Comunicacion

COMUNICACION

ENFOQUES ADMINISTRATIVOSENFOQUES ADMINISTRATIVOS

La EFICACIA de la palabra hablada, depende no tanto de cómo hablen las personas sino principalmente de cómo escuchen.

Ralph G. Nichols

COMUNICACION

PON MUCHA ATENCION

TODA IDEA ESVALIDA

El potencial no utilizadoSe puede afirmar, casi sin reservas,

que las personas en general no saben escuchar. Tienen oídos que oyen muy bien, pero rara vez han adquirido las necesarias habilidades auditivas que permiten que esos oídos se usen eficazmente para lo que se denomina escuchar.

Saber escuchar

Inmediatamente después de que la persona media ha escuchado a alguien, solamente recuerda algo así como el 50% de lo que ha oído, con independencia de lo cuidadosamente que ella pensara que estaba escuchando.

Que sucede a medida que pasa el tiempo? Dos meses después de escuchar una charla, el escuchante medio recuerda algo así como el 25% de lo que se dijo.

Saber escuchar

Apenas nos hemos enterado de algo, tendemos a olvidar de una mitad a un tercio de ello dentro de las ocho horas siguientes; es asombroso caer en la cuenta de que frecuentemente olvidamos más en este corto intervalo inicial que en los seis meses siguientes.

Hemos centrado la atención en la lectura, considerando que es el medio principal mediante el cual aprendemos y que casi hemos olvidado el arte de escuchar.

En nuestros sistemas escolares se dedican unos seis años a la instrucción formal en la lectura. Poco énfasis se pone en el hablar y casi no se ha prestado atención a la habilidad de escuchar.

Saber escuchar

El secreto para saber escuchar, es saber

preguntar

Saber escuchar

La trasmisión de un mensaje es tan importante como cualquier otro aspecto. Si se espera que la visión de la dirección de la empresa consiga los resultados que merece, es esencial comunicarla de manera que no se limite a informar sino que también inspire a quienes la reciben.

Los receptores tienen que entender los propósitos y valores de la compañía y ser persuadidos para aceptar que el éxito de esta sirve a sus propios intereses, lo mismo que a los de la gerencia.

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“El éxito de los gerentes depende primordialmente de su habilidad para comunicar a todas las personas que estén bajo su responsabilidad, qué necesitan hacer y la responsabilidad de hacerlo. Ello implica la aceptación del cambio, el compromiso de servir al cliente, lograr mas con menos en el servicio publico y la creación del dónde, sin depender del futuro de la nación y de la oferta de trabajos”

Jhon GarneTt (Experto líder en comunicaciones)


Que comunicar?

Que quiere decir la dirección?

1.- Lograr que las personas entiendan y acepten, lo que la gerencia propone hacer en áreas que las afecten.

2.- Lograr que las personas actúen en la forma que la gerencia quiere.

3.- Lograr que las personas se identifiquen mas con la compañía y sus logros, y le ayuden a apreciar mas claramente la contribución que ellas hacen a estos logros


Que comunicar?

Que quiere oír los empleados?

Lo referente a los asuntos que afectan sus intereses, esto es:

1.- Los cambios en los métodos y condiciones de trabajo,

2.- Los planes de la compañía que puedan afectar su remuneración y

3.- Los cambios en los términos y en las condiciones de empleo.


El proceso de la comunicación

Canal(Como se trasmite)

EMISORidea

EMISORIntención(motivo)

RECEPTORImpresión

(Lo que se ve o se escucha)RECEPTOR

Interpretación(Lo que se ve o se escucha)

EMISOR Expresión

(lo que se dice)

RECEPTORRetroalimentación

Barreras•Ignorar la información que esta en conflicto con lo que ya sabemosPercepciones acerca del comunicadorInfluencias del grupoLas personas tienen significados diferentes para personas distintasJergaContexto emocionalRuidoTamaño de la organización


Pero como superamos estas barreras?

Adaptarse al mundo del receptor Usar la retroalimentación Usar refuerzos Usar la comunicación cara a cara Usar lenguaje directo y simple Reforzar las palabras con acciones Reducir los problemas de tamaño


Superación de barreras Adáptese al mundo del receptor:

piense como va a recibir este el mensaje, entienda sus necesidades y reacciones potenciales, use la empata, póngase en su lugar.

Use la retroalimentación: consiga que el receptor le retorne un mensaje que le diga hasta que punto ha habido un buen entendimiento.


Usar refuerzos: presente el mensaje en varias formas diferentes para hacer que llegue a todos. Use diferentes canales de comunicación.

Usar la comunicación cara a cara: esta es la mas efectiva de todas, por que se puede observar directamente el efecto de lo que se esta diciendo y obtener retroalimentación inmediata del receptor, lo cual permite ajustar el mensaje.

