Union Temporal Manuales de Funciones

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IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES

JUSTIFICACION. Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa en este caso para la empresa UT ALIMENTANDO A BOYACA con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de cada uno de las personas que hacemos parte de esta organización. El objetivo primordial de estos manuales es describir con claridad todas las funciones desarrolladas en cada proceso del operador y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas, que produzcan pérdidas de tiempo reflejado en dinero. Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por si solo no tiene una aplicación práctica en una empresa si no se combina con una serie de elementos fundamentales que hacen de su implementación un proceso exitoso. Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder a su implementación son los siguientes:

Manual de funciones y responsabilidades.Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos.Estructura orgánica de la Empresa (organigrama).Delineamientos o directrices de contratación de Personal.Reglamento laboral (reglamento interno de trabajo).

Lo cierto es que estos manuales no tienen ninguna utilidad si la junta directiva de la

organización no le prestan la importancia que tienen, o desconocen las normas y los

procedimientos y no las cumplen, no se podrá esperar resultados efectivos alguno en el resto

de la organización y así mismo seguirán presentándose los comunes cuellos de botella (retrasos en los procesos). En segundo lugar, el manual de funciones y responsabilidades es algo crítico y por lo tanto nodebe dar espera su puesta en marcha. Este manual es muy importante implementarlo debido a

dos aspectos principales, primero le proporciona a cada empleado de la empresa un panorama

general de su cargo y como moverse dentro de la compañía para lograr sus objetivos. En

segundo lugar le permite a la empresa tener una claridad de cómo fluyen los procesos de la

empresa, como se complementan las actividades y los cargos de una manera organizada.

Esto es útil para poder detectar en que momento un cargo está saturado de funciones, o ya no

se requiere, o se debe modificar, o se debe reestructurar una sección de la empresa para

adecuarla a las nuevas condiciones de la compañía. En las labores cotidianas de un trabajador

se hace necesario que las funciones básicas de su cargo sean de su conocimiento.

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Manual de Funciones Febrero de 2011

NOMBRE DEL CARGO : Gerente RegionalREPORTA A : Junta directiva

OBJETIVO DEL CARGO :

El Gerente Regional actúa como representante legal de la empresa, fija las políticas operativas, administrativas y de calidad en base a los parámetros fijados por la junta directiva. Es responsable ante los accionistas, por los resultados de las operaciones y el desempeño organizacional. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organización. Es la imagen de la empresa en el ámbito externo; regional, provee de contactos y relaciones empresariales a la organización con el objetivo de establecer negocios. Su objetivo principal es el de crear un valor agregado en base a los servicios que ofrecemos, maximizando el valor de la empresa para los accionistas.

FUNCIONES DEL CARGO:

1. Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la empresa.

2. Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas. 3. Vigilar el buen desempeño de los trabajadores y hacer la mejor selección de los mismos.4. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de

tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles. 5. Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo

de los planes de acción.6. Seleccionar al personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar sus

capacidades. 7. Ejercer un liderazgo dinámico para ejecutar los planes y estrategias determinados por la junta directiva. 8. Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos organizacionales 9. Efectuar por mandato de la Junta Directiva los planes, programas y proyectos

Requeridos para el desarrollo armónico de la Empresa.10. Velar por la organización y buena marcha de la sociedad.


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NOMBRE DEL CARGO : NutricionistaREPORTA A : Gerente Regional


Planificar y realizar permanentemente el ciclo de minutas; asegurando las cantidades y calidad de nutrientes por ración en los alimentos suministrados a los niños de las unidades aplicativas.


1. Recibir la capacitación sobre el programa de capacitación PAE en todos sus aspectos.2. Elaborar el ciclo de minutas y sus listas de intercambios, guías de preparación que se van a

ejecutar en el programa con base en la minuta patrón, del desayuno y/o almuerzo escolar y coordinar con la regional del ICBF su revisión de los documentos antes mencionados, para la revisión y aprobación con nombre y firma del servidor público. Las cuáles serán fotocopiadas y enviadas a las unidades de servicio.

3. Elaborar el ciclo de minutas de acuerdo a los ciclos de producción, las épocas de cosecha y el precio en el mercado), y comercialización de los alimentos; puesto que permite identificar la mejor época para la utilización de los diferentes productos en el menú; estableciendo aquellos con mayor disponibilidad y mejor costo.

