3 Manuales administrativos

Materia Sistema de Información Organizacional

Profesor Ing. Jorge H. Cassi - 1 -

Unidad 2: Manuales administrativos

2. Manuales administrativos La ciencia de la administración se vale de los manuales administrativos para estandarizar o

formalizar actividades en pos de mejorar su eficiencia, control y producir economía de sus recursos.

Pero, ¿qué son los manuales administrativos?. Son documentos escritos en forma sistemática que se utilizan para formalizar las

organizaciones, tanto en sus funciones administrativas como operativas, siendo empleados como un medio de comunicación y control, que contribuye a guiar las actividades organizacionales.

Hay diferentes clases de manuales administrativos según las funciones que cumplen. Si bien los manuales son muy útiles en toda organización, esto no significa que siempre se

pueda o se sugiera aplicarlos, por ejemplo en emprendimientos unipersonales. Desglosemos estos conceptos con más detalle: Los manuales son guías prácticas documentadas que describen funciones, actividades,

procedimientos y normas para que todos los integrantes de la organización trabajen en forma uniforme y de esta manera se economizan recursos.

Todo manual tiene un propósito o finalidad para lo cual se crea, esto significa que en su redacción no debemos perder este objetivo, es decir, si olvidamos la visión de la necesidad del por qué hace falta, la creación del manual se convertirá en inservible para la organización.

¿Cómo nos damos cuenta de la necesidad de un manual administrativo para la

organización?. Algunos de los factores que muestran esa necesidad pueden ser:

Numerosos empleados que realizan actividades similares y/o complejas.

Alta rotación de personal entre los puestos de trabajo.

Falta de un patrón o normativa que rijan las actividades como medio de control.

Trabajos muy especializados y no repetitivos.

Importantes y voluminosos flujos de información entre unidades funcionales, las que deben estandarizarse.

Ahora bien, ya comprendimos la necesidad contar con manuales administrativos en una

organización, por lo cual estamos en condiciones de reconocer las ventajas y limitaciones que los mismos presentan.

2.1. Ventajas de la disposición y uso de manuales Representan la recopilación de la totalidad de las funciones y procedimientos que

se desarrollan en una organización y un motivo práctico de consultas.

La gestión administrativa y la toma de decisiones son regidas por normas que no permiten las improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante.

Distinguen las responsabilidades por áreas determinando que niveles deben actuar y que tipo de decisión puede dictaminar o ejecutar.

Conservan la homogeneidad en las ejecuciones de las gestiones administrativas

Definen a la organización formal.



Facilitan el control por parte de los supervisores de tareas ya que se rigen por normas que están redactadas.

Son instrumentos informativos para capacitar al personal en toda la etapa dentro de la organización.

Permiten que cada componente de la organización conozca los objetivos organizacionales.

Constituyen un instrumento efectivo para la evaluación objetiva del desempeño de cada empleado.

2.2. Limitaciones de los manuales Tienen costos de redacción y confección que deben afrontarse.

Exigen una permanente actualización.

No incorporan los elementos propios de la organización informal.

Provocan en la organización el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez como causa de la obsesión al control.

Su utilidad se ve muy limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas.

Constituyen un instrumento útil, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentarse.

2.3. Clasificación de manuales administrativos Continuemos desglosando los conceptos enunciados. Decíamos que existían distintos

tipos de manuales según el objetivo que se perseguía. Esto da origen a una clasificación que varía de acuerdo a los autores. En esta materia seguimos la clasificación citada en la bibliografía básica.

Los manuales administrativos se clasifican en:

Manual de Organización: describe la organización formal, mencionando para cada puesto los objetivos, funciones, autoridades y responsabilidades.

Manual de Políticas: contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos que toman decisiones.

Manual de Procedimientos y Normas: detalla las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden de secuencia de su ejecución y las normas a cumplir para controlar los procedimientos.

Manual para Especialistas: incluye normas e indicadores referidas exclusivamente a determinado tipo de actividad u oficio específico.

Manual del Empleado: abarca objetivos de la empresa, actividades que se desarrollan, planes de incentivos, derechos y obligaciones.

Manual de Propósitos Múltiples: reemplaza total o parcialmente a los anteriores manuales. Se emplean según la dimensión de la organización o volumen que justifique su confección.

