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Ciclos de transacciones
Las auditorias se realizan dividiendo los estados financieros en segmentos o
componentes más pequeños. Esta división permite que la auditoria sea más
manejable y ayuda a la asignación de tareas a los diferentes miembros del equipo de
auditoria. La mayoría de los auditores, por ejemplo, tratan los activos fijos y lo efectos
por pagar como dos segmentos diferentes. Se audita cada segmento en forma
separada pero no por completo independiente uno de otro.
Por ejemplo al auditar los activos fijos quizá se detecte un efecto por pagar no
registrado. Los resultados se combinan una vez que se termina la auditoría de cada
segmento incluyendo las interrelaciones con otros segmentos.
Auditoria por ciclos de transacciones
Ciclo: enfatiza al auditor que la actividad de negocios es un flujo continuo de
hechos y transacciones.
Transacciones: hecho económico que produce un efecto potencial sobre los
estados financieros.
La auditoría por ciclos de transacciones:
Se basa en verificar los pasos para procesar una transacción que culmina en un
efecto sobre E.F., por adquisición, gastos o servicios, recepción de préstamos,
adquisición de una obligación etc.
Su objetivo es analizar gráficamente la suficiencia de controles internos para
garantizar la integridad de las cifras resultantes.
PRINCIPALES TIPOS DE CICLOS DE TRANSACCIONES
CICLO DE TESORERÍA
Incluye funciones que tratan con fondos de capital (manejo de efectivo y emisión de obligaciones de deuda y acciones de capital)
Sus funciones:
Comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo. Incluye la distribución de efectivo las operaciones corrientes y otros, termina en devolución a inversionistas y acreedores.
Funciones Típicas:
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- Función de Ejecución
- Inversiones
- Compra de valores, recibir ingresos periódicos y venta de valores. - Financiamiento
- Emisión de obligaciones y acciones del capital social, pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y readquisición de acciones. - Función de Registro
- Inversiones
- Contabilizar las transacciones y pase al mayor
- Actualizar el mayor auxiliar de inversiones
- Financiamiento
- Contabilizar las transacciones en diarios y mayor
- Actualización de los mayores auxiliares
- Función de Custodia
- Inversiones
- Protección de valores
- Mantener correctos los saldos de las inversiones
-Financiamiento - Asegurarse de la corrección de los saldo de los pasivos y del capital social
Asientos Comunes:
Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones, adquirir y vender acciones de tesorería.
Formas y Documentos Vitales:
Certificados o títulos de acciones, Documentos por pagar, Emisión de obligaciones, Acciones, bonos y otros de inversión, Convenios para plan de beneficios, Cheques de dividendos e intereses.
Objetivos del Control Interno:
- Eficiencia Operativa: Autorización, segregación de Funciones, procedimientos de documentación.
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- Información Financiera Confiable y Oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos.
- Adecuada Custodia de los Activos
CICLO DE EGRESOS
Compras: - Llamado también de adquisición y pago, clasifica la adquisición de recursos entre cuentas de activo y gasto.
- También afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo.
Funciones Típicas
Funciones de Ejecución:
Solicitud de compra, Solicitud de Cotización, Selección del mejor cotizante, Preparación de la solicitud de compra, Autorización para adquisición de: - bienes/servicios, Función específica de compra, Recepción de mercancías y suministros, Control de calidad de la adquisición, Verificación y aprobación de los pagos.
Funciones de Registro:
Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados, Distribución de compras y cuentas apropiadas, Actualización de registros de inventario y costos, Actualizar submayores de caja, inventarios, etc.
Función de Custodia:
Protección del inventario, Mantener registros correctos de inventarios.
Asientos Comunes:
Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribución de cuentas y pagos anticipados.
Formas y Documentos Vitales:
Solicitud de compra, órdenes de compra, documentos de recepción, facturas de proveedores, notas de débito y crédito, solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para desembolsos.
Objetivos del Control Interno:
- Eficiencia Operativa:
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Autorización, segregación de funciones, procedimientos de documentación.
- Información Financiera confiable y Oportuna:
Segregación de funciones, registros contables y procedimientos, verificación interna independiente.
- Custodia de los Activos
Errores Potenciales:
- Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, -no autorizados, recibidas, pero no contabilizadas, factura contabilizada incorrectamente.- Pagos: contabilizados, pero no efectuados o viceversa, contabilizados en período indebido, pagos no autorizados.
Nomina: - Involucra eventos y transacciones de remuneraciones a ejecutivos y empleados- Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensión, participación de utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a empleados (p.e., seguro médico)
Funciones Típicas:
Funciones de Ejecución: Reclutamiento, contratación, promoción y despido de personal, Capacitación y evaluación de personal, Preparación de informes de asistencia, Preparación, autorización, cálculos, control y pago de nóminas, Autorización, pago y recuperación de anticipos varios.
Funciones de registro: Contabilización de transacciones de nómina a pase al mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra.
Funciones de custodia: Protección de fondos de nómina, Protección de registros de nómina, Mantener corrección de cuentas bancarias.
Asientos comunes: Nóminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nómina, pagos anticipados.
