CURSO CONTROL DE GESTIN y CUADRO DE MANDO INTEGRALMINISTERIO DE EDUCACION Julio 2014Carlos EcheverraIngeniero Comercial y PeriodistaMBA Y PMP

*TIPOLOGIA DE INDICADORES DE GESTIN

ndice e IndicadorIndicador: Es una expresin matemtica de lo que se quiere medir, con base en factores o variables claves y tienen un objetivo y cliente predefinido. Los indicadores de acuerdo a sus tipos (o referencias) pueden ser histricos, estndar, tericos, por requerimiento de los usuarios, por lineamiento poltico, planificado, etc.

ndice e Indicadorndice: Valor que da la expresin matemtica (indicador) al introducirle datos y se obtienen para evaluarlos a travs de diagnstico.

Indicadores de gestin Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta que punto o en que medida se estn logrando los objetivos estratgicos.

Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeo de una organizacin frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia.

Indicadores de gestin Producen informacin para analizar el desempeo de cualquier rea de la organizacin y verificar el cumplimiento de los objetivos en trminos de resultados.

Detectan y prevn desviaciones en el logro de los objetivos.

EL anlisis de los indicadores conlleva a generar ALERTAS SOBRE LA ACCIN, no perder la direccin, bajo el supuesto de que la organizacin est perfectamente alineada con el plan.

Tipos de indicadoresEn el contexto de orientacin hacia los procesos, un medidor o indicador puede ser de proceso o de resultados. En el primer caso, se pretende medir que est sucediendo con las actividades, y en segundo se quiere medir las salidas del proceso. Otras clasificaciones indicadores de eficacia o de eficiencia.

El indicador de eficacia mide el logro de los resultados propuestos. Indica si se hicieron las cosas que se deban hacer, los aspectos correctos del proceso.

Los indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecucin del proceso, se concentran en el Cmo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso. Tienen que ver con la productividad.

Categoras de los indicadoresSe debe saber discernir entre indicadores de cumplimiento, de evaluacin, de eficiencia, de eficacia e indicadores de gestin.

Indicadores de cumplimiento: con base en que el cumplimiento tiene que ver con la conclusin de una tarea. Los indicadores de cumplimiento estn relacionados con las razones que indican el grado de consecucin de tareas y/o trabajos. Ejemplo: cumplimiento del programa de pedidos.Categoras de los indicadores

Indicadores de evaluacin: la evaluacin tiene que ver con el rendimiento que se obtiene de una tarea, trabajo o proceso. Los indicadores de evaluacin estn relacionados con las razones y/o los mtodos que ayudan a identificar nuestras fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora. Ejemplo: evaluacin del proceso de gestin de pedidos.Categoras de los indicadores

Indicadores de eficiencia: teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con la actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mnimo de recursos. Los indicadores de eficiencia estn relacionados con las razones que indican los recursos invertidos en la consecucin de tareas y/o trabajos. Ejemplo: Tiempo fabricacin de un producto, razn de piezas / hora, rotacin de inventarios. Categoras de los indicadores

Indicadores de eficacia: eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o propsito. Los indicadores de eficacia estn relacionados con las razones que indican capacidad o acierto en la consecucin de tareas y/o trabajos. Ejemplo: grado de satisfaccin de los clientes con relacin a los pedidos. Categoras de los indicadores

Indicadores de gestin: teniendo en cuenta que gestin tiene que ver con administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas y/o trabajos programados y planificados. Los indicadores de gestin estn relacionados con las razones que permiten administrar realmente un proceso. Ejemplo: administracin y/o gestin de los almacenes de productos en proceso de fabricacin y de los cuellos de botella. Categoras de los indicadores

Indicadores individuales e indicadores globales

Los indicadores de gestin se entienden como la expresin cuantitativa del comportamiento o el desempeo de toda una organizacin (INDICADORES GLOBALES) o una de sus partes: gerencia, departamento, unidad u persona (INDICADORES INDIVIDUALES), cuya magnitud al ser comparada con algn nivel de referencia, puede estar sealando una desviacin sobre la cual se tomarn acciones correctivas o preventivas segn el caso.

