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Manta -- 2010
FORMULACION, GESTION, MONITOREO & EVALUACION
DE PROYECTOS “ Ver el bosque a través del árbol ”
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UNIVERSIDAD LAICA ELOY ALFARO DE MANABIFACULTAD DE CIENCIAS INFORMATICAS
Manta -- 2010
FORMULACION, GESTION, MONITOREO & EVALUACION DE
PROYECTOS “ Ver el bosque a través del árbol ”
"El Pensamiento estadístico será
algún día tan necesario para el
ciudadano eficiente como la
capacidad de leer y escribir"
(Haber & Runyon, 1992)
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2013
“En la mayoría de los idiomas
occidentales existe una marcada
diferencia entre SABER ALGO
y SABER CÓMO”.
“Compartir el conocimiento no es únicamente
darle algo a alguien u obtener algo de ellos;
esto es lo que se conoce como COMPARTIR
INFORMACIÓN. En cambio COMPARTIR
CONOCIMIENTO sólo es posible cuando la
gente posee un interés genuino en ayudar al
otro a desarrollar nuevas capacidades para
actuar, es algo así como crear un proceso de
aprendizaje”.PETER SENGE
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2013
ELEMENTOS IMPORTANTES EN
LA PREPARACIÓN DE PROYECTOS
Razones
Finalidad / objetivos esperados
Beneficiarios
Afectados
Productos esperados
Reacciones que generarán los productos
Recursos que se necesitan
Responsables
Agendas de trabajo
Factores externos que aseguran el éxito
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2013
DEFINICIÓN DE PROYECTO
Diccionario Real Academia española:Representación de la obra que se ha de fabricar,con la indicación del precio y demás detalles.Pensamiento de hacer algo.
NNUU (Manual Proyectos Desarrollo Económico):
Un Proyecto es el conjunto de antecedentes que permiteestimar las ventajas y desventajas económicas quederivan de asignar ciertos recursos de un país para laproducción de determinados bienes o servicios.
Otras definiciones como las del Banco
Mundial (BM), el Instituto Latinoamericano
y del Caribe de Planificación Económica y
Social (ILPES).
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2013
Solución
inteligente a un
problema que
resuelve una
necesidad
humana
¿Qué es un
Proyecto?
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2013
ETAPAS DE UN PROYECTO
Preparación (inversiones,
costos, beneficios)
Evaluación (rentabilidad “VS”
sustentabilidad) (FACTIBILIDAD)
Acciones y obras
Acompañamiento
ALTERNATIVAS DE UN PROYECTO
(Viabilidad –Pre factibilidad)
Opciones que conduzcan
a un objetivo
No acción
PREINVERSIÓN
INVERSIÓN
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/59
Consultoría &
Construcciones
Razones del Éxito/Fracaso
de un Proyecto
Falta de diagnóstico adecuado
Cambios en tecnología
Contexto político
Cambios de gobierno
Variaciones de política económica
Cambios en relaciones comerciales
Entorno legal/institucional
Inestabilidad de la naturaleza
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20139
/59
Proceso de Formulación, Evaluación y
Control de Proyectos
Formular
Proyecto
Evaluar
Proyecto
Se justifica
Ejecutar
Proyecto
Banco de
Proyectos
Organización
Decide invertir
en el
Proyecto
Ejecutar
Proyecto
Controlar la Ejecución del
Proyecto
Archivar
Proyecto
Proyecto
espera
nueva
decisión
de invertir
Actualizar
Proyecto
SI SI
NO NO
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2013
EVALUACIÓN o ANÁLISIS DE PROYECTOSVIABILIDAD – PRE FACTIBILIDAD - FACTIBILIDAD
Social
Técnica y Comercial
Legal/institucional
Financiera / Económica
Género
Ambiental
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2013
ESTUDIO TÉCNICO
ESTUDIO DE
INGENIERÍA
ANÁLISIS
TÉCNICO
VIABILIDAD: VTC
ESTUDIO DE
MERCADO
DETERMINAR EL
MERCADO (NICHO)
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1
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2013
PROCESO DE EVALUACIÓN – ANÁLISIS DE UN PROYECTO
E
V
A
L
U
A
C
I
Ó
N
Idea
Preinversión
Inversión
Operación
Formas de
solucionar un
problema
Diagnóstico que
identifica vías de
solución
Estudios de
viabilidad (perfil,
prefactibilidad y
factibilidad)
Revisión de obras
y acciones
Seguimiento
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2013
Información Necesaria para la
Evaluación de Distintas Etapas
Perfil: Información existente; juicio común;experiencia; alternativa sin proyecto; razonespara abandono o preferencia, y aspectoscríticos.