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Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, selección preliminar, exámenes físicos, contratos de trabajo, aviso de promoción, aviso de aumento salarial, despidode personal, liquidación al personal
Objetivos del Control Interno:
- Eficiencia operativa: Autorización, segregación de funciones, controles físicos y verificación interna independiente.
- Información financiera razonable y oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos y verificación interna independiente.
Errores Potenciales:
- Planillas infladas con personal no existente
- Pagos por trabajo no realizado
- Apropiación de salarios no reclamados
- Indemnizaciones pagadas no contabilizadas
- Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales
- Errores en cálculos o sumas
CICLO DE CONVERSIÓN
- Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos Depreciables, Recursos Naturales existentes, Seguros Pagados por Adelantado y otros activos no monetarios
- En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo más importante es la producción de un artículo terminado por el uso de recursos adquiridos
- Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario hasta almacenar los productos terminados
- Es más extenso en las industrias de manufactura
- En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo que sean perceptibles
Funciones Típicas:
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Funciones de ejecución: Expedición de órdenes de producción, Requisición de materias primas, Procesamiento de materias primas, Transferencia de productos terminados para almacenamiento, Depreciación y amortización de activos.
Funciones de Registro: Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado), Aplicación de costo de mano de obra, Aplicación de cuota de gastos de fabricación, Depreciación y amortización de activos fijos, Determinación de variaciones en precios y calidad.
Funciones de Custodia: Proteger productos en preceso y terminados, Guardar adecuadamente registros de manufactura
Asientos Comunes: Depreciación y amortización de costos deferidos, incluso de propiedades, retiro de propiedades, transferecia de inventarios, gastos de fabricación.
Formas y Documentos Vitales: Órden de producción, requisición de materiales, boletas de ruta, informes de producción, hojas de costos, hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación, tarjetas de tiempo (mano de obra)
Objetivos de Control Interno:
- Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones,
Procedimientos de Documentación.
- Información Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones, Segregación
de Funciones, Registros Contables y Procedimientos.
- Custodia de Inventarios
Errores Potenciales:
- Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO contabilizada; cantidades anotadas incorrectamente.
- Producción: Transferencias interdepartamentales incorrectas.
- Producción en Proceso: Mano de obra o gastos indirectos incorrectos, Gastos clasificados incorrectamente, Producción terminada, NO descargada.
CICLO DE INGRESOS
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- Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios
- Incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo
- La función contable de determinar el costo de ventas se hace aquí
Funciones Típicas:
Funciones de Ejecución:
- Ventas: Toma de pedidos, evaluación y aprobación de crédito, despacho del pedido, prestación del servicio, facturación.
- Ingresos de Efectivo: recibir remesas de efectivo por correo, recibir dinero de ventas al mostrador, sumar total de entradas de efectivo, depositar en el Banco, determinación de cuentas incobrables.
Funciones de Registro:
- Ventas: Contabilizar la factura, contabilizar comisiones, Contabilizar garantías otorgadas por ventas, emitir notas de crédito y ajustes de clientes, determinar el costo de ventas.
- Ingresos de Efectivo: Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor, contabilizar transacciones de ajustes a ventas, actualización de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas).
Funciones de Custodia:
-Ventas: Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes, Mantener actualizados los saldos, Ingresos de Efectivo, Llevar el control correcto de los saldos de efectivo, Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.
Asientos Comunes: Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas, provisiones para cuentas dudosas.
Formas y Documentos Vitales:
Ventas: Pedidos, Órdenes y Conocimientos de Embarque, Facturas de Venta, Recibos Ingresos de Efectivo: Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de máquinas registradoras, depósitos bancarios
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Objetivos de Control Interno:
- Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones, Procedimientos de Documentación.
- Información Financiera Razonable y Oportuna: Asignación de Responsabilidades para cada función.
- Adecuada Custodia de Activos
Errores Potenciales:
- Ventas
- Facturada, NO despachada
- Despachada, NO facturada
- Facturada, NO contabilizada
- Importe contabilizado incorrectamente
- Cobros
- Cobrado, NO depositado
- Cobrado, No contabilizado
- Depositado, NO contabilizado
CICLO INFORMACIÓN FINANCIERA
- No procesa transacciones, obtiene información de Contabilidad y Operaciones de otros Ciclos
- Analiza, evalua, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa información, para informar a la Gerencia y otros
- Aquí ocurre la recopilación de datos para su exposición en los Estados Financieros
Asientos Contables:
- Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo)
- Eliminaciones y reclasificaciones.
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Formas y Documentos Vitales: Pólizas de Diario, Diario General y Subsidiarias, Mayor General, Auxiliares de Mayores, Estados e Informes Financieros.
Funciones Típicas:
- Incluye las actividades básicas: Originar y preparar pólizas de Diario, Registrar operaciones en el Diario, Mayorizar operaciones, Agrupar información de revelación suplementaria, Originar, preparar, consolidar y re expresar informes y Estados Financieros, Conversión monetaria, Obtener información de otros Ciclos, Custodia de formularios y Libros de Contabilidad.
