Embed Size (px)
DESCRIPTION
Â
Citation preview
AUDITORIAADMINISTRATIVA
POR AREASEdición Mayo, 2014
Edición Especial (Auditoria).
A continuación se presenta dichas áreas con sus respectivos formatos así como
un modelo de formato que pueden ser aplicados a la gerencia y a la organización.
Los cuestionarios: Son formatos que se emplean para obtener información de forma
homogénea, y están constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas,
secuenciales y separadas por capítulos o temática especifica.
Cuestionario sobre La OrganizaciónUnidad AdministrativaAuditor ____ Fecha de inicio _____Fecha de terminaciónRevisado por: ________
DIVISIÓN DEL TRABAJO
¿Cómo se realiza la separación y delimitación de las actividades?
2.¿El trabajo da lugar a una especialización y perfeccionamiento?
3. ¿Las actividades de cada puesto están claramente especificadas y relacionadas?
4. ¿Se forma la organización de acuerdo con los objetivos?
5.¿Se calculo el número de subordinados para cada área? ¿Cómo?
Posible Modelo que se puede aplicar sobre la
división del trabajo
DIVISIÓN DEL TRABAJO
La división del trabajo hace referencia al número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por distintos trabajadores especializados en cada una de ellas. con el objetivo de mejorar la eficiencia. Aunque es consustancial a toda actividad humana.
JERARQUIZACIÓN
6. ¿Existe una línea definida de autoridad y responsabilidad desde la
dirección hasta elúltimo de los subordinados? ¿Cómo?
7. ¿Existen más de tres niveles en la estructura orgánica establecida? ¿Se
justifican?
8. ¿Existe delegación adecuada, en el grado y con las medidas necesarias para
su eficazcumplimiento?
9. ¿Responde y obedece cada subordinado ante un solo superior?
10. ¿Los jefes al tratar con los subordinados respetan las líneas de
autoridad establecidas
DEFNICION DE JERARQUIZACIÓN
El grado de autoridad y responsabilidad que se da dentro de cada línea, determina los niveles jerárquicos, implica necesariamente , delegar responsabilidad y autoridad. Es el criterio que permite establecer un orden de superioridad o de subordinación entre personas, instituciones o conceptos. Organización o clasificación de categorías o poderes, siguiendo un orden de importancia.
Posible Modelo que se puede aplicar sobre la jerarquización en una
empresa
DEPARTAMENTALIZACIÓN
11. ¿Se sigue un proceso para efectuar la departamentalización? Detállelo.
12. ¿Cómo se lleva a cabo la fijación de autoridad—responsabilidad y
obligaciones? Detállelo.
13. ¿Se han explicado claramente las relaciones del departamento con los demás
14. ¿Qué tipo de departamentalización se ha llevado a cabo en la unidad y con base
en qué se ha hecho? Explíquelo.
15. ¿Alcanza la organización sus fines con el máximo de eficiencia y el mínimo de
esfuerzo? ¿Cómo?
DEFINICIÓN DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
La departamentalización es un proceso por el cual se agrupan, entre los órganos de una determinada organización, actividades o funciones similares y, lógicamente, relacionadas. En un primer momento se reparte el trabajo por tareas logrando una especialización que permite obtener ganancias de productividad.
Posible Modelo que se puede aplicar sobre la departamentalización
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
16. ¿Las actividades básicas de la empresa se dividen y agrupan de una
manera orgánica, constituyendo funciones ?
17. ¿Cada función básica se realiza en una sola sección o departamento de la
empresa?
18.¿La función principal controla las subsunciones auxiliares?
19. ¿Se utilizan cuadros de distribución del trabajo paro revisar las actividades
del personal?, ¿desde cuándo se ocupan?
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Después de haber establecido los niveles jerárquicos y departamentos de la empresa, es necesario definir con toda claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización.consiste en la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo.
Posible Modelo que se puede aplicar sobre la
descripción de funciones.
