UNIDAD 3Documentación del Proceso de Auditoria

Papeles de trabajo

3.1. Concepto. 3.2. Objetivos de los Papeles de Trabajo 3.3. Preparación y Contenido. Requisitos 3.4. Archivo: Legajo de Planificación, Legajo Permanente y Legajo Corriente 3.5. Propiedad, Exhibición y Conservación

3.1 Concepto

Las evidencias respaldatorias del informe de auditoría debidamente registradas. Suelen estar conformados no sólo por papeles propiamente impresos, sino también por archivos informáticos generados por distintos sistemas de computación.Concepto Según RT 7: Los programas escritos con la indicación de su cumplimiento y las evidencias reunidas por el auditor en el desarrollo de su tarea, constituyen el conjunto de sus papeles de trabajo.

Los PT son los elementos específicos q se emplean p acumular evidencias q un Ar necesita p fundamentar su opinión.

Lattuca Definición: son todos aquellos objetos donde constan las tareas realizadas, los elem d juicios obtenidos y las conclusiones a las q arribo el AR. Constituyen x lo tanto base p la emisión del informe y luego su respaldo.

3.2 Objetivos de los Papeles de Trabajo

1. Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de las conclusiones obtenidas.Lattuca: OBJETIVO PRINCIPAL: será servir como base p la emisión del informe del Ar y constituir luego su respaldo.Materializada la opinión (o la ausencia d esta) en el Informe del Ar, y no obstante q los PT deben respaldarlo en su totalidad, se hará hincapié en 2 párrafos del informe:Párrafo d Alcance del Trabajo d Audi: la verificación del objetivo ppal implica q los PT deben surgir el grado d cumplimiento d las normas d audi aprobadas x la FACPCE, relativas al desarrollo d la audi.Párrafo d Opinión: el cumplimiento del objetivo ppal implica q d los PT deben surgir los antecedentes q lo condujeron a la emisión d la opinión o a la decisión d abstenerse d opinar.OBJETIVOS SECUNDARIOS: son todos aquellos q facilitan actividades del Ar, relacionadas con el mismo ente y tarea, o con otras tareas y clientes potenciales.1. Ayudar a los miembros del equipo de trabajo a adoptar una estructura ordenada y un informe en su tarea. 2. Facilitar la Supervisión (d los colaboradores) y revisión de las tareas efectuadas y proporcionar evidencia de dichas funciones. Ante su responsabilidad x la tarea d los colaboradores, deberá no sólo planificar su actividad, sino tamb y con el mismo grado d importancia, constatar su cumplimiento, agregando d ser necesario las pertinentes aclaraciones o incorporando revisiones adicionales.3. Documentar la información que puede ser utilizada en Exámenes Futuros. Una Hoja d Trabajo q suele incluirse en los legajos se denomina “Sugerencias p futuros exámenes”, en la q se reúne inf q con ese fin

1

puede estar dispersa dentro del legajo. Ej. inconveniencia d la fecha elegida p pedir confirmaciones d saldos, distribución d los procedimientos en el tiempo y similares.4. Registrar la información útil para la preparación de declaraciones impositivas e informes especiales.5. Permitir informar al cliente sobre deficiencias observadas: los PT permitirán informar al cliente, como subproducto d la tarea ppal, sobre diversos aspectos relativos a las actividades d control d los sistemas, los procedimientos contables y otros aspectos d interés sobre la gestión empresarial, lo q se concreta regularmente en la denominada casta con comentarios y recomendaciones.6. Importancia de la documentación del trabajo de auditoría

En cuanto al trabajo en sí: Según Montanini1) Servir como base p la planificación d audi.2) Mostrar los procedimientos realizados, los responsables (Audi y Empresa) y los resultados obtenidos.3) Preparar los asientos de ajustes q corresponden.4) Exhibir las consecuencias de los resultados obtenidos en el informe de audi.5) Facilitar la supervisión y el control d calidad de la audi.6) Resumir los resultados de la audi y compendiar la evidencia obtenida.7) Obtener datos p audi posteriores u otros trabajos basados en la audi.Es el elemento de prueba d la labor realizada.