Objetivos de Control Interno:
- Autorización
- Clasificación y Procesamiento de Transacciones
Documentación y Evaluación
- Salvaguarda Física
Tipos de Informes:
- Balance de Comprobación
- Estados Financieros Básicos
- Estados y Anexos gerenciales
- Declaraciones Fiscales
Errores Potenciales:
- Se incluyen:
- Asientos No Autorizados
- Asientos e Información Omitidos
- Asientos con Errores de Anotación o Suma
- Asientos o Pólizas de Diario incorrectos
- Uso o distribución de documentación sin autorización previa
- Estados Financieros o Estadísticos presentados indebidamente
Determinación de los objetivos de la auditoria
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Los auditores realizan las auditorías de acuerdo con el método de ciclo realizando
pruebas de auditorías de las operaciones que constituyen los saldos finales y también
realizando pruebas de auditoría de los saldos de las cuentas. Los auditores han
determinado, en general, que la forma más eficiente de realizar auditorías es
estar seguros de cada tipo de operaciones y del saldo final en la cuenta relacionada.
Para cualquier tipo de operaciones, existen varios objetivos de auditoría que se
cumplen antes de que el auditor llegue a una conclusión que el total se presenta con
imparcialidad.
Estudio y evaluación de la estructura del control interno
El control interno: comprende el plan de organización, métodos coordinados y
medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la
confiabilidad y corrección de los datos contables, promover eficiencia operativa
y fomentar adhesión a políticas administrativas.
Las auditorías se realizan dividiendo los estados financieros en segmentos o
componentes más pequeños. Esta división permite que la auditoria sea más
manejable y ayuda a la asignación de tareas a los diferentes miembros del equipo
de auditoría. La mayoría de los auditores, por ejemplo, tratan los activos fijos y lo
efectos por pagar como dos segmentos diferentes.
Esquema a observar para el estudio de cada ciclo
Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa).
Que las transacciones estén debidamente registradas (obtención de
información financiera razonable y oportuna).
Custodia de los activos (protección a los activos).
Políticas y prácticas de personal
Influencias externas que afecten las operaciones y prácticas de la entidad
La calidad del ambiente de control es una clara indicación de la importancia que la
administración de la entidad le da a los controles establecidos.
Sistema Contable
El sistema contable consiste en los métodos y registros establecidos para
identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir información cuantitativa de
las operaciones que realiza una entidad económica.
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Para que su sistema contable sea útil y contable, debe contar con métodos y
registros que:
Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que reúnan los
criterios establecidos por la administración.
Describan oportunamente todas las transacciones en el detalle necesario que
permita su adecuada clasificación.
Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.
Registren las transacciones en el periodo correspondiente.
Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados
financieros.
Procedimientos de controles procedimientos y políticas adicionales al ambiente
de control y al sistema contable, que establece la administración para
proporción a una seguridad razonable de lograr los objetivos específicos de la
entidad, constituyen los procedimientos de control. El hecho de que existan
formalmente políticas o procedimientos de control, no necesariamente significa
que éstos estén operando efectivamente. El auditor debe determinar la manera
en que la entidad ha aplicado las políticas y procedimientos, su uniformidad de
aplicación y qué persona las ha llevado a cabo, para concluir que
efectivamente está operando.
Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican en
distintos niveles de organización y del procesamiento de las transacciones.
También pueden estar integrados por componentes específicos del ambiente
de control y del sistema contable
Los procedimientos de carácter preventivo son establecidos para' evitar errores
durante el desarrollo de las transacciones.
Los procedimientos de control de carácter detectivo tienen como finalidad
detectar los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las
transacciones, no hubieran sido identificados por los procedimientos de control
preventivos.
Los procedimientos de control están dirigidos a cumplir con los siguientes
objetivos:
Debida autorización de transacciones y actividades.
Adecuada segregación de funciones y responsabilidades.
Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el
correcto registro de las operaciones.
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Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos.
Verificaciones independientes de la actuación de otros y adecuada evaluación de
las operaciones registradas.
ENLACES DE CICLOS DE TRANSACCION
Un enlace puede definirse como el eslabón donde una transacción sale de un ciclo y entra en otro.
Cada uno de los ciclos es autónomo, sin embargo, en cierto grado, están relacionados entre sí. Estas relaciones se llaman enlaces. Un ejemplo sencillo de un enlace es un asiento de diario para anotar los cobros de efectivo recibido de clientes.
El asiento de diario registra el hecho final en el ciclo de ingresos (el cliente paga por los productos o servicios de la compañía –débito o cargo a efectivo, con crédito o abono a cuentas por cobrar).
Una vez el efectivo es recibido, éste pasa a la función de manejo de efectivo que es en el ciclo de tesorería.” (9:9)
La Guía de Auditoría Interna No. 3 del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y
Auditores y el libro titulado “Recopilación de Auditoría por Ciclos” de la Licenciada Esperanza Roldán de Morales muestran los diferentes componentes de los ciclos contables, los cuales se describen a continuación en forma resumida.
Ciclo de Tesorería
Enlaces del Ciclo de Tesorería
Ciclo de adquisición y pago: desembolsos de efectivo.
Ciclo de Ingresos: Ingresos de efectivo.
Ciclo de Información Financiera: Asientos de diario que reflejan las transacciones.
Ciclo de Egresos-Compras
Enlaces del Ciclo de Egresos
Ciclo de Tesorería: Con desembolsos de efectivo.