20.¿Se cuenta con un manual de organización, que especifique claramente la
estructura funcional?, ¿está actualizado
COORDINACIÓN DEL TRABAJO
21. ¿Hay reuniones interdepartamentales, de personal ejecutivo? ¿Con qué periodicidad?
22. ¿Hay algún jefe que tenga más de 12 personas que dependan de él? y ¿alguno con
menos de tres gentes que dependan de él?
23. ¿Son efectivas las formas actuales de comunicación interdepartamental? ¿Por
qué?
24. ¿Son esenciales todos los departamentos y/o secciones? ¿Es importante su labor?
25. ¿se centraliza la información?
COORDINACION DEL TRABAJO
Con respecto a la coordinación en los equipos de trabajo es fundamental construir un espíritu de equipo, en donde se debe interesar a los miembros del mismo, ayudando en la resolución de problemas, buscando el consenso, fomentar el propósito del equipo, resolver las tensiones producidas entre los miembros, tratar de que todos tengan participación en el trabajo en equipo y atender a los aportes individuales de sus integrantes.
Posible Modelo que se puede aplicar sobre la
coordinación del Trabajo.
GERENCIA
La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus múltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los
recursos a través del proceso de planeamiento, organización dirección y control a fin de lograr objetivos establecidos. Significa cosas diferentes para personas diferentes. Algunos lo identifican con funciones realizadas por empresarios, gerentes o supervisores, otros lo refieren a un grupo particular de personas. Para los trabajadores; gerencia es sinónimo
del ejercicio de autoridad sobre sus vidas de
Tipos de Gerencia
En la gerencia existen cuatro tipos los cuales son:
La Gerencia Patrimonial Este tipo de gerencia es aquella que en la propiedad, los puestos principales de formulación de principios de acción y una proporción significativa de otros cargos superiores de la jerarquía son retenidos por miembros de una familia extensa.
La Gerencia por Objetivos La gerencia por objetivos se define como el punto final (o meta) hacia el cual la gerencia dirige sus esfuerzos. El establecimiento de un objetivo es en efecto, la determinación de un propósito, y cuando se aplica a una organización empresaria, se convierte en el establecimiento de la razón de su existencia.
La Gerencia Política La gerencia política es menos común y al igual que la dirección patrimonial, sus posibilidades de supervivencia son débiles en las sociedades industrializantes modernas, ella existe cuando la propiedad, en altos cargos decisivos y los puestos administrativos claves están asignados sobre la base. de la afiliación y de las lealtades políticas.
Auditoria de Ventas
No entendemos o no nos conviene entender, que la auditoria de ventas, en todas sus formas, puede ser una ayuda de mucha importancia; como dice santayana “no recordar el pasado permite repetirlo”, y si en el pasado hemos cometido errores, es casi seguro que se repetirán; así que en ese sentido, la auditoria de ventas puede ser una ayuda magnífica a favor de nuestro bolsillo y desarrollo profesional. De manera tal, que ésta herramienta, al controlar y analizar nuestro desempeño, detecta los problemas que tenemos y los proyecta hacia el futuro, lo mismo que las oportunidades.
Objetivos de una Auditoria de Ventas El propósito de una auditoria administrativa de ventas es el
de analizar eidentificar la función de ventas dentro de las estructura orgánica
de la empresa,
Alcance de la Auditoria de Ventas La revisión de la estructura orgánica, sus objetivos, planes, y normas de ejecución,proporcionara un indicativo anticipado del alcance de esta operación dentro deuna empresa.
Plan de Auditoria de Ventas El plan para examinar y evaluar esta área funcional se puede estructurar mediantedos amplios aspectos de las actividades de ventas: la distribución y la comercialización
Auditoria de Compras
Podemos considerar que las operaciones comerciales empiezan con el suministrode materias primas, abastecimientos y servicios necesarios para producir para
producir y vender un producto; por tanto las compras son de vital importancia paralas ganancias.
Objetivo de la Auditoria de Compras La auditoria de compras tiene como propósito examinar y evaluar si la función decompras se realiza en la cantidad, calidad, tiempo y precios adecuados paradeterminar su eficiencia y eficacia.