El valor del indicador es el resultado de la medicin del indicador y constituye un valor de comparacin, referido a su meta asociada.

Indicadores individuales e indicadores globales

El principal objetivo de los indicadores, es poder evaluar el desempeo del rea mediante parmetros establecidos en relacin con las metas, as mismo observar la tendencia en un lapso durante un proceso de evaluacin.

Con los resultados obtenidos se pueden plantear soluciones o herramientas que contribuyan al mejoramiento o correctivos que conlleven a la consecucin de la meta fijada.

ERRORESCOMO EVITARLOSLos indicadores de gestin que miden la actividad en lugar del desempeo proveen data menos til y una sobrecarga de informacin.Focalizarse en los objetivos clave de la organizacin, lo cual mantendr la atencin en las metas esenciales.Focalizacin en metas de corto plazo a expensas de objetivos de largo plazo, es inconveniente, debido a la presin por un desempeo inmediato.Los modelos de control de gestin ayudan a asegurar la inclusin de objetivos de corto y largo plazo.La falta de conocimiento de las medidas de resultados, pueden ocasionar que los indicadores de gestin sean utilizados deficientemente. Invertir tiempo en desarrollar buenas medidas de resultados, aun cuando esto no es una tarea fcil Demasiados indicadores financieros comparados con los indicadores de calidad, por ejemplo, pueden ocasionar un desempeo no equilibrado y descuidar reas esenciales.Los modelos de control de gestin pueden utilizarse para establecer un balance adecuado.

ERRORESCOMO EVITARLOSLa manipulacin de los datos para mejorar el desempeo, sobre todo cuando la recompensa o el castigo dependen de los indicadores. Los indicadores maliciosos se pueden reducir estableciendo indicadores de gestin equilibrados, verificando la data involucrada en ellos.Peligro al especificar los datos, porque puede ser interesantes en lugar de necesarios.Focalizar los indicadores de gestin en los objetivos clave, acabando con los indicadores de bonito saberlo en vez de los necesario saber.Riesgos de medir procesos de trabajo que son fciles de controlar, en lugar de aquellos que tienen mayor valor potencial.Focalizarse en los objetivos clave y generar un efecto cascada hacia medidas de mayor valor agregado.No comparara actividades similares, lo cual puede ocasionar sentimientos de injusticias y falta de confianza en los indicadores de desempeo.La calidad de los datos debe ser alta y los principios para establecer comparaciones deben establecerse por consenso.

INDICADORES BSICOS DE UNA ORGANIZACIONAlcance del sistema de indicadores

El sistema de gestin, estara conformado por dos aspectos claves:

Los indicadores: Es necesario identificar los indicadores con los cuales la directiva y los administradores de las distintas reas funcionales de la empresa, tendran toda la informacin necesaria para tomar decisiones.

INDICADORES BSICOS DE UNA ORGANIZACIONAlcance del sistema de indicadores

El sistema de gestin, estara conformado por dos aspectos claves:

El sistema de gestin: compuesto por los puntos de informacin y control, que permitirn en forma visible, identificar donde estn las desviaciones, concentrando as la atencin de todos los responsables en la toma de decisiones.

Indicadores de efectividad

La efectividad, significa cuantificacin del logro de la meta, tambin es sinnimo de eficacia y se le define como "Capacidad de lograr el efecto que se desea". Los indicadores de eficacia o efectividad, tienen que ver con hacer realidad un intento o propsito, y estn relacionados con el cumplimiento al ciento por ciento de los objetivos planteados. En este sentido se pueden disear los siguientes indicadores de efectividad (no son nicos):

Descripcin del IndicadorVariables FundamentalesEFECTIVIDAD EN EL USO DE LAS INSTALACIONES

Es el grado de cumplimiento del programa de produccin. Este factor puede estar afectado por causas imputadas tanto a los equipos de produccin, como a los que administran el proceso. El indicador es medido porcentualmente (%).