2.4. Partes componentes de un manual Ahora que conocemos como se clasifican los manuales administrativos estamos en

condiciones de saber, qué partes debe contener como mínimo un manual:



a) Contenido: expone las secciones integrantes del manual. b) Índice: muestra el número de página en que se localiza cada título. Este índice

puede ser numérico o temático. Habitualmente el índice temático se localiza como última sección del manual.

c) Introducción: expresa la finalidad del manual incluyendo comentarios que predisponen al lector sobre la lectura de los contenidos de capítulos siguientes.

d) Instrucciones para el uso: indica como localizar un tema dentro del manual, como así también, la forma de actualizarlo por el surgimiento de nuevas necesidades o pérdida de vigencia.

e) Cuerpo principal: es la parte fundamental de todo manual ya que expone la razón de su creación. en esta sección debe exhibirse los contenidos de forma simple y ágil para que sea ameno para el lector. Los detalles se pueden adicionar como “Anexos o Apéndices del Manual”.

f) Glosario: explica la terminología usada en el manual, para que la comprensión de los contenidos sean homogéneos a todos los empelados de los distintos niveles de la organización.

2.5. Proceso de elaboración de un manual administrativo Todo manual debe contar con ciertos requisitos, en su proceso de elaboración, para

satisfacer las necesidades organizacionales, a saber:

Definir el objetivo: se elabora para satisfacer una necesidad concreta de la organización a la cual debe dar respuesta.

Determinar los responsables de la redacción: el encargado de la redacción debe ser un especialista en el tema a tratar, pudiendo ser interno o externo (consultor) a la organización.

Establecer de un plan de trabajo o guía de acciones a seguir: el empleo de un plan contribuye a guiar los pasos que deben realizarse secuencialmente para cumplir con el objetivo y los tiempos establecidos.

Relevar las actividades o acciones que se quieren plasmar en el manual: para poder describir, mejorar o incorporar acciones, primero debemos conocer la información que se esta manejando, para ello se aplican técnicas de relevamiento, según la información que se requiera.

Redacción: para que la comunicación del manual sea efectiva se debe seleccionar muy bien el método de redacción, los cuales pueden ser narraditos o a través del empleo de gráficos, pudiendo coexistir ambos métodos de acuerdo a lo que se desea transmitir.

2.6. Redacción de manuales de acuerdo a la información a relevar y técnicas a aplicar

A continuación se presenta una tabla en donde se establece una relación entre la información a relevar y la técnica a emplear, para que posteriormente sea empleada en la redacción de los manuales correspondientes.



TIPO DE INFORMACIÓN TECNICAS DE

RELEVAMIENTO

Objetivos de las áreas que componen la organización, afectada al estudio

Establecimientos de políticas

Definición de puestos y jerarquías

Entrevistas

Niveles Superiores

Información que se recibe y procesa en cada sector de la organización

Tareas que ejecuta cada integrante de un sector

Niveles

Operativos

Disposición del personal y oficinas

Estudio de tiempos y ritmo de trabajo

Homogeneidad o heterogeneidad en los procedimientos realizados

Observación Personal

Datos personales y ubicación física del puesto

Descripción de relaciones jerárquicas, funciones y tareas

Información sobre volúmenes, frecuencias y denominaciones de la documentación emitida y recibida

Cuestionarios

Estatutos, decretos o resoluciones de la organización

Instrucciones internas

Reglamentaciones externas que son obligaciones de la organización

Estudio de contenidos y archivos de documentos

Estudio de Documentación

Fuente Consultada: Técnicas de Organización, Sistemas y Métodos de Alberto

2.7. Manuales de procedimientos. Conceptos básicos. Contenido y estructura

¿Recuerdan la clasificación de manuales administrativos? Ahora abordaremos unos de esos manuales, describiéndolo detalladamente, por considerarse el de mayor empleo en las organizaciones. Nos estamos refiriendo al manual de procedimientos.

Antes de abocarnos de lleno al manual de procedimientos, tendríamos que definir, ¿qué es un procedimiento?.



Un procedimiento es un plan que fija la manera de llevar adelante una acción, en forma exacta y detallando los pasos cronológicos, otorgando cierto grado de libertad de acción.

Entonces, ¿cómo podemos definir al manual de procedimientos?. Como una fuente de información que, permanentemente actualizada, facilita al personal de

una empresa la correcta ejecución de tareas normalizadas y que regula la participación de los distintos sectores de una organización, así como también de entes externos.