En cuanto a la responsabilidad del auditor: momento d enfrentar la defensa del trabajo realizado ante la justicia. Si lo realiza cualquier integrante del equipo de trabajo es responsable el Ar xq es a él a quien contrataron.

3.3 Preparación y Contenido. Requisitos

Fuentes: Realizadas por el Auditor : Planilla de Arqueo de Fondos Obtenidas del Ente : Estatutos de Constitución, la Carta de Gerencia, Fotocopias de Facturas y Remitos. Obtenidas de Terceros : Respuesta a Circularizaciones a Clientes, Proveedores y Abogados, o la

Confirmación de un Registro Público, etc.Principales Características: Claro, Preciso, Completo, Inequívoco.Características de la Documentación: Forma: -Claridad; -Ordenar en su Secuencia; -Cuando se los analiza en forma conjunta deben estar correcta// relacionadas entre si, ya q las conclusiones de un procedimiento en un rubro pueden derivar en análisis y conclusiones en otros rubros relacionados. Soporte: Papel o Archivos Computarizados (según el criterio del Ar).Papel: es necesario si o si cuando se necesita una FIRMA del Sector o Componente q se está evaluando. También q constate q estuvo presente el personal cuando se hizo un procedimiento.-Fotocopias Ej. Estatuto d la Constitución d la Soc.-Originales Ej. Respuesta de un Tercero.-Planillas en Papel p aquellos doc q necesiten una forma de un responsable del ente.-Planillas electrónicas, en los casos q el Ar procese inf, como los recálculos. Contenido La descripción de la tarea realizada

2

Los datos y antecedentes obtenidos durante la auditoría, ya se trate d aquellos q el Ar hubiera preparado o hubiera recibido d terceros. Información relevante sobre la actividad del ente. Antecedentes del ambiente de control y los sistemas de información. Análisis particular de los montos incluidos en los estados financieros.

Las conclusiones sobre el examen practicado.

Clase 2013:1) Fecha EECC del Cierre del Ejercicio;2) Ente al q audita;3) Responsable de la planificación, ejecución y la supervisión por parte d la audi;4) Fecha de la ejecución.

XX SABce Finalizado 31/12/11

Fecha Concepto SI S. Ajuste S. s/ Auditoría Firma y Fecha de Ejecución

Agrega Montanini:1) El trab q se está realizando y sobre q informe contable;2) Eventual//, los responsables x parte del ente;3) La fuente d la información obtenida.Agrega Clase 2012:1) Identificación del rubro y cuenta;2) Fecha de finalización;3) Total de horas;4) Hora de inicio y finalización d la tarea o ½ hora.Agrega Lattuca: 1) En el caso d planillas q reúnen las cuentas d cada rubro (planillas denominadas llave, caratula), incluir los saldos del ejercicio o períodos anterior a efectos comparativos.

3.4. Archivo: Legajo de Planificación, Legajo Permanente y Legajo Corriente

La doc obtenida en el conocimiento del ente y del CI tendrá vigencia mas permanente q la obtenida durante la realización d pruebas d saldos.-Identificación de los Registros. Referenciado. Información permanente. Información de cada ejercicio.-Información Requerida.- Nombre del ente - Título y/o propósito de la planilla- Referencia de la planilla- Fecha del examen- Descripción concisa del trabajo realizado y de sus resultados.- Fuente de la información

3

- Base de la selección, si correspondiera- Referencias cruzadas apropiadas con otras planillas pertinentes- Conclusión, si correspondiera- Iniciales de la persona que prepara la planilla y la fecha en la cual se preparó. (ó “Preparado por el ente”,

la fecha de recepción)- Evidencia de la revisión

Legajos- Legajo de Planificación.- Legajo de Información Permanente.- Legajo de Información Corriente.- Legajo Resumen de Auditoría.

