Collabtive Manual

7/21/2019 Collabtive Manual

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CentroNacionaldelasArtes

GestordeProyectosCollabtive.Manualdel

Usuario

Proyecto:AulasVirtualesCENART

PosgradoVirtualenPolticasCulturalesyGestinCulturalOctubrede2008


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CONTENIDO

ProyectoAulasVirtualesCollabtive........................................................................................................................................3

1.

Presentacin.................................................................................................................................................................

3

2. Cmoingresar?...........................................................................................................................................................4

3. Escritorio.......................................................................................................................................................................5

3.1 Misproyectos........................................................................................................................................................6

3.2 Mistareas...........................................................................................................................................................10

3.3 Hitos....................................................................................................................................................................11

3.4 Mismensajes......................................................................................................................................................12

4. Miembros...................................................................................................................................................................13

4.1 Miembrosdeunproyecto......................................................................................................................................13

4.2 Editarusuarios........................................................................................................................................................15

5. Crearunhito...............................................................................................................................................................16

6. CrearTareas................................................................................................................................................................18

6.1 AadirListadeTareas............................................................................................................................................18

6.2 Aadirtareas..........................................................................................................................................................19

6.3 Cerrartareas..........................................................................................................................................................20

7. Crearmensajes...........................................................................................................................................................23

8. Adjuntararchivos........................................................................................................................................................25

9. Comunicacininstantnea(chat)...............................................................................................................................27

10. Glosario..................................................................................................................................................................28


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PROYECTO AULASVIRTUALES COLLABTIVE

1. PRESENTACIN

Collabtive es una plataforma open source (libre de licencia) que permite administrar actividades de un proyecto.Comprendevariosmdulosquepermiten:

Cargararchivos

Buzndemensajes

Crearlistadetareasytareas

Asignarresponsablesderealizartareas

Chat

Estopermitiradministrarfcilmenteactividades,reuniones,fechasdeentregadeproductos,etc.enunentornovirtualcolaborativo.Ademscon losmdulosdemensajesydechatpermitirmantenercomunicacincon losmiembrosdelproyecto, compartir experiencias, detectar problemas, analizar posibles escenarios, compartir soluciones, etc. CabemencionarquealfinaldelmismohemosincorporadounglosarioparaConsulta.

Porlasventajasmencionadas,sehaconsideradoqueestaplataformaserdegran utilidadyapoyoparael desarrollodelProyectodeAulasVirtualesdelCentroNacionaldelasArtes.

Estemanualpretendeserunapoyoparaelusodeestaplataforma.Acontinuacintepresentamos informacinparasumanejo.


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2. CMO INGRESAR?

Ingresaen labarradedireccionesdelnavegadorweb lasiguientedireccinhttp://cenartvirtual.net/collabtive/estonosllevar a la pgina de acceso donde se te pedir tu usuario y contrasea.Una vez que lo hemos escrito da clic enIngresar.(Verfigura1)

Es importantemencionar,quecuentacon laopcinmantenerseconectado, lacualpermitemantenerteen lneaportiempo indefinidoohastaquese lede laopcinsalir.Parahacerusodeestafuncindebers ingresartusdatosydarclicenlaopcinmantenerseconectado.

Figura1.IngresoaCollabtive

Contrasea

Usuario

Ingresarusuarioycontraseaydarclic

paramantenerseenlnea.

Darclicparaingresar


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5

3. ESCRITORIO

Unavez

que

has

ingresado

ala

plataforma,

la

primera

pantalla

que

podrs

ver

es

el

Escritorio,

donde

encontrars

el

proyectooproyectosaenlosqueestscolaborando,lastareasdelascualeseresresponsable,loshitosprogramados,ascomolosmiembrosdetuequipodetrabajoqueseencuentranenlneaytubuzndemensajes.(Verfigura2)

Figura2.

Escritorio

Adicionalmente,secuentaconuncalendario,laopcinparachatearconlosmiembrosasociadosconmiproyectoqueseencuentranenlneayunbuscador.

AcontinuacinrevisaremoscadaunodeloscomponentesdelEscritorio,iniciandoconelmendeMisproyectos.

Mendelaplataformadeproyectos.Escritorio/Micuenta/Salir

Proyectosenlosque

participo

Chatconmiembrodemiequipoqueestnenlnea

Cuadrodebsqueda

Calendario

Permitedarseguimientoalasentregasyeventosprogramados

Buzndemensajes

Tareasdelasquesoyresponsable


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3.1 MIS PROYECTOS

El desarrollo del Aula Virtual de cada rea es un proyecto particular, por lo que la administracin del proyecto esresponsabilidaddellderquesehadesignadoparaestefin.EnlaseccindeMisproyectosnicamenteversaqulenelqueestsinvolucrado.Porejemplo,enlafigura3,sepuedeverellistadodetodos losproyectosdelCENART,porqueelusuarioestasignadoatodos.