Disponibilidad de las instalaciones.Eficiencia de los equipos.Efectividad en la logstica y el transporte.EFECTIVIDAD EN EL SERVICIOEs el grado de cumplimiento del plan de servicios, en trminos de volumen, El indicador es medido porcentualmente (%).Efectividad en el uso de las instalaciones.Eficiencia en la gestin de servicios y resolucin de casos.

INDICADORES DE EFICIENCIA

La eficiencia es la capacidad administrativa de producir el mximo de resultados con el mnimo de recursos, el mnimo de energa y en el mnimo de tiempo posible. Entre los indicadores de eficiencia se pueden mencionarlos siguientes:

Descripcin del IndicadorVariables FundamentalesUSO DE

Indica el uso racional de las instalaciones productivas, con base en la capacidad nominal o instalada. El indicador es medido porcentualmente (%).

Disponibilidad de las instalaciones.Eficiencia en el mantenimiento.Efectividad en el transporte.Capacidad de las instalaciones.NIVEL DE INVENTARIOS

Permite conocer el uso racional del capital invertido en inventarios con relacin a las ventas netas. El indicador es medido porcentualmente (%).Eficiencia en el uso de los insumosDeterminacin optima de los niveles de reposicin.Efectividad en el pago a proveedores.Eficiencia en el tiempo de compras.

INDICADORES DE CALIDAD

El concepto tcnico de calidad representa ms bien una forma de hacer las cosas en las que, fundamentalmente, predominan la preocupacin por satisfacer al cliente y por mejorar, da a da, procesos y resultados. Hoy en da introduce el concepto de mejora continua en cualquier organizacin y a todos los niveles de la misma. Entre los indicadores de eficiencia se pueden mencionarlos siguientes:

Descripcin del IndicadorVariables FundamentalesRENDIMIENTO DE CALIDAD

Mide la calidad de los procesos, permitiendo detectar las deficiencias en etapas prximas en su origen (en las operaciones). El indicador es medido porcentualmente (%).

Disponibilidad de las instalaciones.Eficiencia en el mantenimiento.Efectividad en el transporte.Capacidad de las instalaciones.CALIDAD DE USO

Mide la calidad de los productos con base en la aceptacin por parte de los clientes. El indicador es medido porcentualmente (%).

Eficiencia en la gestin de comercializacin y ventas.Atencin y verificacin en los reclamos de los clientes.Eficiencia en la gestin de calidad.

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD

Descripcin del IndicadorVariables Fundamentales

PRODUCTIVIDAD DE OBRA

Mide la contribucin de la mano de obra al volumen de produccin. El indicador es medido en toneladas por hh-trabajadas.Efectividad en el uso de las instalaciones.Tiempo efectivo de trabajo.Cumplimiento plan de desarrollo y capacitacin.Eficiencia en la gestin de calidad.COSTO UNITARIO DE PRODUCCIN

Resume la globalidad de los costos incluidos en el proceso de produccin. Es un indicador integral de productividad, y es medido en Bolvares por tonelada producida conforme.Efectividad en el uso de las instalaciones.Cumplimiento en la ejecucin presupuestaria.Eficiencia en el uso de los recursos.Administracin de los programas de reduccin de costos.Eficiencia en la gestin de calidad.RODUCTIVIDAD DEL CAPITALMide la productividad de los activos de la empresa, y se expresa como toneladas producidas conforme por Bolvar de activo. Efectividad en el uso de las instalaciones.Eficiencia en el uso de los recursos.Eficiencia en la gestin de calidad.Control efectivo de los activos.

INDICADORES DE COMPETITIVIDAD

Entendemos por competitividad a la capacidad de una organizacin pblica o privada, lucrativa o no, de mantener sistemticamente ventajas comparativas que le permitan alcanzar, sostener y mejorar una determinada posicin en el entorno socioeconmico.

