Fundamentos administrativos y de personal

FUNDAMENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE PERSONAL

TEMA 1PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACION

• Introducción a la administración• Teorías administrativas mas importantes y

sus principales enfoques

¿Qué es Administración?

¿Qué es administrar?

Introducción y Evolución del Pensamiento Administrativo



Según: Peter Drucker:

La administración es la actividad mas importante de nuestra sociedad.

La administración es una actividad central en nuestra civilización.

Según: Terry:

Administrar, implica el logro de objetivos por parte de personas que aportan sus mayores esfuerzos de acuerdo con acciones preestablecidas




Según. J. D. Mooney:

La administración es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana.

Según. Koontz y O’Donnell:

Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar los objetivos, fundada en su habilidad de conducir a sus integrantes.




Henry Fayol define el acto de administrar como:

“Planear, Organizar, Dirigir, Coordinar y Controlar.”

Esto constituye el llamado PROCESO ADMINISTRATIVO, presente en cualquier actividad del administrador y en cualquier nivel o área de actividad de una empresa.




Es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas, a través del proceso administrativo.

Es el proceso de realizar actividades y terminarlas eficientemente con y por medio de otras personas.

En función de estas definiciones, podemos decir, que la administración es una de las actividades humanas más importantes, ya que coordina el esfuerzo grupal del cual depende el desarrollo de todas las organizaciones.



¿Qué tienen en común todas estas definiciones?

Proceso: Son las funciones más representativas del trabajo administrativo

Objetivos: El fin de la administración es alcanzar los objetivos organizacionales.

Recursos: La administración implica el adecuado manejo de los recursos de la organización

Trabajo en equipo: La administración es una tarea de coordinación de actividades que encauzan el esfuerzo individual y colectivo.



¿Falso o verdadero?La administración no se aplica en organizaciones sin fines de lucro, como una iglesia.

Todos somos administradores.

La administración es intuitiva, se basa sólo en la experiencia y no en el conocimiento científico.



(F)

(V)

(F)

El proceso administrativoPlaneación: Incluye la selección de misiones y objetivos y las acciones para lograrlos; requiere tomar decisiones constantemente.

Organización: Implica establecer una estructura organizacional de los papeles que deben desempeñar las personas en una organización.

Integración de personal: Se necesita identificar los requerimientos de la fuerza laboral.

Dirección: Consiste en influir sobre las personas que contribuyan a la obtención de las metas de la organización y el grupo.

Control: implica medir, corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes (planes y metas).



Administración:

¿Ciencia o Arte?

¿Qué cree usted?



Administración:¿Ciencia o Arte?La administración, al igual que otras actividades o disciplinas como la composición musical, el béisbol, puede ser considerado como un arte, porque consiste en hacer las cosas de acuerdo con el contexto de una situación.

Sin embargo, los administradores pueden trabajar mejor utilizando el conocimiento organizado. Es este conocimiento el que la convierte en ciencia y, como ciencia, aplica el método científico al desarrollo del conocimiento.



Administración:¿Ciencia o Arte?En conclusión, la práctica es un arte, el conocimiento en que se sustenta la práctica es ciencia . Debe tenerse presente que, en este contexto, ciencia y arte no son excluyentes, sino complementarios.

Es necesario recordar que la administración es una ciencia “no exacta”.



Teorías Administrativas mas importantes y sus principales

enfoques

A continuación vamos a analizar la evolución de la Teoría General de la Administración mediante el estudio de los diversos enfoques y teorías que son desarrollado a partir de los estudios de Taylor, hasta llegar a las tendencias para el siglo XXI.



¿Qué es la Teoría Administrativa?

La Teoría General de la Administración (TGA) es la base para el desarrollo del trabajo administrativo en las organizaciones.

La evolución de la TGA se ha vuelto obsoleta en muchos conceptos, pero también ha reafirmado otros.

En una sociedad de organizaciones la administración es indispensable para que se desarrollen y contribuyan a mejoramiento de la misma.

Por lo tanto el estudio de la TGA se vuelve trascendental.

Es el campo de conocimiento humano que se ocupa del estudio de la administración en general, sin preocuparse de distinguir si su aplicación se lleva a cabo en las organizaciones lucrativas (empresas) o en las no lucrativas.

La TGA se ha desarrollado a través de los años, llegando a su complejo estado actual.



Cinco Variables Básicas de la TGA




Tareas

Personas

Ambiente

Estructuras

Tecnología

Orígenes de la administración




Para el desarrollo de la administración, fue notable la influencia de:– Filósofos (antiguos y modernos).– La Iglesia Católica.– La organización militar.– Revolución Industrial.– Economistas liberales.– Pioneros industriales y empresarios.






