Dis de Oficinas

7/24/2019 Dis de Oficinas

1/15

ecnicas de distribucion de oficinas

Asignatura: Distribucion de planta I

Catedratico: Ing. Alejandro Menocal

Alumnos: Efrain Fortin 201110810093

Dexy Aracely 201210010749

Johanna Lopez 201110810066

Luis Lopez 201310010111

Mauricio Canales 201210010466

Dennis Ramires 241081011

Edwin Motio 20121001022607/07/15


2/15

TECNICAS DE DISTRIBUCION DE OFICINASEl presente trabajo nos da a conocer la importancia de la correcta distribucin de un espacio

suficiente, adecuado y necesario en las reas administrativas de una organizacin.

OBJETIVOS

Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades

que conforman una organizacin

Maximizar el buen uso, aprovechamiento y conservacin de las instalaciones de una

organizacin.

Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y

necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz

Permitir a los clientes de la organizacin obtener los servicios y productos que

demandan bajo la mejores condiciones

Facilitar la circulacin de las personas, la realizacin, supervisin y flujo racional

del trabajo.

MARCO TEORICO DISTRIBUCION DE ESPACIOS EN AREASADMINISTRATIVAS (OFICINAS)

La distribucin de espacio se refiere a la disposicin fsica de los puestos de trabajo, de sus

componentes materiales y a la ubicacin de las instalaciones para la atencin y servicios

tanto para el personal, como para los clientes.

El estudio de la distribucin de espacios administrativos se realiza cuando se establecen

nuevos objetivos y programas, cuando existen cambios en la estructura de la organizacin,

cuando se ha llevado a cabo una modificacin de los sistemas o procedimientos del trabajo,cuando se presenta un incremento en el volumen del trabajo, o una disminucin u aumento

del personal, cuando se ha realizado una reubicacin, remodelacin o renovacin de las

instalaciones de trabajo o del mobiliario y equipo o para mejorar la atencin a las

necesidades de los clientes.

DISTRIBUCIN DEL ESPACIO

Se debe realizar un anlisis de la organizacin para determinar las funciones que sta

desempea, qu actividades realiza cada empleado, se debe usar instrumentos tcnicos

como los organigramas, cuadros de distribucin del trabajo, estadsticas de trabajo,

sociogramas, rboles de decisin, redes para el anlisis lgico de problemas y tablas dedecisiones.

El problema de la distribucin lo dicta el movimiento de trabajadores y de documentos de

soporte fsico, quedando ampliamente simplificado cuando puede recurrirse a las

telecomunicaciones.


3/15

La distribucin depender del rea total existente, de su forma, del proceso que se

desarrolla y de las relaciones que han de darse entre trabajadores.

Para obtener la representacin real de la distribucin actual, es necesario contar con un

plano o dibujo del espacio disponible en una escala determinada. En el plano se representa

la ubicacin precisa y el tamao de elementos como paredes, ventanas, escaleras, puertas,columnas, divisiones permanentes, tuberas, contactos elctricos, alumbrado, ductos para

alambrado telefnico, lneas para redes de computadoras.

Es necesario elaborar una lista que incluya toda la informacin necesaria para identificar el

mobiliario y equipo ubicado en el rea que se estudia, tomando en cuenta cantidad, modelo,

dimensin, clase, material, antigedad, y otras observaciones sobre cada uno de los

elementos materiales por unidad orgnica y por puesto. Cada unidad fsica debe ser

numerada durante esta etapa con el fin de utilizarlas en la distribucin final.

Se debe realizar una plantilla de personal donde deber registrarse el numero de empleados

de uno y otro sexo, por unidad orgnica especifica, identificando puestos; de esta manera se

podrn proyectar instalaciones como casilleros, lavabos, sanitarios, comedores, entre otros.

