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GESTION DOCUMENTAL II

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALComo instrumento archivístico

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Como instrumento archivístico

MELVA OLARTE CATELLANOS

Grupo 4

PROFESORA:LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAArmenia 12 de Septiembre de 2014

INTRODUCCIÓNLos sistemas de información para la gestión documental se han convertido en herramientas básicas para soportar el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o impresos que se envían y reciben en una organización, por ende toda entidad que manejan flujo documental esta en la obligación según la normatividad vigente de implementar un Sistema de Gestión Documental que le permita almacenar, gestionar y hacer seguimiento a toda la documentación que produce o recibe dicha entidad, con el fin de localizarla, recuperarla y compartirla, y si es el caso actualizarla, permitiendo una gestión más eficaz y eficiente. Por esta razón con el presente trabajo se pretende ahondar en el tema con el fin de Conocer aspectos generales acerca del tema Sistemas de Gestión Documental y Sistema Gestor de Archivos, dentro de las organizaciones.

OBJETIVO GENERAL

Reconocer los aspectos más importantes en la implementación de un Sistema de Gestión Documental

OBJETIVOS

Identificar las fases para la implementación de un Sistema Gestor de Archivos dentro de una organización.

Realizar una visita de campo que permita establecer el sistema de gestión documental implementado.

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización. Deben ser programas de gestión de bases de datos que dispongan de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.

REQUISITOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN

Al momento de implementar un Sistema de Gestión Documental se deben tener en cuenta los siguientes requisitos:

Fundamentales o básicos De entrada de documentos en el sistema. De indexación de documentos en el sistema. De almacenamiento de documentos. De búsqueda de documentos. De visualización de documentos. De modificación de documentos. De difusión de documentos. De integración con los demás sistemas tecnológicos de la entidad.

REQUISITOS FUNDAMENTALES O BASICOS

La escalabilidad: Disposición del sistema de desarrollarse o de crecer sin alterar la calidad en los servicios ofrecidos.

La tolerancia a fallos: el sistema debe tener la capacidad de seguir funcionando aunque se haya producido una avería en alguno de sus componentes.

Disponibilidad en múltiples plataformas de hardware con distintos sistemas operativos: permitiendo su administración local y remota a través de navegadores web. En este caso se debe evaluar la seguridad para evitar que otras personas puedan acceder y operar en sistema.

Que cuente con herramientas de desarrollo: preferiblemente en estándares abiertos y que cuenten con un excelente soporte técnico.

REQUISITOS DE ENTRADA DE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA

Que el sistema permita distintos dispositivos de entrada: como disco duro, CD-ROM, DVD, escáner -con OCR por zonas-, fax-módem, entre otros.

Que soporte distintos formatos de entrada (incluso multimedia) el sistema debe estar preparado para soportar nuevos formatos.

Que cuente con procedimiento automático de entrada masiva y control de errores

Requisito de indexación de documentos en el sistema

el sistema debe permitir indexación manual o automática y contar con capacidad para realizar resúmenes automáticos con un alto nivel de nivel de efectividad. También debe conocer los distintos criterios de indexación (pesos, frecuencias de aparición, lingüísticas, estadísticas, tesauros, entre otros).

REQUISITOS DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

Se debe comprobar que el sistema documental tenga la capacidad de:

almacenar documentos digitales por lo menos en su formato original, y en base a técnicas de comprensión avanzadas.

Que permita seguir una estructura jerarquizada de almacenamiento.

que pueda configurarse para ajustarla a la estructura de la entidad.

Que el sistema permita almacenar un gran volumen de datos, permitiendo dimensionar el sistema de ficheros y la base de datos utilizada.

Que permita definir backups o copias de seguridad periódicos de las bases de datos.

Que permita un sistema de almacenamiento de históricos, en base a criterios de expurgo.

REQUISITO DE BUSQUEDA DE DOCUMENTOS

:

Simultánea Jerarquizada Por atributos Por Título Tema Tipo de documento Fecha Autor Texto íntegro Lógicas Posicionales

búsqueda por palabras truncadas Variaciones singular/plural Sensible minúscula/mayúscula Tesauros Hipertextos Difusa (versiones extendidas de un

término), Lenguaje natural Distintas bases de datos distribuidas.

el sistema debe ser de implementar diferentes tipos de búsqueda como son:

El sistema debe contar con una buena visualización de documentos, que permite su búsqueda a través de navegador web, en el formato original, de forma simultánea por un gran número de usuarios

Debe permitir visualizar el resumen del documento y convertirlo si es necesario en otros formatos.

REQUISITOS DE VISUALIZACION DE DOCUMENTOS

REQUISITOS DE MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

El sistema debe permitir controlar las versiones de un documento, las modificaciones que se realicen en él y quienes lo realicen

REQUISITOS DE DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS

El sistema debe permitir el control de impresión de documentos consultados, el envío de los mismos en distintos soportes y formas (correo electrónico, fax-módem), así como la distribución a través de conexiones a redes. (Publicaciones por facebook, twitter, entre otros)

Puesto que existen muchas integraciones posibles es importante comprobar que el Sistema de Gestión Documental sea compatible con otras aplicaciones, plataformas de la organización, servidores y sistemas operativos.

REQUISITOS DE INTEGRACIÓN CON LOS DEMÁS SISTEMAS TECNOLÓGICOS DE LA

ENTIDAD.

FASES A TENER EN CUENTA PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA GENERAL

DE ARCHIVOPrimera fase: Definición del proyecto se debe contar con un equipo de trabajo que combine conocimientos en gestión de archivos y tecnologías de la información. Implica un estudio detallado de la organización: estructura orgánica, funciones, producción administrativa, servicios, entre otros. Del cual saldrá un documento de Análisis funcional en el cual deben quedar especificados los requerimientos que debe cumplir el programa.