4. Coordinar y estandarizar la lista de compras de productos de acuerdo a los ciclos de minutas proyectados.

5. Asesorar a los Coordinadores, Jefe de Bodega; mediante capacitaciones, en temas de alimentación y nutrición.

6. Asistir eventualmente a los comités técnicos municipales.


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NOMBRE DEL CARGO : Jefe de Talento HumanoREPORTA A : Gerente regional


Coordinación, análisis y registro de informes manejados en el proceso operativo para posteriormente ser relacionados con las entidades competentes como ICBF, alcaldías y gobernación.


1. Dirigir el equipo de trabajo de campo conformado por los coordinadores municipales para el cumplimiento de sus funciones.

2. Coordinar los aportes a seguridad social del personal que hace parte de la empresa.3. Elaboración, manejo de nomina y pagos.4. Elaborar y asesorar la legalización de los diferentes Contratos que realice la empresa.5. Brindar asesoría e información a los coordinadores municipales relacionados con los

inconvenientes, quejas y reclamos que se presenten.6. Coordinar y velar por el adecuado manejo y custodia del archivo de contratos de la

Empresa con su respectivo soporte como son: Pólizas, reservas presupuéstales, actas parciales de recibo y demás documentos.

7. Coordinar y controlar el correcto registro de las cuentas por pagar y por cobrar.8. Llevar el archivo de las nóminas y demás documentos soportes, al igual que en forma

sistemática todo el archivo correspondiente a las hojas de vida de los trabajadores administrativos y operativos.

9. Recibir, radicar y darle trámite a la correspondencia de la Gerencia.10. Colaborar con otras dependencias de la Empresa en todos los trabajos inherentes al cargo

y las demás funciones que le asigne su Jefe Inmediato


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NOMBRE DEL CARGO : Asistente administrativa y financieraREPORTA A : Gerente General


Organizar, coordinar y controla lo relacionado con el aprovisionamiento de alimentos y los registros contables de los movimientos diarios de caja, egresos y demás documentos que soportan la contabilidad de la empresa.


1. Elaborar las remisiones de acuerdo a los menús elaborados por la nutricionista.2. Realizar la selección semanal de proveedores de acuerdo a los precios, calidad y

cumplimiento.3. Coordinar y controlar el registro de inventarios de menús suministrado por la nutricionista.4. Atender las solicitudes internas de compras según su orden de prioridad para las rutas

establecidas en las minutas.5. Realizar el seguimiento sistematizado a los listados de órdenes de compra con las

respectivas órdenes de entrada y devoluciones de producto no conforme.6. Contactar oportunamente a los proveedores cuyas entregas no han sido realizadas o se

retardan.7. Solicitar a los proveedores las fichas técnicas de los alimentos no perecederos.8. Realizar el diligenciamiento respectivo de los soportes contables como recibos de caja

menor, egresos y demás gastos que se presenten.9. Mantener contacto directo con proveedores nacionales y del exterior y verificar

que sean efectuados los reclamos que correspondan como consecuencia de diferencias de cantidad y/o calidad.

10. Mantener un registro de compras actualizado.11. Colaborar con otras dependencias de la Empresa en todos los trabajos inherentes al cargo

y las demás funciones que le asigne el Jefe Inmediato.


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NOMBRE DEL CARGO : Profesional Auxiliar (ingeniera de alimentos)REPORTA A : Gerente General


Coordina las actividades del plan de saneamiento respecto a la bodega y las unidades aplicativas del PAE.


1. Elaboración de Plan de Saneamiento con sus respectivos formatos para unidades aplicativas y bodega.

2. Diseñar, desarrollar y establecer procesos, procedimientos, metodologías, guías y formatos, requeridos para llevar a cabo el plan de saneamiento

3. Brindar asistencia técnica y capacitación en buenas practicas de manufactura (BPM) a todo el personal operativo; de acuerdo con la normas vigentes; decreto 3075 y lineamientos dl ICBF.

4. Presentar informes sobre sus actividades y resultados de gestión, conforme con los lineamientos técnicos y el decreto 3075 de 1997.