Ciclo de Conversión: Recepción de bienes y mercancías.
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Ciclo de Información: Asientos de diario que reflejan las transacciones.
Ciclo de Egresos- Nómina.
Enlaces del Ciclo de Egresos
Ciclo de Tesorería: Con desembolsos de efectivo.
Ciclo de Conversión: Recepción de servicios de mano de obra
Ciclo de Información: Asientos de diario que reflejan las transacciones.
Ciclo de Conversión
Enlaces del Ciclo de Conversión.
Ciclo de Adquisición y pago: Entradas de material y mano de obra.
Ciclo de Ingresos: Embarques de productos.
Ciclo de Información: Asientos de diario que reflejan las transacciones.
Ciclo de Ingresos
Enlaces del Ciclo de Ingresos.
Ciclo de Tesorería: Ingresos Caja.
Ciclo de Conversión: Embarque de productos.
Ciclo de Información: Asientos de diario que reflejan las transacciones.
Ciclo de Información Financiera.
Este ciclo no procesa transacciones, obtiene información de contabilidad y operaciones de otros ciclos. Evalúa, analiza, resume, concilia, ajusta y reclasifica para ser utilizada por la administración por medio de los estados financieros.
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PRINCIPALES CICLOS DE TRANSACCIONES
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Ciclo de
Información
Ciclo de
Ingresos
Ciclo de Tesorería
Ciclo de
Egresos
(Adquisición y pago)
Ciclo de
Conversión
Flujos de los ciclos de transacciones
Es el recorrido repetitivo de los diferentes movimientos y transacciones
contables que se realizan en una empresa determinada, con el fin de garantizar
la eficiencia y eficacia en la información financiera a lo hora que se requiera.
En este flujo de los ciclos de transacciones se ve representado por: El ciclo de
tesorería, los dos ciclos de egresos, el ciclo de conversión, el ciclo de ingresos
y el ciclo de información financiera.
A continuación se presenta el flujo de los ciclos de transacciones de
determinada empresa:
El Ciclo de Tesorería provee efectivo a los ciclos de Egresos.
Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y
pagan la nómina que se utiliza en el Ciclo de Conversión.
El ciclo de Conversión origina productos y servicios y controla los
Inventarios de productos terminados para venderlos.
El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el
efectivo al Ciclo de Tesorería para uso interno o inversiones externas.
Todos los Ciclos envían información contable al Ciclo de Información
Financiera y ésta se resume en Estados Financieros.
FUNCIONES TIPICAS DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES
1. CICLO DE TESORERÍA
Funciones Típicas:
Función de Ejecución
Inversión:
Compra de valores, recibir ingresos periódicos y venta de valores
financiamiento:
Emisión de obligaciones y acciones del capital social, pago de
intereses y dividendos, redimir obligaciones y readquisición de acciones
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Función de Registro:
Inversiones :
Contabilizar las transacciones y pase al mayor, actualizar el
mayor auxiliar de inversiones
Financiamiento:
Contabilizar las transacciones en diarios y mayor
Actualización de los mayores auxiliares
Función de Custodia
Inversiones:
Protección de valores
Mantener correctos los saldos de las inversiones
Financiamiento:
Asegurarse de la corrección de los saldo de los pasivos y del
capital social.
2. CICLO DE EGRESOS COMPRAS
Funciones Típicas:
Funciones de Ejecución:
Solicitud de compra, solicitud de cotización, selección del mejor
cotizante, preparación de la solicitud de compra, autorización para adquisición
de
bienes/servicios, función específica de compra, recepción de mercancías y
suministros, control de calidad de la adquisición, verificación y aprobación de
los pagos.
Funciones de Registro:
Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados,
distribución de compras y cuentas apropiadas, actualización de registros de
inventario y costos, actualizar submayores de caja, inventarios, etc.
Función de Custodia:
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Protección del inventario, mantener registros correctos de inventarios.
3. NÓMINA
Funciones Típicas:
Funciones de Ejecución:
Reclutamiento, contratación, promoción y despido de personal,
capacitación y evaluación de personal, preparación de informes de asistencia,
preparación, autorización, cálculos, control y pago de nóminas, autorización,
pago y recuperación de anticipos varios.
Funciones de registro:
Contabilización de transacciones de nómina a pase al mayor, actualizar
registro de empleados, determinar costo de mano de obra.
Funciones de custodia:
Protección de fondos de nómina, protección de registros de nómina,
mantener corrección de cuentas bancarias.
4. CICLO DE CONVERSIÓN
Funciones Típicas:
Funciones de ejecución:
Expedición de órdenes de producción, requisición de materias primas,
procesamiento de materias primas, transferencia de productos terminados para
almacenamiento, depreciación y amortización de activos.
Funciones de Registro:
Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado),
aplicación de costo de mano de obra, aplicación de cuota de gastos de
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fabricación, depreciación y amortización de activos fijos, determinación de
variaciones en precios y calidad.
Funciones de Custodia:
Proteger productos en proceso y terminados, guardar adecuadamente registros
de manufactura
5. CICLO DE INGRESOS
Funciones Típicas:
Funciones de Ejecución:
Ventas: Toma de pedidos, evaluación y aprobación de crédito, despacho
Del pedido, prestación del servicio, facturación.