Alcance de la Auditoria de Compras La justificación principal para formalizar las actividades de compras es económica.Por lo tanto, el alcance de esta auditoria es la verificación de los costos y el tiempoimplicados en las compras, El alcance en la organización consiste en determinar que departamento o puestos serán afectados en nuestra revisión.
Plan de Auditoria de ComprasPara llevar a cabo la auditoria de compras y abastecimiento se requiere de un plan
para revisar esta área funcional y se puede estructurar en: organización y abastecimiento
ORGANIZACIÓN1. ¿Existe un departamento o una sola unidad orgánica encargada de lascompras?2. ¿Están definidas las funciones del departamento de compras? ¿En dónde?3. ¿Parece justificado el grado actual de centralización o descentralización deas compras?4. ¿Además del departamento de compras, existen otras áreas o personas que efectúan compras? ¿Quiénes y por qué?
Posibles Preguntas que se pueden aplicar en una organización sobre la
Auditoria de Compras.
Auditoria de Recursos HumanosLa auditoria de recursos humanos es un examen objetivo, minucioso y lógico delos objetivos, políticas, sistemas, controles aplicación de recursos y la estructura
de la organización que tiene a su cargo la responsabilidad de los recursoshumanos.
Objetivo de la Auditoria de Recursos Humanos La auditoria de recursos humanos es un instrumento para examinar y evaluar aspectos de personal con fines de administración, información y control.
Alcance de la Auditoria de Recursos Humanos El alcance es muy amplio, por ejemplo, áreas como: objetivos,políticas, funciones, reclutamiento, capacitación, relaciones con el sindicato,rotación, y movimiento del personal entre otros.
Plan de Auditoria de Recursos HumanosPlanear una auditoria es decir como va a practicarse el examen, cuales serán los
procedimientos a seguir, con que limitaciones, el tiempo oportuno de su aplicacióny el personal que debe asignarse al trabajo.
POSICIÓN Y FUNCIONES1. ¿Es adecuada la estructura orgánica del departamento? ¿Está de acuerdo con los objetivos fijados?2. ¿Se delegan adecuadamente y se definen con claridad los deberes y responsabilidades?3. ¿Se pueden efectuar cambios en la disposición orgánica para coordinar mejor las actividades?
Posibles Preguntas que pueden aplicarse
en Posición y Funciones en una
Organización
Auditoria de Crédito y Cobranza
El crédito es la confianza dada o recibida a cambio de un valor. El crédito colocauna obligación a pagar por el comprador y da el derecho de cobro al vendedor. El
crédito se utiliza como un medio de cambio y un agente de producción, La cobranza oportuna es necesaria para capacitar a una empresa para reinvertir
su capital, mantener el volumen de ventas y desarrollar hábitos de pago puntualen lo clientes.
Objetivo de la Auditoria de Crédito y Cobranza
El área de crédito y cobranza ofrece una oportunidad para examinar los controles
financieros, los procedimientos y la información en general.
Alcance de la Auditoria de Crédito y Cobranza
El auditor examina el departamento de crédito y cobranza para determinar la
eficiencia y la eficacia con que esta operando tal departamento. Por tanto, esteexamen y evaluación varía de acuerdo con
la magnitud del negocio y con losrequerimientos de análisis.
Posibles Preguntas aplicadas en la Auditoria de Crédito
SISTEMA DE CRÉDITO1. Describa el sistema de crédito adoptado, por lo empresa.2. ¿Se cuenta con procedimientos claramente definidos? ¿En dónde?3. ¿Se cuenta con expedientes de crédito para todos los clientes?4. ¿Son congruentes los objetivos del departamento de crédito y cobranza conlos objetivos de la empresa?
OPERACION DE COBRO1. ¿Existe registro de clientes? ¿Se incluyen porcentajes?2. ¿Están al corriente los registros de clientes?3. ¿Están clasificados los registros en: fechas de revisión, fechas de pago? Indicar.4. ¿Están clasificados los vencimientos?