Superación de barreras


Use lenguaje directo y simple: parece mas que obvio pero UD. lo hace?

Reforzar las palabras con acciones: si dice que va a hacer algo, hágalo. Eso da credibilidad permanente a sus palabras.



Reducir los problemas de tamaño: reduzca la cantidad de niveles de gerencia, reduzca las coberturas de control, asegure que las actividades se agrupen con base en la facilidad de intercomunicación sobre asuntos que les conciernan, descentralice la autoridad en unidades mas pequeñas, completas en si mismas aunque responsables ante la organización.



Caminos hacia la mejoraCualquier camino que nos lleve a la mejora

de la capacidad para comunicarnos ha de hacer dos cosas:

Potenciar la sensibilidad hacia los factores que afectan a la capacidad para escuchar.

Acrecentar la clase de experiencia auditiva que puede producir unos buenos hábitos de escucha


Reglas para una buena recepción

El escuchante piensa por delante del hablante tratando de prever a lo que lleva el discurso oral y las conclusiones que se sacaran de las palabras pronunciadas en ese momento.

El escuchante sopesa las evidencias aportadas por el hablante en apoyo de los puntos que expone. Son validas estas evidencias? Se pregunta a si mismo el escuchante, son estas la totalidad de las evidencias que requiero?

Periódicamente el escuchante revisa y resume mentalmente los puntos de la charla que se han completado hasta entonces.

A lo largo de la charla, el escuchante “escucha” entre líneas en busca de significados que no se hayan puesto explicita y necesariamente en las palabras habladas. Presta la comunicación no verbal para ver si añade significado a la palabra hablada. Se pregunta a si mismo “esta el hablante eludiendo deliberadamente alguna faceta del asunto? Por que lo hace?

Reglas para una buena recepción

Canales de comunicación Contacto persona a persona Instrucción de equipos TV / Video Revistas Boletines de Noticias Comunicados Carteleras Comités de Concertación Círculos de Calidad Internet / Intranet

Comunicación

TALLER

Denominación: “El rumor” Objetivo: Comprender como la

comunicación se bloquea y se distorsiona según las interpretaciones que uno hace de la misma.

Desarrollo: En grupos de seis personas, a cada grupo se le dará un texto. Este lo contara (lo que se acuerde) al segundo participante, que tendrá que contárselo al tercero,… y así hasta llegar al sexto. Comprobaremos que el mensaje ha sido reducido e incluso se habrán aportado datos nuevos.

Material: Texto. Observaciones: Esta técnica, nos

ayuda a entender los efectos de los rumores en un grupo, provocando juicios, prejuicios infundados, etc. Cuando haya que decir algo a alguien, hay que decírselo directamente, no a través de interlocutor porque sino se distorsiona el mensaje.

El naipe

Objetivo:Esta dinámica sirve para descubrir y analizar cómo damos a cada palabra que empleamos cuando nos comunicamos con los demás, un sentido que no siempre es exactamente comprendido por los demás.

Desarrollo:Se preparan 12 tarjetas como cartas de un juego de naipes. En cada una, se escribe una palabra (por ejemplo: AMA, PAZ, LIBRE, TERNURA, DOLOR, PIEDRA, HOGAR, NIÑO, FLOR, POBRE, GAVIOTA, FUEGO). Al comenzar la dinámica, el primer participante deberá comunicar a su vecino (de izquierda a derecha) un breve mensaje, de sólo cinco palabras. Para eso, recibe todo el naipe, piensa el mensaje y elige cinco cartas con las que pretende expresarlo y se las pasa al compañero.

El que recibe las cinco cartas con las cinco palabras, escribe en una hoja lo que él cree que le quiere decir el compañero que le pasó las cartas.Enseguida pide todo el naipe; piensa un mensaje, selecciona cinco cartas que expresen dicho mensaje y se las pasa a su vecino (siempre de izquierda a derecha). Por último, copia en una hoja lo que quiso decir.Así, sucesivamente van haciendo los restantes participantes. Terminada la entrega de los mensajes, se confronta lo que cada uno quiso decir y lo que el vecino interpretó.

Se va haciendo en el mismo orden que se procedió para la entrega de los mensajes.Finalizado el ejercicio, el grupo discute sobre la utilidad de la dinámica, y se pueden sugerir algunas preguntas:1) ¿Hubo mensajes que lograron ser bien transmitidos y comprendidos? ¿Por qué?2) ¿Hay mucha diferencia en el sentido que le dan a las palabras?3) ¿Qué palabras dieron más lugar a equivocaciones o interpretaciones diversas?4) ¿Hay palabras que el grupo usa y que se pueden prestar para malentendidos al interior del grupo?