AMBIENTE FISICO

Para eliminar o disminuir los efectos negativos provocados por factores ambientales se

debe tomar en cuenta:

La iluminacin

Se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminacin directa, con ella se tienden a

evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente. Los sistemasde luz indirecta son los mas apropiados para lograr una iluminacin difusa, pero resultan

mucho mas costosos que el alumbrado directo. Cuando utilizamos tubos fluorescentes, no

se aconseja su instalacin al descubierto, mas bien se recomienda la colocacin de pantallas

de acrlico traslucido, (dicho de un cuerpo: Que deja pasar la luz, pero que no deja ver

ntidamente los objetos)

Luz natural

Se considera que la orientacin mas adecuada para conseguir una iluminacin difusa

consiste en disponer el puesto de trabajo hacia los orificios que habrn de recibir la luz, esta

debe llegar por el lado izquierdo de los puestos de trabajo.

Las fuentes de luz deben evitar la aparicin de reflejos en la pantalla del ordenador o los

deslumbramientos.

Es necesario analizar la distribucin de focos de luz con relacin a los puestos de trabajo

para evitar este tipo de problemas, disponiendo, en caso necesario, de los elementos de


4/15

difusin de la luz adecuados (persianas y cortinas

en las ventanas o difusores en los focos de

iluminacin general). Hay que sealar que en

muchas ocasiones estos reflejos inducen al

trabajador a cambiar la colocacin del ordenador

sobre la mesa, ubicndolo en una zona

posiblemente incorrecta desde el punto de vista de

la comodidad postural; en estos casos se evitan los

reflejos, pero a costa de crear un nuevo problema

postural.

Colores de rea

El color no solo embellece la oficina sino que mejora las condiciones bajo las cuales se

ejecuta un trabajo. Ahora est bien establecido que el color afecta las emociones humanas,

los sentidos y los procesos del pensamiento. Un color determinado impresionar las mentesde algunos individuos con una sensacin o pensamiento particularmente favorable; otro

color tendr el efecto opuesto.

Unos colores levantan y otros imparten sensacin se depresin. Algunos tienden a acelerar

la accin de la mente, otros la retardan.

No es recomendable emplear el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir

luz directa, ni utilizar tonos con tendencia violeta o gris intenso porque son deprimentes, al

igual que los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitacin. Los

colores con tendencia a verde claro o azul se consideran psicolgicamente fros y sedantes,

por lo que se recomienda su uso en locales orientados a zonas calurosas, los colores con

tendencia a ocre claro, crema o beige producen sensacin de calor, por lo que es preferible

utilizarlo en locales orientados a zonas donde predomina el fri.

Seleccin de colores

El plan general de color para una oficina puede seguir uno de muchos arreglos,

dependiendo de las preferencias individuales. Sin embargo, es normal que se desee un

equilibrio adecuado y esto significa el uso correcto de unos cuantos colores, no una

variedad de ellos al azar.

El arreglo monocromtico es popular. Esto describe el uso de varios tonos de color para

pisos, paredes y cortinas, junto con el toque de un color brillante. Como punto de partida, el

escritorio se escoge de un color determinado, la cubierta del piso se selecciona de acuerdo

con este color bsico, para que armonice con el del escritorio. Luego se pueden usar tonos

ms ligeros que la cubierta del piso en las paredes y en las cortinas. El toque que acente el

color puede estar en la silla o en accesorios tales como los cuadros, accesorios del escritorio

y lmparas.


5/15


6/15

Temperatura ambiente

Los mrgenes recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se establecen

entre 18 y 22 C, adems del empleo de instalaciones capaces de mantener la temperatura

adecuada, el empleo de colores convenientes, puede contrarrestar psicolgicamente, dentro

de ciertos lmites, el exceso o defecto de la temperatura dominante. El aire debe ser

renovado totalmente unas tres veces por hora, empleando aparatos de extraccin de aire o

instalaciones de acondicionamiento para conseguir una velocidad de renovacin

considerablemente superior de hasta diez veces por hora. Si la temperatura est demasiado

elevada en la mayora de las oficinas, conduce a incomodidad y somnolencia. Deben

instalarse reguladores en los aparatos de calefaccin de manera que no se produzcan

temperaturas excesivas. Una diferencia muy grande entre la temperatura de la oficina y la

externa a ella no es muy recomendable.

