INTRODUCCIN

La evolucin de las organizaciones ha impulsado el surgimiento de un nuevo tipo de profesional: el administrador. La administracin profesional no se basa en la propiedad, si no en las habilidades que se obtienen por el conocimiento y la exploracin. Cabe sealar, que administrar es conseguir que las tareas se ejecuten de la mejor manera posible, utilizando los recursos disponibles para alcanzar los objetivos. Asimismo, los administradores convierten un conjunto de recursos humanos, materiales, tcnicas monetarias, de tiempo y espacio en una empresa til y efectiva y hace que las personas con su trabajo y recursos fsicos produzcan, con el fin de lograr los objetivos del sistema. Es importante destacar, que la administracin de empresas est constituida por cinco variables bsicas, las cuales son: estructura, ambiente, tarea, personas y tecnologa. Se puede inferir, que la eficiencia es una parte vital de la administracin pues se refiere a la relacin entre recursos y produccin. Pero la administracin tambin tiene que conseguir que se culminen las actividades, es decir, buscar la eficiencia. Por consiguiente, los autores de la investigacin considerando la eficiencia de las funciones administrativas y al hacerse notorio la falta de una organizacin de actividades contables en la empresa y tomando en cuenta que la contabilidad es de gran importancia, ya que de esta manera se lleva un control de las negociaciones mercantiles y financieras, para que se pueda obtener una mayor productividad, se puede inferir que la empresa Silvers Colors F.P. C.A., no posee un sistema que le permita controlar todas sus operaciones contables, financieras y administrativas de una manera inmediata, es por ello que se propone un Manual de Procedimiento General que le permita llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecutan en la mencionada empresa. La investigacin se integra de los siguientes captulos: Captulo I, se refiere al Problema, Objetivos de la Investigacin, Justificacin, los Alcances y Limitaciones;1

el Captulo II, contiene el Marco Terico con los Antecedentes de la Organizacin, Antecedentes de la Investigacin, Bases Tericas, Bases Legales, Definicin de y la Tabla de Operacionalizacin de las Variables; el Captulo III, se refiere al Marco Metodolgico que se integra por Tipo y Diseo de la Investigacin, la Poblacin, Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos, Validez y Confiabilidad de los Instrumentos. Por otra parte el Captulo IV, trata sobre el anlisis de los resultados donde se presenta la informacin obtenida como producto de la aplicacin de los instrumentos de recoleccin de datos; el Captulo V, presenta las conclusiones y recomendaciones; el Captulo VI, contiene la propuesta de un Manual de Procedimiento para Optimizar las Actividades Contables de la Empresa y finalmente se presentan las Referencias consultadas y los respectivos Anexos.

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CAPTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema El surgimiento de la administracin como institucin esencial distinta y rectora es un acontecimiento de primera importancia en la historia social. La administracin es el rgano social encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es con la responsabilidad de organizar el desarrollo econmico que refleja el espritu esencial de la era moderna. (Chiavenato, 2001, p. 12). Por consiguiente, el autor antes mencionado, tambin seala: Que las personas han hecho planes y perseguido metas por medio de organizaciones y logrado todo tipo de hazaas desde hace miles de ao. Sin embargo, la teora de la administracin se suele considerar un fenmeno relativamente reciente que surge con la industrializacin de Europa y Estados Unidos en el siglo XXI. (p. 18) Por lo que cabe mencionar, que una organizacin es una unidad social o agrupacin de personas constituidas esencialmente para alcanzar objetivos especficos lo que significa que las organizaciones se proponen y construyen con planeacin y se elabora para conseguir determinados objetivos. De este enfoque se desprende que la eficiencia de las funciones administrativas depender principalmente de la accin e inteligencia de las personas y slo secundariamente de la administracin de las cosas. Adems, el xito que puede tener una organizacin al alcanzar sus objetivos, y tambin al satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, de sus gerentes. Con base a lo anterior, Fayol (1981), define la administracin como el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la

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organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar metas establecidas por la organizacin. (p. 24) Cabe destacar, lo mencionado por De Welsch, Hilton & Gordon (1990), los cuales mencionan: Que las organizaciones para lograr ptimos niveles de rendimiento, deben estar directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para adaptarse al cambio, debe existir la planificacin la cual incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organizacin. Despus, determinar las polticas, proyectos, programas, procedimientos, mtodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo adems la toma de decisiones. (p. 89) Tomando en consideracin, lo antes citado, siendo la contabilidad un sistema de organizacin, adaptado para clasificar los hechos econmicos que ocurren en un negocio, de manera que se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirn a la obtencin del mximo rendimiento econmico que implica la organizacin de un sistema contable, cuya funcin de la contabilidad es: recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la informacin financiera. De acuerdo a ello, la contabilidad suministra informacin de la empresa a los administradores, como una contribucin a sus funciones de planeacin, control y toma de decisiones; los mismos requieren de informacin financiera confiable, comprensible, objetiva, razonable u oportuna. De acuerdo a lo planteado, se tom en consideracin investigaciones realizadas en medianas y pequeas empresas del Municipio Urdaneta, en las cuales se observ, que no poseen un sistema que le permita controlar todas sus operaciones contables, financieras y administrativas que le suministre informacin referente a: ventas, inventarios, cuentas por cobrar, ingresos, costos, gastos, entre otros, de una manera inmediata en dicha empresa. Cabe destacar, que el estudio se enfoc en la empresa Silvers Colors FP C.A., ubicada en Ca, Municipio Urdaneta, donde se entrevist al personal administrativo y se desprendi como respuesta la ineficacia y descontrol en la parte administrativa, ya que consideran que por no llevar las labores contables dentro de la misma empresa se

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atrasa el proceso administrativo, no se logra optimizar las operaciones, adems de considerar que por no existir manuales de procedimientos, no llevan de manera correcta y eficiente las labores, logrando as, que la misma se atrase en su organizacin. Adems, los autores de la investigacin consideraron que dentro de la organizacin y especficamente en el rea administrativa se le debe gran importancia a la contabilidad, porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. As obtendrn mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener informacin de carcter legal. Por las razones antes expuestas, se propone el Diseo de un Manual de Procedimiento General que le permita llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecuta en la mencionada empresa. Cabe sealar, que actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera ms simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial. En este sentido, en la investigacin se formulan las siguientes interrogantes: 1. Cmo se llevan los procedimientos en la Contabilidad de la empresa Silvers Colors FP C.A., ubicada en Ca, Municipio Rafael Urdaneta? 2. Cul es la importancia de un manual de procedimiento general dirigido a optimizar la organizacin de la Contabilidad en la empresa Silvers Colors FP C.A.? 3. Es factible establecer los lineamientos de un manual de procedimiento general dirigido a optimizar las actividades de la Contabilidad en la empresa Silvers Colors FP C.A.?

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Objetivos de la Investigacin

Objetivo General Proponer un Manual de Procedimiento General para optimizar las actividades contables de la empresa Silvers Colors FP C.A.

Objetivos Especficos - Diagnosticar cuales son las deficiencias en el proceso contable en la Empresa Silvers Colors FP C.A., ubicada en Ca, Municipio Rafael Urdaneta. - Determinar los elementos de los procedimientos contables de la empresa en estudio. - Analizar la importancia de un manual de procedimiento general dirigido a optimizar las actividades contables en la empresa. - Disear el Manual de Procedimiento General dirigido a optimizar las actividades contables de la empresa Silvers Colors F.P. C.A.

Justificacin de la Investigacin La contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos econmicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituye en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirn a la obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una empresa determinada. De modo que, la presente investigacin contiene gran importancia para la empresa Silvers Colors F.P. C.A., ya que a travs de la propuesta de un diseo de un manual de procedimiento general para optimizar las labores de contabilidad, se pueda controlar la actividad que se requiere para el desempeo efectivo en la misma, sus

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principios y procedimientos contables, entre otros aspectos relacionados con el tpico tratado. De lo expuesto anteriormente, se deriva la necesidad del manual, debido a que se convierte en un aporte de singular importancia para el control administrativo que se desarrolla en la dependencia objeto de estudio, tratando optimizar por medio de una propuesta los procedimientos administrativos establecidos para llevar la contabilidad de la empresa antes mencionada, adems de que beneficia a: dueos, accionistas, bancos y gerentes.

Alcance y Limitaciones de la Investigacin Alcance La investigacin tiene por finalidad disear un manual de procedimientos dirigido a optimizar las actividades contables en la empresa Silvers Colors F.P. C.A. Por cuanto, los autores de la investigacin, pretenden con esta propuesta dejar en la empresa un manual, para que de esta manera, se tenga una gua para llevar a cabo los procedimientos contables, los cuales sern de gran beneficio para el control administrativo, logrando con ello analizar y valorar los resultados econmicos, agrupar y comparar resultados, planificar y sintetizar los procedimientos a seguir y controlar el cumplimiento de lo programado.

Limitaciones de la Investigacin En el proceso investigativo se consider como factor limitante la falta de informacin existente en la empresa Silver Colors F.P. C.A., debido a que no dispone de ningn manual de procedimientos como un instrumento tcnico administrativo que oriente de manera eficiente el uso de los recursos administrativos, por lo cual los autores de la investigacin consideran necesario llevar a cabo la Propuesta de un Manual de Procedimiento General para Optimizar las Actividades Contables en la empresa antes mencionada, objetivo de la investigacin.7

CAPTULO II

MARCO TERICO

Conceptualizacin de la Organizacin

Resea Histrica de la Empresa Silvers Colors FP C.A.

