Proceso administrativo control

Proceso Administrativo “Etapa de Control”

Tomado de “Desarrollo de habilidades directivas”, Juan José Huertas y Gerardo Rodríguez.

Facultad de Ciencias Económicas

INTRODUCCIÓN

• Es la última etapa del proceso administrativo

• Es un eslabón inherente a la planeación

• El control permite establecer los beneficios, riesgos (Cp, Lp).


Objetivos Mide el

desempeño real

Estándar

Compara el desempeño real con el estándar

Revisa el estándar

Desempeño adecuado

Identifica e origen de la

variación

No hace nada

No hace nada

¿Se cumple el estándar?

¿aceptable la

variación?

¿aceptable el

estándar? SI

NO

NO

NO

SI

SI

EL PROCESO DE CONTROL


GENERALIDADES ACERCA DEL CONTROL

• Permite la verificación de actividades de acuerdo a lo planeado.

• Permite tomar acciones correctivas.

• En el idealismo administrativo, no existiría el control.

• La realidad presenta situaciones cambiantes


PASOS DEL PROCESO DEL CONTROL

1. Implantación de normas ó estándares de control.

2. Medición del desempeño real.

3. Comparación del desempeño real con el estándar.

4. Acciones correctivas.

“El diseño del sistema de control, se basa en: Qué se mide, Cómo se mide, y Cuando se hará.”


Tipos de controles

• Control preventivo: realiza por anticipado. Requiere tiempo e información oportuna.

• Control concurrente: mientras la actividad esta en proceso.

• Control de retroalimentación: se realiza posterior al evento ó inconveniente.

Las áreas principales para realizar el control, son aquellas donde se califica cantidad, calidad, tiempo y costo


Características de un control eficiente

• Preciso • De aplicación oportuna • Económico • Flexible • Comprensible • Criterio razonable, coherente y alcanzable • De ubicación estratégica, factores críticos • De criterio múltiple, el desempeño se evalúa teniendo

más de 1 indicador • De acción correctiva • El control se aplica cuando la variación sobrepasa el

margen estándar


Normas para los controles

• Con base en la experiencia, y datos estadísticos.

• Por apreciación y juicio de directivos.

• Análisis objetivo y cuantitativo de una situación específica. Normas desarrolladas para la medición de la producción.

Importante: los controles se aplican a dos tipos de normas, las cuantitativas (objetivos representados en cantidades numéricas), y las cualitativas.


Situaciones del control

• A mayor nivel de jerarquía, mayor necesidad de controles de criterio múltiple.

• A mayor descentralización, mayor necesidad de retroalimentación.

• Cuando el control es inflexible o el estándar no es razonable, la persona pierde de vista las metas globales.

• Al estar en juego la compensación, los individuos tiendes a manipular la información.


HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL

Principios de la información de control.

• Calidad, relacionada con su exactitud

• Oportunidad, antes del evento y disponible para la persona indicada, en su momento adecuado.

• Cantidad, debe ser suficiente

• Relevancia, importante para el personal, sus funciones y labores.


Sistema de información administrativa

• Controles de operaciones: permite producir bienes de mayor calidad a menor costo.

• Control de costos: centros de costos por unidad administrativa, incluye los costos directos e indirectos.

• Modelo de cantidad del lote económico: optimiza la orden de compra, equilibra el costo de la orden y el inventario (costos de compra, costos de orden, costos de flete, costos por mercancía agotada).

• Sistemas para ordenar el inventario: sistema de seguimiento y reabastecimiento de existencias. Sistema por intervalos según periodos – factor tiempo -, y Sistema justo a tiempo.

• Control de mantenimiento: preventivo, correctivo, y condicional – inspección-.

• Control de calidad: los que se produce satisface las normas preestablecidas.


Controles financieros

• Razones de liquidez: (activo circulante entre su pasivo circulante), óptima 2:1, superior se desaprovechan activos, menor a 1:1, dificultad para respaldar obligaciones a corto plazo. Prueba ácida, liquidez real de la empresa.

• Razones de apalancamiento: uso del capital prestado para operar, su objetivo utilizar la deuda correctamente.

• Razones operativas: refiere a la utilización de recursos, rotación de inventarios, rotación de activos (activos necesarios para generar ingresos).

• Razones de rentabilidad: porcentaje de utilidad sobre el ingreso y el rendimiento de inversión.

• Auditorias: verificación formal de cuentas, registros y actividades operativas. La auditoria verifica el mecanismo de control.

• Análisis costo beneficio: beneficios derivados de la actividad. • Costeo basado en la actividad: el costo es asignado por las actividades

desempeñadas el recurso empleado.


Controles conductuales

Evaluación del desempeño: proceso que califica el desarrollo laboral. • El análisis escrito: el evaluador redacta fortalezas y debilidades

del evaluado, desempeño anterior y potencial, formula sugerencias de mejoramiento.

• El incidente crítico: el evaluador establece comportamientos clave del evaluado entre lo eficiente y no eficiente. Son comportamientos específicos sin incluir rasgos de personalidad.

• Las escalas gráficas de clasificación: señalan factores de desempeño, cantidad, calidad, conocimiento del puesto, cooperación, lealtad, asistencia, honestidad, iniciativa. Estos clasificados según escalas.


Juan Carlos Leal Céspedes [email protected]


Tomado de “Desarrollo de habilidades directivas”, Juan José Huertasc

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