¿Qué ventajas proporciona su empleo?

Permite estandarizar la ejecución de tareas, facilitando el proceso la toma de decisiones programadas.

Evita la superposición de tareas.

Permite el establecimiento de un sistema de información o bien modificar el existente.

Simplifica y/o racionaliza la ejecución de tareas que resultaban confusas y voluminosas, reduciendo los costos por medio de la normatización.

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, actividades y métodos.

Permite simplificar el asesoramiento y capacitación a nuevos empleados de la empresa.

Facilita las labores de auditoría, y la evaluación del control interno.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

Reduce la participación de jefes y gerentes, ya que su intervención se limitaría a casos no habituales, o sea a participar en las decisiones no programables.

Evita improvisaciones y/o decisiones apresuradas.

Después de leer lo expuesto surge la siguiente pregunta, ¿se pueden aplicar a cualquier organización?.

Los manuales de procedimientos pueden aplicarse a cualquier tipo de organización, independientemente de las actividades que realicen o de los fines que persigan, pero no debemos olvidarnos lo plasmado en la introducción de este módulo; en la que hacíamos hincapié que en las organizaciones pequeñas tal vez no sea necesaria tanta estandarización, ya que los manuales requieren un alto costo de redacción y mantenimiento.

¿Cómo debe ser la estructura de un manual de procedimientos? La norma IRAM 34.551 se ocupa del contenido y presentación de los manuales de

procedimientos administrativos. Si bien para nuestra asignatura no estudiaremos la norma IRAM 34.551, debemos conocer

como mínimo, las estructuras y contenidos que establecen para la construcción de un manual de procedimientos administrativo:

Esta norma comprende los siguientes tópicos:

Contenido: incluye: 1. Enumeración de contenido. 2. Enumeración de la norma. 3. Cantidad de páginas de los procedimientos o parte de manual.

Objetivos: explica los propósitos del manual y los motivos por el cual fue creado.



Responsabilidad: Indica que unidad orgánica es la responsable de los procedimientos definidos.

Alcance de los procedimientos: contiene la explicación de las áreas (entes) sobre los que se aplican los procedimientos y cuando deben ser empleados, o por vía de excepción cuáles son los límites en que cesa la aplicación de los mismos.

Instrucciones: incluye: 1. Estructura: disposición y los fundamentos de las partes en que está

ordenado el manual. 2. Codificación: explica el sistema de codificación empleado en el manual 3. Actualización: informa sobre la forma de identificar las revisiones,

modificaciones o actualizaciones, como también como incluir nuevo material o destruir el material inválido.

4. Criterios de cumplimiento: establece la forma de verificar el cumplimiento de lo detallado en el manual.

Normas de procedimientos: es la parte fundamental del manual, incluyendo: 1. Cursogramas. 2. Normas de trámite. 3. Formularios. 4. Anexos.

Glosario: define los términos técnicos utilizados.

Índice temático: los temas comprendidos deben estar ordenados alfabéticamente para facilitar la consulta.

Índice de referencias cruzadas: señala la ubicación de los temas que comprende el manual y que se hallan desarrollados en otros manuales.

Verificación y asesoramiento: define la unidad orgánica facultada para verificar el cumplimiento y asesorar, en caso de dudas, sobre el empleo de los procedimientos.

Indicación de fechas: Los procedimientos deberán tener fecha de emisión y fecha de vigencia, a fin de identificar las distintas ediciones o modificaciones de la norma.

Numeración de páginas: todas las hojas de un procedimiento deben contener número de páginas, comenzando por el número 1 (uno) y la cantidad total de páginas.

Formato: es conveniente que todos los manuales tengan formatos homogéneos con el fin de mantener un ordenamiento lógico de lectura y comprensión. Por ejemplo lo establecido en las normas IRAM 3001 (norma que no es tema de estudio de esta materia).

Armado: muestra el ordenamiento y la disposición de las partes componentes del manual, por ejemplo plegado de hojas.



A modo de síntesis, antes de finalizar, podemos decir que la importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; logrando evitar errores que suelen cometerse dentro de las áreas funcionales. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que exponen todo lo relacionado con su estructura organizacional, cultura, procedimientos, tareas, responsabilidades y derechos.

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