Existendostiposdeproyectos:losqueanestnendesarrolloyaquellosqueyasehanconcluido.

Figura3.Misproyectos

Paraver losdetallesdetuproyectodebesdedarclicsobreelnombre,estodesplegarunaventanaconlasopcionesdegestindelproyecto,talcomosemuestraenlafigura4.

Proyectosenprocesodedesarrollo

Proyectosconcluidos

Ocultar/mostrar

informacin


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Figura4.Tablerodeunproyecto

Presentamoscadaelementodeltablerodeunproyectoacontinuacin:

3.1.1 MENDE ACCESODIRECTO

Conestemense ingresaa lasopcionesdeGestindelproyecto,comosonhitos,tareas,mensajes,archivosadjuntosymiembros.(Verfigura5)

Muestralas

actividades

asignadasal

proyecto

Aldarclicsemuestrala

descripcindelProyecto

Cuandoseha

programado

unHitose

muestraen

este

calendario

Cuadrode

bsqueda

Mende

acceso

directo

Rastreadorde

tiempo


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8

Figura5.Mendeaccesodirecto

3.1.2 PROYECTO

Aldar

clic

sobre

el

nombre

del

proyecto

se

despliegan

detalles

como

descripcin,

das

que

faltan

para

concluir

yel

estado

delmismo.(Verfigura6)

Figura6.DescripcindelProyecto

3.1.3 HITOS

Enestaseccinsepuedeverelcalendariocon loseventosprogramados,obienagregarmseventosyverculesyasehanfinalizado.(Verfigura7)

Tablero

Hitos

TareasMensajes

Archivosadjuntos

MiembrosasignadosalProyecto


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Figura7.HitosdelProyecto

3.1.4 RASTREADOR DE TIEMPO

Nos permite dar seguimiento al tiempo empleado para realizar una tarea. Para crear unamarcade tiempo, se debeingresar hora de comienzo y trmino, comentario y tarea a la que pertenece. Esto permite al Administrador de laplataformaconocelascargasdetrabajodecadaintegrantedecadaproyecto.

Figura8.Rastreadordetiempo.

Visualizaque

eventosestn

calendarizados

Hitosrealizadosy

concluidos

Agregarhitos

Ocultar/Mostrar

Calendario

Horainicial

Horafinal

Cuadrodetexto

Seleccionartarea


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3.1.5 ACTIVIDAD

Muestra lasactividadesrelacionadasconelProyectoyelresponsablederealizarla.Adems,cadaactividadmuestra losdetallesdeedicin,esdecir,sifueaadido,editado,eliminado,etc.ascomolahoraenqueserealizdichaaccin. (Verfigura9)

Figura9.Actividadesdelproyecto

3.2 MISTAREAS

ContinuemosrevisandoloselementosqueaparecenenelEscritorio,yahemosvistoadetallelaseccinMisproyectos,ahorarevisaremos laseccinMistareas lacualsemuestrasiempreycuandoel lderdeproyectoyatehayaasignadocomoresponsablederealizarlaunatarea.

Lafigura10,muestraelnombredelatarea,elproyectoalqueperteneceylosdasquequedanpararealizarlaactividad.Cuandoyaseha terminadoeltiempoprogramadoyannosemarcacomorealizado,elcontadorseaparecerenrojoyconnmerosnegativos.

Usuarioresponsablede

realizarlaactividad

Listadode

actividades

Detallesdeedicindela

actividad

Pginasde

actividades


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Figura10.Mistareas

Aldarclicsobreelnombredetarea,seabrelapginaconlosdetalles,comosemuestraenlafigura11.

Figura11.

Contenido

de

la

Tarea

3.3 HITOS

En esta se pueden ver los das que tiene algn evento registrado. Con las flechas de direccin se puede avanzar oretrocederenelcalendario.

Figura12.HitosEneltema5,encontrarscomoagregar/editarhitos.

Editar

Eliminar

Exportar:Exportacinical/RSS

Editar

Eliminar

AvanzarRetroceder


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3.4 MIS MENSAJES

Enestebuzndemensajespodremosrevisarloquenoshanenviadolosintegrantesdelequipo.(Verfigura13)

Figura13.

Buzn

de

mensajes

Paraleerelcontenidodelmensajebastacondarclicsobreelnombredelmensaje,verfigura14.