Prefactibilidad: Información de fuentessecundarias; definición de variablesprincipales, alternativas y financiamiento;estimación de inversiones, costos deoperación e ingresos, y aspectos críticos.
Factibilidad: Antecedentes previos defuentes primarias; cualificación mínima;valoración de los items, y optimización deaspectos que influyen en la decisión.
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2013
CLASIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS (1)
DE ACUERDO CON EL CARÁCTER DEL
PROYECTO
• Sociales
• Financieros
DE ACUERDO CON EL SECTOR DE LA
ECONOMÍA AL CUÁL ESTÁN
DIRIGIDOS
• Agropecuarios
• Industriales
• Infraestructura Social
– Económica
• Servicios
DE ACUERDO CON EL OBJETIVO DEL
PROYECTO
• Producción de Bienes
• Prestación de
Servicios
• Investigación
DE ACUERDO CON EL EJECUTOR DEL
PROYECTO
• Públicos u oficiales
• Privados
• Mixtos
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CLASIFICACIÓN DE LOS
PROYECTOS (2)
DE ACUERDO CON EL ÁREA
DE INFLUENCIA
• Locales
• Regionales
• Nacionales
• Internacionales
DE ACUERDO CON SU
TAMAÑO
• Pequeños
• Medianos
• Grandes
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2013
CARACTERISTICAS DE LOS PROYECTOS
DE ACUERDO CON EL CARÁCTER
ASPECTOS PROY. SOCIALES PROY. FINANCIEROS
¿A quién va dirigida
la acción?
Directo a los individuos
(Comunidad)A los individuos
¿Cómo se financia?
Independiente de la
capacidad de pago del
usuario
Relacionando con mercado en
términos de capacidad de pago
del usuario
¿Cuál es la
motivación?
Beneficios, niveles de
consumo social
No busca necesariamente
beneficio del individuo
¿Exige respaldo
colectivo?Consenso social No necesariamente
¿Cuál es el
Producto?
Servicios o
conocimientos
Bienes, servicios o
conocimientos
¿Cómo se genera la
idea del Proyecto?
Análisis de necesidad
colectiva...
Detectando necesidades o
partiendo de insumos
disponibles
¿Cuál es la zona
geográfica donde
actúa el Proyecto?
