Gestión de proyectos Capítulo 3 procesos

Gestión de Proyectos – Estándar y Aplicaciones

Sergio Salimbeni, Alejandro Vera Pág. 1 de 16

Procesos

PROPÓSITO

Comprender el concepto de Proceso y la evaluación de su desempeño. Estudiar

los diferentes grupos de procesos dentro de la Gestión de Proyectos.

CONCEPTOS CLAVE

Proceso. Eficiencia. Eficacia. Efectividad o Productividad. Grupos de Procesos.

La triple restricción.

PROCESOS

INTRODUCCIÓN

Se define Proceso, a un conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o

de una operación artificial.

El Proceso Sistemático



El estandar se basa conceptualmente en un conjunto de procesos, y es por ello

que se debe estudiar qué es un Proceso, y de qué manera se puede analizar su

desempeño.

Entonces ¿qué se entiende por Sistemático? Simplemente que sigue o se ajusta

a un sistema, entendiendo por sistema a un método, ordenación o estructura sobre

una materia o conjunto de reglas relacionadas entre sí.

Una manera simple de estudiar los procesos, es verlo desde el punto de vista de

sus cuatro ciclos según los definió Walter Shewart1 en el año 1920, denominándolo

ciclo P.D.C.A. por sus siglas en inglés “Plan, Do, Check y Act” o sea, Planificar, Hacer,

Controlar y Actuar o corregir.

El ciclo PDCA es válido tanto para procesos de transformación como para

cualquier otro tipo de procesos en servicios.

Procesos PDCA

El concepto PDCA, proviene por sus siglas en inglés Plan, Do, check y Act

(Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) y se dice que es el mismo en todo tipo de proceso,

de la procedencia que fuere. Ya sea un proceso de fabricación, como el de una

selección de recursos humanos, este concepto es siempre aplicable.

1 Walter Andrew Shewhart, 1891 - 1967) fue un físico, ingeniero y estadístico estadunidense, a veces

conocido como el padre del control estadístico de la calidad.



Ilustración 1 - Ciclo PDCA

El concepto del ciclo PDCA, como se dijo anteriormente, es algo que está

presente en todas las áreas, sea en el medio profesional o particular, y es usado

permanentemente ya sea de manera formal o informal, consciente o

inconscientemente.

Cualquier actividad, sin importar lo simple o compleja que sea, se puede

representar y gestionar por medio de este concepto.

Pero ¿cuáles son esas cuatro fases presentes en todo proceso?

Como se ha dicho, según esta definición existen 4 fases: Planificar, Hacer, Verificar

y Actuar. Se explican a continuación cada una de ellas.

Plan (Planificar)

Planificar es establecer los objetivos y los pasos necesarios para alcanzar los

resultados predefinidos de acuerdo con los requisitos de los clientes y con las

políticas de la organización.

Do (Hacer)

Hacer, es el implementar, poner en funcionamiento, en práctica antes

planificado. La sucesión de distintas actividades dentro del proceso es la ejecución

del mismo.

Check (Verificar)

Se entiende por verificar el monitorear y “medir” las actividades y productos

entregables en relación con las políticas, objetivos y requisitos para los mismos,

registrando los resultados obtenidos. Este paso es de vital importancia para la

evaluación de desvíos respecto de lo planificado y su consecuente modificación y

mejora continua.

Act (Actuar)



Actuar es tomar las acciones necesarias para mejorar continuamente el

desempeño del proceso. Es este paso el que justamente luego de la Verificación

produce las correcciones necesarias para la mejora continua.

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS.

Eficiencia, Eficacia, Productividad o Efectividad e Índice de Productividad. Es

muy importante y útil también analizar el desempeño de cada proceso. Por este

motivo es que se va a desarrollar ahora tres conceptos fundamentales para dicho

fin:

Productividad.

Eficiencia de entrada.

Eficacia.

Dado cualquier tipo de proceso, se puede sintetizarlo en un cuadro de

transformación, el cual tiene diferentes recursos en su entrada, los cuales son

justamente ¨transformados¨, modificado, para entregar a sus salidas distintos

resultados, tanto sean bienes o servicios.

Se ilustra a continuación este proceso:

Recursos Planificados (RP)

Recursos Utilizados (RU)

Procesos

Salidas / resultados

Planificadas (SP)

Salidas / resultados Reales

(SR)

Ilustración 2 – Procesos

Elementos constitutivos de todo proceso

Entradas:

Materiales.