La falta de una ventilacin adecuada hace que una persona se sienta somnolienta e

indebidamente cansada. A 21C, un cuerpo humano adulto en descanso despide una

pequea cantidad de calor, que debe ser transportada por el aire circundante, de lo contrario

el cuerpo se sobrecalienta.

Insonorizacin

El problema del ruido adquiere su mayor

importancia cuando el trabajo se desarrolla

en locales comunes, agravndose si seutilizan concentraciones de equipos o

mquinas. El volumen de ruido se mide en

decibeles, unidad que de modo

aproximado corresponde a una mnima

variacin de intensidad perceptible por el

odo humano. Un local destinado a


7/15

actividades administrativas, se considera ruidoso cuando en l se alcanzan unidades de

orden de los 55 a 58 decibeles. Cifra que en la prctica se rebasa ampliamente en muchas

ocasiones hasta llegar a 70 decibeles, y ms cuando intervienen equipos y mquinas. En

lugares de trfico intenso, suelen utilizarse vidrios dobles, formados por lminas separadas

por una cmara de aire y montados sobre juntas elsticas. La difusin del ruido se reduce

por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexin del sonido como paneles de

fieltro y cartn perforado en muros y techo,

revestimiento de escayola o materiales

porosos, pavimentos de materiales

amortiguadores del ruido, formacin de

compartimientos mediante separaciones en

locales comunes.

Divisores de oficina combinados en vidrio

(total o parcial), con interior de 20 a 40

mm de espesor (dependiendo de la

combinacin) para mejor aislamiento del

sonido.

ADAPTABILIDAD DEL ESPACIO

Se le da mxima prioridad a la

adaptabilidad del espacio, porque el que se

elija debe permitir un arreglo adecuado

para todos los escritorios, sillas, mquinas

y necesidades del personal. El espacio debetener forma y tamao convenientes. Es

preferible evitar las reas de formas

extraas, por lo general, las mejores son las

formas rectangulares.

Es aconsejable calcular las necesidades

futuras del espacio y tomar en cuenta estos

clculos al considerar la adaptabilidad del

espacio. Se pueden anotar los datos en

forma vertical mostrando las columnas deidentidad (oficina privada, computadora,

archivo, etc.) el nmero de la unidad, la

superficie de espacio del piso que se

requiere por unidad, y la necesidad de

espacio total por identidad y por toda la

oficina.


8/15

Las futuras necesidades significan algo ms que slo reservar un espacio mayor que el

necesario para las necesidades corrientes. Debe tenerse presente el dnde y el cmo de los

futuros cambios que alteren las actuales necesidades de espacio. Por lo general las futuras

consideraciones se subsanan ya sea rentando pisos enteros o subarrendando lo que ahora no

se necesita, o procurndose opciones sobre reas adyacentes.

TENDENCIAS EN OFICINAS

En la actualidad se ha optado por el modelo de la oficina modular, por su practicidad y

economa de espacio. Este modelo resalta los accesorios con toques modernos, los colores

fuertes tanto en paredes como en mobiliarios y los mdulos que permiten una fcil

comunicacin entre los empleados. Los colores intensos, se han apoderado de las paredes

de los sitios de trabajo, generando una sensacin de tranquilidad y amplitud de espacio.

En cuanto a los paneles de los mdulos, se usan telas de colores llamativos.

Las oficinas modulares son preferidaspor las empresas por su facilidad de

traslado y adecuacin. En situaciones

como cambios de sedes, este tipo de

unidades se pueden ajustar sin ningn

problema a cualquier rea y pueden

desagregarse con facilidad por contar

con mdulos independientes como:

archivadores, gabinetes y bloques de

cajones, que pueden ser trasladados o

agregados a otras oficinas.