4000 A.C.

2600 A.C.

2000 A.C.

Reconoce la necesidad de planear, organizar y controlar.Descentralización en la organización.

Reconocimiento de la necesidad de órdenes escritas.Uso de la consultoría (Staff)



17761776

Máquina de vaporJames Watt

Máquina de vaporJames Watt

Producción

(artesanal - industrial)

Producción

(artesanal - industrial)

Cambio en estructura social y comercial de la época

Cambio en estructura social y comercial de la época

Fusión de pequeños talleres

Disminución de costos Automatización de tareas

Aumento de la demanda Jornadas de 12 ó 13 hrs. Condiciones ambientales peligrosas e insalubres.

Fusión de pequeños talleres

Disminución de costos Automatización de tareas

Aumento de la demanda Jornadas de 12 ó 13 hrs. Condiciones ambientales peligrosas e insalubres.

La revolución industrial

Antecedentes de la Teoría Administrativa

Es hasta el siglo XX que surge la moderna teoría de la administración:

– Frederick Taylor: ADMINISTRACION CIENTIFICA.

– Henry Fayol: ADMINISTRACION GENERAL E INDUSTRIAL.

– A Taylor y Fayol se les considera los “padres de la administración”.



Teoría Científica de la Administración



Administración Científica

Taylor se concentra en sus principios de administración científica.

Aplica el método científico para mejorar los métodos de producción en el taller, principalmente a través de estudios de tiempos y movimientos.

Taylor fue el precursor de la denominada escuela cuantitativa o matemática.

Se basó en la concepción del “hombre económico” (sólo busca satisfacer sus necesidades).



Administración Científica

Taylor planteó 4 principios para conseguir la iniciativa, el trabajo arduo, la buena voluntad y el ingenio del trabajador:

1. Estudiar cada tarea creando una “ciencia” de ella para hacerla mejor.

2. El trabajador debe ser bien seleccionado y adiestrado.

3. El personal directivo debe colaborar con los trabajadores para que el trabajo se haga según su “ciencia” (sistema de control).

4. División del trabajo y responsabilidades entre los trabajadores y administradores.





F. Taylor1856-1915

Carl Barth1860-1939

Henry Gantt1861-1919

H. Emerson1853-1931

Frank Gilbreth1868-1924

Lilian Gilbreth1878-1961

Principales representantes de la administración científica

ADMINISTRACION CIENTIFICA

¿Cuáles son algunas debilidades de este enfoque?

Los autores de la administración científica fueron los precursores de la Teoría General de la Administración y sus principales aportaciones tienen vigencia hasta nuestros días. Sin embargo han sido criticados por las razones siguientes.

1. Su mecanicismo: estudiaban las tareas específicas de cada trabajo sin considerar al operario (visto como parte de la máquina).

2. Especialización excesiva del trabajo: estrés, aburrimiento y desmotivación.

3. Enfoque incompleto de la organización: considerada un sistema cerrado (aislada del ambiente que la rodea).



Principales aportes de la administración científica

1. Concepto de administración como ciencia

2. Concepto de eficiencia.

3. Estudio de tiempos y movimientos

4. División del trabajo y especialización

5. Producción en serie

6. Pago mediante incentivos y premios

7. Estandarización

8. Supervisión de funciones

9. Principios de administración científica (Planear, Preparación, Control, ejecución)



Teoría Clásica de la Administración



Administración Clásica

El fundador de esta teoría fue HENRI FAYOL, en el año de 1916.

La Teoría Clásica de la administración fue la respuesta europea a la administración científica.

Fayol aplica principios que se relacionan más con la administración superior, que con el taller.

Su escuela es la del “proceso administrativo” (conjunto de actividades que hace un administrador).

Se caracterizaba por el “énfasis en la estructura que la organización debería tener para ser eficiente”.

Fayol consideraba que la eficiencia es el fruto de un esfuerzo colectivo.

Veía a la organización como un todo.




Fayol plantea seis funciones de cuya interrelación y eficiencia depende la buena marcha de la organización:

1. Operaciones técnicas: producción, fabricación y transformación.

2. Operaciones comerciales: compras, ventas y cambios.

3. Operaciones financieras: obtención y ampliación de capitales.

4. Operaciones de seguridad: Protección de bienes y personas.

5. Operaciones de contabilidad: inventarios, balances, costos y estadísticas.

6. Operaciones administrativas: previsión, organización, dirección, coordinación y control.




Fayol fue el primero en tratar de encontrar, sistemáticamente, algunos principios generales de la labor de los gerentes.