Humanos.



Tecnológicos.

Financieros.

Proceso:

Actividades que en conjunto transformarán las entradas disponibles en salidas

deseadas.

Salidas:

Productos

Servicios

Resultados

Tanto en las entradas como en las salidas existen recursos y resultados

planificados o esperados (teóricos), y finalmente los realmente utilizados y

obtenidos (reales).

Existen diversas definiciones, algunas de ellas contrapuestas respecto de estas

métricas.

Se propone aquí entonces las siguientes fórmulas para redefinirlas en forma

congruente.2

Se define entonces a la Productividad o Efectividad real, como las salidas o

resultados reales obtenidos respecto de los recursos o entradas realmente

utilizados, y se lo calcula de la siguiente manera:

Productividad (Rendimiento, Efectividad) = Sr /Rr.

Nótese la importacia en el resultado, respecto de las unidades, por ejemplo:

Cantidad de piezas / horas máquina; ventas / vendedor, Ciudadanos atendidos /

Hora, etc.

Por otra parte, se define como Eficacia, a la relación entre las salidas reales

respecto de las planificadas, y se lo obtiene del siguiente modo:

Eficacia = Sr / Sp.

2 Adaptación de Métricas, Sergio Salimbeni.



Nótese en este caso que el resultado no tendrá unidades métricas sino sólo valores

relativos, normalmente expresados en porcentual %.

Se define, por último, Eficiencia de Entrada, como la relación entre los recursos de

entrada reales respecto de los planificados, y se lo calcula de la siguiente forma:

Eficiencia = Rp / Rr.

Se propone aquí lo siguiente: con el fin de mantener la convención de que cuanto

mayor sea el valor numérico el resultado se vea como mejor, en el caso de la eficiencia

de entrada (la cual mide los rendimientos de entrada) se han invertido el numerador

con el denominador. Esto se realiza también para poder definir otra métrica, lo cual se

explica al final del presente apartado.

Esto se entenderá más fácilmente en el próximo ejemplo numérico.

Un nuevo concepto, el Índice de Productividad3:

Supóngase ahora que se quiera evaluar cómo resultó la productividad real respecto

de la planificada. Se establece entonces en este caso la siguiente relación:

Pr / Pp = Sr/Rr / Sp/Rp = Sr/Sp x Rp/Rr = Efectividad x Eficiencia.

Se llega a la conclusión entonces que este índice de Productividad, es el producto

entre la Efectividad (de salida) y la Eficiencia (de entrada), tal como fueron definidas

anteriormente.

Notese ahora con un ejemplo numérico:

Supóngase tener un Departamento para recepción de quejas y reclamos con 10

empleados (Recursos Planificados), los cuales van a atender dichas quejas y reclamos.

Se espera que cada uno de ellos atienda 20 quejas en cada turno establecido,

totalizando entonces la recepción de 200 reclamos por turno (20x10) (Salida

Planificada).

3 Definido por Sergio Salimbeni



Resulta que cuando es llevado a la práctica, se debieron utilizan 12 empleados por

turno en lugar de 10 como estaba planificado, (o sea que los recursos reales son 12),

obteniéndose sólo 150 atenciones de quejas y reclamos en tiempo y forma (salida real)

en lugar de 200 que era lo planificado.

Se resume en el siguiente cuadro los recursos y salidas planificados, los recursos y

salidas reales y el resultado de la Eficacia, Eficiencia, Productividad absoluta e Índice

de Productividad.

Ilustración 3 - Ejemplo numérico de Eficacia

Se concluye entonces que, el hecho de tratar ciertas actividades como Procesos

Sistemáticos, permite no sólo evaluar la efectividad o productividad de la misma, sino

desarrollarla a través de una metodología consistente.