Ingresos de Efectivo: recibir remesas de efectivo por correo, recibir
dinero de ventas al mostrador, sumar total de entradas de efectivo,
depositar en el Banco, determinación de cuentas incobrables.
Funciones de Registro:
Ventas: Contabilizar la factura, contabilizar comisiones, contabilizar
garantías otorgadas por ventas, emitir notas de crédito y ajustes de clientes,
determinar el costo de venta.
Ingresos de Efectivo: Contabilizar en el diario las entradas de efectivo y
efectuar pase al mayor, contabilizar transacciones de ajustes a ventas,
actualización de mayores auxiliares de clientes (anotar rebajas).
Funciones de Custodia:
Ventas: Proteger el mayor auxiliar de clientes, mantener actualizados los
saldos, ingresos de efectivo, llevar el control correcto de los saldos de efectivo,
llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.
6. CICLO INFORMACIÓN FINANCIERA
Funciones Típicas:
Incluye las actividades básicas:
Originar y preparar pólizas de diario, Registrar operaciones en el diario, mayorizar operaciones, agrupa información de revelación suplementaria,
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originar, preparar, consolidar y reexpresar informes y estados financieros, conversión monetaria, obtener información de otros ciclos, custodia de formularios y libros de contabilidad.
PRESENTACION GRAFICA DE LA RELACION DE LOS CICLOS DE
TRANSACCIONES
La presentación gráfica de sistemas es una forma ampliamente utilizada como
herramienta de análisis, ya que permite identificar aspectos relevantes de una
manera rápida y simple. Una esfera donde esta técnica puede ser utilizada con
éxito es en la elaboración del Manual de Normas y Procedimientos, ya sea para
la asistencia al proceso de dirección o para la comprobación del adecuado
cumplimiento de los Principios de Control Interno en las entidades
subordinadas.
Una de las vertientes del Control Interno se encuentra en la dirección que,
desde el punto de vista sistémico, tiene como elementos básicos las funciones
de planificación, organización, mando y control, todas las cuales tienen como
elemento común, al margen del estilo utilizado en la entidad: el proceso de
toma de decisiones, donde rapidez y calidad en la decisión compiten, por lo
cual el empleo de adecuadas representaciones gráficas de las situaciones bajo
análisis, constituye una herramienta ventajosa para el órgano de dirección.
Otra vertiente del Control Interno se encuentra en la Auditoría, donde el empleo
de diagramas de referencia en los Manuales de Normas y Procedimientos
facilita el proceso de establecer la correspondencia de las secuencias de
operaciones y flujos de diversos tipos con los procedimientos aprobados para
el funcionamiento de las entidades auditadas y con ello verificar el
cumplimiento en la práctica, del Control Interno implantado.
A lo anterior debe añadirse que, la gran difusión de los sistemas de cómputo
sustentada en las facilidades de su empleo, ponen en manos de personal no
especializado en las técnicas digitales
Tipos de Diagramas
Conceptualmente, los diagramas tienen como objetivo fundamental garantizar
la modelación, tanto lógica (representación del sistema basado en la función
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que realiza, en lo que hace), como física (representación del sistema en una
forma real: departamentos, soportes, etc) del objeto de estudio y de acuerdo a
sus características pueden clasificarse en: árboles de decisión, organigramas,
diagramas de flujo y otros.
De manera resumida, los árboles de decisión consisten en una herramienta
gráfica donde se recogen las condiciones y las acciones relacionadas con el
desarrollo de una actividad; en tanto los diagramas de flujo constituyen la
representación de un sistema, que lo define en términos de sus componentes y
de las relaciones entre éstos.
Documentos, así como del árbol de decisión de las operaciones asociadas a la
operación de las cajas de línea, cuyo análisis se realiza de forma independiente
a continuación.
Aplicaciones de los diagramas en Auditoría
Como parte del proceso de renovación del Órgano de Auditoría, iniciado en el
segundo semestre de 1999, se practicaron dos auditorías a dos complejos que
abarcan 11 unidades con carácter exploratorio para el análisis de la
información, no sólo desde el punto de vista del registro y comunicación de
operaciones, sino también como componente integradora de la organización y
durante la cual se elaboraron diversos diagramas, cuya confección se realizó
en dos etapas: la investigación previa con los funcionarios y empleados al
comienzo de la auditoría y el estudio real de las operaciones de manera de
comprobar si se corresponden con la versión inicial y con el diagrama
predeterminado, elaborado por los auditores a partir de las indicaciones
relacionadas en el Manual de Normas y Procedimientos.
A continuación se relacionan los aspectos relevantes obtenidos en cada caso
de forma independiente.
Diagrama de flujo de insumo-producto
El control de los recursos materiales disponibles en una entidad es fundamental
para garantizar la sostenida operatividad de la misma, que en el caso del
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Comercio Minorista, se relaciona con los insumos y los productos destinados a
la venta.
Tomando en consideración su importancia, en las auditorías practicadas se
elaboró el diagrama de flujo combinado de los insumos y productos, el cual se
muestra en la figura 1 conjuntamente con las operaciones asociadas al
movimiento de éstos.