Enfoque global y universal de la empresa

Desplazó la visión analítica y concreta de Taylor

Desplazó la visión analítica y concreta de Taylor

Esto lo sintetizo en catorce principios:

INVESTIGACION EN CASA

Enviar un informe escrito por e-mail con los catorce (14) principios de Henry Fayol.



Criticas a la Teoría de la Administración Clásica

Se ha considerado que esta teoría es poco formal al carecer de experimentación y comprobación de sus hipótesis, al igual que la administración científica.

Simplificaba en demasía el estudio de la organización, racionalizándolo casi sin tomar en cuenta el elemento humano en el contexto de la organización como un sistema cerrado.



Principales aportes de la administración científica

• Proceso administrativo: Este concepto surge como una integración de las funciones de

planeación, organización, dirección, coordinación y control.

• Funciones organizacionales: Los autores dividen estas funciones en administrativas, técnicas,

comerciales, financieras, contables y de seguridad.

• Conceptos de organización formal e informal: Estos conceptos diferencian claramente el

estudio de la administración.

• Principios de administración: Los principios que destacan son: el espíritu de equipo, la

disciplina, la autoridad y la responsabilidad.

• Concepto de línea y staff: Se establece la existencia de órganos de asesoría o staff dentro de

la empresa, mismo que tienen autoridad dentro de la “línea formal de mando”.



Evolución de la teoría administrativa



1903 Teoría de la administración científica

1909 Teoría de la burocracia

1916 Teoría Clásica (organización formal)

1932 Teoría Relaciones Humanas (organización informal)

1947 Teoría Estructuralista (análisis intra e interorganizacional)

1951 Teoría de Sistemas


• Evolución de la teoría administrativa


1953 Enfoque socio técnico (Administración de la tecnología)

1954 Teoría neoclásica (enfoque ecléctico)

1957 Teoría del comportamiento (estilos de administración)

1962 Desarrollo Organizacional (cambio organización)

1972 Teoría Situacional (contingencial)

TEMA 2La Empresa

• Definición• Sentido económico• Carácter jurídico• Ciclo de vida de la empresa• Clasificación de las empresas

El presente tema tiene como objetivo conocer detenidamente las generalidades sobre La Empresa, diferenciar los tipos de empresa existentes de acuerdo con los criterios aquí proporcionados, conocer las diferentes clasificaciones así como los diferentes tipos de recursos con los que puede contar una empresa.

Introducción

TEMA 2LA EMPRESA

Organización y empresa.

Una organización es un conjunto de personas que emplean unos medios materiales para conseguir un fin común.

Las organizaciones se pueden clasificar de muchas formas. Si se emplea como criterio de clasificación el número de sus componentes, tendremos organizaciones pequeñas, medianas y grandes. También se pueden clasificar por el fin que persiguen. Así, tendríamos las que persiguen un beneficio económico en su actividad, como una sociedad anónima, y las que no persiguen un beneficio económico.

Con la palabra organización también se describe la forma en que se han de ordenar los medios humanos y materiales de que se dispone para conseguir mejor el fin.

Una misma palabra (organización) se puede emplear para hablar de una organización (empresa) o de las reglas de funcionamiento de esa misma organización (lo que es organizar).

Introducción

TEMA 2LA EMPRESA

Concepto de empresa.

Partiendo del hecho de que la empresa es una comunidad de trabajo, se deducen las siguientes características de la empresa:

o Asociación de personas; o Unidad de propósitos; o Lealtad entre los integrantes de la empresa; o Subordinación de los valores económicos a los de orden.

Se puede definir a la Empresa como: “Grupo Social en el que, a través de la administración del capital y el trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad.”

En definitiva, de entre las muchas posibles definiciones de empresa, de diferentes autores, Samuelson, Schneider y McNamara, coinciden en los siguientes términos:

“La empresa es una manifestación de trabajo colectivo, un conjunto de esfuerzos armonizados para la realización de un fin común.“

Definición

TEMA 2LA EMPRESA

Sentido económico.

En sentido económico la empresa es un conjunto de medios humanos y materiales que, a través de la producción y de la presentación de servicios busca la obtención de beneficios. En un sentido económico especifico, la empresa se define como la unidad de producción o cambio basada en el capital y que persigue la obtención de beneficios, mediante la explotación de riquezas de la publicidad, de crédito o de cualquier otro medio.

Carácter jurídico.

De acuerdo con el articulo 25 del código de comercio colombiano, “Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios”

Definición

TEMA 2LA EMPRESA

La empresa como cualquier organismo viviente, pasa por una serie de etapas de desarrollo, mas o menos largas, conocidas como el ciclo de vida de una empresa.