Sitio de consumo del
servicio
Puede producirse fuera del
área de demanda
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2013
17/59 Consultoría & Construcciones
CRITERIOS PARA LA
IDENTIFICACIÓN DE LOS
PROYECTOS
LO QUE ES POSIBLE HACER
"LAS POSIBILIDADES"
LO QUE
DESEAMOS
HACER
LO QUE ES
NECESARIO
HACER
LO QUE
HAREMOS
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2013
Ciclo de Vida del Proyecto
PUNTO DE PARTIDA
3.1. Resultados & Impacto
2.1. Ejecución &Seguimiento
1.1. DiagnósticoProblemática
1.2. Línea de Base
2.2. Monitoreo 3.2. Evaluación
1.Situación sin
Proyecto
2. Situación
con Proyecto
3. Situación
Después del
Proyecto
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2013
Identificación
de ideas de
Proyectos
Definiciónde
Objetivos
EjecuciónAnálisis y
Aprobación
Diseño
EvaluaciónEx - post
Ciclos de un Proyecto BIDUn proyecto es realizado en las siguientes fases:
Estos procesos son INTERACTIVOS e ITERATIVOS
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1
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2013
COMPARACIÓN DEL CICLO
DE VIDA DE LOS PROYECTOS
Identificación
de ideas de
Proyectos
Definición
de
Objetivos
EjecuciónAnálisis y
AprobaciónDiseño
EvaluaciónEx - post
CICLO DE VIDA PROYECTOS BID
INICIO:
IDEAS
PRE
FACTIBILIDADFACTIBILIDAD EJECUCIÓN
OPERACIÓN Y
MANTENIMIENTO ABANDONO
CICLO DE VIDA PROYECTOS EN GENERAL
PRE INVERSIÓN INVERSIÓNBM-BEDE
CAF-OTROS
Estos procesos son INTERACTIVOS e ITERATIVOSINICIO FIN
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1
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2013
DETALLE DEL CICLO DE VIDA
DE LOS PROYECTOS (1)
FASE DE PREINVERSIÓN
Identificación
de
oportunidades
de inversión.
INFORME
PRELIMINAR
Etapa de la
selección
Preliminar
Etapa de la
Formulación del
Proyecto
Evaluación
final y
decisión de
invertir
• Estudio de
Oportunidad
• Estudio
Preliminar
• Perfil del
Proyecto
• Estudio de
Prefactibilidad
• Anteproyecto
Preliminar
• Estudio de
Factibilidad
• Anteproyecto
definitivo
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2013
DETALLE DEL CICLO DE VIDA
DE LOS PROYECTOS (2)
22
/17
FASE DE INVERSIÓNF
A
S
E
O
P
E
R
A
T
I
V
A
• Etapa de
estudios
técnicos
detallados
• Contratos
• Negociaciones
• Etapa de
actividades de
financiamiento
Etapa de
elaboración del
programa
detallado para
ejecución del
Proyecto
Etapa de
construcción
Etapa de
inicio de
actividades
GERENCIA DEL PROYECTO
22/6
1
Manta -
20132
3/5
9
Consultoría &
Construcciones
SI
NO
Ideas para estudiar
Selección preliminar
Planificar
estudio de
factibilidad
Estudio del
mercado
Se
archiva
la idea
Efectuar estudio
de
prefactibilidad
Estudios de
aspectos Técnicos
Se
archiva
proyecto
Se
archiva
proyecto
NO
NO
NO
SI
SI
SI
A
N
Á
L
I
S
I
S
P
R
E
S
E
L
E
C
C
I
Ó
N
IDENTIFICACIÓN
¡Son favorables los
resultados de la
selección preliminar?
¿Requiere
estudio de
prefactibilidad?
¿Son favorables los
resultados del estudio de
prefactibilidad?
¿Son favorables
los resultados
del estudio de
mercado?1
ETAPAS DE
´PREINVERSIÓN
DE UN PROYECTO
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1
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20132
4/5
9
Consultoría &
Construcciones
1
SI
Se archiva
Proyecto
NO ¡Son favorables los
resultados del
estudio técnico ?
A
N
Á
L
I
S
I
SEstudio Aspecto Financieros y
Evaluación Financiera
¿Son favorables
resultados Eval.
Financiera ?
¿Se requiere
Eval. Econ. y/o
Ambiental
Se archiva
Proyecto
E
V
A
L
U
A
C
I
Ó
N
SINONO
SI
Eval. Econ. y/o Ambiental
¿Son favorables
resultados Eval. Econ.
y/o Ambiental ?
Se
archiva
Proyecto
NO
SIPreparar propuesta de inversión
para presentar a Org. financieras
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2013
El proceso de los Proyectos no es lineal
Las etapas tienen ORDEN ALGORITMO LÓGICO.
