TRABAJO FINAL

MARIBEL MENDEZ ORTEGA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

QUINDIO

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

PRESENTACION EN POWER POINT

TEMA: ¿ CUAL ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL, COMO ARCHIVISTA, CUAL ES MI PROPUESTA DE

CAMBIO CON LO APRENDIDO EN EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA?

MARIBEL MENDÉZ ORTEGA

MARTHA LILIANA SABOGAL ALDANA

LICENCIADA EN TECNOLOGIA EDUCATIVA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

QUINDIO

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

INTRODUCCIÓN

Este trabajo fue realizado con el fin de dar a conocer los conceptos de gestión documental, sus definiciones y conceptualización.

Para que se tome conciencia de la importancia que tienen los mismos, cuando son implementados de la forma correcta, trayendo

consigo muchas ventajas y eficiencia en los diferentes procesos que se realizan a diario en las empresas.

OBJETIVOS GENERALES

Fortalecer a los usuarios sobre conceptos y terminologías acerca de la gestión documental, para así contribuir y ampliar

sus conocimientos acerca del tema.

Involucrar a las empresas, para que le den la importancia que se merece el tener un archivo organizado de acuerdo a la

ley vigente.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Analizar posibles soluciones para implementar la organización de los archivos de acuerdo a las indicaciones de la ley

594 del 2000.

Establecer las causas que traería el no tener un archivo organizado de una empresa.

Conocer las grandes ventajas que traen los archivos organizados a una empresa.

EN QUÉ CONSISTE LA GESTIÓN

DOCUMENTAL

Se define como el conjunto de actividades

administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la

documentación producida y recibida, por las

entidades desde su origen hasta su destino

final con el objeto de facilitar su utilización y

conservación.

http://www.onegolive.com/que-es-gestion-

documental-empresas.aspx

http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y

CONCEPTUALIZACIÓN DEL

PROCESO

La ley 594 de 2000 en su articulo 22, la

gestión de documentos dentro del archivo

total, comprende:

PROCESOS: producción, recepción,

distribución, tramite, organización,

consulta, conservación y disposición final

de los documentos.

http://www.youtube.com/watch?v=kFIf7H_gnf8

PROCESOS ARCHIVISTICOShttp://archivisticacolombia.blogspot.com/p/organizacion-

del-conocimiento.html

PRODUCCIÓN

RECEPCIÓN

DISTRIBUCIÓN

TRAMITE

ORGANIZACIÓN

CLASIFICACIÓN

ORDENACIÓN

DESCRIPCIÓN

PRODUCCIÓN: Generación del documento de

las instituciones en cumplimiento de funciones,

comunicaciones oficiales, documentos normativos,

documentos contractuales.

RECEPCIÓN: Conjunto de operaciones de

verificación y control que una institución debe

realizar, aquí se radican las comunicaciones

oficiales en soporte físico o electrónico.

DISTRIBUCIÓN: se relaciona con el flujo de los documentos al interior y el

exterior de la entidad (personal, fax, correo tradicional, correo electrónico,

apartado aéreo, tramite en línea, pagina web, otros).

TRAMITE: curso del documento desde su producción o recepción hasta el

cumplimento de su función administrativa.

ORGANIZANIZACIÓN: conjunto de acciones orientadas a la clasificación,

ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte

integral de los procesos archivísticos.

CLASIFICACIÓN: procedimiento archivístico mediante el cual se

identifican las sedes documentales de acuerdo con la estructura orgánico-

funcional de la entidad.

ORDENACIÓN: ubicación física de los documentos dentro de las

respectivas sedes documentales.

DESCRIPCIÓN: es el proceso archivístico de análisis de los documentos

de archivo o de sus agrupaciones que permite su identificación, localización y

recuperación para la gestión de la investigación.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

¿QUE SON LAS TRD?

Son un instrumento archivístico

que permiten la normalización

de la gestión documental y a

institucionalización del ciclo

vital del documento en sus

diferentes fases.

Actúa en las entidades como

regulador de las decisiones en

materia documental, y puede

ayudar a definir o no la

necesidad de utilización. http://www.youtube.com/watch?v=XVhJ2Lo0eNE

LA RETENCION DE DOCUMENTOS: es el aplazo en términos de tiempo en el

que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal

como se consigna en la tabla de retención.

“ la organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes,

valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de

ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta,

transferencia o disposición final”.

http://www.archivosbeeche.com/que-ventajas-existen-en-digitalizar-y-almacenar-documentos-

207/

CONCLUSIONES

Se puede determinar que si un archivo es organizado de una forma correcta el

trabajo es eficiente en las diferentes actividades.

La calidad de la prestación de un servicio de una empresa, se debe a la buen

manejo de la documentación en la misma.

BIBLIOGRAFIA

Servicio al cliente pagina 08 https://www.google.com.co/search?q=ciclo+vital+del+documento&tbm=isch&tbo=u&sou

rce=univ&sa=X&ei=PnqWUv_qDLOqsQTC_oCIAw&sqi=2&ved=0CDAQsAQ&biw=10

92&bih=513#facrc=_&imgdii=_&imgrc=IrGQJyRVuC8v7M%3A%3BZhgcp6dQP3bjmM

%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.monografias.com%252Ftrabajos71%252Fservicio-

cliente%252Fimage056.png%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.monografias.com%252Ftr

abajos71%252Fservicio-cliente%252Fservicio-cliente8.shtml%3B589%3B354

Gestión archivística

http://archivisticacolombia.blogspot.com/p/organizacion-del-conocimiento.html

Archivos Beeche S.Ahttp://www.archivosbeeche.com/que-ventajas-existen-en-digitalizar-y-almacenar-documentos-207/

ESCRITO PROPIO

Quiero dar las gracias, a la tutora por compartir con nosotros durante esta

asignatura, sus amplios conocimientos y gracias a la estrategia que

implemento, para dar a conocer los temas vistos durante la asignatura.

Pude aprender acerca de muchos conceptos que desconocía en mi

vocabulario, y la mejor experiencia fue compartir con mis compañeros a

través de los trabajos en grupo y foros, que nos permitieron conocer y

sentir muy de cerca, como si estuviéramos en un aula de clase, una vez

mas gracias profesora y compañeros por compartir sus conocimientos y

hacer parte de esta gran familia uniquindio.