1. Nacimiento

Se inicia en el instante mismo en que las personas comienzan a desarrollar sus actividades, las maquinas y los equipos a operar.

2. Crecimiento, Juventud y expansión

Cada unidad de producción constituye un todo orgánico cuyo crecimiento es posible en la mayoría de los casos.

3. Madurez

En esta etapa la empresa ha llegado a ocupar una posición relativamente estable en el mercado.

4. Declinación

Una de las características de esta etapa es la perdida de participación en el mercado y el debilitamiento en cuanto a su situación financiera.

5. Liquidación

Constituye la ultima etapa del ciclo de vida de la empresa. En este momento desaparecen todos los factores favorables que la mantenían operando.

Ciclo de vida de la empresa

TEMA 2LA EMPRESA

1. Por su actividad o giro: Las empresas pueden clasificarse de acuerdo a la actividad que desarrollan en:

a. Industriales: La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas. Estas a su vez se clasifican en: • Extractivas. • Manufactureras.

b. Comerciales: Son intermediarios entre el productor y el consumidor, su función primordial es la compra - venta de productos terminados. Se pueden clasificar en : • Mayoristas.• Menudeo. • Minoristas o Detallistas.• Comisionistas.

c. Servicios: Como su nombre lo indica son aquellos que brindan servicio a la comunidad y pueden tener o no fines lucrativos. Se pueden clasificar en: Servicios públicos varios ( comunicaciones, energía, agua ); Servicios privados varios (servicios administrativos, contables, jurídicos, asesoría, etc.); Transporte (colectivo o de mercancías); Turismo; Instituciones financieras; Educación; Salubridad (Hospitales); Finanzas y seguros.

CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS

TEMA 2LA EMPRESA

2. Según el origen del capital: Dependiendo del origen de las aportaciones de su capital y del carácter a quien se dirijan sus actividades las empresas pueden clasificarse en:

a. Públicas: En este tipo de empresas el capital pertenece al Estado y generalmente su finalidad es satisfacer necesidades de carácter social. Las empresas públicas pueden ser las siguientes:

o Centralizadaso Desconcentradaso Descentralizadaso Estataleso Mixtas y Paraestatales

b. Privadas: Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y su finalidad es 100% lucrativa.

o Nacionaleso Extranjeroso Trasnacionales


TEMA 2LA EMPRESA

3. Según la magnitud de la empresa: Este es uno de los criterios más utilizados para clasificar a las empresas, el que de acuerdo al tamaño de la misma se establece que puede ser pequeña, mediana o grande. Existen múltiples criterios para determinar a que tipo de empresa pueden pertenecer una organización, tales como:

a. Financiero: El tamaño se determina por el monto de su capital.

b. Personal Ocupado: Este criterio establece que una empresa pequeña es aquella en la que laboran menos de 250 empleados, una mediana aquella que tiene entre 250 y 1000, y una grande aquella que tiene más de 1000 empleados.

c. Ventas: Establece el tamaño de la empresa en relación con el mercado que la empresa abastece y con el monto de sus ventas. Según este criterio una empresa es pequeña cuando sus ventas son locales, mediana cuando son nacionales y grande cuando son internacionales.

d. Producción: Este criterio se refiere al grado de maquinización que existe en el proceso de producción; así que una empresa pequeña es aquella en la que el trabajo del hombre es decisivo, es decir, que su producción es artesanal aunque puede estar mecanizada; pero si es así generalmente la maquinaria es obsoleta y requiere de mucha mano de obra. Una empresa mediana puede estar mecanizada como en el caso anterior, pero cuenta con más maquinaria y menos mano de obra.

Por último, la gran empresa es aquella que esta altamente mecanizada y/o sistematizada.


TEMA 2LA EMPRESA

TEMA 3Planeación

• Concepto• Objetivos o metas estratégicas• Tipos de planes• Pasos para la formulación de un plan

estratégico

La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización. - Agustín reyes Ponce -

Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define el problema, se analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas. - José Antonio Fernández Arena –

Es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro. Generalmente el proceso de planeación consiste en considerarlas diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor. - Robert N. Anthony -

CONCEPTO

TEMA 3PLANEACION

Importancia de la planeación

• Propicia el desarrollo de la organización al establecer métodos de utilización racional de los recursos.• Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.• Prepara a la organización para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.• Mantiene una mentalidad futurista teniendo mas visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.• Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos.• Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.• Maximiza el aprovechamiento del tiempo y de los recursos, en todos los niveles de la organización.