Cada etapa se CIERRA ANTES DE PASAR A LA SIGUIENTE Y PERMANECE CERRADA; no hay vueltas atrás.
Hay SEPARACIÓN RÍGIDA DEL TRABAJO: unos diseñan, otros dicen, otros ejecutan y otros evalúan (cada uno tiene su función).
Cada instancia o unidad tiene UN RESPONSABLE de su actividad.
LA CONCEPCIÓN LINEAL SUPONE, DE PRINCIPIO A FIN:
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1
Manta -
2013
El Ciclo de los Proyectos es un proceso ITERATIVO…
Actualmente la manera de proceder es observar en la formulación, implementación y evaluación de políticas especialmente en los sectores sociales.
ORDEN DE OCURRENCIA de las fases es flexible (varia en cada caso).
Traslapos de fases son frecuentes: DEPENDENCIA RECÍPROCA DE ACTIVIDADES
Evitar acciones repetitivas: TENER PRECISIÓN O EFECTIVIDAD.
Los responsables de distintas fases y actividades deben INTERACTUAR.
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1
Manta -
2013
En principio este enfoque moderno es un
modelo que funciona de la siguiente manera:
Cada etapa del proceso puede ser revisada
no hay etapas predeterminadas inmutables.
Este proceso iterativo e interactivo, no es
lineal, ni unidireccional ni irreversible.
El conjunto del proceso a veces se lo conoce
como FORMACIÓN DE PROYECTOS,
FORMACIÓN DE POLÍTICAS,
POSIBLEMENTE CICLO DE PROYECTOS.
El Ciclo de los Proyectos es un proceso INTERACTIVO…
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2013
¿Cómo surgen las IDEAS de Proyecto? (1)
Se originan de distintas formas y tiene múltiples fuentes.
Se basan:
1. PERCEPCIÓN de una situación a cambiar,
2. Para RESOLVER ALGÚN PROBLEMA.
3. Satisfacer NECESIDADES o,
4. Sacar provecho de OPORTUNIDADES NO
EXPLOTADAS.
Entre los proponentes tenemos:
Funcionarios de gobierno.
Representes de instituciones, públicas privadas, del
sector o tema en cuestión.
Grupos sociales afectados, organizaciones de la sociedad
civil.
Empresarios.
Académicos e investigadores de un tema.
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2013
Ejemplo: Aplicando técnica de LLUVIA DE IDEAS
O BRAINSTORMING.
¿Cómo surgen las
ideas de Proyecto? (2)
Ideas PreliminaresDepuración de ideas
preliminares
InformáticoImplementación de un
Proyecto Informático.
Energía Eléctrica
Uso eficiente de la Energía
Eléctrica en la provincia de
Manabí
PLAN DE NEGOCIOS:
Complejo turístico en San
Lorenzo
Estudio para la
implementación de un
proyecto turístico en San
Lorenzo
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2013
30/59
Identificación de una idea del
proyecto…
Identificación de ideas de Proyectos
Fase: se identifican las ideas del proyecto de
alto interés por los problemas que podrían
resolver y las ventajas o beneficios potenciales
que pueden generar a la sociedad a costos
razonables.
Normalmente existen muchas ideas diferentes,
EXISTE MECANISMOS DE
JERARQUIZACIÓN, para priorizar y seleccionar.
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Manta -
2013
…Identificación de una
idea de proyectoImplica la identificación inicial de:
Necesidades (o demanda) insatisfechas y
problemas de la sociedad que requiere solución.
Sectores afectados e interesados en dar
solución (Beneficiarios).
Relaciones causales en la situación inicial que
se quiere cambiar.
Oportunidades y posibilidades de solución
(Proyecto sin complicaciones).
La identificación de una idea supone ideas
razonables y claras de la oportunidad de que es
posible hacer y es deseable porque sus beneficios
compensarán probablemente los costos.