Figura14.Contenidodelmensaje

Fechadeenvi

Usuarioqueloenva

Ttulodelmensaje

Proyectoalquepertenece


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Endicha figura,seobservaquinenvaelmensaje,elcontenido, la fecha,etiquetas,elhitoalqueperteneceysialgnotrousuariohadadorespuesta.

Eneltema7encontrarscomocrearmensajes.

4. MIEMBROS

LoprimeroquedebehacerelAdministradoroLderdeproyectoesdardealtaaloscolaboradores,estopermitirquealmomentodecrearunhitoounaactividadselepuedaasociarunresponsablepararealizarla.

CabemencionarquelosmiembrosdecadareayahansidoagregadosconbaseenelequipodetrabajoquefuepublicadoenelBlogdelasAulasVirtuales,porloque,encasodequesedeseeagregaraotromiembrosedebemandaruncorreoaladministrador([email protected])con lossiguientesdatos:Nombre,Apellidos,correoelectrnicoyrolquetendrendichoproyectoelusuario.

4.1 MIEMBROS DEUN PROYECTO

Para conocer qu miembros se han dado de alta en el sistema debers seleccionar el proyecto (recordar que seencuentranenelEscritorio,posteriormentedarclicenelconodeMiembrosqueseencuentraenelmendeaccesodirecto.(Verfigura15).

Figura15.AccesodirectoaMiembros

Estonosdespliegaunaventanaconellistadodelosmiembrosdelproyecto(verfigura16)

Miembros


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Figura16.Miembrosdelproyecto

Sideseasconocerlosdatosbsicosdenuestracuentaodealgnotromiembro,debesdarclicsobreelnombre,abrirlapantallaconel Perfildelusuario,enestapantalla sepuedeeditar la informacinparaactualizar losdatos,como semuestraenlafigura17:

Figura17.Perfildeusuario


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Recuerdaque:

Nopodrsingresarlosdatosdecorreoelectrnico,estodebersdenotificarloaladministrador.

Solotienesaccesoalproyectoquesetefuedesignado.

Podrscomunicartemediantechat,concualquieraqueestenlaplataforma.

4.2 EDITAR USUARIOS

Como pueden observar existe la opcin de Editar la cuenta.Al hacer clic nos aparecen los siguientesdatosque sepuedenmodificar:

Figura18.Editarusuario

Enstapantallapodemosmodificaryactualizarlainformacindelcontactoesdecir:

Nombre:conelqueseidentificaalusuario

Direccin:Puedenregistrarsudomicilioparticularodetrabajo

2.Direccin:Puedenregistrarsudomicilioparticularodetrabajo

Estado:deresidencia

Pas:de

residencia

Idioma:enelquedeseanverlainformacindelsistema

CdigoPostal:correspondienteasudireccin

Sexo:femeninoomasculino

URL:sitienenalgunapginaelectrnica


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Existe la opcinde CambiarContrasea, se les pidenohacerlo yaque seradifcil elque se recuperenuevamente.

Unavezquehanactualizada losdatos,debendarclicenelbotnEnviaryseguardar lanueva informacinobien lareemplazarsegnseaelcaso.

OtraopcinparaEditarnuestracuentaesdarclicenelmenMicuentaqueapareceenlapartesuperiorderechadelapantallay nosllevaralaspantallasqueseexplicaron(figuras17y18).

Figura19.Menmicuenta

5. CREAR

UN

HITO

Unhitoesuneventoparaelcualserequiereunaseriedepasosoactividadesparalograrlo.

Para crearlo, se debe considerar en primer lugar, qu evento queremos realizar, en segundo, las actividades que serequierenparalograrloyporltimoenqutiempodebeestarconcluido.

Vamosa suponerquedeseamos crearunHito,denominado Reuninde trabajo yqueparaste se requierencomoactividades: proponer fecha de realizacin, definir el espacio de la reunin, elaborar la orden del da, convocar a losasistentes,prepararelsalndejuntas,prepararmateriales,realizarlajuntaycomoltimopaso,elaborarlaminutadelareunin.staltimaactividadseraelproductoaentregarcomoresultadodelhito.

Los

pasos

para

realizarlo

en

el

sistema

son:

1. Ingresaralproyectoalqueperteneceelhito2. Posteriormenteiralaseccindehitos3. Seleccionarlaopcindeaadirhito4. Capturarlainformacinrelacionadaconelhito:

4.1Nombre,4.2Descripciny,4.3Fechaenlaquevence

5. AadirHito

AcontinuacinenumeramoslospasosenlaFig.20.

Micuenta


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Figura20.PasosparacrearunHito

Unavezquesehacredoelhitosepuedeverificarenelcalendariosiaparecelanuevainformacin.(Verfigura21).