CONCEPTO

TEMA 2PLANEACION

Elementos del concepto Planeación:

• Objetivo: El aspecto fundamental del planear es determinar los resultados deseados (¿Qué es lo que se quiere?).

• Cursos alternativos de acción: Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción o estrategias, para conseguir los objetivos.

• Elección: La planeación implica la determinación, el análisis y la selección, de la decisión más adecuada.

• Futuro: La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

CONCEPTO

TEMA 2PLANEACION

Características

La planeación se puede clasificar en informal y formal:

• La planeación informal se caracteriza porque no suele estar por escrito, y se

comparten poco o nada de los objetivos con otras personas de la organización. Esto describe la planeación en muchas empresas pequeñas; el dueño – administrador tiene una visión de a donde quiere ir, como llegar hasta allá y establece sus criterios de planeación en base a sus propias consideraciones. La planeación es general y carece de continuidad. Desde luego, existe planeación informal en algunas organizaciones grandes, y algunas organizaciones pequeñas tienen planes formales muy avanzados.

• En la planeación formal, se formulan objetivos específicos que abarcan

determinado numero de años. Se formulan estos objetivos en forma escrita y se ponen a disposición de los integrantes de la organización.

CONCEPTO

TEMA 2PLANEACION

TIPOS DE PLANES

“Los planes son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse a futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.”

Los planes, en cuanto a su periodo establecido para la realización, se pueden clasificar en:

•Corto Plazo: Cuando se determinan para realizarse en un término menor o igual a un año.•Mediano Plazo: Su delimitación es en un periodo de uno a cinco años.•Largo Plazo: son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de cinco años.

CONCEPTO

TEMA 2PLANEACION

El Planeamiento Estratégico se viene aplicando desde los años 80´, en todos los rincones del mundo globalizado.

Es la “HOJA DE RUTA", la “carta de navegación” básica en todo tipo de empresa.

Definición: La planificación Estratégica es una herramienta por excelencia de la Gerencia Estratégica, consiste en la búsqueda de una o más ventajas competitivas de la organización y la formulación y puesta en marcha de estrategias permitiendo crear o preservar sus ventajas, todo esto en función de la Misión y de sus objetivos, del medio ambiente y sus presiones y de los recursos disponibles.

La planeación estratégica es la toma deliberada y sistemática de decisiones que incluyen propósitos que afectan o deberían afectar toda la empresa durante largos periodos. Es una planeación que incluye plazos mas largos, es mas amplio y se desarrolla en los niveles jerárquicos mas elevados de la empresa, es decir, en el nivel institucional.

PLANEACION ESTRATEGICA

TEMA 2PLANEACION

La planeación estratégica cumple seis etapas:

1.- Determinación de los objetivos empresariales.

2.- Análisis ambiental externo

3.- Análisis organizacional interno

4.- formulación de las alternativas estratégicas y elección de la estrategia empresarial.

5.- Elaboración de la planeación estratégica.

6.- Implementación mediante planes tácticos y operacionales.

PASOS PARA LA FORMULACION DE UN PLAN ESTRATEGICO

TEMA 2PLANEACION

PASOS PARA LA FORMULACION DE UN PLAN ESTRATEGICO

TEMA 2PLANEACION

Los administradores de los diferentes niveles de la jerarquía organizacional se ocupan de diferentes tipos de objetivos:

1.- El consejo de administración y los administradores de más alto rango participan más directamente en la determinación del propósito, misión y objetivos generales de la empresa, así como de los objetivos generales más específicos de las áreas de resultados clave.

2.- Los administradores de nivel intermedio, como el vicepresidente o el gerente de comercialización o producción, participan en el establecimiento de los objetivos de áreas de resultados clave, divisiones y departamentos.

3.- El interés básico de los administradores de nivel inferior es el establecimiento de los objetivos de departamentos y unidades, así como los de sus subordinados. Aunque los objetivos individuales, consistentes en metas de desempeño y desarrollo, aparecen al final de la jerarquía, también los administradores de niveles más altos deben fijarse objetivos de desempeño y desarrollo.

PROCESO DE ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y JERARQUÍA ORGANIZACIONAL

TEMA 2PLANEACION

Existen diferentes opiniones acerca de si una organización debe emplear los métodos descendente o ascendente en el establecimiento de objetivos.

• De acuerdo con el método descendente, los administradores de los niveles superiores determinan los objetivos de sus subordinados mientras que de acuerdo con el método ascendente son los subordinados quienes inician el establecimiento de objetivos de su puesto y los presentan a sus superiores.

• Los defensores del método descendente sostienen que la organización en su totalidad precisa de dirección mediante los objetivos empresariales dispuestos por el director general (junto con el consejo de administración).