Silvers Colors FP C.A, es una empresa dedicada al ramo de la fabricacin, produccin y comercializacin de Pinturas Industriales, fundada en el ao 2004 en la ciudad de Ca, Municipio Urdaneta del Estado Miranda. Tiene por objeto fundamental la compra de maquinarias, equipo y materia para la elaboracin de pinturas. La empresa, inici sus operaciones con un personal de ocho (08) empleados cuatro (04) en el rea administrativa y cuatro (04) en planta, los cuales se mantienen hasta la fecha. Al inicio, la produccin se realizaba en cantidades reducidas, debido a que se contaba con pocos clientes, actualmente la empresa cuenta con una buena produccin contrapedidos. Dentro de los parmetros de la empresa, se caracteriza por cumplir con los siguientes lineamientos: - Promueve el desarrollo del mercado de pinturas, con patrimonio propio, para lograr de esta manera ser lder en el mercado nacional. - Disea modelos de proceso de gestin y de negocios que contribuyen al logro de los objetivos trazados.

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- Procesa eficaz y eficientemente la informacin y soporte de las operaciones de los departamentos de la empresa. - Lleva un control de los procesos de almacn, compras y de inventario, para ser contabilizados a travs de la contabilizacin externa. - Pinturas Silvers Colors FP C.A., mantiene el compromiso formal con sus clientes, los cuales se encuentran altamente satisfechos con la calidad e innovacin de los productos comercializados, debido a que posee una estructura organizativa slida apoyada con una gestin de recursos humanos y tecnolgicos con altos estndares de calidad y tica profesional.

Descripcin de Cargos: Presidente: Se encarga de planificar, dirigir y coordinar las actividades de la empresa delegando funciones. Gerente General: Tal como el presidente se encarga de planificar y dirigir las actividades llevadas a cabo dentro de la empresa. Asesora Legal: Asesora y representa legalmente a la empresa. Asesora contable: Supervisa las rea de auditoria, planificacin financiera y control presupuestario. Departamento de Administracin: Ejecuta, coordina y planifica las operaciones contables de la empresa. Tiene a su cargo al rea de personal, rea de compras y el rea de ventas. rea de Personal: se encarga del reclutamiento, adiestramiento y seleccin del personal. rea de Compras: est destinada a controlar, verificar y supervisar todas las compras realizadas por la empresa a sus proveedores.

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rea de Ventas: se encarga del control y verificacin de todos los gastos realizados por la empresa, adems de la concentracin de comercializacin de los clientes. Departamento de Produccin: supervisa el correcto funcionamiento de la

produccin o fabricacin de las pinturas. Est dividido en tres reas: almacn, despacho y control de calidad. rea de Control de Calidad: verifica que todos los productos de pintura materia prima y los destinados a la comercializacin se encuentren en perfectas condiciones. rea de Almacn: est destinada a depositar todos los productos envasados de pintura y la materia prima para la elaboracin de las mismas. rea de Despacho: coordina y verifica todas las ventas que realiza la empresa. Misin y Visin de la Empresa Silver Colors FP C.A. Misin Tiene como misin ser una empresa de pinturas reconocida por su tica y rentabilidad, dedicada a la fabricacin y venta de productos que satisfagan las necesidades de sus clientes, a travs de la excelencia en la calidad de servicio, innovacin y avanzada tecnologa.

Visin Tiene como visin ser una empresa productora de pinturas lder en la economa nacional y por su avanzada tecnologa y por su excelencia en la calidad de servicio exportar sus productos.

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Grfico 1 Estructura Organizativa de la Empresa

Presidente

Gerente General

Asesora Legal

Asesora Contable

Departamento de Administracin

Asistente

Secretaria

rea de Personal

rea de Compras

rea de Ventas

Dpto. Produccin

Control de Calidad

Almacn

Despacho

Fuente: Prez, Mijares y Molina (2006)

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Antecedentes de la Investigacin

Para permitir sustentar el desarrollo de la investigacin se realiz una evaluacin previa donde se recopilaron importantes trabajos de grado referentes a tpicos relacionados con el diseo de un Manual de Procedimientos, evidencindose planteamientos, teoras y disciplinas a este proceso, por consiguiente el siguiente trabajo tiene por finalidad disear un Manual de Procedimiento para Optimizar la las actividades Contables en la empresa Silvers Colors FP C.A., por ello es importante apoyarse en trabajos previos realizados que permita servir al marco de referencia de la temtica planteada por lo tanto a continuacin se mencionan las siguientes investigaciones: Figueroa (2003), en su Trabajo Especial de Grado Diseo de un Manual de Organizacin en el rea de Administracin de Ferremateriales Victoria C.A., realizado en el Instituto Universitario de Tecnologa Toms Lander, en el cual la investigacin se realiz bajo la modalidad de proyecto factible y a su vez descriptivo, basado en un diseo de investigacin de campo y bibliogrfico. La poblacin fue finita conformada por el Dpto. de Administracin, dividido en un solo estrato, y se constituy por cuatro personas (04) en total. La muestra se conform por la totalidad de la poblacin. Se realiz una entrevista con el presidente, adems de un cuestionario, el cual se aplic a todo el personal del rea. En los resultados que arrojaron la recoleccin de datos, se observ que el personal ejecuta tareas que no corresponden a sus funciones, no hay escritos o polticas que sealen las funciones que deben cumplir. Por tales motivo se lleg a la conclusin de proponer un diseo de un Manual de Organizacin, para la orientacin y gua del personal administrativo. Asimismo, Gmez H. (2003), quien realiz un trabajo de investigacin no publicado en la Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez, titulado Manual de Polticas y Procedimientos para la prctica de las experiencias Financieras y Contables, caso: Cuerpo de Investigaciones Cientficas Penales y Criminalsticas, cuyo propsito fue el de introducir mejoras de la calidad de trabajo realizado por parte de los empleados de la divisin del rea financiera y contable ya

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que propone un manual de normas y procedimientos con el cual se orienta a los expertos como realizar eficazmente su labor, as como establecer criterios claves en la elaboracin del informe final. A manera de sugerencia, el autor recomienda que la divisin objeto de estudio debe estar integrada por personal altamente capacitado con amplios conocimientos financieros y contables. En este mismo orden de ideas cabe mencionar a Hurtado R. (2005), realiz una investigacin en el Instituto Universitario Tomas Lander (IUTTOL), Trabajo de Grado no publicado, titulado Elaboracin de un Manual de Normas y Procedimientos Contables para llevar un optimo control y realizar de manera puntual el pago de los Proveedores de la Sucursal de Empresas Polar, ubicado en Ocumare del Tuy, Edo. Miranda, la investigacin fue de tipo diagnstica descriptiva con base documental, el diseo fue de campo, ubicado en la modalidad de proyecto factible. La poblacin estuvo integrada por un gerente, un (01) jefe de oficina, un (01) asistente administrativo, un (01) cajero facturador, un (01) recepcionista, cinco (05) cobradores y seis (06) distribuidores. Por ser la poblacin objeto de estudio muy pequea, se tom toda para aplicarle los instrumentos de recoleccin de datos, para lo cual se utilizaron dos cuestionario, una entrevista estructurad que se aplic a una muestra de la poblacin, para determinar la factibilidad de la poblacin, posteriormente se aplic un cuestionario al personal antes mencionado, el cual estuvo estructurado con

respuestas cerradas, relacionadas con la escala likert, los mismos fueron analizados a travs de cuadros de frecuencias, porcentaje, cuadros y grficos, lo cual condujo a la conclusin de que existen problemas para realizar el pago puntual de los proveedores, por no existir una organizacin contable, lo cual llegaron a la conclusin que se puede solventar elaborando un Manual de Normas y Procedimientos que regule las acciones de dichos actos administrativos. Por consiguiente, se destaca la relacin que guardan estos trabajos con el presente estudio, ya que consiste en facilitar la comprensin de la investigacin planteada, para disponer de un manual de procedimientos como un instrumento

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tcnico administrativo que oriente de manera eficiente el uso de los recursos administrativos.

Bases Tericas

Administracin La administracin se define como el proceso de disear y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio. (Chiavenato, I. 2001, p. 89). En fin la administracin consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, Administradores, etc.

Objetivos de la Administracin a) Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social. b) Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas c) Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mnimo de sus recursos. d) Es permitirle a la empresa tener una perspectiva ms amplia del medio en el cual se desarrolla d) Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.

Importancia de la Administracin De acuerdo a Chiavenato (2001), la administracin es un rgano social especficamente encargado de hacer que los recursos sean productivos, refleja el

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espritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto explica por qu una vez creada creci con tanta rapidez y con tan poca oposicin. (p. 109) La administracin busca el logro de objetivos a travs de las personas, mediante tcnicas dentro de una organizacin. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organizacin y es fuerza vital que enlaza todos los dems subsistemas. Dentro de la administracin se encuentra: - Coordinacin de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales. Relacin de la organizacin con su ambiente externo y respuestas a las - Desempeo de ciertas funciones especificas como determinar objetivos, planear, asignar recursos, instrumentar, etc. - Desempeo de varios roles interpersonales, de informacin y decisin. - Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones adaptativas con objeto de mantener en equilibrio dinmico con su medio. Para el proceso de toma de decisiones el flujo de informacin es esencial. Dicho proceso implica el conocimiento de pasado, estimaciones a futuro y la retroalimentacin peridica relacionada con la actividad actual. La tarea de la administracin es instrumentar este sistema de informacin-decisin para coordinar los esfuerzos y mantener un equilibrio dinmico.