Legajo de Planificacióna) Información de Relevancia Permanente: - Antecedentes sobre el Negocio.- Descripción de los Sistemas de Información.- Funciones de Auditoría Interna.b) Información del Examen del Año en Curso: - Registro de Actividades de Planificación.- Registro de Información sobre Actividades del Ente.- Registro de Información Administrativa.c) Memorando de Planificación: - Estratégica.- Detallada.

Legajo de Información Permanentea) Temas legales y societarios generales:- Acuerdos; Contratos; Documentos Societarios y Estatutos.b) Temas financieros:- Información General; Préstamos; Líneas de Crédito.c) Diversos:- Actas; Disposiciones Normativas Relevantes; Informes Especiales.

Legajo De Información Corriente- Parte General: Lattuca: se agrupan papeles y evidencias q no están relacionados con un rubro o cuenta especial, sino con la audi en gral. Ej. Aspectos a tener en cuenta por el Prof Dictaminante; Carta con Manifestaciones a la Gerencia; Ajustes Sugeridos x Audi; Resumen d Ajustes no Contabilizados; Planilla d Control del Tiempo Utilizado; Análisis de los Estados Financieros en su Conjunto; Balance de Saldos; Hechos Posteriores; Contingencias; Resúmenes de Actas, Registros Legales y Estatutos; Cobertura de seguros.- Secciones Específicas por Componente: Lattuca: se agrupan aquellas evidencias relacionadas con cada rubro o cuenta en particular. Ej. Trabajo realizado; Evidencias Recogidas sobre las Cuentas; Planilla llave; Notas; Conclusiones; Programas de Auditoría; Planillas de Detalle.

4

Legajo Resumen De Auditoría1) Estados financieros e informe de auditoría2) Resumen de temas significativos3) Informes de control interno4) Informes a la gerencia o directores5) Carta de la gerencia6) Memorando impositivo u otros7) Resumen de errores no ajustados8) Cartas de abogados9) Análisis de variaciones de tiempo

Otros Modelos de Organización y Archivo1-Legajo Permanente: debe contener toda la información importante que conserve su interés en el futuro. Mayor a un año. Montanini: Contendrá mucha inf obtenida del cliente (Fotoc o Escaneos) y mayor cantidad d PT realizadas por el Ar.Lattuca: se archiva inf y elem d juicio cuya utilidad trasciende a una audi en particular, constituyéndose x lo tanto en soporte p varios exámenes.Ordenamiento: por lo común, estos legajes tamb tienen una parte gral y una parte específicas.En la parte gral se incluyen datos q hacen al conocimiento del ente, como ser dom legal, ubicación d plantas o contexto en el q se desenvuelve. En la parte específica en cambio, se agrupan inf y elem d juicio q hacen a determinados aspectos del examen d audi, ej. recepción d tecnología extranjera.

2- Legajo Corriente : contiene la información referida particularmente a la auditoría corriente, a la del presente ejercicio. Ej. registración contable de caja y banco.

- Sección General.- Sección Específica.

LEGAJO PERMANENTE1. Antecedentes Generales del Ente:1-Descripción del negocio y del mercado.2-Estatutos y conformación de la administración.3-Operaciones y actividad del ente.2. Cuestiones Relativas a la Organización del Ente:1-Organigrama.2-Entrevistas con los directivos.3-Contratos, convenios y avales.3. Control Interno:1-Análisis de objetivos y políticas.2-Resúmenes gráficos o narrativos del diseño del control interno.3-Determinación de responsabilidades de control y supervisión.4-Entrevistas con auditoría interna.5-Entrevistas con el personal.6-Descripción del sistema contable.7-Información sobre control presupuestario.