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Manta -
2013
…Identificación de una idea de proyecto
CLAVE DE ORO :
TENER BUENAS IDEAS DE NEGOCIOS O
PROYECTOS
ENFOQUES
IDENTIFICAR:
NECESIDAD
DEFINIR EL BIEN O SERVICIO PARA
SATISAFACER NECESIDAD O SOLUCIONAR
PROBLEMAS
DETERMINAR LA MAGNITUD DE LA NECESIDAD
O EL PROBLEMA.
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Manta -
2013
FUENTES DE IDEAS DE PROYECTOS :
Programas de desarrollo y estudio sectoriales:
Proyectos vinculados por factores técnicos, de
localización.
Estudio de negocios existentes: Necesidades no
satisfechas actualmente, Mercados mal atendidos,
Necesidades de apoyo.
Estudio de necesidades de materia prima: Especiales
y NO.
Análisis de tendencia Población e Información
demográfica.
Análisis de tendencias económicas.
Análisis de cambios sociales.
Situaciones de orden político y estratégico.
Estudios de Mercado.
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2013
…Identificación de una
idea de proyecto
Análisis de aprovechamiento de otros
Recursos.
Re examen de antiguos proyectos.
Estudio de experiencias de otros países o
regiones.
Clasificación de Industrias y productos.
Estudios de: Empleos, aprovechamiento de
desperdicios, implicaciones de nuevas
tecnologías.
Asistir a Ferias Industriales y Exposiciones.
Publicaciones sobre fuentes de ideas
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Manta -
2013
Propósito: Es el motor de un proyecto, su razón de ser,
y lo que da dirección a todas sus acciones.
Importante: Definir bien los objetivos que se buscan.
Incluye, la formulación precisa del resultado o situación
que se quiere lograr al concluir el proyecto y el mayor
consenso posible de los interesados en que ese es el
resultado a buscar.
Esta etapa ahonda en el conocimiento de la situación
inicial a cambiar, incluye intereses que podrían resultar
adversamente afectados por el proyecto.
Definiciónde Objetivos
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1
Manta -
2013
Objetivos; estos energizan las voluntades y
orientan las actividades.
Hay objetivos intermedios para lograr el
desarrollo; pueden definirse en distintos niveles.
Precisan la situación que se desea producir y
los resultados directos del proyecto.
Los propósitos fundamentales de los PD suelen
estar mejor formulados cuando se refieren a la
necesidad o al problema específico que
origina toda la idea del proyecto y describen
con precisión la situación que se desea contribuir
a producir, así como los resultados concretos
que entregará el proyecto.
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1
Manta -
2013
OBJETIVO TERMINAL
OBJETIVO META
PROPÓSITO
FIN
Verbos en infinitivo:
AR – ER – IR
Imagen de Futuro
Imagen Objetivo
(cumplidos o realizados)
Objetivos de Proyecto
Objetivo Superior
Al definir los objetivos verificar si pueden ser
evaluados, ejecutados, etc. Al ejecutar el proyecto
pueden aparecer nuevos objetivos.
…Definición de objetivos del
proyecto…TERMINOLOGIAS
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20133
8/5
9Establecimiento de base de consenso
Normalmente es necesario negociar entre las diferentes fuerzas de la sociedad involucrada.
Los PD no se pueden imponer a la sociedad; deben responder a objetivos propios.
Los más exitosos tienen una fuerte y amplio respaldo social.
Lo anterior implica algún grado de comunicación discusión y acuerdo entre “involucrados”.
No todos los objetivos son mutuamente compatibles ni un proyecto puede satisfacer todos los objetivos posible.