5. Realizar auditorias en bodega y unidades aplicativas verificando que se cumpla la implementación del plan de saneamiento.

6. Asistencia en representación de la empresa en brindar soporte técnico y acompañamiento a las solicitudes exigidas por las entidades territoriales competentes de gobernación, ICBF y salud; en la inspección, vigilancia y control de alimentos de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes.

7. Colaborar con otras dependencias de la Empresa en todos los trabajos inherentes al cargo y las demás funciones que le asigne el Jefe Inmediato.

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NOMBRE DEL CARGO : Profesional Auxiliar (Ingeniero Industrial)REPORTA A : Gerente General


Coordinar las actividades de asesoría, capacitación puesta en marcha de todos los programas de seguridad industrial, salud ocupacional y calidad; en los procesos y procedimientos desarrollados en la empresa.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Elaboración de los manuales de funciones y procedimientos, hacer seguimiento y formatos de control.

2. Plantear alternativas de organización de acuerdo a los procesos administrativos y operativos llevados acabo en la empresa mediante elaboración de los manuales de procedimientos.

3. Planificar y desarrollar el plan de calidad en todos los procesos.4. Desarrollar la distribución en planta en la bodega y llevarla a cabo.5. Presentar informes sobre sus actividades y resultados de gestión, conforme con los

lineamientos técnicos y el decreto.6. Capacitar al personal Operativo en el programa de salud ocupacional y seguridad

industrial, desarrollar cronograma de capacitaciones, formatos de control y seguimiento a las capacitaciones, supervisión a bodega.

7. Garantizar que el personal operativo sea capacitado en los aspectos relevantes del programa de salud ocupacional.

8. Asistencia en representación de la empresa en brindar soporte técnico y acompañamiento a las solicitudes exigidas por las entidades territoriales competentes de gobernación, ICBF y salud; en la inspección, vigilancia y control de alimentos de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes.

9. Colaborar con otras dependencias de la Empresa en todos los trabajos inherentes al cargo y las demás funciones que le asigne el Jefe Inmediato

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NOMBRE DEL CARGO : ContadorREPORTA A : Gerente General


Dirigir el proceso contable de la empresa (Operador), de tal forma que se cuente con información verás y confiable. Elaboración y análisis de los estados financieros básicos y ajustes correspondientes. Responde por la elaboración y análisis de los estudios de costos involucrados al proceso operativo.


1. La elaboración de reportes financieros para la toma de decisiones.2. Revisar y firmar balances, anexos y otros documentos del sistema contable.3. Realizar informes oportunos sobre los avances de los aspectos contables de la empresa.4. Suministrar la información necesaria por quien lo requiera en forma oportuna.

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NOMBRE DEL CARGO : Coordinador (a) municipalREPORTA A : Jefe de talento humano


Coordina las actividades encaminadas a la entrega oportuna de los alimentos en las unidades aplicativas; en pro al cumplimiento de los objetivos del operador; teniendo en cuenta el inventario de la remisión, asegurando la permanencia de alimentos en las unidades aplicativas del municipio adjudicado.


1. Conocer las necesidades y requerimientos de las unidades aplicativas elaborando unas listas de estudiantes por grados en términos de número de minutas o raciones y remitirlas al jefe inmediato. No obstante teniendo en cuenta los cupos asignados por el ICBF y la gobernación.

2. Llevar una bitácora de aspectos básicos a controlar en cada unidad de servicio.3. Coordinar con el rector de la institución educativa las acciones de ejecución del servicio y

garantizar el diligenciamiento del registro de control de asistencia al PAE.4. Atender visitas de entidades y controles del programa. 5. Llevar los controles y registros necesarios; de las visitas a las unidades aplicativas,

mediante la toma de evidencias, actas firmadas por la manipuladora o rector.6. Revisión y supervisión periódica del equipamiento, (menaje) equipos y utensilios

empleados en las zonas de manipulación de los alimentos para establecer unas optimas condiciones aplicativas.

7. Notificar por escrito vía email los inconvenientes generados de las órdenes de minutas entregadas, a demás de los inconvenientes que se presenten en la ejecución del programa.

