin y avance del proyecto con el cliente. Acordar con el cliente y las otras especialidades un calendario de entrega de requisitos

Recabar la informacin proporcionada en las reuniones con el cliente y comunicacin al proyectista de los acuerdos tomados

Elaborar la PLANIFICACIN DE ACTIVIDADES-CARTA GANTT con las fechas lmite de la recepcin de los requisitos del resto de las espacialidades y planos definitivos de arquitectura

Calcular las necesidades de recursos para la ejecucin del proyecto y asignar al proyectista, elaborar la planilla HH/MO-NOMINA DE PLANOS con el listado de planos aproximado.

Preparar las carpetas informticas en el servidor para el archivo de los documentos del proyecto Participar en las reuniones semanales de control de proyectos

Realizar con los proyectistas las reuniones semanales de avance y control del proyecto, reflejo en la planilla HH/MO-NOMINA DE PLANOS el grado de avance del proyecto Solicitar al Jefe del rea Tcnica la realizacin de ensayos o pruebas necesarias para el diseo del proyecto

Revisin previo a la entrega parcial al cliente del proyecto y revisin total del mismo previo a la entrega al Jefe Tcnico Comercial para su verificacin

Reunin con el Jefe Tcnico Comercial para el anlisis de las observaciones en la Verificacin

Contestar a los requerimientos de informacin del proyecto emitidos por el cliente o empresas licitadoras/instaladoras

Proyectista Solicitar la factibilidad de Servicio

Elaborar los Criterios de Diseo con los requerimientos y criterio del proyecto Participar con el Coordinador del proyecto en las reuniones semanales de avance y control del proyecto

Desarrollar el proyecto conforme a los requisitos establecidos y con los documentos determinados en el Proceso de Proyectos

Presentar al Coordinador del proyecto los documentos a presentar al cliente previo a su envo como entregas parciales. Realizar las modificaciones o cambios en el proyecto sugeridas por el Coordinador del mismo o el cliente, reflejo de las mismas en la nmina de lminas para construccin Solicitar al cliente los requerimientos de informacin necesarios para la ejecucin del proyecto

Control sobre la entrega de los requerimientos necesario de las otras especialidades

Subsanacin de las observaciones emitidas en la etapa de Verificacin por parte del Jefe Tcnico Comercial

Elaborar la versin V0 del proyecto definitivo y entrega la cliente

Elaborar las Actas de entrega con la informacin enviada al cliente

Dibujante Elaborar los planos de las instalaciones conforme a las directrices establecidas por el proyectista.

Asistente de Administracin Elaboracin y envo de las Facturas a los clientes segn lo establecido por el Gerente de Ingeniera de proyectos5DOCUMENTACIN DE REFERENCIA. MSGI- MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO PR-06 PLANIFICACIN DE OBRA

PR-13 SERVICIO DE MANTENCIN PROCESO DE PROYECTO CARTA PRESUPUESTO PROYECTOS ORDEN DE COMPRA FICHA DE PROYECTO

PLANILLA DE INGRESO

PLANIFICACIN DE ACTIVIDADES-CARTA GANTT MINUTAS DE REUNIN

PLANILLA HH/MO-NOMINA DE LMINAS

CHECK-LIST DE REQUERIMIENTOS

CRITERIO DE DISEO

REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN RDI CARTA DE ENTREGA NOMINA DE LAMINAS PARA CONSTRUCCIN

OBSERVACIONES AL PROYECTO

ACTA DE REUNIONES FLEISCHMANN

PROTOCOLO DE REVISION DE PROYECTOS

INFORME DE VERIFICACIN

ESPECIFICACIONES TCNICAS

PLANOS DEL PROYECTO PLANOS DEL PROYECTO PARA EJECUCIN

ITEMIZADO

MEMORIAS DE CALCULO

FACTURA

ENCUESTA DE SATISFACCIN DEL CLIENTE PROYECTOS

SOLCITUD DE FACTIBILIDAD