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2013
EFICIENCIA EFICACIA
EFECTIVIDAD
INSUMOS
RECURSOS
PROCESOS
PROYECTOS
RESULTADOS
OBTENIDOS
RESULTADOS
ESPERADOS
COMPARAR
EFICIENCIA EFICACIA
EFECTIVIDAD
GESTIONAR LOS
RECURSOS
CORRECTAMENTE
OBTENER LOS
RESULTADOS
CORRECTOS
HACER LO CORRECTO…CORRECTAMENTE
Gasolina Km. Δ
M
E
T
A
Km. / Galones = Indicador
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2013
Estudio y selección de opciones
Después de definir los objetivos determinar el estudio
de las opciones que existen para lograrlos.
Pueden realizarse de varias formas y se deben buscar
aquella que conduzca al fin deseado de la mejor
manera, en términos de costo, calidad, cantidad,
tiempo y otros factores.
También es necesario que la opción técnica elegida
sea aceptable (política y legal).
IDENTIFICAR ALTERNATIVAS: obtener objetivos.
COMPARAR OPCIONES y jerarquizar por orden de
eficacia.
Elegir la ALTERNATIVA EFICAZ: en términos de
eficiencia y equidad
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1
Manta -
2013
Diseño detallado del proyecto …
El primer paso de un buen diseño consiste en
estudiar explícitamente las distintas
opciones o guías razonables que existen
para alcanzar los objetivos de proyecto y
seleccionar entre ellas las que más convenga a
los intereses de la sociedad (cliente,
contratante, organización, etc.)
Posteriormente, continuar con una preparación
progresiva refinada de todas las dimensiones
del proyecto: técnicas económicas,
institucionales, financieras y otras.
Diseño
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1
Manta -
2013
Trabajos preparatorios generan cantidad de información
que deberán juntarse de manera ordenada y coherente.
El diseño debe proponer una secuencia de acciones o
tareas necesarias para conseguir los objetivos, los
ejecutores que lo llevarán a cabo, tiempo de duración,
recursos necesarios, costos y financiamiento.
El diseño debe especificar una matriz de precedencias y
secuencias de acuerdo a los resultados directos que
buscan producir los componentes.
La fase de diseño: define detalladamente las características
del proyecto y poner la piezas juntas.
Deben considerarse, las dimensiones técnicas,
institucionales, financiera, y económica del proyecto.
Diseñar lo necesario, no sobre diseñar.
Diseñar en forma flexibles.
…Diseño detallado del proyecto 42
/61
Manta -
2013
Consultoría & Construcciones
…Diseño detallado del
proyecto: ETAPAS
Descripción preliminar.
Identificación y avalúo de las
necesidades.
Análisis de las relaciones existentes entre
el producto y las necesidades; y entre los
insumos y los productos.
Análisis de la Demanda.
Análisis de la factibilidad administrativa y
económica.
Análisis de la factibilidad social y política.
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1
Manta -
2013
Análisis de viabilidad del proyecto …
Antes de comprometer recursos en la
ejecución de un proyecto, este deberá
someterse a una explícita evaluación EX –
ANTES (análisis donde se examinan todas las
dimensiones del proyecto para determinar si
se justifica o no el compromiso de los recursos
requeridos). En esta fase se aprueba o no el
proyecto, sus recursos e instrumentos que
puedan requerirse para formalizar los
compromisos que implica.
Análisis yAprobación
44/6
1
Manta -
2013
Las fases de diseño y análisis tiene una relación
mutua.
Es recomendable realizarlos por separado.
La finalidad del análisis de viabilidad es
proporcionar una base racional para decidir llevar
a cabo el proyecto (JUSTIFICACIÓN).
El Análisis examina la justificación del proyecto en
cada una de sus dimensiones pertinentes.
Al analizar el proyecto hay que tener en cuenta
todos los factores que pueden hacerle fracasar
(SENSIBILIDAD).
El análisis se integra en el informe de Proyecto.
Al finalizar el proyecto es necesario identificar y
examinar los factores de riesgos que pueden
hacerlo fracasar.
ANÁLISIS DEL PROYECTO:
Viabilidad – Pre factibilidad - Factibilidad …
45/6
1
Manta -
2013
Negociación previa a la aprobación
Antes de aprobar el informe de
Proyecto, la financiera o los accionistas
negocian con el proyectista.
