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OFICINA SIN PAPELESOFICINA SIN PAPELESA MÍ QUE ME REGISTRENA MÍ QUE ME REGISTREN
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¿Qué buscábamos?
Reducir al máximo posible los costes de impresión. Optimizar el uso de los recursos informáticos: escáner
y aplicación informática Velázquez. Mejorar el acceso a la información y el tiempo de
respuesta. Eliminar los documentos duplicados. Fomentar las buenas prácticas ambientales.
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¿Cómo lo hicimos?
Situación previa: Cada departamento generaba tres copias.
Diseñamos un plan: Digitalizar el escrito, vincularlo al registro de salida y ubicarlo en cada departamento
...Y lo pusimos en marcha: Aprovechamos los recursos disponibles, un escáner y la aplicación informática “Velázquez”. En este proceso de gestión del cambio se involucraron inicialmente tres departamentos.
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Evolución del número de documentos con registro de salida en la Gerencia de Atención Primaria del Área V y del número de impresiones
0
5.000
10.000
15.000
20.000
25.000
30.000
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011
Año
Documentos Impresiones
DATOS DATOS
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¿Qué conseguimos?¿Qué conseguimos?
Hemos reducido la emisión de papel 66% en los escritos de salida y 50 % los partes al juzgado de guardia.
Hemos digitalizado el 100% de los escritos de salida. Hemos reducido a cero la necesidad de archivadores,
carpetas, armarios...en el departamento del Registro. Hemos formado al personal al 100% en el uso de la
aplicación. Hemos conseguido que no se dupliquen copias del mismo
documento.
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CONCLUSIONESCONCLUSIONES
Se reduce considerablemente el consumo de papel y los costes de impresión.
Se produce un Incremento importante de la velocidad y la facilidad en la búsqueda de documentos.
Se ha logrado agilizar los procesos internos. Hemos contribuido a la sostenibilidad económica y
ambiental. Seis de los ocho departamentos de la Gerencia están
involucrados en este cambio de gestión documental y nos planteamos como objetivo a corto plazo incluir a todos los departamentos en esta iniciativa.