Los pisos duros y alfombras se usan a la par en las oficinas. En reas de alto trfico se

utilizan baldosas o superficies lisas, especialmente en las entradas y halls de estos

inmuebles. Mientras en las reas donde se encuentran ubicados los mdulos se tienden a

usar alfombras de colores oscuros, ya que proporcionan una sensacin de amplitud a los

espacios y una temperatura agradable en el sitio de trabajo.

Canales Movibles

Para dividir formalmente el espacio de la oficina como lo requieran los arreglos aprobados

se emplean mucho los canales movibles. Proporcionan no slo una mayor flexibilidad sino

tambin el control del espacio y permite desusados diseos que puedan adoptarse a un costo

factible. En mucho de los casos, el costo de construir canales movibles es de slo el 15% de

paredes permanentes de mosaico y yeso. Adems, se eliminan incomodidades objetables

tales como ruido, alboroto, materiales de desecho, esperar que seque el yeso y la pintura, y

despus de la divisin, limpieza de alfombras, cortinas y muebles.


9/15

Los canales mviles, hechos de metal, madera o plstico se arman y desarman con

facilidad. Se disponen de varias alturas, proporcionan aislamiento, pero no interfieren con

la ventilacin y el alumbrado. El alambrado y los tomas estn contenidas en la base de los

tableros y en las uniones. Los canales tienen acabados de fbrica y gran variedad de estilos

y colores.

NORMAS PARA EL ESPACIO DE LA OFICINA

Los estudios muestran que un valor de 5.57 m2 de espacio utilizable para cada uno de los

empleados generales de oficina es una norma conveniente. De 6.97 y 7.89 m2 por

empleado es un rea tpica y bastante grande. Sin embargo, no existe una regla objetiva que

norme el nmero de metros cuadrados por empleado.

La superficie est influenciada por muchos factores: la naturaleza del trabajo, la superficie

total disponible, la extensin de las reas de servicio, la necesidad de aislamiento, el

nmero y tipo del equipo y de las mquinas, exposicin y obstrucciones dentro del mismo

espacio total.

ESCRITORIO

Las sugerencias para el espacio mnimo, es

acomodando los escritorios con medidas de 1.20 y

0.80 metros como unidades aisladas con pasillos

adyacentes, o si se acomodan por partes, extremo

contra extremo, con pasillos juntos a cada escritorio.

Algunas mesas modulares estn provistas de pies

metlicos para canalizaciones verticales y

horizontales para las redes elctricas.

PASILLOS

Los pasillos principales o corredores deben ser de

1.5 a 2.5 metros de ancho, dependiendo de la

cantidad de trfico que se maneje. Los principales

pasillos, en el rea de una oficina deben ser de 1.2 a

1.5 metros de ancho, y la medida de los pasillos

secundarios deber ser de 0.90 a 1.2 metros deancho.

ARCHIVOS

El espacio de los archivos depende de la frecuencia de su uso y del tipo de archivo.

Cuando se utilizan varios archivos, es mejor colocarlos siempre dando frente uno con el

otro.


10/15

Amplia gama de archiveros, libreros, pedestales y gabinetes.

Lnea de archiveros y pedestales con acabados metlicos que combinan con las Lneas de

Modulares.

Lnea de unidades de almacenamiento adecuados a cada necesidad.

LA OFICINA PRIVADA

Las decisiones respecto al uso de una oficina privada slo

debern hacerse despus de una amplia consideracin de

las circunstancias individuales.

Por el lado favorable est la necesidad de prestigio. Es por

esta razn que los miembros de la alta gerencia, jefes de

departamento y profesionales cuentan con oficinas

privadas, esto ayuda a dar peso, influencia y respeto a

estos grupos ante los ojos de los dems empleados y de

quienes visitan la oficina.