Tal como se mencionara en el Capítulo 1, El PMBok agrupa los diferentes

procesos necesarios para el desarrollo de un proyecto en cinco grupos, los cuales se

representan del siguiente modo:

Recursos planeados = 10 empleados Recursos utilizados = 12 empleados

Salidas planeadas = 200 reclamos Salidas utilizadas = 150 reclamos

Eficacia = 75,0% Eficiencia = 83,3%

Productividad

planeada= 20,0

reclamos/

empleadosProductividad real = 12,5

reclamos/

empleados

= 62,5%Índice de Productividad

Planificado Real



Ilustración 4 - Representación de un Proceso (fuente: PMBoK)

Representándolo de manera más simple, existe siempre un inicio (el cual no

está mencionado en el modelo PDCA), y el mismo consta de un conjunto de

actividades que se realizan bien al comienzo de cada proyecto. Luego de ello

sigue prácticamente el concepto del PDCA, a saber: Planificación, Ejecución,

Monitoreo y control, y cierre (este último tampoco encontrado en el modelo PDCA).

Se ilustra a continuación el ciclo de todo proceso de un proyecto:

Inicio

Planificación

Ejecución Monitoreo y

Control

Cierre



Ilustración 5 - Grupos de Procesos de un Proyecto

Es muy importante observar que en la práctica esos 5 grupos de procesos no

necesariamente transcurren en momentos diferentes y excluyentes, sino que, de

hecho, en la práctica se superponen.

Por ese motivo, se ilustra el nivel de actividad de cada grupo de procesos en

función del tiempo, definiéndose la gráfica siguiente:

Ilustración 6 - Ciclo de Vida de la Gestión del Proyecto

Nótese, por ejemplo que, mientras se está finalizando la planificación, se podría

estar comenzando la ejecución de cierta parte del proyecto.

Un caso real podría ser que, mientras se define el estilo de la presentación de

un documento, otras personas ya estén produciendo su contenido.



En resumen, los cinco grupos de procesos definidos por el PMBok son:

Inicio

Planificación

Ejecución

Monitoreo y Control

Cierre

Ilustración 7 - Los 5 Grupos de Procesos del PMBoK

Interacción entre grupos de procesos

Los cinco grupos de procesos interaccionan entre sí, conformando un sistema.

Por ejemplo, ciertos procesos de Monitoreo y Control arrojarán datos que serán

usados para actividades de ejecución y mejora. En realidad, los 47 procesos del

estándar tienen una gran interacción e interdependencia.



Se representa a continuación el modo en que los cinco grupos de procesos

interaccionan entre sí.

Ilustración 8 - Interacción entre Grupos de Procesos

Por ejemplo, iniciado un Proyecto, y luego de realizada la denominada Carta de

Constitución del Proyecto, se pasa a la etapa de Planificación. La planificación puede

verse modificada a lo largo de todo el proceso del proyecto, mediante acciones

preventivas o correctivas, lo que conlleva a la mejora continua. La planificación, a

grandes rasgos, es la alimentación del proceso de ejecución, que, además de realizar el

producto servicio o resultado, va generando durante el monitoreo datos que servirán

para un posterior análisis y entrega de Información.

Finalizada la ejecución, y luego de un control final, se da por concluido el proyecto.

Cada grupo de procesos está conformado por una serie de procesos

relacionados entre sí, pero no siempre todos obligatorios.

Por ejemplo, el grupo de procesos de Inicio incluye sólo dos procesos, a saber:

Desarrollar la Carta de Constitución del Proyecto (Project Charter), e Identificar

a los Interesados (Stakeholders). Como se acaba de explicar, estos dos procesos son los

únicos dos que conforman en Grupo de Procesos de Inicio.



Partes Constitutivas de un Proceso conforme el PMI

Como ya se ha explicado, para su mejor estudio y ordenamiento, el PMI

desarrolla cada proceso en:

Entradas

Técnicas y Herramientas

Salidas

Las entradas, como ya se ha visto, son todos los recursos de los cuales el

proceso se va a muñir para transformarlos y entregar los resultados a su salida. Esa

transformación se lleva a cabo por medio de Técnicas y Herramientas.

Por ejemplo, para definir el alcance de un proyecto, se debería contar con:

Ilustración 9 - Entradas, Técnicas y Herramientas, Salidas

Esto simboliza que, entre otras, se debe contar con los requerimientos por

parte de los interesados, para luego a través de un juicio y elaboración por parte de

los expertos, profesionales conocedores del tema, se pueda formular la Declaración

del Alcance del Producto y del Proyecto, o sea, en palabras simples, sus

especificaciones.