Paso3:AadirHito

4.1Nombre

4.2

Descripcin

4.3Fechaenlaquevence,alcolocarseenesteapartado,se

abreuncalendario.

Paso2:SeleccionaropcindeHitos

Paso1:Seleccionarel

proyecto

Paso4:Capturar

datosdelhito

Paso5:AadirHito


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Figura21.Hitoaadido

Unavezcreadoelhitoseasignalalistadetareasytareasarealizarse.Acontinuacinveremoselprocedimiento.

6. CREARTAREAS

Lastareassonelcorazndeunproyecto,sonlostrabajos,acciones,procesos,etc.necesariosparalograrunHitobieneldesarrollodeunproyecto.

EnestesistemaprimerodebemoscrearlaListadeTarea(tantascomoseannecesarias)yposteriormentelastareasqueformarnpartedeella(tantascomoseannecesarias).

6.1 AADIR LISTA DE TAREAS

Paracrearuna listadeTareas,debemosestablecer latareaPadre,esdecir,aquellaqueagrupara lasdemstareasconocidascomotareashijo,esimportanterecordarquepuedenasociarseonoaunHito(Milestone).

Paracrearlalistadetareasserequiere:1. Seleccionarelproyecto

2. Seleccionar

la

opcin

Tareas

3. Aadirlistadetareas3.1 Capturarnombre3.2 Capturardescripcin3.3 IndicaraqueMilestone(Hito)sedeseaasociar.Estepasoesopcionaldeacuerdoalestilodeadministrarel

proyecto4. AgregarListadetareas

HitoCreado


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Enlafigura22ilustramoselprocedimiento.

Figura22.ProcedimientoparaaadirListadeTareas

Cuandolalistadetareasseagrega,setienelaopcindeeliminar,editaroactualizar.

Unavezcreadalalistadetareasseaadenlastareasquelaconforman.

6.2 AADIR TAREAS

Aldar clicenAadirenlistadetareas,seabreelmenparaaadirtareas.

Elprocedimientoessimilarqueeldeagregarlistadetareas:

1. Capturarttulo2. Capturardescripcin3. Capturarfechalmitepararealizarla4. Seleccionarresponsable5. Aadir

EstoseilustraenlaFigura23.

Paso1.SeleccionarProyecto

Paso2.SeleccionarTareas

Paso3.Aadir

listadetareas

Paso3.1.Nombre

Paso3.2Descripcin

Paso3.3SeleccionarMilestone(Hito)

Paso4.

Aadir


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Figura23.Procedimientoparaaadirtareas

Unavezcreadalatareasepuedecerrar,editaryeliminar.

Unaventajadeesteprograma,esquenotificaa travsdeuncorreoelectrnico,qutareahasidoasignadaalusuarioseleccionado.

6.3 CERRAR TAREAS

Para indicarqueuna tareaya se realiz sedebedar clicenel conodepalomaque seencuentraa la izquierdadelnombredelatarea(verfigura24)alrealizaresto,latareacerradaseaadealaListadetareasterminada(verfigura25).Siunatareanohasidomarcadacomocerradayyaconcluyeltiempopararealizarla,elsistemalamarcaenrojo.(Verfigura24).

1.Ttulo

2.Descripcin

3.Fechalmite

4.Seleccionarresponsable4.Aadir


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Figura24.Seguimientoalatarea

Figura25.Listadetareasterminadas

Cuandosehanrealizadotodaslastareasdeunalistadetareas,obien,conformesevayaavanzandoenlarealizacindetareas,aparecerenelTablerodelproyectounagrficaparamedirelavance.Verfigura26.

Cerrartarea

Cerrartarea

EditarTarea

Eliminar

Tareaenrojo,indicaquehaconcluido

eltiempoprogramadopararealizarlay

an

no

finaliza.


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Figura26.Grficodeavancedeproyecto

Ahorabien,silalistadetareasestasociadaaunhito,cuandoseingresaaesemen,tambinsepuedeverquhitosya

sehan

realizado.

Ver

figura

27.

Grficodeavancedelproyecto


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Figura27.Hitoscompletados

7. CREARMENSAJES

Enviarunmensajeeneste sistemaesmuy sencillo,nicamentedebemosdedarclicenMensajes yposteriormenteAadirunmensaje,verfigura28.


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Figura28.AadirMensaje

Lainformacinquesecapturaeselttulo,cuerpodemensaje,hito,etiquetas,adjuntararchivo.