Hay afirmaciones que dicen, que el trabajo creativo, tal

como redactar textos publicitarios y la preparacin de

reportes elaborados justifica por lo general el uso de una

oficina privada. Asimismo, los empleados dedicados a anlisis intrincados, planeacin

original y la consolidacin de recapitulaciones de estadsticas de importancia. Pero observe

que un saln de conferencias puede ser utilizado para tal propsito.

RECEPCIN

La seccin de recepcin y recepcionista

crean la impresin inicial de la empresa en

el visitante, y las primeras impresiones

suelen ser las ms duraderas. El saln de

recepcin debe ser invitador, la exhibicin

de los productos o servicios de la

compaa es muy efectiva y ayuda a la

creacin de crdito mercantil. El

mantenimiento de esta rea es bsico. Lassillas deben estar alineadas, con peridicos

y revistas colocados en orden en una mesa,

los ceniceros deben conservarse limpios,

no debe manejar el trnsito ordinario y

necesario entre las distintas tareas de la

oficina, debe crearse un paso auxiliar al de


11/15

la recepcin para que transiten los empleados sin necesidad de entrar en contacto con los

visitantes, para evitar las distracciones. Tambin es conveniente colocar instalaciones

sanitarias en esta rea.

Recepcin. Sala de espera.

Espacios de recepcin tipo islote que se integra al entorno de las reas operativas y

gerenciales.

SALN DE CONFERENCIAS

Para reuniones en privado, se recomienda un saln de

conferencias. Este espacio debe estar colocado en

forma conveniente en donde el transito de entrada y

salida al saln sea menos molesto para los dems

empleados de la oficina.

Para realizar conferencias en un entorno espacioso,

profesional y cmodo que favorezcauna discusin de

grupo constructiva y animada.

Las salas de conferencias deben ser un espacio con ciertas

caractersticas acsticas que permitan facilitar la

transmisin del mensaje presentado por un orador, ponente

o conferencista.

SALAS DE JUNTAS

Perfectas para las reuniones y conferencias externas. Deben ser salas atractivas y

profesionales las cuales permitan centrarse en las actividades a desarrollar.


12/15

MESAS DE JUNTAS

Mesas de Juntas ovoidales que se integran con el mobiliario

operativo que pueden contar con salidas de contacto para

alimentacin elctrica, voz y datos. Mesas de Juntas circulares

que pueden contar en su superficie con salidas de contacto paraalimentacin elctrica, voz y datos.

Mesas de juntas funcionales que se integran a espacios

contemporneos.

SALAS DE ENTREVISTAS

Para la realizacin de entrevistas a posibles empleados en un

entorno ntimo que cree la impresin correcta e invite a

mantener una conversacin directa.

SALAS DE CAPACITACIN

Las salas de capacitacin deben estar equipadas con

tecnologa de modo que preste el apoyo necesario para las

presentaciones.

SISTEMAS DIRECTIVOS

Ofrece una solucin para los espacios de direccin la cual se compone de superficies autos

sustentables sin necesidad de las mamparas. Permite disear espacios privados adaptndose

con entornos operativos.

SISTEMAS GERENCIALES

Combinacin de espacios de recepcin con espacios gerenciales aprovechando al mximo

el espacio. Mdulos gerenciales que ofrecen privacidad en espacios abiertos.

MUROS INTERIORES

Ideal para la subdivisin de espacios que requieran de un constante contacto visual pero

ofreciendo aislamiento acstico. Permite subdivisin de espacios e integracin visual entre

distintas reas. Es ideal para la observacin desde la parte gerencial hacia el rea operativa.