Caractersticas de la Administracin - Universalidad. El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en l tiene siempre que existir coordinacin sistemtica de medios. La administracin se da por lo mismo en el estado, en el ejrcito, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administracin sern los mismos, aunque lgicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que la administracin es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas polticos existentes. - Su especificidad. Aunque la administracin va siempre acompaada de otros fenmenos de ndole distinta, el fenmeno administrativo es15

especfico y distinto a los que acompaa. Se puede ser un magnfico ingeniero de produccin y un psimo administrador. La administracin tiene caractersticas especficas que no permite confundirla con otra ciencia o tcnica. La administracin se auxilia de otras ciencias y tcnicas, tiene caractersticas propias que le proporcionan su carcter especfico, es decir, no puede confundirse con otras disciplinas. - Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenmeno administrativo, ste es nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. As, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc. - Su unidad jerrquica. Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administracin. As, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el ltimo mayordomo. - Valor instrumental. La administracin es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos. - Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc. - Interdisciplinariedad. La administracin hace uso de los principios, procesos, procedimientos y mtodos de otras ciencias que estn relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Est relacionada con matemticas, estadstica, derecho, economa, contabilidad, sociologa, psicologa, filosofa, antropologa, etc. - Flexibilidad. Los principios y tcnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social. (Chiavenato, I. 2001, p. 105). Segn Fayol, citado en (Chiavenato, 2000. p. 91), la administracin consiste en la coordinacin de todos los recursos a travs del proceso de planeacin, direccin y control, a fin de lograr objetivos establecidos. Asimismo la conceptualiza como una ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos institucionales por medio de una estructura y a travs del esfuerzo humano coordinado. De los conceptos antes mencionado, entonces se puede resumir que la administracin consiste en un mtodo que implica tcnicas mediante las cuales un grupo principal de personas (los gerentes) coordinan las actividades.

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Los Procedimientos Administrativos Un procedimiento se caracteriza por no ser un mtodo individual de trabajo. El mtodo se refiere especficamente a la forma como un empleado ejecuta una determinada actividad de trabajo. De acuerdo con Gmez G. (2000). El conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema. (p. 112) Para el caso en estudio los procedimientos estn relacionados con el sistema administrativo vinculado a las actividades que se lleven a cabo. El procedimiento es una serie de actividades u operaciones entre s, que interactan por un conjunto de personas o trabajadores, ya sea dentro de una mismo departamento o abarcando varias dependencias para obtener el resultado que se desea. (Interpretando a Gmez).

Fases del Proceso Administrativo Segn (Chiavenato 2001, p.91) las fases del proceso administrativo son: planeacin, organizacin, ejecucin y control, definido cada un de ellos de la siguiente manera: Planeacin: Es aquella herramienta de la administracin que nos permite determinar el curso concreto de accin que debemos seguir para lograr la realizacin de los objetivos previstos. Una buena planeacin es aquella que ayuda a una organizacin a adaptarse a sus circunstancias particulares. Muy poca planeacin puede dejar huecos en planes operativos, en objetivos estrategias o polticas, que pueden significa perdidas de oportunidades y una direccin inadecuada, en exceso de planeacin puede evitar la conducta flexible necesaria para manejar situaciones nuevas. Organizacin: Es aquella parte de la administracin que establece una estructura intencional de los papeles que deben desempear las personas en una organizacin. Tambin se podra decir que el proceso de establecer usos metdicos de todos los recursos que integran el sistema. Estos usos son los que ponen en relieve el logro de los objetivos establecidos. Ejecucin: La ejecucin no es ms que lograr la participacin eficaz, es quizs el reto ms fuerte de toda empresa debido a que cada17

individuo tiene objetivos personales y particulares, pero es aqu donde se podr demostrar la claridad y unificacin de objetivos laborales y la identificacin de cada individuo con sus responsabilidades hacia la organizacin, y radicalmente funcionar o no en la medid en que se fundamenta los valores, misin y visin de la empresa como un todo, es decir de la empresa como un todo (trabajador-empresa). Control: Para la mayora de la gente hablar de control piensan, desde el punto de vista emprico, una serie de prohibiciones o restricciones. Aunque habr algunos que entiendan por control el seguimiento de algunos lineamientos o reglas preestablecidas; es decir, que lleva implcita la idea de coercin. El control es, en consecuencia, una funcin que no se desarrolla en el vaco sino que se inserta dentro del proceso administrativo, y presenta caractersticas perfectamente diferenciadas segn el nivel de decisin en el que se opere. Estas cuatro fases del proceso administrativo, an cuando estn separados se cumplen de forma sucesiva y a veces de manera convergente. De manera mas especfica el control, ya que est presente tanto en los pasos previos de la ejecucin como durante su desarrollo y en la etapa posterior del proceso.

Proceso Administrativo Para Galindo (2000), el proceso administrativo Es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad, en este mismo conjunto de fases y etapas la administracin s interrelaciona y forma un proceso integral. (p. 40) Este concepto expresa lo fundamental que se debe tener en cuenta para que una actividad funcione correctamente, si bien es cierto que se deben cumplir una serie de pasos sucesivos aplicados a los procesos administrativos. El mismo autor, expone en su texto que: Una vez que se ha estructurado completamente el organismo, este desarrolla plenamente las funciones que le son inherentes. Cuando se administra una empresa existen dos fases: una estructural y una operativa, la primera consiste en determinar la mejor forma de obtener resultados y la segunda consiste en la ejecucin de todas las actividades necesarias para lograrlo. Tambin otros autores manifiestan que debe existir la parte terica de la administracin ya que esta es la que va establecer lo que se debe hacer y como se va hacer. (p. 44)

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Organizacin Es aquella parte de la administracin que establece una estructura intencional de los papeles que deben desempear las personas en una organizacin. Tambin se podra decir que el proceso de establecer usos metdicos de todos los recursos que integran el sistema. Estos usos son los que ponen en relieve el logro de los objetivos establecidos. (Galindo, 2000. p. 66 ).

La organizacin como sistema abierto De acuerdo a Fayol (1981), la descripcin del sistema abierto puede aplicarse a una organizacin empresarial. Una empresa es un sistema creado por el hombre, la cual mantiene una interaccin dinmica con su ambiente, sean los clientes, los proveedores, los competidores, las entidades sindicales, los rganos gubernamentales o muchos otros agentes externos. Adems, es un sistema integrado por diversas partes relacionadas entre s, que trabajan en armona con el propsito de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organizacin como de sus participantes. El sistema abierto puede ser definido como un conjunto de partes en constante interaccin en un todo sinrgico, orientado hacia determinados propsitos y en permanente relacin e interdependencia con el ambiente externo. Es importante sealar que un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales: El crecimiento. El hecho de volverse complejo a medida que crece. - El hecho de que, al hacerse ms complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia. - La duracin de su vida es larga en comparacin con las de sus unidades componentes. - En ambos casos, la creciente integracin va acompaada de creciente heterogeneidad.

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Ejecucin La ejecucin no es ms que lograr la participacin eficaz, es quizs el reto ms fuerte de toda empresa debido a que cada individuo tiene objetivos personales y particulares, pero es aqu donde se podr demostrar la claridad y unificacin de objetivos laborales y la identificacin de cada individuo con sus responsabilidades hacia la organizacin, y radicalmente funcionar o no en la medid en que se fundamenta los valores, misin y visin de la empresa como un todo, es decir de la empresa como un todo (trabajador-empresa). Fayol (1981). Funciones Bsicas de una Empresa Fayol (1981), parte de la proposicin de que toda empresa ejerce las siguientes funciones: Funciones Tcnicas, relacionadas con la produccin de bienes o de servicios de la empresa. Funciones Financieras relacionadas con la bsqueda y gerencia de capitales. Funciones Comerciales, relacionadas con la compra venta o intercambio. Funciones de Seguridad, relacionadas con la proteccin y preservacin de bienes y de las personas. Funciones Contables, relacionadas con los inventarios registros balances, costos y estadsticas. Funciones Administrativas, relacionadas con la integracin de las otras cinco funciones. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las dems funciones de la empresa. (p. 99) De acuerdo a la teora expuesta por Fayol, la organizacin objeto de estudio, puede estar ubicada en varios grupos, como: el de funciones tcnicas, ya que cumple funciones de servicios y a la vez se puede ubicar en las funciones administrativas y contables. Asimismo, considerando la teora antes mencionada, los autores de la investigacin se inclinan hacia las funciones contables, ya que la empresa tpico de estudio no posee un manual de procedimientos contables para llevar lo relacionado con los inventarios registros balances, costos y estadsticas.20

Proceso Para Chiavenato (2001), un proceso es el conjunto de pasos etapas necesarias para llevar a cabo una actividad, asimismo seala que el proceso representa la combinacin de gente, mquinas, equipos, materiales, mtodos y medios ambiente que trabajan juntos para producir un resultado. El desempeo total del proceso depende de la manera en que el mismo haya sido diseado, as como la manera en que este operando. De acuerdo con este concepto, las empresas deben funcionar en conjunto y de eso trata precisamente un proceso, combinar los recursos humanos, materiales y econmicos, pero sobre todo deben atender la estructura funcional no importando cual sea, esto quiere decir, que los procesos deben cumplirse en forma interactiva entre todos los componentes de la organizacin.