La negociación se refiere a los términos
del financiamiento que se propondría.
Los contratos de préstamo y los
convenios de cooperación técnica o
cualquier otra entidad tiene cláusulas
generales y especiales.
Las condiciones especiales especifican
lo relativo a cada proyecto.
46/6
1
Manta -
2013
Aprobación del Proyecto
Una vez analizado y negociado en principio los
términos de referencia los responsables de la
decisión de llevarlo adelante o rechazarlo deberían
contar con una base de datos y juicios bien
fundamentados que permitan decidir de una
manera lógica e informada.
Un proyecto de gran alcance suele ser aprobado por
la sociedad u órganos políticos que la representan.
En los organismos financieros internacionales la
decisión la toman sus respectivos directorios.
Quien tiene facultades para aprobar un proyecto
debe asignarle los recursos necesarios para
realizarlo.
47/6
1
Manta -
2013
Ejecución del Proyecto…
En esta fase los ejecutores llevan a cabo
todas las actividades o tareas de
proyecto con los recursos asignados,
buscando lograr sus objetivos en el plazo
estipulado. Durante la ejecución se debe
hacer un seguimiento y una evaluación
continua para realizar ajustes exigidos por
las circunstancias o que corrijan posibles
deficiencias del diseño.
Ejecución
48/6
1
Manta -
2013
El proceso de implementación o ejecución está constituido por
una serie de acciones que se llevan a cabo en una secuencia
para obtener en la fecha fijada los resultados que justifiquen el
proyecto.
Antes de iniciar la ejecución conviene tener un conjunto de
especificaciones detalladas sobre:
¿Cuándo?
¿Cómo ? Se realizarán esta
¿Por quién? tareas como guía
¿Con que recursos? para la implementación
¿A que costos?
A esto se conoce como PLAN DE EJECUCIÓN DEL
PROYECTO, que integra todo el trabajo preparatorio y puede
ayudar a la gestión de todo es esfuerzo (incluso la
reprogramación)
…Ejecución del Proyecto…
49/6
1
Manta -
20135
0/5
9
Consultoría &
Construcciones
…Ejecución de Proyecto
PROCESO de llevar a cabo la secuencia de
tareas que conduce a los objetivos.
Normalmente se requiere una “UNIDAD
EJECUTORA – GERENTE -LIDER”.
Un “Plan de Ejecución” sirve de guia en esta
fase; suelen utilizarse instrumentos de
programación y gerencia de proyectos como
técnicas Pert, Gantt (MS PROJECT).
La gestión de este proceso debe hacerse por
medio de una gerencia adaptativa.
50/6
1
Manta -
2013
¿QUÉ ES MONITOREO?
Procedimiento empleado en los
Proyectos para HACER SEGUIMIENTO
de la eficiencia en el proceso de la
EJECUCIÓN, identificando los
aspectos limitantes que permitirán dar
recomendaciones de medidas
correctivas para optimizar los
resultados deseados.
Monitoreo de la Ejecución
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1
Manta -
2013
NORMALMENTE DEBE SER REALIZADO
POR TERCERAS PERSONAS QUE NO
ESTÁN LIGADAS AL PROYECTO
Una valoración y reflexión
sistemática del LOGRO DE
LOS OBJETIVOS, es decir de
la EFICACIA sobre:
Diseño
Ejecución.
Procesos
Resultados (Impacto) de un
Proyecto en curso o
completado.
52/6
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Manta -
2013
Monitoreo de la Ejecución
El monitoreo suele incluir la
evaluación sobre la marcha
(seguimiento y análisis). Este incluye
evaluaciones del medio término.
Basarse en hitos de la ejecución e
indicadores de desempeño
previamente definidos.
Sirve para alertar sobre problemas e
ir haciendo ajustes adaptativos o
correcciones en el camino.