5

8-Pruebas de cumplimiento realizadas sobre cada área: Caja y Bancos; Ventas y Créditos; Compras y Proveedores; Bienes de Cambio; Bienes de Uso e Intangibles; Inversiones; Otros Créditos y Deudas; Patrimonio Neto.9-Resultados de los cambios sugeridos en auditorías anteriores4. Análisis Recurrentes sobre Criterios Generales:1-Incobrables.2-Contingencias.3-Depreciaciones de Bienes de Uso y de Intangibles.4-Partidas Conciliatorias en la Aplicación del Impuesto Diferido.5-Cuestiones relacionadas con el Patrimonio Neto.6-Partidas conciliatorias en la aplicación del Método de Valor Patrimonial Proporcional para la medición de las Inversiones.7-Determinación de los Niveles de Significatividad Generales realizados por el Auditor.

Legajo Corriente: Sección GeneralContiene la inf q está relacionada con la adm d la audi y con todos aquellos procedimientos específicos q no estén vinculados directa// con el análisis d los saldos d los rubros.1. Convenio con el cliente sobre servicios prestados.2. Planillas sobre puntos pendientes de auditorías anteriores.3. Plan de cuentas.4. Balance de sumas y saldos.5. Balance definitivo (si ya existiera) sujeto a auditoría.6. Debilidades detectadas en la verificación del control interno.7. Coeficientes para realizar el ajuste por inflación.8. Tipos de cambio para realizar la conversión.9. Planilla resumen de problemas detectados.10. Planilla de ajustes propuestos al cliente.11. Planilla de observaciones para la atención de los gerentes y los socios.12. Programas de trabajo.13. Planilla de trabajo realizado y determinación de tiempos reales.14. Carta de gerencia.15. Detalles del corte de documentación.

Legajo Corriente: Sección EspecíficaElemento especifico de cada rubro.1- Planilla de conceptos.2- Planilla de rubros.3- Planilla de cuentas.4- Mayores de las cuentas contables.5- Listados de antigüedad de créditos.6- Respuestas a circularizaciones a proveedores y clientes.7- Respuestas a circularizaciones a abogados.8- Respuestas a circularizaciones a otras entidades (Bancos, Organismos oficiales, etc.).9- Conciliaciones realizadas por el ente.10- Detalles de arqueos de fondos y valores.

6

11- Detalles de inventarios de bienes de cambio.12- Detalle de otras inspecciones oculares (bienes de uso, títulos, etc.).13- Copias de documentación respaldatoria significativa.14- Copias de actas de Reuniones de Directorio y de Asambleas de Accionistas.15- Planilla de recálculos (intereses, diferencias de cambio, etc.).16- Planilla de verificación de pagos y cobranzas posteriores.

Codificación y Referencias 1) Codificación y Ordenamiento : Lattuca: la necesidad d interrelacionar los PT incluidos en los legajos, p así facilitar la búsqueda d cualquier elemento o dato q se desee, lleva consigo la necesidad d identificar cada hoja con un código o índice.El código o índice elegido constituirá una referencia q se intercambiará entre los elem interrelacionados, cruzándola (referenciación cruzada). De esta forma en una hoja d trabajo, se incluye el código d la hoja a donde se envía un dato determinado, y en la segunda hoja, se incluye el código d la hoja d donde viene.- Numérico. Numérico Correlativo: se otorga una numeración correlativa a los PT: 1, 2, 3,…, n.Numérico x Bloques: se otorga un bloque d números a la parte general de un legajo y luego un bloque p cada rubro en la parte específica. Ej. Parte General: 01 al 20; Parte Específica: 21 al 200.Numérico Decimal: se utiliza un sistema similar al d un Plan de Cuentas- Alfabético. - Combinado. Alfanumérico: resulta de la combinación d letras como identificatorias d rubros o capítulos y d números p las hojas d detalle. Con este sist es común q la parte gral, se codifique con números correlativos, romanos o arábigos.2) Referencias, Marcas o Tildes : Lattuca: cuando el Ar trabaja sobre los elem recibidos del cliente y los confeccionados x él, no puede dejar constancia d la tarea realizada al lado d cada importe, d cada saldo, d cualquier inf, x cuanto implicaría una repetición innecesaria, incrementando las hojas d trab y haciendo dificultosa cualquier revisión posterior.Por tal motivo, se acostumbra y es altamente recomendable, utilizar símbolos, q adecuada// explicados en cuanto a su significado, identifiquen determinadas tareas.Los símbolos o marcas más comunes se denominan tildes, aunque esto no impide el uso d cualquier otro símbolo, en la medida q su comprensión sea rápida.Existen 2 teorías respecto del uso d los símbolos. Unas d ellas explica q cada símbolo debe tener un significado unívoco a través d todos los PT y la otra, q un símbolo puede tener distintos significados en diferentes hojas d trabajo.Quedará a Criterio del Ar, elegir uno u otro método, aunque el más utilizado es el segundo d ellos.- Estándares (sumano, cotejado).- Específicos.