La Contabilidad De acuerdo a Tovar, C. (1977), la contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. (p. 56). Por consiguiente, los gerentes o directores a travs de la contabilidad podrn orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadsticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.

Importancia que tiene la contabilidad como sistema de informacin y control La contabilidad es una tcnica importante para la elaboracin y prestacin de la informacin financiera de las transacciones comerciales, financieras y econmicas realizadas por las entidades comerciales, industriales de servicio, de servicios pblicos y privados y se utilizan en la toma de decisiones.21

Los sistemas contables comunican informacin econmica; es una forma de saber en que estado se encuentra la empresa.

Objetivos de la contabilidad Proporcionar informacin a: Dueos, accionistas, bancos y gerentes, con relacin a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas posedas por los negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar informacin razonada, con base en registros tcnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o pblico. Para ello deber realizar: - Registros con bases en sistemas y procedimientos tcnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente. - Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos. - Interpretar los resultados con el fin de dar informacin detallada y razonada. Con relacin a la informacin suministrada, esta deber cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero: Administrativo: ofrecer informacin a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administracin intrnseca la planificacin, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende informacin histrica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organizacin de la empresa. Financiero: proporcionar informacin a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que tambin se le denomina contabilidad histrica.

Funcin de la contabilidad - Controlar: Para que los recursos de las entidades puedan ser administrados en forma eficaz, es necesario que sus operaciones sean controladas plenamente,

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requirindose establecer antes el proceso contable y cumplir con sus fases de: sistemizacin, valuacin y registro. - Informar: El informar a travs de los estados financieros los afectos de las operaciones practicadas, independientemente de que modifiquen o no al patrimonio de las entidades, representa para sus directivos y propietarios: 1) Conocer cules son y a cunto ascienden sus recursos, deudas, patrimonio, productos y gastos 2) Observar y evaluar el comportamiento de la entidad. 3) Comparar los resultados obtenidos contra los de otros perodos y otras entidades. 4) Evaluar los resultados obtenidos previamente determinados. 5) Planear sus operaciones futuras dentro del marco socioeconmico en el que se desenvuelve. La informacin contable pues es bsica para la toma de decisiones de los propietarios y directivos de las entidades, adems de otros usuarios, lo que determina que la informacin sea de uso general. La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, informacin razonada, en base a registros tcnicos, de las operaciones realizadas por un ente pblico o privado" (Redondo, A., 2001)

Principios de la contabilidad Los 14 principios de contabilidad generalmente aceptados (P.C.G.A.), se enuncian de la siguiente forma: 1. Equidad: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupacin constante en la contabilidad, dado que los que se sirven o utilizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De

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esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad, los distintos intereses en juego en una hacienda o empresa dada. 2. Ente Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de "ente" es distinto del de "persona" ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios "entes" de su propiedad. 3. Bienes Econmicos Los estados financieros se refieren siempre a bienes econmicos, es decir bienes materiales e inmateriales que posean valor econmico y por ende susceptibles de ser valuados en trminos monetarios. 4. Moneda de Cuenta Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogneos a una expresin que permita agruparlos y compararlos fcilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda de cuenta y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un "precio" a cada unidad. 5. Empresa en Marcha Se refiere a todo organismo econmico cuya existencia personal tiene plena vigencia y proyeccin futura. 6. Valuacin al Costo El valor de costo adquisicin o produccin- constituye el criterio principal y bsico de la valuacin, que condiciona la formulacin de los estados financieros llamados "de situacin". 7. Ejercicio En las empresas en marcha es necesario medir el resultado de la gestin de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administracin, legales, fiscales o para cumplir con compromisos financieros, etc. Es una condicin que los ejercicios sean de igual duracin, para que los resultados de dos o ms ejercicios sean comparables entre s.

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8. Devengado: Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado econmico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado. 9. Objetividad: Los cambios en los activos, pasivos y en la expresin contable del patrimonio neto, deben reconocerse formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en moneda de cuenta. 10. Realizacin: Los resultados econmicos solo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operacin que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislacin o prcticas comerciales aplicables. 11. Prudencia: Consiste en contabilizar todas las prdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado. 12. Uniformidad: Los principios generales, cuando fuere aplicable, y las normas particulares utilizadas para preparar los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio al otro. Sin embargo, el principio de la uniformidad no debe conducir a mantener inalterables aquellos principios generales, cuando fuere aplicable, o normas particulares que las circunstancias aconsejen sean modificadas. 13. Materialidad: Al ponderar la correcta aplicacin de los principios generales y de las normas particulares debe necesariamente actuarse con sentido prctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro de aquellos y, que, sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general. Desde luego, no existe una lnea demarcatoria que fije los limites de lo que es y no es significativo y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso, de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos o pasivos, en el patrimonio o en el resultado de las operaciones.

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14. Exposicin: Los estados financieros deben contener toda la informacin y discriminacin bsica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacin de la situacin financiera y de los resultados econmicos del ente a que se refieren.

Clasificacin de la Contabilidad

La contabilidad se clasifica de acuerdo a las actividades que vaya hacer utilizado. Es decir que se divide en dos grades sectores que son Privada y Oficial. 1. Contabilidad Privada: Es aquella que clasifica, registra y analiza todas las operaciones econmicas, de empresas de socios o individuos particulares, y que les permita tomar decisiones ya sea en el campo administrativo, financiero y econmico. La contabilidad privada segn la actividad se puede dividir en: Contabilidad comercial: Es aquella que se dedica a la compra y venta de mercadera y se encarga de registrar todas las operaciones mercantiles. Contabilidad de costos: Es aquella que tiene aplicacin en el sector industrial, de servicios y de extraccin mineral registra de manera tcnica los procedimientos y operaciones que determinan el costo de los productos terminados. Contabilidad bancaria: Es aquella que tiene relacin con la prestacin de servicios monetarios y registra todas las operaciones de cuentas en depsitos o retiros de dinero que realizan los clientes. Ya sea de cuentas corrientes o ahorros, tambin registran los crditos, giros tanto al interior o exterior, as como otros servicios bancarios. Contabilidad de cooperativas: Son aquellas que buscan satisfacer las necesidades de sus asociados sin fin de lucro, en las diferentes actividades como: Produccin, Distribucin, Ahorro, Crdito, Vivienda, Transporte, Salud y la Educacin. As se encarga de controlar cada una de estas actividades y que le permite analizar e interpretar el comportamiento y desarrollo de las cooperativas. Contabilidad hotelera: Se relaciona con el campo Turstico por lo que registra y controla todas las operaciones de estos establecimientos.

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Contabilidad de servicios: Son todas aquellas que presentan servicio como transporte, salud, educacin, profesionales, etc. 2. Contabilidad Oficial: Registra, clasifica, controla, analiza e interpreta todas las operaciones de las entidades de derecho pblico y a la vez permite tomar decisiones en materia fiscal, presupuestaria, administrativa, econmica y financiera.

Principios y Procedimientos Contables Principios Contables: Los principios contables, segn (Silva, J. 1990), se refieren a conceptos bsicos o conjuntos de proposiciones directrices a las que debe subordinarse todo desarrollo posterior. Su misin es la de establecer delimitaciones en los entes econmicos, las bases de la cuantificacin de las operaciones y la presentacin de la informacin financiera. Los principios de la contabilidad se establecieron para ser aplicados a la denominada contabilidad financiera y, por extensin, se suelen aplicar tambin a la contabilidad se planear de acuerdo a las necesidades o preferencia de cada empresa, la cual podr imponer sus propias regulaciones. La contabilidad deber planearse para proporcionar informacin cuantitativa, comparativa y confiable a sus usuarios externos. Procedimientos Contables: El manejo de registros, segn el autor antes mencioando, constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad. De acuerdo con Finney (1982), expresa que los procedimientos contables son: - Cuentas - Dbitos y crditos - Cargos y crditos a las cuentas - Cuentas de activos - Cuentas de pasivo y capital - Resumen del funcionamiento de los dbitos y crditos - Registros de las operaciones

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- Cuentas por cobrar y por pagar - El diario y el mayor - Pases al mayor - Determinacin de los saldos de las cuentas - La balanza de comprobacin (pp.13-24)

Finalidad de la Contabilidad La principal finalidad de la Contabilidad es suministrar, en momentos precisos o determinados, informacin razonada, en base a registros tcnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o pblico. Para obtener esta finalidad: 1. Registra, en ase a sistemas y procedimientos tcnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente. 2. Clasifica las operaciones registradas, como un medio para obtener su fin. 3. Resume la informacin obtenida, resaltando los hechos mas importantes ocurridos en el patrimonio. 4. Interpreta los resmenes con objeto de proporcionar informacin razonada.

Relacin de la Contabilidad con otras disciplinas Segn Redondo (1992), la contabilidad tiene diversos libros que son indispensables para toda empresa los cuales son: - Diario - Inventario - Mayor En el Libro Diario se asentarn, da a da las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida expresar claramente quin es el acreedor y quin es el deudor, en la negociacin a que se refiere o se resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso se conserven todos los documentos que permitan comprobar las operaciones. El Libro Diario y el Libro de Inventarios, deben ser legalizados antes de comenzar a efectuar en ellos las operaciones contables. Cdigo de Comercio.