USO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
A través de este trabajo, desarrollaremos una visión general sobre las Técnicas
y Procedimientos de Auditoria, así como de Papeles de Trabajo, observaremos
los objetivos y alcances de los Papeles de Trabajo dentro de la Auditoria en
las empresas.
Por medio de dicha visión crearemos las bases para un análisis y estudio de la
Auditoría como herramienta administrativa y financiera para encontrar errores y
fraudes en las empresas y diferentes entes económicos donde en un futuro
laboremos como Contadores Públicos y Auditores.
1. Son los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor
para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y
conclusiones, su empleo se basa en su criterio o juicio, según las
circunstancias.
Es un método o detalle de procedimiento, esencial en la práctica
acertada de cualquier ciencia o arte. En la auditoria. Las técnicas son
métodos accesibles para obtener material de evidencia.
2. DEFINICIÓN DE TÉCNICA DE AUDITORIA
Los procedimientos de auditoría son: el conjunto de técnicas de
investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos o
circunstancias relativas a los estados financieros.
3. DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
Las técnicas son las herramientas de trabajo del Contador Público y
los procedimientos la combinación que se hace de esas
herramientas para un estudio particular.
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Las técnicas y los procedimientos están estrechamente relacionados. Si
las técnicas son desacertadas, la auditoria no alcanzará las
normas aceptadas de ejecución.
4. DIFERENCIA ENTRE TECNICA Y PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
La naturaleza se refiere al tipo de procedimiento que se va a llevar
acabo, el alcance es la amplitud que se da a los procedimientos, es
decir, la intensidad y profundidad con que se aplican prácticamente. Y lo
referente a lo que es la oportunidad es la época en que deben aplicarse
los procedimientos al estudio de partidas específicas.
La información para su construcción la obtiene el auditor a través
de entrevistas con los directivos de la entidad auditada. La estructura de la
herramienta TASCOI es la siguiente: Transformación: Se refiere a las
actividades que la organización hace en el día a día para producir
sus bienes y/o servicios. Actores: Son las personas o funcionarios de la
organización que hacen la transformación. Suministradores
o Proveedores: son las personas que proporcionan los recursos, información e
insumos para hacer la transformación. Clientes o Usuarios: Son todas
aquellas personas a quienes van dirigidos los productos, bienes o servicios que
transforma la organización. Owners o Dueños: Son quienes pueden decidir
cambios en la transformación de la organización, por ejemplo el gerente, el
director, las juntas o consejos directivos. Intervinientes: Son
aquellas instituciones del entorno que regulan a las organizaciones que
transforman o agregan valor.
1. PROCEDIMIENTO
ASIENTOS DE AJUSTE
Los asientos que se hagan de tiempo en tiempo durante el transcurso de la
auditoria, deben tener explicaciones suficientemente extensas y detalladas
para que cualquier persona que no esté familiarizada con las transacciones a
que se refieren, pueda comprenderlos. Por ejemplo, no debe hacerse un
asiento que diga: "Para ajustar cargo de Los tres, S.A.", sino más bien: "Para
corregir cargo por un ventilador eléctrico, según factura a Los tres, S.A. del 10
de agosto del 2004, comprobante 861". Esto hará posible que si el cliente pide
el comprobante clasificado equívocamente pueda encontrársele con facilidad,
ya sea que se haya archivado por orden alfabético o numérico.
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1. Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen
los datos e información obtenidos por el auditor en su examen, así como
la descripción de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas
sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe.
2. DEFINICION DE PAPELES DE TRABAJO
3. OBJETIVO E IMPORTANCIA
El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar
en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de
auditoría generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que
corresponden a la auditoria del año actual son una base para planificar la
auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las
pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoría, y una
base de análisis para los supervisores y socios.
Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son:
Facilitar la preparación del informe.
Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en
el informe.
Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e
informe para los organismos de control y vigilancia del estado.
Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.
Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los
procedimientos de auditoría aplicados.
Servir de guía en revisiones subsecuentes.
Cumplir con las disposiciones legales.
Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador
público debe conceder importancia a la preparación de los papeles de trabajo.
Para cumplir con esta finalidad, debe en primer término, efectuar un trabajo
completo y libre de información superflua y organizar los papeles de trabajo en
forma tal que facilite la rápida localización y entendimiento fácil por parte de
otras personas.
Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma
clara los datos significativos contenidos en los registros, los métodos de
comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de
una opinión y preparación del informe. Además, deben identificar claramente
las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio.
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Cualquier información o cifras contenidas en el informe del contador público
deberán estar respaldadas en los papeles de trabajo. A medida que el
profesional avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden
presentarse en la preparación de su informe y anticiparse a incluir en los
papeles de trabajo, los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben
hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o análisis preparado
durante el trabajo.
Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por
consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en
forma completa el trabajo efectuado por el contador público, las razones que le
asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y su opinión
respecto a la calidad de la información examinada, lo razonable de los
controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de
las operaciones o registros sujetos a revisión.