3.5 Propiedad, Exhibición y Conservación

Los papeles de trabajo son Propiedad del auditor, sin ningún tipo de excepción. Su Guarda y su Custodia (conservación), son responsabilidad del auditor. Esta situación representa un derecho del auditor así como también una responsabilidad y, por ende, una

carga.

7

ResponsabilidadLa custodia y guarda de los papeles de trabajo, y su imposibilidad de exhibición (excepto, con prudencia, en los casos mencionados) surge de la imposición del Secreto Profesional, pilar de la profesión de Contador Público, desde la perspectiva del Derecho Penal, Civil y de la normativa de ejercicio profesional (Códigos de Ética).Por ello, que los papeles de trabajo deben mostrarse cuando exista un Requerimiento Judicial: este imperativo levanta las prohibiciones del secreto profesional.

ExhibiciónCriterios d la cátedra: Hay q dar fotoc no originales.Principio general:- No deben ser exhibido a terceros. Excepciones:- Defensa del auditor en un juicio. - Autorización expresa del cliente. Ej. para colaborar con los colegas- Requerimientos de organismos de control.

1) BCRA, CNV, Bolsa, etc.2) Autoridades fiscales (AFIP)3) UFI (Unidad de Información Financiera)

Lattuca: necesidad d q la inf verbal q resulte d relevancia, sea posteriormente confirmada x escrito. Ej. d ellos es la denominada carta con manifestaciones d la gerencia.

Ejemplo de excepciones1. Cuando otro auditor, en su condición de auditor de una empresa controlante o de inversión, de auditor conjunto o síndico, requiera información para poder confiar en el trabajo realizado sobre la controlada.2. Cuando existe un nuevo auditor.3. Cuando existen litigios.4. Cuando los organismos de contralor societario o impositivos requieren información sobre temas contables o para limitar sus propios requerimientos de auditoría.5. Cuando el personal del ente tiene una necesidad genuina del análisis de cierta información contable.6. Cuando los auditores internos del ente desean coordinar sus actividades con las de auditoría externa.

Conservación-Durante 6 años, o-El plazo que fije la Ley, el mayor de ellos: RT: Ley d Soc Comercial 10 Años o x acciones perentorias x vías judiciales, hay q ver la prescripción. o Los papeles de trabajo. o Los informes emitidos.o La copia de los estados contables auditados, firmados por el representante legal de la compañía y objetiva.

Montanini: Pasos p la Apertura d los PT1- Prepare Hoja Resumen (Sumaria) p cada rubro o grupo d cuentas del bce gral y d ganancias y pérdidas.2- Anote en las Hojas Resumen (Sumarias) los saldos al cierre del año anterior y del año actual, p cada cuenta del

mayor general (según ente).3- Obtenga totales d los saldos al cierre del año anterior y del año actual, en cada Hoja Resumen (según Ar).4- Anote estos totales en los estados d trabajo.

8