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Asimismo, se destaca en el Cdigo de Comercio, Artculo 33: El Libro Diario y de Inventario no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registro Mercantil, ... El libro Mayor representa un resumen de las operaciones registradas en el Diario General, que indica el movimiento individual de cada cuenta. Existen tambin los llamados "Libros Auxiliares" tales como, el Libro de Caja, el Diario Auxiliar de Ventas, el Diario de Cuentas Corrientes, Documentos por Pagar, Bancos, Etc.

Manual de Procedimiento Segn Fincowsky E. (s/f), un manual de procedimiento es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos mas de ellas. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente. Teora sobre Manuales y Normas Para Fincowsky E. (s/f), una de las actividades de mayor trascendencia de organizacin y mtodos, consiste en el anlisis de los procedimientos administrativos vigentes o en la definicin de los circuitos para nuevas empresas y/o nuevas actividades que encare una empresa constituida. Un procedimiento administrativo implica la definicin de:

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- Funciones y tareas para cada rea en que se halle estructurada una organizacin, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de accin a seguir ante cada factible ocurrencia de cada variable constituida de un circuito administrativo. - Formularios a utilizar, especificando: emisor, oportunidad de emisin, cantidad de copias, instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran, distribucin de las copias, entre otros. - Archivos a utilizar, en cuanto a contenido, periodo de resguardo legal y operativo, clasificacin de la informacin contenida, entre otros. - Un esquema de control operativo y patrimonial.

Funcin de los Manuales Para Chiavenato (2001), los manuales representan una de las herramientas esenciales dentro de la funcin administrativa, que permite un mejor desarrollo del proceso de organizacin en las empresas. Igualmente seala que los manuales facilitan el proceso de comunicacin mediante una informacin organizada y directa. Adems los manuales estandarizan el desarrollo de las actividades, logrando uniformidad y constancia en los trabajos que son efectuados por el personal involucrado. Por ltimo, el mismo autor establece como otra funcin de los manuales, la obtencin de un gil desenvolvimiento de las actividades dentro de la organizacin pues fija la forma ms idnea de llevarlas a cabo.

Manuales Administrativos Chiavenato (2001) seala que: Los manuales administrativos constituyen un recurso de comunicacin concerniente a la organizacin, polticas y procedimientos de una empresa. Estos manuales permiten el control interno y contienen informacin general, instrucciones y reglamentos en forma escrita y tiles a los miembros de la administracin pues les evita repetir informaciones y explicaciones similares a los empleados similares a los empleados. Con este medio los empleados conocen lo que30

se espera de ello y permitiendo un desempeo de trabajo elevado. La importancia de estos instrumentos se destaca el entrenamiento de los recin llegados, se aumenta porque el manual, les proporciona la informacin que necesitan en forma fcil y disponible tambin sirven como recordatorio para los empleados que llevan poco tiempo en la nmina de la empresa.

Ventajas de la disposicin y usos de Manuales Segn Fincowsky E. (s/f): - Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organizacin, elementos stos que por otro lado sera difcil reunir. - La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento, sino que son regidas por normas que mantiene continuidad en el trmite a travs del tiempo. - Clasifican la accin a seguir o responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a que reas debe actuar o a que nivel alcanza la decisin o ejecucin. - Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y evitan la formulacin de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes. - Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema. - Son elementos cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. - Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisin cuales son los actos delegados. - Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no haba accedido.

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- Economizan tiempo al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberan ser analizadas, evaluadas y resultas cada vez que se presentan. - Ubican la participacin de cada componente de la organizacin en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales. - Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de cada empleado a travs del cotejo entre sus asignacin de responsabilidades segn el manual. Y la forma en que las mismas se desarrollan. - Permiten la determinacin de los estandartes ms efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogneos y metdicos.

Tipos de Manuales De acuerdo con Chiavenato (2001) los manuales se clasifican en: Manual de Organizacin: El manual de organizacin es un producto final, tangible, de la planeacin organizativa. Cuando el manual no existe, cuando no est al corriente, o se limita nicamente a grficas, es razonable suponer que la planeacin no ha sido considerada con cuidado. Manual de Poltica: Las polticas no es otra cosa que una actitud de la direccin. Es as mismo razonable suponer que sus actitudes deben ser comunicadas en forma continua a lo largo de toda la lnea de organizacin se desea que las operaciones se desarrollen conforme a su plan. Las polticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la direccin. Manual de Procedimiento: El manual de procedimiento es el documento que contiene la descripcin de las actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa o de dos ms de ellas. Incluye adems los puestos de unidades administrativas que intervienen presenciando su responsabilidad y participacin. Un manual de procedimiento detalla todos y cada uno de los procesos que se quieran expresar. Igualmente este tipo de manual debe establecer las normas aplicables a cada procedimiento previamente definido.32

Este tipo de manual es el que mas se ajusta a las caractersticas organizacional de contabilidad que se requiere para la empresa Silvers Colors FP C.A., ya que en el se describe la secuencia de los pasos necesarios para realizar una labor especfica y sealar las polticas de la organizacin, otorgando legalidad a las acciones descritas en su contenido.

Contenido de un Manual de Normas y Procedimientos El contenido de un manual de normas y procedimientos est considerado como elemento fundamental para la comunicacin coordinacin, direccin y evaluacin administrativa, ya que facilitan la interaccin de las distintas unidades administrativas e instituciones, que a travs del flujo de informacin tienen como objetivo el logro de determinadas actividades. Elaboracin de un Manual de Organizacin Esta elaboracin se caracteriza como un proceso de intervencin de muchas personas. Los analistas y encuestadores son los responsables de obtener, verificar y analizar toda la informacin relacionada con los diferentes cargos. No obstante, la preparacin de un manual, es otra fase del proceso y consiste en estructurarlo en forma organizada por un analista de estructura y procedimiento. El manual debe contener un formato especfico con hojas movibles con la finalidad de facilitar los cambios y revisiones futuras de la organizacin su valor prctico descansa en divulgar y hacerlo del conocimiento del personal. La distribucin definida del manual de una empresa evita la discriminacin o limitacin de posibilidades de ejemplares. Para la elaboracin de un manual de organizacin es importante y necesaria la informacin suministrada por los directivos de la empresa.

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Bases Legales

El siguiente estudio se fundamenta en los siguientes instrumentos legales La Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999) y el Cdigo de Comercio (1989), con su Fundamento Legal de la Contabilidad. El Captulo VII: de los Derechos Econmicos, Artculo 112, manifiesta: Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad econmica de su preferencia, sin mas limitaciones que las previstas en esta Constitucin y las que establezcan las leyes, por razones de desarrollo humano, seguridad, sanidad, proteccin del ambiente u otras de inters social. El Estado promover la iniciativa privada, garantizando la creacin y justa distribucin de la riqueza, as como la produccin de bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la poblacin, la libertad de trabajo, empresa, comercio, industria, sin perjuicio de su facultad para dictar medidas para planificar, racionalizar y regular la economa e impulsar el desarrollo del pas. (p. 31). En este artculo se seala la libre actividad econmica en la que toda persona puede dedicarse, acatando las leyes, adems de que el Estado promover la iniciativa privada, distribuyendo la riqueza para que existen empresas, haya trabajo y de esta manera se cubra las necesidades de la poblacin, asimismo, impulsa el desarrollo del pas. Adems del artculo antes analizado, se consideran los fundamentos legales del Cdigo de Comercio, Gaceta N 475 Extraordinaria del 21 de diciembre de 1955, el cual establece, en los siguientes Artculos: Artculo 1.- El Cdigo de Comercio rige las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles y los actos de comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes. Artculo 2.- Son actos de comercio, ya de parte de todos los contratantes, ya de parte de algunos de ellos solamente: 1 La compra, permuta o arrendamiento de cosas muebles hecha con nimo de revenderlas, permutarlas, arrendarlas o subarrendarlas en la misma forma o en otra distinta; y la reventa, permuta o arrendamiento de estas mismas cosas.