• Los defensores del método ascendente sostienen por su parte que la dirección general debe recibir información de los niveles inferiores bajo la forma de objetivos. A demás, es probable que los subordinados se sientan altamente motivados por metas propuestas por ellos, y que por lo tanto su compromiso sea mayor.

METODOS DE ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y JERARQUÍA ORGANIZACIONAL

TEMA 2PLANEACION

TEMA 2PLANEACION

TEMA 4Organización

• Concepto• Principios• Organizaciones virtuales• Organización formal e informal• Proceso de la organización

La organización es un proceso encaminado a obtener un fin. Fin que fue previamente definido por medio de la planeación.

Organizar consiste en efectuar una serie de actividades humanas, y después coordinarlas de tal forma que el conjunto de las mismas actúe como una sola, para lograr un propósito común.

La organización es un producto humano y como tal, nunca sería perfecta, pero sí perfectible, es decir, susceptible de perfeccionarse.

Una definición de organización, de acuerdo con el tema, es: la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lograr la máxima eficiencia en la realización de planes y objetivos.

CONCEPTO

TEMA 4ORGANIZACION

Las principales guías para el establecimiento de una correcta organización son:• La organización debe ser una expresión de los objetivos.• La especialización individual, el desarrollo de funciones particulares

debe ser requeridas en lo posible.• La coordinación de personas y actividades y la unidad en el esfuerzo,

son propósitos básicos de la organización.• La máxima autoridad debe descansar en ejecutivo, el jefe más alto

con líneas claras de autoridad para cada uno dentro del grupo.• La definición de cada puesto, sus diferencias, autoridad,

responsabilidad y relaciones, deben ser establecidas por escrito y puestas en conocimiento, de todos los miembros del grupo.

• La responsabilidad del superior por lo que respecta a la actuación de sus subordinados, es absoluta.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN.

TEMA 4ORGANIZACION

Es esencial que las distintas unidades de organización se mantengan en proporción a su autoridad y responsabilidad.

• Toda organización deberá establecerse con un objetivo previamente definido y claro, incluyendo las divisiones que sean básicas al mismo.

• La responsabilidad siempre deberá ir acompañada por la autoridad correspondiente.

• La delegación de la autoridad deberá ser descendiente para su actuación.• La división del trabajo adecuada evitará duplicidad de funciones.• Cada empleado deberá ser responsable ante una sola persona.• No deberán ser responsables ante una misma persona más empleados de la

que ésta pueda supervisar eficazmente.• Las críticas a los subalternos, siempre que sea posible, deberán ser en

privado.• Debe estructurarse una organización lo más sencilla posible.• Ningún jefe puede invadir la esfera de acción que no le corresponda, ni ser

critico ni ayudante de otro a la vez.

LA AUTORIDAD COMO PRINCIPIO DE LA ORGANIZACIÓN.

TEMA 4ORGANIZACION

Es esencial que las distintas unidades de organización se mantengan en proporción a su autoridad y responsabilidad.

Organización formal• Organización formal significa casi siempre la estructura intencional de papeles en una empresa formalmente organizada.

• Sin embargo, describir una organización como “formal” no significa que hay algo inherentemente inflexible o indebidamente limitante en ella. Si el administrador organiza bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en el que el desempeño individual, tanto actual como futuro, contribuya con la mayor eficacia a alcanzar las metas del grupo.

• En las organizaciones más formales debe darse cabida a la discrecionalidad para aprovechar los talentos creativos y reconocer las preferencias y capacidades individuales.

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

TEMA 4ORGANIZACION

Organización informal• La organización informal se puede describir como una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal pero que se producen espontáneamente a medida que las personas se asocian entre si.

• Las organizaciones informales podrían conceptuarse como redes de alianza o esferas de influencia, que existen aunque no se hayan tomado en cuenta en el organigrama formal.

• Dentro de la organización existe el influjo de las presiones informales, que esta integrada por pequeños grupos de amistad, proximidad, tipo de trabajo, similitud de objetivos, etc.

• Estas estructuras particulares suelen no coincidir con los agrupamientos que se han asignado de manera formal. La imposición de una estructura formal y de canales de comunicación formal puede alterar gravemente la productividad y la cooperación.

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

TEMA 4ORGANIZACION

TEMA 5Dirección

• Concepto• Importancia• Principios• Toma de decisiones• Motivación• Comunicación• Liderazgo

• Dirección es la acción y efecto de dirigir (llevar algo hacia un término o lugar, guiar, encaminar las operaciones a un fin, regir, dar reglas, aconsejar u orientar). El concepto tiene su origen en el vocablo latino directĭo.