Estos también deben ser revisados por los supervisores para determinar lo
adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisión. En tales
revisiones, los papeles de trabajo deberán hablar por sí mismos; estar
completos, legibles y organizados sistemáticamente, de tal manera que no
sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de
quien los preparó.
Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es preparado por la
persona que efectuó el examen sino por un supervisor, quien debe estar en
condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar
continuamente al auxiliar responsable de la elaboración de los papeles de
trabajo.
PREPARACION DE PAPELES DE TRABAJO
PREPARACION, CONTENIDO Y ESTRUCTURA GENERAL
cliente y ejercicio a revisar
fecha
nombre y apellidos del sujeto
objeto de los mismos
cuando el auditor utilice marca o símbolo tiene que explicar su significado
CONTENIDO MÍNIMO DE LOS PAPELES
Evidencia que los estados contables y demás información, sobre los que va
a opinar el trabajador, están de acuerdo con los registros de la empresa.
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Relación de los pasivos y activos, demostrando de cómo tiene el auditor
evidencia de su existencia física y valoración.
Análisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de
resultados.
Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado, revisado.
Forma el sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de
confianza de ese sistema y cuál es el alcance realizado para revisar las
pruebas sustantivas.
Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y
conclusiones a las que llega.
Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las mismas.
NO DEBEN CONTENER:
no ser copia de la contabilidad de la empresa
no ser copia de los estados financieros
no ser copia de la auditoria del año pasado.
ESTRUCTURA GENERAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo deben contener los requisitos mínimos siguientes:
El nombre de la compañía sujeta a examen
Área que se va a revisar
Fecha de auditoria
La firma o inicial de la persona que preparó la cédula y las de quienes
lleven a cabo la supervisión en sus diferentes niveles.
Fecha en que la cédula fue preparada
Un adecuado sistema de referencias dentro del conjunto de papeles de
trabajo
Cruce de la información indicando las hojas donde proceden y las hojas a
donde pasan
Marcas de auditoría y sus respectivas explicaciones
Fuente de obtención de la información
Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cédula analítica
debe concordar con las sumarias y estas con el balance de comprobación.
1. USO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo son diseñados y organizados para cumplir
con las circunstancias y las necesidades del auditor para cada
auditoria en particular. El uso de papeles de trabajo
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estandarizados (por ejemplo, listas de control, cartas machote,
organización estándar de papeles de trabajo) puede mejorar
la eficiencia con que son preparados y revisados dichos papeles
de trabajo. Facilitan la delegación de trabajo a la vez que
proporcionan un medio para controlar su calidad.
2. NATURALEZA
De la misma manera que los libros, registros y documentos de la
contabilidad respaldan y comprueban los balances y losestados
financieros de las empresas, así también los papeles de trabajo
constituyen la base del dictamen que el contador público rinde con
relación a esos mismos balances y estados financieros.
Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus
operaciones, siempre lo hace a través de los estados financieros
que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o
procedimientos administrativos. El dictamen del auditor debe ser
suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelará
ninguna información confidencial que haya obtenido en el curso de
una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente.
Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional
puede recurrir -y en algunos casos se ve obligado-, a presentar
sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como
de la corrección técnica de sus procedimientos para llegar a su
dictamen.
3. CONFIDENCIALIDAD
4. PROPIEDAD
Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, él los preparó y son
la prueba material del trabajo efectuado; pero, esta propiedad no es
irrestricta ya que por contener datos que puedan considerarse
confidenciales, está obligado a mantener absoluta discreción respecto a
la información que contienen.
Es decir, los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al
secreto profesional que estipula no revelar por ningún motivo los hechos,
datos o circunstancias de que tengan conocimiento en el ejercicio de su
profesión (a menos que lo autorice él o los interesados y salvo
los informes que obligatoriamente establezcan las leyes respectivas).
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CLASES DE PAPELES DE TRABAJO
Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de vista:
Por su uso
Papeles de uso continuo.
Papeles de uso temporal.
Por su contenido
Hoja de trabajo.
Cédulas sumarias o de Resumen.
Cédulas de detalle o descriptivas.
Cédulas analíticas o de comprobación.
Los papeles de trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios
(acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un año o indefinidos, cuadros
de organización, catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por
su utilidad más o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra
conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del
auditor son requeridos por varios ejercicios contables.
De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener información útil
solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha
dada, contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones bancarias, etc.); en
este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria
del ejercicio a que se refieran.
1. POR SU USO:
2. POR SU CONTENIDO:
Aunque en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la
propia imaginación, existe en la secuela del trabajo de auditoría papeles clave
cuyo contenido está más o menos definido.
Se clasificarán de acuerdo a la fase de la auditoria, ya sea de planificación o
ejecución del trabajo. Entre estos están:
Planificación de auditoria
Hojas de trabajo
Cédulas sumarias o de resumen
Cédulas de detalle
Cédulas narrativas
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Cédulas de hallazgos
Cédulas de notas
Cédulas de marcas
Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por el área auditada. Entre
los que figuran:
Estados financieros
Conciliaciones bancarias
Manuales
Organigramas
Planes de trabajo
Programación de actividades
INFORMES DE LABORES
Papeles de trabajo obtenidos de otras fuentes. Son los documentos preparados
u obtenidos de fuentes independientes al área auditada. Algunos de estos son:
Confirmaciones de saldos
Interpretaciones auténticas y normativa publicada
Decretos de creación de unidades
Opiniones Jurídicas
Opiniones Técnicas
Las cédulas de auditoría se pueden considerar de dos tipos:
Tradicionales.