Elcuerpodelmensajeseescribircomoencualquierprocesadordetextos,sepuedeagregarimgenes,aunquedebemos

tenercuidado

en

no

agregar

una

imagen

pesada

(ya

que

para

eso

podemos

utilizar

otras

herramientas

como

gmail

oun

servidordecorreosparticular),ounarchivoadjuntonomayora2MB.

Deigualmanera,podemosagregarelHitoalqueestasociado,paratenerunmejorseguimiento.

Comoyasehabamencionado(pgina10deestemanual),para leerunmensajebastadarclicsobrelysemuestrasucontenido.Verfigura29.

Formatode

texto:

Negritas/Cursiva

/Subrayado

Tamaodeltexto

Alineacindel

texto

Listaconvietas/Lista

numerada

Insertareditarhipervnculo/Eliminar

hipervnculo/Insertareditarimagen

Seleccionarcolordetexto

Insertarcaracteres

personalizados/insertar

editarelemento

multimedia


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Figura29.Leermensaje

8. ADJUNTAR ARCHIVOS

Sepuedenadjuntararchivoscon laextensinpdf,ppt,docytxt loscualesnodeberndesermayoresa8MB.Esmuyimportantequedefinamoslacarpetadondeseadjuntar.

Paraaadir

un

directorio,

se

da

clic

en

la

opcin

aadir

directorio,

esto

desplegar

un

men

donde

se

escribir

el

ttulo

delacarpetaysudescripcin,comosemuestraenlafigura30.


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Figura30.Aadirdirectorio

SidamosclicenlaopcinManejecarpetaspodremosverqucarpetashansidocreadasascomolosarchivosadjuntosqueseencuentranenellas.Verfigura31.

Figura31.ManejeCarpetas


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9. COMUNICACIN INSTANTNEA (CHAT)

Cuandoalgnmiembrodemiproyectooeladministradordelsitioseencuentraconectadoalmismotiempo,apareceruniconodeactivo.Estoesindicadordequesepuedeestablecercontacto.

Figura32.

Usuarios

en

lnea

Loquesedebehaceresdarclicsobreelconodechatqueaparecealaderechadelusuarioquesedeseecontactar(verfigura32)yseabrirunaventanaemergente(verfigura33).

Figura33.VentajadeChat

Es necesario que el navegador de internet que utilizan, tenga activa la funcin de permitir ventanasemergentes.

Indicaquesepuedetener

conversacinconelusuario

Usuarioconelqueestableceel

chat

Cuadrode

mensajes

enviados/recibidos

Cuadroparaescribir

mensaje


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10.GLOSARIO

Archivo:documentoanexorelacionadoconelproyectoadesarrollar.Puedeserconlaextensinpdf,ppt,docytxt

Chat:comunicacinescritaatravsdeinternetentredosomspersonasqueserealizainstantneamente.

Gestindeproyectos:eslaaplicacindeconocimientos,habilidades,herramientasytcnicasalasactividadesdeunproyectoparasatisfacerlosrequisitosdelproyecto

Hito:eventosquerequierendesagregarseenunaseriedeactividadesparalograrseyqueporlogeneralculminanenlaentregadealgnproductooinsumoparaotrohitouotrasactividades

Ical:esunaaplicacindecalendariopersonal,almacenaseguimientodeeventosycitas,permitemltiplesvistasdecalendario(comocalendarios"domsticos",de"oficina"y"paranios")paraidentificarrpidamente

conflictosde

horarios

ytiempo

libre.

Mensaje:textobrevequeseenvaaunmiembrodelequipodetrabajo.

Miembro:personaasociadaaunproyectodeterminado.

Proyecto:conjuntodeactividadesinterrelacionadas,conuninicioyunafinalizacindefinida,queutilizarecursoslimitadosparalograrunobjetivodeseado.

RSS:esunformatobasadoenXMLquepermiteencontraraquellainformacinquemejorseadaptaaloqueelusuariodesea,perotambinofrecerladeformarpidayactualizada.Los archivos RSS son un nuevo mtodo para obtener y ofrecer informacin gracias a que contienen metadatos sobre lasfuentes de informacin. Es decir, se puede sincronizar una pgina con el correo electrnico para saber en qu momento

se ha modificado la informacin.

Tarea:actividadesespecficasarealizardentrodeunproyectoporunmiembro.

Usuario:personaquetieneunconjuntodepermisosyderecursos(odispositivos)alosquepuedeteneracceso.

XML:esunlenguajedemarcadoextensibleestrictodegranutilidadenelintercambiodedatos,yaquepermitedescribirlossinmostrarlosalusuario,perosiendoasuvezlegiblesatravsdediversasaplicaciones(navegadores,basesdedatos,etc.)

Documents

Collabtive Manual