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Manta -
2013
54/59
Información mensualInformación semestralResumen semestralResumen mensualResumen anualInformación cuando sea requerida
Boletín informativo mensualBoletín informativo semestral
Boletín informativo anual
CONCEPCION DE UN SISTEMA
DE MONITOREO Y EVALUACION
Unidad Ejecutora del Proyecto
Inec, Min. Trabajo y otras
Agente responsable del
procesamiento de la información
Otros involucrados
Centros de Ejecución
Fuente: Curso M&E. CITE-EPN
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Manta -
2013
Mediante las actividades del monitoreo se identifican los
logros y las debilidades de la ejecución y se
recomienda medidas correctivas para mejorar los
resultados y elevar la eficiencia de su gestión.
Los equipos de los proyectos hacen un monitoreo
continuo.
Dos veces al año (según el caso) se actualiza el informe
de seguimiento de desempeño de cada proyecto en
ejecución con participación de la representación.
En algunos proyectos se prepara una evaluación de
medio término.
LOS INFORMES DE MONITOREO PUEDEN SER
FORMALES O INFORMALES (JUICIO PROPIO).
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Manta -
2013
Al finalizar el proyecto suele hacerse una o más evaluaciones EX – POST para determinar en que medida logró sus objetivos y causó impacto en la sociedad u organización, así como las lecciones o experiencias del proyecto que pudieran ser útiles para otros proyectos en el futuro.
EvaluaciónEx - post
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Manta -
2013
RESULTADOS
El monitoreo y la evaluación EX – POST sirven para
aprender de la realidad del proyecto.
El primero suele emplearse como un insumo de la
segunda, los PERIODOS EN QUE SE REALIZAN
SON DIFERENTES ASÍ COMO TAMBIÉN SUS
PROPÓSITOS.
La evaluación EX – POST, por definición se llevará a
cabo después de finalizar la ejecución para obtener
lecciones (conocimiento codificado) que sirvan a
futuros proyectos. Estudia si el proyecto en
cuestión obtuvo en que medida sus objetivos que
buscaba y si se alcanzaron, y la razones de éxito y
fracaso de estos resultados.
Evaluación
ex – post …
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Manta -
2013
Procura determinar el grado de eficacia, también examina el costo después de conocer los resultados reales, fuentes de ineficiencia y prácticas óptimasen el uso de recursos.
Finalmente es crucial el logro de las lecciones aprendidas por medio de esta evaluación, para que sean incorporados a otros proyectos, lo que relacionará la participación del personal de la institución y sobre todo crear una cultura institucional para convertirlas en organizaciones que aprenden y retroalimentan los conocimientos logrados al ciclo de los proyectos.
Evaluación ex – post …
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Manta -
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Consultoría &
Construcciones
El conocimiento
logrado con la
evolución se utiliza
en el diseño de
otros proyectos
posteriores
El propósito
principal de esta
fase es aprender de
la experiencia
(propia y ajena).
EVALUAR SI
EL PROYECTO
FUE EFICAZ Y
PORQUÉ.
El impacto
sobre el desarrollo
sólo se conoce
bastante tiempo
después de la
terminación.
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Manta -
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Consultoría &
Construcciones
FINALMENTE…
“Distinguir es comprender”
LA GRAN HABILIDAD QUE DEBE
DESARROLLAR UN PROYECTISTA ES
OBSERVAR EL BOSQUE SIN PERDER DE
VISTA EL ÁRBOL, VER EL FUTURO SIN
PERDER CONTACTO CON EL DÍA,
EVITANDO EL RIESGO DE QUE ESTAR
METIDO EN LO COTIDIANO RESTE TIEMPO
PARA PENSAR.
PETER SENGE
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Manta -- 2010
- GRACIAS -
Contacto ponente
Ing. José Antonio Bazurto Roldn,
MBA, EGP, EDCC
www.consultoriayconstrucciones.com
Manta-Ecuador
2013
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