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2 La compra o permuta de Deuda Pblica u otros ttulos de crdito que circulen en el comercio, hecha con el nimo de revenderlos o permutarlos; y la reventa o permuta de los mismos ttulos. 3 La compra y la venta de un establecimiento de comercio y de las acciones de las cuotas de una sociedad mercantil. 4 La comisin y el mandato comercial. 5 Las empresas de fbricas o de construcciones. Adems de lo antes mencionado, cabe sealar a los existentes en cuanto a lo que es la organizacin de una empresa, especficamente en lo relacionado a la contabilidad, por lo que se sealan a continuacin: Se encuentra en el Articulo 25 del Cdigo de Comercio, que dispone: "todo empresario deber llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronolgico de todas sus operaciones, as como la elaboracin peridica de balances e inventarios." (p. 18). Principios contables. El Plan General de Contabilidad. Tienen su fundamento legal en el Articulo 38 del Cdigo de Comercio, que dispone: 1. La valoracin de los elementos integrantes de las distintas partidas que figuren en las cuentas anuales deber realizarse conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados. En particular, se observarn las siguientes reglas: a) Se presumir que la empresa contina en funcionamiento. b) No se variarn los criterios de valoracin de un ejercicio a otro. c) Se seguir el principio de prudencia valorativa. Este principio, que en caso de conflicto prevalecer sobre cualquier otro, obligar, en todo caso, a recoger en el balance slo los beneficios realizados en la fecha de su cierre, a tener en cuenta todos los riesgos previsibles y las prdidas eventuales con origen en el ejercicio o en otro anterior, distinguiendo las realizadas o irreversibles de las potenciales o reversibles, incluso si slo se conocieran entre la fecha del cierre del balance y la en que ste se formule, en cuyo caso se dar cumplida informacin en la memoria, y a tener en

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cuenta las depreciaciones, tanto si el ejercicio se salda con beneficio como con prdida. d) Se imputar al ejercicio al que las cuentas anuales se refieran los gastos y los ingresos que afecten al mismo, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro. e) Se valorarn separadamente los elementos integrantes de las distintas partidas del activo y del pasivo. f) Los elementos del inmovilizado y del circulante se contabilizarn, sin perjuicio de lo dispuesto en el artculo siguiente, por el precio de adquisicin, o por el coste de produccin. 2. En casos excepcionales se admitir la no aplicacin de estos principios. En tales casos, en la memoria deber sealarse esa falta de aplicacin, motivarse suficientemente y explicarse su influencia sobre el patrimonio, la situacin financiera y los resultados de la empresa. Es importante, sealar que de acuerdo a estos Artculos establecidos en el Cdigo de Comercio, los autores de la investigacin basaron su estudio en la importancia de un manual de procedimiento para optimizar las actividades contables de la empresa, ya que de esta manera, se logra llevar a travs de los mismos empleados, la contabilidad de una manera ordenada y eficaz para lograr los rpidos resultados en la administracin.

Definicin de Trminos Bsicos Controlar: acto de medir y registrar los resultados alcanzados por un agente del sistema organizacional en un tiempo y espacio determinado. Chiavenato (2001) Coordinar: acto de intercambiar informacin entre las partes de un todo. Opera vertical y horizontalmente para asegurar el rumbo armnico y sincronizado de todos los elementos que participan en el trabajo. Chiavenato (2001)

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Desarrollo Organizacional: accin de mantenimiento y actualizacin permanente de los cambios aplicados a una organizacin y respecto a su medio ambiente. Chiavenato (2001) Dirigir: acto de conducir y motivar grupos humanos hacia el logro de los objetivos y resultados, con determinados recursos. Chiavenato (2001) Empresa: obra o designio llevado a efecto, en especial cuando intervienen varias personas. Fayol (1981) Organizacin: es el efecto de organizar, o disposicin de arreglo o orden administrativo en una dependencia o institucin pblica o privada. Chiavenato (2001) Planificacin: se refiere al plan general, metdicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado. Benjamn, E. (1999) Proceso: desarrollo, evolucin de las fases sucesivas de un fenmeno. Chiavenato (2001) Supervisin: es la accin de ejercer la inspeccin superior en determinados casos. Ejemplo: el supervisor de una organizacin. Chiavenato (2001)

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Cuadro 1 Operacionalizacin de las Variables

Objetivo General: Proponer un Manual de Procedimiento General para optimizar las actividades contables en la Empresa Silvers Colors FP C.A.OBJETIVOS ESPECFICOS VARIABLE 1.- Diagnosticar cuales son las Proceso contable deficiencias de los procesos Deficiencia contables. 2.- Determinar los elementos de Elementos contables los procedimientos contables de la empresa en estudio. 38 2 3.- Analizar la importancia de Manual de un manual de procedimiento dimientos general para optimizar las CONCEPTO DIMENSIN INDICADORES INSTRUMENTO Es una accin preventiva Deficiencia del Control de Cuestionario y y correctiva del proceso proceso contable gestin previo y entrevista administrativo posterior. Se encarga de adquirir Pasos en el proceso de materiales para las la contabilidad oficinas de la dependencia. Pasos en el proceso de la contabilidad Cuestionario y entrevista ITEMS 1-2-3-4

5-6-7

actividades contables en la empresa.4.-Establecer los lineamientos de un Manual de Procedimiento General para optimizar las

proce- Son un conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una necesidad.

Contabilidad de la Manual de empresa, probabilidad procedimientos de contar con los Apoyo de un recursos disponibles contador externo para lograr un ropsito establecido.

Cuestionario y entrevista

7-8

.

actividades contables en la Empresa en la empresa SilversColors FP C.A.

CAPITULO III

MARCO METODOLGICO

Tipo y Diseo de la Investigacin Tipo de Investigacin Es proyectiva, tambin conocido como proyecto factible, consiste en la elaboracin de una propuesta o modelo para solucionar un problema. Se ubican las investigaciones para inventos, programas, diseos. Por consiguiente, el proyecto factible segn el Manual de Trabajo de Grado de Especializacin Maestra y Tesis Doctrales (UPEL, 2003), consiste en: La investigacin, elaboracin y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable de solucionar problemas requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede inferirse a la formulacin de polticas, programas, tecnologas, mtodos o procesos. El Proyecto debe tener apoyo en una investigacin de tipo documental, de campo o de un diseo que incluya ambas modalidades. (p.16) El estudio tiene un enfoque descriptivo, ya que se describen las caractersticas ms importantes del proceso contable en el marco referencial terico, as como la fundamentacin sobre normas y procedimientos, ubicados en el deber ser, para posteriormente comparar este parmetro terico con los resultados obtenidos con la aplicacin de los instrumentos. En cuanto a la modalidad de investigacin a nivel descriptivo, Ramrez, T. (1999), plantea que el alcance se extiende hasta la determinacin de la frecuencia con que algo ocurre o con lo que algo se halla asociado o relacionado con otro factor. Permitiendo detectar regularidades especificas de la variable en estudio (p. 84).39

Por otro lado, Ramrez argumenta que: Este diseo permite establecer una interaccin entre los objetivos y la realidad de la situacin de campo. Adems, el nivel descriptivo tiene como objetivo la descripcin, con mayor precisin, de las caractersticas de un determinado individuo, situaciones o grupos, con o sin especificacin de hiptesis iniciales acerca de la naturaleza de tales caractersticas (p. 84). Por lo que se puede inferir que los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades de las personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenmeno que sea sometido a anlisis.

Diseo de la Investigacin De acuerdo con el tipo de proyecto que se pretende desarrollar, el estudio asume un diseo de campo y se sustenta en un anlisis documental, para ello se toma como referencia a Ramrez (1999), quien considera que un diseo de investigacin es una serie de tcnicas y estrategias que de alguna manera dependen de una recoleccin idnea de datos en un estudio investigativo. (p. 75) Dentro de ste orden de ideas, la investigacin documental va a permitir seleccionar las tcnicas y procedimientos que permitan el fcil entendimiento del trabajo de investigacin. La cual segn el Manual de Trabajo de Grado de Especializacin Maestra y Tesis Doctrales (2003), manifiesta: Se entiende por investigacin documental, el estudio de problemas con el propsito de ampliar el conocimiento de su naturaleza, con apoyo, principalmente, en trabajos previos, informacin y datos divulgados por medios impresos, audiovisuales o electrnicos. La originalidad del estudio se refleja en el enfoque, criterios, conceptualizaciones, reflexiones, conclusiones, criterios, recomendaciones y, en general, en el pensamiento del autor. (p. 15)

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Poblacin

La investigacin planteada tiene una de sus fundamentaciones bsicas en la poblacin escogida, para tal fin (Tamayo, M. 1999), define la poblacin como: La totalidad del fenmeno a estudiar en donde las unidades de poblacin poseen una caracterstica comn definitoria, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigacin. Adems es el conjunto de todas las cosas que concuerdan con una serie determinada de especificaciones (p. 114). En este sentido, se tom para la presente investigacin a los empleados de la empresa Silvers Colors FP C.A., la cual est conformada por diez (10) personas. Morn (2000), clasifica la poblacin en varios tipos, segn el nmero de unidades puede ser finita o infinita, segn la variable a investigar la poblacin de puede ser de unidades o de estadstica (observacin), segn el nivel de acceso a la poblacin puede ser real o accesible; por lo que se concluye que la poblacin en estudio es segn el nmero de unidades finita, segn la variable a investigar es una poblacin de unidades y segn el nivel de acceso es una poblacin accesible, por lo que se tom las diez (10) personas que conforman la empresa, en cuestin. Cuando se investiga a la poblacin en su totalidad por ser finita, no existe muestra, para ello se debe tomar en cuenta a Morn (2000), en dos definiciones bsicas: marco censal: Est constituido por toda la poblacin a ser investigada y la unidad censal constituyen cada uno de los elementos o individuos que componen a la poblacin que se investiga (p. 58) A continuacin se presenta el cuadro donde se refleja la poblacin:

Cuadro N 2 Poblacin CONGLOMERADO Presidente Gerente General Asistente Administrativo POBLACIN 1 1 1 % 100 100 100

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Gerente de Personal 1 100 Personal Planta 6 100 TOTALES 10 100 Fuente: Informacin transmitida por Gerente General de la Empresa Silvers Colors FP C.A. (2006)