Ascendente

Horizontal Horizontal

Descendente

La comunicación Organizacional

FLUJO DE LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACION

FLUJO DE LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACION

Dentro de una empresa es indispensable que la comunicación fluya en distintas vías, desde un nivel jerárquico menor a uno más alto, así como hacia los niveles jerárquicos de los lados. en caso de que en la organización solamente fluya la información del nivel jerárquico superior a uno inferior, existirán problemas de comunicación de gran impacto en la organización.

COMUNICACIÓN DESCENDENTE

Dentro de la comunicación descendente los principales medios utilizados para el proceso de comunicación están vía mando (instrucciones de forma oral al personal) se presenta: a través de los discursos, reunión con el personal, vía telefónica. En cuanto a la comunicación vía escrita los medios más utilizados son:Memorándum, Cartas, Informes, Manual de operaciones, Folletos, Reportes, entre muchas más.

COMUNICACIÓN ASCENDENTE

La información fluye de niveles inferiores a niveles de jerarquía superior. Desgraciadamente el flujo de la información en esta vía de transmisión no siempre llega a los niveles más altos de forma completa y objetiva, ya que conforme va ascendiendo la información los receptores van mediando el impacto del contenido, sobre todo si se trata de informes o noticias negativas o no esperadas por la gerencia o la administración.

COMUNICACIÓN DESCENDENTE

Los medios más utilizados para la transmisión de la información de forma ascendente son:Reunión periódicaEntrevista personalizadaCírculo de CalidadVía telefónicaA través de encuestasSistema de quejas y sugerencias (Buzones, cartas y mensajes a la administración).

COMUNICACIÓN CRUZADADentro de este tipo de flujo de comunicación se considera a la información de dirección horizontal (aquella que se presenta entre niveles similares de jerarquía dentro de la organización) y el conocido “flujo diagonal” (el flujo diagonal se presenta cuando las partes que intervienen en el proceso de comunicación forman parte de niveles jerárquicos diferentes y no establecen una relación de dependencia entre ellas).

COMUNICACIÓN CRUZADALa finalidad principal de la comunicación cruzada es incrementar la velocidad en la transmisión de la información, mejorar la comprensión de la información que se transmite y la coordinación de los esfuerzos para lograr cumplir con los objetivos de la empresa.

Cada quien tiene una percepción del mundo como lo ve, como lo entiende.

La palabra convence pero el ejemplo arrastra

Consideramos que es obvio que nos entienden

El lenguaje del “no”, no le provoca un tintico, no se va a ir, etc.

La comunicación asertiva


Leer 16%

Escribir 9%

Escuchar 40%

Hablar 35%

Comunicación efectiva

Para que nos comprendan, es necesario hacer preguntas inteligentes.

Tipos de preguntas desde la perspectiva de su “calidad” o “inteligencia”

Cuando uno no sabe para donde va, cualquier bus le sirve


Cómo creamos un equipo de trabajo colaborativo?

Los directivos pueden fomentar el tipo de debate sustantivo sobre diferentes asuntos que lleven a una mejor toma de decisiones, así:

1.- Se debe formar un equipo heterogéneo

Incluyendo diferentes edades, sexos, antecedentes funcionales, y experiencia sectorial.

Si todos los participantes en reuniones ejecutivas tienen el mismo aspecto y hablan igual, entonces hay muchas probabilidades de que también piensen igual

2.- Reunirse como equipo con frecuente regularidad.

Si los miembros del equipo no se conocen bien entre ellos, tampoco conocerán la postura de los demás sobre asuntos comunes, con lo que se merma su capacidad de discutir eficazmente.

La interacción frecuente crea la confianza mutua y la familiaridad entre los miembros del equipo necesarias para crear desacuerdo

3.- Animar a los miembros del equipo a asumir papeles que van más allá de sus responsabilidades

Abogados del diablo, visionarios y ejecutivos orientados a la acción pueden trabajar juntos para asegurar que se cubren todos los frentes de un asunto

Aplicar múltiples actitudes a cualquier asunto

Pruebe con la representación de papeles, poniéndose en los zapatos de sus competidores, o llevando a cabo juegos de guerra. Tales técnicas crean nuevos puntos de vista y vinculan a los miembros del equipo, estimulando el interés por la solución de problemas.

Gestionar activamente el conflicto

No permita que el equipo se avenga a soluciones demasiado deprisa o demasiado fácil. Identifique y trate la apatía desde el principio, y no confunda una falta de conflicto con un acuerdo.

Con frecuencia, lo que se produce después del consenso es una falta de interés

El mundo empresarial cambia

Los empleados recibían ordenes

Centralización Vs. Descentralización

Estandarización rígida Antigüedad significaba status Motivación externa Recibir Éxito Olvídese del Cambio

Los equipos toman decisiones

Organizaciones descentralizadas con información centralizada

La creatividad genera progreso

Automotivación Dar Importancia La palabra es renovación

Education

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