Eventuales.
Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas
cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente
conocido; dentro de estas se encuentran las:
Cedulas sumarias.- Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos
y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.
Cedulas analíticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que
conforman una cédula sumaria.
Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informará,
por grupos homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a
auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno, así como el saldo total de cada
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grupo. Las cédulas analíticas se harán una por cada tipo de clientela,
señalando en ellas como está conformado el saldo de cada grupo.
Las eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura
y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de
observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de
reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cédulas de
recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre
muchos más tipos de cedulas que pudieran presentarse.
MARCAS DE AUDITORIA E INDICES DE REFERENCIAS
Marcas de auditoria
Los procedimientos de auditoría efectuados se indican mediante símbolos de
auditoría. Dichos símbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de
trabajo. Aunque no exista un sistema de marcas estándar, a menudo se utiliza
una escala limitada de estandarización de símbolos para una línea de auditoría
o para grupos específicos de cuentas, mediante el uso de leyendas o marcas
en cédulas determinadas.
Esta es una técnica que ahorra tiempo, elimina la necesidad de explicar los
procedimientos de auditoría que son similares más de una vez, y elimina la
necesidad que el coordinador recorra para atrás y para adelante los papeles de
trabajo para encontrar la leyenda estándar.
Las marcas deben ser distintivas y en color (generalmente rojo) para facilitar su
ubicación en el cuerpo de un papel de trabajo compuesto de anotaciones y
cifras escritas en lápiz.
Se debe Evitar los símbolos superpuestos complejos o similares; los números
o letras simplemente rodeadas por un círculo proporcionan un orden secuencial
y fácil de seguir.
Algunos requisitos y características de las marcas son los siguientes:
- La explicación de las marcas debe ser específica y clara.
- Los procedimientos de auditoría efectuados que no se evidencian con base
en marcas, deben ser documentados mediante explicaciones narrativas,
análisis, etc.
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Las marcas de auditoría son símbolos utilizados por el auditor para señalar en
sus papeles de trabajo el tipo de revisión y prueba efectuadas los cuales
reportan los siguientes beneficios.
- Facilita el trabajo y aprovecha el espacio al anotar, en una sola ocasión, el
trabajo realizado en varias partidas.
- facilita su supervisión al poderse comprender en forma inmediata el trabajo
realizado.
Son señales o tildes utilizadas para indicar brevemente el trabajo realizado
sobre importes, partidas, saldos y/o datos sujetos a revisión. Es importante
señalar que estas marcas no tienen significado por sí mismas y por ende,
siempre que se utilicen deben ser explicadas.
En cualquier caso, es conveniente llegar a establecer una convención de
signos que permitan su normalización, lo que es ventajoso desde el punto de
vista en el cual todos los usuarios interpretarán de manera idéntica e
inequívoca el significado de un determinado símbolo.
Objetivo: Las marcas e índices de auditoría se utilizan para explicar en forma
sucinta, la aplicación de una determinada tarea o técnica de auditoría,
inherente al trabajo mismo o las tareas de revisión del trabajo.
Reglas: Al emplear las marcas de auditoría deben tenerse presente las
siguientes reglas:
Es conveniente escribir las marcas en color diferente al utilizado en el resto del
papel. Deben ser escritas al margen derecho o izquierdo del dato que ha sido
revisado.
Para referenciar un conjunto de cifras y evitar la repetición de la marca en cada
una de ellas, es conveniente utilizar signos de agrupación que los engloben.
El significado de la marca debe ser anotada en forma clara y concisa en la
parte inferior de los papeles de trabajo o hacer referencia al papel de trabajo
donde se explica la misma.
No se debe utilizar una misma marca para representar asuntos diferentes.
Debe evitarse recargar el papel con el uso excesivo de marcas, ya que ello
crea confusión y dificulta la supervisión.
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Ventajas: Entre las ventajas del uso de marcas pueden citarse las siguientes:
- Se pueden escribir rápidamente, lo cual implica ahorro de tiempo
- Eliminan la necesidad de aclaraciones extensas
- Evitan repetir explicaciones similares y detalladas en diferentes papeles de
trabajo
- Facilitan la rápida y eficiente supervisión de los papeles de trabajo.
CONCLUSION
Se concluye que la auditoria por ciclo de transacciones es
una visión de la auditoria en un enfoque transversal que se
introduce en el ser de la auditoria y revela desde ese punto
el enlace que las cuentas tienen entres si, y que en realidad
se afecta si se cambia alguna transacción no solo afecta a
la propia cuenta sino que afectara directa o indirectamente
a otras que podemos analizar.
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BIBLIOGRAFÍA
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Empresa Comercial que posee distintas unidades operativas.
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![Tercer Trabajo Auditoria[1]](https://img.pdfslide.es/doc/110x75/557201124979599169a0b443/tercer-trabajo-auditoria1.jpg)