8. Establecer canales o mecanismos de comunicación, trabajando en conjunto con el alcalde, rector, padres de familia, personero; buscando alternativas en mejorar las condiciones alimentarías de las unidades aplicativas en cuanto a faltantes de equipamiento y utensilios utilizados en zonas de manipulación de alimentos.

9. Implementar un buzón de sugerencias en las unidades aplicativas y revisarlo, para presentar al Gerente o jefe inmediato los informes con relación de las mismas y aportes.

10. Dar a conocer a los funcionarios (Alcalde, personero, rector, profesores, padres de familia) los objetivos y metas del plan operativo del operador y asignar las responsabilidades pertinentes.

11. Hacer cumplir a tiempo la entrega de los alimentos en las unidades aplicativas estableciendo un control de calidad verificando las condiciones en que llegan los alimentos a los municipios que son entregados a las unidades aplicativas de cada municipio.

12. Colaborar con otras dependencias de la Empresa en todos los trabajos inherentes al cargo y las demás funciones que le asigne el Jefe Inmediato.

13. Programar las capacitaciones con las manipuladoras de alimentos de a cuerdo al cronograma establecido


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NOMBRE DEL CARGO : Jefe de BodegaREPORTA A : Gerente general


Coordinar las actividades de descargue, almacenamiento y despacho de alimentos para la entrega de estos productos al transportador de cada municipio, que son llevados a las unidades aplicativas de acuerdo a las rutas establecidas por el Operador.


1. Vigilar el buen desempeño de los trabajadores y hacer cumplir las funciones del personal manipulador de alimentos a su cargo.

2. Llevar los controles y registros necesarios del inventario de los alimentos recibidos en bodega así como los despachados a los municipios.

3. Realizar el control de calidad de los alimentos durante su recepción mediante la utilización de planillas de ingreso y despacho de alimentos perecederos, no perecederos, triple y, bienestarina.

4. Revisar los vehículos antes de cargar los alimentos que cumplan con las condiciones sanitarias.

5. Verificar la limpieza y desinfección de la bodega y garantizar su mantenimiento6. Revisar la temperatura de refrigeración y congelación de los productos en el cuarto frio.7. Manejo de inventario de productos triple A, bienestarina y no perecederos almacenados en

bodega.8. Garantizar la utilización por parte de los operarios los elementos de higiene y seguridad

industrial; como lo son guantes, tapabocas, overol y cofia.9. Garantizar en la entrega del producto las cantidades de acuerdo a la remisión de cada

unidad aplicativa.10. Coordinar las actividades de higiene, limpieza y desinfección de la bodega de acuerdo al

cronograma establecido en el plan e saneamiento.11. Supervisar todos los procesos que se lleven a cabo dentro de la bodega haciendo

presencia contantemente.12. Garantizar que los productos recibidos sean organizados de acuerdo con el tipo de

producto y método de almacenamiento.13. Organizar la documentación como formatos reposiciones remisiones y demás para el buen

funcionamiento de la bodega.


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NOMBRE DEL CARGO : OperarioREPORTA A : Jefe de Bodega


Coordina las actividades de alistamiento de alimentos en bodega.


1. Realizar los procedimientos de alistamiento de los productos de acuerdo al cada proceso (selección de producto, ensamble de raciones, almacenamiento producto terminado) desarrollado dentro de la planta, mediante la utilización obligatoria de los elementos de protección personal suministrados y cumpliendo con las condiciones sanitarias exigidas.

2. Realizar los procedimientos de selección, clasificación y almacenamiento de producto no conforme de acuerdo al proceso establecido.

3. Asistir de carácter obligatorio a las capacitaciones.

ORGANIGRAMA

De a cuerdo a los cargos existentes en la empresa y al organigrama propuesto se llevo a cabo este manual de funciones para la empresa UT ALIMENTANDO A BOYACA, No obstante queda sujeto a cambios por la junta directiva.

JUNTADIRECTIVA

REPRESENTANTE LEGAL

GERENTE REGIONAL

Subgerente Operativo

Jefe de Talento Humano

Coordinadores Municipales

AsistentesAdministrativas

Jefe de Bodega

Nutricionista

Operarios

Subgerente

Financiero

Profesionales de Apoyo

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