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

Las tcnicas son procedimientos ms o menos estandarizados que se ha utilizado en el mbito de la ciencia. En funcin a los objetivos definidos en la investigacin, se emple para la recoleccin de informacin la tcnica de la encuesta. La aplicacin de la encuesta definida por Mndez (2001): consiste en obtener informacin de los sujetos de estudio, sobre opiniones, actitudes o sugerencias. Por lo tanto, se recopila la informacin de acuerdo a una serie de preguntas formuladas en forma escrita. Contiene los aspectos del fenmeno que se considera primordial, reduce la realidad a cierto nmero de datos esenciales y precisa el objeto de estudio. El instrumento de recoleccin de datos, segn lo establece Ramrez (1999) es: un dispositivo de sustrato material que sirve para registrar los datos obtenidos a travs de las diferentes fuentes. Son utilizados porque la capacidad de memoria del investigador es limitada, es necesaria recurrir a un dispositivo que contribuya a ampliar esa capacidad. (p. 137) De acuerdo a lo sealado, dada la naturaleza de la investigacin y en funcin a los datos que se requieren para la presentacin del trabajo escrito, el instrumento que se utiliz de acuerdo a la tcnica (encuesta) para obtener informacin, fue el cuestionario. Por consiguiente, Tamayo (1999) plantea que: El cuestionario logra que el investigador fije su atencin en ciertos aspectos y se sujeten en determinadas condiciones. Adems, contiene aspectos del fenmeno que se consideran esenciales, permite aislar ciertos problemas que son de inters; reduce la realidad a cierto nmero de datos esenciales y precisa el objeto de estudio. Las preguntas o tems pueden ser: dato objetivo, cerradas, abiertas y en abanico. (p. 125)

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Adems, (Balestrini, 200), seala que el cuestionario es un medio de comunicacin escrito y bsico, entre el encuestador y el encuestado, facilita traducir los objetivos y las variables de la investigacin a travs de una serie de preguntas muy particulares, previamente preparadas de forma cuidadosa, susceptible de analizarse en relacin con el problema estudiado. (p. 155). En cuanto al personal de la empresa, el cuestionario const de ocho (08) preguntas que se refieren a la Propuesta de un Manual de Procedimiento General para optimizar las actividades Contables de la Empresa Silvers Colors Fp C.A., todas formadas en funcin de las variables operacionales. La redaccin de las preguntas o tems fueron suficientemente sencillas para la fcil comprensin del personal. Adems, fueron cerradas ya que se contestaron con un S o No. Estn ntimamente relacionadas con el objetivo general de la investigacin. Por otra parte, se realiz una consulta al Gerente General, a travs de una Gua de Entrevista en el rea objeto de investigacin. Ramrez (1999) al referirse a la entrevista expresa: es la interaccin social para recolectar datos de inters, dilogo asimtrico donde el investigador busca obtener de su entrevistado la informacin que le ayude a dar respuestas a sus interrogantes en la investigacin. (p. 138) En tal sentido, Tamayo (1999), la define como: la relacin directa establecida entre el investigador y su objeto de estudio a travs de individuos o grupos con el fin de obtener testimonios orales. Puede ser individual o colectiva. Puede clasificarse en libre o dirigida (p.123). En este caso correspondi en una indagacin individual. Por consiguiente, una vez que se aplic el cuestionario a los empleados y la entrevista al Gerente General se afinaron los datos en una hoja de respuestas para su posterior anlisis, lo que permiti conocer sus opiniones acerca de los procedimientos de Contabilidad, esto de acuerdo a las circunstancias dadas por la naturaleza y magnitud del estudio.

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Validez y Confiabilidad de los Instrumentos

Se entiende por validez el procedimiento mediante el cual el investigador establece si el instrumento aporta los datos que segn las necesidades requieran. Balestrini (2000), destaca que: Este procedimiento puede desarrollarse a travs del juicio de expertos, en este caso los expertos aportarn datos necesarios para corregir el constructor de los instrumentos, recomendando en torno a la congruencia, la redaccin y el lenguaje para cada tem. Se considera que los instrumentos sern validados a travs de este juicio. (p. 96) Por consiguiente la validez de los instrumentos en el presente estudio, estuvo a cargo de tres (3) expertos conformados por: un especialista en Metodologa de la Investigacin, un especialista en Administracin y un Profesor del Instituto Universitario de Tecnologa Jos Mara Carreo.

Confiabilidad Conforme a Morin (ob. cit) la confiabilidad se refiere a los conceptos de estabilidad, consistencia y exactitud de los resultados obtenidos al aplicar el instrumento. (p.98). La confiabilidad indica con que frecuencia se recibi la misma respuesta en aplicaciones sucesivas del instrumento, a este respecto slo se requiri del procedimiento para el cuestionario y no as para el guin de entrevista. Para determinar la confiabilidad en el presente estudio, se aplic el mismo instrumento en una muestra piloto seleccionada en Empresa Silvers Colors Fp C.A., tomando en consideracin las recomendaciones de Tamayo y Tamayo (2000) cuando seala que: la investigacin debe hacerse en una pequea muestra, la cual debe darnos confiabilidad, es decir, debe ser lo ms representativa posible a la muestra definitiva... (p.125). La aplicacin de la prueba piloto permiti modificar, agregar o eliminar algn tem para su mayor confiabilidad. La confiabilidad se estableci a travs del programa estadstico (SPSS), el cual arroj como resultado el valor de 0,8589, que de44

acuerdo a lo sealado por Flames (2001) se considera confiable por estar aproximado a uno (1) y lejano de cero (0). El cuestionario se someti a una prueba piloto, a la cual se le aplic el coeficiente Alfa de Cronbach, el cual tiene valores que oscilan del 0 al 1, siendo confiables todos aquellos instrumentos cuyo valor fue superior al 0.50, este valor fue calculado oportunamente, utilizando para la prueba piloto a los trabajadores de la empresa Silvers Colors FP C.A, cuyas caractersticas son similares a la poblacin real estudiada.

Tcnicas para Analizar los Resultados El anlisis de los datos se realiz mediante tratamientos estadsticos empleando para ello la estadstica descriptiva referida al clculo de tendencia central, posteriormente se razonaron los resultados comparndolos con la teora descrita. Para Quiroga (1998), el anlisis de la informacin recopilada consiste en depurar, es decir, separar o dividir aquellos datos que van a servir para integrarlos en los manuales (p. 155). Para ello deben cumplirse los siguientes pasos: 1. Descripcin de los datos recopilados por medio de los instrumentos. 2. Anlisis de los resultados recavados, utilizando el clculo de porcentaje de las frecuencias de opiniones, segn los indicadores de las variables. 3. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerando individualmente y en conjunto, tomando en cuenta que los fenmenos administrativos no se comportan en forma aislada y por s solos, sino que tambin son producto del medio ambiente. 4. El proceso de interpretacin y anlisis de la informacin obtenida; se

registr en cuadro y reflej en grficos para permitir la representacin y obtencin de conclusiones relacionadas con los objetivos propuestos en el estudio. La informacin obtenida se registr, categoriz y analiz en cada pregunta.

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CAPTULO IV

ANLISIS Y PRESENTACIN DE LOS RESULTADOS

En este captulo se presenta la informacin recogida con el fin de dar respuesta a las interrogantes y objetivos planteados en el problema de estudio. La opinin de los encuestados que participan en este estudio, se presenta en cuadros y grficos donde se registraron todas las respuestas. Una vez observados los respectivos cuadros y grficos, se procedi a analizarlos en forma descriptiva, utilizando el clculo de porcentajes de las frecuencias de opiniones segn los indicadores de las variables; este procedimiento permiti promediar el porcentaje total de opiniones relacionando los resultados mediante la ponderacin de frecuencia de mayor porcentaje del indicador, despus de determinar la validez y la confiabilidad de los instrumentos y de acuerdo al tipo de variable que se investig en este estudio, se realiz un anlisis de cada uno de los tems previstos en los instrumentos aplicados. As pues estos resultados se presentan en los cuadros y grficos que aparecen a continuacin.

46 46

Cuadro 3

Considera usted que la administracin de la empresa tiene un mtodo para realizar los actividades contables?

Criterio Cuantitativo Personal de la Empresa Silvers Colors Fp C.A. Fuente: Prez, Mijares y Molina (2007). Si 2 No 8 Total 10

Si No

20% 80%

Grfico 2. Mtodos para realizar las actividades contables. Datos tomados de la encuesta aplicada a los trabajadores de la empresa Silvers Colors FP C.A. (Prez, Mijares y Molina, 2007).

Anlisis: En el siguiente grfico se puede observar que el 80% de los encuestados consider que la administracin no tiene un mtodo para realizar los procedimientos contables, por lo que se puede considerar, de acuerdo a Chiavenato (2001), quien manifiesta que los manuales permite un mejor desarrollo del proceso de organizacin en las empresas. Igualmente seala que los manuales facilitan el proceso de comunicacin mediante una informacin organizada y directa.47

Cuadro 4

Cree usted que la oficina administrativa desempea sus actividades contables de una manera eficiente?

Criterio Cuantitativo Personal de la Empresa Silvers Colors Fp C.A. Fuente: Prez, Mijares y Molina (2007).Si No

Si 2

No 8

Total 10

20% 80%

Grfico 3. Eficiencia de las actividades contables en la oficina administrativa. Datos tomados de la encuesta aplicada a los trabajadores de la empresa Silvers Colors FP C.A. (Prez, Mijares y Molina, 2007).