FORMAS DE DISTRIBUCION DE UNA OFICINASegn la distribucin que se de al sitio de trabajo se conocen diferentes clases de oficinas

as:

Individual o de colmena:

En esta forma de distribucin cada uno de los funcionarios tiene su propia oficina


13/15

o Ventajas:

- Se tiene en cuenta a cada una de las personas, dotndolas de una oficina propia

con espacio disponible para desarrollar sus labores.

o Desventajas:

- No estimula las relaciones humanas entre los funcionarios

-

Se pierde espacio

- Los procedimientos laborales se alargan

- Evita el compartir la vida laboral

- Aumenta los costos

Funcional o en forma de u:

En esta forma de distribucin se ubican unos frente a otros y son vigilados por el jefe.

o Ventajas:

-

Acorta el flujo de comunicacin- Ayuda a las buenas relaciones humanas

- Estimula la cooperacin en el trabajo

- El trabajo es rentable

o Desventajas:

- Se pierde espacio

- Aumenta los Costos

Escolar:

Los escritorios se ubican de frente al escritorio ocupado por el jefe

o Ventajas:

- Acorta los procesos de Operacin

- Se aprovecha en alto grado el espacio disponible

- Se estimula las relaciones humanas.

o Desventajas:

- El Funcionamiento se siente cohibido por la constante vigilancia del jefe

- Afecta la individualidad de la persona

De plano:

Se utiliza en grandes reas y donde es necesario ubicar una gran cantidad de escritorios

o Ventajas:

- Se aprovecha bien el espacio disponible

- Acorta los procesos operacionales

- Estimula las relaciones humanas

- Fomenta la libertad de accin


14/15

- Estimula la responsabilidad en el trabajo carente de vigilancia

o Desventajas.

- El jefe no tiene Oficina y para algunos asuntos es necesario la privacidad.

En forma de l o de t:

En esta forma los escritorios se ubican uno al lado de otro pero en sentido contrario.

o Ventajas:

- Se aprovecha al mximo el espacio disponible

- Acorta los procesos de operacin

- Se ahorra muebles y equipos ya que se pueden utilizar en comn (para dos

funcionarios)

- Favorece las relaciones Humanas

- Estimula la cooperacin en el trabajo

SUGERENCIAS PARA LA DISTRIBUCIN DE OFICINAS.

Al distribuir los departamentos, secciones, es preciso recordar que la lnea recta es

la distancia ms corta entre dos puntos y se debe hacer que el flujo se atenga a este

principio.

Al proyectar la distribucin general se debe considerar cualquier necesidad elctrica

o estructural.

Recordar que el espacio del suelo de la oficina, debe ser conservado pero no ha

expensas de la elegancia.

Colocar los departamentos que se relacionan uno cerca de otros.

Usar el incremento anual del trabajo ejecutado como base para el clculo de losrequerimientos de espacio en expansiones futuras.

El tipo de trabajo a realizar es la base para la distribucin departamental de la

oficina.

No realizar cambios en la ordenacin actual del trabajo, a menos que pueda

demostrarse que dichos cambios reportan una ventaja bien definida.

Cada empleado, incluyendo su mesa de trabajo y silla, as como su parte de pasillo

requiere de un espacio de trabajo de 4.65 a 7.0 metros cuadrados.

Proyectar de modo que el flujo de trabajo pase a travs de la oficina de un modo

suave e igualado.

En cualquier departamento dado, todos los empleados debern estar frente a frente

en una misma direccin, con la luz natural llegndoles por el hombro izquierdo o

desde atrs.

Colocar las oficinas de los directivos all donde puedan mantener una intima

supervisin de sus departamentos.

Una oficina de apariencia ordenada y atractiva induce respeto en los visitantes y

contribuye a la eficiencia de los empleados


15/15

CONCLUSIONES

Como conclusin podemos decir que las oficinas forman una zona neurlgica de la

organizacin y deben ser miradas ms que como un sitio donde pasan el tiempo los

directivos, como el sitio donde surgen las ideas, metas, estrategias y planeacin de la

organizacin. Esto hace que la forma como estn diseadas y equipadas las oficinas vaa influir en la empresa como organizacin sistmica que es y por lo tanto a este aspecto

hay que darle toda la importancia que se merece.

Los nuevos ambientes de oficinas no solo buscan facilitar el trabajo y optimizar los

recursos, tambin velan por la comodidad y necesidades de las personas que pasan su

da laboral en ellas.

Documents

Dis de Oficinas