DE ARCHIVO

Segunda fase: Diseño de la herramienta

En el diseño de la herramienta se deben seguir uno a uno los parámetros establecidos en el documento de Análisis funcional.


DE ARCHIVO

Tercera fase: Implantación

Se partirá de una migración de datos parcial el cual permitirá hacer un análisis a la herramienta. Es deseable aplicar un periodo de prueba en puestos estratégicos de la organización con el fin de comprobar si efectivamente la aplicación tiene todas las funcionalidades indicadas en el análisis funcional

.


DE ARCHIVO

Cuarta fase: Formación de usuarios

Se aconseja que el personal de la organización, ya que serán quienes en el futuro harán uso de la herramienta posean información a cerca del proyecto y participen activamente con aportes al respecto, lo que redundará en una mayor motivación para ellos y muy seguramente se obtendrá un programa mucho más completo.


DE ARCHIVO

Quinta fase: Explotación del Sistema

En la fase de implantación del sistema en toda la organización. Para este momento debe contar con todas las funcionalidades activadas e incorporados los fondos administrativos de la entidad.


DE ARCHIVO

Sexta fase: Acceso web

Esta es la ultima fase que se hará después de concluidas todas las fases anteriores y consiste en la Web donde se asegurará el acceso de los usuarios externos.

GENERALIDADES DE ACUERDO AL DECRETO 2609 DE 2012

EL Decreto 2609 de 2012 en el Artículo16 Generalidades del sistema de gestión documental dice que todas as entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita.

a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).


c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o

completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.

d) Garantizar la autenticidad de los documentos de

archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.

e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y Subseries.

ARTICULO 16


f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de

los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.

g) Preservar los documentos y sus agrupaciones

documentales, en series y Subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

ARTICULO 16

CARACTERISTICAS DE ACUERDO AL DECRETO 2609 DE 2012

Artículo 17. Características de los sistemas de gestión documental. La gestión adecuada de los documentos debe basarse en el desarrollo de las funciones de las Entidades Públicas, sus dependencias y funcionarios, así como en la normalización de sus procesos, procedimientos y manuales administrativos, de acuerdo con reglas específicas. Para lograr lo anterior es necesario que los sistemas de gestión de documentos respondan mínimo a las siguientes características.

a) Conformidad. Los sistemas de información, incluyendo los

sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades.


b) Interoperabilidad. Los sistemas de gestión documental

deben permitir la inte roperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes.

c) Seguridad. Los sistemas de gestión documental deben

mantener la información administrativa en un entorno seguro.

ARTICULO 17


d) Metadescripción. Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

e) Adición de contenidos. El sistema de gestión documental

debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.

f) Diseño y funcionamiento. La creación y captura de

documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.

ARTICULO 17


g) Gestión Distribuida. Los sistemas de gestión documental

deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental).

h) Disponibilidad y acceso. Un sistema de gestión de

documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.

ARTICULO 17


i) Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la

libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.

ARTICULO 17

TRABAJO DE CAMPO

Se visitaron dos entidades en las que se creía que por ser entidades estatales, debían cumplir con la normatividad vigente exigida por el archivo general de la Nación

Visita archivo Alcaldía municipio de Córdoba Quindío.

Visita Archivo Central de la Alcaldía del municipio de Armenia Quindío.

.

TRABAJO DE CAMPO

Visita archivo Alcaldía municipio de Córdoba Quindío.

En esta ocasión se tuvo la oportunidad de visitar el archivo del municipio de Córdoba donde la persona que nos atendió fue la señora Julieta Londoño, auxiliar de archivo, encargada de manejar todo el archivo del municipio.

Visita archivo Alcaldía municipio de Córdoba Quindío

Durante esta visita se pudo evidenciar que en la alcaldía de este municipio se maneja un sistema de gestión documental, basado mas en la experiencia de la persona que allí labora, pero que no cumple con la normatividad vigente establecida.


Están en proceso de digitalización de la información, pues tienen digitalizados solamente los documentos que ellos producen.

Tienen unas Tablas de Retención Documental desactualizadas y no manejan Tablas de Valoración Documental


El manejo de correspondencia lo hacen por medio de la Ventanilla Única Virtual por medio del uso de internet, donde el usuario puede registrarse y consultar en que estado se encuentra su solicitud.


Para la conservación de documentos digitales se hacen copias de seguridad.

La implementación del Sistema General de Archivo se encuentra en proceso de establecimiento.

VISITA ARCHIVO CENTRAL ALCALDIA DE ARMENIA

En esta entidad la información la recibí de parte de la señora Gloria Amparo García Vélez Coordinadora Archivo Central.Se realizó una encuesta por medio de la cual se establece que allí tampoco tienen un sistema de Gestión Documental establecido de acuerdo a la normatividad vigente




En esta institución se hacen copia de seguridad con el objetivo de preservar la documentación digital.

No se tiene la suficiente conocimiento acerca del sistema de gestión que manejan por parte de la persona encargada del archivo central

CONCLUSIONES En los departamentos de informática de las

empresas, es muy común que el personal informático desconozca que existen programas especialmente diseñados para ese tipo de documentos y tienden a imponer soluciones que no proporcionan a los documentalistas los instrumentos apropidos para su trabajo.

BIBLIOGRAFIA/ WEBGRAFIA http://

www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html

http://www.nxgsi.com/servicios-informaticos-jumilla-murcia/gestion-documental-empresa.html

ARIAS GONZÁLEZ, Luz Marina. Sistemas de gestión documental. Guía de estudio Sistemas de gestión documental II, Universidad del Quindío, 16 pàgs. 2014

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html








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