DEFINICION

TEMA 5DIRECCION

• La Dirección Empresarial es un proceso continuo, que consiste en gestionar los diversos recursos productivos de la empresa, con la finalidad de alcanzar los objetivos marcados con la mayor eficiencia posible.

• Esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia del administrador en la realización de los planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación.

• Es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.

CONCEPTO

TEMA 5DIRECCION

Los elementos del concepto son:

1. Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.

2. Motivación.

3. Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.

4. Comunicación.

5. Supervisión.

6. Alcanzar las metas de la organización.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO

TEMA 5DIRECCION

La dirección es trascendental por:

1. Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.

2. A través de ella se logran las formas de conducta mas deseables en los miembros de la estructura organizacional.

3. La dirección eficientemente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.

4. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.

5. A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

IMPORTANCIA

TEMA 5DIRECCION

a. De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.

b. Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio.

c. De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.

PRINCIPIOS

TEMA 5DIRECCION

d. De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos.

e. De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisión en relación con un conflicto, por insignificante que sea, pueda originar que este se desarrolle y provoque problemas no colaterales.

f. Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

PRINCIPIOS

TEMA 5DIRECCION

La responsabilidad mas importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.Una decisión puede variar en transcendencia y connotación. Sea cuales la decisión es necesario:

1. Definir el problema. Para tomar una decisión es básico definir perfectamente cual es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.

2. Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.

TOMA DE DECISIONES

TEMA 5DIRECCION

3. Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor numero posible de alternativas de solución, estudiar ventajas y desventajas que implican, así como la factibilidad de su implementación, y los recursos necesarios para llevar acabo de acuerdo con el marco especifico de la organización.– Análisis de factores tangibles o intangibles.– Análisis marginal.– Análisis costo efectividad.

4. Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la mas idónea para las necesidades del sistema, y la que reditúe máximos beneficios.– Experiencia– Experimentación– Investigación.

5. Aplicar la decisión. Consiste en poner en practica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo del misma.

TOMA DE DECISIONES

TEMA 5DIRECCION

La motivación es la labor mas importante de la dirección, a la vez que la mas compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados. Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, pero todas pueden agruparse en dos grandes tendencias:

Teorías de contenido.Teorías de aprendizaje o del enfoque externo.

Ambos tipos de teorías han sido de gran transcendencia en la explicación de la conducta organizacional, ya que a través de ellas se describe la razón por la cual los empleados son productivos, o lo que impulsa su conducta, a la vez que se aportan datos valiosos para mejorar dicha conducta.

MOTIVACION

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Teorías del contenidoEstas tratan de especificar lo que impulsa la conducta; también son conocidas como teorías de explicación interna; han sido las de mayor difusión, por ello se les llama también teorías tradicionales; explican la conducta con base en procesos internos.

Teorías del enfoque externoLlamadas también del aprendizaje o de la modificación de la conducta organizacional, parten del puesto de que la conducta observable en las organizaciones, así como sus consecuencias, son la clave para explicar la motivación; relacionan los efectos que ejerce el ambiente sobre la conducta de los individuos.

MOTIVACION

TEMA 5DIRECCION

La comunicación es un aspecto clave en el proceso de dirección.

La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.

El ejecutivo para poner en marcha sus planes, necesita sistemas de comunicación eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento del logro de los objetivos.

COMUNICACIÓN

TEMA 5DIRECCION

La comunicación consta de tres elementos básicos:

1. Emisor, en donde se origina la información.2. Transmisor, a través del cual fluye la comunicación.3. Receptor, que recibe y debe entender la información.

Cualquier mínima falla en esta red de comunicación implica la desvirtuaron de la información. Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicación, se mencionara su clasificación mas sencilla:

• Formal. Aquella que se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales.

• Informal. Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización.

COMUNICACIÓN

TEMA 5DIRECCION

Una buena comunicación implica la existencia de los siguientes requisitos:

1. Claridad. La comunicación debe ser clara; para ello, el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla, debe ser accesibles para quien va dirigida.

2. Integridad. La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperación necesaria para la realización de los objetivos.

3. Aprovechamiento de la organización informal. La comunicación es mas efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para suplir canales de información de la organización formal.

Requisitos de la comunicación efectiva.

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4. Equilibrio. Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados.

5. Moderación. La comunicación debe ser la estrictamente necesaria y lo mas concisa posible, ya que el exceso de información puede accionar burocracia e ineficiencia.

6. Difusión. Preferentemente, toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar solo a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo.

7. Evaluación. Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse periódicamente.

Requisitos de la comunicación efectiva.

TEMA 5DIRECCION

La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente.