La productividad de una organizacin se logra concentrando sus esfuerzos por elevar sus niveles de eficiencia y eficacia.

Descripcin del IndicadorVariables FundamentalesCOMPETITIVIDAD EN COSTO UNITARIO DEL PRODUCTO

Indica la relacin entre el costo de produccin de la empresa y los de la competencia, para un producto similar. El indicador es medido porcentualmente (%).Efectividad en el uso de las instalaciones.Cumplimiento en la ejecucin presupuestaria.Eficiencia en el uso de los recursos.Administracin de los programas de reduccin de costos.Eficiencia en la gestin de calidad.VARIACIN DE EL MERCADO

Define la capacidad de la empresa para incrementar o mantener su participacin en el mercado. El indicador se mide porcentual (%).Efectividad en el Plan de Produccin. Cumplimiento programa de Ventas.Eficiencia en la gestin de comercializacin y ventas.Eficiencia en la gestin de calidad.

INDICADORES DE SEGURIDAD INDUSTRIAL

Descripcin del IndicadorVariables Fundamentales

FRECUENCIA Expresa el nmero de trabajadores con lesiones incapacitantes, relacionando dicho numero con las horas-hombre trabajadas, durante un perodo definido, con bese en un milln de horas-hombre.Control en las Horas hombre trabajadas.Control de los accidentes y de los das perdidos por causa de ellos.Control de la fuerza laboral.SEVERIDAD Est representado por el tiempo perdido, expresado en das, relacionando este tiempo perdido con las horas-hombre trabajadas, durante un perodo definido, con bese en un milln de horas-hombre.ACCIDENTABILIDADIncluye el nmero total de accidentes, con o sin prdida de tiempo y fatales, y relaciona esta cantidad de accidentes con la fuerza laboral promedio, con base en 100 trabajadores de la empresa.TASA DE RIESGOExpresa el nmero de das efectivamente perdidos por reposo, como consecuencia de accidentes, y relaciona esta cantidad de accidentes con la fuerza laboral promedio, con base en 100 trabajadores de la empresa.

INDICADORES DE GESTIN

Una vez identificados los factores claves de xito, se deben establecer para cada uno de ellos los indicadores que servirn como mecanismo de monitoreo y control.Establecer indicadores para cadafactor crtico de xito

Cuando el factor clave de xito se refiere a una condicin de entrada, las variables estarn determinadas por los atributos de los elementos de entrada que son necesarios controlar, tal como se presentaen la siguiente ecuacin:Establecer indicadores para cadafactor crtico de xito

Cuando el factor clave de xito se refiere a un proceso primario y la naturaleza del control ms apropiado es de eficiencia, las variables estarn relacionadas con el uso de los recursos por parte del proceso, como se presenta en la siguiente ecuacin:Establecer indicadores para cadafactor crtico de xito

Cuando el factor clave de xito se refiere a un proceso primario y la naturaleza del control ms apropiado es de eficacia, las variables estarn relacionadas con el cumplimiento de los resultados esperados por parte de dicho proceso tal como se presenta en la siguiente ecuacin:Establecer indicadores para cadafactor crtico de xito

Determinar, para cada indicador el estado, el umbral y el rango de gestinLos indicadores sern mecanismos tiles de control si pueden ser comparados con valores de referencia establecidos previamente.

Estos valores de referencia se definen a partir de los objetivos y las condiciones del sistema que se desea monitorear y controlar. Los valores tpicos de referencia son:

Determinar, para cada indicador el estado, el umbral y el rango de gestinEstado: Valor inicial o actual de un indicador.

Umbral: Es el valor del indicador que se quiere lograr o mantener.

Rango de gestin: Es el espacio comprendido entre los valores mnimo y mximo aceptables, que el indicador puede tomar

GRACIAS

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