En resumen:

Entradas:

Requerimientos

Técnicas & Herramientas:

Juicio Experto

Salidas:

Declaración del Alcance



ENTRADAS

Son recursos o elementos externos o internos del proyecto, que se requieren para

el desarrollo de un proceso. Una salida de un proceso puede ser entrada a otro.

TÉCNICAS

Es un proceso sistemático y definido que se utiliza para realizar una actividad para

producir un producto, servicio o resultado. Esta técnica puede emplear una o más

herramientas.

HERRAMIENTAS

Es un elemento tangible, programa de software, plantillas modelo, que son

utilizadas para producir un producto, servicio o resultado.

SALIDAS

Es un producto, servicio o resultado producido por un proceso. El mismo puede a su

vez ser entrada de otros procesos.

ÁREAS DE CONOCIMIENTO Y GRUPOS DE PROCESOS

Como ya se ha explicado, el PMBOK Guide4 5ta edición define 10 áreas de

conocimiento en la gestión de todo proyecto.

Cada área de conocimiento agrupa las “especialidades”, entradas y salidas,

junto a las técnicas y herramientas correspondientes, de modo de organizar el

proyecto sin dejar nada librado al azar.

Las diez áreas de conocimiento definidas por el PMBoK 5ta ed. son las

siguientes:

4. Gestión de la integración del proyecto.

5. Gestión del Alcance.

6. Gestión de los Plazos.

7. Gestión de los Costos.

4 PMBOK Guide 2013 (Project Management Body of Knowledge)



8. Gestión de la Calidad.

9. Gestión de los recursos humanos.

10. Gestión de las comunicaciones.

11. Gestión de los riesgos.

12. Gestión de las adquisiciones.

13. Gestión de los Interesados en el proyecto o Stakeholders

La numeración se corresponde al número de Área de Conocimiento

establecida en el PMBoK.

Para una mejor comprensión y ordenamiento, se muestra en una grilla el

conjunto de procesos perteneciente a cada grupo y a cada área de conocimiento.

Son 47 procesos en total, los cuales se desarrollarán a lo largo del desarrollo del

presente libro.

Esto se ubicará en la siguiente matriz:

Ilustración 10 - Matriz Área de Conocimientos y Grupos de Procesos

LA TRIPLE RESTRICCIÓN

Inicio Planifica-ción

Ejecución Monitoreo y Control

Cierre

Integración

Alcance

Tiempos

Costos

Calidad

RRHH

Comunicación

Riesgos

Adquisiciones

Stakeholders



De todas las áreas de conocimiento intervinientes, existen tres que son las

consideradas más importantes. Esto se debe a varios motivos. Uno de ellos es que

en general, cualquier proyecto contempla siempre al menos estas tres. Recuérdese

que se dijo que no es obligatorio trabajar siempre con todas las áreas de

conocimiento, siendo esto considerado a la complejidad de cada proyecto. Sí, en

cambio, debe cumplirse con los cinco grupos de procesos.

Si el proyecto consiste, por ejemplo, en la mudanza de una oficina, tal vez

con la consideración del Alcance, los plazos y costos sea suficiente; mientras que si

el proyecto fuera la construcción de una usina atómica, obviamente se

desarrollarán las 10 áreas de conocimiento en su totalidad.

Retornando al concepto de las tres fundamentales, se conoce como triple

restricción al balance que debe existir entre el costo, los plazos y el alcance

(considerando a veces dentro de este último a la Calidad).

Esto significa que, si uno de ellos se modificara, invariablemente afectará a

los otros.

Por ejemplo, si por algún motivo se quisiese acelerar el proyecto, o sea,

reducir los plazos, seguramente eso impactará en los costos, incrementándolos.

Se ilustra a continuación dicha triple restricción.



Ilustración 11 - La Triple Restricción

CONCLUSIONES

Se define Proceso, a un conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o

de una operación artificial.

El concepto del ciclo PDCA, es algo que está presente en todas las áreas, sea en

el medio profesional o particular, y es usado permanentemente ya sea de manera

formal o informal, consciente o inconscientemente.

Los indicadores de desempeño clave en los procesos son: Productividad,

Eficiencia de entrada y Eficacia.

Se conoce como triple restricción al balance que debe existir entre el costo, los

plazos y el alcance (considerando a veces dentro de este último a la Calidad).

En el estándar del PMI son 47 procesos en total, los cuales se desarrollarán a lo

largo del presente libro.

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