Este termino se aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores aunque todo administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta función; por esto, de acuerdo con el criterio personal de las autores, se considera la supervisión, el liderazgo y los estilos de gerenciales, como sinónimos, aunque referidos a diversos niveles jerárquicos.

LIDERAZGO - SUPERVISION

TEMA 5DIRECCION

El liderazgo, o supervisión, es de gran importancia para la empresa, ya que mediante el se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos.

En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente estudiadas, y su importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerán:

La productividad del personal para lograr los objetivos.La observancia de la comunicación.La relación entre jefe-subordinado.La corrección de errores.La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina.

Por lo tanto, el liderazgo esta ligado con la supervisión y, de acuerdo con los diversos estilos de liderazgo que existan en la empresa, variara el grado de eficiencia y productividad dentro de la misma.

LIDERAZGO - SUPERVISION

TEMA 5DIRECCION

TEMA 5Control

• Introducción• Definición• Elementos del concepto• Requisitos de un buen control• Importancia• Elementos• Áreas funcionales de la empresa

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

INTRODUCCION

TEMA 5CONTROL

A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:

Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

DEFINICIÓN

TEMA 5CONTROL

También hay otras connotaciones para la palabra control:

• Comprobar o verificar;• Regular;• Comparar con un patrón;• Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);• Frenar o impedir.• Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones

incompletas del control, quizás definidas en un modo subjetivo y de aplicación; en definitiva, debe entenderse el control como:

• Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso

de administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.

DEFINICIÓN

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• Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.

• Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

• Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

• Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO

TEMA 5CONTROL

• Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o dirección.

• Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.

REQUISITOS DE UN BUEN CONTROL

TEMA 5CONTROL

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

• Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

• Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

• Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

TEMA 5CONTROL

• Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. El principal objetivo de una organización debería ser “agregar valor” a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.

• Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

TEMA 5CONTROL

• Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:

– Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.

– Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.

– Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un productos determinado, entre otros.

– Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.

ELEMENTOS DEL CONTROL

TEMA 5CONTROL

• Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

• Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.

• Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

ELEMENTOS DEL CONTROL

TEMA 5CONTROL

AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

Las áreas de actividad, conocidas también como áreas de responsabilidad, funcionales, departamentos o divisiones, están en relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas áreas comprenden actividades, funciones y labores homogéneas. La efectividad de una empresa no depende del éxito de un área funcional específica; sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales, mismas que son las siguientes, generalmente una empresa consta de al menos 5 áreas funcionales básicas de trabajo.

Área de Mercadeo o Mrcadotecnia Área de Produccion Área de Administración y Operaciones Área de producción Área de finanzas

AREA DE MERCADEO

• Es el área que se encarga de canalizar los bienes y servicios desde el producto hasta el consumidor o usuario final. Entre las funciones de mercadeo podemos mencionar:

• la investigación de mercado• el plan de mercadeo• el presupuesto de mercadeo• la determinación del empaque• envase• etiqueta y marca• la distribución y venta de los productos• la determinación del precio de los artículos la publicidad y la

promoción.

AREA DE PRODUCCION

• Es el área encargada de trasformar la materia prima en productos y servicios terminados, utilizando los recursos humanos, económicos y materiales (herramientas y maquinaria) necesarios para su elaboración. Entre las principales funciones del área de producción:

el mantenimiento y reparación de maquinaria o equipo.

el almacenamiento de materia prima.

producto en proceso.

producto terminado .

control de calidad.

AREA DE FINANZAS

• Es el área que se encarga del optimo control, manejo de recursos económicos y financieros de la empresa, esto incluye la obtención de recursos financieros tanto internos como externos, necesarios para alcanzar los objetivos y metas empresariales y al mismo tiempo velar por que los recursos externos requeridos por la empresa sean adquiridos a plazos e intereses favorables. Entre las principales funciones del área de finanzas:

• Tesorería• Contraloría

AREA DE RECURSOS HUMANOS

Es el área encargada de la dirección eficiente y efectiva del recurso humano de la

empresa. Dentro de las principales funciones de esta área, se pueden mencionar:

• Reclutamiento y selección de personal capaz, responsable y adecuado a los puestos de la empresa

• la motivación• capacitación y evaluación del personal• el establecimiento de un medio ambiente agradable para el desarrollo de las

actividades.

La responsabilidad global del desarrollo eficiente de las actividades empresariales

en estas cuatro áreas, es exclusiva del empresario ya que es él quien tiene que

dar el ejemplo y trabajar con responsabilidad y empeño para que se cumplan los

objetivos planificados, y motivar al personal a participar activamente en el

crecimiento y desarrollo empresarial

Education

Fundamentos administrativos y de personal