Anlisis:

El 80% de los encuestados considera que la oficina administrativa no desempea de manera eficiente las actividades contables, precisamente por no poseer manuales de procedimientos donde se puedan guiar y organizada las labores. llevar de una manera

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Cuadro 5

Considera usted que al llevarse la contabilidad externamente se atrasa el proceso administrativo? Criterio Cuantitativo Personal de la Empresa Silvers Colors Fp C.A. Fuente: Prez, Mijares y Molina (2007). Si 10 No 0 Total 10

Si No

0%

100%

Grfico 4. Atraso del proceso administrativo al llevarse la contabilidad externamente. Datos tomados de la encuesta aplicada a los trabajadores de la empresa Silvers Colors FP C.A. (Prez, Mijares y Molina, 2007).

Anlisis:

Los encuestados en un 100% manifestaron que al llevar la contabilidad de manera externa atrasa el proceso administrativo, por no existir en la empresa donde localizar la informacin de manera inmediata.

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Cuadro 6

Considera usted que sera de gran ayuda un manual de procedimiento general para llevar de manera efectiva la contabilidad en la misma empresa?

Criterio Cuantitativo Personal de la Empresa Silvers Colors Fp C.A. Fuente: Prez, Mijares y Molina (2007).Si No

Si 10

No 0

Total 10

0%

100%

Grfico 5. Efectividad de un manual de procedimiento general de contabilidad. Datos tomados de la encuesta aplicada a los trabajadores de la empresa Silvers Colors FP C.A. (Prez, Mijares y Molina, 2007).

Anlisis:

Los encuestados en un 100% consideran que es de gran ayuda un manual de procedimientos para llevar las operaciones contables dentro de la empresa, ya que de en el se detalla todos y cada uno de los procesos que se quieran expresar.

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Cuadro 7

Cree usted que es relevante disear un manual de procedimiento general para llevar a cabo las la actividades contables?

Criterio Cuantitativo Personal de la Empresa Silvers Colors Fp C.A. Fuente: Prez, Mijares y Molina (2007).Si No

Si 10

No 0

Total 10

0%

100%

Grfico 6. Relevancia del Diseo de un manual de procedimiento general de contabilidad. Datos tomados de la encuesta aplicada a los trabajadores de la empresa Silvers Colors FP C.A. (Prez, Mijares y Molina, 2007).

Anlisis:

Los encuestados en un 100% estn de acuerdo con el diseo de un manual de procedimientos ya que de esta manera se puede llevar de una manera efectiva las actividades contables dentro de la mima empresa.

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Cuadro 8

Considera usted que existen recursos humanos y financieros para realizar un manual de procedimiento general para llevar las actividades contables? Criterio Cuantitativo Personal de la Empresa Silvers Colors Fp C.A. Fuente: (Prez, Mijares y Molina, 2007). Si 10 No 0 Total 10

Si No

0%

100%

Grfico 7. Recursos financieros para la realizacin de manual de procedimiento general. Datos tomados de la encuesta aplicada a los trabajadores de la empresa Silvers Colors FP C.A. (Prez, Mijares y Molina, 2007).

Anlisis:

El 100% de los encuestados, opinaron que en la empresa existen los recursos humanos y financieros para la realizacin del manual de procedimiento general, pero por decisin de la Presidencia lo llevan externamente.

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Cuadro 9

Considera usted que la Gerencia General de la Empresa Silver's Color's F.P. C.A.; apoyara el diseo de un manual de procedimiento general para optimizar las actividades contables de la empresa?

Criterio Cuantitativo Personal de la Empresa Silvers Colors Fp C.A. Fuente: Prez, Mijares y Molina (2007). Si 10 No 0 Total 10

Si No

0%

100%

Grfico 8. Apoyo de la Gerencia General para el diseo del manual de procedimiento general de contabilidad. Datos tomados de la encuesta aplicada a los trabajadores de la empresa Silvers Colors FP C.A. (Prez, Mijares y Molina, 2007).

Anlisis:

El 100% de los encuestados, opin que si se cuenta con el apoyo de la gerencia general para el diseo del manual.

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Cuadro 10

Considera usted que en la empresa existe personal para cumplir con el manual de procedimiento general y llevar cabo las labores contables?

Criterio Cuantitativo Personal de la Empresa Silvers Colors Fp C.A. Fuente: Prez, Mijares y Molina (2007). Si 4 No 4 Total 10

Si No

50%

50%

Grfico 9. Personal para llevar a cabo las labores contables en la empresa. Datos tomados de la encuesta aplicada a los trabajadores de la empresa Silvers Colors FP C.A. (Prez, Mijares y Molina, 2007).

Anlisis:

El 50% de los encuestados, manifest que no existe personal capacitado para cumplir con el manual de procedimientos y llevar cabo las labores contables y el otro 50% dice si.

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CAPTULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones A continuacin surge el anlisis de los resultados obtenidos en la investigacin y una vez interpretado los datos se procedi a formular las siguientes conclusiones: La administracin no tiene un mtodo para realizar los procedimientos contables. No desempean de manera eficiente las labores de contabilidad. El proceso contable al realizarlo de manera externa atrasa el proceso administrativo. Se observ en un 50% que no hay personal capacitado para llevar las actividades dentro de la misma empresa. Se considera en 100% que la propuesta es favorable tanto en su diseo como en su aplicacin.

Recomendaciones Se propone la realizacin del manual de procedimiento general para las labores contables, el cual permitir la rapidez y eficacia en la administracin de la empresa. Que el departamento de recursos humanos seleccione personal capacitado para cumplir con el manual de procedimientos. Que la empresa asuma el manual de procedimientos como un proceso que permita comprobar el grado de efectividad, para llevar a cabo las labores contables dentro de la empresa.

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CAPTULO VI PROPUESTA

Una vez presentado los resultados del anlisis de los datos, donde se obtuvo como conclusin y recomendacin la necesidad de un Manual de Procedimiento General para Optimizar las Actividades Contables de la Empresa Silvers Colors FP C.A., ubicada en Ca, Municipio Urdaneta del Estado Miranda, se presenta a continuacin la propuesta del diseo del mencionado manual.

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LA PROPUESTA

PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO GENERAL PARA OPTIMIZAR LAS ACTIVIDADES CONTABLES DE LA EMPRESA SILVERS COLORS FP C.A., UBICADA EN CA, MUNICIPIO URDANETA DEL ESTADO MIRANDA

Autores: Ingmaury Prez Mauricio Mijares Norbelys Molina Tutor: Lic. Luis Laportte

Ca, febrero 2007

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OBJETIVO DEL MANUAL

El presente manual tiene como objetivo principal la realizacin de un Manual de Procedimiento General para optimizar las actividades contables, de esta manera contar con un instrumento que permita consultar y dar informacin, efectuando una mejor gestin que permita mejorar los resultados de la empresa.

ALCANCE DEL MANUAL

Este manual de procedimiento general tiene como fin ser aplicado y utilizado en las actividades contables de la empresa.

NORMATIVA DEL MANUAL

El presente manual se revisar y actualizar cuando la empresa as lo requiera, siendo el encargado de realizar esta actividad el Gerente General o Gerente de Administracin de la Empresa.

Elaborado por: Ingmaury Prez Maurico Mijares Norbelys Molina

Fecha de Elaboracin: 05 /02/07

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERALES DE CONTABILIDAD

Elaborado por: Ingmaury Prez Maurico Mijares Norbelys Molina

Fecha de Elaboracin: 05 /02/07

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CONTENIDO DEL MANUAL

1. Conceptos 2. Inventarios 3. La Cuenta 4. Sistema Contable 5. Conceptos Elementales del Anlisis Financiero 6. Ley al Impuesto al Valor Agregado (IVA)

Elaborado por: Ingmaury Prez Maurico Mijares Norbelys Molina

Fecha de Elaboracin: 05 /02/07

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CONTABILIDAD 1. Conceptos Generales Considerando que la Contabilidad es una tcnica que tiene como finalidad apoyar y optimizar los procesos de la Administracin y de la Economa en una organizacin empresarial, su enseanza requiere de objetivos claramente definidos y prcticos, factibles de aplicar con exacta precisin. Es por este motivo, que el presente Manual, pretendiendo entregar contenidos bsicos de la contabilidad, centrar su enseanza en el material didctico y

participacin del empleado en el desarrollo de situaciones y casos prcticos que deber resolver. Se plantear en ste una pequea resea de los Objetivos, funcin y finalidad de la Contabilidad. Seguidamente, se entregarn los Conceptos de Contabilidad, y sus operaciones esenciales, desarrollando finalmente, registros de procesos contables bsicos que conduzcan a la elaboracin. Definicin LA CONTABILIDAD es una tcnica auxiliar de la Economa, cuya finalidad es apoyar los procesos en la Administracin de una empresa de manera de aportarle eficiencia. La informacin que se entrega sirve a los Ejecutivos para orientar la Toma de Decisiones con respecto al futuro de la organizacin. Es el arte de registrar, clasificar y sintetizar en forma significativa expresndolos en dinero los actos y las operaciones que tengan aunque sea parcialmente caractersticas financieras y de interpretar sus resultados.

Elaborado por: Ingmaury Prez Maurico Mijares Norbelys Molina

Fecha de Elaboracin: 05 /02/07

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Funciones

Histricas, se manifiesta por el registro cronolgico de los hechos econmicos que